Kompetenzzentrum D für die öffentliche Verwaltung. D -Projekte V 1.0 vom 21. Juni 2012

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1 D -Projekte V 1.0 vom 21. Juni 2012

2 Inhaltsverzeichnis 1 Zweck und Aufbau des vorliegenden Dokuments Projektübersicht Kurzbeschreibungen einzelnen Projekte BARMER BEK Landkreistag Baden-Württemberg/Landratsamt Rhein-Neckar-Kreis IHK Organisation Lutherstadt Wittenberg Bundesagentur für Arbeit Kraftfahrt-Bundesamt Freie und Hansestadt Hamburg (Finanzbehörde) Innenministerium Mecklenburg-Vorpommern Landeshauptstadt Düsseldorf Deutsche Rentenversicherung Bundesverwaltungsamt Vergabestelle für Berechtigungszertifikate Landesbetrieb Verkehr Hamburg Deutsches Studentenwerk

3 1 Zweck und Aufbau des vorliegenden Dokuments Das Kompetenzzentrum D begleitete die Einführungskonzeption von D in 15 Projekten von öffentlichen Einrichtungen. Bestandteile dieser Konzeption waren die Auswahl geeigneter Kommunikationsprozesse, Prüfung auf grundsätzliche Machbarkeit sowie Definition und Konzeption entsprechenden D -Prozesse. Aus den Projekten konnte das CC D Erkenntnisse gewinnen, die für ane D Integrationsprojekte nützlich sein können. Darunter fallen zum einen grundlegende Erkenntnisse zu den rechtlichen, organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen, zur Einsatzpraxis sowie zu Kosten und Wirtschaftlichkeit, die in dem gesonten veröffentlichen Dokument Grundlagen für den Einsatz von D in öffentlichen Verwaltung dargelegt werden. Zum anen konnten ähnliche Szenarien identifiziert werden, bei denen D sich als Ergänzung zu bestehenden Kommunikationswegen eignet. Sie werden in dem Dokument D -Einsatzszenarien erläutert.1 Wie die beiden genannten Dokumente so richten sich auch die D -Projekte vorrangig an Organisationen öffentlichen Verwaltung, die über den Einsatz von D in ihren Verwaltungsprozessen nachdenken. Die Erkenntnisse können jedoch, mit entsprechenden Anpassungen, auf den Einsatz in privatwirtschaftlichen, Organisationen übertragen werden. Das vorliegende Dokument stellt die mit Unterstützung des CC D durchgeführten Projekte zum Einsatz von D in öffentlichen Verwaltung in Form von Steckbriefen vor, die Aufschluss darüber geben, ob und wo bereits Aspekte untersucht wurden, die für das eigene D -Projekt von Belang sein können. Diese Aspekte betreffen die Umsetzung vergleichbarer Prozesse mit D Behörden interessieren sich für den Einsatz von D in bestimmten Prozessen. Sie können hier prüfen, ob im Rahmen des CC D Machbarkeitsuntersuchungen, Konzepte und Umsetzungsplanungen für ähnliche Prozesse erarbeitet wurden. den D -Einsatz bei vergleichbaren Behörden: Behörden interessieren sich für die Einführung von D in vergleichbaren Behörden. Sie können hier prüfen, für welche vergleichbaren Behörden im Rahmen des CC D Machbarkeitsstudien, Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen, Fachkonzepte, Umsetzungsplanungen und Dokumente technischer Natur erstellt wurden. die Untersuchung relevanter nicht prozessspezifischer Fragen: Behörden haben prozessunabhängige technische und allgemeine Fragen und Herausforungen, welche im Rahmen des CC D adressiert wurden. Die wichtigsten prozessunabhängigen Fragen werden in den Grundlagen für den Einsatz von D in öffentlichen Verwaltung beantwortet. Viele dieser Fragen waren jedoch auch Gegenstand Einzelprojekte. Hier sind diese leicht zu identifizieren. Nach einer tabellarischen Projektübersicht in Kapitel 2 werden die Steckbriefe einzelnen Projekte in Kapitel 3 vorgestellt. 1 Beide Dokumente sind unter veröffentlicht. 3

4 2 Projektübersicht Vom CC D wurden insgesamt 15 Beratungsprojekte in Behörden und Institutionen deutschen Veraltung durchgeführt. Da die beiden Projekte Anbindung Bundesverwaltung an D und OSCI/EGVP-D -Gateway noch nicht abgeschlossen sind, muss auf die Veröffentlichung zugehörigen Steckbriefe zunächst verzichtet werden. Nachstehende Übersicht zeigt die Zuordnung 13 in den folgenden Kapiteln beschriebenen Projekte zu den unterschiedlichen Verwaltungsebenen: Behörde/Institution Bundes- Landes- Kommunal- Sonstige verwaltung verwaltung verwaltung BARMER GEK x Landkreistag Baden-Württemberg / Rhein-NeckarKreis x IHK Organisation (DIHK/IHKs) x Lutherstadt Wittenberg x Bundesagentur für Arbeit x Kraftfahrt-Bundesamt x Finanzbehörde Hamburg x Innenministerium Mecklenburg-Vorpommern x Landeshauptstadt Düsseldorf x Deutsche Rentenversicherung x Bundesverwaltungsamt x LBV und Kfz-Wesen (Deutschland-Online-Projekt) Deutsches Studentenwerk x x x 4

5 3 Kurzbeschreibungen einzelnen Projekte 3.1 BARMER BEK Projektzeitraum 01/ /2011 Feführende/ beteiligte Organisationen BARMER GEK Standort Wuppertal und Standort Schwäbisch Gmünd Ziele und Rahmenbedingungen Einführung von D und Integration in die Input-/OutputManagement Prozesse bei BARMER GEK unter Berücksichtigung besonen technischen Rahmenbedingungen: Laufende Konsolidierung Prozesse im In- und OutputManagement zu einem einheitlichen System Unterscheidung von Privatkunden und Geschäftskunden und innerhalb Geschäftskunden Berücksichtigung unterschiedlichen Rollen Als Untersuchungsbereich wurden die Prozessabläufe Unfallmeldung und Regressforung festgelegt. Unfallmeldung Der Prozess Unfallmeldung beschreibt den Ablauf vom Versand Unfallmeldung über die Beantwortung durch den Versicherten bis zur abschließenden Prüfung. Untersuchte Prozesse Regressanforung Der Prozess Regressforung zeigt die grundsätzlichen Schritte zur Prüfung Anspruchsgrundlage, zur Anmeldung sowie Durchsetzung des Anspruchs, die im Anschluss einer Unfallmeldung durchgeführt werden können. Im Rahmen Analysen zum Fachkonzept wurde nachträglich entschieden, die notwendigen D -Anpassungen prozessunabhängig zu definieren. Durch diese Vorgehensweise können nach und nach alle Prozesse ohne großen Aufwand D -fähig gestaltet werden. Machbarkeit Die Machbarkeitsanalyse fokussierte auf die beiden Prozesse Unfallmeldung und Regressforung. In beiden Prozessen ist D prinzipiell einsetzbar. Besone Herausforungen wie bspw. Schriftformerfornisse sind nicht gegeben. Für den Versand von D s ist eine Schnittstelle zum OutputManagement-System notwendig, das den gesamten Postausgang regelt. 5

