AK Anwalt und Kanzlei

Größe: px
Ab Seite anzeigen:

Download "AK Anwalt und Kanzlei"

Transkript

1 AK Anwalt und Kanzlei Aktuelles zu Wirtschaftlichkeit, Organisation und Marketing Ihr Plus im Netz: ak.iww.de Online Mobile Social Media S Sonderausgabe Fit für den elektronischen Rechtsverkehr: Vorteile für Ihre Kanzlei I. Überblick... 1 II. Technische Voraussetzungen des bea bewusst niedrig Strafverfahren bleiben zunächst ausgenommen ERV erleichtert anwaltlichen Arbeitsalltag Kommunikationsweg ist sicher Elektronisches Empfangsbekenntnis Änderungen, die bereits seit 2014 gelten Wie ist bei Übermittlungs oder Verarbeitungsproblemen zu verfahren? Übergangsphase bis 2018/ Barrierefreiheit elektronischer Dokumente Rechtssicheres ersetzendes Scannen ab Externe Scandienstleister: Einwilligung der Betroffenen nötig...8 III. Kanzleiorganisation für die Kanzlei Berufsträger: Optimieren Sie selbstkritisch Ihren Büroalltag Mitarbeiter: Motivation zahlt sich aus Mandanten: Auf die Gruppierung und Pflege kommt es an Kommunikation in der Kanzlei Sinnvolle Änderungen im Büroalltag...18 Praxiswissen auf den Punkt gebracht.

2 2 Editorial AK Editorial Liebe Leserinnen und Leser, Stell Dir vor, es gibt elektronischen Rechtsverkehr, und keiner macht mit. Ilona Cosack, ABC AnwaltsBeratung Cosack, Mainz Schon vor zehn Jahren, im Jahr 2005, wurden mit dem Gesetz über die Verwendung elektronischer Kommunikationsformen in der Justiz (JKomG) die rechtlichen Rahmenbedingungen für den elektronischen Rechtsverkehr geschaffen. Die Hürden waren damals wohl noch zu hoch. Technische Schwierigkeiten, Medienumbrüche (Papierausdruck statt elektronischer Akte) und Barrieren in den Köpfen der Beteiligten ließen den elektronischen Rechtsverkehr schnell in der Bedeutungslosigkeit versinken. Nun wird zum jedem zugelassenen Anwalt das besondere elektronische Anwaltspostfach (bea) zur Verfügung gestellt. Eine gewaltige Herausforderung und auch eine sehr große Chance, die eigene Kanzlei auf Erfolgskurs zu halten. Das Wichtigste: Internetanschluss und Computer genügen. Klug ist, schon jetzt die Abläufe in der Kanzlei zu optimieren und an die Erfordernisse des elektronischen Rechtsverkehrs anzupassen. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um alte Denkmuster nach dem Motto das haben wir schon immer so gemacht über Bord zu werfen. Die Anpassung der Arbeitsabläufe an geänderte Bedingungen spart Zeit und Geld. Damit ihnen das gut gelingt, haben wir einen aktuellen Überblick für Sie zusammengestellt. Meine Empfehlung: Erstellen Sie einen Zeitplan zur Umsetzung für Ihre Kanzlei. Binden Sie Ihre Mitarbeiter ein. Nutzen Sie die Einführung des bea als Pflichtübung, um die Abläufe in Ihrer Kanzlei zu hinterfragen und zu verbessern. Entwerfen Sie darüber hinaus Ihr eigenes Kürprogramm, damit Ihre Kanzlei wettbewerbsfähig bleibt. Neue Impulse wünscht Ilona Cosack ABC AnwaltsBeratung Cosack Anwalt Und Kanzlei

3 Kanzleiorganisation AK Kommunikation mit Gerichten und Kollegen Fit für den elektronischen Rechtsverkehr: Vorteile für Ihre Kanzlei von Ilona Cosack, ABC AnwaltsBeratung Cosack, Mainz Der elektronische Rechtsverkehr bietet Ihrer Kanzlei nicht nur erhebliche Zeit und Kostenvorteile, sondern auch die Möglichkeit, sich vom Wettbewerb abzusetzen: Erleichtern Sie Ihren Mandanten die Kommunikation mittels moderner Technik und punkten Sie mit einem elektronischen Aktenzugang. Ab muss in Deutschland jedem Anwalt das besondere elektronische Anwaltspostfach bereitstehen. Die Autorin erläutert, wie Sie Ihre Kanzlei rechtzeitig auf die Erfordernisse der Kanzlei 3.0 umstellen, um Vorteile zu nutzen und Rechtsnachteile wie Haftungsrisiken zu verhindern. I. Überblick Ein Cartoon zierte das Deckblatt der jurismonatszeitung jm, Beilage zum Anwaltsblatt, im November 2014: Der Anwalt möchte im Termin einen Eilantrag zur Beschleunigung des Verfahrens einreichen. Die Richterin blickt von ihrem Laptop auf und sagt: Reichen Sie die Akte bitte auf elektronischem Wege ein. Zukunftsmusik? 1. teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr wird Pflicht Mitnichten. Auch die Justiz ist auf dem Weg zur digitalen Akte, wenngleich die einzelnen Bundesländer unterschiedliche Zeitpunkte für das Erreichen des Ziels definiert haben. Nachdem das bisherige elektronische Gerichts und Verwaltungspostfach (EGVP) von Anwaltskanzleien auf freiwilliger Basis genutzt werden konnte, wird ab die Einrichtung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (bea) für alle zugelassenen Rechtsanwälte zur Pflicht. Damit ist die elektronische Kommunikation von Anwalt zu Anwalt bundesweit, zu den Bundesgerichten und zu den Zivil, Finanz, Verwaltungs, Sozial und Arbeitsgerichten in Sachsen, Berlin, Hessen und Brandenburg möglich. In einigen anderen Bundesländern gibt es ausgewählte Pilotgerichte, mit denen auf elektronischem Weg kommuniziert werden kann. Besonderes elektronisches Anwaltspostfach (bea): ab Das Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (ERVFördG) ist am verkündet worden (BGBl I 13, 3786). Es verfolgt das Ziel, das Potenzial des elektronischen Rechtsverkehrs (ERV) auf prozessualem Gebiet zu nutzen, die Zugangshürden für die elektronische Kommunikation mit der Justiz zu senken und das Nutzervertrauen im Umgang mit dem neuen Kommunikationsweg zu stärken. Durch eine Neuregelung in der ZPO ( 130a) und in den anderen Verfahrensordnungen werden die elektronischen Zugangswege für die Anwaltschaft zur Justiz erweitert. Merke Von der elektronischen Einreichung ausgenommen sind lediglich die Verfassungs und die Strafgerichtsbarkeit. Dort ist die Einführung bis zum Jahr 2024 vorgesehen. Verfassungs und Strafgerichtsbarkeit sind ausgenommen 2015 Anwalt und Kanzlei 1

4 AK Kanzleiorganisation Zugang für alle im Rechtsanwaltsregister Eingetragenen Das Gesetz verpflichtet die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) gemäß 31a BRAO, zum für jeden Rechtsanwalt ein bea einzurichten, über das zukünftig die elektronische Kommunikation von Anwälten abgewickelt wird. Für alle Rechtsanwälte, die nach 31 BRAO im Rechtsanwaltsverzeichnis der BRAK (www.rechtsanwaltsregister.org/) eingetragen sind, und das sind alle zugelassenen Anwälte, gilt ab der neue 31a BRAO: 31a BRAO: Besonderes elektronisches Anwaltspostfach 1) Die Bundesrechtsanwaltskammer richtet nach Überprüfung der Zulassung und Durchführung eines Identifizierungsverfahrens in dem Gesamtverzeichnis nach 31 für jeden eingetragenen Rechtsanwalt ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach ein. Das besondere elektronische Anwaltspostfach soll barrierefrei ausgestaltet sein. 2) Die Bundesrechtsanwaltskammer hat sicherzustellen, dass der Zugang zu dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach nur durch ein sicheres Verfahren mit zwei voneinander unabhängigen Sicherungsmitteln möglich ist. Sie kann unterschiedlich ausgestaltete Zugangsberechtigungen für Rechtsanwälte und für andere Personen vorsehen. 3) Sobald die Zulassung erloschen ist, hebt die Bundesrechtsanwaltskammer die Zugangsberechtigung zu dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach auf und löscht dieses. Für Notare gilt das besondere elektronische Notarpostfach (ben) EGVP wird durch das bea ersetzt Für die Nutzung des bea ist keine Anwaltssoftware nötig Für Notare gilt das besondere elektronische Notarpostfach (ben), das von der Bundesnotarkammer eingerichtet wird. Da die Notare bereits seit 2007 verpflichtet wurden, Dokumente zum Handels, Genossenschafts und Partnerschaftsregister elektronisch einzureichen, ändert sich dort nur der Übertragungsweg. Nutzen Gerichte bereits das EGVP, wird dieses durch das bea ersetzt. Somit werden z.b. Mahnsachen und andere Dokumente wirksam im bea zugestellt. Hier können Sie prüfen, welche Gerichte am EGVP teilnehmen: iww.de/sl605. Die Justiz und die BRAK stimmen erforderlichenfalls zur Sicherstellung der laufenden anwaltlichen Tätigkeiten eine angemessene Übergangsfrist ab, während derer der EGVPClient und das bea parallel betrieben werden (Fiebig, BRAK Magazin 01/2015, 8). 2. Computer und Internetzugang genügen Für die Nutzung des bea ist keine Anwaltssoftware notwendig. Der Zugang wird verschlüsselt über das Internet erfolgen. Die Anwaltssoftwarehersteller werden für ihre Anwender eine Schnittstelle zum bea programmieren, sodass die Versendung von Dokumenten aus der jeweiligen Software heraus erfolgen kann. Ob im Zuge einer Neuorganisation der Anwaltskanzlei die Anschaffung einer Anwaltssoftware geplant werden soll, muss jede Kanzlei für sich entscheiden. Vor und Nachteile sind abzuwägen. Mit einem sogenannten Pflichtenheft, das die Anforderungen der Kanzlei erfasst, können die einzelnen Programme miteinander verglichen werden. 2 Anwalt 2015 Und Kanzlei

