Öffentliches Forderungsmanagement Auf der Suche. Fachforum VIII Öffentliches Forderungsmanagement Wie kommt der Staat effizient an sein Geld?

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1 Öffentliches Forderungsmanagement Auf der Suche nach internen Potenzialen zur Effizienzsteigerung Fachforum VIII Öffentliches Forderungsmanagement Wie kommt der Staat effizient an sein Geld?

2 Agenda 1 Vorstellung arvato infoscore 2 Typische interne Potenziale zur Effizienzsteigerung 3 Möglichkeiten der Einbeziehung von externen Dienstleistern

3 Vorstellung arvato infoscore arvato infoscore ist Teil des Bertelsmann Konzerns Der internationalste Medienkonzern der Welt. Mitarbeiter: * Umsatz: 15,786 Mrd. * Content Services Direct-to-Customer Europas führender Unterhaltungskonzern Mitarbeiter: * Umsatz: 5,6 Mrd. * Die größte Publikumsverlagsgruppe der Welt. Mitarbeiter: 5.264* Umsatz: 1,8 Mrd. * Europas größtes Magazinhaus. Mitarbeiter: * Umsatz: 2,5 Mrd. * International vernetzter Medien- und Kommunikationsdienstleister. Mitarbeiter: * Umsatz: 5,1 Mrd. * Führend in Buchgeschäft und Direktmarketing. Mitarbeiter: 8.485* Umsatz: 1,0 Mrd. * Dienstleistungen Marketing & Data Services Print Customer Services IT-Services Supply Chain Management Financial Services * Geschäftsbericht 2010 Bertelsmann AG 3

4 Vorstellung arvato infoscore Auszug Referenzen im öffentlichen und öffentlich-nahen Bereich Verwaltun ng Ortenau kreis Kreis Rastatt Bonitätsauskünfte KfZ- Stadt Stadt Wriezen Modellversuch Parchim Baden-Württemberg Justizministerium Forderungseinzug g Privatrechtliche Finanzministerium se Pilotprojekt Forderungsmanagement für die Justiz EVU ÖPNV 4

5 Vorstellung arvato infoscore Dienstleistungen im öffentlichen Forderungsmanagement g Adressermittlung EMA-Anfrage-Prozess+zusätzlicher Recherchequellen Bonitätsprüfung - als Hilfestellung im Einzugsprozess Festsetzung Mahnungen Vollstreckung (befristete) Niederschlagung Forderungsüberwachung Unterstützung Einziehung schriftliche, telefonische Maßnahmen sowie Vollstreckungsvorbereitung Weitere Dienstleistungen Prozessberatung Projektbegleitung bei der internen Optimierung Forderungsbewertung Prüfung der Werthaltigkeit zur EWB Forderungskauf Kauf von privatrechtlichen Forderungsfinanzierung - Garantierte Quote Garantierter Einzugserfolg mit Vorausschüttung 5

6 Agenda 1 Vorstellung arvato infoscore 2 Typische interne Potenziale zur Effizienzsteigerung 3 Möglichkeiten der Einbeziehung von externen Dienstleistern

7 Woran muss sich Effizienz im Forderungsmanagement messen lassen? Bestand offene Realisierte (Brutto) Kosten der Einziehung Realisierte Zinsverlust (Netto I) Realisierte Niedergeschlagene (Netto II) Nachhaltigkeit Mitteleinsatz Zeit 7

8 Wo liegen interne Potentiale zur Effizienzsteigerung? Überblick typischer Ansatzpunkte Schnittstelle Fachbereich Faktoren Effizienz Ablauforganisation Finanzen Informationsgewinnung IT-Unterstützung Zeit g Mitteleinsatz Prozess Vollstreckung N i edergeschlagene Amtshilfeverfahren Niederschlagung Nachhaltigkeit 8

9 Wo liegen interne Potentiale zur Effizienzsteigerung? Selbstverständnis als interner Dienstleister der Verwaltung Schnittstelle Fachbereich Faktoren Effizienz Zeit Mitteleinsatz Finanzen versteht sich als interner Dienstleister der Fachbereiche und hat dabei den Gesamtprozess im Blick Ablauforganisation Kasse Unterstützung bei Gestaltung von Bescheiden Informationsgewinnung g Überwachung IT-Unterstützung Bearbeitungsrückstände/Sperren Ressourcenmanagement im Massenverfahren (z.b. Gewerbesteuer) Prozess Vollstreckung N i edergeschlagene Amtshilfeverfahren Niederschlagung Nachhaltigkeit 9

10 Wo liegen interne Potentiale zur Effizienzsteigerung? Zentrales Service-Center zur Entlastung der Sachbearbeitung Ablauforganisation Finanzen Faktoren Effizienz Trotz Schuldnerorientierter Beitreibung einfache Serviceaufgaben zentral bündeln, z.b. Vorqualifizierung Posteingang Zeit First Level und Weiterverteilung Schuldneranliegen (telefonisch, persönlich) Schuldnerrecherchen Mitteleinsatz Ausbaustufe: Aktive Mahntelefonie N i edergeschlagene Nachhaltigkeit 10

