PM-Stolpersteine bei komplexen Abwicklungsstrukturen

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1 bei komplexen Abwicklungsstrukturen Univ. Prof. Dipl.-Ing. Dr. Arnold Tautschnig Univ.-Ass. Dipl.-Ing. Thomas Mathoi Inhalt Die 7 Projektbeispiel TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 2 1

2 Charakteristik eines Bauprojektes Qualität Komplex Kostenintensiv Risikoreich Einzelanfertigung Kosten Zeit TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 3 Qualitätsvieleck Flexibilität Termine Qualität Kosten Darstellung des prozessorientierten Qualitätsbegriffes mit dem durch divergierende Ziele aufgespannten Vieleck Funktion Form Ziel: Maxierung der aufgespannten Fläche Konstruktion TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 4 2

3 Projektbeteiligte Konsulenten Rechtsanwälte, Sonderfachleute Finanziers Behörden Bauherr PROJEKT Projektsteuerer Unternehmer Immobilientreuhänder Planer Bauaufsicht Nachbarn, Umfeld, Öffentlichkeit TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 6 Bauherrenaufgaben delegierbare Aufgaben Koordination und Überwachung Vertragsbearbeitung mit Planern und Ausführenden Organisations-, Termin- und Zahlungspläne Dokumentation etc. nicht delegierbare Aufgaben Setzen der obersten Projektziele Mittelbereitstellung definitive Entscheidung zu Planungsphasen, Abnahmen etc. Konfliktmanagement Wahrnehmen der zentralen Projektanlaufstelle projektbezogene Repräsentationspflichten etc. TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 7 3

4 Planeraufgaben Abhängig von der Projektphase, aber Groben gehören dazu Grundlagenermittlung Vorentwurf Entwurf Einreichplanung (Genehmigungsplanung) Ausführungs- und Detailplanung Leistungsverzeichnisse Technische, geschäftliche und künstlerische Oberleitung der Bauführung TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 8 Aufgaben der Projektsteuerung Die Grundleistungen der Projektsteuerung umfassen die neutrale und unabhängige Wahrnehmung von Auftraggeberaufgaben. Zitat der AHO-Fachkommission Projektsteuerung, NOV-96 Wichtig ist dabei eine Leistungsabgrenzung zu den Planern (siehe auch HOPS), z.b.: kaufmännische Projektleitung (Procurement) organisatorische Projektleitung TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 9 4

5 Sonderfachleute Bauherr Ingenieure Architekt Unternehmer Handwerker Lieferanten Bauherr Sonderfachleute Generalplaner Ingenieure Architekt Unternehmer Handwerker Lieferanten TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 10 Bauherr Sonderfachleute Ingenieure Architekt Generalunternehmer Unternehmer Handwerker Lieferanten G eneralplaner Bauherr Generalunternehmer Sonderfachleute Ingenieure Architekt Unternehmer Handwerker Lieferanten Bauherr Generalübernehmer = Totalunternehmer Sonderfachleute Ingenieure Architekt Unternehmer Handwerker Lieferanten TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 11 5

6 Bauherrenmodelle Einzelbauherr Bauherrengemeinschaft A Anteile unterschiedlicher Größe Entscheidungsbefugnisse interne Kompetenzverteilung Projektführung C B TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 12 Der Bauprozess (bei kleinen und mittleren Bauvorhaben) Herkömmlicher Bauprozess *) Projektvorbereitung Planung Ausf.-vorber. Ausführung Ausführungs-/ Detailplanung Leistungsbeschr. Ausführung (Bau) x Jahre 0,5 bis 1,5 Jahre 1,5 Jahre Geforderter (möglicher) Bauprozess *) x Jahre Grundlagenermittlung Vorentwurf Entwurf Einreichplanung Grundlagenermittlung Ausf.- vorber. Planung Ausführung (Bau) Abschluss Abschluss 14 bis 16 Monate *) abhängig vom Genehmigungsprozess TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 13 6

7 Gliederung der nach HOPS 1. Projektvorbereitung 2. Planung 3. Ausführungsvorbereitung 4. Ausführung 5. Projektabschluss Handlungsbereiche A) Organisation Koordinierung Information Dokumentation B) Qualitäten Quantitäten C) Kosten D) Termine Grundleistungen Besondere Leistungen TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 14 PPH 0 Projektentwicklung (nach Diederichs) TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 15 7

8 PPH 0 Projektentwicklung TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 16 PPH 1 - Projektvorbereitung Projektziele / Projektorganisation Auswahl der Projektbeteiligten (Planer) Nutzerbedarfsprogramm (NBP) Standort, Raum-, Fläche-, Anlagebedarf Rahmen für Investition, Baunutzungskosten Terminrahmen (Generalablaufplan) > TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 17 8

9 Dachbodenausbau TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 18 Projektentwicklung, Planung TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 19 9

10 PPH 2 - Planung Genehmigungsverfahren, Öffentlichkeitsarbeit Herbeiführen von Entscheidungen Kostenermittlung Mittelbedarf, Mittelfluss Terminplanung der Planung Terminplanung der Ausführung > TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 20 Planung TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 21 10

11 PPH 3 - Ausführungsvorbereitung Erstellung der Ausschreibungsunterlagen Bieterkreisermittlung Versand der Ausschreibungen Angebotsauswertung Soll-Werte für Vergabeeinheiten (Kostenkontrolle) Steuerungsablaufplanung der Ausführung TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 22 Ausführungsvorbereitung TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 23 11