5 Kanzleiorganisation AK Dabei werden die einzelnen Programmbereiche mit Prioritätsstufen versehen, z.b. Musskriterium (was muss die Software in jedem Fall können), Sollkriterium (was sollte die Software können), Kannkriterium ( nice to have aber nicht zwingend erforderlich). So ist z.b. nicht jede Anwaltssoftware für bilanzierende Kanzleien geeignet. Nur manche Anbieter verfügen über ein Notariatsmodul, andere haben Schwerpunkte in einzelnen Rechtsgebieten. Über die technische Entwicklung der bea informierte die BRAK in ihrer Presse erklärung vom (iww.de/sl606). Daraus geht unter anderem hervor, dass die Informationssicherheit oberste Priorität hat und dass ab dem späten Frühjahr (2015) durch die BRAK Tests für das bea durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass das System zum bereitsteht. Informationssicherheit hat oberste Priorität 3. Zeitschiene verdeutlicht den Ablauf des ERV Die Zeitschiene zeigt, dass ein enger Zeitrahmen einzuhalten ist, damit zum Beginn des Jahres 2016 alle technischen Voraussetzungen erfüllt werden: 2014 Auftragserteilung an Atos Feinabstimmung bis Ende Testphase Informationen an die Anwaltssoftwarehersteller zur Integration Start von bea zum Elektronische Erreichbarkeit der Anwälte durch die Gerichte Kommunikation unter Anwälten möglich : Nutzungspflicht des Schutzschriftenregisters : Eröffnung des elektronischen Zugangs zu allen deutschen 2018 Gerichten, Verzögerung durch die Länder bis maximal zwei Jahre möglich 2020 Beginn der verpflichtenden Nutzung des ERV 2022 Späteste bundesweite Nutzungspflicht ab 22, Länder können die Verpflichtung bis zum vorziehen 2024 Elektronische Strafakte obligatorisch Aktuell: Testphase 2020 bis 2022: Nutzung des ERV wird bundesweit zur Pflicht Bereits auf dem 22. EDVGerichtstag 2013, formulierte Rechtsanwalt Christoph Sandkühler, Geschäftsführer der Westfälischen Notarkammer und bei der BRAK zuständig für das bea, stichpunktartig: (Die) BRAK baut ein SoftwareSystem und nicht nur einen elektronischen Briefkasten; diese Aufgabe ist komplex; diese Aufgabe ist eine Herausforderung; diese Aufgabe ist teuer; (die) BRAK und (die) Justiz sind zum Erfolg verdammt; die Geister, die wir riefen, werden wir nicht mehr los. Die Aussage zeigt, dass die Hürden hoch liegen und alle Beteiligten auch eine gehörige Portion Respekt vor dieser umfassenden, die Justiz revolutionierenden Aufgabe haben. Bereits im Jahr 2000 widmete sich der 5. EDVGerichtstag dem Thema ERV. Die damalige Justizministerin, Prof. Dr. Herta DäublerGmelin, erheiterte in ihrem eröffnungsvortrag mit der Anekdote Wenn man eine Justizangestellte im Jahre 1900 eingefroren hätte, sie könnte im Jahr 2000 nahtlos weiterarbeiten. 4. BRAK traf Vorbereitungen durch Befragungen Um die Bedürfnisse der Anwaltschaft zu erfassen und diese bei der Entwicklung des neuen elektronischen Systems einzubeziehen, führte die BRAK zwischen November 2013 und Januar 2014 zwei große OnlineUmfragen zur Einführung des ERV durch, an der insgesamt Anwälte teilnahmen Anwalt und Kanzlei Umfragen zwischen November 2013 und Januar

6 AK Kanzleiorganisation Erste Umfrage: Kommunikation, zweite Umfrage: Technische Infrastruktur In der ersten Umfrage konnten die Anwälte Angaben zur Kommunikation während der täglichen Kanzleiarbeit machen. Das Ergebnis: Von den Teilnehmern sind fast 80 Prozent im Zivilrecht tätig. Über 84 Millionen Schriftsätze werden jährlich in Deutschlands Anwaltskanzleien empfangen und versendet. 70 Prozent der befragten Kanzleien sind per ADSL mit dem Internet verbunden, 15 Prozent verwenden einen ISDNAnschluss. Nur 2 Prozent verfügen über geschäftskundenoptimierte synchrone SDSLAnschlüsse. Mit durchschnittlich 24,6 MBit/s wird allgemein eine gute Downloadgeschwindigkeit erreicht. Allerdings haben mehr als 42 Prozent der befragten Kanzleien bisher noch eine Uploadgeschwindigkeit von unter 1 MBit/s. Bei der zweiten Umfrage stand die technische Infrastruktur in den Kanzleien im Fokus. Von den teilnehmenden Anwälten arbeitet rund die Hälfte in einer Einzelkanzlei. Im Durchschnitt gehören jedem Büro sieben Anwälte an. Das Verhältnis zwischen Rechtsanwälten und Mitarbeitern entspricht etwa 1 : 1,5. Über 90 Prozent der verwendeten Computer haben Windows als Betriebssystem, davon knapp 30 Prozent noch Windows XP, dessen Support im April 2014 eingestellt wurde. Apple und LinuxUser sind mit ca. 8 bzw. 2 Prozent klar in der Minderheit. Thema der Umfrage war auch die elektronische Aktenführung. Wie alltäglich sind elektronische Akten in Deutschlands Kanzleien? Der überwiegende Teil der Befragten nutzt diese bereits vollständig oder wenigstens teilweise. 43 Prozent der Sozietäten haben bislang keine elektronischen Akten angelegt. Es ist jedoch davon auszugehen, dass die elektronische Bearbeitung mit Einführung des ERV weiter zunehmen wird. Elektronische Aktenführung wird keine Voraussetzung für ERV sein Merke Die elektronische Aktenführung wird jedoch nicht Voraussetzung für die Teilnahme am ERV sein. Es ist geplant, die Benutzung des bea soweit wie möglich unabhängig von technischen Bedingungen zu gestalten Computer und Internetanschluss werden genügen. Wichtig Mit der Zukunftsstudie Anwalt 2030 hat der DAV 2013 mögliche Wege skizziert, die auf die Anwaltschaft zukommen. Durch den technologischen Wandel schwindet die Exklusivität des Anwaltswissens. Internetplattformen bieten Rechtsberatung für jedermann zum Pauschalpreis an. Die Technik ist so weit entwickelt, dass es keine technischen Hindernisse gibt. Nutzen Sie die Chancen und Möglichkeiten des technologischen Wandels. Warten Sie nicht bis 2030, um Ihre Kanzlei 3.0 auf dem Markt zu positionieren. ERV: In Frankreich sehr weit entwickelt 5. Trend in Europa: Lernen von Frankreich Der ERV ist in Frankreich bereits viel weiter entwickelt als in Deutschland. Seit einigen Jahren ist dort die elektronische Gerichtsakte Standard geworden / /2010 Vertrag Justizministerium nationale Organisation der französischen Anwaltschaft CNB Absichtserklärung Dekret: elektronische Kommunikation mit Gerichten ab /2007: Umsetzung des Projekts neuer Vertrag 8/2008: Erster Verwaltungsakt, der die elektronische Kommunikation mit Gerichten ermöglicht 4/2009: Verwaltungsakt elektronische Kommunikation vor LG 6/2010: Einbeziehung des Berufungsverfahrens 4 Anwalt 2015 Und Kanzlei

