MEDonline. Schulungsunterlagen für MEDonline-Beauftragte. Medizinische Universität Graz OE für Infrastruktur Team Informationstechnik (ZID)

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1 MEDonline Schulungsunterlagen für MEDonline-Beauftragte Medizinische Universität Graz OE für Infrastruktur Team Informationstechnik (ZID) Inhaltliche Verantwortung Andreas Gartlgruber Konzept & Layout Ursula Leopold Letzte Änderung: Version: 2.0 Status: Freigegeben Freigegeben von: A. Gartlgruber Freigeben am:

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Allgemeine Hinweise zum Skript 4 Was ist MEDonline? 4 Copyright 4 Support 4 Medieninhaber 4 1. Zentrale Aufgaben des MEDonline-Beauftragten 5 2. Benutzermanagement PIN-Code Pin-Code-Vergabe Wie wird der PIN-Code eingelöst? Accountverwaltung (Bedienstete) Benutzernamen Kennwörter Verwaltung Accountbeendigung Beendigung durch Regelfall Irreguläre Beendigung Funktionsvergabe Berechtigungsmodell von MEDonline Objektrechte Funktionen Berechtigungen einer Funktion Wie kann man Rechte einer Funktion einsehen? Die drei Arten von Funktionen Funktionen vergeben Funktionen entziehen Organisationsattribute Was ist die Organisationsseite? Organisationsattribute bearbeiten Adresse eingeben Was tun bei mehreren Adressen? Visitenkarte Was ist eine Visitenkarte? Bearbeiten einer Visitenkarte 18 Schulungsunterlagen für MEDonline-Beauftragte 2010 MEDuni Graz Version 2.0 2

3 Inhaltsverzeichnis 6. HILFE-Texte Anhang 20 Neue MitarbeiterIn Erfassung, Accountvergabe, Aufscheinen in Suche und Personenlisten. 20 Schulungsunterlagen für MEDonline-Beauftragte 2010 MEDuni Graz Version 2.0 3

4 Einleitung Allgemeine Hinweise zum Skript Was ist MEDonline? MEDonline ist das Informationsmanagementsystem der MED Uni Graz. Sämtliche für die Administration von Lehre, Prüfung und Verwaltung relevanten Daten werden in einer zentralen Datenbank gespeichert und stehen somit für alle Abfragen und Bearbeitungsvorgänge online d.h. aktuell aus der Datenbank generiert zur Verfügung. MEDonline dient einerseits zur Präsentation aller Daten der MUG, wobei diese teilweise auch für anonyme Nutzer zur Verfügung stehen. Andererseits dient es zur Bearbeitung der Daten, da alle Angehörigen der MUG (Bedienstete und Studierende) einen identifizierten Zugang zu diesem System haben. Der Zugang zu MEDonline kann mit allen gängigen Web-Browsern (Netscape, Internet-Explorer,...) erfolgen. MEDonline basiert auf CAMPUSonline, das vom Zentralen Informatikdienst der TU Graz entwickelt wurde. Es ist dort seit Jänner 1998 in Betrieb und wird seither kontinuierlich erweitert. Weitere Informationen zu diesem System können über den Info-Button in der Menü-Leiste nachgelesen werden. Copyright Das Skript wurde vom der IT (O-IFS) der Medizinischen Universität Graz (MUG) zur Unterstützung der MEDonline- Beauftragte/n zur Verfügung gestellt und basiert auf den Schulungsunterlagen (CO_SD_Schulungsausgabe_CAM- PUSonline-Bruftrgte_FREIG.doc vom ) der TU-Graz. Support Bei Fragen zu MEDonline wenden Sie sich bitte an die IT-ServiceLine der MUG. Tel: +43 / 316 / it-serviceline@medunigraz.at Web: Medieninhaber Medizinische Universität Graz Universitätsplatz 3, A-8010 Graz Tel: +43 / 316 / Fax: +43 / 316 / rektor@medunigraz.at Schulungsunterlagen für MEDonline-Beauftragte 2010 MEDuni Graz Version 2.0 4

