Einführung einer Wiki Plattform

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1 KnowTech 2012, Internationales Congresscenter Stuttgart, Birgitta Janke (DZ BANK AG) und Frank Spitzl (BridgingIT GmbH) Social Media DZ BANK Einführung einer Wiki Plattform

2 Social Media DZ BANK Einführung einer Wiki-Plattform Agenda Vorstellung Referenten DZ BANK AG und DZ BANK Gruppe Aktueller Stand Social Media Aktivitäten der DZ BANK AG Enterprise Wissensmanagement und Zusammenarbeit Pilotprojekt Einführung einer Wiki Plattform Ausgangslage, Bedarf, Zielsetzung Projektinitialisierung Konzeptionsphase Umsetzungsphase Learnings aus der Pilotphase Praxisbeispiele GENOwiki und IM DIALOG Live Demo Ausblick Weiterentwicklung der Wiki Plattform Fragen aus dem Auditorium Seite 2 von 31

3 Vorstellung Die Referenten Birgitta Janke Senior Referentin Marketing Online Medien DZ BANK AG Frank Spitzl Business Manager / Senior Consultant BridgingIT GmbH Seite 3 von 31

4 Social Media DZ BANK Einführung einer Wiki-Plattform Vorstellung DZ BANK AG, Deutsche Zentral-Genossenschaftsbank Bilanzsumme Mio. Mitarbeiter DZ BANK AG Zentralbank für ca. 900 Volksbanken und Raiffeisenbanken, Bankstellen Informations- und Produktversorgung für die Volksbanken und Raiffeisenbanken fungiert als Holding der DZ BANK Gruppe, als Zentralbank und Geschäftsbank Seite 4 von 31

5 Social Media DZ BANK Einführung einer Wiki-Plattform Vorstellung DZ BANK Gruppe Bilanzsumme Mio. Mitarbeiter DZ BANK Gruppe DZ BANK Gruppe umfasst mehr als Volksbanken und Raiffeisenbanken und ist gemessen an der Bilanzsumme eine der größten Finanzdienstleistungsorganisationen Deutschlands. 4 strategische Geschäftsfelder: Privatkundengeschäft, Firmenkundengeschäft, Kapitalmarktgeschäft und Transactionbanking. Seite 5 von 31

6 Aktueller Stand Social Media Aktivitäten der DZ BANK AG Social Media DZ BANK Einführung einer Wiki-Plattform - Social Media Monitoring - Social Media Guidelines - Facebook (Corporate und Karriere) - Twitter - Google + - XING - Linked In - YouTube Channel - Blog (Research) - Social Media Newsroom - GENO BarCamp - Enterprise 2.0 (Wissensmanagement und Zusammenarbeit) Seite 6 von 31

7 Social Media DZ BANK Einführung einer Wiki-Plattform Aktueller Stand Enterprise Wissensmanagement und Zusammenarbeit In den Web 1.0 Auftritten der DZ BANK AG werden statische Informationen angeboten. Zusätzlich besteht bei den Zielgruppen der Bedarf an Wissensmanagement und Zusammenarbeit. Diese Anforderungen werden in den klassischen Auftritten nur teilweise erfüllt. Zielgruppe Volksbanken & Raiffeisenbanken Zielgruppe Mitarbeiter DZ BANK AG Zielgruppe Mitarbeiter DZ BANK Gruppe Seite 7 von 31

8 Social Media DZ BANK Einführung einer Wiki-Plattform Aktueller Stand Enterprise Wissensmanagement und Zusammenarbeit Es existieren derzeit Insellösungen wie z.b. Personalisierte Arbeitskreise im Konzernintranet DeZettGruppe.net Tests mit Collaboration Tools wie net-files und WCS von IBM T-Wiki IT Blog BlogORIT auf Basis von Drupal Seite 8 von 31

9 Pilotprojekt Einführung einer Wiki Plattform Ausgangslage, Bedarf, Zielsetzung Social Media DZ BANK Einführung einer Wiki-Plattform Ausgangslage Die vorhandenen Web 1.0 Plattformen bieten an dieser Stelle keine hinreichende Unterstützung. Bedarf Wissen soll zentral und effizient für alle Zielgruppen bereitgestellt werden Daten sollen gemeinsam bearbeitet werden können Informationen sollen stets aktuell und korrekt sein Ziel Die vorhandenen Webplattformen sollen durch ein Tool ergänzt werden, welches die Geschäftsprozesse um Themen wie Wissensmanagement, Innovationsmanagement und Zusammenarbeit sowohl innerhalb der DZ BANK als auch in der Genossenschaftlichen FinanzGruppe unterstützt. Seite 9 von 31

