1 Beschaffung im Wandel

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1 Supplier Relationship Management Instrumente zu einer tiefgreifenderen Lieferantenintegration Das Supplier Relationship Management umfaßt neben der Optimierung der Beschaffungsprozesse durch elektronische Analyse- und Controllingwerkzeuge auch die enge Einbindung der Lieferenten in die Geschäftsprozeßabläufe. So hat sich die Rolle des Lieferanten, der früher im Rahmen von Preisverhandlungen als Gegner betrachtet wurde, zu einem Wertschöpfungspartners hin entwickelt, der in die Beschaffungsprozesse integriert werden muss. Parallel hierzu ist ein Technologiedruck aufgrund der zunehmenden informationstechnischen Einbindung der Unternehmen in Netzwerke entstanden. Das Supplier Relationship Management (SRM) beschreibt die Potentiale, die sich aus diesen Entwicklungen für die Versorgung des Unternehmens mit Waren und Dienstleistungen ergeben und stellt dazu verschiedene unterstützende Methoden und Instrumente zur Verfügung. Eine Methode Beschaffungsprozesse mit den Lieferanten effizienter zu gestalten und dem Wandel im Beschaffungswesen Rechnung zu tragen, ergibt sich aus der Nutzung von Werkzeugen für die automatisierte Geschäftsprozeßintegration. 1 Beschaffung im Wandel Die Beschaffung ist einer der entscheidenden Wettbewerbsfaktoren für Unternehmen. Veränderungen auf den Beschaffungsmärkten und der Wandel von Unternehmensstrategien haben zu höheren Anforderungen an das Beschaffungsmanagement geführt. Beschaffungsmärkte unterliegen Marktstrukturen und Rahmenbedingungen, die sich in den vergangenen Jahren stark gewandelt haben. Aus regionalen Märkten wurden globale Beschaffungsplätze. traditioneller Einkauf marktorientierte Beschaffung national autonom operativ transaktionsorientiert funktional lieferantenorientiert konventionell Global Sourcing Allianzen, Einkaufskooperationen Aufbau langfristiger Wettbewerbsvorteile, Vernetzung von Unternehmen Partnerschaften, Supplier Relationship Management Supply Chain Management, Efficient Consumer Response, CPFR Category Management, Customer Relationship Management, Handelsmarken EDI, WebEDI, Elektronische Marktplätze, Extranets, Elektronische Kataloge, CPFR, RFID international kooperativ strategisch beziehungsorientiert prozeßorientiert absatzmarktorientiert elektronisch-integriert Abbildung 1: Entwicklungspfade im strategischen Beschaffungsmanagement

2 Aufgaben wie zum Beispiel die Bestimmung von Artikeleigenschaften, Maßen und Größen, Design, Verpackungseinheiten und -gestaltung, bisher durch den Lieferanten getätigt, werden aktiv vom Handel mitgestaltet und beeinflußt. Durch Informations- und Kommunikationstechnologie können Beschaffungsprozesse zudem vollautomatisiert ausgeführt werden. Elektronische Beschaffungsformen wie eprocurement, esourcing und Elektronische Marktplätze geben den Unternehmen die Möglichkeit, neue Potentiale zu erschließen, konfrontieren sie aber gleichzeitig mit neuen, zunehmend komplexeren Anforderungen an die Informations- und Kommunikationstechnologie. Die Integration von Daten, Prozessen und Anwendungen rückt immer stärker in das Zentrum der Beschaffungsebene. 2 Heterogene Applikationswelten Bremsklotz für die Lieferantenintegration Anwendungsbereich der Integrationswerkzeuge ist der interventionslose Austausch von Informationen und Daten zwischen Warenwirtschaftssystemen, Data-Warehouse-, SCM- und CRM-Systemen, Callcenter-Lösungen oder Speziallösungen für Finanzbuchhaltung, Personal bzw. Hochregal. Davon betroffen sind grundsätzlich alle ein- und ausgehenden Prozesse auf inner- und zwischenbetrieblicher Ebene. Dies betrifft sowohl Bestellungen, Rechnungen, Lieferavise, Speditionsaufträge, Lagerlisten, Abverkaufszahlen oder Zollanmeldungen an die Geschäftspartner, als auch Einzelgesprächsauswertungen der Kommunikationsdienstleister, Produktionspläne für das Tochterunternehmen, Stammdatenübergabe zwischen Warenwirtschaft und Data-Warehouse oder die Übermittlung der Umsatzzahlen aller Zweigstellen an die Muttergesellschaft. Hat ein Unternehmen zum Beispiel das ERP-System SAP im Einsatz, können sich z.b. folgende Konstellationen ergeben: - Das Mutterunternehmen setzt SAP R/3 in der Version 4.6c ein, die ausländische Tochter nutzt als reine Produktionsstätte lediglich das softwarewartungsunabhängige Modul PP (Produktionsplanung) im Release 3.0i. - Auf der Kunden- und Lieferantenseite sind Warenwirtschaftssysteme von Oracle, Baan, Navision, Sage KHK, Peoplesoft und anderen Anbietern im Einsatz. - Weitere Kunden, Lieferanten und Servicedienstleister haben SAP- Systeme. Diese haben einen unterschiedlichen Releasestand, z.b. 4.5b oder 4.6c, oder nutzen ungleiche Nachrichtenversionen. So besteht zum Beispiel beim Austausch von Bestellungen die Wahl zwischen den

