GESAMTKONZEPTION FÜR DEN EINSATZ VON EDV IM RECHNUNGSWESEN*

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1 GESAMTKONZEPTION FÜR DEN EINSATZ VON EDV IM RECHNUNGSWESEN* Hans A. JÖBSTL Die erflgreiche Führung eines Frstbetriebes steht und fällt mit dem Vrhandensein vn Infrmatinen. Die Bereitstellung der für die Führung erfrderlichen quantifizierbaren, wertrelevanten Infrmatinen ist Aufgabe des betrieblichen Rechnungswesens, für dessen Abwicklung der Cmputer ein leistungsfähiges Hilfsmittel sein kann. Überlegungen zum Cmputer-Einsatz sind kmplexe Ziel-Mittel-Entscheidungsprbleme mit vielfältigen Abhängigkeiten und Auswirkungen. Sie umfassen die Klärung der Ziele, der Aufgaben und der Mittel [wie Hardware (Geräte, Cmputer) und Sftware (vm Frmular bis zu System- und Anwendungsprgrammen)], der Verfahren (im Haus, außer Haus), der Abläufe, der Persnalausstattung usw., schließlich der Ksten, Leistungen und Nutzen. Die Anfrderungen an die Verantwrtlichen und Beteiligten sind hch, Fehlentscheidungen und Unsicherheit bzw. Überfrderung bei frstlichen EDV-Einsteigern, wie in den meisten Klein- und Mittelbetrieben anderer Branchen auch, häufig. Prblemlösung und Fehlervermeidung setzen systematisches Vrgehen im Sinne vn Zielklärung, Prblemanalyse, Alternativensuche, Alternativenbewertung, Auswahlentscheidung und praktische Umsetzung, insbesndere eine Betrachtung aller Datenverarbeitungs- und Infrmatinsaufgaben im Gesamtzusammenhang des betrieblichen Infrmatinssystems vraus. Eine systematische Vrgehensweise mit den Einzelschritten * Österreichische Frstzeitung 98 (1987), 7, Einführungsvrtrag zum Seminar "EDV im Frstbetrieb", Mai 1987, Ossiach/Krnt. Abbildung 1: Stufenweises Vrgehen bei der Prjektstudie (5) Definitin der Aufgabenstellung, Klärung der Verfahrensfrage, Infrmatinsbeschaffung, Ausschreibung, Prüfung und Entscheidung, ist die beste Garantie dafür, daß grbe Fehler im Regelfall vermieden und bessere Entscheidungsgrundlagen geschaffen werden (vgl. Abb. 1). Ziele festlegen Wer sich der EDV bedienen will, sllte sich zuerst darüber klar werden, welche Aufgabenstellung vrliegt bzw. welches Ziel damit eigentlich verflgt wird. Als Vraussetzung für den EDV-Einsatz ist daher eine Aufgabenanalyse durchzuführen, d.i. die Feststellung der anfallenden DV- Aufgaben aus der Sicht der Führung und Verwaltung. Diese Analyse kann nicht unabhängig vn der Analyse der gesamten Organisatin durchgeführt werden; es ist der Ist-Zustand zu erheben und es ist zu ermitteln, wel- Oefz Seite 1

2 che Infrmatinen wann, w und vn wem gebraucht werden. Auf Grundlage einer Ermittlung des Infrmatinsbedarfes ist das Infrmatinsprgramm festzulegen, das schließlich die DV-Aufgaben bestimmt. Die Vielfalt und Kmplexität der Ziele, Aufgaben und Zusammenhänge machen eine Ganzheitsbetrachtung empfehlenswert und letztlich die Erstellung einer Gesamtknzeptin. 1. Ganzheitsbetrachtung Systemdenken Unter Ganzheitsbetrachtung und Gesamtknzepterstellung verstehe ich: ein umfassendes, systematisches Vrgehen bei der Entscheidungsvrbereitung (Prjektstudie), die Betrachtung der Unternehmung als zielrientierte Gesamtheit und aller Infrmatinen und Infrmatinsaufgaben als Teile des Infrmatinssystems, die Beachtung der Zusammenhänge zwischen den Teilbereichen des Rechnungswesens und zu anderen Datenverarbeitungsaufgaben, smit den Verbund vn Daten, die Integratinsaspekte und Vernetzungen, die Berücksichtigung aller relevanten Auswirkungen des EDV-Einsatzes, d.s. die Auswirkungen auf die Organisatin (Ausbau, Abläufe), die Persnalqualifikatin, die Infrmatinsbereitstellung und Führungsqualität, die Neugestaltung der Datenerfassung, des Frmularwesens usw. die Datensicherung und den Datenschutz, die Vereinheitlichung und Aussagefähigkeit des Rechnungswesens, das Anstreben vn Gesamtlösungen (hinsichtlich Hardware, Sftware und Wartung). 1.1 Betriebsführung und Infrmatin Die wirtschaftlichen Vrgänge in den Unternehmungen sind zu gestalten und zielbezgen zu rganisieren. Dies bedarf der laufenden Bebachtung der Zustände und Przesse im Betrieb und in der Umwelt, als der Erfassung und Bereitstellung vn Infrmatinen. S wie wir den Betrieb als Gesamtheit (System) ansehen können, die zielbezgen zu gestalten ist, ist auch das Abbild der Zustände und Vrgänge (Daten, Infrmatinen) als Gesamtheit (Infrmatinssystem) aufzufassen, das zielbezgen gerdnet werden muß. Sein Zweck besteht in der Bereitstellung der ntwendigen, zweckgemäß und zeitgerecht aufbereiteten Infrmatinen (=Infrmatinsprgramm) für die Betriebsführung und snstige Adressaten. 