Microsoft Office Outlook für Windows W-OL2007KV. Autor: Konrad Stulle. 1. Ausgabe vom 15. Januar 2009

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1 W-OL2007KV Autor: Konrad Stulle 1. Ausgabe vom 15. Januar 2009 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Internet: Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Microsoft Office Outlook 2007 für Windows Themen-Special: Konfiguration und Verwaltung W-OL2007KV Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten mit lebenden oder toten Personen sowie tatsächlich existierenden Organisationen oder Informationen sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT- Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich.

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3 Inhalt Microsoft Office Outlook Themen-Special: Konfiguration und Verwaltung I Basiswissen 1 Was Sie wissen sollten Konten und Profile verwalten Mit Outlook in einer Exchange-Umgebung arbeiten Zugriff auf einen Exchange Server im Firmennetzwerk Zugriff auf Postfächer über das Internet s über verschiedene Konten übertragen Mit mehreren Profilen arbeiten Schnellübersicht Übung Sicherheitseinstellungen einrichten Blockierte Dateianhänge senden und empfangen s signieren und verschlüsseln Persönliches Zertifikat (digitale ID) erhalten Ein persönliches Zertifikat verwenden Schnellübersicht Übung Ordner archivieren und Daten sichern Outlook-Ordner automatisch archivieren Archivierung individuell festlegen Outlook-Ordner manuell archivieren Mit persönlichen Ordnerdateien arbeiten Auf persönliche Ordnerdateien zugreifen Daten importieren/exportieren Schnellübersicht Übung Mit öffentlichen Ordnern arbeiten Die Struktur von öffentlichen Ordnern planen Öffentliche Ordner einrichten Den Zugriff auf öffentliche Ordner regeln Nachrichten an einen öffentlichen Ordner senden Kontakte in öffentlichen Ordnern verwalten Ressourcenverwaltung mit einem öffentlichen Ordner Tipps zum Arbeiten mit öffentlichen Ordnern Schnellübersicht Übung...44 Datentransfer 6 Mit Outlook offline arbeiten Postfach im Offlinemodus verwenden Postfach und öffentliche Ordner synchronisieren Mit Übermittlungsgruppen arbeiten Elemente filtern Nachrichtenübermittlung mit Remot Schnellübersicht Übung Web Access mit Outlook Outlook über das Internet starten Nachrichten lesen und verwalten s erstellen und versenden Die Kalenderfunktionen nutzen Aufgaben erstellen Outlook-Einstellungen ändern Schnellübersicht Übung Mit Outlook-Daten auf einem PDA arbeiten Outlook-Daten mit einem PDA austauschen Synchronisationseinstellungen ändern Schnellübersicht...69 Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

4 5 Microsoft Office Outlook Themen-Special: Konfiguration und Verwaltung 5 Mit öffentlichen Ordnern arbeiten In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie öffentliche Ordner in Outlook anlegen wie Sie Berechtigungen vergeben und verwalten wie Sie Ressourcen mit öffentlichen Ordnern verwalten Voraussetzungen Outlook-Adressbuch und Berechtigungsstufen Besprechungsanfragen versenden 5.1 Die Struktur von öffentlichen Ordnern planen Was sind öffentliche Ordner? Öffentliche Ordner werden auf dem Exchange Server angelegt; können von mehreren Benutzern gemeinsam verwendet werden; können Elemente des Typs Nachricht, Kalender, Aufgabe, Notiz oder Journal enthalten; erhalten eigene -Adressen. Für Elemente wie beispielsweise Besprechungsprotokolle oder Projektberichte, auf die mehrere Personen zugreifen müssen, eignen sich öffentliche Ordner zur