Harman International Globale Reisekostenrichtlinie

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1 Harman International Industries, Inc. Finanzrichtlinie Titel: Richtlinie für Reise- und Bewirtungskosten Nummer: 9.07 Datum: 15.Sept 2011 Harman International Globale Reisekostenrichtlinie Richtli nien: Richtlinien werden erstellt, um sicherzustellen, dass die Reise- und Bewirtungskosten, die im berechtigten geschäftlichen Rahmen entstehen, ordnungsgemäß und zeitnah abgerechnet werden und entsprechend den allgemein gültigen Buchhaltungsverfahren erfasst werden. Genehmigung CEO & President Genehmigung: Chief Executive Officer Seite 1 Titel Richtlinie für Reise- und Bewirtungskosten 15.Sept 2011

2 INHALT 1. Richtlinie für Reise- und Bewirtungskosten 2. Allgemeine Bestimmungen und Vorschriften 3. Vom Unternehmen geförderte Firmenkreditkarte Überblick 3.1 Verwendung der Karte 3.2 Haftung 4. Bargeld/Reisekostenvorschüsse 4.1 Barvorschüsse 4.2 Abhebung von Bargeld an Bankautomaten mit der Firmenkreditkarte 4.3 Barvorschüsse bei Hotelrechnungen 5. Reiseplanung 5.1 Buchungsverfahren 5.2 Ehepartner/Kinder 5.3 Reisen am Wochenende 5.4 Gruppen-, Messen- und Tagungsreisen 5.5 Reiseprofile 5.6 Nutzung bevorzugter Anbieter 5.7 Durchsetzung 6. Flugreisen 6.1 Planung von Flugreisen 6.2 Zahlung und Dokumentation 6.3 Günstigste Reiseroute 6.4 Beschränkung der Reisendenanzahl auf demselben Flug 6.5 Rechtzeitige Buchung/Flugpreise mit Beschränkungen 6.6 Änderungen während der Reise 6.7 Nicht genutzte ERSTATTUNGSFÄHIGE Flugtickets 6.8 Nicht genutzte NICHT ERSTATTUNGSFÄHIGE Flugtickets 6.9 Klassen bei Flugreisen 6.10 Transkontinentale Flüge 6.11 Vielfliegerprogramme 6.12 Airline Clubs 6.13 Privatflugzeuge 6.14 Verlorene und gestohlene Tickets 7. Unfallversicherung bei Geschäftsreisen 8. Kombination von Privatreisen mit Geschäftsreisen 9. Transport am Zielort Überblick 9.1 Kostenloser Transport 9.2 Flughafenshuttle oder -busse 9.3 Taxis 9.4 Mietwagen 9.5 Bahn 9.6 Privatwagen 10. Unterkunft Seite 2 Titel Richtlinie für Reise- und Bewirtungskosten 15.Sept 2011

3 10.1 Hotelauswahl 10.2 Zimmertyp 10.3 Stornierung 10.4 Zahlung und Dokumentation 10.5 Inrechnungstellung der Hotelzimmerkosten direkt beim Unternehmen 10.6 Überprüfung der Hotelpreise 10.7 Unterbringung bei Dritten 11. Verpflegung und Bewirtung 11.1 Persönliche Verpflegung/Frühstück, Mittagessen, Abendessen 11.2 Geschäftsessen mit anderen 11.3 Alkohol 11.4 Bewirtungskosten 11.5 Keine Bewirtungskosten 11.6 Beleganforderungen 12. Telefonanrufe 12.1 Geschäftsgespräche 12.2 Privatgespräche 12.3 Telefonkarten 12.4 Mobiltelefone 12.5 Flugzeugtelefon 12.6 Gemietetes Mobiltelefon 12.7 Zugtelefon 13. Spesen in der Heimatstadt Überblick 13.1 Fahrtkosten 13.2 Nachtfahrten Großstadtgebiete 13.3 Verpflegung in der Heimatstadt oder mit anderen Harman Mitarbeitern 14. Geschäftsgeschenke Überblick 14.1 Kundengeschenke 14.2 Spenden 14.3 Mitarbeitergeschenke 15. Geschäftsessen mit und Bewirtung von Beamten Überblick 15.1 Geschenke 15.2 Bewirtung 15.3 Erfrischungen und Speisen 16. Spesen in Fremdwährungen 16.1 Wechselkursrichtlinie 16.2 Mietwagen 17. Andere ERSTATTUNGSFÄHIGE Kosten 18. NICHT ERSTATTUNGSFÄHIGE Kosten 19. Kostenerstattung 19.1 Beleganforderungen 19.2 Transaktionen mit der Firmenkreditkarte 19.3 Kostenverarbeitung 19.4 Prüfung und Genehmigung Seite 3 Titel Richtlinie für Reise- und Bewirtungskosten 15.Sept 2011

4 19.5 Abrechnung 19.6 Zahlung 20. Nichteinhaltung der Richtlinie 20.1 An den Mitarbeiter zurückgesendete Kostenabrechnungen 20.2 Genehmigung von Richtlinienausnahmen 20.3 Bekannte Ausnahmen 20.4 Gefälschte Abrechnungen 20.5 Berichte über Richtlinienausnahmen Seite 4 Titel Richtlinie für Reise- und Bewirtungskosten 15.Sept 2011

5 Harman International Industries, Inc. Finanzrichtlinie Titel: Richtlinie für Reise- und Bewirtungskosten Nummer: 9.07 Datum: 15.September 2011 Harman International Reisekostenrichtlinie 1. Richtlinie für Reise- und Bewirtungskosten Diese Richtlinie gilt für alle Geschäftsbereiche von Harman International und dient zur Vereinfachung der Planung von Geschäftsreisen und geschäftlich bedingter Bewirtung sowie zur Sicherstellung einer effizienten Verwaltung der anfallenden Kosten und effizienter Geschäftsabläufe. Diese Richtlinie soll nicht beschwerlich oder übermäßig einschränkend sein. Bei Fragen zu dieser Richtlinie wenden Sie sich bitte an den Corporate Travel Director. Diese Richtlinie ersetzt alle bislang geltenden Bestimmungen hinsichtlich der Erstattung von Reise-, Bewirtungs- und anderen Kosten von Mitarbeitern. Harman Mitarbeiter sind unter keinen Umständen berechtigt, diese Richtlinie so abzuändern, dass sie in der Anwendung weniger bindend ist. Jeder Geschäftsbereich von Harman muss Richtlinien und Verfahren einführen, die die Erstattung legitimer Reise- und Bewirtungskosten im geschäftlichen Rahmen unter der Voraussetzung regeln, dass ordnungsgemäße Abrechnungsverfahren eingehalten werden. Mitarbeitern werden nur Kosten für geschäftlich bedingte Aktivitäten erstattet, die im Zusammenhang mit der regelmäßigen Tätigkeit oder mit besonderen Aufgaben des Mitarbeiters stehen. Alle Mitarbeiter müssen ihre eigenen Reisekosten zahlen und abrechnen und sind verpflichtet, alle Kosten umgehend und genau mit den erforderlichen Nachweisen und Belegen abzurechnen. Mitarbeiter müssen stets alle Rechnungen und Nachweise auf ihre Richtigkeit prüfen, bevor sie diese akzeptieren und bezahlen. Der direkte Vorgesetzte muss dafür sorgen, dass diese Richtlinie allen Mitarbeitern bekannt ist, die reisen oder denen geschäftliche bedingte Kosten entstehen. 2. Allgemeine Bestimmungen und Vorschriften Mitarbeiter des Unternehmens, denen Reise-, Bewirtungs- und andere geschäftlich bedingte Kosten entstehen, sind verpflichtet, die Bestimmungen dieser Richtlinie einzuhalten. Ausnahmen sind vom Mitarbeiter mit angemessenen und nachvollziehbaren Begründungen zu dokumentieren und von seinem für die Genehmigung zuständigen Vorgesetzten zu prüfen. Mitarbeiter sind angehalten, kostengünstigere Alternativen zu prüfen, wie beispielsweise Telefon- und Videokonferenzen oder Webcasting. Wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung, um Ihre Möglichkeiten zu prüfen. Das Unternehmen ist nicht verpflichtet, Kosten zu erstatten, die nicht mit dieser Richtlinie übereinstimmen. Die Erstattung geschäftlich bedingter Kosten, die Mitarbeitern entstanden sind, erfolgt auf der Grundlage der zeitnahen Einreichung einer ordnungsgemäß ausgefüllten und genehmigten Kostenabrechnung. Die Originale der Kostenabrechnungen werden für zwei Jahre aktiv im System geführt und anschließend gemäß den geltenden Datenaufbewahrungsrichtlinien zusammen mit den zugehörigen Belegen archiviert. Seite 5 Titel Richtlinie für Reise- und Bewirtungskosten 15.Sept 2011

