Wartung 12/2009 dpw V8 Professional Web

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1 High Performance HR-Software Wartung 12/2009 dpw V8 Professional Web ungekürzte Version Gesetzliche Änderungen und Produkterweiterungen

2 INHALTSVERZEICHNIS 1 INSTALLATION WARTUNG DPW-PORTAL DPW-ABWESENHEIT ABWESENHEITSANTRÄGE ÜBERARBEITEN DER EINSTELLUNGEN Einstellungen Steuerung Antrag und Abwesenheit NEUE FUNKTION RESTURLAUBSLISTE / SALDENLISTE ABW ÜBERSICHT / JAHRESÜBERSICHT Optik Neue Funktion: Differenz anzeigen DPW-BILDUNG KURSANTRAG STELLEN: VORMERK AUF DIE WARTELISTE REFERENT UND KURSORT IN VERWALTUNG KURSTERMIN KURS BEARBEITEN: TN HINZUFÜGEN MIT MEHR DATEN ADRESSE, INSTITUT UND REFERENT IN AUSWERTUNG DPW-INFO NEUES PROGRAMM DIENSTNEHMER/MONAT DPW-MITARBEITERGESPRÄCH AUSWERTUNG FEHLENDE MITARBEITERGESPRÄCHE ALS CSV DPW-BEWERBER BEWERBER VERWALTUNG AB SOFORT IST KEIN BEWERBER AUSGEWÄHLT NEU INFORMATION GESENDET AM, DRUCKMÖGLICHKEIT SUCHE EINES BEWERBERS- NEUE SORTIERUNG AUSWERTUNGSMÖGLICHKEIT KOMMENTARE ZUR BEWERBUNG BEWERBER IMPORT NACH SATZARTEN BEWERBER STATUS NACH IMPORT FESTLEGEN BENACHRICHTIGUNG BEI FEHLER IM IMPORT NEU: SICHERUNG UND PROTOKOLLIERUNG BEWERBER EXPORT MEHR INHALTE MÖGLICH DPW-LOHN BRUTTOERFASSUNGLISTE EINZELABRECHNUNG: LOHNARTEN MIT WERT 0 AUSBLENDEN GEWERKSCHAFT LOHNKONTEN: LOHNKONTOART JE BENUTZERGRUPPE KOMMUNALSTEUERGEMEINDE: KUNDENDATEN JE JAHR U. MONAT ANPASSUNG DER DIENSTNEHMER SONDERZAHLUNGSAUTOMATIK DPW-REISE OPTISCHE ÄNDERUNGEN KILOMETERBUCH: ROUTENPLANER POSTLEITZAHL: ZIEL WIRD AUTOM. BEFÜLLT

3 8.4 PROJEKTNUMMER IN BELEGANZEIGE U. GENEHMIGUNG REISEANTRAG: NEUES FELD REISEGRUPPE DPW-REPORT BERICHTE SUCHE BERICHT VERBESSERT VERWALTUNG BERICHTE: NEUE HANDHABUNG KENNZAHLEN VERWALTUNG KENNZAHLENBERICHT: NEUE HANDHABUNG NEUE FORMELN NEUE MUSTERKENNZAHLEN VERFÜGBAR SUCHE KENNZAHLEN VERBESSERT NEUE BERECHTIGUNGSSTUFE FÜR MANDANTENSYSTEM NEUE FUNKTION: FILTER VERWALTUNG FILTERBEDINGEN AUSWÄHLEN FILTERBEDINGEN VERÖFFENTLICHEN WO FINDEN DIESE FILTER ANWENDUNG? DPW-STELLENPLAN REIHENFOLGE FÜR DAS ORGANIGRAMM REIHENFOLGE DER STELLEN FESTLEGEN REIHUNG DER DIENSTNEHMER FESTLEGEN STELLE DIENSTNEHMER: SORTIERUNG NACH NACHNAME ANZEIGE STELLE ÜBERSICHT: ERGÄNZUNGEN ORGANIGRAMM ANZEIGEN NEUE FELDER IM FILTER EXPORT ALS CSV-DATEIEN SCHNITTSTELLE INGENTIS NEUERUNGEN IM ÜBERBLICK ERSTELLEN SCHNITTSTELLE ZU INGENTIS DARSTELLUNG: NEUE ARTEN HR KENNZAHLEN MITSCHICKEN MITARBEITER-DATEN IN DER DATEI: MA.CSV Sortierung STELLEN-DATEN IN DER DATEI: PS.CSV DPW-ZEIT LAMPENTABLEAU ZEITPROTOKOLL ABBESTELLEN KALENDER PERSÖNLICHE ARBEITSZEIT ABWESENHEIT ZUORDNUNGEN FEHLERLISTE TECHNIK ÄNDERUNGSPROTOKOLL ZUORDNUNG DN ZU DN-GRUPPE: INAKTIVE DIENSTNEHMER BERECHTIGUNGSSTUFE DIREKT IM PROGRAMM ÄNDERN EINSTELLUNGEN JE DPW-PAKET TREFFEN MEHRSPRACHIGKEIT: SPRACHE D DARF VERWENDET WERDEN TECHNIK NUR FÜR MANDANTENSYSTEM PASSWORT SICHERHEIT JE BENUTZER LOGINSCHIRM ÄNDERN EINSTELLUNGEN JE DPW-PAKET

4 1 INSTALLATION WARTUNG Die vorliegende Lieferung ist eine Zusammenfassung aller Änderungen seit der letzten Wartungslieferung auf CD im Juni 2009, also inkl. der im Internet zur Verfügung gestellten Änderungen. Alle diese Änderungen sind in der vorliegenden Lieferung enthalten! Im Folgenden finden Sie eine Übersicht der seit der Juni Lieferung (CD PL) über unsere Homepage zur Verfügung gestellten Änderungen. Hinweis: Mit dieser Wartung wird erstmals eine kompakte Version des Wartungsbriefes aufgeliefert: Dokument: Pfad: V8pWeb122009_kompakt.pdf 34 Seiten <CD-Laufwerk>\dpwplief\dpw-V8P\dok Dieser enthält eine gekürzte Beschreibung der in der Wartung enthaltenen Neuerungen und Änderungen. Wenn Sie genauere Informationen zu einer Änderung benötigen, finden Sie diese hier im Hauptwartungsbrief (ungekürzte Version) V8pWeb pdf. 4

5 1.1 DPW-PORTAL Das dpw-portal ist das webbasierte Basismodul der dpw-info für einen einfachen, schnellen und direkten Zugang zu Informationen aus dem HR-Bereich. Das dpw-portal wurde um folgende Funktionen erweitert: Monatsaufstellung (dpw-reise) kompakter Ausdruck der Reisekostenabrechnungen Reisekosten wurde auf Belegdruck umbenannt Zeitprotokoll abbestellen (dpw-zeit) druckt der Mitarbeiter sein Zeitprotokoll selber aus (über das dpw-portal) und nicht die Personalabteilung, kann der Mitarbeiter den Ausdruck hiermit abbestellen (siehe genaue Beschreibung im Kapitel Zeit / Zeitprotokoll abbestellen) Technik > Berechtigung > Menü / Definition > (Portal) Damit die neuen Funktionen den Mitarbeitern zur Verfügung stehen, müssen diese für das jeweilige benutzerdefinierte Menü in der jeweiligen Rolle in Technik > Berechtigung > Menü / Definition zugeordnet werden. Achtung: Diese Programme sind im dpw-portal nur dann ersichtlich, wenn die dpw-reise bzw. die dpw-zeit im Einsatz sind. 5

6 2 DPW-ABWESENHEIT 2.1 ABWESENHEITSANTRÄGE ÜBERARBEITEN DER EINSTELLUNGEN Einstellungen Es wurden die Einstellungen zu den Abwesenheitsanträgen überarbeitet. Diese wurden nun übersichtlich gestaltet und in der Handhabung vereinfacht. Funktionen der Einstellungen: Generelle Grundeinstellungen des ABW Antrages ABW > Abwesenheitsantrag > Einstellungen Einstellungen ABW > Abwesenheitsantrag > Einstellungen Achtung: Nach dem Einspielen der Wartung ist dieselbe Funktionalität gegeben wie vor der Wartung, Ihre bestehenden Einstellungen werden alle übernommen. Der bisher verfügbare Menüpunkt Einstellungen wurde vom Thema her aufgeteilt in zwei Menüpunkte: Schirm vor Wartung: 6

