A. Änderungen betrieblicher Prozesse und Strukturen 1

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1 Inhaltsverzeichnis A. Änderungen betrieblicher Prozesse und Strukturen 1 I. Prozesse 4 II. Veränderungsprozesse 6 III. Phasenmodell von Veränderungen 8 1. Unfreeze 8 2. Move 9 3. Freeze Phasenmodell und formale Veränderungsprozesse 12 IV. Organisatorische Verankerung von Veränderungsprozessen Prozessverantwortung Projektverantwortung Verankerung des Neue Produkte Prozesses Organisatorische Zuordnung 16 V. Aufgaben des Prozessmanagements 16 VI. Durchführung von Projekten The multi bang theory 18 VII. Beurteilung des Risikoprofils von Veränderungen 19 VIII. Auswirkungen auf Kontrollverfahren und -intensität 22 IX. Der formalisierte Prüfprozess nach AT 8.2 der MaRisk 24 B. Projektleitung und Projektphasen 29 I. Begrifflichkeiten und Herangehensweise 32 1.»Das Projekt«32 2. Auf dem Weg zum»projekt« Herangehensweise Definition von Merkmalen Das Projektregister Abgrenzung des Begriffes»Projekt« Vorhaben Projekte 42 IX

2 II. Der Projektleiter: Aufgaben, Rechte und Pflichten Rolle des Projektleiters im Unternehmen Reichweite der Verantwortlichkeit Führungsrahmen und -verantwortung Kostenverantwortung Projektdurchführungsverantwortung Projektabbruchsrecht Voraussetzungen für die Projektleitertätigkeit Eignung zum Projektleiter Flexibilität Analysefähigkeit Entscheidungsfähigkeit und Zielorientierung Soziale Kompetenz, Kommunikationsfähigkeit und Souveränität Fachwissen Führungskompetenz Der Weg zum Projektleiter 64 III. Wesentliche Projektphasen im Detail Die fünf elementaren Projektphasen Berücksichtigung der Phasenübergänge Projektumgebung/-kultur im Unternehmen Phase 1: Projektvorbereitung Überblick im Projektvorfeld gewinnen Die Zielfindung Projektüberblick herstellen Bedeutung der Meilensteinplanung Zusammenstellung des Projektteams Rollen im Projekt Durchführung der Wirtschaftlichkeitsprüfung Festlegung des Projektbudgets Erteilung des Projektauftrages Die Projektauftragsänderung Eckpfeiler des Projektmarketings 93 X

3 5. Phase 2: Konzeptionsphase Anforderungen an die Dokumentation Die Kick-Off Veranstaltung Feinjustierung und Konzeption der Teilprojekte/Arbeitspakete Lasten- und Pflichtenheft Erstellung des Projektablaufplans IST-Analyse SOLL-Darstellung Phase 3: Umsetzungsphase Realisierung und Umsetzung des Projektes Maßnahmen zur Testvorbereitung Vorbereitung der Schulungsunterlagen Weitere mögliche Aufgaben der 3. Phase Phase 4: Einführungsphase Vorbereitungsarbeiten zur Einführung Einführung/Implementierung Phase 5: Projektabschluss-/Nachbereitungsphase Support bereitstellen Nachträgliche Optimierungsarbeiten Fertigstellung der Projektdokumentation Projektübergabe in den Regelbetrieb Die Projektabnahme Aufgaben in der Projektnachbetrachtung 124 IV. Einführung eines»professionellen«projektmanagements 126 C. Besondere Anforderungen an IT-Projekte 129 I. Regulatorische Rahmenbedingungen für Projekte von IT-Entwicklung und IT-Betrieb Der Einfluss des regulatorischen Rahmens auf IT-Projekte Einleitung IT-Projekte und Linienfunktion Einbindung betrieblicher Funktionen Abgrenzung IT-Entwicklung und IT-Betrieb 133 XI

