Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik

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1 Ausgangslage Die Bundesfinanzverwaltung unterhält derzeit zur Unterstützung ihrer fachlichen Aufgabenwahrnehmung zwei größere IT-Einheiten, das Zentrum für Informations- und Datentechnik der Bundesfinanzverwaltung und die Abteilung Informationsverarbeitung beim Bundesamt für Finanzen. Sie sollen zum 1. Januar 2006 zu einem zentralen IT- Dienstleister für die Bundesfinanzverwaltung, dem Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik (ZIVIT) zusammengeführt werden. Aufgaben des neuen IT-Dienstleisters sind: Entwicklung und Pflege von IT-Verfahren und Projekten, einschließlich erforderlicher IT-Infrastruktur und Datenaustausch mit externen Liefer- und Empfängerstellen zentraler Betrieb von IT-Verfahren und Bereitstellung von Basis-IT- Infrastruktur Service in Form eines zentralen Service Desk mit entsprechenden Supporteinrichtungen Hard- und Softwarebeschaffungen sowie Roll-Out Einrichtung und Betreuung von IT-Netzen. Der neue zentrale IT-Dienstleister wird das Bundesministerium der Finanzen und den Geschäftsbereich bei der Erfüllung ihrer Aufgaben durch IT-Leistungen unterstützen und an einer prozessorientierten Weiterentwicklung der Aufgabenwahrnehmung mitwirken. Die IT-Infrastruktur der Dienststellen in der Bundesfinanzverwaltung soll künftig ausschließlich über den IT-Dienstleister betreut und betrieben werden. 50

2 Die bestehenden IT-Einheiten haben aufgrund nicht einheitlicher Anforderungen unterschiedliche fachliche und technische Strukturen. Durch die Zusammenführung ergeben sich Möglichkeiten für eine weitgehende Standardisierung und Harmonisierung der Strukturen und Prozesse. Mit Errichtung einer zentralen IT-Einheit werden eine flexiblere Kapazitätsplanung und -auslastung, eine Bündelung von Fachkompetenz, eine stärkere fachliche Spezialisierung und eine Verbreiterung des Leistungsangebots möglich. Ziele der Strukturveränderung Kernziel der Zusammenführung ist die Errichtung eines leistungsstarken IT-Dienstleisters mit konsequenter Kundenorientierung und einer klaren Auftraggeber- / Auftragnehmer-Struktur. Der IT-Dienstleister richtet sich nach folgenden strategischen Eckpunkten aus: Kundenorientierung Marktorientierung bezüglich Kosten und Leistung Einführung einer definierten Schnittstelle für alle Auftraggeber (Account Management) Auftragserledigung auf Basis von Dienstleistungsvereinbarungen (Service Level Agreements) und Verrechnung der Kosten kontinuierliche Optimierung der Qualität aller Prozesse, Produkte und Leistungen Effizienzsteigerung der Verwaltungsprozesse durch Beratung und Service Steuerung durch IT-Controlling Standardisierung von Hard- und Software in der Bundesfinanzverwaltung 51

3 Bereitstellung eines IT-Vertrags- und -Beschaffungsmanagements für die Bundesfinanzverwaltung. Die Zentralisierung unterstützt neue Entwicklungen wie die egovernment-initiative der Bundesregierung. Beitrag zur Kostensenkung Das Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik ermöglicht eine zielgerichtete Aufgabenerledigung und leistet damit einen Beitrag zur Kostensenkung und zur Leistungsfähigkeit der Fachbereiche im Geschäftsbereich des Bundesministeriums der Finanzen (z. B. Steuern, Haushalt, Zoll). Neue Aufgaben Grundlage der IT-Strategie und für die Feinplanung ist eine Aufgabenprognose für IT-Dienstleistungen im Geschäftsbereich des Bundesministeriums der Finanzen, in der im ersten Quartal 2004 absehbare Entwicklungen des IT-Einsatzes für den Zeitraum bis 2010 eingeschätzt wurden. wachsender Aufgabenbestand Dokument-Managementsystem Insbesondere die Fachbereiche Zoll und Steuern werden in den nächsten Jahren verstärkt neue Anforderungen an die Informationstechnik stellen und ihren Einsatz intensivieren. Im gesamten Geschäftsbereich besteht Bedarf nach einem modernen IT-gestützten Dokument-Managementsystem. An der Bereitstellung dieses Systems für das Bundesministerium der Finanzen und den nachgeordneten Bereich wird derzeit gearbeitet. Zeitnah sollen die Komponenten Registratur und Archivierung bereitgestellt werden. Für die Einführung und Betreuung des Verfahrens soll ein Kompetenzzentrum eingerichtet werden. Das bestehende Customer Competence Center, das die Möglichkeiten zur Bündelung von IT-Aufträgen an Externe und verwaltungsspezifische Anwendungsanpassungen bietet, soll erweitert und unter weiterer 52

