Controlling als Schlüssel zum Erfolg Geschäftsführer der WEP Treuhand GmbH unter Mitwirkung von Horst Eversberg, Ministerialrat a.d.

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1 STIFTUNGEN Stiftungen STEUERN steuern Controlling als Schlüssel zum Erfolg Werner Euskirchen, Steuerberater, Controlling als vereidigter Schlüssel zum Buchprüfer Erfolg Geschäftsführer der WEP Treuhand GmbH unter Mitwirkung von Horst Eversberg, Ministerialrat a.d. Bonn, 01. Dezember 2007

2 Controlling = Navigation 1 es geht zwar auch ohne, aber 2

3 Was ist Controlling? 1 Controlling bedeutet nicht Kontrolle, sondern Lenkung, Steuerung und Planung 3

4 Steuerliche Vergünstigungen / Gemeinnützigkeit Körperschaftssteuer 5(1) Nr. 9 KStG Gewerbesteuer 3 Nr. 6 GewStG Grunderwerbsteuer 3 (1) Nr. 3b GrdEStG Umsatzsteuer - ermäßigter Steuersatz 4 Nr. 18 und 12 Abs. 2 Nr. 8a UStG - Kleinunternehmer 19 UStG 2 Einkommensteuer- Übungsleiterpauschale 3 Nr. 26 und Nr. 26a EStG Erbschaftsteuer/Schenkungssteuer 13 (1)16b, 17 ErbStG 24-Monats-Regelung 4

5 Die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick 2 Spenden Spenden an Stiftung Großspenden Zuwendung in Vermögensstock bei Neugründung Stiftung Zuwendung in den Vermögensstock Altes Recht 5 bzw. 10% vom GdE Zusatzhöchstbetrag EUR Rücktrag 1 Jahr Vortrag 5 Jahre EUR 5 bzw. 10% bzw EUR Neues Recht (rückwirkend ab ) 20% vom GdE weggefallen Kein Rücktrag Vortrag unbegrenzt EUR EUR 5

6 Die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick Altes Recht Neues Recht (rückwirkend ab ) 2 Umsatzsteuer 16% 19% Umsatzfreigrenze für steuerpflichtigen wirtschaftlichen GB EUR EUR Vorsteuerpauschalierung EUR EUR Mitgliedsbeiträge Grundsätzlich abziehbar Ausnahme: Freizeitgestaltung unverändert Übungsleiterpauschale EUR EUR Ehrenamtpauschale 0 EUR 500 EUR Neu! Vereinfachter Nachweis bis 100 EUR bis 200 EUR 6

7 Bereiche der Stiftung Tätigkeitsbereiche 1 Ideeller Bereich Vermögensverwaltung Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb Zweckbetrieb Steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb KSt GewSt Steuerfrei Steuerpflichtig > USt Nicht steuerbar Ermäßigter Steuersatz 7% 19% Umsatzsteuer 7

8 Controlling 1 Wer sein Ziel nicht kennt, für den ist kein Wind günstig 8

9 Schlüsselfragen von Lenkungsorganen 1 Die Zukunft ist ohnehin unsicher und nicht planbar! Weshalb soll ich überhaupt planen, wenn die Unsicherheit überwiegt? Planung ist zeit- und kostenintensiv! Weshalb soll ich diesen Aufwand überhaupt betreiben? Soll ich arbeiten oder planen? 9

10 Aber was wäre die Alternative? 1 planlos reagieren statt planvoll agieren? Ziele werden nicht verfehlt, weil sie unscharf formuliert wurden, sondern: weil Zielverfehlungen keine Konsequenzen haben! 10

11 Von der Kameralistik zur Doppik Einnahmen-Überschuss-Rechnung reicht nicht mehr aus 2 Bilanzierung tritt immer mehr in den Vordergrund Vermögen Schulden Mittelverwendung Rücklagen 11

12 Kontrolle ist gut, Controlling ist besser 0 Was ist Controlling? Wozu dient Controlling? Wem dient Controlling? Wer setzt Controllinginstrumente um? Was sind die Folgen von fehlendem Controlling? Wie funktioniert Controlling? Was sind die wichtigsten Instrumente des Controlling? 12

13 Was ist Controlling? Controllingebenen 1 Strategisches Controlling Machen wir die richtigen Dinge? Sind wir effektiv? 1 Sportart Operatives Controlling Machen wir die Dinge richtig? Sind wir effizient? 13

