MESONIC Infoservice. Neue Features WINLine 8.2

Transkript

1 Neue Features WINLine 8.2 Mit der neuen WINLine Version 8.2 gibt es wieder eine Vielzahl von Neuerungen: Sowohl gesetzliche Änderungen als auch neue Funktionen, die den Umgang mit WINLine vereinfachen. Nachfolgend erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten neuen Funktionen der WINLine -Module. ELSTER (elektronische Steuererklärung) Die elektronische Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) wird ab dem für deutsche Unternehmen verpflichtend, die eine EDV-gestütze Lohn- und/oder Finanzbuchhaltung haben. Dabei werden die in WINLine FIBU erzeugten Daten über eine Schnittstelle in die ELSTER-Clientsoftware übermittelt. Die Clientsoftware wird automatisch mit WINLine installiert. Aus der Clientsoftware heraus werden die Daten über das Internet oder per ISDN an die so genannten Clearingstellen in München oder Düsseldorf übermittelt. Von dort aus gehen die Daten an das jeweils zuständige Rechenzentrum des betreffenden Finanzamtes. Zur Teilnahme an ELSTER muss das steuerpflichtige Unternehmen lediglich einmal eine Teilnahmeerklärung ausfüllen. Diese Erklärung kann direkt in WINLine aufgerufen Die Übermittlung der Daten per ELSTER ist denkbar einfach: im Fenster für die UVA ist ein neues Tab ELSTER-Einstellungen hinzugefügt worden. Hier müssen einmalig die unternehmensspezifischen ELSTER-Daten eingegeben werden: Bundesland, Finanzamt, Bezirksnummer und Unterscheidungsnummer. Diese Daten werden in einer Plausibilitätsprüfung abgeprüft. Nach Eingabe dieser Daten kann die UVA ab sofort per Knopfdruck elektronisch übermittelt Im Anschluss daran wird ein Übertragungsprotokoll ausgegeben. Sowohl übertragene als auch nicht übertragene Protokolle werden in ein eigenes Verzeichnis gestellt. Artikelnachverfolgung Die Artikelnachverfolgung wird nach der EU- Verordnung 178/2002 ab dem für Unternehmen (speziell für Betriebe aus der Lebensmittel- und Futterindustrie sowie Pharmazie, also produzierende Betriebe ) verpflichtend, aber auch Handelsbetriebe können damit sicherstellen, dass die von Ihnen vertriebenen Produkte bis zum Ursprung zurückverfolgt werden können. Mit der lückenlosen Nachverfolgung von Artikeln sollen die Wege vom ursprünglichen Hersteller bis hin zum Endkunden nachvollziehbar dargestellt werden - und damit auch eventuelle Rückholaktionen vereinfacht Seite 1/5

2 Die Artikelnachverfolgung ist als Erweiterung des Leistungsumfanges im Modul QMS hinzugekommen und ermöglicht die Verfolgung aller Bewegungen orientiert nach der Serienoder Chargennummer der einzelnen Produkte. Hier kann ersehen werden, welcher Artikel bzw. welche Charge/Seriennummer in welches Endprodukt geflossen ist bzw. was noch auf Lager liegt und was bereits in welcher Menge an welchen Kunden wann verkauft wurde. Die Rückverfolgung ist auch auf umgekehrtem Weg möglich, indem - ausgehend vom Endprodukt - einzelne Komponenten bis auf die unterste Ebene zurückverfolgt werden können. Der Bereich der Artikelnachverfolgung und die Umsetzung in WINLine, ist in einem gesonderten Prospekt detailliert beschrieben. Servicemanagement Das Servicemanagement ermöglicht es festzuhalten, welche Geräte bei welchem Kunden aufgestellt sind, um z.b. im Rahmen der Projektabrechnung Dienstleistungen wie Wartung, Service oder Verschleißteile unter der Projektnummer erfassen und abrechnen zu können. Das Servicemanagement ermöglicht außerdem die Verwaltung von Austauschartikeln. Aus der Serviceprojektauswertung wird ersichtlich, wann bei welchem Kunden welche Geräte (Artikel) aufgestellt waren bzw. ausgetauscht wurden (mit oder ohne Seriennummernverwaltung möglich). Bei allen Leistungen im Rahmen des Service-Projektes kann entschieden werden, ob diese dem Kunden berechnet oder nicht in Rechnung gestellt werden sollen. Zusätzlich ist es möglich, den Aufwand in die interne Verrechnung als kalkulierten oder als außerordentlichen Aufwand aufzunehmen bzw. Verschleißteile z.b. automatisch vom Lager abbuchen zu lassen - unabhängig von der Verrechnung dem Kunden gegenüber. Die Serviceprojektauswertung ermöglicht die Auswertung der Geräte unter zwei Gesichtspunkten: Welcher Kunde hat welche Serviceartikel bzw. welcher Serviceartikel gehört zu welchem Kunden. Im Servicemanagement können sowohl Produkte aus der eigenen Produktpalette als auch Fremdprodukte verwaltet Postausgangsbuch Mit dem Postausgangsbuch können Mails, Serienbriefe und Faxe direkt aus WINLine heraus verschickt Gleichzeitig ist ersichtlich, welcher Mitarbeiter wann welche Information verschickt hat, wie viel von der Aussendung bereits gedruckt bzw. verschickt wurde - und dementsprechend welche Dokumente noch im Postausgang auf den Versand warten. Seite 2/5