4 Verwendung des dort eingesetzten Personals in das Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik integriert werden. Der IT-Dienstleister bietet den Auftraggebern Consulting-Leistungen an, die im IT-Service, im IT-Betrieb und in der Softwareentwicklung aufgebautes spezifisches Fachwissen für fachbezogene Lösungen nutzen. Dies soll ihre Entscheidungs- und Handlungsgrundlagen verbessern und dadurch die Geschäftsprozesse der Bundesfinanzverwaltung optimieren. Consulting Die bisherige starke Ressourcenbindung im Bundesministerium der Finanzen durch administrativ geprägte IT-Aufgaben wird durch eine weitgehende Verlagerung auf das künftige Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik zurückgeführt. Insbesondere soll das Ministerium von Routinearbeiten sowie der Bearbeitung von Einzelfällen und Tätigkeiten der IT-Koordinierung und des IT-Services für die Verwaltung entlastet werden. Aufgabenverlagerung Folgende administrative Aufgaben werden verlagert: Der IT-Dienstleister wahrt die bestehenden Standards, schreibt die mittel- bis langfristige IT-Strategie für die Bundesfinanzverwaltung fort, entwickelt weitere Standards und definiert Grundsätze für den Einsatz und die Realisierung von IT-Fachverfahren. Das Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik koordiniert den Einsatz von Hard- und Software sowie von IT- Fachverfahren in der Bundesfinanzverwaltung (ausgenommen Zollfahndungsdienst und Zollkriminalamt, die über ein eigenes Rechenzentrum verfügen). Es plant in Abstimmung mit dem strategischen IT-Referat Infrastrukturprojekte, Änderungen an IT-fachlichen Abläufen und Verfahrensinnovationen und setzt sie anschließend um. Ferner führt es Ausschreibungen zu IT-Beschaffungen durch und nimmt die Vertragsgestaltung wahr. Der IT-Dienstleister konzipiert unter Beteiligung des strategischen IT-Referats Maßnahmen zur Prozessgestaltung und Steuerung und schreibt Änderungen fort. 53

5 Das Projekt IT-Managementsystem soll ein Fehler-, Software-, Netzwerk-, Change- und Inventarmanagement für die in der Fläche befindlichen Systeme und Softwarekomponenten bereitstellen, die Betreuung und Überwachung der Systeme sicherstellen und Änderungen an den Systemen durchführen. Änderungen an den Instrumenten und Methoden schreibt der IT-Dienstleister fort. strategisches IT-Referat Ministerielle Kernaufgaben werden im strategischen IT-Referat in der Zentralabteilung des Bundesministeriums der Finanzen gebündelt. Im Einzelnen handelt es sich hierbei um Aufgaben auf den Gebieten der IT-Fachaufsicht über das Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik und Dienststellen der Bundesfinanzverwaltung, der übergeordneten IT-Strategie, der grundsätzlichen IT-Prozessgestaltung und Steuerung sowie der Vertretung des Geschäftsbereichs in nationalen und internationalen Gremien. Steuerungsmodell für die Informationstechnik in der Bundesfinanzverwaltung Mit der Einrichtung des zentralen IT-Dienstleisters für die Bundesfinanzverwaltung soll ein transparentes Steuerungsmodell für die Entscheidungsabläufe im IT-Bereich entwickelt und umgesetzt werden. Kerngedanke des Steuerungsmodells ist die Stärkung der Eigenverantwortlichkeit der Auftraggeber von IT-Leistungen sowie des Zentrums für Informationsverarbeitung und Informationstechnik als Auftragnehmer. Strategisches IT-Referat im Bundesministerium der Finanzen IT-Strategie Das strategische IT-Referat erarbeitet unter Mitwirkung des Dienstleisters die übergreifende IT-Strategie für die Bundesfinanzverwaltung und überwacht die Umsetzung. Im Rahmen von Ziel-Wirkungs- Analysen ergreift das strategische IT-Referat die jeweils geeigneten steuernden Maßnahmen. 54