7 Schirme nach Wartung: Die generellen Einstellungen zum Abwesenheitsantrag finden Sie im Menüpunkt ABW > Abwesenheitsantrag > Einstellungen Die Einstellungen finden Sie im neuen Menüpunkt ABW > Abwesenheitsantrag > Einstellungen 7

8 Steuerung Antrag und Abwesenheit Die beiden Menüpunkte Steuerung Antrag und Steuerung Abwesenheit wurden zu einem Menüpunkt zusammengefasst: Erläuterungen der Steuerungsschirme VOR der Wartung 2009/12: Steuerung Antrag: Sind die Einstellungen mit dem Kennzeichen a (Anträge nur in der dpw-abwesenheit nicht verknüpft mit der dpw Zeit) - hinterlegt, wurde in diesem Menüpunkt hinterlegt, welche ABW Codes beantragt werden durften. Steuerung Abwesenheit: Sind die Einstellungen mit dem Kennzeichen za (Anträge in der dpw Abwesenheit und der dpw Zeit) hinterlegt,,wurde in diesem Menüpunkt je Benutzergruppe hinterlegt, welche Zeit ABW Codes beantragt werden dürften. Außerdem konnte man hier für die Zeiterfassung die Eingabe der Abwesenheiten im Kalender steuern. Diese Einstellungen sind jetzt im Menü Zeit > Allgemeine Daten > Abwesenheit Zuordnung (Beschreibung siehe Kapitel Zeit) Aktuelle Wartung 12/2009 Die Funktionalität dieser zwei Menüpunkte wurde nun im Menüpunkt Abwesenheit > Abwesenheitsantrag > Allgemeine Daten > Parameter in übersichtlicher Optik dargestellt und um Funktionen erweitert: Pro Benutzergruppe wird in diesen Registerkarten hinterlegt, welche Codes in den einzelnen Programmen aufgerufen werden dürfen. 8

9 Es kann unterschieden werden zwischen: Antrag / Kontoblatt Resturlaubsliste Saldenliste Übersicht Jahresübersicht NEU: Auch mit der Einstellung a (nur dpw Abwesenheiten / ohne dpw Zeit) kann nun pro Benutzergruppe unterschieden werden, welche Abwesenheitscodes verwaltet werden können. Derzeit war nur eine einheitliche Gestaltung über alle Web-Benutzer möglich. Hinweis: Wird kein Code in dieser Maske ausgewählt, werden alle in der Anwendung angelegten ABW Codes angezeigt. Übernahme der Kennzeichen beim Einspielen der Wartung Durch das Einspielen der Wartung werden die vorher eingestellten Funktionen soweit möglich übernommen: Einstellung a, u Die Abwesenheit Codes, die vorher ohne Einschränkung auf Benutzergruppen in Steuerung Antrag hinterlegt waren, werden nun für alle bestehenden Benutzergruppen in die Registerkarten: Antrag/Kontoanzeige, Übersicht und Jahresübersicht übernommen. Bei der Übersicht und der Jahresübersicht kann die Anzeige zusätzlich noch nach Abwesenheit Gruppen unterschieden werden Die Einstellungen der Resturlaubsliste und der Saldenliste sind leer und gegebenenfalls zu überarbeiten. Einstellung z Es werden die für die jeweiligen Benutzergruppen eingestellten ABW Codes Zeit übernommen. Die Einstellungen der Resturlaubsliste und der Saldenliste sind leer und gegebenenfalls zu überarbeiten. Einstellung za Es werden die für die jeweiligen Benutzergruppen eingestellten ABW Codes Zeit übernommen. Achtung: Bitte um Überarbeitung der einzelnen Einstellungen, da man nun für jede Funktion unterschiedliche ABW Codes anzeigen lassen kann. Bei allen Benutzern im V8PWeb, die in ihrem Profil keine Benutzergruppe hinterlegt haben, wird auf die Benutzergruppe intern zugegriffen. Diese wird beim Einspielen der Wartung automatisch angelegt NEUE FUNKTION RESTURLAUBSLISTE / SALDENLISTE Es kann nun der Aufruf der Resturlaubsliste und der Saldenliste insofern gesteuert werden, dass man die Abwesenheitscodes - die angezeigt werden sollen - pro Benutzergruppe unterschiedlich gestalten kann. Es kann also nun diese Auswertungen im V8PWeb für die Vorgesetzten zur Verfügung gestellt werden. 9

10 ABW > Abwesenheitsantrag > Allgemeine Daten > Parameter In den Parametern kann man auf zwei neuen Registerkarten einstellen, welche Abwesenheit Codes die jeweilige Benutzergruppe man auf den Listen auswerten darf. Es wurde die Saldenliste optisch umgestellt ABW ÜBERSICHT / JAHRESÜBERSICHT Optik Es wurde die Optik der ABW Übersicht und der ABW Jahresübersicht überarbeitet. Es wird die Dienstnehmer Leiste (gelber Bereich zum Auswählen eines DN) nicht mehr angezeigt. Dadurch steht der ganze Bildschirm für die Anzeige zur Verfügung. Kriterien, Sortierung sind in die untere Leiste verschoben worden. Die Farben der Übersichten ABW Übersicht / ABW Jahresübersicht werden nun aus der Definition Sondertage genommen (bisher fix von dpw vorgegeben). Nach dem Einspielen der Wartung werden die derzeit bei den Sondertagen hinterlegten Farben angezeigt! (siehe ebenso im Kapitel Zeit Kalender Seite 62) Achtung: (1) Sie können nun entweder die Hintergrundfarben vom Wochentag, Samstag, Sonntag und Feiertag von den derzeitigen Einstellungen Sondertagen belassen (siehe Bild unten) oder diese überarbeiten und die von Ihnen gewünschten Farben hinterlegen (Kalender > Sondertage) 10

11 oder (2) die von dpw vorgeschlagenen Farben für den Wochentag, Samstag, Sonntag und Feiertag übernehmen (siehe Bild unten) (1) Einstellung der gewünschten Farben / kein dpw Vorschlag: Es können die Farben der Sondertage auch vom Anwender hinterlegt werden: V8 Professional 11

12 Definitionen > Firmendefinitionen > Kalender > Sondertage V8PWeb Abw > Abwesenheiten > Allgemeine Daten > Kalender > Sondertag (2) Wollen Sie auf die dpw Farben umstellen: Starten Sie im V8P unter Technik > Technik > ext. Programm starten den folgenden R-Code: PZA105.r Achtung: Auch diese Farbeinstellungen können nachträglich in den Sondertagen bearbeitet werden! Allgemein: Stellen Sie die derzeit hinterlegten Farben der Sondertage um, so sind davon folgende Programme ebenso betroffen: Neu mit dieser Wartung: V8PWeb Zeit: Kalender V8 Professional: dort werden auch im Stand vor der Wartung schon die Farben laut Definition > Sondertage angezeigt. Das sind Programme wie: Allgemeines: Suchhilfe Kalender, Kalender Anzeige dpw-abwesenheit: Jahresübersicht, Schnellerfassung dpw-zeit: Persönliche Arbeitszeit, Planung, Planung Plangruppe, Planung Rufbereitschaft, PEP Achtung: Im Mandantensystem sind bei der Umstellung der Farben alle Mandanten betroffen. Es können die Farben nicht unterschiedlich je Mandant eingerichtet werden. 12

13 Neue Funktion: Differenz anzeigen In der ABW Übersicht und der ABW Jahresübersicht wird nun angezeigt, wenn eine Differenz zwischen Abwesenheitsbuchung, Zeitbuchung und ABW Antrag gefunden wird. Beispiel: Der Mitarbeiter hat einen Urlaubsantrag gestellt dieser wurde genehmigt. Er wird aber krank und diese Buchung wird über die Zeit eingebucht. Bisher: Es wurde weiterhin der Urlaub auf der Übersicht angezeigt. Neu: Es wird mit roter Hinterlegung die Krankheit auf der Übersicht angezeigt. Beim Mouseover kommt der Text, dass beim ABW Antrag Urlaub eingetragen ist. Beispiel: MA hat am einen Urlaubstag beantragt (Status: genehmigt/gebucht), in der Zeit oder Abwesenheit wurde aber krank gebucht. 13