6 Mitarbeiter des Unternehmens, denen Reise- und Bewirtungskosten entstehen, sind verpflichtet, sich an diese Richtlinie zu halten. Wenn eingereichte Kosten nicht mit dieser Richtlinie übereinstimmen, werden sie dem Mitarbeiter verspätet, teilweise oder gar nicht erstattet. Für diese Kosten ist der Mitarbeiter selbst verantwortlich, und sie werden nicht erstattet, es sei denn, die Erstattung wird als einmalige Ausnahme von der Richtlinie genehmigt. Fälle von schwerwiegendem Missbrauch werden disziplinarisch verfolgt und können die Kündigung des Mitarbeiters zur Folge haben. 3. Vom Unternehmen geförderte Firmenkreditkarte Überblick Das Unternehmen unterstützt Mitarbeiter beim Bezug einer American Express-Firmenkreditkarte. Diese Karte ist für alle geschäftlichen Reisekosten zu verwenden und darf ausschließlich zu diesem Zweck verwendet werden. Siehe auch: Verwendung der Karte Haftung 3.1 Verwendung der Karte Alle in Frage kommenden geschäftlichen Reisekosten müssen auf die Firmenkreditkarte gebucht werden. Die Verwendung dieser Karten ermöglicht dem Unternehmen, wichtige Trendinformationen im Zusammenhang mit Reisekosten zu erfassen, die zur Aushandlung günstigerer Vertragskonditionen dienen. Aus diesem Grund sind Mitarbeiter angehalten, erstattungsfähige Kosten möglichst nicht bar zu bezahlen und die Firmenkreditkarte nicht für private Kosten zu verwenden. 3.2 Haftung Der jeweilige Karteninhaber ist persönlich für die vollständige Begleichung aller auf dem Monatsauszug aufgelisteten Kosten und Ausgaben verantwortlich. Die Rechnung wird direkt an seine private oder geschäftliche Adresse gesandt. Bei Verwendung der Kostenabrechnungssoftware leistet das Unternehmen im Namen des Mitarbeiters für alle genehmigten geschäftlichen Kosten Zahlungen an den Aussteller der Firmenkreditkarte. Der Mitarbeiter ist für alle Kreditkosten und Verzugszinsen verantwortlich, die für die Firmenkreditkarte anfallen. KREDITKOSTEN UND VERZUGSZINSEN WERDEN UNTER KEINEN UMSTÄNDEN ERSTATTET. Das Unternehmen haftet gegenüber dem Aussteller der Firmenkreditkarte in keinster Weise für versäumte Zahlungen oder Missbrauch durch den Mitarbeiter. Die Kosten für den Bezug privater Kreditkarten, die damit verbundenen Jahresgebühren, monatlichen Zinsen und Kreditkosten sind nicht erstattungsfähig. Mitarbeiter sind verpflichtet, wichtige Informationen über die Meldung und den Ersatz verlorener oder gestohlener Firmenkreditkarten, den Umgang mit Abrechnungs- und Zahlungsfragen und den Bezug von Bargeld mit der Firmenkreditkarte im Firmenkreditkartenvertrag zu lesen. 4. Bargeld/Reisekostenvorschüsse 4.1 Barvorschüsse Seite 6 Titel Richtlinie für Reise- und Bewirtungskosten 15.Sept 2011

7 Die Ausgabe von Barvorschüssen muss von den Finanzabteilungen von Harman vermieden werden. Mitarbeiter, die nur selten Geschäftsreisen unternehmen, müssen angehalten werden, ihre private Kreditkarte zu verwenden. Alternativ kann die Harman Finanzabteilung eine temporäre Firmenkreditkarte ausstellen. Für Mitarbeiter, die mehr als drei Geschäftsreisen im Jahr absolvieren, muss eine Firmenkreditkarte ausgestellt werden. 4.2 Abhebung von Bargeld an Bankautomaten mit der Firmenkreditkarte Mit der Firmenkreditkarte an Bankautomaten abgehobenes Bargeld fällt in die Zuständigkeit des Mitarbeiters und muss direkt an den Aussteller der Firmenkreditkarte zurückgezahlt werden. Zur Erstattung der Bankgebühr müssen der Beleg aus dem Automat und der entsprechende Auszug der Firmenkreditkarte der Kostenabrechnung beigefügt werden. 4.3 Barvorschüsse bei Hotelrechnungen Mitarbeiter, die mit der Firmenkreditkarte einen Barvorschuss abheben und den Betrag des Vorschusses der Hotelrechnung hinzufügen, müssen detailliert aufführen, wofür der Vorschuss ausgegeben wurde. Alle nicht ausgegebenen Beträge müssen als nicht erstattungsfähig gekennzeichnet werden. Nicht erstattungsfähige Beträge sind vom Mitarbeiter direkt an den Aussteller der Firmenkreditkarte zahlen. 5. Reiseplanung 5.1 Buchungsverfahren Alle Flüge, Unterkünfte und Mietwagen, einschließlich Änderungen während der Reise, müssen über vom Unternehmen beauftragte Reisebüros (offline) oder über das interaktive Corporate Travel-Programm des Unternehmens gebucht werden. Offline: USA: American Express Travel; Europa: Carlson Wagonlit Travel; Asien: noch nicht definiert; Interaktiv: Online-Buchungssystem SoundTravels. Diese Corporate Travel-Programme sind mit der Unternehmensrichtlinie vertraut und unterstützen die Mitarbeiter bei der Reiseplanung in Übereinstimmung mit der Reisekostenrichtlinie und über die vom Unternehmen bevorzugten Anbieter. Die Buchung bei anderen Reisebüros ist nicht zulässig, und daraus entstandene Kosten werden nicht erstattet. Das beauftragte Reisebüro ist verpflichtet, die jeweils günstigsten Preise zu gewährleisten. Wenn Mitarbeiter über konkrete Informationen verfügen, dass dies nicht geschieht, sind sie angehalten, sich damit an den Corporate Travel Director von Harman zu wenden. Flug-, Mietwagen- und Hotelreservierungen sowie Änderungen des Reiseplans müssen von dem von Harman beauftragten Reisedienstleister vorgenommen werden. Auch Änderungen des Reiseplans während der Reise müssen vom beauftragten Reisedienstleister vorgenommen werden. Bitten Sie Ihren Reisekoordinator/-ansprechpartner vor Ort um Kontaktdaten von Reisebüros und/oder um Informationen zum interaktiven Buchungssystem. Alle Reservierungen von Inlandsreisen oder einfachen internationalen Point to Point -Flugreisen (Beispiele für Point to Point: Frankfurt-London Hin- und Rückflug; Los Angeles-Paris Hin- und Rückflug, Frankfurt-Cardiff Hin- und Rückflug) müssen über das interaktive Buchungssystem von Harman (SoundTravels) vorgenommen werden. Dadurch wird die Reiseplanung vereinfacht und ein konsistentes und vollständiges Reisemanagement mit allen Informationen sichergestellt. Alle Geschäftsreisenden erhalten von ihrem Reisekoordinator vor Ort einen Benutzernamen und ein Kennwort für das interaktive Buchungssystem von Harman. Alle reisenden und zur Reiseplanung berechtigten Mitarbeiter sind für die Koordination ihrer Reiseplanung, die entsprechenden Bestätigungsnummern und die ordnungsgemäße Zahlung verantwortlich. 5.2 Ehepartner/Kinder Die Reisekosten von Ehepartnern sind nicht als geschäftliche Kosten erstattungsfähig, es sei denn, es wird nachgewiesen, dass die Anwesenheit des Ehepartners zur Erreichung der geschäftlichen Ziele erforderlich ist und direkt damit zusammenhängt. In diesen seltenen Fällen muss der betroffene Mitarbeiter vor Reiseantritt eine schriftliche Genehmigung vom zuständigen Vorgesetzten seiner Seite 7 Titel Richtlinie für Reise- und Bewirtungskosten 15.Sept 2011

8 Abteilung einholen. Die Reisekosten des Ehepartners müssen in diesem Fall in der Kostenabrechnung des Mitarbeiters enthalten sein. Wenn aufgrund der genehmigten Mitreise des Ehepartners Kosten für Kinderbetreuung entstehen, müssen diese vor Reiseantritt als Teil der Reisekosten genehmigt werden. Für Kinderbetreuung werden bis zu 50 $ pro Tag erstattet, vorausgesetzt, der Kostenabrechnung liegt ein entsprechender gültiger Beleg bei. Die Reisekosten für ein Kind, das mit einem Mitarbeiter reist, sind nicht erstattungsfähig. 5.3 Reisen am Wochenende Mitarbeiter, deren Abflug auf einen Freitag oder deren Rückflug auf einen Sonntag fällt, sind berechtigt, eine Übernachtung am Samstag einzuplanen, um Vorzugspreise nutzen zu können. Das Unternehmen erstattet auf Basis der nachgewiesenen Einsparungen einen angemessenen Betrag für Verpflegung und Unterkunft. Bewirtungskosten, die während dieses zusätzlichen Aufenthalts entstehen, sind privat und nicht erstattungsfähig. 5.4 Gruppen-, Messen- und Tagungsreisen Alle Tagungen/Konferenzen ab 15 Teilnehmern müssen von einem Mitglied des Executive Committee und vom Chief Human Resources Officer genehmigt werden. Corporate Travel ist auch für die Planung von Gruppen- und Tagungsreisen autorisiert. Jede Abteilung, die die Finanzierung von Gruppen- oder Tagungsreisen mit zehn oder mehr Teilnehmern plant, muss Corporate Travel die Veranstaltung melden, um Unterstützung bei der Auswahl des Ortes und bei den Vertragsverhandlungen zu erhalten Definition Gruppen- und Tagungskosten entstehen für geplante Zusammenkünfte von mindestens zehn Mitarbeitern des Unternehmens und eingeladenen Geschäftspartnern an einem dafür bestimmten Ort, bei denen vorher festgelegte Themen auf der Tagesordnung stehen. Erstattungsfähig sein können u. a. Kosten für Anfahrt, Hotel, Verpflegung, gemietete Einrichtungen, Bewirtung und Dienstleistungen für die Gruppe Zahlung von Gruppenkosten Gruppenkosten (z. B. Tagungsräume, Bankette, Gruppenaktivitäten) können auf Rechnung bezahlt und mit regulären Kreditorenbuchhaltungsverfahren abgerechnet werden. Kosten, die einzelnen Personen während einer Gruppenreise entstehen (z. B. Unterkunft und Steuer, unvorhergesehene Kosten) müssen auf die Firmenkreditkarte dieser Person gebucht werden und als Einzelreisekosten abgerechnet werden Teilnahme von Mitarbeitern Höchstens vier Mitarbeiter einer Division dürfen ohne die Genehmigung vom Executive Committee und vom Chief Human Resources Officer zu derselben Veranstaltung fliegen Unternehmensinterne Konferenzen Diese müssen, falls möglich, in Form von Telefon- oder Videokonferenzen abgehalten werden Geltendmachen von Reise- und Bewirtungskosten bei anderen Abteilungen Ein Mitarbeiter, der Reise- und Bewirtungskosten bei einer anderen Abteilung geltend machen möchte, muss sich dies vom Leiter der Abteilung genehmigen lassen, bevor ihm Kosten entstehen. 5.5 Reiseprofile Seite 8 Titel Richtlinie für Reise- und Bewirtungskosten 15.Sept 2011

9 Mitarbeiter, die erwartungsgemäß mehr als zwei (2) Reisen im Jahr durchführen, müssen ein Unternehmensprofilformular an Corporate Travel senden, um sicherzustellen, dass individuelle Details und Präferenzen bei der Reservierung berücksichtigt werden. Bitten Sie den Büroleiter um ein Exemplar des Unternehmensprofilformulars. 5.6 Nutzung bevorzugter Anbieter Die Nutzung bevorzugter Flug-, Hotel- und Mietwagenfirmen hat Priorität. Auf andere Anbieter darf nur in Märkten zurückgegriffen werden, die nicht von einem bevorzugten Anbieter bedient werden, oder falls ein günstigerer Preis angeboten wird und verfügbar ist. 5.7 Durchsetzung Buchungen für Reisen mit Flügen, die über andere Anbieter getätigt werden als über die vom Unternehmen beauftragten Reisebüros oder über das interaktive System, erfüllen nicht die Richtlinie und werden nicht erstattet. 6. Flugreisen 6.1 Planung von Flugreisen Die Reiseplanung muss über SoundTRAX beantragt und genehmigt und danach über den von Harman beauftragten Reisedienstleister in Übereinstimmung mit dieser Richtlinie erfolgen. Alle Flugreisen mit Flugsegmenten, die länger als acht (8) Stunden sind (interkontinental) oder die weniger als sieben Tage vor Abreise gebucht werden, müssen vor der Buchung vom direkten Vorgesetzten und von einem Mitglied des Executive genehmigt werden. Alle anderen Flugreisen müssen vom direkten Vorgesetzten des Reisenden genehmigt werden. 6.2 Zahlung und Dokumentation Flugtickets müssen auf die Firmenkreditkarten der Mitarbeiter gebucht werden. Alle anderen Zahlungsmethoden müssen entsprechend begründet und vorab genehmigt werden. Bei Tickets, für die eine andere Zahlungsmethode als die Firmenkreditkarte verwendet wird, muss der Originalflugschein mit der Kostenabrechnung eingereicht werden. 6.3 Günstigste Reiseroute Von den Mitarbeitern wird erwartet, dass sie bei der Planung von Flugreisen die günstigste Reiseroute wählen. Bei Onlinereservierungen wird den Mitarbeitern der günstigste Preis angezeigt. Bei Buchungen über unseren offiziellen Reiseberater geben Sie Ihre Reisedaten, das Reiseziel und die bevorzugte Ankunfts- oder Abflugzeit (je nach Planungsprioritäten des Reisenden) an, auf deren Grundlage der günstigste Flugpreis ermittelt wird. Diese Richtlinie deckt nicht jede mögliche Situationen ab, sondern gibt Mitarbeitern einen angemessenen Rahmen vor, der die Minimierung der Kosten für Flugreisen nach entsprechendem Ermessen ermöglicht. Ausnahmen Im Interesse der Reisenden gelten die folgenden Ausnahmen von der Vorschrift der günstigsten Reiseroute: Wenn der Preisunterschied nicht mehr als 100 USD beträgt, kann statt eines Fluges mit Zwischenlandung ein direkter Flug (Nonstop) gewählt werden. Falls der Preisunterschied größer ist, müssen Reisende vorab eine entsprechende Genehmigung ihrer Abteilung einholen. Mitarbeiter werden jedoch angehalten, Flüge mit Zwischenlandung zu wählen, wenn dadurch Kosten gespart werden können und ihr Terminplan dies zulässt. 6.4 Beschränkung der Reisendenanzahl auf demselben Flug Durch eine rechtzeitige Planung sollte möglichst sichergestellt werden, dass Seite 9 Titel Richtlinie für Reise- und Bewirtungskosten 15.Sept 2011