Datenablage. Reservierungen von gemeinsam genutzten Ressourcen wie z. B. Besprechungsräume oder Dienstfahrzeuge können über öffentliche Ordner des Typs KALENDER erfolgen. Öffentliche Ordner können im globalen Adressbuch von Outlook angezeigt werden, wenn die entsprechenden Einstellungen auf dem Exchange Server vorgenommen wurden. Sie sind damit genauso adressierbar wie Personen oder Gruppen. Was ist bei der Einrichtung öffentlicher Ordner zu beachten? Hat ein Unternehmen sich entschlossen, bestimmte Informationen in öffentlichen Ordnern bereitzustellen, sollte zunächst die Ordnerstruktur geplant werden. Grundlage der Ordnerstruktur ist in erster Linie ein hierarchischer Aufbau und eine einfache Verwaltung der Zugriffsrechte. Daraus ergeben sich die folgenden Hinweise für die Planung: Eindeutige Ordnernamen: Die Ordnernamen sollen eindeutig und einmalig sein, beispielsweise Abteilung Entwicklung - Kontakte statt nur Kontakte. Erweiterbare Ordnerstruktur: Die Ordnerstruktur soll erweiterbar sein, beispielsweise für eine Tochterfirma, weitere Abteilungen oder Projektgruppen. Ordnertyp: Überlegen Sie vorher, welche Elemente ein neuer Ordner enthalten soll (Aufgabe, , Journal, Kalender, Kontakt, Notiz), da ein nachträgliches Ändern des Ordnertyps nicht möglich ist. Berechtigungsvergabe über Benutzergruppen: Erteilen Sie die Zugriffsberechtigungen an eine zuvor angelegte Gruppe von Personen statt an Einzelpersonen. Querzugriffe: Vermeiden Sie Berechtigungen für Querzugriffe. Falls beispielsweise alle Abteilungsleiter Berechtigungen für alle Abteilungsordner erhalten sollen, um sich gegenseitig zu vertreten, richten Sie einen neuen öffentlichen Ordner ein, der allen Abteilungsordnern übergeordnet ist. 34 HERDT-Verlag

5 Mit öffentlichen Ordnern arbeiten 5 Das Erstellen und Verwalten von öffentlichen Ordnern sowie die Vergabe von Zugriffsrechten kann sowohl auf dem Exchange Server als auch vom Outlook Client aus erfolgen. Verteilergruppen und Sicherheitsgruppen können nur auf dem Exchange Server angelegt werden. Die Pflege der Mitglieder in diesen Gruppen ist auch in Outlook möglich. Planungsbeispiel für die Einrichtung öffentlicher Ordner in einem Unternehmen Im nachfolgenden Beispiel werden öffentliche Ordner für die Firma IMPECK angelegt, ein Unternehmen in Frankfurt mit mehreren Abteilungen. Die Nutzungszeiten von Besprechungsräumen und Dienstfahrzeugen sowie der -Verkehr der Projektgruppen soll über öffentliche Ordner verwaltet werden. Standardmäßig existiert auf dem Exchange Server 2007 ein öffentlicher Ordner, der in der Outlook-Ordnerliste angezeigt wird und die Unterordner Favoriten und Alle öffentlichen Ordner enthält. Neue öffentliche Ordner können in Outlook nur im Ordner Alle öffentlichen Ordner eingerichtet werden. Eine Erweiterung der Ordnerstruktur auf der Ebene des obersten öffentlichen Ordners ist nur auf dem Exchange Server möglich. Öffentliche Ordner sind in der Ordnerliste am blauen Doppelpfeil unter dem Ordnersymbol zu erkennen. Gruppen für die Vergabe von Zugriffsrechten anlegen Wenn die Ordnerstruktur geplant ist, sollten Sie von Ihrem Netzwerkadministrator die benötigten Gruppen anlegen lassen. Für die Beispiel-Firma IMPECK werden folgende Gruppen eingerichtet: Je Abteilung wird eine Gruppe mit allen Abteilungsmitgliedern angelegt. Eine Gruppe enthält die Mitglieder der Abteilungsleitungen. Eine Gruppe von Administratoren wird benötigt. Die Mitglieder der Geschäftsführung werden in einer Gruppe zusammengefasst. Für jede