6 Die Festlegung der wesentlichen IT-Standards im Geschäftsbereich und ihre Fortentwicklung anhand von Vorschlägen des Zentrums für Informationsverarbeitung und Informationstechnik oder anderer zuständiger Instanzen der Bundesverwaltung erfolgt durch das strategische IT-Referat. IT-Standards Die Grundsätze im Verhältnis Auftraggeber - Auftragnehmer werden durch das strategische IT-Referat erarbeitet und fortgeschrieben. Hierzu erstellt es unter Mitwirkung des Dienstleisters einen für alle Auftraggeber geltenden Werkzeugkasten, der insbesondere Hilfestellungen für die Priorisierung von Aufträgen enthalten wird. Das strategische IT-Referat nimmt die Rolle der IT-Fachaufsicht über alle Dienststellen der Bundesfinanzverwaltung und das Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik wahr. In diesem Rahmen schließt es mit den beaufsichtigten Dienststellen Zielvereinbarungen bezogen auf die IT-Infrastruktur, IT-Serviceorganisation sowie übergreifende Services und Leistungen ab und überwacht die Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit der Maßnahmen. IT-Fachaufsicht Auftraggeberübergreifende IT-Vorhaben koordiniert das strategische IT-Referat, sofern übergeordnete Interessen berücksichtigt werden müssen. In diesem Zusammenhang ist es Aufgabe des Dienstleisters, bereits im Vorfeld Mehrfachentwicklungen entgegen zu wirken. Die IT-Fachaufsicht über das Zollkriminalamt und die Zollfahndungsämter sowie über die Bundesmonopolverwaltung für Branntwein wird weiterhin in der Zollabteilung des Bundesministeriums der Finanzen ausgeübt. Bei Ziel- und Ressourcenkonflikten zwischen mehreren Auftraggebern tritt das strategische IT-Referat als Koordinator gegenüber dem Haushalts- und dem Personalreferat im Ministerium auf. Hierzu sollen betragsmäßige Schwellenwerte vereinbart werden. Sofern eine auftraggeberübergreifende Priorisierung von IT-Vorhaben erforderlich ist, kann das strategische IT-Referat einen Priorisierungs- und Abstim- Konflikte zwischen Auftraggebern 55

7 mungsprozess einleiten. Ferner wird es den Steuerungskreis der Auftraggeber leiten. Möglichen Konflikten zwischen Auftraggebern und dem Auftragnehmer in Bezug auf Projektabwicklung, Servicequalität oder Termintreue wirkt das strategische IT-Referat u. a. dadurch entgegen, dass es bei der Gestaltung von Mustern und Konzepten für Projektanträge und Dienstleistungsvereinbarungen mitwirkt. Überprüfung ressortübergreifende Koordinierung Das strategische IT-Referat kann die Arbeiten des IT-Dienstleisters durch so genannte Reviews überprüfen. Diese Reviews werden von ihm selbst oder unter Einbeziehung Externer durchgeführt. Eine Beauftragung Externer erfolgt in diesen Fällen direkt durch das strategische IT-Referat. Die Mittel hierfür werden aus dem Haushalt des IT- Dienstleisters zur Verfügung gestellt. Die ressortübergreifende Koordinierung der Informationstechnik wird durch das strategische IT-Referat wahrgenommen, insbesondere bezüglich des Interministeriellen Koordinationsausschusses für die Informationstechnik in der Bundesverwaltung (IMKA), BundOnline und des Regierungsprogramms Moderner Staat - Moderne Verwaltung. Es vertritt den Geschäftsbereich des Bundesministeriums der Finanzen bei IT-Angelegenheiten in nationalen und internationalen Organisationen. Hierzu werden im erforderlichen Umfang jeweils Vertreter des Zentrums für Informationsverarbeitung und Informationstechnik oder der zuständigen Fachbereiche einbezogen. Tätigkeiten in nationalen und internationalen Gremien mit starkem Fachbezug werden wie bisher durch die jeweils zuständige Fachabteilung im Bundesministerium der Finanzen wahrgenommen. Die Entscheidung über Art und Umfang einer Beteiligung des Dienstleisters an der Gremienarbeit obliegt unmittelbar der jeweils zuständigen Fachabteilung. Langfristige Ressourcenplanungen, insbesondere für Personal und Infrastrukturmaßnahmen, stimmt das Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik mit dem strategischen IT-Referat ab. 56

8 Auftraggeber Auftraggeber gegenüber dem IT-Dienstleister sind die Fachabteilungen für Haushalts- und Kassenverfahren sowie für Zollfachverfahren, im Übrigen die Zentralabteilung für die weiteren Fachanwendungen im Bundesministerium der Finanzen. Ferner werden die Oberbehörden in der Bundesfinanzverwaltung als Auftraggeber tätig. Die einzelnen Auftraggeber richten jeweils eine Arbeitseinheit als Schnittstelle zum Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik ein (Auftraggeberschnittstelle). Die Auftraggeberschnittstelle ist der einzige Ansprechpartner des IT- Dienstleisters in Bezug auf IT-Leistungen für die Auftraggeber. Grundsätzlich wird die Erledigung von IT-Aufgaben im Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik wahrgenommen. Der parallele Aufbau von IT-Fachwissen in Arbeitseinheiten, die Aufeinziger Ansprechpartner Sie beauftragt IT-Dienstleistungen, überwacht die Leistungserbringung und ist für die Mittelverwendung in ihrem Zuständigkeitsbereich verantwortlich. Sie priorisiert die IT-Vorhaben des Auftraggebers und stimmt dies innerhalb der Linienorganisation ab. Die Auftraggeber sind für die Anforderung der erforderlichen Haushaltsmittel für den Personal- und Sachhaushalt sowie ggf. der Planstellen / Stellen, die für die Durchführung ihrer IT-Projekte und deren anschließenden Echtbetrieb notwendig sind, selbst verantwortlich. Die Abstimmung dazu erfolgt mit den zuständigen Referaten im Bundesministerium der Finanzen. Die Auftraggeber und der Auftragnehmer führen die Auftragsvergabe und -abwicklung unmittelbar und eigenverantwortlich durch. In diesem Zusammenhang vereinbaren beide Seiten auch die Modalitäten bezüglich der Projektdurchführung und -steuerung. Strittige Punkte zwischen einem Auftraggeber und dem Auftragnehmer werden in der jeweiligen Linienhierarchie einer Lösung zugeführt. Auftragsvergabe 57

