Ulmer Netzwerk Verantwortung im Mittelstand (ISO 26000)

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1 Ulmer Netzwerk Verantwortung im Mittelstand (ISO 26000) Reinhard Peichl

2 Kurzvorstellung Referent Thema: CSR- /Nachhaltigkeits-Reporting Referent: Reinhard Peichl Jg 1962; Dipl. Kfm, MBA Sustainability Mgmt Seit 2008 im Mitglied im unw Berufserfahrung: 5 Jahre KMU Beratung 5 Jahre Vertriebsplanung und Controlling 14 Jahre Finanz- und Rechnungswesen Qualifikation: Experte im Bereich Rechnungswesen, Financial and Non Financial Reporting, Sustainability Management und KMU Beratung

3 Inhalt 1. Warum CSR / Nachhaltigkeitsreporting? 2. Was soll reported werden? 3. Wie soll reported werden?

4 1. Warum CSR Reporting? CSR Reporting im Spannungsfeld von Regulatorische Anforderung Sozio öknonmische Ziele Chancen durch Unternehmenskommunikation

5 1.1. Regulatorische Anforderungen CSR Aktionsplan der EU

6 CSR Aktionsplan der EU Der vorliegende Vorschlag beinhaltet, dass Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern, oder eine Bilanzsumme von über 20 Mio oder einen Umsatz von 40 Mio aufweisen, neben Ihren jährlichen Pflichtveröffentlichungen auch zu sozialen und ökonomischen Fragen Stellung beziehen müssen. In welcher Form die Berichterstattung zu geschehen hat, wurde noch nicht festgelegt. Ein Nachhaltigkeitsbericht, z.b. nach GRI ist jedoch nicht die verpflichtende Form, was helfen soll Bürokratiekosten zu vermeiden. Als Richtschnur für die Offenlegung werden nationale Leitlinien, z.b. der Deutsche Nachhaltigkeitskodex oder auch ISO oder Global Compact empfohlen. Unternehmen können, laut EU-Kommission, auch zu bestimmten, als nicht relevant erachteten Bereichen, keine Stellung nehmen, müssen diese Auslassung dann aber erläutern

7 Anforderungen aus nationalem Wirtschaftsrecht : HGB 1.1. HGB (BilMoG 2009) 289, Abs 3 Lagebericht Bei einer großen Kapitalgesellschaft gilt Abs 1 (Analyse der Geschäftsverlaufs voraussichtliche Entwicklungen mit ihren Chancen und Risiken..) für nicht finanzielle Leistungsindikatoren, wie Informationen über Umwelt- und Arbeitnehmerbelange, soweit sie für das Verständnis des Geschäftsverlaufs oder der Lage von Bedeutung sind Großer Interpretationsspielraum 2012 Konkretisierung durch DRS 20, der im Lagebericht einen Wirtschaftsbericht fordert der die nicht finanziellen Steuerungsgrößen und Nachhaltigkeitsaspekte darstellt, als auch im Prognosebericht sind finanzielle und nicht finanzielle Leistungsindikatoren so zu bestimmen, dass ein Soll - Ist Abgleich möglich ist

8 1.2. Sozio-ökonomischer Ziele für CSR Reporting Sozio-ökonomischer Perspektive : Erfüllung gesellschaftlicher Ansprüche Sicherstelllug der Glaubwürdigkeit Legitimation (=> Licence to operate) Aufbau und Steigerung von Reputation Unternehmensinterne Information und Steuerung (from Reporting to Performance) Zwischenbetrieblicher Vergleich (Benchmark) => Aufbau und Sicherung der Reputation sowie der Zukunftsfähigkeit, sowie Risikominimierung und Schaffung von Wettbewerbsvorteilen

9 1.2. Ziele und Gründe der CSR Berichterstattung

10 Inhalt 1. Warum CSR / Nachhaltigkeitsreporting? 2. Was soll reported werden? 3. Wie soll reported werden?

11 Inhalt 2. Was soll reported werden? 2.1. Bestandteile des NH Berichts 2.2. Nachhaltigkeitsleistung 2.3. Standards von Nachhaltigkeitsberichten - GRI 2.4. ISO und Nachhaltigkeitsbericht