3 Im Postausgangsbuch können sowohl Einzelals auch Serienmails erfasst und versendet Bei der Erstellung eines Mails kann sowohl auf Mailvorlagen aus dem CMS als auch auf Textbausteine oder Textdateien zurückgegriffen Beim Versenden von Serienmails kann auf eine bestehende Liste von Empfängern, die zuvor im Kampagnenmanagement angelegt wurde, zurückgegriffen Selbstverständlich können aber auch ganz einfach individuelle RTF-Texte in einem Mail verfasst Jedem Mail können Variablen eingefügt werden, so dass auch beim Versenden von Serienmails der Empfänger persönlich angesprochen werden kann (z.b. durch das Einfügen der Variablen für Vor- und Zuname oder die Briefanrede aus dem Ansprechpartnerstamm). Jedem Mail kann zusätzlich auch noch ein Attachment (Dateianhang) angefügt Vor dem Versand werden die erstellten Mails zunächst im Postausgangsbuch in einem Ordner Offene gespeichert. Dort können die einzelnen Mails noch einmal in der Vorschau angesehen und bei Bedarf individuell pro Empfänger editiert Nach dem Versenden erscheinen die Mails nun in dem Ordner Erledigt. Fehlerhafte Mails, die nicht versendet werden konnten, werden im Ordner Fehler im Postausgangsbuch angezeigt. Beim Einsatz von WINLine CRM I besteht die Möglichkeit, den Versand sowie den Inhalt des Mails als Workflow-/Historienschritt im jeweiligen Konto automatisch zu protokollieren. Dabei kann noch gesteuert werden, ob bei Serienmails das individuelle Anschreiben (z.b. mit dem exakten Ansprechpartner) oder die allgemeine Vorlage (zeigt die Variablen als Platzhalter an) abgespeichert werden soll. Wörterbuch Im Wörterbuch können komfortabel häufig vorkommende Begriffe gespeichert Die damit bewirkte Autovervollständigung erleichtert so das Erfassen von wiederkehrenden Texten. Die Wörter können entweder direkt aus der Erfassung des Textes heraus in das Wörterbuch übernommen werden oder im Stammblatt der Funktion erfasst bzw. wieder entfernt Das Wörterbuch kann für insgesamt 20 verschiedene Sprachen geführt Exportieren von CMS-Publikationen Textbausteine und Publikationen können grundsätzlich ein- oder mehrstufig exportiert werden (z.b. eine Produktübersicht, die in mehreren Ebenen auf die einzelnen Module eingeht). Im Zuge des Exports wird automatisch auch eine Navigationsleiste generiert, damit in der Offline-Publikation zwischen den Texten und Ebenen geblättert werden kann. Nach dem Export der Publikation aus WINLine werden diese als eigenständige HTML-Seiten samt dazugehöriger Verzeichnisstruktur abgespeichert. So können sie auf jedem beliebigen extern Medium (CD, andere Festplatte, etc.) weiterverwendet und dargestellt Die hinterlegten Farbeinstellungen der Publikationen bleiben auch nach dem Export erhalten. Zusätzlich können die Publikationen als Mailvorlage gespeichert werden (Stichwort: Serienmail über Postausgangsbuch). Seite 3/5