3 Nachrichtenversionen ORDERS01 bis ORDERS05 und den IDoc- Versionen 3 und 4. - Aufgrund unternehmensspezifischer Anforderungen wird nicht auf das CRM-Modul der SAP AG, sondern auf das eines konkurrierenden Anbieters zurückgegriffen. Beim Data-Warehouse kommt die Lösung eines dritten Anbieters zum Einsatz. - Um die Erhöhung der Wartungsgebühren möglichst lange herauszuzögern, werden nur die Module CO und FI gegen mysap Business Suite getauscht. - Excel-Auswertungen sollen ins Data-Warehouse übernommen werden. - Auf Partnerwunsch werden Beschaffungsprozesse nicht mehr direkt, sondern über einen Online-Marktplatz abgewickelt. Integrationswerkzeuge treten der Heterogenität der Anwendungssysteme entgegen. Zentrale Funktionen dieser Werkzeuge bestehen in der Datentransformation in das Zielformat, im Datentransfer (Kommunikation), im Prozeß-Monitoring und in der Prozeßintegration. Bei der Auswahl eines geeigneten Tools sollte das entscheidende Unternehmen daher folgende technischen und strategischen Parameter berücksichtigen: - Integrationstiefe, d.h. wie komplex soll das Integrationswerkzeug in das Warenwirtschafts- bzw. ERP-System eingebunden sein - Fokus primär auf dem inner- oder zwischenbetrieblichen Datenaustausch - Unterstützung von Warenwirtschafts- bzw. ERP-spezifische Connectoren - Verarbeitung aller Datenformatstandards (EDIFACT, XML, IDoc etc.) - Unterstützung praxisrelevanter Kommunikationsverfahren (HTTP/S, EDIINT AS2 etc.) - Übersichtliches Monitoring externer und interner Prozesse mit parametrisierbarem Error-Handling - Service- und Supportbereitschaft - N:N-Konvertierungs-Funktionalität, d.h. jedes Quellformat sollte in jedes Zielformat umsetzbar sein - Integrations-Zusatzdienstleistungen wie WebEDI, elektronische Signatur, Online- Archivierung etc. - Langfristige Produkt- und Servicestrategie des Anbieters - Branchenerfahrung und Referenzen - Projektumsetzung pragmatisch-strukturiert oder bürokratisch-formalisiert