1.2 Rechnungswesen und Infrmatinssystem Alle meßbaren Mengen- und Wertbewegungen, die sich aus dem realen und nminalen Beziehungsfeld einer Unternehmung im Innen- und im Außenbereich ergeben, erfaßt und verarbeitet das Rechnungswesen. Es bildet das Wirtschaftsgeschehen, primär zum Zwecke der Wertlenkung, in Bestands- und Strmgrößen ab. Damit ist es ein Führungsinstrument mit einer ausgesprchenen Infrmatinsfunktin für Ermittlungs-, Berichts- und Erklärungszwecke, welche sich an den Zielen des Systems Unternehmung rientiert und die Grundlage für Entscheidungen darstellt (siehe auch Aufgaben des Rechnungswesens, Abb. 2). Das Rechnungswesen ist das Zentrum (ein Subsystem) des betrieblichen Infrmatinssystems (7). Es besteht aus vielen Teilbereichen, die untereinander verbunden sind. Diese Verbundenheit der RW-Bereiche besteht in erster Linie über gemeinsame Daten, die an mehreren Stellen benötigt werden, und indem Ergebnisse des einen Bereiches zum Input für den anderen werden. Insbesndere aus dieser Verbindung leitet sich die Frderung nach Ganzheitsbetrachtung und Systemknzepterstellung ab. Neben den Bereichen Finanzbuchhaltung mit Vermögens- und Erflgsrechnung, Kunden- und Lieferantenkartei und den Zahlungsrechnungen wird in der Regel eine Betriebsbuchhaltung mit Kstenarten-, Kstenstellen-, Kstenträger-, Leistungs- und Betriebsergebnisrechnung und den Hilfsrechnungen Lhn-, Material-, Anlagenbuchhaltung, einschließlich der Frsteinrichtung mit Waldbeständedatei, erfrderlich sein. Gemäß den wichtigsten Rechnungsfunktinen werden sie als Planungs- (Sll-), Dkumentatins- (Ist-) und Überwachungs-(Sll-Ist-)Rechnungen auftreten, dazu kmmen Statistiken und diverse Vergleichs-, Analyse- und Kennzahlenrechnungen. 1.3 EDV und Rechnungswesen Integratin Durch geeignete Datenerfassung und Datenaufbereitung kann sichergestellt werden, daß anfallende Daten, z.b. aus dem Hlzverkauf, nicht nur für Zwecke der Finanzbuchhaltung (Debitren-, Sachkntenbuchungen) verwendet werden können, sndern sich auch für die Finanzplanung und die Betriebsbuchhaltung verwenden lassen. Ebens können die in den Grundaufzeichnungen enthaltenen Infrmati- Oefz Seite 2

3 nen für Aufgaben der Planung und Statistik herangezgen werden. Die Verbindung der Rechnungswesenbereiche, die Integratin, ist eine besndere Stärke und Möglichkeit der EDV. Integratin bedeutet, daß zusammenhängende RW-Bereiche in einer rganisatrischen Gesamtlösung in die Datenverarbeitung einbezgen werden, daß in benachbarten Bereichen benützte Daten nur einmal erfaßt werden, im System gespeichert und an zentraler Stelle gewartet werden können, daß die zentral gespeicherten Daten allen RW-Bereichen zur Verfügung stehen und für spezifische Aufgaben bei Bedarf nur um Zusatzangaben ergänzt werden müssen. Spezielle frstbetriebliche Beispiele sind die Materialbuchführung und die Kstenrechnung. Für die Kstenrechnung (KORE), deren überwiegendes Datenmaterial gemeinsam mit den Geschäftsfällen der Finanzbuchhaltung (FIBU) anfällt und erfaßt wird, ermöglicht EDV die Zurdnung der Vrfälle zur KORE gleichzeitig mit der Buchung auf den Sachknten. Durch zusätzliche Angabe (Adressierung) der Kstenstelle bei der Datenerfassung für die FIBU sind bereits die Grundlagen der KORE geschaffen, sferne die erfrderlichen Schnittstellen zwischen FIBU und KORE vrgesehen wurden. Smit ermöglicht EDV elegante Lösungen für die Kstenrechnung und Kntenplangestaltung, und zwar durch vllständige Trennung zwischen Finanzkntenplan und Betriebsknten-(Kstenstellen-)Plan (vgl. Frstwirtschaftlicher Kntenrahmen 1974). Die Schwierigkeiten der traditinellen Verfahren der Kstenstellenrechnung (selbständige Betriebsbuchführung; tabellarische Herleitung zu Peridenende; Untergliederung der Aufwandsknten nach Kstenstellen und damit gewaltige Aufblähung der Kntenzahl mit den Flgen Unübersichtlichkeit und hher Abschlußaufwand) fallen weg. Die frstlichen Materialbuch-Grundaufzeichnungen (Abmaßdaten) haben Verbindung zum Leistungsbereich Hlzernte, zum Fällungsnachweis, zur Akkrd- und Unternehmerabrechnung, zur Fakturierung, zur Frsteinrichtung, zur Vrratsrechnung u.v.a., schließlich zur Kennzahlenauswertung und Statistik. Abbildung 2: Aufgaben und Zweige des betrieblichen Rechnungswesens und Przeß der das Rechnungswesen kennzeichnenden Infrmatinsgewinnung, -verarbeitung und -abgabe (1). Oefz Seite 3