10 1) nicht mehr als zwei Führungskräfte auf einem Flug zusammen reisen, 2) nicht mehr als zwei Direktoren derselben Abteilung auf einem Flug zusammen reisen, 3) nicht mehr als vier Mitarbeiter derselben Division ohne Genehmigung eines Mitglieds des Executive Committee und des Chief Human Resources Officer zu derselben Veranstaltung reisen, 4) nicht zu viele Mitarbeiter aus derselben Stadt, Abteilung oder mit derselben Zuständigkeit auf einem Flug reisen. Die betreffenden Führungskräfte und Mitarbeiter sind verantwortlich für die Einhaltung diese Richtlinie. 6.5 Rechtzeitige Buchung/Flugpreise mit Beschränkungen Zur Minimierung der Flugkosten müssen Reisende die Flüge spätestens sieben (7) Tage im Voraus buchen und Flugpreise mit Beschränkungen wählen, soweit dies zweckmäßig ist. Wenn weniger als sieben (7) Tage im Voraus gebucht wird, muss vor der Buchung eine Genehmigung des direkten Vorgesetzten und von einem Mitglied des Executive Committee eingeholt werden. Informationen zu Umbuchungseinschränkungen und Gebühren sowie zu nicht erstattungsfähigen Kosten im Zusammenhang mit der rechtzeitigen Buchung und Flugpreisen mit Beschränkungen erhalten Sie von unserem Firmenreisebüro. Jeder Reisende muss beim Buchen von Flügen das Risiko im Zusammenhang mit Änderungen des Reiseplans abwägen. 6.6 Änderungen während der Reise Änderungen während der Flugreise müssen über Corporate Travel oder über die Notfall-Hotline arrangiert werden. Die erforderlichen Rufnummern finden Sie in dem Reiseplan, den Sie mit dem Flugticket erhalten. 6.7 Nicht genutzte ERSTATTUNGSFÄHIGE Flugtickets Alle nicht genutzten Flugtickets müssen umgehend an Corporate Travel gesendet werden. Corporate Travel bearbeitet die nicht genutzten Tickets und buchen die Erstattung auf die Karte, die mit dem Flugpreis belastet wurde. 6.8 Nicht genutzte NICHT ERSTATTUNGSFÄHIGE Flugtickets Die Regeln der Fluggesellschaften werden regelmäßig geändert, in der Regel gilt jedoch, dass nicht genutzte nicht erstattungsfähige Tickets zur Verrechnung beim Kauf eines anderen Tickets eingereicht werden können, wenn die folgenden drei Kriterien erfüllt werden: 1) die Verrechnung erfolgt innerhalb von 12 Monaten, 2) es handelt sich um dieselbe Fluggesellschaft, 3) es handelt sich um dieselbe Person (oft müssen auch Start- und Zielflughafen übereinstimmen). Nicht erstattungsfähige Tickets müssen in der Kostenabrechnung dokumentiert werden, und das Ticket muss an die Reiseagentur zurückgegeben werden. Der Mitarbeiter ist verpflichtet zu versuchen, dieses Ticket für zukünftige Geschäftsreisen zu nutzen. Alle darauffolgenden erhaltenen Leistungen müssen in der Kostenabrechnung vollständig dokumentiert werden. 6.9 Klassen bei Flugreisen Alle Mitarbeiter haben sich bei Flugreisen bezüglich der Klasse an die folgenden Richtlinien zu halten: Inlandsflüge/kontinentale Flüge: (innerhalb des eigenen Landes/Kontinents) Alle Mitarbeiter sind angehalten, Economy Class zu fliegen. Der Flug muss vom direkten Vorgesetzten des Reisenden genehmigt werden. Interkontinentale Flüge: (Flugsegmente mit einer Dauer über 8 Stunden und/oder nterkontinentalreisen) Bei Flügen mit einer Dauer von über acht (8) Stunden pro Flugsegment und/oder auf Interkontinentalreisen dürfen Mitarbeiter mit Einstufungsgrad 16 oder höher in Business Class fliegen. Für alle interkontinentalen Flüge mit einem Flugsegment, das länger ist als acht (8) Stunden, ist die Genehmigung des direkten Vorgesetzten und eines Mitglieds des Executive Committee erforderlich. Seite 10 Titel Richtlinie für Reise- und Bewirtungskosten 15.Sept 2011

11 Für diese Regeln gelten die folgenden Ausnahmen: Division Presidents und Gruppenleiter sind befugt, nach ihrem Ermessen weitere Einschränkungen für Business Class-Flüge festzulegen. Behinderte Mitarbeiter mit besonderen Anforderungen. Hinweis: First Class-Flugpreise werden nicht erstattet Transkontinentale Flüge Mitarbeiter sind nur dann zur Buchung eines transkontinentalen Flugs berechtigt, wenn sie mindestens drei volle Werktage am Zielort verweilen. Ausnahmen dieser Richtlinie müssen vorab vom Leiter des Geschäftsbereichs genehmigt werden Vielfliegerprogramme Reisende Mitarbeiter dürfen Vielfliegerprämien behalten. Sie sind beispielsweise berechtigt, bei Geschäftsreisen gesammelte Vielfliegermeilen für private Flüge zu nutzen. Die Teilnahme an diesen Programmen darf jedoch dem Unternehmen keine Mehrkosten über die günstigste Reiseroute hinaus (siehe 6.3) verursachen. Die Buchung eines Economy-Tickets aus einer teureren Preisklasse ohne Beschränkungen, um einen Upgrade-Gutschein oder einen Sticker einzulösen, ist nicht zulässig, wenn kostengünstigere Economy-Preisklassen verfügbar sind. Mitarbeiter erhalten keine Erstattung für kostenlose Tickets, die sie aus einem Vielfliegerprogramm erhalten und für geschäftliche Zwecke verwendet haben. Das Unternehmen begrüßt es, wenn Punkte oder Meilen, die mit Geschäftsreisen gesammelt wurden, für Upgrades oder für Flugtickets für zukünftige Geschäftsreisen eingelöst werden. Bei der Buchung eines Fluges müssen Kosten und geschäftliche Anforderungen ausschlaggebend sein, nicht die Mitgliedschaft bei einem bestimmten Vielfliegerprogramm Airline Clubs Die Kosten der Mitgliedschaft bei einem Airline Club werden nicht erstattet Privatflugzeuge Flugreisen sind nur mit kommerziellen Fluggesellschaften gestattet. Privatflugzeuge und gemietete Flugzeuge dürfen für geschäftliche Zwecke nur mit der expliziten Genehmigung des Konzernleiters von Harman International verwendet werden. Kein Mitarbeiter ist befugt, im geschäftlichen Rahmen ein Flugzeug zu führen Verlorene und gestohlene Tickets Tickets müssen mit derselben Sorgfalt behandelt werden wie Bargeld. Wenn Sie ein Ticket verlieren oder es Ihnen gestohlen wird, muss der Verlust umgehend der Fluggesellschaft oder der autorisierten Reiseagentur mitgeteilt werden. 7. Unfallversicherung bei Geschäftsreisen Harman International unterhält für alle Mitarbeiter, die für das Unternehmen Geschäftsreisen unternehmen, eine Reiseunfallversicherung, die den Tod/Verlust von Gliedmaßen durch Unfall abdeckt. Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrer Personalabteilung. Seite 11 Titel Richtlinie für Reise- und Bewirtungskosten 15.Sept 2011

