FLEXIBLER PROJEKTSTRUKTURPLAN

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1 Business- Software für Menschen cc project VOLLSTÄNDIGE INTEGRATION IN MICROSOFT DYNAMICS NAV PROJEKTSTEUERUNG MIT PLANUNGS- UND FREIGABEPROZESSEN ELEKTRONISCHER AUSTAUSCH VON LEISTUNGSVERZEICHNISSEN GAEB Ö-NORM PROJEKTABLAUF- UND TERMINPLANUNG VOLLSTÄNDIGE ÜBERWACHUNG DER PROJEKTABWICKLUNG/FORTSCHRITTSCONTROLLING BIDIREKTIONALE SCHNITTSTELLE ZU MICROSOFT PROJECT FLEXIBLER PROJEKTSTRUKTURPLAN BEARBEITUNG UND KALKULATION VON LEISTUNGSVERZEICHNISSEN MITLAUFENDE KALKULATION KOSTEN- UND ERGEBNISPLANUNG KAPAZITÄTS- UND RESSOURCENPLANUNG PROJEKTABRECHNUNG AUFWAND ZAHLPLAN MIT ANZAHLUNGEN AUFMASSMANAGEMENT UND BAUABWICKLUNG

2 unternehmensportrait Bei der Projektarbeit müssen alle, über Abteilungen und Standorte hinweg immer auf dem neuesten Informationsstand sein, jederzeit. Cosmo Consult hat sich mit mehr als 160 Mitarbeitern auf die Implementierung und das Systemmanagement von Branchen- und Business Software auf der Basis von Microsoft-Technologie spezialisiert. Dabei haben wir einen branchenorientierten Fokus auf mittelständische Fertigungs- und Dienstleistungsunternehmen gelegt, für die wir auf Basis von Microsoft Dynamics NAV ein umfangreiches Angebot an zertifizierten Branchen- und Zusatzlösungen bereitstellen. Wir bieten unseren Kunden mehr als 15 Jahre Erfahrung bei der Durchführung von nationalen und internationalen Projekten zur Einführung der ERP-Lösungen Microsoft Dynamics NAV und Microsoft Dynamics AX. Darüber hinaus ergänzen wir unser Leistungsspektrum mit dem Customer Relationship Management-System Microsoft Dynamics CRM und dem Dokumentenmanagement- und Portalsystem Microsoft Office SharePoint, die sich nahtlos in die Systemwelt des ERP-Systems einfügen. Damit schaffen wir voll integrierte Softwaresysteme, die in allen Bereichen des Unternehmens eingesetzt und genutzt werden. Mit dem Business Intelligence-System auf der Basis von Microsoft SQL Server haben Sie alle Daten Ihres Unternehmens jederzeit strukturiert und aussagekräftig verfügbar. Cosmo Consult arbeitet schon seit mehr als 10 Jahren mit einer am PMI-Standard orientierten Einführungsmethodik für IT-Projekte. Alle unsere Projekte werden konsequent nach der SureStep-Methode eingeführt. Das bedeutet für unsere Kunden maximale Sicherheit und Transparenz. Cosmo Consult stellt den Menschen in den Mittelpunkt. Über Effizienz oder Ineffizienz, über Stärke oder Schwäche, über Freude oder Frust und letztendlich über den Erfolg entscheiden immer die Menschen. Daher liefern wir: Business Software für Menschen Seite 3

3 Jedes Unternehmen und jede Branche stellt besondere Anforderungen an ihre IT-Lösung. Dies trifft insbesondere auf Unternehmen zu, für die die Planung und die Umsetzung von Projekten zum Kerngeschäft gehören. Mit cc project bietet Cosmo Consult diesen Unternehmen eine zertifizierte Branchenlösung auf Basis von Microsoft Dynamics NAV. cc project ist hierbei konsequent auf die branchenspezifischen Herausforderungen der Segmente Anlagenbau, Sondermaschinenbau, Projektdienstleister, Ingenieure und Architekten sowie das baunahe Gewerbe abgestimmt. cc project trägt in hohem Maße zu einer sicheren und schnellen ERP-Einführung, einer effizienten Projektplanung und Projektabwicklung sowie einer transparenten Steuerung und einer stets aktuellen mitlaufenden Kalkulation bei und fördert gleichzeitig die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit mit den Bereichen Konstruktion und Entwicklung, Einkauf und Disposition, Produktion, Versand und Controlling. Die optimierten Prozesse und Funktionen führen zu hohem Anwenderverständnis und signifikantem Nutzen und bilden somit die organisatorischen Voraussetzungen für hohe Wettbewerbsfähigkeit, umfängliche Transparenz und dauerhafte Kundenzufriedenheit. Im Ergebnis führt cc project zu höherer Planungsqualität, Transparenz und Flexibilität bei der Abwicklung komplexer Projekte. ZIELMÄRKTE ANLAGEN- UND SONDERMASCHINENBAU INGENIEUR- UND PLANUNGSBÜROS GENERALUNTERNEHMER PROJEKTDIENSTLEISTER BAUNEBENGEWERBE überblick cc projektfertigung Seite 4

