TOPdesk Enterprise. Handbuch Arbeiten mit TOPdesk

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1 TOPdesk Enterprise Handbuch Arbeiten mit TOPdesk TOPdesk Support w: extranet.topdesk.com und e: t: +49 (0) Copyright 2013 TOPdesk Handbuchversion für TOPdesk ab Version 5.1 Diese Publikation darf ohne vorherige schriftliche Genehmigung des Herausgebers weder komplett noch auszugsweise in irgendeiner Form (durch Ausdrucke, Fotokopien, Mikrofilm, Tonband oder andere Verfahren) reproduziert, in einem Retrieval-System gespeichert oder unter Anwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt und/oder verbreitet oder in irgendeine Sprache übersetzt werden. Obwohl das vorliegende Handbuch mit größter Sorgfalt verfasst wurde, übernimmt der Herausgeber keinerlei Haftung für Schäden aufgrund von Fehlern und/oder Unvollständigkeiten der vorliegenden Ausgabe.

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsangabe Teil I. Arbeitsbereich 3 1. In TOPdesk anmelden 3 2. Startseite 3 3. Mit Tabs arbeiten 8 4. Mit Verknüpfungen arbeiten Arbeiten mit Lesezeichen Übersichten Drucken Daten exportieren Suchen 31 Teil II. Startseiten Die To-do Modulseiten Managementübersichten 40 Teil III. Auswahlen Auswahlen 46 Teil IV. Tastaturbefehle und Symbole Tastaturbefehle Symbol 48 2

3 Arbeitsbereich > In TOPdesk anmelden I Arbeitsbereich 1 In TOPdesk anmelden 2 Startseite Um sich automatisch anmelden zu können, muss Ihr Browser Cookies akzeptieren dürfen. 1 Klicken Sie in der Anmeldemaske auf Als Bearbeiter anmelden. 2 Füllen Sie die Felder Benutzername und Passwort aus. 3 Um sich das nächste Mal automatisch anmelden zu können, müssen Sie die Option Mein Passwort speichern aktivieren. Wenn Sie sich von TOPdesk abmelden, dann müssen Sie das nächste Mal wieder Ihre Anmeldedaten eingeben. Wenn Sie Ihren Browser schließen, ohne sich abgemeldet zu haben, dann können Sie TOPdesk wieder starten, ohne sich erst anmelden zu müssen. 4 Klicken Sie auf Anmelden. Sobald Sie sich angemeldet haben, sehen Sie den Tab Ihrer Startseite. Mithilfe der Symbole auf diesem Tab bzw. die der Navigationsleiste auf der linken Seite, können Sie schnell mit Ihrer Arbeit beginnen. 3

4 Arbeitsbereich > Startseite Navigationsleiste Auf der linken Seite befindet sich die Navigationsleiste. Hier finden Sie das TOPdesk-Menü, die Suchen, Schaltfächen für häufig vorkommende Handlungen (wie das Erstellen eines neuen Incidents, einer Reservierung oder eines Request for Change) und eine Schaltfläche für Ihre Lesezeichen. Sie können selbst weitere Schaltflächen über das Symbol Bearbeiten hinzufügen. Widgets hinzufügen, Aktualisieren und Hilfe Rechtsoben befinden sich die folgenden Schaltflächen: Widget hinzufügen, Aktualisieren und Hilfe. Mit Widget hinzufügen können Sie ein neues Widget an Ihre Startseite hinzufügen. Sie können aus den folgenden Widgets wählen: Aufgaben, Aufgaben pro Gruppe, Startseiten, Auswahlen, Reports und Verknüpfungen und Report/KPI. Sie können aber auch die standardmäßige Startseiteneinteilung Ihrer Organisation verwenden. Diese Standardeinteilung wird von Ihrem Applicationmanager festgelegt. Sie können die Widgets anschließend wieder löschen oder verschieben. Die Schaltfläche Hilfe öffnet die TOPdesk Help & Support Website. Dort finden Sie unter anderem Handbücher, Anleitungsfilme und praktische Tipps. Dieses Symbol befindet sich auf fast allen Karten in TOPdesk. Wenn Sie darauf klicken, werden Sie sofort zum entsprechenden Modulhandbuch weitergeleitet. 4

5 Arbeitsbereich > Startseite A. Persönliche Willkommensnachricht und Foto Hier wird das Foto, das in TOPdesk als Favorit Ihrer Bearbeiterkarte gespeichert ist, angezeigt. Welche Abteilung hier angezeigt wird, können Sie auf der Bearbeiterkarte des Tabs Bilder festlegen. B. Widget: Aufgaben Im Block Aufgaben sind alle Aufgaben aufgelistet die für Sie relevant sind. Die zwei Spalten können Sie selbst anpassen, damit Sie die für Sie relevanten Aufgaben sehen. Normalerweise stehen in der ersten Spalte alle Aufgaben, die Ihnen zugeteilt wurden. In der zweiten Spalte stehen alle Aufgaben, die Ihnen und Ihren Bearbeitergruppen zugewiesen wurden bzw. die Aufgaben, die noch niemandem zugeteilt wurden. Sie bestimmen über das Symbol Bearbeiten, wie die Spalte bei Ihnen gefiltert werden soll. C. Widget: Aufgaben pro Gruppe Hier sehen Sie die Aufgaben deren Bearbeiter Sie sind. Sie sind nach den Gruppen denen die Aufgaben zugehören gruppiert. D. Widget: Startseiten Sie verfügen in diesem Widget über die folgenden Schaltflächen: Ressourcenplaner : Wenn Sie für die Einsatzplanung Ihres Teams verantwortlich sind, dann öffnen Sie mithilfe dieses Symbols den Ressourcenplaner, in dem Sie die Planung erstellen und ändern können. Aufgabenliste : Über dieses Symbol wird die Gesamtheit aller Aufgaben, die Ihnen zugeteilt wurden, geöffnet. Dazu gehören Incidents, die von Ihnen abgearbeitetet werden müssen, aber auch Aktivitäten für Changes oder operative Tätigkeiten. Managementübersicht : Die Managementübersicht bietet einen Überblick über die aktuelle Situation innerhalb der verschiedenen Prozesse, dadurch dass hier Reports und KPIs angezeigt werden. Je nach Bedarf fügen Sie weitere Auswahlen, Reports und KPIs hinzu. Module : Über diese Schaltfläche öffnen Sie die Modulseite. Von diesen Seiten aus definieren Sie beispielsweise die Standardlösungen für das Incidentmanagement oder erstellen Sie Changevorlagen. Einstellungen : Über diese Schaltfläche öffnen Sie direkt die Seite mit den Module und wenn Sie über die entsprechenden Rechte verfügen: Technische Einstellungen und Funktionseinstellungen. E: Widget: Report/KPI (nur in TOPdesk Enterprise) In diesem Widget werden Reports und KPIs grafisch dargestellt. Sie können einen Report oder KPI auswählen und angeben, ob Sie diesen als Tortendiagramm, Balkendiagramm oder Liniendiagramm anzeigen lassen wollen. 5

6 Arbeitsbereich > Startseite F. Widget: Auswahlen, Reports und Verknüpfungen Von hier aus gelangen Sie zu Auswahlen, Reports und Verknüpfungen, die für Ihre tägliche Arbeit relevant sind. Über das Symbol Bearbeiten geben Sie selbst an, welche Auswahlen, Reports und Verknüpfungen bei Ihnen angezeigt werden sollen. G. Widget: Aktuelle Mitteilungen Hier stehen aktuelle Mitteilungen über Ihrer Organisation. In der Know-how- Datenbank werden diese Berichte verfasst sowie deren Sichtbarkeit eingestellt. 2.1 Den To-do-Block anpassen Auf der Startseite sehen Sie im Block Aufgaben, wie viele Aufgaben Ihnen bzw. Ihren Gruppen zugewiesen wurden. Sie legen selbst fest, welche Aufgaben in diesen Spalten aufgelistet werden. 1 Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten oder auf das Symbol oberhalb der Spalten des Block Aufgaben. Das Pop-up Aufgaben Widgeteinstellungen öffnet sich. 2 Wählen Sie in den Auswahllisten Erste Spalte und Zweite Spalte die Aufgaben aus, die Sie in diesen Spalten sehen wollen. 3 Klicken Sie auf Speichern. Ab sofort werden auf Ihrer Startseite die soeben ausgewählten Aufgaben angezeigt. 2.2 Auswahlen, Reports und Verknüpfungen anpassen 1 Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten im Block Auswahlen, Reports und Verknüpfungen. Das Pop-up Auswahlen, Reports und Verknüpfungen Widgeteinstellungen öffnet sich. 6

