Präsentieren wie ein Profi mit Microsoft PowerPoint 2007

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1 Präsentieren wie ein Profi mit Microsoft PowerPoint 2007 Ingrid Sturm Klicken, Lesen, Weitermachen. So einfach geht das. Rubrik Office Thema PowerPoint Umfang 28 Seiten ebooklet Preis 3,95 Euro Autor Ingrid Sturm Mit Hilfe von Fachbüchern kann man eine Menge lernen. Das ist gut. Wenn man genügend Zeit hat. Für die anderen Momente gibt es eload24: Digitale Bücher ohne jeden Ballast zu exakt definierten Themen, geschrieben von etablierten Fachautoren, unschlagbar preiswert und zum direkten Download. So bekommen Sie immer exakt die Informationen, die Sie wirklich brauchen. 24 Stunden am Tag.

2 Präsentieren wie ein Profi mit Microsoft PowerPoint 2007 Ingrid Sturm eload24 GmbH Blegistrasse 7 CH-6340 Baar info@eload24.com Copyright 2007 eload24 GmbH Alle Rechte vorbehalten. Trotz sorgfältigen Lektorats können sich Fehler einschleichen. Autoren und Verlag sind deshalb dankbar für Anregungen und Hinweise. Jegliche Haftung für Folgen, die auf unvollständige oder fehlerhafte Angaben zurückzuführen sind, ist jedoch aus geschlossen. Fotos unterliegen dem Copyright. Coverfoto: Igor Kalamba - Fotolia.com Inhalt Präsentieren wie ein Profi mit Microsoft PowerPoint MS-PowerPoint starten...4 Der PowerPoint-Startbildschirm... 5 Die verschiedenen Ansichten einer Präsentation... 7 Die PowerPoint-Hilfe...9 Eine professionelle Präsentation erstellen Mit Designvorlagen arbeiten Mit Platzhaltern arbeiten Bilder einfügen Präsentation speichern Eine neue Folie anlegen Eine neue Folie mit zwei Inhalten einfügen Eine Tabelle einfügen Ein Diagramm einfügen Ein Organigramm erstellen Folienübergänge festlegen Bildschirmpräsentation starten.. 24 Benutzerdefinierte Animationen erstellen Präsentation drucken Die Präsentation im Überblick Weiterführende Links... 28

3 Präsentieren wie ein Profi mit Microsoft PowerPoint 2007 Mit Microsoft Office PowerPoint 2007 können Sie schnell effektvolle und dynamische Präsentationen erstellen. Die neu entwickelte Benutzeroberfläche und die neuen Formatierungstools lassen in PowerPoint fast keine Wünsche mehr offen, um professionell gestaltete Präsentationen zu erzeugen. Ob im Beruf, in der Schule oder Privat ohne wirkungsvolle Präsentationen kommt heutzutage niemand mehr aus. Ihr Publikum wird begeistert sein von den vielfältigen neuen Präsentationsmöglichkeiten in PowerPoint Dieses ebooklet macht Sie mit den wichtigsten Funktionen aus PowerPoint 2007 vertraut. Nach einer kurzen Einführung in den Power- Point-Startbildschirm erfahren Sie, wie Sie mit bereits vorhandenen Designvorlagen professionell aussehende Präsentationen erstellen. Wir fertigen eine ansprechende Präsentation, basierend auf einer der neu gestalteten Designvorlagen. Hier arbeiten wir zuerst mit Platzhaltern und sehen uns an, wie einfach es ist, diese an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Auch das Anlegen neuer Folien mit unterschiedlichen Inhalten ist eines der Themen dieses ebooklets. Ausführlich besprochen werden auch wichtige Funktionen, wie das Gestalten mit Hilfe von Bildern, Tabellen und Diagrammen. Natürlich wird auch der Aufbau eines Organigramms erklärt. Spezialeffekte, wie Folienübergänge und benutzerdefinierte Animationen, geben Ihrer Präsentation den letzten Schliff. Die Bildschirmpräsentation und der Ausdruck Ihrer Folien runden unser Werk ab. Worauf warten Sie noch? Starten Sie einfach durch mit Microsoft-PowerPoint. Präsentieren wie ein Profi mit Microsoft PowerPoint 2007 Ingrid Sturm Seite 3

4 MS-PowerPoint starten 1. Klicken Sie auf die Start-Schaltfläche und im nächsten Schritt auf den Eintrag Alle Programme. Wählen Sie im Startmenü den Eintrag Microsoft Office. Je nach installiertem Office-Paket werden die einzelnen Programme aufgelistet. Um PowerPoint zu starten, klicken Sie auf den Eintrag Microsoft Office Power- Point Der PowerPoint-Startbildschirm mit der Titelfolie. PowerPoint präsentiert Ihnen eine leere Präsentation mit dem Titel Präsentation1. Sie können jetzt sofort mit der Eingabe Ihrer eigenen Präsentationsdaten beginnen. Präsentieren wie ein Profi mit Microsoft PowerPoint 2007 Ingrid Sturm Seite 4