9 traggeberfunktionen wahrnehmen, wird vermieden. Sie sollen organisatorisch und personell schlank unter Vermeidung von Redundanzen in der Aufgabenwahrnehmung ausgestaltet werden. Die Entscheidung über den Einsatz von IT-Infrastruktur obliegt dem IT-Dienstleister. Durch Leistungs- und Kostentransparenz soll die Basis für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen den Auftraggebern und dem Auftragnehmer geschaffen werden. Damit wird ein wirtschaftlicher Umgang mit den zur Verfügung stehenden personellen und finanziellen Ressourcen gefördert. externe Auftraggeber Potenzielle externe Auftraggeber sind voraussichtlich die künftige Bundesanstalt für Immobilienaufgaben sowie Dienststellen aus anderen Geschäftsbereichen der Bundesverwaltung. Zur Abrechnung von Aufträgen und Leistungen, die zu Gunsten von externen Auftraggebern erbracht werden, ist ein Einnahmetitel zur Verstärkung der Ausgaben beim Haushaltskapitel des IT-Dienstleisters einzurichten. Die Abrechnungen erfolgen auf der Grundlage der tatsächlich entstandenen Kosten. Eine weitere Konkretisierung der auftraggeberseitigen Rollen ist zwischen Aufbaustab, künftigem strategischem IT-Referat und Auftraggebern vorzunehmen. Veränderungen der Haushaltsabläufe Mit dem neuen Steuerungsmodell sollen Projekt- und Budgetverantwortung zusammengeführt und die Auftraggeber- und Auftragnehmerrollen klarer abgegrenzt werden. IT-Rahmenkonzepte Auf der Grundlage von Fachanforderungen und der Konzepte für eine mögliche technische Umsetzung entwickeln die Auftraggeber mit Unterstützung des IT-Dienstleisters ihre IT-Rahmenkonzepte einschließlich der IT-Wirtschaftlichkeitsberechnungen. 58

10 Das Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik plant den Mitteleinsatz für den Betrieb bestehender IT-Fachverfahren sowie für die IT-Infrastruktur und deren Weiterentwicklung in einem eigenen IT-Rahmenkonzept mit Budget. Nach Genehmigung durch das strategische IT-Referat ist es grundsätzlich auch für die Anforderung der entsprechenden Ressourcen und deren Verwendung verantwortlich. Soweit während des Haushaltsaufstellungsverfahrens Veränderungen in den geplanten IT-Budgets eintreten, sind Auftraggeber bzw. der Auftragnehmer zur Anpassung ihrer Maßnahmenplanungen verpflichtet. Die Auftraggeber schließen mit dem Auftragnehmer im Vorfeld des Haushaltsaufstellungsverfahrens Absichtsvereinbarungen ( Letter of Intent ) für IT-Projekte ab. Die formelle Vereinbarung von neuen Projektaufträgen erfolgt erst nach Inkrafttreten des Haushaltsgesetzes. Zugleich stellen die Auftraggeber ihnen zugewiesene Haushaltsmittel dem IT-Dienstleister zur Fremdbewirtschaftung zur Verfügung. Vereinbarungen und Verträge Aufbau- und Ablauforganisation Das Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik wird als eigenständige Einrichtung dem Bundesministerium der Finanzen unmittelbar nachgeordnet. Die Einrichtung und die Übertragung der Aufgaben erfolgen durch Organisationserlass. Der IT-Dienstleister wird mehr als Beschäftigte haben und Dienstsitze in Bonn, Düsseldorf, Frankfurt am Main, Hamburg, Hannover, Karlsruhe und Stuttgart unterhalten. Im Zuge der geplanten Betreuungsregelung für IT-Aufgaben und der Übernahme des technischen Vorort-Services wird in der Aufbauphase über weitere Dienstsitze entschieden. Die künftige Aufbauorganisation des Zentrums für Informationsverarbeitung und Informationstechnik wird funktional ausgerichtet und in eine Abteilung für Querschnittaufgaben sowie die Fachabteilungen 59