7 Arbeitsbereich > Startseite Um einen Report bzw. eine Auswahl hinzuzufügen: a) Legen Sie in der Auswahlliste Art unterhalb von TOPdesk-Schaltflächen fest, ob Sie eine Auswahl oder einen Report hinzufügen möchten. Möchten Sie beides sehen, wählen Sie "Alle". b) In der Auswahlliste Modul wählen Sie das Modul, wofür die Auswahl bzw. der Report gilt. In der rechten Liste stehen die Auswahlen und Reports, die im Widget aufgeführt werden. In der linken Liste stehen alle Auswahlen und/oder Reports, die Sie noch hinzufügen können. c) Wählen Sie die Auswahl bzw. den Report auf der linken Seite aus und klicken Sie anschließend auf den nach rechts weisenden Pfeil, um diese an die Liste Anzeigen hinzuzufügen. d) Klicken Sie auf Speichern. Um Auswahlen bzw. Reports zu entfernen, wählen Sie diese in der rechten Liste aus und klicken Sie auf den nach links weisenden Pfeil. Somit werden die Auswahlen bzw. Reports auf die andere Liste Nicht anzeigen verschoben. Um eine Verknüpfung hinzuzufügen: a) Klicken Sie auf das Symbol Neue Verknüpfung hinzufügen. b) Füllen Sie die Felder Titel und URL aus. c) Aktivieren Sie, wenn die Webseite auf einem TOPdesk-Tab geöffnet werden soll. Wenn Sie dies nicht aktivieren, wird ein neuer Tab in Ihrem Browser geöffnet. d) Klicken Sie auf Speichern. Um eine bestehende Verknüpfung zu ändern, wählen Sie die betreffende Verknüpfung in der Liste aus und ändern die Angaben in den Feldern Titel und URL. Um eine bestehende Verknüpfung zu löschen, wählen Sie diese aus und klicken auf das Symbol Verknüpfung entfernen. 2.3 Navigationsleiste verwenden In der linken Navigationsleiste befinden sich Symbole für Karten, die häufig verwendet werden, zum Beispiel für die Erstellung eines neuen Incidents. Sie legen selbst fest, mit welchen Symbolen Sie Ihre Liste ergänzen wollen. Außerdem können Sie Verknüpfungen hinzufügen. In der Navigationsleiste befinden sich stets folgende Symbole: TOPdesk-Menü: Aus diesem Menü können Sie direkt neue Karten erstellen und den Ressourcenplaner, die Aufgabenliste, die Managementübersicht, die Module, die Einstellungen und die Hilfe-Optionen öffnen. Suchen: Tragen Sie hier das Modul und den Suchbegriff ein. Die Suchergebnisse werden in einem Tab geöffnet, auf dem Sie die Suchergebnisse anschließend weiter eingrenzen können. 7

8 Arbeitsbereich > Startseite Navigationsleiste anpassen 3 Mit Tabs arbeiten Neuer 1st-Level-Incident: Hiermit öffnen Sie einen neuen 1st-Level- Incident. Neuer 2nd-Level-Incident: Hiermit öffnen Sie einen neuen 2nd-Level- Incident. Neue Reservierung: Hiermit erstellen Sie eine neue Reservierung. Neuer Request for Change: Hiermit erstellen Sie einen neuen Request for Change. Lesezeichen: Hiermit öffnen Sie eine Liste, die alle Karten enthält, die Sie mit einem Lesezeichen versehen haben. Für von Ihnen häufig verwendete Karten, Auswahlen oder Links können Sie auf der Navigationsleiste weitere Symbole hinzufügen. 1 Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten unterhalb der Navigationsleiste. Es öffnet sich das Pop-up Schnellstartleiste anpassen. Um ein neues Symbol für eine Aktion innerhalb von TOPdesk hinzuzufügen, beispielsweise für die Erstellung einer neuen Karte: a) Geben Sie in den Feldern Art und Modul die entsprechende Kartenart bzw. das jeweilige Modul an, wofür Sie das Symbol erstellen möchten. b) Verschieben Sie die Symbole aus der linken Suchliste mithilfe des nach rechts weisenden Pfeils in den rechten Block Anzeigen, damit diese in Ihrer Navigationsleiste erscheinen. Um einen Link hinzuzufügen: a) Klicken Sie auf das Symbol Neue Verknüpfung hinzufügen. b) Füllen Sie die Felder Titel und URL aus. 2 Klicken Sie auf Speichern. In TOPdesk arbeiten Sie mit Tabs, sodass Sie schnell und einfach durch die vorhandenen Datensätze navigieren können. Wenn Sie zum Beispiel auf eine Zahl im Block Aufgaben klicken, öffnet sich diese Aktivitätenübersicht in einem neuen Tab. Sie können bis zu zehn Tabs gleichzeitig geöffnet haben und jederzeit zwischen den geöffneten Tabs wechseln. 8

9 Arbeitsbereich > Mit Tabs arbeiten A. Startseite Der Tab Startseite bleibt als erster Tab ganz links immer geöffnet. Hier finden Sie die Widgets Aufgaben, Aufgaben pro Gruppe, Auswahlen, Reports und Verknüpfungen, Startseiten, Report/KPI und Aktuelle Mitteilungen. Wenn mehr Tabs geöffnet sind, als oben in der Tabzeile angezeigt werden können, dann erscheinen dort Pfeile mit denen Sie durch die Tabs scrollen können. B. Tabs Wenn Sie mehrere Tabs geöffnet haben, dann sehen Sie in dem Tabmenü unterhalb des Symbols eine Liste mit allen geöffneten Tabs. So können Sie sofort den Tab öffnen, den Sie benötigen. Dieselbe Karte wird nie doppelt geöffnet: Wenn Sie beispielsweise von einer Übersicht aus eine Karte öffnen wollen, die bereits geöffnet ist, dann wird dieser Tab angezeigt. Es können maximal zehn Tabs geöffnet sein. Wenn Sie einen elften Tab öffnen, dann wird der Tab, der am längsten unbearbeitet geblieben ist, automatisch geschlossen. Im Menü unterhalb des Symbols sehen Sie ebenfalls: C. Zuletzt geschlossene Karten Über Zuletzt geschlossene Karten sehen Sie die zuletzt geschlossene Tabs, die mit einem Klick wieder geöffnet werden. Es werden die 30 zuletzt geschlossenen Karten gespeichert. D. Andere Tabs schließen Wenn Sie Andere Tabs schließen auswählen, schließen Sie alle Tabs, außer dem aktuellen Tab und der Startseite. 9

10 Arbeitsbereich > Mit Tabs arbeiten 3.1 Neue Karte anlegen E. Alle Tabs schließen Wenn Sie Alle Tabs schließen auswählen, schließen Sie alle geöffneten Tabs. Nur der Tab der Startseite bleibt geöffnet. Von der Navigationsleiste aus erstellen Sie neue Karten. Falls das gewünschte Symbol hier nicht vorhanden ist, nutzen Sie das TOPdesk-Menü. 1 Öffnen Sie das TOPdesk-Menü. 2 Wählen Sie die Menüoption Neu aus. 3 Wählen Sie das Modul und die Karte, die Sie erstellen wollen aus oder wählen Sie direkt eine der verfügbaren Kartensorten: Anmelderkarte, Auswahlen, Report, KPIs. Die Karte wird in einem neuen Tab geöffnet. 4 Füllen Sie die Karte aus. 5 Speichern Sie die Karte. Falls Sie diesen Kartentyp oft erstellen, können Sie hierfür ein Symbol in die Navigationsleiste aufnehmen. Weitere Informationen finden Sie unter Navigationsleiste anpassen [ Seite 8] Neue Karte erstellen Wo in TOPdesk? Navigationsleiste TOPdesk-Menü Modulseiten Wie? Indem Sie auf die Neu-Karten der verschiedenen Modulen klicken. Sie bestimmen selbst, welche Symbole Sie der Navigationsleiste hinzufügen möchten. Über das Menü Neu wählen Sie die Karte aus, die Sie neu erstellen möchten. Im Widget Neu klicken Sie auf die Karte, die Sie erstellen möchten. 10

11 Arbeitsbereich > Mit Tabs arbeiten Wo in TOPdesk? Übersicht Wie? Wenn Sie beispielsweise in der Navigationsleiste einer Incidentübersicht auf Neuer 1st-Level-Incident oder Neuer 2nd-Level-Incident klicken, wird ein neuer Incident erstellt. Geöffnete Karte Wenn Sie im Navigationsbalken einer Karte auf das Symbol Neu klicken, wird eine neue Karte desselben Kartentyps wie die geöffnete Karte erstellt. Indem Sie neben einem Feld auf das Kontextmenü klicken und eine Aktion wählen, die die Erstellung einer Karte auslöst. 3.2 Karte öffnen 1 Öffnen Sie die Übersicht, in der Sie eine Karte öffnen wollen, zum Beispiel To-do bzw. eine Auswahl. 2 Führen Sie entweder einen Doppelklick auf die Karte aus, die Sie öffnen möchten Die Karte wird in einem neuen Tab geöffnet. oder markieren Sie die Karte und drücken Sie auf Enter. Wenn Sie dabei Shift gedrückt halten, wird die Karte im Hintergrund geöffnet. Sie können mehrere Karten einer Übersicht öffnen, ohne dass Sie jedes Mal wieder zurück zur Übersicht wechseln müssen Andere Möglichkeiten, eine Karte zu öffnen: Wo in TOPdesk? Wie? - Menü Indem Sie unter Zuletzt geschlossene Karten eine Karte auswählen. Geöffnete Karte Indem Sie neben einem Feld auf das Kontextmenü klicken und eine Aktion wählen, die das Öffnen einer Karte auslöst. 11