12 Ausführungsvorbereitung / Bemusterung TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 24 PPH 4 - Ausführung Projekt-/Ausführungsänderungen Herbeiführen von erforderlichen Entscheidungen Nachtragsprüfung Rechnungsprüfung Laufende Kostenkontrolle Ablaufsteuerung der Ausführung TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 25 12

13 Ausführung TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 26 Ausführung TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 27 13

14 PPH 5 - Projektabschluss Übernahme, Inbetriebnahme/Nutzung Funktionsprüfungen behördliche Abnahmen Gewährleistungsverzeichnisse Schlussrechnungsprüfung Terminplanung und Steuerung der Inbetriebnahme Gewährleistungsabwicklung > TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 28 Projektabschluss, Mängelbehebung TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 29 14

15 Stolperstein 1: Planerauswahl Problem/Ursache billige, aber inkompetente Partner Nicht alle notwendigen Planer/Konsulenten werden ausgewählt Leistungslücken!! Zu späte Auswahl/Beauftragung Maßnahme(n) Achtung auf Referenzen Vollständige Abdeckung aller Leistungen Leistungsbilder auf Gaps über prüfen Generalablaufplan festlegen mit Eckterminen für Planerbeauftragung TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 30 Stolperstein 2: Genehmigungsverfahren Problem/Ursache Keine Vorabstmung mit Behörde(n) Verfahren unklar Maßnahme(n) Behörde rechtzeitig vorinformieren (Strategie!?) Abstmen aller (!) notwendigen Verfahren Unvollständige Anrainerverzeichnisse Vollständiges Verzeichnis (Geometer!) TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 31 15

16 Stolperstein 3: Planungsprozess Problem/Ursache Plötzliche Schwierigkeiten Keine Planung der Planung zu geringe/hohe Detaillierung Überlappung mit Ausführung (prozessbegleitende Planung) Freigabeprozedere unklar Maßnahme(n) Pro-Aktives Handeln der Beteiligten (Erfahrung!) Planungsterminplan (STP) Planungsschärfe an den Bedarf anpassen Überlappung sinnvoll gestalten, koordinieren Klaren Workflow vorgeben TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 32 Stolperstein 4: Ausschreibung Problem/Ursache Vertragsbedingungen ( schwammig, zu allgemein formuliert, etc.) Projektbesonderheiten werden zu wenig berücksichtigt ungenaue, nicht nachvollziehbare Massenermittlungen Maßnahme(n) möglichst kurze, prägnante Vertragsbedingungen Projektcharakteristik, BVB (besondere Vertragsbedingungen) Massenermittlungsstandards entwickeln und anwenden TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 33 16

17 Stolperstein 5: Kostensicherheit Problem/Ursache Das Verhängnis der ersten Zahl ungenaue Kostenkennwerte und unklare Daten-Quellen (Vergleichsprojekte) unvollständige Massenermittlungen Keine ausreichende Kostenkontrolle Maßnahme(n) Kostenkennwertdatenbank (verlässliche Quelle) eingesetzte Kostenkennwerte und Berechnungsmodelle auf Detaillierung der Planung abstmen Massenprüfung, Pauschalen vereinbaren Systematische Kostenkontrolle durchführen TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 34 Stolperstein 6: Termintreue Problem/Ursache Keine systematische Abforderung von Erledigungen Fehlende Projektdisziplin Fehlende Tools zur Projektverfolgung (z.b. EDMsysteme) Maßnahme(n) Regelmäßige Projekt-Jour fixes (Protokollverwaltung) Laufende Teamkontrolle Verwendung von standardisierten Kommunikations-Systemen (z.b. Plattformen, EDM- Systeme, Workflow- Kontrollen etc.) TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 35 17

18 Stolperstein 7: Koordination/Änderungswesen Problem/Ursache Fehlendes Änderungsprozedere, Mangelnde Transparenz von Änderungsabläufen Keine klare Verantwortlichkeit der Gesamtkoordination Maßnahme(n) Systematisches Änderungswesen (RFI, CON etc.) Ein (!) gesamtverantw. Projektleiter Projektsteuerung einsetzen TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 36 Ein Blick in die Zukunft TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 43 18

19 Fazit Reduktion der 7 wesentlichen Einschaltung professioneller Projektbeteiligter für alle Phasen klare Projektstrukturen/ geregelte Kommunikationsprozesse geregelte Entscheidungsprozesse adäquate Steuerungs-/Gegenmaßnahmen proaktives Handeln (Erfahrung!) TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 44 Ihre Aufgaben Ausgangssituation Auftrag an Treuhänder durch Bauherrengemeinschaft am Fertigstellung (Bezug) in 18 Monaten Aufgabenstellung Festlegung der Rollen Projekt Aufstellen einer Projektorganisation Erstellung eines Rahmenterminplanes TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 45 19

20 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Univ.Prof.DI.Dr.techn. Arnold Tautschnig Univ.-Ass. Dipl.-Ing. Thomas Mathoi Institut für Baubetrieb, Bauwirtschaft und Baumanagement Universität Innsbruck Technikerstraße 13 Phone: /507/ Innsbruck Fax: /507/2991 Austria, EU TAU, Winterseminarwoche ÖVI Folie 46 20