AK Anwalt und Kanzlei

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1 AK Anwalt und Kanzlei Aktuelles zu Wirtschaftlichkeit, Organisation und Marketing Ihr Plus im Netz: ak.iww.de Online Mobile Social Media S Sonderausgabe Fit für den elektronischen Rechtsverkehr: Vorteile für Ihre Kanzlei I. Überblick... 1 II. Technische Voraussetzungen des bea bewusst niedrig Strafverfahren bleiben zunächst ausgenommen ERV erleichtert anwaltlichen Arbeitsalltag Kommunikationsweg ist sicher Elektronisches Empfangsbekenntnis Änderungen, die bereits seit 2014 gelten Wie ist bei Übermittlungs oder Verarbeitungsproblemen zu verfahren? Übergangsphase bis 2018/ Barrierefreiheit elektronischer Dokumente Rechtssicheres ersetzendes Scannen ab Externe Scandienstleister: Einwilligung der Betroffenen nötig...8 III. Kanzleiorganisation für die Kanzlei Berufsträger: Optimieren Sie selbstkritisch Ihren Büroalltag Mitarbeiter: Motivation zahlt sich aus Mandanten: Auf die Gruppierung und Pflege kommt es an Kommunikation in der Kanzlei Sinnvolle Änderungen im Büroalltag...18 Praxiswissen auf den Punkt gebracht.

2 2 Editorial AK Editorial Liebe Leserinnen und Leser, Stell Dir vor, es gibt elektronischen Rechtsverkehr, und keiner macht mit. Ilona Cosack, ABC AnwaltsBeratung Cosack, Mainz Schon vor zehn Jahren, im Jahr 2005, wurden mit dem Gesetz über die Verwendung elektronischer Kommunikationsformen in der Justiz (JKomG) die rechtlichen Rahmenbedingungen für den elektronischen Rechtsverkehr geschaffen. Die Hürden waren damals wohl noch zu hoch. Technische Schwierigkeiten, Medienumbrüche (Papierausdruck statt elektronischer Akte) und Barrieren in den Köpfen der Beteiligten ließen den elektronischen Rechtsverkehr schnell in der Bedeutungslosigkeit versinken. Nun wird zum jedem zugelassenen Anwalt das besondere elektronische Anwaltspostfach (bea) zur Verfügung gestellt. Eine gewaltige Herausforderung und auch eine sehr große Chance, die eigene Kanzlei auf Erfolgskurs zu halten. Das Wichtigste: Internetanschluss und Computer genügen. Klug ist, schon jetzt die Abläufe in der Kanzlei zu optimieren und an die Erfordernisse des elektronischen Rechtsverkehrs anzupassen. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um alte Denkmuster nach dem Motto das haben wir schon immer so gemacht über Bord zu werfen. Die Anpassung der Arbeitsabläufe an geänderte Bedingungen spart Zeit und Geld. Damit ihnen das gut gelingt, haben wir einen aktuellen Überblick für Sie zusammengestellt. Meine Empfehlung: Erstellen Sie einen Zeitplan zur Umsetzung für Ihre Kanzlei. Binden Sie Ihre Mitarbeiter ein. Nutzen Sie die Einführung des bea als Pflichtübung, um die Abläufe in Ihrer Kanzlei zu hinterfragen und zu verbessern. Entwerfen Sie darüber hinaus Ihr eigenes Kürprogramm, damit Ihre Kanzlei wettbewerbsfähig bleibt. Neue Impulse wünscht Ilona Cosack ABC AnwaltsBeratung Cosack Anwalt Und Kanzlei

3 Kanzleiorganisation AK Kommunikation mit Gerichten und Kollegen Fit für den elektronischen Rechtsverkehr: Vorteile für Ihre Kanzlei von Ilona Cosack, ABC AnwaltsBeratung Cosack, Mainz Der elektronische Rechtsverkehr bietet Ihrer Kanzlei nicht nur erhebliche Zeit und Kostenvorteile, sondern auch die Möglichkeit, sich vom Wettbewerb abzusetzen: Erleichtern Sie Ihren Mandanten die Kommunikation mittels moderner Technik und punkten Sie mit einem elektronischen Aktenzugang. Ab muss in Deutschland jedem Anwalt das besondere elektronische Anwaltspostfach bereitstehen. Die Autorin erläutert, wie Sie Ihre Kanzlei rechtzeitig auf die Erfordernisse der Kanzlei 3.0 umstellen, um Vorteile zu nutzen und Rechtsnachteile wie Haftungsrisiken zu verhindern. I. Überblick Ein Cartoon zierte das Deckblatt der jurismonatszeitung jm, Beilage zum Anwaltsblatt, im November 2014: Der Anwalt möchte im Termin einen Eilantrag zur Beschleunigung des Verfahrens einreichen. Die Richterin blickt von ihrem Laptop auf und sagt: Reichen Sie die Akte bitte auf elektronischem Wege ein. Zukunftsmusik? 1. teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr wird Pflicht Mitnichten. Auch die Justiz ist auf dem Weg zur digitalen Akte, wenngleich die einzelnen Bundesländer unterschiedliche Zeitpunkte für das Erreichen des Ziels definiert haben. Nachdem das bisherige elektronische Gerichts und Verwaltungspostfach (EGVP) von Anwaltskanzleien auf freiwilliger Basis genutzt werden konnte, wird ab die Einrichtung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (bea) für alle zugelassenen Rechtsanwälte zur Pflicht. Damit ist die elektronische Kommunikation von Anwalt zu Anwalt bundesweit, zu den Bundesgerichten und zu den Zivil, Finanz, Verwaltungs, Sozial und Arbeitsgerichten in Sachsen, Berlin, Hessen und Brandenburg möglich. In einigen anderen Bundesländern gibt es ausgewählte Pilotgerichte, mit denen auf elektronischem Weg kommuniziert werden kann. Besonderes elektronisches Anwaltspostfach (bea): ab Das Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (ERVFördG) ist am verkündet worden (BGBl I 13, 3786). Es verfolgt das Ziel, das Potenzial des elektronischen Rechtsverkehrs (ERV) auf prozessualem Gebiet zu nutzen, die Zugangshürden für die elektronische Kommunikation mit der Justiz zu senken und das Nutzervertrauen im Umgang mit dem neuen Kommunikationsweg zu stärken. Durch eine Neuregelung in der ZPO ( 130a) und in den anderen Verfahrensordnungen werden die elektronischen Zugangswege für die Anwaltschaft zur Justiz erweitert. Merke Von der elektronischen Einreichung ausgenommen sind lediglich die Verfassungs und die Strafgerichtsbarkeit. Dort ist die Einführung bis zum Jahr 2024 vorgesehen. Verfassungs und Strafgerichtsbarkeit sind ausgenommen 2015 Anwalt und Kanzlei 1

4 AK Kanzleiorganisation Zugang für alle im Rechtsanwaltsregister Eingetragenen Das Gesetz verpflichtet die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) gemäß 31a BRAO, zum für jeden Rechtsanwalt ein bea einzurichten, über das zukünftig die elektronische Kommunikation von Anwälten abgewickelt wird. Für alle Rechtsanwälte, die nach 31 BRAO im Rechtsanwaltsverzeichnis der BRAK ( eingetragen sind, und das sind alle zugelassenen Anwälte, gilt ab der neue 31a BRAO: 31a BRAO: Besonderes elektronisches Anwaltspostfach 1) Die Bundesrechtsanwaltskammer richtet nach Überprüfung der Zulassung und Durchführung eines Identifizierungsverfahrens in dem Gesamtverzeichnis nach 31 für jeden eingetragenen Rechtsanwalt ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach ein. Das besondere elektronische Anwaltspostfach soll barrierefrei ausgestaltet sein. 2) Die Bundesrechtsanwaltskammer hat sicherzustellen, dass der Zugang zu dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach nur durch ein sicheres Verfahren mit zwei voneinander unabhängigen Sicherungsmitteln möglich ist. Sie kann unterschiedlich ausgestaltete Zugangsberechtigungen für Rechtsanwälte und für andere Personen vorsehen. 3) Sobald die Zulassung erloschen ist, hebt die Bundesrechtsanwaltskammer die Zugangsberechtigung zu dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach auf und löscht dieses. Für Notare gilt das besondere elektronische Notarpostfach (ben) EGVP wird durch das bea ersetzt Für die Nutzung des bea ist keine Anwaltssoftware nötig Für Notare gilt das besondere elektronische Notarpostfach (ben), das von der Bundesnotarkammer eingerichtet wird. Da die Notare bereits seit 2007 verpflichtet wurden, Dokumente zum Handels, Genossenschafts und Partnerschaftsregister elektronisch einzureichen, ändert sich dort nur der Übertragungsweg. Nutzen Gerichte bereits das EGVP, wird dieses durch das bea ersetzt. Somit werden z.b. Mahnsachen und andere Dokumente wirksam im bea zugestellt. Hier können Sie prüfen, welche Gerichte am EGVP teilnehmen: iww.de/sl605. Die Justiz und die BRAK stimmen erforderlichenfalls zur Sicherstellung der laufenden anwaltlichen Tätigkeiten eine angemessene Übergangsfrist ab, während derer der EGVPClient und das bea parallel betrieben werden (Fiebig, BRAK Magazin 01/2015, 8). 2. Computer und Internetzugang genügen Für die Nutzung des bea ist keine Anwaltssoftware notwendig. Der Zugang wird verschlüsselt über das Internet erfolgen. Die Anwaltssoftwarehersteller werden für ihre Anwender eine Schnittstelle zum bea programmieren, sodass die Versendung von Dokumenten aus der jeweiligen Software heraus erfolgen kann. Ob im Zuge einer Neuorganisation der Anwaltskanzlei die Anschaffung einer Anwaltssoftware geplant werden soll, muss jede Kanzlei für sich entscheiden. Vor und Nachteile sind abzuwägen. Mit einem sogenannten Pflichtenheft, das die Anforderungen der Kanzlei erfasst, können die einzelnen Programme miteinander verglichen werden. 2 Anwalt 2015 Und Kanzlei

5 Kanzleiorganisation AK Dabei werden die einzelnen Programmbereiche mit Prioritätsstufen versehen, z.b. Musskriterium (was muss die Software in jedem Fall können), Sollkriterium (was sollte die Software können), Kannkriterium ( nice to have aber nicht zwingend erforderlich). So ist z.b. nicht jede Anwaltssoftware für bilanzierende Kanzleien geeignet. Nur manche Anbieter verfügen über ein Notariatsmodul, andere haben Schwerpunkte in einzelnen Rechtsgebieten. Über die technische Entwicklung der bea informierte die BRAK in ihrer Presse erklärung vom (iww.de/sl606). Daraus geht unter anderem hervor, dass die Informationssicherheit oberste Priorität hat und dass ab dem späten Frühjahr (2015) durch die BRAK Tests für das bea durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass das System zum bereitsteht. Informationssicherheit hat oberste Priorität 3. Zeitschiene verdeutlicht den Ablauf des ERV Die Zeitschiene zeigt, dass ein enger Zeitrahmen einzuhalten ist, damit zum Beginn des Jahres 2016 alle technischen Voraussetzungen erfüllt werden: 2014 Auftragserteilung an Atos Feinabstimmung bis Ende Testphase Informationen an die Anwaltssoftwarehersteller zur Integration Start von bea zum Elektronische Erreichbarkeit der Anwälte durch die Gerichte Kommunikation unter Anwälten möglich : Nutzungspflicht des Schutzschriftenregisters : Eröffnung des elektronischen Zugangs zu allen deutschen 2018 Gerichten, Verzögerung durch die Länder bis maximal zwei Jahre möglich 2020 Beginn der verpflichtenden Nutzung des ERV 2022 Späteste bundesweite Nutzungspflicht ab 22, Länder können die Verpflichtung bis zum vorziehen 2024 Elektronische Strafakte obligatorisch Aktuell: Testphase 2020 bis 2022: Nutzung des ERV wird bundesweit zur Pflicht Bereits auf dem 22. EDVGerichtstag 2013, formulierte Rechtsanwalt Christoph Sandkühler, Geschäftsführer der Westfälischen Notarkammer und bei der BRAK zuständig für das bea, stichpunktartig: (Die) BRAK baut ein SoftwareSystem und nicht nur einen elektronischen Briefkasten; diese Aufgabe ist komplex; diese Aufgabe ist eine Herausforderung; diese Aufgabe ist teuer; (die) BRAK und (die) Justiz sind zum Erfolg verdammt; die Geister, die wir riefen, werden wir nicht mehr los. Die Aussage zeigt, dass die Hürden hoch liegen und alle Beteiligten auch eine gehörige Portion Respekt vor dieser umfassenden, die Justiz revolutionierenden Aufgabe haben. Bereits im Jahr 2000 widmete sich der 5. EDVGerichtstag dem Thema ERV. Die damalige Justizministerin, Prof. Dr. Herta DäublerGmelin, erheiterte in ihrem eröffnungsvortrag mit der Anekdote Wenn man eine Justizangestellte im Jahre 1900 eingefroren hätte, sie könnte im Jahr 2000 nahtlos weiterarbeiten. 4. BRAK traf Vorbereitungen durch Befragungen Um die Bedürfnisse der Anwaltschaft zu erfassen und diese bei der Entwicklung des neuen elektronischen Systems einzubeziehen, führte die BRAK zwischen November 2013 und Januar 2014 zwei große OnlineUmfragen zur Einführung des ERV durch, an der insgesamt Anwälte teilnahmen Anwalt und Kanzlei Umfragen zwischen November 2013 und Januar