12 Arbeitsbereich > Mit Tabs arbeiten Wo in TOPdesk? Tab Verknüpfungen einer geöffneten Karte Suchen Wie? Indem Sie einen Doppelklick auf einer verknüpften Karte ausführen. Indem der Name einer Karte eingetragen wird. Wenn Sie beispielsweise die Incidentnummer eintragen, wird die entsprechende Incidentkarte geöffnet, sobald Sie auf Suchen klicken. 3.3 Karte ändern Karten werden automatisch im Bearbeitungsmodus geöffnet. Sie können also direkt Änderungen vornehmen. Davon ausgenommen sind Karten folgender Module: Reservierungsmanagement Vorrat und Bestellungen sowie Artikelmanagement Configurationmanagement Vertragsmanagement und SLM In diesen Modulen ändern Sie die Karten folgendermaßen: 1 Öffnen Sie die Karte, auf der Sie Änderungen vornehmen möchten. 2 Klicken Sie in der Navigationsleiste auf das Symbol Ändern. 3 Nehmen Sie die Änderungen vor. 4 Speichern Sie die Karte. Mit dem Tastaturbefehl Strg+Doppelklick öffnen Sie die Karte sofort im Bearbeitungsmodus. Wenn Sie eine Karte geändert, diese aber noch nicht gespeichert haben, dann erscheint das Symbol Ändern oben neben dem Namen der Karte. Wenn Sie die Karte schließen, werden Sie gefragt, ob Sie die Änderungen speichern möchten. 3.4 Verknüpfen Bestimmte Daten innerhalb Ihrer Organisation, wie etwa Daten zu einer bestimmten Meldung oder zu Objekten, sind miteinander verbunden. Mit einer Person sind z.b. Incidents und Objekte verknüpft. In TOPdesk werden miteinander verbundene Daten zusammen gespeichert. Das bedeutet, dass Daten nur einmal eingegeben werden müssen. Die Angaben eines Mitarbeiters müssen nur ein einziges Mal auf der Personenkarte geändert werden. Die von ihm verwendeten Organisationsmittel sind mit dieser Karte verknüpft, wodurch automatisch die richtigen Angaben übernommen werden. 12

13 Arbeitsbereich > Mit Tabs arbeiten Durch die Verknüpfung von verschiedenen Karten lassen sich Informationen von anderen Karten leicht ermitteln und übernehmen. Hierdurch können Sie schnell und effizient arbeiten. Viele Felder sind mit Feldern einer anderen Karte verknüpft. Das Feld Anmelder auf einer Incidentkarte ist beispielsweise eine Verknüpfung mit der Personenkarte des Anmelders. Diese Karten werden somit automatisch miteinander verknüpft. Das müssen Sie nicht selbst vornehmen. Auch bei anderen Gelegenheiten verknüpfen Sie zwei oder mehrere Karten miteinander, beispielsweise bei Bearbeitern und Bearbeitergruppen. In diesem Fall erstellen Sie selbst die Verknüpfungen. Verknüpfungen können Sie mithilfe des Korbs oder Verknüpfungsassistenten erstellen Karten mithilfe des Korbes miteinander verknüpfen 1 Öffnen Sie die Übersicht, in der sich die zu verknüpfenden Karten befinden, zum Beispiel im Block Aufgaben. 2 Markieren Sie mithilfe eines Häkchens die Karte/-n, die Sie verknüpfen möchten. Um alle Karten mit einem Klick auszuwählen, setzen Sie ein Häkchen links oben neben die erste Spalte. 3 Klicken Sie auf der Karte, mit der Sie die selektieren Karten verknüpfen möchten, auf das Symbol Auswahl dem Korb hinzufügen. 4 Falls Sie davor schon einen Korb erstellt haben, dann erhalten Sie an dieser Stelle eine Mitteilung darüber. Sie wählen entweder die Karte aus, die Sie dem Korb hinzufügen möchten oder Sie leeren den Korb und fügen danach die Karte dem leeren Korb hinzu. Die Karte wurde dem Korb hinzugefügt. Der Korb ist nun geöffnet. 5 Wenn Sie weitere Karten dem Korb hinzufügen möchten, wiederholen Sie dann die oben stehenden Schritte von der Übersicht aus, die die zu verknüpfenden Karten enthält. 6 Öffnen Sie die Karte, die Sie mit dem Korb verknüpfen möchten. 7 Gehen Sie zum Tab Verknüpfen. 8 Klicken Sie auf die Unterregisterkarte der Kartensorte, die Sie verknüpfen möchten. 9 Klicken Sie auf das Symbol Verknüpfen. 10 Klicken Sie auf OK Karte mithilfe des Verknüpfungsassistenten verknüpfen 1 Öffnen Sie die Karte, mit der Sie andere Karten verknüpfen möchten. 2 Gehen Sie zum Tab Verknüpfungen. 3 Klicken Sie auf das Symbol Verknüpfungsassistent. 4 Verknüpfen Sie die Karte(n). 13

14 Arbeitsbereich > Mit Tabs arbeiten Wenn Sie wissen, um welche Karten es sich handelt: a) Wählen Sie die Karte(n), die Sie verknüpfen möchten, indem Sie in der linken Spalte ein Häkchen setzen. Wenn Sie Karten aus einer gespeicherten Auswahl verwenden möchten: a) Selektieren Sie diese im Feld Suchen und klicken Sie auf das Symbol Suchen. 5 Klicken Sie auf Verknüpfen. 6 Wenn Sie alle Karten in der Übersicht verknüpfen möchten, dann klicken Sie auf Alle verknüpfen. 7 Klicken Sie auf OK. 3.5 Mit Dateien arbeiten Dateien können Sie mit allen Karten in TOPdesk verknüpfen oder sie auf TOPdesk-Karten hochladen. Diese Dokumente können zusätzliche Informationen zu den durchgeführten Aktivitäten enthalten. Dabei kann es sich um Bildoder Protokolldateien handeln. Wie funktionieren Verknüpfungen? Das Verknüpfen von Dateien ist eine optionale Funktion, die Möglicherweise in Ihrer TOPdesk-Umgebung nicht aktiviert ist. Beim Verknüpfen einer Datei speichert TOPdesk einen Link zum aktuellen Speicherort der Datei auf der Karte ab. Wenn die Datei nachträglich verschoben wird, kann sie ohne Anpassung des Pfades nicht mehr von TOPdesk aus geöffnet werden. Wie funktioniert das Hochladen? Während des Hochladens einer Datei erstellt TOPdesk eine Kopie der Datei und speichert diese auf dem TOPdesk-Server. Auf der Karte wird anschließend ein Link zum Speicherort der Kopie gespeichert. Das Hochladen von Dateien beansprucht mehr Speicherplatz. Sie können auf allen Karten in TOPdesk eigene Dateien hochladen. Diese Dokumente können zusätzliche Informationen zu den durchgeführten Aktivitäten enthalten. Dabei kann es sich um Bild- oder Protokolldateien handeln. Wie funktioniert das Hochladen? Während des Hochladens einer Datei erstellt TOPdesk eine Kopie der Datei und speichert diese auf dem TOPdesk-Server. Auf der Karte wird anschließend ein Link zum Speicherort der Kopie gespeichert. Das Hochladen von Dateien beansprucht mehr Speicherplatz. 14

15 Arbeitsbereich > Mit Tabs arbeiten Dateien verknüpfen 1 Öffnen Sie die entsprechende Karte. 2 Gehen Sie zum Tab Anlagen. 3 Klicken Sie auf das Symbol Verknüpfen. 4 Tragen Sie im Feld Dateiname den Pfad zu der Datei ein, die Sie verknüpfen möchten. 5 Verwenden Sie das Feld Beschreibung um der Datei eine Beschreibung hinzuzufügen Datei hochladen 3.6 Archivieren 6 Klicken Sie auf Verknüpfen. Die Datei ist nun verknüpft. Im Change- und Incidentmanagement können Sie Dokumente mithilfe des Symbols Eine Datei hochladen sofort ins Aktionsfeld hochladen. Die Dateien werden in den angezeigten Bearbeitungsverlauf integriert. Auf den Tab Anlagen lassen sich ebenfalls Dateien hochladen. 1 Öffnen Sie die entsprechende Karte. 2 Gehen Sie zum Tab Anlagen. 3 Klicken Sie auf das Symbol Hochladen. 4 Tragen Sie im Feld Dateiname den Pfad zu der Datei ein, die Sie verknüpfen möchten. 5 Verwenden Sie das Feld Beschreibung um der Datei eine Beschreibung hinzuzufügen. 6 Klicken Sie auf Hochladen. Die Datei wurde nun hochgeladen. Die Datei finden Sie auf Tab Anlagen. Im Incident- und Changemanagement steht sie ebenfalls auf Tab im Bearbeitungsverlauf des Aktionsfeldes. Wenn Sie Karten in TOPdesk nicht mehr benötigen, können Sie diese entfernen. Viele Karten sind jedoch miteinander verknüpft, da sie auf dieselben Informationen zugreifen. Wenn Sie solch eine Karte entfernen, können andere Kartendaten unvollständig und unbrauchbar werden. Aus diesem Grund verfügt TOPdesk über ein Archiv, in dem Karten, die (vorläufig) nicht mehr gebraucht werden, gespeichert werden können. Mit dem Archiv behalten Sie die Übersicht über die Daten in TOPdesk, ohne veraltete Daten endgültig entfernen zu müssen. 15

16 Arbeitsbereich > Mit Tabs arbeiten Archivieren/ Ausblenden Sie können geöffnete Karten direkt archivieren oder eine oder mehrere Karten von einer Übersicht aus archivieren. 1 Wählen Sie eine der folgenden Optionen: Um eine (oder mehrere) Karte von einer Übersicht aus zu archivieren: a) Setzen Sie ein Häkchen vor die Karte/-n, die archiviert werden soll/- en. b) Um alle Karten mit einem Klick auszuwählen, setzen Sie ein Häkchen links oben neben die erste Spalte. c) Klicken Sie auf das Symbol Archivieren. Um eine geöffnete Karte zu archivieren: a) Klicken Sie in der Navigationsleiste auf das Symbol Archivieren. Es erscheint ein Popup-Fenster. 2 Tragen Sie einen Grund für das Archivieren ein. 3 Klicken Sie auf OK. Möchten Sie die Karte/-n zu einem späteren Zeitpunkt nochmals aktivieren, dann klicken Sie auf das Symbol Archivieren rückgängig machen Karte dearchivieren Sie können sowohl Karten im geöffneten Zustand entfernen als auch eine oder mehrere Karten aus einer Übersicht dearchivieren. Archivierte Karten finden Sie wieder, indem Sie nach archivierten Karten suchen bzw. eine Auswahl archivierter Karten erstellen. 1 Wählen Sie eine der folgenden Optionen: Um eine oder mehrere Karten von einer Übersicht aus zu dearchivieren: a) Setzen Sie ein Häkchen vor die Karte/-n, die archiviert werden soll/- en. b) Um alle Karten mit einem Klick auszuwählen, setzen Sie ein Häkchen links oben neben die erste Spalte. c) Klicken Sie auf das Symbol Dearchivieren. Um eine geöffnete Karte zu dearchivieren: a) Klicken Sie in der Navigationsleiste auf das Symbol Dearchivieren. 2 Klicken Sie auf OK. 16