14 3 DPW-BILDUNG 3.1 KURSANTRAG STELLEN: VORMERK AUF DIE WARTELISTE Beim jeweiligen Kurstermin können Sie die min. und max. TN eintragen. Weiters können Sie steuern, ob es eine Warteliste gibt: Pfad: Verwaltung Kurstermine: Parameter -> Kursantrag: Nach Erreichen der max. TN Anzahl kann man sich nur mehr auf die Warteliste setzen lassen. Ist die max. TN Anzahl erreicht, so hat dies im Kursantrag folgende Auswirkung: Beispiel Kursantrag: Freie Plätze 0 Button Vormerk/Warteliste statt zum Kursantrag 14

15 Beispiel Kurs bearbeiten: Dieser Antrag wird mit Status Warteliste gespeichert: 3.2 REFERENT UND KURSORT IN VERWALTUNG KURSTERMIN Auf der Registerkarte Kurs können nun bereits folgende Eingaben getätigt werden (bisher nur auf der 2. Registerkarte Parameter ) - Referent - Kursort Pfad: Verwaltung Kurstermin> Registerkarte Kurs 15

16 3.3 KURS BEARBEITEN: TN HINZUFÜGEN MIT MEHR DATEN Neu: aktive DN zum Stichtag Neu: Anzeige einer Zusatzinfo zum Namen. Zur Auswahl stehen: - ID - Firma/Personalnummer - Abrechnungskreis - Kostenstelle Pfad: Kurs bearbeiten > TN Hinzufügen 3.4 ADRESSE, INSTITUT UND REFERENT IN AUSWERTUNG Folgende Inhalte je Kurstermin stehen nun zur Auswertung zur Verfügung (Modul Bildung): - Adresse - Institut - Referent Pfad: Info > Abfragen/Auswertungen > Auswertungen/Schriftverkehr > Auswertung definieren 16

17 4 DPW-INFO 4.1 NEUES PROGRAMM DIENSTNEHMER/MONAT Das Programm wurde mit der CD-Wartung 06/2009 im Modul Lohn zur Verfügung gestellt. Ab sofort haben Sie diese Funktion auch im Info-Menü zur Verfügung: Pfad: Info > Dienstnehmer Daten > Dienstnehmer/Monat 5 DPW-MITARBEITERGESPRÄCH AUSWERTUNG FEHLENDE MITARBEITERGESPRÄCHE ALS CSV Neu. Auswahl Kostenstelle von bis inkl. Sortiermöglichkeit Neu: Wahlweise Ausgabe als PDF oder CSV 17

18 6 DPW-BEWERBER 6.1 BEWERBER VERWALTUNG AB SOFORT IST KEIN BEWERBER AUSGEWÄHLT Achtung: Ab sofort ist in der Bewerber Verwaltung kein Bewerber mehr ausgewählt: kein Hakerl bzw. JA in der Checkbox. Beispiel neu: Aktueller Bewerber = gelber Bildschirmbereich MAIER Heinz ist im unteren Bildschirmbereich der Bewerber Verwaltung nicht mehr automatisch selektiert: Vorteil: Es werden nur mehr jene Bewerber bearbeitet, die von Ihnen per Mausklick selektiert wurden. Auch bei einer langen Liste von Bewerbern kann keiner mehr übersehen werden. Beispiel bisher: Aktueller Bewerber = gelber Bildschirmbereich MAIER Heinz ist im unteren Bildschirmbereich der Bewerber Verwaltung war selektiert: 18

19 NEU INFORMATION GESENDET AM, DRUCKMÖGLICHKEIT Neu: Druck (PDF) Information, wann die gesendet wurde: Dienstag, :10 19

20 6.2 SUCHE EINES BEWERBERS- NEUE SORTIERUNG BW Auswahl (gelber Bildschirmbereich) Bei der Suche eines Bewerbers wird der Vorname berücksichtigt: 1. Nachname 2. Vorname Dies gilt bei auf- und absteigender Sortierung: 20

21 6.3 AUSWERTUNGSMÖGLICHKEIT KOMMENTARE ZUR BEWERBUNG Sie können Kommentare zur Bewerbung erfassen. Neu: Über die Auswertungen können nun diese Kennzeichen und Notizen ausgewertet werden, die zur Bewerbung* erfasst worden sind: *) Auswertungsmöglichkeit eingeschränkt für Bewerbung (nicht Bewerber) Pfad: Info > Abfragen/Auswertungen > Auswertung definieren 6.4 BEWERBER IMPORT NACH SATZARTEN Zum Importieren von Bewerbern gibt es seitens dpw einen Standard-Import, der mit Satzarten arbeitet. Neben diesem Import nach Satzarten gibt es aber viele andere Varianten, die auf die jeweilige Homepage des Kunden angepasst wurden. Die folgenden Punkte gelten nur für den Import nach Satzarten BEWERBER STATUS NACH IMPORT FESTLEGEN Beim Importieren von Bewerbern mittels Schnittstelle wird automatisch ein Bewerber Status vergeben. Neu: Sie können bestimmen, welches Status-Kennzeichen beim Import vergeben wird. Bisher wurde der erste Status verwendet, der in der Liste mit dpw-status BW-OFFEN gekennzeichnet war. Geben Sie keinen Bewerber-Status vor, wird der Status wie bisher vergeben. = der erste Status (bei alphab. Sortierung) mit dpw-status BW-OFFEN. 21

22 BENACHRICHTIGUNG BEI FEHLER IM IMPORT Tritt beim Import ein Fehler auf, so können Sie nun per benachrichtigt werden. Voraussetzung: Sie tragen den Empfänger ein, der diese erhalten soll: Pfad: Bewerber > Online Bewerbung > Parameter Bewerber Import Neu: Benachrichtigung wenn ein Fehler aufgetreten ist Beispiel mit Log-File: Log-File mit Details Tritt ein Fehler auf, so erhalten Sie eine Nachricht. Das Log-File wird als Anlage mitgeschickt NEU: SICHERUNG UND PROTOKOLLIERUNG Neu: Die Importdatei wird als SAV-Datei gespeichert. Somit bleibt jeder Import im Original gespeichert. Neu: Beim Import wird ein Logfile generiert. Die Datei wird in der Form *_import_tt-mm-jjjj_hh-mmss.log angelegt. Inhalt: Dokumentation Beginn und Ende der Verarbeitung z.b. Import vom :42:03 erfolgreich durchgeführt Import vom :45:35 es ist ein Fehler aufgetreten 22

23 6.5 BEWERBER EXPORT MEHR INHALTE MÖGLICH Für die Online-Bewerbung werden nun auch folgende Inhalte exportiert: Fachrichtung (bw_apfachr.txt) Institut (bw_apinst.txt) V8 Kennung (bw_spkennung.txt) Papier (bw_appapier.txt) Papier Art (bw_papierz.txt) Standort (bw_apstando.txt) Tätigkeit (bw_aptaetigk.txt) Religion (bw_religion.txt) Bewerber Korrespondenz Art (bw_bwkorrart.txt) Bewerber Benutzergruppe (bw_ybwbengru.txt) Stelle (bw_stelle.txt) Diese Dateien werden mit dem Programm a-9018p.r erstellt (wird üblicherweise im Batch gestartet). Pfad: V8P > Technik > externes Programm starten: a-9018p.r 23

24 7 DPW-LOHN 7.1 BRUTTOERFASSUNGLISTE Mit der Bruttoerfassungsliste welche bereits im V8P ausgewertet werden kann können alle Bewegungen von der Brutto/Abrechnung je Personalnummer gedruckt werden. Daher wurde nun diese Auswertungsmöglichkeit ebenfalls in das V8PWeb übernommen. Berechtigung: Funktion PV Bruttoerf Liste Pfad: Lohn > Auswertungen > Bruttoerfassungsliste 7.2 EINZELABRECHNUNG: LOHNARTEN MIT WERT 0 AUSBLENDEN Sollen bei der Einzelabrechnung nur Lohnarten mit Wert angezeigt werden, so kann hiefür eine neue Berechtigung vergeben werden. Berechtigung PV Bruttoausknull = 0 Es werden nur Lohnarten mit Wert angezeigt. Berechtigung PV Bruttoausknull = 1-4 Es werden alle Lohnarten angezeigt. (wie bisher) 7.3 GEWERKSCHAFT Es kann die Gewerkschaft im V8PWeb angelegt und dem Dienstnehmer zugeordnet werden. neue Berechtigungen: Allgemeine Daten / Gewerkschaft: fpvgewerk Dienstnehmer Daten / DN Gewerkschaft: fdngewerk 24