4 Sehen wir uns beispielhaft einen Ausschnitt aus dem gesamten Rechnungswesen, mit der Finanzbuchhaltung als Zentrum, an (Abb. 3). Abbildung 3: Schema der Integratinsbeziehungen der Finanzbuchhaltung Vn drt bestehen Verbindungen zur Kstenrechnung, zum autmatischen Zahlungsverkehr, zum Mahnwesen, zur Fakturierung, zur Finanzplanung, zur Materialverrechnung und zur Anlagenbuchhaltung: Zur Ksten- und Leistungsrechnung durch Übernahme der Aufwands- und Erlösbuchungen aus der Finanzbuchhaltung auf Kstenstellen bzw. Kstenträger; zur Lhn- und Gehaltsverrechnung durch Übernahme der Lhn- und Gehaltsdaten aus der Brutt- und Nett-Lhnabrechnung; zur Materialverrechnung durch Übernahme der Lagerstands- und Bewegungsdaten; zur Fakturierung durch Übernahme der Rechnungsausgangsdaten; zum autmatischen Zahlungsverkehr durch Übernahme der Zahlungsbeträge aus Überweisungen, Schecks usw.; zur Anlagenbuchhaltung durch Übernahme der Anschaffungsksten, steuerlichen Abschreibungen und Restbuchwerte; zur Textverarbeitung beispielsweise durch Zugriff auf die in der Debitren-/Kreditrenstammdatei gespeicherten Kunden- und Lieferantenadressen, usw. In Verbindung mit der Kreditren-/ Debitrenbuchhaltung stehen die Überwachung der ffenen Psten, das Mahnwesen und die Liquiditätssteuerung. Darüber hinaus bestehen zahlreiche (nicht eingezeichnete) Beziehungen zwischen den peripher dargestellten Bereichen. Für all diese Bereiche sind nun im einzelnen die Rechnungsziele (Kennzahlen, Auswertungen) festzulegen. Im Idealfall wird das Rechnungswesen als mehrstufiges Kennzahlensystem knzipiert, das den Gesamtbereich der Unternehmung abbildet. Graphische Übersichten sind dabei sehr nützlich. Sie helfen betriebliche Sachverhalte zu rdnen, kmplexe Strukturen und Abläufe zu erfassen und anschaulich darzustellen. Das erhöht die Klarheit und reduziert die Entscheidungskmplexität. Bei Erstellung eines RW- Gesamtknzeptes helfen sie, die wesentlichen Aufgaben und Bereiche des Rechnungswesens festzulegen und ihre Verbindungen herauszuarbeiten. Systemknzept Ohne ein Systemknzept muß bei jeder Neuerung, Erweiterung usw. getane Arbeit weggewrfen werden. Auch wenn nicht für alles EDV-Bearbeitung vrgesehen wird der die EDV nur schrittweise eingeführt werden sll, was in jedem Fall zu empfehlen ist, s ist die Ttalinterdependenz zu beachten. Es sind daher Schnittstellen zu überlegen und es ist das Angestrebte einheitlich zu rganisieren. Sind Schnittstellen festgelegt, s ist ein Ausbau Baustein um Baustein möglich. 1.4 EDV und Organisatin EDV-Einsatz verändert vieles: die Datenerfassung, Datenverwaltung (-speicherung), Datenauswertung, Datenträger, Frmulare, Abläufe, Tätigkeiten, Zuständigkeiten, Anfrderungen an das Persnal, Qualifikatin usw. Es gibt mehr, bessere und zeitgerechte Infrmatinen für die Betriebsführung, besnders Revierleiter können vn Rutinearbeiten (Hlzmaterial- und Lhnverrechnung; Listen schreiben) entlastet werden und sich mehr den eigentlichen Aufgaben widmen. Damit ändert sich nicht nur die Organisatin des Rechnungswesens, sndern die gesamte Betriebsrganisatin, auch wenn EDV-Verkäufer ft als Leistungsmerkmal herausstellen, daß nicht die Organisatin an das EDV-Rechnungswesen anzupassen ist, sndern die EDV an die Organisatin. Das ist in dieser Frm ein Argument, um Verkaufswiderstände zu verringern. Man sllte sich jedenfalls die Chance nicht entgehen lassen, bei Einführung der EDV die gesamte Organisatin neu zu überdenken, und keinesfalls nur die EDV der vrhandenen Organisatin aufzustülpen und nur bestehende Arbeiten dem Cmputer zu übertragen. Die EDV sll sich rganisch in die Organisatin einfügen. Es ist daher zu prüfen, wer vn DV-Aufgaben, besnders vn Rutineaufgaben, entlastet werden kann, inwieweit Persnaleinsparungen erzielbar sind, bzw. welche Aufgaben jenem Persnal, das vn DV-Aufgaben entlastet wird, neu übertragen werden können. Das ftmalige Bestreben in Oefz Seite 4

5 Frstbetrieben, die bisherigen Teilbereichslösungen 1:1 auf EDV zu übernehmen, ist prinzipiell falsch und ein Verzicht auf Ausnutzung der Möglichkeiten der EDV. Die Arbeit an einem Gesamtknzept rückt viele Dinge in ein neues Licht (2). 2. Infrmatinsbeschaffung Markterkundung Nach Darstellung des Ist-Zustandes und Abklärung des Infrmatinsbedarfs werden alle Anfrderungen, die zur Erreichung des Gesamtzieles ntwendig sind, zu einem grben Sll-Knzept zusammengefaßt, in dem z.b. festgelegt ist, welche Ziele angestrebt und welche RW-Bereiche autmatisiert werden sllen, welche Art der Datenerfassung im Wald gewünscht wird usw. Es empfiehlt sich, das erarbeitete Grbknzept auf ein Anfrderungsprfil, mit dem später die Markterkundung vrgenmmen wird, zu verfeinern. Die hiezu erfrderliche Infrmatinsbeschaffung sll vielschichtig erflgen: Über Gespräche mit Fachfirmen, Kllegen und Anwendern (Praxisbeispiele, Referenzen), Besuche vn Ausstellungen, Messen