arf GmbH Erfolgreiche Haushaltskonsolidierung mit der arf GmbH

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1 arf Gesellschaft für Organisationsentwicklung mbh Emmericher Straße Nürnberg Tel.: (09 11) Fax: (09 11) arf@arf-gmbh.de arf GmbH Die Managementberatung für den öffentlichen Dienst Erfolgreiche Haushaltskonsolidierung mit der arf GmbH Mittwoch, , 16:30 bis 17:00 Uhr Referent: Martin Gröll, arf GmbH

2 NACHHALTIGE HAUSHALTSKONSOLIDIERUNG NACH DEM EMEKA-MODELL Wichtige Einwirkungsfaktoren auf die Kommune Strukturelle Finanzkrise Finanz- u. Wirtschaftskrise Erwartungen der Bürger Demografischer Wandel Aufgabenverlagerung Gesetzliche Anforderungen 2

3 Ausgangslage in vielen Städten und Gemeinden Die Rahmenbedingungen für das kommunale Verwaltungshandeln unterliegen einem ständigen Wandel: Durch demographische Entwicklungen ändern sich Alterund Bevölkerungsstrukturen (Finanz-) Wirtschaftliche Entwicklung beeinflussen den finanziellen Handlungsspielraum Technische Weiterentwicklung verändern die Aufbau- und Ablauforganisationen Gesetzliche Vorgaben werden angepasst und wandeln das kommunale Leistungsspektrum Bei Bürgern und Bürgerinnen entstehen neue Erwartungen und Ansprüche Der Druck zur Haushaltskonsolidierung nimmt zu 3

4 Haushaltssanierung Mögliche Zielsetzungen und Ausrichtungen Kurzfristig: Aktion Notbremse - harter Spar- & Sanierungskurs - alle Mittel müssen diskutiert werden - Ziel: Genehmigungsfähigkeit des Haushaltes Langfristig: Aktion Kurswechsel Strat. Konsolidierungs- u. Modernisierungsprogramm - Ausrichtungen und Prioritäten entwickeln - Leistungen und Instrumente anpassen Weiterentwicklung der Haushaltssteuerung - Wirkungs- und Zielorientierung in den Vordergrund - inkl. Entwicklung der Kommune zu einem modernen, attraktiven & leistungsfähigen Gemeinwesen 4

5 NACHHALTIGE HAUSHALTSKONSOLIDIERUNG NACH DEM EMEKA-MODELL Erkennen Wir analysieren den Haushalt, die bisherige Ausrichtung, erkennen Stärken und Schwächen Moderieren Wir moderieren die vielfältigen Interessen der Beteiligten in allen Projektphasen Entwickeln Wir entwickeln mit Ihnen maßgeschneiderte Maßnahmen zur Optimierung Kommunizieren Wir erstellen mit Ihnen ein Konzept für die Kommunikation nach innen und nach außen Abfangen Wir unterstützen Sie aktiv bei der Vertretung und Umsetzung der Maßnahmenvorschläge und fangen dadurch Kritik ab

6 Haushaltskonsolidierungsprojekt Möglicher Projektaufbau Analysephase Strategiephase Maßnahmenentwicklung Bürgerinformation Politik- und Bürgerwerkstatt als Forum Politik- und Bürgerwerkstatt als Experten-Workshops 6

7 Projektvorgehen Strat. Haushaltskonsolidierung Bsp. Modularer Aufbau inkl. Bürgerwerkstätten und Strategie Vorbereitung Projekt Haushaltskonsolidierung Analysephase Haushaltsstrukturanalyse Dokumentenanalyse Interviews + Ergebnisse Stellenbemessung und Gebäudemngt Bürgerwerkstatt zur Haushalts- und Bürgerinformation Strategiephase Bestimmung strategischer Handlungsfelder auf Basis SWOT - u. Dokumenten- Analyse, Interviews etc. Bestimmung der Konsolidierungsschwerpunkte Maßnahmenentwicklung unter Berücksichtigung der strategischen Handlungsfelder Bürgerwerkstätten als Experten- Workshops Konsolidierungs- Konzept Haushaltsplanung 2015 /16 Bürgerwerkstatt als Forum für Info u Feedback Strategie Mai 2013 Dez Jan 2014 Jun 7