6 AK Kanzleiorganisation Erste Umfrage: Kommunikation, zweite Umfrage: Technische Infrastruktur In der ersten Umfrage konnten die Anwälte Angaben zur Kommunikation während der täglichen Kanzleiarbeit machen. Das Ergebnis: Von den Teilnehmern sind fast 80 Prozent im Zivilrecht tätig. Über 84 Millionen Schriftsätze werden jährlich in Deutschlands Anwaltskanzleien empfangen und versendet. 70 Prozent der befragten Kanzleien sind per ADSL mit dem Internet verbunden, 15 Prozent verwenden einen ISDNAnschluss. Nur 2 Prozent verfügen über geschäftskundenoptimierte synchrone SDSLAnschlüsse. Mit durchschnittlich 24,6 MBit/s wird allgemein eine gute Downloadgeschwindigkeit erreicht. Allerdings haben mehr als 42 Prozent der befragten Kanzleien bisher noch eine Uploadgeschwindigkeit von unter 1 MBit/s. Bei der zweiten Umfrage stand die technische Infrastruktur in den Kanzleien im Fokus. Von den teilnehmenden Anwälten arbeitet rund die Hälfte in einer Einzelkanzlei. Im Durchschnitt gehören jedem Büro sieben Anwälte an. Das Verhältnis zwischen Rechtsanwälten und Mitarbeitern entspricht etwa 1 : 1,5. Über 90 Prozent der verwendeten Computer haben Windows als Betriebssystem, davon knapp 30 Prozent noch Windows XP, dessen Support im April 2014 eingestellt wurde. Apple und LinuxUser sind mit ca. 8 bzw. 2 Prozent klar in der Minderheit. Thema der Umfrage war auch die elektronische Aktenführung. Wie alltäglich sind elektronische Akten in Deutschlands Kanzleien? Der überwiegende Teil der Befragten nutzt diese bereits vollständig oder wenigstens teilweise. 43 Prozent der Sozietäten haben bislang keine elektronischen Akten angelegt. Es ist jedoch davon auszugehen, dass die elektronische Bearbeitung mit Einführung des ERV weiter zunehmen wird. Elektronische Aktenführung wird keine Voraussetzung für ERV sein Merke Die elektronische Aktenführung wird jedoch nicht Voraussetzung für die Teilnahme am ERV sein. Es ist geplant, die Benutzung des bea soweit wie möglich unabhängig von technischen Bedingungen zu gestalten Computer und Internetanschluss werden genügen. Wichtig Mit der Zukunftsstudie Anwalt 2030 hat der DAV 2013 mögliche Wege skizziert, die auf die Anwaltschaft zukommen. Durch den technologischen Wandel schwindet die Exklusivität des Anwaltswissens. Internetplattformen bieten Rechtsberatung für jedermann zum Pauschalpreis an. Die Technik ist so weit entwickelt, dass es keine technischen Hindernisse gibt. Nutzen Sie die Chancen und Möglichkeiten des technologischen Wandels. Warten Sie nicht bis 2030, um Ihre Kanzlei 3.0 auf dem Markt zu positionieren. ERV: In Frankreich sehr weit entwickelt 5. Trend in Europa: Lernen von Frankreich Der ERV ist in Frankreich bereits viel weiter entwickelt als in Deutschland. Seit einigen Jahren ist dort die elektronische Gerichtsakte Standard geworden / /2010 Vertrag Justizministerium nationale Organisation der französischen Anwaltschaft CNB Absichtserklärung Dekret: elektronische Kommunikation mit Gerichten ab /2007: Umsetzung des Projekts neuer Vertrag 8/2008: Erster Verwaltungsakt, der die elektronische Kommunikation mit Gerichten ermöglicht 4/2009: Verwaltungsakt elektronische Kommunikation vor LG 6/2010: Einbeziehung des Berufungsverfahrens 4 Anwalt 2015 Und Kanzlei

7 Kanzleiorganisation AK Dr. Jutta Laurich, Rechtsanwältin und Avocat à la Cour aus Bordeaux, berichtete beim EDVGerichtstag 2014: Durch die Einbeziehung des Berufungsverfahrens in die elektronische Kommunikation sanken die Berufungseinlegungen schlagartig. Grund war die Nichtnutzung der Technik durch die Anwälte. II. Technische Voraussetzungen des bea bewusst niedrig Das bea ist für die Anwaltschaft das Tor zum elektronischen Rechtsverkehr. Die technischen Voraussetzungen sind so einfach wie möglich: Computer mit Internetanschluss und ein aktueller Browser genügen. Allerdings verfügen fünf von Kanzleien der BRAKUmfrage über keinen Internetzugang. Ein bestimmtes Betriebssystem ist nicht erforderlich, das bea wird mit allen gängigen Betriebssystemen kompatibel sein. 1. Strafverfahren bleiben zunächst ausgenommen Für das Strafverfahren beschreitet das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz mit dem Gesetz zur Einführung der elektronischen Akte in Strafsachen einen eigenständigen Weg, weil der Strafprozess Besonderheiten aufweist. Durch die zahlreichen Akteneinsichtsrechte, teilweise auch für Dritte, ist noch nicht geklärt, welche Daten für eine Akteneinsicht zur Verfügung gestellt werden. Verdeutlicht hat dies Carsten Schürger, Justizministerium NordrheinWestfalen, bei seinem Vortrag Die elektronische Akte Was ist das? beim EDVGerichtstag Folgende Punkte seien maßgeblich: Was ist eine Akte? Es gibt keine Legaldefinition, obwohl die Prozessvorschriften eine Akte voraussetzen (Akteneinsicht, Aktenübersendung, Entscheidung nach Lage der Akten ). Die Akte ist eine Sammlung von Schriftstücken, die zu einer Angelegenheit gehören. Die Schriftstücke sind chronologisch nach dem Tag des Eingangs zu ordnen. Die Angelegenheit wird durch das Verfahren im Rechtssinn bestimmt und mit dem Aktenzeichen identifiziert. Bestandteile der Akte sind nur Schriftstücke und keine Videos, Tonaufnahmen, Waffen oder Asservate. Metadaten (Adressen, Eingangs, Schriftstückdaten) sind keine Bestandteil. Von der Akte zu unterscheiden ist nach 483 bis 491 StPO der Umgang mit personenbezogenen daten. Die sogenannten Dateiregelungen enthalten eigene Einsichts und Löschvorschriften. Was ist eine EAkte? Durch das am in Kraft getretene Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (EGovernmentGesetz, EGovG) soll die Abwicklung geschäftlicher Prozesse in der Verwaltung mittels Informations und Kommunikationstechniken über elektronische Medien erleichtert werden: Computer, Internetanschluss und aktueller Internetbrowser genügen Schwierigkeiten durch zahlreiche Akteneinsichtsrechte Alle aktenrelevanten Schriftstücke, die zur Angelegenheit gehören Elektronische Aktenführung: Behörden müssen Grundsätze einhalten 6 EGovG Elektronische Aktenführung Die Behörden des Bundes sollen ihre Akten elektronisch führen. Satz 1 gilt nicht für solche Behörden, bei denen das Führen elektronischer Akten bei langfristiger Betrachtung unwirtschaftlich ist. Wird eine Akte elektronisch geführt, ist durch geeignete technischorganisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung eingehalten werden Anwalt und Kanzlei 5