4 Unterstützung während des gesamten Projektlebenszyklus cc project unterstützt Sie über den gesamten Lebenszyklus Ihrer Projekte hinweg: Planungsphase Projektkalkulation Angebotserstellung Auftragsabwicklung Planung und Durchführung projektbezogener Beschaffungsprozesse Einkauf Lager Produktion Leistungserbringung mit Stundenerfassung Versandplanung und -steuerung Faktura von Projekten Abrechnung von Aufwandspositionen Zahlpläne mit integrierter Anzahlungsverwaltung Meilensteinabrechnung Projektcontrolling für Kosten, Erlöse und Arbeitsfortschritt Projektbewertung Projektabschluss Management von Nachfolgeaufträgen wie zum Beispiel Nachträge, Gewährleistung und Service Flexible Projektkalkulation Mit der Strukturierung des Projekts haben Sie bereits die Grundlage für die Projektkalkulation gelegt. Durch die Kalkulation von Kosten und Erlösen haben Sie stets den zu erwartenden Deckungsbeitrag im Blick. Dies sowohl in der Vorkalkulation als auch mit der mitlaufenden Kalkulation während der Abarbeitung des Projekts. Zur Ermittlung der Preise einzelner Projektpositionen können Sie im Fall von Standardkomponenten auf die im Artikelstamm hinterlegten Einstandspreise und Verkaufspreise sowie auf Stunden sätze für Leistungen zurückreifen. Für Projektpositionen, zu denen es keine Standardpreise gibt, können Sie auf Schätzwerte oder auf Angebote Ihrer Lieferanten zurückgreifen. Der cc anfragemanager unterstützt Sie bei der Erstellung der Lieferantenanfragen und der Auswahl des geeigneten Lieferanten mit einem Preisspiegel. Über die Einzelpreisermittlung auf Positions ebene hinaus können Sie spezielle Projektpreise oder Projektzuschläge verwenden. Außerdem kann man eine spezielle Zuschlagskalkulation auf Basis eigener Vorlagen einrichten. Eine Rollup-Funktion ermöglicht das Zusammenfassen von Positionen auf einer höheren Ebene im Sinne einer Bottom-Up-Kalkulation. Planung von Projekten Bereits während der Planungsphase Ihrer Projekte werden Sie von cc project bestmöglich unterstützt. Durch die Nutzung von Projektvorlagen, umfassende Kopierfunktionen und die einfache Bedienung des Systems können Sie Projektstrukturen schnell erstellen. In der hierarchischen Projektstruktur planen Sie die für die Umsetzung des Projekts notwendigen Leistungen und Arbeitspakete sowie das erforderliche Material, Reisekosten und sonstige Aufwendungen. projekt-budgetkalkulation Seite 5