Projektgruppe wird eine Gruppe angelegt. Berechtigungen an Gruppen vergeben Um die Benutzerverwaltung einfach und übersichtlich zu halten, können die Zugriffsrechte für die öffentlichen Ordner an die zuvor angelegten Gruppen vergeben werden. Der Vorteil von Zugriffsregelungen besteht in der zentralen Verwaltung dieser Gruppen. Wechselt z. B. ein Mitarbeiter die Abteilung, muss lediglich seine Mitgliedschaft in einer Abteilungsgruppe gelöscht werden und einer anderen Gruppe hinzugefügt werden. An den Zugriffsrechten der öffentlichen Ordner bedarf es keiner Änderung. HERDT-Verlag 35

6 5 Microsoft Office Outlook Themen-Special: Konfiguration und Verwaltung 5.2 Öffentliche Ordner einrichten Einen öffentlichen Ordner anlegen Öffnen Sie Outlook. Blenden Sie die Ordnerliste über das Symbol im Navigationsbereich ein, oder rufen Sie den Menüpunkt WECHSELN ZU - ORDNERLISTE auf. Klicken Sie auf das Pluszeichen vor dem Ordner Öffentliche Ordner, um die Unterordner anzuzeigen. Markieren Sie den Ordner Alle Öffentlichen Ordner, und rufen Sie den Menüpunkt DATEI - NEU - ORDNER auf. oder Öffnen Sie das Kontextmenü des Ordners Alle Öffentlichen Ordner, und wählen Sie den Eintrag NEUER ORD- NER. Geben Sie im Dialogfenster NEUEN ORDNER ERSTELLEN den Firmennamen IMPECK Frankfurt als Ordnernamen ein. Wählen Sie den Ordnertyp UND BEREITSTELLUNG für einen Nachrichtenordner aus. Überprüfen Sie, ob der richtige Ordner markiert ist, zu dem der neue Ordner als Unterordner erstellt werden soll. Schließen Sie das Dialogfenster mit OK. Öffentliche Ordner anzeigen Einen öffentlichen Ordner erstellen 5.3 Den Zugriff auf öffentliche Ordner regeln Grundlagen zu Zugriffsrechten und Berechtigungsstufen Bei der Planung öffentlicher Ordner spielt die Vergabe von Berechtigungen eine zentrale Rolle. Für jeden einzelnen Ordner kann festgelegt werden, welcher Benutzer bzw. welche Benutzergruppen lesen, schreiben und löschen dürfen. Zugriffsrechte auf einzelne Elemente können nicht vergeben werden. Die Verwaltung der Zugriffsrechte wird umso aufwendiger, je komplizierter die Ordnerstruktur ist. Unterordner erhalten bei ihrer Erstellung automatisch die Berechtigungen des übergeordneten Ordners, d. h., die Berechtigungen werden "vererbt". Solange die Berechtigungen nicht eingeschränkt werden, gibt es für jeden Ordner einen Standardbenutzer, der die eigenen Elemente bearbeiten und erstellen darf. Die Zugriffsberechtigungen sind in Stufen festgelegt, die durch unterschiedliche Kombination der einzelnen Berechtigungen entstehen. Je höher die Stufe, umso mehr Bearbeitungsfunktionen stehen einer Person zur Verfügung. Zugriffsrechte vergeben Da die Berechtigungen beim Anlegen von Unterordnern vererbt werden, wird der Ordner IMPECK Frankfurt verwendet, um die Berechtigungen der Personen festzulegen, die auf alle weiteren Unterordner ebenfalls Zugriffsrechte erhalten sollen. Das könnte beispielsweise die Gruppe Administratoren Frankfurt und die Gruppe Geschäftsleitung sein sowie ein Standardbenutzer mit Leserechten. Markieren Sie den Ordner IMPECK Frankfurt, und öffnen Sie den Menüpunkt DATEI - ORDNER - FREIGABEBERECHTIGUNG ÄNDERN. oder Öffnen Sie das Kontextmenü des Ordners IMPECK Frankfurt, und wählen Sie den Eintrag FREIGABEBERECHTIGUNG ÄNDERN. 36 HERDT-Verlag