6 Wirtschaftlichkeit Die BARMER GEK hat für die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung zwei Berechnungsvarianten verwendet. Zum einen fand die Berechnung anhand Werte statt, die in Begründung des D Gesetzes verwendet wurden (Szenario D Gesetz). Zum anen legte die BARMER GEK von dem Szenario abweichende Werte fest, die auf den eigenen Erwartungen bezüglich des D Einsatzes beruhten. D ist bei allen Berechnungsvarianten monetär wirtschaftlich. Fachkonzept Im Rahmen Konzipierung Soll-Prozesse hat die BARMER GEK entschieden, die D -Anpassungen prozessunabhängig zu definieren. Dadurch können einzelne Prozesse mit relativ geringem Mehraufwand nach und nach D fähig gestaltet werden. Die Definition D Anpassungen fokussiert sich damit im Wesentlichen das Input- und Output-Management und die Anpassung Stammdaten in den führenden Systemen. Die Einführung des D Kommunikationskanals wird in drei Phasen vorgenommen. In ersten Phase wird sichergestellt, dass die BARMER GEK eingehende D s ohne Medienbruch bearbeiten und diese rechtssicher archivieren kann. Priorisierte Prozesse werden ab Phase II D fähig sein. Ab Phase III werden alle Prozesse und Dokumentenarten für die D Kommunikation zur Verfügung stehen. Technische Umsetzung Die BARMER GEK bindet sich über ein D -Gateway an einen D -Anbieter an und integriert das Gateway in ihr Input- und Output-Management-System. Darüber hinaus bedient das Gateway eine Archivierungs-Schnittstelle. Umsetzungsplanung Sobald die ersten akkreditierten D -Anbieter zur Verfügung stehen, wird die BARMER GEK mit Stufe I beginnen. Je nach D Aufkommen werden die Folgestufen angegangen, wobei ein fließen Übergang zwischen den Stufen sichergestellt sein wird. Zugangseröffnung Die BARMER GEK wird die Versicherten darüber informieren, dass eine globale Zugangseröffnung für die Kommunikation via D erforlich ist. Wenden sich Versicherte im Rahmen von temporären Zugangseröffnungen an die BARMER GEK, werden diese Anfragen einzelfallbezogen bearbeitet. Für die globale Zugangseröffnung wird die BARMER GEK ab Phase II ein Registrierungs-Tool im Web zur Verfügung stellen. Hierüber können sich Versicherte mit ihrer D -Adresse registrieren, den Zugang eröffnen, schließen/stilllegen, änn o auch löschen. Die über das Tool erhaltenen Zugangseröffnungen bzw. Zugangsschließungen werden bei BARMER GEK rechtssicher archiviert. Für Geschäftskunden ist keine Registrierung erforlich. Juristische Personen und öffentliche Stellen eröffnen ihren Zugang in Regel durch konkludentes Handeln (z.b. durch Angabe D -Adresse auf Homepage). 6

7 Ansprechpartner Frau Sabine Hachulla BARMER GEK Schwäbisch Gmünd / Hauptverwaltung Bereich Qualitätsdienste; Abteilung 0830 Beschaffungsmanagement und Logistik Gottlieb-Daimler-Str Schwäbisch Gmünd Telefon: Fax: sabine.hachulla@barmer-gek.de Frau Kirsten Brachtendorf BARMER GEK Hauptverwaltung Beschaffungsmanagement und Logistik Lichtschei Str Wuppertal Telefon Telefax kirsten.brachtendorf@barmer-gek.de Landkreistag Baden-Württemberg/Landratsamt Rhein-Neckar-Kreis Projektzeitraum 02/ /2011 Feführende Organisation des Projektes: Landratsamt Rhein-Neckar-Kreis Organisationsamt Kurfürstenanlage Heidelberg Feführende/ beteiligte Organisationen Landkreistag Baden-Württemberg Dezernat VII - Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Vermessung und Flurneuordnung, Wirtschaftsförung, E-Government, IT Panoramastr Stuttgart Abfallverwertungsgesellschaft mbh (AVR) Muthstraße Sinsheim 7

8 Ziele und Rahmenbedingungen Folgende Ziele wurden definiert: Einsparungen bei Druck- und Versandkosten Wegfall von Papierakten durch elektronische Kommunikation Einfache, schnelle und rechtsichere Zustellung für Landratsamt und Bürger Bereitstellung Projektergebnisse als Blaupause für alle 35 Landkreise in Baden-Württemberg Darüber hinaus wurde als allgemeine Voraussetzung herausgestellt, dass mit D die elektronische Kommunikation sowohl für die behördlichen Nutzer als auch für die Bürger einfacher, komfortabler und kostengünstiger werden muss. Für folgende Untersuchungsbereiche wurde Einsatz von D überprüft: Untersuchungsbereich Ordnungsamt Antragsstellung: Makler, Anlageberater, Bauträger und Baubetreuer benötigen gem. 34c Gewerbeordnung (GewO) eine Erlaubnis zuständigen Behörde. Gem. 16 MaBV müssen sich diese Gewerbetreibenden einer jährlichen Prüfung durch einen geeigneten Prüfer unterziehen; jährliche Bericht ist dem Ordnungsamt zu übergeben. Untersuchte Prozesse Die Erlaubnis erteilt das Ordnungsamt des Dezernat III Ordnung und Gesundheit des Landkreises Rhein-Neckar-Kreis und überwacht die fristgerechte Zusendung o.g. Prüfberichte bzw. Negativerklärungen nach 16 MaBV. Informelles Anschreiben / Verfügung: Als Dienstleistung des Ordnungsamtes werden die Gewerbetreibenden an obige Prüfungspflicht erinnert, um zu vermeiden, dass Fristen versäumt werden. Dadurch erfolgt eine Prozessoptimierung, da weniger Gewerbetreibende nach dem Fristablauf per Verfügung angeschrieben werden müssen. Untersuchungsbereich Abfallwirtschaft Massenversand bei den Abfallgebühren: In Baden-Württemberg sind die Städte und Landkreise für die Beseitigung des Haus- und Gewerbemülls zuständig. Für das hier relevante Landratsamt Rhein-Neckar-Kreis ist das Kämmereiamt, Kreiskasse und Beteiligungen im Dezernat I Verwaltung, Schulen und Finanzen zuständig. Für die Vermeidung, die Verwertung und die Beseitigung Abfälle ist die Abfallverwertungsgesellschaft mbh (AVR) als Eigenbetrieb des Landratsamtes verantwortlich. Die AVR verschickt im Auftrag des Landratsamtes im Massenverfahren Abfallgebührenbescheide an Grundstücksbesitzer o an Gewerbetreibende. Einzelversand bei den Abfallgebühren: 8