4 Belege parken Dialogbilanzierung Über diese Funktion können in WINLine FAKT beliebig viele Belege zwischengeparkt werden, d.h. während z.b. ein Auftrag geschrieben wird, kann ein anderer Beleg geladen werden, ohne den aktuell im Zugriff befindlichen Beleg abschließen zu müssen. Nach Bearbeitung des zwischendurch aufgerufenene Beleges kann der ursprüngliche geparkte Beleg wieder in den Vordergrund gerufen und abgearbeitet Lieferscheine/Rechnungen importieren Mit der Version 8.2 ist es möglich, Lieferscheine zu bestehenden Aufträgen bzw. Rechnungen zu bestehenden Lieferscheinen in WINLine FAKT zu importieren. Beim Import von Lieferscheinen zu einem bestehenden Auftrag kann noch zwischen zwei Optionen selektiert werden, falls im zu importierenden Lieferschein nicht alle Artikel des Auftrags enthalten sind (die nicht vorhandenen Artikel können mit Mengenvorschlag 0 importiert oder aufgrund der Einstellungen in der Belegart mit dem jeweiligen Restmengenvorschlag berechnet werden). Voraussetzung ist, dass in der Vorlage für den Import eines Lieferscheins die Auftragsnummer befüllt ist und beim Import einer Rechnung die Lieferscheinnummer mit angegeben wurde. Nach dem Import erhält der Anwender ein Protokoll, aus dem ersichtlich wird, ob es z.b. zu einer Überlieferung gekommen ist oder ein neuer Artikel hinzugefügt wurde. Ab sofort steht in der Version 8.2 die Funktion Dialogbilanzierung wieder zur Verfügung, und zwar im selben Leistungsumfang wie er aus der Version 7.4 bekannt ist. Kopieren von Bilanzgliederungen In WINLine FIBU können nun Bilanzgliederungen auf verschiedene Mandanten, unterschiedliche Wirtschaftsjahre oder auch in andere BKZ-Gruppen kopiert Die bestehende Bilanzgliederung wird dabei von der kopierten Version überschrieben, damit die Ausgangsstruktur 1:1 übernommen werden kann. Jahresübergreifender Anlagenstamm Durch den jahresübergreifenden Anlagenstamm in WINLine ANBU werden alle abschreibungsrelevanten Änderungen von bestehenden Anlagen (wie z.b. der Anschaffungswert und die Nutzungsdauer), aber auch Neuanlagen von Inventargütern, automatisch in ALLE Wirtschaftsjahre übernommen, die noch nicht abgeschrieben worden sind. Jahresabgleich der Anlagenstammdaten Mit dieser neuen Funktion können alle nicht abschreibungsrelevanten Daten (z.b. Kostenstellen, Notizen ) automatisch zwischen verschiedenen Wirtschaftsjahren abgeglichen Seite 4/5

5 Profit-Center in WINLine LOHN Deutschland Checkliste in WINLine LOHN Österreich Im LOHN können nun die Bezüge pro Arbeitnehmer automatisch auf verschiedene Kostenstellen, die so genannten Profit-Center, verteilt Dabei werden auch die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung berücksichtigt. Die Aufteilung der Kosten auf die jeweiligen Profit-Center erfolgt entweder nach einem zu definierenden Verteilungsschlüssel, der individuell gewählt werden kann oder nach den Kostenstellen/Profitcentern, die in den Erfassungen angesprochen wurden. Der definierte Verteilungsschlüssel kann dabei z.b. auf %-Sätzen oder Stunden basieren. Bei Austritt eines Arbeitnehmers sind mehrere Punkte zu beachten (Austrittsdatum, L16, Arbeitsbescheinigung etc.), die allerdings in verschiedenen Menüpunkten untergebracht sind. In der Version 8.2 gibt es nun eine Checkliste, die diese wichtigsten Schritte enthält und nach der diese nacheinander abgearbeitet werden können. Die einzelnen Menüpunkte können direkt aus der Checkliste aufgerufen In den kommenden Versionen werden diese Checklisten noch auf verschiedene andere Bereiche erweitert. (Eintritt eines AN, Unterbrechung v. Dienstverhältnissen etc.) Seite 5/5