7 Kanzleiorganisation AK Dr. Jutta Laurich, Rechtsanwältin und Avocat à la Cour aus Bordeaux, berichtete beim EDVGerichtstag 2014: Durch die Einbeziehung des Berufungsverfahrens in die elektronische Kommunikation sanken die Berufungseinlegungen schlagartig. Grund war die Nichtnutzung der Technik durch die Anwälte. II. Technische Voraussetzungen des bea bewusst niedrig Das bea ist für die Anwaltschaft das Tor zum elektronischen Rechtsverkehr. Die technischen Voraussetzungen sind so einfach wie möglich: Computer mit Internetanschluss und ein aktueller Browser genügen. Allerdings verfügen fünf von Kanzleien der BRAKUmfrage über keinen Internetzugang. Ein bestimmtes Betriebssystem ist nicht erforderlich, das bea wird mit allen gängigen Betriebssystemen kompatibel sein. 1. Strafverfahren bleiben zunächst ausgenommen Für das Strafverfahren beschreitet das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz mit dem Gesetz zur Einführung der elektronischen Akte in Strafsachen einen eigenständigen Weg, weil der Strafprozess Besonderheiten aufweist. Durch die zahlreichen Akteneinsichtsrechte, teilweise auch für Dritte, ist noch nicht geklärt, welche Daten für eine Akteneinsicht zur Verfügung gestellt werden. Verdeutlicht hat dies Carsten Schürger, Justizministerium NordrheinWestfalen, bei seinem Vortrag Die elektronische Akte Was ist das? beim EDVGerichtstag Folgende Punkte seien maßgeblich: Was ist eine Akte? Es gibt keine Legaldefinition, obwohl die Prozessvorschriften eine Akte voraussetzen (Akteneinsicht, Aktenübersendung, Entscheidung nach Lage der Akten ). Die Akte ist eine Sammlung von Schriftstücken, die zu einer Angelegenheit gehören. Die Schriftstücke sind chronologisch nach dem Tag des Eingangs zu ordnen. Die Angelegenheit wird durch das Verfahren im Rechtssinn bestimmt und mit dem Aktenzeichen identifiziert. Bestandteile der Akte sind nur Schriftstücke und keine Videos, Tonaufnahmen, Waffen oder Asservate. Metadaten (Adressen, Eingangs, Schriftstückdaten) sind keine Bestandteil. Von der Akte zu unterscheiden ist nach 483 bis 491 StPO der Umgang mit personenbezogenen daten. Die sogenannten Dateiregelungen enthalten eigene Einsichts und Löschvorschriften. Was ist eine EAkte? Durch das am in Kraft getretene Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (EGovernmentGesetz, EGovG) soll die Abwicklung geschäftlicher Prozesse in der Verwaltung mittels Informations und Kommunikationstechniken über elektronische Medien erleichtert werden: Computer, Internetanschluss und aktueller Internetbrowser genügen Schwierigkeiten durch zahlreiche Akteneinsichtsrechte Alle aktenrelevanten Schriftstücke, die zur Angelegenheit gehören Elektronische Aktenführung: Behörden müssen Grundsätze einhalten 6 EGovG Elektronische Aktenführung Die Behörden des Bundes sollen ihre Akten elektronisch führen. Satz 1 gilt nicht für solche Behörden, bei denen das Führen elektronischer Akten bei langfristiger Betrachtung unwirtschaftlich ist. Wird eine Akte elektronisch geführt, ist durch geeignete technischorganisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung eingehalten werden Anwalt und Kanzlei 5

8 AK Kanzleiorganisation Die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung sind: Gebot der Aktenmäßigkeit Gebot der Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit Gebot wahrheitsgetreuer Aktenführung Sicherung von Authentizität und Integrität Gebot, den Aktenbestand langfristig zu sichern. Nicht zuletzt ist die Verkehrsfähigkeit sicherzustellen, zudem dass die inhalte in vertretbarer Zeit verfügbar sind und lesbar gemacht werden können. Klärungsbedarf bis 2024 zu lösen Hier besteht noch erheblicher Klärungsbedarf, der bis 2024, wenn die elektronische Strafakte obligatorisch sein wird, aufzulösen ist. 2. ERV erleichtert anwaltlichen Arbeitsalltag Das bea wird mit verschiedenen Zugangsberechtigungen ausgestattet werden, sodass die bisherige Arbeitsteilung in Kanzleien bestehen bleiben kann. Jeder Anwalt kann entscheiden, wer Zugriff auf das bea hat. So kann beispielsweise eingerichtet werden, dass Rechtsanwaltsfachangestellte die Nachrichten aus dem Postfach abrufen, nicht aber versenden können. Es soll auch die Möglichkeit geben, dass ein virtuelles Kanzleieingangspostfach gebildet werden kann. Sicherer Zugang durch Signatur 3. Kommunikationsweg ist sicher Der Zugang darf nur durch ein sichereres Verfahren mit zwei voneinander unabhängigen Sicherungsmitteln möglich sein. Dazu kommen eine qualifizierte elektronische Signatur ( 130a Abs. 1 S. 2 ZPO) oder eine einfache Signatur des Dokuments im Fall eines sicheren Übermittlungswegs durch eine absenderbestätigende D oder die Übermittlung aus dem bea ( 130a Abs. 4 ZPO n.f.) in Betracht. Das bea und das dahinterliegende System werden so gestaltet sein, dass Nachrichten, die versendet werden, nachweisbar manipulationsfrei und geheim übermittelt werden. Auch die BRAK selbst wird technisch nicht in der Lage sein, die Nachrichten zu öffnen und zu lesen. Durch die ebenfalls vom Gesetz vorgegebene Anbindung an das tagesaktuelle bundeseinheitliche Rechtsanwaltsregister wird auch sichergestellt, dass die versandten Nachrichten tatsächlich nur von Rechtsanwälten stammen. Sobald die Anwaltzulassung erloschen ist, hebt die BRAK die Zugangsberechtigung zu dem bea auf und löscht dieses ( 31a Abs. 3 BRAO n. F.). 4. Elektronisches Empfangsbekenntnis Der Zeitpunkt der Zustellung ist auch weiterhin vom Willen des Anwalts zur Kenntnisnahme abhängig. Das elektronische Empfangsbekenntnis erfolgt in Form eines strukturierten Datensatzes ( 174 Abs. 4 S. 3 bis 5 ZPO n.f.). Beweissichere Abgabe von Erklärungen per D 5. Änderungen, die bereits seit 2014 gelten Seit können über D elektronische Erklärungen beweissicher abgegeben werden. Bei einer vom Provider qualifiziert elektronisch signierten Absenderbestätigung ist die von dem D System gewährleistete Authentizität und Integrität also ausreichend, um von einem Anschein für die Echtheit einer per D abgegebenen Erklärung auszugehen. 6 Anwalt 2015 Und Kanzlei

9 Kanzleiorganisation AK Die Zustellung von Urteilen und Beschlüssen ist nicht mehr in Ausfertigung, sondern nur noch in beglaubigter Abschrift vorgesehen. Die Ausfertigung wird künftig nur noch auf Antrag und ausschließlich in Papierform erteilt ( 317 Abs. 2 S. 1 ZPO n.f.). Urkunden dürfen von den Parteien nur noch in Abschrift (nicht mehr in Urschrift) bei Gericht eingereicht werden ( 131 Abs. 1 ZPO n.f.). Blinde oder sehbehinderte Personen können Schriftsätze und andere dokumente in einer für sie wahrnehmbaren Form bei Gericht einreichen. 6. Wie ist bei Übermittlungs oder Verarbeitungsproblemen zu verfahren? Ist die Übermittlung eines elektronischen Dokuments aus technischen Gründen vorübergehend nicht möglich, bleibt gemäß 130d S. 2 ZPO n.f. die Übermittlung nach den allgemeinen Vorschriften zulässig. 130a Abs. 6 ZPO n. F. regelt für Verarbeitungsprobleme: Ist die Verarbeitung eines elektronischen Dokuments nicht möglich, wird der Absender darüber informiert. Das Dokument gilt zum Zeitpunkt der früheren Einreichung als eingegangen, wenn der Absender es unverzüglich in einer für das Gericht zur Bearbeitung geeigneten Form nachreicht und glaubhaft macht, dass es mit dem zuerst eingereichten Dokument inhaltlich übereinstimmt. 7. Übergangsphase bis 2018/2020 Bis 2018 wird der elektronische Zugang zu allen deutschen Gerichten eröffnet. Ab 2020 beginnt die verpflichtende Nutzung des ERV. Dieser und elektronische Akten sind zwei Seiten einer Medaille. Die Potenziale elektronischer Kommunikation sind nur mit einem durchgängigen Workflow zu erschließen, vom elektronischen Eingang über die elektronische Aktenbearbeitung bis zur elektronischen Zustellung gerichtlicher Entscheidungen. Solange der Flickenteppich der einzelnen Bundesländer besteht, müssen Sie eine erhöhte Sorgfaltspflicht beachten, um Fehler im Umgang mit dem ERV und den einzelnen Gerichten zu vermeiden. Allgemeine Übermittlung bleibt möglich Anfangs gilt erhöhte Sorgfaltspflicht 8. Barrierefreiheit elektronischer Dokumente Ab dem sind nach 191a Abs. 3 S. 1 GVG elektronische Dokumente der Gerichte für blinde und sehbehinderte Menschen barrierefrei zu gestalten. 9. Rechtssicheres ersetzendes Scannen ab 2018 Scanprodukte haben nicht den Beweiswert von Papierurkunden, sodass das ersetzende Scannen zu einem Beweisverlust führt. Da eine elektronische Archivierung erhebliche Vorteile gegenüber dem herkömmlichen Papierarchiv bietet, ist mit 371b ZPO eine neue Beweisvorschrift geschaffen worden, die dem Scanprodukt einer öffentlichen Urkunde einen höheren Beweiswert verleiht, wenn das Scannen von einer Behörde oder einem Notar durchgeführt wird und die notwendigen Sicherheitsstandards eingehalten werden. Mit der Technischen Richtlinie TR03138 Ersetzendes Scannen (ResiScan) hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) eine Basis für mehr Rechtssicherheit im Bereich des ersetzenden Scannens geschaffen. Die TR führt für das ersetzende Scannen die sicherheitsrelevanten technischen und organisatorischen Maßnahmen zusammen. Scanprodukten soll höherer Beweiswert verliehen werden (ZPO) 2015 Anwalt und Kanzlei 7