5 Einführung in das Aufgabengebiet 1. Zentrale Aufgaben des MEDonline-Beauftragten Einer der Grundgedanken von MEDonline ist die dezentrale Verwaltung von Daten. Aber nicht nur die Erfassung und Bearbeitung von Daten soll an der jeweils zuständigen Organisationseinheit geschehen, auch die Vergabe von PIN-Codes zur Aktivierung von MEDonline-Accounts und der Berechtigungen kann dezentral erfolgen. Diese Aufgaben werden zumeist von den MEDonline-Beauftragten durchgeführt. Diese Funktion in MEDonline wird vergeben und ist mit den entsprechenden Rechten ausgestattet und besteht an jeder Organisationseinheit. Als MEDonline-Beauftragte/r sind Sie im Allgemeinen verantwortlich für: Vergeben von PIN-Codes für die Personen Ihrer Organisationseinheit Vergeben von Berechtigungen (Funktionen) für die Personen Ihrer Organisationseinheit Entziehen von Berechtigungen, falls Personen die Organisationseinheit verlassen (auch wichtig bei automatischer Beendigung von Accounts) Unterstützung der Personen Ihrer Organisationseinheit in allen MEDonline-Belangen Bearbeitung der Visitenkarte der Organisationseinheit Bearbeitung der Visitenkarten der BenutzerInnen ihrer Organisationseinheit Notizen Schulungsunterlagen für MEDonline-Beauftragte 2010 MEDuni Graz Version 2.0 5

6 Benutzermanagement 2. Benutzermanagement Der wichtigste Teil des Benutzermanagements ist der sogenannte PIN-Code 2.1 PIN-Code Was ist der PIN-Code? Im übertragenen Sinn handelt es sich um einen TAN-Code. Es wird ein einmal verwendbarer Code zum Einrichten oder Reaktivieren eines Accounts erstellt. Wann wird der PIN-Code vergeben? Beim Aktivieren eines neuen MitarbeiterInnenaccounts MitarbeiterIn hat das Kennwort vergessen. Welche Voraussetzungen für PIN-Code-Vergabe sind notwendig? Die Person ist bereits in MEDonline erfasst. (Siehe Anhang) Die Person hat ein Dienstverhältnis bzw. ein Rechtsverhältnis.! Hinweis: Pin-Codes für Studierende werden ausschließlich von der Abteilung Studium bzw. von der ServiceLine vergeben. Notizen Schulungsunterlagen für MEDonline-Beauftragte 2010 MEDuni Graz Version 2.0 6

7 Benutzermanagement Pin-Code-Vergabe In der Applikation Benutzermanagement unter Bedienstete scheinen alle Personen auf, die der Organisationseinheit zugeordnet sind und die Voraussetzungen für eine PIN-Vergabe bzw. für die Accounterlangung erfüllen. Die Farben des Status-Punkts haben folgende Bedeutungen (siehe auch unter Online-Hilfe in MEDonline) blau = normaler Status grün = PIN kann vergeben werden rot = PIN wurde vergeben, nicht eingelöst und ist daher abgelaufen grau = PIN kann nicht vergeben werden (kein DV/ RV, keine Funktion) Abb Benutzermanagement-Fenster Um einen Pin-Code für die betreffende Person zu vergeben, klicken Sie bitte auf den linken farbigen Punkt (bei einem grauen Punkt ist dies nicht möglich). Es öffnet sich das Fenster PIN-Code-Verwaltung (Siehe Abb. 2) Hier können Sie die Empfänger- -Adresse sowie die Kontroll-Adresse beliebig verändern *). Klicken Sie auf Pin-Code vergeben & versenden. Der PIN-Code geht mit einer Anleitung an die betreffende Empfänger- -Adresse, die Kontroll-Adresse bekommt nur eine kurze Bestätigung. *) Hat der Benutzer keine gültige -adresse, so kann der PIN auch an den MEDonline- Beauftragten (sprich an sich selbst) gesendet werden und der Ausdruck dem Benutzer übergeben werden. Abb Pin-Code-Vergabe Schulungsunterlagen für MEDonline-Beauftragte 2010 MEDuni Graz Version 2.0 7