25 7.4 LOHNKONTEN: LOHNKONTOART JE BENUTZERGRUPPE Mit Hilfe der Lohnkontoarten können mehrere Lohnkontodefinitionen in einer Firma angelegt werden. Damit dann das Lohnkonto gedruckt werden kann, ist die Eingabe dieser Lohnkontoart erforderlich. Die Lohnkontoart wird einer Benutzergruppe zugeordnet. Durch diese Benutzergruppe wird gesteuert welche Auswahlmöglichkeit für den Druck des Lohnkontos dem Benutzer zur Verfügung steht. Bisher hatte diese Zuordnung lediglich auf den Druck des Lohnkontos im dpw-portal (Abrechnungsinfo) Auswirkung. Nun hängen auch die Lohnkontoarten der Lohnkonten aus den täglichen Arbeiten bzw. Auswertungen an der Benutzergruppe. Wie gehen Sie vor wenn nicht jeder Benutzergruppe alle Lohnkontoarten zur Verfügung stehen sollen? Technik > Berechtigung > Benutzergruppe > Lohnkonto: Durch Auswahl der Benutzergruppe und Bearbeiten wird definiert welche Art in der Suche beim Druck ersichtlich ist. Beispiel: die Benutzergruppe Admin soll nur die Art Standard auswählen und drucken können Wird nun das Lohnkonto gedruckt, ist in der Suchhilfe nur Standard auswählbar. Eine manuelle Eingabe der Art Abgaben ist nicht möglich. 25

26 7.5 KOMMUNALSTEUERGEMEINDE: KUNDENDATEN JE JAHR U. MONAT Das Erfassen der Kundendaten, die für die Überweisung der Kommunalsteuer relevant sind, kann nun auch im V8PWeb je Jahr und Monat erfolgen. Aufgerufen werden kann der Erfassungsschirm über das Listensymbol in der Kommunalsteuergemeinde (Menü > Lohn > Allgemeine Daten). 26

27 7.6 ANPASSUNG DER DIENSTNEHMER SONDERZAHLUNGSAUTOMATIK Mittels der Sonderzahlungsautomatik kann das Aliquotieren und das Auszahlen der Sonderzahlungen automatisch verwaltet werden. Der bestehende Menüpunkt DN Sonderzahlungsautomatik im Lohn > Dienstnehmer Daten wurde erweitert und dem Programm vom Client angepasst. Neue Berechtigung: fpvszautov8p Achtung: Ist jedoch V8 mit V8PWeb im Einsatz, wird die bisherige Sonderzahlungsautomatik berücksichtigt. 27

28 8 DPW-REISE 8.1 OPTISCHE ÄNDERUNGEN In den Programmen zur Erfassung einer Reise (In-/Ausland, Sammelreise Österreich und Spesenabrechnung) wurden einige Änderungen vorgenommen, um die Handhabung und Verständlichkeit zu Verbessern z.b. - Rahmen fassen zusammengehörige Anzeige- und Eingabefelder zusammen - Anzeige- und Eingabefelder wurde getauscht, sodass die Anzeige immer oben, die Eingabe unten steht - Die Parameter für die In-/Auslandsreise, Sammelreise Österreich und Spesenabrechnung wurden überarbeitet. Alle Buttons können als pflicht definiert werden, d.h. das diese angewählt werden müssen, bevor ein Beleg abgeschlossen werden kann. Darüber haben Sie bereits eine Information erhalten. Details dazu finden Sie im Download-Bereich auf unserer Homepage. 8.2 KILOMETERBUCH: ROUTENPLANER Ist der Routenplaner aktiviert (in der Reiseart wurden die Einstellungen dafür getroffen), sind folgende Felder im KM Buch ersichtlich: km lt. Tacho: Errechnet sich automatisch aus Tacho neu und Tacho alt die bezahlten Kilometer. Werden Kilometer Privat bzw. Wohnung Arbeitsstätte eingegeben, werden die km lt. Tacho um diese Kilometer reduziert. Dieses Feld gibt es bereits seit der Wartung 06/2009 und dient nun zum Abgleichen der Kilometer laut Routenplaner u. den Kilometern lt. Eingabe. Routenplaner: Über den Button Routenplaner kann der Web-Link aufgerufen werden. km lt. Routenplaner: Hier werden die Kilometer eingegeben, die sich laut Routenplaner ergeben. Die Eingabe ist zwingend, wenn die Abweichung geprüft werden soll (Kilometer bzw. eine Prozente sind in der Reiseart / Routenplaner hinterlegt). Strecke: Start, Ziel und Zwischenziele können jeweils mit Postleitzahl, Ort u. Begründung erfasst werden. Ist eine Strecke hinterlegt, färbt sich der Button gelb ein. Die Eingabe von Start u. Ziel ist zwingend, wenn sich eine Abweichung ergibt, die über den hinterlegten Kilometern bzw. Prozenten in der Reiseart / Routenplaner liegt. Kommt es zu einer Abweichung zwischen km lt. Routenplaner und km lt. Tacho, die über den eingegebenen Grenzen liegt, öffnet sich automatisch das Fenster Strecke. Der Eintrag im Kilometerbuch lässt sich nicht abspeichern, bevor Start u. Ziel eingegeben wurden. 28

29 8.3 POSTLEITZAHL: ZIEL WIRD AUTOM. BEFÜLLT Sowohl in der Sammelreise Österreich als auch in der In-/Auslandsreise wird das Ziel mit der Postleitzahl und dem Ort befüllt, wenn im Feld PLZ eine solche eingegeben wird. Das Befüllen erfolgt nun sofort nach der Eingabe der Postleitzahl. Wenn unter Ziel bereits etwas erfasst wurde, werden die Daten der Postleitzahl nicht übernommen. 29

30 8.4 PROJEKTNUMMER IN BELEGANZEIGE U. GENEHMIGUNG Die Projektnummer ist auch in der Detailanzeige des Reisebeleges sowie der Genehmigung ersichtlich: Reisebeleg: Detailanzeige Genehmigung: Reise ansehen Achtung: Diese Änderung betrifft die In-/Auslandsreise, Sammelreise Österreich und die Spesenabrechnung! 30

31 8.5 REISEANTRAG: NEUES FELD REISEGRUPPE Die allgemeinen Daten > Reisantrag Art wurde um die Reisegruppe (RGRU) erweitert. Nun kann auch hier definiert werden, ob für die Dienstreisegruppe die Eingabe Pflicht ist oder das Feld ausgeblendet wird. 31

32 9 DPW-REPORT 9.1 BERICHTE SUCHE BERICHT VERBESSERT In der Suchmaske ist nun ein Filter verfügbar, damit Sie schneller Ihre Berichte finden können. Dabei unterscheiden wir Art: - Standard = dpw-berichte - Individual = Ihre Berichte Quelle: - Dienstnehmer-Berichte - Bewerber-Berichte - Allgemeine Daten - Stellenplan Pfad: Info > Report > Verwaltung Berichte 32

33 9.1.2 VERWALTUNG BERICHTE: NEUE HANDHABUNG Das Programm zum Anlegen und Bearbeiten eines Berichtes wurde optisch überarbeitet und ist nun einfacher zum Handhaben. Info > Report > Verwaltung Berichte > Bericht verwalten Neu: - Nur die ausgewählten Felder werden angezeigt. - Das Hinzufügen von Feldern erfolgt über die Buttons Ein Bericht kann eine beschränkte Anzahl an Kennzahlen ermitteln. Die Grenze liegt bei max. 50 Kennzahlen (statt bisher 20). 33

34 9.2 KENNZAHLEN VERWALTUNG KENNZAHLENBERICHT: NEUE HANDHABUNG Das Programm zum Anlegen und Bearbeiten eines Kennzahlenberichtes wurde optisch überarbeitet und ist nun einfacher zum Handhaben. Neu: 4 Registerkarten - Allgemein - Erweitert - Druckparameter - Spalten Registerkarte Allgemein : Pfad: Report > Kennzahlenberichte > Verwaltung Kennzahlenbericht 34