7 Mit öffentlichen Ordnern arbeiten 5 Standardmäßig werden für jeden neuen Ordner drei Mitglieder angelegt: STANDARD mit Berechtigungsstufe 4 (Objekte erstellen, lesen und eigene Objekte bearbeiten) erhalten alle Benutzer, die auf dem Exchange Server angelegt sind. Besitzer ist der Benutzer, der den Ordner erstellt hat, und er erhält die höchste Berechtigungsstufe 8. ANONYM bezeichnet Zugriffe von außerhalb des Netzwerkes, beispielsweise über das Internet mit Berechtigungsstufe 1 (Objekte erstellen). Berechtigungen ändern Markieren Sie die Gruppe bzw. die Person, deren Berechtigungsstufe Sie ändern möchten. Wählen Sie im Listenfeld BERECHTIGUNGSSTUFE die gewünschte Stufe aus. oder Aktivieren Sie einzeln die gewünschten Kontrollfelder und Optionen im Bereich BERECHTIGUNGEN, um benutzerdefinierte Zugriffsrechte zu vergeben. Sollte Ihre Auswahl mit einer Berechtigungsstufe identisch sein, wird diese im Listenfeld angezeigt. In nebenstehender Abbildung ist Sally Wagner die Besitzerin, da sie den Ordner erstellt hat. Der Standardbenutzer darf im Ordner alle Einträge lesen, neue Einträge und Unterordner erstellen (Stufe 5). Bei der Anlage weiterer Unterordner werden die Berechtigungen des übergeordneten Ordners automatisch übernommen (vererbt). Daher ist es sinnvoll, die Berechtigungsstufen auf der obersten Ordnerebene besonders sorgfältig auszuwählen. Berechtigungsstufen vergeben Berechtigungen LESEN, Option ALLE DETAILS ELEMENTE ERSTELLEN UNTERORDNER ERSTELLEN EIGENE BEARBEITEN ALLES BEARBEITEN BESITZER DES ORDNERS ORDNERKONTAKTPERSON ORDNER SICHTBAR ELEMENTE LÖSCHEN Bearbeitungsmöglichkeiten Öffnen und Lesen von bestehenden Einträgen Erstellen von neuen Einträgen Erstellen eines untergeordneten Ordners Hier haben Sie die Möglichkeit, zu wählen, ob und welche Einträge von wem bearbeitet werden dürfen. Alle Bearbeitungsmöglichkeiten, die auch der Eigentümer des Ordners besitzt, werden vergeben. Erteilt die Berechtigung, Anfragen von anderen Benutzern nach Änderungswünschen des Ordners oder Berechtigungsanfragen entgegenzunehmen Mindestberechtigung, die zum Erstellen von Elementen und für den Zugriff auf untergeordnete Ordner erforderlich ist Berechtigung, KEINE, EIGENE oder ALLE Einträge löschen zu können HERDT-Verlag 37

8 5 Microsoft Office Outlook Themen-Special: Konfiguration und Verwaltung Benutzer oder Benutzergruppen den berechtigten Personen hinzufügen Klicken Sie im Dialogfenster IMPECK FRANKFURT: EIGENSCHAFTEN auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN, um einen Benutzer in die Liste der berechtigten Mitglieder aufzunehmen. Wählen Sie im Dialogfenster BENUTZER HINZUFÜGEN in der globalen Adressliste einen Benutzer aus, und klicken Sie auf HINZUFÜGEN. Wiederholen Sie diesen Schritt für alle Mitglieder, die Sie aufnehmen möchten. Schließen Sie das Dialogfenster BENUTZER HINZUFÜGEN mit OK. Im Dialogfenster IMPECK FRANKFURT: EIGEN- SCHAFTEN werden die hinzugefügten Benutzer mit der Berechtigungsstufe des Standardbenutzers angezeigt. Benutzer entfernen Markieren Sie im Dialogfenster IMPECK FRANKFURT: EIGENSCHAFTEN den Benutzer, den Sie löschen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche ENTFERNEN. Schließen Sie das Dialogfenster mit OK. Zugriffsberechtigungen für Gruppen erteilen 5.4 Nachrichten an einen öffentlichen Ordner senden Neue Nachricht an einen öffentlichen Ordner senden Nachrichten, die von allgemeinem Interesse für alle Mitarbeiter sind, können an einen öffentlichen Ordner gesendet werden. Richten Sie unterhalb des Firmenordners IMPECK Frankfurt drei Ordner ein mit den Namen *Mitarbeiter-Infos, Abteilungen und Projekte für Elemente des Typs UND BEREITSTELLUNG. Die Ordner in der Ordnerliste werden in alphabetischer Reihenfolge sortiert. Sie können dem Ordnernamen eines häufig benötigten Ordners ein Sonderzeichen voranstellen, um ihn an erster Stelle anzuzeigen. Markieren Sie den Ordner *Mitarbeiter-Infos. Rufen Sie den Menüpunkt DATEI - NEU - ÖFFENTLICHE NACHRICHT IN DIESEM ORDNER BEREITSTELLEN auf. Alternativen: STRG UMSCHALTEN S oder Symbol Geben Sie im Nachrichtenfenster einen Betreff ein, und verfassen Sie Ihren Nachrichtentext. 38 HERDT-Verlag