5 Mit der Budgetierungsfunktion besteht die Möglichkeit, kalkulierte Positionssummen zu fixieren und anschließend die Budgeteinhaltung zu überwachen ( Top-Down-Kalkulation ). Somit steht Ihnen die bestmögliche Grundlage für eine verlässliche Kalkulation zur Verfügung. Angebotserstellung und Auftragsfreigabe Aus der Kalkulation heraus lassen sich direkt Angebote erstellen. Hierbei können Sie frei entscheiden, welche Kalkulationspositionen im eigentlichen Angebot erscheinen. Anpassungen in Angeboten kann man beim Erstellen eines Auftrages erkennen und an das Projekt rückübertragen. Der Auftragswert wird durch die Auftragsfreigabe für die Projekthistorie festgehalten. Somit behalten Sie auch in der Auftragsabwicklung noch den Überblick über den Umfang des ursprünglichen Projektangebots. Leistungsverzeichnismanager Wollen Sie Teile eines Projekts fremdvergeben, unterstützt das ebenfalls der cc leistungsverzeichnis manager: Aus Teilen der Leistungsverzeichnisse lassen sich Anfragen an Subunternehmer erzeugen, die den Lieferanten wiederum elektronisch zur Verfügung stehen. Die daraufhin eingehenden Angebote werden in cc project eingelesen und über einen Preisspiegel mit anderen Angeboten verglichen. Somit entsteht eine verlässliche kaufmännische Grundlage für die spätere Auftragsabwicklung. Projektablauf- und Terminplanung Neben der Planung der Kosten und Erlöse unterstützt cc project auch die Ablauf- und Terminplanung von Projekten. Mit der integrierten Ressourcenplanung behalten Sie auch projektübergreifend den Überblick über die Auslastung von Unternehmensbereichen und Mitarbeitern. Auf Basis der Projektstruktur, die aus der Projektstruktur abgeleitet werden kann, werden Prozessschritte mit deren zeitlichen Dauer abgeleitet. Die Prozessschritte können über Vorgängerbeziehungen miteinander verknüpft und somit jederzeit neu terminiert werden. Unternehmen, die Ihre Projekte auf Basis von Leistungsverzeichnissen anbieten und abwickeln, unterstützt der cc leistungsverzeichnismanager umfassend. Leistungsverzeichnisse, die elektronisch in den Formaten GAEB 90, GAEB 2000, GAEB XML oder Ö-Norm vorliegen, können direkt in cc project eingelesen und dort weiterverarbeitet werden. Leistungsverzeichnisse werden schnell und effizient bearbeitet, indem Sie die LV-Positionen auf Basis der benötigten Materialien und Leistungen detailliert kalkulieren. Hierbei profitiert man von der Integration ins ERP-System, da sich alle bereits vorliegenden Preisinformationen zur Kalkulation heranziehen lassen. Die so kalkulierten Leistungsverzeichnisse können Sie dann ebenfalls elektronisch als Angebote abgeben. planungsprozesse Microsoft Project Schnittstelle Für den Austausch mit Microsoft Project steht eine bidirektionale Schnittstelle zur Verfügung. Dank dieser Integration lässt sich die Ablaufplanung eines Projekts in MS Project grafisch darstellen, aber auch verändern. Die Änderungen werden auf Wunsch in Seite 6

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7 cc project gespeichert und stehen somit allen Mitgliedern des Projektteams zur Verfügung. Kapazitäts- und Ressourcenplanung Jedem Mitarbeiter können über eine Kalenderfunktion verfügbare Kapazitäten zugeordnet werden. Die Auslastung einzelner Unternehmensbereiche lässt sich über Ressourcengruppen darstellen. Somit können Sie frühzeitig Engpässe erkennen und entsprechende Maßnahmen einleiten. wird sichergestellt, dass die unterstützenden Unternehmenseinheiten voll in den Projektabwicklungsprozess integriert sind. Das ist die Grundlage, um projekt bezogene Bestellungen rechtzeitig erstellen zu können, Lagerbestände auch im Projektgeschäft zu optimieren und der Arbeitsvorbereitung und der Produktion eine solide Basis für die Planung zu liefern. Über Statusinformationen zu den Abwicklungsprozessen, die direkt in der Projektstruktur ersichtlich sind, kann man die Projektausführung anschaulich verfolgen. Dadurch behält auch das Projektteam stets den Überblick über die verteilt ablaufenden Aktionen, die zur erfolgreichen Projektabwicklung notwendig sind. microsoft project integration Vollständige Unterstützung bei der Projektabwicklung dank Integration ins ERP-System Zur Abwicklung von Projekten gehören die Leistungserbringung, die Beschaffung, die Projektlieferung und die Rechnungsstellung an den Kunden. Dank der vollständigen Integration von cc project in das ERP- System Microsoft Dynamics NAV sind Sie in der Lage, die Abwicklung Ihrer Projekte schnell und einfach zu planen und die daraus resultierenden Prozesse zu steuern. Für alle Abwicklungsschritte steht eine Planungs- und Freigabefunktionalität zur Verfügung. Somit können Sie steuern, welche Arbeitspakete und welche Beschaffungsvorgänge aus der Projektstruktur durchgeführt werden dürfen. Die Freigabe leitet automatisch Bedarfe an den Einkauf weiter, erzeugt Lageranforderungen beziehungsweise Fertigungsaufträge und gibt Arbeitspakete zur Stundenbuchung frei. So mitlaufende kalkulation mit signal-monitor Versandmanagement Mit cc project haben Sie die Planung und die Steuerung der Komponenten Ihres Projekts stets im Griff. Durch projektbezogene Lieferscheine steht auch die in vielen Projekten wichtige Entkopplung von Rechnungsstellung und Versand im Standard zur Verfügung. Aufmaßmanagement und Bauabwicklung Erfolgt die Abrechnung von Projekten nach Aufmaß, können Aufmaße mit cc project geplant, durchgeführt und überwacht werden. Die Planung von Aufmaßen erfolgt auf Basis der Leistungsverzeichnispositionen und Aufmaßorte. Auf Basis der Planung erzeugen Sie Aufmaßblätter, die auf der Baustelle Seite 8