12 2.1. Bestandteile eines Nachhaltigkeitsberichts Wesentliche Bestandteile eines Nachhaltigkeitsberichts Quelle: KPMG Nachhaltigkeitshandbuch 2009 update sec.pdf Darstellung der Nachhaltigkeitsstrategie und der Nachhaltigkeitsziele Ausgewogene Darstellung der bereits erzielten Ergebnisse (Nachhaltigkeitsleistung) und die daraus folgende Rückkopplung zu Strategie und Zielen Fokussierung der Themen, die für das Unternehmen und seine Stakeholder wesentlich sind

13 2.1. Bestandteile eines Nachhaltigkeitsberichts CSR Strategie Stakeholder Analyse CSR Relevanzprofil Festlegung der - Berichtsinhalte - Berichtsgrenzen - Zielgruppe Indikatoren und Kennzahlen

14 2. 2. Nachhaltigkeitsleistung Wird das Verständnis von Nachhaltigkeit in den drei Säulen Ökonomie, Ökologie und Soziales verstanden, setzt sich Nachhaltigkeitsleistung in logischer Folge aus ökonomischer Leistung, der Sozialen Leistung und der Umweltleistung zusammen Ökonomische Leistung Nachhaltigkeitsleistung Soziale Leistung Umweltleistung

15 2.3. Standards von NH / CSR Berichten Wesentliche Standards von Nachhaltigkeitsberichten GRI hat sich als De Facto Standard international als auch national entwickelt ( G250 und N100 Unternehmen) Sonstige Standards sind insbesondere UN Global Compact, SA 8000, GHG Protocol, EMAS sowie Indikatoren aus DVFA/EFAS ISO seit 2012 Eigens entwickelte Berichtskriterien sind insbes. zu Innovation, Qualität und Produkte Quelle: KPMG zur Nachhaltigkeits Handbuch 2009 update sec.pdf

16 2.3. Standards von NH / CSR Berichten

17 GRI Global Reporting Initiative ( GRI) 1997 gegründet; weltweite und unabhängige Institution, die eine international akzeptierte Struktur für Nachhaltigkeitsberichterstattung entwickelt Multi-Stakeholder-Netzwerk; arbeitet mit Firmen, Menschenrechts-, Umwelt-, Arbeits- und staatlichen Organisationen weltweit zusammen GRI beteiligt sich offiziell am UNEP (United Nations Environmental Programme). Auf dem UNO-Weltgipfel 2000 Johannesburg wurde die GRI offiziell als assoziierte Organisation anerkannt Seit 2006: Strategische Allianz zwischen Global Compact und der Global Reporting Initiative; Spätestens mit der 2006 veröffentlichen Version G3 ist GRI der WW Standard für Sustainability Reporting entstanden

18 GRI - Prinzipien der Berichterstattung - Festlegung der Standardangaben - Festlegung Leistungsindikatoren und deren Messung/Überprüfbarkeit

19 GRI

20 GRI GRI Aufbau 1. Strategie und Profil: Einordnung der Organisation in Branchen und Wettbewerbskontext, Darstellung der Unternehmensstrategien und ihr Bezug zu Nachhaltigkeitsaspekten, Erläuterung der Berichtsparameter, Angaben zu Corporate Governance und der Einbeziehung der relevanten Stakeholder 2. Management Approach und Performance Indicators : Angaben zu den verfolgten Managementzielen zu den jeweiligen Nachhaltigkeitsaspekten mit den Leistungen und zukünftigen Chancen und Risiken. Management approach als Einleitung zu den Performance Indicators 79 insgesamt davon 47 Core plus sector supplements (z.b. Automotive)

21 GRI GRI Standardangaben: 1. Strategie und Profil: untergliedert in 1. Strategie und Analyse 2. Organisationsprofil 3. Berichtsparameter 4. Governance, Engagement und Stakeholder

22 GRI GRI Performance Indicators Gliedern sich in: Ökonomische Leistungsindikatoren Aspekt: Wirtschaftliche Leistung Aspekt: Marktpräsenz Aspekt: mittelbare wirtschaftliche Auswirkungen

23 GRI Ökologische Leistungsindikatoren Aspekt: Materialien Aspekt: Energie Aspekt: Wasser Aspekt: Biodiversität Aspekt: Emissionen, Abwasser und Abfall Aspekt: Produkte und Dienstleistungen Aspekt: Einhaltung von Rechtsvorschriften Aspekt: Transport Aspekt: Insgesamt Umweltschutzausgaben