10 AK Kanzleiorganisation Geänderte Aufbewahrungsfrist für eingescannte Papierdokumente Hierbei wird unter dem ersetzenden Scannen der Vorgang des elektronischen Erfassens von Papierdokumenten mit dem Ziel der elektronischen Weiterverarbeitung und Aufbewahrung des hierbei entstehenden elektronischen Abbilds (Scanprodukt) und der späteren Vernichtung des papiergebundenen Originals verstanden. Die Papierdokumente sind nach 131 Abs. 1 ZPO nicht mehr bis zum Eintritt der Rechtskraft des Verfahrens, sondern nur noch sechs Monate nach Abschluss des Scanprozesses aufzubewahren. Noch bieten Dr. Astrid Schumacher vom BSI verdeutlichte beim EDVGerichtstag 2014 die Rechtsfragen mit dieser Grafik: Originale besseren Scannen von Papierdokumenten und Vernichtung der Originale Beweiswert Rechtsfragen Zulässigkeit Dokumentations, Aktenführungs und Aufbewahrungspflichten Beweiswert Teilweise Regelungen zum ersetzenden Scannen im jeweiligen Fachrecht (tlw. Homogenität der Regelungen) Gegenstand des Augenscheins ( 371 Abs. 1 S. 2 ZPO); Vernichtung des Originals führt zu einer Verschlechterung der Beweissituation Quelle: Dr. Astrid Schumacher Scanprozess: Bundesländer sollten Regelungen abstimmen Entbindung von der anwaltlichen Schweigepflicht Walther Bredl vom Bayerischen Staatsministerium der Justiz wies darauf hin, dass die elektronischen Akten an den Landesgrenzen nicht Halt machen. Bei der Umsetzung von 298a ZPO aktuell und künftig bestehen Handlungsspielräume. Eine länderübergreifende Abstimmung des automatisierten Scanprozesses ist deshalb erforderlich. 10. Externe Scandienstleister: Einwilligung der Betroffenen nötig Wer externe Scandienstleister nutzen möchte, muss neben der datenschutzrechtlichen Einwilligung auch eine ausdrückliche Entbindung von der anwaltlichen Schweigepflicht einholen, damit Dokumente durch externe Dienstleister verarbeitet werden können. 8 Anwalt 2015 Und Kanzlei

11 Kanzleiorganisation AK III. Kanzleiorganisation für die Kanzlei 3.0 Um fit für den ERV zu werden und die Vorteile für Ihre Kanzlei zu nutzen ist es sinnvoll, die Kanzlei ganzheitlich unter die Lupe zu nehmen. Wenngleich alle Kanzleien eine Grundorganisation aufweisen, sind die Anforderungen je nach Kanzleigröße, Rechtsgebieten und technischer Ausstattung unterschiedlich. Durch das bea gibt es keine Vorgaben, wie die Anwaltskanzlei künftige Abläufe gestalten muss. Das bea wird so konfiguriert sein, dass der gesicherte Zugang über den Internetbrowser des Computers ermöglicht wird. Im Folgenden finden Sie Anregungen zur Anpassung der Abläufe auf die Bedürfnisse des ERV. Finden Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern die individuell passende Lösung für Ihre Kanzlei. Die Organisation ist als Teilbereich der Ablaufprozesse in der Anwaltskanzlei zu sehen. Der folgende Überblick dient dazu, auf die einzelnen Erfolgsbausteine zu schauen: Strenge Vorgaben bestehen nicht finden Sie Ihre individuelle Lösung Erfolgsbausteine + 1. Rechtsanwälte 3. Rechtsanwältinnen Mandanten Fit für den Elektronischen Rechtsverkehr 4. Kommunikation Mitarbeiter 5. Kanzleiorganisation + 1. Berufsträger: Optimieren Sie selbstkritisch Ihren Büroalltag Jeder Anwalt sollte seine Arbeitsweise auf den Prüfstand stellen. Wenn mehrere Anwälte in einer Kanzlei arbeiten, ist ein gemeinsamer Standard zu definieren, sodass mit einer einheitlichen Arbeitsweise der Grundstein für die Kanzlei 3.0 gelegt werden kann. Alle Anwälte der Kanzlei sollten gemeinsamen Standard definieren Baustein 1 + Selbstmanagement Rechtsanwälte Rechtsanwältinnen 2015 Anwalt und Kanzlei 9

12 AK Kanzleiorganisation Zum Selbstmanagement des Anwalts gehören das Zeitmanagement, die Kommunikation, Aktenbearbeitung, Delegation, Fortbildung und Netzwerke. Organisieren Sie sich selbst Stress reduzieren: Was wird heute bearbeitet? Honorar Fristen Personalführung Motivation Mandanten Mitarbeiter Zeitmanagement Empfehler Richter Sachverständige Dritte intern extern Kommunikation elektronisch papiermäßig Aktenbearbeitung Selbstmanagement juristische Mitarbeiter nicht juristische Mitarbeiter Hilfskräfte Kooperationspartner Dienstleister intern extern Delegation 15 FAO Management Fortbildung fachlich beruflich privat Netzwerke Arbeiten Sie nicht auf den letzten Drücker Teilen Sie Ihre Arbeitskraft betriebswirtschaftlich auf a) Zeitmanagement Im neuen Zeitmanagement wird die Strukturierung des Arbeitsalltags unter dem Gesichtspunkt der Prioritäten vorgenommen. Dazu gehört es, den Stress zu reduzieren: Eine Tagesplanung sowie die Wochenplanung verhindern, dass Fristen, wie vielfach praktiziert, auf den letzten Drücker bearbeitet werden. Man stelle sich als worstcaseszenario nur vor, dass der Internetzugang gestört ist, sodass eine elektronische Kommunikation scheitert. Je nach Größe einer Kanzlei werden im Laufe eines Jahres Hunderte von Akten bearbeitet. Nicht jede Akte ist aus betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten lukrativ, vielfach wird ein Mandant umfassend betreut, was dazu führen kann, dass Kleinmandate mitbearbeitet werden, obwohl sie ein zuschussgeschäft sind. Mit dem ParetoPrinzip können Sie Ihre Arbeitskraft auf die richtigen Mandanten konzentrieren. Das Prinzip besagt, dass Sie mit 20 Prozent Ihrer Mandanten 80 Prozent Ihres Umsatzes erzielen. Oder anders betrachtet: Mit 80 Prozent Ihrer Mandanten erwirtschaften Sie nur 20 Prozent Ihres Umsatzes. 10 Anwalt 2015 Und Kanzlei

13 Kanzleiorganisation AK Zeiteinteilung ParetoPrinzip wenige Mandate größter Teil des Umsatzes restliche Mandate kleiner Teil des Umsatzes Mandate Umsätze Teilen Sie Ihre Mandanten in Gruppen (z.b. A, B, C) ein. Ermitteln Sie, welche Mandanten welcher Kategorie zuzuordnen sind. Das MandantenRanking führt dazu, dass Sie Ihre VIPMandanten, mit denen Sie den meisten Umsatz erzielen, der AKategorie zuordnen. Die BrotundButterMandanten gehören in Kategorie B. Trennen Sie die Spreu vom Weizen und vergeben Sie die Kategorie C an Mandanten, von denen Sie sich trennen oder künftig keine Mandate mehr annehmen möchten. Wenn Sie zu CMandanten Nein sagen und sich auf die AMandanten konzentrieren, haben Sie mehr Zeit für Ihre umsatzstärksten Kunden, was sich positiv auf den Gesamtumsatz auswirkt. Bestimmen Sie Ihre Preispolitik und steuern Sie hiermit aktiv, wer der richtige Mandant für Ihre Kanzlei ist (Cosack, AK 13, 97; AK 14, 96 und 110 und 185). Neben den finanziellen Kriterien sind auch die sogenannten weiche Faktoren für die Mandatsbeziehung wichtig: 80 Prozent des Umsatzes erzielen Sie mit 20 Prozent Ihrer Mandanten Wägen Sie auch nach weichen Faktoren ab Multiplikator Mandanten, die Sie weiterempfehlen Zusammenarbeit Mandant kooperiert, hält Fristen ein Angenehmer Umgang mit allen Mitarbeitern Chemie stimmt Zahlungsverhalten Rechnungen werden pünktlich bezahlt b) Kommunikationsregeln für Rechtsanwälte Sie können nicht nicht kommunizieren, denn jedes Verhalten, gleichgültig ob verbal oder nonverbal, wirkt sich aus. Deshalb ist Kommunikation mit Mandanten, Dritten und Mitarbeitern ein entscheidender Schlüssel zum Erfolg. Legen Sie verbindliche Kommunikationsregeln für Ihre Kanzlei fest. Dies beginnt extern mit Regeln zum Umgang mit Mandanten und dritten. Definieren Sie einheitliche Standards für den persönlichen, telefonischen und schriftlichen Umgang, um Ihre Kanzlei nach außen als geschlossene Einheit zu präsentieren und den Wiedererkennungseffekt zu erhöhen. Legen Sie Kommunikationsregeln fest (externe und interne) 2015 Anwalt und Kanzlei 11

