Sharing 02:2013. Teilen versus Besitzen. Be ahead in Solutions. FACHMAGAZIN DER PDV-SYSTEME GMBH ISSN: JAHRGANG

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1 FACHMAGAZIN DER PDV-SYSTEME GMBH ISSN: JAHRGANG 02:2013 Sharing Teilen versus Besitzen Cloud Computing im Land Berlin...04 VIS-Bundesrat...06 Berliner Verwaltung in der Cloud...10 VIS Suite PDV-Framework...12 Kommunale Vernetzung...16 Öffentliche IT im Wandel...18 Sicherheit im Digitalen Zeitalter...20 Landesverwaltungsamt Weimar PDV-Anwenderforum...24 Mitarbeiterportal des Erzbistums...26 Staatsarchiv im digitalen Zeitalter..28 Brandschutz-Cockpit in Wilsdruff...32 Rezension MS SharePoint Soziale Netzwerke...39 Leben in Wickersdorf...40 White IT Herzenssache...44 Buchtipp...46 Termine...48 Be ahead in Solutions.

2 News: Wachstum dauert an Die 110 Mitarbeiter der PDV-Systeme erzielten im Geschäftsjahr 2012/13 einen Umsatz von 23,6 Mio. Euro. Das ist eine Steigerung gegenüber dem Vorjahr um 25 Prozent. Die PDV-Systeme konnte damit ihre Position als führender Hersteller von Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystemen für Öffentliche Verwaltungen in Deutschland ausbauen. E-Akte für Mittelbehörden Das Niedersächsische Justizministerium führt in den kommenden Monaten in ihren Mittelbehörden die elektronische Verwaltungsakte ein. Zum Einsatz kommt das Informationsmanagement-System Share. Docs. Mit dem System wird den Behörden eine Lösung angeboten, die auf Basis von Microsoft SharePoint eine revisionssichere Schriftgutverwaltung mit umfangreicher Vorgangsbearbeitung und Kollaborationsunterstützung bereitstellt. Nach Feierabend geholfen Mitarbeiter der PDV-Systeme halfen bei den Aufräumarbeiten nach dem Jahrhunderthochwasser im Sommer Kolleginnen und Kollegen meldeten sich, um nach Feierabend mit Schaufeln und Schubkarren aus einem Freibad die Schlammmassen zu entfernen. Die freiwilligen Helfer trugen dazu bei, dass mit Beginn der Schulferien das Schwimmbecken sowie die Spiel- und Ballplätze im Grünen wieder freigegeben werden konnten. Großer Preis des Mittelstandes 2013 Die PDV-Systeme GmbH erhielt im Rahmen des bundesweiten Wettbewerbs Großer Preis des Mittelstandes 2013 in Würzburg im Oktober 2013 die Auszeichnung Finalist des Jahres In der Laudatio wurde insbesondere die Nutzerfreundlichkeit ihrer Software-Entwicklungen gewürdigt. Die Produkte würden die Verwaltungsarbeit erleichtern und einen effizienten und sicheren Umgang mit elektronischen Dokumenten gestatten. Für den Preis wurden bundesweit Unternehmen nominiert. Der Preis gilt als begehrteste Wirtschaftsauszeichnung für mittelständische Unternehmen. Editorial. Liebe Leserinnen und Leser, Mit Sharing, der Kultur des Teilens, etabliert sich ein Megatrend in der Gesellschaft. Es ist der Wandel vom Kaufen und Besitzen hin zum Tauschen und Verleihen. Das gilt mittlerweile für Autos, Fahrräder, Bücher, technische Ausrüstungen, Werkzeuge, Kleidung, Wohnungen, Computer, Datenspeicher, Software, Urlaub u. v. m. Insbesondere für junge Leute ist es heute selbstverständlich, Ideen und Gedanken in sozialen Netzwerken zu teilen. Mitarbeiter Öffentlicher Verwaltungen machen da natürlich mit, wenn auch nicht immer offiziell. Das Teilen findet sowohl in der realen als auch in der virtuellen Welt statt. Also kein Modetrend. Unter suchungen des Schweizer Gottlieb-Duttweiler- Instituts legen allerdings den Schluss nahe, dass die Einstellung zum Sharing noch die Generationen teilt. Während die so genannte Facebook-Generation das Teilen smart, den Trend des Weitergebens als cool empfindet und der Nachhaltigkeitsgedanke eine wichtige Rolle spielt, assoziiert offenbar die Nachkriegsgeneration mit dem Teilen lediglich Begriffe wie Wohltätigkeit und Bedürftigkeit. Das eigene Haus, die eigene Waschmaschine, das zweite Auto, der Besitz verkörperten bis in die 80er-Jahre hinein Freiheit und Erfolg. Teilen mussten die jenigen, die sich nichts Besseres leisten konnten. Sollte dies etwa auch ein Grund dafür sein, warum es mit dem E-Govern ment immer noch relativ schleppend vorangeht? Ein eigenes Rechenzentrum wird in manchen Verwaltungen immer noch als unverzichtbar angesehen, obwohl aus technischer Sicht dafür keine Notwendigkeit mehr besteht. Um so bemerkenswerter sind Initiativen zur Kooperation zu bewerten. Berlin, Brandenburg und Mecklenburg- Vorpommern haben eine Zusammenarbeit ihrer IT-Dienstleister vereinbart. Auch andere Bundesländer beschreiten den Weg des Wissenstransfers, tauschen ihre Lösungen aus und realisieren Cloud-Projekte. Dort, wo also politisch die Rahmenbedingungen richtig gesetzt werden, entwickelt sich Sharing als eine ressourcensparende, nachhaltige, kommunikative und neue Form der Zusammenarbeit. Viel Freude bei der Lektüre wünscht Ihnen Ihre Redaktionsleiterin Sabine Kadow. Dr. Sabine Kadow Seit 2008 Redaktionsleiterin PDVNews 2 News Editorial

3 PDV-Systemhaus nun eigenständig. Die PDV-Systeme GmbH, Erfurt hat ihren bisherigen Geschäftsbereich Systemhaus zum 1. Oktober 2013 vollständig auf die PDV-Systemhaus GmbH ausgegliedert. Dem Systemhaus eröffnen sich dadurch größere Märkte für IT-Infrastrukturdienstleistungen in der Privatwirtschaft. Die PDV-Systeme hingegen konzentriert sich weiterhin auf den öffenlichen Bereich, die Entwicklung und den Vertrieb von Verwaltungsinformationssystemen sowie damit einhergehenden Dienstleistungen. Geschäftsführer des neuen, eigenständigen Unternehmens ist Stefan Schweitzer, bis dato Business Unit Manger der PDV-Systeme. Zu seinem Team gehören knapp 30 Mitarbeiter, durchweg erfahrene und auch zertifizierte Spezialisten für IT-Architektur, Systemintegration, Professional Service sowie Outsourcing von IT-Leistungen. Das Unternehmen bietet seinen Kunden maßgeschneiderte Konzepte und Lösungen an, die zu nachhaltigen Kostenreduktionen laufender Geschäftsprozesse führen. Von der Konzeption bis hin zur Realsierung die PDV-Systemhaus GmbH kann Industrieunternehmen nahezu aller Branchen interessante Angebote unterbreiten. Als erfahrenes Systemhaus beraten die Mitarbeiter herstellerunabhängig, schaffen wirtschaftlich und technisch optimierte Systeminfrastrukturen, bieten Schulungen an, migrieren Kundensysteme und offerieren umfassende Outsourcing-Services. Als Systemintegrator und Architekt konzentriert sich das Systemhaus auf unternehmenskritische Infrastrukturen in den Bereichen Serverplattformen, Strorage, Kommunikation, Security, Netzwerke und IT-Management. Hierzu tragen unter anderem Partnerschaften mit namhaften Herstellern und Lösungsanbietern wie EMC, Netapp, HP, Cisco und Huawei Technologies bei. Die Ausgliederung des Systemhauses erfolgte nach den Bestimmungen des Umwandlungsgesetzes. Alle dem bisherigen Geschäftsbereich der PDV-Systeme GmbH zuzuordnenden Forderungen und Verbindlichkeiten hat die PDV-Systemhaus GmbH übernommen. Die Verträge werden vom neuen Unternehmen in gleicher Qualität erfüllt. Als Ansprechpartner stehen die bisher bekannten Mitarbeiter zur Verfügung, zu erreichen unter jeweils derselben Anschrift und Telefonnummer. Die PDV-Systeme GmbH und die PDV-Systemhaus GmbH werden weiterhin intensiv zusammenarbeiten. Das sich ergänzende Know-how und nicht zuletzt auch die gewachsenen persönlichen Beziehungen zwischen den Mitarbeitern beider Unternehmen sind dafür Garant. Alle Beteiligten wollen den Erfolg. PDV-Systeme unterstützt KiCo Die PDV-Systeme unterstützt die Kinder- Computer-Meisterschaft in Erfurt, bei der jährlich Grundschüler ihr Wissen am Computer unter Beweis stellen. Träger der Veranstaltung ist die Jugend- und Schulplattform Erfurt e.v. Die Schule mit dem bestplatzierten Team erhält einen von der PDV gestifteten Wanderpokal und ein Preisgeld. Die nächste Kinder-Computer-Meisterschaft wird am 10. Mai 2014 stattfinden. DMS für Stuttgart Die PDV-Systeme GmbH hat die Ausschreibung der Landeshauptstadt Stuttgart zur Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) gewonnen. Ziel des Projektes ist die Schaffung einer strukturierten, einheitlichen Ablage mit leicht auffindbaren, langfristig lesbaren Dokumenten. VIS.SAX im Rollout Das elektronische Vorgangsbearbeitungssystems VIS.SAX wird in den Ministerien und nachgeordneten Bereichen des Freistaates Sachsen wie geplant in den kommenden Jahren weiter ausgerollt. Die PDV- Systeme unterstützt den Einführungsprozess mit bedarfsgrechten Dienstleistungen. Dazu gehören u. a. Installation, Konfiguration und Pflege des Systems sowie die Anwenderbetreuung. VIS 5 im Bayerischen Rundfunk Der Bayerische Rundfunk führt die elektronische Akte VIS 5 ein. Ziel ist es, die Effizienz der Schriftgutverwaltung und Schriftgutbearbeitung zu erhöhen. Die PDV- Systeme kann bei der Einführungsunterstützung auf ihre Erfahrungen beim Mitteldeutschen Rundfunk zurückgreifen. Dort wurde bereits im Jahr 2010 ein ähnliches Projekt erfolgreich realisiert. Shakehands zwischen Partnern: Geschäftsführer der PDV-Systemhaus GmbH Stefan Schweitzer (l.) und Geschäftsführer der PDV-Systeme GmbH Wolfgang Schulz Zum Wirtschaftssenator berufen Der Geschäftsführer der PDV-Systeme Wolfgang Schulz wurde im Juli 2013 zum Wirtschaftssenator in den Bundesverband mittelständische Wirtschaft (BVMW) berufen. Zum Wirtschaftssenat gehören mehr als 200 Unternehmerpersönlichkeiten. Der BVMW vertritt die Interessen von Unternehmen in Deutschland. PDV-Systemhaus nun eigenständig 3