9 Untersuchte prozessunabhängige Fragen Machbarkeit Zum Einzelversand zählen individuelle o standardisierte Postausgänge beim AVR. Auslöser sind i.d.r. Anmeldungen und Abmeldungen o Wisprüche bzw. Änungsanträge als Folge zugesendeter Abfallgebührenbescheide. Es wurden folgende prozessunabhängigen Fragen betrachtet: - Realisierung Zugangseröffnung durch Unternehmen und Bürger - Regelung D -Domains, Namenskonventionen und Account-Beantragung - Formerfornisse - rechtliche und organisatorische Rahmenbedingungen zur Einführung von D - Vorgehen zur Bedarfsermittlung, Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und Beschaffung notwendigen Technik zur Einführung von D - Organisation Kommunikationskanäle und -partner - Benennung von Verantwortlichkeiten - Gewinnung von Pilotbehörden und Projektvorgehen - Vergabeverfahren - Pilotierungsphase Zusammenfassung Ergebnisse: In beiden Untersuchungsbereichen ist die Einführung von D machbar. Herausforungen bestehen zum einem beim Schriftformerfornis für den Vermerk des Prüfberichts des Prüfers sowie bei Übergabe des Prüfberichts im Original im Untersuchungsbereich Ordnungsamt sowie bei Wisprüchen in den Untersuchungsbereichen Ordnungsamt und Abfallwirtschaft. Um die Einführung von D sicherstellen zu können, wurden Umsetzungsvorschläge entwickelt. Zusammenfassung Ergebnisse: Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung basiert auf zwei Annahmen: 1) Zentraler Betrieb des D -Gateway sowie anteilige Nutzung durch den Rhein-Neckar-Kreis 2) Eigenbetrieb des D -Gateways durch den RheinNeckar-Kreis Wirtschaftlichkeit Bereits im zweiten Jahr ist bei beiden Berechnungsvarianten ein positives Ergebnis zu erwarten. Das wirtschaftlichere Ergebnis wurde mit zentralen Betriebsvariante erzielt. Die jeweiligen Gesamtergebnisse über einen Zeitraum von fünf Jahren zeigen trotz Ersatzbeschaffungen nach drei Jahren ein deutliches Plus auf. Einsparungen werden umso größer, je mehr das D -Volumen steigt. Entsprechende Investitionen für Marketing-Aktionen, um ein höheres D -Volumen und somit höhere Einsparungen zu erreichen, wären finanzierbar und sinnvoll. 9

10 Fachkonzept Zusammenfassung Ergebnisse: Im Fachkonzept wurde die zukünftige D -Kommunikation in einem Sollprozess erarbeitet. Es hat sich gezeigt, dass es mit Einführung von D für die einzelnen Fachabteilungen (Ordnungsamt und Abfallwirtschaft) zunächst nur wenige prozessuale Änungen geben wird. In diesem Zusammenhang wurden Optimierungspotenziale erkannt; hierzu zählen vor allem Wegfall des Medienbruches durch den Entfall des Druckprozesses (Kuvertierens und Frankierens). Um die Kommunikation per D durchzuführen, ist die Einrichtung von D -Accounts sowie zur Versendung und Empfang von D s notwendigen Technik notwendig; ggf. eine Integration Fachanwendungen, wie z.b. SAP Waste. Technische Umsetzung Konfiguration Schnittstelle (Exchange Server 2010) und Gateway. Umsetzungsplanung Zusammenfassung Ergebnisse: Die Umsetzungsplanung basiert auf einer prozessübergreifenden Realisierungsplanung untermauert mit Hinweisen zur Pilotierungsphase, zum Umsetzungsbeschluss, Mittelbereitstellung sowie einer detaillierten Meilensteinplanung. Überdies werden die Verantwortlichen und ihre Rollen benannt, Anforungen an eine Ausschreibung und die Accountbeantragung dargestellt sowie eine Kommunikationsstrategie aufgezeigt, die die Verbreitung von D im Landratsamt, aber auch darüber hinaus förn soll. Zudem erfolgt eine auf die beiden Fachabteilungen ausgerichtete schematische Realisierungsplanung, ebenfalls mit Meilensteinen und Verantwortlichkeiten. Mit Hilfe einer Checkliste können alle wichtigen Schritte überprüft werden. Schnittstellen zu Fachverfahren u.a. Systemen Im Bereich Ordnungsamt ist eine Schnittstelle zu einer Access Anwendung erforlich. Im Bereich Abfallwirtschaft ist eine Schnittstelle zu SAP-Waste erforlich. Weitere Ergebnisse Das Landratsamt ist zeit mit anen Landkreisen in BadenWürttemberg im Austausch, um den weiteren Einsatz von D zu förn. Ansprechpartner Dieter Schmitt IT-Sicherheitsbeauftragter Landratsamt Rhein-Neckar-Kreis Organisationsamt Kurfürstenanlage Heidelberg Tel.: / dieter.schmitt@rhein-neckar-kreis.de 10

11 Jan-Ole Langemack Landkreistag Baden-Württemberg Dezernat VII - Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Vermessung und Flurneuordnung, Wirtschaftsförung, E-Government, IT Panoramastr Stuttgart Tel.: 0711/ Fax.: 0711/ langemack@landkreistag-bw.de IHK Organisation Projektzeitraum Feführende/ beteiligte Organisationen Ziele und Rahmenbedingungen 02/ /2011 Feführende Organisation des Projektes: DIHK IHK Berlin IHK Neubrandenburg IHK Bodensee-Oberschwaben IHK Nord Westfalen Die IHK Organisation befindet sich mit Blick auf D in einer besonen Situation. Zum einen handelt es sich bei den IHKs um eine Vielzahl unabhängiger Akteure. Zum anen kommt den IHKs bei einem zukünftig auch für die eigenen Mitgliedsunternehmen interessanten Thema eine Rolle als Informationsgeber zu. So gibt es eine ganze Reihe von Gründen, die für eine Nutzung von D in IHK Organisation sprechen und die den Ausschlag für eine Unterstützung durch das CC D gaben: - Es handelt sich um ein strategisches Thema: - Durch die Mitarbeit im Kompetenzzentrum kann die IHKOrganisation die Interessen einer verteilten Organisation (technische Lösung, organisatorische Anforungen) und ihre Preisvorstellungen frühzeitig einbringen. IHKs sind zum Teil prozessverantwortlich: - Unter Wirtschaftlichkeitsaspekten ist D für ausgewählte Prozesse als Alternative zum Brief interessant. IHKs sind auch Prozessbeteiligte: 11