4 2. Maßgebende Aussagen der MaRisk MaRisk AT 7.2 Technisch-organisatorische Ausstattung MaRisk AT 8.2 Tz. 1»Änderungen betrieblicher Prozesse oder Strukturen« Handels- und Steuervorschriften Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) Abgabeordnung (AO) Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) Grundlage Begriff der Personenbezogene Daten Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM), Anlage zu 9 Satz Verfahrensregister Relevanz der BDSG-Vorgaben Prüfungsstandards Fachausschuss für IT (FAIT) des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) Fachausschuss IT des IDW Standards der IT-Sicherheit gem. AT ISO/IEC 2700X IT-Sicherheitsverfahren und Anforderungen an Informationssicherheits- Managementsysteme BSI-Standards und Grundschutzkataloge »Sicherer IT-Betrieb«als IT-Standard der S-Finanzgruppe ITIL COBIT 156 XII

5 II. INHALTSVERZEICHNIS Vorgabe hausinterner Standards für Anwendungsentwicklung und IT-Systeme Verpflichtender Regelprozess Das Vorgehensmodell Inhalte eines Vorgehensmodells Beispiele für Vorgehensmodelle Programmierrichtlinien Beispielgliederung für Programmierrichtlinien Umsetzung in der eigenen Organisation 167 III. Mindestanforderungen an Grob- und Feinkonzepte Einordnung der Konzepte in den Prozess der Entwicklung Ableitung der Hierarchie der Dokumente Darstellung der Phasen und ihrer Inhalte Mindestinhalte eines Grobkonzepts Standortbestimmung Definitionen Beispiel eines Grobkonzepts bzw. Pflichtenhefts Mindestinhalte des Feinkonzepts Standortbestimmung Definitionen Inhalte eines Feinkonzepts 181 IV. Test- und Freigabeverfahren Qualitätssicherung durch Tests Anforderungen an Test- und Freigabeverfahren Testverfahren Freigabe Prozess für Test und Freigabe Inhalt der Freigabeerklärung Inhalt eines Testprotokolls Testbegriffe/-verfahren Funktionstest/Integrationstest Teststufen nach Phasen 191 XIII

6 4. Weitere Vorgaben am Beispiel der Sparkassenorganisation Test und Freigabe gem. OPDV-Stellungnahme 1/ Nutzung von Software eines IT-Dienstleisters 194 V. Umsetzung des Release-Managements Allgemeine Beschreibung des Release-Managements Release-Management für Eigenentwicklungen und Kauflösungen Richtlinien und Verantwortlichkeiten Prozessschritte und Inhalte Release-Management bei Nutzung eines Dienstleistungsrechenzentrums Ausgangssituation Arbeitsteilung und Zuständigkeiten Anmerkung 202 VI. Projektbericht»Relaunch des Programmeinsatzverfahrens« Einleitung Ausgangssituation Projektziele Ziele für den zu überarbeitenden Prozess Nebenziele Beteiligte Vorgehen Projektfahrplan Kick-Off Konzeptphase Konzeptvalidierung Umsetzung des Konzepts Prozessreview Ergebnisbetrachtung 208 XIV

7 D. Umsetzungsberichte aktueller Projekte 209 I. Einführung des SEPA-Verfahrens SEPA Der Hintergrund zum Projekt Planungsphase Der Projektauftrag die Blaupause des Projektes Projektstruktur Projektlaufzeit Personelle Ausstattung Ziele des Projektes Projektaufgaben Projektbudget Projektplanungs- und Steuerungsinstrumente Umsetzungsphase Kick-off Die Auftaktveranstaltung des Projektes Projektsitzungen Projektaufgaben Unverhofft kommt oft Externe Einflussfaktoren 224 II. Optimierung des Office-Outputmanagements Stakeholder Zielformulierung Proof of concept Beurteilung des Druckoutputs Ergebnisse proof of concept Zielkonflikte, Zielbeziehungen Risikoanalyse Roll Out Projektabschluss 244 XV