5 Der PowerPoint-Startbildschirm Machen Sie sich zuerst ein bisschen mit PowerPoint vertraut und lernen Sie die Oberfläche mit den verschiedenen Funktionselementen kennen. Die Titelleiste mit den drei Buttons In der Titelleiste erscheint immer der Name der Präsentation. Die Bezeichnung Präsentation1 wird angezeigt, wenn Sie PowerPoint starten oder während einer Arbeitssitzung ein neues Dokument erstellen. Speichern Sie Ihre Präsentation, enthält die Titelleiste den von Ihnen vergebenen Namen. Mit Klicken und Ziehen in der Titelleiste bewegen Sie das aktive Fenster an eine andere Position. Klicken Sie in das Schließfeld, so wird das aktive Fenster geschlossen. Bei noch nicht gesicherten Änderungen werden Sie gefragt, ob Sie Ihr Dokument speichern oder die Präsentation lieber verwerfen möchten. Der Befehl Officeschaltfläche Schließen hat dieselbe Wirkung. Fenster, die Sie im Moment nicht benötigen, können Sie mit einem Klick in das Minimierenfeld in der Taskleiste ablegen. Ein erneuter Klick auf die Schaltfläche in der Taskleiste aktiviert Ihr Fenster wieder. Um ein Fenster zu vergrößern, klicken Sie in das Maximierenfeld. Klicken Sie diesen Button erneut an, kehren Sie zur vorherigen Fenstergrösse zurück. Klicken Sie in das Grösseneinstellungsfeld in der rechten unteren Fensterecke, können Sie die Größe des aktiven Fensters wunschgemäß verändern. Durch vertikales Bewegen des Mauszeigers wird die Fensterhöhe, durch horizontales Be- Präsentieren wie ein Profi mit Microsoft PowerPoint 2007 Ingrid Sturm Seite 5

6 wegen die Fensterbreite geändert. Diagonales Bewegen ändert beides gleichzeitig. Die Office-Schaltfläche Die Office-Schaltfläche als Schaltzentrale. Die Office-Schaltfläche befindet sich in der linken oberen Bildschirmecke und dient als Schaltzentrale für alle Office-Programme. Hier finden Sie u.a. die Befehle zur Dateiverwaltung, zum Drucken und den Befehl, um PowerPoint zu beenden. Die Symbolleiste für den Schnellzugriff Die Symbolleiste für den Schnellzugriff. Wie der Name dieser Symbolleiste bereits verrät, finden Sie hier wichtige Befehle, wie Speichern oder Rückgängig, die Sie mit einem Klick erreichen können. Klicken Sie ganz rechts neben dieser Symbolleiste für den Schnellzugriff auf das kleine Pfeilsymbol, so öffnet sich das Ausklappmenü Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen. Durch einfaches Auswählen der Listeneinträge erweitern Sie diese Symbolleiste um weitere Funktionen. Die Multifunktionsleiste Die Multifunktionsleiste mit den einzelnen Registern. Sie befindet sich am oberen Rand des Bildschirms und enthält alle PowerPoint-Befehle. Die Multifunktionsleiste erleichtert Ihnen die Arbeit mit PowerPoint erheblich, denn Microsoft hat versucht, die Befehle so zu ordnen, Präsentieren wie ein Profi mit Microsoft PowerPoint 2007 Ingrid Sturm Seite 6

7 dass bei den verschiedenen Bearbeitungsschritten immer die passenden Befehle zusammen stehen. Der relativ umständliche Weg durch mehrfach verschachtelte Menüs bleibt Ihnen erspart. Für jede Bearbeitungsstufe steht Ihnen eine eigene Registerkarte zur Verfügung, auf der die Befehle nach der voraussichtlichen Notwendigkeit angeordnet sind: Links stehen die Befehle, die am häufigsten eingesetzt werden, rechts diejenigen, die eher weniger gebräuchlich sind. Sollte die Multifunktionsleiste zu viel Platz am Bildschirm einnehmen, können Sie sie jederzeit verkleinern. In dem bereits bekannten Ausklappmenü Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen wählen Sie den Befehl Multifunktionsleiste minimieren. Die Leiste wird nun auf ihre Registerkarten reduziert, obwohl Sie sie jederzeit mit einem Klick wieder anzeigen können. Ein erneuter Aufruf des Befehls Multifunktionsleiste minimieren blendet die vollständige Multifunktionsleiste wieder ein. Die verschiedenen Ansichten einer Präsentation PowerPoint verfügt über vier verschiedene Ansichten: Normalansicht, Foliensortierungsansicht, Notizenseitenansicht und Bildschirmpräsentationsansicht. Die Normalansicht Nach dem Start von PowerPoint wird Ihre Präsentation in der Normalansicht dargestellt. Hier erledigen Sie einen Großteil Ihrer Arbeit, indem Sie Text und Bilder in Ihre Folie integrieren. Präsentationen in PowerPoint bestehen grundsätzlich aus Folien. Stellen Sie sich eine Folie als ein Blatt Papier im Querformat vor, auf dem Text und Bilder untergebracht Präsentieren wie ein Profi mit Microsoft PowerPoint 2007 Ingrid Sturm Seite 7