8 Benutzermanagement Wie wird der PIN-Code eingelöst? Klicken Sie die Anmeldung in der MEDonline-Maske Abb Login-Maske Klicken Sie im Anmeldefenster auf die jeweilige Möglichkeit zur PIN-Code-Eingabe. Abb Anmeldemaske Sie erhalten eine weitere Maske, in welcher Sie den PIN-Code und Ihr Geburtsdatum eingeben müssen. (Eine korrekte Erfassung ist also Voraussetzung). (Die Formatvorgabe für das Geburtsdatum ist unbedingt einzuhalten TTMMJJJJ) Abb Pin-Code einlösen (bei Bediensteten)! Achtung: PIN-Code bleibt bei Bediensteten max. 7 Tage gültig (bei Studierende unbegrenzt). Ist die Frist abgelaufen (roter Punkt), muss ein neuer PIN-Code vergeben werden. PIN-Code muss nicht eingelöst werden (wenn z.b. der Person das Kennwort wieder einfällt). Wenn Voraussetzungen für die Account-Erstellung nach der PIN-Code-Vergabe nicht mehr gegeben sind, kann PIN nicht mehr verwendet werden (Punkt ist gelb). Schulungsunterlagen für MEDonline-Beauftragte 2010 MEDuni Graz Version 2.0 8

9 Benutzermanagement 2.2. Accountverwaltung (Bedienstete) In der Accountverwaltung werden die jeweiligen Accounts (User-Zugänge) verwaltet. Zur Accountverwaltung gelangt man, wenn man über die Visitenkarte der Organisationseinheit das Benutzermanagement anklickt und dann auf den Namen der Person Benutzernamen Benutzernamen müssen systemweit eindeutig sein. Der Benutzername beginnt immer mit o_, gefolgt vom maximal 8 Zeichen des Familiennamens (z.b. o_zufall) Kommt der Familienname öfter im System vor, so werden die Benutzernamen nach einem bestimmten System abgeändert. Benutzernamen können durch Änderung des Familiennamens (z.b. nach Heirat) nicht geändert werden Kennwörter Folgenden Kriterien sind erforderlich : min. 6 Zeichen max. 20 Zeichen mindestens ein Buchstabe und eine Ziffer darf nicht den Vornamen, Familiennamen oder Benutzernamen enthalten muss sich von bereits gewählten Kennwörtern durch min. 3 Zeichen unterscheiden. Empfehlenswert ist die Verwendung von Sonderzeichen (z.b.!$%&@ ) Das Kennwort sollte regelmäßig geändert werden. Eine Vorschreibung das Kennwort zu wechseln gibt es nicht Verwaltung Hier kann man zum Benutzer z.b. interne Bemerkungen eingeben, Dienste und Historie einsehen. Im Ausnahmefall kann man auch einen Account sperren: unter Account-Status auf gesperrt setzen. Abb Bearbeitungsmaske Accountverwaltung Schulungsunterlagen für MEDonline-Beauftragte 2010 MEDuni Graz Version 2.0 9

10 Benutzermanagement 2.3. Accountbeendigung Beendigung durch Regelfall Nach der Beendigung des Dienstverhältnisses sowie etwaiger Funktionen bleibt der Account eine gewisse Zeit bestehen, dann wird er automatisch gesperrt (die eingestellte Zeitspanne umfasst 40 Tage). Die Account-Sperre wird bei der Beendigung des Dienstverhältnisses oder der Funktion in einem angekündigt. Gesperrte Accounts sind im Benutzermanagement noch sichtbar. Accounts bleiben nach der Sperre noch eine gewisse Zeit im System bestehen (6 Monate). Danach werden sie gelöscht und sind damit auch nicht mehr im Benutzermanagement sichtbar. Für Accounts von Personen, die kein Dienstverhältnis, keine Zuordnung, keine Funktion mehr haben, kann kein PIN-Code vergeben werden. Beendigung durch den/die MEDonline-Beauftragte! Achtung: Der Zugang zu MEDonline wird nur dann tatsächlich automatisch beendet, wenn eine Person kein Dienstverhältnis und keine Funktionen mehr hat. MEDonline-Beauftragte sind dafür verantwortlich, Funktionen zu entziehen, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Erst wenn eine Person keine Funktion mehr hat, wird die Account-Sperre angekündigt Irreguläre Beendigung MEDonline-Beauftragte können Accounts, wenn nötig, manuell sperren, indem sie das Feld Account-Status auf gesperrt setzen. (siehe Abb ) Ein Beispiel anhand der Accountverwaltung Institutioneller s : Ein institutioneller -account muss über das Formular Institutioneller -Account (MEDonline, Applikation Formulare ) beantragt werden. Da beim Anlegen ein Standard-Passwort vergeben wird, sollte dieses Passwort neu gesetzt werden. (Die Regeln sind gleich wie bei den Bediensteten.) Notizen Schulungsunterlagen für MEDonline-Beauftragte 2010 MEDuni Graz Version