10 Social Media DZ BANK Einführung einer Wiki-Plattform Pilotprojekt Einführung einer Wiki Plattform Projektinitialisierung DZ BANK beschließt eine Wiki Plattform einzuführen, weil eine Wiki-Lösung die Bedarfe der Fachbereiche weitgehend abdeckt ein Wiki den Web 2.0 Gewohnheiten der Zielgruppen entspricht eine Wiki-Lösung als Standardsoftware beschafft werden kann mit diesem Pilotprojekt weitere Erfahrungen gesammelt werden sollen Initiator und Treiber sind Kommunikation/Marketing und weitere Fachbereiche Definition des Projektauftrages Definition der Vorgehensweise und der Rahmenbedingungen Start Projektauftrag ist definiert, Vorgehen steht fest Projektinitialisierung Seite 10 von 31

11 Social Media DZ BANK Einführung einer Wiki-Plattform Pilotprojekt Einführung einer Wiki Plattform Konzeptionsphase Produktauswahl/Grundanforderungen Dokumentenaustausch Diskussionsforen Kommentarfunktion Vorlagenfunktion Nachvollziehbarkeit von Änderungen Suche Tagging (Verschlagwortung) Anpassung an Designvorgaben Benutzerfreundlichkeit konzernweit nutzbar Flexibles Berechtigungskonzept Anbindung an Benutzerverwaltung Single-Sign-On IT-Architekturvorgaben der Bank Skalierbarkeit Investitionssicherheit Support durch Hersteller Marktposition des Herstellers Lizenzkosten Regelmäßige Sicherheitsupdates Start Projektauftrag ist definiert, Vorgehen steht fest Konzeption Definition von Grundanforderungen Projektinitialisierung Konzeptionsphase Seite 11 von 31

12 Social Media DZ BANK Einführung einer Wiki-Plattform Pilotprojekt Einführung einer Wiki Plattform Konzeptionsphase Produktauswahl/-Betrachtungen Auf Basis der Grundanforderungen wurden folgende Produkte betrachtet: Atlassian Confluence Foswiki Mediawiki T-Wiki Wiki-Funktionalität von Adobe Day CQ5 (vorhandenes CMS) Start Projektauftrag ist definiert, Vorgehen steht fest Konzeption Definition von Grundanforderungen Produktauswahl Projektinitialisierung Konzeptionsphase Seite 12 von 31

13 Pilotprojekt Einführung einer Wiki Plattform Konzeptionsphase Produktauswahl/Bewertung Bewertung der einzelnen Produkte nach einem festgelegten Schema (fachliche, technische und wirtschaftliche Kriterien) Social Media DZ BANK Einführung einer Wiki-Plattform Abgleich der Ergebnisse Votum: Atlassian Confluence Alle Anforderungskriterien wurden hier bestmöglich erfüllt! Start Projektauftrag ist definiert, Vorgehen steht fest Konzeption Definition von Grundanforderungen Produktauswahl Bewertung Projektinitialisierung Konzeptionsphase Seite 13 von 31

14 Social Media DZ BANK Einführung einer Wiki-Plattform Pilotprojekt Einführung einer Wiki Plattform Umsetzungsphase Dienstleisterauswahl/Kriterien In Folge hoher Auslastung konnten seitens der internen IT keine Ressourcen zur Verfügung gestellt werden. Es wurde deshalb ein Dienstleister gesucht, der als Generalunternehmer auftritt: Referenzen Wiki-Umsetzung Anbieterunabhängigkeit Lokale Niederlassung Technisches Know How Wirtschaftlicher Aspekt Rechtliche Anforderungen Anforderungs-/ Projektmanagement Layout und Design User Interface-Design, User Experience-Beratung Fachanforderungen übersetzen Schulung Hosting Einführungsbegleitung Start Projektauftrag ist definiert, Vorgehen steht fest Konzeption Definition von Grundanforderungen Produktauswahl Bewertung Dienstleisterauswahl Kriterien Projektinitialisierung Konzeptionsphase Umsetzungsphase Seite 14 von 31