14 Hochsprung-Effekt 2 Mit Messlatte springt man deutlich höher 14

15 Wozu dient Controlling? 1 Wichtigste Ziele: Erhalt des Stiftungsvermögens Satzungsgemäße und zeitnahe Mittelverwendung Planung von Einnahmen, Verwaltungskosten und Mittel zur Erfüllung des Stiftungszweckes Aufdeckung und Vermeidung von Fehlinvestitionen 15

16 Potenzialanalyse 2 Chancen / Risiken Kooperationen Fördermöglichkeiten Bund, Land, EU Zivildienst, freiwilliges soz. Jahr Kommunale Hilfe 16

17 Wem dient Controlling? Den Gremien der Stiftung als: 0 internes Steuerungselement Nachweis der ordnungsgemäßen, zeitnahen Mittelverwendung gegenüber dem Finanzamt Dokumentation gegenüber der Öffentlichkeit oder Zuschussgebern, z.b. Bund und Länder Controlling ist kein Selbstzweck 17

18 Wer setzt Controllinginstrumente um? 2 Vorstand oder Geschäftsführer entscheiden Qualifikation der Mitarbeiter in Abhängigkeit von definierten Ansprüchen Unterstützung durch qualifizierte Berater Trugschluss: Unqualifizierte Mitarbeiter produzieren mit optimalen Werkzeug optimale Leistungen 18

19 Was sind die Folgen von fehlendem Controlling? Schlagzeile aus der Presse: 1 Aberkennung der Gemeinnützigkeit wegen zu hoher Verwaltungskostenquote Kennen Sie die Verwaltungsquote Ihrer Stiftung zum ? 19

20 Wie funktioniert Controlling? 0 Analyse der Ist-Situation / Status Planung der zukünftigen Entwicklung Soll-Ist-Vergleich Abweichungsanalyse / Frühwarnsystem 20

21 Was sind die wichtigsten Instrumente des Controlling Erstellung eines Businessplanes 2 Wo geht die Reise hin? Aufbau Finanzbuchhaltung Welche Kosten und Erträge? Aufbau einer Kostenrechnung Wo entstehen sie? Abweichungsanalysen Wo geht s aus dem Ruder? 21

22 Realistisch 2 Einnahmen und Ausgaben bieten keinen Platz zum Träumen 22

23 Seriös 1 Investitionen Kosten Folgekosten 23

24 Transparent 2 Transparenz schafft Vertrauen Vertrauen verbindet 24

25 Vertrauen 2 Stifter, Spender und Öffentlichkeit vertrauen in Kompetenz und Professionalität! 25

26 Businessplan Planung von Einnahmen und Ausgaben, Zuschüssen/Zuwendungen 1 Planung Liquidität (Ertrag = nicht Einnahme) Planung von Investitionen Planung Wertverbrauch von Vermögen / Reinvestitionen Planung Projekte Planung Mittelverwendung Eine schlechte Planung ist besser als keine Planung Übernahme der Daten in Finanzbuchhaltung / Kostenrechnung zwecks Soll-Ist-Vergleich 26

27 Finanzbuchhaltung 0 Darstellung der Ist-Situation Kostenarten werden abgebildet Spezialsoftware Verknüpfung mit Kostenrechnung und Businessplan Statistik 27

28 Finanzbuchhaltung 0 Einnahmen - Ausgaben Überschuss - Bildung von Rücklagen - satzungsgemäße Mittelverwendung Reicht das? 0 28

29 Kostenrechnung 1 4 Bereiche (Ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb) problemlos möglich Entwicklung jahresübergreifend Projektkostenstellen zur Abbildung der Mittelverwendungsrechnung Zusammenfassung in Gruppen / Verantwortungsbereiche Lohnabrechnung mit direkter Zuordnung zu den einzelnen Bereichen 1 Bankkonto reicht 29

