ebilling Rechtliche Aspekte

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1 ignaturgesetz ebilling Rechtliche Aspekte Mag. Gunther Reimoser Ernst & Young CON.ECT Informunity E-Billingund E-Zustellung 12. Juni 2007

2 Agenda Anforderungen an eine Rechnung isd UStG Voraussetzungen für elektronische Rechnungen Elektronische Signatur Sammel-und Massensignaturen Compliance Umsatzsteuerliche Aspekte bei Gutschriftverfahren 2

3 Vorstellung Gunther Reimoser Seit über 11 Jahren im IT-Prüfungs-und IT-Beratungsgeschäft Zentralfunktion bei Ernst & Young in USA Partner bei Ernst & Young, Leiter der Technology & Security Risks Services sowie Risk Advisory Services Wirtschaftsprüfer, Steuerberater Certified Information Systems Auditor (CISA) Certified Information Systems Manager (CISM) Certified Information Systems Security Professional (CISSP) SAP Certified Consultant(SCC) Vorstandsvorsitzender der ISACA Austria Stv. Leiter des Fachsenats für Datenverarbeitung der Kammer der Wirtschaftstreuhänder Mitglied des Fachsenats für Handelsrecht und Revision GutachterlicheTätigkeit ua zur Ordnungsmäßigkeit von ebilling und Archivierungssystemen 3

4 Vorstellung Ernst & Young Dienstleistungen Wirtschaftsprüfung und prüfungsnahe Beratung Steuerberatung Transaktionsberatung (CF) Rechtsberatung Human Capital Beratung Rd Mitarbeiter weltweit Über 400 in Österreich Rd in Central Europe Area (DE, AT, CH, GUS, PL, NL, CZ, SK, SL, HR, HU) Umsatz weltweit über EUR 16 Mrd. Rd. EUR 55 Mio. in Österreich Rd. EUR 2,5 Mrd. in Central Europe Area 4

5 Was ist eine Rechnung isd UStG? Jede Urkunde, mit der eine Leistung abgerechnet wird und die dem Empfänger übermittelt wird Urkunde : bedeutet grundsätzlich Papierbeleg Übermitteln bedeutet grundsätzlich physische Übermittlung Auf eine auf elektronischem Weg übermittelte Rechnung gilt (nur dann) als Rechnung, wenn die gesetzlichen Vorschriften für elektronische Rechnungen erfüllt sind Ohne Rechnung kein Vorsteuerabzug! 5

6 Was ist eine Rechnung isd UStG? Die Anforderungen an eine Rechnung isd UStG sind seit EU-weit harmonisiert (RL 115/2001) Auch die elektronische Rechnungslegung ist in der RL 115/2001 geregelt und muss in allen EU-Mitgliedstaaten akzeptiert werden Richtlinie gibt gewissen Handlungsspielraum -daher unterschiedlich strenge Regelungen in den einzelnen Ländern Es ist stets die Regel jenes Landes zu beachten, in dem der Umsatz stattfindet 6

7 Voraussetzungen für f elektronische Rechnungen Zustimmung des Empfängers Erfüllen der Voraussetzungen dafür, dass Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhaltes gewährleistet sind Rechnung mit elektronischer Signatur isd 2 Z 3 lit a bis d Signaturgesetz, die auf einem Zertifikat eines Zertifizierungsdienstanbieters beruht oder Übermittlung durch elektronischen Datenaustausch (EDI Verfahren) und Beachtung weiterer Anforderungen 7

8 Zustimmung des Empfängers Erläutert in den USt-Richtlinien Bedarf keiner besonderen Form, lediglich Einvernehmen über elektronische Übermittlung muss bestehen Schriftlich Mündlich Konkludent, durch gelebte Praxis und Billigen Kann auch nachträglich erfolgen 8

9 Fortgeschrittene elektronische Signatur (1/2) Kein Begriff des SigG, jedoch der EU Sig-RL (1999/93/EG) Anforderungen Lit. a: Ausschließlich dem Signator zugeordnet Durch Zertifizierungsdienstleister gewährleistet (eindeutiges Schlüsselpaar, nachvollziehbare Vergabe) Lit. b: Ermöglicht Identifizierung des Signators Signator darf nur eine natürliche Person sein (vgl 2 Z 2 SigG) Person muss zeichnungsberechtigt sein (via Vollmacht oder als GF oder Prokurist) steuerliche Verpflichtungen bleiben jedoch beim Vollmachtgeber/Unternehmer Identitätsprüfung durch Zertifizierungsdienstleister Verwendung eines Pseudonyms zulässig 9

10 Fortgeschrittene elektronische Signatur (2/2) Anforderungen Fortsetzung Lit. c: Mit Mitteln erstellt, die der Signator unter seiner alleinigen Kontrolle halten kann Entweder Verwendung spezieller Hardware (vgl. sichere elektronische Signatur) Oder technische und organisatorische Kontrollen zbzugangs- und Zugriffsbeschränkungen zum Schlüssel (Karte, Computer) Lit. d: Mit den Daten so verknüpft, dass jede nachträgliche Veränderung feststellbar Signatur kann nur natürlicher Person erteilt werden; diese muss berechtigt sein, für das Unternehmen zu zeichnen Hashverfahren 10

11 Unterschied fortgeschrittene und sichere Signatur Anforderung des 2 Abs 2 lit. e zusätzlich, dass sichere Signatur: auf einem qualifizierten Zertifikat beruht Erfordert Akkreditierung des Zertifizierungsdienstleisters Erfordert Identitätsprüfung mittels Lichtbildausweis Unter Verwendung von technischen Komponenten und Verfahren gemsigg und SigV Erfordert uasichere, dh nicht auslesbare, Signaturerstellungseinheit (Chipkarte, HSM Hardware- Sicherheitsmodul) 11

