Kunden gewinnen, drucken, liefern es liegt in Ihrer Hand

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1 Kunden gewinnen, drucken, liefern es liegt in Ihrer Hand Interaktives Workflow-Management Océ PRISMA access 5.2-Software you can

2 Kunden gewinnen, drucken, liefern es liegt in Ihrer Hand 2

3 Einfache strukturierte Dokumentenübertragung Der PDF-basierte Arbeitsablauf ermöglicht eine schnellere und einfachere Jobverarbeitung. Verbesserte Kundenkommunikation Zentrale Übersicht aller aktiven Jobs Die Operator Console kann für jeden CRD-/Print for Pay-Mitarbeiter angepasst werden Finanzkontrolle, einschließlich Kostenbewertung, Kostenvoranschlag, Quoten und Budgetgenehmigung Mit wachsendem Druckgeschäft können Sie weitere Dienste anbieten Océ PRISMAaccess 5.2-Software Workflow-Management zur Steigerung des Produktionsdruckvolumens Océ PRISMAaccess 5.2 macht aus Ihrer zentralen Repro-Abteilung (CRD) oder Print for Pay-Umgebung einen Magneten für Druckaufträge. Für Ihre Kunden wird die Weiterleitung von CRD-/Print for Pay-Jobs so einfach und attraktiv, als würden sie ihren eigenen Drucker verwenden. Außerdem können Sie sich einfacher über den Auftragsstatus informieren. Sie können Aufträge schneller verarbeiten und die Kosten besser kontrollieren. Mit wachsendem Druckgeschäft können Sie den Zugriff auf Ihre CRD oder Print for Pay-Umgebung erweitern und weitere Dienstleistungen anbieten. Dank dieser erstklassigen Dienstleistung werden Ihre Kunden immer wieder zu Ihnen kommen. 3

4 Kundenbindung erhöhen Mit der Océ PRISMAaccess 5.2-Software können Kunden Aufträge direkt von ihrem Desktop an die CRD/Print for Pay-Umgebung senden. Das ist so einfach, als würden sie ihren eigenen Drucker verwenden. Jobs können auch mithilfe einer Webschnittstelle, eines herunterladbaren Treibers oder einfach per gesendet werden. Dank der strukturierten Dokumentenübertragung können Kunden alle verfügbaren Produkte auf einen Blick sehen. Der Bestellvorgang umfasst drei einfache Schritte. Zuerst wird die gewünschte Art von gebundenem oder gefaltetem Dokument ausgewählt. Dann werden die Dokumente und ihre jeweiligen Anforderungen hinsichtlich Material und Endverarbeitung ausgewählt. Zum Schluss kann der Kunde verschiedene Informationen anfordern, unter anderem: Kostenbewertung, Kostenvoranschlag, Lieferinformationen, - Kommunikation usw. Dann schließt er den Bestellvorgang ab, indem er den Auftrag an CRD/Print for Pay sendet. Sie können Ihre Kunden mit -Benachrichtigungen und einer personalisierten Übersicht ihrer aktiven Aufträge über ihren Auftragsstatus informieren. Das Ergebnis: Keine Verwirrung hinsichtlich der Jobanforderungen, selteneres Outsourcing von Aufträgen, größeres Vertrauen in Ihre Dienstleistungen und zufriedenere Kunden und Mitarbeiter. Optimieren Sie Ihre CRD/Print-Umgebung Océ PRISMAaccess 5.2 sorgt für eine reibungslose Jobverarbeitung. In der Operator Console können Sie eine zentrale Übersicht sämtlicher eingegangener Aufträge und Benachrichtigungen zu neuen Aufträgen anzeigen. Bei Bedarf können sogar PDF-Dateien angezeigt und zusammengeführt werden, dies steigert die Effizienz und hilft bei der Jobgestaltung. Der Preflight-Vorgang ist schneller und einfacher. Die Software integriert die Hauptfunktionen von Enfocus PitStop Pro, sodass Sie PDF-Dateien auf fehlende Schriften und Bilder mit niedriger Auflösung hin überprüfen können, ohne eine separate Anwendung öffnen zu müssen. Da die Preflight-Regeln nur einmal festgelegt werden müssen, kann der Bediener den Preflight-Vorgang sofort starten, sobald ein PDF-Dokument eingeht. So können Sie Zeit sparen und die engsten Termine einhalten. Nach Abschluss des Preflight-Vorgangs erstellt die Software eine Übersicht mit allen aufgetretenen Problemen. Um die Fehlerrate zu senken und noch mehr Zeit zu sparen, werden Job Ticket-Einstellungen automatisch in die optionale Océ PRISMAprepare-Software übertragen. Sie können sogar Automatisierungsvorlagen, die in PRISMAprepare erstellt wurden, direkt von der Operator Console abrufen, um die Dokumentenvorbereitung vollständig zu automatisieren. Bediener können Kunden zudem personalisierte s mit einem Link auf die Jobvorschau senden. Dadurch haben Sie die volle Kontrolle über die Produktion, während Kunden die Eigentümer ihrer Aufträge bleiben. 4