30 Beispiel für den Aufbau Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb Stiftung steuerfreier Zweckbetrieb Steuerpfl wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb Ideller Bereich Vermögensverwaltung Eigenregie Fremdregie (Hilfsperson) Allgemein Projekte Allgemein Förderung anderer Körperschaften Koordination Netzwerke Digitalisierung und Verbreitung Durchführung v. Symposien Allgemein Shops Gastronomie Wertpapiere Immobilie Ausstellung Sonstige Tickets Sonstige Veranstaltungen Für alle Kostenstellen und Unterkostenstellen können Budgetwerte erfasst werden, um Soll- Ist-Vergleiche durchzuführen. Für Investitionen in das Anlagevermögen können in allen Kostenstellen und Unterkostenstellen jahresübergreifend Budgetwerte hinterlegt werden. 30

31 Jugend/Fam./Alter Kirche/Religion Bildung Brauchtum Wissenschaft Kunst Umwelt/Natur Denkmal Sport Gesundheit Völkerverständigung Ehrenamt mildtätige Zwecke Stiftung allgemein Jugend/Fam./Alter Kirche/Religion Bildung Brauchtum Wissenschaft Kunst Umwelt/Natur Denkmal Sport Gesundheit Völkerverständigung Ehrenamt mildtätige Zwecke Projekte Stiftung Jugend/Fam./Alter Kirche/Religion Bildung Brauchtum Wissenschaft Kunst Umwelt/Natur Denkmal Sport Gesundheit Völkerverständigung Ehrenamt mildtätige Zwecke Fonds Jugend/Fam./Alter Kirche/Religion Bildung Brauchtum Wissenschaft Kunst Umwelt/Natur Denkmal Sport Gesundheit Völkerverständigung Ehrenamt mildtätige Zwecke Treuhand Aufbau am Beispiel einer Bürgerstiftung 2

32 Mittelherkunft./. Mittelverwendung 21966/XXXX/2004 Kostenrechnung V 4.1 Anlage 8 Bürgerstiftung Nummer: 20 Projekte Stiftung Chefübersicht Abrufzeitraum: Jan Dez 2004 Währung: EURO BAB-Version: 14 1 Zeile Nr. Bezeichnung Bürgerpreis Projekt 2 Jug./Fam./Alter 20 Zinsen 30 Spenden 40 Umbuchung Beschlüsse 5.000, , ,00 51 Summe Einnahmen 5.000, , , Verwaltungskosten UL 110 Öffentlichkeitsarbeit 1.000,00 0, , sonstige Kosten 130 Summe Verwaltung 310 Erteilte Zusagen 4.000,00 500, , Auszahlung 0,00 300,00 300, Mittelverwendung 4.000,00 800, ,00 Umbuchung der Spende von allgemein auf Kostenstelle Projekt 2 Beschluß über Verw endung der Mittel von 800,00 EUR. Davon sind 300,00 EUR bereits ausgezahlt, 500,00 EUR sind noch zu zahlen. Durch w eitere Auszahlungen w erden die erteilten Zusagen automatisch verringert. 380 Vorläufiges Ergebnis 0,00 200,00 200, Stiftungskapital 410 Zustiftungen 415 Summe Rücklagen für Mittelverwendung Da 800,00 EUR bereits f ür das Projekt verw endet w urden, sind 200,00 EUR of fen, für die noch kein Verw endungsbeschluss vorliegt

33 Beispiel Auswertung 2 Bezeichnung 1000 Forschung Planwert Umsatzerlöse , ,00 Gesamtleistung , ,00 Wareneinsatz , ,00 33

34 Stehen ausreichend finanzielle Mittel zur Verfügung? Kreditlinie Mittelbedarf Jan 04 Feb 04 Mrz 04 Apr 04 Mai 04 Jun 04 Jul 04 Aug 04 Sep 04 Okt 04 Nov 04 Dez 04 34