und Seminaren, Studium vn Fachliteratur, Prspekten, Verbandsinfrmatinen und dergleichen und durch Beiziehung vn Beratern. Wie bei jeder Infrmatinsbeschaffung gibt es auch hier subjektive und bjektive Infrmatinen. Subjektive Infrmatinen vermitteln naturgemäß die Cmputer- und Sftwareanbieter, da zwangsläufig jeder bestrebt ist, die psitiven Faktren seines Prduktes herauszustellen. Veranstaltungen, wie Seminare und Messen, stellen eine hervrragende Gelegenheit dar, sich einen Marktüberblick über das Angebt an Prblemlösungen, Hardware- und Sftware-Entwicklungen, swie auch Aus- und Frtbildungsmöglichkeiten zu verschaffen und Gespräche mit Fachkllegen zu führen. Die vn der Arbeitsgruppe "EDV im Frstbetrieb" durchgeführte Erhebung bei Anwendern und Anbietern stellt eine weitere wertvlle Unterlage dar. Für die Bereiche Finanzbuchhaltung und Fakturierung sei auf eine jüngst erschienene Studie der WU Wien im Auftrag des WIFI der Bundeswirtschaftskammer verwiesen, in der zahlreiche Details vn je 33 Sftwareprdukten erfaßt und vergleichend ausgewertet wurden (3). Betriebswirtschaftliche Kenntnisse ntwendig Fundamental für EDV-Anwender, insbesndere Einsteiger, ist neben grundlegenden EDV-Kenntnissen eine ausreichende betriebswirtschaftliche Ausbildung, swhl in Bezug auf die Erfrdernisse der Betriebsführung (Planung, Entscheidung, Kntrlle) als auch des Rechnungswesens. Kennzahlen haben nur dann knstruktive Bedeutung für die Führung, wenn man weiß, was sie (inhaltlich) bedeuten, wie sie zustandegekmmen sind und daß sie richtig zustandegekmmen sind. Zur Entwicklung des betriebswirtschaftlichen Gesamtverständnisses beizutragen, muß demnach auch das berste Ziel einer Rechnungswesenausbildung angehender Frstingenieure in Führungsfunktinen sein. An der Universität für Bdenkultur wird dieses Ziel seit nunmehr fast zwei Jahrzehnten im leider zu knapp bemessenen Zeitrahmen (drei Wchenstunden im 7. Semester) engagiert verflgt. Derzeit ist eine Studienrefrm im Gange und ein Bemühen der Fachvertreter ist darauf gerichtet, die frstliche Studienkmmissin (Prfessren-, Mittelbau- und Studentenvertreter) vn den didaktischen Ntwendigkeiten und der Praxis- bzw. Berufsrelevanz der Rechnungswesen-Ausbildung zu überzeugen. 3. Alternativlösungen Mittel und Verfahren Zunächst wird zu klären sein, b ein eigenes Cmputersystem angeschafft werden sll, der b Dienstleistungen Dritter in Anspruch genmmen werden sllen bzw. für welche Teile des Rechnungswesens Cmputer eingesetzt werden sllen, welche Teile in traditineller Frm weitergeführt werden und welche im Haus bzw. welche außer Haus abgewickelt werden sllen. Eine Vielzahl vn Fragen betreffend Hardware und Sftware ist zu klären. Ist die Entscheidung zugunsten eines eigenen Systems gefallen, s wird aus dem Grbknzept (Sllknzept) und den durch die Markterkundung usw. eingehlten Infrmatinen ein Pflichtenheft (Anfrderungskatalg) erarbeitet. Anhand des Pflichtenheftes erflgt dann die Einhlung vn Angebten (gegebenenfalls Ausschreibung). Diese sind zu bewerten und letztlich ist eine Auswahlentscheidung zu treffen. Bei Entscheidung für ein eigenes System wird zwischen Grßanlage, Minicmputer, Bürcmputer, Mikr- und Persnalcmputer, Prtables und Taschenrechner, Einplatz- der Mehrplatzanlage und letztlich die Marke zu wählen sein. Überlegungen zur Hardware stehen aber keinesfalls an erster Stelle. Wesentlich wichtiger nch ist die Sftware schließlich sind es die Prgramme, die für das Ausmaß der ange- Oefz Seite 5

6 strebten Zielerreichung verantwrtlich sind. Im Sinne der erwünschten Gesamtknzeptin ist es vn Vrteil, wenn man möglichst kmplette Prblemlösungen anstrebt, die eine bausteinweise Einführung bzw. stufenweise Erweiterung erlauben. Ernsthafte EDV-Anbieter haben Prblemlösungen bestehend aus Hardware, Sftware, Schulung und Wartung. Außer-Haus-Einstieg Es gibt eine Vielzahl vn Vr- und Nachteilen für die eigene Anlage bzw. die Serviceleistung, die hier nicht im einzelnen aufgezählt werden sllen. Ich empfehle gerne, den ersten Einstieg in die EDV nicht mit eigener Anlage (im Haus), sndern außer Haus (Serviceleistung) zu wagen. Hardware- und Sftwareprbleme bestehen in diesem Fall nicht, die Ksten lassen sich einigermaßen klar angeben. Das ermöglicht Risikabgrenzung, Benutzung leistungsfähiger Prgramme und Lernen im Umgang mit der EDV. Ein angestrebter Umstieg auf Grundlage der Erfahrungen mit dem Außer-Haus-Rechnungswesen läßt sich dann später leicht bewältigen. Wirtschaftlichkeitsprüfung - Bewertung der Alternativlösungen In dieser Phase sind möglichst alle bedeutenden Aspekte und Auswirkungen der einzelnen Verfahren und Prdukte aufzulisten, zu quantifizieren und schließlich vergleichend gegenüberzustellen. In einer Wirtschaftlichkeitsrechnung sind die Ksten nach Einmalksten (Umstellungsksten) und laufenden Ksten (Betriebsksten) zu erfassen. Zur ersten Gruppe gehören die Planungsksten, die Anschaffungs- und Finanzierungsksten der Hardware, die Raumausstattungsksten, die Sftware- bzw. Prgrammerstellungsksten, die Ksten für Umgestaltung der Drucksrten, Schulungsksten für Persnal und die Ksten vn Parallelläufen. Zur zweiten Gruppe gehören die Ksten für Persnal, Persnalfrtbildung, Amrtisatin (eventuell Maschinenmiete), Maschinenwartung, Prgrammpflege, Drucksrten, Papier, Strm, Telefn und diverse Spesen. Ksten-Nutzen-Analyse Die Ksten für die Erledigung einer klar definierten Aufgabe lassen sich einigermaßen exakt abschätzen und vergleichend beurteilen. Schwierig wird es bei den snstigen mit Einführung vn EDV verbundenen Auswirkungen in der Organisatin (Freisetzung vn Revierpersnal für die eigentliche Betriebstätigkeit; Intensivierung der Auszeige, Kntrlle Maßgebliche Beurteilungskriterien für die Sftware sind neben Effizienz, Anschaffungsksten (Kauf/Miete) und Verarbeitungskapazität (Mengengerüst) das Vrliegen einer Leistungsbeschreibung Art, Umfang und Verständlichkeit der Prgrammdkumentatin Checklisten zur Festlegung der individuellen Anfrderungen des Betriebes (Die Anfrderungen an die Prgramme müssen im Detail festgelegt werden. Spätere Änderungen sind außerrdentlich teuer. Individualleistungen werden nach Mann-Tagen in der Größenrdnung eines knappen Mnatslhnes einer Buchhaltungshilfskraft berechnet.) Prgrammeinschulung (Ort, Art, Umfang und Ksten) Bedienerführung (wie Menütechnik und Maskenaufbau, Fehleranzeige, Infrmatinen für Führung durch das Prgramm) Help-Funktinen (wie Matchcdeunterstützung, Erklärungen zu Fehlermeldungen) Flexibilität, individuelle Gestaltbarkeit vn Listbildern, Tabellen usw. Kmpatibilität Auswertungen und Abfragemöglichkeiten Anzahl der Installatinen/Referenzen erfrderliches Betriebssystem Mindesthauptspeicherbedarf Schnittstellen/Integratin (Anschlußmöglichkeiten für Datenaustausch) Prgrammumfang (Anzahl der Prgrammbausteine; davn im Preis inbegriffen/ zusätzlich) Gesamtlösung/mdularer Aufbau (Ein Sftwarepaket für den Frstbetrieb sll mdular aufgebaut sein, damit es den unterschiedlichen Betriebsgrößen und Anfrderungen angepaßt werden kann. Standardprgramme, wie Finanzbuchhaltung, Lhnverrechnung usw. müßten hne zusätzlichen Prgrammieraufwand anwendbar sein.) Dialg- der Stapelverarbeitung beim Datenerfassen Verarbeitungsfrmen der Stammdatenverwaltung Einplatz- der Mehrplatzfähigkeit (Zugriff, Bearbeitung) Serviceleistungen (Art, Knditinen, Ksten) (Hard- und Sftwarebetreuung sllen für mehrere Jahre sichergestellt sein.) Oefz Seite 6

7 und Arbeitsplanung; zeitgerechte Bereitstellung vn mehr und besseren Führungsinfrmatinen, schließlich daraus resultierende bessere Entscheidungen und höhere Zielerfüllungsgrade). Diese Aspekte können nur im Rahmen vn Ksten-Nutzen-Analysen und Nutzwertanalysen behandelt werden, die ihrerseits elementarer Bestandteil einer Gesamtbetrachtung sind. Eine Reihe vn nicht bzw. schwer quantifizierbaren Einflußgrößen, Möglichkeiten, Eigenschaften, Vr- und Nachteilen, lassen sich nur aus subjektiven Präferenzen der Entscheidungsverantwrtlichen ableiten. Dafür läßt sich die Nutzwertanalyse anwenden, die ausgehend vn einem mehrdimensinalen Zielprgramm eine Zielertragsmatrix für die einzelnen Alternativen aufstellt, den Zielerträgen Gewichte zurdnet und die Einzelwerte durch eine Regel zu einem Gesamtwert je Alternative zusammenfaßt und dadurch eine Rangrdnung ermittelt (2). 4. Einführung Realisierung Ist die Auswahlentscheidung getrffen, s ist mit Umsicht an die Einführung zu gehen. Dabei sind Mtivatin, Infrmatin und Schulung des Persnals besnders wichtig. Die Mitarbeiter sllten möglichst schn in der Prjektphase miteinbezgen und nicht vr vllendete Tatsachen gestellt werden. Umstellungen sllen schrittweise erflgen, auch bzw. gerade wenn ein Gesamtknzept vrliegt. Dabei ist jedenfalls auch auf Parallelläufe in der Einführungsphase zu achten. Ein Gesamtknzept ermöglicht, hne das Persnal zu überfrdern, die EDV-Einführung Baustein um Baustein vranzutreiben und letztlich das Rechnungswesen zu einem Zentralteil des Infrmatinssystems auszugestalten, das schließlich der Betriebsführung die relevanten Infrmatinen liefert. Nicht alle DV-Prbleme lassen sich mit EDV besser lösen. S ist es zweckmäßig, drt w der Sachbearbeiter der Leiter prüfen, analysieren, Abweichungen