Eine Löschung alter Notizen kann kundenmäßig oder für alle Kunden nach Terminbereich vorgenommen werden.

Transkript

1 FAKTURA Kunden-Notizen 1 Modul KUNDEN-NOTIZEN Das Modul KUNDEN-NOTIZEN ermöglicht es Ihnen, Gesprächsnotizen mit Kunden mitarbeiter- oder allgemeinbezogen zu speichern und die Notiz ggfls. mit einem Wiedervorlage-Termin zu versehen. Gespeichert werden neben dem Aufnahme-Datum ein freies Kennzeichen (z.b. persönlich/telefonisch/serienbrief), das Wiedervorlage-Datum, das Thema, die Uhrzeit sowie bis zu 10 Zeilen freier Text. Die Notizen können kundenmäßig nach Terminbereich in Kurz- (mit Thema) oder Langform (alle Informationen) ausgedruckt werden. Den Ausdruck der Liste können Sie auf Wiedervorlagen beschränken. Weiterhin kann eine Gesprächszeitenliste für telefonisch gekennzeichnete Notizen ausgedruckt werden. Eine Löschung alter Notizen kann kundenmäßig oder für alle Kunden nach Terminbereich vorgenommen werden. Alle genannten Funktionen sind ebenso in den separaten LIEFERANTEN- NOTIZEN anwendbar.

2 FAKTURA Kunden-Notizen 2 Das vorliegende Handbuch gliedert sich wie folgt: 1 Kunden-/Lieferanten-Notizen Bearbeiten von Kundennotizen Löschen von Kunden-Notizen Bearbeitung nach Wiedervorlagen Drucken der Telefon-Gesprächszeiten-Liste Hinweis zum Firmen-Wechsel Erweiterungen der Programm-Optionen Erweiterung der Serienbrief-Schreibung... 11

3 FAKTURA Kunden-Notizen 3 1 Kunden-/Lieferanten-Notizen Die Programme KUNDEN- bzw. LIEFERANTEN-NOTIZEN erreichen Sie überdie Menupunkte AUFTRAGSVERWALTUNG STAMMDATEN-VERWALTUNG KUNDENSTAMM-ERWEITERUNG bzw. LIEFERANTSTAMM-ERWEITERUNG KUNDEN-NOTIZEN bzw. LIEFERANTEN-NOTIZEN. Nach Aufruf des Programmes erscheint folgende Bildschirmmaske (in den Lieferanten-Notizen steht anstelle von 'Kunde' jeweils 'Lieferant'): K U N D E N - N O T I Z E N Kunde : Telefon : Telefax : Datum : pers./telef./ser.br. : Wiedervorlage : Thema : Zeit von : bis : F1 - F3 - F5 - F7 - F9 - F2 - F4 - F6 - F8 - F10- Sie befinden sich nun im Bearbeitungsmodus für die Erfassung/Änderung der Kunden-Notizen und haben folgende Bearbeitungsmöglichkeiten (siehe auch Programm-Optionen): 1. Beenden des Programmes über die Taste F1. 2. Drucken der Telefon-Gesprächszeitenliste für einen bestimmten Kunden-Nummern-/ Termin-Bereich über die Taste F5. 3. Löschen von Kunden-Notizen nach Terminbereich über die Taste F6. F1 - Rückkehr in das übergeordnete Menu F5 - Drucken der Gesprächszeitenliste für telefonische Notizen mit Uhrzeiten F6 - Löschen von Notizen für alle Kunden nach Terminbereich F9 - Umschalten auf Bearbeitung von Wiedervorlagen