8 Beispiel für eine Bürgerinformation Was kommt rein, was geht raus? Wir bekommen: Gem.-anteil Einkommenssteuer: 9,7 Mio. Verfügbare allgemeine Deckungsmittel: 10,3 Mio. Gem.-anteil Umsatzsteuer: 0,7 Mio. Familienlastenausgleich: 0,8 Mio. Schlüsselzuweisungen: 1,2 Mio. Von jedem Euro, den wir bekommen, geben wir 54 Cent gleich wieder ab! + Sonstige Zuweisungen 0,1 Mio. Wir erheben: Gewerbesteuer: 7,2 Mio. = Grundsteuer A: 0,1 Mio. Grundsteuer B: 2,6 Mio. + Sonstige Steuern 0,1 Mio. Allgemeine Deckungsmittel: 22,5 Mio. - Wir müssen abgeben: Kreis- & Schulumlage: 10,1 Mio. Umlage Reg.-Verband: 0,1 Mio. Gewerbesteuerumlage: 1,6 Mio. Sonstige Umlagen: 0,4 Mio. 8

9 Analysephase Inhaltliche Untersuchungsfelder Die Untersuchungsfelder: Rahmenbedingungen (Erwartungen der Bürger, demografische und wirtschaftliche Entwicklung etc.) Strategie (Leitbild, Ziele, Stadtentwicklungskonzept etc.) Haushalts und Personalstruktur Infrastruktur und Investitionsbedarfe Organisation (Aufbau- und Ablauforganisation, IT, Controlling) Aufgabenbestand und Leistungen Kooperationen, Einrichtungen und Beteiligungen 9

10 Vorbereitung der Strategiephase Darstellung einer Aufgabenkritik a a a Pflichtaufgabe: Aufgabenbeschreibung Freiwillige Aufgabe: Empfehlungen Bedingung und Voraussetzungen für die Empfehlung Wegfall der Aufgabe Beispiele: Die Rechtsgrundlage oder der ursprüngliche Grund für die Aufgabe ist entfallen oder wird künftig entfallen. Die Aufgabe leistet keinen Beitrag mehr zur strategischen Zielsetzung bzw. die Aufgabe trägt nur wenig zur Zielerereichung bei. Die Nachfrager bzw. Empfänger entfallen, reduzieren sich oder nutzen das Angebot nicht. Ein Wegfall der Aufgabe ist möglich, ohne die strategischen Ziel der Stadt zu gefährden. Die Aufgabe wird an mehreren Stellen durchgeführt (Doppelarbeit) bzw. es existieren andere Organisationseinheiten, die mit gleichen oder ähnlichen Aufgaben betraut sind. a a Aufgabe beibehalten, Umfang und Standards senken Aufgabe mit gleichem Ressourceneinsatz wie bisher beibehalten Beispiele: Der bisherige Umfang der Aufgabenwahrnehmung ist nicht effektiv, die Aufgabe würde auch bei vermindertem Mitteleinsatz das Ziel erreichen. Die Aufgabe kann mit geringerem Ressorceneinsatz wahrgenommen werden, ohne dass dies Auswirkungen auf die Qaualität hat. Die strategische Handlungsempfehlung (z.b. strategisches Leitbild der Stadt) erlaubt eine Reduzierung von Standards z.b. auch in der Außenwirkung. Beispiele: Aufabenumfang und Ressorceneinsatz ist für die Zielereichung notwendig. 10

11 Strategiephase Bestimmen künftiger Handlungsfelder Bestimmung künftiger Handlungsfelder Stärken- / Schwächen & Chancen / Risiken der Stadt Berücksichtigung der demografischen Entwicklung usw. Beispiele: Bildung KiTa Schule Tourismus Innenstadtentwicklung Gewerbestandort Entwicklung von Prioritäten Entwicklung einer Gesamtstrategie mit x strategischen Zielen 11

12 Strategiephase Bestimmen künftiger Handlungsfelder Die Handlungsfelder werden unter Moderation der arf erarbeitet und anschließend der Politik und - falls gewünscht - den Bürgern kommuniziert Bürgerbeteiligung durch ein Bürgerforum möglich Feedback zu Handlungsfeldern und Vollständigkeit Auf Basis der strategischen Handlungsfelder und Analyseergebnisse werden Konsolidierungsschwerpunkte durch die Politik in Workshops bestimmt. 12