8 sind. Diese Ansicht verfügt über vier Arbeitsbereiche: Den meisten Platz in der Normalansicht belegt die Folie selbst. Der Folienbereich dient sowohl zur Texteingabe- und bearbeitung als auch zum Einfügen von Bildern, Tabellen, Diagrammen und Animationen. Hier wird die Folie genau so dargestellt, wie sie auch später präsentiert bzw. ausgedruckt wird. Im linken Bildschirmbereich finden Sie die Registerkarte Folien. Die einzelnen Folien Ihrer Präsentation werden hier in Miniaturansicht dargestellt. So wird Ihnen die Navigation durch die verschiedenen Folien erheblich erleichtert. Die Registerkarte Folie dient auch zum Neuanordnen und Löschen der Folien. Gleich daneben befindet sich die Registerkarte Gliederung. Sie dient zum Planen Ihrer Ideen und zur schnellen Texteingabe. So werden hier alle Textinformationen auf einen Blick angezeigt. Bilder, die auf der Folie enthalten sind, werden nicht dargestellt. Unterhalb des Folienbereichs wird das Notizenfeld angezeigt. Wie der Name schon sagt, können Sie hier Notizen eintragen und wenn gewünscht auch drucken. Die ausgedruckten Notizen können Ihnen später als Konzept bei Ihrer Präsentation dienen. Notizen erscheinen natürlich nicht auf der Folie. Um von einer anderen Ansicht zurück zur Normalansicht zu wechseln, aktivieren Sie das Register Ansicht und wählen das Symbol Normal. Alternativ dazu können Sie auch mit den drei Buttons am unteren rechten Bildschirmrand die Ansicht wechseln. Präsentieren wie ein Profi mit Microsoft PowerPoint 2007 Ingrid Sturm Seite 8

9 Die Bildschirmpräsentationsansicht Buttons zum Wechsel der Ansichten. Die Foliensortierungsansicht In dieser Ansicht werden die Folien ebenfalls in Miniaturform dargestellt. Sie können Ihre Folien hier umgruppieren, einfügen oder löschen. Auch die Folienübergänge werden hier festgelegt. Zum Wechsel in diese Ansicht klicken Sie auf den Button Foliensortierung am unteren rechten Bildschirmrand oder arbeiten mit dem Register Ansicht und dem Symbol Foliensortierung. Die Notizseitenansicht Hier starten Sie Ihre Präsentation auf dem Bildschirm. Ein Klick auf den Button Bildschirmpräsentation am unteren rechten Bildschirmrand reicht aus. Oder Sie arbeiten mit dem Register Ansicht Symbol Bildschirmpräsentation. Die PowerPoint-Hilfe Sollten Sie einmal nicht weiter wissen, dann leistet Ihnen die PowerPoint-Hilfe gute Dienste. Aufgerufen wird sie mit dem Fragezeichensymbol in der rechten oberen Fensterecke. Notizen zu Ihrer Präsentation können Sie sowohl im Notizenfeld als auch in der Notizseitenansicht eingeben. Diese Ansicht erreichen Sie über das Register Ansicht und das Symbol Notizenseite. Präsentieren wie ein Profi mit Microsoft PowerPoint 2007 Ingrid Sturm Seite 9

10 Am schnellsten zum Ziel kommen Sie, wenn Sie den zu suchenden Begriff in das dafür vorgesehene Textfeld eingeben und auf die Schaltfläche Suchen klicken. Die Schaltfläche Inhaltsverzeichnis anzeigen blendet Ihnen am linken Rand ein Inhaltsverzeichnis ein, mit dessen Hilfe Sie gezielt durch die einzelnen Themen navigieren können. Natürlich können Sie sich die Hilfethemen mit einem Klick auf das Druckersymbol auch ausdrucken. Der kleine grüne Sticker bewirkt, dass das Hilfefenster stets im Vordergrund bleibt und Sie während Ihrer Arbeit die Hilfe immer im Auge haben. Eine professionelle Präsentation erstellen Die Hilfefunktion von PowerPoint. Im nächsten Abschnitt schauen wir uns an, wie einfach es ist, mit PowerPoint effektvolle Präsentationen zu erstellen. Anhand eines Beispiels erstellen wir eine Präsentation aus Präsentieren wie ein Profi mit Microsoft PowerPoint 2007 Ingrid Sturm Seite 10

11 sechs Folien, die die Entwicklung der Firma Apfelmann Naturkost repräsentiert. Wenn Sie PowerPoint bereits gestartet haben, erscheint auf Ihrem Bildschirm die erste Folie der Präsentation: die Titelfolie. Mit Designvorlagen arbeiten Unsere Titelfolie soll folgendes Aussehen haben: Am einfachsten erstellen Sie Präsentationen mit den bereits vorhandenen Designvorlagen aus PowerPoint. Designvorlagen sind fertige Gestaltungsschablonen, die Ihre Folien mit einem einheitlichen Design versehen. So können Sie sicher sein, dass Ihre Präsentation immer ein professionelles Aussehen bekommt. Standardmäßig arbeitet PowerPoint mit dem Larissa-Design. Für unsere Präsentation verwenden wir das Lysithea-Design. Folgen Sie der Schritt-für-Schritt-Anleitung, um die Designvorlage zu ändern: 1. Aktivieren Sie die Registerkarte Entwurf. PowerPoint zeigt in der Gruppe Designs elf verschiedene Vorlagen an. Eine Auswahl an Designvorlagen. Fertig gestaltete Titelfolie. Präsentieren wie ein Profi mit Microsoft PowerPoint 2007 Ingrid Sturm Seite 11

12 2. Um alle Vorlagen zu sehen, klicken Sie am rechten Rand der Designs auf den kleinen Doppelpfeil. 3. Wählen Sie hier das Design Lyisthea durch Klicken aus. Die Vorlage wird nun auf alle Folien Ihrer Präsentation übernommen. tipp Sollten Ihnen die Designs nicht ausreichen, so finden Sie mit dem Befehl Weitere Designs auf Microsoft Office online eine große Anzahl fertiger Vorlagen - eine bestehende Internetverbindung vorausgesetzt. Mit Platzhaltern arbeiten Die Titelfolie enthält standardmäßig je einen Platzhalter für Titel und einen für Untertitel. Sie füllen diese Platzhalter ganz einfach mit Text, indem Sie in den entsprechenden Platzhalter klicken und mit dem Schreiben beginnen. In den Titelplatzhalter geben Sie den Beispieltext Entwicklung unserer Firma ein. Füllen Sie den Platzhalter Untertitel mit dem Text Apfelmann Naturkost. Sollte Ihnen die Position der Platzhalter nicht gefallen, so können Sie diese jederzeit verschieben. Klicken Sie hierzu den Platzhalter ein Mal an und achten Sie darauf, dass ein Vierfachpfeil erscheint. Jetzt ist der Platzhalter verschiebbar. Auch die Größe eines Platzhalters lässt sich leicht mit den acht Anfassern verändern. Mit den mittleren vier Anfassern ändern Sie entweder die Höhe oder die Breite eines Platzhalters. Die Eckanfasser verändern sowohl Höhe als auch Breite gleichzeitig. Präsentieren wie ein Profi mit Microsoft PowerPoint 2007 Ingrid Sturm Seite 12

13 Um einen Platzhalter zu drehen, klicken Sie auf die kleine grüne Kugel am oberen Rand des Platzhalters. Bei Bedarf können Sie einen Platzhalter auch löschen. Hierzu markieren Sie ihn und drücken die Taste [Entf]. Bilder einfügen Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Um unsere Präsentation ein bisschen aufzupeppen, fügen wir auf der Titelfolie ein ClipArt ein: 1. Wechseln Sie zur Registerkarte Einfügen und klicken Sie auf das Symbol ClipArt. Im eingeblendeten Fenster wählen Sie den Befehl Organisieren von Clips. Stöbern Sie ein bisschen in den verschie- denen Sammlungen und suchen Sie sich ein passendes ClipArt aus. ClipArts in die Präsentation einfügen. 4. Dieses ClipArt markieren Sie und klicken rechts davon auf den kleinen schwarzen Pfeil. Wählen Sie hier den Befehl Kopieren, um das ClipArt in die Zwischenablage zu kopieren. 5. Schließen Sie das ClipArt-Fenster und klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Titelfolie. Mit dem Befehl Einfügen Präsentieren wie ein Profi mit Microsoft PowerPoint 2007 Ingrid Sturm Seite 13