5 Océ PRISMAaccess 5.2-Software Workflow-Management zur Steigerung des Produktionsdruckvolumens Flexiblere Jobverarbeitung Die Océ PRISMAaccess 5.2-Software bietet Ihnen mehr Flexibilität bei der Jobverarbeitung. Selbst die Verarbeitung von Jobs, die als - Anhang versendet wurden, ist schnell und einfach. Dank - Integration kann der Bediener die öffnen und das Job Ticket in Microsoft Outlook erstellen. Grundlegende Informationen wie Name und Standort des Auftragseigentümers sind bereits ausgefüllt. Der Bediener muss nur noch die Auftragsanforderungen hinzufügen. Bei Bedarf können Sie alle eingehenden Dateien automatisch in das PDF-Format konvertieren, um sie an einen beliebigen Drucker weiterzuleiten. Die Ansicht der Operator Console kann je nach Anforderung des jeweiligen Bedieners angepasst werden. Sie können Aufträge bestimmten Mitarbeitern zuweisen, damit alle wissen, was sie zu tun haben. Um erneutes Drucken zu vereinfachen, können Bediener ihr eigenes lokales Archiv in der Operator Console erstellen. Optional kann auch ein durchsuchbares Archiv für erneutes Drucken mit Zugriffsrechten für Kunden und andere Bediener erstellt werden. Direkt nach dem Druck werden Aufträge auf Warnmeldungen hin überprüft, um sicherzustellen, dass das gedruckte Dokument den Erwartungen entspricht. Zusätzliche Drucker, die das Standardprotokoll SNMP mit Drucker-MIB unterstützen, können überwacht werden. Der aktuelle Auftragsstatus wird in die Operator Console geladen. Bis zu 10 Bediener können gleichzeitig auf den zentralen Server zugreifen, dies verlangsamt die Produktion auch während der Stoßzeiten nicht. Dank der Océ PRISMAaccess 5.2-Software können Sie problemlos Eilaufträge annehmen, Aufträge priorisieren und kurzfristige Änderungen vornehmen. 5

6 Océ PRISMAaccess 5.2-Software Workflow-Management zur Steigerung des Produktionsdruckvolumens Umfassende Kontrolle der Druckkosten Wenn Ihre Druckzentrale gut organisiert ist, können Sie zwischen 20% und 40% der Ausgaben für die Dokumentenverwaltung einsparen. Die Océ PRISMAaccess 5.2-Software wurde entwickelt, um für vollständige Kostentransparenz zu sorgen. Die Funktion zur automatischen Kostenbewertung bietet Kunden einen realistischen Kostenvoranschlag. Falls Kunden gemischten Farbund Schwarzweißdruck wünschen, erhalten sie für Farb- und Schwarzweißdrucke jeweils verschiedene Preise. Wenn Kunden eine feste Kostenvereinbarung wünschen, können sie einen Kostenvoranschlag anfordern. Die Operator Console bietet einen erweiterten Kalkulator mit integrierter PDFTron-Technologie. Mit diesem Kalkulator können Bediener basierend auf den Auftragsanforderungen einen präzisen Kostenvoranschlag erstellen. Diesen sendet der Bediener dann per an den Kunden, der den Preis akzeptieren oder die Auftragseinstellungen anpassen kann. Zur optimierten Kostenkontrolle in Unternehmensumgebungen können für jeden Benutzer oder jede Benutzergruppe ganz einfach Grenzwerte für die Budgetgenehmigung festgelegt werden. Falls ein Job gesendet wird, der die vordefinierten Kosten übersteigt, wird zur Genehmigung eine an den Budgeteigentümer gesendet. Sobald der Job genehmigt wurde, kann er verarbeitet werden. Sie können auch ein Gesamtkontingent pro Benutzergruppe festlegen. Wenn das Kontingent erreicht oder überschritten wurde, wird der Budgeteigentümer automatisch benachrichtigt. Ihre Finanzverwaltung wird einfacher, da die gesamte Abrechnung auf den Informationen des Job Tickets basiert. Mithilfe von Funktionen zur Kostenzuordnung für Aufträge sowie Verwaltungsberichten werden alle besser über die Druckkosten informiert. Dies vereinfacht die Kostenzuordnung und sichert die Kostendeckung, damit Ihr Unternehmen von einer Kostenstelle zu einem Profit-Center wird. 6

7 Zentraler Server Druckproduktion Bediener 1 Bediener Webserver 1 Firewall Webserver Externer Endbenutzer Interner Endbenutzer Erweitern Sie bei Bedarf Ihre Dienstleistungen Océ PRISMAaccess 5.2 kann erweitert werden, wenn Ihr Kundenstamm wächst und sich die Anforderungen ändern. Bis zu fünf Webserver können mit Ihrem zentralen Server verbunden werden. Auf diese Weise können Sie einen wachsenden Kundenstamm verwalten, ohne Ihre Betriebsabläufe zu unterbrechen. Um den Kunden der Druckzentrale mehr Flexibilität zu bieten, ermöglicht eine auf Océ PRISMAarchive basierende Funktion den Benutzern, ihr eigenes lokales Archiv zu erstellen und Zugriffsrechte festzulegen. Die archivierten Dokumente können für den privaten Gebrauch abgerufen oder an Kollegen gesendet werden. Mit dem Tool zur Web-Übertragung können Kunden Dokumentenarchive durchsuchen und Job Ticket-Einstellungen festlegen. Die Océ PRISMAaccess 5.2-Software arbeitet auch problemlos mit anderen Océ PRISMA-Softwareprodukten zusammen und ermöglicht Ihnen, Ihren Arbeitsablauf zu optimieren und Kunden wertvolle neue Dienste anzubieten. Die Benutzeroberfläche der Océ PRISMA-Software basiert auf dem preisgekrönten Océ OCEAN-Design, deshalb können Ihre Bediener ganz einfach zwischen den Anwendungen wechseln. Die offene JDF- Oberfläche der Océ PRISMAaccess 5.2 ermöglicht zudem die Integration mit Drittanbietersoftware, sodass Sie noch mehr Dienste hinzufügen können. 7

8 Änderungen der technischen Daten vorbehalten. Alle Firmen- und/oder Produktnamen sind Marken und/oder eingetragene Marken der Hersteller in ihren Märkten und/oder Ländern. Canon Inc. canon.com Canon Europe canon-europe.com German Canon Europa N.V., 2013 Canon Deutschland GmbH Europark Fichtenhain A10 D Krefeld Canon Helpdesk Tel.: Fax: canon.de Canon Austria GmbH Oberlaaer Straße 233 A-1100 Wien Canon Helpdesk Tel (zum Ortstarif) canon.at Canon (Schweiz) AG Richtistrasse Wallisellen Canon Helpdesk Tel canon.ch

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