8 AK Kanzleiorganisation Die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung sind: Gebot der Aktenmäßigkeit Gebot der Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit Gebot wahrheitsgetreuer Aktenführung Sicherung von Authentizität und Integrität Gebot, den Aktenbestand langfristig zu sichern. Nicht zuletzt ist die Verkehrsfähigkeit sicherzustellen, zudem dass die inhalte in vertretbarer Zeit verfügbar sind und lesbar gemacht werden können. Klärungsbedarf bis 2024 zu lösen Hier besteht noch erheblicher Klärungsbedarf, der bis 2024, wenn die elektronische Strafakte obligatorisch sein wird, aufzulösen ist. 2. ERV erleichtert anwaltlichen Arbeitsalltag Das bea wird mit verschiedenen Zugangsberechtigungen ausgestattet werden, sodass die bisherige Arbeitsteilung in Kanzleien bestehen bleiben kann. Jeder Anwalt kann entscheiden, wer Zugriff auf das bea hat. So kann beispielsweise eingerichtet werden, dass Rechtsanwaltsfachangestellte die Nachrichten aus dem Postfach abrufen, nicht aber versenden können. Es soll auch die Möglichkeit geben, dass ein virtuelles Kanzleieingangspostfach gebildet werden kann. Sicherer Zugang durch Signatur 3. Kommunikationsweg ist sicher Der Zugang darf nur durch ein sichereres Verfahren mit zwei voneinander unabhängigen Sicherungsmitteln möglich sein. Dazu kommen eine qualifizierte elektronische Signatur ( 130a Abs. 1 S. 2 ZPO) oder eine einfache Signatur des Dokuments im Fall eines sicheren Übermittlungswegs durch eine absenderbestätigende D oder die Übermittlung aus dem bea ( 130a Abs. 4 ZPO n.f.) in Betracht. Das bea und das dahinterliegende System werden so gestaltet sein, dass Nachrichten, die versendet werden, nachweisbar manipulationsfrei und geheim übermittelt werden. Auch die BRAK selbst wird technisch nicht in der Lage sein, die Nachrichten zu öffnen und zu lesen. Durch die ebenfalls vom Gesetz vorgegebene Anbindung an das tagesaktuelle bundeseinheitliche Rechtsanwaltsregister wird auch sichergestellt, dass die versandten Nachrichten tatsächlich nur von Rechtsanwälten stammen. Sobald die Anwaltzulassung erloschen ist, hebt die BRAK die Zugangsberechtigung zu dem bea auf und löscht dieses ( 31a Abs. 3 BRAO n. F.). 4. Elektronisches Empfangsbekenntnis Der Zeitpunkt der Zustellung ist auch weiterhin vom Willen des Anwalts zur Kenntnisnahme abhängig. Das elektronische Empfangsbekenntnis erfolgt in Form eines strukturierten Datensatzes ( 174 Abs. 4 S. 3 bis 5 ZPO n.f.). Beweissichere Abgabe von Erklärungen per D 5. Änderungen, die bereits seit 2014 gelten Seit können über D elektronische Erklärungen beweissicher abgegeben werden. Bei einer vom Provider qualifiziert elektronisch signierten Absenderbestätigung ist die von dem D System gewährleistete Authentizität und Integrität also ausreichend, um von einem Anschein für die Echtheit einer per D abgegebenen Erklärung auszugehen. 6 Anwalt 2015 Und Kanzlei

9 Kanzleiorganisation AK Die Zustellung von Urteilen und Beschlüssen ist nicht mehr in Ausfertigung, sondern nur noch in beglaubigter Abschrift vorgesehen. Die Ausfertigung wird künftig nur noch auf Antrag und ausschließlich in Papierform erteilt ( 317 Abs. 2 S. 1 ZPO n.f.). Urkunden dürfen von den Parteien nur noch in Abschrift (nicht mehr in Urschrift) bei Gericht eingereicht werden ( 131 Abs. 1 ZPO n.f.). Blinde oder sehbehinderte Personen können Schriftsätze und andere dokumente in einer für sie wahrnehmbaren Form bei Gericht einreichen. 6. Wie ist bei Übermittlungs oder Verarbeitungsproblemen zu verfahren? Ist die Übermittlung eines elektronischen Dokuments aus technischen Gründen vorübergehend nicht möglich, bleibt gemäß 130d S. 2 ZPO n.f. die Übermittlung nach den allgemeinen Vorschriften zulässig. 130a Abs. 6 ZPO n. F. regelt für Verarbeitungsprobleme: Ist die Verarbeitung eines elektronischen Dokuments nicht möglich, wird der Absender darüber informiert. Das Dokument gilt zum Zeitpunkt der früheren Einreichung als eingegangen, wenn der Absender es unverzüglich in einer für das Gericht zur Bearbeitung geeigneten Form nachreicht und glaubhaft macht, dass es mit dem zuerst eingereichten Dokument inhaltlich übereinstimmt. 7. Übergangsphase bis 2018/2020 Bis 2018 wird der elektronische Zugang zu allen deutschen Gerichten eröffnet. Ab 2020 beginnt die verpflichtende Nutzung des ERV. Dieser und elektronische Akten sind zwei Seiten einer Medaille. Die Potenziale elektronischer Kommunikation sind nur mit einem durchgängigen Workflow zu erschließen, vom elektronischen Eingang über die elektronische Aktenbearbeitung bis zur elektronischen Zustellung gerichtlicher Entscheidungen. Solange der Flickenteppich der einzelnen Bundesländer besteht, müssen Sie eine erhöhte Sorgfaltspflicht beachten, um Fehler im Umgang mit dem ERV und den einzelnen Gerichten zu vermeiden. Allgemeine Übermittlung bleibt möglich Anfangs gilt erhöhte Sorgfaltspflicht 8. Barrierefreiheit elektronischer Dokumente Ab dem sind nach 191a Abs. 3 S. 1 GVG elektronische Dokumente der Gerichte für blinde und sehbehinderte Menschen barrierefrei zu gestalten. 9. Rechtssicheres ersetzendes Scannen ab 2018 Scanprodukte haben nicht den Beweiswert von Papierurkunden, sodass das ersetzende Scannen zu einem Beweisverlust führt. Da eine elektronische Archivierung erhebliche Vorteile gegenüber dem herkömmlichen Papierarchiv bietet, ist mit 371b ZPO eine neue Beweisvorschrift geschaffen worden, die dem Scanprodukt einer öffentlichen Urkunde einen höheren Beweiswert verleiht, wenn das Scannen von einer Behörde oder einem Notar durchgeführt wird und die notwendigen Sicherheitsstandards eingehalten werden. Mit der Technischen Richtlinie TR03138 Ersetzendes Scannen (ResiScan) hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) eine Basis für mehr Rechtssicherheit im Bereich des ersetzenden Scannens geschaffen. Die TR führt für das ersetzende Scannen die sicherheitsrelevanten technischen und organisatorischen Maßnahmen zusammen. Scanprodukten soll höherer Beweiswert verliehen werden (ZPO) 2015 Anwalt und Kanzlei 7