14 aus dem Kontextmenü wird das ClipArt in die Folie eingefügt. Genau wie bei Platzhaltern können Sie das Bild mit Hilfe des Vierfachpfeils verschieben, mit den acht Anfassern in der Größe verändern oder mit der Taste [Entf] löschen, wenn Ihnen das Bild nicht gefällt. sinnvoll, sie zu speichern. Am besten geeignet ist hierfür der bereits vorhandene Ordner Dokumente. Sie können aber jederzeit einen anderen Ordner wählen. Rufen Sie das Dialogfenster mit Office-Schaltfläche Speichern auf. Sie können nicht nur ClipArts, sondern natürlich auch jedes andere Bild von Ihrer Festplatte einfügen. Hierzu aktivieren Sie das Register Einfügen und klicken in der Gruppe Illustrationen auf das Symbol Grafik. Voila! Unsere Titelfolie ist fertig. Präsentation speichern Damit durch äußere Einflüsse (z.b. Stromausfall) die Arbeit nicht verloren geht, ist es Das Dialogfenster Speichern unter. Präsentieren wie ein Profi mit Microsoft PowerPoint 2007 Ingrid Sturm Seite 14

15 Im Menü Speichern bestimmen Sie den Ordner für Ihr Dokument. Unter Dateiname geben Sie der Präsentation einen aussagekräftigen Namen und klicken auf die Schaltfläche Speichern. PowerPoint-Präsentationen erhalten die Dateinamenerweiterung.pptx. stop Soll Ihre Präsentation auch auf Computern mit älteren Power- Point-Versionen einsetzbar sein, dann wählen Sie PowerPoint Präsentation. Dateien dieser Art haben die Dateinamenerweiterung.ppt. Eine neue Folie anlegen. Eine neue Folie anlegen Unsere zweite Folie soll nach Fertigstellung wie folgt aussehen: Um in unsere Präsentation eine zweite Folie mit Aufzählungszeichen einzufügen, aktivieren Sie das Register Start und klicken in der Gruppe Folien auf den Befehl Neue Folie. Mit Klick auf die Folie Titel und Inhalt fügen Sie eine zweite Folie mit Aufzählungen ein. Die Präsentieren wie ein Profi mit Microsoft PowerPoint 2007 Ingrid Sturm Seite 15

16 Platzhalter füllen Sie bitte mit dem Text, wie er im Screenshot abgebildet ist. Eine neue Folie mit zwei Inhalten einfügen Wie Sie im Menü sehen können, bietet PowerPoint eine Vielzahl fertiger Folien an. Sie müssen die Folien aber nicht in der Reihenfolge in Ihre Präsentation einfügen, wie sie im Menü angezeigt werden. Die dritte Folie unserer Präsentation soll Aufzählungen mit vergleichenden Inhalten bekommen. Folien, die Sie eventuell falsch eingefügt haben oder überhaupt nicht mehr benötigen, können Sie jederzeit löschen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste im Register Folien die zu löschende Folie an und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Folie löschen. Folie mit vergleichenden Inhalten. Präsentieren wie ein Profi mit Microsoft PowerPoint 2007 Ingrid Sturm Seite 16

17 Fügen Sie die Folie Zwei Inhalte in Ihre Präsentation ein und füllen Sie die Platzhalter mit Text, wie er im Screenshot angezeigt wird. Um die Unterpunkte der Aufzählung hervorzuheben, können Sie diesen eine andere Ebene zuweisen. 1. Markieren Sie die Unterpunkte. Die Aufzählungspunkte werden eingerückt und mit einem anderen Aufzählungszeichen versehen. Denken Sie auch daran, Ihre Präsentation mit Office-Schaltfläche Speichern zwischenzuspeichern. Eine Tabelle einfügen Tabellen geben Ihrer Präsentation ein strukturiertes Aussehen und sind somit für Ihr Publikum leichter lesbar. Die Listenebene verändern. 2. Aktivieren Sie das Register Start und klicken Sie in der Gruppe Absatz auf das Symbol Listenebene erhöhen. Präsentieren wie ein Profi mit Microsoft PowerPoint 2007 Ingrid Sturm Seite 17

18 Folie mit integrierter Tabelle. Zum Einfügen einer Folie mit Tabelle gehen Sie bitte folgendermaßen vor: 1. Platzieren Sie die Folie Titel und Inhalt in 2. Ihrer Präsentation. Als Überschrift schreiben Sie bitte den Text Raumplanung für den Anbau Wenn Sie sich die Folie genauer ansehen, finden Sie in der Mitte sechs kleine Symbole. Mit Hilfe dieser Icons können Sie bequem verschiedene Elemente in Ihre Folie integrieren. Zum Einfügen einer Tabelle aktivieren Sie das Symbol Tabelle einfügen. PowerPoint fragt nun nach, aus wie vielen Spalten und Zeilen die Tabelle aufgebaut sein soll. In unserem Beispiel benötigen wir drei Spalten und vier Zeilen. Überschreiben Sie einfach die vorgegebenen Werte und bestätigen Sie mit OK. Die Tabelle ist farblich untergliedert, wobei die Spaltenüberschriften dunkler hervorgehoben sind. Füllen Sie nun die einzelnen Tabellenzellen mit dem Text, wie er im Screenshot abgebildet ist. Für die Texteingabe klicken Sie entweder in die betreffende Präsentieren wie ein Profi mit Microsoft PowerPoint 2007 Ingrid Sturm Seite 18