17 Arbeitsbereich > Mit Tabs arbeiten 3.7 Mit Feldern arbeiten Feldarten Die hier beschriebenen Funktionalitäten gelten für alle Karten, hängen jedoch von den System- und Benutzereinstellungen und den erworbenen Modulen ab. In TOPdesk wird zwischen Listen-, Memo-, logischen Feldern (Häkchen), Zahlenfeldern (Zeitaufwand/Kosten) sowie Datum- und Zeitfeldern unterschieden. Außerdem gibt es noch Pflichtfelder. Feldart Funktion Zu erkennen an Listenfelder Auswahl zwischen vorher definierten Optionen Pfeil nach unten Memofelder Eingabe von Text Großes weißes Feld Logische Felder Die Aktivierung einer Option Kleines Kontrollkästchen, in das ein Häkchen gesetzt werden kann. Zahlenfelder Eingabe von Kennzahlen Weißes Feld Datums- und Zeitfelder Pflichtfelder Wahl von Datum und Zeitpunkt Müssen ausgefüllt werden Symbol Rot markiert oder ein Asterisk (*) vor dem Feld Nachfolgend werden Suchlisten, Memofelder, Datum- und Zeitfelder näher beschrieben. Listenfelder In Listenfeldern wählen Sie einen der vorab definierten Werte. Sie können den Wert auf zwei verschiedene Arten eintragen: Geben Sie die ersten Buchstaben des Begriffs ein. Wenn diese mit einem vorhandenen Eintrag übereinstimmen, wird der Begriff automatisch vervollständigt. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten und wählen Sie den gewünschten Wert aus. Memofelder Memofelder verwenden Sie für die Eingabe längerer Texte, beispielsweise für Erklärungen oder Kommentare. Die Felder Anfrage und Aktion auf einer Incidentkarte sind Beispiele für Memofelder. Sie verfügen für das Ausfüllen der Memofelder über verschiedene Hilfsmittel: 17

18 Arbeitsbereich > Mit Tabs arbeiten Datumsstempel: Mithilfe des Symbols Stempel: Datum / Zeit / Benutzer tragen Sie das Datum, die Zeit und Ihren Namen ein. In Memofeldern auf Karten des neuen Designs werden diese Angaben automatisch eingetragen, sobald die Karte gespeichert wird. Standardtext einfügen: Mithilfe des Symbols Standardtext einfügen (Shift F12) fügen Sie Standardtexte ein. Sobald Sie auf den Text klicken, wird dieser eingefügt. Der Text lässt sich über die Schaltfläche "Ändern" anpassen. Links: In alle Memofelder lassen sich Links einfügen zu: anderen Karten (Incidents, Aktivitäten usw.): Dafür muss die eingegebene Kartennummer dem exakten Format dieser ID entsprechen. Wenn die Nummer eines Incidents aus vier Ziffern (1234) besteht, dann muss dies auch genauso im Memofeld stehen. Internet- oder FTP-Adressen: Zu diesen gelangen Sie, indem Sie darauf klicken. Datums- und Zeitfelder Datums- und Zeitfelder können Sie auf zweierlei Weise ausfüllen: Manuell. Wenn Sie auf das Symbol Kalender klicken, können Sie das Datum und die Zeit auswählen. Mit den Pfeilsymbolen navigieren Sie zwischen verschiedenen Monaten und Jahren. Pflichtfelder Solange die Pflichtfelder nicht ausgefüllt wurden, lässt sich eine Karte nicht speichern. Pflichtfelder erkennen Sie an zwei Merkmalen: Das Feld ist auf Karten des neuen Designs rot markiert. In traditionellen Karten steht vor dem entsprechenden Feld ein Asterisk (*) Mit dem Kontextmenü arbeiten Das Kontextmenü befindet sich neben bestimmten Listenfeldern. Wenn Sie neben einem markierten Feld (z. B. im Feld Anmelder) auf der Karte auf den Pfeil nach rechts klicken, können Sie über dieses Kontextmenü spezifische Handlungen ausführen. Allgemeine Handlungen vom Kontextmenü aus Je nach Einstellungen und Kartensorte können Sie folgende Handlungen ausführen: Karte öffnen Neue Karte anlegen Karte suchen s versenden Incidents der entsprechenden Person ansehen (auf der Incidentkarte neben dem Feld des Anmeldernamens) 18

19 Arbeitsbereich > Mit Tabs arbeiten 3.8 Mit s arbeiten s versenden Andere Aktionen vom Kontextmenü aus Wenn Ihr Systemadministrator dies entsprechend eingestellt hat, dann können Sie bei bestimmten Feldern noch zusätzliche Aktionen ausführen. Dies kann beispielsweise ein HTTP-Request für die Suche über Google sein oder das Ausführen von Dateien. Nehmen Sie Kontakt auf mit Ihrem Systemadministrator. Von allen wichtigen Stellen in TOPdesk aus können Sie s lesen und versenden. Außerdem können Sie s einsehen. Sie können eine entweder automatisch über ein definiertes Ereignis versenden, das mit einer auszuführenden Aktion verbunden ist (siehe Ereignis- und Aktionsmanagement) oder manuell über das Kontextmenü folgender Felder: Personen Personengruppen Bearbeiter Bearbeitergruppen [nur TOPdesk Enterprise] Kontaktpersonen Niederlassungen Je nach Einstellungen Ihres Systemadministrators finden Sie an dieser Stelle vordefinierte s. Diese befinden sich in einem gesonderten Bereich des Kontextmenüs (unter dem Trennungsstrich). 1 Öffnen Sie die entsprechende Karte. 2 Das Kontextmenü der entsprechenden Karte öffnen Sie, indem Sie auf den Pfeil nach rechts klicken. 3 Klicken Sie auf die Option versenden. 4 Das Dialogfenster versenden wird geöffnet. Ihre eingestellte - Adresse und die -Adresse des Empfängers werden automatisch eingetragen. 5 Schreiben Sie auf der Tab die und füllen Sie die Betreffzeile aus. Ihnen stehen hier dieselben Funktionen zur Verfügung wie in Memofeldern, z. B. die Symbole Standardtext einfügen (Shift F12) und Stempel: Datum / Zeit / Benutzer. 6 Klicken Sie auf das Symbol Versenden. 19

20 Arbeitsbereich > Mit Tabs arbeiten Andere Empfänger hinzufügen Für diese Aufgabe müssen Sie sich im Fenster versenden befinden und die Schritte 1 bis 4 des Topics s versenden [ Seite 19] durchlaufen haben. 1 Gehen Sie zur Registerkarte Extra. 2 Klicken Sie auf CC -> oder BCC ->, um andere Empfänger hinzuzufügen. 3 Beginnen Sie im Feld "Name" den Namen der Person zu schreiben und wählen Sie die gesuchte Person aus der Liste der Vorschläge. 4 Klicken Sie auf An ->, CC -> oder BCC ->, um diese Person als Empfänger hinzuzufügen. Um den ursprünglichen Empfänger zu ändern oder weitere Empfänger hinzuzufügen: a) Klicken Sie auf An ->. Um eine Person dem CC-Feld hinzuzufügen (sichtbar für alle Empfänger): a) Klicken Sie auf CC ->. Um eine Person dem BBC-Feld hinzuzufügen (unsichtbar für andere Empfänger): a) Klicken Sie auf BCC ->. 5 Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4, um mehrere Empfänger hinzuzufügen. 6 Klicken Sie auf OK. Sehen Sie dazu auch 2 s versenden [ Seite 19] Antwortadressen ändern Für diese Aufgabe müssen Sie sich im Fenster versenden befinden und die Schritte 1 bis 4 des Topics s versenden [ Seite 19] durchlaufen haben. 1 Gehen Sie zur Registerkarte Extra. 2 Klicken Sie auf die Option Antwortadresse. 3 Beginnen Sie im Feld "Name" den Namen der Person zu schreiben und wählen Sie die gesuchte Person aus der Liste der Vorschläge. 4 Klicken Sie auf die Option Antwortadresse, um diese Adresse als Antwortadresse hinzuzufügen. 5 Klicken Sie auf OK. Sehen Sie dazu auch 2 s versenden [ Seite 19] 20