4 Cloud Computing im Land Berlin. Staatssekretär Andreas Statzkowski Cloud Computing liegt im Trend. Flexibel, unkompliziert und preisgünstig soll es den IT-Einsatz in der Verwaltung vereinfachen. Wie immer bei solchen Hypes ist es notwendig, Chancen und Risiken sorgfältig gegeneinander abzuwägen. Auch im Hinblick auf die Sicherheit der Daten gilt es genau zu prüfen, wie die Vorteile des Cloud Computing für die Berliner Verwaltung anforderungsgerecht und wirtschaftlich nutzbar gemacht werden können. Serverkonsolidierung und Cloud Computing Im Land Berlin haben wir bei der Nutzung von Cloud Computing beispielsweise die Konsolidierung des Serverbetriebs der öffentlichen Institutionen Berlins im Blick. Die Notwendigkeit zur Konsolidierung des Serverbetriebs betonte der neu gewählte Senat bereits am 20. Dezember 2011 in den Richtlinien der Regierungspolitik. Darin ist unter anderem ausgeführt: Die dezentrale Serverstruktur ist unwirtschaftlich und nicht zukunftsfähig und wird entsprechend den Vorgaben des Rechnungshofs harmonisiert. Im Auftrag des Senats und in Zusammenarbeit mit den Berliner Behörden erarbeitete die Senatsverwaltung für Inneres und Sport ein Vorgehenskonzept zur Konsolidierung des dezentralen Serverbetriebes der Berliner Verwaltung. Basierend auf belastbaren und verbindlichen Kennzahlen sieht es über mehrere Zwischenschritte eine transparente Konsolidierung bis 2016 vor. Ein wichtiger Baustein der Konsolidierung kann die Private Cloud werden, die der zentrale IT-Dienstleister des Landes, das IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ Berlin), zurzeit in Betrieb nimmt. Gelingt es dem ITDZ Berlin, mit der Cloud unkompliziert und kurzfristig benötigte Serverkapazitäten bereitzustellen, kann dies die Konsolidierung erheblich vereinfachen. Über goberlin können Post-Nachsendeaufträge erteilt werden. Altes Stadthaus: Sitz der Berliner Senatsverwaltung für Inneres und Sport Während beim Vorhaben zur Serverkonsolidierung der wirtschaftliche Betrieb der entsprechenden Server im Mittelpunkt steht, geht es in einem anderen Projekt um die Nutzung von Cloud Computing für einen neuen Bürgerservice. Das Projekt goberlin Mit goberlin sollen erstmals in Deutschland vertrauenswürdige und bürgerorientierte Cloud-Dienste von öffentliche Dienstleistungen sowie gewerblichen Angeboten kombiniert auf einer Plattform zur Verfügung stehen. In jeder Lebenslage sollen Bürgerinnen und Bürger bei goberlin Dienstleistungsangebote finden, die sowohl die notwendigen Verwaltungsprozesse der Ämter als auch darüber hinausgehende Angebote von privatwirtschaftlichen Anbietern enthalten. In einem Konsortium vereint, beteiligen sich an diesem Projekt neben der Berliner Verwaltung und dem ITDZ Berlin als Konsortialführer auch Partner aus Wirtschaft und Wissenschaft. Die Hauptziele des Vorhabens lassen sich wie folgt zusammenfassen: 4 Cloud Computing im Land Berlin

5 Lebenslage Umzug: Über goberlin können öffentliche und gewerbliche Dienstleistungen eingestellt und geordert werden. Entwicklung und Pilotierung eines vertrauenswürdigen, auf Cloud-Technologien basierenden Dienstleistungsmarktplatzes für Bürger, Wirtschaft und Verwaltung im Großraum Berlin. Implementierung integrierter Dienstleistungen zur Unterstützung von Lebenslagen am Beispiel Umzug mit kooperativen Diensten aus Wirtschaft und Verwaltung. Integration von mittelständischen Unternehmen als Abnehmer und Bereitsteller von IT-Diensten in die E- Government-Wertschöpfungskette Berlins. Weiterentwicklung öffentlicher IT-Dienstleister von Infrastruktur- zu Plattformanbietern auf Grundlage der Cloud-Technologie. Neben den Bürgerinnen und Bürgern als Dienstnutzer und der Verwaltung als Dienstanbieter, werden so Unternehmen angesprochen, auf der Grundlage und in Ergänzung der auf dem Marktplatz zur Verfügung stehenden Verwaltungsdienste neue Produkte zu schaffen. Dies gilt besonders für mittelständische Unternehmen mit einem regionalen Fokus. Bedingungen für die Akzeptanz des Marktplatzes sind Einfachheit, Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit. Der Bürger soll bekannte Verfahrensweisen wiedererkennen, die Unternehmen müssen wirtschaftliche Vorteile erwarten können. Das erste Angebot dieses Marktplatzes im Web, durch das dieser erst für Nutzer und neue Anbieter attraktiv wird, ist ein Marktstand für den Umzug eines Bürgers als konkretes anwendbares Szenario. Post-Nachsendeaufträgen und Adressänderungs-Services bei Banken und Versicherungen und vieles andere mehr. Der Aufbau des goberlin-piloten ist als Mustervorhaben konzipiert, um die erzielten konzeptionellen und technologischen Ergebnisse auf andere Gebietskörperschaften und öffentliche IT-Dienstleister übertragen zu können. Hierzu werden die technischen Projektergebnisse geeignet aufbereitet und bereitgestellt, zum Beispiel in Form von Leitfäden für Bürger, Wirtschaft, Verwaltung und Cloud-Betreiber. Die sichere Verarbeitung der Daten in der Wolke ist die Grundlage des Projekts. Durch den Fokus auf die Entwicklung und Erprobung von innovativen, sicheren und rechtskonformen Cloud-Computing-Diensten wird das Projekt goberlin, als ein Gewinner des bundesweiten Trusted Cloud -Wettbewerbs, durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) unterstützt. Andreas Statzkowski Staatssekretär in der Senatsverwaltung für Inneres und Sport, Land Berlin seninnsport.berlin.de Ein digitaler Marktplatz zur Standortförderung Viele Dienstleistungen sind hier integrierbar, in Frage kommen Dienstleistungen der Versorger, die Einrichtung von Cloud Computimg im Land Berlin 5