4 FAKTURA Kunden-Notizen 4 4. Umschalten auf Bearbeitung nach Wiedervorlage-Terminen über die Taste F9. Danach ist ein Rückschalten zu den Kunden-Notizen (s. Punkt 5) wiederum über die Taste F9 möglich. 5. Auswahl eines Kunden über Kundennummer oder Suchbegriff zur Erfassung/Änderung der Kunden-Notizen. 2 Bearbeiten von Kundennotizen Nach der Auswahl eines Kunden können Sie bestehende Kundennotizen überarbeiten, neue Kundennotizen aufnehmen sowie Kundennotizen des selektierten Kunden drucken oder löschen. Sie befinden sich nun im Feld 'Datum' und haben folgende Bearbeitungsmöglichkeiten, die sich ausschließlich auf den selektierten Kunden beziehen: 1. Beenden des Programmes über die Taste F1. 2. Neuaufnahme einer Kundennotiz für den Kunden durch Eingabe eines Aufnahmedatums und sofortiger Bestätigung mit der Taste F3. Zur Eingabe selbst siehe Beschreibung nach Punkt 6. Wird kein Aufnahmedatum vorgegeben, erfolgt automatisch eine Neuaufnahme für das Tagesdatum. Es können pro Tag beliebig viele Einzel-Kunden-Notizen erfaßt werden. Zur besseren Unterscheidung sollten Sie die Notizen in diesem Fall im Feld 'Thema' mit der Uhrzeit versehen. 3. Drucken von Kundennotizen über die Taste F4. Dazu wird folgende Maske eingeblendet: D R U C K E N N O T I Z E N Notizen von bis Geben Sie hier den gewünschten Zeitraum ein. Soweit Sie in den Feldern 'von' oder 'bis' nur <RETN> drücken, wird automatisch der kleinst- bzw. größtmögliche Wert eingesetzt. Sie werden nun gefragt, ob die Ausgabe der Kunden-Notizen in Kurz- (nur mit Thema) F1 - Rückkehr in das übergeordnete Menu F3 - Neuaufnahme einer Notiz mit dem vorgegebenem Datum F4 - Drucken von Notizen des aktuellen Kunden F5 - Drucken der Telefon-Gesprächszeitenliste für den selektierten Kunden F6 - Löschen von Notizen des aktuellen Kunden nach Terminbereich F7 - Blättern innerhalb der Kundennotizen - Richtung Vergangenheit F8 - Blättern innerhalb der Kundennotizen - Richtung Zukunft

5 FAKTURA Kunden-Notizen 5 oder Langform (mit allen Daten) erfolgen soll. Antworten Sie entweder mit 'T' oder 'A'. Nach Eingabe der gewünschten Druckernummer stellt sich das Programm wiederum in das Feld 'Datum'. Soweit Sie bei einer der obigen Eingaben die Taste F1 drücken, wird das Drucken vorzeitig beendet. 4. Überdie Taste F5 kann der Druck der Telefon-Gesprächszeiten-Liste abgerufen werden (Beschreibung siehe Abschnitt 'Drucken Telefon-Gesprächszeitenliste') - jedoch nur für den selektierten Kunden. 5. Das Löschen von Kundennotizen erfolgt über die Taste F6 (Beschreibung siehe Abschnitt 'Löschen von Kunden-Notizen') - jedoch nur für den selektierten Kunden. 6. Blättern innerhalb der Kunden-Notizen der Kunden mit den Tasten F7/F8 vor- bzw. rückwärts. Wird kein Datum vorgegeben, ist automatisch das Tagesdatum der Bezugspunkt, ansonsten das vorgegebene Datum. XENIX/UNIX: Soweit eine Kundennotiz angezeigt wird, kann diese über die Taste Bildschirmkopie (Standardbelegung CTRL-P) über Drucker ausgegeben werden. 7. Über die Vorgabe eines Datums (entweder durch Eingabe oder über Auswahl durch die Tasten F7 und F8 und Abschluß mit <RETN>) wird eine Kunden-Notiz zur Überarbeitung aufgerufen. Zur Neuaufname/Überarbeitung einer Kundennotiz können alle Felder im mittleren und unteren Maskenteil (außer Datum) angesprochen werden. Unter 'Pers./telef./Ser.br.' können Sie sinngemäß die Kürzel 'P' oder 'T' eingeben. Die Wahl eigener Buchstaben für andere Zwecke ist frei. Soweit Sie die LESS-Serienbriefschreibung nutzen, können Sie Serienbriefe in den Kundennotizen protokollieren lassen. Diese Protokoll- Eintragungen werden immer mit dem Kürzel 'S' versehen. Die Eingabe des Wiedervorlage-Datums ist freigestellt. Wird ein Datum eingegeben, so erfolgt keinerlei Prüfung auf Plausibilität, d.h. es sind auch nachträgliche Aufnahmen von Kunden- Notizen/Wiedervorlagen zur Protokollierung möglich. Unter 'Thema' können Sie bei Bedarf einige Stichwörter hinterlegen, die Ihnen gerade bei