24 GRI Arbeitspraktiken & Menschenwürdige Beschäftigung Aspekt: Beschäftigung Aspekt: Arbeitnehmer-Arbeitgeber-Verhältnis Aspekt: Arbeitsschutz Aspekt: Aus- und Weiterbildung Aspekt: Vielfalt und Chancengleichheit

25 GRI Menschenrechtsleistungsindikatoren Aspekt: Investitions- und Beschaffungspraktiken Aspekt: Gleichbehandlung Aspekt: Vereinigungsfreiheit und Recht auf Kollektivverhandlungen Aspekt: Kinderarbeit Aspekt: Zwangs- und Pflichtarbeit Aspekt: Sicherheitspraktiken Aspekt: Rechte der Ureinwohner

26 GRI Gesellschaftlich/soziale Leistungsindikatoren Aspekt: Gemeinwesen Aspekt: Korruption Aspekt: Politik Aspekt: Wettbewerbswidriges Verhalten Aspekt: Einhaltung der Gesetze

27 GRI Leistungsindikatoren zur Produktverantwortung Aspekt: Kundengesundheit und -sicherheit Aspekt: Kennzeichnung von Produkten und Dienstleistungen Aspekt: Werbung Aspekt: Schutz der Kundendaten Aspekt: Einhaltung von Gesetzesvorschriften

28 GRI NH Bericht Henkel

29 GRI NH Bericht Henkel

30 GRI Weiterentwicklung des GRI 1) GRI Initiativen für KMU Handbook Initiative Let s Report Starter Kit für schnellen Einstieg/Umsetzung um GRI C Level zu erreichen

31 GRI Weiterentwicklung des GRI: Version GRI Seiten 266 Seiten

32 2.4. ISO und Nachhaltigkeitsbericht Die ISO 2600 kann als Referenzstandard zur Grundlage eines Nachhaltigkeitsberichts verwendet werden. Beispiel Es gibt eine Überleitungstabelle von GRI zu ISO

33 Inhalt 1. Warum CSR / Nachhaltigkeitsreporting? 2. Was soll reported werden? 3. Wie soll reported werden?

34 Inhalt 3 Wie soll ein Nachhaltigkeitsbericht erstellt werden? Schritte Vorgehensplan 3.2. Werkzeuge und Software zur Unterstützung des CSR Reporting 3.3 Beispiel ausgewählter KMU CSR Reports und Erfahrungsbericht memo AG

35 Schritte Vorgehensplan Schritt 1: Die Organisatorischen Rahmenbedingungen klären a) Ein Reporting Team bilden: Teammitglieder aus verschiedenen Bereichen ( GL, Umweltmgmt., Personalbereich, Rechnungswesen, Unternehmenskommunikation/Marketing) für verschieden Rollen auswählen. Projektstruktur definieren: Projektleiter, Projektmitarbeiter, Steering Komitee. b) Zeitplan erstellen und Ressourcen sichern Festlegung des geplanten Erscheinungsdatum mgl. nahe am Geschäftsberichts. Planen Sie die sieben Schritte vom Erscheinungsdatum zurück! c) Sich auf die Grundaussage einigen Z.B. in einem ersten Teamworkshop Einvernehmen über die Grundaussagen im Bericht vorkommen sollen

36 Schritte Vorgehensplan Schritt 2: Themen und Anspruchsgruppen identifizieren a) Wer steht mit Ihrem Unternehmen in Verbindung? Liste der Anspruchsgruppen des Unternehmens erstellen Stichwort Stakeholder mapping! Wie können Anspruchsgruppen in die Berichterstattung eingebunden werden? b) Welche Themen sind für das Unternehmen (und Stakeholder) relevant? Auffinden der Themen, die aus dem Blickwinkel der Nachhaltigkeit für Ihr Unternehmen am relevantesten sind! Informieren zu diesen Themen sammeln und die Herausforderung für das Unternehmen erkennen! Frühzeitig die Themen aufnehmen die mit denen das Unternehmen noch nicht vertraut ist und die ggf. negativ besetzt sein könnten! c) Für die zentralen Anspruchsgruppen ein Profil erstellen Welche Anspruchsgruppen können mit einem Nachhaltigkeitsbericht erreicht werden Welchen Informationsbedarf haben die Anspruchsgruppen bezüglich der nachhaltigkeits-relevanten Themen! Konzept wie mit den Anspruchsgruppen kommuniziert werden kann und Planung der Kontaktaufnahme