12 Untersuchte Prozesse Machbarkeit Wirtschaftlichkeit - IHKs sind Verfahrensbeteiligte in Kommunikation mit Dritten (z. B. Unternehmen und Kommunen), die zukünftig D nutzen. Erarbeitung einer technischen Lösung: - Für alle IHKs werden Fragen bezüglich Integration von D in die bestehende -Infrastruktur (MultiGatewaylösung, Domainnamen, Authentifizierung, notwendige Verzeichnisdienste etc.) gelöst. Informationen IHKs für Mitgliedsunternehmen: Die erarbeiteten Dokumente und die gewonnenen Erfahrungen können als Grundlage für die Beratung Mitgliedsunternehmen genutzt werden. Prozess 1 Kommunikation mit dem Ehrenamt Im Rahmen regelmäßigen Sitzungen Selbstverwaltungsorgane einer IHK werden sensible Daten an die ehrenamtlichen Mitglie übermittelt. Der Prozess ermöglicht eine schnelle Umsetzung und schafft ein Bewusstsein für D auf Führungsebene. Prozess 2 Mitteilung zur Beendigung Berufshaftpflicht bei ungebundenen Versicherungsvertretern Versicherungsunternehmen sind zur Meldung Beendigung entsprechen Versicherungsverhältnisse an die zuständige IHK verpflichtet. Diese fragt dann beim betroffenen Versicherungsvertreter an. Die Kommunikation ist sensibel. Darüber hinaus beginnen mit Meldung Haftungsfristen zu laufen. Der Prozess kann nicht nur günstiger, sonn auch deutlich schneller über D abgewickelt werden. Für alle betrachteten Prozesse stehen dem Einsatz von D keine rechtlichen, fachlichen o technischen Gründe entgegen. Einzige Ausnahme sind die in manchen Satzungen enthaltenen Schriftformerfornisse für die Kommunikation mit dem Ehrenamt. Hier ist vor Umstellung auf einen Versand über D eine Satzungsanpassung erforlich. Die Einführung von D ist für IHKs aller Größen und auch für den DIHK wirtschaftlich. Die Wirtschaftlichkeit ergibt sich dabei aus folgenden Argumenten: - Die Einführung führt zu monetären Einsparungen - Die Einführung ist aus strategischer Sicht wünschenswert - Durch die Einführung sind erhebliche positive externe Effekte zu erwarten Bedingung für die monetären Einsparungen ist eine gemeinsame D -Einführung durch mehrere IHKs. Nur so können die Investitions- und Betriebskosten für jede einzelne IHK niedrig gehalten werden. Sollte es nicht gelingen, eine ausreichende Zahl von IHKs für eine Einführung zu gewinnen, lohnt sich eine Einführung im Alleingang aus monetärer Sicht nur für die großen IHKs. 12

13 Fachkonzept Fachkonzept und Realisierungsplanung wurden in ein Einführungskonzept zusammengeführt. Ans als in den anen CC-Projekten spielten dabei die betrachteten Pilotprozesse eine untergeordnete Rolle. Der Fokus des Einführungskonzeptes liegt auf einer Einführung von D als gemeinsame Lösung für die IHK Organisation. Technisch soll die IHK Organisation zentral über ein mandantenfähiges Gateway an den D -Anbieter angebunden werden. Technische Umsetzung Entscheiden sich nicht alle IHKs für einen gemeinsamen D Anbieter, sind ggf. mehrere zentrale Gateways erforlich. Das (die) Gateways soll(en) von einem zentralen IT-Dienstleister beschafft und betrieben werden. Dabei verfügt jede IHK und DIHK über einen eigenen D -Account. Anbindung D an IHK- Infrastruktur Da auch die -Infrastrukturen einzelnen IHKs zentral durch IT-Dienstleister betrieben werden, bietet sich eine zentrale Anbindung des () Gateways an die -Server IHKs an. So können ausgehende Mails an D -Empfänger über die -Server an ein zentrales D -Gateway weitergeleitet, dort in D s transferiert und dem zugeordneten D -Anbieter zum Versand übergeben werden. Empfang, Transformation und Weiterleitung eingehen D s erfolgt analog. Schnittstellen zu Fachverfahren u.a. Systemen Für die erste Phase D -Einführung ist keine direkte Integration in Fachverfahren vorgesehen. Zugangseröffnung Sobald die einzelnen IHKs ihre D -Accounts eingerichtet und ihre -Infrastrukturen über ein zentrales Gateway angebunden haben, werden sie für ihre Kommunikationspartner den elektronischen Zugang über D eröffnen. Einschränkungen sind gegenwärtig nicht vorgesehen. Die Zugangseröffnung Kommunikationspartner IHK Organisation gestaltet sich verhältnismäßig einfach, da es sich dabei um juristische Personen und ane Institutionen handelt, für die keine hohen Anforungen an die Art Zugangseröffnung gestellt werden. So kann die IHK Organisation davon ausgehen, dass sie mit je Institution per D kommunizieren darf, die ihr ihre D -Adresse mitgeteilt o diese in irgendeiner Weise veröffentlicht hat (z.b. Homepage, Briefkopf). Rechtlicher Anpassungsbedarf Solange es noch keine gesetzliche Regelung gibt, dass (zumindest eine spezielle Form ) D die Schriftform erfüllt, sind Änungen gegebenenfalls dort erforlich, wo Schriftformerfornis besteht. Ansprechpartner Michael Kowalski Breite Straße Berlin Tel Fax Kowalski.Michael@dihk.de 13

14 3.4 Lutherstadt Wittenberg Projektzeitraum 02/ /2011 Feführende/ beteiligte Organisationen Feführende Organisation des Projektes: Folgende Fachbereiche sind feführend für die Projektierung: Fachbereich Innerer Service (hier: Aufgabenbereich Information und Kommunikation) Fachbereich Soziale Stadt (Aufgabenbereich Schule / Kita) Ziele und Rahmenbedingungen In Lutherstadt Wittenberg wurden im Untersuchungsbereich Soziale Stadt (zugehörig zum Pilotierungsbereich Kinbetreuung) die Pilotprozesse Antragstellung Kinbetreuung in einem Ganztagesplatz Antrag und Abrechnung Kostenpauschale für die Kintagesstätten analysiert und Vorschläge für einen D -Einsatz erarbeitet. Ziele des Pilotprojektes waren Einsparung von Papier Einsparung von Versand- und Medienbruchkosten Verbesserung Dienstleistungsqualität. Wichtigster Erfolgsfaktor für die flächendeckende Verbreitung von D ist eine einfache, komfortable und wirtschaftliche Kommunikation. Die Lösungsansätze sollen sowohl auf ane Geschäftsbereiche innerhalb Lutherstadt Wittenberg als auch auf ane Städte und Kommunen des Landes Sachsen-Anhalt übertragbar sein. Prozesstitel Prozess Antragstellung Kinbetreuung in einem Ganztagesplatz Dieser Prozess betrifft die Beantragung eines Ganztagesplatzes für die Kintagesbetreuung sowie die Prüfung und Entscheidung über den Betreuungsanspruches beantragenden Eltern durch die Lutherstadt Wittenberg. Untersuchte Prozesse Prozesstitel Prozess Antrag und Abrechnung Kostenpauschale für die Kintagesstätten Dieser Prozess betrifft die Beantragung und die anschließende Abrechnung Betriebskostenpauschale für die Kinbetreuungseinrichtungen, die die zehn freien Träger mit Lutherstadt Wittenberg durchführen. 14

15 Beide Prozesse sind für den Einsatz von D machbar sowohl rechtlich, fachlich als auch technisch. Insbesone besteht für keinen beiden Prozesse ein Schriftformerfornis. Die Einführung von D ist auf Grund geplanten Posteinund -ausgänge in Lutherstadt Wittenberg wirtschaftlich. Erhebungs- und Vergleichsgrundlage waren die heutigen papierbasierten Postein- und -ausgänge, die zukünftig per D abgebildet werden. Die positiven wirtschaftlichen Gesamteffekte (Kosten-NutzenBetrachtung) über einen Zeitraum von fünf Jahren zeigen trotz Investitionen im Zusammenhang mit Gateway-Installation nach drei Jahren ein deutliches Plus auf. Wesentlich dabei ist, dass in Lutherstadt Wittenberg die D -Einführung in zwei Stufen erfolgen werden soll; in Stufe 1 ist in den ersten zwei Jahren Betrieb einer Browserlösung und anschließend in Stufe 2 die Beschaffung und Nutzung einer Gateway-Lösung vorgesehen. Machbarkeit Wirtschaftlichkeit Die Fachkonzeption zeigt, dass es mit Einführung von D im Untersuchungsbereich nur prozessuale Änungen im Kommunikationsablauf bei Beantragung eines Ganztagesplatzes zur Kinbetreuung und bei Abrechnung Kostenpauschalen mit den Trägern geben wird. Optimierungspotenziale entstehen durch den Entfall des Druckprozesses (Kuvertierens und Frankierens) und dem Wegfall des bisherigen Medienbruches. Zudem können die Reaktionszeiten Fachbereiche mit Einführung von D reduziert werden. Fachkonzept Damit die Lutherstadt Wittenberg möglichst schnell an die D Infrastruktur angebunden werden kann, wurde folgendes auf einem zweistufigen Vorgehen gewählt: Technische Umsetzung 1. Stufe: Kleine Lösung : D -Nutzung mittels Webbrowser Umsetzungsplanung Schnittstellen zu Fachverfahren u.a. Systemen 2. Stufe: Gateway-Lösung : D -Nutzung mittels Integration D -Infrastruktur in die bestehende GroupwiseUmgebung Lutherstadt Wittenberg In den beiden Pilotierungsbereichen soll, sobald ein Anbieter zur Verfügung steht, zeitnah mit Umsetzung 1. Stufe zur D -Einführung begonnen werden. Die erstellte Realisierungsplanung berücksichtigt zum einen alle wesentlichen Aktivitäten, die bis zur D -Nutzung in 1. Stufe erforlich sind (z. B, Festlegung Domänenstruktur, Account-Beantragung sollen, Ausschreibung eines Anbieters) und zum anen eine Meilensteinplanung für die 2. Stufe erforlichen Arbeitspakete. Es ist nach zeitiger Planung keine Anbindung von D an Fachanwendungen erforlich. 15

16 Zugangseröffnung Die Zugangseröffnung für beide Geschäftsprozesse kann sowohl für die Eltern, für die Träger als auch für die Lutherstadt Wittenberg entwe durch en konkludentes Handeln (z.b. Angabe D -Adresse auf einem Briefkopf, einer Visitenkarte o einer Webseite) o durch eine ausdrückliche Willenserklärung (z.b. Telefonat, Brief, persönliches Erscheinen) Beteiligten erfolgen. Damit für alle beteiligten Stellen für den Prozess Beantragung eines Kinbetreuungsplatzes (Eltern und Fachbereich Soziale Stadt ) und für den Prozess Beantragung und Abrechnung Kostenpauschalen (Träger und Fachbereich Soziale Stadt ) die Zugangseröffnung für die Kommunikation mittels D rechtssicher erfolgen kann, soll zum einen in den jeweils zu verwendenden Anschreiben und Formularen und zum anen auf dem Webauftritt des Fachbereichs Soziale Stadt Lutherstadt Wittenberg auf die Möglichkeit D -Kommunikation hingewiesen werden. Rechtlicher Anpassungsbedarf Für die beiden ausgewählten Geschäftsprozesse besteht kein rechtlicher Anpassungsbedarf. Weitere Ergebnisse Ansprechpartner Das Pilotprojekt hat gezeigt, dass die Beschaffung und Verwendung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems bzw. Einsatz einer elektronischen Akte sinnvoll ist und zeitnah eingesetzt werden sollte; insbesone für die interne Weiterleitung elektronischer Dokumente zur Mitund Schlusszeichnung und die revisionssichere Ablage aller elektronischen Dokumente. Helmut Böttcher Lutherstraße Lutherstadt Wittenberg Tel Fax Helmut.Boettcher@Wittenberg.de 3.5 Bundesagentur für Arbeit Projektzeitraum 03/ /2011 Feführende/ beteiligte Organisationen Bundesagentur für Arbeit Das IT-Systemhaus Bundesagentur für Arbeit als zentraler Dienstleister für IT-Dienstleistungen Ziele und Rahmenbedingungen Ziel des Projektes ist eine Bewertung möglichen Rollen BA im D -Kontext. Dabei muss die Bewertung sowohl rechtliche und organisatorische als auch technische und wirtschaftliche Aspekte berücksichtigen. 16

17 Rollenanalyse Bundesagentur für Arbeit Untersuchte prozessunabhängige Fragen Grundsätzlich können für eine D -Rollenanalyse folgende Möglichkeiten unterschieden werden: 1. Die BA nimmt D -Dienste externer Anbieter in Anspruch. 2. Die BA lässt sich selbst als D -Anbieter akkreditieren. In einer Machbarkeitsstudie wurden den o.g. Rollen mögliche Ausprägungen zugeordnet. Dabei stand im Vorgrund, für wen die BA D -Dienstleistungen als D -Anbieter anbieten könnte und dürfte. Der Vergleich Alternativen zeigte, dass aus rechtlichen und wettbewerblichen Erwägungen die meisten betrachteten Ausprägungen ausscheiden. So ist es insbesone nicht möglich, dass die BA D -Dienste auf dem freien Markt anbietet, z.b. für Bürgerinnen und Bürger o Unternehmen. Eine Akkreditierung BA als D -Anbieter mit eigener (zertifizierter) D -Plattform erscheint gegenwärtig trotz eigenem angezeigten Trustcenter aus technischer und wirtschaftlicher Sicht als zu aufwändig. Es verbleiben somit die beiden Rollen: Machbarkeit Reine D -Nutzung (Die BA kommuniziert über einen D -Account eines akkreditierten D -Anbieters) Virtueller D -Anbieter (Die BA nutzt, sofern am Markt angeboten, eine zertifizierte D -Plattform bei einem externen Anbieter, lässt sich selbst als D -Anbieter akkreditieren und richtet sich einen D -Account bei sich selbst ein.) Die Entscheidung, in welcher Rolle die BA starten sollte, hängt wesentlich von wirtschaftlichen Einflussfaktoren und Verbreitungsgeschwindigkeit von D bei den Kommunikationspartnern BA ab. Aufgrund dieser Unsicherheiten und Risiken sollte zu Beginn eine einfache und kostengünstige Lösung umgesetzt werden. Als Ergebnis Studie wurde ein zweistufiges Vorgehen vorgeschlagen: 1. Stufe: Reine D -Nutzung Die BA ermittelt im Rahmen eines Vergabeverfahrens den wirtschaftlichsten Anbieter von D -Diensten und richtet sich dort einen D -Account ein. Das Verfahren kann gestartet werden, sobald eine hinreichende Anzahl akkreditierter Anbieter am Markt sind voraussichtlich Q1/Q Stufe: (Virtueller) D -Anbieter In Abhängigkeit vom (ggf. prognostizierten) D -Aufkommen und den Angeboten am Markt zur Nutzung von zertifizierten D -Plattformen wird entschieden, ob und wann eine Akkreditierung als D -Anbieter wirtschaftlich sinnvoll ist. 17