6 FAKTURA Kunden-Notizen 6 Druckausgaben in Kurzform helfen, die richtige Kundennotiz zu finden. Soweit mehrere Kunden- Notizen für einen Tag erfaßt werden, sollten Sie hier zusätzlich die Uhrzeit eingeben. Unter 'Uhrzeit' können Sie die Anfangs- und Endzeit eines Gesprächs speichern. Die Eingaben sind wahlfrei. Wird eine Eingabe gemacht, prüft das Programm die Plausibilität (Stunden 0-24, Minuten 0-60). Wird bei telefonischen Kundennotizen (Kennzeichen 'T') eine Eingabe vorgenommen, kann diese Notiz über die Telefon-Gesprächszeiten-Liste ausgegeben werden. Soweit Sie eine Notiz neu aufnehmen, können Sie vom Programm aus automatisch die aktuelle Uhrzeit über die Taste F3 einsetzen lassen. Im unteren Maskenteil können Sie bis zu 10 Zeilen freien Text eingeben. Die Eingabe/Änderung der Kundennotiz können Sie jederzeit über die Taste F1 beenden. Soweit Sie eine Änderung vorgenommen haben, werden Sie gefragt, ob diese Änderung gespeichert werden soll. Beantworten Sie diese Frage wie gewünscht. Die Löschung der angezeigten Kunden-Notiz ist überdietaste F6 möglich. Vor der Löschung werden Sie vorsichtshalber nochmals gefragt, ob die Löschung tatsächlich erfolgen soll. Nur XENIX/UNIX: Eine in Bearbeitung befindliche Kunden-Notiz kann jederzeit über die Taste Bildschirmkopie (Standardbelegung CTRL-P) über den Drucker 0 ausgedruckt werden. 3 Löschen von Kunden-Notizen Über die Taste F6 können Sie Kundennotizen zeitlich begrenzt löschen. Dazu wird folgende Zusatzmaske eingeblendet: L Ö S C H E N N O T I Z E N Löschen aller Notizen bis zum Die Eingaben zum Löschen kann mit der Taste F1 ohne Auswirkungen vorzeitig beendet werden. Geben Sie nun den gewünschten End-Termin für die Löschung ein. Soweit Sie nur <RETN> drücken, setzt das Programm automatisch einen End-Termin mit 180 Tagen kleiner als das Tagesdatum ein. Wird ein End-Termin gewählt, der weniger als 180 Tage zurückliegt, erscheint folgende Abfrage:

7 FAKTURA Kunden-Notizen 7 LÖSCHEN NOTIZEN JÜNGER EIN HALBES JAHR? <J>A AUSFÜHREN, SONST BEL.TASTE Beantworten Sie die Frage wie gewünscht. Abschließend werden Sie gefragt, ob die Löschung tatsächlich ausgeführt werden soll: SOLLEN WIRKLICH ALLE SÄTZE GELÖSCHT WERDEN? <J>A ODER <N>EIN wobei alle Eingaben außer 'J' als 'Nein' interpretiert werden. Nach der Löschung befinden Sie sich wieder in der Kunden-Auswahl. 4 Bearbeitung nach Wiedervorlagen Über die Taste F9 wählen Sie das Bearbeiten von Kunden-Notizen nach Wiedervorlage- Terminen an. Dazu stellt sich das Programm in das Feld 'Wiedervorlage'. Sie haben nun über die Funktionstasten gesteuert folgende Bearbeitungsmöglichkeiten: 1. Mit der Taste F1 wird das Kunden-Notiz-Programm beendet. 2. Mit der Taste F4 können die gespeicherten Wiedervorlage-Termine ausgedruckt werden. Dazu erscheint folgende Zusatzmaske: D R U C K E N N O T I Z E N Notizen von bis Geben Sie hier den gewünschten Zeitraum ein. Soweit Sie im 'von'-feld nur <RETN> drücken, wird automatisch das Tagesdatum eingesetzt. Im 'bis'-feld wird bei <RETN> der eingesetzt. Sie werden nun gefragt, ob die Ausgabe der Wiedervorlagen in Kurz- (mit Thema) oder Langform (mit allen Daten) erfolgen soll. Antworten Sie entweder mit 'T' oder 'A'. Nach Eingabe der gewünschten Druckernummer stellt sich das Programm wiederum in das Feld 'Wiedervorlage'. Soweit Sie bei einer der obigen Eingaben die Taste F1 drücken, wird das Drucken vorzeitig beendet.

