effizient und familienbewusst!

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1 effizient und familienbewusst! Attraktives Arbeits(zeit)managment Familienbewusste Arbeitszeitmodelle wie Arbeit flexibel gestaltet werden kann 27. Oktober 2010 Nils Wenderdel Fauth-Herkner & Partner & Fauth-Herkner & Partner Leistungsfelder Umsetzungsberatung: 20 Jahre Erfahrung Human-Resource-Management Arbeits(zeit)management, Organisation, Arbeitsrecht, Entlohnung, EDV Kompetenzentwicklung von Führungskräften, Team, Coaching Information und Kommunikation, Mitarbeiterbefragung Demografie- und Gesundheitsmanagement Projekte: Innovative Modelle - Qualifizierte Teilzeit (BMFSFJ) Systematisches Beschäftigungsmanagement (Bertelsmann Stfg.) mobilzeit Bayerische Förderprojekte (StMAS, vbw, VBM, ESF) Familienbewusste Arbeitswelt - effizient familienbewusst führen! Informationsportal Mittelstand und Familie (Allianz für die Familie) audit berufundfamilie (GHSt): Entwicklung und Auditierung EU-Netzwerk: Family & Work

2 Was Eltern mit Vereinbarkeitsproblemen am meisten helfen würde üd Quelle: IfD-Allensbach 2010 Familienfreundlichkeit eu e wird zum Wettbewerbsfaktor e bs Bei der Wahl eines neuen Arbeitgebers spielt für mich die Frage der Vereinbarkeit von Beruf und Familie eine wichtigere oder ebenso wichtige Rolle wie das Gehalt. Haben Sie bereits Ihren Arbeitgeber gewechselt, um Beruf und Familie besser vereinbaren zu können?" 92% 64% 70% % 13% Befragte mit Kindern unter 18 Jahren im Haushalt Befragte ohne Kinder Befragte mit Kindern unter 18 Jahren im Haushalt Befragte ohne Kinder Quelle: BMFSFJ 2008 und 2010

3 Vom Standard-Erwerbsleben d ebe zur Patchwork-Biografie og a Veränderte familiäre und gesellschaftliche Strukturen brauchen ein lebensphasenorientiertes t Personalmanagement Work-Life Balance Ausbildung Partnerschaft Erwerbsarbeit Erwerbsarbeit im Ausland Weiterbildung Familienphase Krisen Erwerbsarbeit Pflege von Angehörigen Zusatz- ausbildung Sabbatical Gleitender Altersruhestand Karriereplanung Reale und ideale Arbeitsstunden Quelle: IfD-Allensbach 2010

4 Arbeitszeitmodelle Innovative oa Arbeitszeitmodelle bese odee Tag Woche Monat Jahr Leben Vollzeit Individuelle Arbeitszeit Rollierende Wochenarbeit Langzeitkonten 50% Modulare Arbeitszeit Halbtagsarbeit Vier-Tage- Woche Turnusteilzeiten Flexible Teilzeitschichten Flexible Jahresarbeitszeit Job-Sharing Sabbaticals Zeitautonome Arbeitsgruppen Altersteilzeit Abendschichten 0% Arbeit auf Abruf Telearbeit Vertrauensarbeitszeit Zeithorizont = starr = flexibel

5 Der Weg zu einem e Arbeits(zeit)management e age e I N F O Arbeits(zeit)management effizient und partnerschaftlich K O M O R M A TI Management Kultur M U N IK K A TI O N Modelle & Instrumente Führungskraft & Team I O N Flexible be Jahresarbeitszeit s e Monatliche Soll-Arbeitszeit der Jahresteilzeit Januar Februar März April Mai Juni Juli August Januar Februar März April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember September Oktober November Monatliche Soll-Arbeitszeit (Vollzeit kalendarisch) Dezember Maximale Anpassungsmöglichkeit im Rahmen der flexiblen Jahrearbeitszeit Monatliche Soll-Arbeitszeit Teilzeit Arbeitsanfall / Umsatz / Kundenfrequenz