10 AK Kanzleiorganisation Geänderte Aufbewahrungsfrist für eingescannte Papierdokumente Hierbei wird unter dem ersetzenden Scannen der Vorgang des elektronischen Erfassens von Papierdokumenten mit dem Ziel der elektronischen Weiterverarbeitung und Aufbewahrung des hierbei entstehenden elektronischen Abbilds (Scanprodukt) und der späteren Vernichtung des papiergebundenen Originals verstanden. Die Papierdokumente sind nach 131 Abs. 1 ZPO nicht mehr bis zum Eintritt der Rechtskraft des Verfahrens, sondern nur noch sechs Monate nach Abschluss des Scanprozesses aufzubewahren. Noch bieten Dr. Astrid Schumacher vom BSI verdeutlichte beim EDVGerichtstag 2014 die Rechtsfragen mit dieser Grafik: Originale besseren Scannen von Papierdokumenten und Vernichtung der Originale Beweiswert Rechtsfragen Zulässigkeit Dokumentations, Aktenführungs und Aufbewahrungspflichten Beweiswert Teilweise Regelungen zum ersetzenden Scannen im jeweiligen Fachrecht (tlw. Homogenität der Regelungen) Gegenstand des Augenscheins ( 371 Abs. 1 S. 2 ZPO); Vernichtung des Originals führt zu einer Verschlechterung der Beweissituation Quelle: Dr. Astrid Schumacher Scanprozess: Bundesländer sollten Regelungen abstimmen Entbindung von der anwaltlichen Schweigepflicht Walther Bredl vom Bayerischen Staatsministerium der Justiz wies darauf hin, dass die elektronischen Akten an den Landesgrenzen nicht Halt machen. Bei der Umsetzung von 298a ZPO aktuell und künftig bestehen Handlungsspielräume. Eine länderübergreifende Abstimmung des automatisierten Scanprozesses ist deshalb erforderlich. 10. Externe Scandienstleister: Einwilligung der Betroffenen nötig Wer externe Scandienstleister nutzen möchte, muss neben der datenschutzrechtlichen Einwilligung auch eine ausdrückliche Entbindung von der anwaltlichen Schweigepflicht einholen, damit Dokumente durch externe Dienstleister verarbeitet werden können. 8 Anwalt 2015 Und Kanzlei

11 Kanzleiorganisation AK III. Kanzleiorganisation für die Kanzlei 3.0 Um fit für den ERV zu werden und die Vorteile für Ihre Kanzlei zu nutzen ist es sinnvoll, die Kanzlei ganzheitlich unter die Lupe zu nehmen. Wenngleich alle Kanzleien eine Grundorganisation aufweisen, sind die Anforderungen je nach Kanzleigröße, Rechtsgebieten und technischer Ausstattung unterschiedlich. Durch das bea gibt es keine Vorgaben, wie die Anwaltskanzlei künftige Abläufe gestalten muss. Das bea wird so konfiguriert sein, dass der gesicherte Zugang über den Internetbrowser des Computers ermöglicht wird. Im Folgenden finden Sie Anregungen zur Anpassung der Abläufe auf die Bedürfnisse des ERV. Finden Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern die individuell passende Lösung für Ihre Kanzlei. Die Organisation ist als Teilbereich der Ablaufprozesse in der Anwaltskanzlei zu sehen. Der folgende Überblick dient dazu, auf die einzelnen Erfolgsbausteine zu schauen: Strenge Vorgaben bestehen nicht finden Sie Ihre individuelle Lösung Erfolgsbausteine + 1. Rechtsanwälte 3. Rechtsanwältinnen Mandanten Fit für den Elektronischen Rechtsverkehr 4. Kommunikation Mitarbeiter 5. Kanzleiorganisation + 1. Berufsträger: Optimieren Sie selbstkritisch Ihren Büroalltag Jeder Anwalt sollte seine Arbeitsweise auf den Prüfstand stellen. Wenn mehrere Anwälte in einer Kanzlei arbeiten, ist ein gemeinsamer Standard zu definieren, sodass mit einer einheitlichen Arbeitsweise der Grundstein für die Kanzlei 3.0 gelegt werden kann. Alle Anwälte der Kanzlei sollten gemeinsamen Standard definieren Baustein 1 + Selbstmanagement Rechtsanwälte Rechtsanwältinnen 2015 Anwalt und Kanzlei 9

12 AK Kanzleiorganisation Zum Selbstmanagement des Anwalts gehören das Zeitmanagement, die Kommunikation, Aktenbearbeitung, Delegation, Fortbildung und Netzwerke. Organisieren Sie sich selbst Stress reduzieren: Was wird heute bearbeitet? Honorar Fristen Personalführung Motivation Mandanten Mitarbeiter Zeitmanagement Empfehler Richter Sachverständige Dritte intern extern Kommunikation elektronisch papiermäßig Aktenbearbeitung Selbstmanagement juristische Mitarbeiter nicht juristische Mitarbeiter Hilfskräfte Kooperationspartner Dienstleister intern extern Delegation 15 FAO Management Fortbildung fachlich beruflich privat Netzwerke Arbeiten Sie nicht auf den letzten Drücker Teilen Sie Ihre Arbeitskraft betriebswirtschaftlich auf a) Zeitmanagement Im neuen Zeitmanagement wird die Strukturierung des Arbeitsalltags unter dem Gesichtspunkt der Prioritäten vorgenommen. Dazu gehört es, den Stress zu reduzieren: Eine Tagesplanung sowie die Wochenplanung verhindern, dass Fristen, wie vielfach praktiziert, auf den letzten Drücker bearbeitet werden. Man stelle sich als worstcaseszenario nur vor, dass der Internetzugang gestört ist, sodass eine elektronische Kommunikation scheitert. Je nach Größe einer Kanzlei werden im Laufe eines Jahres Hunderte von Akten bearbeitet. Nicht jede Akte ist aus betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten lukrativ, vielfach wird ein Mandant umfassend betreut, was dazu führen kann, dass Kleinmandate mitbearbeitet werden, obwohl sie ein zuschussgeschäft sind. Mit dem ParetoPrinzip können Sie Ihre Arbeitskraft auf die richtigen Mandanten konzentrieren. Das Prinzip besagt, dass Sie mit 20 Prozent Ihrer Mandanten 80 Prozent Ihres Umsatzes erzielen. Oder anders betrachtet: Mit 80 Prozent Ihrer Mandanten erwirtschaften Sie nur 20 Prozent Ihres Umsatzes. 10 Anwalt 2015 Und Kanzlei