6 VIS-Bundesrat Elektronische Drucksachenverteilung und -bereitstellung. Mathias Kalweit Mit der neuen Fachanwendung VIS-Bundesrat wird die Beteiligung der Länder an der Gesetzgebung des Bundes über eine rechtskonforme elektronische Aktenführung auf der Basis des Dokumentenmanagement-Systems VISkompakt realisiert. Die Verfahrensweise trägt zur Qualitätssteigerung und Optimierung der Zusammenarbeit zwischen der Landesvertretung, der Staatskanzlei und den Fachressorts bei. Im Interesse der Schonung von Ressourcen können Berge an Papier eingespart werden. Der Bundesrat ist eines der fünf ständigen Verfassungsorgane. Er wird auch als Länderkammer bezeichnet. Der Bundesrat tagt im Durchschnitt zwölfmal im Jahr und wirkt neben dem Bundestag bei der Gesetzgebung mit. Er beschließt ferner über Rechtsverordnungen, die mit Zustimmung des Bundesrates erlassen werden. Außerdem nimmt der Bundesrat zu zahlreichen EU-Vorlagen Stellung. Diese Gesetzgebungsverfahren sind traditionell mit viel Papier verbunden. In den Sitzungen des Bundesrates werden nicht selten bis zu 120 Tagesordnungspunkte behandelt. Für die entsprechenden Drucksachen wird tonnenweise Papier produziert und versendet. So entstand die Frage, ob man diesen Prozess nicht auf eine moderne Grundlage stellen kann. Die hier vorgestellte Lösung VIS-Bundesrat (VIS steht für VerwaltungsInformationsSystem) basiert auf dem Produkt VISkompakt des Erfurter Softwareherstellers PDV-Systeme. Kleiner Exkurs: Ein Beispielsfall für ein Gesetzgebungsverfahren Wenn auch die Gesetzgebungsverfahren unterschiedlich ablaufen können, meist beginnen sie mit einem Kabinettsbeschluss, mit dem der Gesetzentwurf von der Bundesregierung beschlossen wird. (Das Grundgesetz sieht neben dem hier vorgestellten Regelfall auch vor, dass Gesetzentwürfe aus der Mitte des Bundestages beschlossen werden können. Der Bundesrat kann auch selbst Gesetzentwürfe in den Deutschen Bundestag einbringen.) Im sog. ersten Durchgang nimmt der Bundesrat zu diesem Entwurf Stellung. Zusammen mit der Erwiderung der Bundesregierung setzen sich die Beratungen im Deutschen Bundestag fort. Dort tagen Ausschüsse, und Sachverständige werden gehört. Mit der abschließenden dritten Lesung ist das Gesetz im Bundestag beschlossen. Sodann befasst sich der Bundesrat erneut mit dem Gesetz. Im sogenannten zweiten Durchgang entscheidet die Länderkammer je nach Gesetzestyp über die Anrufung des Vermittlungsausschusses oder die Zustimmung des Bundesrates zum Gesetz. Mathias Kalweit beim Anwenderforum der PDV-Systeme in Erfurt Nach Unterschrift des Bundespräsidenten und Veröffentlichung im Bundesgesetzblatt tritt das Gesetz in Kraft. Der Bundesrat tagt in einem 3-Wochen-Turnus. Er hat 16 Fachausschüsse, die in der ersten Woche tagen. Im Ausschussverfahren wird über Länderanträge zu den einzelnen Beratungsgegenständen abgestimmt. Angenommene Anträge bilden die Beratungsgrundlage für die Plenarsitzung. Am Ende der ersten bzw. zu Beginn der zweiten Woche werden die Empfehlungen der Ausschüsse durch den Bundesrat in einer Empfehlungsdrucksache zusammengeführt. Danach beginnt die Koordinierungsarbeit sowohl landesintern, da verschiedenen Interessen der Ressorts zusammengeführt werden müssen -, als auch extern zwischen den Bundesländern. Die zweite Woche schließt damit ab, dass für das Kabinett eine Kabinettsvorlage in Bremen für den Senat eine Senatsvorlage erarbeitet wird. Diese Senatsvorlage enthält die Empfehlungen der Landesvertretung, wie das Land Bremen im Bundesrat abstimmen soll. Das bremische Abstimmverhalten im Bundesrat-Plenum wird auf Grundlage der Senatsvorlage durch Senatsbeschluss festgelegt. Der Sitzungsturnus endet mit der Bundesrat-Plenarsitzung am Freitag der dritten Woche. 6 VIS-Bundesrat Elektronische Drucksachenverteilung und -bereitstellung

7 Abstimmung während der 915. Plenarsitzung des Bundesrates am 11. Oktober 2013 Foto: Bundesrat/Henning Schacht Die Ausgangslage Alle Länder arbeiten gegenwärtig im Bereich der Gesetzgebung noch mit Papierakten. Der Bundesrat druckt zu jedem Beratungsgegenstand Grunddrucksachen, Empfehlungsdrucksachen und Beschlüsse, ferner die Ausschussprotokolle, Tagesordnungen, den stenografischen Bericht und weitere Dokumente. Alle Papiere werden in mehrfacher Ausfertigung an die Landesvertretungen geschickt. Die Landesvertretung behält davon einige Exemplare. Alle weiteren werden weitergeschickt, in Bremen zur Senatskanzlei. Dort ist die Registratur damit betraut, diese Papierberge zu sichten und den zuständigen Ressorts zuzuleiten. Das ist ein aufwendiges, unkomfortables und kostenintensives Verfahren. Der Bundesrat hat zwar mit dem Dokumentenserver auch eine elektronische Zugriffsmöglichkeit geschaffen, aber der Zugriff ist umständlich und setzt stets eine Recherche des jeweiligen Nutzers voraus. Es ist auch unklar, wie mit der abgerufenen Datei umgegangen, wohin sie gespeichert werden soll. Im Zweifel entstehen zusätzliche Druckkosten. Da die Papierversion häufig noch zusätzlich, wenn auch zeitversetzt geliefert wird, und die elektronische Datei an mehreren Stellen abgespeichert wird, entsteht eine redundante und unübersichtliche Datenhaltung. Es fehlt eine geordnete Registratur und Verteilung. Ableiten von Zielstellungen Für den Einsatz einer elektronischen Lösung hatte eine Anforderung Vorrang: Die elektronischen Akten sollten möglichst automatisch erstellt und befüllt werden. Es sollte verhindert werden, dass die Sachbearbeitung dadurch überlastet wird, dass Akten, Vorgänge und Dokumente manuell angelegt werden müssen. Da der Bundesrat bestimmte Metadaten über die Web-Schnittstelle zur Verfügung stellt, galt es mit Hilfe dieser Metadaten Algorithmen zu entwickeln, die eine automatische Erstellung der notwendigen Strukturen ermöglichen. Die vorhandenen Aktenstrukturen sollten unter Nutzung der Metadaten möglichst beibehalten werden. Die Primärdateien sollten elektronisch zur Verfügung stehen und eine elektronische Registratur möglich sein. Ein wichtiges Ziel bestand auch in der Erhöhung der Aktenqualität durch eine elektronische Aktenführung. So sollten über VISkompakt bestimmte Vorlagen bereitgestellt werden, sodass etwa die Stellungnahmen der Ressorts in einer vergleichbaren Qualität nach vorgegebenen Kriterien erarbeitet werden können. Ferner sollten die Berichtsfunktionen des Dokumentenmanagement-Systems Anwendung finden. Es sollte insgesamt der Weg zu einer strukturierten elektronischen Vorgangsbearbeitung vom Eingang der Grunddrucksache im ersten Durchgang bis zum Inkrafttreten des Gesetzes beschritten werden. VIS-Bundesrat Elektronische Drucksachenverteilung und -bereitstellung 7