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9 bearbeitet werden. Die unterzeichneten Aufmaßblätter bilden dann die Grundlage für die Abrechnung der erbrachten Leistung. Die Abwicklung von Bauprojekten wird unter anderem durch Funktionen zur Verwaltung von Bauvorhaben, Freistellungen, Sicherheitseinbehalten und Bauabzügen unterstützt. Projektabrechnung cc project unterstützt die gängigen Abrechnungsmethoden innerhalb von Projekten: Abrechnung zum Festpreis mit Zahlplänen Abrechnung nach Aufwand Meilensteinbezogene Abrechnung Erstellen Sie den Zahlplan für Ihren Kunden Die optional verfügbare integrierte Anzahlungsverwaltung berücksichtigt alle steuerlichen Gegebenheiten und stellt einen weiteren signifikanten Integrationsvorteil für den Vertriebsmitarbeiter sowie für die nachfolgenden Abteilungen dar. Durch die im Zahlungsplan vereinbarten Daten erhalten Sie termingerecht Vorschläge für die Rechnungs stellung der jeweiligen Anzahlungen bzw. der Schlussrechnung. Die Informationen des Zahlungsplans können optional in die Liquiditätsprognose Ihres Unternehmens einfließen. Projektbewertung Mit cc project können Sie die oft sehr zeitaufwändige buchhalterische Bewertung von Projekten automatisieren. So ist stets nachvollziehbar, zu welchem Wert und auf welcher Grundlage Projekte zu einem Stichtag bilanziell aktiviert beziehungsweise durch Rückstellungen für zukünftige Kosten oder Drohverluste passiviert wurden. Zum Stichtag erfolgt ggf. auch ein Verbrauch bzw. eine Auflösung der Aktivierungen und Passivierungen zum letzten Stichtag. Auftragsnetz Im Lauf der Projektarbeit entstehen in einzelnen Unternehmensbereichen wie Einkauf, Vertrieb, Lager und Produktion immer mehr Belege, die mit dem Projekt im Zusammenhang stehen. Um hier nicht den Überblick zu verlieren, werden diese Belege im Auftragsnetz des Projekts strukturiert dargestellt. Per Mausklick kommt man stets schnell und einfach auf den zugehörigen Beleg in Microsoft Dynamics NAV. Projekt-Controlling Neben den online zur Verfügung gestellten Statusinformationen berechnet das System weitere Indikatoren, die man zur Nachverfolgung nutzen kann. Der Signal Monitor verarbeitet Kosten- und Fortschrittsinformationen und stellt damit den tatsächlichen Kostenaufwand zum relativen Kostenbudget visuell anschaulich dar. In der Mitlaufenden Kalkulation sind die wesentlichen Informationen über alle Projektphasen in einem Fenster dargestellt. Diese Informationen lassen sich auch in Excel aufbereiten. Mit cc project steht eine Branchenlösung zur Verfügung, die Ihnen hilft, Unternehmensprozesse in der Projektplanung und -steuerung bestmöglich umzusetzen. Zusatzmodule Taktorientierte Planung Betriebs- und Zeitdatenerfassung Mobile Datenerfassung Erweitertes Qualitätsmanagement Anzahlungsmanagement Konfiguration mit Checklisten und dynamischen Stücklisten Workflowmanagement u. v. m. Seite 10

10 Für Ihre Notizen Seite 11

11 BERLIN DRESDEN HAMBURG MÜNSTER NÜRNBERG COSMO CONSULT GmbH COSMO CONSULT GmbH COSMO CONSULT GmbH COSMO CONSULT GmbH COSMO CONSULT GmbH Schöneberger Straße 15 Am Brauhaus 12 Friesenweg 2a Von-Steuben-Straße Neumeyerstraße Berlin Dresden Hamburg Münster Nürnberg Fon +49(0) Fon +49(0) Fon +49(0) Fon +49(0) Fon +49(0) Fax +49(0) Fax +49(0) Fax +49(0) Fax +49(0) Fax +49(0) berlin@cosmoconsult.com dresden@cosmoconsult.com hamburg@cosmoconsult.com muenster@cosmoconsult.com nuernberg@cosmoconsult.com