11 Funktionsvergabe 3. Funktionsvergabe 3.1. Berechtigungsmodell von MEDonline Objektrechte Der Zugriff auf die Ressourcen leitet sich aus dem MEDonline-Zugang bzw. aus der Zuordnung zu einer Ressource direkt ab. z.b. Berechtigung für Vortragende, ihre eigenen Lehrveranstaltungstermine zu verwalten. z.b. Berechtigung für Studierende, sich bei Prüfungen anzumelden Funktionen Berechtigungen für Zugriff auf spezifische Ressourcen, die an die gewünschten Personen vergeben werden. Vergabe von Funktionen ist i.a. dezentral. Wird von MEDonline-Beauftragten durchgeführt. Beispiele für Funktionen: LV-Erfassung, MEDonline-Beauftragter, Brandschutzbeauftragter... Abb Infoblatt Abb Funktionliste (hier von der HNO-Klinik) Die Berechtigungen einer Funktion beziehen sich auf die Organisationseinheit, an der die Funktion besteht. Z.B. LV-Erfassung : darf Lehrveranstaltungen dieser Organisation bearbeiten. Funktionen können hierarchisch wirken, erkennbar an (H), dann gelten die Rechte auch für untergeordnete Organisationseinheiten. Schulungsunterlagen für MEDonline-Beauftragte 2010 MEDuni Graz Version

12 Funktionsvergabe Berechtigungen einer Funktion Es gibt spezifische Berechtigungen, aus denen sich eine Funktion zusammensetzt: Rollen (Rechte) Mithilfe der Rollen/Rechte wird der Zugriff auf die einzelnen Ressourcen (Objekte) einer bestimmten Applikation geregelt. (sie Abb : Die Funktion Veranstaltungen hat zwei Rollen.) Abb Beispiel der Rollenregelung an Hand der Applikation Veranstaltungen Wie kann man Rechte einer Funktion einsehen? Aufruf über Funktion auf der Visitenkarte der Organisationseinheit. Abb Funktions/Applikationsauflistung Schulungsunterlagen für MEDonline-Beauftragte 2010 MEDuni Graz Version

13 Funktionsvergabe Die drei Arten von Funktionen Rechtliche Funktionen z.b. RektorIn, InstitutsleiterIn, StellvertreterIn - haben einen informativen Charakter Sie scheinen direkt auf den Organisationsseiten auf und unterliegen bei monokratischen und Kollegial-Organen der Funktionsperiode. Sie werden von einer entsprechend berechtigten Person zentral vergeben (nicht von den MEDonline-Beauftragten) oder direkt aus SAP importiert. Fachliche Funktionen = normale Funktionen Die meisten Funktionen fallen in diese Kategorie. Programmspezifische Funktionen = heikle Funktionen Diese scheinen nicht öffentlich auf, d.h. man kann nicht sehen, wer eine solche Funktion besitzt. Z.B. für Funktionen in der Prüfungsverwaltung o.ä. Nur diejenigen, die eine solche Funktion entweder besitzen oder vergeben dürfen, sehen die Zuordnung (nur die eigene) Funktionen vergeben Wenn man Berechtigung zur Funktionsvergabe besitzt, erscheint ein Link auf Funktionen: Abb Beispiel einer Funktionsvergabe Abb Beispiel einer Funktionszuweisung Schulungsunterlagen für MEDonline-Beauftragte 2010 MEDuni Graz Version

