InkaOffice Stammdaten

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1 InkaOffice Stammdaten In diesem Kapitel werden die einzelnen Einstellungen innerhalb der Stammdaten beschrieben. Die Stammdaten sind zur besseren Übersicht in verschiedene Bereiche unterteilt: - Bediener - Warengruppen - PLU`s / Artikel - Tische / Kunden - Kundenadressen - Auswahlfenster - Makros

2 17 Bediener Das Modul <Bediener> ist unterteilt in die Register Allgemein Einstellungen Optionen Bei entsprechender Einstellung unter >Formatierung >Speichereinteilung können hier bis zu 85 Bediener mit unterschiedlichen und individuellen Optionen angelegt werden Register Allgemein Name / Hoch Tragen Sie in das Eingabefeld <Name> den Namen oder die Bezeichnung des anzulegenden Bedieners ein. Hierzu stehen bis zu 10 Zeichen zur Verfügung. Ist zusätzlich das Kontrollkästchen <Hoch> aktiviert, wird der eingetragene Name bei entsprechender Einstellung im Hochdruck ausgedruckt. Hinweis: Ob der Bediener auf den Bons bzw. Rechnungen angedruckt werden soll, ist unter >Druck einzustellen. PIN-Nr.: Jedem Bediener kann eine bis zu 4-stellige PIN-Nummer zugeordnet werden. Wird hier eine PIN eingetragen, muss sich zu Beginn eines Tages der Bediener mit dieser PIN-Nummer gezielt anmelden. Die Anmeldung ist solange gültig, bis sich der Bediener wieder gezielt abmeldet. Beispiel: Ablauf in der Kasse zur Anmeldung Beispiel: Bediener 2 steckt seinen Bedienerschlüssel in die Kasse. Drücken der Bedienertaste. Zugewiesene PIN eingeben und mit <Bar> bestätigen. Ablauf in der Kasse zur Abmeldung Beispiel: Bediener 2 steckt seinen Bedienerschlüssel in die Kasse. Drücken der Bedienertaste. Abfrage <Abmeldung?> mit nochmaligem drücken der Bedienertaste bestätigen. Kapitel 2 Bediener Seite 17-1

3 PIN + Zeiterfassung Wird mit PIN-Nummer gearbeitet, kann die Zeit des angemeldeten Bedieners erfasst werden. Aktivieren Sie hierzu die Option <Zeiterfassung> bei den Bedienern, bei denen die Zeiterfassung erfolgen soll. Auf den Bedienerberichten (5101, 5102) bzw. Kassiererberichten (6101, 6102) wird darauf hin die Arbeitszeit für jeden Bediener getrennt angedruckt. Kassenberechtigung Besteht ein Verbund von mehreren Kassen, kann für jeden Bediener getrennt eine Kassenberechtigung eingestellt werden. Bei einer Einzelplatzkasse ist das Eingabefeld <Kassenberechtigung> ausgegraut und kann deshalb nicht genutzt werden. Hinweis! Es ist darauf zu achten, dass kein Leerschritt zwischen den Zahlen und Zeichen eingegeben wird. Es darf kein Wert eingegeben werden, der größer ist als die Anzahl der formatierten Kassen. Beispiele Ein Bediener darf auf die Kassen 2 bis 4 zugreifen. Eingabe: 2-4 Ein Bediener darf auf die Kassen 1, 3 und 5 zugreifen. Eingabe: 1,3,5 Ein Bediener darf auf alle Kassen zugreifen. Eingabe: 0 oder 1-15 Preisebene Entsprechend der Einstellung unter >Formatierung >Systemeinstellung kann hier festgelegt werden, auf welche Preisebene der Bediener automatisch eingestellt wird. Hinweis! Die Preisebene <Außer Haus> wird hierbei nicht als Preisebene berücksichtigt. Unter >Grundprogramm >Generell müssen die Optionen <Preisebene über Uhr> und <Bed. unabhängig schalten> deaktiviert sein. (Unter InkaLite 2.04 siehe >Grundprogramm >Generell 4 >Umschalten über Bediener aktivieren). Einstellungsmöglichkeiten: Ist bei einem Bediener der Wert 0 eingetragen, erfolgt durch ihn KEINE Umschaltung auf eine andere Preisebene. Er arbeitet dadurch automatisch in der Preisebene, mit der zuletzt gearbeitet wurde. Ist bei einem Bediener dieser Wert eingetragen, schaltet sich die Kasse für den Bediener automatisch auf Preisebene 1. Ist bei einem Bediener dieser Wert eingetragen, schaltet sich die Kasse für den Bediener automatisch auf Preisebene 2. Ist bei einem Bediener dieser Wert eingetragen, schaltet sich die Kasse für den Bediener automatisch auf Preisebene 3. Ein manuelles Umschalten durch den Bediener auf eine andere Preisebene über PE-Schnelltasten ist weiterhin möglich. Anrede Ordnen Sie über diese Optionsschalter den angelegten Bedienern die gewünschte Anrede zu. Ist unter <Bondruck> die Option aktiviert, dass der Bediener mit ausgedruckt wird, wird die ausgewählte Anrede mit angedruckt. Kapitel 2 Bediener Seite 17-2

4 17.2 Register Einstellungen Bedienertyp Je nach Einsatz des Bedieners können unterschiedliche Bedienertypen zugeordnet werden. Verschiedene Optionen können sowohl Einzeln, aber auch in Kombination geschaltet werden. Kombinationsmöglichkeiten: Debit: Kredit Lager Außer Haus Kredit: Debit Lager Außer Haus Training: Kassierer Außer Haus Lager: Debit Kredit Training außer Haus Außer Haus: Debit Kredit Training Lager Kassierer Debit / Kredit Die Optionen <Debit> bzw. <Kredit> sind ausschließlich für den Einsatz von Schankanlagen erforderlich. Mit der Einstellung <Debit> ist der Bediener berechtigt direkt an der Schankanlage zu arbeiten. Eine Zapfung bewirkt in diesem Fall automatisch eine Bonierung an der Kasse, wobei jedoch kein Bon gedruckt wird. Im Journal ist die Bonierung mit einem kleinen d gekennzeichnet. Mit der Einstellung <Kredit> muss der Bediener die Bonierung zunächst an der Kasse durchführen. Die Bons, welche für die Schankanlage bestimmt sind, werden durch ein k gekennzeichnet. Die Anzahl der Bonierungen werden dadurch an der Schankanlage freigegeben (Kredit) und können anschließend vom Kreditbediener selbst oder gegen Vorlage der entsprechend gekennzeichneten Bons gezapft werden. Training Ein Bediener mit der aktivierten Option <Training> arbeitet ausschließlich im Trainingsmodus. Das bedeutet, dass Bonierungen nicht in den Speicher der Kasse einfließen und somit auch keine Berichte von diesem Bediener gezogen werden können. Lager Die Bonierungen des Bedieners verändern nur den Lagerbestand. Das bedeutet, gespeicherte Daten können ausschließlich über <Lagerbediener-Bericht> (7101, 7102) ausgedruckt werden. Kassierer Aktiveren Sie diese Option, kann ein gesonderter Kassierer-Bericht (6101, 6102) ausgedruckt werden. Außer Haus Die Bonierungen dieses Bedieners werden automatisch mit <außer Haus> ausgeführt. Das gilt auch für Bediener mit Orderman. Kapitel 2 Bediener Seite 17-3