21 Arbeitsbereich > Mit Tabs arbeiten Anlagen hinzufügen Für diese Aufgabe müssen Sie sich im Fenster versenden befinden und die Schritte 1 bis 4 des Topics s versenden [ Seite 19] durchlaufen haben. 1 Gehen Sie zum Tab Anlagen. 2 Klicken Sie auf Durchsuchen... 3 Wählen Sie die Datei aus, die hinzugefügt werden soll. 4 Klicken Sie auf "Öffnen". 5 Klicken Sie auf "Hinzufügen". Wenn Sie die Anlage entfernen möchten, dann klicken Sie auf das Symbol Löschen. Sehen Sie dazu auch 2 s versenden [ Seite 19] Zusätzliche Optionen für das Versenden von s Für diese Aufgabe müssen Sie sich im Fenster versenden befinden und die Schritte 1 bis 4 des Topics s versenden [ Seite 19] durchlaufen haben. 1 Gehen Sie zur Registerkarte Extra. 2 Legen Sie im Block Einstellungen fest, ob Sie eine Empfangs- und/oder Lesebestätigung erhalten möchten und ob die eine bestimmte Priorität erhält. Sehen Sie dazu auch 2 s versenden [ Seite 19] Adressen als Standardadressen verwenden 1 Gehen Sie zur Menüoption Einstellungen > Benutzereinstellungen. 2 Tragen Sie im Block Verfügbarkeit im Feld -Adresse Ihre -Adresse ein. Diese Adresse ist nun generell die Absenderadresse Ihrer s und gleichzeitig die Antwortadresse. 3 Legen Sie fest, ob immer eine Kopie der versendet werden soll. Wenn Sie eine Kopie an oben stehende Adresse senden lassen möchten: a) Setzen Sie dann bei Option Eigene -Adresse ein Häkchen. Wenn eine Kopie an eine andere Adresse gesendet werden soll: a) Setzen Sie dann ein Häkchen bei Andere -Adresse. b) Tragen Sie die -Adresse ein. 21

22 Arbeitsbereich > Mit Tabs arbeiten Um die Kopie sowohl an Ihre eigene und eine andere Adresse zu versenden: a) Aktivieren Sie beide Optionen. 4 Speichern Sie die Karte s lesen 3.9 Zeiterfassung s, die von einer Karte aus versendet werden, werden dort gespeichert, damit Sie sie zu einem späteren Zeitpunkt nochmals lesen können. 1 Öffnen Sie die entsprechende Karte. Im Feld Aktion sowie auf dem Tab Anlagen und Subtab s sind alle s aufgeführt, die von dieser Karte aus verschickt wurden. 2 Um eine bestimmte zu lesen, führen Sie darauf einen Doppelklick aus Zeitaufwand registrieren In allen Karten des neuen Designs wird der Zeitaufwand registriert. Wenn Sie den Zeitaufwand registrieren, erhalten Sie einen Überblick über die Zeit, die Sie und Ihre Kollegen für die jeweiligen Tätigkeiten aufgewendet haben. Anhand der detaillierten Zeiterfassung für Aktivitäten, Meldungen usw. können eindeutige Deklarationen oder Rechnungen erstellt werden. 1 Öffnen Sie die entsprechende Karte. 2 Tragen Sie den Zeitaufwand in das Feld Zeitaufwand ein. 3 Speichern Sie die Karte Der Zeitaufwand lässt sich auch auf dem Tab Zeiterfassung registrieren. 1 Gehen Sie zum Tab Zeiterfassung. 2 Klicken Sie auf das Symbol Zeitaufwand erhöhen. Das Popup-Fenster Zeitaufwand erfassen wird nun geöffnet. 3 Sind Sie nicht der Bearbeiter dieser Karte? Tragen Sie dann Ihren Namen in das Feld Bearbeiter ein. Ihr Zeitaufwand wird dann in einer neuen Zeile erfasst. 4 Tragen Sie in das Feld Zeitaufwand die tatsächlich aufgewendete Zeit ein. 5 Klicken Sie auf Speichern. 22

23 Arbeitsbereich > Mit Tabs arbeiten Zeitaufwand anpassen 1 Öffnen Sie die entsprechende Karte. 2 Gehen Sie zum Tab Zeiterfassung. 3 Suchen Sie den spezifischen Wert, den Sie in der Übersicht anpassen möchten. 4 Klicken Sie auf das Symbol Zeitaufwand korrigieren *Neues Symbol hinzufügen*. Das Popup-Fenster Zeitaufwand ändern wird geöffnet. 5 Ändern Sie im Popup-Fenster den Zeitaufwand. 6 Klicken Sie auf Korrigieren Einsicht in den Bearbeitungsverlauf Bestimmte Handlungen in TOPdesk werden automatisch registriert. Somit ist immer deutlich, wer welche Handlungen ausgeführt hat. Auf dem Tab Vorgeschichte sowie im Bearbeitungsverlauf sehen Sie, welche Bearbeitungsschritte bereits ausgeführt wurden. Im Einstellungsmanagement wird definiert, bei welchen Feldern die Vorgeschichte registriert werden soll. Wenn Sie dazu Fragen haben, nehmen Sie Kontakt mit Ihrem Applicationmanager auf Vorgeschichte einer Karte einsehen Die ausgeführten Handlungen werden sowohl im Bearbeitungsverlauf des Incident- und Changemanagements als auch auf dem Tab Vorgeschichte angezeigt. 1 Öffnen Sie die entsprechende Karte. 2 Gehen Sie zum Tab Vorgeschichte. 3 Verwenden Sie das Feld Filter:, wenn Sie die angezeigte Vorgeschichte auf ein bestimmtes Feld beschränken wollen. Sie sehen nun die Handlungen, die mit dieser Karte ausgeführt wurden: Das Datum der Aktion, die geänderten Felder sowie die Bearbeiter, die die Änderungen durchgeführt haben Fortschritt und Kundenkommunikation im Bearbeitungsverlauf Seit TOPdesk 5 können Sie den Bearbeitungsverlauf in den Modulen Changemanagement, Problemmanagement, Operationsmanagement, Projektmanagement und Langzeitplanung nutzen. Hierbei handelt es sich um eine gruppierte Widergabe des Kommunikationsverlaufs. Hierdurch verfügen Sie jederzeit über eine kompakte Übersicht, aus der hervorgeht was in den Incidents und Changes vorgefallen ist. 23

24 Arbeitsbereich > Mit Tabs arbeiten Bearbeitungsverlauf - Was ist was? A: Die Anfrage des Anmelders. B: Wiedergabe des Verlaufes eines Incidents/Changes und die Kommunikation zwischen dem Bearbeiter und dem Anmelder. C: Hochgeladene Dateien werden an Hand des Büroklammern-Symbols ( ) und der (anklickbaren) Dateibeschreibung gekennzeichnet. D: Über die Incident- oder Changekarte versendete s ( ). Auch importierte s erhalten dieses Symbol. E: Unter dem Aktionsfeld finden Sie die Option Für Anmelder in SSD ausblenden, mit der Sie Aktionen für das SSD unsichtbar machen. Dies ist nützlich, wenn Sie Informationen intern weitergeben wollen, der Kunde diese jedoch nicht sehen soll. 4 Mit Verknüpfungen arbeiten Mit den Verknüpfungen öffnen Sie schnell und einfach einen Link zu einem anderen Prozess innerhalb von TOPdesk (z. B. eine Karte, Modulseite oder Übersicht), eine Webseite oder eine Datei. Verknüpfungen finden Sie auf: Ihrer Startseite unter Auswahlen, Reports und Verknüpfungen. Auf der Prozessseite eines jeden Prozesses im Block Links: Hier finden Sie die Verknüpfungen, die sich auf diesen Prozess beziehen (wenn Sie das dementsprechend eingestellt haben). Auf der Managementübersicht eines jeden Moduls im Block Links: Hier finden Sie die Verknüpfungen, die sich auf diesen Prozess beziehen (wenn Sie das dementsprechend eingestellt haben). In der Navigationsleiste: Hier stehen die Verknüpfungen, die Sie selbst hinzugefügt haben. Sehen Sie dazu auch 2 Auswahlen, Reports und Verknüpfungen anpassen [ Seite 6] 24

25 Arbeitsbereich > Mit Verknüpfungen arbeiten 4.1 Verknüpfungsarten Art der Verknüpfung Website Gesicherte Website Standort in TOPdesk (Prozessseite, Übersicht, Karte) oder HTTP-Request Datei auf dem Server Eingabe /tas/secure/etc. In der Adresszeile des Browsers: alles, was hinter dem Servernamen steht) file://\\ Servername\ Ordner\ Datei Wenn Links zu lokalen Dateien nicht funktionieren, kann es an Ihrem Browser liegen, der sie blockiert. Jeder Browser geht mit TOPdesk- Links zu lokalen Dateien anders um. Beim Internet Explorer funktionieren Links über UNC-Pfade, allerdings werden diese in der Standardeinstellung von Firefox blockiert. Um Links mit UNC-Pfaden zu lokalen Dateien auch in Firefox verwenden zu können, müssen Sie zunächst einige Anpassungen vornehmen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter: Diese Seite bezieht sich auf eine externe Informationsquelle, die vom TOPdesk Support ausgeschlossen ist. 5 Arbeiten mit Lesezeichen Es kommt wahrscheinlich häufig vor, dass Sie selbst gerne eine Liste zusammenstellen wollen würden mit zum Beispiel den Incidents, die Sie im Auge behalten möchten. Fast jede Karte lässt sich mit einem Lesezeichen markieren. Diese Karte wir dann in Ihre Lesezeichen aufgenommen. In dieser Liste werden Karten aus mehreren Prozessen aufgeführt. Sie können Karten mit Lesezeichen versehen. Auf der Karte selbst Von To-do aus 5.1 Ihre Lesezeichen öffnen Sie finden Ihre Lesezeichen in der Navigationsleiste. 1 Klicken Sie auf das Symbol Lesezeichen. Auf einem neuen Tab wird die Liste Ihrer Lesezeichen geöffnet. 2 Wenn Sie auf das Symbol klicken, werden genauere Angaben zur Aufgabe angezeigt. Das Feld wird ausgeklappt; die Aufgabe wird vollständig sichtbar. 3 Um die entsprechende Karte zu öffnen, klicken Sie in der Liste auf den Kartennamen. 25