13 Kanzleiorganisation AK Zeiteinteilung ParetoPrinzip wenige Mandate größter Teil des Umsatzes restliche Mandate kleiner Teil des Umsatzes Mandate Umsätze Teilen Sie Ihre Mandanten in Gruppen (z.b. A, B, C) ein. Ermitteln Sie, welche Mandanten welcher Kategorie zuzuordnen sind. Das MandantenRanking führt dazu, dass Sie Ihre VIPMandanten, mit denen Sie den meisten Umsatz erzielen, der AKategorie zuordnen. Die BrotundButterMandanten gehören in Kategorie B. Trennen Sie die Spreu vom Weizen und vergeben Sie die Kategorie C an Mandanten, von denen Sie sich trennen oder künftig keine Mandate mehr annehmen möchten. Wenn Sie zu CMandanten Nein sagen und sich auf die AMandanten konzentrieren, haben Sie mehr Zeit für Ihre umsatzstärksten Kunden, was sich positiv auf den Gesamtumsatz auswirkt. Bestimmen Sie Ihre Preispolitik und steuern Sie hiermit aktiv, wer der richtige Mandant für Ihre Kanzlei ist (Cosack, AK 13, 97; AK 14, 96 und 110 und 185). Neben den finanziellen Kriterien sind auch die sogenannten weiche Faktoren für die Mandatsbeziehung wichtig: 80 Prozent des Umsatzes erzielen Sie mit 20 Prozent Ihrer Mandanten Wägen Sie auch nach weichen Faktoren ab Multiplikator Mandanten, die Sie weiterempfehlen Zusammenarbeit Mandant kooperiert, hält Fristen ein Angenehmer Umgang mit allen Mitarbeitern Chemie stimmt Zahlungsverhalten Rechnungen werden pünktlich bezahlt b) Kommunikationsregeln für Rechtsanwälte Sie können nicht nicht kommunizieren, denn jedes Verhalten, gleichgültig ob verbal oder nonverbal, wirkt sich aus. Deshalb ist Kommunikation mit Mandanten, Dritten und Mitarbeitern ein entscheidender Schlüssel zum Erfolg. Legen Sie verbindliche Kommunikationsregeln für Ihre Kanzlei fest. Dies beginnt extern mit Regeln zum Umgang mit Mandanten und dritten. Definieren Sie einheitliche Standards für den persönlichen, telefonischen und schriftlichen Umgang, um Ihre Kanzlei nach außen als geschlossene Einheit zu präsentieren und den Wiedererkennungseffekt zu erhöhen. Legen Sie Kommunikationsregeln fest (externe und interne) 2015 Anwalt und Kanzlei 11

14 AK Kanzleiorganisation Nutzen Sie das bea in der Übergangsphase für Kommunikation mit Kollegen Die interne Kanzleikommunikation wird häufig unterschätzt und dem Tagesgeschäft untergeordnet. Die Zufriedenheit von Mitarbeitern ist mitentscheidend für Ihren Kanzleierfolg. Nutzen Sie das bea sofort für die Kommunikation mit Kollegen. So können Sie einen einheitlichen Standard hierfür setzen und haben während der Übergangsphase die Möglichkeit, die Funktionalitäten des bea zu testen und den Umgang mit bea zu üben. Berücksichtigen Sie diese neun Grundsätze bei Ihrer Kommunikation: Checkliste / Grundsätze der Kommunikation 1. Wesentlich sein 2. Aktive Gesprächssteuerung 3. Zuständigkeit klären 4. Partnernamen nennen 5. Fragetechniken anwenden 6. Konzentration auf den Partner 7. Gut zuhören 8. Wichtige Punkte wiederholen und bestätigen 9. Bedanken und freundlich verabschieden Elektronische Aktenbearbeitung bietet Vorteile Schlankere Arbeitsabläufe und direkte Weiterleitung c) Aktenbearbeitung: Papier oder elektronisch? Ob Sie Ihre Akten auf herkömmliche Art papiermäßig oder im Zuge der Umstellung auf den ERV elektronisch bearbeiten, bleibt Ihnen überlassen. Aus folgenden Gründen ist eine elektronische Aktenbearbeitung vorteilhaft: aa) Zeitvorteil Durch die elektronische Aktenbearbeitung können Sie Ihre Zeit effektiver nutzen. Arbeitsabläufe werden schlanker. Der elektronische Posteingang kann direkt weiterbearbeitet oder an den Mandanten weitergeleitet werden. bb) Kostenvorteil Durch die elektronische Aktenbearbeitung sparen Sie Kosten. Zu viel Arbeitszeit wird in Kanzleien mit dem Suchen nach Papierakten verbracht. Die teuerste Ressource ist das Personal. Wer Personalkosten reduzieren will, sollte seine Mitarbeiter für qualifizierte Arbeiten einsetzen. Elektronischer Aktenzugang für Mandanten cc) Mandantenvorteil Für Mandanten ist der Einsatz von moderner Technik selbstverständlich. erleichtern Sie Ihren Mandanten die Kommunikation und bieten Sie einen elektronischen Aktenzugang an. Dies geht bereits mit preiswertem Webspace bei herkömmlichen Providern, wenn die Datensicherheit gewährleistet wird. So können Ihre Mandanten rund um die Uhr auf ihre Akte zugreifen. Dieses Alleinstellungsmerkmal nutzen derzeit noch wenige Kanzleien. d) Delegation: Strategische Abgabe von Aufgaben ist sinnvoll In Wirtschaftskanzleien gehört Delegieren zum Alltag: In der Regel arbeiten mehrere Associates am Fall, oft auch im Team. Auch Einzelanwälte und die kleine und mittlere Kanzlei sollten die strategische Entscheidung treffen, ob eine Zusammenarbeit mit anderen sinnvoll ist. 12 Anwalt 2015 Und Kanzlei

15 Kanzleiorganisation AK Prüfen Sie bei jedem Vorgang, ob es (intern oder extern) jemanden gibt, der die Aufgabe besser, preiswerter oder schneller erledigen kann. In der Regel verwenden Anwälte auf die weniger wichtigen CAufgaben 65 Prozent ihrer Zeit. Diese CAufgaben sind jedoch nur zu 15 Prozent werthaltig. Für die sehr wichtigen AAufgaben hingegen, die 65 Prozent des Werts ausmachen, werden nur 15 Prozent der Zeit verwendet. Entscheidend ist es, die wichtigen Aufgaben zu erledigen und sich von CAufgaben zu befreien. Befreien Sie sich von CAufgaben und schaffen Sie sich Zeit für AAufgaben Aufgabenverteilung 65 % Wert der Tätigkeit 20 % 15 % AAufgaben sehr wichtig BAufgaben wichtig CAufgaben weniger wichtig 15 % 20 % Tatsächliche Zeitverwendung 65 % Nutzen Sie das EisenhowerPrinzip und unterscheiden Sie Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Eine AAufgabe ist sofort und selbst von Ihnen zu erledigen (Beispiel: In einem neuen Mandat ist eine einstweilige Verfügung zu beantragen). Eine BAufgabe kann geplant und terminiert werden (Beispiel: Die Berufungsbegründung kann innerhalb der Berufungsbegründungsfrist erledigt werden). CAufgaben sind Aufgaben, die nach der oben abgebildeten Grafik 65 Prozent Ihrer Zeit beanspruchen, jedoch weniger wichtig sind. Reduzieren Sie diese Aufgaben und delegieren Sie so viel wie möglich davon an juristische Mitarbeiter, nicht juristische Mitarbeiter, Hilfskräfte oder auch externe Kooperationspartner oder Dienstleister. Z.B. könnte aus der AAufgabe Einstweilige Verfügung beantragen für Sie eine CAufgabe werden, wenn Sie das neue Mandat an einen angestellten Anwalt delegieren können (sofern der Mandant kein VIP(A)Mandant ist). Genauso könnte im Idealfall mit der Berufungsbegründung verfahren werden. Achtung Nicht zu vergessen ist die Ablage P, der Papierkorb, der in Anwaltskanzleien hoffentlich datenschutzkonform geleert wird. Alles, was keinen Wert für das kanzleiinterne Wissensmanagement hat, sollte dorthin entsorgt werden. Im Bedarfsfall lässt es sich aktualisiert neu beschaffen. EisenhowerPrinzip : Vorrangig AAufgaben sofort und selbst erledigen Nutzen Sie konsequent die Ablage P (Papierkorb) 2015 Anwalt und Kanzlei 13