35 Detailansicht Registerkarte Erweitert : Pfad: Report > Kennzahlenberichte > Verwaltung Kennzahlenbericht 35

36 Detailansicht Registerkarte Druckparameter : Pfad: Report > Kennzahlenberichte > Verwaltung Kennzahlenbericht 36

37 Detailansicht Registerkarte Spalten > Allgemein : Pfad: Report > Kennzahlenberichte > Verwaltung Kennzahlenbericht 37

38 Detailansicht Registerkarte Spalten > Bedingungen : Pfad: Report > Kennzahlenberichte > Verwaltung Kennzahlenbericht Suche Bedingung Aufgrund der großen Anzahl an Bedingungen gibt es dazu in der Suche folgende Filtermöglichkeiten: Alle oder Dienstnehmer (männlich, weiblich, Lehrling, Werkvertrag, ) Bezugsstatus (aktiv, inaktiv, Bezugsstatus, ) Abwesenheit (Urlaubssaldo, Fehlzeit-Tage, ) Lohn (Bezug, Bruttovorgabe, Bezug fiktiv, ) Reise (Reisedauer, Anzahl Reisen, Spesenarten ) Zeit (Zeitarten, Zeitsalden, ) Bildung (Kurstage, Kurskosten, ) Erfolgsprämie (Zielerreichung, ) 38

39 Pfad: Report > Kennzahlenberichte > Verwaltung Kennzahlenbericht: Spalten > Bedingung: Suche NEUE FORMELN Neu: Formeln zur Auswertung von Daten der Module - dpw-reise - dpw-zeit inkl. Leistungserfassung - Erfolgsprämie Details dazu entnehmen Sie bitte dem Benutzerhandbuch HR Kennzahlen NEUE MUSTERKENNZAHLEN VERFÜGBAR Neu: Anteil Akademiker (dpw-k28) Auswertung enthält: Anzahl DN gesamt Davon Akademiker (Titel lt. Zuordnung) Quote in % 39

40 Neu: Zugänge und Abgänge (dpw-k22) Auswertung enthält: Eintritte DN wird aktiv (kommt vom Präsenzdienst bzw. aus Karenz zurück) Summe Zugänge Austritte DN wird inaktiv (geht in Karenz, Präsenzdienst) Summe Abgänge Neu: Anzahl Dienstreise-Tage pro Monat (dpw-k36) Auswertung enthält: Dienstreise-Tage pro Monat (Jan. Dez.) Jahressumme Neu: Dienstreise-Struktur (dpw-k37) Auswertung enthält: Anzahl DN gesamt davon DN mit Dienstreisen Quote in % (DN / DN mit DR x 100) Anzahl Dienstreisen Dauer aller Dienstreisen Durchschnittliche Dauer (Dauer aller Dienstreisen / Anzahl Dienstreisen) Neu: Anzahl Essensbon (dpw-k45) Auswertung enthält: Arbeitstage Tage mit Bezugsstatus Tage mit stundenweiser Abwesenheit Tage mit ganztägiger Abwesenheit Tage mit Dienstreise) 40

41 9.2.4 SUCHE KENNZAHLEN VERBESSERT In der Suche ist nun ein Filter verfügbar, damit Sie schneller Ihre Kennzahlen finden können. Dabei unterscheiden wir Art: - Standard = dpw-musterkennzahlen - Individual = Ihre Berichte 9.3 NEUE BERECHTIGUNGSSTUFE FÜR MANDANTENSYSTEM Die Prüfung der Berechtigung haben wir um eine Stufe erweitert: Es steht nun auch die Stufe 5 zur Verfügung. Diese erlaubt das Bericht berechtigen auch für ein Profil, das mit dem aktuell ausgewählten Mandanten nicht übereinstimmt (z.b. ein allgemeines Profil zum Verwalten aller Stammdaten). Profil Auswahl mittels Lookup: Bei Berechtigungsstufe 4: Es werden nur jene Profile angezeigt, die zum aktuell ausgewählten Mandanten passen (z.b. Mandant M02 => M02-*, M02-MA, M02-VG) Wird ein anderes Profil erfasst, kommt die Meldung Profil Eingabe nicht erlaubt. Bei Berechtigungsstufe 5: Es werden alle Profile angezeigt. Dabei spielt der aktuell ausgewählte Mandant keine Rolle (z.b. Mandant M02 => *, M01-*, M01-MA, M01-VG, M02-*, M02-MA, M02-VG, usw.!) Beispiel mit Berechtigungsstufe 5 bei Funktion Berichte Zuordnung 41

42 Ergebnis in Auswahl Profil bei Berichte berechtigen: Alle Profile werden angezeigt Beispiel mit Berechtigungsstufe 4 bei Funktion Berichte Zuordnung Ergebnis in Auswahl Profil bei Berichte berechtigen: Alle zum Mandanten verfügbaren Profile werden angezeigt 42

43 9.4 NEUE FUNKTION: FILTER VERWALTUNG Mit der neuen Funktion Filter Verwaltung haben Sie folgende Möglichkeiten - Filterbedingen auswählen = Kriterien ausblenden - Öffentliche Filter definieren FILTERBEDINGEN AUSWÄHLEN Derzeit sind im Filter alle Bedingungen verfügbar, die dpw zur Verfügung stellt. Neu: Sie können Felder ausblenden, damit jene Begriffe nicht mehr aufscheinen, die bei Ihnen nicht relevant sind und kein Ergebnis liefern. Pfad: Report > Verwaltung Berichte: Filterbedingungen auswählen 43

44 Funktionen: Reihenfolge Mit den Pfeilen bestimmen Sie per Mausklick in welcher Reihenfolge die Felder aufscheinen sollen. Filterfeld ausblenden Mit dem können Sie das Feld ausblenden. Ergebnis: Wenn Sie ein Filterfeld ausblenden, steht es keinem Anwender im Filter mehr zur Verfügung Filterfeld hinzufügen Hier können Sie Felder, die Sie ausgeblendet haben, wieder einblenden. Feld Verwendet Details Liste aller Begriffe, die als Filterbedingungen verfügbar sind. Die Zahl zeigt an, wie oft der Begriff verwendet wurde. Gibt Auskunft, in welchem Filter der Begriff gespeichert ist und wer den Filter angelegt hat. 44

45 9.4.2 FILTERBEDINGEN VERÖFFENTLICHEN Neu: Sie können allgemein gültige Filter definieren und unter einem Namen speichern. Diese sind für alle Anwender zugänglich = öffentlich. Bisher war das Speichern von verschiedenen Filtern bereits möglich. Dabei hat es sich aber ausschließlich um private Filter gehandelt, die nur dem jeweiligen Benutzer zur Verfügung gestanden sind. Pfad: Report > Verwaltung Berichte: Registerkarte Filter veröffentlichen Vorgangsweise: Sie treffen die Filtereinstellungen wie gewünscht und speichern diese als Filter (Kurzcode) samt Beschreibung ab WO FINDEN DIESE FILTER ANWENDUNG? Diese Filter-Einstellungen werden im Modul Report verwendet: Verwaltung Berichte: DN Filter Erstellen Kennzahlenbericht 45

46 10 DPW-STELLENPLAN 10.1 REIHENFOLGE FÜR DAS ORGANIGRAMM REIHENFOLGE DER STELLEN FESTLEGEN Neu: Sie können mittels Eingabe die Reihenfolge bestimmen, in der die Stellen angezeigt werden sollen. Ausgehend von der aktuell ausgewählten Stelle werden die zugeordneten Stellen angezeigt. Die Stellen können mittels Eingabe im Feld Reihenfolge wie gewünscht gereiht werden. Pfad: Stellenplan > Reihenfolge Organigramm Im Organigramm wird diese Reihenfolge berücksichtigt und die Stellen nach dieser Nummer aufsteigend sortiert und entsprechend angezeigt. Bisher erfolgte die Anzeige in alphabetisch aufsteigender Reihenfolge (Beschreibung der Stelle). 46

47 REIHUNG DER DIENSTNEHMER FESTLEGEN Neu: Feld Reihenfolge in Stelle Dienstnehmer Sie können hier mittels Eingabe die Reihenfolge bestimmen, in der die DN am Organigramm angezeigt werden: Pfad: Stellenplan > Stelle Dienstnehmer Organigramm: Die DN werden entsprechend gereiht: Pfad: Stellenplan > Organigramm anzeigen 47

