Schlanke Prozesse in der Administration

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Elke Siegel
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1 Schlanke Prozesse in Administration Kundennah und verschwendungsfrei 8. Mai 007 Dr. Norbert Spirig Seite / Inhalt Einführung Nutzen von Administration Die fünf Wirkprinzipien und en Umsetzung Der Weg zur Administration Erfolgsfaktoren und Zusammenfassung Seite /

2 Einführung Ausgangssituation Administration nicht bedarfsgesteuert Prozesse nicht transparent Kosten-/Nutzenrelation unklar Historisch gewachsene Strukturen Handlungsbedarf Leistungsangebot an Kunden ausrichten Steigerung Prozessleistung und Qualität Verschlankung Organisation Reduzierung Kosten Kunden- Orientierung Zielsetzung von Administration: Durchlaufzeit- Optimierung Qualitäts- Steigerung Kosten- Reduzierung Administration: Kundenorientierte Dienstleistungen erbringen (die richtigen Dinge tun) Optimal abgestimmte Prozesse gestalten (die Dinge richtig tun) Verschwendung in Administration vermeiden Seite / Nutzen von Administration Fokussierung Teams auf die Kundenbedürfnisse Kürzere Durchlaufzeiten Optimale Prozesse ohne Verschwendung Identifikation und Behebung Engpässe Stärkung Eigenverantwortung durch Selbstkontrolle und Marktfeedback Kleinere Rückläufer-Quote / Fehler-Quote Mehr Transparenz Administration: Die Chance mit weniger Kosten eine bessere Kundenorientierung und Qualität zu erzeugen Seite /

Kosten- Reduzierung Administration: Kundenorientierte Dienstleistungen erbringen (die richtigen Dinge tun) Optimal abgestimmte Prozesse gestalten (die Dinge richtig tun) Verschwendung in

3 Die Wirkprinzipien von STROM F F F M M M Seite / Umsetzung Wirkprinzipien Im Zentrum jedes Handelns steht Wert für die Kunden Werte schaffen ohne Verschwendung Die sieben Arten Verschwendung:. Nicht kundengemässe Dienstleistung. Offene Vorgänge/Aufträge. Unnötige Wege im Ablauf. Wartezeit / Liegezeit für den Empfänger. Nicht sachgerechter Arbeitsmittel-Einsatz o Arbeitsprozess 6. Unnötige Freigaben / Unterschriften 7. Rückfragen bedingt durch unvollständige Angaben Wert und Wertstrom: Nur Werte erbringen, die Kunde will Sich auf wertsteigernde Schritte beschränken Seite 6 /

Wartezeit / Liegezeit für den Empfänger. Nicht sachgerechter Arbeitsmittel-Einsatz o Arbeitsprozess 6. Unnötige Freigaben / Unterschriften 7.

4 Umsetzung Wirkprinzipien () Der Leitsatz für die Leistungserbringung lautet: Halten Sie Ihre Administration perfekt im Fluss Nach Administration organisierte Verwaltungen zeichnen sich aus durch:. Möglichst gleichmässig fliessende und sich am Kundentakt orientierte Leistungserbringung (die Information muss fliessen ). Sequenzielle Arbeitsschritte werden von nachgelagerten Stelle ausgelöst (Pull Prinzip). Ständiges Streben nach Verbesserung (KVP) Fluss, Pull, Perfektion: Wir wollen die vollständigen Anforungen unserer Kunden wirtschaftlich erfüllen - jeden Tag besser Seite 7 / Umsetzung Wirkprinzipien () Werterhöhende Tätigkeiten werden vom Kunden honoriert => Optimieren werterhöhend Verschwendung Verschwendung sowie überflüssige Tätigkeiten => Weglassen nicht werterhöhend Tätigkeiten: Seite 8 / Nicht werterhöhende Tätigkeiten, jedoch für darauffolgende Tätigkeiten unabdingbar. => Reduzieren Das Überflüssige weglassen, das Notwendige reduzieren und das Werterhöhende optimieren Quelle: Administration; Workbook Bodo Wiegand & Philip Franck

Sequenzielle Arbeitsschritte werden von nachgelagerten Stelle ausgelöst (Pull Prinzip).

5 . Strategische Planung. Marktbeziehung ( VA). Audit ( VA). Mitarbeiter ( VA). Führungsprozesse. Zielvereinbarung. Management und Kontrolle System (VA). Geschäftsprozesse. Entwicklung. Beschaffung von Neuprodukten ( VA). Ressourcen- / Supportprozesse. Information. Messungs- / Verbesserungsprozesse. Verbesserungen. Kommunikation ( VA). Produktion ( VA). Lenkung fehlerhafter Produkte MAX Z Der Weg zur Administration Drei Schritte Schritt : Ausgangslage erfassen Schritt : und Prozessanalyse Schritt : Design Die richtigen Dinge tun und die Dinge richtig tun Erfassen des Umfeldes Ermitteln des Potentials Wertstrom- / Prozessanalyse Realisierung Design Administration Verankerung Thinking Seite 9 / Schritt : Ausgangslage erfassen Aufgaben im Schritt Kick off Interviews mit Management und Dokumentenstudium Heutige Aufgaben definieren Workshop Administration mit allen Beteiligten: Philosophie erklären und erleben mit ProGame Review mit Führung F F STROM F Wertstromanalyse Design Administration FIFO M M M Organisationsstruktur Prozesslandschaft Mengengerüst Aufgabenstruktur Aufgabenliste Kundenanforungen QM-System Kundenzufriedenheit Auftragsprüfung 0 Auftragserfassung 0 Auftragskoordination 0 Lieferdokumente 0 Auslieferung 06 Kundenauskünfte 07 Angebotserstellung 08 Verkaufsunterstützung 09 Allgemeine Korrespondenz 0 Sitzungen und Besprechungen Seite 0 /