19 Zelle oder springen von Zelle zu Zelle mit der Taste [Tabulator]. Sollte Ihnen die Tabelle nicht gefallen, bietet PowerPoint eine Vielzahl an fertigen Tabellenformatvorlagen an. Ein Diagramm einfügen Umfangreiches Zahlenmaterial veranschaulichen Sie am besten mit Hilfe von Diagrammen. Hierbei unterstützt Sie PowerPoint mit einer Vielzahl unterschiedlichster Diagrammarten, wie Säulen-, Kreis-, Liniendiagramm und vielen mehr. Eine Übersicht der Tabellenformatvorlagen. In der Registerkarte Entwurf sehen Sie in der Gruppe Tabellenformatvorlagen passende Formate für Ihre Tabelle. Mit einem Klick auf die entsprechende Vorlage wird die Tabelle sofort umformatiert. Da unsere Folie noch Platz bietet, können Sie unser ClipArt aus der Titelfolie hier erneut platzieren. Folie mit integriertem Säulendiagramm. Präsentieren wie ein Profi mit Microsoft PowerPoint 2007 Ingrid Sturm Seite 19

20 Diagramme sind in PowerPoint mit ein paar Mausklicks erstellt. 1. Platzieren Sie die Folie Titel und Inhalt in Ihrer Präsentation. Als Überschrift schreiben Sie bitte den Text Überstunden im 4.Quartal. Zum Einfügen eines Diagramms aktivie- ren Sie das Symbol Diagramm einfügen. Das Dialogfenster Diagramm einfügen mit den verschiedenen Diagrammarten Wählen Sie aus der Vielzahl der vorgegebenen Diagrammarten ein passendes aus. Für unser Beispiel übernehmen Sie bitte die Diagrammart Gruppierte Säulen und bestätigen mit OK. Ihr Fenster wird nun in zwei Bereiche aufgeteilt, wobei Sie im linken Fenster eine Vorschau des Diagramms sehen. Im rechten Fenster wurde eine Tabelle in Microsoft Excel geöffnet. Hier müssen Sie nun die Zahlen für Ihr Diagramm eingeben. Ohne Zahlen kein Diagramm. Die Platzhalter in der Excel-Tabelle überschreiben Sie bitte mit den Daten, wie sie im Screenshot abgebildet sind. Die Daten werden ganz einfach überschrieben, indem Sie die entsprechende Zelle in der Tabelle markieren, Text oder Zahlen eintragen und mit der Taste [Return] bestätigen. Während Sie Ihre Daten in die Tabelle eingeben, können Sie im lin- Präsentieren wie ein Profi mit Microsoft PowerPoint 2007 Ingrid Sturm Seite 20

21 ken Fenster den Diagrammaufbau beobachten. Sind alle Daten eingetragen, schließen Sie das Excelfenster und Ihr Diagramm ist fertig. Reiter Diagrammtools. Klicken Sie diesen an, so wird der Reiter Entwurf aktiviert, und Sie sehen unter Diagrammformatvorlagen eine große Auswahl an Formatierungsoptionen. Eine Auswahl an Diagrammformatvorlagen. Per Klick auf ein Symbol wird Ihr Diagramm sofort neu formatiert. Ein Organigramm erstellen Tabellendaten, auf denen das Diagramm basiert. Wenn Ihnen die Gestaltung des Diagramms nicht gefällt, so können Sie es mit wenigen Mausklicks neu formatieren. Markieren Sie hierzu das Diagramm, indem Sie es ein Mal anklicken. Jetzt erscheint in der Titelleiste der Unsere sechste und letzte Folie soll ein Organigramm beinhalten. Mit Hilfe von Organigrammen werden Strukturen und Abläufe dargestellt. Präsentieren wie ein Profi mit Microsoft PowerPoint 2007 Ingrid Sturm Seite 21

22 2. 3. Als Überschrift schreiben Sie bitte den Text Aktueller Personalstand. Zum Einfügen eines Organigramms aktivieren Sie das Symbol SmartArt-Grafik einfügen. Folie mit Organigramm, das den aktuellen Personalstand präsentiert. Folgen Sie der Schritt-für-Schritt-Anleitung, um ein Organigramm in Ihre Folie einzufügen: 1. Platzieren Sie die Folie Titel und Inhalt in Ihrer Präsentation. Das Dialogfenster SmartArt-Grafik auswählen. 4. Wählen Sie im linken Bereich des Fensters die Kategorie Hierarchie und aktivieren Sie das Symbol Horizontale Hierarchie. Präsentieren wie ein Profi mit Microsoft PowerPoint 2007 Ingrid Sturm Seite 22