48 Wird das Feld Reihenfolge nicht befüllt (Wert 0), erfolgt die Sortierung der DN wie bisher nach 1. Nachname und 2. Vorname STELLE DIENSTNEHMER: SORTIERUNG NACH NACHNAME Die Liste der zugeordneten DN kann nun auch alphabetisch sortiert werden (bisher nur nach ID). Die Sortierung in der Spalte Name ist ab- und aufsteigend möglich: Pfad: Stellenplan > Stelle Dienstnehmer 10.3 ANZEIGE STELLE ÜBERSICHT: ERGÄNZUNGEN Folgende Daten werden nun in der Übersicht angezeigt: - Stelle Organisation - Stelle Organisation Zuordnung - Stelle Detail - Stelle Standort Pfad: Stellenplan > Auswertungen > Stelle Übersicht 48

49 10.4 ORGANIGRAMM ANZEIGEN NEUE FELDER IM FILTER Beim Erstellen des Organigramms aus dpw stehen erweiterte Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Pfad: Stellenplan > Organigramm anzeigen > Filter EXPORT ALS CSV-DATEIEN Die Daten aus dem Organigramm können Sie auch als CSV-Dateien erstellen: Organigramm > Export CSV Stelle Organigramm > Export CSV Dienstnehmer Pfad: Organigramm > Export CSV Im Zuge der nächsten Batch-Verarbeitung werden die Dateien erstellt und sind über die Batch- Warteschlange verfügbar: 49

50 10.5 SCHNITTSTELLE INGENTIS Die Anzeige des Organigramms kann mit der Software von Ingentis erfolgen. Beispiel: Um den Funktionsumfang von Ingentis besser nutzen zu können, stehen Ihnen ab sofort folgende Verbesserungen zur Verfügung: NEUERUNGEN IM ÜBERBLICK - Darstellung Organigramm in verdichteter Form nach Organisationseinheiten - Verknüpfung Organigramm mit HR Kennzahlen (Modul dpw-report) - Inhaltliche Erweiterung der Schnittstelle zu Ingentis - Aufteilung der Daten in jeweils eigene Dateien für: - Organisationseinheit (z.b. Abteilung, Kostenstelle, etc.) - Stellen lt. Stellenplan - Dienstnehmer (Stelleninhaber) 50

51 ERSTELLEN SCHNITTSTELLE ZU INGENTIS Die o.a. Neuerungen stehen beim Erstellen der Schnittstelle zur Verfügung: Pfad: Stellenplan > Allgemeine Daten > org.converter DARSTELLUNG: NEUE ARTEN Neu: Die Darstellung des Organigramms kann auch nach Organisationseinheiten erfolgen. Zur Auswahl stehen: Pfad: Stellenplan > Allgemeine Daten > org.converter Bisher war als Darstellung Nur Planstellen verfügbar. 51

52 HR KENNZAHLEN MITSCHICKEN Beim Erstellen der Schnittstelle für den org.converter von Ingentis können bis zu 10 HR-Kennzahlen berücksichtigt werden. Die Kennzahlen werden in der Datei maknd.csv zur Verfügung gestellt. Pfad: Stellenplan > Allgemeine Daten > org.converter Achtung: Sie finden nur jene Kennzahlen in der Suche, die folgenden Kriterien entsprechen: - Verdichtung je Personalnummer (Verdichtungskriterium 1: PNR) - Auswertung zum Stichtag (Zeitraum-Berichte sind nicht möglich) Pfad: Report > Kennzahlenberichte > Verwaltung Kennzahlenbericht: Registerkarte Allgemein 52

53 MITARBEITER-DATEN IN DER DATEI: MA.CSV Die Schnittstelle zu Ingentis wurde um Daten vom Dienstnehmer ergänzt. Ab sofort stehen in der Mitarbeiter-Datei folgende Daten zur Verfügung: Feld / Inhalt Stelle (Kurzcode) ID Name (= Nachname Vorname) Nachname Vorname Titel Geburtsdatum Alter Geschlecht Familienstand Titel nachgestellt Titel intern Durchwahl Kostenstelle Kurzcode Kostenstelle Beschreibung Text zur Kostenstelle Abteilung Kurzcode Abteilung Beschreibung Text zur Abteilung Stelle von-datum Stelle bis-datum Stelle Prozent Stelle Reihenfolge Firma Personalnummer Eintritt Firma Austritt Firma Befristet Austrittsgrund Kurzcode 1 Quelle Stellenplan > Stelle DN DN DN DN DN DN DN DN DN DN DN DN DN Kostenstelle DN Kostenstelle Allgemeine Daten > Kostenstelle: Text (nicht DN Kostenstelle: Text) DN Abteilung DN Abteilung Allgemeine Daten > Abteilung: Text (nicht DN Abteilung: Text) Stelle Dienstnehmer Stelle Dienstnehmer Stelle Dienstnehmer Stelle Dienstnehmer Dienstnehmer > Ein/Austrittsdaten Dienstnehmer > Ein/Austrittsdaten Dienstnehmer > Ein/Austrittsdaten Dienstnehmer > Ein/Austrittsdaten Dienstnehmer > Ein/Austrittsdaten Dienstnehmer > Ein/Austrittsdaten Dienstnehmer > Adresse 53

54 Feld / Inhalt Benutzer Benutzer Adresse Windows Benutzer Standort Kurzcode Standorf Beschreibung Bezugsstatus Kurzcode Bezugsstatus Beschreibung Bezugsstatus Von-Datum Bezugsstatus Bis-Datum Dienstordnung Kurzcode Dienstordnung Beschreibung Tafel (KV) Gruppe (KV) Jahre (KV) Nächste Umstufung Wöchentliche Normalarbeitszeit Monatliche Normalarbeitszeit KV Bezug 1 Tafel (KV-intern) Gruppe (KV-intern) Jahre (KV-intern) Funktion Kurzcode Funktion Beschreibung Funktion von-datum Funktion bis-datum Funktion Erfolgsprämie Kurzcode Funktion Erfolgsprämie Beschreibung Funktion Erfolgsprämie von-datum Funktion Erfolgsprämie bis-datum Land Kurzcode Land Beschreibung Bildpfad Tätigkeit Kurzcode Tätigkeit Beschreibung Tätigkeit von-datum Tätigkeit bis-datum Vollmacht Kurzcode Quelle Abgeleitet aus DN ID -> Benutzer Technik > Berechtigung > Benutzer Zusatzmodul Single Sign-On DN Arbeitsstätte DN Arbeitsstätte DN Bezugstatus DN Bezugsstatus DN Bezugsstatus DN Bezugsstatus DN Dienstordnung DN Dienstordnung DN Einstufung DN Einstufung DN Einstufung DN Einstufung DN Einstufung DN Einstufung DN Einstufung (abgeleitet aus KV-Tabelle) DN KV-intern DN KV-intern DN KV-intern DN Funktion DN Funktion DN Funktion DN Funktion DN Nationalität DN Nationalität DN Tätigkeit DN Tätigkeit DN Tätigkeit DN Tätigkeit DN Vollmacht 54

55 Feld / Inhalt Vollmacht Beschreibung Vollmacht von-datum Vollmacht bis-datum Quelle DN Vollmacht DN Vollmacht DN Vollmacht Sortierung In der Datei werden die Mitarbeiter unter Berücksichtigung folgender Sortierreihenfolge gelistet: 1. Stelle (Kurzcode) 2. Reihenfolge 3. Name (Nachname + Vorname) 55

56 STELLEN-DATEN IN DER DATEI: PS.CSV Die Schnittstelle zu Ingentis wurde um Daten von der Stelle ergänzt. Ab sofort stehen in der Stellen- Datei folgende Daten zur Verfügung: Feld / Inhalt PSID / Stelle (Kurzcode) KOE / Stelle (Kurzcode) Beschreibung / Stelle (Beschreibung) VGPSID Soll Stunden Ist KST Kurzcode KST Beschreibung KST ZText Knoten (K oder leer) Reihenfolge Anforderung Kurzcode Anforderung Beschreibung Beruf Kurzcode Beruf Beschreibung Funktion Kurzcode Funktion Beschreibung Abteilung Kurzcode Abteilung Beschreibung Abteilung ZText KV Tafel KV Gruppe KV Wert Lenkerberechtigung Kurzcode Lenkerberechtigung Beschreibung Standort Kurzcode Standort Beschreibung Quelle Stelle Stelle Stelle Beschreibung Vorgesetzte Stelle (abgeleitet von der Auswertung Disziplinär, Fachliche VG Stelle, ) Stelle Vorgabe: Personen Stelle Vorgabe: Stunden Besetzung Stelle Kostenstelle Stelle Kostenstelle Stelle Kostenstelle: Text Stelle: Knotenstelle Reihenfolge Organigramm Stelle Anforderung Stelle Anforderung Stelle Beruf Stelle Beruf Stelle Funktion Stelle Funktion Stelle Abteilung Stelle Abteilung Stelle Abteilung: Text Stelle KV/Wert Stelle KV/Wert Stelle KV/Wert Stelle Lenkerberechtigung Stelle Lenkerberechtigung Stelle Standort Stelle Standort Verwendung: Organigramm nach Organisationseinheiten z.b. Abteilungen. 56