6 Jahresarbeitszeitkonten s e e Ar rbeitsanfall ljahresverlauf Beginn des Abrechnungszeitraums Ausgleichsstichtag Phasen-Höhe in Std. > max max < - 40 Flexibler Personaleinsatz: Planungs- und Informationsablauf Praxisbeispiel: Jahresplanung z.b. Information über Arbeitsanfall, Projekte Ausgleichszeitraum, Urlaubsplanung, Zeitentnahme Monatsplanung z.b. Urlaub, freie Stunden und Tage, Krankheit, Seminare Zeitausgleich, Abbauplan Tagesplanung z.b. Mindestbesetzung, freie Stunden und Tage Ist-Situation Kurzfristige Reaktion und Absprache im Team

7 Flexible Arbeitszeit und Kapazität Personelle Besetzungsdichte Eckpunkte als Rahmen 4 Ziel: Weitgehende Zeitsouveränität, 3 Eigenverantwortung Selbstorganisation als 2 Lernprozess Aktives Kapazitätsmanagement 1 Planung und Steuerung Führung durch Ziele Zeit Qualifikation MA 1 MA 2 MA 3 MA Zeit Zusammenhänge von Betriebszeit, it Servicezeit it und Mindestpräsenzen Betriebszeit Servicezeit Anzah hl Mitarbeite er Mindestpräsenz 08:00 09:00 19:00 20:00

8 Mit vier Zeitwerkzeugen arbeiten Volumen ou / Menge (MTV oft Dauer ) Zum Beispiel 25 Std/Woche 35 Std/Woche 40 Std/Woche Verteilung der Menge 42 h 37 h 26 h 31.,32.,33., KW 35 h Länge der verteilten Zeit Lage der verteilten Zeit Tag: bis 10 Stunden Woche: bis 48 (60) Stunden Anfang und Ende Teilzeitarbeit Hindernis Wann können Sie arbeiten Ich kann nur von 8 bis 12 Uhr arbeiten geringe Flexibilität! Keine Passung an betriebliche Abläufe Kritische Einstellung zu Teilzeitarbeit in den Teams (Befürchtung persönlicher Mehrbelastung) Lösungsansätze Umgekehrter Ansatz: Wann ist Arbeit a) gewünscht b) möglich bei Planung c) unmöglich Ausgleichende Beiträge von TZ-Kollegen/innen Beispiele und Umsetzung Arbeitszeitsteuerung im Team und Teamentwicklung Etablierung von Flexi-Spielregeln FlexPlus-Einsatz (Kita, Ärztezentrum)

9 Integration von Teilzeitgruppen Schichteinplanung von teilbeschäftigten Personen eigene Schichtbereiche (Nacht- oder Wochenendgruppen) Substitution (zwei Teilzeitkräfte ersetzen eine Vollzeitkräfte, bzw. drei Vollzeitkräfte ersetzen zwei Vollzeitkräfte) Variation von Besetzungsstärken Vollzeitkräfte als Teilzeitkräfte mit Zusatzschichten Integration von TZ-Gruppen zur Vermeidung problematischer Schichtfolgen htf problematische Schichtfolgen (5 x S sowie 5 x N) werden unterbrochen VZ-Kraft = 40 Std.; TZ-Kraft = 20 Std. Laufzeit des Schichtplans: 6 Wochen MA-Gruppe A MA-Gruppe B MA-Gruppe C MA-Gruppe D verteilte Frühschichten verteilte Spätschichten verteilte Nachtschichten verteilte freie Tage MA-Gruppe A MA-Gruppe B MA-Gruppe C MA-Gruppe D Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So f f s s s x x s s n n n x x f f s s s x X s s n n n x x f f s s s x X s s n n n x x n n x x x x x x x f f f x x n n x x x x x x x f f f x x n n x x x x x x x f f f x x Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So Mo Di Mi Do Fr Sa So s s n n n x x f f f f f x x s s n n n x X f f s s s x X s s n n n x x f f f f f x x x x f f f x x n n x x x x x x x s s s x x n n x x x x x x x s s s x x n n x x x x x