15 Social Media DZ BANK Einführung einer Wiki-Plattform Pilotprojekt Einführung einer Wiki Plattform Umsetzungsphase Dienstleisterauswahl/Entscheidung Entscheidung fiel auf BridgingIT GmbH arbeitet bereits erfolgreich in anderen Projekten für die DZ BANK kennt das Unternehmen und die Prozesse entspricht allen Anforderungskriterien ist lokal vor Ort ansässig Start Projektauftrag ist definiert, Vorgehen steht fest Konzeption Definition von Grundanforderungen Produktauswahl Bewertung Dienstleisterauswahl Entscheidung Projektinitialisierung Konzeptionsphase Umsetzungsphase Seite 15 von 31

16 Pilotprojekt Einführung einer Wiki Plattform Umsetzungsphase mittels agiler Vorgehensweise Social Media DZ BANK Einführung einer Wiki-Plattform Anforderung der DZ BANK an die Vorgehensweise war, in kurzer Zeit und mit minimalem Aufwand einen Wiki Piloten zu etablieren. Definition Projektteam Entscheidung für agile Vorgehensweise Kickoff mit gemeinsamer Grobplanung (Zeit, Budget) Start Projektauftrag ist definiert, Vorgehen steht fest Konzeption Definition von Grundanforderungen Produktauswahl Bewertung Dienstleisterauswahl Entscheidung Umsetzung Projektinitialisierung Konzeptionsphase Umsetzungsphase Seite 16 von 31

17 Pilotprojekt Einführung einer Wiki Plattform Umsetzungsphase Workshops Social Media DZ BANK Einführung einer Wiki-Plattform Projektauftrag, grobe Projektplanung Auszug Anforderungs-Workshop: Ziele des Wikis Unterstützte Geschäftsprozesse Stakeholder Anforderungsdefinition im Rahmen von Workshops Rollendefinition - wer ist wofür verantwortlich? Pflichten? Ergebnis: Inhalte, Navigationsstruktur, Berechtigungen Maßnahmen für Akzeptanz der Lösung Start Projektauftrag ist definiert, Vorgehen steht fest Konzeption Definition von Grundanforderungen Produktauswahl Bewertung Dienstleisterauswahl Entscheidung Umsetzung Workshops Projektinitialisierung Konzeptionsphase Umsetzungsphase Seite 17 von 31

18 Pilotprojekt Einführung einer Wiki Plattform Umsetzungsphase Workshops Social Media DZ BANK Einführung einer Wiki-Plattform Projektauftrag, grobe Projektplanung Dokumentation der Anforderungen in Form von Screens und Funktionsbeschreibungen (Wireframes) Anforderungsdefinition im Rahmen von Workshops Gemeinsame fachliche Konzeption Start Projektauftrag ist definiert, Vorgehen steht fest Konzeption Definition von Grundanforderungen Produktauswahl Bewertung Dienstleisterauswahl Entscheidung Umsetzung Workshops Projektinitialisierung Konzeptionsphase Umsetzungsphase Seite 18 von 31

19 Pilotprojekt Einführung einer Wiki Plattform Umsetzungsphase Programmierung/Test Social Media DZ BANK Einführung einer Wiki-Plattform Projektauftrag, grobe Projektplanung Anforderungsdefinition im Rahmen von Workshops Gemeinsame fachliche Konzeption Funktionen (Product Backlog) Iteration Start Projektauftrag ist definiert, Vorgehen steht fest Konzeption Definition von Grundanforderungen Produktauswahl Bewertung Dienstleisterauswahl Entscheidung Umsetzung Workshops Programmierung Test Projektinitialisierung Konzeptionsphase Umsetzungsphase Seite 19 von 31

20 Social Media DZ BANK Einführung einer Wiki-Plattform Pilotprojekt Einführung einer Wiki Plattform Umsetzungs-/Abschlußphase Schulungen/Pilotbetrieb Projektauftrag, grobe Projektplanung Anforderungsdefinition im Rahmen von Workshops Gemeinsame fachliche Konzeption Funktionen (Product Backlog) Iteration Schulung im Rahmen von Anwenderworkshops Projektabschluss Start Projektauftrag ist definiert, Vorgehen steht fest Konzeption Definition von Grundanforderungen Produktauswahl Bewertung Dienstleisterauswahl Entscheidung Umsetzung Workshops Programmierung Test, Schulungen Projektabschluss Pilotbetrieb Projektinitialisierung Konzeptionsphase Umsetzungsphase Abschluss Seite 20 von 31