12 Über das Abrechnungssystem des Unternehmens werden alle Mitarbeiter, die eine Geschäftsreise antreten und ihre Flugtickets mit ihrer Firmenkreditkarte gebucht haben, automatisch unfallversichert. Details zu den Leistungen der Unfallversicherung für Geschäftsreisen finden Sie im Firmenkreditkartenvertrag. Zusätzliche Versicherungsleistungen, die vom Mitarbeiter erworben werden, sind nicht erstattungsfähig. 8. Kombination von Privatreisen mit Geschäftsreisen Fluggesellschaften bieten oft sehr günstige Sonderpreise an, die einen Wochenendaufenthalt erfordern (Nacht von Samstag auf Sonntag). Mitarbeiter, die sich entscheiden, ein Wochenende an eine Geschäftsreise anzuhängen, um diese günstigen Preise zu nutzen, erhalten angemessene Erstattung für Verpflegung und Unterkunft, wenn die folgenden Kriterien erfüllt werden: a) Der verlängerte Aufenthalt muss vom Vorgesetzten des Mitarbeiters genehmigt werden. b) Der Erstattungsbetrag für die zusätzlichen Unterbringungs- und Verpflegungskosten ist nicht größer als der beim Flugpreis gesparte Betrag. (Dieser Betrag ist in der Regel auf dem Reiseplan ausgewiesen, den Sie mit den Flugtickets erhalten.) c) Die Reise ist auf das Ziel der Geschäftsreise beschränkt. 9. Transport am Zielort Überblick Es wird erwartet, dass Mitarbeiter die unter den gegebenen Umständen jeweils günstigsten Transportmöglichkeiten nutzen, und werden zu folgender Prioritätsreihenfolge angehalten: 1) kostenloser Transport, 2) Flughafenshuttle oder -busse, 3) Taxis, 4) Mietwagen. Siehe auch: Bahn Privatwagen 9.1 Kostenloser Transport Viele Hotels bieten einen kostenlosen Transport vom und zum Flughafen an. Mitarbeiter werden angehalten, diesen kostenlosen Service wenn möglich in Anspruch zu nehmen. 9.2 Flughafenshuttle oder -busse Dies ist die zweitgünstigste Transportmöglichkeit vom Flughafen zum Hotel und sollte teureren Varianten vorgezogen werden. An großen Flughäfen (New York, Chicago, St. Louis, Dallas, etc.) sind solche Services genauso schnell wie ein Taxi, aber erheblich günstiger. Limousinen mit Chauffeur sind sehr viel teurer und gehören nicht in diese Kategorie. In der Regel sind Limousinen mit Chauffeur nicht erstattungsfähig und erfordern die Genehmigung des Vorgesetzten. 9.3 Taxis Wenn keine Flughafenshuttles oder -busse verfügbar sind, sind Taxis oft die günstigste und bequemste Transportmöglichkeit. In der Regel sollten Taxis Mietwagen vorgezogen werden, dies liegt letztlich aber im Ermessen des Mitarbeiters. 9.4 Mietwagen Rechtfertigung Wie bei allen Kosten muss die Nutzung eines Mietwagens als wirtschaftlich notwendig begründet werden. Ein Mietwagen ist beispielsweise für den Transport vom Flughafen zum Hotel in der Regel nicht gerechtfertigt, wenn ein Shuttleservice oder Taxis verfügbar sind und ihr Zeitplan dies zulässt Gemeinsame Nutzung von Mietwagen Bei Reisen in Gruppen sollten Mietwagen gemeinsam genutzt werden, um die Kosten zu minimieren. Seite 12 Titel Richtlinie für Reise- und Bewirtungskosten 15.Sept 2011

13 9.4.3 Rückgabe Wenn möglich, müssen Mietwagen am Abholort zurückgegeben werden, um höhere Preise und Gebühren zu vermeiden. Siehe auch: Auftanken (9.4.8) Zahlung und Dokumentation Mietwagen müssen auf die Firmenkreditkarte des Mitarbeiters gebucht werden. Alle anderen Zahlungsmethoden müssen entsprechend begründet und vorab genehmigt werden. Falls die Transaktion nicht auf die Firmenkreditkarte gebucht wird, muss der Mietvertrag zusammen mit der Kostenabrechnung eingereicht werden Anbieterwahl Das Unternehmen verfügt über Vorzugsverträge mit mehreren Mietwagenfirmen. Reisende müssen bei den von Harman bevorzugten Anbietern buchen. Ein anderer Anbieter wird jedoch akzeptiert, wenn der Tagessatz inklusive Versicherung niedriger ist als bei den bevorzugten Anbietern Größe Sofern die Anzahl der Reisenden (vier oder mehr) bzw. Gepäck und Ausrüstung kein größeres Fahrzeug rechtfertigt, müssen Fahrzeuge der Kategorie Compact gemietet werden. Bei Anmietung einer höheren Kategorie muss mit der Kostenabrechnung eine entsprechende Begründung eingereicht werden. In diesen Fällen muss ein Fahrzeug der Kategorie Midsize gemietet werden, kein Fahrzeug der Kategorie Fullsize, Premium oder Luxus. Die Kosten für größere Fahrzeuge werden bis zum Midsize -Preis erstattet Versicherung Bei Reisen in den USA müssen Mitarbeiter alle von den Mietwagenfirmen angebotenen Versicherungen ablehnen. In anderen Ländern müssen Mitarbeiter die von den Mietwagenfirmen angebotene optionale Kaskoversicherung ablehnen und die obligatorische Haftpflichtversicherung abschließen Auftanken Gemietete Fahrzeuge müssen wenn möglich mit vollem Tank zurückgegeben werden. Wird dies versäumt, berechnen die Mietwagenfirmen pro Liter eine erhebliche Strafgebühr. Darüber hinaus bieten einige Firmen die Möglichkeit an, den ersten vollen Tank zu kaufen und das Fahrzeug mit leerem Tank zurückzugeben. Dies ist normalerweise nicht die kostengünstigste Variante, deshalb nicht erwünscht Inspektion Vor dem Verlassen des Geländes der Mietwagenfirma muss der Mietwagen inspiziert werden. Schäden müssen der Mietwagenfirma umgehend mitgeteilt und dokumentiert werden. Dadurch werden spätere Forderungen aufgrund von Schäden, für die das Unternehmen nicht verantwortlich ist, vermieden Unfälle Alle Unfälle mit Mietwagen müssen der Mietwagenfirma und ggf. den lokalen Behörden mitgeteilt werden, und der Kostenabrechnung muss eine Kopie des Unfallberichts und der Reparaturrechnung, falls vorhanden, beigelegt werden. Bei Unfallschäden am Mietwagen muss die Mietwagenfirma angewiesen werden, eine Rechnung über die angefallenen Reparaturen an das Unternehmen zu senden. Der Mitarbeiter muss den Leiter der Rechtsabteilung von Harman umgehend schriftlich informieren und eine detaillierte Beschreibung des Schadens beifügen Nutzung für private Zwecke Seite 13 Titel Richtlinie für Reise- und Bewirtungskosten 15.Sept 2011

14 Mitarbeiter sind berechtigt, die vom Unternehmen mit den bevorzugten Anbietern ausgehandelten Vorzugspreise in Anspruch zu nehmen, wenn sie für private Zwecke ein Fahrzeug mieten. Beachten Sie jedoch, dass in diesem Fall der optionale Versicherungsschutz nicht im Mietpreis inbegriffen ist. Prüfen Sie, ob Mietwagen von Ihrer privaten Kfz-Versicherungspolice abgedeckt sind Diskrepanzen bei Mietpreisen Der Mitarbeiter muss bei Rückgabe des Fahrzeugs den Mietvertrag prüfen, um sicherzugehen, dass der richtige Mietpreis in Rechnung gestellt wurde. Eventuelle Diskrepanzen müssen vom Mitarbeiter vor Ort am Schalter der Mietwagenfirma geklärt werden. 9.5 Bahn Alle Bahnfahrten müssen zweiter Klasse gebucht werden. Die Übernachtung, falls erforderlich, erfolgt in Schlafwagenabteilen. 9.6 Privatwagen Mitarbeiter dürfen Privatwagen für Geschäftsreisen nutzen, wenn andere Transportmöglichkeiten nicht verfügbar oder nicht wirtschaftlich sind. Die Erstattung bei Verwendung von Privatwagen für geschäftliche Zwecke erfolgt nach der aktuellen Kilometerpauschale. Diese Kilometerpauschale deckt alle anfallenden Kosten (Benzin, Reparaturen, Versicherung usw.) außer Park- und Autobahngebühren ab. Der Gesamterstattungsbetrag bei der Nutzung eines Privatwagens für eine Geschäftsreise entspricht dem Preis für den günstigsten Economy-Flug zum selben Ziel. Die Verantwortung für den Transport von und zur Arbeit obliegt dem Mitarbeiter. Das Mieten von Fahrzeugen am eigenen Wohnsitz ist nicht erstattungsfähig. Die Kilometer werden ab dem Standort der Niederlassung berechnet, an dem die Reise beginnt Park- und Autobahngebühren Parkgebühren, die bei einer Geschäftsreise anfallen werden erstattet, sofern diese angemessen sind und ein entsprechender Beleg eingereicht wird. Mitarbeiter müssen wenn möglich selbst parken, Parkservices sollten nicht in Anspruch genommen werden. Die Parkgebühren für das Parken von geschäftlich genutzten Privatwagen außerhalb des Flughafengeländes werden erstattet. Parkgebühren für das Parken auf dem Flughafengelände werden nur dann erstattet, wenn außerhalb des Flughafengeländes keine Parkmöglichkeit vorhanden ist. Bei Reisen mit einer Dauer von mehr als zwei Tagen sind Geschäftsreisende, die ihren Privatwagen am Flughafen parken, angehalten, die günstigste Parkmöglichkeit zu wählen Versicherungsschutz Erhöhungen der Versicherungsprämie aufgrund von adäquaten Versicherungslimits, aufgrund einer Änderung der Nutzungsklasse oder aufgrund von Unfällen während der Nutzung eines Privatwagens für Geschäftsreisen sind nicht erstattungsfähig. Das Unternehmen bietet keinen Versicherungsschutz für Fahrzeugschäden (Vollkasko oder Kollisionsschäden). Schäden an Privatfahrzeugen, die für Geschäftsreisen genutzt werden, oder Versicherungsprämien für einen entsprechenden Versicherungsschutz sind nicht erstattungsfähig. Harman International haftet nicht für Schäden, Diebstahl oder Verlust von Privatfahrzeugen während der Nutzung für geschäftliche Zwecke und erstattet die daraus entstehenden Kosten nicht. 10. Unterkunft 10.1 Hotelauswahl Hotelbuchungen müssen über Corporate Travel erfolgen. Das Unternehmen hat mit bestimmten Hotels möglicherweise Vorzugspreise ausgehandelt. Mitarbeiter sind verpflichtet, wenn möglich diese Hotels zu Seite 14 Titel Richtlinie für Reise- und Bewirtungskosten 15.Sept 2011