8 ordnung, die endgültige Tagesordnung und etwaigen Nachträge, Rednerlisten, die sogenannte grüne Liste und der stenografische Bericht. Ferner werden die Strukturen zum Ablegen der Senatsvorlage und des Senatsbeschlusses generiert. Daneben gibt es für die Bundesrats-Ausschüsse insgesamt 16 Ausschusssitzungsakten. Hier finden sich wiederum vollautomatisch zugeordnet die Ausschuss-Tagesordnung und die Ausschussprotokolle wieder. Ausgangslage für elektronischen Zugriff auf den Dokumentenserver Die Anwendung sollte nicht allein in der Landesvertretung genutzt, sondern eine ressortübergreifende Zusammenarbeit ermöglicht werden. Es wurde daher von Anfang an darauf geachtet, dass in die Entwicklung der Fachanwendung VIS-Bundesrat alle beteiligten Akteure eingebunden werden. Gegenwärtig arbeitet Bremen im Parallelbetrieb. Mittelfristig soll aber erreicht werden, dass auf die Papierakte vollständig verzichtet werden kann. Damit wird dann auch die Einstellung des Papierversands einhergehen. Entscheidung für bestimmte Aktentypen Im Rahmen der Konzeptionierung des Fachverfahrens wurden sechs Aktentypen herausgearbeitet, die anhand der Daten des Web-Server des Bundesrates vom VIS-Bundesrat- Importdienst generiert werden: Die Sachakte ist die federführende Akte. Für jedes Gesetzgebungsvorhaben wird eine Sachakte erstellt. Sofern vorhanden, werden dabei der erste und zweite Beratungsdurchgang in einer Akte zusammengefasst. Wesentliches Metadatum für die Sachakte ist die vom Bundesrat vergebene Drucksachennummer. Die Sachakte enthält vollautomatisch von VIS- Bundesrat zugeordnet neben der Grunddrucksache die entsprechenden Bestandteile der Ausschussprotokolle, die Empfehlungsdrucksache und den Bundesratsbeschluss. Ferner werden in der Sachakte u. a. die Strukturen zur Behandlung des Ausschussverfahrens bereitgestellt. Darüber hinaus gibt es für jede Plenarsitzung des Bundesrates eine Plenarsitzungsakte, in der sich ebenso vollautomatisch zugeordnet die Dokumente einer Plenarsitzung wiederfinden. Zu nennen sind u. a. der Entwurf der Tages- Parallel zu den Sachakten wurde für die bremischen Ressorts und die von ihnen zu betreuenden Ausschüsse eine Ressortarbeitsakte eingerichtet. Um den Bedürfnissen der Ressorts gerecht zu werden, wurde hier in gesonderten Ablagen ein Bereich für Interna geschaffen. Mit der Neuentwicklung Explorerbezüge kann man entsprechende Rechte vorausgesetzt über den Explorerbaum aus einer Sachakten in die Ressortarbeitsakte hineinschauen und umgekehrt. Ebenso kann man mittels Explorerbezug aus einer Plenarsitzungsakte in die Sachakten der aktuellen Plenarsitzung oder aus der Plenarsitzungsakte in die ebenfalls mit Rechten versehenen Koordinierungsakte Einblick nehmen. Zur politischen Koordinierung werden Dokumente ausgetauscht. Da diese vertraulich sind, liegt dieser Aktentyp ebenso wie die Ressortarbeitsakte auf einer gesonderten Ablage und wird so über die Rechteverwaltung vor ungewollten Zugriffen geschützt. Darüber hinaus gibt es eine Fehlerakte. Dort werden mögliche Importfehler hinterlegt, sodass die Sachbearbeitung eine manuelle Zuordnung vornehmen kann. Im Wesentlichen finden sich dort aber die täglich erstellten Log-Dateien. Der Importdienst bildet das eigentliche Herz von VIS-Bundesrat. Dort sind alle Algorithmen hinterlegt, die für die Zuordnung der Daten verantwortlich sind. Bereiche mit manueller Bearbeitung Nach wie vor gibt es aber auch Bereiche, in denen eine manuelle Bearbeitung erfolgen muss. Alle Primärdokumente, die nicht über den Bundesrat verschickt werden, müssen manuell den jeweiligen Akten zugefügt werden. So werden bei der Arbeit in den Ausschüssen die Länderanträge nicht als Bundesrats-Drucksachen zur Verfügung gestellt. Wenn Länder in den Ausschüssen Anträge stellen, dann werden diese über sogenannte Listserver verteilt. 8 VIS-Bundesrat Elektronische Drucksachenverteilung und -bereitstellung

9 Ausblick Der vollständige Verzicht auf die Papierakte als Ziel Mit VIS-Bundesrat wurde ein mehrfach wegen der strukturierten Ablage bereits gelobtes Produkt erarbeitet, das Bremen aber zusammen mit anderen Partnern gerne weiterentwickeln möchte. Von großem Interesse ist dabei die Realisierung eines mobilen Zugriffs auf die elektronischen Bundesratsakten. Ein weiteres Ziel besteht in der Optimierung der Benutzeroberfläche. Derzeit befindet sich die Version VISkompakt 4.8 mit dem Add-on VIS-Bundesrat im Einsatz. Bei der Arbeit mit zusätzlichen Metadaten stößt die Deckblattansicht allerdings an ihre Grenzen. Mit dem zukünftigen Einsatz der Version VISkompakt 5.x werden auf diesem Feld aber wesentliche Verbesserungen erwartet. Das Einstellen der Länderanträge in die jeweilige Sachakte wird von den Bremer Ressorts übernommen. Gleiches gilt für die Stellungnahmen und Voten der Ressorts zur Grunddrucksache und zu den gestellten Anträgen im Ausschussverfahren. Auch alle sonstigen in Bremen oder in der Landesvertretung erstellten Dokumente gehören in die Akte: Das sind vor allem die Senatsvorlage, ferner die Dokumentation des Senatsbeschlusses sowie die Empfehlung der Staatsräte. Zu nennen ist auch der nach einer Plenarsitzung von der Landesvertretung zu erstellende Kurzbericht. Es wurde die Absprache getroffen, dass derjenige, der ein Dokument erstellt, auch dafür verantwortlich ist, dass es in VISkompakt eingepflegt wird. Zu einer kompletten Gesetzgebungsakte gehört auch die Dokumentation der Beratungen des Deutschen Bundestages. Jedes Gesetzesvorhaben wird nicht nur im Plenum debattiert, sondern ausführlich in den Bundestagausschüssen beraten. Der Bundestag hat daher ebenso wie der Bundesrat Fachausschüsse. Dort gibt es regelmäßig Sachverständigenanhörungen. Zu jedem Gesetzentwurf werden Beschlussempfehlungen und Berichte erstellt, die für das weitere Verfahren relevant sind. Bislang stellt der Deutsche Bundestag aber noch keine Web-Schnittstelle zur Verfügung, sodass gegenwärtig all diese Dokumente noch manuell den jeweiligen Sachakten zugeordnet werden müssen. Ferner gibt es noch das Vermittlungsausschussverfahren. Hier zugehörige Dokumente, wie Stellungnahmen und Beschlussvorschläge, müssen ebenso manuell zugeordnet werden. Sowohl für das Bundestags-, als auch für Vermittlungsausschussverfahren wurden entsprechende VIS-Vorgänge vorbereitet. Schließlich werden auch noch Dokumente der Bremischen Bürgerschaft, sofern sie die Beratungsgegenstände betreffen, in die Akten eingepflegt. Zusammen mit dem Bundesrat sollte ferner noch an der Qualität der Schnittstelle gearbeitet werden. Es gibt bereits viele Metadaten für die Plenarsitzungsakte, die der Bundesrat zur Verfügung stellt, und zahlreiche Metadaten in den Sachakten. Nur wenige Metadaten gibt es aber im Vorfeld der Ausschussberatungen und bei den Umfragen. Es ist zu überlegen, ob für das Bundesratsverfahren Geschäftsgänge und Wiedervorlagen genutzt werden sollen. Wie bereits dargestellt, bietet der Bundestag derzeit noch keine Web-Schnittstelle an. Für eine Integration des Bundestagsverfahrens gibt es aber deutliche Interessenlagen, zumal der Deutsche Bundestag in der laufenden Legislaturperiode seinen Papierversand deutlich einschränken möchte. Das Potenzial von VIS-Bundesrat ist bei Weitem noch nicht ausgeschöpft. Mathias Kalweit Freie Hansestadt Bremen Die Bevollmächtigte beim Bund und für Europa Finanzen, Bauwesen VIS-Bundesrat Elektronische Drucksachenverteilung und -bereitstellung 9