9 Mit öffentlichen Ordnern arbeiten 5 Wählen Sie im Register DISKUSSION, Gruppe OPTIONEN, über das Symbol KATEGORISIEREN eine bestehende Kategorie aus. Klicken Sie zum Senden der Nachricht auf das Symbol ÖFFENTLICHE NACHRICHT. Nachricht für einen öffentlichen Ordner erstellen Auf eine Nachricht in einem öffentlichen Ordner antworten Ein öffentlicher Ordner kann als Diskussionsforum genutzt werden, wenn die Benutzer mindestens die Berechtigung zum Erstellen und Bearbeiten der Elemente erhalten. Standardmäßig wird beim Antworten der Text der Originalnachricht übernommen und der Antworttext in blauer Farbe oberhalb eingefügt. Öffnen Sie die Nachricht, auf die Sie antworten möchten, mit einem Doppelklick. Klicken Sie auf das Symbol ANTWORT BEREITSTELLEN, um Ihre Antwort an den öffentlichen Ordner zu senden. oder Klicken Sie im Register DISKUSSION, Gruppe OPTIONEN, auf das Symbol ANTWORTEN, um nur dem Absender der Nachricht zu antworten. Geben Sie Ihren Antworttext ein, und verschicken Sie die Nachricht durch Klicken auf das Symbol ÖFFENTLICHE NACHRICHT bzw. SENDEN. 5.5 Kontakte in öffentlichen Ordnern verwalten Kontaktdaten kopieren Die Firma IMPECK Frankfurt möchte ihre Kontakte in einem öffentlichen Ordner verwalten mit dem Ziel, doppelte Einträge zu vermeiden und die Kontaktdaten immer aktuell zu halten. Richten Sie im Ordner *Mitarbeiter-Infos einen Ordner Kontakte Frankfurt für Elemente des Typs KONTAKT ein. Falls die Kontakte, die in dem öffentlichen Ordner abgelegt werden sollen, bereits in einem anderen - beispielsweise einem persönlichen - Outlook-Ordner vorhanden sind, können Sie die Daten in den öffentlichen Ordner kopieren und anschließend in dem persönlichen Ordner löschen. HERDT-Verlag 39

10 5 Microsoft Office Outlook Themen-Special: Konfiguration und Verwaltung oder Öffnen Sie den Ordner, der die Kontaktdaten enthält, und markieren Sie die gewünschten Kontakte. Rufen Sie den Menüpunkt BEARBEITEN - IN ORDNER KOPIEREN auf. Markieren Sie im Dialogfenster ELEMENTE KOPIEREN den Zielordner Kontakte Frankfurt, und klicken Sie auf OK, um den Kopiervorgang zu starten. Ziehen Sie die markierten Elemente per Drag & Drop bei gedrückter STRG -Taste auf den gewünschten Ordner. Doppelte Kontakteinträge erkennen Wird ein geänderter Kontakt abermals in einen öffentlichen Ordner kopiert, erkennt Outlook beim Kopieren Kontakteinträge mit den gleichen Vor- und Nachnamen und blendet das Dialogfenster MEHRFACH VORHANDENER KONTAKT ein. Standardmäßig ist die Option VORHANDENEN KONTAKT MIT NEUEN DATEN AUS DIESEM AKTUALISIEREN aktiviert. Klicken Sie auf AKTUALISIEREN, um den bestehenden Kontakt mit den Daten aus dem neuen Kontakt zu überschreiben. oder Aktivieren Sie die Option NEUEN KONTAKT HINZUFÜGEN, wenn gleichnamige Kontakte im selben Ordner existieren sollen. Rückfrage bei doppelten Kontakten Weitere Möglichkeiten bei doppelten Kontakteinträgen ALLE AKTUALISIEREN AUSLASSEN Die ausgewählte Option bezieht sich auf alle mehrfach vorhandenen Kontakte. Der angezeigte Kontakt wird übersprungen, und der nächste doppelte Kontakt wird angezeigt. Falls Outlook beim Kopieren oder Erstellen eines neuen Kontaktes nicht erkennt, dass bereits ein Eintrag mit dem gleichen Namen vorhanden ist, öffnen Sie den Menüpunkt EXTRAS - OPTIONEN. Klicken Sie im Register EINSTELLUNGEN auf die Schaltfläche KONTAKTOPTIONEN, und aktivieren Sie das Kontrollfeld NACH DUPLIKATEN ÜBER- PRÜFEN. 