10 Integration von TZ-Gruppen Schichtplan: Integration von TZ Anzahl der Arbeitstage Wochenarbeitszeit 5 37 Wochenarbeitszeit (TZ) 15 Anzahl Schichten (Soll) 13,88 Beginn Ende Pause Dauer Anzahl Schichten (Ist) 13 Frühschicht f 06:00 14:00 0 8,00 Std. Anzahl Wochen 3 Spätschicht s 14:00 22:00 0 8,00 Std. durchschn./tägl. ArbZ 8,00 Nachtschicht n 22:00 06:00 0 8,00 Std. Frühschicht 1 f1 06:00 16: ,00 Std. Spätschicht 1 s1 16:00 22:00 0 6,00 Std. Nachtschicht 1 n1 20:00 06: ,00 Std. 1. Woche 2. Woche 3. Woche verteilte Frühschichten verteilte Spätschichten verteilte Nachtschichten verteilte freie Tage 1. Woche 2. Woche verteilte Frühschichten verteilte Spätschichten verteilte Nachtschichten verteilte freie Tage tszeit (h) tschicht (h) chicht (h) schicht (h) schicht (h) hl (Std.) ing-bzw. chichten Mo Di Mi Do Fr Sa So f f f f x x x 32,0 h 0,0 h 0,0 h 0,0 h 32,0 h s s s s s1 x x 38,0 h 0,0 h 38,0 h 0,0 h 0,0 h n n n n n x X 40,0 h 40,0 h 0,0 h 0,0 h 0,0 h ØArb.Zeit 36,67 h 13 h 13 h 0 h 11 h -0, Arb.Zeit (Summe) 110 h 40 h 38 h 0 h 32 h -1,00 h Arbeit eit (h) Nacht hicht (h) Späts icht (h) Mittels hicht (h) Frühs icht (h) Anzah Einbri Freisc Anzahl (S Std.) Einbring g-bzw. Freischic chten Mo Di Mi Do Fr Sa So x x x x f1 f1 x 20,0 h 0,0 h 0,0 h 0,0 h 20,0 h x x x x x x n1 10,0 h 10,0 h 0,0 h 0,0 h 0,0 h ØArb.Zeit 15,00 h 3 h 0 h 0 h 7 h 0, Arb.Zeit (Summe) 30 h 10 h 0 h 0 h 20 h 0,00 h Arbeitsz Nachtsc Spätsch Mittelsch Frühsch Formen der Telearbeit Tl Telearbeit bit Ab Arbeiten zu Hause unterwegs Heimbasierte i Mobile Telearbeit Telearbeit Telearbeit bei Kunden On-Site- Telearbeit Centerbasierte Telearbeit Telearbeitsplätze in Telezentren Quelle: Bundesministerium für Arbeit und Sozialordnung

11 Anforderungen der Telearbeit an Mitarbeiter und Führungskräfte der Mitarbeiter sollte freiwillig zu Hause bleiben wollen selbständiges Arbeiten gewohnt sein nötige Selbstdisziplin aufbringen können die Einarbeitungsphase abgeschlossen haben unverzichtbare Präsenz am Arbeitsplatz komprimieren können Beurteilung der Arbeitsleistung auf Grund von Zielerreichung bzw. Arbeitsergebnissen akzeptieren können die Führungskraft sollte Leistungen des Mitarbeiters ergebnisorientiert beurteilen können auch über andere Kommunikationsmittel als den persönlichen Kontakt coachen können Arten von Zeitwertkonten e e Zeitwertkonten Langzeit- Lebensarbeitszeit- Kurzzeit-Konten Konten Konten Konten Gleitzeit Ausgleich jährlicher Schwankungen Ausgleich Konjunkturzyklus Anpassung an Lebensphasen Teilzeit, Sabbatical Abfedern Renteneintritt Altersteilzeit Gleitende Altersruhe Quelle in Anlehnung an: Watson Wyatt Heissmann GmbH