16 AK Kanzleiorganisation EisenhowerPrinzip Wichtigkeit BAufgaben strategisch planen terminieren Ablage P AAufgaben sofort selbst tun CAufgaben reduzieren delegieren Dringlichkeit Organisation durch Jahrespläne für Anwälte und Mitarbeiter e) Fortbildung: Kombinieren Sie Online und PräsenzSeminare Das juristische Fachwissen ist Ihr Werkzeug. Es zu pflegen und stets auf aktuellem Stand zu halten, ist eine Herausforderung. Planen Sie Zeit für Fortbildung ein und erstellen Sie für alle Anwälte und Mitarbeiter einen Jahresplan, der das Budget und die spezifischen Fortbildungen enthält. Sind OnlineFortbildungen möglich und sinnvoll? Seminare vor Ort bieten die Möglichkeit, den persönlichen Austausch mit Kollegen zu pflegen und das eigene Netzwerk zu erweitern. Austausch mit Kollegen und Mandatsvermittlung f) Austausch in beruflichen Netzwerken als fachliche Bereicherung Der Austausch in fachlichen Netzwerken der eigenen Rechtsgebiete bereichert und hilft auch, bei Zweifelsfragen andere Meinungen einzuholen und durch andere Perspektiven neue Lösungen zu finden. Bieten Sie Ihren Mandanten ein umfassendes Angebot aus einer Hand und nutzen Sie dazu berufliche Netzwerke mit Kollegen und anderen Berufsgruppen, die Ihr Angebot ergänzen. Bauen Sie sich auch ein Netzwerk von Kollegen auf, an die Sie mit gutem Gewissen Mandate abgeben können, sei es bei Interessenkollisionen, sei es bei Mandaten, die nicht zur strategischen Ausrichtung der Kanzlei passen. So können Sie beruhigt Nein sagen und bieten trotzdem eine lösung für diese potenziellen Mandanten. Das führt dazu, dass auch ohne Mandatsverhältnis Weiterempfehlungen generiert werden. Praxishinweis Nutzen Sie private Netzwerke, um sich von Aufgaben zu trennen, die Ihnen schwerfallen oder lästig sind. So gewinnen Sie Zeit für sich selbst, Ihre Familie oder Hobbys, die Sie gerne ausüben. 14 Anwalt 2015 Und Kanzlei

17 Kanzleiorganisation AK 2. Mitarbeiter: Motivation zahlt sich aus Die meisten Anwaltskanzleien arbeiten mit Mitarbeitern zusammen (siehe auch Cosack, AK 13, 66). Je mehr Personen miteinander arbeiten, desto wichtiger ist es, einige Regeln einzuhalten. Jeder muss Regeln einhalten Baustein 2: Führung und Organisation der Mitarbeiter Zuständigkeit und Vertretungsregelungen Stellenbeschreibung Bonusorientierte Erfolgsbeteiligung Mandantengewinnung Motivation Jahresplanung: Genehmigung durch Kanzleileitung Fortbildung Mitarbeiter Sachbearbeitung Mandantenbetreuung Delegation Jahreszielgespräche Mentor Fachangestellte Auszubildende Team Beachten Sie folgende Schritte : Arbeitsabläufe festlegen und gemeinsam mit den Mitarbeitern eine kontinuierliche Verbesserung anstreben. Lassen Sie jeden Mitarbeiter eine Stellenbeschreibung erarbeiten: Für welche Aufgaben ist er zuständig, und wer vertritt ihn im Verhinderungsfall? Klären Sie, welche Aufgaben der Mitarbeiter gerne und gut macht. Aufgaben, die ungern erledigt werden, sind typische Fehlerquellen. Prüfen Sie, ob eine Umverteilung der Aufgaben auf andere Mitarbeiter möglich ist. Verantwortet der Mitarbeiter Bereiche, in denen sein Engagement belohnt werden kann? Wer beispielsweise von Mandanten positiv bewertet wird, weil sie sich gut betreut fühlen und Qualität und Service in der Kanzlei stimmen, könnte mit einem Bonussystem am Erfolg der Kanzlei beteiligt werden. Für alle Mitarbeiter gibt es Möglichkeiten, einen erfolgsorientierten Gehaltsbestandteil einzubauen. Legen Sie Arbeitsabläufe fest Legen Sie Aufgaben in Stellenbeschreibungen fest Erfolgsorientierter Gehaltsbestandteil fördert Motivation Wären Sie gerne Mandant in Ihrer Kanzlei? Mit dieser Frage konfrontiert, offenbaren sich bei Mitarbeitergesprächen in Kanzleien Missstände, wenn Mitarbeiter diese Frage mit einem Nein beantworten. Dann werden sich Mitarbeiter nicht aktiv für die Mandantengewinnung einbringen, da möglicherweise ein schlechter Ruf der Kanzlei auf sie persönlich zurückfällt. Fortbildung für Mitarbeiter (ggf. mit Belohnungssystem, wenn z.b. im Anschluss an eine Fortbildung der Aufenthalt in einem schönen Hotel verlängert wird; beachten Sie die steuerrechtlichen Bestimmungen). Fortbildung für Mitarbeiter im Rahmen eines Belohnungssystems? 2015 Anwalt und Kanzlei 15