14 Funktionsvergabe! Hinweis: Studierende können keine Funktionen besitzen! Sie können zwar Funktionen an Studierende vergeben, dies bewirkt aber, dass die Person automatisch einen Eintrag in der Liste der Mitarbeiter/Bediensteten bekommt und die Funktion ihm/ihr als Mitarbeiter/in zugeordnet wird. Die Person erfüllt damit die Voraussetzung, um einen MitarbeiterInnen-Account zu bekommen und muss diesen verwenden, um die an sie vergebene Funktion auszuüben Funktionen entziehen Verwenden Sie den Link auf den Namen der Person wenn die Funktion gleich beendet werden soll: Löschen, zur Beendigung der Funktion: (End-)Datum eingeben. (Eine zurückdatierte Beendigung ist nicht möglich!) Die Zuordnung der Person zur Funktion wird auf jeden Fall nicht tatsächlich aus der Datenbank gelöscht, da sie ja für die entsprechende Zeit bestanden hat und diese Information gespeichert bleibt Abb Funktionszeitraum nachträglich ändern Schulungsunterlagen für MEDonline-Beauftragte 2010 MEDuni Graz Version

15 Organisationsattribute 4. Organisationsattribute 4.1. Was ist die Organisationsseite? Diese bietet Informationen zur Organisationseinheit (über die Links Kontakt und Beschreibung ). Sie bietet Zugriff auf Bearbeitung von Organisationsdaten (je nach Berechtigung scheinen entsprechende Applikationen auf).! Hinweis: Rechtliche Funktionen, die auf einer Organisation bestehen, scheinen direkt auf der Seite auf. (Beispiel: LeiterIn ) Abb Beispiel für eine Organisationsseite 4.2. Organisationsattribute bearbeiten Organisationsattribute sind Kontaktangaben und eine Beschreibung der Organisation. Sie sollten immer von dem/ der MEDonline-Beauftragten der jeweiligen Organisationseinheit erfasst und aktuell gehalten werden. Abb Bearbeitungsfenster Primärbereich Schulungsunterlagen für MEDonline-Beauftragte 2010 MEDuni Graz Version

16 Organisationsattribute Adresse eingeben Gehen Sie ins Kontaktfenster Abb Kontaktfenster im Organisationsbereich) Hier klicken Sie im Primärbereich oder weiterer Bereich auf Bearbeiten Es öffnet sich das Adressdaten-Bearbeitungsfenster. Abb Bearbeitung der Adressdaten! Achtung bei der Adresse: Alle Adressen der Universität sind erfasst. Nehmen Sie immer eine Adresse aus der Liste! Den Punkt Sonstige Adresse nur in Ausnahmefällen z.b. die Adresse ist wirklich nicht erfasst verwenden. Hingergrund: Es kommt zu einer unsauberen Datensammlung, die z.b. bei Verteilerlisten Probleme verursachen kann. Schulungsunterlagen für MEDonline-Beauftragte 2010 MEDuni Graz Version

17 Organisationsattribute Was tun bei mehreren Adressen? Primärbereich: Hier wird immer die Hauptadresse der Organisation eingetragen sie erscheint auf den Visitenkarten der zugeordneten Personen dieser Orginisationseinheit als Postadresse auf. Weiterer Bereich Das ist eine Zweit-Adresse, diese kann mit Neue Adresse erfasst werden. Mit Hilfe des Punktes Sortierung legen Sie fest, welcher der beiden die Primäradresse ist. Bearbeiten: Sie können unter Bezeichnung weitere Daten eingeben, um den Primärbereich und den weiteren Bereich zu kennzeichnen ( z.b. Abb Bereich Administration ). Dies scheint dann so auf: Abb Betrachtung Primärbereich mit alter Institutsbezeichnung Notizen Schulungsunterlagen für MEDonline-Beauftragte 2010 MEDuni Graz Version

18 Visitenkarte 5. Visitenkarte 5.1. Was ist eine Visitenkarte? Sie bietet den Zugriff auf Applikationen und dient der Verwaltung eigener Objekte, z.b. eigene Lehrveranstaltungen, eigene Veröffentlichungen. Sie bietet Zugriff auf persönliche Einstellungen, Kennwortänderung, Status des eigenen Accounts u.ä. Sie bietet anderen Leuten Information zur Person (Mailadresse, Telefonnummer, Postadresse etc.), aber auch Zugang zu Lehrveranstaltungen, Veröffentlichungen, Funktionen, usw. Abb Abbildung einer Visitenkarte 5.2. Bearbeiten einer Visitenkarte Die eigene Visitenkarte darf die jeweilige Person und die entsprechend berechtigte Personen (z.b. MEDonline- Beauftragte) bearbeiten. Es können nur jene Felder bearbeitet werden, die im Bearbeitungsmodus hell unterlegt sind. -Adresse: Beim Neuerstellen eines Accounts (=erstmaliges Einlösen eines PIN-Codes) wird die Mail-Adresse vergeben (unter Accountstatus > Dienste ).! Achtung bei der Adresse: Wenn Sie eine private -Adresse angeben, scheint diese statt der Universitätsmailadresse auf der Visitenkarte auf und wird auch bei Aussendungen verwendet. Verteiler- und System-Mails gehen also an diese -Adresse (ob diese tatsächlich existiert wird nicht überprüft). Für weitere Informationen kontaktieren Sie bitte die IT-ServiceLine (DW 74444). Schulungsunterlagen für MEDonline-Beauftragte 2010 MEDuni Graz Version