12 Funktionsprinzip p der Zeitwertkonten e e Einstellung Entwicklung Entnahme Zeit Plusstunden bei Gehaltsverzicht Erhöhung d. Vertrages Mehrarbeit, Resturlaub Geld lfd. Entgelt Sonderzahlungen z.b. Bonus,13.Gehalt, Tantieme Wertguthaben in Geld Bezahlte Freistellung z.b. Teilzeit Sabbaticals Altersteilzeit Vorruhestand BAV Störfall Insolvenz- sicherung Kapitalanlage Administration Kommunikation Quelle in Anlehnung an: Watson Wyatt Heissmann GmbH Flexibles Arbeits(zeit)management Erweiterung der Zeiträume erfordert erhöhtes Zeitmanagement t Zunehmende Flexibilität Attraktivität für Mitarbeiter Lebensarbeitszeit Jahresarbeitszeit Monatsarbeitszeit Wöchentliche Arbeitszeit Tägliche Arbeitszeit Feste Ungleiche Zeitbudget Ampelkonto Aktives Kapazitäts- Arbeitszeiten Verteilung Management

13 Was sind die Faktoren für das Umsetzen eines interessengerechten Arbeits(zeit)managements? Ausgangssituation Belastungsschwankungen Tag Anteile in Prozent Anteile in Prozent Anteile in Prozent Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez 0 Mo Di Mi Do Fr Sa

14 Flexi-Spielregeln für die Arbeitszeitsteuerung im Team Mehr Freiheit bedeutet mehr Verantwortung Orientierung an der Besetzungsdichte Jeder kann seine persönlichen Wünsche anmelden Die Personal-Einsatz-Planung soll möglichst rechtzeitig gemacht werden Jeder plant seine Arbeitszeit in Absprache mit seinen Teamkollegen Es gibt keine Rosinen-Picker : Gerechte Aufteilung der Freizeiten Es kann getauscht werden: unter Beachtung der Qualifikation und des Zeitkontostandes Kurzfristige Änderungen (z.b. früher gehen) sind möglich Die letzte Entscheidung hat die Führungskraft Niemand darf gezwungen werden, aber im Sinne des Teamgedankens muss jeder mal in den sauren Apfel beißen Familienkritisch: Möglichkeiten it flexiblen Arbeitszeitgestaltung t Flexi-Rahmen Flexi-Elemente Freizeitausgleich Unterstützungs- kräfte Basis: Flexible Jahresarbeitszeit Flexibler Beginn und Ende der AZ gezielte Abwesenheitsplanung Austausch zwischen Bereichen Springerpool Arbeitszeit- Controlling Ankündigungsfrist bei Änderung der Schichten Freiwillige Minusstunden Einsatz von MA in Elternzeit Planungsmöglichkeiten ausschöpfen Standby Konzepte Minusstunden im regulären Einsatzplan Einsatz von Leiharbeitnehmern Frühzeitig planen! Flexi-Grenzen achten Frühzeitig planen! Mitsprache! Mitsprache der Mitarbeiter/innen (Moderation) Grundlage = angemessene Personal- bemessung

15 Aufgaben der Führungskräfte beim Arbeits(zeit)management Einführen MA mit Extremsalden engmaschig begleiten Beruf & Familie + betriebliche Erfordernisse Führung: Teamgespräche Saldenentwicklung (Transparenz + Steuerung) Informationen über Arbeitsanfall, Gewährleisten des Qualitätsanspruchs Führung: Mitarbeitergespräche Personaleinsatzplanung Arbeitsplanung und Aufgabenverteilung g Arbeitsanfall im Zeitverlauf > Schwankungen? Klären, wer die PEP verantwortlich durchführt! Controlling Laufende Saldenübersicht Forecast Info an alle (verantwortliche Mitgestaltung) Der Weg zum aktiven Arbeitszeitmanagement Führungsaufgabe Zunehmende Führungsverantwortung bei der Führungskraft Ergebnisorientierung, Führen mit Zielen Unternehmerisch denkende Mitarbeiter Kapazitätsmanagement, Aufgabenorientierung, Transparenz im Team Mitdenkende Mitarbeiter Zeitkontrolle Ausführende Mitarbeiter Minutengenaue Erfassung Delegation der Zeiterfassung an Mitarbeiter Aufgaben- statt Zeitorientierung Zeiterfassung Zunehmende Eigenverantwortung, Motivation und Selbstbestimmung beim Mitarbeiter i