57 11 DPW-ZEIT 11.1 LAMPENTABLEAU Mit dem Lampentableau im V8PWeb haben Sie stets den Überblick, wer von Ihren Dienstnehmern derzeit an- oder abwesend ist. Das Lampentableau wird in zentralen Auskunftsstellen z.b. beim Empfang, in der Telefonzentrale, beim Portier usw. eingesetzt. Die Daten werden laufend aktualisiert so ist die Auskunft über die Anwesenheit der Mitarbeiter stets am neuesten Stand. Die Anzeige kann nun individuell durch den Anwender konfiguriert werden. Folgendes kann je Benutzergruppe eingestellt werden: Welche Spalten sollen am Lampentableau angezeigt werden? Welche Informationen sollen im Detailschirm des Lampentableaus angezeigt werden? Welche Abwesenheiten sollen in welcher Form am Lampentableau und in der Detailanzeige angezeigt werden? Gleichzeitig wurden auch optische Anpassungen durchgeführt. Neue Funktionen: Es können die ausgewählten Spalten durch einfaches Anklicken auf- bzw. absteigend sortiert werden (auch nach Status: Anwesend / Abwesend) Es kann nach allen ausgewählten Spalten gesucht werden Einstellungen: Menü Zeit > Allgemeine Daten > Einstellung Lampentableau 57

58 Achtung: Haben die Mitarbeiter in der jeweiligen Rolle keine Benutzergruppe hinterlegt, werden die Einstellungen der Benutzergruppe intern verwendet. Diese Benutzergruppe wird mit der Wartung automatisch angelegt. Hat intern keine Einstellungen hinterlegt, erfolgt die Anzeige wie vor der Wartung. Je Benutzergruppe kann Folgendes eingestellt werden: Registerkarte Allgemein Berechtigung: PZ Lampentableau Aktualisierungsintervall: Einstellungsmöglichkeit, wie oft sich das Lampentableau erneuert (in Sekunden) 58

59 Registerkarte Abwesenheiten Hier kann generell hinterlegt werden, welche Abwesenheiten angezeigt werden sollen. In der Spalte Anzeige kann der angezeigte Text der Abwesenheit bearbeitet werden. Wird das Textfeld nicht ausgefüllt, wird der DN nur als Abwesend angezeigt (ohne Hinweis auf den Grund) Wichtig: Diese Einstellung gilt für das Lampentableau und den Lampentableau - Detailschirm Registerkarte Spalten 59

60 Es kann hier die Anzeige der Spalten am Lampentableau bzw. am Detailschirm eingestellt werden. Die unterschiedlichen Informationsfelder können in beliebiger Reihenfolge angeordnet werden, indem man die Positionen durchnummeriert. Wichtig: An vorderster Stelle wird immer der Status des Dienstnehmers angezeigt rot: grün: abwesend (mit eventueller Anzeige des Abwesenheitsgrundes lt. Einstellung Abwesenheiten) anwesend 11.2 ZEITPROTOKOLL ABBESTELLEN Wird der Ausdruck der Zeitprotokolle zentral gestartet, und ein Teil der Mitarbeiter druckt sein Zeitprotokoll selbstständig im V8PWeb aus, können Sie nun eine neue Funktion nutzen. Es kann der Ausdruck der Zeitprotokolle vom Umfang her eingeschränkt werden: die Mitarbeiter mit Webzugang können ihr Zeitprotokoll abbestellen und es erfolgt der Ausdruck nur für diejenige, die ihr Zeitprotokoll nicht selbst über das V8PWeb ausdrucken. Haben Sie den Mitarbeitern über das V8PWeb den Zugang zu dem Ausdruck der Zeitprotokolle ermöglicht können Sie nun folgenden Menüpunkt für diese Mitarbeiter-Rolle frei schalten: TIPP: Dieser Menüpunkt steht auch im Web-Portal zur Verfügung. Zeit > Dienstnehmer Daten > Zeitprotokoll abbestellen Erforderliche Berechtigung: PZ Zeitprotokoll Mithilfe dieses Menüpunktes wird bei den Mitarbeitern am Dienstnehmerstamm ein Kennzeichen gesetzt -> Zeitprotokoll nicht drucken Achtung: Es kann das Kennzeichen auch manuell im V8PWeb oder im V8 Professional am Dienstnehmerstamm gesetzt werden. 60

61 Zeit > Dienstnehmer Daten > Dienstnehmer/Monat Erfolgt folglich der Ausdruck der Zeitprotokolle aus dem V8PWeb oder im V8 Professional von einer zentralen Stelle, kann die neue Funktion beim Ausdruck verwendet werden nur Angeforderte es werden dann nur die Zeitprotokolle für die Mitarbeiter gedruckt, die eventuell keinen V8PWeb Zugang haben: TIPP: Wird das Hakerl nur Angeforderte nicht gesetzt, so werden - wie vor der Wartung - alle Zeitprotokolle - ohne Einschränkung - ausgedruckt! 61

62 11.3 KALENDER Es wurde der Kalender im V8PWeb optisch überarbeitet: Die Farben (Hintergrund) für Feiertag, Wochentag, Samstag und Sonntag werden aus der Definition Sondertage übernommen (siehe ebenso Kapitel ABW Übersicht / Jahresübersicht Seite 10 ) Die Tage am Kalender werden unterstrichen markiert, wenn an diesem Tag eine Eingabe getätigt werden kann andernfalls wird der Tag nicht unterstrichen. Hinweis: Es wird nun bei der Anwahl des Kalenders darauf hingewiesen, wenn ein Dienstnehmer für diesen Zeitraum nicht geplant wurde bzw. der Dienstnehmer für die Zeiterfassung nicht angelegt wurde: 62

63 11.4 PERSÖNLICHE ARBEITSZEIT Die "Persönliche Arbeitszeit" ermöglicht eine komfortable Planung von Dienstnehmern mit sehr individuellen und flexiblen Arbeitszeiten. Je Dienstnehmer / Personalnummer kann die Sollzeit mit der dazugehörigen Pause je Tag eingetragen werden, welche dann die Sollzeit laut Tagesprogramm übersteuert. Diese Funktion gab es bis jetzt nur im V8 Professional. Die persönliche Arbeitszeit kann ab dieser Wartung auch im V8PWeb eingegeben werden. Achtung: Ab dieser Wartung können die Daten für die persönliche Arbeitszeit auch über eine Schnittstelle eingelesen werden die genaue Beschreibung entnehmen Sie dem Wartungsbrief V8 Professional V8P pdf Funktion: PZ Pers Arbeitszeit -> Berechtigung 5 für den Einstellungsschirm Einstellungen: Es kann in diesem Schirm eingestellt werden, wieviele Zeilen (Eingabe Uhrzeit von bis) auf dem Erfassungsschirm pro Tag angezeigt werden sollen. 63

64 Achtung: Farben von Wochentag / Samstag / Sonntag / Feiertag werden von den Einstellungen Sondertagen genommen! Bearbeitungsleiste: Ausgehend vom angezeigten Datum kann man mithilfe dieser Buttons tageweise bzw. wochenweise in der Anzeige weiterblättern ABWESENHEIT ZUORDNUNGEN Der Menüpunkt Benutzergruppe Abw Zuordnung wurde überarbeitet. Aus diesem einen Schirm wurden nun aus Übersichtlichkeits- und Handhabungsgründen drei Menüpunkt gemacht: Einstellungen für den ABW Antrag treffen -> finden Sie nun in ABW > Abwesenheitsantrag > Allgemeine Daten > Parameter Einstellungen welche Benutzergruppe welches Druckschema auswählen darf -> finden Sie nun in Zeit > Allgemeine Daten > Druckschema Zuordnung Einstellungen welche Benutzergruppe welche Abwesenheiten im Kalender auswählen und eingeben darf -> finden Sie nun in Zeit > Allgemeine Daten > Abwesenheit Zuordnung Genereller Hinweis für die neuen Menüpunkte: Nach dem Einspielen der Wartung ist dieselbe Funktionalität gegeben wie vor der Wartung; Ihre bestehenden Einstellungen werden übernommen. 64