23 5. Nach Klick auf OK wird das Organigramm 6. mit Platzhaltern eingefügt. Sie brauchen jetzt nur noch die Platzhal- ter mit dem Text aus dem Screenshot zu überschreiben: Platzhalter einfach anklicken und Text eingeben, wobei sich die Schriftgröße automatisch an den Platzhalter anpasst. 2. Markieren Sie mit einem Klick die erste Folie Ihrer Präsentation. 3. Aktivieren Sie die Registerkarte Animationen. In der Gruppe Übergang zu dieser Folie sehen Sie, dass das erste Symbol Kein Übergang ausgewählt ist. Standardmäßig erhalten die Folien also keinen Übergang. Folienübergänge festlegen Folienübergänge geben Ihrer Präsentation den letzten Schliff. Mit ihrer Hilfe bestimmen Sie, wie die aktuelle Folie am Bildschirm ausgeblendet und die nächste Folie eingeblendet wird. Folienübergänge definieren Sie am einfachsten in der Foliensortierungsansicht. 1. Wechseln Sie in die Foliensortierungsansicht. Die Folien werden hier in der Reihenfolge ihrer Erstellung angezeigt. Folienübergänge mit verschiedenen Varianten. 4. Falls Ihnen die neun sichtbaren Folienübergänge nicht gefallen, erweitern Sie das Menü mit einem Klick auf den kleinen Pfeil. Hier werden nun alle Varianten der Folienübergänge angezeigt, die PowerPoint zu bieten hat. Präsentieren wie ein Profi mit Microsoft PowerPoint 2007 Ingrid Sturm Seite 23

24 5. 6. Klicken Sie den gewünschten Folienüber- gang an und aktivieren Sie den Befehl Für alle übernehmen. Alle Folien Ihrer Präsentation erhalten nun denselben Folienübergang. Ein kleines Sternchen am unteren linken Rand jeder Folie symbolisiert den festgelegten Folienübergang. Natürlich können Sie auch für jede einzelne Folien einen anderen Übergang bestimmen. Ihre Präsentation wird dadurch aber sehr unruhig wirken. Je nach Geschmack lässt sich beim Foli- enübergang auch ein Sound hinterlegen. Wählen Sie im Menü Übergangssound einen Sound aus, der Ihnen zu Ihrer Präsentation passend erscheint und klicken Sie wieder auf den Button Für alle übernehmen. 7. Im Menü Übergangsgeschwindigkeit bestimmen Sie, ob der Folienübergang Langsam, Mittel oder Schnell ausgeführt werden soll. 8. In diesem Register bestimmen Sie auch, mit welcher Technik die nächste Folie am Bildschirm angezeigt wird. Voreingestellt ist unter Nächste Folie die Option Per Mausklick. Das bedeutet, dass eine Folie solange am Bildschirm bleibt, bis ein Mausklick erfolgt. Wenn Sie unter Automatisch nach einen Wert eingeben, wird die nächste Folie erst dann eingeblendet, wenn die festgelegte Zeit verstrichen ist. Bildschirmpräsentation starten Ready for take off! Unsere Präsentation ist nun so weit, dass wir sie einem Publikum vorführen können. Sie können die Bildschirmpräsentation aus der Foliensortierungs- oder aus der Normalansicht heraus starten. 1. Wechseln Sie in die entsprechende Ansicht und markieren Sie die erste Folie. 2. Starten Sie die Bildschirmpräsentation mit einem Klick auf den Button Bild- Präsentieren wie ein Profi mit Microsoft PowerPoint 2007 Ingrid Sturm Seite 24

25 3. schirmpräsentation am unteren rechten Bildschirmrand. Die erste Folie wird mit dem entsprechenden Folienübergang angezeigt. Ein weiterer Mausklick präsentiert die zweite Folie. Zum Beenden der Präsentation reicht ebenfalls ein Klick aus. Möchten Sie die Präsentation vorzeitig abbrechen, drücken Sie die Taste [Esc]. In unserem Beispiel wollen wir den Firmennamen Apfelmann Naturkost bei der Bildschirmpräsentation einfliegen lassen. 1. Wechseln Sie in die Normalansicht und markieren Sie den Firmennamen. 2. Aktivieren Sie das Register Animationen und wählen Sie in der Gruppe Animationen den Befehl Benutzerdefinierte Animation. Benutzerdefinierte Animationen erstellen Mit dem Befehl Benutzerdefinierte Animation lässt PowerPoint fast keine Wünsche offen. So ist es beispielsweise möglich, dass Sie Text rotieren oder wellenförmig darstellen lassen. Auch Grafiken und andere Objekte können Sie mit Spezialeffekten versehen. Selbst bei Diagrammen kann der Aufbau der einzelnen Elemente animiert werden. Benutzerdefinierte Animationen festlegen. Präsentieren wie ein Profi mit Microsoft PowerPoint 2007 Ingrid Sturm Seite 25