37 Schritte Vorgehensplan Schritt 3: Ziele für das Unternehmen und den Bericht erstellen a) Wie wird Nachhaltigkeit bisher im Unternehmen berücksichtigt? Verknüpfung aufzeigen, wie die nachhaltigkeits-relevanten Themen des Unternehmens in den Werten, der Strategie, den Zielen, dem Management, den Produkten und Dienstleistungen und der Struktur berücksichtigt werden! Integration von ökologischen, gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Maßnahmen im Unternehmen herausarbeiten b) Impulse für die weitere nachhaltige Entwicklung des Unternehmens Identifikation von Nachhaltigkeitsmaßnahmen, die im Unternehmen derzeit benötigt werden und leiten Sie diesen Handlungsbedarf unternehmensintern weiter c) Das Konzept für den Bericht entwerfen Berichtskonzept erstellen, das ökologische, gesellschaftliche und wirtschaftliche Aspekte nicht trennt sondern zusammenfasst! Entwurf eines erstes Inhaltsverzeichnis für den Bericht! Entscheidung z.b. ein Thema besonders in den Mittelpunkt zu stellen und welches grafische Konzept er verfolgen soll!

38 Schritte Vorgehensplan Schritt 4: Daten und Informationen sammeln a) Konzepte für die Berichtskapitel erstellen Festlegung der Themen den einzelnen Kapiteln Ermittlung des Bedarfs an Daten und Informationen für die Themen Festlegung der Indikatoren zu den einzelnen nachhaltigkeits-relevanten Themen, die geeignet sind um die Themen der einzelnen Kapitel mit Fakten untermauern. b) Daten und Informationen im Unternehmen sammeln Rechtzeitige und ausreichende Information und Einbeziehung der Bereiche / Personen, von denen Daten und Informationen benötigt werden. Aussendung von Fragebögen und Datenerfassungsblätter (Excel Daten konsolidieren) Führen von ergänzenden Interviews im Unternehmen!

39 Schritte Vorgehensplan Schritt 5: Den Bericht schreiben a) die Kapitel füllen Formulieren der Inhalte der Kapitel! => neutraler Schreibstil, Interpretationen sollen vermieden werden. Auflockerungen wie Interviews, Stories etc. gekonnt platzieren, ohne dass der Charakter eines Berichts verloren geht! b) Überprüfung und Bewertung Prüfung des Rohentwurf des Berichts durch die Unternehmensleitung und falls notwendig auch von anderen unternehmensinternen Personen Entscheidung, ob und wie der Report extern bewertet oder geprüft werden könnte!

40 Schritte Vorgehensplan Schritt 6: Den Bericht gestalten a) Noch offene Aufgaben erledigen Vorwort, Zusammenfassungen, Ausblick, Übersetzung Internetaufbereitung => Format festlegen b) Das Layout fertig stellen Finalisierung des graphischer Aufbereitung und Layout! Abstimmung des Layouts / Erscheinungsbild mit den anderen Unternehmensveröffentlichungen z.b. Geschäfts- und Nachhaltigkeitsbericht

41 Schritte Vorgehensplan Schritt 7 : Den Report veröffentlichen a) Aussendung / online Stellen des Berichts aktiv an die Zielgruppen senden Im Unternehmen öffentlich machen b) Medien aufmerksam machen Lokale Medienvertreter zur Präsentation einladen An Wettbewerben für die besten Nachhaltigkeitsberichte teilnehmen Initiieren Sie Fachdiskussionen und Dialoge mit Anspruchsgruppen auf Basis der Inhalte des Reports! Feedback als Grundlage für den nächsten Bericht systematisch sammeln!

42 3. 2. Werkzeuge und Software zur Unterstützung des CSR Reporting Werkzeuge und Software zur Unterstützung des CSR Reporting (Umfrage E&Y / Greenbiz 2011:

43 3.3. Beispiel ausgewählter KMU CSR Reports und Erfahrungsbericht - Dt. Nachhaltigkeitspreis IÖW Ranking NH Berichte 1. Platz 2010, 2. Platz