18 Danach sind für die BA weitere Entwicklungsstufen denkbar, z.b. Die BA, als akkreditierter D -Anbieter für eigene Aufgaben, bietet D -Dienste als DLZ-IT für die Bundesverwaltung an, wenn die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen. Die BA entscheidet sich für den Eigenbetrieb zertifizierten D -Plattform, indem die erforlichen D -Komponenten selbst entwickelt o (falls möglich) extern eingekauft werden. Wirtschaftlichkeit Die Wirtschaftlichkeit von D -Diensten ist auf Basis angenommenen Fallzahlen gegeben. Unter qualitativen Aspekten wird deutlich, dass durch die Einführung von D bei zahlreichen (externen) Kommunikationspartnern nachhaltige positive Wirkungen erwartet werden können. Innerhalb KostenNutzen-Analyse wurden die Entwicklungs- und Betriebskosten IT-Komponenten sowie laufenden Kosten für Porto und Material des Istzustands den Nutzenpotentialen von D gegenübergestellt. Berücksichtigt wurde dabei auch, dass die Bundesagentur ein mones und leistungsstarkes Druckzentrum besitzt. Aufgrund des großen Postaufkommens wurde gezeigt, dass die monetären Effekte Einführung von D positiv sind. Ansprechpartner Eugen Bayerlein Bundesagentur für Arbeit IT-Systemhaus Regensburger Str Nürnberg Eugen.Bayerlein@arbeitsagentur.de 3.6 Kraftfahrt-Bundesamt KBA Projektzeitraum 05/ /2011 Feführende und beteiligte Organisationen Referat 23 Verkehrszentralregister des KBA Ziele und Rahmenbedingungen Zu Beginn des Projektes wurden die folgenden Ziele definiert: Sichere elektronische Kommunikation bei Antragsstellung und Auskunftserteilung Reduzierung Portokosten 18

19 Effizientere Prozesse Medienbruchfreie Prozesse Wichtigster Erfolgsfaktor für alle Kommunikationspartner ist ein einfacher, komfortabler und wirtschaftlicher Umgang mit D . Untersuchte Prozesse Auskunft aus dem Verkehrszentralregister (VZR) Die Auskunft aus dem VZR ermöglicht es Bürgerinnen und Bürgern ihren Punktestand zu erfahren. Die Auskunft besteht aus einem Deckblatt, das ggf. durch die Mitteilungen über Ordnungswidrigkeiten o Straftaten ergänzt wird. Der Antrag kann zeit postalisch o online (unter Nutzung Online-Ausweisfunktion im neuen Personalausweis) gestellt werden. Die Auskunft erfolgt in Schriftform per Post. Für das Jahr 2012 ist geplant, bei Online-Antragstellung per OnlineAusweisfunktion die Auskunft ebenfalls online zu erteilen, sofern die Informationen im KBA in elektronischer Form vorliegen. Untersuchte prozessunabhängige Fragen Die Anträge bzw. Auskünfte müssen nicht veraktet werden. Ein gesontes Verfahren ist nicht erforlich. Machbarkeit Die Einführung von D für eine elektronische Auskunft aus dem VZR ist unter folgenden Voraussetzungen rechtlich und fachlich machbar: Das bestehende Schriftformerfornis ( 30 Abs. 8 StVG) Auskunft wird entwe fallengelassen o es wird geregelt, dass durch D das Schriftformerfornis erfüllt ist. Das Verfahren D -Ident-Karten wird von den D -Anbietern um den Geburtsnamen erweitert. 64 Abs. 1 Fahrerlaubnis-Verordnung (FeV) wird um De-Ident als Identitätsnachweis ergänzt. Sämtliche Daten liegen im VZR in elektronischer Form vor. Wirtschaftlichkeit Im Rahmen WiBe wurden zwei Varianten untersucht: 1. Online-Beantragung mit Online-Ausweisfunktion und optionaler Versand Auskunft als D . Die Umsetzung dieser Variante ist nicht wirtschaftlich, da bei Online-Antragstellung per neuem Personalausweis davon ausgegangen wird, dass nur ein geringer Anteil Bürger D als Auskunftsweg wählen wird und die kostenlose Möglichkeit Online-Auskunft beibehält. 2. Beantragung Punkteauskunft per D (De-Ident) und Versand als D als zusätzlicher Kommunikationsweg neben Post und Online. Diese Variante ist aufgrund angenommenen Mengen wirtschaftlich. Der Return-on-Invest würde sich im dritten Betriebsjahr einstellen. Fachkonzept Das Fachkonzept zeigt, dass die angestrebten Optimierungspotenziale weitgehend erreicht werden können. Eine vollständige Automatisierung ist nicht möglich, da in einigen Fällen analog zur Online-Punkteauskunft mit neuem Personalausweis eine manuelle Nachbearbeitung erforlich sein wird. In diesem Fall erfolgt die Auskunft schriftlich per Post. 19

20 Technische Umsetzung Neben Bereitstellung eines D -Gateways sind auf Basis des im Fachkonzept entwickelten Soll-Prozesses zwei SoftwareServices (D -Batch-Service und VZR-Identifizierungsservice) für die Punkteauskunft zu entwickeln Beide Services werden auf einem Application-Server implementiert, in einer separaten Sicherheitszone des KBA aufzustellen ist. Umsetzungsplanung Es ist abzusehen, dass die Voraussetzungen für die Realisierung VZR-Auskunft per D nicht kurzfristig gegeben sind. Dennoch wird empfohlen, die D -Domain kba.d .de bereits 2012 zu reservieren. Der Zugriff auf das zugehörige D -Konto kann im ersten Schritt mittels Webclient im Browser erfolgen. Weitere Investitionen wären erst notwendig, wenn das KBA ein Realisierungsprojekt startete. Die benötigten Produkte und Dienstleistungen könnten im Rahmen einer Ausschreibung beschafft werden. Schnittstellen zu Fachverfahren u.a. Systemen Das D -Gateway wird über die Software-Services D Batch-Service und VZR-Identifizierungsservice mit dem VZRSystem gekoppelt. Zugangseröffnung Die Auskunft aus dem VZR wird über die Internetseite des KBA angeboten. Hier kann auf die Antragstellung per De-Ident-Nachricht hingewiesen werden. Sendet Bürger eine De-Ident-Nachricht, eröffnet er den elektronischen Zugang für D (konkludent). Rechtlicher Anpassungsbedarf De-Ident muss als Identitätsnachweis in 64 Abs. 1 FeV ergänzt werden. Das Schriftformerfornis für die Punkteauskunft muss entwe entfallen o es wird geregelt, dass durch D das Schriftformerfornis erfüllt ist. Weitere Ergebnisse Ansprechpartner Keine Bodo Bronnmann Kraftfahrt-Bundesamt Fördestraße Flensburg Telefon Bodo.Bronnmann@kba.de 3.7 Freie und Hansestadt Hamburg (Finanzbehörde) Projektzeitraum

