GDI Lohn & Gehalt Jahreswechsel 2014/2015

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1 Checkliste - Jahresabschluss 2014/2015 in GDI-Lohn & Gehalt Arbeiten im Abrechnungsmonat Dezember 2014: Lohnsteuerjahresausgleich: Sie können für die Mitarbeiter einen automatischen Lohnsteuerjahresausgleich durchführen, wenn die Mitarbeiter dies wünschen. Setzen Sie dazu das entsprechende Häkchen in den Personalstammdaten unter Steuer (hiermit ist nicht der permanente Lohnsteuerausgleich gemeint). Der Ausgleich wird nur vorgenommen, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen (Steuerklasse, Steuertage, keine Entgeltersatzleistungen, etc.) gegeben sind und die ermittelte Differenz positiv ist. Hat ein Mitarbeiter zu wenig Steuern entrichtet, erfolgt keine Nachberechnung durch das Lohnprogramm. Die Ermittlung erfolgt mit der Nettolohnberechnung des Monats Dezember. Abrechnung auf Vollständigkeit prüfen: Prüfen Sie vor dem eigentlichen Abschluss Ihre Lohnbuchhaltung 2014 auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Zur Kontrolle der Werte eignet sich zum einen das Lohnkonto zum anderen auch das Jahreslohnjournal. Prüfen Sie die Abrechnungsprotokolle vor der endgültigen Abrechnung auf Fehler und Hinweise, die ggf. die DEÜV - Jahresmeldungen verhindern könnten. Nutzen Sie dazu unter Auswertungen Abrechnungsprotokoll die Funktion Protokoll nach Fehlerhinweisen durchsuchen. Nicht mehr benötigte Personalnummern deaktivieren Nicht mehr benötigte Personalnummern, die ausgeschieden sind, können deaktiviert werden. Die Einstellung finden Sie im Personalstamm auf der Seite Firma bei den Zuordnungen. Die unterdrückten Personalnummern werden nicht mehr angezeigt, wenn Sie die Personalverwaltung unter dem Menüpunkt Bearbeiten aufrufen. Rufen Sie die Personalnummer im Menüpunkt Stammdaten auf, werden diese angezeigt und können bei Bedarf auch wieder reaktiviert werden, d.h. das Kennzeichen kann entfernt werden. Jahreslisten drucken und archivieren: Sobald Sie sicher sind, dass Ihre Lohnabrechnung 2014 korrekt ist, sollten Sie die endgültige Abrechnung durchführen und die Jahreslisten für Ihre Unterlagen drucken. Darunter fallen sicherlich das Jahreslohnjournal und ggf. das Lohnkonto sowie die Lohnabrechnungen, sofern Sie diese nicht monatlich archiviert haben. Über den Bildschirmausdruck haben Sie auch die Möglichkeit, die Auswertungen als PDF- Dokument auf Ihrem Rechner zu speichern (exportieren). Daten für die Betriebsprüfung auslagern (nach GDPdU) Nachdem Sie alle Jahreslisten gedruckt und archiviert haben, sollten Sie nun die Daten auch elektronisch für eine Betriebsprüfung archivieren. Hierzu verwenden Sie den Datenexport nach GDPdU. 1