65 Abwesenheit Zuordnung Neu ab Wartung 12/2009 Einstellung für V8PWeb Kalender - Erfassen von Buchungen: Es wird in der jeweiligen Registerkarte selektiert, was die einzelnen Benutzergruppen für Abwesenheit Codes in den Feldern - ABW (1) - Grund (von) (2), - Grund (bis) (3) auswählen und eingeben dürfen. 65

66 Druckschema Zuordnung In einer neuen Optik kann je Benutzergruppe ausgewählt werden, welche Druckeinstellungen für das Zeitprotokoll, die Zeitsummenliste und die Informationsliste selektiert werden dürfen FEHLERLISTE Mit dem Menüpunkt Fehlerliste erstellen und Fehlerliste bearbeiten können diverse Buchungsfehler (Kommen oder Gehen vergessen, keine Buchung an einem Tag etc.) entdeckt werden und gleich an die Mitarbeiter gemeldet werden. Diese Fehlerliste wird aufgrund eines Schemas befüllt, die als Informationsliste hinterlegt wird. Es wird nun bereits beim Befüllen der Liste darauf Rücksicht genommen, ob der Dienstnehmer auf Bezugsstatus oder aktiv ist. Genauere Informationen entnehmen Sie bitte dem Wartungsbrief V8P pdf. Das Befüllen der Fehlerliste wird nun für alle Dienstnehmer durchgeführt, die dem Benutzer zugeordnet sind. Bis jetzt wurden nur die Dienstnehmer jener Firma befüllt, welcher der Mitarbeiter lt. DN Leiste zugeordnet ist. 66

67 12 TECHNIK 12.1 ÄNDERUNGSPROTOKOLL In V8 Professional kann die Protokollierung der im System verwendeten Tabellen aktiviert werden. In den einzelnen Bildschirmen können Sie über das Menü Programm > Protokoll das Änderungsprotokoll aufrufen. Neu: Damit diese Änderungen nicht nur über V8P aufrufbar sind, können nun die mitprotokollierten Daten ebenfalls im V8PWeb angesehen werden. Mittels der Angabe der gewünschten Tabelle und ID werden die geänderten Daten des Dienstnehmers angezeigt. Weiters kann auf ein bestimmtes Feld aus dieser Tabelle und auf ein ab Datum eingeschränkt werden: Technik > Sonderfunktionen > Änderungsprotokoll 12.2 ZUORDNUNG DN ZU DN-GRUPPE: INAKTIVE DIENSTNEHMER Möchte man alle inaktiven DN einer bestimmten DN Gruppe zuordnen, gibt es in den Sonderfunktionen > DN Zuordnung DN-Gruppe das neue Feld Inaktive DN. Werden sowohl aktive als auch inaktive DN aktiviert, bekommt man alle Dienstnehmer. 67

68 Beispiel: Alle ausgetretenen DN sollen der Hauptgruppe/DN-Gruppe A/Austritte zugeordnet werden. Dienstnehmer DALI ist am ausgetreten. Das Programm wird per gestartet. Dadurch dieser DN in diesem Zeitraum nicht mehr aktiv ist, wird er der Hauptgruppe / DN Gruppe A (Austritte) zugeordnet: 68

69 12.3 BERECHTIGUNGSSTUFE DIREKT IM PROGRAMM ÄNDERN Neu: Beim Klick auf das Info-Window können Sie direkt die Berechtigung ändern: Beispiel: Sie möchten eine neu ausgelieferte Funktion einsetzen. Neue Funktionen werden automatisch mit 0 vorbelegt Sie erhalten die Meldung: Vorgangsweise: Wenn Sie das Recht besitzen, die Berechtigungen zu ändern, so können Sie dies nun direkt im Infoschirm machen: 1. Klick auf das Symbol in der Button-Leiste 2. Der Infoschirm wird geladen. Im Feld Ber geben Sie die gewünschte Berechtigungsstufe ein: Vorteil: Die Funktion kann direkt ohne Umweg über das Menü Technik > Berechtigung > Profil/Berechtigung vergeben werden. 69

70 12.4 EINSTELLUNGEN JE DPW-PAKET TREFFEN Für folgende Pakete können Sie jeweils eine eigene Adresse bzw. SMTP-Server Adresse angeben: - Abwesenheitsantrag (z.b. Urlaubsantrag stellen, Genehmigung, ) - Bildung (z.b. Kursantrag genehmigen) - Bewerber (z.b. Absage) - Reiseantrag (z.b. Reiseantrag stellen, Genehmigung, ) - Reiseabrechnung (z.b. Reiseabrechnung genehmigen, ) - Zeit (z.b. Stunden genehmigen) - Technik ( Test in Technik > Systemtest) Pfad: Technik > Systeminfo > Einstellungen Wichtig: Wird hier keine Einstellung vorgenommen, wird weiterhin die Adresse aus Technik > Systeminfo > Einstellungen verwendet. Reihenfolge: Das Programm berücksichtigt die Adressen in folgender Reihenfolge 1. SMTP Absender je Paket (Technik > Systeminfo > Einstellungen) 2. SMTP Absender allgemein (Technik > Systeminfo > Einstellungen) 3. Benutzer Adresse 4. DN Adresse: 70

71 12.5 MEHRSPRACHIGKEIT: SPRACHE D DARF VERWENDET WERDEN Zum Übersetzen der Oberfläche steht Ihnen in jedem Programm in der Buttonleiste das Symbol Übersetzen zur Verfügung: z.b.: Hinweis: Das Symbol Übersetzen sehen Sie nur dann, wenn Sie dafür die erforderliche Berechtigung haben: Stufe 4 in Funktion fuebersetzen Neu: Sie können mit der Sprache D (Deutsch) arbeiten. Die Texte und Beschreibungen, die von dpw vorgegeben werden, sind ab sofort nicht mehr mit der Sprache D verknüpft. Bisher: Es war erforderlich, für die Übersetzung eine eigene Sprache anzulegen. Damit beim Einspielen der Wartung keine Textänderungen und Übersetzungen verloren gingen. 71

72 13 TECHNIK NUR FÜR MANDANTENSYSTEM 13.1 PASSWORT SICHERHEIT JE BENUTZER Sie können die Einstellungen für die Passwort Sicherheit je Benutzer definieren. Ist beim Benutzer ein Passwort Sicherheitscode hinterlegt, wird die allgemeingültige Einstellung (je Datenbank) übersteuert. Bisher: Die Passwort Sicherheit (z.b. Ablauf in Tagen) konnte zwar hinterlegt werden, diese Einstellung war jedoch für alle Benutzer gültig. Unterschiedliche Einstellungen je Mandant waren nicht möglich. Vorgangsweise 1. Passwort Sicherheitscodes festlegen Legen Sie die gewünschten Passwort Sicherheits-Einstellungen an: Technik > Systeminfo > Passwort Sicherheit je Benutzer Passwort Sicherheitscode Legen Sie die gewünschten Passwort Sicherheitscodes an. Der Code muss eindeutig sein dafür stehen Ihnen max. 10 Zeichen zur Verfügung. 2. Zuordnung des Codes je Benutzer Ordnen Sie je Benutzer den gültigen Passwort Sicherheitscode zu: Bleibt das Feld leer, gelten weiterhin die allgemein gültigen Passwort Sicherheitseinstellungen. 72

73 13.2 LOGINSCHIRM ÄNDERN Neu: Sie können den Loginschirm je Mandant gestalten und folgende Einstellungen treffen: - Logo je Mandant - Text je Mandant - Sprachauswahl ja / nein Diese Einstellung gilt pro Mandant. Sie speichern die Einstellungen bei jenem Mandanten, mit dem Sie sich angemeldet haben. Technik > Systeminfo > Loginschirm je Mandant ändern Achtung: Bedingung für die korrekte Anzeige ist, dass Sie die Adresszeile um den Mandanten ergänzen! Dabei ist auf die korrekte Schreibweise zu achten betreffend Groß-/Kleinschreibung:?man= Für den Mandanten-Kurzcode ist keine besondere Vorschrift zu beachten. Beispiel für Mandant M02: Aufruf bisher: Aufruf neu: 73