und Ursachen feststellen, aber auch die Richtigkeit vn Daten kntrllieren sll, gewisse Zahlen vn Hand zusammenzustellen, um dadurch auf wichtige Einflüsse, Störfaktren und Zusammenhänge aufmerksam zu werden. W es um Abweichungen und Ergebnisanalysen geht, sind glbale Zahlen wenig zielführend. Im Gegenteil, sie führen unter Umständen zur Fehlverwendung der Resultate und smit zu Fehlentscheidungen. Die Sünden und Fehler im Rechnungswesen sind zahlreich und vielfältig. Auf die Ursachen wurde zum Teil schn eingegangen (mangelhafte Prjektstudie, fehlendes Systemknzept, mangelhafte Qualifikatin und Mtivatin des Persnals). Sie führen zur Frderung und zum Rat, "entweder ein Rechnungswesen richtig, das heißt mit genügender Genauigkeit und Aussagekraft aufzubauen, der ganz auf alles zu verzichten, was nicht aus handels- der steuerrechtlichen Gründen vrgeschrieben ist. Auch ein schlechtes innerbetriebliches Rechnungswesen kstet viel Geld und schadet mehr als es nützt. Keine Infrmatinen sind besser als falsche, auf die man sich verläßt" (4). Damit ist nchmals die Bedeutung einer fachkundigen Gesamtknzepterstellung für alle DV-Aufgaben herausgestellt. Sie ist die eigentliche, wichtige und hchqualifizierte Aufgabe, die in der Regel die Beiziehung vn Experten des frstlichen Rechnungswesens mit ausreichenden Kenntnissen der frstbetrieblichen Besnderheiten, im besnderen vn frstbetriebswirtschaftlichen hervrragend ausgewiesenen Frstingenieuren, empfehlenswert macht. Mit EDV-Einsatz verbunden ist eine massive Herausfrderung an das Weiterlernen für alle. Überheblichkeit, der die Angst, sich als Seminarteilnehmer etwas vn seiner (frstdirektralen) "Göttlichkeit" zu vergeben, sind fehl am Platz. Denn nur "Dumme brauchen keine Schulung, denn sie lernen dch nichts" (6). In Verbindung mit bigen Überlegungen kmme ich zusammenfassend zu flgenden 5. Schlußflgerungen Empfehlungen Gesamtknzept/Baukastenprinzip/schrittweise Einführung: Die Verflechtungen zwischen Güter-, Persnal- und Infrmatinssystem, die gemeinsame Datenbasis vn und die Lieferbeziehungen zwischen Rechnungswesenbereichen swie die Vernetzung mit snstigen Text- und Datenverarbeitungsaufgaben, machen eine gegenseitige Abstimmung der Bereiche ntwendig und damit die Erstellung eines Gesamtknzeptes für das Rechnungswesen und seine Strukturierung nach dem Baukastenprinzip. Durch Anrdnung vn Schnittstellen zu anderen zusammenhängenden Bereichen wird die schrittweise Realisierung bzw. Umstellung auf EDV ermöglicht bzw. vrbereitet. Das Rechnungswesen wird s zum Grundbaustein und Zentrum des betrieblichen Infrmatinssystems. Oefz Seite 7

8 Die Verfahrensfrage kann für Teilbereiche durchaus unterschiedlich gelöst werden. S können neben traditinellen Verfahren, der eigene Cmputer aber auch Serviceleistungen (außer Haus) gleichzeitig zur Anwendung kmmen. Gewisse DV-Aufgaben sllten jedenfalls der händischen Bearbeitung und dem Betriebs- der Kstenstellenverantwrtlichen verbleiben. Zuerst EDV außer Haus prüfen! Die DV außer Haus vermittelt die ersten EDV-Erfahrungen hne besndere Risiken und schafft vielfach gute Vraussetzungen für den späteren Einsatz eines eigenen Cmputers. Die Sftware hat Vrrang! Die Suche nach der geeigneten Lösung sllte immer bei der Sftware beginnen, da ja die Prgramme für das Ausmaß der angestrebten Zielerreichung verantwrtlich sind. Erst dann, wenn das geeignete Prgramm feststeht, sllte jene Hardware gesucht werden, auf der das gewählte Prgramm ablauffähig ist. Gesamtlösungen (abgestimmte Hardware + Sftware aus einer Hand) sind vn Vrteil. Eine systematische Prjektstudie, ausgehend vn der Festlegung der Ziele und Anfrderungen (Infrmatinsbedarf und DV- Aufgaben), unter Berücksichtigung aller Auswirkungen auf die Organisatin, Führung, usw., und letztlich ein ratinales Auswahlverfahren, verhelfen Fehler gering zu halten. Flexibilität in den Rechnungswesenzielen und Nutzung der erweiterten Möglichkeiten der EDV sind eine Selbstverständlichkeit. Beiziehung vn Betriebsberatern: Frstliche Betriebsleiter sind, wie die der meisten Klein- und Mittelbetriebe anderer Branchen auch, in der Regel durch RW-Gestaltungsund EDV-Entscheidungen überfrdert. Die Beiziehung vn firmenunabhängigen, betriebswirtschaftlich ausgewiesenen, frstbetrieblich erfahrenen Beratern wird empfhlen. Betriebswirtschaftliche Aus- und Weiterbildung (Therie, Methden, Instrumente) ist eine Vraussetzung der effizienten Nutzung vn RW-Infrmatinen für Zwecke erflgreicher Betriebsführung. Ein fachkundig erstelltes Gesamtknzept garantiert in der Regel auch die (inhaltliche und prblembezgene) Richtigkeit der Zahlen, da es auf fundierten Kenntnissen der Sachzusammenhänge und betrieblichen Gegebenheiten aufbaut. Literaturhinweise (1) Federmann, R. (1976): Allgemeine Betriebswirtschaftslehre. Grundlagen in visueller Frm. Wiesbaden (2) Jöbstl, H. A. (1984): Organisatrische Vraussetzungen für den Cmputereinsatz. Universität für Bdenkultur, Wien (3) Litsauer, H. (1986): Checkliste vr dem Cmputerkauf. 