18 AK Kanzleiorganisation Binden Sie Ihre Mitarbeiter bei der Sachbearbeitung und bei der Mandantenbetreuung ein. Stellen Sie dazu den Mitarbeiter, im Idealfall persönlich, beim Erstgespräch dem Mandanten vor. So hat der Mandant immer einen Ansprechpartner in Ihrer Kanzlei (vor Augen) und Sie werden entlastet. Zur Personalführung gehören auch Jahreszielgespräche. Durch sie können Sie die Erwartungen an Ihre Mitarbeiter definieren und haben ein ideales Führungsinstrument, um gute Mitarbeiter an Ihre Kanzlei zu binden. Bilden Sie selbst aus und stellen Sie Auszubildenden einen Mentor bereit Geben Sie jungen Menschen eine Chance und bilden Sie aus. Viele Kanzleien scheuen die Mühen, die mit einer Ausbildung verbunden sind. Mit einem Mentor in der Kanzlei erleichtern Sie Auszubildenden den Einstieg und erhöhen die Chance auf eine erfolgreiche Ausbildung. 3. Mandanten: Auf die Gruppierung und Pflege kommt es an Wer am lautesten schreit, wird als Erster bedient. Dieses Phänomen ist in allen Branchen bekannt. Mandanten, die lauthals Beachtung fordern, lenken die gesamte Aufmerksamkeit und Zeit auf sich, unabhängig davon, ob sie es wert sind. Gerade die Mandanten, die ihr Anliegen als sehr wichtig ansehen, sind objektiv betrachtet nicht immer die, denen die meiste Aufmerksamkeit gebührt. Im Gegensatz dazu werden Mandanten, die sich still in die Reihe stellen, häufig mit der Bearbeitung zurückgestellt, um die fordernden Mandanten zufrieden zu stellen und damit die ersehnte Ruhe zu erhalten. Mit dem ParetoPrinzip (siehe Seite 11) können Sie Ihre Aufmerksamkeit auf die AMandanten legen. Trennen Sie sich konsequent von CMandanten. Baustein 3: Mandanten strukturiert betrachten Mandanten Aktueller Stand Nutzenversprechen Zielstellungen Kennzahlen Ziele Initiativen Mandantenbindung Mandantenzufriedenheit Mandantenbindung Qualität der Dienstleistung Operative Exzellenz Dienstleistungsführerschaft Mandantennähe Mandantenbindungsprogramme werden immer bedeutender Mandantenbindungsprogrammen kommt immer stärkere Bedeutung zu. Wie können Sie sich vom Wettbewerb abheben, wie die erwartungshaltung von Mandanten übertreffen und sie jedes Mal begeistern? Erstellen Sie für Ihre AMandanten einen Aktivitätenplan, den Sie kontinuierlich umsetzen. Führen Sie mit ihnen regelmäßig Telefonate über rechtsgestaltende und vorbeugende Maßnahmen, die ihnen zeigen, dass sie Ihnen am Herzen liegen. 16 Anwalt 2015 Und Kanzlei

19 Kanzleiorganisation AK Bereiten Sie ausgehende Telefonate gut vor. Dabei hat es sich bewährt, einen Gesprächsleitfaden zu erstellen und diese Gespräche in Rollenspielen auch vorher zu üben. Planen Sie etwa fünf Minuten für das Telefonat ein. Es soll nicht in kostenlose Rechtsberatung ausarten, sondern dem Mandanten vermitteln, dass Sie an ihn gedacht haben und bei Bedarf auch im Rahmen eines Auftrags für ihn tätig werden können. 4. Kommunikation in der Kanzlei Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg. Achten Sie bei der persönlichen Kommunikation mit den Mandanten darauf, dass diese Ihre Mitarbeiter akzeptieren, damit Sie delegieren können. Führen Sie ein Beschwerdemanagement ein. Freuen Sie sich über Beschwerden, denn sie zeigen Ihnen verbesserungsfähige Bereiche auf. Bei einem Mandanten, der sich beschwert, kann eine erfolgreich bearbeitete Beschwerde zu einer Festigung der Mandantenbindung führen. Bei einem unzufriedenen Mandanten, der sich nicht beschwert, sondern kommentarlos die Kanzlei wechselt, haben Sie keine zweite Chance. Bitten Sie Ihre bisherigen Mandanten um Weiterempfehlungen. Auch Dritte können für das Empfehlungsmarketing hilfreich sein. Telefonate gut vorbereiten Bitten Sie Ihre Mandanten um Weiterempfehlung Praxishinweis Für die Kommunikation mit dem Mandanten ist das bea bisher nicht vorgesehen. Bieten Sie Ihren Mandanten entweder die Möglichkeit einer verschlüsselten Kommunikation oder eines separaten Mandantenbereichs, sodass der Mandant auf sicherem Weg mit Ihnen kommunizieren kann. Punkten Sie mit einem separaten Mandantenbereich Baustein 4: Kanzleikommunikation Akzeptanz der Mitarbeiter, Delegation durch RA Beschwerdemanagement persönlich Mandanten Empfehlungsmarketing Vergütung MandantenMonitor Kommunikation Dritte Behörden Kollegen Versicherungen Post Fax schriftlich bea Mandantenbereich telefonisch Schulung 2015 Anwalt und Kanzlei 17

20 AK Kanzleiorganisation 5. Sinnvolle Änderungen im Büroalltag Ermitteln Sie den ISTStatus in Ihrer Kanzlei, um sinnvolle und notwendige Veränderungen einzuleiten. Baustein 5: Büroalltag Kanzleiorganisation Aktueller Stand Zielstellungen Kennzahlen Ziele Initiativen Festgelegte Zuständigkeiten helfen im Vertretungsfall So verringern Sie Fehler und Haftungsrisiken a) Kanzleiablauf: Dokumentieren Sie Einzelheiten Erstellen Sie ein Organigramm, und legen Sie Zuständigkeiten und Vertretungsregeln fest. Auch kleine Kanzleien können davon profitieren, da im Notfall ein Vertreter schnell mit den Abläufen in der Kanzlei zurechtkommt. Binden Sie Ihre Mitarbeiter ein und nutzen Sie Bürobesprechungen, um Ideen der Mitarbeiter zur kontinuierlichen Verbesserung umzusetzen. b) Qualitätsmanagement: Ziele setzen und Standards festlegen Setzen Sie sich messbare und nachprüfbare Ziele. Es ist einfacher, Standards festzulegen, als das Rad ständig neu zu erfinden. In der Kanzlei gibt es viele wiederkehrende Abläufe, die nach Schema X ablaufen. Mit Standards (z.b. in einem Kanzleihandbuch) vermeiden Sie Fehler und verringern Ihre Haftung. Prozessverbesserung Qualitätsmanagement Kanzleileitbild Strategische Erfolgspositionen (SEP) (Qualitätspolitik) Vision (Kanzleiziele) Standards festlegen Fehler vermeiden Arbeitsabläufe definieren Haftung verringern Weiterentwicklung Handbuch/ISO 9001:2008 Regelmäßige Audits Z.B.: Neue Mandanten erhalten mit Hinweisen zum weiteren Vorgehen c) Mandatsannahme: Stellen Sie Regeln auf Legen Sie Standards für die Bearbeitung von Mandaten fest. Eine Regel könnte lauten: Neumandanten erhalten sofort nach der Besprechung eine e Mail mit weiteren Hinweisen zum Ablauf des Mandats. Wichtige Kriterien aus Anwaltssicht finden Sie in AK 14, Anwalt 2015 Und Kanzlei