14 AK Kanzleiorganisation Nutzen Sie das bea in der Übergangsphase für Kommunikation mit Kollegen Die interne Kanzleikommunikation wird häufig unterschätzt und dem Tagesgeschäft untergeordnet. Die Zufriedenheit von Mitarbeitern ist mitentscheidend für Ihren Kanzleierfolg. Nutzen Sie das bea sofort für die Kommunikation mit Kollegen. So können Sie einen einheitlichen Standard hierfür setzen und haben während der Übergangsphase die Möglichkeit, die Funktionalitäten des bea zu testen und den Umgang mit bea zu üben. Berücksichtigen Sie diese neun Grundsätze bei Ihrer Kommunikation: Checkliste / Grundsätze der Kommunikation 1. Wesentlich sein 2. Aktive Gesprächssteuerung 3. Zuständigkeit klären 4. Partnernamen nennen 5. Fragetechniken anwenden 6. Konzentration auf den Partner 7. Gut zuhören 8. Wichtige Punkte wiederholen und bestätigen 9. Bedanken und freundlich verabschieden Elektronische Aktenbearbeitung bietet Vorteile Schlankere Arbeitsabläufe und direkte Weiterleitung c) Aktenbearbeitung: Papier oder elektronisch? Ob Sie Ihre Akten auf herkömmliche Art papiermäßig oder im Zuge der Umstellung auf den ERV elektronisch bearbeiten, bleibt Ihnen überlassen. Aus folgenden Gründen ist eine elektronische Aktenbearbeitung vorteilhaft: aa) Zeitvorteil Durch die elektronische Aktenbearbeitung können Sie Ihre Zeit effektiver nutzen. Arbeitsabläufe werden schlanker. Der elektronische Posteingang kann direkt weiterbearbeitet oder an den Mandanten weitergeleitet werden. bb) Kostenvorteil Durch die elektronische Aktenbearbeitung sparen Sie Kosten. Zu viel Arbeitszeit wird in Kanzleien mit dem Suchen nach Papierakten verbracht. Die teuerste Ressource ist das Personal. Wer Personalkosten reduzieren will, sollte seine Mitarbeiter für qualifizierte Arbeiten einsetzen. Elektronischer Aktenzugang für Mandanten cc) Mandantenvorteil Für Mandanten ist der Einsatz von moderner Technik selbstverständlich. erleichtern Sie Ihren Mandanten die Kommunikation und bieten Sie einen elektronischen Aktenzugang an. Dies geht bereits mit preiswertem Webspace bei herkömmlichen Providern, wenn die Datensicherheit gewährleistet wird. So können Ihre Mandanten rund um die Uhr auf ihre Akte zugreifen. Dieses Alleinstellungsmerkmal nutzen derzeit noch wenige Kanzleien. d) Delegation: Strategische Abgabe von Aufgaben ist sinnvoll In Wirtschaftskanzleien gehört Delegieren zum Alltag: In der Regel arbeiten mehrere Associates am Fall, oft auch im Team. Auch Einzelanwälte und die kleine und mittlere Kanzlei sollten die strategische Entscheidung treffen, ob eine Zusammenarbeit mit anderen sinnvoll ist. 12 Anwalt 2015 Und Kanzlei

15 Kanzleiorganisation AK Prüfen Sie bei jedem Vorgang, ob es (intern oder extern) jemanden gibt, der die Aufgabe besser, preiswerter oder schneller erledigen kann. In der Regel verwenden Anwälte auf die weniger wichtigen CAufgaben 65 Prozent ihrer Zeit. Diese CAufgaben sind jedoch nur zu 15 Prozent werthaltig. Für die sehr wichtigen AAufgaben hingegen, die 65 Prozent des Werts ausmachen, werden nur 15 Prozent der Zeit verwendet. Entscheidend ist es, die wichtigen Aufgaben zu erledigen und sich von CAufgaben zu befreien. Befreien Sie sich von CAufgaben und schaffen Sie sich Zeit für AAufgaben Aufgabenverteilung 65 % Wert der Tätigkeit 20 % 15 % AAufgaben sehr wichtig BAufgaben wichtig CAufgaben weniger wichtig 15 % 20 % Tatsächliche Zeitverwendung 65 % Nutzen Sie das EisenhowerPrinzip und unterscheiden Sie Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Eine AAufgabe ist sofort und selbst von Ihnen zu erledigen (Beispiel: In einem neuen Mandat ist eine einstweilige Verfügung zu beantragen). Eine BAufgabe kann geplant und terminiert werden (Beispiel: Die Berufungsbegründung kann innerhalb der Berufungsbegründungsfrist erledigt werden). CAufgaben sind Aufgaben, die nach der oben abgebildeten Grafik 65 Prozent Ihrer Zeit beanspruchen, jedoch weniger wichtig sind. Reduzieren Sie diese Aufgaben und delegieren Sie so viel wie möglich davon an juristische Mitarbeiter, nicht juristische Mitarbeiter, Hilfskräfte oder auch externe Kooperationspartner oder Dienstleister. Z.B. könnte aus der AAufgabe Einstweilige Verfügung beantragen für Sie eine CAufgabe werden, wenn Sie das neue Mandat an einen angestellten Anwalt delegieren können (sofern der Mandant kein VIP(A)Mandant ist). Genauso könnte im Idealfall mit der Berufungsbegründung verfahren werden. Achtung Nicht zu vergessen ist die Ablage P, der Papierkorb, der in Anwaltskanzleien hoffentlich datenschutzkonform geleert wird. Alles, was keinen Wert für das kanzleiinterne Wissensmanagement hat, sollte dorthin entsorgt werden. Im Bedarfsfall lässt es sich aktualisiert neu beschaffen. EisenhowerPrinzip : Vorrangig AAufgaben sofort und selbst erledigen Nutzen Sie konsequent die Ablage P (Papierkorb) 2015 Anwalt und Kanzlei 13

16 AK Kanzleiorganisation EisenhowerPrinzip Wichtigkeit BAufgaben strategisch planen terminieren Ablage P AAufgaben sofort selbst tun CAufgaben reduzieren delegieren Dringlichkeit Organisation durch Jahrespläne für Anwälte und Mitarbeiter e) Fortbildung: Kombinieren Sie Online und PräsenzSeminare Das juristische Fachwissen ist Ihr Werkzeug. Es zu pflegen und stets auf aktuellem Stand zu halten, ist eine Herausforderung. Planen Sie Zeit für Fortbildung ein und erstellen Sie für alle Anwälte und Mitarbeiter einen Jahresplan, der das Budget und die spezifischen Fortbildungen enthält. Sind OnlineFortbildungen möglich und sinnvoll? Seminare vor Ort bieten die Möglichkeit, den persönlichen Austausch mit Kollegen zu pflegen und das eigene Netzwerk zu erweitern. Austausch mit Kollegen und Mandatsvermittlung f) Austausch in beruflichen Netzwerken als fachliche Bereicherung Der Austausch in fachlichen Netzwerken der eigenen Rechtsgebiete bereichert und hilft auch, bei Zweifelsfragen andere Meinungen einzuholen und durch andere Perspektiven neue Lösungen zu finden. Bieten Sie Ihren Mandanten ein umfassendes Angebot aus einer Hand und nutzen Sie dazu berufliche Netzwerke mit Kollegen und anderen Berufsgruppen, die Ihr Angebot ergänzen. Bauen Sie sich auch ein Netzwerk von Kollegen auf, an die Sie mit gutem Gewissen Mandate abgeben können, sei es bei Interessenkollisionen, sei es bei Mandaten, die nicht zur strategischen Ausrichtung der Kanzlei passen. So können Sie beruhigt Nein sagen und bieten trotzdem eine lösung für diese potenziellen Mandanten. Das führt dazu, dass auch ohne Mandatsverhältnis Weiterempfehlungen generiert werden. Praxishinweis Nutzen Sie private Netzwerke, um sich von Aufgaben zu trennen, die Ihnen schwerfallen oder lästig sind. So gewinnen Sie Zeit für sich selbst, Ihre Familie oder Hobbys, die Sie gerne ausüben. 14 Anwalt 2015 Und Kanzlei

17 Kanzleiorganisation AK 2. Mitarbeiter: Motivation zahlt sich aus Die meisten Anwaltskanzleien arbeiten mit Mitarbeitern zusammen (siehe auch Cosack, AK 13, 66). Je mehr Personen miteinander arbeiten, desto wichtiger ist es, einige Regeln einzuhalten. Jeder muss Regeln einhalten Baustein 2: Führung und Organisation der Mitarbeiter Zuständigkeit und Vertretungsregelungen Stellenbeschreibung Bonusorientierte Erfolgsbeteiligung Mandantengewinnung Motivation Jahresplanung: Genehmigung durch Kanzleileitung Fortbildung Mitarbeiter Sachbearbeitung Mandantenbetreuung Delegation Jahreszielgespräche Mentor Fachangestellte Auszubildende Team Beachten Sie folgende Schritte : Arbeitsabläufe festlegen und gemeinsam mit den Mitarbeitern eine kontinuierliche Verbesserung anstreben. Lassen Sie jeden Mitarbeiter eine Stellenbeschreibung erarbeiten: Für welche Aufgaben ist er zuständig, und wer vertritt ihn im Verhinderungsfall? Klären Sie, welche Aufgaben der Mitarbeiter gerne und gut macht. Aufgaben, die ungern erledigt werden, sind typische Fehlerquellen. Prüfen Sie, ob eine Umverteilung der Aufgaben auf andere Mitarbeiter möglich ist. Verantwortet der Mitarbeiter Bereiche, in denen sein Engagement belohnt werden kann? Wer beispielsweise von Mandanten positiv bewertet wird, weil sie sich gut betreut fühlen und Qualität und Service in der Kanzlei stimmen, könnte mit einem Bonussystem am Erfolg der Kanzlei beteiligt werden. Für alle Mitarbeiter gibt es Möglichkeiten, einen erfolgsorientierten Gehaltsbestandteil einzubauen. Legen Sie Arbeitsabläufe fest Legen Sie Aufgaben in Stellenbeschreibungen fest Erfolgsorientierter Gehaltsbestandteil fördert Motivation Wären Sie gerne Mandant in Ihrer Kanzlei? Mit dieser Frage konfrontiert, offenbaren sich bei Mitarbeitergesprächen in Kanzleien Missstände, wenn Mitarbeiter diese Frage mit einem Nein beantworten. Dann werden sich Mitarbeiter nicht aktiv für die Mandantengewinnung einbringen, da möglicherweise ein schlechter Ruf der Kanzlei auf sie persönlich zurückfällt. Fortbildung für Mitarbeiter (ggf. mit Belohnungssystem, wenn z.b. im Anschluss an eine Fortbildung der Aufenthalt in einem schönen Hotel verlängert wird; beachten Sie die steuerrechtlichen Bestimmungen). Fortbildung für Mitarbeiter im Rahmen eines Belohnungssystems? 2015 Anwalt und Kanzlei 15