5.6 Ressourcenverwaltung mit einem öffentlichen Ordner Öffentliche Ordner für Besprechungsräume einrichten Die Belegungszeiten von Ressourcen wie Besprechungsräumen, Dienstfahrzeugen, Projektoren etc. können in öffentlichen Ordnern mit Elementen des Typs KALENDER verwaltet werden. Jede Ressource benötigt einen eigenen Ordner. Der übergeordnete Ordner kann dazu dienen, den Mitarbeitern Hinweise zur Handhabung der Ressourcenplanung zu geben. Daher wird der übergeordnete Ordner für Elemente des Typs UND BEREITSTELLUNG eingerichtet. 40 HERDT-Verlag

11 Mit öffentlichen Ordnern arbeiten 5 Richten Sie im Ordner IMPECK Frankfurt den Ordner Besprechungsräume für Nachrichtenelemente ein. Legen Sie für die Standardbenutzer die gewünschte Berechtigungsstufe fest, beispielsweise Stufe 3 zum Lesen und Erstellen von Elementen und zum Löschen eigener Elemente. Erstellen Sie für jeden Besprechungsraum einen Unterordner für Elemente des Typs KALEN- DER. Die Unterordner erhalten automatisch die gleichen Berechtigungen wie der Ordner Besprechungsräume. Belegungszeiten eintragen Öffnen Sie den gewünschten Besprechungsraum-Ordner. Klicken Sie im Datumsnavigator auf den Tag, an dem Sie den Besprechungsraum reservieren möchten. Klicken Sie doppelt in die Zeile mit der gewünschten Uhrzeit, und geben Sie im Formular UNBENANNT - TERMIN den Betreff und gegebenenfalls einen Ansprechpartner des Termins ein sowie das Terminende. Schließen Sie das Formular TERMIN mit der Schaltfläche SPEICHERN UND SCHLIESSEN. Die Arbeitswoche im Kalender vom "Kleinen Konferenzraum" Innerhalb der Uhrzeitfelder können Sie mit den Cursortasten die Uhrzeit im Halbstundentakt verändern. Wenn der Cursor im Uhrzeitfeld BEGINNT UM steht, werden die Anfangs- und Endzeit eines Termins verschoben, sodass die Termindauer unverändert bleibt. Besprechungsanfrage aus einem öffentlichen Ordner versenden Sie können mit der Reservierung eines Besprechungsraumes in einem öffentlichen Ordner die Teilnehmer direkt zu der eingetragenen Besprechung einladen. Öffnen Sie in einem öffentlichen Ordner des Typs KALENDER das Formular TERMIN. Tragen Sie Betreff, Ort und Uhrzeit ein, und klicken Sie auf die Schaltfläche TEILNEHMER EINLADEN. Klicken Sie auf die Schaltfläche AN, und wählen Sie im Dialogfenster TEILNEHMER UND RESSOURCEN AUSWÄHLEN die Personen aus, die Sie zu dem Termin einladen möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche SENDEN, um die Besprechungsanfrage abzuschicken. Die Antworten der eingeladenen Teilnehmer kann Outlook nicht im Terminformular dokumentieren, da Sie die Einladung aus einem öffentlichen Ordner verschickt haben und nicht aus Ihrem persönlichen Postfach. Beantworten Sie die Rückfrage mit OK. Damit der Termin in den Kalender in Ihrem persönlichen Postfach eingetragen wird, sollten Sie die Besprechung auch in Ihren Kalender kopieren. Klicken Sie auf das entsprechende Symbol im Register BESPRECHUNG, Gruppe AKTIONEN. HERDT-Verlag 41