21 Feführende / beteiligte Organisationen Ziele und Rahmenbedingungen Untersuchte Prozesse Untersuchte prozessunabhängige Fragen Feführende Organisation des Projektes: Freie und Hansestadt Hamburg, Finanzbehörde Referat E-Government-Infrastruktur Bezirksamt Hamburg-Mitte (inhaltliche Feführung) Bezirksamt Bergedorf (erster Ansprechpartner) Bezirksamt Hamburg-Nord Bezirksamt Eimsbüttel Die Bezirksverwaltung Freien und Hansestadt Hamburg (FHH) plant für die Beantragung und den Versand von Bescheiden zu Sonnutzungsgenehmigungen D zu nutzen. Dabei war zu spezifizieren, wie die Antragsdaten über ein elektronisches Antragsformular automatisiert eingehen und weiterverarbeitet werden können. Über den konkreten Prozesskontext Sonnutzung hinaus sollte auch die Nutzung von D als IT-Infrastruktur für die gesamte Verwaltung FHH unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten betrachtet werden. Prozess Sonnutzung Die Benutzung öffentlicher Verkehrsflächen (Straßen, Wege o Plätze) sowie öffentlicher Grünanlagen über den vorgesehenen Gebrauch hinaus erfort in Hamburg eine Sonnutzungsgenehmigung. Diese kann heute per Formblatt o auch formlos beantragt werden. Zuständig ist das jeweilige Bezirksamt. Ziel Nutzung von D für den Prozess Sonnutzung ist die Beschleunigung des Antragsprozesses durch Vermeidung von Medienbrüchen, die Verbesserung Dienstleistungsqualität sowie die Verringerung einer mehrfachen Dateneingabe durch die Integration in das bestehende Fachverfahren BACom und die Einsparung von Papier-, Druck- und Versandkosten. Diese Zielstellung soll durch den Einsatz von D erreicht werden, verbunden mit automatisierten Übernahme von Antragsdaten in das Fachverfahren. Integration von D in die -Infrastruktur FHH Die -Infrastruktur ist mit einem D -Gateways zentral an einen D -Anbieter anzubinden. Für die Integration von D in die -Infrastruktur FHH soll Postfach- und Versanddienst berücksichtigt werden. Eine Nutzung von De-Safe zur sicheren Datenablage o von De-Ident zum Versenden von eigenen Identitätsbestätigungen ist zeit nicht vorgesehen. Da die -Infrastruktur FHH bereits an ane Kommunikationsnetze angeschlossen ist, existieren bei FHH bereits wichtige Komponenten, die für eine Integration von D notwendig sind. Hier ist vor allem die Möglichkeit zu nennen, dass Nachrichten anhand ihrer Absen- o auch EmpfängerAdresse direkt in unterschiedliche Netze geroutet werden können. Der Einsatz eines Plugins für die Darstellung und Verarbeitung von D s im Outlook-Client wird aufgrund des zu erwartenden Nutzerkomforts favorisiert. 21

22 Machbarkeit Wirtschaftlichkeit Gegenstand erstellten Machbarkeitsstudie ist die grundsätzliche Analyse, ob ein D -Einsatz im Untersuchungsbereich Verwaltung Freien und Hansestadt Hamburg (FHH) unter den gegebenen technischen und rechtlichen Rahmenbedingungen machbar ist. Hierzu wurde die technische Infrastruktur beim IT- Dienstleister Dataport näher betrachtet. Der zu untersuchende Prozess Sonnutzung wurde im Hinblick auf etwaige Formerfornisse geprüft. Im Ergebnis wurde aus technischer wie auch aus rechtlicher und prozessualer Sicht festgestellt, dass Einsatz von D in FHH machbar ist. Das Vorgehen Wirtschaftlichkeitsbetrachtung lehnt sich an die Methode WiBe 4.1 an. Im Rahmen dieser WiBe wurden zwei Szenarien qualitativ und quantitativ (auf Basis Kapitalwertmethode) untersucht: 1. Wirtschaftlichkeit von D beim untersuchten Prozess Sonnutzung 2. Wirtschaftlichkeit bei FHH-weiter Nutzung von D Fachkonzept Umsetzungsplanung Schnittstellen zu Fachverfahren u.a. Systemen Während sich aufgrund des geringen Antragsvolumens für die Sonnutzung ein geringer positiver Effekt ergibt, liegt dieser beim Szenario FHH-weiten Nutzung von D bei einem Betrachtungszeitraum von fünf Jahren im zweistelligen Millionenbereich. Das Fachkonzept enthält neben grundlegenden Themen, wie Zugangseröffnung, Formerfornisse und elektronischen Aktenführung auch die Sollkonzeption des Prozesses Sonnutzung. Diese Themenbereiche sind auch einer übergeordneten Betrachtung unterzogen worden. Viele Teile des Konzeptes können daher auch zur Einführung weiterer Verfahren mit D in FHH genutzt werden. Gleichsam wurde die technische Einbindung des D Gateways in die IT-Infrastruktur untersucht (Exchange, Adressierung, Fehlerbehandlung, Loginformationen). Die notwendigen Aktivitäten (z.b. Formulierung von Anforungen an D -Anbieter, Vergabeverfahren) für die prozessübergreifende Einführung von D sowie prozessspezifisch für das Antragsverfahren Sonnutzung werden beschrieben. Neben einer Meilensteinplanung werden eine UmsetzungsCheckliste sowie Vergabe- und Kommunikationsvorschläge geliefert. Darüber hinaus werden in einem Testleitfaden Vorschläge für die Planung sowie die Durchführung von Tests in spezifischen IT Infrastruktur FHH vorgestellt. Im Wege Sollkonzeption wurde eine automatisierte Übernahme Antragsdaten aus dem Antragsformular (PDF) zum Fachverfahren BACom spezifiziert und im Realisierungskonzept konkretisiert. Die Schnittstelle basiert auf einem XMLDatenaustauschformat für elektronische Kommunikation in öffentlichen Verwaltung (xdomea). 22

23 Zugangseröffnung Rechtlicher Anpassungsbedarf Für die Frage Zugangseröffnung wurden mehrere Lösungsvarianten erarbeitet und erörtert sowie aus rechtlicher Sicht bewertet. Für den konkreten Prozess Sonnutzung erscheint im Ergebnis die Einsendung des Antrages per D als konkludente Zugangseröffnung ausreichend. Im Rahmen des Untersuchungsbereiches sind keine rechtlichen Anpassungsbedarfe identifiziert worden Heiko Glandt Freie und Hansestadt Hamburg Finanzbehörde E-Government und IT-Steuerung Referat E-Government-Infrastruktur, Länkooperationen, Lz. 172/6 Ansprechpartner Postanschrift: Gänsemarkt 36, Hamburg Büroanschrift: Große Bleichen 27, Raum 327 Tel Fax Innenministerium Mecklenburg-Vorpommern Projektzeitraum 04/ /2011 Feführende / beteiligte Organisationen Feführende Organisation des Projektes: Innenministerium Mecklenburg-Vorpommern - Amt für Ordnung Schwerin - IHK zu Neubrandenburg - Amtsgericht Schwerin - Finanzministerium Mecklenburg-Vorpommern - Zweckverband Elektronische Verwaltung in M-V - Landesbeauftragter für Datenschutz und Informations-freiheit Mecklenburg-Vorpommern folgende Ziele: Ziele und Rahmenbedingungen - verfolgt mit dem D -Projekt Erarbeitung eines ganzheitlichen Ansatzes einer sicheren elektronischen Kommunikation im allgemeinen und D im Besonen für die Landesverwaltung M-V sowie den Kommunen 23