8 FAKTURA Kunden-Notizen 8 3. Das Löschen der angezeigten Wiedervorlage-Notiz ist über die Taste F6 möglich. Vor der Löschung werden Sie nochmals gefragt, ob die Löschung tatsächlich erfolgen soll. 4. Blättern innerhalb der Wiedervorlage-Termine ist mit den Tasten F7/F8 vor- bzw. rückwärts möglich. Wird kein Datum vorgegeben, ist automatisch das Tagesdatum der Bezugspunkt, ansonsten das vorgegebene Datum. XENIX/UNIX: Soweit eine Kundennotiz angezeigt wird, kann diese über die Taste Bildschirmkopie (Standardbelegung CTRL-P) über Drucker ausgegeben werden. 5. Über die Taste F9 kommen Sie wieder zum Bearbeiten der Kunden-Notizen zurück. 6. Soweit ein Wiedervorlage-Termin angezeigt wird, können Sie über die Taste <RETN> in die Änderung der angezeigten Kunden-Notiz verzweigen. Dabei können alle Felder, außer dem Feld 'Datum' = Aufnahme-Datum der Notiz, geändert werden (s.a. Bearbeiten von Kunden-Notizen. 5 Drucken der Telefon-Gesprächszeiten-Liste Die Telefon-Gesprächszeiten-Liste druckt für einen oder mehrere Kunden alle mit Anfangs- und Endzeit gespeicherten telefonischen Notizen eines bestimmten Zeitraumes aus. Dazu erscheint folgende Zusatzmaske: DRUCKEN TELEFON-GESPRÄCHSZEITEN Kunden von bis Zeitraum von bis Geben Sie den gewünschten Kunden-Nummern-Kreis vor oder drücken zweimal <RETN> für alle Kunden. Gleiches gilt für den Zeitraum, wobei als 'bis'-datum bei <RETN> der aktuelle Tag eingesetzt wird. Nach Eingabe der Druckernummer erfolgt der Ausdruck der Telefon-Gesprächszeiten-Liste.

9 FAKTURA Kunden-Notizen 9 Da in der Telefon-Gesprächszeiten-Liste alle Gespräche eines Kunden angedruckt werden, um eine Übersicht über die Kosten in der telefonischen Betreuung zu erhalten, ist diese Liste nicht nach Mitarbeitern unterteilbar. Es wird jedoch bei jedem Gespräch die Mitarbeiter-Nummer mit angedruckt. 6 Hinweis zum Firmen-Wechsel Soweit bei Ihnen das Modul FIRMEN-WECHSEL installiert ist, gilt folgender Hinweis: Kunden-/ Lieferanten-Notizen werden firmenbezogen gespeichert. Es kann immer nur eine Firma bearbeitet werden - nie mehrere gleichzeitig. 7 Erweiterungen der Programm-Optionen Über die Option 'Kunden-Notiz: Notiz-Unterscheidung nach Mitarbeitern' können Sie festlegen, ob Kunden-Notizen und Wiedervorlage-Termine allgemein oder je Mitarbeiter verwaltet werden sollen. Steht die Option auf JA, wird bei Aufruf des Kunden-/Lieferanten-Notiz-Programmes immer nach der Mitarbeiter-Nummer (aus dem VERTRETER-/MITARBEITER-STAMM) gefragt. Bis zum nächsten Aufruf des Programmes werden in diesem Fall alle Aktionen nur auf diesen Mitarbeiter bezogen. Die Mitarbeiter- Nummer und der Name des Mitarbeiters werden während der Bearbeitung links in der Zeile über den Funktionstastenbelegungen hell unterlegt angezeigt. Wird die Option nachträglich von JA auf NEIN gestellt, sind nur noch die Notizen/ Wiedervorlagetermine von Mitarbeiter 0 verfügbar! Ein nachträgliches Umstellen der Option von NEIN auf JA ist ohne Einschränkungen möglich. In diesem Fall sind die bisher gespeicherten Notizen/Wiedervorlagetermine unter Mitarbeiter 0 verfügbadie Option 'Kundennotiz: Wiedervorlage-Liste mit Kundenanschrift' besagt mit JA, daß auf der Wiedervorlageliste die Kundenanschrift mit angedruckt wird. Über die Option 'Kundennotiz: Nachf. Belege mitarbeiterbezogen speichern' wird mit JA festgelegt, daß Angebote, Aufträge und Rechnungen mitarbeiterbezogen gespeichert werden. Mit der Option 'Kundennotiz: Nachfolgende Belege kundenbezogen speichern' legen Sie mit JA fest, daß Angebote, Aufträge und Rechnungen kundenbezogen gespeichert werden.