11 Service und Betrieb, Allgemeine Fachverfahren und Zollfachverfahren gegliedert. Die Leitung wird durch einen Leitungsstab unterstützt. Aufgaben auf den Gebieten Organisation, Personal, Haushalt und Innerer Dienst werden an den Dienstsitzen Bonn und Frankfurt wahrgenommen. Für die anderen Dienstsitze des Zentrums für Informationsverarbeitung und Informationstechnik ist die organisatorische und personalwirtschaftliche Betreuung noch festzulegen. Das Organigramm befindet sich im Anhang. Querschnittaufgaben / zentrale IT-Fachplanungen In der Abteilung Q ( Querschnittaufgaben ) werden insbesondere Aufgaben aus den Bereichen Organisation, Personal und Haushalt, Innerer Dienst, den Informations- und Verzeichnisdiensten, dem Controlling und der Innenrevision wahrgenommen. Auch abteilungsübergreifende Fachplanungs- und Koordinierungsaufgaben sind der Querschnittabteilung angegliedert. Die zentrale Wahrnehmung der Fachplanung und Koordinierung ermöglicht Qualitäts- und Effizienzsteigerungen in den Fachabteilungen, die über den aus den Fachbereichen zu erbringenden Personalkostenanteil hinausgehen. Ressourcenmanagement Die strategische Projekt- und Ressourcensteuerung zielt auf einen optimalen Einsatz personeller Ressourcen ab. Sie soll Vorhaben aus dem IT-Rahmenkonzept und dem dortigen Projektportfolio mit der Ausbildung, Qualifikation und Verfügbarkeit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern koordinieren. Das operative Ressourcenmanagement ist in der Fachabteilung Zollfachverfahren angesiedelt. Es steuert und koordiniert den Einsatz der Beschäftigten in der Softwareentwicklung und -pflege. 60

12 Die strategische Planung und Marktbeobachtung soll Verbesserungspotenziale im Produkt- bzw. Leistungsangebot rechtzeitig erkennen und die entsprechenden Optimierungsmaßnahmen initiieren. Sie umfasst auch die mittelfristige geschäftliche Strategie, Untersuchungen über die Weiterentwicklung von Hard- und Softwarearchitekturen und die Erarbeitung von Umsetzungsszenarien. strategische Planung Das Auftragsmanagement ist zentrale Anlaufstelle für alle Auftraggeber. Es nimmt Anfragen und Aufträge entgegen, koordiniert die Angebotserstellung und stellt die Auftragserfüllung bis zum Abschluss sicher. Auftragsmanagement Mit den Auftraggebern werden sogenannte Servicevereinbarungen geschlossen. Liefer- / Leistungsbeziehungen zu den Kunden und internen Organisationseinheiten werden standardisiert. Die Erbringung von Lieferungen und Leistungen des IT-Dienstleisters wird überwacht und verrechnet. Service und Betrieb Die Gewährleistung eines stabilen und leistungsfähigen IT-Betriebs und IT-Services ist ein Kernauftrag des neuen IT-Dienstleisters. Für den IT- Betrieb ist, parallel zur fortschreitenden Digitalisierung aller Bereiche von Wirtschaft und Verwaltung, mit einer erheblichen Zunahme an Datenaufkommen bei Speicherung und Verarbeitung zu rechnen. IT-Betrieb Zeitfenster für den Dialog der Hostverfahren sollen vergrößert werden, um den Fachbereichen mehr Flexibilität zu erlauben. Mittelfristig soll der Betrieb der IT-Verfahren im Fachbereich offene Vermögensfragen übernommen werden. Das Netz der Bundesfinanzverwaltung wird von einem externen Anbieter bereitgestellt. Der IT-Dienstleister wird die Planung betreiben, die Netz 61

13 Auftraggeberrolle gegenüber dem Netzprovider wahrnehmen und dabei auch selbstständig die Leistungsparameter (Bandbreite, Verfügbarkeit, Fehlerquoten) überwachen. Netze, lokale Server und später auch Anwendungen sollen durch ein einheitliches Managementsystem überwacht werden. mobile IT-Ausstattung Hochverfügbarkeit IT-Konsolidierung Homogenisierung und Standardisierung Die Notwendigkeit für mobile IT-Ausstattungen wird zunehmen. Vor allem in der Zollverwaltung, z. B. im Grenzaufsichtsdienst, bei der Betriebsprüfung sowie im Vollstreckungsbereich wird das Bedürfnis mobiler Dienste zukünftig erheblich steigen. Mobile Arbeitseinheiten benötigen zum Teil rund um die Uhr Zugriff auf zentrale Datenbanken. Die Themen Ausfallsicherheit, Anforderungen an die Hochverfügbarkeit der IT-Verfahren und Notfallvorsorge gewinnen erheblich an Bedeutung. Das gilt umso mehr, als mit fortschreitender Zentralisierung des IT-Betriebs die Auswirkungen des Ausfalls einzelner Komponenten oder Bereiche immer gravierendere Folgen haben werden. Durch eine Reduzierung der Anzahl der betriebenen Systemplattformen, die Einführung einheitlicher System-Management-Prozesse und die Vereinheitlichung der vorhandenen Servicestrukturen lassen sich die anfallenden Betriebskosten deutlich senken. Das Zentrum für Informationsverarbeitung und Datentechnik und die Abteilung Informationsverarbeitung des Bundesamtes für Finanzen setzen zur Zeit unterschiedliche IT-Infrastrukturen ein. Eine Homogenisierung und Standardisierung von Systemen, Planungsvorhaben, Prozessen und Daten ist in beiden IT-Einheiten eingeleitet. Im Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik wird die Homogenisierung und Standardisierung zusammengeführt. Hierin werden das größte Optimierungspotenzial und die höchsten Einspareffekte gesehen, da eine insgesamt einheitlichere IT-Systemwelt die Gesamtbetriebskosten sowie die Komplexität der IT-Umgebung reduziert und die Prozessqualität erhöht. 62