18 AK Kanzleiorganisation Binden Sie Ihre Mitarbeiter bei der Sachbearbeitung und bei der Mandantenbetreuung ein. Stellen Sie dazu den Mitarbeiter, im Idealfall persönlich, beim Erstgespräch dem Mandanten vor. So hat der Mandant immer einen Ansprechpartner in Ihrer Kanzlei (vor Augen) und Sie werden entlastet. Zur Personalführung gehören auch Jahreszielgespräche. Durch sie können Sie die Erwartungen an Ihre Mitarbeiter definieren und haben ein ideales Führungsinstrument, um gute Mitarbeiter an Ihre Kanzlei zu binden. Bilden Sie selbst aus und stellen Sie Auszubildenden einen Mentor bereit Geben Sie jungen Menschen eine Chance und bilden Sie aus. Viele Kanzleien scheuen die Mühen, die mit einer Ausbildung verbunden sind. Mit einem Mentor in der Kanzlei erleichtern Sie Auszubildenden den Einstieg und erhöhen die Chance auf eine erfolgreiche Ausbildung. 3. Mandanten: Auf die Gruppierung und Pflege kommt es an Wer am lautesten schreit, wird als Erster bedient. Dieses Phänomen ist in allen Branchen bekannt. Mandanten, die lauthals Beachtung fordern, lenken die gesamte Aufmerksamkeit und Zeit auf sich, unabhängig davon, ob sie es wert sind. Gerade die Mandanten, die ihr Anliegen als sehr wichtig ansehen, sind objektiv betrachtet nicht immer die, denen die meiste Aufmerksamkeit gebührt. Im Gegensatz dazu werden Mandanten, die sich still in die Reihe stellen, häufig mit der Bearbeitung zurückgestellt, um die fordernden Mandanten zufrieden zu stellen und damit die ersehnte Ruhe zu erhalten. Mit dem ParetoPrinzip (siehe Seite 11) können Sie Ihre Aufmerksamkeit auf die AMandanten legen. Trennen Sie sich konsequent von CMandanten. Baustein 3: Mandanten strukturiert betrachten Mandanten Aktueller Stand Nutzenversprechen Zielstellungen Kennzahlen Ziele Initiativen Mandantenbindung Mandantenzufriedenheit Mandantenbindung Qualität der Dienstleistung Operative Exzellenz Dienstleistungsführerschaft Mandantennähe Mandantenbindungsprogramme werden immer bedeutender Mandantenbindungsprogrammen kommt immer stärkere Bedeutung zu. Wie können Sie sich vom Wettbewerb abheben, wie die erwartungshaltung von Mandanten übertreffen und sie jedes Mal begeistern? Erstellen Sie für Ihre AMandanten einen Aktivitätenplan, den Sie kontinuierlich umsetzen. Führen Sie mit ihnen regelmäßig Telefonate über rechtsgestaltende und vorbeugende Maßnahmen, die ihnen zeigen, dass sie Ihnen am Herzen liegen. 16 Anwalt 2015 Und Kanzlei

19 Kanzleiorganisation AK Bereiten Sie ausgehende Telefonate gut vor. Dabei hat es sich bewährt, einen Gesprächsleitfaden zu erstellen und diese Gespräche in Rollenspielen auch vorher zu üben. Planen Sie etwa fünf Minuten für das Telefonat ein. Es soll nicht in kostenlose Rechtsberatung ausarten, sondern dem Mandanten vermitteln, dass Sie an ihn gedacht haben und bei Bedarf auch im Rahmen eines Auftrags für ihn tätig werden können. 4. Kommunikation in der Kanzlei Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg. Achten Sie bei der persönlichen Kommunikation mit den Mandanten darauf, dass diese Ihre Mitarbeiter akzeptieren, damit Sie delegieren können. Führen Sie ein Beschwerdemanagement ein. Freuen Sie sich über Beschwerden, denn sie zeigen Ihnen verbesserungsfähige Bereiche auf. Bei einem Mandanten, der sich beschwert, kann eine erfolgreich bearbeitete Beschwerde zu einer Festigung der Mandantenbindung führen. Bei einem unzufriedenen Mandanten, der sich nicht beschwert, sondern kommentarlos die Kanzlei wechselt, haben Sie keine zweite Chance. Bitten Sie Ihre bisherigen Mandanten um Weiterempfehlungen. Auch Dritte können für das Empfehlungsmarketing hilfreich sein. Telefonate gut vorbereiten Bitten Sie Ihre Mandanten um Weiterempfehlung Praxishinweis Für die Kommunikation mit dem Mandanten ist das bea bisher nicht vorgesehen. Bieten Sie Ihren Mandanten entweder die Möglichkeit einer verschlüsselten Kommunikation oder eines separaten Mandantenbereichs, sodass der Mandant auf sicherem Weg mit Ihnen kommunizieren kann. Punkten Sie mit einem separaten Mandantenbereich Baustein 4: Kanzleikommunikation Akzeptanz der Mitarbeiter, Delegation durch RA Beschwerdemanagement persönlich Mandanten Empfehlungsmarketing Vergütung MandantenMonitor Kommunikation Dritte Behörden Kollegen Versicherungen Post Fax schriftlich bea Mandantenbereich telefonisch Schulung 2015 Anwalt und Kanzlei 17

20 AK Kanzleiorganisation 5. Sinnvolle Änderungen im Büroalltag Ermitteln Sie den ISTStatus in Ihrer Kanzlei, um sinnvolle und notwendige Veränderungen einzuleiten. Baustein 5: Büroalltag Kanzleiorganisation Aktueller Stand Zielstellungen Kennzahlen Ziele Initiativen Festgelegte Zuständigkeiten helfen im Vertretungsfall So verringern Sie Fehler und Haftungsrisiken a) Kanzleiablauf: Dokumentieren Sie Einzelheiten Erstellen Sie ein Organigramm, und legen Sie Zuständigkeiten und Vertretungsregeln fest. Auch kleine Kanzleien können davon profitieren, da im Notfall ein Vertreter schnell mit den Abläufen in der Kanzlei zurechtkommt. Binden Sie Ihre Mitarbeiter ein und nutzen Sie Bürobesprechungen, um Ideen der Mitarbeiter zur kontinuierlichen Verbesserung umzusetzen. b) Qualitätsmanagement: Ziele setzen und Standards festlegen Setzen Sie sich messbare und nachprüfbare Ziele. Es ist einfacher, Standards festzulegen, als das Rad ständig neu zu erfinden. In der Kanzlei gibt es viele wiederkehrende Abläufe, die nach Schema X ablaufen. Mit Standards (z.b. in einem Kanzleihandbuch) vermeiden Sie Fehler und verringern Ihre Haftung. Prozessverbesserung Qualitätsmanagement Kanzleileitbild Strategische Erfolgspositionen (SEP) (Qualitätspolitik) Vision (Kanzleiziele) Standards festlegen Fehler vermeiden Arbeitsabläufe definieren Haftung verringern Weiterentwicklung Handbuch/ISO 9001:2008 Regelmäßige Audits Z.B.: Neue Mandanten erhalten mit Hinweisen zum weiteren Vorgehen c) Mandatsannahme: Stellen Sie Regeln auf Legen Sie Standards für die Bearbeitung von Mandaten fest. Eine Regel könnte lauten: Neumandanten erhalten sofort nach der Besprechung eine e Mail mit weiteren Hinweisen zum Ablauf des Mandats. Wichtige Kriterien aus Anwaltssicht finden Sie in AK 14, Anwalt 2015 Und Kanzlei

Elektronischer Rechtsverkehr aus der Sicht des Rechtsanwalts. Rechtsanwalt Tobias Weiss Anwaltverein Landshut e. V. (1.

