Zukunftsorientiertes Outputmanagement der DEVK DOXnet, Baden-Baden 2014

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Martha Arnold
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1 Zukunftsorientiertes Outputmanagement der DEVK DOXnet, Baden-Baden 2014 Markus Schiffer Projektleiter Konsolidierung Outputmanagement

2 24h durch die grüne Hölle 2

3 Motivation und Ziel Konsolidierung Outputmanagement Motivation Schnellere und flexiblere Dokumententwicklung Anforderungen an Benutzerinteraktion und grafische Benutzeroberfläche durch ASF Dialoge nicht erfüllbar Rationalisierung der Erstellung von Online-Dokumenten in operativer Geschäftsprozessen Zukunftssicherheit der Dokumenterstellungsabläufe Höherer Effizienz bei Erstellung und Änderung von Dokumentvorlagen und neuen Versandabläufen IT-Strategie: Langfristige Ablösung der HOST-Systeme Einheitliche Zielarchitektur DEVK Outputmanagement DOM 3

Online-Dokumenten in operativer Geschäftsprozessen Zukunftssicherheit der Dokumenterstellungsabläufe Höherer Effizienz bei Erstellung und

4 Inhalte Motivation Überblick DEVK Versicherungen Ausgangssituation Vorgehen Architektur Einsatz von Standardsoftware Erfahrungen und Lernpunkte Ausblick Nutzen 4

5 Geschäftsergebnisse DEVK gesamt 2012 Zahl der Mitglieder und Kunden rd. 3,9 Mio. Zahl der versicherten Risiken 13,53 Mio. Beitragseinnahmen 2,62 Mrd. Kapitalanlagen 13,7 Mrd. 4. viertgrößter Hausratversicherer 5. fünftgrößter Pkw-Versicherer 7. siebtgrößter Haftpflichtversicherer 5

Beitragseinnahmen 2,62 Mrd. Kapitalanlagen 13,7 Mrd. 4.

Geschäftsorganisation und Servicenetz 19 Regionaldirektionen 1.220 Geschäftsstellen 2.316 hauptberufliche Vertriebspartner rund 3.

6 Geschäftsorganisation und Servicenetz 19 Regionaldirektionen Geschäftsstellen hauptberufliche Vertriebspartner rund nebenberufliche Vermittler im Außendienst Zentrale in Köln Hamburg Schwerin Hannover Münster Essen Wuppertal Kassel Erfurt Köln Berlin Dresden Angestellte im Innendienst, davon in der Zentrale zusätzlich noch 305 Auszubildende Saarbrücke n Frankfurt am Main Mainz Karlsruhe Stuttgart Nürnberg Regensburg München (Stand: )

200 nebenberufliche Vermittler im Außendienst Zentrale in Köln Hamburg Schwerin Hannover Münster Essen Wuppertal Kassel

7 Expertenlob für die DEVK Kundenzufriedenheit/Bekanntheit/Vertrauen TÜV Saarland: für besonders hohe Kundenzufriedenheit und hervorragende Servicequalität Reader s Digest: für das vierthöchste Vertrauen unter allen Versicherungsgesellschaften FOCUS-MONEY: bestmögliches Urteil (sehr gut) für fairen Umgang mit den Kunden KUBUS: Gesamtzufriedenheit der Kunden und Preis-Leistungs-Verhältnis sind hervorragend Strategisches Ziel der DEVK: Erster Platz bei Kundenzufriedenheit! 7

Versicherungsgesellschaften FOCUS-MONEY: bestmögliches Urteil (sehr gut) für fairen Umgang mit den Kunden KUBUS:

8 Ausgangssituation Fachsysteme Auf unterschiedlichen Plattformen (HOST, SAP, Client/Server (Linux)) Dokumentenerstellungssoftware - ASF Lineprinter - DOPE97 - DOPiX V100 Dokumenttypen Vom Einzelbrief bis zur KFZ - Beitragsrechnung In der DEVK sind neben MS-Word vier unterschiedliche zentrale Dokumentenerstellungssysteme im Einsatz

