Projekt Manager Workbench und Cost Forecasting in SAP ERP

Transkript

1 Projekt Manager Workbench und Cost Forecasting in SAP ERP

2 Herausforderungen Sie nutzen das SAP Projekt System, oder Sie planen das SAP Projekt System einzuführen Sie können jedoch sehr schwer einen Projektplan oder eine Kostenschätzung anlegen keinen geeigneten Platz finden, an dem der Projektleiter die Projekte überwachen, aktualisieren oder über die Projekte berichten kann. keine aussagekräftigen Berichte aus dem SAP Standard Projekt System erstellen keine monatlichen Forecasts erstellen keine Projektabweichungen mit nahtloser Integration zu Budget-, Erlösen- und Kostenprognosen erstellen.

3 Herausforderungen Das Ergebnis sehr viele Excel Berichte Nutzung von PS Planungstools von Drittanbietern das Projekt System wird zum Kostensammler keine Transparenz und Konsistenz Ihrer Informationen fehlende Standards in der Projektdurchführung das Verwalten der Projekte gestaltet sich schwierig die Vorteile eines integrierten Systems werden untergraben

4 Herausforderungen das PS (Projekt System) ist Human Resources (HR) Time Sheets (CATS) Sales and customer billing (SD) Accounting (FI) und Controlling (CO) Materials Management und Procurement (MM) Capacity und Resource Planning SAP PS + Noveco epm Plant Maintenance, Customer Service (PM/CS) eines der am meisten integrierten Module im SAP ERP Production Planning (PP) Noveco epm erweitert das SAP PS und ermöglicht integriertes Projekt Management direkt im SAP ERP es werden keine zusätzlichen Tools wie z.b. Excel, BI, BO usw. benötigt. Der gesamte Projektzyklus kann im SAP ERP verwaltet werden.

5 Integriertes Projekt Management in SAP * Projekt Reporting Profit Take (Ergebisanalyse) * Noveco Application Dashboard Reporting Portfolio Planung Reporting und Analyse Monitoring Forecasting Progress Tracking * Project Manager Workbench Planung und Ausführung Project Builder Kosten- & Erlösplanung Zeitplanung für Projekte Einkauf, Zeiterfassung, Fakturierung * Project Variation Management

6 Projekt Manager Workbench: integrierte Finanzübersicht Automatische Nachberechnung Estimate Cost at Completion, Costs to Complete und des Projektfortschritts die Workbench ermöglicht dem Benutzer ganz neue Erfahrungen im PS Modul: eine Kombination mehrerer Transaktionen auf einem Bildschirm benutzerfreundliche Oberfläche und intuitive Navigation Anzeigen, Ändern, Auffrischen und Aufriß zu den Details automatische Nachberechnung der Cost To Complete überwachen und aktualisieren des Projektfortschritts sofortige Echtzeitintegration ins ERP (keine Schnittstellen, keine Extraktoren) wenn nötig manuelle Änderung der Kosten, Work To Complete und des Projektfortschritts Manuelle Verteilung der Cost To Complete und der Obligos Automatische Aufzeichnung der Änderungen im Change Log Automatische Aufzeichnung der Forecasthistorie die Änderungen werden direkt im ERP gespeichert

7 Noveco epm Projekt Management Workbench Schlüsselfunktionen der Projekt Management Workbench: Verwaltung der Cost To Complete (automatische Nachberechnung und manuelle Anpassung) Cost To Complete bedeutet die noch zu erwartenden Kosten verteilt auf die verbleibende Projektdauer Estimated Cost At Completion ( oder Final Forecast Cost ) berechnet sich aus den Istkosten + Obligos + Cost To Complete Cost To Complete wird in die Zukunft verteilt Abweichungs- und Issuemanagement sind nahtlos mit Budgetierung und Forecasting integriert einfache, integrierte Projekt Fortschritts- und Earned Value Analyse eine zentrale Stelle um die Projekte zu überwachen und zu verwalten Grafiken für die Projekt KPIs Projekt Forecast Historie (automatische Funktion)

8 Projekt Manager Workbench Überblick Oberfläche und Navigation Funktionalität Reports Integration

9 Projekt Manager Workbench: integrierte Finanzübersicht aggregierte Anzeige der KPIs für das gesamte Projekt oder ausgewählte Projekt Elemente

10 Projekt Manager Workbench: integrierte Finanzübersicht Estimated Cost at Completion = Istkosten + Obligos + Cost To Complete aktuelles Budget incl. Abweichungen Cost To Complete ursprüngliche Kostenschätzung Budget Defizit = aktuelles Budget Estimated at Completion + im Budgetrahmen - außerhalb des Budgetrahmens

11 Projekt Manager Workbench: integrierte Finanzübersicht original Marge % Erlös Plan incl. Erlösabweichungen original Erlös Plan Forecast Marge %

12 Projekt Manager Workbench: Listanzeige detailierte Aufschlüsselung der Kosten direkte Anzeige und Änderung der Forecast Kosten ohne das man in der Struktur zum entsprechenden Element navigieren muss

13 Gruppierung der Kostenarten Darstellung in der Workbench Wertkategorien Ressourcen Kostenarten Engineering & Planung Planer Tragwerksplanung Anlagenplanung Ingenieur Bauingenieur Arbeit Hochbauingenieur Mechaniker Bauarbeiter Material in SAP werden Kostenarten oder Kostenartengruppen Wertkategorien zugewiesen mit Noveco epm wurde die Ressource eingeführt, sie erlaubt Wertkategorien in kleinere Untergruppen aufzuteilen z.b. Wertkategorie ARBEIT kann in verschiedene Ressourcen aufgeteilt werden: - Bauarbeiten - Elektriker - Mechaniker - usw. jede Ressource kann mehreren Kostenarten zugewiesen werden

14 Projekt Manager Workbench die Informationen sind gruppiert nach: Wertkategorie Ressource die Kostenarten können in den Noveco Einstellungen ausgeschaltet werden. Alle Finanzinformationen werden dann gruppiert nach Wertkategorie und Ressource dargestellt.

15 Projekt Manager Workbench: Exception Anzeige Exception Icons zeigen an wo die Estimated Cost at Completion (EAC) über oder unter dem aktuellen Budget sind

16 Anzeige von kumulierten Werten Anzeige von kumulierten Werten und Liniendiagrammen der KPIs für das gesamte Projekt oder ausgewählte Projekt Elemente Display cumulative values and S-curves of the KPI for selected project element In this example, the top WBS is selected, so aggregated information from all sub-elements is presented

17 Projekt Abweichungen Anzeige der Projekt Abweichungen

18 Projekt Manager Workbench Überblick Oberfläche und Navigation Funktionalität periodengenaues Forecasting Cost To Complete Management Fortschrittsanalyse Abweichungsmanagement Forecast Historie Reports Integration

19 Periodisches (monatliches) Kostenforecasting IstkostenME Istkosten am Monatsende Dezember 2013 IstkostenTD Istkosten life To Date Kostenforecasts werden gewöhnlich in der ersten Woche des Folgemonats erstellt. Istkosten und Bestellobligos können sie jedoch in den ersten Tagen des Folgemonats noch ändern. Istkosten die Noveco Workbench kumuliert die Istkosten und Obligos vom Projektstart bis zum Monatsende der aktuellen Planungsperiode (z.b. Dezember 2013) und berechnet die Cost To Complete neu. Costs to Complete = EAC Istkosten ME Obligos ME Istkosten TD Istkosten ME Auf diese Weise kann der Forecast eingefroren werden, unabhängig von den Istkosten die in der neuen Periode gebucht wurden. Dezember Heute Januar Zeit

20 Projekt Manager Workbench Überblick Oberfläche und Navigation Funktionalität unterstützte Projektstrukturen periodengenaues Forecasting Cost To Complete Management Fortschrittsanalyse Abweichungsmanagement Forecast Historie Reports Integration

21 EAC CTC Initialer Schritt: die Schätzung wird nach Cost To Complete kopiert. Dieser Schritt ist nur einmal nötig. Estimate Projekt Forecasting: Cost To Complete Lifecycle initial werden die Cost To Complete aus der Schätzung generiert am Beginn sind die Istkosten und Obligos null, EAC = CTC nach folgender Formel: Schätzung wird nach Cost To Complete kopiert EAC CTC mit Fortschritt des Projekts steigen Istkosten und Obligos an CTC werden von der Workbench automatisch nach folgendener Formel reduizert: EAC CTC = EAC (Istkosten + Obligos) CTC laufende Schritte: manuelle Änderung der CTC, Berechung der EAC und Speichern der neuen EAC für eine monatliche Momentaufnahme für historische Berichte Estimate laufende Schritte: die Istkosten und die Bestellobligos werden automatisch von den Cost To Complete abgezogen Estimate EAC = CTC + Istkosten + Obligos der Benutzer kann die CTC nach der Berechnung durch die Workbench manuell ändern die EAC werden wie folgt automatisch berechnet: EAC = CTC + Istkosten + Obligos

22 Cost To Complete Management: Initialer Schritt Initialer Schritt: die Schätzung wird nach Cost To Complete kopiert. Dieser Schritt ist nur einmal nötig. laufende Schritte: die Istkosten und die Bestellobligos werden automatisch von den Cost To Complete abgezogen laufende Schritte: manuelle Änderung der CTC, Berechung der EAC und Speichern der neuen EAC für eine monatliche Momentaufnahme für historische Berichte in diesem Beispiel wurde die Schätzung auf die Cost To Complete kopiert keine Istkosten oder Bestellobligos wurden gebucht bitte beachten: das akuelle Budget berechnet sich aus Schätzung + Abweichungen

23 Cost To Complete Management: automatische Berechnung der CTC Initialer Schritt: die Schätzung wird nach Cost To Complete kopiert. Dieser Schritt ist nur einmal nötig. laufende Schritte: die Istkosten und die Bestellobligos werden automatisch von den Cost To Complete abgezogen laufende Schritte: manuelle Änderung der CTC, Berechung der EAC und Speichern der neuen EAC für eine monatliche Momentaufnahme für historische Berichte In diesem Beispiel wurden Istkosten und Bestellobligos gebucht die Projekt Manager Workbench berechnet die Cost To Complete automatisch nach dieser Formel: CTC = EAC ( Istkosten + Obligos) Bei großen Projekten spart die automatische Berechnung der Cost To Complete dem Projektleiter Zeit!!

24 Kostenplanung: Istkosten und Forecasts Costs To Complete werden immer vom heutigen Datum in die Zukunft verteilt die CTC Werte können nicht in vergangenen Perioden gespeichert werden das unterscheidet das Cost To Complete Management von der Kostenplanung Vergangenheit Heute Istkosten Feb-12 Mär-12 Apr-12 Mai-12 Jun-12 Jul-12 Aug-12 T Jul-12 Aug-12 T Zukunft Cost To Complete Feb-12 Mär-12 Apr-12 Mai-12 Jun-12

25 Anzeige kumulierter Werte als Liniendiagramm Anzeige kumulierter Werte als Liniendiagramm für ausgewählte Netzpläne, PSP oder das gesamte Projekt

26 Projekt Manager Workbench Überblick Oberfläche und Navigation Funktionalität unterstützte Projektstrukturen periodengenaues Forecasting Cost To Complete Management Fortschrittsanalyse Abweichungsmanagement Forecast Historie Reports Integration

27 Fortschrittsanalyse die Plan POC und die berechnete POC kann verfolgt, die Ist POC angepasst werden. Earned Value wird automatisch berechnet. Plan POC durch das System aufgrund von Planwerten berechnet Ist POC initial aus der berechneten POC kopiert und manuell verändert Berechnete POC durch das System aus Istwerten berechnet

28 Projekt Manager Workbench Überblick Oberfläche und Navigation Funktionalität unterstützte Projektstrukturen periodengenaues Forecasting Cost To Complete Management Abweichungsmanagement Forecast Historie Reports Integration

29 Projektabweichungen Anzeige der Abweichungshistorie Liste aller Abweichung und Aufriß zur Abweichungsmeldung

30 Projekt Manager Workbench Überblick Oberfläche und Navigation Funktionalität unterstützte Projektstrukturen periodengenaues Forecasting Cost To Complete Management Abweichungsmanagement Forecast Historie Reports Integration

31 Projekt Finanzen monatliche Momentaufnahme das Anlegen der Forecast Historie geschieht automatisch. Es muss keine Versionskopie erstellt werden.

32 Noveco: Projekt Forecast Historie die Projekt Forecast Historie wird für jede Buchungsperiode gespeichert. Das geschieht automatisch und es braucht keine zusätzlichen Schritte (z.b. Kopie in eine spezielle Version um diese Momentaufnahme für historische Berichte zu speichern) In diesem Beispiel wurde das Budget und die Estimated Cost At Completion im August 2013 geändert. Man sieht die Änderung und welche Projektelemente (PSP oder Netzplan) geändert wurden und warum.

33 Projekt Manager Workbench Überblick Oberfläche und Navigation Funktionalität Reports Integration

34 Projekt Report: Beispiel die SAP Projekt Hierarchie Reports können angepasst werden um die Projekt Informationen die von Noveco epm erzeugt werden, anzuzeigen. Dieses Beispiel zeigt, wie man Estimated Cost At Completion (EAC) mit den EAC aus vergangenen Monaten vergleichen kann. Noveco epm liefert aussagekräftige Reports (nächste Folie )

35 Projekt Manager Workbench: Problemorientierte Navigation durch Auswahl eines Projektelements aus dem Hierarchiebaum und durch drücken dieser Knöpfe können Reports abhängig vom Kontext erstellt werden

36 Project Manager Portal Inside SAP ERP das Noveco epm Portal zeigt alle Projekte die einem Projektleiter zugeordnet sind die personalisierte Projektauswahl wird gespeichert und das System erinnert sich daran. Projekt Exceptions und Key Performance Indicators werden für jedes Projekt angezeigt Grafische Aufbereitung von Projekt KPIs für das gesamte Projekt Portfolio ausgewählte Projekte, PSP oder Netzpläne Absprung in Transaktionen: Project Builder, Project Manager Workbench, Reports, Einzelposten Wussten Sie schon? Sie brauchen kein BW/BI System um aussagekräftige Berichte wie den obigen zu erstellen. Das PS Infosystem wurde geschaffen, um alle projektrelevanten Daten und Informationen zu speichern. Die BW Cubes spiegeln lediglich das PS Infosystem ins BI.

37 Projekt Manager Portal im ERP Anzeige kumulierter Werte für - Budget, Estimated costs at Completion (EAC), Cost To Complete (CTC), Erlöse, Istkosten, Obligos die Werte werden für das ganze Projektportfolio oder ausgewählte Projekte oder PSP angezeit.

38 Projekt Manager Portal im ERP Überwachung von Budget, Cost To Complete und Estimated Cost at Completion basierend auf Wertkategorien periodengenau.

39 Projekt Manager Workbench Überblick Oberfläche und Navigation Funktionalität Reports Integration

40 Noveco System Architektur keine Middleware (BI, BO etc.) keine Schnittstellen keine eigenen Tabellen immer in Echtzeit umfangreiche Funktionalität automatisches Forecasting einfache und intuitive Oberfläche geringer Schulungsaufwand schnelle Implementierung

41 Strategische Planung Systemlandschaft mit Noveco Analysen, Resourcing Reports Ergebnisanalyse Monitoring, Forecasting, Abweichungen, Fortschritt Ausführung Strategische Firmenplanung Programm Portfolio Planung Noveco Schätzung Budgetwerte Zeiterfassung, Rechnungen, Istkosten Ressourcenplanung PS Informationssystem Kundenaufträge Erlöse Transaktionales System Business Intelligence Project Manager Workbench Automatisches Forecasting Manuelle Anpassung von CTC oder Work TC Fortschrittsanalysen Exception und drill down Reporting Abweichung integriert im Kostenforecast Forecast Historie Bestellungen, Obligos Abweichungen

42 epm Projekt Kostenforecasting, Fortschritts- und Abweichungsmanagement die Projekt Manager Workbench stellt an einem zentralen Ort die nötigen Informationen bereit um KPIs zu überwachen, Forecasts anzupassen, den Fortschritt zu analysieren und um analytische und Detailreports zu erstellen Gesamtkosten und Work To Complete Management: automatische Berechnung und manuelle Anpassung unmittelbare Integration ins ERP: Bestellungen, Zeiterfassung, Rechnungen usw. die Forecasting Ergebnisse sind sofort für die Ergebnis- und Fortschrittsanalyse, PS Reports und BI verfügbar (keine Anpassung für native SAP Reports nötig) Periodengenaue Kostenforecasts: geeignet für Forecasts zum Monatsende im ERP die Forecasthistorie wird automatisch gespeichert, ohne Erstellung einer Versionskopie Kostenforecasts integriert mit PM/CS und PP Aufträgen Projekt Abweichungen integriert in Kostenforecasting und Budgetierung keine Modifikationen an den SAP Standard Applikationen. Keine Z-Tabellen für die Forecasts, alle Daten werden aus/in die SAP Standard Datenbank gelesen/geschrieben

43 Business Value des integrierten Projekt Forecasting in SAP verbindet vorgelagerte (Schätzung, Einkauf, Zeiterfassung) mit nachgelagerten (Monitoring, Ressourcenzuordnung, Reporting) Aktivitäten des Projektmanagementzyklus. verbindet Ausführungs- und Analyseprozesse und stellt eine 360 Grad Sicht der Informationen dar ersetzt Excel Berichte und Tools von Drittanbietern mit der zentralisierten SAP Datenbank reduziert den Aufwand für Forecasts und Reporting reduziert die Anzahl von abhängigen Systemen und Schnittstellen, weniger Kosten für Wartung und Support von nicht-sap Systemen verhindert Fehler bei der Dateneingabe und Datenbearbeitung verbessert die Qualität, Transparenz und Genauigkeit der Daten Einsparpotential und effizientere Prozesse, in dem man die Projektleiter bei Routine- und Verwaltungsaufgaben entlastet integrierte Ressourcen- (Personal-) Planung bei der Projektplanung und Forecasting Ermittlung eines realistischen Projekt Fortschritts es entfesselt die wahren Kräfte eines integrierten SAP Systems

44 Integriertes Projekt Management MM PM HR PS SD FI Kosten Forecasting Fortschrittsanalysen CO Integriertes Projekt Management in SAP Abweichungs -management Projekt Manager Workbench

45 SAP Kunden mit Noveco epm Rawson Group rawsonhomes.net.au Branche: Wohnungsbau Powercor/CityPower powercor.com.au Branche: Versorger, Bau Sedgman sedgman.com Branche: Bergbau TRILITY trility.com.au Branche: Versorger, Bau Hydro Tasmania Branche: Versorger, Bau

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