33 Testergebnisse als Entscheidungshilfe für Klein- und Mittelbetriebe. Steuer- und Wirtschaftskartei. Heft 34/35, S (4) Plaut, H. G. (1987): Die Entwicklung der flexiblen Plankstenrechnung zu einem Instrument der Unternehmensführung. Zeitschrift für Betriebswirtschaft 57, 4, (5) Pleil, G. J. (1985): Handbuch für die Auswahl und Anwendung vn Mikrcmputern. München (6) Schmidhäusler, F. J. (1982): Datenverarbeitung in mittelständischen Unternehmen und bei Freiberuflern. Mönchengladbach (7) Weber, W. (1984): Das frstliche Rechnungswesen als Subinfrmatinssystem. Eine Grundlagendarstellung. Teufen Muster einer Kstenstellenliste (Hilfskstenstelle mit Umlagen) Erläuterung: Kstenzurechnung (Z) vn leistungserbringenden Hilfskstenstellen und Verrechnungshilfsstellen (u.a. Lhnnebenksten) und Kstenabgabe (A) an leistungsempfangende Kstenstellen je mit Verteilungsschlüssel (%). Zusätzlich werden erfrderlich sein: Bezugsgrößen bzw. Leistungseinheiten (z.b. Maschinenarbeitsstunden...) Faktrmengen je Kstenart (z.b. Leistungslhn-Stunden, Treibstffe-Liter...) Vrjahreswerte für Vrjahresvergleich... Oefz Seite 8

9 AUSWAHLKRITERIEN FÜR FINANZBUCHHALTUNGS- UND KOSTENRECHNUNGS-SOFTWARE* Hans A. JÖBSTL Ratinales Wählen zwischen alternativen Möglichkeiten setzt das Vrhandensein vn Zielen vraus und damit die Klärung der Fragen: "Welche Aufgabenstellung liegt vr?", "Was sll erreicht werden?", "Was wird gebraucht?" In diesem Beitrag geht es um die Aufgaben der Abwicklung der (gesetzlich vrgeschriebenen) Finanzbuchhaltung und der (innerbetrieblichen) Ksten- und Leistungsrech- nung, smit um Buchungen, Jurnal- und Kntenführung, Kstenstellen- und Objektrechnung, Abfragen, Auswertungen, Gegenüberstellungen, Sll-Ist-Vergleiche, Termine usw. Die Gesamtheit der angestrebten Ziele und Eigenschaften ergibt einen Anfrderungskatalg bzw. ein Pflichtenheft. Demgegenüber bieten fertige Prgramme eine Leistungspalette, einen Leistungskatalg, dkumentiert in einer Leistungsbeschreibung. Kriterienkatalg Finanzbuchhaltung Prgrammprdukt (Name):... Anbieter:... ja nein ja nein 1. Mehrfirmenbuchhaltung möglich?... - Nettverbuchung Mehrbetriebsbuchhaltung möglich?... - Bruttverbuchung Gleichzeitiger Zugriff mehrerer Benützer möglich?... - Umsatzsteuerrückrechnung für Sknti etc Ausdruck mnatlicher Umsatzsteuerlisten... Wenn ja, wieviele? Snstiges 4. Speicherung der Buchführung für ein - Buchen in Fremdwährungen... zweites Jahr gleichzeitig möglich?... - Mengenerfassung (Stunden, Festmeter 5. Zweiperidenbuchführung möglich?... etc.) Wieviele Buchungszeilen können direkt zugreifbar - Bildung vn Gruppenknten... gespeichert werden? Betriebswirtschaftliche Auswertungen 7. Kntenumfang - Vrgabe vn Budgets... - Max. Anzahl der Sachknten? Aufteilung in Budgetperiden... - Max. Anzahl der Debitren-/ - Sll-Ist-Vergleich (Abweichungen)/Mnat... Kreditren-Knten? Sll-Ist-Vergleich (Abweichungen)/Jahr Erfassungsfrmen beim Buchen - Vrjahresvergleich... - Dialg... - Vrmnatsvergleich... - nachflgende Verarbeitung... - Kennzahlenermittlungen Offene Psten-Verwaltung 16. Bilanzgliederung/Gruppierung - mit direkter Abfragemöglichkeit nach Kstenarten beim Buchungsvrgang... - Anzahl der Bilanzpsitinen Ausgleich nach Rechnungsnummer und - Anzahl der Psitinen der Gewinn- -betrag... und Verlustrechnung Max. Anzahl der ffenen Psten Zusammenfassung der Aufwandsknten 10. Mahnwesen... zu Kstenarten Buchungsmethde - Max. Anzahl der Kstenarten direkte Gegenbuchung beim Buchen Erstellung vn - Jurnalaufteilung (Gegenbuchung auf - Kntauszügen... mehrere Knten verteilt)... - Sachkntenlisten... - gesammelte Gegenbuchung - Kstenstellenlisten... (z.b. Bankauszüge)... - Bilanzausdrucken Kntenrahmen/Kntenplan 18. Variabler Listenaufbau?... - Bestimmter Kntenrahmen Integratin/Schnittstellen zur - Wahlfreie Vergabe der Kntnummern - Lhn- und Gehaltsabrechnung... - Max. Anzahl der Knten Anlagenbuchhaltung... - Länge der Kntnummern (max. Stellen- - Fakturierung/Auftragsbearbeitung... Anzahl Kstenrechnung Buchung der Umsatzsteuer 20. Ist das Prgrammprdukt in Frstbetrieben - Autmatische Berechnung der USt... eingesetzt... - Betragseingabe... Wenn ja, in welchen? * Österreichische Frstzeitung 98 (1987), 7, Nach einem Vrtrag beim Seminar "EDV im Frstbetrieb", Mai 1987, Ossiach. Neben den allgemeinen Kriterien, wie Ksten, Nutzen, Prblemlösungsfähigkeit, Benützerfreundlichkeit, Flexibilität, Kmpatibilität, Oefz Seite 9