26 Arbeitsbereich > Arbeiten mit Lesezeichen 5.2 Lesezeichen setzen Sie fügen eine Karte zu Ihren Lesezeichen hinzu, indem Sie auf das Lesezeichensymbol in Ihrer Aufgabenliste oder auf der Karte selbst klicken. Aus Ihrer Aufgabenliste eine Karte an Ihre Lesezeichen hinzufügen: a) Klicken Sie auf das Symbol Karte mit einem Lesezeichen versehen, das sich links neben dem Kartennamen befindet. Das Lesezeichen wurde nun hinzugefügt. Die Karte erscheint nun auch in Ihrer Lesezeichen. Eine geöffnete Karte mit einem Lesezeichen versehen: a) Klicken Sie links oben (neben dem Kartennamen) auf das Symbol Karte mit einem Lesezeichen versehen. Das Lesezeichen wurde nun hinzugefügt. Die Karte erscheint nun auch in Ihrer Lesezeichen. 5.3 Ein Lesezeichen löschen 6 Übersichten Sie können Lesezeichen jederzeit wieder entfernen, entweder über die Lesezeichenliste, die Aufgabenliste oder über die Karte selbst. 1 Öffnen Sie Lesezeichen, Ihre Aufgabenliste oder die Karte, die sich bei Ihren Lesezeichen befindet. 2 Klicken Sie auf das Symbol Lesezeichen an dieser Karte entfernen. Das Symbol verändert sich zu dem Symbol Karte mit einem Lesezeichen versehen und die Karte verschwindet (nach einer Aktualisierung) aus Ihrer Lesezeichenliste. Alle Übersichten in TOPdesk sind identisch aufgebaut und lassen sich einfach an Ihre Bedürfnisse anpassen. Von Ihrer Modulstartseite oder der To-do aus können Sie verschiedene Übersichten öffnen. TOPdesk enthält verschiedene Übersichten: Gesamtübersichten bestimmter Indicentarten oder Projekten. Übersichten von Auswahlen, Reports und KPIs (nur Enterprise). 6.1 Übersichten einrichten. Mit einigen einfachen Handlungen können Sie die Übersichten nach Ihren Wünschen anpassen. 26

27 Arbeitsbereich > Übersichten Spalten hinzufügen 1 Klicken Sie in der Übersicht, der Sie eine Spalte hinzufügen möchten, auf das Symbol Übersicht einrichten. Das Popup-Fenster Übersicht einrichten wird geöffnet. 2 Wählen Sie in der Liste Nicht sichtbar die Spalte/-n, die Sie hinzufügen möchten. Sie können mehrere Einträge gleichzeitig hinzufügen, indem Sie die Strg-Taste gedrückt halten. 3 Klicken Sie auf den Pfeil nach links. 4 Wenn Sie eine Spalte in der Übersicht nicht anzeigen lassen möchten, dann klicken Sie auf den Pfeil nach rechts. 5 Die Reihenfolge ändern Sie mithilfe der Pfeile nach oben oder unten auf der linken Seite. 6 Klicken Sie auf OK Spalten entfernen 1 Klicken Sie in der Übersicht, in der Sie eine Spalte entfernen möchten, auf das Symbol Übersicht einrichten. Das Popup-Fenster Übersicht einrichten wird geöffnet. 2 Markieren Sie in der Liste Sichtbar die Spalte(n), die Sie löschen möchten. Sie können mehrere Einträge gleichzeitig hinzufügen, indem Sie die Strg-Taste gedrückt halten. 3 Klicken Sie auf den Pfeil nach rechts. 4 Klicken Sie auf OK Spalten sortieren Wenn Sie in einer Übersicht eine bestimmte Karte suchen, dann können Sie die Übersicht nach einer bestimmten Spalte auch ablaufend sortieren. Die Spalte, nach der die Übersicht sortiert wurde, erkennen Sie an dem nach oben oder unten gerichteten kleinen Pfeil im Spaltenkopf. 1 Klicken Sie auf den Titel der Spalte, nach der Sie die Übersicht sortieren möchten. Die Karten werden in der neuen Reihenfolge angezeigt. 2 Wenn die angezeigte Reihenfolge noch nicht Ihren Erwartungen entspricht, wiederholen Sie Schritt 1. 27

28 Arbeitsbereich > Übersichten Für mehr Benutzerfreundlichkeit wird die gewählte Sortierreihenfolge jeder Übersicht gespeichert. Das nächste Mal, wenn Sie dieselbe Übersicht öffnen, wird sie auf dieselbe Weise sortiert angezeigt Spalten verschieben Spaltenbreite anpassen 1 Markieren Sie den Namen einer Spalte - halten Sie die linke Maustaste dabei gedrückt. 2 Ziehen Sie die Spalte an die Stelle, an der Sie sie gerne hätten. Ab sofort wird die Übersicht automatisch in dieser Ansicht geöffnet. Manchmal sind in einer Übersicht nicht alle wichtigen Informationen der angezeigten Karten sichtbar. Passen Sie die Breite Ihrer Spalte an. 1 Setzen Sie den Cursor oben in die Übersicht auf die rechte Trennlinie der Spalte, die Sie vergrößern möchten. 2 Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie den Pfeil nach rechts, bis der vollständige Inhalt der Spalte zu sehen ist. Ab sofort wird die Übersicht automatisch in dieser Ansicht geöffnet. Wenn Sie einen Doppelklick auf den Spaltenrand ausführen, können Sie die Spaltenbreite ebenfalls verstellen. Die Spalte wird dem Inhalt der Spalte angepasst Übersicht filtern Indem Sie Übersichten filtern, können Sie die Auflistung der Ergebnisse eingrenzen. Beispielsweise möchten Sie nur die Karten sehen, deren Bearbeiter Sie selbst sind. Sie können alle Übersichten filtern; die Filtereinstellungen werden gespeichert. Sie müssen Sie daher später nicht noch einmal verändern. 1 Öffnen Sie die entsprechende Übersicht. 2 Klicken Sie auf das Symbol Filter. 3 Legen Sie anschließend fest, nach welchen Kriterien die Übersicht gefiltert werden soll. 4 Klicken Sie auf OK. 7 Drucken Sie können sowohl einzelne Karten als auch ganze Übersichten ausdrucken. 28

29 Arbeitsbereich > Drucken 7.1 Karte ausdrucken Durchlaufen Sie folgende Schritte, um eine Karte auszudrucken: Wenn Sie eine Karte aus dem Modul Incidentmanagement ausdrucken möchten, gibt es noch zusätzliche Druckoptionen [ Seite 29]. 1 Klicken Sie in der Navigationsleiste auf das Symbol Druckvorschau. Es erscheint eine Druckvorschau der auszudruckenden Karte. Außerdem erscheint ein Popup-Fenster mit den Druckereinstellungen. Wenn Sie eine Incidentkarte ausdrucken möchten, erscheint ein Dialogfenster mit einigen Druckoptionen. 2 Wählen Sie den gewünschten Drucker. 3 Möglicherweise müssen die Druckereinstellungen noch angepasst werden. 4 Klicken Sie auf OK Druckoptionen Incidentmanagement 7.2 Übersicht ausdrucken Im Incidentmanagement gibt es Druckformate für verschiedene Zwecke. Sie können angeben, ob die Karte als Arbeitsauftrag, als Incidentübersicht oder als Kostendeklaration ausgedruckt werden soll. Arbeitsanordnung Wenn Sie diese Option wählen, wird eine Druckvorschau geöffnet, in der die Planung, Kategorisierung sowie die Anfrage steht. Nach der Ausführung des Arbeitsauftrages können der Bearbeiter und Empfänger den Arbeitsauftrag in den dafür vorgesehenen Feldern unterzeichnen. Incident In der Druckvorschau sehen Sie die Daten des Anmelders sowie Angaben zur Kategorie, Unterkategorie, zur Art des Incidents, Planung, Bearbeitung sowie die Anfrage und die bisher unternommenen Bearbeitungsschritte. Kostendeklaration Wenn Sie diese Option wählen, wird die Druckvorschau als PDF geöffnet. Darin sind die Angaben der Blöcke "Anmelder" und "Bearbeitung" enthalten. Außerdem sind Angaben zur Kostendeklaration verzeichnet: Kosten für Artikel und Objekte sowie Unkosten und deklarierte Kosten. 1 Öffnen Sie die entsprechende Übersicht. 2 Wenn Sie nur bestimmte Karten der Übersicht ausdrucken möchten, dann setzen Sie vor die gewünschten Karten ein Häkchen in das Kontrollkästchen. 3 Klicken Sie auf das Symbol Druckvorschau. Das Popup-Fenster Drucken wird geöffnet. 4 Füllen Sie die Felder des Popup-Fensters Drucken aus. 29