10 FAKTURA Kunden-Notizen 10 Die Optionen 'Kundennotiz: Abgeschlossene Angebote/Aufträge/Rechnungen speichern' besagen bei JA, daß die entsprechenden Belege (Angebote/Aufträge/Rechnungen) in den Kundennotizen abgespeichert werden. Die Optionen werden jedoch nur aktiv, wenn eine der beiden vorgenannten Optionen auf JA steht. Über die Option 'Kundennotiz: Anzeige Belegdaten mit Netto-Wert' legen Sie mit JA fest, daß in den Kundennotizen die Netto-Werte angezeigt werden. Grundsätzlich werden die Brutto-Werte sichtbar.

11 FAKTURA Kunden-Notizen 11 8 Erweiterung der Serienbrief-Schreibung Soweit bei Ihnen das Modul SERIENBRIEF aus der Grundversion TEXT installiert ist, können Serienbriefe als Notiz automatisch eingetragen werden, soweit nur die Kunden- oder Lieferanten- Datei verarbeitet werden. Die Eintragungen erfolgen immer mit dem Notiz-Kennzeichen 'S'. Die Inhalte der Felder Datum, Wiedervorlage, Thema und die freien Textzeilen können vor dem Ausdrucken der Serienbriefe vorgegeben werden. Damit Serienbriefe automatisch eingetragen werden, muß die Selektion der Serienbriefschreibung um einen weiteren Eintrag (nach 'DATEI:' bzw. wenn vorhanden nach 'FORMAT:') ergänzt werden um: NOTIZ: JA Fehlt dieser Eintrag oder wird NEIN anstelle von JA angegeben, erfolgt kein automatischer Eintrag bei den Kunden-/Lieferanten-Notizen. Soweit der Eintrag mit JA angegeben ist, wird vor Ausdruck des ersten Serienbriefes folgende Eingabemaske zur Erfassung der zu speichernden Notiz-Daten angezeigt: Maske zur Erstellung der Serienbriefnotizen Mitarbeiter : Datum : Wiedervorlage : Thema :

12 FAKTURA Kunden-Notizen 12 Das Feld 'Mitarbeiter' ist auch auszufüllen, wenn die Notizen nicht mitarbeiterbezogen erfaßt werden. Übergehen Sie in diesem Fall das Feld mit <RETN> = Mitarbeiter-Nummer 0. Ansonsten geben Sie die gewünschte Mitarbeiter-Nummer ein. Im Feld 'Datum' wird automatisch das Tagesdatum vorgeschlagen, das Sie mit <RETN> akzeptieren können. Die weiteren Felder können Sie ihrer Bedeutung nach wie gewohnt ausfüllen. Nachdem Sie alle Felder der Maske ausgefüllt oder die Eingabe vorzeitig mit der Taste F1 beendet haben, können Sie die Serienbriefschreibung fortsetzen.