10 Kriterienkatalg Kstenrechnung Prgrammprdukt (Name):... Anbieter:... ja nein ja nein Mehrfirmenbuchhaltung möglich?... Mehrbetriebsbuchhaltung möglich?... Mehrperidenbearbeitung möglich?... Vrjahresvergleich: autmatische Übernahme der Vrjahresdaten in das laufende Jahr möglich?... Getrennte Kstenrechnung für zwei Wirtschaftsjahre nebeneinander möglich?... Datenerfassung? - real time... - batch... Max. Anzahl vn Kstenarten Max Anzahl vn Kstenstellen Hierarchischer Nummernaufbau - Verdichtungsmöglichkeit?... Erfassung vn Budgets je Kstenart/Kstenstelle?... Sind in der Finanzbuchhaltung Kstenstellenhinweise ersichtlich?... Mengenerfassung und -auswertung auf den Kstenstellen?... Bezugsgrößen- und Leistungsmengenerfassung je Kstenstelle?... Kstenartenkt. mit Einzelgeschäftsfällen... Kstenstellenkt. mit Einzelgeschäftsfällen... Auswertungen (Abfragen, Listendrucke) - Kstenarten untergliedert nach Kstenstellen... - Kstenstellen untergliedert nach Kstenarten... - Sll-Ist-Vergleich... - Vrjahres-/Vrperidenvergleich... - Kennzahlen, Relatinen ( z.b. Przentanteile vn Einzelpsitinen an den Gesamtksten) Interne Verrechnung/Umlagen Verteilung/Umlage der Ksten vn Gemein- und Hilfskstenstellen auf andere Kstenstellen... - mittels direkter Buchung... - autmatisch mittels Schlüsselzahlen (%, Mengen, Stunden)... - feste Sätze... - variable Sätze... - Jahreswerte... - Peridenwerte... - autmatische Errechnung der Schlüsselzahlen / Peride (durch Akkumulierung)... - autmatische Verrechnung bei wechselseitiger Leistungsverflechtung... - Verrechnung vn Gemeinksten auf die Kstenstellen - pr Kstenart zeilenweise (z.b. Energie, Gehälter mittels Festprzentsatz)... - über Hilfs- bzw. Verteilstellensummen (z.b. Lhnnebenksten im Verhältnis der direkt verrechneten Leistungslöhne)... - autmatische Zurechnung vn kalkulatrischen Ksten für Periden (z.b. Zwölftel der Jahresabschreibung)... Gliederung/BAB/Betriebsergebnis Bildung vn Kstenartengruppen... Bildung vn Kstenstellengruppen... - untergliedert je nach Kstenart/Kstenstelle... Betriebsabrechnungsbgen... Betriebsergebnisrechnung... Deckungsbeitragsrechnung (Prfit-Center)... Kstenträgerrechnung... Prjekt- bzw. Schlagabrechnung... Plankstenrechnung/Beschäftigungsabweichungen... Integratin/Datenübernahme vn - Finanzbuchhaltung... - Lhn- und Gehaltsabrechnung... - Anlagenbuchhaltung... - Fakturierung... - Auftragsbearbeitung... - Materialbuchhaltung... Ist das Prgrammprdukt in Frstbetrieben eingesetzt?... Wenn ja, in welchen? Wartung, Einschulung, Dkumentatin usw. (siehe Seite 6), werden vr allem die in Fragebgenfrm für Zwecke einer Markterkundung bei Sftware-Anbietern aufgelisteten Leistungsmerkmale für die Auswahl vn Prgrammpunkten maßgeblich sein (vgl. Kasten). Diese sehr kurz gefaßten und damit unvllständigen Kriterienkatalge sind zwar anbieterrientiert frmuliert, können aber auch für den (zukünftigen) EDV-Anwender eine nützliche Orientierungshilfe (Checkliste) bei der Aufstellung seines individuellen Anfrderungskatalges sein (wbei das Wrt "möglich" durch "erfrderlich" zu ersetzen ist!). Die Befassung mit EDV macht auf neue Möglichkeiten des Rechnungswesens aufmerksam und läßt damit zusätzliche Ziele bzw. Wünsche aufkmmen. Dabei ist immer wieder die Frage zu prüfen, b ein bestimmtes Leistungsmerkmal auch wirklich erfrderlich ist und in welchem Verhältnis ein bestimmter Wunsch zu den damit verbundenen Ksten steht. Schließlich sll ein davn abgeleiteter Wunschkatalg seine Bedeckung in vrhandenen Standardprgrammen finden. Für seinen Ausbau zum "Pflichtenheft" sind nch eine Reihe weiterer Punkte abzuklären und insbesndere eine Vielzahl vn Einzelheiten festzulegen (z.b. detailliertes Mengengerüst, Art der Bilanzgliederung usw.). S könnte beispielsweise für die Kstenstellenrechnung das Muster einer (Hilfs-)Kstenstellenliste auf Seite 8 als angestrebter Mindest- Oefz Seite 10

11 standard vrgegeben werden (umfassend: Ausweis der direkten Kstenarten, Hilfskstenstellenumlage bei wechselseitiger Leistungsverflechtung [Belastung/Zurechnung Z, Entlastung/Abgabe A, Verteilungsschlüssel %] und Lhnnebenkstenzurechnung; Sll- Werte, Ist-Werte und Sll-Ist-Abweichungen pr Peride und kumuliert für das ganze Jahr.) Darüber hinaus sllten nch die Angaben Bezugsgrößenmenge, Faktrmengen pr Kstenart und Ist-Werte des Vrjahres (Vrjahresvergleich) enthalten sein. Oefz Seite 11