Die Einführung IT-gestützter Vorgangsbearbeitung

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1 Andreas Mayer Die Einführung IT-gestützter Vorgangsbearbeitung Ein gestaltungsorientiertes Modell für planende Verwaltungseinheiten edition sigma

2 Inhalt Vorwort Andreas Engel Danksagung Einleitung Zielsetzung und Aufbau der Arbeit Aufgabenstellung IT-gestützte Vorgangsbearbeitung Computerunterstützte Gruppenarbeit Planende Verwaltungseinheiten Systemeinführung Modellbegriff Grundlagen und verwandte Ansätze Klassifikation und Eigenschaften von Systemen zur IT-gestützten 25 Vorgangsbearbeitung Klassifizierung von Gruppenarbeitssystemen (CSCW, Awareness, 25 Workflowmanagement) Zielarchitektur IT-gestützte Vorgangsbearbeitung DOMEA -Konzept Anpassung von Bürosystemen ( Bordmittellösung") Unterscheidungsmerkmale Gruppensysteme und 41 Individualanwendungen 2.2 Verwandte Ansätze Die BTÖV-Methode Das V-Modell XT Organisatorisch-technische Struktur- und 49 Wirkungsdimensionen 3.1 Der organisatorisch-informationstechnische Ansatz nach Kaack 49

3 6 Inhalt Verwaltungsmanagement, politische Führung und 50 Verwaltungsumwelt Arbeitsabläufe, Geschäftsprozesse und Verwaltungsaufbau Verwaltungsaufgaben, Verwaltungswissen und Informationsbedarf Verwaltungskultur, organisationsweite Personalentwicklung und 52 Qualifizierung Organisatorisch-informationstechnische Innovationsprojekte IT-Service, IT-Fachpersonal und IT-Benutzer IT-Koordination, IT-Kooperation und Verwaltungsorganisation IT-Architektur und IT-Infrastruktur Mensch - Technik - Organisation Ebenen-Modell Integriertes Modell für die Einführung Einführungsprozesse aus organisatorisch-technischer und 59 Gruppensicht 4. Empirische Basis POLIWORK Kurzbeschreibung des Förderprogramms POLIKOM Architektur des POLIKOM-Arbeitskreises Organisatorische 67 Aspekte Projektbeschreibung POLIWORK Projektpartner Anwender Das Anwenderfeld BMI/BSI Das Anwenderfeld BMWi/GMD-PTF Die POLIWORK-Lösung Kurzbeschreibung des Verlaufs des Einführungsprozesses in 72 POLIWORK Evaluationsmethodik in POLIWORK IT-gestützte Vorgangsbearbeitung in der Landesverwaltung von 75 Nordrhein-Westfalen Kurzbeschreibung Kurzbeschreibung des Geschäftsgangsmodells im Funktionstest Das Kopfbogenprogramm OKE 78

4 Inhalt Das Geschäftsgangsmodell im Funktionstest Evaluationsmethodik in IT-NRW Weiterentwicklung ECM-System FAVORIT -OfficeFlow Kurzbeschreibung Evaluationsmethodik in FAVORIT Vergleich von POLIWORK, IT-NRW und BVA Prinzipien, Rahmenbedingungen und Auswirkungen der 85 Einführung 5.1 Handlungsprinzipien und kritische Erfolgsfaktoren Integration von technischer und organisatorischer Einführung Benutzerbeteiligung Anwender- und Aufgabenorientierung in organisatorischer wie 90 technischer Hinsicht Verwendung von Analogien zur konventionellen Bearbeitung Durchgängige Konzeptionsverantwortung und 96 Hauptansprechpartner Erfahrungsaustausch Konventionen Stufenweise Einführung Evolutionäres und zyklisches Vorgehen Nutzung des Systems für Proj ektaufgaben Engagierte und qualifizierte Proj ektmitarbeiter Perspektivenvielfalt Rahmenbedingungen einer Systemeinführung Technische Aspekte Organisatorische Aspekte Benutzerbezogene Aspekte Gruppenbezogene und soziale Aspekte Systemdesign und -entwicklung Auswirkungen des Systemeinsatzes Ängste Veränderungs- und Optimierungspotenzial Erklärungsansätze für die (Nicht-)Aneignung 141

5 8 Inhalt 5.5 Managementaufgaben bei der Einführung IT-gestützter 145 Vorgangsbearbeitung Gründe für die Einführung eines Systems zur IT-gestützten 145 Vorgangsbearbeitung und Nutzenaspekte IT-Management Projektmanagement Akzeptanzmanagement Anforderungs-Controlling Management der Änderungsprozesse Management von Standardisierungen Qualifizierangsmanagement Qualitätsmanagement Fehlermanagement Analyse-und Evaluationsmethoden Ein Vorgehensmodell für die Einführung Der Verlauf des Einführungs- und Aneignungsprozesses Planung und Vorbereitung der Einführung Installation und Konfiguration Schulung Betrieb mit betreuter und unterstützter Nutzung Aufgaben im Einführungsprozess IT-Infrastrukturgestaltung und Systementwicklung Qualifizierung zur Nutzung und Akzeptanzsicherung Organisationsgestaltung und -entwicklung Rollen im Einführungsprozess Führungskräfte als Einführungsverantwortliche Führungskräfte als Benutzer Promo toren Explizite Rollen für die Unterstützung des Einführungsprozesses ChangeAgents Moderatoren Mediatoren Benutzeradvokaten 220

6 Inhalt Implementierer Personalvertretung Anwendervertreter Assistenzkräfte Registratoren Vorzimmer Scandienste Benutzerbetreuer Systemadministratoren Performance-Analyst/Infrastrukturspezialist Spezialisten für Organisationsentwicklung Entwickler Systemhersteller Rollenkombinationen Geänderte und neue Rollen Beteiligung der Rollen an den Phasen des Einführungsprozesses Zusammenfassung und Ausblick auf weiterführende Arbeiten 233 Literatur 239 Abkürzungsverzeichnis 259 Verzeichnis der Abbildungen und Tabellen 262