24 - - Beispielhafte Untersuchung von drei Pilotprozessen Einschätzung Kostenreduzierung durch Medienbruchfreiheit und Wegfall von Druck- und Portokosten Identifizierung organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen Gewinnung von Pilotbehörden zur Einführung von D auf Landesebene ab 2012; die Einführung selbst soll dann ab Ende 2012/2013 erfolgen Zeitnahe Umsetzung des Pilotprozesses in Stadt Schwerin Prozess 1 Gewerbeuntersagung Für den Prozess Gewerbeuntersagung ist das Amt für Ordnung (Gewerbeangelegenheiten) zuständige Kommunalbehörde. Die Einleitung eines Gewerbeuntersagungsverfahrens kann von unterschiedlichen berechtigten Stellen beantragt werden. Während dieses Verwaltungsverfahrens muss das Amt für Ordnung verschiedene öffentliche Stellen über die Gründe für den Antrag auf Gewerbeuntersagung informieren und anhören. Im Rahmen dieses Projektes wurde insbesone die Kommunikation zwischen dem Amt für Ordnung (Gewerbeangelegenheiten) und IHK Neubrandenburg (als eine zu beteiligende öffentlichen Stellen) betrachtet. Untersuchte Prozesse Prozess 2 Gewerbean-/-ab-/-ummeldung Je Gewerbetreibende, den Betrieb eines stehenden Gewerbes, einer Zweignielassung o einer unselbständigen Zweigstelle aufnimmt, muss dies zuständigen Behörde anzeigen. Zuständig hierfür sind die kreisfreien Städte und Landkreise. Die entsprechenden Kommunen haben eine Informationspflicht gegenüber neun zu beteiligenden Behörden, so z.b. - Bundesagentur für Arbeit - Finanzamt - Berufsgenossenschaft - Industrie- und Handelskammer Diese Informationspflicht umfasst: - Anmeldung / Beginn eines Gewerbes - Ummeldung / Änungen - Verlegung des Gewerbes - Wechsel des Gegenstands des Gewerbes o Ausdehnung des Gewerbes auf Waren und Leistungen, die nicht geschäftsüblich sind - Beendigung des Gewerbebetriebs Betrachtet wurde die Kommunikation zwischen dem Amt für Ordnung (Gewerbeangelegenheiten) Stadt Schwerin als zuständige Behörde und dem Amtsgericht Schwerin sowie IHK zu Neubrandenburg. 24

25 Prozess 3 Steuerbescheid und Einzugsermächtigung Die Stadt Parchim stellt steuerpflichtigen Unternehmen den Steuerbescheid über die Gewerbesteuer auf Basis des vom Finanzamt ausgestellten Steuermessbescheids aus. In diesem Kontext wird den Unternehmen die Möglichkeit gegeben, Stadt Parchim eine Einzugsermächtigung zur Abbuchung des Steuerbetrags vom Konto des Unternehmens einzuräumen. Analysiert wurde die Kommunikation zwischen Stadt Parchim und Unternehmen. Es wurden folgende prozessunabhängigen Fragen betrachtet: - Realisierung Zugangseröffnung durch Unternehmen und Bürger (ggf. über Dienstleistungsportal M-V) Untersuchte prozessunabhängige Fragen - - Anforungen an die Veraktung von D einschließlich Einbindung von D in DMS/VBS und E-Akte Regelung D -Domains, Namenskonventionen und Account-Beantragung Formerfornisse rechtliche und organisatorische Rahmenbedingungen zur Einführung von D Vorgehen zur Bedarfsermittlung, Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und Beschaffung notwendigen Technik zur Einführung von D Organisation Kommunikationskanäle und -partner Benennung von Verantwortlichkeiten Gewinnung von Pilotbehörden und Projektvorgehen Einführungs- und Rolloutplanung Vergabeverfahren Machbarkeit Das Ziel Machbarkeitsstudie war zu entscheiden, ob ein D -Einsatz in den Prozessen 1-3 grundsätzlich machbar ist. In allen drei Untersuchungsbereichen ist Einsatz von D machbar Dabei sind in den Prozessen 1 und 3 folgende Herausforungen zu beachten: Prozess 1 Gewerbeuntersagung Im Rahmen Gewerbeuntersagung ist aus Anwensicht eine zusätzliche Ende-zu-Ende-Verschlüsselung notwendig. Prozess 3 Steuerbescheid und Einzugsermächtigung Im dritten Prozess ist zu berücksichtigen, dass die Erteilung einer Einzugsermächtigung einem Schriftformerfornis unterliegt. In diesem Fall ist zusätzlich eine qualifizierte elektronische Signatur erforlich. Wirtschaftlichkeit Auf Grundlage von Annahmen wurde eine Mengenabschätzung prognostiziert. Auf Basis dieser Datengrundlage ist eine Wirtschaftlichkeitsabschätzung errechnet worden. Die Abschätzung ergab ein positives Gesamtergebnis. 25

26 Prozess 1 Gewerbeuntersagung Im Fachkonzept wurde ein Sollprozess für die künftige D Kommunikation mit IHK erarbeitet. Um die Kommunikation per D durchzuführen, ist die Einrichtung von D -Accounts sowie zur Versendung und Empfang von D s notwendigen Technik notwendig. Fachkonzept Technische Umsetzung Prozess 2 Gewerbean-/-ab-/-ummeldung Im Rahmen des betrachteten Prozesses Gewerbean-/-ab/ummeldung sind die Rahmenbedingungen für eine elektronische Übermittlung an bestimmte öffentliche Stellen dargestellt. Um den Prozess vollständig medienbruchfrei abbilden zu können, sind neben Einrichtung von D -Accounts sowie zur Versendung und Empfang von D s notwendigen Technik folgende Anpassungen erforlich: Fachverfahrensintegration Erweiterung Outlookíntegration ins Fachverfahren Tigris Verschlüsselung zu versendenden EDIFACT- und PDFDatei ggf. Erweiterung des Fachverfahrens Tigris zur Datenausgabe nach PDF Verknüpfung von D und EGVP Prozess 3 Steuerbescheid und Einzugsermächtigung Der Prozess Steuerbescheid und Einzugsermächtigung Gewerbesteuer bedarf zur Abbildung neben Einrichtung von D -Accounts sowie zur Versendung und Empfang von D s notwendigen Technik folgende Anpassungen: Fachverfahrensintegration Nutzung von Signaturtechnik zur Anbringung QES am Steuerbescheid (durch Behörde) und Prüfung bei Einzugsermächtigung (Signierung erfolgt durch Unternehmer) Für den Einsatz von D in den Behörden sind entsprechende D -Gateways notwendig. In einer ersten Ausbaustufe wird von dezentralen Gateways ausgegangen. Bei zunehmendem Einsatz ist unter Wirtschaftlichkeitsaspekten Einsatz eines o mehrerer zentralen Gateways zu prüfen. Dabei ist auch die kommunale Mitnutzung zu beleuchten. Zunächst ist ein Beschluss Landesregierung zum Einsatz von D erforlich. Im E-Government-Masterplan sind bereits die Anforungen an eine sichere elektronische Kommunikation dargelegt. Umsetzungsplanung Aufbauend auf bisherigen positiven Erfahrungen in Zusammenarbeit mit den Kommunen im Land M-V wird die Entwicklung eng mit den Gremien auf kommunaler Ebene abgestimmt. 26