26 3. Im rechts eingeblendeten Dialogfenster klicken Sie in das Menü Effekt hinzufügen. Wählen Sie Eingang Einfliegen. PowerPoint zeigt den Effekt sofort auf der Folie an. 4. Übernehmen Sie unter Starten die Option Beim Klicken, so wird die Animation per Mausklick gestartet. 5. Unter Richtung und dem Befehl Von unten wird der Firmenname von unten eingeflogen. 6. Mit Geschwindigkeit bestimmen Sie, wie 7. schnell die Animation abläuft. Wenn Sie die Bildschirmpräsentation jetzt erneut starten, wird der Firmenname erst nach Mausklick auf der Folie angezeigt. Präsentation drucken Natürlich können Sie Ihre Präsentation nicht nur am Bildschirm wiedergeben, sondern sie auch ausdrucken. Mit Hilfe dieser Technik können Sie jedes Objekt auf Ihrer Folie animieren. Das Dialogfenster zum Drucken der Präsentation. 1. Wählen Sie Office-Schaltfläche Drucken. Präsentieren wie ein Profi mit Microsoft PowerPoint 2007 Ingrid Sturm Seite 26

27 2. Unter Druckbereich und der Option Alles 3. wird die gesamte Präsentation gedruckt. Möchten Sie nur eine bestimmte Folie drucken, aktivieren Sie die Option Aktuelle Folie. 4. Im Optionsfeld Drucken legen Sie fest, ob Sie Folien, Handzettel, Notizseiten oder die Gliederungsansicht drucken möchten. 5. Die Schaltfläche OK startet den Druckvorgang. Die Präsentation im Überblick Diese erste Präsentation ist schon ganz ordentlich geworden. Hier die Übersicht über alle Folien der Präsentation. Ich wünsche Ihnen jetzt viel Spaß und Erfolg mit Microsoft PowerPoint! Alle Folien der Präsentation im Überblick. Präsentieren wie ein Profi mit Microsoft PowerPoint 2007 Ingrid Sturm Seite 27

28 Weiterführende Links 500 Powerpoint Vorlagen: Eine schicke Präsentation mit Powerpoint anzulegen ist mitunter ganz schön mühselig. Doch nicht, wenn man die passenden Vorlagen hat. Bücher und Anleitungen zum Thema Powerpoint: So holen Sie mehr aus Microsofts Präsentations-Software heraus. Fehlt irgendwas? Bei Conrad gibt es Büroelektronik, Kabel, Tone und natürlich auch Beamer oder Fernbedienungen. Fix und fertige Präsentation: Bei vorlagen.de gibt es Powerpoint-Vorlagen, direkt zum Herunterladen und Benutzen. Das kann Zeit sparen helfen. Beamer sind heute gar nicht mehr so teuer wie sie mal waren: Bei ebay gibt es günstige Beamer, neu und gebraucht. Bei McBuero gibt es Bürobedarf jeder Art, auch Beamer, Kabel oder Folien. Wenn es sein muss, wird schnell per Kurier geliefert. Präsentieren wie ein Profi mit Microsoft PowerPoint 2007 Ingrid Sturm Seite 28

29 Viel guter Rat für 3 Euro monatlich Die neue Flatrate von eload24 Das ist ein Wort: Sie bekommen ein ganzes Jahr freien Zugang zu allen ebooklets bei eload24, Sie können laden, lesen, ausdrucken, ganz wie es Ihnen beliebt. Da werden Sie ganz schön zu tragen haben, denn unser ebooklet-programm ist groß und wird laufend erweitert. Unsere neue Flatrate24 kostet einmalig 36,, schon sind Sie für ein ganzes Jahr dabei. Das sind gerade mal 3, im Monat und lohnt sich: Selbst, wenn Sie nur ein einziges ebooklet der preiswertesten Kategorie im Monat laden, sparen Sie unterm Strich schon mindestens 10, im Vergleich zum Einzelkauf. Garantiert. Tausende Kunden haben dieses Angebot schon wahrgenommen, profitieren auch Sie dauerhaft. Wenn Sie nach Ablauf des Flatrate-Jahres weitermachen wollen, dann brauchen Sie nichts zu tun: das Flatrate-Abonnement verlängert sich automatisch. Bis Sie es beenden. Kaufen Sie unsere Flatrate24 jetzt. Und schon einige Augenblicke später steht Ihnen unser gesamtes Sortiment uneingeschränkt zur Verfügung: Packen Sie mal richtig zu!