WICHTIG: Wenn Sie ACO-connect plus oder ACO-phonie neu geschaltet bekommen haben,

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1 Bedienungsanleitung VoiceBox Mit ACO-connect plus und ACO-phonie stellen wir Ihnen einen leistungsfähigen und immer verfügbaren netzbasierenden Anrufbeantworter, im Folgenden Voicebox genannt, kostenfrei zur Verfügung. Im Folgenden erfahren Sie, welche Funktionen diese Voicebox zur Verfügung stellt und wie Sie die Einstellungen vornehmen und ändern können. WICHTIG: Wenn Sie ACO-connect plus oder ACO-phonie neu geschaltet bekommen haben, haben wir bereits Ihre Voicebox mit einer PIN konfiguriert, damit Sie diese auch von fremden Anschlüssen aus nutzen können. Um diese PIN in Erfahrung zu bringen gehen Sie dazu bitte folgendermaßen vor: 1. Einstellen der PIN Rufen Sie in Ihrem Internetbrowser die Adresse https//sip-csc.aco-connect.de auf (wichtig ist am Anfang das https ) Geben Sie hier bitte Ihre Zugangsdaten aus der Zeile Webuser SIP Plattform des ihnen übersandten Dokumentes ACO-connect Zugangsdaten ein und klicken Sie anschließend auf Einloggen. Kurzbedienungsanleitung Voicebox

2 Nun sind Sie in der Administrationsoberfläche Ihres ACO-connect plus bzw. ACO-phonie Telefonanschlusses angemeldet: Klicken Sie auf das Menü Sprachnachrichten 2. Hier können Sie eine gültige -Adresse Ihrer Wahl eingeben, an die eingehende Sprachnachrichten automatisch weitergeleitet werden sollen. 3. Klicken Sie auf speichere Einstellungen 1. Hier geben Sie bitte Ihre 4 stellige PIN zum Schutz Ihrer VoiceboxKurzbedienungsanleitung Voicebox an. Diese PIN defiaco Computerservice GmbH Angersbachstr. 14 Einstellungen Kassel / nieren Sie selber!

3 2. Steuern der Anrufweiterleitung Anrufweiterschaltungen sind grundsätzlich an folgende Ziele möglich: - Voicebox (kostenfrei) - Fax2Mail (nur wenn der FAX-Service gebucht wurde) -Konferenz (kostenfrei) - jede beliebige andere Telefonnummer weltweit (kostenpflichtig!) Folgende Ereignisse stehen zur Auswahl zur Verfügung: - permanente Umleitung (cfu) - bei besetzt (cfb) - nach maximal Klingeln nicht erreicht (cft) - wenn Anschluss nicht verfügbar oder Ruf abgelehnt wurde (cfna) Erläuterungen: permananete Umleitung, bedeutet, Ihr Telefon klingelt bei einem eingehenden Ruf nicht, es springt sofort Ihre Voicebox an und beantwortet den Ruf. (Ruhe vor dem Telefon) bei besetzt, bedeutet, Ihre Voicebox beantwortet den Ruf automatisch, wenn Sie gerade am Telefonieren sind. Bitte beachten Sie, dass falls an Ihrem Endgerät die Anklopfen -Funktion aktiviert ist, statt dessen bei Nichtannahme eines Anklopfens das Ereignis wenn Anschluss nicht verfügbar oder Ruf abgelehnt wurde abgearbeitet wird. Für dieses Ereignis weiterleiten, falls besetzt können Sie einen eigenen Text auf das Voiceboxsystem sprechen (dazu später mehr, siehe Punkt 3). Nach maximal Klingeln nicht erreicht, bedeutet, dass Ihr Telefon die angegebene Zahl in Sekunden klingelt und danach automatisch Ihre Voicebox den Ruf beantwortet. TIPP: Wählen Sie den Zeitraum nicht zu kurz, die Wege zum Telefon sind manchmal etwas länger, aber wählen Sie auch keinen zu langen Zeitraum, damit der Anrufer nicht vor Melden der Voicebox den Ruf bereits beendet (30 60 Sekunden hat sich als praktikabel herausgestellt). Standardmäßig sind 60 Sekunden voreingestellt. Wenn Anschluss nicht verfügbar oder Ruf abgelehnt wurde, bedeutet, Ihre Voicebox beantwortet automatisch den Ruf, falls Ihr Endgerat aus welchen Gründen auch immer - nicht auf der ACOphonie Plattform angemeldet ist oder aber ein Anruf abgelehnt wurde. So entgeht Ihnen nie ein Anruf! Und so gelangen Sie zu den Einstellungen:

4 Klicken Sie in der Menüleiste auf ANRUFWEITERLEITUNG Sie sehen jetzt folgenden Bildschirm: Kurzbedienungsanleitung Voicebox