4 3 Supplier Relationship Management Anforderungen an den Lieferanten am Beispiel des Handels Um als Lieferant auch langfristig noch attraktiv zu sein, müssen diese die unterschiedlichsten Szenarien der Daten- und Geschäftsprozeßintegration abdecken können. Neben der direkten Kundenkopplung wird die Anbindung über Elektronische Marktplätze und verstärkt über Lieferanten-Extranets relevanter. Bei Letztgenannten betreibt ein Handels- oder Herstellerunternehmen ausschließlich für die eigenen Lieferanten eine exklusive Beschaffungsplattform. Vor allem die führenden nationalen und internationalen Handelsunternehmen bauen proprietäre Lieferanten-Extranets auf. Sie besitzen damit eine hohe Kontrolle über die Lieferanten und können ihre Einkaufmacht bzw. das Einkaufsmanagement unter Ausschluß der Konkurrenz organisieren. Nationale Handelsunternehmen mit Lieferanten-Extranets sind zum Beispiel Markant mit Markant.de, Lekkerland-Tobaccoland mit LT-onland.de, Rewe mit dem sog. Rewe Lieferanten Partnernetz (ReLiPa), KarstadtQuelle mit seiner Corporate Application for Interactive Procurement (Caipro), Metro mit Metro Link oder dm-drogerie markt mit Trade Information Exchange (TIE). Die Vorteile von Lieferanten-Extranets liegen eindeutig auf Seiten der Betreiber. Jedes Handelsunternehmen etabliert für die Abwicklung der Beschaffung über die eigenen Lieferantenplattformen einen an den unternehmensspezifischen Anforderungen ausgerichteten Standard. Dies gilt sowohl für die Benutzerführung, das unterschiedliche Layout und die angebotenen Funktionen und Reaktionsmechanismen als auch für den Detaillierungsgrad der übermittelten Informationen und die proprietären Datenformate. In der Konsequenz können die Informationen vom Lieferanten nicht integriert verarbeitet werden. Dieser Nachteil wird vor allem dann akut, wenn ein Lieferant mit mehreren Lieferanten-Extranets in Beziehung steht. Dies führt auf Seiten des Lieferanten zu immensen Aufwänden, da sich der Geschäftsprozeßablauf äußerst komplex gestaltet und die vielen Datenformatstandards in die eigene Warenwirtschaft integriert werden müssen. Unilever-Bestfoods ist als Lieferant zum Beispiel u.a. auf den Extranets von Tesco, Safeway, Sainsbury und Wal*Mart tätig. Um eine langfristige Bereitschaft der Lieferanten für eine dauerhafte Zusammenarbeit sicherzustellen, ist eine herausragende Marktstellung des Handelsunternehmens von großem Nutzen. Aufgrund der hohen Konzentration bringen viele Handelsunternehmen diese Voraussetzung mit. Die Handelsunternehmen hingegen profitieren von der exakten Anpassung der Handelsplattformen an die eigenen Beschaffungsprozesse sowie von der sich dadurch

5 ergebenden Möglichkeit schneller Entscheidungs- und Umsetzungsprozesse. Die hierdurch erhöhte Prozeßtransparenz unterstützt eine schnelle Reaktion auf aktuelle Veränderungen der beschaffungsbezogenen Parameter. Aus Sicht einer verbesserten Interoperabilität und mit dem Ziel einheitlicher Geschäftsprozesse sind Lieferanten-Extranets allerdings negativ zu bewerten. Trotzdem geht der Trend in Richtung Aufbau dieser proprietären Extranets. Im Gegensatz hierzu konnten sich die noch vor kurzem stark propagierten Elektronische Marktplätze wie Global Net Xchange, WorldWide Retail Exchange oder CPGmarket nicht in der avisierten Breite am Markt durchsetzen. Trotzdem beschaffen vor allem die führenden Handels- und Herstellunternehmen einen Teil des Sortiments bzw. der Rohstoffe über Elektronische Marktplätze und somit müssen sich auch die Lieferanten auf die Anforderungen einstellen. So bezieht z.b. Rewe vor allem von neuen oder temporär aktiven Lieferanten Einmal- und Aktionssortimente sowie indirekte Güter über WorldWide Retail Exchange, das eigene Lieferanten-Extranet ReLiPa wird dagegen für die Abwicklung regelmäßiger Transaktionen mit eng angebundenen Lieferanten eingesetzt. Im Gegensatz dazu beschaffen andere Handelsunternehmen, wie z.b. Ahold, Tesco, Metro oder Tengelmann und Hersteller wie Campell, Bahlsen oder Barilla Frischwaren vermehrt über Elektronische Marktplätze. Der Trend geht eindeutig zu einem stark diversifizierten Beschaffungsmanagement. Zukünftig werden bidirektionale Partnerschaften, Lieferanten-Extranets und Elektronische Marktplätze parallel in den Beschaffungsprozeß integriert werden müssen. 4 EDIINT AS2 als neue Kommunikationsmethode EDIINT AS2 ist ein neues Kommunikationsverfahren für den sicheren Datenaustausch über das Internet. Elektronische Geschäftsdokumente beliebigen Datenformats (EDIFACT, XML, CSV, EAN.UCC XML etc.) werden bei diesem Verfahren komprimiert, verschlüsselt, bei Bedarf mit einer elektronischen Signatur versehen und an den Geschäftspartner übermittelt. Über eine Punkt-zu-Punkt-Verbindung werden die Daten via HTTP/S zeitnah übermittelt, Zeitverzögerungen entfallen. Um sicherzustellen, daß der Empfänger die Nachricht in unveränderter Form empfangen sowie fehlerfrei dekomprimiert und entschlüsselt hat, wird das empfangene Dokument anhand eines Message Identification Codes (MIC) auf Originalität geprüft und eine Bestätigungsnachricht (Message Disposition Notification) zurückgesendet. Durch die elektronische Signatur wird die Authentizität der Geschäftspartner gewährleistet. Nach erfolgreicher Übertragung wird die Nachricht an die internen Applikationen (z. B. ERP) zur Weiterverarbeitung übergeben. Vor einer Datenübertragung müssen durch beide Partner