35 Frühwarnsystem 1 35

36 Wozu das alles? Erfolg Controllingreport "Mustermandant" Dezember 2004 Welchen Nutzen bietet mir bspw. ein Controllingreport? Trend kumuliert Dez 2004 kumuliert Dez 2003 Gesamtleistung , ,27 Wareneinsatz , ,49 Rohertrag , ,78 Gesamtkosten , ,63 Betriebsergebnis , ,90 Anteil Wareneinkauf an Gesamtleistung 29,15% 23,21% Anteil Gesamtkosten an Gesamtleistung 72,23% 73,47% Umsatzrentabilität (bezogen auf Gesamtleistung) -0,52% 3,96% Entwicklung Gesamtleistung (Fläche) / Gesamtkosten + Wareneinsatz (Linie) Jan 03 Jan 04 Handlungsbedarf! 0 36 Liquidität Finanzmittel am Beginn der Periode ,10 0,00 Kassenbestand + betriebliche Bankkonten Cashflow lfd. Geschäftstätigkeit , ,01 Mittelveränderung aus erwirtschafteter Liquidität Cashflow Finanzierung 0, ,00 Mittelveränderung aus dem Finanzierungsbereich Cashflow Investition , ,89 Mittelveränderung aus dem Investitionsbereich Finanzmittel am Ende der Periode , ,10 Kassenbestand + betriebliche Bankkonten Privatbereich/Kapital Einzahlungen Unternehmer 0, ,00 Kapitalveränderungen durch Einlagen Auszahlungen Unternehmer 0,00 0,00 Kapitalveränderungen durch Entnahmen Forderungen und Verbindlichkeiten Forderungen aus Lieferungen und Leistungen , ,99 / Gesamtumsatz (Umsatz + sonst. Erlöse) , ,27 * Anzahl der Tage im Auswertungszeitraum = Zielgewährung an Kunden in Tagen Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen , ,35 Prozentanteil der Kunden mit denen 80% der Kundenumsätze erreicht werden 22,53% 22,54% Prozentanteil der Lieferanten von denen 80% der Lieferungen / Leistungen erbracht werden 5,17% 6,67% éê = Veränderung >= 25% ìî = 25% > Veränderung >= 1% è = 1% > Veränderung Entwicklung Gesamtleistung (Fläche) / Forderungen aus L.u.L. (Linie) 0 Jan 03 Jan 04

37 Bezeichnung kumuliert Dez 2004 kumuliert Dez 2003 Erfolgslage "Mustermandant" Dezember 2004 Controllingreport, Erfolgslage Mustermandant Abw eichung Abw eichung prozentual Umsatzerlöse , , ,93 11,51% Gesamtleistung , , ,93 11,51% Wareneinsatz , , ,20 29,55% Rohertrag , , ,73 4,09% So. betr. Erlöse 3.735, , ,25 35,00% Betriebl. Rohertrag , , ,98 4,46% Kostenarten: Personalkosten , , ,16 2,70% Raumkosten , , ,20 74,03% Betriebl. Steuern 521,50 378,00 143,50 27,52% Versich./Beiträge 5.201, , ,22 28,65% Kfz-Kosten (o. St.) , , ,46 12,13% Werbe-/Reisekosten 2.286, , ,55-134,87% Kosten Warenabgabe , , ,98 50,30% Abschreibungen 5.560, , ,80 78,75% Reparatur/Instandh , , ,14 19,68% Sonstige Kosten , , ,49-59,53% Gesamtkosten , , ,42 10,00% Betriebsergebnis , , ,44-769,50% Sonst. neutr. Aufw 1.052,37 0, ,37 100,00% Neutraler Aufw and 1.052,37 0, ,37 100,00% Zinserträge 93,53 197,97-104,44-111,66% Sonst. neutr. Ertr 152, , , ,17% Neutraler Ertrag 246, , , ,55% Ergebnis vor Steuern , , , ,91% Steuern Eink.u.Ertr 1.589, ,65-987,32-62,12% Vorläufiges Ergebnis , , ,40-803,48% Erfolg Gesamtleistung Betriebl. Rohertrag Betriebsergebnis Vorläufiges Ergebnis kumuliert Dez 2004 kumuliert Dez 2003 Wesentlichkeitsanalyse der Kostenarten 0 0 Per so nal ko st en W ar eneins atz Kost en Warenabg abe Raumkost e n Sonst ige Kost en Kf z- Kost en (o. St.) 37 kumuliert Dez , , , , , ,06 kumuliert Dez , , , , , ,6 0