2 Sie finden diesen Menüpunkt unter Zusatz Datenexport GDPdU-Export Es wird empfohlen, diese Auslagerung für jedes Abrechnungsjahr einzeln durchzuführen. Der GDPdU- Export kann auch nach erfolgtem Jahresabschluss durchgeführt werden. Elektronische Lohnsteuerbescheinigungen 2014 Die Jahreslohnsteuerbescheinigungen 2014 werden mit der Abrechnung im Dezember 2014 erstellt und können direkt versendet werden. Zuvor sollte unbedingt eine endgültige Abrechnung durchführt werden, um sicher zu stellen, dass es danach keine weiteren Änderungen gibt. Wahlweise können Sie die Lohnsteuerbescheinigungen auch nach dem Jahresabschluss bis spätestens zum 28. Februar 2015 übermitteln. Für die Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen ist es notwendig, dass Sie ein aktuelles ELSTER-Zertifikat haben. Sollten Sie dieses noch nicht beantragt haben (z.b. weil Sie in 2014 erstmals selbständig die Lohnabrechnung durchführen oder bisher einen ELSTER Stick eingesetzt haben), holen Sie dies unbedingt kurzfristig nach. Ohne ein solches Zertifikat ist keine Übermittlung möglich! Wichtiger Hinweis: Seit 2013 sind auch die Lohnsteueranmeldungen authentifiziert zu übermitteln. Dafür wird das gleiche Zertifikat verwendet. Bitte lesen Sie in der Online-Hilfe Zusatz MeldeCenter direkt aufrufen Authentifizierte Übermittlung nach, wie Sie ein Zertifikat beantragen und einlesen. Die Softwarezertifikate sind zeitlich begrenzt und laufen i.d.r. nach 3 Jahren aus. Sie müssen dann eine Verlängerung Ihres Zertifikats beantragen. Der ELSTER Informationsassistent (ELIAS) unter gibt Ihnen Auskunft, was Sie beim Ablauf Ihres Zertifikats unternehmen müssen. Geben Sie z.b. das Stichwort Zertifikat abgelaufen ein. Wenn Sie Ihr neues Zertifikat erhalten haben, muss es wieder im GDI-MeldeCenter importiert werden. Am besten, Sie speichern es an den gleichen Ort, an dem auch Ihr bisheriges Zertifikat gespeichert war. Beachten Sie bitte auch, dass Sie frühestens einen Tag nach der Übermittlung die Protokolle im GDI-MeldeCenter abrufen und die Lohnsteuerbescheinigungen erst dann ausdrucken, wenn das Protokoll korrekt abgerufen wurde und keine Fehler vorhanden sind. Drucken Sie dann die Lohnsteuerbescheinigungen für Ihre Mitarbeiter im GDI-MeldeCenter aus und vergewissern Sie sich, dass das Transferticket auf der Bescheinigung vorhanden ist. 2

3 Wann erhalten Sie Ihr Update? Das Live-Update auf die Version 8.13/2015 wird voraussichtlich ab 12. Januar 2015 zur Verfügung stehen. Die Vollversion kann unter folgendem Link heruntergeladen werden: Benutzername: download Passwort: Installieren Sie die neue Version erst, wenn Ihr neuer Namenseintrag für 2015 vorliegt. Der Namenseintrag wird Ihnen zugestellt, sobald der Zahlungseingang für Ihre Wartungsrechnung verbucht werden konnte. Bitte geben Sie den Namenseintrag exakt gemäß der Vorlage ein. Geändert hat sich in jedem Fall das Datum sowie Code 2 und Code 3. Erst wenn die Schaltfläche OK mit einem grünen Haken versehen ist, sind Ihre Eingaben korrekt und der neue Namenseintrag kann gespeichert werden. Nach der Updateinstallation und vor dem Jahresabschluss Nach der Updateinstallation werden programmseitig automatisch Anpassungen vorgenommen. Dies kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Bitte brechen Sie diesen Vorgang keinesfalls ab! ELStAM-Vorgänge im Assistenten: Die Finanzverwaltung stellt zum die Verarbeitung von (An-, Ab- und Um-) Meldungen von ELStAM-Vorgängen technisch grundlegend um. Dazu benötigen Sie ab 2015 eine neue Meldecenter- Programmversion. Mit der bisher vorhandenen Meldecenter-Programmversion sollten daher VOR dem alle Einreichungen auch (mit einer Abholung) anschließend nach den Verarbeitungsergebnissen abgefragt werden. Wie wird der Jahresabschluss durchgeführt? Der Monatsabschluss Dezember ist gleichzeitig der Jahresabschluss. Er kann erst durchgeführt werden, wenn die Version 8.13/2015 installiert ist. Bitte drucken Sie die beim Abschluss erzeugten Protokolle aus und bewahren Sie unbedingt die zuvor erstellte Datensicherung auf. Das Programm enthält sowohl die Sozialversicherungswerte als auch die Steuerroutine für die Jahre 2013, 2014 und Sie können daher durchaus eine Nettolohnberechnung bzw. die endgültige Abrechnung für einen Zeitraum in 2014 mit der neuen Version 8.13 durchführen. Insbesondere wenn Sie mehrere Mandanten abrechnen ist es unerheblich, ob alle Mandanten im gleichen Abrechnungsmonat stehen oder nicht, bevor Sie das Update durchführen. Arbeiten nach dem Jahresabschluss: Jahresmeldung zur Rentenversicherung (DEÜV) Die Jahresmeldungen für das Jahr 2014 (50-er Meldungen) werden mit der Abrechnung des Monats Januar 2015 mit der Version 8.13/2015 automatisch erstellt und stehen für die Übergabe und Versendung mit dem GDI-MeldeCenter zur Verfügung. 3