5 Rabatt Jedem Bediener kann ein prozentualer Rabattsatz zugeordnet werden. Der hier eingetragene Rabatt wird automatisch herangezogen bei: Zwischenrechnungen (mit oder ohne Rechnungsteilung). Abrechnung von separierten Posten. Abrechnung eines Tisches. Der hinterlegte Rabatt wird nicht bei Aufrechnung ohne Tisch gezogen. Hinweis! Bei Abrechnung eines Tisches ist die manuelle Eingabe eines Rabatt-/Aufschlagsatzes nicht möglich, sie wird abgewiesen. Wird ein Rabatt-Tisch abgerechnet, hat der an dem Tisch hinterlegte Rabattsatz Vorrang und der Rabattsatz des Bedieners wird ignoriert Ladenzugriff An jeder Kasse können bis zu 2 Laden angeschlossen werden. Mit Hilfe der Optionen <Lade 1> und <Lade 2> legen Sie fest, welche Lade durch den Bediener an der angemeldeten Kasse geöffnet wird bzw. geöffnet werden kann. Diese Bedienereinstellungen gelten an jeder Kasse innerhalb eines Verbundes an der eine oder zwei Kassen angeschlossen sind. Voraussetzung hierfür ist, dass sich der Bediener mit seinem Schlüssel auch an der entsprechenden Kasse angemeldet hat. Keine Option aktiviert: Der Bediener kann keine angeschlossene Lade an der Kasse öffnen. Lade 1 aktiviert: Bei einem Rechnungsabschluss wird automatisch die Lade 1 geöffnet. Lade 2 aktiviert: Bei einem Rechnungsabschluss wird automatisch die Lade 2 geöffnet. Lade 1 und Lade 2 aktiviert: Grundsätzlich öffnet sich zunächst die Lade 1. Über den Befehl <Lade 2> (Tastencode 37) kann der Bediener auch die zweite Lade öffnen Bericht in R Mit Hilfe dieser Optionen kann dem einzelnen Bediener das Recht zuerkannt werden, seinen Bediener- Bericht während dem laufenden Betrieb einzusehen. Für diese Funktion ist auf der Tastatur / Touchfläche die Taste <Zwischensumme> (Tastencode 33) erforderlich. Gesperrt (bei einer Neuprogrammierung Standard) Der Bediener kann keine Daten einsehen. (Bei dem entsprechenden Bediener steht in der Kassen unter >Stammdaten >Bediener bei <Bedienerbericht in R> eine 0) Anzeigen Nachdem der entsprechende Bediener an der Kasse angemeldet ist, werden mit Hilfe der Taste <Zwischensumme> seine Daten des Bedienerberichts auf dem Display angezeigt. (Bei dem entsprechenden Bediener steht in der Kassen unter >Stammdaten >Bediener bei <Bedienerbericht in R> eine 1) Drucken Nachdem der entsprechende Bediener an der Kasse angemeldet ist, werden mit Hilfe der Taste <Zwischensumme> (2x drücken) seine Daten des Bedienerberichts ausgedruckt. (Bei dem entsprechenden Bediener steht in der Kassen unter >Stammdaten >Bediener bei <Bedienerbericht in R> eine 2) Kapitel 2 Bediener Seite 17-4

6 17.3 Register Optionen Einstellungen Sperre Ein Bediener mit aktivierter Sperre kann sich sowohl an Einzelkassen wie auch an Kassen innerhalb eines Verbundes nicht anmelden. Dadurch können von diesem Bediener keine Aktionen durchgeführt werden. Auf dem Kassendisplay erscheint die Meldung <Bediener nicht erlaubt>. Tischzwang Ein Bediener mit aktiviertem Tischzwang muss über Tisch arbeiten. Versucht der Bediener bei dieser Einstellung ohne Tisch zu arbeiten, erscheint die Meldung <Tischzwang programmiert: Bediener > auf dem Display. Temp. ohne Ti-Zwang Diese Option ist nur in Verbindung mit der Funktion <Tischzwang> einzusetzen. Ist diese Option aktiviert, kann der betreffende Bediener trotz Tischzwang temporär aufheben. Die Funktion Einzelbonierung oder Einzelaufrechung) den Tischzwang (bis zum nächsten Schlüssel ziehen) aufheben. Hierzu muss der Bediener die Tasten-Kombination eingeben. Auf dem Kassendisplay erscheint die Meldung <kein Tischzwang>. Tisch-Reaktivierung Ist diese Option bei einem Bediener aktiviert, hat er die Berechtigung, einen abgeschlossenen Tisch zu reaktivieren. Ein abgeschlossener Tisch kann mit der Taste <Tisch-Reaktivierung> (Tastencode 41) zurückgeholt werden. Vor dem Drücken dieser Taste muss die entsprechende Tischnummer eingegeben werden. Privatbonierung Ist die Option <Privatbonierung> bei einem Bediener aktiviert, kann dieser entsprechende Bonierungen durchführen, die im Finanzbericht als Privat ausgewiesen werden. Bei der Privatbonierung ist zu unterscheiden, ob mit oder ohne Hausrunde gearbeitet werden soll. Wird zusätzlich die Option <Hausrunde> aktiviert, kann der entsprechende Bediener mit oder ohne Tisch arbeiten. PLU`s die in diesem Fall über Privatbonierung auf einen Tisch boniert werden, werden auf der Rechnung mit dem Preis 0.00 ausgedruckt. Es muss die Taste <Privat> (Tastencode 17) angelegt sein. Bei entsprechender Einstellung werden Privatbonierungen in folgenden Berichten angedruckt: Finanzbericht Bedienerbericht Journal Kapitel 2 Bediener Seite 17-5

7 Manuelle Rechnung Ist bei einem Bediener die Option <manuelle Rechnung> frei geschaltet, kann dieser mit Hilfe der Taste <Rechnung> manuelle Rechnungen erstellen. Manuelle Rechnungen fließen nicht in den Finanzbericht mit ein. Es muss die Taste <Rechnung> (Tastencode 42) an der Kasse angelegt sein. Bei entsprechender Einstellung werden manuelle Rechnungen in folgenden Berichten angedruckt: Bedienerbericht Rechnungsbericht Journal Ohne Rechnung Ist bei einem Bediener die Option <Ohne Rechnung> frei geschaltet, kann dieser einen Tisch abschließen, ohne dass dabei eine Rechnung ausgedruckt wird. Dabei wird kein Bon ausgedruckt. Es muss die Taste <ohne Rechnung> (Tastencode 49) an der Kasse angelegt sein. Die Berichte werden dabei wie bei einem normalen Tischabschluss aktualisiert. Tischabschluss erlaubt Damit ein Bediener einen Tisch abschließen kann, muss <Tischabschluss erlaubt> aktiviert sein. Ist diese Option deaktiviert, erscheint auf dem Display der Kasse die Meldung ABRECHNUNG nicht erlaubt, wenn der entsprechende Bediener versucht einen Tisch abzurechnen. Hinweis! Über Aufrechnung ohne Tisch kann der Bediener trotzdem einen Abschluss vornehmen. Um einen generellen Abschluss zu unterbinden, muss in diesem Fall zusätzlich die Option <Tischzwang> aktiviert werden. Hausrunde Hinweis! Die Option <Hausrunde> hat nur dann eine Auswirkung, wenn bei dem Bediener auch die Option <Privatbonierung> ausgewählt ist. Ist die <Hausrunde> aktiviert, kann der Bediener Privatbonierung auch auf einen Tisch durchführen. PLU`s die in diesem Fall über Privatbonierung auf einen Tisch boniert werden, werden auf der Rechnung mit dem Preis 0.00 ausgedruckt. Bei entsprechender Einstellung werden Hausrunden als Privatbonierung in folgenden Berichten angedruckt: Finanzbericht Bedienerbericht Journal Journalberechtigung Ist bei einem Bediener die Option <Journalberechtigung> aktiviert, kann er mit Hilfe der Tasten <Page auf>, <Page ab>, <Order auf> oder <Order ab> sein Journal aufrufen und darin blättern. Preiseingabe Hinweis! Die Option <Preiseingabe> bei einem Bediener hat nur dann eine Auswirkung, wenn in den Warengruppen oder PLU`s unter >Optionen die Preiseingabe erlaubt ist. Nur Bediener, bei denen die Option <Preiseingabe> aktiviert ist, haben die Berechtigung bei einer Bonierung einen Preis manuell einzutragen bzw. zu ändern. Hat in diesem Fall der zu bonierende Artikel keinen Preis (0,00), muss bei dem Bediener zusätzlich die Option <Nullbon> aktiviert werden. Nullbon Ist die Option <Nullbon> aktiviert, kann der entsprechende Bediener auch Artikel aufrufen, denen kein Preis hinterlegt ist (0,00). Siehe hierzu auch unter <Preiseingabe>. Kapitel 2 Bediener Seite 17-6

8 Sofortstorno Ist diese Option aktiviert, kann der Bediener in einer Aufrechnung die zuletzt vorgenommene Bonierung stornieren. Hierzu muss die Taste <Storno> (Tastencode 21) angelegt sein. Retour Ist diese Option aktiviert, kann der Bediener bereits ausgegebene Artikel als Retoure buchen. Hierzu muss die Taste <Retour> (Tastencode 20) angelegt sein. Hinweis! Unter >Grundprogramm >Generell kann eingestellt werden, ob Retouren im Lager Bereinigungen durchführen sollen oder nicht. Kundenadr. Ändern Ist diese Option aktiviert, kann der entsprechende Bediener eine neue Adresse hinzufügen oder eine bestehende Adresse ändern. Um eine Adresse ändern oder anlegen zu können, muss die Taste <Text> (Tastencode 26) angelegt sein. Gastanzahl Hinweis! Diese Einstellung hat nur dann eine Auswirkung, wenn unter >Grundprogramm >Tisch-/Gastrechnung die Option <Tische mit Platznummern> aktiviert ist. Diese Option ermöglicht es dem Bediener, bei Tischen mit Gastanzahl zu arbeiten. Ablauf in der Kasse: Wird ein neuer Tisch geöffnet, erscheint auf dem Display der Kasse eine Abfrage nach der Gastanzahl. In diesem Fall kann der Bediener mit einem entsprechenden Wert die Anzahl der Gäste an einem Tisch hinterlegen (mit <Bar> bestätigen). Es kann ein Wert bis zu 300 eingegeben werden. Ist zunächst die Gastanzahl nicht bekannt, ist die Abfrage mit <Bar> zu bestätigen, ohne dass ein Wert eingetragen wird. Die Gastanzahl wird darauf hin hinter der Tischnummer angezeigt. Eine dem Tisch hinterlegte Gastanzahl kann von einem Bediener mit der entsprechenden Berechtigung über die Taste <Gastanzahl> (Tastencode 65) geändert werden. Die Gastanzahl wird in den Tischberichten angedruckt und bei Z-Berichten auf Null gestellt. Kapitel 2 Bediener Seite 17-7

9 Aufschlag / Nachlass Hinweis! Diese Einstellung hat nur dann eine Auswirkung, wenn unter >Grundprogramm >Generell die Option <mit MsgPlu/Auf./Nachl./Fax> aktiviert ist. Mit Hilfe der Option <Aufschlag / Nachlass> kann bei einem Bediener eingestellt werden, ob er mit Aufschlag und Nachlass arbeiten kann. Diese Einstellung gilt auch für Aufschläge bzw. Nachlässe, die über ein Makro vergeben werden können. Der Aufschlag bzw. Nachlass kann sowohl als Prozentsatz sowie als Fixbetrag vergeben werden. Für einen Fixbetrag muss wenigstens die Taste <Nachlass> (Tastencode 13) an der Kasse angelegt sein. Um einen Prozentsatz eingeben zu können, müssen die Tasten <Nachlass> und <Prozent> (Tastencode 19) an der angelegt sein Postenstorno Bei entsprechender Berechtigung kann ein Bediener auch weiter zurück liegende Bonierung stornieren. Gesperrt Aktivieren Sie diese Option, um dem betreffenden Bediener das Stornieren von Posten generell zu sperren. Ein Sofortstorno ist weiterhin möglich. Generell Ist diese Option aktiviert, kann der betroffene Bediener generell ein Postenstorno durchführen. Tisch In diesem Fall kann der Bediener ausschließlich auf einen Tisch gebundene Postenbonierung stornieren. Kapitel 2 Bediener Seite 17-8

10 18 Warengruppen 18.1 Allgemeines Das Modul <Warengruppen> ist unterteilt in die Register Allgemein Preisebenen Lager Optionen Drucker Einstellungen Es werden alle unter >Formatierung >Speichereinteilung >Warengruppen eingestellten Warengruppen zur Bearbeitung aufgelistet. Bereits bearbeitete Warengruppen werden mit den entsprechenden Daten bereitgestellt. Zum navigieren innerhalb der angelegten Warengruppen können Sie in der Symbolleiste über den Befehl auf Tabellenansicht umschalten. In den aufgeführten Spalten können an den Warengruppen auch direkt innerhalb dieser Tabellenansicht Änderungen vorgenommen werden. Markieren Sie in der Tabelle die gewünschte Warengruppe und klicken Sie wieder auf den Befehl. InkaOffice schaltet darauf hin wieder in den Fenstermodus um und die Daten der markierten Warengruppe können bearbeitet werden. Tipp! Um schneller von einer Warengruppe zur nächsten blättern zu können, verkleinern Sie einfach das Bearbeitungsfenster durch ziehen. Kapitel 2 Warengruppen Seite 18-1

11 18.2 Register Allgemein Texte In der Gruppe <Texte> können Sie die Bezeichnung der markierten Warengruppe ändern. Haben Sie eine bisher nicht definierte (leere) Warengruppe markiert, können Sie dieser hier eine entsprechende Bezeichnung zuweisen Gruppen-Zuordnung Steuergruppe Ordnen Sie über dieses Listenfeld der Warengruppe die gewünschte reguläre Steuergruppe zu. Die Auswahlmöglichkeiten in <Steuergruppe> werden aus den Einstellungen in <Steuer / Service> gezogen (siehe InkaLite oder Kasse). AH-Steuergruppe Für Außer-Haus Abrechnungen kann jeder Warengruppe der entsprechend reduzierte Mehrwertsteuer Satz zugeordnet werden. Ordnen Sie über dieses Listenfeld der Warengruppe die gewünschte Außer-Haus Steuergruppe zu. Die Auswahlmöglichkeiten in <AH-Steuergruppe> werden aus den Einstellungen in <Steuer / Service> gezogen (siehe InkaLite oder Kasse). Hauptgruppe Ordnen Sie über dieses Listenfeld der Warengruppe die gewünschte Hauptgruppe zu. Die Auswahlmöglichkeiten werden aus dem Modul >Texte >Hauptgruppen gezogen. Bediener-Umsatzgruppe Sortiergruppe Ordnen Sie über dieses Listenfeld der Warengruppe die gewünschte Sortiergruppe zu. Die Auswahlmöglichkeiten werden aus dem Modul >Texte >Sortiergruppen gezogen. Kapitel 2 Warengruppen Seite 18-2

12 18.3 Preisebenen Preise Je nach dem, wie viele Preisebenen in unter >Formatierung >Systemeinstellung >Preisebenen vorgegeben wurden, werden hier die entsprechenden Felder für eine Preiseingabe freigegeben Lager Lager Wurde unter >Formatierung >Systemeinstellung die <Lagerhaltung> aktiviert, können hier entsprechende Angaben in der markierten Warengruppe vorgenommen werden Optionen Einstellungen In der Gruppe <Einstellungen> können Sie der markierten Warengruppe verschiedene Einstellungen zuordnen. Kapitel 2 Warengruppen Seite 18-3

13 18.6 Drucker Einstellungen Standarddrucker In der Gruppe <Standarddrucker> können Sie der markierten Warengruppe zuordnen, welcher Drucker als Standard genutzt werden soll. Bei der Option <Ferndrucker> wird das Feld <Nr.:> frei geschaltet, um die Nummer des gewünschten Ferndruckers hinterlegen zu können Ausweichdrucker In der Gruppe <Ausweichdrucker> können Sie der markierten Warengruppe zuordnen, welcher Drucker als Ausweichdrucker genutzt werden soll, wenn der Standarddrucker einmal nicht einsatzbereit ist. Bei der Option <Ferndrucker> wird das Feld <Nr.:> frei geschaltet, um die Nummer des gewünschten Ferndruckers hinterlegen zu können Bonart Über die Gruppe <Bonart> können Sie der markierten Warengruppe zuordnen, welche Bonart zum Einsatz kommt. Achtung! Ist hier keine Option aktiviert, gilt automatisch <Einzelbon>. Kapitel 2 Warengruppen Seite 18-4

14 19 PLU / Artikel 19.1 Allgemeines Innerhalb des Moduls <PLU / Artikel> können Sie können Sie PLU`s anlegen, bearbeiten und löschen. Das Modul <PLU / Artikel> ist in die Register Allgemein Preisebenen Auswahlfenster Optionen Drucker Lager unterteilt. Es werden alle angelegten PLU`s zur Bearbeitung aufgelistet und mit den entsprechenden Daten bereitgestellt. Zum navigieren innerhalb der angelegten PLU`s können Sie in der Symbolleiste über den Befehl auf Tabellenansicht umschalten. In den aufgeführten Spalten können an den PLU`s auch direkt innerhalb dieser Tabellenansicht Änderungen vorgenommen werden. Markieren Sie in der Tabelle die gewünschte PLU und klicken Sie wieder auf den Befehl. InkaOffice schaltet darauf hin wieder in den Fenstermodus um und die Daten der markierten PLU können bearbeitet werden. Tipp! Um schneller von einer PLU zur nächsten blättern zu können, verkleinern Sie einfach das Bearbeitungsfenster durch ziehen. Kapitel 2 PLU / Artikel Seite 19-1

15 19.2 Register Allgemein Texte In der Gruppe <Texte> können Sie die Bezeichnung der markierten PLU ändern. Wurde unter >Formatierung >Systemeinstellung die Option <2 Texte> ausgewählt, ist hier auch die Zeile <Text 2> für eine Eingabe frei geschaltet. Über die Kontrollkästchen <Hoch> kann jeder Zeile getrennt zugeordnet werden, ob die Hochschrift bei einem Ausdruck verwendet werden soll Zuordnungen Innerhalb der <Ziel-Warengruppe> ordnen Sie der markierten PLU die gewünschte Warengruppe zu. Die Warengruppe muss vorher angelegt worden sein. Über das Eingabefeld <Kassenber.:> legen Sie fest, für welche Kasse(n) die markierte PLU gültig ist. Über das Listenfeld <Schanktyp> können Sie bei Bedarf, der PLU den entsprechenden Schanktyp zuordnen. Für Schankanlagen mit WMF-Protokoll ist der Schanktyp 3 einzustellen Message-PLU Über die Gruppe <Message-PLU> ordnen Sie der markierten PLU zu, ob es sich um einen Message-PLU nur mit Text, mit Text+Preis oder ob es sich um eine Haupt-PLU (Keine) handelt. Keine Über die Einstellung <Keine> wird festgelegt, dass es sich um eine normale PLU handelt. Diese Option wird als Standard vorgegeben. Nur Text Diese Einstellung ist anzuwählen, wenn es sich um eine Message-PLU ausschließlich mit Text (ohne Preis) handelt. Text + Preis Diese Einstellung ist anzuwählen, wenn es sich um eine Message-PLU mit Text und Preis handelt. Kapitel 2 PLU / Artikel Seite 19-2

16 19.3 Preisebenen Preise Entsprechend der Einstellungen unter >Formatierung >Systemeinstellung >Preisebenen werden hier die Eingabefelder für Preise freigeschaltet. Die Zeile <Preis 3 / Außer Haus> wird zum einen freigeschaltet, wenn in einer Preisebenen-Kombination Außer Haus enthalten ist oder wenn 3 Preisebenen angewählt wurden Auswahlfenster Innerhalb der Gruppe <Auswahlfenster> können der markierten Haupt-PLU eine oder auch mehrere Message-PLU`s zugeordnet werden. Über das Kontrollkästchen <Mehrfachauswahl> legen Sie fest, dass das Auswahlfenster nach einer Zuordnung nicht automatisch schließt, um so eine Mehrfachauswahl zu ermöglichen. Hinweis! Die Einstellung in <Mehrfachauswahl> wird mit Einstellungen unter >Auswahlfenster >Auswahl Art übersteuert Optionen In der Gruppe <Einstellungen> können Sie der markierten PLU verschiedene Einstellungen zuordnen. Kapitel 2 PLU / Artikel Seite 19-3

17 19.6 Drucken Standarddrucker In der Gruppe <Standarddrucker> können Sie der markierten PLU zuordnen, welcher Drucker als Standarddrucker genutzt werden soll. Bei der Option <Ferndrucker> wird das Feld <Nr.:> frei geschaltet, um die Nummer des gewünschten Ferndruckers hinterlegen zu können Ausweichdrucker In der Gruppe <Ausweichdrucker> können Sie der markierten PLU zuordnen, welcher Drucker als Ausweichdrucker genutzt werden soll, wenn der Standarddrucker einmal nicht einsatzbereit ist. Bei der Option <Ferndrucker> wird das Feld <Nr.:> frei geschaltet, um die Nummer des gewünschten Ferndruckers hinterlegen zu können Multiples drucken Soll bei der markierten PLU der Bon-Druck zeitgleich auf mehreren Druckern durchgeführt werden, ist innerhalb der Gruppe <Multiples drucken> festzulegen, an welchen Kassen das möglich sein soll. Zusätzlich ist einzutragen, an welchem Ferndrucker der zweite Bondruck erfolgen soll Lager Lager Wurde unter >Formatierung >Systemeinstellung die <Lagerhaltung> aktiviert, können hier entsprechende Angaben in der markierten PLU vorgenommen werden. Kapitel 2 PLU / Artikel Seite 19-4

18 19.8 PLU`s hinzufügen Im rechten Bereich von InkaOffice stehen Ihnen verschiedene Hilfsmittel zur Bearbeitung von PLU`s zur Verfügung. Diese Hilfsmittel sind in die Gruppen <Hinzufügen> und <Ändern> und zusammen gefasst. In der Gruppe <Hinzufügen> können Sie neue Datensätze für PLU`s hinzufügen. Dabei besteht die Möglichkeit, Datensätze mit Standardwerten anzulegen oder einen bestehenden (aktuellen) Datensatz zu kopieren. Anzahl Über den Wert in dem Eingabefeld <Anzahl> legen Sie fest, wie viele PLU`s gleichzeitig angelegt werden sollen. Als Standard wird der Wert 1 für eine neue PLU vorgegeben. Startwert Über das Eingabefeld <Startwert> legen Sie fest, ab welcher PLU-Nummer neue PLU`s hinzugefügt werden sollen. Als Standard wird hier immer die nächst mögliche Folgenummer der letzten PLU-Nummer vorgegeben. Existieren bei den bisher angelegten PLU-Nummern Lücken, können diesen auch aufgefüllt werden. Beispiel: Kapitel 2 PLU / Artikel Seite 19-5

19 Differenz Über den Wert in dem Eingabefeld <Differenz> legen Sie die Zählschritte bei den Nummern der neuen PLU`s fest. Als Standard ist der Zählschritt 1 vorgegeben. In diesem Fall werden die neuen PLU-Nummern um jeweils 1 hoch gezählt. Beispiel: In dem Beispiel werden die PLU-Nummern um jeweils 3 hoch gezählt. Standardwerte / Aktueller Datensatz Bei den neu anzulegenden PLU`s ist zu unterscheiden zwischen <Standardwerte> und <aktueller Datensatz>. Mit der Option <Standardwerte> werden neue PLU`s auf Basis der Grundeinstellung neu generiert. Mit der Option <Aktueller Datensatz> besteht die Möglichkeit, eine vorher markierte PLU zu kopieren. Mit der Schaltfläche wird der Befehl mit den entsprechenden Einstellungen ausgeführt. Kapitel 2 PLU / Artikel Seite 19-6

20 19.9 PLU`s ändern In der Gruppe <Ändern> können Sie bestehende PLU`s in frei definierbaren Bereichen ändern oder PLU`s ganz zu löschen Preis 1 kopieren Preise der Preisebene 1 können mit einem Klick auf alle weiteren Preisebenen übertragen werden, die vorher in der Formatierung freigeschaltet wurden. a) Legen Sie mit Hilfe der Eingabefelder <Von> <Bis> über die PLU-Nummer fest, bei welchen PLU`s die Preise übertragen werden sollen. b) Klicken Sie auf den Befehl <Preis 1 kopieren>. - Es öffnet sich ein Abfragedialog, der mit <OK> zu bestätigen ist. - Die Preise der Preisebene 1 werden nun in alle weiteren Preisebenen kopiert. Kapitel 2 PLU / Artikel Seite 19-7

21 Kopieren von Einstellungen Mit Hilfe der Schaltflächen <Kopieren> und <Übernehmen> können Sie eine oder mehrere Einstellungen einer PLU in andere PLU`s kopieren. a) Markieren Sie die PLU, aus der eine Einstellung kopiert werden soll. b) Klicken Sie auf die Schaltfläche <Kopieren> und bestätigen Sie das Informationsfenster mit <OK>. c) Legen Sie mit Hilfe der Eingabefelder <Von> <Bis> über die PLU-Nummer fest, in welche PLU`s die Einstellungen kopiert werden sollen. d) Klicken Sie auf die Schaltfläche <Übernehmen>. - Es öffnet sich das Fenster <PLU Feldauswahl>. e) Wählen Sie in dem Fenster <PLU Feldauswahl> die Einstellungen aus, die in die gewünschten PLU`s (von bis) kopiert werden sollen. f) Sind die entsprechenden Einstellungen markiert, klicken Sie auf die Schaltfläche <OK>, um die gewählten Einstellungen in die PLU`s zu übertragen Löschen von PLU`s Achtung! Gelöschte PLU`s können nicht wieder hergestellt werden. Aus diesem Grund sollte vor dem Löschen von PLU`s unbedingt eine Kopie der Programmierung erstellt werden. a) Legen Sie mit Hilfe der Eingabefelder <Von> <Bis> über die PLU-Nummer fest, welche PLU`s gelöscht werden sollen. b) Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche <Löschen>, um den Befehl auszuführen. - Es erscheint eine Sicherheitsabfrage. c) Klicken Sie auf <OK>, um den Löschvorgang ab zu schließen. - Mit einem Klick auf <Abbrechen> kann der Löschvorgang abgebrochen werden. Kapitel 2 PLU / Artikel Seite 19-8

22 PLU`s nach Excel exportieren Mit InkaOffice besteht die Möglichkeit, eine oder mehrere PLU`s nach Excel zu exportieren. a) Legen Sie mit Hilfe der Eingabefelder <Von> <Bis> über die PLU-Nummer fest, welche PLU`s nach Excel kopiert werden sollen. b) Klicken Sie auf die Schaltfläche <Kopieren> und bestätigen Sie das Informationsfenster mit <OK>. c) Öffnen Sie Excel und führen Sie mit der RECHTEN Maustaste einen einfachen Klick auf das Feld A1 aus. - Es öffnet sich ein Hilfsmenü. d) Klicken Sie in dem Hilfsmenü mit der linken Maustaste auf den Befehl <Einfügen>. - Die kopierten Daten der PLU`s werden darauf hin in Excel eingefügt. Wichtig! In Excel werden alle Felder der PLU`s als Spalten abgebildet (z.b. Number, Text1, Text1Tall, Text2, usw.). Um später einen fehlerfreien Import der PLU`s zu gewährleisten, dürfen die Spaltenbezeichnungen in Excel nicht geändert werden. Kapitel 2 PLU / Artikel Seite 19-9

23 PLU`s aus Excel importieren PLU`s die in Excel bearbeitet oder angelegt wurden, können in eine InkaOffice-Programmierung importiert werden. Wichtig! Für einen fehlerfreien Import der PLU`s müssen die Spalten in Excel korrekt bezeichnet sein. Aus diesem Grund wird empfohlen, wenigstens 1 PLU aus InkaOffice nach Excel zu kopieren und diese nach Bedarf zu vervielfältigen. Bei einem Import ist darauf zu achten, dass die PLU-Nummern noch nicht in InkaOffice angelegt sind. a) Markieren Sie in der Excel-Tabelle alle Zeilen (inkl. der Zeile mit den Spaltenbezeichnungen), die nach InkaOffice importiert werden sollen. - Die markierten Zeilen werden farblich hinterlegt. b) Führen Sie mit der RECHTEN Maustaste einen einfachen Klick auf die markierten Zeilen aus. - Es öffnet sich ein Hilfsmenü. c) Klicken Sie in dem Hilfsmenü mit der linken Maustaste auf den Befehl <Kopieren>. - Die kopierten Daten der PLU`s werden darauf hin in einem Zwischenspeicher abgelegt. d) Markieren Sie in InkaOffice den Bereich >Stammdaten >PLU / Artikel. e) Klicken Sie in der Gruppe <Ändern> auf den Befehl <Einfügen>. - Es öffnet sich das Fenster <PLU Feldauswahl>. f) Wählen Sie in dem Fenster <PLU Feldauswahl> die Einstellungen aus, die mit den ausgewählten PLU`s (von bis) importiert werden sollen. g) Sind die entsprechenden Einstellungen markiert, klicken Sie auf die Schaltfläche <OK>. - Die PLU`s werden entsprechend in InkaOffice eingefügt. Kapitel 2 PLU / Artikel Seite 19-10

24 Spaltenbezeichnungen für PLU`s in Excel Nachfolgend finden Sie eine Tabelle mit allen erforderlichen Spaltenbezeichnungen in Excel. Spaltenbezeichnung Bedeutung Number PLU Nummer Text1 Text1 Text1Tall Text Hochschrift Text2 Text2 Text2Tall Text2 Hochschrift FamGrp Warengruppe PosAccess Kassenberechtigung (das führende # ist zwingend erforderlich) LdsType Schanktyp CondimentType MessagePLUTyp (0 keine, 1 nur text, 2 txt und preis) MiLinkType TenderPLUTyp Price1 Preis 1 Price2 Preis 2 Price3 Preis 3 ConSel1 Auswahlfenster 1 ConSel1Multi AW1 Mehrfachauswahl ConSel2 Auswahlfenster 2 ConSel2Multi AW2 Mehrfachauswahl ConSel3 Auswahlfenster 3 ConSel3Multi AW3 Mehrfachauswahl ConSel4 Auswahlfenster 4 ConSel4Multi AW4 Mehrfachauswahl Disable Sperre ForceCondiment MessagPLU Zwang PriceEntry Preiseingabe DirectMul Direktmultiplikation Subtotal Gruppensumme DefaultPrnOn Standarddrucker ein/aus DefaultPrnType Standarddruckertyp (1 Kasse, 4 Ferndrucker) DefaultPrnNo Standarddruckernummer RemotePrnOn Ausweichdrucker ein/aus RemotePrnType Ausweichdruckertyp (1 Kasse, 4 Ferndrucker) RemotePrnNo Ausweichdruckernummer MulPrnPos Multipler BondrucK Kassennummer MulPrnRemote Multipler Bindruck Ferndrucker StockMinimum Bestellbestand StockAvail Lagerbestand StockUnit Bemessungseinheit Kapitel 2 PLU / Artikel Seite 19-11

25 19.10 PLU-Liste drucken Mit InkaOffice besteht die Möglichkeit, PLU`s in Listenform als PDF auszudrucken oder nach Excel zu übertragen, um dort die PLU-Liste für den Ausdruck zu bearbeiten. a) Markieren Sie in InkaOffice den Bereich >Stammdaten >PLU / Artikel. b) Öffnen Sie das Menü <Datei> und klicken Sie hier auf den Eintrag <Anschauen>. - Es öffnet sich das Fenster <Berichte Ansicht> als Vorschau. - In der Symbolleiste von <Berichte Ansicht> finden Sie nun verschiedene Befehle für den Ausdruck oder für das Speichern der Liste. - Über den Befehl können Sie direkt den Listendruck für die PLU`s anstoßen. c) Klicken Sie auf den Befehl, können Sie über ein Auswahlfenster fest legen, ob die Liste als <pdf> oder als Tabelle in Excel abgespeichert werden soll. Kapitel 2 PLU / Artikel Seite 19-12

26 22 Tische / Kunden 22.1 Allgemeines Wichtig! Vor der Bearbeitung der Tische muss unter >Formatierung >Speichereinteilung die maximal mögliche Anzahl der Tische festgelegt werden. Es können nur Tische gelöscht werden, auf denen kein Umsatz liegt. In dem Bereich <Tische / Kunden> können neue Tische angelegt sowie bestehende Tische bearbeitet oder gelöscht werden. Je nach dem, ob es sich um automatische Tische oder feste Tische handelt gibt es verschiedene Möglichkeiten. Feste Tische Bei fest angelegten Tischen ist in den Kontrollkästchen der Spalte <Auto> kein Häkchen gesetzt ist. Bei fest angelegten Tischen gibt es zwei Möglichkeiten. Freie Tische (abgerechnete Tische) können sowohl in den Einstellungen bearbeitet aber auch gelöscht werden. Belegte Tische (Umsätze auf den Tischen) können weder bearbeitet noch gelöscht werden. In diesem Fall sind alle Eingabefelder ausgegraut. Automatische Tische Bei Automatik Tischen ist in den Kontrollkästchen der Spalte <Auto> ein Häkchen gesetzt. Automatisch angelegte Tische können in <Tische / Kunden> grundsätzlich nicht bearbeitet werden. Die Eingabefelder werden entsprechend ausgegraut. Das Löschen von Automatischen Tischen ist nur möglich, wenn er nicht belegt ist (keine Umsatzdaten). Stammdaten Tische_Kunden Seite 22-1

27 22.2 Tische hinzufügen Innerhalb der festgelegten maximalen Tischanzahl (siehe Formatierung) können in InkaOffice Tische neu angelegt werden. Hinweis! Es ist nicht erforderlich, dass bereits ein Tisch (fest oder automatisch) angelegt ist. Um neue Tische anlegen zu können, finden Sie im rechten Bereich von InkaOffice unter >Bearbeiten >Hinzufügen verschiedene Befehle. a) Tragen Sie in das Eingabefeld <Anzahl> die Menge der Tische ein, die Sie neu anlegen wollen. b) Über das Feld <Startwert> legen Sie fest, wie die erste Tisch-Nummer für die neu anzulegenden Tische lauten soll. - Sind bereits Tische angelegt, überprüft das System automatisch, welche Tisch-Nummer als höchste vergebene Nummer bisher vergeben wurde und gibt davon die nächst mögliche Nummer vor. c) Legen Sie über das Feld <Differenz> fest, in welchen Schritten die Tisch-Nummern hochgerechnet werden sollen. - Als Standard wird hier die 1 vorgegeben. d) Über die Optionsschalter <Standardwerte> bzw. <Aktueller Datensatz> legen Sie Grundeinstellungen der neu anzulegenden Tische fest. - Wählen Sie die Option <Standardwerte>, werden vom System Basiswerte vorgegeben. - Wählen Sie die Option <Aktueller Datensatz>, werden die Einstellungen eines vorhandenen und markierten Tisches übernommen. e) Klicken Sie anschließend auf den Befehl <Hinzufügen>, um die neuen Tische anzulegen. Der Vorgang ist hiermit abgeschlossen und die Tische können bei Bedarf nun weiter bearbeitet werden. Stammdaten Tische_Kunden Seite 22-2

28 22.3 Tische bearbeiten Achtung! Alle in diesem Abschnitt beschriebenen Einstellungen müssen für jeden Tisch getrennt vorgenommen werden Gruppe Einstellungen Zimmer Als Standard ist das Kontrollkästchen <Zimmer> deaktiviert. In diesem Fall wird in der Anzeige und im Druckbild der Text <Tisch> angezeigt. Entsprechend wird auch der Speicher <Tisch> geführt und die Umsatzdaten können über die Tischberichte ausgedruckt werden (1500, 1600, 1700,1800, 3101, 3102). Ist das Kontrollkästchen mit einem Häkchen versehen, werden in der Anzeige und im Druckbild der Text <Tisch> durch den Text <Zimmer> ersetzt. Zusätzlich wird dieser Speicher als Zimmer geführt und entsprechend bei den Zimmerberichten (2500, 2600, 2700, 2800, 4101, 4102) ausgedruckt. Achtung! Eine automatische Abrechnung offener Tische vor Z-Berichten gilt nicht für Zimmer. Rabatt Jedem Tisch kann ein Rabattsatz in Prozent zugeordnet werden. Dadurch wird bei Erstellung einer Zwischenrechnung (mit oder ohne Rechnungsteilung) oder vor der Abrechnung des Tisches automatisch eine Nachlassberechnung durchführt. Das gilt auch für Abrechnungen von separierten Posten. Dies verhält sich genau so, wie wenn der Nachlass manuell eingegeben worden wäre. Bei Rabatt-Tischen ist die manuelle Eingabe eines Rabatt-/Aufschlagsatzes nicht möglich, diese wird abgewiesen. Bei Rechnungen separierter Posten wird der programmierte Rabattsatz in der Abrechnung berücksichtigt. Beim Umbuchen werden generell keine programmierten Rabatsätze des Quelltisches vom Zieltisch übernommen. Das gilt genauso beim Umbuchen separierter Posten. Saldo-Obergrenze Je Tisch/Zimmer oder Kunde kann eine Saldo-Obergrenze programmiert werden. Ab diesem Betrag werden Bonierungen abgewiesen, wenn die Saldosumme der bereits bonierten Posten diesen Betrag überschreiten würde. Der Text der Abweisung erscheint nach Drücken der Taste SALDO bzw. einer Finanzwegtaste und lautet: Saldo-Limit überschritten L. Ein Tisch hat keine Saldo-Obergrenze, wenn als Wert 0,00 eingestellt ist (Standard-Einstellung). Rechnung nach Umbuchen mit Separieren Mit dieser Einstellung kann festgelegt werden, ob eine Rechnung nach Umbuchen mit Separieren gedruckt werden soll oder nicht. Nur über Inhousekarte Ist dieser Punkt aktiviert, kann ein Tisch nur über eine Inhousekarte geöffnet und abgerechnet werden. Die Taste Tisch ist ist in diesem Fall gesperrt. Stammdaten Tische_Kunden Seite 22-3

29 Start-PLU: ohne Start-PLU, Start-PLU1, Start-PLU2, Start-PLU3 Unter >Grundprogramm >Tisch-/Gastrechnung können bis zu 3 Start-PLU s hinterlegt werden. Welche Start- PLU bei dem jeweiligen Tisch greifen soll, kann hier festgelegt werden. Aktivieren Sie hierzu die entsprechende Einstellung, um die gewünschte Start-PLU zuzuordnen. Standardeinstellung: <ohne Start-PLU> Einschränkungen Revierschutz Ein von einem Bediener belegter Tisch ist für andere Bediener gesperrt, ein freier Tisch kann aber von jedem Bediener belegt werden. Abrechnungsschutz Diesen Tisch/Zimmer oder Kunden darf nur der Bediener abrechnen, der ihn auch eröffnet hat. Der Punkt ist nur Sinnvoll, wenn weder Revierschutz noch Revierzuweisung gesetzt ist. Für Bediener 1 mit Chef-Funktion gilt der Abrechnungsschutz nicht. Der Abrechnungsschutz wirkt sich auf Tischabrechnungen, Tisch-Zwischenrechnungen, Tisch-Umbuchen, Tisch reaktivieren und Separieren aus. Hinweis! Diese Funktion bewirkt, dass als aktueller Bediener immer der Bediener gespeichert bleibt, der den Tisch eröffnet hat. Sonst wird als aktueller Bediener immer der Bediener gespeichert, der zuletzt auf den Tisch boniert hat. Dies hat Auswirkungen auf den Bericht der belegten Tische und auf die Anzeige der belegten Tische je Bediener, z.b. sieht ein Bediener, der zusätzlich auf den Tisch boniert, diese offenen Tische nicht Revierzuweisung Nur die hier zugeordneten Bediener können auf diesem Tisch arbeiten. Es können bis zu 6 Bediener zugeordnet werden. Hinweis! Ist die Option <Revierschutz> zusätzlich aktiviert, können sie gegeneinander verriegelt werden Tische löschen Legen Sie in unter in der Gruppe <Ändern> über die Eingabefelder <von> <bis> fest, welche Tische gelöscht werden sollen. Klicken Sie anschließend auf den Befehl <Löschen>. Stammdaten Tische_Kunden Seite 22-4

30 23 Kundenadressen 23.1 Allgemeines Achtung! Um Kundenadressen anlegen zu können, muss unter >Formatierung >Speichereinteilung >Kundenadressen ein Wert >0 eingetragen sein. Die Anzahl der maximal möglichen Kundenadressen wird durch diesen Wert in der Formatierung festgelegt. Ob und wie viele Zeilen in Rechnungen angedruckt werden können, legen Sie unter >Formatierung >Systemeinstellungen >Gasttextzeilen fest. Diese Einstellung beeinflusst nicht die Anzahl der Adressenzeilen zum Anlegen in InkaLite. Innerhalb des Moduls <Kundenadressen> können Sie Adressen anlegen, bearbeiten und löschen. Es werden alle bisher angelegten Kundenadressen zur Bearbeitung aufgelistet und mit den entsprechenden Daten bereitgestellt. zwischen Tabel- Zum navigieren innerhalb der angelegten Kundenadressen können Sie mit dem Befehl lenansicht und Bearbeitungsansicht umschalten. In den aufgeführten Spalten können an den Kundenadressen auch direkt innerhalb dieser Tabellenansicht Änderungen vorgenommen werden. Markieren Sie in der Tabelle die gewünschte Kundenadresse und klicken Sie wieder auf den Befehl. InkaOffice schaltet darauf hin wieder in den Fenstermodus um und die Daten der markierten Kundenadresse können bearbeitet werden. Im rechten Bereich von InkaOffice stehen Ihnen verschiedene Hilfsmittel zur Bearbeitung der Kundenadressen zur Verfügung Neue Adressen hinzufügen a) Klicken Sie auf die Schaltfläche <Neu>, um einen neuen leeren Datensatz anzulegen. - Ist die Option <Mit Kundennummer> aktiviert, wird automatisch eine neue fortlaufende Kundennummer vergeben. Die Nummer kann in dem Eingabefeld individuell geändert werden. Hinweis! Ist die Option <Mit Kundennummer> deaktiviert, wird das dazu gehörige Eingabefeld ausgegraut. Dadurch kann hier keine Kundennummer vergeben werden. Als Standard wird in diesem Fall eine 0 eingetragen. Stammdaten - Kundenadressen Seite 23-1

31 In der Adressliste kann bei Bedarf trotzdem eine Kundennummer vergeben. Mit einem entsprechenden Eintrag in der Liste wird die Option <Mit Kundennummer> automatisch aktiviert. b) Setzen Sie den Cursor in dem Eingabefeld <Adresse> in die Zeile 1 und tragen Sie hierin die erforderlichen Angaben der Kundenadresse ein. c) Betätigen Sie die Entertaste, um in dem Eingabefeld <Adresse> in die nächste Zeile zu gelangen. - Je Zeile stehen Ihnen 20 Zeichen zur Verfügung. d) Aktivieren Sie hinter der jeweiligen Adresszeile das Kontrollkästchen <Hoch>, wird der hinterlegte Text in Hochschrift gedruckt. - Für jede Zeile einer Adresse, können Sie getrennt festlegen, ob der Adresstext in Hochschrift ausgedruckt werden soll. e) Wiederholen Sie die oben beschriebenen Schritte in diesem Abschnitt für jede neu anzulegende Kundenadresse. f) Speichern Sie die Änderung mit einem Klick auf den Befehl. Der Vorgang ist hiermit abgeschlossen Adressen kopieren Bestehende Adressen können sowohl innerhalb von InkaOffice sowie von InkaOffice nach Excel kopiert werden. Nach Excel kopierte (exportierte) Adressen können dort bearbeitet und anschließend wieder importiert werden. Des Weiteren besteht nach dem Export nach Excel die Möglichkeit eine Adressliste auszudrucken in InkaOffice a) Markieren Sie zunächst die zu kopierenden Kundenadressen in InkaOffice. - Mehrere Datensätze von Kundenadressen können, wie z.b. unter Excel, Blockweise (mit Hilfe von Shift und linker Mausklick) sowie einzeln (mit Hilfe von Strg und linker Mausklick) markiert werden. Beide Markierungsmöglichkeiten können auch miteinander verbunden werden. b) Klicken Sie auf die Schaltfläche <Kopieren>. - Die Daten werden in einem Zwischenspeicher abgelegt. c) Klicken Sie für jede im Zwischenspeicher abgelegte Adresse einmal auf die Schaltfläche <Neu>, um eine entsprechende Anzahl leerer Datensätze anzulegen. d) Markieren Sie die erforderliche Anzahl an leerer Datensätze (ergibt sich aus der Kundenadressen im Zwischenspeicher). e) Klicken Sie auf den Befehl <Einfügen>. - Es öffnet sich das Fenster <Kundenadressen Feldauswahl>. f) Wählen Sie hier aus, welche Einstellungen aus den Kopien übernommen werden sollen. g) Klicken Sie auf die Schaltfläche <OK>, um die Kundenadressen mit den angewählten Einstellungen zu übernehmen. Stammdaten - Kundenadressen Seite 23-2

32 nach Excel a) Markieren Sie zunächst die zu kopierenden Kundenadressen in InkaOffice. - Mehrere Datensätze von Kundenadressen können, wie z.b. unter Excel, Blockweise (mit Hilfe von Shift und linker Mausklick) sowie einzeln (mit Hilfe von Strg und linker Mausklick) markiert werden. Beide Markierungsmöglichkeiten können auch miteinander verbunden werden. b) Klicken Sie auf die Schaltfläche <Kopieren>. - Die Daten werden in einem Zwischenspeicher abgelegt. c) Öffnen Sie MS-Excel. d) Markieren Sie das Feld A1. e) Führen Sie den Befehl <Einfügen> aus (Tastenkombination <Strg V>). - Die Daten aus dem Zwischenspeicher werden in Excel eingefügt aus Excel Wichtig! Für einen fehlerfreien Import der Kundenadressen müssen die Spalten in Excel korrekt bezeichnet sein. Aus diesem Grund wird empfohlen, wenigstens 1 Kundenadresse aus InkaOffice nach Excel zu kopieren und diese nach Bedarf für eine weitere Bearbeitung zu vervielfältigen. a) Markieren Sie in der Excel-Tabelle alle Zeilen (inkl. der Zeile mit den Spaltenbezeichnungen), die nach InkaOffice importiert werden sollen. - Die markierten Zeilen werden farblich hinterlegt. b) Führen Sie die Tastenkombination <Strg C> aus. - Die kopierten Daten der Kundenadressen werden darauf hin in einem Zwischenspeicher abgelegt. c) Öffnen Sie in InkaOffice den Bereich >Stammdaten >Kundenadressen und markieren Sie die erforderliche Anzahl an Datensätzen, in die die Adressen aus Excel kopiert werden sollen. - Bei Bedarf können Sie mit der Taste <Neu> eine entsprechende Anzahl von leeren Datensätzen hinzufügen. d) Klicken Sie in unter <Bearbeiten> auf den Befehl <Einfügen>. - Es öffnet sich das Fenster <Kundenadressen Feldauswahl>. e) Wählen Sie in dem Fenster <Kundenadressen Feldauswahl> die Einstellungen aus, die mit den ausgewählten Adressen importiert werden sollen. f) Sind die entsprechenden Einstellungen markiert, klicken Sie auf die Schaltfläche <OK>. - Die Datensätze werden darauf hin in die Tabelle kopiert. Stammdaten - Kundenadressen Seite 23-3

33 Spaltenbezeichnungen für Adressen in Excel Nachfolgend finden Sie eine Tabelle mit allen erforderlichen Spaltenbezeichnungen in Excel. Spaltenbezeichnung Bedeutung Number Nr. Line1 Zeile 1 Line1Tall Hoch Line2 Zeile 2 Line2Tall Hoch Line3 Zeile 3 Line3Tall Hoch Line4 Zeile 4 Line4Tall Hoch Löschen von Kundenadressen Achtung! Gelöschte Adressen können nicht wieder hergestellt werden. Aus diesem Grund sollte vor dem Löschen von Adressen unbedingt eine Kopie der Programmierung erstellt werden. a) Markieren Sie zunächst die zu kopierenden Kundenadressen in InkaOffice. - Mehrere Datensätze von Kundenadressen können, wie z.b. unter Excel, Blockweise (mit Hilfe von Shift und linker Mausklick) sowie einzeln (mit Hilfe von Strg und linker Mausklick) markiert werden. Beide Markierungsmöglichkeiten können auch miteinander verbunden werden. b) Klicken Sie auf den Befehl <Löschen>. c) Klicken Sie auf <OK>, um den Löschvorgang ab zu schließen. - Mit einem Klick auf <Abbrechen> kann der Löschvorgang abgebrochen werden. Stammdaten - Kundenadressen Seite 23-4

34 25 Auswahlfenster 25.1 Allgemeines Mit Hilfe von Auswahlfenstern können einer bestimmten PLU weitere Definitionen hinzugefügt werden. Beispiel: Verschiedene Dressings für einen Salat. Die verschiedenen Optionen innerhalb eines Auswahlfensters werden über den Menüpunkt <Auswahlfenster> festgelegt. Entsprechend unserem Beispiel wurde ein Auswahlfenster für gemischten Salat zusammengestellt, in dem 2 Dressings zur Auswahl stehen Auswahlfenster anlegen a) Tragen Sie in dem Eingabefeld <Titel> die Bezeichnung ein, die über dem Auswahlfenster angezeigt werden soll. b) Innerhalb der Gruppe <Auswahl Art> ordnen Sie zu, wie oft innerhalb des betreffenden Auswahlfensters eine Auswahl getroffen werden kann. - Wählen Sie die Option <In PLU>, wird die in der PLU hinterlegte Auswahlart herangezogen. Einstellmöglichkeit in PLU - Wählen Sie die Option <Einfach>, kann über das Auswahlfenster nur eine Auswahl getroffen werden. Eventuelle Einstellungen in der PLU (siehe Register <Auswahlfenster>)werden übersteuert. Wird über das Auswahlfenster eine Option angewählt, schließt sich das Auswahlfenster automatisch. Stammdaten - Auswahlfenster Seite 25-1

35 - Wählen Sie die Option <Mehrfach>, können über das Auswahlfenster alle möglichen Optionen ausgewählt werden. Eventuelle Einstellungen in der PLU (siehe Register <Auswahlfenster>) werden übersteuert. Bei Bedarf kann eine Option in dem Auswahlfenster auch mehrfach angewählt werden. Das Auswahlfenster muss bei der Bonierung manuell über die Taste bzw. Touchfläche <Seite ab> geschlossen werden. c) Fügen Sie den Cursor in das gewünschte Eingabefeld ein (Spalte <PLU>), in das die gewünschte Option eingetragen werden soll. d) Wählen Sie aus der PLU-Liste im rechten Bereich die gewünschte PLU aus, die als Option in das Auswahlfenster übernommen werden soll und führen Sie darauf einen Doppelklick aus. - Die PLU wird automatisch in das vorher markierte Eingabefeld übernommen. e) Wiederholen Sie die Schritte c) bis d), bis alle gewünschten Optionen in dem Auswahlfenster angelegt sind. Stammdaten - Auswahlfenster Seite 25-2

36 26 Makros Über dieses Modul können verschiedene Makros angelegt und bearbeitet werden. Alle unter >Formatierung >Speichereinteilung >Makros eingestellten Makros werden zur Bearbeitung aufgelistet. Bereits angelegte Makros werden mit den entsprechenden Daten bereitgestellt. Zum navigieren innerhalb der angelegten Makros können Sie in der Symbolleiste über den Befehl Tabellenansicht umschalten. auf In den aufgeführten Spalten können an den Warengruppen auch direkt innerhalb dieser Tabellenansicht Änderungen vorgenommen werden. Markieren Sie in der Tabelle das gewünschte Makro und klicken Sie wieder auf den Befehl. InkaOffice schaltet darauf hin wieder in den Fenstermodus um und die Daten des markierten Makros können bearbeitet werden. Stammdaten - Makros Seite 26-1