10 ITDZ Berlin bringt die Berliner Verwaltung in die Cloud. Dipl. Ing. Konrad Kandziora Ab dem kommenden Jahr kann die Berliner Verwaltung die Private Cloud des IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ Berlin) nutzen. Skalierbare Services zur automatisierten Nutzung von IT-Hardware und Software senken die Kosten und steigern die Effizienz. Das ITDZ Berlin bietet damit als erster öffentlicher IT-Dienstleister Deutschlands Cloud-Services in einem Self-Service-Portal an. Nachdem die Bestellung von PC, Druckern und Beamern schon lange online im IT-Shop des ITDZ Berlin unkompliziert möglich ist, werden die öffentlichen Institutionen des Landes Berlin ab 2014 auch virtuelle Services aus der Private Cloud beziehen können. Neben Kostensenkung und Effizienzsteigerung gibt es viele Gründe für die Nutzung des Cloud-Services: Flexibel abrufbare Server- und Speicherkapazitäten steigern die Effizienz, reduzieren den Energieverbrauch, reduzieren und verkürzen Beschaffungsvorgänge. Die dem Cloud Computing zu Grunde liegenden Instrumente Automatisierung, Virtualisierung und Zentralisierung sorgen bei steigendem Kostendruck im öffentlichen Bereich effektiv für einen reibungslosen IT-Betrieb. Die virtualisierten Infrastrukturen aus den Data-Centern des ITDZ Berlin sind für die Kunden bereits kurz nach der Bestellung einsatzbereit. Die Daten werden in den Data-Centern des IT-Dienstleisters gespeichert und verarbeitet. Der Zugriff ist ausschließlich über das interne Kommunikationsnetz der Berliner Behörden, das Berliner Landesnetz, möglich. Damit stellt das ITDZ Berlin eine gesicherte Kommunikationsverbindung zur Verfügung. Blick in das Secure Data-Center (SDC) des ITDZ Berlin Bundesinnenminister Dr. Hans-Peter Friedrich und Martin Schallbruch, IT-Beauftragter im Bundesministerium des Innern, am Stand des ITDZ Berlin im Gespräch mit dem Vorstand Konrad Kandziora (v. l. n. r.) Mit dem neuen Angebot erhalten die Kunden mehr Flexibilität und verkürzen die Vorgänge zur IT-Beschaffung und -Bereitstellung. Das ITDZ Berlin optimiert durch die automatisierte Bereitstellung seine eigenen Prozesse, reduziert den eigenen Aufwand und damit die Kosten für die Berliner Verwaltung. Das eigene Personal wird durch Automatisierungsmechanismen entlastet, die Services nutzungsgerecht abgerechnet. Skalierbar, anwenderfreundlich, sicher Ermöglicht wird dies durch die flexibel skalierbare Cloud- Infrastruktur sowie ein anwenderfreundliches Kundenportal mit dem die Behörden schnell, sicher und ohne großen Aufwand Server und Storage per Mausklick bestellen, ändern und wieder abbestellen können. Dabei können flexible Regeln für den Besteller hinterlegt werden, die nur Bestellungen von Services zulassen, welche die jeweilige Dienststelle genehmigt hat. Die Anwender erhalten in einem Web-Portal einen vollständigen Überblick über die aktuell von ihnen genutzten Services. Änderungen nehmen sie dort selbst vor. Die Private Cloud des ITDZ Berlin ist für unterschiedliche Anforderungen der Verwaltung geeignet, sei es eine zeitlich befristete Server-Bestellung für Teststellungen, eine langfristige Speicherplatzerweiterung oder die Nutzung von Services als Notfall- und Backup-Rechenzentrum. Auch physikalische Systeme lassen sich automatisiert bereitstellen. Manuelle Vorgänge wie Ausschreibung, Beschaffung, Vor- Ort-Installation und Inbetriebnahme von Hardware entfallen so für den Kunden vollständig. Die Ressourcen werden den Anforderungen je nach Bedarf zugeteilt und sobald sie nicht mehr benötigt werden wieder in den Pool zurückgegeben. Infrastrukturkomponenten werden damit optimal ausgelastet und der Energieverbrauch reduziert. 10 ITDZ Berlin bringt die Berliner Verwaltung in die Cloud

11 Das ITDZ Berlin hat seinen Sitz im Berliner Stadtteil Wilmersdorf. Die Cloud-Infrastruktur ist in den besonders energieeffizienten Data-Centern des ITDZ Berlin aufgebaut, bis zum Jahresende wird das Self-Service-Portal für Kunden fertiggestellt. Standardisierte Infrastruktur-Services stehen der Berliner Verwaltung ab 2014 zur Verfügung. goberlin für E-Government und E-Commerce Die öffentlichen Institutionen des Landes Berlin greifen auf die Cloud-Services über das Berliner Landesnetz zu. Die Vertraulichkeit und Integrität der Daten schützen aktualisierte Sicherheitsmechanismen. Diese Sicherheit will das ITDZ Berlin auch für den Online-Marktplatz goberlin nutzen. In einem Konsortium vereint beteiligen sich an diesem Projekt neben dem ITDZ Berlin als Konsortialführer und der Berliner Verwaltung auch Partner aus Wirtschaft und Wissenschaft. Das Portal goberlin soll Online-Dienstleistungen von Behörden und Unternehmen bündeln, sodass Bürgerinnen und Bürger sie leicht finden und nutzen können. In einem ersten Schritt werden beispielsweise Services zum Thema Umzug angeboten. Dipl. Ing. Konrad Kandziora Vorstand des IT-Dienstleistungszentrums Berlin Das zugrundeliegende Sicherheitskonzept ist so umfassend, dass goberlin vom Bundeswirtschaftsministerium für eine Förderung im Rahmen der Initiative Trusted Cloud ausgewählt wurde. ITDZ Berlin bringt die Berliner Verwaltung in die Cloud 11

12 VIS Suite unser Framework für die Digitale Verwaltung. Dirk Nerling / Günter Steger Wir haben uns als Erfurter Softwarehersteller gemeinsam mit unseren Kunden und Entwicklungspartnern zum Ziel gesetzt, unsere Produkte für die Digitale Verwaltung in das Framework VIS Suite zu integrieren. Dieses Vorgehen bringt Behörden bei der Modernisierung ihrer Verwaltungsarbeit wesentliche Vorteile: Der Auf- bzw. Ausbau der Digitalen Verwaltung ist so entsprechend den spezifischen Erfordernissen möglich. Ausgangspunkt kann, muss aber nicht die Verwaltungsakte sein. Ebenso ist denkbar, zunächst die Virtuelle Poststelle, das Archiv, Fachverfahren, die mobile Handakte oder ein Informationsportal einzuführen. Wurde ein Projekt erfolgreich realisiert, wird die nächste Herausforderung in Angriff genommen. Ein Baustein nach dem anderen. Mit der VIS Suite werden wir als PDV-Systeme einen Baukasten anbieten, mit dessen Hilfe Komponenten in Abhängigkeit von der Verwaltungsebene und den erforderlichen Prozessen ausgewählt und zu einer passgenauen Lösung zusammengesetzt werden können. Etwa Arbeitsplätze im Bund, in den Ländern und Kommunen verfügen über Vorgangsbearbeitungs- und Dokumentenmanagement-Systeme Made by PDV. Schwer zu schätzen, wie viele Millionen Akten, Vorgänge und Dokumente von wie vielen Teams schon heute elektronisch bearbeitet werden. Eines ist sicher: Sharing Documents sind keine Utopie mehr, sondern bereits Realität. Produkte erfolgreich am Markt etabliert Die Anforderungen aus dem Organisationskonzept zur elektronischen Verwaltungsarbeit aus dem Jahr 2012 werden mit der VIS-Linie, insbesondere mit der neuen E-Akte-Lösung VIS 5, und mit dem Informationsmanagementsystem Share. Auf der CeBIT 2013 Dirk Nerling auf dem Anwenderforum der PDV-Systeme Docs weitgehend erfüllt. Das neue VIS 5 zeichnet sich aus Nutzersicht vor allem durch die sehr einfache Bedienung aus. Mit Share.Docs ist es uns gelungen, die Performance von Microsoft SharePoint mit den Erfordernissen an die elektronische Verwaltungsarbeit in den deutschen Behörden zu verbinden. Share.Docs ist also weitaus mehr als eine elektronische Akte. Beide Produkte konnten sich 2013 erfolgreich etablieren. Bestandskunden stellen auf die neuen Systeme um, Neukunden konnten gewonnen werden. Auf dem 12. IT-Anwenderforum haben wir als Hersteller den nächsten logischen Schritt für die Softwareentwicklung verkündet: Wir wollen gemeinsam mit unseren Kunden und Entwicklungspartnern unsere Produkte für die Digitale Verwaltung unter einem Framework, der sogenannten VIS Suite, subsumieren. Kunden an Produktentwicklung beteiligen Es hat sich bewährt, unsere Kunden an Produktentwicklungen zu beteiligen. Die Diskussionen in der VIS-5-Arbeitsgruppe führten teilweise zu prinzipiellen Änderungen ursprünglicher Pläne. Die eine Fraktion setzte sich z. B. für die detaillierte Umsetzung des DOMEA-Konzeptes ein. Wir errechneten dafür jedoch einen Entwicklungsaufwand von mehr als Tagen. Glücklicherweise gelangten wir gemeinsam zu einer anderen Überzeugung: Nicht das DOMEA-Konzept wurde als Maßstab der Entwicklungsarbeit zugrunde gelegt, sondern die Erfordernisse praktischer Verwaltungsarbeit waren letztlich der entscheidende Gradmesser. Das heißt im Umkehrschluss nicht, dass das DOMEA-Konzept im vergangenen Jahrzehnt keinen Nutzen hatte. Die darin verankerten Anforderungen boten eine Orientierungshilfe für Verwaltungen und Hersteller gleichermaßen. Aber das Konzept wurde zunehmend als Korsett wahrgenommen, welches E-Government eher zu hemmen als voranzutreiben schien. Es wurde in seiner Mächtigkeit den sehr unterschiedlichen Anforderun- 12 VIS Suite unser Framework für die Digitale Verwaltung