4 Die Jahresmeldungen sollten erst nach der endgültigen Abrechnung im Januar versendet werden. Nur dann ist sichergestellt, dass die Nettolohnberechnung für alle Mitarbeiter durchgeführt ist. Beachten Sie aber die neue Einreichungsfrist bis des Folgejahres. Neue Urlaubsansprüche und Resturlaub überprüfen Der Resturlaub wird beim Jahresabschluss auf das Folgejahr übertragen. Bitte überprüfen Sie Ihren Resturlaub sowie den aktuellen Urlaubsanspruch für die Mitarbeiter. Zur Überprüfung eignet sich die Liste Urlaubstageübersicht. Prüfung der Umlagepflicht Falls die Anzahl der Mitarbeiter unter 30 gesunken ist, wird Ihr Betrieb umlagepflichtig nach U1. Zur Feststellung der Arbeitnehmeranzahl beachten Sie bitte die aktuellen gesetzlichen Regelungen, die Sie ggf. bei der Krankenkasse erfragen können. Prüfen der KV-Pflicht /-Freiheit der Beschäftigten Die allgemeine Jahresarbeitsentgeltgrenze liegt bei Übersteigt das Einkommen eines Arbeitnehmers diesen Betrag, hat er das Recht, in eine private Krankenversicherung zu wechseln. Andererseits muss der Arbeitnehmer in die Gesetzliche Krankenversicherung wechseln, wenn sich das bisherige Einkommen nach unten verändert und die Grenze unterschritten wird. Zur Befreiung von der Versicherungspflicht ist ein Antrag zu stellen. Beitragsbescheinigung bei freiwilliger und privater Krankenversicherung Die bescheinigten Basisbeträge sind einzutragen. Zuschuss KV/PV überprüfen Der maximale Arbeitgeber-Zuschuss zur privaten Krankenversicherung liegt ab dem Jahr 2015 bei 301,13. Für die private Pflegeversicherung beträgt er 48,47, in Sachsen bei 27,84. Höhere Zuschüsse sind als geldwerter Vorteil zu behandeln. Das Abrechnungsprotokoll gibt darauf einen Hinweis. Unfallversicherung Überprüfen Sie die Leistungsbemessungsgrenzen Ihrer zuständigen Unfallversicherung. Die Anzeige erfolgt im unteren Bildschirmbereich automatisch und ist nicht veränderbar. Im oberen Bildschirmbereich ist der Wert ggf. anzupassen. Er dient dem Ausdruck der programminternen Berufsgenossenschaftsliste. Prüfen Sie, ob Ihre Mitgliedsnummer korrekt ist. Im Feld Geprüft muss die Angabe OK stehen. Ist das nicht der Fall, setzen Sie sich bitte mit Ihrer Unfallversicherung in Verbindung. DEÜV- Meldungen ohne korrekte Mitgliedsnummer werden seit Januar 2013 abgelehnt. Minijobs und Gleitzonenregelung Schriftliche Erklärungen der Arbeitnehmer gegenüber dem Arbeitgeber, falls auf Versicherungspflicht bzw. den verminderten Arbeitnehmer-Anteil in der RV verzichtet wird. Erklärung des Arbeitnehmers, dass keine weiteren Beschäftigungsverhältnisse ausgeübt werden. Schwerbehindertenausgleichsabgabe Die Höhe der Ausgleichsabgabe beträgt gemäß 77 SGB IX jährlich je unbesetztem Pflichtplatz: 105 Euro bei einer Beschäftigungsquote ab 3 % bis unter 5 % 180 Euro bei einer Beschäftigungsquote ab 2 % bis unter 3 % 260 Euro bei einer Beschäftigungsquote unter 2 % Mit dem Zusatzmodul Rehadat können die notwendigen Angaben in GDI-Lohn & Gehalt vorgenommen und die Daten exportiert werden. 4

5 Sachbezugswerte aktualisieren Quelle: / 5

6 Quelle: / 6