13 Maßnahmenentwicklung Erarbeitung Konsolidierungskonzept Gemeinsame Erarbeitung der Konsolidierungsmaßnahmen inkl. Umsetzungsideen / -projekte in den bestimmten Konsolidierungsschwerpunkten Experten-Workshops nach Konsolidierungsschwerpunkten Beteiligung von Politik, Verwaltung und Bürgerschaft Moderation arf GmbH Dokumentation der Maßnahmen mit Zuordnung im (Produkt-)Haushalt inkl. Zielen und Kennzahlen à Evaluation eines evtl. vorhandenen Produktplans à Erstellung des Konsolidierungskonzeptes 13

14 Nutzen der neuen Haushaltssteuerung Was soll sich ändern? Zukunftsorientierung Zukünftige Entwicklungen/Trends werden laufend mit Blick auf die Entwicklung der Kommune systematisch berücksichtigt und ergebnisorientiert umgesetzt Haushaltssteuerung auf Grundlage von Strategie, Produkthaushalt und Drei-Komponenten- Rechnung Fokussierung Die Vielzahl möglicher Ziele und Handlungsoptionen wird in einem gesellschaftlichen Dialog auf wenige wichtige reduziert und so knappe Ressourcen zielgerichtet verteilt Wirkungsorientierung Für Produkte und Projekte wird deren Wirkungsbeitrag ermittelt und in einen Zusammenhang zu den verwendeten Ressourcen und den Strategischen Zielen gesetzt Transparenz Durch die Neue Steuerung werden künftige Diskussionen auf einer breiteren sowie auch tieferen Datenbasis geführt und Entscheidungen entsprechend sicherer getroffen. 14

15 Ausrichtung von Haushaltsanierungsmaßnahmen Betrachtungsweisen, Maßnahmen und Instrumente Tun wir die Dinge richtig? Primäre und sekundäre Prozesse Wie wirtschaftlich erbringen wir unsere Aufgaben? Wie können wir unsere Prozesse verbessern? Strategische Ausrichtung Tun wir die richtigen Dinge? Was wollen wir eigentlich erreichen? Welches Aufgabenerfüllungsniveau wollen / können wir uns leisten? Wirkungsorientierte Haushaltssteuerung Beteiligungen Welchen Beitrag leisten unsere Töchter Welche Ziele erfüllen die Beteiligungen und wie messen wir diese? Welche Effizienzgewinne lassen sich im Konzern erzielen? 15

16 Erfolgsfaktoren der Haushaltskonsolidierung Was ist zu beachten!? Haushaltskonsolidierung benötigt Führung! Haushaltskonsolidierung ist Kommunikation zwischen Bürgern, Verwaltung und Politik sein! Haushaltskonsolidierung gibt es nicht umsonst! Haushaltskonsolidierung funktioniert nur mit klaren Verantwortlichkeiten, Spielregeln und Strukturen! Haushaltskonsolidierung erfordert Bereitschaft, Vertrauen, Durchhaltevermögen und Offenheit! 16

17 Wie können wir die Kommunen unterstützen? Rollen und rollenspezifische Aufgaben der arf GmbH Organisations- Entwickler Begleitung der Umsetzung Projektsteuerer Projektmanagementaufgaben Qualitätssicherer Feedback geben Coach/ Trainer/ Moderator Workshops Mediator Erreichen eines Konsens Kompetenter Partner/ Ideengeber Erarbeiten von Fachkonzepten 17

18 arf Gesellschaft für Organisationsentwicklung mbh Ihre Ansprechpartner und Kontakte Christian Dülk Handy: 0162 / Christian.Duelk@arf-gmbh.de Martin Gröll Handy: 0162 / Martin.Groell@arf-gmbh.de Strukturen harmonisch verändern arf Gesellschaft für Organisationsentwicklung mbh, Emmericher Straße 17, D Nürnberg Tel.: (0911) , Fax: (0911) arf@arf-gmbh.de, Internet: 18