12 5 Microsoft Office Outlook Themen-Special: Konfiguration und Verwaltung Vorteile der Ressourcenverwaltung mit öffentlichen Ordnern gegenüber der Ressourcenbelegung über das globale Adressbuch Eine andere Möglichkeit, Teilnehmer und Ressourcen mit einer Besprechungsanfrage einzuladen bzw. zu reservieren, bietet das globale Adressbuch. Voraussetzung dafür ist die Anlage von Ressourcen auf dem Exchange Server. Ein Konferenzraum beispielsweise wird genau wie ein Benutzer auf dem Exchange Server angelegt und besitzt einen Kalender, der bei der Terminplanung von Besprechungen einbezogen werden kann. Bei häufig benutzten Ressourcen ist ein öffentlicher Ordner vorzuziehen, da in verschiedenen Ansichten die Belegungszeiten übersichtlich dargestellt werden können. Für jeden Eintrag können Termindetails, wie z. B. der Betreff oder die reservierende Person, falls angegeben, eingesehen werden. Die Zugriffsrechte können differenziert werden, falls nicht jeder Benutzer alle Ressourcen buchen darf. 5.7 Tipps zum Arbeiten mit öffentlichen Ordnern Ordner-Homepage einrichten Innerhalb einer Firma kann es sinnvoll sein, einen öffentlichen Ordner mit einer Ordner-Homepage zu starten, die beispielsweise Informationen über den Umgang mit dem Ordner enthält. Die Firma IMPECK Frankfurt besitzt zwei Dienstfahrzeuge, welche über öffentliche Ordner reserviert werden können. Beim Aufrufen des öffentlichen Ordners Dienstfahrzeuge sollen die Mitarbeiter Informationen über das Führen des Fahrtenbuches, das Verhalten im Schadensfall und die Abrechnungsmodalitäten nach dem Tanken erhalten. Erstellen Sie eine Webseite, oder speichern Sie eine bereits bestehende Seite. Die Webseite, die als Ordner-Homepage ausgewählt wird, sollte auf einem Netzlaufwerk liegen oder eine Internet-Adresse besitzen. Richten Sie im Ordner IMPECK Frankfurt den Unterordner Dienstfahrzeuge für Elemente des Typs UND BEREITSTELLUNG ein. Blenden Sie die Ordnerliste ein, und öffnen Sie den Kontextmenüpunkt EIGENSCHAF- TEN des Ordners Dienstfahrzeuge. Wechseln Sie ins Register HOMEPAGE. Geben Sie die Adresse der Webseite ein. oder Klicken Sie auf die Schaltfläche DURCH- SUCHEN, und wählen Sie die Datei aus, die als Homepage angezeigt werden soll. Aktivieren Sie das Kontrollfeld, damit die Homepage beim Start des Ordners angezeigt wird. Adresse der Ordner-Homepage auswählen Mit dem Ordner Favoriten arbeiten In großen Organisationen mit vielen öffentlichen Ordnern kann eine sehr komplexe Ordnerstruktur entstehen. Häufig müssen Sie sich zu den von Ihnen benötigten Ordnern erst "durchklicken". Um schneller auf wichtige Ordner zugreifen zu können, gibt es die Möglichkeit, im Ordner Favoriten Verknüpfungen zu häufig benötigten Ordnern zu erstellen. 42 HERDT-Verlag

13 Mit öffentlichen Ordnern arbeiten 5 Öffnen Sie in der Ordnerliste das Kontextmenü des Ordners, den Sie den Favoriten hinzufügen möchten. Klicken Sie auf den Eintrag ZU FAVORITEN HINZU- FÜGEN. Das Dialogfenster ZU FAVORITEN HINZUFÜGEN wird eingeblendet. Klicken Sie auf die Schaltfläche OPTIONEN, falls zu dem Ordner Unterordner existieren. Der untere Teil des Dialogfensters wird ausgeklappt. Aktivieren Sie die gewünschten Kontroll- und Optionsfelder im Bereich UNTERGEORDNETE ORDNER, und klicken Sie auf HINZUFÜGEN. Öffentlichen Ordner hinzufügen Einen Ordner aus den Favoriten löschen Öffnen Sie das Kontextmenü des gewünschten Ordners im Ordner Favoriten, und klicken Sie auf den Eintrag "Ordnername" LÖSCHEN. Es wird lediglich die Verknüpfung gelöscht, nicht der Ordner selbst. Regeln für öffentliche Nachrichtenordner erstellen Die manuelle Verwaltung von Ordnern, die sehr viele Nachrichten enthalten, können Sie durch das Erstellen von Regeln erleichtern. Die Regeln