3 - Lineprinter - DOPE97 - DOPiX V100 Dokumenttypen Vom Einzelbrief bis zur KFZ -

9 Ausgangssituation Mengen Technik Zwei Océ Variostream 7450 Endlosdurcksysteme Einzelblattdrucksystem Varioprint 5160 Zwei Kuvertieranlagen Anwendungen Etwa 130 Dokumentenerstellungsanwendungen Etwa verschiedene Dokumentvorlagen Druckvolumen Erzeugung von 15,5 Mio Dokumenten mit ca. 67 Mio Seiten p.a. Aber nur ca Dokumente werden per versand Druck und Versandaufbereitung der Dokumente erfolgt intern 9

500 verschiedene Dokumentvorlagen Druckvolumen Erzeugung von 15,5 Mio Dokumenten mit ca. 67 Mio Seiten p.

Vorgehen Konsolidierung Outputmanagement Pilot Systemauswahl Pilot Schaden (v97) Schaden KFZ (v100) Anbindung SAP FS/CD Pilot-Batch Optimierung

10 Vorgehen Konsolidierung Outputmanagement Pilot Systemauswahl Pilot Schaden (v97) Schaden KFZ (v100) Anbindung SAP FS/CD Pilot-Batch Optimierung Testverfahren Umstellung Rechtsschutz-Police (Pilot) Leben SHU/K und Rechtsschutz KKC-Online Gesamtumstellung Konsolidierung 10

Optimierung Testverfahren Umstellung Rechtsschutz-Police (Pilot) 2007

Dokument Fachdaten Dokument Fachdaten Dokument Daten Adapter (Spring

11 DOM Plattform Fachanwendungen DEVK Outputmanagement (DOM) Architektur-Schichtung SAP Host Client/Server Dokument Fachdaten Dokument Fachdaten Dokument Fachdaten Dokument Daten Adapter (Spring Batch) Dokumentenerstellung (DOPiX) Schnittstellenbelieferung (DOPiX / Java) Versandaufbereitung 11

DEVK Outputmanagement (DOM) Eckpunkte Architektur Funktionen sind sauber in eigenen Schichten getrennt Fachsysteme verantworten die Bereitstellung der erforderlichen Dokumentvariablen (Fachdaten)

12 DEVK Outputmanagement (DOM) Eckpunkte Architektur Funktionen sind sauber in eigenen Schichten getrennt Fachsysteme verantworten die Bereitstellung der erforderlichen Dokumentvariablen (Fachdaten) Dokumentdatenadapter verantwortet die XML-Aufbereitung und die Beschaffung der Partnerdaten Dokumentenerstellungssoftware verantwortet Verwaltung der Dokumentressourcen und die Kompositionslogik BOPS verantwortet die Versandaufbereitung der Dokumente Nur noch ein Dokumentenerstellungsystem in operativen Geschäftsprozessen Alle zentral gedruckten Dokumente werden über die Nachverarbeitungssoftware BOPS verarbeitet (Portooptimierung, intelligente Sendungsbündelung, ) 12

Verwaltung der Dokumentressourcen und die Kompositionslogik BOPS verantwortet die Versandaufbereitung der Dokumente Nur noch ein Dokumentenerstellungsystem in

13 Standardsoftware Dokumentenerstellung Gründe und Nutzen DOPiX der Fa. icon Systemhaus GmbH Klassischer Fall für Standardsoftware Hoher Funktionsumfang zur Erstellung von Dokumentvorlagen Effiziente Benutzeroberfläche zur Erstellung von Online-Briefen Weitgehende Kompatibilität zu ASF und DCF weiche Migration Strukturierte und Effiziente Entwicklung und Wartung von Dokumentvorlagen Einbettung in breite Toolsuite Verfügbarkeit auf C/S-Plattform Kompetenz und Flexibilität des Anbieters icon 13