5 Entsprechend zahlreicher Kundenwünsche haben wir das gesamte System der Rufweiterleitungen dahingehnd geändert, dass es nun möglich ist sog. Weiterleitungsketten zu definieren, d.h. Sie können automatisiert zu unterschiedlichen Uhrzeiten die Anrufweiterschaltung auf unterschiedliche Ziele definieren. Dadurch entfällt die Notwendigkeit der häufigen Änderung der Anrufweiterschaltung. Kern des System sind sog. Ziel-Container und Zeit-Container. In den Zielcontainern werden die verschiedenen Anrufweiterleitungsziele definiert. In den Zeitcontainern dann die unterschiedlichen Zeiträume. In den Einstellung verknüpfen Sie dann einen Zielcontainer (Weiterleitungskette) mit einem Zeitcontainer. Durch Anklicken der jeweiligen Option Voicebox unter dem jeweiligen Ereignis aktivieren Sie die Umleitung zu Ihrer Voicebox. Bitte Vergessen Sie nicht auf speichere Einstellungen zu klicken, wenn Sie Ihre Angaben abgeschlossen haben. Eine Anrufweiterschaltung zur Voicebox ist für Sie kostenfrei! Wir wollen folgende Anrufweiterleitungen definieren: Bei folgenden Zuständen: - bei besetzt (cfb) - nach 30 Sekunden Klingeln nicht erreicht (cft) - wenn Anschluss nicht verfügbar oder Ruf abgelehnt wurde (cfna) soll jeder Anruf auf das Voic system geleitet werden. Zusätzlich soll werktägig zwischen 13:30 und 14:00 Uhr jeder Anruf auf ein Mobiltelefon geleitet werden. Wenn das Mobiltelefon nicht erreicht wird, soll der Ruf statt dessen auf die Voicebox geleitet werden. Gegen Sie dazu wie folgt vor: Zielcontainer definieren: Klicken Sie in dem vorher genannte Bildschirm recht auf Ziel-Container es erscheint folgender Bildschirm:

6 Tragen Sie für den Ziel-Container den Namen zur voicebox ein und klicken Sie auf Ziel-Container hinzuf. Sie gelangen jetzt in folgendes Bild: Aktivieren Sie die Option Anrufbeantworter und klicken Sie auf Ziel hinzuf. Sie gelangen nun in folgendes Bild: Dort definieren wir gleich den zweiten Ziel-Container zum Handy. Klicken Sie erneut auf Ziel- Container hinzuf.

7 Aktivieren Sie die Option Rufnummer oder SIP-URI und geben Sie in das Eingabefeld Ihre Mobilrufnummer inkl. internationaler Vorwahl (0049) für Deutschland ein. Wenn Ihre Handy-Nummer exemplarisch lautet geben Sie hier also bitte als Rufnummer ein. Im Eingabefeld Sekunden können Sie definieren wie lange das System versuchen soll diesen Ruf an Ihre Handynummer zuzustellen. TIPP: 30 Sekunden sollten hier ausreichend sein. Sie gelangen nun in folgendes Bild:

8 Klicken Sie jetzt bitte rechts auf den Link Zeit-Container Zeit-Container definieren: Hier definieren wir jetzt die Zeitangabe für die Weiterleitung auf das Handy: Geben Sie dazu in das Eingabefeld eine sprechende Bezeichnung ein. In diesem Fall entscheiden wir uns für mo-fr 13:30-14:00 Klicken Sie zum Speichern bitte auf Zeit-Container hinzuf. Sie gelangen nun in folgende Anzeige: In diesem Zeit-Container definieren wir jetzt die jeweiligen Zeitraüme für Year (Jahr), Month (Monat), Mday (Tag des Monats), Wday (Wochentag), Hour (Stunde) und Minute (Minuten ).

9 Klicken Sie dazu jeweils in jeder Spalte auf den Link Add und definieren Sie die gewünschten Zeiträume. Zur Erinnerung wir wollten einen Zeit-Container für die Rufweiterleitung auf unser Handy - werktägig zwischen 13:30 und Uhr erstellen. Die dafür korrekte Definition sehen Sie in folgendem Bild, wobei wir diese Zeiteinstellung für 2012 bis 2013 begrenzen: Klicken Sie anschließend auf Zeitraum hinzuf.. Die Zeitdefinition wurde gespeichert:

10 Somit haben wir alle notwendigen Ziel- und Zeit-Container definiert und können nun die eigentliche Zuweisung der Anrufweiterschaltungen vornehmen. Klicken Sie dazu bitte rechts auf den Link Zuweisung. In folgendem Bild wählen wir in der Rubrik Call Forward Unconditional (permananete Umleitung) im Pulldown Ziel den Eintrag zum Handy und im Pulldown Dauer den Eintrag mofr 13:30-14:00 aus:

11 Klicken Sie bitte anschließend auf hinzuf. : Als zweites Ziel in dieser Kategorie wählen Sie bitte den Eintrag zur Voicebox und als Dauer always. Somit ist sichergestellt, dass wenn Ihr Handy nicht erreicht werden kann der Ruf statt dessen auf Ihre ACO-connect Voicebox geleitet wird. Um die weiteren Zuweisungen für - Call Forward Busy (bei besetzt) - Call Forward Timeout (nach max. Klingeln nicht erreicht) - Call Forward Unavailable (wenn Anschluss nicht verfuegbar, Ruf wurde abgelehnt)

12 klicken Sie in den jeweiligen Bereich im Pull-Down den Eintrag zur voicebox an und im Pull-Down Dauer den Eintrag <allways> und klicken Sie auf den jeweiligen Link hinzuf.. In der Rubrik Call Forward Timeout (nach max. Klingeln nicht erreicht) können Sie die Anzahl Sekunden durch eingeben einer Sekundenzahl und Klick auf den Link Set ringtimeout festlegen. Wir empfehlen hier eine Einstellung von 30 bis 60 Sekunden vorzunehmen. Am Ende müsste Ihr Bild dann so aussehen: Damit ist Ihre oben genannte Rufumleitung komplett eingerichtet.

13 3. Aufnehmen eigener Ansagetexte Hierzu müssen Sie Ihre eigene Voicebox anrufen. Am einfachsten geht dies von Ihrem ACO-connect plus oder ACO-phonie Anschluss. Wählen Sie dazu einfach die Rufnummer *2000. Sollte Ihr Telefon die Wahl des * nicht unterstützen wählen Sie bitte die 20. (HINWEIS: Bei einigen Zugangsboxen (Routern) z.b. bei allen Fritzboxen müssen Sie bei weniger als 5 Ziffern die Raute-Taste # hinter der Rufnummer wählen, also 20# und dann die Wähltaste betätigen). Der Anruf zur eigenen Voicebox vom eigenen Anschluss ist für Sie kostenfrei! ALTERNATIVE: Falls Sie Ihre Voicebox von einem anderen Anschluss aus besprechen wollen, muss dazu die Anrufweiterschaltung alle Rufe weiterleiten als Ziel Voicebox aktiv sein. Dann rufen Sie einfach Ihre Telefonnummer an, wenn sich die Standardansage meldet, drücken Sie bitte zweimal die Taste * an dem Telefon, das Sie gerade benutzen. Anschließend werden Sie zur Eingabe Ihrer PIN (siehe Punkt 1) aufgefordert. Sie befinden sich jetzt im Konfigurationsmodus Ihrer Voicebox. Die Bedienung geschieht mittels Ziffernauswahlen auf Ihrem Telefon. (HINWEIS: Sollte die Sprachbox auf Ihre Zifferneingaben nicht reagieren, müssen Sie den sog. DTMF-Modus Ihrer Zugangsbox (Router) auf INBAND, bzw. RFC umstellen. Hierzu finden Sie unter entsprechende Hinweise) Folgende Menüpunkte stehen Ihnen zur Auswahl Hauptmenü 1 neue Nachrichten 2 Ordner wechseln 0 neue Nachrichten 1 alte Nachrichten 2 Arbeitsnachrichten 3 private Nachrichten 4 unerledigte Nachrichten 3 weitere Optionen 0 Mailboxoptionen 1 Abwesenheitsnachricht aufnehmen 2 Besetznachricht aufnehmen 3 Ihren Name aufnehmen 4 Ihre Begrüßung aufnehmen * zurück zum Hauptmenü

14 Um Ihr Ihre Ansagetexte aufzunehmen drücken Sie bitte die Taste 0 und anschließend die Taste 1 um Ihre Ansage für - alle Rufe weiterleiten - weiterleiten, falls Telefon nicht erreichbar - weiterleiten, falls Ruf nicht angenommen wird aufzunehmen (Abwesenheitsnachricht). Die Aufnahme beenden Sie mit der # -Taste. Nach dem Beenden der Aufnahme haben Sie mit Druck auf die Taste 2 die Möglichkeit die Ansage anzuhören. Danach können Sie entweder mit Drücken der Taste 3 die Ansage erneut aufnehmen, oder durch Druck auf die Taste 1 die Ansage speichern. Drücken Sie anschschließend die Taste 2 um Ihre Besetznachricht aufzunehmen. HINWEIS: Die Optionen 3 -> Name und -> 4 Begrüßung werden derzeit für Ansagen an externe Anrufer nicht verwendet! Ihre Voicebox ist jetzt fertig eingerichtet und personalifiziert! 4. Abhören eigegangener Sprachnachrichten Eingegangene Sprachnachrichten können Sie auf dreierlei Arten abhören: 1. Per Telefon 2. Per Web-Oberfläche ( 3. In Ihrem client (falls Sie die Weiterleitung der Sprachnachrichten an einen account unter Punkt 1 aktiviert haben) 4.1. Abhören der eingegangenen Sprachnachrichten via Telefon Rufen Sie von Ihrem ACO-connect plus oder ACO-phonie Anschluss die Rufnummer *2000, oder falls Ihr Telefon die Wahl des * nicht unterstützt die Rufnummer 20 an (Gegebenenfalls mit folgendem #, siehe Punkt 3 dieser Anleitung) ALTERNATIV: Sie können von jedem fremden Telefonanschluss bei aktivierter Rufumleitung zur Voicebox auch Ihren Anschluss direkt anrufen. Drücken Sie während Ihrer Ansage einfach zweimal die Taste * (Anschließen müssen Sie sich mit der Voicebox-PIN anmelden). Sie gelangen jetzt in die, unter Punkt 3 beschriebene, Menüstruktur. Die Anzahl der neuen Nachrichten wird Ihnen angesagt. Mit Drücken der Taste 1 können Sie sich die neuen Sprachnachrichten der Reihe nach anhören. Das System startet mit der ältesten eingegangen Nachricht. Nach jeder Nachricht steht Ihnen folgendes Menü zur Verfügung:

15 Nachrichtenmenü: 3 Optionen zur Nachricht (Zeitpunkt der Sprachnachricht) 5 Nachricht wiederholen 6 nächste Nachricht abspielen (nur wenn mehr als eine Nachricht eingegangen) 7 aktuelle Nachricht Löschen (wurde die aktuelle Nachricht gelöscht, können Sie im Folgemenü mit 7 das Löschen rückgängig machen) 9 aktuelle Nachricht Speichern (Sie werden dann zur Auswahl des Speicherordners aufgefordert) * zurück zum Hauptmenü Sie können jederzeit das Abhören der Nachrichten durch Auflegen beenden. Bitte beachten Sie, dass einmal angehörte Nachrichten als alte Nachrichten im System verbleiben und Ihren Voicebox- Speicher schmälern. In jedem Ordner also auch in neue Nachrichten steht Ihnen Platz für 100 Nachrichten zur Verfügung. Ist dieser Platz ausgeschöpft, werden keine neuen Nachrichten mehr aufgenommen Abhören der eingegangenen Sprachnachrichten via Web-Oberfläche VORAUSSETZUNGEN: Auf Ihrem Computer muss sich eine Software zum Abspielen von Audio- Dateien im.wav-format befinden. Rufen Sie in Ihrem Web-Browser die Internetadresse auf und melden Sie sich, wie unter Punkt 1 dieser Anleitung beschrieben mit Ihrem Account dort an. Hier auf dem DESKTOP sehen Sie bereits eine Übersicht über die zuletzt eingegangenen Sprechnachrichten. Durch Klick auf das Symbol können Sie die Wiedergabe starten.

16 Eine detailliertere Übersicht über alle Ihre Nachrichten erhalten Sie durch Auswahl des Menüpunktes SPRACHNACHRICHTEN Folgende Ansicht erscheint:

17 4.3. Abhören der eingegangenen Sprachnachrichten aus einer heraus Wenn Sie unter Punkt 1 dieser Anleitung das Weiterleiten der eingegangenen Sprachnachrichten an eine -Adresse aktiviert haben, können Sie die Nachrichten auch per empfangen. Starten Sie dazu Ihr -Programm, welches mit dem -Konto verknüpft ist, an welches Sie die Sprachnachricht haben weiterleiten lassen. Im Posteingang sehen eine der folgenden Nachrichten: Nachdem Öffnen der Nachricht dürfte der Inhalt folgendermaßen aussehen: Doppelklicken Sie auf die Anlage in der , die Wiedergabe sollte automatisch starten. Sollten die Mails mit den Sprachnachrichten in Ihrem SPAM-Ordner landen, fügen Sie bitte die Absendeadresse zu Ihre sog. Whitelist (Absender ohne SPAM) hinzu. 5. Message waiting Indication MWI (visuelle Signalisierung neuer Nachrichten an Ihrem Telefon) Wenn Ihr Telefon die Funktion message-waiting-indication unterstützt, wird Ihnen das Eingehen neuer Sprachnachrichten visuell in der Regel durch eine blinkende LED signaliert. Normale analoge Telefone unterstützen diese Funktion nicht, Sie benötigen dazu ein spezielles VoIP-fähiges Telefon, z.b. Siemens IP Limitierungen Ihrer Voicebox. Die Anzahl der Nachrichten in Ihrer Voicebox ist begrenzt auf 30 Nachrichten pro Ordner. Deshalb löschen Sie nicht mehr benötigte Nachrichten um Speicherplatz für neue Nachrichten freizugeben. Wir wünschen Ihnen viel Spaß mit unseren Produkten!

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