30 Arbeitsbereich > Daten exportieren a) Wählen Sie die Karten, die Sie ausdrucken möchten: Alles oder Auswahl (wenn Sie davor nur bestimmte Karten ausgewählt hatten, dann werden nur diese gedruckt). b) Legen Sie fest, welche Memofelder der Karten wiedergegeben werden sollen. Teilweise (die erste Zeile der Memofelder auf der ersten Registerkarte werden angezeigt), Vollständig anzeigen (die Memofelder der ersten Registerkarte werden vollständig angezeigt) oder Nicht anzeigen (die Memofelder auf der ersten Registerkarte werden nicht angezeigt). c) Legen Sie im Block Ausgabeformat fest, ob die Wiedergabe im HTML- oder PDF-Format erfolgen soll. d) Legen Sie im Block Ausgabeformat fest, ob Sie die Karten verbunden in einer Tabelle sehen möchten oder ob jede Karte in einem eigenen Block wiedergegeben werden soll. e) Legen Sie im Block Ausrichtung (nur PDF) fest, ob die Karte im Hochoder Querformat wiedergegeben werden soll. f) Tragen Sie im Feld Titel den Titel des Dokuments ein. g) Wenn Sie Ihr Logo mit in den Report aufnehmen möchten, dann aktivieren Sie die Option Logo verwenden. h) Klicken Sie auf OK. Die auszudruckende Übersicht wird geöffnet. 5 Drucken Sie die Karte. PDF: a) Klicken Sie in Ihrem PDF-Reader auf das Symbol "Drucken". b) Klicken Sie im Druckdialog auf "OK". HTML: a) Klicken Sie im Druckdialog auf "OK". 8 Daten exportieren Die meisten Daten in TOPdesk lassen sich nach Excel exportieren. Ausnahme hierfür sind: Unter-/Kategorien Informationen, die in Übersichten miteinander verlinkt sind. Informationen von verschiedenen Kartentypen lassen sich nicht in eine einzige Excel-Datei exportieren. 30

31 Arbeitsbereich > Daten exportieren 8.1 Übersichten und Auswahlen nach Excel exportieren. Für diese Aufgabe muss das Öffnen von Popup-Fenstern von TOPdesk aus erlaubt sein. Wenn Sie dazu Fragen haben, nehmen Sie Kontakt mit Ihrem Systemadministrator auf. 1 Setzen Sie in der entsprechenden Übersicht ein Häkchen vor die Karten, die Sie exportieren möchten. 2 Möchten Sie alle Karten exportieren, setzen Sie dann gar kein Häkchen. 3 Klicken Sie auf das Symbol Exportieren. Es wird das Dialogfenster Exportieren geöffnet. 4 Wählen Sie die Angaben aus, die Sie exportieren möchten. a) Legen Sie fest, ob Sie alle Daten oder nur eine Auswahl exportieren möchten. b) Außerdem definieren Sie, ob die Memofelder teilweise, vollständig oder gar nicht wiedergegeben werden sollen. 5 Klicken Sie auf OK. 6 Sie haben nun die Möglichkeit, die exportierte Übersicht in Excel zu öffnen oder zu speichern. 8.2 Zeitaufwand in Excel exportieren 9 Suchen 9.1 Hilfsmittel für die Suche 1 Öffnen Sie die entsprechende Karte. 2 Gehen Sie zur Registerkarte Zeiterfassung. 3 Klicken Sie auf das Symbol Zeitaufwandsdaten exportieren. 4 Sie haben nun die Möglichkeit, die exportierte Übersicht zu speichern oder in Excel zu öffnen. In TOPdesk können Sie immer nach bestimmten Karten aller Kartenarten suchen. Sie starten eine Suche über die Schaltfläche Suchen, die sich in Ihrer Navigationsleiste befindet oder alternativ über den Tab Erweiterte Suche nach [Kartenart]. Fuzzy-Suche TOPdesk unterstützt die Fuzzy-Suche. Das bedeutet, dass Sie nicht mehr auf verschiedene Schreibweisen bzw. Groß-/Kleinschreibung achten müssen. Selbst bei Tippfehlern in dem eingegebenen Suchbegriff werden die richtigen Suchergebnisse angezeigt. Wenn Sie z. B. nach "Drucker" suchen, dann findet TOPdesk auch Incidents, in denen "Druker" steht. 31

32 Arbeitsbereich > Suchen Automatische Vervollständigung Wenn Sie mit der Eingabe der ersten Buchstaben beginnen, wird automatisch eine Liste mit Vorschlägen möglicher Suchbegriffe aus der Datenbank angezeigt. Die Liste ist eine Übersicht aller in der Datenbank vorhandenen Wörter, die mit denselben Buchstaben beginnen. Vorschläge Bei bestimmten Suchergebnissen schlägt TOPdesk einen anderen Suchbegriff vor. Das ist dann der Fall, wenn TOPdesk in der Datenbank ein Wort findet, das häufiger vorkommt, als der eingegebene Suchbegriff. Wenn Sie zum Beispiel "Bamann" eingeben, erhalten Sie den Vorschlag "Bachmann". Karten sofort öffnen Wenn Sie in das Suchfeld die Nummer einer Karte eintragen, dann wird die entsprechende Karte sofort geöffnet. Das Format der eingegeben Nummer muss allerdings exakt dem Kartennummernformat entsprechen. Wenn eine Karte zum Beispiel generell einen Präfix umfasst, muss dieser auch in das Suchfeld eingegeben werden. Suche in allen Feldern Sie durchsuchen immer alle Felder innerhalb eines Prozesses. Wollen Sie im Incidentmanagement nach "Schulze suchen, wird eine Übersicht mit Incidents angezeigt, in denen Herr Schulze als Anmelder, Bearbeiter usw. fungiert. Wenn Sie bei den Hardware-Objekten zum Beispiel nach "Schulze" suchen, erhalten Sie eine Übersicht aller Hardware, die mit Herrn Schulze verknüpft sind (er kann Installierer, Benutzer usw. sein). Wenn nach mehr als einem Wort gesucht wird, sind in den Suchergebnissen alle angegeben Wörter enthalten; unabhängig von der Reihenfolge der angegebenen Wörter. 9.2 Suchen über die Schnellsuche 9.3 Erweiterte Suche 1 Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen in Ihrer Navigationsleiste und wählen Sie das Modul aus in dem Sie eine Karte suchen. 2 Tragen Sie den Begriff ein. Wenn dieser Begriff in der Datenbank vorkommt, dann wird das Wort nach Eingabe einiger Buchstaben automatisch vervollständigt. 3 Drücken Sie auf Enter. Sie befinden sich nun in der Übersicht Suchergebnisse [Kartenart]. 1 Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen in Ihrer Navigationsleiste und wählen Sie den Prozess aus, dessen Karte Sie suchen. 2 Klicken Sie auf Erweiterte Suche. 3 Tragen Sie den Suchbegriff ein. 32

33 Arbeitsbereich > Suchen Wenn Sie sich nicht sicher sind, in welchem Feld der gesuchte Begriff vorkommt: a) Verwenden Sie das Feld Suchen für Suchbegriffe. Dabei können Sie bei der Suche auch Sonderzeichen verwenden, um die Suchergebnisse einzuschränken, siehe Suchspezifikationen [ Seite 33]. Wenn Sie in einem bestimmten Feld suchen möchten: a) Verwenden Sie dann die übrigen Felder. 4 Legen Sie im Block Filter fest, über welchen Zeitraum gesucht werden soll. 5 Klicken Sie auf Suchen. Sie befinden sich nun in der Übersicht Suchergebnisse [Kartenart]. TOPdesk kann auch Dokumente, die mit Karten verknüpft sind, nach bestimmten Begriffen durchsuchen. Wenn die Option aktiviert ist, können Sie über das Feld Verknüpfte Dokumente in Dokumenten mit den folgenden Formaten suchen: txt, pdf, rtf, xml, html, Word- und Open Office-Dokumente (docx-dateien werden nicht durchsucht). 9.4 Suchspezifikationen Funktionalität und Beispiele Anführungsstriche "Drucker" AND: Drucker AND Fehler OR: Drucker OR Fehler Kombination AND/OR: (drucken OR ausdrucken) AND (Störung OR Problem) Platzhalter Kaffee*, *automat, Ba*mann Platzhalter für ein einziges Zeichen Te?t Auswirkung Der Begriff wird wortwörtlich gesucht (keine Fuzzy-Suche) Beide Suchbegriffe müssen im Eintrag vorkommen. Mindestens einer der beiden Begriffe muss enthalten sein. Mindestens einer der beiden Suchbegriffe in der ersten Klammer muss zusammen mit mindestens einem Suchbegriff der zweiten Klammer vorkommen. Alle Begriffe, die die Buchstaben enthalten, die vor, hinter bzw. vor und hinter dem Asterisk stehen, werden gesucht. In diesem Fall sind die möglichen Ergebnisse: Kaffeemaschine, Kaffeeautomat, Bachmann. Alle Begriffe, die mit den genannten Zeichen übereinstimmen. An der Stelle des Fragezeichens kann dann ein willkürliches Zeichen stehen. In diesem Fall ist das zum Beispiel: Test oder Text 33

34 Arbeitsbereich > Suchen Funktionalität und Beispiele Minuszeichen Fehler -Drucker Vorname: Erik Vorname: E* Sonderzeichen ausschließen Drucker \? Auswirkung Dieser Begriff wird aus dem Suchauftrag ausgeschlossen. Die Suchergebnisse listen Personen mit dem Vornamen Erik auf bzw. Personen, deren Vorname mit dem Buchstaben E beginnt. Die Bedeutung des Sonderzeichens hinter \ wird aufgehoben. In diesem Fall wird das Fragezeichen als Fragezeichen interpretiert, was folgendes Ergebnis ergibt: Notebook? und nicht zum Beispiel Notebooks. 34

35 Startseiten > Die To-do II Startseiten 1 Die To-do In der Aufgabenliste werden alle Ihnen zugeteilten Aufgaben in einer übersichtlichen Liste aufgeführt. Sie können in der Aufgabenliste Incidents, Changes, operative Aktivitäten, Projektaktivitäten und Leistungen in einer Übersicht betrachten. A. Filter Je nach eingestelltem Filter sehen Sie in der Aufgabenliste nur Ihre eigenen Aufgaben oder auch die Ihrer Gruppe/-n. Es stehen Ihnen drei Filteroptionen für die Aufgabenliste zur Verfügung: Eigene 35