Elektronischer Rechtsverkehr aus der Sicht des Rechtsanwalts. Rechtsanwalt Tobias Weiss Anwaltverein Landshut e. V. (1. Elektronischer Rechtsverkehr aus der Sicht des Rechtsanwalts Zeitliche Historie: - Anfang 2014: Bekanntgabe, dass LG Landshut Pilotgericht für ERV in Bayern wird - Laufende Information der Mitglieder des

Mehr

Nationale Initiative für Internetund Informations-Sicherheit

Nationale Initiative für Internetund Informations-Sicherheit Sichere elektronische Kommunikation Nationale Initiative für Internetund Informations-Sicherheit Rechtliche Implikation von DE-Mail DENN NUR VOM NUTZEN WIRD DIE WELT REGIERT. Schiller, Wallensteins Tod,

Mehr

Nationale Initiative für Internetund Informations-Sicherheit

Nationale Initiative für Internetund Informations-Sicherheit E-Government - elektronische Rechnung: neue Impulse für die Abfallwirtschaft? Nationale Initiative für Internetund Informations-Sicherheit Die digitale Arbeitswelt in der Abfallwirtschaft 17.10.2013 Nationale

Mehr

ToDo-Liste bea Was ist aus anwaltlicher Sicht jetzt zu tun?

ToDo-Liste bea Was ist aus anwaltlicher Sicht jetzt zu tun? ToDo-Liste bea Was ist aus anwaltlicher Sicht jetzt zu tun? Die nicht so sehr persönlichen Ansichten eines Unverbesserlichen Förderung der elektronischen Kommunikation mit den Gerichten Zeitplan 1 1. Januar

Mehr

Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten

Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten 3786 Bundesgesetzblatt Jahrgang 2013 Teil I Nr. 62, ausgegeben zu Bonn am 16. Oktober 2013 Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten Vom 10. Oktober 2013 Der Bundestag hat

Mehr

Handhabung von E-Mails im Bundesministerium des Innern

Handhabung von E-Mails im Bundesministerium des Innern Handhabung von E-Mails im Bundesministerium des Innern RR n Jutta Dahmen Bundesministerium des Innern Referat Z 2 (Organisation) 1 25. November 2010 Agenda Grundlagen Elektronischer Posteingang Elektronische

Mehr

Herzlich Willkommen. Optimierung von Post- und Fristenmanagement. zum bfd-online-seminar. Beate Schulz

Herzlich Willkommen. Optimierung von Post- und Fristenmanagement. zum bfd-online-seminar. Beate Schulz Herzlich Willkommen zum bfd-online-seminar Optimierung von Post- und Fristenmanagement Beate Schulz Themen und Inhalte des bfd-online-seminares Anforderungen an den Posteingang und Postausgang Fristbehaftete

Mehr

2. e-justice Symposium

2. e-justice Symposium 2. e-justice Symposium Das besondere elektronische Anwaltspostfach Umsetzung in der anwaltlichen Praxis Rechtsanwalt Christoph Sandkühler 9. Juli 2014 Wie beginnen? Elektronischer Rechtsverkehr macht alles

Mehr

VPS. progov VPS TRESOR

VPS. progov VPS TRESOR Mit SICHERHEIT die richtige Lösung Virtuellen Poststelle progov Ordnungsgemäße Veraktung von De-Mail Ein- und Ausgängen in der Verwaltung Michael Genth Key Account Manager VPS Elektronische Kommunikationsregeln

Mehr

Elektronische Rechnungen Von Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis

Elektronische Rechnungen Von Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis Elektronische Rechnungen Von Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis Die Rechnung ist Kernelement des Mehrwertsteuersystems in Europa, denn sie gilt als Beleg für das Recht des Käufers zum Vorsteuerabzug. Der wachsende

Mehr

Elektronische Verwaltungsarbeit

Elektronische Verwaltungsarbeit Elektronische Verwaltungsarbeit Zitat 6 EGovG Elektronische Aktenführung : Die Behörden des Bundes sollen ihre Akten elektronisch führen. Satz 1 gilt nicht für solche Behörden, bei denen das Führen elektronischer

Mehr

Fragen und Antworten zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung

Fragen und Antworten zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung 2011/0604162 IV D 2 - S 7287-a/09/10004 26. Juli 2011 Fragen und Antworten zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 sollen durch Änderungen im Umsatzsteuergesetz

Mehr

Das E-Government- Gesetz aus kritischer Datenschutzsicht

Das E-Government- Gesetz aus kritischer Datenschutzsicht IT-Sicherheitstag 2013 24. Oktober 2013, DVZ M-V GmbH Das E-Government- Gesetz aus kritischer Datenschutzsicht Gabriel Schulz Stellvertreter des Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit

Mehr

Der [accantum] Document Manager ist ein zentraler Dienst zur Erkennung und Verarbeitung von Dokumenten innerhalb Ihres Unternehmens.

Der [accantum] Document Manager ist ein zentraler Dienst zur Erkennung und Verarbeitung von Dokumenten innerhalb Ihres Unternehmens. Dokumenten Verarbeitung Der [accantum] Document Manager ist ein zentraler Dienst zur Erkennung und Verarbeitung von Dokumenten innerhalb Ihres Unternehmens. Dokumente erkennen, auslesen und klassifizieren.

Mehr

mietrechtspraxis mp Elektronische Übermittlung 1 Die elektronische Übermittlung im Rahmen von Zivilprozessen 2

mietrechtspraxis mp Elektronische Übermittlung 1 Die elektronische Übermittlung im Rahmen von Zivilprozessen 2 mietrechtspraxis mp Elektronische Übermittlung 1 Die elektronische Übermittlung im Rahmen von Zivilprozessen 2 Mit dem Inkrafttreten der neuen eidgenössischen Prozessgesetze auf den 01. Januar 2010 wird

Mehr

Dokumenten- Management

Dokumenten- Management Dokumenten- Management Ein Ort für alle Vorgänge Wo war noch gleich der Lieferschein? Welches Material haben wir damals bei Familie Müller benutzt? Wer hat die Rechnung freigegeben? Häufig werden Aktenordner

Mehr

Ordnung ins digitale Chaos: Büroorganisation 2.0 Berlin, 04.11.2010 Christine Widmayer, absolut sortiert

Ordnung ins digitale Chaos: Büroorganisation 2.0 Berlin, 04.11.2010 Christine Widmayer, absolut sortiert : Büroorganisation 2.0 Berlin, 04.11.2010 Christine Widmayer, absolut sortiert 1 Agenda 1) Die Arbeitsumgebung 2) Bearbeitung der Eingangspost 3) Ordnungssysteme 4) Arbeitsplanung 5) Ordnung auf dem PC

Mehr

Mein Zeitsparschwein. Die E-POSTBUSINESS BOX erledigt Ihre Geschäftspost schneller und günstiger.

Mein Zeitsparschwein. Die E-POSTBUSINESS BOX erledigt Ihre Geschäftspost schneller und günstiger. Mein Zeitsparschwein Die E-POSTBUSINESS BOX erledigt Ihre Geschäftspost schneller und günstiger. Sparen Sie sich das Ausdrucken, Kuvertieren und Frankieren leicht installiert, wird die E-POSTBUSINESS BOX

Mehr

De-Mail. So einfach wie E-Mail, so sicher wie Papierpost. www.de-mail.de www.fn.de-mail.de

De-Mail. So einfach wie E-Mail, so sicher wie Papierpost. www.de-mail.de www.fn.de-mail.de De-Mail So einfach wie E-Mail, so sicher wie Papierpost. 1 Die heutige E-Mail ist deutlich unsicherer als die Papierpost E-Mails können mit wenig Aufwand mitgelesen werden. Kommunikationspartner können

Mehr

Registrierungsverfahren

Registrierungsverfahren Teilnahme am OSCI-gestützten elektronischen Rechtsverkehr Registrierungsverfahren gültig ab EGVP Version 2.7.0 Version 1.2 Freigabe: BLK-AG IT-Standards Seite 1 von 8 Inhaltsverzeichnis Einleitung... 3

Mehr

DDM9000 : Kurz und bündig

DDM9000 : Kurz und bündig LTE Consulting GmbH Ihr Partner für InformationsLogistik DDM9000 : Kurz und bündig Kennen Sie das? Langes Suchen nach Unterlagen, aktuellen Dokumenten und anderen Informationen Wo sind wichtige, aktuelle

Mehr

BEA hilft sparen. 1. Einleitung. Monatlicher Eingang von BEA-Bescheinigungen

BEA hilft sparen. 1. Einleitung. Monatlicher Eingang von BEA-Bescheinigungen BEA hilft sparen 1. Einleitung Die Bundesagentur für Arbeit ist u.a. mit der Einführung von BEA den vielfachen Rufen nach Bürokratieabbau nachgekommen und setzt weiterhin auf zukunftsweisende egovernment-

Mehr

Datenschutzbeauftragte

Datenschutzbeauftragte MEIBERS RECHTSANWÄLTE Externe Datenschutzbeauftragte für Ihr Unternehmen Stand: Juli 2014 Datenschutz im Unternehmen ist mehr als eine Forderung des Gesetzgebers Der Schutz personenbezogener Daten ist

Mehr

digital business solutions smart IP office

digital business solutions smart IP office digital business solutions smart IP office Stetig vergrößert sich das Volumen an Dokumenten und Daten zu Vorgängen im Gewerblichen Rechtsschutz, die schnell und einfach auffindbar sein müssen. Optimieren