19 Visitenkarte Nicht änderbar sind: Name und Titel (diese werden aus der Personalverwaltung (SAP) importiert) Studierendenevidenz und die Postadresse aus Organisationszuordnung (hier kann nur frei gewählt werden, wenn mehr als eine Organisationszuordnung besteht, also mehrere Arbeitsverhältnisse bestehen.) Besonderheit: Die Anzeigeoption des Passbildes kann eingeschränkt werden (Bei Anonymzugriff sichtbar oder unsichtbar). Bei Namensänderung (z.b. durch Verehelichung) kann die -adresse geändert werden. Voraussetzung ist die vorhergehende Meldung an die Abteilung Personal. Anschließend ist die IT-Serviceline zu kontaktieren, um die Änderung der -Adresse durchzuführen. Notizen Schulungsunterlagen für MEDonline-Beauftragte 2010 MEDuni Graz Version

20 Hilfe und Anhang 6. HILFE-Texte Auf einigen Seiten gibt es auch eine Online-Hilfe. Diese ist noch im Aufbau und derzeit nicht für alle Seiten vorhanden. Abb Position des Hilfelinks 7. Anhang Neue MitarbeiterIn Erfassung, Accountvergabe, Aufscheinen in Suche und Personenlisten. Es gibt zwei Möglichkeiten, neue Mitarbeiter zu erfassen : Zentrale Erfassung (i.a. durch die Abteilung Personal, meist Import aus SAP oder Erfassung in Personalverwaltungsmaske alle Dienst- und Rechtsverhältnisse) Dezentrale Erfassung am Institut durch berechtigte Person über die Applikation Personen auf Organisations-Seite (nur Sonstige Zuordnungen). Die Erfassung von Vorname, Nachname, Geburtsdatum, (nur bei österreichischer) SVNR *) und Adresse in der Personalmaske reicht aus (keine Organisationszuordnung, kein Dienstverhältnis). *) Hat die betreffende Person keine österreichische SVNR, dann ist nur eine zentrale Erfassung möglich. Meldung erfolgt an die IT-Serviceline. Achtung: Das Geburtsdatum muss angegeben werden, da es für die Einrichtung eines MEDonline-Accounts nötig ist. Damit ist eine Person schon erfasst und kann in MEDonline eine Funktion erhalten und einer LV zugeordnet werden. Die neue Person ist allerdings nicht suchbar, d.h. über die normale MEDonline-Personensuche nicht zu erreichen. Bei der Suche werden nur aktive Personen gefunden, also solche, die ein Dienstverhältnis oder eine Funktion haben. In der Personen -Liste einer Organisation scheinen nur die Personen auf, die an der Org. ein Dienstverhältnis/Rechtsverhältnis oder eine sonstige Zuordnung haben. Damit die neue Person einen MEDonline-Account bekommen kann, muss sie entweder ein Dienstverhältnis bekommen oder eine sonstige Zuordnung (Gastprof, Drittmittelverhältnis,...) erhalten. Dies wird bei der IT- ServiceLine beantragt. Wenn eine Organisationszuordnung besteht, scheint die Person in der Benutzermanagement-Liste dieser Organisation auf. Man kann dort einen PIN-Code vergeben, damit die Person sich einen MEDonline-Account einrichten kann. Wenn keine Organisationszuordnung besteht: Die Person scheint in der Benutzermanagement-Liste auf und kann von dem/der MEDonline-Beauftragten einen PIN-Code bekommen. Schulungsunterlagen für MEDonline-Beauftragte 2010 MEDuni Graz Version