36 Startseiten > Die To-do Gruppen Eigene und Gruppen 1.1 To-do anpassen Sie können ebenfalls die Aufgaben anzeigen lassen, die noch keinem Bearbeiter zugewiesen wurden. B. Sehen, welche Filter aktiviert sind Unter dem Menübalken sehen Sie, welcher Filter eingestellt ist. C. Aufgabenübersicht Die Aufgabenübersicht wird unterhalb des Menübalkens angezeigt. Die Aufgaben in der Aufgabenliste sind nach Datum sortiert. Die Aufgaben ohne Termin stehen ganz oben. Alle weiteren Aufgaben werden nach Fälligkeitstermin sortiert, damit die Aufgaben obenan stehen, die als Erstes erledigt werden müssen. In Ihrer Aufgabenliste werden nur die ersten 100 Aufgaben aufgelistet, selbst wenn Ihnen bzw. Ihren Gruppen mehr Aufgaben zugeteilt wurden. D. Aufgaben einklappen Aufgaben, die bezüglich ihres Fälligkeitsdatums zusammengehören, lassen sich einklappen. Dadurch können Sie die übrigen Aufgaben bequemer überblicken. E. Alle Informationen zu einer Aufgabe lesen Wenn Sie alle gemachten Angaben zu einer Aufgabe lesen möchten, klicken Sie auf den Pfeil links vor der Aufgabe, damit diese ausgeklappt wird. Sie können Ihre To-do anpassen, indem Sie einen Filter anwenden. Die Aufgaben lassen sich auf "Eigene", "Gruppen" sowie "Eigene und Gruppen" filtern. Darüber hinaus können Sie die Aufgaben anzeigen lassen, die noch keinem Bearbeiter zugewiesen wurden. 1 Klicken Sie im Menübalken auf das Symbol Filter. 2 Legen Sie anschließend fest, nach welchen Kriterien Sie die Übersicht filtern möchten. 3 Klicken Sie auf OK. 1.2 Eine Aufgabe öffnen 1 Gehen Sie zu Ihrer Aufgabenliste. 2 Klicken Sie auf die Kurzbeschreibung oder die Incidentnummer einer Aufgabe in der Aufgabenübersicht. Die Aufgabe wird in einem neuen Tab geöffnet. 36

37 Startseiten > Die To-do 1.3 Änderungen in der To-do anzeigen lassen Wenn Ihnen eine neue Aufgabe zugeteilt wird oder eine Ihrer Aufgaben wird geändert bzw. entfernt, dann sehen Sie ein Popup-Fenster, das Sie darüber informiert. 1 Klicken Sie auf Anzeigen, um sich die Änderungen in der Aufgabenliste anzusehen. 1.4 Detailangaben über eine Aufgabe lesen Um genauere Informationen über eine bestimmte Aufgabe zu erhalten, können Sie das Aufgabenfeld ausklappen. 1 Dazu klicken Sie auf den Pfeil links neben dem Namen der Aufgabe. Das Feld wird ausgeklappt, wodurch alle Angaben zur Aufgabe sichtbar werden. 1.5 Übergeordnete Karte öffnen Von der Aufgabenliste aus können Sie direkt Aktivitäten öffnen und falls zutreffend erhalten Sie auch weitere Informationen über die übergeordnete Karte. Im Falle einer Changeaktivität ist die übergeordnete Karte ein Change; im Falle eines Teilincidents ist das der Hauptincident. 1 Klicken Sie auf die zweite Zeile einer Aufgabe, in der sich eine kurze Beschreibung der übergeordneten Karte befindet. Die übergeordnete Karte wird in einem neuen Tab geöffnet. Das gilt für das Öffnen von Changes, Projekten, Serien und Hauptincidents von der Aufgabenliste aus. 37

38 Startseiten > Modulseiten 2 Modulseiten Der Applicationmanager hat die Standardeinrichtung der Modulseite für Ihre Organisation festgelegt. Sie können selbst bestimmen, welche Auswahlen und Verknüpfungen bei den Widgets Auswahlen und Links angezeigt werden sollen. Widgets Auf den Modulseiten sehen Sie einige voneinander abgegrenzte Blöcke. Dies sind sogenannte Widgets. Mit diesen Widgets können Sie unter anderem neue Karten, Reports oder Auswahlen erstellen. Die Widgets sind ein- und ausklappbar. Im Folgenden werden diese Widgets besprochen: Moduldiagramm: oberhalb der meisten Modulseiten sehen Sie eine grafische Widergabe über die Einrichtung des Moduls: das Modulschema. Sie sehen die verschiedenen Unterteile der betreffenden Module. Die Prozessschritte im Di- 38

39 Startseiten > Modulseiten 2.1 Modulseiten öffnen agramm entsprechen der Moduleinrichtung in Ihrer Organisation. Wenn in Ihrer Organisation nicht mit 2nd-Level-Incidents gearbeitet wird, dann wird dieser Teil des Modulschemas hellgrau dargestellt. Übersicht: Von diesem Widget aus werden Sie mit einem Klick zur Übersicht des jeweiligen Moduls, beispielsweise der Incident- oder Changeübersicht, weitergeleitet. Auswahlen: In diesen Widgets können Sie Auswahlen, die Sie häufig verwenden, anzeigen lassen. Links: In diesem Widget können Sie Verknüpfungen, die Sie häufig verwenden, anzeigen lassen. Neu: Über dieses Widget können Sie direkt neue Karten, wie einen neuen Incident, eine neue Auswahl oder eine Changevorlage erstellen. Einstellungen: Mittels dieses Widgets können Sie, wenn Sie über die entsprechenden Rechte verfügen, direkt zu den Moduleinstellungen des betroffenen Moduls gelangen. Planer: In den Modulen Changemanagement, Operationsmanagement, Reservierungsmanagement und Langzeitplanung gibt es dieses Widget mit dem Sie direkt zum Changekalender, Planer Operationsmanagement, Reservierungsplaner und dem Planer (Langzeitplanung) gelangen. 1 Klicken Sie auf TOPdesk-Menü. 2 Klicken Sie auf Module. Die Modulseite wird in einem neuen Tab geöffnet. 3 Wählen Sie aus der Modulliste das Modul aus, dass Sie öffnen wollen. 2.2 Auswahlen und Verknüpfungen an die Modulseite hinzufügen Ihr Applicationmanager legt die Einrichtung Ihrer Modulseite fest. Sie können selbst bestimmen, welche Auswahlen und Verknüpfungen angezeigt werden sollen. 1 Öffnen Sie die entsprechende Modulseite. 2 Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten rechts oberhalb des Widgets Auswahlen oder des Widgets Links. 3 Erstellen oder entfernen Sie eine Verknüpfung in dem sich öffnenden Popup. Sie fügen weitere Auswahlen Ihrer Anzeige hinzu, indem Sie diese über den nach rechts weisenden Pfeil zur rechten Spalte Anzeigen hinzufügen. 4 Klicken Sie auf Speichern. Auf Wunsch lassen sich Widgets ein- und ausklappen. Wenn Sie viele Widgets verwenden, kann es hilfreich sein das Modulschema einzuklappen, sodass Ihre Widgets auf dem Bildschirm mehr Raum zur Verfügung haben. 39

40 Startseiten > Managementübersichten 3 Managementübersichten Auf der Managementübersicht werden für Sie wichtige Statusupdates und Trends aus Ihrer Organisation aufgeführt. Über das Symbol Managementübersicht auf der Startseite gelangen Sie zur Managementübersicht. Managementübersicht - Module Auf den Managementübersichten der jeweiligen Module können Sie entsprechende Reports, KPIs, Auswahlen usw. einsehen und hinzufügen. Managementübersicht - Übersicht Auf der Übersicht können Sie Widgets von jedem Prozess hinzufügen, damit Sie auf einer Seite alle wichtigen Daten gleichzeitig sehen. So können Sie zum Beispiel einen Report über die Incidentanzahl pro Kunden neben dem über die Besucheranzahl pro Monat anzeigen lassen. 40

41 Startseiten > Managementübersichten A. Navigation In der Navigationsleiste wählen Sie die Managementübersicht aus, die Sie sehen möchten. Wenn Sie nur Daten eines bestimmten Prozesses interessieren, wählen Sie nur die Managementübersicht des entsprechenden Moduls aus. B. Widgets Auf der Managementübersicht stehen Ihnen folgende Widgets zur Verfügung: Report/KPI: In diesem Widget werden Reports und KPIs (nur in Enterprise) grafisch dargestellt. Aktuelle Situation: Dieses Widget zeigt die aktuelle Situation innerhalb eines bestimmten Moduls an. Hier sehen Sie, wie viele offen stehende Aufgaben bei Ihnen, Ihren Gruppen oder allen stehen beziehungsweise wie viele ohne Bearbeiter sind. Oberhalb des Widgets sehen Sie, welche Filtereinstellungen aktiviert sind. Auswahlen: Von diesem Widget aus gelangen Sie sofort zu den Auswahlen, die für Sie relevant sind bzw. zur Übersicht aller verfügbaren Auswahlen von diesem Modul. Reports: Von diesem Widget aus gelangen Sie zu den Reports, die für Sie relevant sind bzw. zur Übersicht aller verfügbaren Reports sowie aller geplanten Reports (von diesem Modul). Links: Von hier aus gelangen Sie zu den Verknüpfungen. Neu: Hier können Sie neue Reports, Auswahlen oder KPIs (nur in Enterprise) erstellen. Sie können die Managementübersicht nach Ihren Wünschen einrichten [ Seite 42]. Bestimmte Auswahlen oder Reports können beispielsweise als immer sichtbar definiert werden. 41