38 Controllingreport, Liquiditätslage Mustermandant Bezeichnung kumuliert Dez 2004 Liquiditätslage "Mustermandant" Dezember 2004 kum uliert Dez 2003 Abw eichung Finanzmittel am Beginn der Periode ,10 0, ,10 Einzahlungen von Kunden , , ,92 - Auszahlungen an Lieferanten , , ,89 - Auszahlungen an Beschäftigte , , ,70 + sonstige Einzahlungen , , ,21 - sonstige Auszahlungen , , ,84 Cashflow lfd. Geschäftstätigkeit , , ,72 Einzahlungen aus Eigenkapitalzuführung 0, , ,00 + Einzahlung aus typ.stiller Beteil. 0, , ,00 Cashflow Finanzierung 0, , ,00 Investition Sachanlagevermögen , , ,42 Cashflow aus Investition , , ,42 Zahlungsw irksame Veränderungen , , ,30 Finanzm ittel am Ende der Periode , , , Liquiditätsentwicklung 0 Jan 03 Jan 04 Finanzmittel + Forderungen aus L.u.L. - Verbindlichkeit en aus L.u.L. Finanzmittel Finanzmittel + Forderungen aus L.u.L. deutlich sinkende Liquidität 0 Finanzmittel + Forderungen aus L.u.L , , ,51 Finanzmittel + Forderungen aus L.u.L. - Verbindlichkeiten aus L.u.L , , , Entw icklung Cashflow / Betriebsergebnis Jan 03 Jan 04 Cashflow lfd.gesch. B etriebsergebnis

39 Statistik 1 Integrierte Erfassung von Spendenhöhe Spendendatum Name Adresse des Spenders Mittelverwendung Jahresübergreifend und automatisch Insellösungen sind vermeidbar! 39

40 Abgrenzungsfragen 2 Wissenschafts- und Forschungseinrichtungen Ideeller Bereich? oder Zweckbetrieb? oder wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb? Rat: ggf. Ausgliederung wirtschaftlich. Geschäftsbetrieb 40

41 Abgrenzungsfragen 2 Werbeeinnahmen / Sponsoring Vermögensverwaltung? oder wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb? 41

42 Abgrenzungsfragen Zuschüsse 1 Echte Zuschüsse Keine Gegenleistung Zuordnung zum ideellen Bereich Keine Umsatzsteuer Unechte Zuschüsse Leistungsaustausch Zuordnung zum Zweckbetrieb oder wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb 7% oder 19 % Umsatzsteuer Besteuert wird die Leistung, so wie sie erbracht wird nicht der Vertrag 42

43 Rechtsfolgen bei Aberkennung von Vergünstigungen 1 z.b. Schenkung Schenkung Schenkungsteuer ,00 EUR 1.700,00 EUR ,00 EUR ,00 EUR ,00 EUR ,00 EUR 43

44 Haftungsbegrenzung für Vorstand Spendenhaftung 40% > 30% 1 Steuern und Sozialversicherung Behandlung bezahlter Mitarbeiter Minijobs (bis 400,00 EUR) Selbständige Tätigkeit oder abhängige Beschäftigung - gesetzliche Rentenversicherungspflicht Gleitzonen-Beschäftigung 400,01 800,00 - Voraussetzungen und Nicht-Anrechnung- auf das Arbeitslosengeld II Geringfügig entlohnte Beschäftigung Ausreichender Versicherungsschutz 44 Tip: D&O-Versicherung

45 Optionen im Steuerrecht Umsatzsteuer 1 Option zur Regelbesteuerung gem. 19 UStG (statt Kleinunternehmer) Verzicht auf Steuerbefreiungen gem. 9 UStG Sonstige Wechsel von Zweckbetrieb auf wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb und umgekehrt (USt-Satz, Ausgleich von Defiziten) Ausgliederung von wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben (Geprägerechtsprechung) 45

46 Empfehlungen 1 Mut zur Unvollkommenheit Überschaubarkeit durch Teilschritte Gutes Werkzeug Qualifiziertes Personal Frühzeitiges Einbinden von Partnern so wenig wie möglich / so viel wie nötig 46

47 Zuschuss zu Beratungskosten kleine und mittlere Unternehmen mit bis zu 250 Beschäftigten 1 mit sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmern bis 49 Beschäftigte ab 50 bis 250 Beschäftigte 3 bis max. 10 Beratungstage 3 bis max. 15 Beratungstage 50 % der Ausgaben für Beratungstage bis max. 500,00 Euro pro Beratungstag min Euro max Euro min Euro max Euro 47

48 1 Rheinischer Buddhismus Art. 1: Et es, wie t es Art. 2: Et kütt wie t kütt Art. 3: Et hätt noch immer jot jejange 48

49 Vielen Dank für Ihr Interesse WEP Treuhand GmbH Euskirchen & Hamacher Steuer- und Unternehmensberatung Steuerberatungsgesellschaft Bad Honnef Bonn Tel.: /