Kollaborative Vertragsprozesse im Unternehmen compliant sicherstellen!

Transkript

1 Kollaborative Vertragsprozesse im Unternehmen compliant sicherstellen! Wie Legal und IT die Vertragsprozesse sichtbar messbar verbessern?! In der Praxis nachgehakt bei : Joern Lipkow, Corporate Counsel, Carl Zeiss AG.

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3 Die IT löst alle Probleme immer ganz schnell. 2

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6 Verträge Prozesse Compliance 5

7 dokumentieren - kommunizieren - verbessern 6

8 Trends of Legal Work 1. Bespoke The Evolution of Legal Services Is delivered in a very personalized manner, usually supported by face-to-face meetings. 2. Standardized Standardization avoids duplication of effort or reinvention of the wheel (checklists, manuals that articulate) good practice. 3. Systematized Here systems are used for the conduct of legal work. I am referring to systems that are designed for internal use only within a legal unit. 4. Packaged One example here is when law firms offer their clients access to their internal knowledge system. More ambitious illustrations are where documents assembly systems are given to clients to use directly. 7

9 So how should lawyers resource legal work in the future? Multi-sourcing (higher grade work, legal research work) Sources of Legal Services 1. In-Sourcing 2. De-lawyering legal task can responsibly be handed over to a non-lawyer to discharge; that individual might be paralegal, legal executive, or perhaps even an intelligent lay person. 3. Relocating relocating of legal work to countries in which the firms or organizations in question have not previously had a presence. 4. Outsourcing legal work to a specialist support companies, usually in low cost countries. This is giving rise to rapidly growing field known as legal process outsourcing (LPO) (such as document review in litigation or due diligence for corporate work). 8

10 So how could lawyers resource legal work in the future? 5. Co-sourcing This involves separate organizations collaborating in the delivery of some legal service. This can be collaboration between law firms and their clients, working together as a team; or may even involve two or many more law firms coming together and delivering a joint service. 6. Leasing of lawyers on a project basis. 7. Home-Sourcing Often on part-time basis. This makes the most of the working potential of lawyers who prefer or must operate from their own homes. 8. Open Sourcing Legal materials (standard documents, memoranda of guidance, standard procedures, legal opinions, case studies, personal practical experience ) will soon be gathered together and made available at no charge in public repositories and in private communities. 9

11 LifeCycleManagement im Vertragsmanagement Treiber Archivierung Ausschreibung Angebotsvergleich Ziele Kostendruck Globalisierung Vertragsverlängerung/ Ergänzung Vertragspartner Vertragserstellung /Verhandlung Kosten reduzieren globale/lokale Anford. erfüllen Compliance Vertragscontrolling Verantwortlichkeiten Dokumente Vertragsprüfung Transparenz Risiken Vertragserfüllung Fristen Beziehungen Vertragsgenehmigung Risiken minimieren Vertragsmanagement Organisation & Standardisierung & Controlling 10

12 OPH Analyse-/ Beratungsmethodik Projektlaufzeit (Erfahrungswerte bei Standardeinführung) Anwender-Nutzen OPH - Organisations- und Prozesshandbuch Beschreibung beteiligter Organisationsbereiche und Personen Herausarbeitung relevanter Unternehmens- & Vertragsprozesse Risikoanalyse & Risikobewertung Anforderungen, Funktionen, Abläufe, Meilensteine, etc. Definition von Standard Reports Kick-off Meeting Freigabe durch Kunde Implementierungskonzept Festlegen der operativen Einstellungen Beschreibung Reports & Auswertungen Definition Berechtigungs-konzept, Dokumentenarten & Aktenverwaltung Beschreibung Systemvoraussetzungen Zielsetzung des Projektes Definition einheitlicher Begriffe und Strukturen Definition Zeitplan Prozessanalyse (Interviews) Installaton/ Konfiguration/ Schulung, Einweisung Installation eines Testsystems Schulung Kernteam Konfiguration Prozesse & Dokumentarten Migration der Daten aus vorhandenen Systemen Qualitätssicherung der Daten Abbildung der Prozesse Berechtigungskonzept Schnittstellen zu anderen Systemen Installation Produktivsystem Konzeption für den Betrieb Abnahme / Produktivstart Inbetriebnahme des LCM- Systems Rollout Produktivstart Schulung Benutzer Kontinuierliche Verbesserung Weitere Schritte Nationaler/ internationaler Rollout Ausbau der Applikationen Ihr Erfolg hat einen Namen 11

13 mit einem bewährten Ansatz Capture zur Erarbeitung und Beschreibung der aktuellen Prozesse (Abläufe, Dokumente, Rollen, Strukturen, Auswertungen, Berichtswesen, ) Discover für die Definition von Potenzialen und Organisationsverbesserungen auf Basis der IST- Prozesse Improve Analyse von Risiken, Potenzialen mit Bewertung und Prozess- und Kostenvorschlägen, Nutzenargumentation, Lösungsansätze Score Vorstellung der Ergebnisse, Empfehlungen für die Organisation, Kosten-/Nutzen-Argumentation, Umsetzungsvorschlag und Verabschiedung von Zielen 12

14 Compliance Prozesse Verträge Organisation Contract quotient (CQ) : objektiver, universeller und übergreifender Wert zur Messung der Qualität & Compliance in der Vertragsorganisation bei der Durchdringung des Vertragsmanagement in der Organisation Agilität 13

15 Erfolgsrate der Vertragsorganisation Contract performance (CQ)= f (Kultur * (Strategie + Agilität + Organisation)) CQ Vertragskultur Strategie Agilität Vertragsorganisation Compliance - Bewußtsein im Vertragsprozess unternehmensweit in der Organisation verankern, steuern und entwickeln Unternehmens - Vision und strategie mit der Vertragsorganisation abgleichen, umsetzen und strategisch Systeme, Werkzeuge und Technologien zur Erreichung Unternehmenszielen einsetzen (CIO) * + + entwickeln Vertragsstrukturen und prozesse an den Unternehmenszielen ausrichten und in Verantwortung, Ablage und Messbarkeit in den Abteilungen positionieren (Risk-Management) 14

16 Analyse der Organisation SWOT Analyse (Kultur, Strategie, Agilität, Organisation) Qualitätsmerkmale (Prozesse, Verantwortung, Potentiale) 15

17 Rechtsabteilungen in Unternehmen gewinnen an Bedeutung als Serviceorganisation für Vertragsprozesse, Compliance Themengebiete gehen weit über Vertragsmanagement hinaus (gobale Organisation, Template-Verantwortung, Risk-Management) Erwartungsdruck steigt mit den neuen Aufgabengebieten umfassende Managementinformation (Gesetze, Compliance, Strategieberatung) als Beratungsleistung für Abteilungen, Management und Vorstand 16

18 Chancen der Legal - Technologien E-Learning Automated document assembly Electronic file management Relentless connectivity Online legal guidance Legal open-sourcing Closed legal communities The electronic legal marketplace These possibilities are already available, but we have to be willing to use them. 17

19 TODAY S LEGAL PARADIGM TOMORROW S LEGAL PARADIGM Legal Service Advisory service One-to-one Reactive service Time-based billing Restrictive Defensive Legal focus Legal Service Information Service One-to-many Proactive service Commodity pricing Empowering Pragmatic Business focus Legal Process Legal problem solving Dispute resolution Publication of law A dedicated legal profession Legal Process Legal risk management Dispute pre-emption Promulgation of law Legal specialists and information engineer Print-based IT-based legal system 18

20 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit