Neue Wege im Betrieblichen Eingliederungsmanagement

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1 Marianne Giesert, Tobias Reuter, Diana Reiter Neue Wege im Betrieblichen Eingliederungsmanagement Arbeits- und Beschäftigungsfähigkeit wiederherstellen, erhalten und fördern Datenschutzkonzept für das Betriebliche Eingliederungsmanagement mit dem AFCoaching Vorschlag für Regelungen des Datenschutzes in der Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung Evaluation: Partnerbetriebe: Förderträger:

2 Ablauf AFCoaching auf Vorschlag für Regelungen des Datenschutzes in der Betriebs- oder Dienstvereinbarung zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement mit dem Arbeitsfähigkeitscoaching Im Folgenden sind Hinweise zur Ausgestaltung von Datenschutzbestimmungen innerhalb der Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement beschrieben, die auch das Arbeitsfähigkeitscoaching berücksichtigen. Es wird empfohlen, dass umfassende Datenschutzbestimmungen als Bestandteil in eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung zum BEM einfließen. Ziele eines solchen Datenschutzkonzeptes sind die Handlungssicherheit aller Akteurinnen und Akteure des BEMs beim Umgang mit personenbezogenen Daten sowie die Schaffung von Transparenz und einer Vertrauensbasis bei den BEM-Berechtigten, die bei allen Schritten des BEM-Verfahrens nachvollziehen können, wie mit ihren Daten umgegangen wird. Neben einer allgemeinen Datenschutzregelung (vgl. Abbildung 2) wird ein ausführlicher Anhang empfohlen. Hierfür ist das BEM- Verfahren auf datenschutzrechtliche Aspekte genau zu prüfen. Für alle Verfahrensschritte muss eindeutig geklärt werden, welche Daten, zu welchem Zweck, von wem erhoben, gespeichert und verwertet werden. Dabei muss auch deutlich werden, wo und wie lange die Daten gespeichert bzw. aufbewahrt werden. In Tabelle 1 sind solche datenschutzrechtlichen Aspekte für den Ablauf des Arbeitsfähigkeitscoachings auf (vgl. Abbildung 1) untersucht und festgehalten. Bitte beachten: Die Ausführungen in Tabelle 1 sind auf den Prozess des Betrieblichen Eingliederungsmanagements der jeweiligen Organisation anzupassen. Im Handlungsleitfaden Neue Wege im Betrieblichen Eingliederungsmanagement Arbeitsfähigkeit wiederherstellen, erhalten und fördern. Ein Handlungsleitfaden für Unternehmen, betriebliche Interessenvertretungen und Beschäftigte 1 wird für Betriebe bzw. Organisationen beschrieben, wie sie zu einem strukturierten und professionellen BEM mit dem Arbeitsfähigkeitscoaching gelangen. Hier finden Sie auch Hinweise zur Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung mit einem umfassenden Datenschutz. Individuelle Ebene: AFCoaching mit den BEM-Berechtigten durchführen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit von mehr als sechs Wochen Kontaktaufnahme und Erstgespräch durch BEM-Verantwortliche Angebot eines AFCoachings durch BEM-Verantwortliche Erstgespräch AFCoaching mit BEM Berechtiger/m Analyse mit BEM-Berechtigter/m und ggf. mit weiteren Expertinnen sowie Experten Diskussion der Analyseergebnisse und Entwicklung von Maßnahmen mit BEM-Berechtigter/m Maßnahmenworkshop mit allen erforderlichen Beteiligten Maßnahmenumsetzung und Monitoringgespräche AFCoaching-Abschlussgespräch Nachhaltigkeitsgespräch Übergabe des abgeschlossenen AFCoaching-Falls an BEM- Verantwortliche Abb. 1: Ablauf Arbeitsfähigkeitscoaching auf (Giesert/Reiter/Reuter: Neue Wege im Betrieblichen Eingliederungsmanagement, 2013) 1 Weitere Quellenangabe am Ende des Dokuments 2

3 Der Datenschutz kann durch eine allgemeine Regelung in Ergänzung mit einem umfassenden Anhang beschrieben werden. Die allgemeine Regelung könnte wie folgt aussehen: XXX Datenschutz Das Betriebliche Eingliederungsmanagement erfolgt unter Wahrung der jeweils gültigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Wenn personenbezogene Daten an Dritte weitergegeben werden sollen, sind die BEM- Berechtigten darüber aufzuklären und ihre schriftliche Einwilligung muss eingeholt werden (s. Anhang Tabelle Datenschutz). Daten der Betriebsärztin/des Betriebsarztes können nur nach schriftlicher Entbindung von der Schweigepflicht durch die BEM-Berechtigten in den Prozess eingebracht werden. Die erhobenen Daten dürfen ausschließlich für die in der Vereinbarung benannten Ziele des BEM verwandt werden. Sie dienen dem Erhalt der Arbeitsfähigkeit und des Arbeitsplatzes. Zu anderen Zwecken ist ihre Verwendung untersagt. Über den BEM-Prozess wird eine Akte angelegt. Diese Akte verbleibt unter Verschluss bei dem Eingliederungsberater/der Eingliederungsberaterin bzw. bei seinem/ihrer Stellvertreter/Stellvertreterin und ist nur diesen zugänglich. Sie wird kein Bestandteil der Personalakte. Detaillierte Angaben finden Sie in der Anlage. Datenschutz zum BEM. Die Arbeitsfähigkeitscoaches stellen sicher, dass die im Rahmen ihrer Tätigkeit erhobenen Daten unter Verschluss gehalten und vor dem Zugriff Dritter gesichert sind. Die Musterbetrieb GmbH stellt dafür geeignete Strukturen zur Verfügung. Genaue Bestimmungen zum Datenschutz beim BEM/ AFCoaching sind im Anhang zu finden. Abb. 2: Vorschlag für eine allgemeine Regelung des Datenschutzes in einer Betriebs-/ Dienstvereinbarung zum BEM mit dem AF- Coaching Im Folgenden wird ein möglicher Anhang für genauere datenschutzrechtliche Bestimmung beim BEM anhand des Ablaufes des Arbeitsfähigkeitscoachings auf gezeigt. Diese Musteranlagen müssen auf den tatsächlichen BEM-Prozess und die Besonderheiten des Betriebes angepasst werden. 3

4 Anlage: Datenschutz beim BEM mit dem AFCoaching: Anlage 1: Allgemeine datenschutzrechtliche Bestimmungen zum BEM/ AFCoaching: Beim BEM/ AFCoaching auf sind noch die folgenden, allgemeinen, datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu beachten: Allgemein ist jegliche Datenerhebung und -weitergabe personenbezogener Daten verboten, außer sie ist gesetzlich oder durch den/der Berechtigten legitimiert. Es muss verhindert werden, dass persönliche Daten missbraucht und für andere Zwecke genutzt werden können als die im 84 Abs. 2 SGB IX stehende Zielsetzung der Überwindung von Arbeitsunfähigkeit, dem Erhalt und der Förderung der Arbeitsfähigkeit und dem Erhalt des Arbeitsplatzes. Es muss zudem bei allen Schritten des BEM/ AFCoachings geprüft werden, wer tatsächlich welche Daten in welchem Umfang für seine Tätigkeit und seine gesetzlichen Verpflichtungen benötigt. Für alle Schritte des BEM gilt, möglichst keine oder so wenig wie möglich personenbezogene Daten zu erheben und zu speichern (siehe auch 3a BDSG Datenvermeidung und Datensparsamkeit). Darüber hinaus gilt, dass für alle Maßnahmen des BEM einschließlich der dafür erforderlichen Datenverarbeitung die Einwilligung des/der jeweiligen BEM-Berechtigten einzuholen ist. Es muss gewährleistet sein, dass Personen, die mit dem Betrieblichen Eingliederungsmanagement zu tun haben, entsprechende Datenschutzerklärungen unterschrieben haben. Bestimmte Personengruppen sind aufgrund ihrer Stellung zur Geheimhaltung verpflichtet: Betriebsräte nach 79 BetrVG, Personalräte nach 10 BPersVG und entsprechend in den Landespersonalvertretungsgesetzen, Schwerbehindertenvertretung nach 96 SGB IX und Ärzte sowie weitere im Strafgesetzbuch aufgeführte Personengruppen nach 203 StGB. Um eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zu unterstreichen und Unklarheiten zu vermeiden, sollte trotz der bestehenden Verpflichtung zum Datenschutz eine zusätzliche Datenschutzerklärung (vgl. Muster Abbildung 3) für den aktuellen BEM-Fall unterzeichnet werden. Für die Bearbeitung eines BEM-Falles wird eine von der Personalakte getrennte BEM-Akte (im Falle eines AFCoachings ein Arbeitsfähigkeitsbuch) angelegt. Personenbezogene Daten, die im Rahmen des BEM erhoben werden, sind ausschließlich in der BEM-Akte/ im Arbeitsfähigkeitsbuch abzulegen. Die BEM-Akte/ das Arbeitsfähigkeitsbuch sind getrennt von der Personalakte in einem abschließbaren Schrank aufzubewahren. Der Schrank darf nur den bearbeitenden BEM-Verantwortlichen/ AFCoach zugänglich sein. Entsprechende digitale Dokumentationen müssen besonders geschützt werden. Eine netzwerkunabhängige Lösung ist hier mit den EDV-Experten zu erarbeiten und umzusetzen. In die Personalakte fließen lediglich Daten zum Angebot, Beginn und Beendigung des BEM sowie ggf. die Dokumentation betrieblicher Maßnahmen, die im Einflussbereich des Arbeitgebers stehen, ein. Die am BEM beteiligten Akteurinnen und Akteuren werden regelmäßig, bei Bedarf und bei Unklarheiten zum Datenschutz geschult. Weitere Hinweise finden Sie unter: Reuter/Giesert/Liebrich (2011): Der Datenschutz im Betrieblichen Eingliederungsmanagement. In: Giesert (2011): Arbeitsfähig in die Zukunft. VSA Verlag Hamburg, S

5 Anlage 2: Datenschutzrechtliche Hinweise für die Schritte des : Schritt des BEM/ Feststellung der Arbeitsunfähigkeit von mehr als sechs Wochen Erfassung der Beschäftigten, die mehr als sechs Wochen zusammenhängend oder wiederholt im Zeitraum von einem Jahr (12 Monaten) arbeitsunfähig gewesen sind. Betrieb (z.b. Personalabteilung) stellt der/dem BEM- Beauftragten/BEM-Team eine entsprechende namentliche Arbeitsunfähigkeitsstatistik zur Verfügung Der Betriebsrat erhält ebenfalls eine namentliche Aufstellung (vgl. hierzu BAG Urteil vom 7. Februar ABR 46/10) Notwendige Kontaktinformationen müssen an die Person (z.b. BEM-Team, Fallmanager/in etc.) weitergegeben werden, die Kontakt zu BEM- Berechtigten aufnehmen soll. Es wird eine BEM-Akte getrennt von der Personalakte angelegt. In der BEM-Akte sind vertrauliche Daten getrennt von der Personalakte aufzubewahren. Informations-/Reportsystems zur Erfassung und Auswertung der AU-Daten (Daten sind z. B. Name, Vorname, Personalnummer, Geburtsdatum, Einsatzbetrieb, Anzahl der AU- Tage, Vorliegen einer Schwerbehinderung, Vorliegen einer Stellungnahme des arbeitsmedizinischen Dienstes, Datum der erstmaligen Erfassung in dieser Auswertung, momentaner Bearbeitungsstatus im BEM, Rentenversicherungsnummer etc.) Personenbezogene Daten: Umfang der Arbeitsunfähigkeit, Name, Kontaktdaten etc. Keine Benachrichtigungspflicht nach 33 BDSG, da Daten nicht erstmalig erfasst werden. Beschäftigte haben stets Auskunftsanspruch bzgl. gespeicherter Daten nach 34 BDSG. In BEM-Akte und Personalakte (Papierform oder EDV, wobei Papierform allgemein zu bevorzugen ist. Falls eine EDV-Lösung gesucht wird, ist auf jeden Fall eine netzwerkunabhängige Lösung anzustreben.) Vertrauliche Daten sind getrennt von der Personalakte aufzubewahren. Betriebsrat hat die namentliche Liste vor dem Zugriff Dritter zu schützen und die Daten vertraulich im Sinne des Datenschutzes zu behandeln. Für Daten wie Hinweise zur Kontaktaufnahme, Rückmeldung und ggf. Ablehnung wird eine Aufbewahrungsfrist von drei Jahren nach Beendigung bzw. Ablehnung des BEM-Prozesses empfohlen, damit der Arbeitgeber vor innerund außerbetrieblichen Akteuren und Akteurinnen die Durchführung bzw. das Angebot eines BEM nachweisen kann. sowie 28 (Datenerhebung und -speicherung 84 Abs. 2 SGB IX für Betriebsräte und 120 Abs. 2 BetrVG Verletzung von Geheimnis eines Arbeitnehmers 5

6 Schritt des BEM/ Kontaktaufnahme Kontaktaufnahme: und Erstgespräch Erstkontakt und Angebot zum durch BEM- BEM durch schriftliche Einladung zum Erstgespräch mit In- Verantwortliche, Angebot zum AFCoachinching sowie zum Datenschutz formationen zum BEM/ AFCoa- Kopie der Einladung an Personalabteilung Antwort in Personalakte und BEM-Akte Ggf. Dokumentation der Ablehnung des BEM/ AFCoachings Erstgespräch durch BEM- Verantwortliche: Freiwilligkeit des BEM erläutern Auf Ziele und Ablauf des BEM/ AFCoachings hinweisen Angebot zum AFCoaching Einwilligung des/der Betroffenen in das BEM/ AFCoaching Ggf. Dokumentation der Ablehnung des BEM/ AFCoachings Personenbezogene Daten: Umfang der Arbeitsunfähigkeit, Name, Kontaktdaten etc. Einladung zum Erstgespräch Dokumentation der Antwort/ ggf. Dokumentation der Ablehnung Einwilligungserklärung in das BEM/ AFCoaching Ggf. Ablehnung des BEM/ AF- Coaching Ggf. Dokumentation, wenn Betroffene/r nicht zum Gespräch erscheint Ggf. Widerruf der Einwilligung Dokumentation, dass Betroffene/r über Ziele und Ablauf des BEM/ AFCoaching informiert wurde Keine Benachrichtigungspflicht nach 33 BDSG für Daten, die nicht erstmalig erfasst werden. Werden personenbezogene Daten für das Erstgespräch erhoben, gilt entsprechend die Benachrichtigungspflicht. Beschäftigte haben stets Auskunftsanspruch bzgl. gespeicherter Daten nach 34 BDSG. BEM-Akte: Einladung und Antwort, umfassende Dokumentation Erstgespräch, Einwilligungserklärung, Widerruf, Ablehnung des BEM/ AFCoachings (bei Ablehnung ist BEM-Akte zu vernichten) Personalakte: Einladung, Antwort, ggf. Ablehnung BEM-Akte: empfohlen Abschluss des BEM; bei Ablehnung ist BEM-Akte sofort zu vernichten bzw. zu löschen; dem/der BEM- Berechtigten soll nach Ablauf der drei Jahre oder vor Vernichtung die Möglichkeit gegeben werden, die BEM- Akte an sich zu nehmen. Personalakte: bei Daten zum BEM in der Personalakte werden ebenfalls drei Jahre empfohlen. sowie 28 (Datenerhebung und -speicherung 84 Abs. 2 SGB IX (hier gilt insbesondere auch das Prinzip der Freiwilligkeit zum BEM für den/die Arbeitnehmer(in) für Betriebsräte und 120 Abs. 2 BetrVG Verletzung von Geheimnis eines Arbeitnehmers 10 BPersVG Schweigepflicht für Personalräte (entsprechend gelten auch die jeweiligen Landespersonalvertretungsgesetze) bestimmt Personengruppen (z. B. Ärzte, Psychologen, Anwälte) 6

7 Schritt des BEM/ Erstgespräch AFCoaching mit BEM- Berechtigter/m BEM-Berechtigte/r und AFCoach stellen sich vor und lernen sich kennen. AFCoach übergibt das Arbeitsfähigkeitsbuch für den BEM- Prozess zur Dokumentation und Archivierung wichtiger Dokumente der/des BEM- Berechtigten. AFCoach hat ebenfalls ein Arbeitsfähigkeitsbuch, um den Prozess systematisch zu durchlaufen und zu dokumentieren. AFCoach beschreibt Ziele sowie den inhaltlichen und zeitlichen Ablauf des AFCoachings. Ziele des AFCoachings werden vereinbart: Arbeits- und Beschäftigungsfähigkeit wiederherstellen, erhalten und fördern, Aufbau der Handlungskompetenz sowie Erhalt des Arbeitsplatzes. Datenschutzerklärung wird vom AFCoach erläutert, unterschrieben und übergeben. Verantwortlichkeiten und Regelungen der Zusammenarbeit werden klar definiert und im AFCoaching-Vertrag festgehalten. Durch die Unterschriften wird das Einverständnis beider dokumentiert. BEM-Berechtigte sowie AFCoach haben jeweils ein Arbeitsfähigkeitsbuch, in dem alle Dokumentationen systematisch festgehalten werden. Unterschriebener AFCoaching- Vertrag und Datenschutzerklärung des AFCoaches sowie ggf. einer weiteren Person für die Supervision des AFCoachings Ggf. bereits personenbezogene Daten: persönliche, gesundheitsbezogene Daten im Kontext des BEM (z. B. Einschränkungen, Leistungspotenzial etc.) Ggf. Ablehnung des BEM Ggf. Dokumentation, wenn Betroffene/r nicht zum Gespräch erscheint Ggf. Widerruf der Einwilligung Dokumentation, dass Betroffene über Ziele und Ablauf des BEM/ AFCoachings informiert wurde. Für personenbezogene Daten gilt nach 33 BDSG Benachrichtigungspflicht. Insbesondere neu erhobene Daten für das BEM müssen erläutert werden. Die/der Mitarbeiter/in hat stets Auskunftsanspruch bzgl. gespeicherter Daten nach 34 BDSG. BEM-Akte: umfassende Dokumentation, AFCoaching-Vertrag, Datenschutzerklärung, Einwilligungserklärung, Widerruf, Ablehnung des BEM Personalakte: nur Hinweis, dass BEM- Berechtigter an Gespräch teilgenommen hat oder ggf. den weiteren Prozess ablehnt. BEM-Akte: empfohlen Abschluss des BEM/ AF- Coaching; bei Ablehnung ist Arbeitsfähigkeitsbuch/ BEM-Akte sofort zu vernichten bzw. zu löschen; dem/der BEM- Berechtigten soll die Möglichkeit gegeben werden, das Arbeitsfähigkeitsbuch/ die BEM- Akte nach Ablauf der drei Jahre oder vor Vernichtung an sich zu nehmen Personalakte: für Daten zum BEM werden drei Jahre empfohlen. sowie 28 (Datenerhebung und speicherung 84 Abs. 2 SGB IX (hier gilt insbesondere auch das Prinzip der Freiwilligkeit zum BEM für den/die Arbeitnehmer/in für Betriebsräte und 120 Abs. 2 BetrVG Verletzung von Geheimnis einer/s Arbeitnehmerin/s 10 BPersVG Schweigepflicht für Personalräte (entsprechend gelten auch die jeweiligen Landespersonalvertretungsgesetze) bestimmte Personengruppen (z.b. Ärzte/innen, Psychologen/innen, Anwälte/innen) 7

8 Schritt des BEM/ Analyse mit BEM- Berechtigter/m und ggf. mit weiteren Expertinnen sowie Experten Tätigkeitsanalyse ist unter Hinzuziehung der Gefährdungsbeurteilung körperlicher und psychischer Belastungen anzufertigen. Anhand des Hauses der Arbeitsfähigkeit mit den Faktoren Gesundheit, Kompetenz, Werte, Arbeitsbedingungen und Führung sowie dem Umfeld wird ein Beschäftigtenprofil erstellt. Ergebnisse werden schriftlich dokumentiert und der/m BEM- Berechtigte/n ausgehändigt. Bestehende Analysen des Arbeitsplatzes (insbesondere Gefährdungsbeurteilung körperliche und psychische Belastungen, Dokumentationen von Begehungen, Berichte des Arbeitsund Gesundheitsschutzes etc.) Ggf. Veranlassung Gefährdungsbeurteilung Dokumentation Arbeitsplatzbegehung, Tätigkeitsanalyse Protokoll des Arbeitsfähigkeitsgesprächs anhand des Hauses der Arbeitsfähigkeit Ggf. Datenschutzerklärungen weiterer Beteiligter Ggf. Entbindung der Schweigepflicht bei bestimmten Personengruppen (insbesondere Ärzte/innen): nur wenn unbedingt erforderlich! Benachrichtigungspflicht nach 33 BDSG für persönliche Daten, die bei der Analyse und Begehung erfasst werden; weitere Daten werden gemeinsam erarbeitet. Beschäftigte haben stets Auskunftsanspruch bzgl. gespeicherter Daten nach 34 BDSG. BEM-Akte: umfassende Dokumentation, ggf. Widerruf oder Ablehnung des BEM Personalakte: nur Hinweis, dass BEM- Berechtigte/r an AF- Coaching/ BEM teilnimmt oder ggf. den weiteren Prozess ablehnt. BEM-Akte: empfohlen Abschluss des AFCoaching/ BEM; bei Ablehnung ist Arbeitsfähigkeitsbuch/ BEM-Akte zu vernichten bzw. zu löschen; dem BEM- Berechtigten soll die Möglichkeit gegeben werden, das Arbeitsfähigkeitsbuch/ die BEM- Akte nach Ablauf der drei Jahre oder vor Vernichtung an sich zu nehmen Personalakte: für Daten zum BEM werden drei Jahre empfohlen. sowie 28 (Datenerhebung und speicherung 84 Abs. 2 SGB IX (hier gilt insbesondere auch das Prinzip der Freiwilligkeit zum BEM für den/die Arbeitnehmer/in für Betriebsräte und 120 Abs. 2 BetrVG Verletzung von Geheimnis eines Arbeitnehmers 10 BPersVG Schweigepflicht für Personalräte (entsprechend gelten auch die jeweiligen Landespersonalvertretungsgesetze) bestimmte Personengruppen (z.b. Ärzte/innen, Psychologen/innen, Anwälte/innen) 8

9 Schritt des BEM/ Diskussion der Analyseergebnisse und Entwicklung von Maßnahmen mit BEM-Berechtigter/m Die Ergebnisse der Analyse aus vorherigem Schritt werden gemeinsam mit einem Ampelsystem (rot/gelb/grün) nach der Wichtigkeit bewertet. Konkrete individuelle und betriebliche Handlungsmöglichkeiten über alle oben beschriebenen Faktoren der Arbeitsfähigkeit werden mit der/dem BEM-Berechtigten diskutiert und festgehalten. Strategien zur individuellen und betrieblichen Umsetzung werden gemeinsam festgelegt. Maßnahmenplan A wird für die individuelle Verantwortung des/der BEM-Berechtigten erstellt. Maßnahmenplan B wird für die weiteren Verantwortlichen erstellt. Maßnahmenprotokolle werden nach systematischer Vorlage erstellt; AFCoach und BEM- Berechtigte/r erhalten jeweils eine Ausführung für das Arbeitsfähigkeitsbuch Benachrichtigungspflicht nach 33 BDSG für persönliche Daten, die bei der Analyse und Begehung erfasst werden; alle Daten werden gemeinsam erarbeitet und besprochen. Beschäftigte haben stets Auskunftsanspruch bzgl. gespeicherter Daten nach 34 BDSG. BEM-Akte: umfassende Dokumentation der Maßnahmen, ggf. Widerruf oder Ablehnung des AFCoaching/ BEM Personalakte: nur Hinweis, dass BEM- Berechtigte/r an AF- Coaching/ BEM teilnimmt oder ggf. den weiteren Prozess ablehnt. BEM-Akte: empfohlen Abschluss des AFCoaching/ BEM; bei Ablehnung ist Arbeitsfähigkeitsbuch/ BEM-Akte zu vernichten bzw. zu löschen; dem/der BEM- Berechtigten soll die Möglichkeit gegeben werden, das Arbeitsfähigkeitsbuch/ die BEM- Akte nach drei Jahren oder vor Vernichtung an sich zu nehmen Personalakte: für Daten zum BEM werden drei Jahre empfohlen. sowie 28 (Datenerhebung und speicherung 84 Abs. 2 SGB IX (hier gilt insbesondere auch das Prinzip der Freiwilligkeit zum BEM für den/die Arbeitnehmer/in für Betriebsräte und 120 Abs. 2 BetrVG Verletzung von Geheimnis einer/s Arbeitnehmerin/s 10 BPersVG Schweigepflicht für Personalräte (entsprechend gelten auch die jeweiligen Landespersonalvertretungsgesetze) bestimmte Personengruppen (z. B. Ärzte/innen, Psychologen/innen, Anwälte/innen) 9

10 Schritt des BEM/ Maßnahmenworkshop mit allen erforderlichen Beteiligten Innerbetriebliche und ggf. außerbetriebliche Akteurinnen und Akteure werden zum Maßnahmenworkshop eingeladen. Konkrete betriebliche Handlungsmöglichkeiten werden auf Grundlage von Maßnahmenplan B mit allen erforderlichen Entscheidern sowie der/m BEM-Berechtigten diskutiert und festgehalten. Strategien zur betrieblichen Umsetzung werden gemeinsam festgelegt. Konkreter Handlungsplan wird mit Benennung von Terminen und Verantwortlichen erstellt. Ggf. Datenschutzerklärungen der weiteren Beteiligten Ggf. Entbindung der Schweigepflicht bei bestimmten Personengruppen (insbesondere Ärzte): nur wenn unbedingt erforderlich! Maßnahmenprotokolle werden nach systematischer Vorlage erstellt; AFCoach, BEM- Berechtigte/r und alle Verantwortlichen für die Umsetzung der Maßnahmen erhalten jeweils eine Ausführung. Benachrichtigungspflicht nach 33 BDSG für persönliche Daten, die u.u. noch erfasst werden; alle Daten werden gemeinsam erarbeitet und besprochen. Beschäftigte haben stets Auskunftsanspruch bzgl. gespeicherter Daten nach 34 BDSG. BEM-Akte: umfassende Dokumentation der Maßnahmen, ggf. Widerruf oder Ablehnung des AFCoaching/ BEM; alle Einwilligungen, Entbindungen der Schweigepflicht Personalakte: nur Hinweis, dass BEM- Berechtigte/r an AF- Coaching/ BEM teilnimmt oder ggf. den weiteren Prozess ablehnt. BEM-Akte: empfohlen Abschluss des AFCoaching/ BEM; bei Ablehnung ist Arbeitsfähigkeitsbuch/ BEM-Akte zu vernichten bzw. zu löschen; dem/der BEM- Berechtigten soll die Möglichkeit gegeben werden, das Arbeitsfähigkeitsbuch/ die BEM- Akte nach drei Jahren oder vor Vernichtung an sich zu nehmen Personalakte: für Daten zum BEM werden drei Jahre empfohlen. sowie 28 (Datenerhebung und speicherung 84 Abs. 2 SGB IX (hier gilt insbesondere auch das Prinzip der Freiwilligkeit zum BEM für den/die Arbeitnehmer/in für Betriebsräte und 120 Abs. 2 BetrVG Verletzung von Geheimnis einer/s Arbeitnehmerin/s 10 BPersVG Schweigepflicht für Personalräte (entsprechend gelten auch die jeweiligen Landespersonalvertretungsgesetze) bestimmte Personengruppen (z.b. Ärzte/innen, Psychologen/innen, Anwälte/innen) 10

11 Schritt des BEM/ Maßnahmenumsetzung und Monitoringgespräche BEM-Berechtigte/r sowie die benannten Verantwortlichen setzen die vereinbarten Maßnahmen um. Auf Grundlage der Handlungspläne mit den Terminen und Verantwortlichen werden regelmäßig Gespräche zur Überprüfung der Maßnahmen mit der/m BEM-Berechtigten geführt. Ggf. muss bei einzelnen Maßnahmen korrigierend eingegriffen und zu einem früheren Schritt des AFCoachings zurückgekehrt werden. Monitoringgespräche mit BEM- Berechtigten sowie weiteren Verantwortlichen protokollieren. Ggf. Maßnahmenprotokolle abändern; AFCoach, BEM- Berechtigte/r und alle Verantwortlichen für die Umsetzung der Maßnahmen erhalten jeweils eine Ausführung. Ggf. Analyse (s.o.) anpassen und festhalten; BEM- Berechtigte/r und AFCoach erhalten jeweils Ausführung Benachrichtigungspflicht nach 33 BDSG für persönliche Daten, die u.u. noch erfasst werden; alle Daten werden gemeinsam erarbeitet und besprochen. Beschäftigte haben stets Auskunftsanspruch bzgl. gespeicherter Daten nach 34 BDSG. BEM-Akte: umfassende Dokumentation der Monitoringgespräche sowie ggf. Nachsteuern des Prozesses, ggf. Widerruf oder Ablehnung des AFCoaching/ BEM; alle Einwilligungen, Entbindungen der Schweigepflicht Personalakte: nur Hinweis, dass BEM- Berechtigte/r an AF- Coaching/ BEM teilnimmt oder ggf. den weiteren Prozess ablehnt. BEM-Akte: empfohlen Abschluss des AFCoaching/ BEM; bei Ablehnung ist Arbeitsfähigkeitsbuch/ BEM-Akte zu vernichten bzw. zu löschen; dem/der BEM- Berechtigten soll die Möglichkeit gegeben werden, das Arbeitsfähigkeitsbuch/ die BEM- Akte nach drei Jahren oder vor Vernichtung an sich zu nehmen Personalakte: für Daten zum BEM werden drei Jahre empfohlen. sowie 28 (Datenerhebung und speicherung 84 Abs. 2 SGB IX (hier gilt insbesondere auch das Prinzip der Freiwilligkeit zum BEM für den/die Arbeitnehmer/in für Betriebsräte und 120 Abs. 2 BetrVG Verletzung von Geheimnis einer/s Arbeitnehmerin/s 10 BPersVG Schweigepflicht für Personalräte (entsprechend gelten auch die jeweiligen Landespersonalvertretungsgesetze) bestimmte Personengruppen (z. B. Ärzte/innen, Psychologen/innen, Anwälte/innen) 11

12 Schritt des BEM/ AFCoaching- Abschlussgespräch und Evaluation BEM-Berechtigte/r und AFCoach treffen sich zu einem abschließenden Gespräch, bei dem die einzelnen Schritte und die Zielerreichung reflektiert werden. Alle erhobenen Daten und Dokumente werden an die/den BEM-Berechtigte/n übergeben. Die/der BEM-Berechtigte sowie der AFCoach evaluieren jeweils mit einem schriftlichen Fragebogen den AFCoaching- Prozess. Die Evaluierungsergebnisse werden der/dem BEM- Koordinator/in/BEM-Team zur Verfügung gestellt. Dokumentation des Abschlussgesprächs anhand der Vorlage Hinweis zum Abschluss des AFCoachings an BEM- Verantwortliche Beschäftigtenfragebogen ausfüllen lassen und an BEM- Verantwortliche übergeben Beschäftigte haben stets Auskunftsanspruch bzgl. gespeicherter Daten nach 34 BDSG. BEM-Akte: umfassende Dokumentation des Abschlussgesprächs: Ausfertigung an AFCoach und BEM- Berechtigte/r Personalakte: nur Hinweis, dass BEM- Berechtigte/r an AF- Coaching/ BEM teilgenommen hat und dieses abgeschlossen wurde. BEM-Akte: empfohlen Abschluss des AFCoaching/ BEM; dem BEM- Berechtigten soll die Möglichkeit gegeben werden, das Arbeitsfähigkeitsbuch/ die BEM- Akte nach Ablauf der drei Jahre an sich zu nehmen Personalakte: für Daten zum BEM werden drei Jahre empfohlen. sowie 28 (Datenerhebung und speicherung 84 Abs. 2 SGB IX (hier gilt insbesondere auch das Prinzip der Freiwilligkeit zum BEM für den/die Arbeitnehmer(in) für Betriebsräte und 120 Abs. 2 BetrVG Verletzung von Geheimnis einer/s Arbeitnehmerin/s 10 BPersVG Schweigepflicht für Personalräte (entsprechend gelten auch die jeweiligen Landespersonalvertretungsgesetze) bestimmte Personengruppen (z. B. Ärzte/innen, Psychologen/innen, Anwälte/innen) 12

13 Schritt des BEM/ Nachhaltigkeitsgespräch Die Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeits- und Beschäftigungsfähigkeit werden nach ca. 3 Monaten erneut überprüft und ggf. nachgesteuert. BEM-Koordinator/in / BEM- Team wird schriftlich über das Ende des AFCoachings informiert. Dokumentation des Nachhaltigkeitsgesprächs Hinweis zum nachhaltigen Abschluss des AFCoachings an BEM-Verantwortliche Beschäftigte haben stets Auskunftsanspruch bzgl. gespeicherter Daten nach 34 BDSG. BEM-Akte: Dokumentation des Nachhaltigkeitsgesprächs: Ausfertigung an AFCoach und BEM- Berechtigte/r Personalakte: nur Hinweis, dass BEM- Berechtigte/r an AF- Coaching/ BEM teilgenommen hat und dieses abgeschlossen wurde. BEM-Akte: empfohlen Abschluss des AFCoaching/ BEM; dem/der BEM-Berechtigten soll die Möglichkeit gegeben werden, das Arbeitsfähigkeitsbuch/ die BEM-Akte nach Ablauf der drei Jahre an sich zu nehmen Personalakte: für Daten zum BEM werden drei Jahre empfohlen. sowie 28 (Datenerhebung und speicherung 84 Abs. 2 SGB IX (hier gilt insbesondere auch das Prinzip der Freiwilligkeit zum BEM für den/die Arbeitnehmer/in für Betriebsräte und 120 Abs. 2 BetrVG Verletzung von Geheimnis einer/s Arbeitnehmerin/s 10 BPersVG Schweigepflicht für Personalräte (entsprechend gelten auch die jeweiligen Landespersonalvertretungsgesetze) bestimmte Personengruppen (z. B. Ärzte/innen, Psychologen/innen, Anwälte/innen) 13

14 Schritt des BEM/ Umfassende Dokumentation und Evaluation (prozessbegleitend) Alle Schritte des BEM werden dokumentiert Wirksamkeitsprüfung der Maßnahmen und Rückmeldung an den/die einzelne/n BEM- Berechtigte/n Evaluation von Strukturen, BEM-Prozess und Ergebnissen Rückmeldung von Evaluationsergebnissen an alle relevanten betrieblichen Akteurinnen und Akteure (Geschäftsführung, Personalabteilung, Betriebsrat/ Personalrat, Schwerbehindertenvertretung etc.) und ggf. Verbesserungen an BEM- Strukturen und BEM-Prozess entwickeln und umsetzen. Darüber hinaus werden Hinweise auch an den Arbeitsschutz sowie an die Gesundheitsförderung zur Entwicklung von betrieblichen Verbesserungsmaßnahmen gegeben. Es werden Daten auf Struktur-, Prozess- und Ergebnisebene festgehalten und bewertet. Ergebnisse: Erfassung von Daten, ob Arbeitsunfähigkeit überwunden und erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt worden ist; Daten, ob Arbeitsplatz erhalten worden ist; Zufriedenheitsdaten der BEM- Berechtigten etc. Prozess: Dokumentation des gesamten Prozesses: z. B. Gesundheitsdaten sowie sämtliche Informationen zum BEM- Verlauf (bspw. Gesprächsprotokolle, Einwilligungen, ggf. Abbruch, Stellungnahmen des Betriebsrates, Stellungnahmen der Schwerbehindertenvertretung, Stellungnahmen des Integrationsamtes, Maßnahmenentwicklung und -umsetzung etc.) Struktur: Daten zur Beurteilung der strukturellen Voraussetzungen für das BEM (ausreichend finanzielle und personelle Ressourcen, geeignete Kommunikationsstrukturen etc.) Hinweise für betriebliche Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeits- und Beschäftigungsfähigkeit der Beschäftigten sowie der Produktivität und Qualität. Benachrichtigungsund Auskunftspflicht nach 33, 34 BDSG gilt für die personenbezogene Evaluation, ob der BEM-Prozess für den/die Einzelne/n erfolgreich abgeschlossen werden konnte. Für die zusammenfassende Evaluation (Ergebnis, Prozess, Struktur) gilt keine Benachrichtigungs- und Auskunftspflicht, sofern keine Rückschlüsse auf Einzelne gezogen werden können. Individuelle Evaluation und umfassende Dokumentation in BEM- Akte. Übergeordnete Evaluation (Ergebnis, Prozess, Struktur) bei BEM-Beauftragte/n, BEM-Team/ Integrationsteam und bei relevanten betrieblichen Akteurinnen und Akteure (ggf. im Intranet). Hinweis über Abschluss bzw. Weiterführung des BEM in Personalakte. BEM-Akte: empfohlen Abschluss des AFCoaching/ BEM; bei Ablehnung ist Arbeitsfähigkeitsbuch/ BEM-Akte sofort zu vernichten bzw. zu löschen; dem/der BEM- Berechtigten soll die Möglichkeit gegeben werden, das Arbeitsfähigkeitsbuch/ die BEM- Akte nach spätestens drei Jahren an sich zu nehmen Personalakte: für Daten zum BEM werden drei Jahre empfohlen. Übergeordnete Evaluationsergebnisse (Ergebnis, Prozess, Struktur) können für Längsschnittstudien längerfristig aufbewahrt werden. sowie 28 (Datenerhebung und speicherung 84 Abs. 2 SGB IX (hier gilt insbesondere auch das Prinzip der Freiwilligkeit zum BEM für den/die Arbeitnehmer/in für Betriebsräte 10 BPersVG Schweigepflicht für Personalräte (entsprechend gelten auch die jeweiligen Landespersonalvertretungsgesetze) bestimmte Personengruppen (z. B. Ärzte/innen, Psychologen/innen, Anwälte/innen) 14

15 Sonstige Aspekte Sonstiger Aspekt Was wird gemacht? Was passiert? Übermittlung von Ergebnissen der ärztlichen Untersuchung durch den Arzt bzw. die Ärztin an das BEM-Team/ AFCoach Ergebnisse der ärztlichen Untersuchung an den/die BEM-Beauftragte/n, BEM- Team/ Integrationsteam, AFCoach Beurteilung der Einschränkungen und Berücksichtigung bei der Maßnahmenplanung und -umsetzung Einwilligung des/der BEM- Berechtigten erforderlich bzw. Entbindung von der Schweigepflicht notwendig Welche Daten werden verarbeitet? Einwilligung des/der BEM-Berechtigten Entbindung von der Schweigepflicht Ergebnisse der ärztlichen Untersuchung über Erhebung und Speicherung von Daten informiert werden? Eine Benachrichtigung ist nicht erforderlich, weil die/der Mitarbeiter/in über die Einwilligung bzw. Entbindung des Arztes bzw. der Ärztin von der Schweigepflicht unterrichtet ist. Mitarbeiter/in hat stets einen Auskunftsanspruch bzgl. der gespeicherten Daten ( 34 BDSG). Generell: Gesundheitsdaten werden beim Arzt / der Ärztin gespeichert. Ergebnisse der ärztlichen Untersuchung werden, wenn wichtig und erforderlich, im Arbeitsfähigkeitsbuch/ in der BEM-Akte aufbewahrt. Werden auch nach Entbindung der Schweigepflicht Diagnosen übermittelt, so sind diese ausschließlich im Arbeitsfähigkeitsbuch/ in der BEM-Akte abzulegen. Daten zur konkreten Umsetzung bzw. konkrete Handlungen, die vom BEM-Berechtigten nicht mehr ausgeführt werden dürfen, sind auch dem Arbeitgeber mitzuteilen. BEM-Akte: empfohlen Abschluss des BEMs; bei Ablehnung ist BEM-Akte sofort zu vernichten bzw. zu löschen; dem BEM-Berechtigten soll die Möglichkeit gegeben werden, die BEM- Akte an sich zu nehmen Personalakte: für Daten zum BEM werden drei Jahre empfohlen. BDSG, insbesondere 5 BDSG für Daten handhaben Nachweis in schriftlicher Form, 33 und 34 BDSG (Benachrichtigungs- und sowie 28 (Datenerhebung und speicherung für eigene Geschäftszwecke) 84 Abs. 2 SGB IX (hier gilt insbesondere auch das Prinzip der Freiwilligkeit zum BEM für den/die Arbeitnehmer/in) Betriebsvereinbarung BEM selbst für Betriebsräte 10 BPersVG Schweigepflicht für Personalräte (entsprechend gelten auch die jeweiligen Landespersonalvertretungsgesetze) bestimmte Personengruppen (z. B. Ärzte/innen, Psychologen/innen, Anwälte/innen) 15

16 Sonstiger Aspekt Was wird gemacht? Was passiert? Übermittlung von personenbezogenen Daten an Dritte (Integrationsamt, Rentenversicherung, Berufsgenossenschaft, Krankenkasse) Externe Akteurinnen und Akteure können bei der Eingliederung durch finanzielle, materielle oder durch Erfahrungen/ Beratungen helfen. Welche Daten werden verarbeitet? U. a. Gesundheitsdaten, Ergebnisse der Auswertung, Bewertungen der Sachlage, Pläne für Maßnahmen etc. über Erhebung und Speicherung von Daten informiert werden? Der/die BEM- Berechtigte muss einwilligen, dadurch ist er/sie auch informiert. Die/der Mitarbeiter/in hat einen Auskunftsanspruch bzgl. des Ergebnisses ( 34 BDSG). Dokumentation ausschließlich in BEM-Akte. BEM-Akte: empfohlen Abschluss des BEM; bei Ablehnung ist BEM-Akte sofort zu vernichten bzw. zu löschen; dem/der BEM- Berechtigten soll die Möglichkeit gegeben werden, die BEM-Akte an sich zu nehmen Der/die BEM-Berechtigte muss einwilligen 84 Abs. 2 SGB IX 32 BDSG Betriebsvereinbarung 16

17 Verpflichtungserklärung Beschäftigte Person Herr/Frau... Nach den Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) gilt für Sie auf Grund Ihrer Aufgabenstellung 5 des Gesetzes. Danach ist es Ihnen untersagt, geschützte personenbezogene Daten unbefugt zu verarbeiten oder zu nutzen. Gemäß 5 BDSG sind Sie verpflichtet, das Datengeheimnis zu wahren. Diese Verpflichtung besteht über das Ende der Tätigkeit in unserem Unternehmen hinaus. Wir weisen darauf hin, dass Verstöße gegen das Datengeheimnis nach 43 und 44 BDSG und anderen Strafvorschriften mit Geld- oder Freiheitsstrafe geahndet werden können. Abschriften der hier genannten Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes ( 5, 43, 44) sind beigefügt. Ihre sich aus Arbeitsvertrag und Arbeitsordnung ergebenden Geheimhaltungsverpflichtungen werden durch diese Verpflichtung nicht berührt. Geben Sie bitte die beigefügte Zweitschrift dieses Schreibens nach Vollzug Ihrer Unterschrift an die Personalabteilung zurück. Meine Verpflichtung auf das Datengeheimnis gem. 5 des Bundesdatenschutzgesetzes habe ich zur Kenntnis genommen. Firma:... Ort / Datum :... Unterschrift... Veröffentlicht: März 2013 Abb. 3: Datenschutzerklärung 17

18 Wichtige Adressen und Links Informationen über das Projekt Neue Wege im Betrieblichen Eingliederungsmanagement Literaturverzeichnis Giesert, G./ Reiter, D./ Reuter, T.: Neue Wege im Betrieblichen Eingliederungsmanagement Arbeits- und Beschäftigungsfähigkeit wiederherstellen, erhalten und fördern. Ein Handlungsleitfaden für Unternehmen, betriebliche Interessensvertretungen und Beschäftigte. DGB Bildungswerk BUND,