44 3.3. Beispiel ausgewählter KMU CSR Reports und Erfahrungsbericht 1) Welchen Nutzen sieht Memo durch den NH Bericht? - Glaubwürdigkeit gegenüber Kunden. - Würdigung der NH Leistung intern intensivere Wahrnehmung durch alle Mitarbeiter und Verantwortliche 2) Wie werden die Themen und Ziele des NH Berichts identifiziert und definiert? - Jeder Bericht enthält ein Scherpunktthema mit aktuellem Bezug - Jedes Jahr am Jahresanfang gibt es ein Mgmt Review (aus der ISO 9001 Tradition inzwischen NH Mgmt) in dem aktuelle Themen und Ziele sowie was wurde erreicht besprochen werden. Gutes Beispiel Memo Box war kritisch von Kunden nachgefragt worden, ob das wirklich nachhaltiger ist als Einmalkarton. Daher der Impuls zu mehr Ökobilanz Analysen im aktuellen Bericht und im allgemeinen NH Mgmt. 3) Wie wurden die Stakeholder identifiziert und zum Dialog eingeladen - Keine systematische Stakeholder Erfassung. Keine runden Tische, keine Fragebögen, aber viele Betriebsbesichtigungen. - Die zentralen Stakeholder sind MA Kunden und Lieferanten. Zu allen bestehen intensive Kontakte und memo kann darauf vertrauen, deren Interessen, Fragen und Bedürfnisse richtig wahrzunehmen

45 3.3. Beispiel ausgewählter KMU CSR Reports und Erfahrungsbericht 4.) Wie werden die Daten und Informationen für den NH Bericht gesammelt? NH Mgmt ist federführend in der Definition was wird benötigt, danach Übertragung der Verantwortung auf die Fachbereiche zur Datenerhebung (siehe memo NH Bericht S.12) 5.)Welche der Daten gehen in die operative Unternehmenssteuerung ein? Rund KPI werden zentral und in Fachbereichen verfolgt (siehe memo NH Bericht S.11 ). In Summe deutlich weniger als z.b. durch GRI gefordert werden. 6.) Welchen Zeitbedarf benötigt die Erstellung eines Berichts (Erstbericht Folgebericht) Wie lassen sich Synergien Effizienzen in der Berichterstellung generieren? Einige Mannmonate Zeitaufwand. Startpunkt Jahresanfang mit Mgmt Review und der Vorbereitung der Themen. Qualität und Funktionsfähigkeit eines (NH) Mgmt Systems entscheidend für die Themenvielfalt und Qualität des NH Reports als auch über den zeitlichen Aufwand. Notwendigerweise feste Arbeitszeiten zur Berichtsentwicklung einplanen und Zeitrahmen definieren ca 6 Monate ist realistisch bis zum fertigen Druck. Effizienzen in der Datenerhebung wurden noch nicht geprüft

46 3.3. Beispiel ausgewählter KMU CSR Reports und Erfahrungsbericht 7.) Welche Kosten sind geschätzt für ein Bericht zu veranschlagen Neben internen Aufwand ca 25 T abhängig von Einbeziehung Agentur und Aufwand in der Gestaltung der Berichts mit Bildern etc. 8. ) Wurden Standards bei der Erstellung des Berichts berücksichtigt? GRI dient zur Orientierung und ist wichtig, aber war für Memo nicht die Wahl aus historischen Gründen und auch weil das Korsett nicht immer auf die Situation Memo passt. Ebenfalls sehr hilfreich die Bewertungskriterien von Rankings insbesondere Future e.v. und IÖW. Diese Experten spiegeln gut. Daher die Empfehlung den Report zur Bewertung in derartige Rankings / Wettbewerbe anstellen lassen

47 3.3. Beispiel ausgewählter KMU CSR Reports und Erfahrungsbericht 9.) Was ist beim Schreiben und gestalten des Berichts (Layout) besonders zu beachten? Texte werden selbst erstellt. Vorplanungsdatei für Inhalte existiert und wird genutzt. Bilder die in den Bericht einfließen können, unterjährig machen und archivieren. Memo Vorteil, dass Bericht im gleichen Designformat und Software wie die Kataloge erstellt wird 10. Wurde eine PR Agentur hinzugezogen? Was spricht für und was gegen eine Agentur? Es wurde keine Agentur für Kommunikation und PR, sondern nur Layout und Satzstudio beauftragt um Text- Bild- Gestaltung zu machen. Agentur ist für Erstersteller sicher sehr hilfreich, insbesondere um zweite Meinung zu erhalten, wenn bereits eigenes Konzept / Inhalte / Aufbau erarbeitet wurde