15 nutzen. Bei Reisezielen, an denen keine von Harman ausgehandelte Vorzugspreise verfügbar sind, ist der Reisende verpflichtet, ein Hotel einer moderaten Preisklasse zu wählen Zimmertyp Der Firmenstandard ist ein Einzelzimmer mit Bad in einem Business-Hotel einer moderaten Preisklasse. Business Class -Zimmer auf einer separaten Etage oder mit Büroausstattung sind nicht erstattungsfähig Stornierung Die Gewährleistung der Hotelreservierung bei später Ankunft kann, falls erforderlich, mit der Firmenkreditkarte des Mitarbeiters erfolgen. Bei Änderungen des Reiseplans ist der Mitarbeiter verantwortlich für die Stornierung von Hotelreservierungen. Die Stornierung muss bis 16 Uhr erfolgen. Die Reservierung muss persönlich und direkt beim Hotel storniert werden. Der Mitarbeiter muss sich den Namen der Person, die die Stornierung vornimmt, und die Stornierungsnummer notieren. Rechnungen, die aus nicht ordnungsgemäßen Stornierungen resultieren, sind nicht erstattungsfähig, es sei denn, die Strafgebühr ist auf ungewöhnliche Anforderungen des geschäftlichen Zeitplans zurückzuführen Zahlung und Dokumentation Kosten für die Unterbringung müssen auf die Firmenkreditkarte des Mitarbeiters gebucht werden. Die aufgegliederte Originalhotelrechnung ist Voraussetzung für die Erstattung von Unterbringungskosten. Die detaillierten Hotelabrechnungen müssen bei der Buchhaltung eingereicht werden. Weitere Kosten wie Telefon, Verpflegung usw. müssen kenntlich gemacht und separat in der Kostenabrechnung aufgelistet werden. Kosten für private Aktivitäten (Filme, Wellness usw.) müssen kenntlich gemacht und abgezogen werden. Zu hohe Kosten für die Minibar (über $/Tag) und Kosten für Geschenke und andere diverse Artikel oder Kleidung, die in Hotelshops erworben werden, sind nicht erstattungsfähig. Alle Telefongespräche müssen auf die Firmentelefonkarte gebucht werden. Ferngespräche, die über das Hotelzimmer abgerechnet werden, sind für das Unternehmen kostenspielig Inrechnungstellung der Hotelzimmerkosten direkt beim Unternehmen Kosten für Hotelzimmer dürfen nicht direkt beim Unternehmen in Rechnung gestellt werden Überprüfung der Hotelpreise Der Hotelpreis muss auf dem von der Reiseagentur ausgestellten Reiseplan des Mitarbeiters aufgeführt sein. Der Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, zu überprüfen, ob der auf dem Reiseplan aufgeführte Preis mit dem vom Hotel berechneten Preis übereinstimmt. Beim Einchecken sollten Mitarbeiter erneut bestätigen, dass Harman der günstigste Preis berechnet wird. Alle Unregelmäßigkeiten müssen bei der Kostenabrechnung erklärt werden Unterbringung bei Dritten Es kann sein, dass ein Geschäftsreisender kostenlose Unterkunft bei einem Kollegen, Geschäftsfreund, Freunden oder Verwandten erhält. In solchen Fällen ist es angemessen, sich bei den Gastgebern mit einer Aufmerksamkeit zu bedanken. Pro Gastgeber sind maximal 75 $ für Blumen, eine Einladung zum Essen oder einen Gutschein erstattungsfähig, sofern der Kostenabrechnung ein entsprechender Beleg beigefügt wird. 11. Verpflegung und Bewirtung 11.1 Persönliche Verpflegung/Frühstück, Mittagessen, Abendessen Die tatsächlichen Kosten für die Verpflegung plus angemessenes Trinkgeld im Rahmen genehmigter geschäftlicher Aktivitäten werden erstattet. Die Verpflegungskosten müssen der Art der geschäftlichen Aktivitäten angemessen sein. Die aktuellen Richtlinien für die pro Tag veranschlagten Kosten in verschiedenen Städten in den USA erhalten Sie beim Harman Corporate Travel Director. Verpflegungskosten sind erstattungsfähig, sofern die Preise des Restaurants ortsangemessen sind und die Kosten bei geschäftlichen Aktivitäten unter einer der folgenden Bedingungen entstehen: Seite 15 Titel Richtlinie für Reise- und Bewirtungskosten 15.Sept 2011

16 Geschäftsreise mit Übernachtung Angemessene und notwendige Bewirtung im geschäftlichen Rahmen Erforderliche Anwesenheit des Mitarbeiters bei einer Gruppenveranstaltung 11.2 Geschäftsessen mit anderen Geschäftsessen umfassen alle Mahlzeiten, die zusammen mit Kunden, potenziellen Kunden oder Geschäftspartnern eingenommen werden, bei denen eine geschäftliche Unterhaltung stattfindet. Das Unternehmen erstattet Kosten für Geschäftsessen in einem angemessenen Rahmen, sofern diese direkt mit der aktiven Tätigkeit für das Unternehmen in Zusammenhang stehen. Ausgaben, die als verschwenderisch oder extravagant eingestuft werden, sind nicht erstattungsfähig. Bei Geschäftsessen mit anderen Harman Mitarbeitern gilt die interne Regelung, dass der Mitarbeiter mit der höchsten Position die Rechnung begleicht. Der Kostenabrechnung für Geschäftsessen müssen die Originalkassenbelege beigefügt werden. Abreißbons sollten vermieden werden. Steuerliche Anforderungen: Zur Einhaltung der aktuellen Steuervorschriften müssen die Kostenabrechnungen eines Mitarbeiters für Geschäftsessen und Bewirtung in geschäftlichem Rahmen folgende Informationen enthalten: 1) Name, Position und Firma aller Teilnehmer; 2) Name und Adresse der Lokalität der Veranstaltung; 3) Betrag und Datum; 4) Spezifisches geschäftliches Thema, das behandelt wurde; 5) Im Fall von Bewirtungskosten die genaue Zeit, zu der die geschäftliche Besprechung stattfand (d. h. vor, während oder nach der Veranstaltung) Alkohol Allgemein gilt, dass von einem Mitarbeiter erworbene alkoholische Getränke nicht erstattungsfähig sind. Des Weiteren ist es gegen die Firmenrichtlinie, Mitarbeitern die Kosten für Getränke an Stelle von Mahlzeiten zu erstatten. Das Unternehmen erkennt jedoch an, dass alkoholische Getränke während eines Geschäftsessens oder einer geschäftlichen Veranstaltung angemessen sein können. Es wird selbstverständlich erwartet, dass ein moderater Alkoholkonsum nicht überschritten wird. Der Konsum von Alkohol während der Geschäftszeiten oder auf dem Firmengelände ist untersagt Bewirtungskosten Unter Bewirtungskosten fallen Veranstaltungen wie Theater und Sportveranstaltungen, wenn eine geschäftliche Besprechung unmittelbar vor, während oder nach der Veranstaltung stattfindet. Die Eintrittskarten zu diesen Veranstaltungen müssen vom Mitarbeiter und vom Kunden zusammen genutzt werden. Die Anzahl der teilnehmenden Harman Mitarbeiter muss so klein wie möglich gehalten werden, und die Veranstaltung muss in einer Umgebung stattfinden, die förderlich für das Unternehmensziel ist. Mitarbeiter müssen nach bestem Wissen und Gewissen entscheiden, ob Kosten für Veranstaltungen und Geschenke verschwenderisch oder extravagant sind. Hinweis: Bewirtungskosten für Herrenclubs und ähnliche Etablissements werden nicht erstattet Keine Bewirtungskosten Das Unternehmen leistet keine Kostenerstattungen für Veranstaltungen, die nicht direkt mit geschäftlichen Aktivitäten in Zusammenhang stehen. In der Regel werden Veranstaltungen, die nicht am gleichen Tag stattfinden wie die geschäftliche Aktivität, als nicht mit der geschäftlichen Aktivität in Zusammenhang stehend eingestuft Beleganforderungen Zur Einhaltung der Steuervorschriften müssen die Kostenabrechnungen eines Mitarbeiters für alle Geschäftsessen und Bewirtungskosten folgende Informationen enthalten: Einen Beleg für die Bewirtungskosten, unabhängig von Kostenhöhe und Zahlungsform Name, Position und Firma aller Teilnehmer Name und Adresse der Lokalität der Veranstaltung Betrag und Datum Seite 16 Titel Richtlinie für Reise- und Bewirtungskosten 15.Sept 2011