21 Pilotprojekt Einführung einer Wiki Plattform Learnings aus der Pilotphase (1) Social Media DZ BANK Einführung einer Wiki-Plattform Erwartungshaltung und Verständnis von Mitarbeitern bezüglich Web 2.0 Funktionalitäten (z.b. Verwechslung von Foren und Blogs) differiert Bedarfe und Anforderungen sind nicht klar definiert, z.b. Wir brauchen einen Blog Frühzeitige Information, Schärfung der Bedarfe durch Vorgespräche, Briefing und Workshops Wiki wird für Fachbereich umgesetzt, wird aber in Folge nicht mehr genutzt. Keine Ressourcen und keine Zeit im Fachbereich zur Pflege der Inhalte Stakeholder involvieren, Verantwortlichkeiten festlegen und Hutträger definieren, Ressourcen frühzeitig und verbindlich einplanen Gegenläufige fachliche Anforderungen, bzw. Anforderungen, die sich gegenseitig ausschließen Standardisiertes Produkt mit fest definiertem Funktionsumfang. Standardisierung der Prozesse wie Bedarfsanalyse, Workshops, etc. und Schaffung eines Vorlagen-Wikis Seite 21 von 31

22 Pilotprojekt Einführung einer Wiki Plattform Learnings aus der Pilotphase (2) Social Media DZ BANK Einführung einer Wiki-Plattform Rechtliche Anforderungen (z.b. Urheberrecht) und arbeitsrechtliche Anforderungen (z.b. zeitliche Nachvollziehbarkeit von Arbeitsleistungen) Rechtliche Hinweise, Disclaimer, Wahrung von Mitarbeiterinteressen, Abschluss von Betriebsvereinbarungen Datenschutzrechtliche Anforderungen Anforderungen an IT Security Aufgrund des externen Hostings: Berücksichtigung einer ADV-Klausel im Hostingvertrag (Auftragsdatenverarbeitung), Bereitstellen Datenschutzklausel, Festlegen der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) zur Datensicherheit, Erarbeiten und Bereitstellen eines IT Security Konzeptes Einführungsbegleitung Individuelle Schulungsmaßnahmen (Training on the Job), Kommunikationsmaßnahmen Maßnahmen für Akzeptanz SSO, Anbindung an führende Benutzerverwaltung, frühe Einbindung von BR, DSB, Rechtsabteilung und IT Security, Rekrutierung von Wiki-Fans ( Hutträger ) als Multiplikatoren Seite 22 von 31

23 Pilotprojekt Einführung einer Wiki Plattform Praxisbeispiele GENOwiki und IM DIALOG Social Media DZ BANK Einführung einer Wiki-Plattform Seite 23 von 31

24 Pilotprojekt Einführung einer Wiki Plattform Praxisbeispiele GENOwiki und IM DIALOG Social Media DZ BANK Einführung einer Wiki-Plattform IM DIALOG Interaktive Ergänzung Intranet Virtuelle Arbeitsräume ermöglichen vernetztes Arbeiten Diskussionsforen zu Work- und Life-Themen Hinterlegen von Mitarbeiterprofilen für personalisierte Dienste Seite 24 von 31

25 Pilotprojekt Einführung einer Wiki Plattform Praxisbeispiele GENOwiki und IM DIALOG Kommunikative Ankündigung Social Media DZ BANK Einführung einer Wiki-Plattform Hausmitteilung Plakatierung Anzeige und Beitrag im Mitarbeitermagazin DeZett Seite 25 von 31

26 Social Media DZ BANK Einführung einer Wiki-Plattform Live Demo Seite 26 von 31

27 Pilotprojekt Einführung einer Wiki Plattform Ausblick Weiterentwicklung GENOwiki Social Media DZ BANK Einführung einer Wiki-Plattform Vorbereiten Übergabe der Produktion an DZ BANK IT, beinhaltet u.a. Organisatorische Prozesse (Rollenanlage, etc.) Support Hosting Konsolidierung von verschiedenen derzeit im Betrieb befindlichen Portalen Ziel: Migration auf Wiki Plattform Bereitstellen der Wiki Plattform für Konzernunternehmen Seite 27 von 31

28 Social Media DZ BANK Einführung einer Wiki-Plattform Wir freuen uns auf Ihre Fragen! Seite 28 von 31

29 Vielen Dank! Für weitere Informationen: Birgitta Janke Frank Spitzl Seite 29 von 31

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