11 Wo liegen interne Potentiale zur Effizienzsteigerung? Vollstreckungssoftware erhöht Automatisierungsgrad g IT-Unterstützung Faktoren Effizienz Angemessener Automatisierungsgrad auch innerhalb der Vollstreckung Vordefinierte differenzierte Beitreibungsprozesse Zeit Möglichkeit der Einbindung externer Informationen zur Ablaufsteuerung Automatisierte Wiedervorlagen zugesteuert auf Bearbeiter Mitteleinsatz Elektronische Schuldnerakte (Digitales Archiv) Transparenter Überblick über Maßnahmen und Erfolg N i edergeschlagene Nachhaltigkeit 11

12 Wo liegen interne Potentiale zur Effizienzsteigerung? Situationsgerechte Beitreibung schont Ressourcen Prozess Vollstreckung Informationsgewinnung Amtshilfeverfahren Faktoren Effizienz Zeit Mitteleinsatz Vollstreckungsvorprüfung Auswahl der kostennutzen-optimalen, situativ angemessenen Maßnahme Innendienst: Konten-/Forderungspfändung Weitere schriftliche h und telefonische Regulierung Außendienst Zwangsvollstreckung Sachverhaltsklärung N i edergeschlagene Nachhaltigkeit 12

13 Wo liegen interne Potentiale zur Effizienzsteigerung? Niedergeschlagene g bieten Liquiditätspotential Niederschlagung Faktoren Effizienz Durch kontinuierliche Überwachung Realisierungschancen erkennen und effektiv nutzen Schuldnersituationen unterliegen dem Wandel Zeit Teilweise Realisierung des niedergeschlagenen Bestandes nach Erholungsphase möglich Eine starre Wiedervorlage ist nur bedingt zur effektiven Überwachung geeignet Mitteleinsatz N i edergeschlagene Nachhaltigkeit 13

14 Agenda 1 Vorstellung arvato infoscore 2 Typische interne Potenziale zur Effizienzsteigerung 3 Möglichkeiten der Einbeziehung von externen Dienstleistern

15 Wo können externe Dienstleister grundsätzlich unterstützen? Unterstützung/Bereitstellung zentrales Service-Center Vorqualifizierung Schuldneranliegen Beantwortung allgemeiner Fragen Aktive Mahntelefonie Finanz- und Vollstreckungssoftware Prozessberatung und Einführung Übernahme von unterstützenden Tätigkeiten auf dem System der Verwaltung bei internen Personalengpässen Bereitstellung externer Informationen Zusätzliche Adressrecherchequellen Aktuelle Bonitätsinformationen und Scoringverfahren Erweiterte schriftliche und telefonische Mahnaktivitäten Überwachung niedergeschlagener Forderungsportfolien 15

16 Worauf ist bei der Einbeziehung von privaten Dienstleistern zu achten? Es empfiehlt sich ein auf die jeweilige Situation zugeschnittenes Konzept gemeinsam mit dem Dienstleister zu erarbeiten und mit der Aufsichtsbehörde abzustimmen Das Konzept sollte Aussagen enthalten zur Integration der Verwaltungshilfe in den Gesamtprozess Sicherung der Weisungsabhängigkeit Datenhaltung- und Datennutzung Einhaltung technische und organisatorische Datenschutzmaßnahmen Außendarstellung des Dienstleisters Wirtschaftslichkeitsbetrachtung 16

17 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! arvato infoscore Sven Schneider Dipl. Wirtschaftsjurist Marktbereichsleiter Öffentliche Hand Rheinstraße Baden-Baden Telefon +49 (0) 72 21/ Telefax +49 (0) 72 21/

18 Backup Welchen Mehrwert bietet arvato infoscore in der Einziehung Segmentierung von Schuldnergruppen Differenzierte Einziehungsstrategien Moderne IT-Systeme Kann nicht und will nicht Kann aber will nicht Verstehe nicht?? Will aber kann nicht sofort Situativ passende Mahnschreiben Aktiver telefonischer Kontakt in 16 Sprachen Aktive Regulierungsangebote Vorbereitung von Vollstreckungsmaßnahmen Eigenentwicklung COmputer System Inkasso MAnagement Flexible Gestaltung von differenzierten Einzugsprozessen Frei konfigurierbare Maßnahmen Hoher Automatisierungsgrad (85%) Digitales Archiv Hochmodernes Service Dialog Center Online-Mandantenportal bietet transparenten Einblick sowie Eingriffsmöglichkeiten über jede einzelne Forderung 18

19 Backup Differenzierte Einziehungsstrategien Überwachungsverfahren Mahnung Vollstreckung Niederschlagung arvato infoscore Online- Mandantenportal Kontinuierlicher DV -Prozess Bonitätsscoring Boni-Score Negativmerkmale Zusatzinfo (Auszug) 1. Anzahl Negativmerkmale (Merkmalsrang) 2. Höhe der Gesamtforderungen 3. Anteil erledigter Vorgänge/Ratenzahlung 4. Umzugsverhalten 448 MB, E kein Umzug bekannt 439 AM, E AM, Anteil erled. Merkmale = 50% 406 VB, AM, Gesamtforderung =973,- 384 EV, Umzug bekannt 377 MB, AM, Umzüge bekannt Empfehlung Vollstreckung (Erzeugung Listeneintrag) Vorschlag Mahnschema A (Erzeugung Listeneintrag) Ablauffreigabe durch Auftraggeber Ablauffreigabe durch Auftraggeber ZV-Ankündigung Ratenangebot Vollstreckung Telefonische Erinnerung Auftraggeber 19