13 Bausteine der VIS Suite gen, denen Verwaltungen zu genügen haben, nicht gerecht. Mit VIS 5 haben wir ab 2011 in Abstimmung mit unseren Kunden andere Prioritäten gesetzt. Ein stabiles Backend gehörte dazu. Wir brauchten das, um Projekte technologisch zukunftssicher zu machen und deren Umsetzung zu beschleunigen. Die teilnehmenden Administratoren auf der Kundenseite waren hier die Treiber. Ein weiterer wichtiger Punkt, der ganz nach oben auf die Agenda rückte, war 2012 die Frage der Ergonomie. Vielleicht hat uns da auch die Biografie über Steve Jobs ein Stück geholfen, gerade auf die nutzerfreundliche Bedienung unserer Systeme mehr als bisher zu achten. Auch wir haben den Mut aufgebracht, Produktversionen zu entsorgen, weil die Ergonomie nicht gestimmt hat, ungeachtet dessen, wie viel Kraft sie uns gekostet haben. Bei VIS 5 haben wir auf einfache Bedienung gesetzt, sodass der Anwender und die Anwenderin mit nur wenigen Klicks zum Ziel gelangt. Der Aufwand hat sich gelohnt: Innerhalb weniger Monate konnten wir Lizenzen verkaufen wurden große Ausschreibungen gewonnen. 20 Prozent der Bestandskunden wollen auf das neue System wechseln. Der Trend wird sich 2014 fortsetzen. Optimale Lösung für SharePoint-Kunden Optimistisch stimmt uns auch die Entwicklung von Share.Docs. Verwaltungen, die sich für die Vorteile der Plattform SharePoint entscheiden, können mit Share.Docs nun auch die Vorzüge einer revisionssicheren elektronischen Akte nutzen. Die elektronische Verwaltungsakte bildet zwar eine wichtige Voraussetzung für die Optimierung von Steuerungs- und Unterstützungsprozessen; mit dem Plattformprodukt Share.Docs kann aber ein durchgängig integrierter Ansatz für ein Kommunikations-, Informations- und Vorgangsmanagement verwirklicht werden. Wir bieten mit Share.Docs eine Lösung, deren Bedienung sehr einfach ist, da auf zahlreiche Funktionen aus der Microsoft-Welt zurückgegriffen werden kann. Ohne einen Systemwechsel lässt sich die revisionssichere Akte direkt in die aktive Arbeit innerhalb des Geschäftsprozesses einbeziehen. Anwenderinnen und Anwender können auf alle Daten und Informationen effizient zugreifen und die Arbeitsweise optimal an ihre Bedürfnisse anpassen. In Share.Docs wurden von uns die Hinweise aus dem Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit berücksichtigt. Es gibt erste Anzeichen, dass dieser Weg in der Produktentwicklung richtig ist. Wir haben interessante neue Kunden gewonnen. Sie bestärken uns in der Ansicht, dass es eine Nachfrage zur Plattform-Technologie von SharePoint gibt, die verwaltungsspezifische Vorgangsbearbeitungs- und Dokumentenmanagement-Systeme integriert. Setzen auf integrierte Produkte Wenn wir von integriert sprechen, meinen wir Produkte, bei denen Anwender ohne Verlust an Leistung und Bedienkomfort quer durch die Systeme agieren können. Dieser Aufgabe wollen wir uns 2014 verstärkt zuwenden. Wir verfolgen diese übergreifende Produktstrategie, weil wir damit unseren Kunden in den Öffentlichen Verwaltungen einen Mehrwert VIS Suite unser Framework für die Digitale Verwaltung 13

14 reichen Kunden auf allen Verwaltungsebenen erfolgreich im Einsatz. Allein über 60 Fachverfahren können wir für unsere Kunden im kommunalen Umfeld in das Framework integrieren. Damit ist die Ausgangslage für die VIS Suite sehr gut. Selbstverständlich steht uns aber noch viel Arbeit bevor. Wir haben uns das Ziel gesetzt, in den nächsten 2 Jahren die komponentenbasierte Entwicklung VIS Suite mit ihren integrierten Bausteinen Schritt für Schritt zu verwirklichen. Dieses Ziel werden wir in bewährter Form wieder gemeinsam mit unseren Kunden und Partnern ansteuern. VIS-Suite Digitale Verwaltung, so einfach wie nie Bei der Softwareentwicklung ist die Meinung der Kunden gefragt bieten können. Zugleich stellen wir damit Konformität zum Organisationskonzept her. Als PDV-Systeme sehen wir unsere Aufgabe darin, Produkte zu schaffen, die die Arbeit unserer Kunden erleichtern und Verwaltungsarbeit vereinfacht. Wir wollen mithilfe der VIS Suite erreichen, dass Geschäftsprozesse durch den Einsatz von E-Verwaltungsmodulen schrittweise optimiert werden. Unser Credo lautet deshalb: VIS Suite Digitale Verwaltung, so einfach wie nie. Komponentenbasierte VIS Suite Wir setzen mit der VIS Suite auf eine komponentenbasierte Entwicklung. Die VIS Suite besteht aus zahlreichen Bausteinen, die in unterschiedlicher Weise, in Abhängigkeit vom jeweiligen Bedarf, zu einer Digitalen Verwaltung zusammengesetzt werden können. Diese Bausteine sind miteinander synchronisiert und bilden ein Framework. Die einzelne Verwaltung kann die für sie relevanten Bausteine auswählen und ihren Geschäftsprozessen gemäß miteinander kombinieren. Zugleich werden die Bedürfnisse von Nutzergruppen optimal bedient. Der Task- Worker braucht die E-Akte, der Information-Worker eher das Portal. Sehr gute Ausgangslage für VIS Suite Mit dem Framework VIS-Suite wollen wir erreichen, dass der Einstieg in und der Ausbau zur digitalen Verwaltung für alle Beteiligten einfacher wird. Projektrisiken werden minimiert, Geschäftsprozesse optimiert. Der Ausgangspunkt für die Modernisierung in einer Verwaltung könnte die E-Akte sein, aber auch das Portal, die Virtuelle Poststelle, die E- Handakte für Führungskräfte, das Langzeitarchiv oder einzelne Fachverfahren. Zahlreiche Bausteine wurden von der PDV-Systeme bereits entwickelt und befinden sich bei zahl- Dirk Nerling Prokurist Leiter Softwarehaus PDV-Systeme GmbH Günter Steger Manager Business Development PDV-Systeme GmbH 14 VIS Suite unser Framework für die Digitale Verwaltung

15 Liebe auf den ersten Klick. VIS 5 so einfach wie nie durch: Intuitive neue Bedienoberfläche für E-Akte und Vorgangsbearbeitung Perfekte Anbindung an Microsoft Office Einfache Mitnahme von E-Akten auf ipad und Tablet-PCs Bereits jetzt konform zum»organisationskonzept E-Verwaltungsarbeit«Einfache Möglichkeit zur Aussonderung, Archivierung und Langzeitspeicherung Erleben Sie die elektronische Verwaltung der nächsten Generation. PDV-Systeme GmbH Haarbergstraße Erfurt Infoline:

16 Kommunale Vernetzung. Effizientes Sharing über Gemeindegrenzen hinweg. Enrico Kropfgans Um in Umsetzung von E-Akte-Projekten in Kommunen und Landkreisen VISkompakt effizient zu installieren und einzurichten, wurde eine standardisierte Lösung entwickelt. Passgerechte Fachkonfigurationen reduzieren den Aufwand und gewährleisten eine Nachnutzbarkeit und hohe Integrationstiefe des VBS/DMS. Zum Auftakt der ersten E-Akte-Projekte bei KISA bestand die Anforderung, VISkompakt zu einem abgegrenzten Thema in 70 Kommunen zu installieren und einzurichten. Für die Umsetzung dieser Installationen standen drei Mitarbeitern von KISA insgesamt sechs Monate als Projektzeitraum zur Verfügung. Standardisierter Baustein Fachkonfiguration Zur Umsetzung dieser Aufgabe wurde im Vorfeld ein standardisierter Lösungsbaustein Fachkonfiguration entwickelt, welcher im Rahmen der KickOff-Veranstaltungen um die verwaltungsspezifischen Besonderheiten ergänzt wurde. So war es möglich, eine fertig konfigurierte VISkompakt-Installation zu einem abgegrenzten Thema innerhalb von durchschnittlich vier Manntagen pro Kunde bereitzustellen. Weiterentwicklung der Strategie Nach erfolgreicher Umsetzung der ersten Projekte wurde diese Strategie weiterentwickelt, was zu dem aktuellen Ansatz führte, VISkompakt auf Basis standardisierter Lösungsbausteine schnell, tief integriert und qualitativ hochwertig einzuführen. Um dies zu ermöglichen, wurde und wird im Rahmen von Förderprojekten mit Landkreisen und kreisangehörigen Kommunen das fachliche Know-how gezielt gebündelt und in Form von Fachkonfigurationen und Prozessen in die Gesamtstrategie eingearbeitet. Zur besseren Nachnutzbarkeit wurden diese Strukturen und Prozesse standardisiert, sodass eine Übertragung von einer auf die andere Verwaltung ad-hoc möglich wird. So bildet heute etwa 80 Fachkonfigurationen und Prozesse, welche in Summe die Aktenstrukturen, Abläufe und Beziehungen der gesamten Kommunal- und Kreisverwaltung beschreiben, die Grundlage aller DMS-Einführungsprojekte bei KISA. Damit entwickelte sich ein ganz neuer Ansatz, mit der Einführung von elektronischer Dokumentenverwaltung und unter Berücksichtigung der organisatorischen Vorgangsbearbeitung die verwaltungsübergreifende Zusammenarbeit zu revolutionieren. Und das bei gleichzeitiger Reduktion des Einführungsaufwandes um bis zu 80 Prozent im Vergleich zu herkömmlichen Methoden. Eingangsrechnungsworkflow als Beispiel Ein Beispiel stellt der Eingangsrechnungsworkflow dar, welcher, wie viele weitere Szenarien, bereits mehrfach reproduziert wurde und anhand statistischer Auswertungen die oben genannten Effizienzgewinne belegt. Neben den klassischen Anforderungen der wichtigsten Schritte, wie Kontierung, Zeichnungen, Anordnung, etc., werden bei dem genannten Ansatz zusätzliche Schnittstellen zwischen den IT-Systemen und der Organisation berücksichtigt. So erfolgt die Umsetzung konsequent von dem Digitalisieren der Rechnungen mit Metadatenextraktion im Posteingang, der Datenübergabe per Schnittstelle und fachlichen Bearbeitung im Kassen-Verfahren, der prozessgestützten, organisatorischen Bearbeitung in der zentralen Vorgangsbearbeitung mit VISkompakt bis hin zu entstehenden Ausgangsdokumenten, welche über die elektronische Poststelle automatisiert versendet werden können. 16 Kommunale Vernetzung Effizientes Sharing über Gemeindegrenzen hinweg PDV NEWS Ausgabe 02:2012

17 Integration in die bestehende Infrastruktur Dieses Beispiel zeigt auch, dass für den Erfolg und die Akzeptanz von DMS-Systemen neben den fertigen Strukturen und der damit verbundenen aufwandsarmen Einführung die Automatisierung und Integration in die bestehende IT-Architektur ebenfalls von entscheidender Bedeutung ist. Die möglichen Automatismen werden durch die Prozesse und Strukturen sichtbar, welche durch die Förderprojekte zur Verfügung stehen. So lassen sich ganze Postein- und -ausgangsläufe vom Antragseingang in der Verwaltung bis zur Übergabe eines Bescheides an den Postboten automatisieren. Verwaltungsintern wird dieser automatisierte Ablauf durch die Datenübergaben zwischen VISkompakt und den Fachverfahren gestützt, sodass sich ganze Aktenstrukturen durch die Verfahrensschnittstellen erzeugen lassen. Diese bilden die Grundlage dafür, dass mittels der Postprozesse und Softwarelösungen die gezielte automatisierte Zuordnung der Poststücke (z. B. Postrückläufer) zum Ausgangsdokument in den elektronischen Akten erfolgen kann. Ergebnis und Ausblick Im Ergebnis ist bei den Einführungen nach der dargestellten Vorgehensweise eine Plattform entstanden, die es der Verwaltung ermöglicht, einen ganzheitlichen Verfahrensablauf abzubilden und die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Mitarbeitern zu optimieren. Aufgrund der modularen Strategie lassen sich ganzheitliche Aufgabenkomplexe auch über Verwaltungsgrenzen hinweg abbilden, sodass diese zwischen zentralen Diensten wie der Posteingangsdigitalisierung und dem zentralen Druck und Versand nach Bedarf in Verwaltungsgemeinschaften verteilt werden können. So bildet die entstandene Lösung mit VISkompakt die Grundlage für eine effiziente verwaltungsübergreifende Zusammenarbeit. Einen kleinen Ausblick stellt der Einsatz eines Onlineportals dar, welches aufgrund der bestehenden, integrierten und automatisierten Arbeitsabläufe die Verwaltungsorganisation erstmals in die Lage versetzt, Anträge nicht nur online entgegenzunehmen oder Dokumente bereitzustellen, sondern den kompletten Verfahrensablauf mit integrierten IT-Lösungen interaktiv zu durchlaufen. Enrico Kropfgans Fachreferent KISA Kommunale Informationsverarbeitung Sachsen Kommunale Vernetzung Effizientes Sharing über Gemeindegrenzen hinweg 17

18 Öffentliche IT im Wandel: Vernetzt und sicher teilen. Jens Fromm Informationstechnologien durchdringen immer mehr Lebensbereiche. Online sein und Inhalte teilen sind dabei heute bereits mehr als Trends. Sie werden zum Lebensgefühl, zu einer Erwartungshaltung der Bürgerinnen und Bürger. Dabei wird der Staat immer häufiger in der Verantwortung dafür gesehen, dass bestimmte IT-Infrastrukturen betrieben und für Interessierte verfügbar sind und sicher, effizient und übergreifend funktionieren. Die Herausforderungen offenbaren sich in mannigfaltigen Spannungsfeldern: zwischen ressortspezifischen Sichten, disziplinären Vorgehensweisen und föderalen Ebenen; zwischen gesellschaftlichen Subsystemen wie Wirtschaft, Gesellschaft und öffentlicher Hand; zwischen visionärer Grundlagenforschung und konkreten Anwendungen; zwischen gesellschaftspolitischer und technischer Sicht; und insbesondere zwischen den vielfältigen Erwartungen, die ein immer größerer Teil der Gesellschaft als aktive Nutzer öffentlicher Informationstechnologien an diese richtet und zunehmend als Anforderungen formuliert. Öffentliche IT im öffentlichen Raum Diese Herausforderungen gilt es, am Gemeinwohl orientiert, proaktiv, neutral und kenntnisreich zu begleiten. Dabei wird immer wieder die überragende Bedeutung heutiger Informationstechnologien und digitaler IT-Netzinfrastrukturen deutlich. Sie wird für Wirtschaft und gesellschaftliche Teilhabe bereits heute zu einer kritischen Infrastruktur. Ein Ausfall des Kommunikationsnetzes beispielsweise kann mit volkswirtschaftlichen, politischen und persönlichen Schäden verbunden sein, die durchaus mit denen eines Ausfalls des Stromnetzes vergleichbar sind. Diese öffentliche IT ist also weit mehr als Hard- und Software von Behörden. Öffentliche IT bezeichnet vielmehr die Informationstechnologien im öffentlichen Raum respektive die IT, auf der dieser Raum aufsetzt. Der Begriff des öffentlichen Raumes war ursprünglich stark geografisch geprägt, synonym zu sehen als einem Markt- oder Kirchplatz. Ein solch geografisch geprägtes Bild des öffentlichen Raumes ist aber heute nicht mehr zeitgemäß. So erfüllt der öffentliche Raum nicht nur städtebauliche Funktionen, sondern dient darüber hinaus als Ort des sozialen, wirtschaftlichen und politischen Austausches auch und gerade im virtuellen Raum. So steht die IT im öffentlichen Raum, ob privatwirtschaftlich oder staatlich betrieben, immer mehr unter einer Verantwortung des Staates bzw. unter einem besonderen Schutz. Wie weit diese Verantwortung reicht, reichen soll bzw. reichen muss und Jens Fromm beim Anwenderforum der PDV-Systeme unter welchem besonderen Schutz diese öffentliche IT steht, diese Fragen erfordern eine proaktive Diskussion über eine innovations- und kommunikationstreibende übergreifende öffentliche IT in Deutschland. Identische Aufgaben über Domänen hinweg Betrachtet man also IT im öffentlichen Raum nicht mehr als eine jeweils voneinander abgetrennte anwendungsspezifische Infrastruktur, sondern als eine übergreifende Gesamtinfrastruktur mit gleichen oder zu mindestens ähnlichen Basiskomponenten, so wird sehr schnell deutlich, dass man über Domänen hinweg vor identischen Herausforderungen steht. Ob in der Anwendungsdomäne Energie, wo langfristig von der Stromproduktion bis zum Endgerät alle relevanten Netzknoten in ein intelligentes Stromnetz (Smart Grid) integriert werden sollen oder im Bereich der intelligenten Verkehrs- und Transportsysteme, wo Informations- und Kommunikationstechnologien im Straßenverkehr, einschließlich seiner Infrastrukturen, Fahrzeuge und Nutzer, sowie beim Verkehrs- und Mobilitätsmanagement und für Schnittstellen zu anderen Verkehrsträgern bereits heute eingesetzt werden überall geht es um Verfügbarkeit, Sicherheit, Datenschutz und Handhabbarkeit. Wachsende Rolle der öffentlichen IT Öffentliche IT wird zukünftig in unserem öffentlichen Leben eine zunehmend wachsende Rolle spielen, sodass neue Anforderungen auf die öffentliche Hand zukommen: Bund, Ländern und Kommunen kommt eine Gewährleistungsverantwortung für öffentliche IT zu, die technische und wirtschaftliche Aspekte ebenso umfasst wie rechtspolitische, gesellschaftliche und kulturelle. 18 Öffentliche IT im Wandel: vernetzt und sicher teilen