17 Genaues geschäftliches Thema, das behandelt wurde Im Fall von Bewirtungskosten die genaue Zeit, zu der die geschäftliche Besprechung stattfand (vor, während oder nach der Veranstaltung) Handgeschriebene Belege von Restaurants werden nicht akzeptiert. Die Nichteinhaltung der jeweils geltenden Steuervorschriften kann für das Unternehmen zu einem Verlust der Steuerabzugsfähigkeit und zu unerwarteten Steuerforderungen an den Mitarbeiter führen. Die Steuervorschriften sind je nach Land unterschiedlich. Wenn Sie eine Kostenabrechnung einreichen, informiert Sie die Buchhaltungsabteilung vor Ort, welche Belege erforderlich sind. 12. Telefonanrufe 12.1 Geschäftsgespräche Das Unternehmen zahlt Geschäftsgespräche (Orts- und Ferngespräche) außerhalb des Firmengeländes, sofern die Anrufe durch eine Auflistung, Hotelrechnung, Telefonrechnung oder eine Buchung auf der Firmentelefonkarte belegt werden können. Wenn die Möglichkeit besteht, sind Firmentelefone vorzuziehen, um die Gebühren, die in Hotels anfallen, zu vermeiden Privatgespräche Auf Geschäftsreisen sind bis zu 10 $ pro Tag für Privatferngespräche erstattungsfähig. Diese Anrufe müssen auf dieselbe Weise belegt werden wie Geschäftsgespräche. Wenn die Möglichkeit besteht, sind Firmentelefone vorzuziehen, um die Gebühren, die in Hotels anfallen, zu vermeiden Telefonkarten Wenn dies möglich ist, müssen Telefonanrufe mit den vom Unternehmen ausgestellten Telefonkarten erledigt werden. Direkt über das Telefon im Hotelzimmer ist ein typisches Ferngespräch um bis zu % teurer und sollte deshalb vermieden werden. Wenn ein Mitarbeiter noch keine Firmentelefonkarte erhalten hat und Anrufe über den eigenen Anbieter tätigt, muss er eine Kopie der Telefonrechnung einreichen, und die Kostenabrechnung muss eine Begründung mit den folgenden Informationen umfassen: der geschäftliche Zweck oder das Thema, das behandelt wurde Name, Position und Firma aller Gesprächsteilnehmer 12.4 Mobiltelefone Für die Erstattung von Mobiltelefonkosten muss die vollständige und aufgegliederte Originalrechnung vorliegen. Exzessive und unnötige Telefonkosten für Mobil- und Autotelefone werden nicht erstattet. Kosten für den Funkzugriff sind erstattungsfähig, sofern der Geschäftsbereichsleiter die Kosten genehmigt hat und das Mobiltelefon für die geschäftliche Tätigkeit des Mitarbeiters erforderlich ist Flugzeugtelefon In der Regel sind diese Kosten nicht erstattungsfähig und erfordern die Genehmigung des Vorgesetzten Gemietetes Mobiltelefon In der Regel sind diese Kosten nicht erstattungsfähig und erfordern die Genehmigung des Vorgesetzten Zugtelefon In der Regel sind diese Kosten nicht erstattungsfähig und erfordern die Genehmigung des Vorgesetzten. 13. Spesen in der Heimatstadt Überblick Mitarbeitern können in der Heimatstadt Kosten für Geschäftsessen, Bewirtung, Anfahrt, Telefongespräche und andere geschäftlich bedingte Kosten entstehen. Die folgenden Richtlinien gelten für Spesen in der Heimatstadt: Seite 17 Titel Richtlinie für Reise- und Bewirtungskosten 15.Sept 2011

18 Fahrtkosten Nachtfahrten Großstadtgebiete Verpflegung 13.1 Fahrtkosten Bei Fahrtkosten in der Heimatstadt werden die Kosten für autorisierte lokale Beförderungsmittel erstattet, einschließlich Taxis und Privatfahrzeuge, sofern diese für geschäftliche Zwecke erforderlich sind. Die Nutzung von Privatwagen für Geschäftsfahrten vor Ort wird vom Unternehmen in der jeweils üblichen Höhe pro Kilometer erstattet. Zur Ermittlung der erstattungsfähigen Kilometerpauschale (entsprechend den geltenden Steuervorschriften) gelten die folgenden Kriterien: Die Kilometer von der Wohnung eines Mitarbeiters zu seinem Hauptarbeitsplatz sind nicht erstattungsfähig. Dies wird von den Steuerbehörden als Pendeln eingestuft und nicht als Geschäftskosten. Bei Fahrten zu Geschäftsstandorten, Schulungen oder Flughäfen (nicht zum Hauptarbeitsplatz) werden die Kilometer erstattet, die über die Länge der Strecke bis zum Hauptarbeitsplatz hinausgehen Nachtfahrten Großstadtgebiete Mitarbeiter, die öffentliche Verkehrsmittel nutzen, tragen unter normalen Arbeitsbedingungen die Kosten für die Anfahrt zur Arbeit selbst. Wenn Überstunden (genehmigt vom direkten Vorgesetzten) geleistet werden müssen und öffentliche Verkehrsmittel nicht mehr verfügbar oder nicht sicher sind, werden Mitarbeitern die Kosten für ein Taxi erstattet Verpflegung in der Heimatstadt oder mit anderen Harman Mitarbeitern In einigen Fällen wird Mitarbeitern die Verpflegung in unmittelbarer Nähe ihres Arbeitsplatzes erstattet. Hierzu zählt die Verpflegung während genehmigter Überstundenarbeit und während der Teilnahme an Konferenzen des Berufsverbands oder Tagungen. Hierfür müssen Restaurants mit angemessenen, moderaten Preisen ausgewählt werden. Bei Geschäftsessen mit anderen Harman Mitarbeitern gilt die interne Regelung, dass der Mitarbeiter mit der höchsten Position die Rechnung begleicht. 14. Geschäftsgeschenke Überblick Zur Erstattung von Kosten für Geschäftsgeschenke müssen Mitarbeiter der Kostenabrechnung die Kosten und eine Beschreibung des Geschenks beifügen und die geschäftliche Beziehung zum Beschenkten angeben. Siehe auch: Kundengeschenke Spenden Mitarbeitergeschenke 14.1 Kundengeschenke Kundengeschenke dürfen einen Wert von 50 $ nicht überschreiten. Diese Beschränkung gilt für gekaufte Geschenke (z. B. Blumen, Weinflaschen), Geschenkgutscheine (z. B. Einladung zum Essen), Eintrittskarten für Veranstaltungen (z. B. Sport, Theater) usw. Eintrittskarten, die einem Kunden zur privaten Nutzung übergeben werden, sind Geschenke und dürfen einen Betrag von 50 $ nicht überschreiten Spenden Seite 18 Titel Richtlinie für Reise- und Bewirtungskosten 15.Sept 2011