6 der Verschlüsselungs- und Hash-Algorithmus sowie elektronische Zertifikate ausgetauscht werden. Dieser einmalige Prozeß wird in der nachfolgenden Grafik in Grau dargestellt. AS2-Lösung Verschlüsselungs-/MIC-Algorithmus/Zertifikate EDIINT AS2 Nachricht Message Disposition Notification (MDN) AS2-Lösung Hersteller/Lieferant Sender Die AS2-Lösung erstellt eine digitale Signatur, verschlüsselt und versendet die Daten. HTTP/S-Verbindung Die AS2-Lösung validiert die digitale Signatur, entschlüsselt die Daten und versendet die MDN. Handelsunternehmen Empfänger Abbildung 4-1: Das EDIINT AS2-Kommunikationsverfahren im Überblick Die Datenübertragung via EDIINT AS2 setzt den Einsatz einer EDIINT AS2-fähigen Softwarelösung auf Seiten der angebundenen Partner voraus. Damit die EDIINT AS2- Verbindungen zu unterschiedlichen Geschäftspartnern einfach aufzubauen sind und eine problemlose Kommunikation gewährleistet wird, sind alle EDIINT AS2-Lösungen einem intensiven Kompatibilitätstest zu unterziehen. Darauf erfolgt die Zertifizierung der EDIINT AS2-Lösung. Test und Zertifizierung erfolgen durch das unabhängige Unternehmen Drummond Group Inc.. Im Vergleich zum Datenaustausch über einen VAN liegen die Vorteile der EDIINT AS2-Lösung vornehmlich in der Reduzierung der Kommunikationskosten sowie in der Beschleunigung des Informationsflusses. Heute wird EDIINT AS2 vor allem in Nordamerika eingesetzt. So hat z.b. Wal*Mart beschlossen, den Datentransfer mit seinen Lieferanten in Zukunft nur noch über eine EDIINT AS2-Lösung abzuwickeln. Aber auch in Deutschland sind es vor allem die großen Handelsketten die ihre Kommunikation sukzessive auf AS2 umstellen. GS1 Germany betrachtet EDIINT AS2 als das Protokoll mit der zukünftig größten Bedeutung. 5 Ausblick Grundsätzlich ist eine Intensivierung der Kunden-Lieferenten-Beziehung zu konstatieren. Lieferanten werden stetig tiefgreifender in die kundenspezifischen Prozeßabläufe eingebunden und müssen zusätzlich neue technologische Anforderungen meistern. Aufgrund der signifikanten Einsparpotentiale wird ein weiterer Schwerpunkt des zukünftigen Supplier Relationship Managements in der Übermittlung elektronisch signierter Rechnungen liegen. Die größte Herausforderung liegt hierbei in der Anbindung von technisch und organisatorisch

7 recht heterogenen Lieferantenstrukturen. So gilt es Lösungen zu implementieren, die sowohl den Anforderungen eines kleinen Handwerksunternehmens als auch einem Großunternehmen entsprechen.