19 Sitz des Fraunhofer-Instituts für Offene Kommunikationssysteme FOKUS in der Berliner Kaiserin-Augusta-Allee 31 Öffentliche IT erfordert und fördert eine ebenen- und anwendungsübergreifende Zusammenarbeit über Anwendungsgrenzen hinweg, sei es Energie, Gesundheit, Verkehr oder Verwaltung. Die öffentliche Hand sollte die Notwendigkeit und die Möglichkeit zur Beeinflussung der IT-Entwicklung als strategisches Instrument verstehen und so vom Getriebenen zum Treiber werden. Die Gewährleistung einer effektiven und effizienten öffentlichen IT erfordert gerade bei Ausnutzung von Selbstregulierungskräften fundierte technische und fachliche Expertise. Ressortgrenzen und gemeinsamer Betrieb von Anwendungen sind kein Gegensatz, sondern können helfen, Kosten zu sparen, Herausforderungen von Interoperabilität und Standards zu attackieren und leichteren Zugang für Bürgerinnen und Bürger zu schaffen. So rückt die Vision einer öffentlichen IT vernetzt und sicher ein Stückchen näher. Vision einer öffentlichen IT vernetzt und sicher Aus den Überlegungen ergibt sich die Notwendigkeit, öffentliche IT offen zu denken. Bislang war IT sehr stark mit organisatorischen Grenzen assoziiert. Öffentliche IT eröffnet aber die Möglichkeit, bestimmte Technologien als Basiskomponenten für ein anwendungsübergreifendes Miteinander zu begreifen und Technik und Organisation voneinander zu trennen. Jens Fromm Leiter Kompetenzzentrum Öffentliche IT (ÖFIT) Fraunhofer FOKUS Öffentliche IT im Wandel: vernetzt und sicher teilen 19

20 Sicherheit und Vertrauen im digitalen Zeitalter. Matthias Kammer Ein Zitat aus der DIVSI Meinungsführer-Studie (9/2012) zeigt, dass wir uns von dem Internet zur digitalen Kultur bewegen: In absehbarer Zeit wird für den Großteil der Gesellschaft ohnehin gelten, dass es das Internet gar nicht gibt, sondern wir in ganz unterschiedlicher Art und Weise auf Dienstleistungen online zugreifen. Und uns wird vielfach gar nicht klar sein, dass das jetzt das Internet mal war. Steuern wir tatsächlich in diese Richtung? Eine verbindliche Antwort gibt es nicht. Unser Institut ist jedoch seit seiner Gründung bemüht, positive Entwicklungen im Gang zu halten und auf manchen Feldern in Gang zu setzen. Unterschiedliches Internet-Nutzungsverhalten Unsere Studien zu Vertrauen und Sicherheit im Internet gliedern die Bevölkerung in Deutschland in drei Gruppen in Bezug auf deren Einstellungen zum Internet sowie dessen Nutzung: Digital Outsiders, Digital Natives und Digital Immigrants. Dabei spezifiziert die Studie die drei Hauptgruppen in insgesamt sieben unterschiedliche Milieus: Digital Natives (unterschieden in Digital Souveräne, effizienzorientierte Performer, unbekümmerte Hedonisten). Ihre Lebenshaltung: Ich surfe, also bin ich. Digital Immigrants (unterschieden in verantwortungsbewusste Etablierte, postmaterielle Skeptiker). Ihre Überzeugung: Wenn im Internet etwas umsonst ist, bezahlt man mit seinen Daten. Digital Outsiders (unterschieden in Ordnungsfordernde Internet-Laien Internetferne Verunsicherte). Ihre Grundhaltung: Ich hab Angst, aus Versehen mit der falschen Taste das Internet zu löschen. Die DIVSI Milieu-Studie hat zwei Gräben in der digitalen Gesellschaft aufgezeigt. Der erste trennt die Digital Outsiders vom Rest der digitalen Gesellschaft. Der zweite Graben trennt die Digital Natives von den Digital Immigrants und Digital Outsiders. Es fehlt Digital Natives oft das Vorstellungsvermögen, dass Menschen aus anderen Milieus anders leben. Die DIVSI Internet-Milieus sind einer permanenten Fortentwicklung unterworfen, wie eine aktuelle Befragung zeigt galten 41 Prozent als Natives. Heute ist diese Zahl Die Mehrheit der Internet-Nutzer erwarten mehr Engagement vom Staat in Sachen Datensicherheit Quelle: dpa bereits auf 44 Prozent gestiegen. Gesunken dagegen die Zahl der Immigrants (von 20 Prozent auf 19 Prozent) sowie die Zahl der Outsider (von 30 Prozent auf jetzt 37 Prozent). Führungskräfte nutzen das Internet Wichtig ist eine Erkenntnis aus unserer Entscheider-Studie, die eine bislang vielfach geäußerte Annahme widerlegt. Es ist keinesfalls mehr so, dass vor allem jüngere Menschen Digital Native sind. Vielmehr hat sich bei den Entscheidern in Deutschland die Gruppe der Natives als Mainstream etabliert. Jeder dritte unter den Digital Souveränen gehört zur Generation 50plus. Die DIVSI Internet-Milieus lassen sich auch auf die Entscheider übertragen. Auch hier sind Gräben vorhanden, versanden jedoch zunehmend. Nur 17 Prozent sind Digital Outsiders und davon nur sieben Prozent Internetferne Verunsicherte (in der Bevölkerung 27 Prozent). Die Internet- Nutzung der Entscheider zeigt, dass selbst die Outsiders fast ausschließlich Onliner sind. Personen in Führungspositionen in Deutschland können es sich offenbar nicht mehr leisten, das Internet gar nicht zu nutzen. Risiken im Netz Im Hinblick auf Verantwortungskonzepte haben die DIVSI- Studien unterschiedliche Auffassungen enthüllt: Laut DIVSI Milieu-Studie sehen knapp 75 Prozent der deutschen Bevölkerung die Verantwortung primär bei der Wirtschaft und/ oder beim Staat dafür, die erforderlichen Rahmenbedingungen für Sicherheit und Datenschutz m Internet zu schaffen. Rund 26 Prozent dagegen überwiegend Digital Natives lehnen Eingriffe und Regulierungen strikt ab. Kurz: Wer sich nicht auskennt, fordert Schutz. Wer sich sicher fühlt, 20 Sicherheit und Vertrauen im digitalen Zeitalter

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