8 E. Projektbeurteilung und -begleitung durch die Interne Revision 245 I. Standards zum Projektmanagement und zur Prüfung von Projekten Inhaltliche Abgrenzungen zu Projekten Ordnungskriterien für das Projektmanagement Portfolio, Programme und Projekte Ausgestaltungsformen einer einheitlichen Projekt-Governance Verwendung von prozessorientierten Reifegradmodellen Grundlagen zur Prüfung von Projekten Bedeutung von Projektphasen Produktorientierte Sicht im Projektmanagement Elemente eines internen Kontrollsystems von Projekten Fachliche Kompetenz der Prüfer 264 II. Prüfung der Projektaufbau- und ablauforganisation Risikoorientierte Bewertung von Projekten Prüfgebiete von Projektrevisionen Prüfung des Projektmanagements Prüfung des Business Case Prüfung der fachlichen Anforderungen 300 III. Projektbegleitung und Beratung Inhalte und Ziele der projektbegleitenden Revision Kontinuierliche Projektbegleitung Temporäre Projektbegleitung Inhalte und Ziele der projektbegleitenden Beratung 303 XVI

9 F. Umsetzung des Neue Produkte Prozesses 305 I. Innovation als Motor für Veränderungsprozesse 307 II. Aufbau des Neue Produkte Prozesses Produktantrag und Prozessüberblick Konzeptphase Produktkonzept und Prüfkatalog Prevalidation Risikoanalyse Realisierung Testphase Genehmigung und Nachschau 316 III. Der Produktkatalog 317 IV. Die Prozessbeteiligten Das Neue Produkte Komitee Die Sonderrolle der Revision Der NPP-Koordinator 322 V. Erleichterungsregeln 324 G. Erwartungshaltung der Aufsicht an Anpassungsprozesse 327 I. Auswirkungen der MaRisk Änderung 2012 auf das Modul AT 8 MaRisk 329 II. Änderung betrieblicher Strukturen, Prozesse und IT-Systeme nach AT 8.2 MaRisk Abgrenzung und Anwendungsbereich Beurteilung der Wesentlichkeit Frühzeitige Analyse Auswirkungen auf die Kontrollverfahren und die Kontrollintensität Kontrollverfahren Kontrollintensität 336 XVII

10 5. Die Beteiligten am Veränderungsprozess Ausblick und Nutzen des Veränderungs-Managements 337 III. Der Neu-Produkt-Prozess nach AT 8.1 MaRisk Identifizierung neuer Geschäftsaktivitäten Risikoanalyse Konzept Testphase Geschäftsaufnahme Würdigung der bisherigen Erfahrungen mit dem NPP 344 H. Unterstützung durch Projektmanagement-Software 345 I. Einleitung 347 II. Prägende Merkmale und Schwerpunkte der Software Unterstützung des gesamten Projektmanagement- Prozesses Unterstützung aller Rollen des Projektmanagements Abbildung bankindividueller Prozesse »Wir benötigen etwas, was einfach zu handhaben ist!« Integration in die technische Infrastruktur 350 III. Projektmanagement mit ibo netproject Übersicht: Welche Module gibt es in der Software? Multiprojektinitiative Multiprojektmanagement Projektplattformen für das Einzelprojektmanagement Projekt-Homepage Dokumente ablegen Projekte planen und steuern Projekt-Statusbericht Multiprojekt-Informationssystem Projektübergreifende Berichte Aufgaben- und Meilenstein-Controlling Ressourcen-Controlling 364 XVIII

11 IV. INHALTSVERZEICHNIS 6. Meine persönliche Homepage: Mein netproject Meine Homepage Meine Aufgaben Meine Zeiterfassung Anbindung per Mobile Devices Übersicht zum Funktionsumfang 371 Projektmanagement-Einführung mit Projektmanagement- Software Übersicht: Welche Phasen gibt es? Installation: Technische Inbetriebnahme Fach-Workshop: Fachliche Definition der Prozesse Was ist das Ziel des Fach-Workshops? Welche Themen werden im Fach-Workshop behandelt? Customizing: Definition der fachlichen Prozesse in der Software Ein Leitfaden für Ihr Projektmanagement Fachliche Qualifizierung und Anwender-Training Coaching on the Job durch das Project Management Office Qualitätsworkshop: Überprüfung der Zielerreichung und Nachjustierung Zwei entscheidende Aspekte Wer begleitet Veränderungen und wer kümmert sich um das Thema? Welche (nächsten) Schritte kann ich mit den KollegInnen gehen? 379 V. Checkliste: Projektmanagement-Einführung mit Projektmanagement-Software 380 Literaturverzeichnis 383 XIX

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