14 Die angestrebte IT-Konsolidierung kann nur mittel- bis langfristig erreicht werden. Im Vorfeld erfolgt eine umfassende Bestandsaufnahme, die nicht nur technische Komponenten, sondern auch den Betrieb des Service-Desk und interne sowie externe Servicevereinbarungen umfassen soll. mittelfristige Konsolidierung Anschließend ist zu entscheiden, welche IT-Plattformen und unterstützenden Tools künftig zum Einsatz kommen sollen. In einem weiteren Schritt ist für abzulösende Systeme eine Migrationsplanung zu erarbeiten. Die Umstellung auf die neue IT-Infrastruktur ist bis zum Jahr 2008 abgeschlossen. Migration Weitere Optimierungspotenziale liegen in dem Aufbau eines virtuell zentralisierten Netzwerks von Speichergeräten, den Ausbaustufen der Systemplattformen und der Konsolidierung von Verfahrensplattformen. Langfristig ist eine Zusammenlegung der Systeme geplant. Der IT-Dienstleister wird kurz- bis mittelfristig jeweils zwei Rechenzentren (einschließlich Ausfallrechenzentren) in Bonn bzw. Frankfurt betreiben. Als weitere Optimierungsmaßnahme soll der IT-Betrieb in 2009 an einem Betriebsort zusammengelegt werden. Da der Dienstsitz Frankfurt wegen des bestehenden 7 x 24-Stunden-Betriebs und der neuen Gebäudeinfrastruktur in Frankfurt-Sossenheim hierfür die besten Voraussetzungen bietet, soll der IT-Betrieb dort konzentriert werden. Eine Machbarkeitsstudie zur Konsolidierung von Rechenzentren in der Bundesfinanzverwaltung stützt diese Vorgehensweise. Ob der Dienstsitz Bonn ab diesem Zeitpunkt als Backup-Standort in Frage kommt, ist von zukünftigen technischen Möglichkeiten und einer weiteren Wirtschaftlichkeitsuntersuchung abhängig. Zusammenlegung des IT-Betriebes Mit dem Ausbau der Informationstechnik werden auch die Qualitätsanforderungen an den IT-Service steigen. IT-Service 63

15 Für das Ministerium und die Oberbehörden kommt eine Ausweitung der Service- und Betriebszeiten bis hin zur Verfügbarkeit rund um die Uhr in Betracht. technischer Vor-Ort-Service Ein Teil der IT-Betreuungsaufgaben wird bislang regional durch die IT- Referate der Zoll- und Verbrauchsteuerabteilungen bei den Oberfinanzdirektionen wahrgenommen. Hierzu zählen neben der Administration eines Teils der Hardware in der Fläche und der haushaltsmäßigen Bewirtschaftung von IT-Titeln auch Aufgaben des technischen Vor-Ort- Services wie z. B. Verwaltung und Auslieferung von Hardware und Durchführung kleinerer Reparaturen. Zur Steigerung der Servicequalität werden derzeit Benutzerunterstützungsleistungen zentralisiert. Der dadurch entstehende höhere Personalbedarf am zentralen Standort in Frankfurt wird durch die Einsparungen auf der Auftraggeberseite überkompensiert. Softwareentwicklung und -pflege Die Aufgaben der Softwareentwicklung und -pflege werden wegen des Aufgabenumfangs in zwei Abteilungen erledigt. Der organisatorische Aufbau der Abteilungen ist produktorientiert. In einem Produktbereich werden verschiedene IT-Fachverfahren bzw. Softwareentwicklungsprojekte einer Themenstellung wie z. B. Haushalt gebündelt. Die Aufgaben der Referate umfassen jeweils ein bis zwei Produktbereiche. Aufgabenzuwachs Folgende Aufgabenzuwächse werden erwartet: umfangreicher Entwicklungsbedarf neuer Verfahren, teilweise sind erhebliche Auftragsbestände aufgelaufen weit reichender Integrationsbedarf bei bestehenden Einzelverfahren, auch mit Datenbeständen anderer Ressorts, der Länder, Kommunen sowie im Rahmen der Europäischen Union. 64