19 Spenden an karitative und gemeinnützige Organisationen in Zusammenhang mit Vertriebs- und Werbekampagnen sind keine Geschenke Mitarbeitergeschenke Mit Ausnahme von genehmigten Auszeichnungen sind Geschenke für Kollegen oder Angehörige, Anbieter, Berater, Lieferanten, Dienstleister und deren Mitarbeiter oder Angehörige privater Natur und nicht erstattungsfähig. 15. Geschäftsessen mit und Bewirtung von Beamten Überblick Geschäftsessen, die in direktem Zusammenhang mit Tagungen und/oder Verhandlungen mit Beamten und/oder Mitarbeitern stehen, müssen im Rahmen der Budgetvorgaben und der Vorschriften dieser Richtlinie bleiben. Es ist von größter Wichtigkeit, dass Mitarbeiter von Harman International, die aufgrund von Verträgen, Genehmigungen, Lizenzen oder anderen Vereinbarungen mit Beamten auf Bundes-, Landes- oder kommunaler Ebene verhandeln, nicht den leisesten Anschein der Unkorrektheit wecken. Unkorrektes Verhalten kann zu Geschäftsverlust führen und dem Ruf des Unternehmens und des Mitarbeiters schaden. Berücksichtigen Sie stets, dass jede öffentliche Behörde eigene Verhaltensregeln hat und dass diese Regeln möglicherweise von anderen abweichen, die Sie bereits kennen. Behandeln Sie außerdem Anfragen und Kommentare von Regierungsbeamten mit der nötigen Vorsicht. Diese sind auf den ersten Blick vollständig korrekt, können jedoch unter Umständen von anderen Regierungsbeamten oder den Medien anders interpretiert werden. Bitte wenden Sie sich bei Fragen oder Unsicherheiten sofort an die Unternehmensleitung. Siehe auch: Geschenke Bewirtung Erfrischungen und Speisen 15.1 Geschenke Das Bundesgesetz verbietet es, einem Bundesregierungsbeamten ein Geschenk, das irgendeinen Wert hat, anzubieten, zu versprechen oder zu geben, wenn dahinter die Absicht steckt, den Beamten in seinen Amtshandlungen zu beeinflussen. Einige Regierungsbehörden auf Bundesstaats- und kommunaler Ebene sowie Regierungen anderer Länder haben ähnliche Regelungen. Da es schwierig ist, nachzuweisen, dass ein bestimmtes Geschenk ohne die Absicht der Beeinflussung gemacht wurde, gilt in unserem Unternehmen die Richtlinie, keinem Regierungsbeamten, sei es auf Bundesebene oder einer anderen Ebene, Geschenke anzubieten, zu versprechen oder zu machen, damit gar nicht erst der Verdacht der Unkorrektheit aufkommt Bewirtung Das Bundesgesetz verbietet auch die Bewirtung von Beamten. Die Bewirtung gilt als eine Art von Geschenk, sodass hierfür dieselben Regeln gelten wie für Geschenke Erfrischungen und Speisen Bundesstellen haben detaillierte Richtlinien entwickelt, die regeln, unter welchen Umständen ein Unternehmen Regierungsbeamten in Verbindung mit einer Tagung Erfrischungen und Speisen anbieten darf. In der Regel ist das Anbieten von Erfrischungen und Speisen nur gestattet, wenn dies die Führung der amtlichen Angelegenheiten vereinfacht und wenn der Beamte keinen Wert aus den ihm zur Verfügung gestellten Speisen ermitteln kann. Die Regeln sind je nach Behörde unterschiedlich. Daher dürfen keine Erfrischungen oder Speisen angeboten werden, es sei denn, dies wird in den Richtlinien der Behörde explizit gestattet. Beamten, die im Bereich Beschaffung tätig sind, dürfen unter keinen Umständen Erfrischungen oder Speisen angeboten werden. Bitte wenden Sie sich mit Fragen zur Anwendung dieser Richtlinie an die Unternehmensleitung. 16. Spesen in Fremdwährungen Seite 19 Titel Richtlinie für Reise- und Bewirtungskosten 15.Sept 2011

20 16.1 Wechselkursrichtlinie Trennen Sie Spesen in Fremdwährungen in zwei Gruppen: BAR: Mit Bargeld gezahlte Kosten. FIRMENKREDITKARTE: Mit der Firmenkreditkarte gezahlte Kosten. Für die BAR gezahlten Kosten muss der beim Kauf der Fremdwährung geltende Wechselkurs verwendet werden. (Beispiel: Sie haben Britische Pfund am Flughafen zu einem Kurs von 1,633 gekauft. Dann rechnen Sie die in Britischen Pfund gezahlten Kosten mit 1,6300 um.) Der Kostenabrechnung muss der Wechselkurs für jede Bargeldtransaktion beigefügt werden. Für die mit der FIRMENKREDITKARTE gezahlten Kosten wird der Wechselkurs in der heruntergeladenen Kartentransaktion bereitgestellt, und die Umrechnung erfolgt zum entsprechenden Wechselkurs Mietwagen In anderen Ländern müssen Mitarbeiter die von den Mietwagenfirmen angebotene optionale Kaskoversicherung ablehnen und die obligatorische Haftpflichtversicherung abschließen. 17. Andere ERSTATTUNGSFÄHIGE Kosten Folgende Kosten, die auch anfallen können, sind erstattungsfähig, sofern sie direkt mit einer Geschäftsreise in Verbindung stehen: Richtlinie für Trinkgeld: 15-20% im Restaurant, 1,00 $ pro transportiertem Gepäckstück Parkgebühren Währungsumrechnung Gebühren für Travelers Cheques Pass/Visum Tagesgebühr für Fitnesscenter des Hotels; muss der Hotelrechnung zugeordnet werden und darf 26,00 $ pro Reise nicht überschreiten. Gebühren für das hoteleigene Spa sind hier nicht inbegriffen. Wäsche/Bedienung: Bei Reisen mit einer Dauer ab fünf aufeinanderfolgenden Kalendertagen. Vorab vom Vorgesetzten genehmigte berufliche Treffen, Seminare, Konferenzen, Schulungskurse und Zusammenkünfte (Der zuständige Vorgesetzte muss die Zahlung der Gruppenverpflegung und anderer besonderer Kosten organisieren.) Abgaben für Mitgliedschaften in Handels-, Fach- und Technikorganisationen, wenn die Mitgliedschaft zum größten Teil dem Unternehmen nutzt und vorab eine Genehmigung vom Vorgesetzten eingeholt wurde. Die Erstattungsfähigkeit bei Schäden und Verlusten privater Natur während einer Geschäftsreise wird von Fall zu Fall entschieden. Dies gilt jedoch nur für die Schäden und Verluste, die nicht vom Reiseveranstalter, Hotelmanagement oder von der eigenen Reise-/Hausrat-/Haftpflichtversicherung usw. abgedeckt sind. (Beispiel: Personenschäden wie zerrissene Kleidung auf einer Geschäftsreise sind nicht erstattungsfähig.) Der Kostenabrechnung muss eine Verlustbescheinigung, z. B. die Kopie des Polizei-, Flughafen- oder Hotelberichts, sowie eine Aussage des Mitarbeiters zu dem Verlust (einschließlich der Namen der Versicherungen des Mitarbeiters) beigefügt werden. Kopier- und Fax-Services werden erstattet, wenn eine entsprechende Erläuterung des geschäftlichen Nutzens beigefügt wird. Richtlinie für Trinkgeld: 15-20% im Restaurant (d.h. mehr als 20% gelten als überzogen) zusätzliche Kosten für Winterbereifung bei Mietwagenreservierungen zusätzliche Kosten für Navigationssysteme bei Mietwagenreservierungen im Falle von Ortsunkenntnis und/oder Reisen in Ländern mit fremden Sprachen Seite 20 Titel Richtlinie für Reise- und Bewirtungskosten 15.Sept 2011