Lenkung fehlerhafter Produkte MAX Z Der Weg zur Administration Drei Schritte Schritt : Ausgangslage erfassen Schritt : und Prozessanalyse Schritt : Design Die richtigen Dinge tun und die Dinge

6 Allgemeine Aufgaben 07 Finanzbuchhaltung 0 Lohnbuchhaltung 0 Debitorenbuchhaltung 0 Materialw irtschaft.0%.0% 0.0% 0.0%.0% 0.0% 0.0%.0% 0.0%.0% 0.0%.0% 0.0%.0% Schulung Leistungserfasser M ögliche Lösungsansätze Finanzielle Konsequenzen für Fehlerhafte Erfassung erbrachten Schulung Falscherfassung Leistungserfasser z.b. Bonus / Finanzielle M alus System K onsequenzen für erbrachten Schulung Falscherfassung Leistungserfasser Leistungen werden z.b. Bonus stets von / Finanzielle M alus gleichen System K onsequenzen für Schulung Leistungserfasser Person erfasst, welche erbrachten Falscherfassung Leistungen hierfür ausgebildet werden z.b. Bonus stets ist von / Finanzielle M alus gleichen System Konsequenzen für Person erfasst, welche erbrachten Schulung Falscherfassung Leistungserfasser Leistungen hierfür ausgebildet werden z.b. Bonus stets ist von / Finanzielle M alus Z irka Potential: gleichen System Konsequenzen für Chancen Person / Risiken erfasst, welche erbrachten Falscherfassung Leistungen hierfür ausgebildet werden z.b. Bonus stets ist von / Leistung. Dadurch Stunden/Woche häufige M alus Z irka Potential: gleichen System Chancen Person / Risiken erfasst, welche zeitaufwändige Rückfragen. Leistungen hierfür ausgebildet werden stets ist von Stunden/Woche Zirka Potential: gleichen Chancen Person / Risiken erfasst, welche hierfür ausgebildet ist Stunden/W oche Zirka Potential: Chancen / Risiken Stunden/Woche Zirka Potential: Chancen / Risiken Stunden/Woche MAX Z MAX Z Schritt : Tätigkeitsstruktur- und Prozessanalyse Erstellung und Auswertung Tätigkeitslisten, Time Sheet Interviews: Verifizierung Time Sheets Wertstrom / Prozesse Aufgabenerfüllung Verbesserungspotentiale Verdichten Daten, Potentialhypothesen Validierungsworkshop Wertstromanalyse Design Administration Tätigkeitsstruktur Wertstrom / Prozesse Potentialhypothesen WS Validierung F STROM F F FIFO M M M Kerntätigkeiten Nebentätigkeiten Organisatorische Tätigkeiten Prozentualer Aufwand Finanzen Aufgabe in % Seite / Schritt : Design Administration Kundeninterviews Workshops zur Eliminierung Verschwendungen Workshops zum Prozessdesign Abgleich und Umsetzungsplanung Validierungsworkshop F F STROM F Wertstromanalyse Design Administration FIFO M M M Personaladministration Kundeninterviews WS Verschwendung WS Prozessdesign WS Validierung Kunden Die sieben Arten Verschwendung:. Nicht kundengemässe Dienstleistung. Offene Vorgänge/Aufträge. Unnötige Wege im Ablauf. Wartezeit / Liegezeit für den Empfänger. Nicht sachgerechter Arbeitsmittel-Einsatz o Arbeitsprozess 6. Unnötige Freigaben / Unterschriften 7. Rückfragen bedingt durch unvollständige Angaben Bestellung Kunde Stückzahlfehler Zahlung in Buchh. Faktura Fehlerbehebung Kunde Auftragsbestätigung MSS Elektron. Lieferschein Faktura Ausdruck Elektronische Faktura Korrekturdokumente freigegeb. Auftrag Lieferschein Export EDI-Bestellung Auftragserfassung Korrekturen Info-/ Planungs- System Seite /

b. Bonus / Finanzielle M alus System K onsequenzen für erbrachten Schulung Falscherfassung Leistungserfasser Leistungen werden z.b. Bonus stets von / Finanzielle M alus gleichen System K onsequenzen für Schulung Leistungserfasser Person erfasst, welche erbrachten Falscherfassung Leistungen hierfür ausgebildet werden z.

7 Erfolgsfaktoren für Administration Enge Einbindung Mitarbeiter in die Erarbeitung ablauforganisatorischer Lösungen Vorgehen vom Groben ins Detail und zurück Verankerung Prinzipien bei allen Mitarbeitern Transparenz, Quantifizierung und Nachvollziehbarkeit Einsparpotenziale Sicherung Nachhaltigkeit Projektergebnisse durch Einführung von Führungskennzahlen Change Management bei Management und Mitarbeitern Administration: Integration und Konsequenz führen zum Erfolg! Seite / Zusammenfassung: Der ganzheitliche Ansatz Für den Erfolg bei Umsetzung von Administration ist wichtig, dass die Denkweise sowohl Top Down in das Unternehmen getragen wird wie auch Bottom Up verankert wird (Akzeptanz Betroffenen). Effektivität "Top Down" Strategie Effizienz "Bottom Up" Angebot = Verfügbare Ressourcen Kundennutzen Wert Administration Tools Strukturen Nachfrage = benötigte Ressourcen Ressourcen (Personal-/Sachkosten) Dr. Acél & Partner AG Wir zeigen Ihnen die verbesserungsfähigen Prozesse Ihrer Administration auf Seite /

und Mitarbeitern Administration: Integration und Konsequenz führen zum Erfolg!

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