16 Standardisierte Datenaustauschformate erfordern die Verknüpfung von Verfahren. Viele bestehende Verfahren müssen auf Grund veränderter fachlicher Anforderungen modernisiert werden. Mehraufwand bei der Softwareentwicklung entsteht auch durch die Zentralisierung von Serverkomponenten. Die Informationstechnik in der Bundesfinanzverwaltung soll schrittweise in eine Mehrschichtarchitektur eingepasst werden. Dabei wird die eigentliche Datenverarbeitung der Anwender vom PC auf den Server verlagert, lediglich die oberste Nutzerschicht zur Bildschirmpräsentation verbleibt auf dem Arbeitsspeicher des Anwenders. Dadurch können Speicher- und Wartungskosten eingespart werden. Die konsequente Umsetzung einer Mehrschichtarchitektur wird Anschubaufwand verursachen, letztlich jedoch zur Optimierung des IT-Einsatzes beitragen. Mehrschichtarchitektur Insbesondere die Steuerpflichtigen sollen durch die Einführung von Online-Verfahren von bürokratischem Aufwand entlastet werden, z. B. durch Einführung der elektronischen Lohnsteuerkarte oder die einmalige Zollanmeldung bei der Warenausfuhr. Online-Verfahren Für die Pflege produktiver Fachverfahren existieren in den bestehenden IT-Einheiten methodische Standards, die weiter aufeinander abzustimmen sind. Die Abteilung Allgemeine Fachverfahren umfasst schwerpunktmäßig die Produktbereiche Steuern, Haushalt und Personal, Verbrauchsteuern, Marktordnung und Finanzkontrolle Schwarzarbeit. In der Abteilung ist zusätzlich das Servicereferat egovernment, internationale und föderale Unterstützungsaufgaben angesiedelt. Allgemeine Fachverfahren Vor allem bei den Steuerfachverfahren ist mit einer deutlichen Aufgabenzunahme zu rechnen. Änderungen im Steuerrecht, wie die Umsetzung der EU-Zinsrichtlinie, die Einrichtung einer Kontenevidenzzentrale oder die Vergabe des einheitlichen Steueridentifikationsmerkmals, sind jeweils nur mit neu zu entwickelnden IT-Verfahren zu realisieren. Die wirksame Bekämpfung des Steuerbetrugs soll durch IT- Steuerfachverfahren 65

17 Systeme in den Bereichen Risikomanagement und Finanzkontrolle Schwarzarbeit unterstützt werden. Bei den Verfahren zur Abrechnung von Personalkosten und Personalnebenleistungen sind die Schnittstellen vom Bezügeverfahren zum Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen-Verfahren (HKR-Verfahren) und zum Kindergeldverfahren zu optimieren. Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen Zollfachverfahren Grundsatzreferat Aus technischer Sicht besteht beim automatisierten Verfahren für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes Modernisierungsbedarf. Durch eine kontinuierliche Weiterentwicklung soll eine Verbesserung der Benutzeroberfläche erreicht werden. Wesentlicher Schwerpunkt der Entwicklungsarbeiten ist die stärkere Verzahnung mit Vorsystemen anderer Ressorts. Die Abteilung Zollfachverfahren umfasst schwerpunktmäßig die Produktbereiche Zoll einschließlich ihrer übergreifenden Komponenten wie z. B. Elektronischer Zolltarif, Stammdaten und Vollstreckung. In der Abteilung soll das Grundsatzreferat der Softwareentwicklung und -pflege mit einer Generalzuständigkeit für die abteilungsübergreifende Koordinierung der Softwareentwicklung angesiedelt werden. Es unterstützt die Abteilungs-, Referats- und Projektleiter bei der operativen Einsatzplanung der Beschäftigten einschließlich der hierfür notwendigen Serviceaufgaben. Die Arbeitseinheit stimmt sich eng mit den zentralen IT-Fachplanungsreferaten, insbesondere mit dem zentralen Ressourcenmanagement ab und bildet die Schnittstelle zu den anderen Abteilungen des IT-Dienstleisters. Vereinheitlichung von Verfahren IT-fachlich zu bewältigen sind die Vereinheitlichung von Verfahren und die fortschreitende Liberalisierung des Handels auf internationaler Ebene, z. B. das IT-gestützte System zur Kontrolle des Verkehrs mit verbrauchsteuerpflichtigen Waren unter Steueraussetzung, das einheitliche Ausfuhrverfahren für Agrarprodukte, das einheitliche Datenmodell. 66