12 Vorteile der sicheren Signatur Weitreichendere Einsatzgebiete zb bei elektronischen Angeboten nach BVergG Rechtssicherheit auch bei internationaler Verwendung Wahlrecht in 6. RL In Deutschland gemäß 14 Abs 4 UStG ist qualifizierte elektronische Signatur (= sichere Signatur in Ö) nötig Zertifizierungsdienstleistererfüllt jedenfalls Anforderungen, da akkreditiert Rechtssicherheit auch in der Zukunft Erwartete Klarstellung seitens BMF Erwartete Klarstellung! 12

13 Sammel- und Massensignaturen Serversignaturen = Zertifikat wird nicht an natürliche Person ausgestellt bzw. keine natürliche Person verantwortlich Sammelsignaturen = eine Signatur für mehrere Rechnungen Massensignaturen = automatisierte Signaturen GemäßUSt-RLsowohl Sammelsignaturen als auch Massensignaturen erlaubt, Serversignaturen sind verboten Zwei Möglichkeiten für Massensignaturen Mittels Sammelsignatur und Willensakt (gem. 7 Abs 3 SigVmuss Signator Dokumente nur lesen können und Anzahl kennen) Automatisch und ohne Willensakt des Signators, jedoch Sigantor weiterhin verantwortlich Erwartete Klarstellung! 13

14 Compliance Neben den signaturrechtlichen Aspekten sind folgende Bereiche zu beachten Prüfpflichten Aufbewahrungspflichten Nachweispflichten Allgemeine Ordnungsmäßigkeitskriterien Dokumentation Internes Kontrollsystem Erwartete Klarstellung! 14

15 Prüfpflichten der Empfängers Prüfung grundsätzlich für jede elektronische Rechnung Überprüfung der Unversehrtheit (automatisiert) Überprüfung der Identität des Signators (tw. automatisiert) und wie bei jeder Rechnung allenfalls der Vollmacht Überprüfung der Gültigkeit des Zertifikats (automatisiert) Nach Ansicht herrschender Meinung nicht notwendig Dokumentation des Prüfergebnisses (da durch Aufbewahrung jederzeit nachprüfbar) Prüfung kann Dritten übertragen werden 15

16 Nachweispflichten Nachweispflichten (im Falle einer Betriebsprüfung) Aufbau und Ablauf des angewandten ebilling Verfahrens muss leicht nachprüfbar sein Verfahrensdokumentation allgemein Ordnungsmäßigkeit Zuordnung Signatur zu Rechnung(en) Aufbewahrung Identität des Signators Aufbewahrung Unveränderlichkeit der Daten Aufbewahrung ivm Ordnungsmäßigkeit 16

17 Ordnungsmäß äßigkeit Verfahrensdokumentation gemäß UStR Datenformat der Rechnung Signaturformat Ablaufbeschreibung des Herstellers Verweis auf Fachgutachten der Kammer der Wirtschaftstreuhänder KFS/DV1 (Die Ordnungsmäßigkeit von EDV-Buchführungen) 17

18 EDI-Verfahren Vereinbarung über den Datenaustausch Einsatz von Verfahren geregelt, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes gewährleisten Sammelrechnung auf Papier übermittelt oder elektronisch mit elektronischer Signatur Erst die Sammelrechnung berechtigt zum Vorsteuerabzug, daher mindestens eine Sammelrechnung pro Kalendermonat erforderlich Übermittlung per Fax bis möglich Erwartete Klarstellung! 18

19 Erwartete Klarstellungen Auslaufen der fortgeschrittenen elektronischen Signatur Definition des Rechnungsformats Eigener BMF Standard? Basis ebinterface? Verarbeitbarkeit im Rahmen von Außenprüfungen? Unterstützung bei der n:m Kommunikation Eigene Plattform des BMF? 19

20 ebilling Gutschriftsverfahren Abrechnung von bezogenen Lieferungen oder Leistungen durch den Kunden (per Gutschrift ) Vereinbarung mit Lieferanten erforderlich Nachweisliche Zuleitung der Gutschrift (Kunde darf der Gutschrift auch nicht widersprechen) Beachtung der Rechnungsmerkmale Korrekte umsatzsteuerliche Beurteilung der bezogenen Leistung erforderlich kein Vorsteuerabzug von einer zu Unrecht gutgeschriebenen USt! Für elektronische Gutschrifterstellung gelten die Bestimmungen für elektronische Rechnungen analog 20

21 ebilling Gutschriftsverfahren - Beispiel Beispiel: Abrechnung von Frachtkosten Frachten vom / ins Drittlandsgebiet: steuerfrei Frachten vom / ins EU-Gebiet: Steuerpflichtig bei österreichischem Frächter Reverse Charge bei ausländischem Frächter Inlandsfrachten in Österreich Steuerpflichtig bei österreichischem Frächter Reverse Charge bei ausländischem Frächter Erstellen einer Konditionstabelle für die umsatzsteuerliche Beurteilung der Leistungen! 21

22 Mag. Gunther Reimoser Wirtschaftsprüfer CISA, CISSP, CISM, SAP CC Partner Ernst & Young Wirtschaftsprüfungsgesellschaft m.b.h. Wagramer Straße 19, IZD-Tower A-1220 Wien Tel.: Mobil: +43 (699) Fax: Gunther.Reimoser@at.ey.com 22