16 Umfrageergebnisse Mitarbeiterbefragungen Familienfreundliche Arbeitszeitgestaltung Auszug aus einer Mitarbeiter/innen-Befragung Umsetzung Wirdfamilienfreundlicher die Vereinbarkeit Arbeitszeitregelungen der (alle Befragten) Arbeitszeitgestaltung berücksichtigt? Wünsche hinsichtlich familienfreundlicher Arbeitszeitregelungen (alle Bf Befragten) Was wünschen sich die Mitarbeiter/innen? keine Antwort kann so bleiben trifft nicht zu trifft voll zu wäre für mich sehr wichtig kann so bleiben trifft nicht zu trifft teilweise zu trifft voll zu weiß nicht (x) trifft teilweise zu weiß nicht wäre Möglichkeit für mich wäre wünschenswert Möglichkeit keine wäre Antwort für mich sehr wichtig Teilzeitangebot Langzeitkonto Langzeitkonto Planung Änderg. AZ Änderungen Mitbest. Mitbestimmung Zeiten Beginn/Ende Freizeitausgleich FZA für Plusstunden Abst. im Team PEP im Team Vertretung Vertretung möglich FZA-Wünsche FZA Wünsche Urlaub Urlaub in Ferienz. in Ferienzeiten Urlaub Urlaubsregelung fair fair Rücksicht bei Arbeitszeitgestaltg. auf BuF PEP frühzeitig PEP frühzeitig PEP zuverlässig PEP 10% 20% 30% 40% 60% 70% 80% 90% 10% 20% 30% 40% 60% 70% 80% 90% 0% 50% 100% 0% 50% 100% Teilzeitangebot Langzeitkonto Langzeitkonto Planung Änderg. AZ Änderungen Mitbest. Mitbestimmung Zeiten Beginn/Ende Freizeitausgleich FZA für Plusstunden Abst. im Team PEP im Team Vertretung Vertretung möglich FZA-Wünsche FZA Wünsche Urlaub Urlaub in Ferienz. in Ferienzeiten Urlaub Urlaubsregelung fair fair Rücksicht bei Arbeitszeitgestaltg. auf BuF PEP frühzeitig PEP frühzeitig PEP zuverlässig PEP Klinikum B

17 Familienfreundliche Arbeitszeitgestaltung Auszug aus einer Mitarbeiter/innen-Befragung 2) Arbeiten nur im Büro 3) Freizeitausgleich it i realistisch 4) Berücksichtigung von Familienpflichten 5) Berücksichtigung g bei hohem Arbeitsanfall 6) AZ-Bestimmung im Rahmen d. Gleitzeit 7) Regelung der Arbeitszeit mit dem Team 8) kurzfristiges Frei bei Pflege / KH Kind 9) selten kurzfristige Arbeitszeitänderungen 11) Urlaubsplanung angemessen und fair 12) Arbeitsbelastung erlaubt zuv. Urlaubsplanung 13) Teilzeitarbeit in meiner Position möglich 14) Reibungslose Genehmigung von TZ- Arbeit 15) Teilzeitwünsche für einen bestimmten Zeitraum sehr wichtig Wichtigk keit wenig wich htig 3,0 2, ,0 1,0 2,5 4,0 gar keine Zustimmung voll und ganz Was ist den Beschäftigten wichtig? Welche Möglichkeiten it der Umsetzung gibt es? Planbarkeit Zeit- souveränität Zuverlässig- keit

18 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Nils Wenderdel Kontakt per Mail: per Telefon: 089/ persönlich: hier und jetzt