18 Für den Zoll steht ferner die Aufgabe an, das Verfahren ATLAS aus der externen Erstellung in eigene Verantwortung zu übernehmen und die externen Entwickler komplett zu ersetzen. Der gesamte verwaltungseigene Personalbestand aus der Entwicklung von ATLAS wird angesichts der Größe und Komplexität des Verfahrens für die Weiterentwicklung und Pflege benötigt werden. Hinzu kommt, dass die Entwicklung von ATLAS noch nicht abgeschlossen ist. ATLAS Weiterhin sollen neue fachliche Anforderungen, wie z. B. der elektronische Zolltarif oder das einheitliche Ordnungsmerkmal für das Besteuerungsverfahren, eingearbeitet werden. Zollfachverfahren sollen mit Verfahren aus dem Steuerbereich vernetzt und durch Umstellung auf eine Mehrschichtarchitektur für effizientere Wartung und Betrieb modernisiert werden. Für die Ausfuhrerstattung für landwirtschaftliche Produkte wird wegen des Wegfalls des nationalen Antrags innerhalb der nächsten drei bis vier Jahre eine komplette Neuentwicklung erforderlich. Die Verfahren der Risikoanalyse gewinnen in der Zollverwaltung zunehmend an Bedeutung. Sie schaffen die Voraussetzungen für eine deutlich effektivere Arbeit des Zolls. Zusätzliche Anforderungen resultieren aus der Terrorismusfahndung. Verfahren zur Risikoanalyse Langfristig wird ein einheitliches zentrales Verfahren Verbrauchsteuern erwartet, mit dem auch die BS 2000-Rechner abgelöst werden sollen. Das Verfahren für die Stromsteuer (STROMBOLI) soll zu einem Verfahren für Ökosteuern ausgebaut werden. Aktuell bindet die Übernahme von IT-Verfahren der Arbeitsverwaltung im Bereich der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (Projekt PROFiS) erhebliche Ressourcen. Das Verfahren ist dringend überarbeitungsbedürftig. IT-Verfahren für die Finanzkontrolle Schwarzarbeit 67

19 Einsatz moderner Steuerungsinstrumente Geschäftsprozessmanagement Entscheidend für eine Prozessorientierung in der Verwaltung ist die Konzentration auf vom Kunden verlangte und letztlich zu bezahlende Leistungen. Eckpunkte der Prozessorganisation sind: durchgängige und klar definierte Zuordnung von Verantwortung für bestimmte Prozesse oder Prozessabschnitte klare Schnittstellendefinitionen zur Reduzierung von Abstimmungsund Kommunikationsvorgängen höhere Flexibilität bei der Anpassung an sich rasch ändernde Anforderungen kontinuierliche Optimierung der Prozesse und der Qualität der Leistungen. Bereits im Vorfeld der Einrichtung des IT-Dienstleisters werden die Geschäftsprozesse der bestehenden IT-Einrichtungen analysiert, überarbeitet und neu modelliert. ITIL-Standard Weitere Prozessoptimierungsansätze ergeben sich aus den Lernen vom Besten-Methoden (Best Practice) für den IT-Servicemanagement-Bereich. Einen der weltweit anerkannten Standards für Best Practice Methoden in der IT-Dienstleistungsbranche bildet die IT- Infrastructure-Library. Der Standard wurde mit dem Ziel entwickelt, mit besten Methoden und Praktiken eine einheitliche Grundlage und Normierung für IT-Leistungen zu schaffen, um die Service- und Leistungsqualität einer IT-Organisation effizienter und effektiver zu gestalten und den Änderungsaufwand in Grenzen zu halten. Im Rahmen des Projektes Geschäftsprozessmanagement wurde dieses Modell weiter 68

20 ergänzt und mit den Grundlagen der Geschäftsprozessmodellierung zusammengeführt. Starre aufbau- und ablauforganisatorische Strukturen und Kommunikationsbrüche werden zugunsten der Ergebnisorientierung abgebaut. Der Übergang von der Funktions- zur Prozessorientierung erfordert die Unterstützung und Förderung durch Führungskräfte und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf allen Verantwortungsebenen. Auswirkungen auf die Organisation Mittelpunkt einer prozessorientierten Ausrichtung ist der Aufbau einer innerbetrieblichen Netzwerkstruktur vielfältig miteinander kommunizierender und kooperierender Arbeitsgruppen mit vergleichsweise geringer Strukturierungstiefe. Netzwerkstruktur Mit der Neugestaltung der Geschäftsprozesse soll sich das Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik als eine moderne, schlagkräftige und flexible Verwaltungseinheit etablieren und als konkurrenzfähiger IT-Dienstleister in der Bundesverwaltung aufstellen. IT-Controlling Das IT-Controlling-Modell basiert auf der nicht gewinnorientierten Ausrichtung des verwaltungsinternen Dienstleisters. Die Forderung nach Einhaltung kommerzieller Maßstäbe im Hinblick auf die bedarfsgerechte und kundenorientierte Erbringung von IT-Dienstleistungen zu marktgerechten Bedingungen baut dazu ein Spannungsfeld auf. Erforderlich ist ein methodischer, für alle Beteiligten transparenter Controllingansatz. Controlling soll steuerungsrelevante Informationen bereitstellen und zugleich die Konsequenzen von Entscheidungen, Steuerungseinflüsse und ggf. Konflikte, Widersprüche und Wechselwirkungen erkennen lassen. Die erforderliche Transparenz des Steuerungsmechanismus ist nur dann zu erreichen, wenn ein output- bzw. zielorientierter Steuerungsansatz verfolgt wird, der den Erfolg von Steuerungsimpulsen an Hand zielorientierter Steuerungsansatz 69

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