können sich auf Nachrichten bestimmter Absender oder Empfänger beziehen, auf die Dateigröße, die Priorität, das Empfangsdatum oder das Vorhandensein von Anlagen. Sie möchten beispielsweise eine Kopie der Nachrichten erhalten, die von einem bestimmten Absender stammten. Zum Erstellen von Regeln für öffentliche Ordner benötigen Sie Besitzerrechte für den Ordner. Wählen Sie im Kontextmenü des gewünschten Ordners den Eintrag EIGENSCHAFTEN. Wechseln Sie in das Register ORDNERVERWALTUNG, und klicken Sie auf die Schaltfläche ORDNER-ASSISTENT. Klicken Sie im Dialogfenster ORDNER-ASSISTENT auf die Schaltfläche REGEL HINZUFÜGEN. Aktivieren Sie die Schaltfläche VON, und markieren Sie im Dialogfenster ABSENDER AUS- WÄHLEN den Namen der gewünschten Person. Klicken Sie im Dialogfenster ABSENDER AUSWÄHLEN auf die Schaltfläche VON, falls Sie weitere Absender aufnehmen möchten. Schließen Sie das Dialogfenster ABSENDER AUSWÄHLEN mit OK. Aktivieren Sie im Dialogfenster REGEL BEARBEITEN das Kontrollfeld WEITERLEITEN, und wählen Sie über die Schaltfläche AN Ihre -Adresse aus. Schließen Sie das Dialogfenster mit OK. Ordnerverwaltung automatisch regeln HERDT-Verlag 43

14 5 Microsoft Office Outlook Themen-Special: Konfiguration und Verwaltung Im Dialogfenster ORDNER-ASSISTENT wird die Regel angezeigt. Schließen Sie die Dialogfenster mit OK. Im Dialogfenster REGEL BEARBEITEN können Sie über die Schaltfläche WEITERE OPTIONEN Bedingungen für die Nachrichtengröße, den Empfangszeitraum, die Wichtigkeit oder für Formulare erstellen. Regeln sortieren und bearbeiten 5.8 Schnellübersicht Sie möchten einen öffentlichen Ordner anlegen DATEI - NEU - ORDNER Zugriffsrechte vergeben Nachrichten in einem öffentlichen Ordner erstellen die Duplikaterkennung beim Kopieren einschalten Ordner für Belegungszeiten einer Ressource anlegen eine Ordner-Homepage einrichten Ordner zu Favoriten hinzufügen Regeln für Einträge in einem Ordner erstellen Ordner markieren, Kontextmenü FREIGABEBERECHTIGUNG ÄNDERN Ordner markieren, STRG UMSCHALTEN S oder Symbol EXTRAS - OPTIONEN, Register EINSTELLUNGEN, Schaltfläche KONTAKT- OPTIONEN, Kontrollfeld NACH DUPLIKATEN ÜBERPRÜFEN DATEI - NEU - ORDNER, Elementtyp KALENDER Ordner markieren, Kontextmenüpunkt EIGENSCHAFTEN, Register HOMEPAGE Ordner markieren, Kontextmenüpunkt ZU FAVORITEN HINZUFÜGEN Ordner markieren, Kontextmenüpunkt EIGENSCHAFTEN, Register ORDNERVERWALTUNG, Schaltfläche ORDNERASSISTENT 5.9 Übung Informationen in öffentlichen Ordnern verwalten Erstellen Sie in einem öffentlichen Ordner, beispielsweise im Ordner Dienstfahrten, drei Unterordner mit den Namen Kleinwagen, Kombi und Bahnfahrten, jeweils für Elemente des Typs KALENDER. Vergeben Sie für die drei Unterordner die Berechtigungsstufe 4 für die Standardbenutzer. Lassen Sie von Ihrem Administrator eine neue Gruppe mit dem Namen Kfz-Mechaniker einrichten. Geben Sie der Gruppe Kfz-Mechaniker Besitzerrechte an den Ordnern Kleinwagen und Kombi. Reservieren Sie den Kombi für eine ganztägige Dienstreise zu einer Messe, und laden Sie drei "Kollegen" zu der Dienstreise ein. Richten Sie für den Ordner Bahnfahrten die Reiseverbindungsanfrage der Deutschen Bahn ( als Ordner-Homepage und Startseite ein. Lassen Sie die Ordner Kleinwagen und Kombi im Ordner Favoriten anzeigen. Erstellen Sie für den Ordner *Mitarbeiter-Infos eine Regel, mit der Nachrichten von einem bestimmten Absender in Ihr persönliches Postfach weitergeleitet werden. 44 HERDT-Verlag

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