Effiziente Benutzeroberfläche zur Erstellung von Online-Briefen Weitgehende Kompatibilität zu ASF und DCF weiche Migration

14 Standardsoftware Versandaufbereitung Gründe und Nutzen für BOPS der Fa. BIT Klassischer Fall für Standardsoftware Hoher Funktionsumfang in Bezug auf Versandsteuerung Hauptmerkmale aus Sicht DEVK Zusammenfassung von Druckjobs Stapeltrennung Adressbündelung Beilagensteuerung Individuelle Sortierung DV-Freimachung Flexible Steuerung von Ein- und Zweikanalanwendungen Erstellung und Änderung der Druckjobs durch Parametrisierung Verfügbarkeit auf C/S-Plattform Praxiserfahrung und Flexibilität des Anbieters BIT Zukunftsorientiertes Outputmanagement der DEVK 14 14

von Druckjobs Stapeltrennung Adressbündelung Beilagensteuerung Individuelle Sortierung DV-Freimachung Flexible Steuerung von Ein- und

15 Erfahrungen und Lernpunkte Erfolgsfaktoren Projektgrenzen und Projektziele adäquat definieren Projektpläne entwickeln und periodischen Controlling unterziehen Projekte prozessorientiert strukturieren Projektorganisation und Projektkultur projektspezifisch gestalten. Commitment der Stakeholder: 'Sponsor' für das Projekt, Akzeptanz des Projekts und seiner Ziele Angemessene Projekt-Infrastruktur: Organisation, Methoden und Werkzeuge sind verfügbar Kompetenz der dem Projekt zugeteilten Personen Selbstverständlich: Erfolgreiches Projektmanagement 15

Commitment der Stakeholder: 'Sponsor' für das Projekt, Akzeptanz des Projekts und seiner Ziele Angemessene Projekt-Infrastruktur:

Erfahrungen und Lernpunkte Worauf man achten sollte Russentechnik (Selbstbeschränkung der Komplexität) Pragmatische Workflows bei Anbindung Online-Dokumentenerstellung Konsequente

16 Erfahrungen und Lernpunkte Worauf man achten sollte Russentechnik (Selbstbeschränkung der Komplexität) Pragmatische Workflows bei Anbindung Online-Dokumentenerstellung Konsequente Funktionsschichtung Sauberes Anforderungsmanagement und Struktur der Vorgaben Testmanagement bei zentralem Querschnittsystems Flexible und zuverlässige Entwicklungspartner (After Sale Support) 16

Funktionsschichtung Sauberes Anforderungsmanagement und Struktur der Vorgaben Testmanagement

17 Blick in die Glaskugel Markterfordernisse zur Erweiterung elektronischer Versandwege Zunehmende Variablilisierung von Beilagen hin zu Dokumentvorlagen Zusammenfassung von Dokumenterstellungsabläufen für Druck und Versand Empfängerbündelung von Dokumenten Einsparung von Portokosten Kundenzufriedenheit, da wirtschaftliches Handeln sichtbar wird 17

Dokumenterstellungsabläufen für Druck und Versand Empfängerbündelung von Dokumenten

18 Nutzen Nutzen quantitativ Einsparung Lizenzkosten Reduzierung Aufwand für Dokumentenadministration Portoeinsparung Höherer Durchsatz Postnachverarbeitung Nutzen qualitativ Kundenfreundliche und einheitliche Dokumente Verringerung Betriebsrisiken Voraussetzung zur Flexibilisierung der Versandwege Schnellere Umsetzung von Dokumentänderungen Einfache und flexible Anpassbarkeit Durchsatz Postnachverarbeitung 18

einheitliche Dokumente Verringerung Betriebsrisiken Voraussetzung zur Flexibilisierung der Versandwege

19 19

20 Markus Schiffer Großprojektleiter Hauptabteilung Projektportfoliomanagement DEVK Versicherungen Riehler Straße Köln Telefon: Fax: Fragen 20

Straße 190 50735 Köln Telefon: +49 221 757-2476 Fax:

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