Mehr

BUNDESGERICHTSHOF IM NAMEN DES VOLKES URTEIL. in dem Rechtsstreit

BUNDESGERICHTSHOF IM NAMEN DES VOLKES URTEIL. in dem Rechtsstreit BUNDESGERICHTSHOF IM NAMEN DES VOLKES VII ZR 103/02 Nachschlagewerk: ja URTEIL in dem Rechtsstreit Verkündet am: 9. Januar 2003 Seelinger-Schardt, Justizangestellte als Urkundsbeamter der Geschäftsstelle

Mehr

Elektronische Rechnung im ZUGFeRD-Format

Elektronische Rechnung im ZUGFeRD-Format Elektronische Rechnung im ZUGFeRD-Format Austausch elektronischer Rechnungen Rahmenbedingungen, Nutzen und Lösungen. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (kurz: FeRD) ist ein Zusammenschluss aus

Mehr

dvv.virtuelle Poststelle

dvv.virtuelle Poststelle Allgemeine Information zu unseren Angeboten über die dvv.virtuelle Poststelle 1 Ausgangssituation Der Einsatz von E-Mail als Kommunikations-Medium ist in der öffentlichen Verwaltung längst selbstverständliche

Mehr

Von der Papierwelt in die digitale Welt

Von der Papierwelt in die digitale Welt Von der in die TelekomForum-JahresKongress 15.-16. Februar 2006, München Dipl.-Kfm./ Steuerberater Michael Leistenschneider Mitglied des Vorstandes der DATEV eg michael.leistenschneider@datev.de : Kommunikationsmedium

Mehr

Merkblatt. des Vorprüfungsausschusses "Fachanwalt Verkehrsrecht" der Rechtsanwaltskammer Frankfurt am Main

Merkblatt. des Vorprüfungsausschusses Fachanwalt Verkehrsrecht der Rechtsanwaltskammer Frankfurt am Main Merkblatt des Vorprüfungsausschusses "Fachanwalt Verkehrsrecht" der Rechtsanwaltskammer Frankfurt am Main Mit diesem Merkblatt erhalten Sie Informationen zur Arbeitsweise des Fachausschusses und Hinweise

Mehr

intellisigner Intelligent und einfach Rechnungen signieren! Version 1.0.0.0 RC1

intellisigner Intelligent und einfach Rechnungen signieren! Version 1.0.0.0 RC1 Handbuch Intelligent und einfach Rechnungen signieren! Version 1.0.0.0 RC1 Intelligent und einfach! intellisigner von Broadgun Software Rechtskonforme Rechnungssignatur nach 14 UStG Für MS Windows 2000

Mehr

Richtlinie. des Arbeitskreises. Fachgruppe Externe Datenschutzbeauftragte und Datenschutzberater. in der

Richtlinie. des Arbeitskreises. Fachgruppe Externe Datenschutzbeauftragte und Datenschutzberater. in der Richtlinie des Arbeitskreises Fachgruppe Externe Datenschutzbeauftragte und Datenschutzberater in der Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit e.v. - GDD - Verabschiedet von den Mitgliedern der

Mehr

Wie wir damit umgehen können.

Wie wir damit umgehen können. Wie wir damit umgehen können. 20.05.2015 Die 5 Schritte zu einem aufgeräumten Alltag 1. Sich bewusst werden, welche Aufgaben alle anfallen. Es ist schlichtweg viel und mehr als vorab angenommen. 20.05.2015

Mehr

Beispiel: Darstellung des Ablaufs eines Zivilprozesses

Beispiel: Darstellung des Ablaufs eines Zivilprozesses Weblink zu Beispiel: Darstellung des Ablaufs eines Zivilprozesses Sehr geehrte Mandantin, sehr geehrter Mandant, viele Mandanten wissen nicht, was in einem zivilen Streitverfahren auf sie zukommt. Im Folgenden

Mehr

Buchführung der Zukunft. Diplom-Volkswirt Gregor A. Schmitt Steuerberater Am Markt 23, 25436 Uetersen Tel.: 04122-5074100 www.tt-steuerberatung.

Buchführung der Zukunft. Diplom-Volkswirt Gregor A. Schmitt Steuerberater Am Markt 23, 25436 Uetersen Tel.: 04122-5074100 www.tt-steuerberatung. Buchführung der Zukunft DIGITALISIERUNGSPROZESSE IM UNTERNEHMEN UND BEI IHREM STEUERBERATER Diplom-Volkswirt Gregor A. Schmitt Steuerberater Am Markt 23, 25436 Uetersen Tel.: 04122-5074100 www.tt-steuerberatung.de

Mehr

BUNDESGERICHTSHOF BESCHLUSS. vom. 31. Oktober 2006. in dem Rechtsstreit

BUNDESGERICHTSHOF BESCHLUSS. vom. 31. Oktober 2006. in dem Rechtsstreit BUNDESGERICHTSHOF VI ZB 20/06 BESCHLUSS vom 31. Oktober 2006 in dem Rechtsstreit Nachschlagewerk: BGHZ: BGHR: ja nein ja ZPO 233 Fe, 85 Abs. 2 Der beim OLG nicht zugelassene Rechtsanwalt, der als Vertreter

Mehr

1. Aufbewahrungsfristen für Personalakten

1. Aufbewahrungsfristen für Personalakten Aufbewahrungsfristen für Personalakten X AUFBEWAHRUNG, ARCHIVIERUNG, BEWEIS- VERWERTBARKEIT, ORDNUNGSMÄßIGKEIT 1. Aufbewahrungsfristen für Personalakten Ein allgemeiner Rahmen für die Dauer der Personalaktenführung

Mehr

Elektronische Auftragsvergabe im Land Niederösterreich

Elektronische Auftragsvergabe im Land Niederösterreich Elektronische Auftragsvergabe im Land Niederösterreich Wirtschaftskammer Niederösterreich 24. Juni 2015 Referenten: RA Dr. Matthias Öhler RA Mag. Michael Weiner Was ist evergabe? 4 Elemente: schon jetzt

Mehr

Vorlagendokumente im ABK-Dokumentenmanagement

Vorlagendokumente im ABK-Dokumentenmanagement 28.11.2012 Seite 1/5 Vorlagendokumente im ABK-Dokumentenmanagement Zeit sparen mit intelligenten Dokument-Vorlagen Egal, ob es sich um einen Projektstatusbericht, eine einfache Checkliste, eine Briefvorlage

Mehr

FAQ-Katalog zur Musterverfahrensdokumentation

FAQ-Katalog zur Musterverfahrensdokumentation FAQ-Katalog zur Musterverfahrensdokumentation Nr. Frage Antwort 1 Befasst sich die Musterverfahrensdokumentation (MVD) auch mit der Behandlung elektronischer Dokumente (E-Rechnung, elektronische Kontoauszüge,

Mehr

Scandienstleistungen. auch beim Kunden vor Ort schnell, kompetent und zuverlässig

Scandienstleistungen. auch beim Kunden vor Ort schnell, kompetent und zuverlässig Scandienstleistungen auch beim Kunden vor Ort schnell, kompetent und zuverlässig 02 Auf dem Weg zur elektronischen Aktenführung Der sichere Umgang mit Dokumenten und deren ortsunabhängige, schnelle Verfügbarkeit

Mehr

ZUGFeRD elektronische Rechnungen in Bestform

ZUGFeRD elektronische Rechnungen in Bestform ZUGFeRD elektronische Rechnungen in Bestform Martin Wanka GmbH 1 "WIE KÖNNEN MEIN TEAM UND ICH EFFEKTIV ARBEITEN, WENN UNS MANUELLE ARBEIT SO VIEL ZEIT KOSTET?" 2 RECHNUNGEN IN DEUTSCHLAND *) *) aus BITKOM-Broschüre

Mehr

Häufig gestellte Fragen zum Thema: Rechnungen per email

Häufig gestellte Fragen zum Thema: Rechnungen per email Häufig gestellte Fragen zum Thema: Rechnungen per email Töns-Rügemer-Dieffenbacher GmbH & Co. KG Hauptstrasse 59 66953 Pirmasens Tel.: (06331) 266 00 Fax: (0800) 598 63 67 info@toens.de Töns-Rügemer-Dieffenbacher

Mehr

Kurzanleitung. RD Internetdienstleistungen Ralf Dingeldey Darmstädterstraße 1 64686 Lautertal. 2008 by Ralf Dingeldey. 2008 by Ralf Dingeldey

Kurzanleitung. RD Internetdienstleistungen Ralf Dingeldey Darmstädterstraße 1 64686 Lautertal. 2008 by Ralf Dingeldey. 2008 by Ralf Dingeldey Kurzanleitung RD Internetdienstleistungen Ralf Dingeldey Darmstädterstraße 1 64686 Lautertal - 2 - Vorwort zu dieser Anleitung SysCP ist eine freie und kostenlose Software zur Administration von Webservern.

Mehr

PDF/A Document Lifecycle Der ISO Standard und Projekte in der Praxis Ulrich Altorfer, Head of Sales EMEA, PDF Tools AG

PDF/A Document Lifecycle Der ISO Standard und Projekte in der Praxis Ulrich Altorfer, Head of Sales EMEA, PDF Tools AG PDF/A Document Lifecycle Der ISO Standard und Projekte in der Praxis Ulrich Altorfer, Head of Sales EMEA, PDF Tools AG PDF Tools AG Facts Sheet Gründung Marktleistung Positionierung Kunden ISO PDF/A Competence

Mehr

SCHRITT FÜR SCHRITT ZU IHRER VERSCHLÜSSELTEN E-MAIL

SCHRITT FÜR SCHRITT ZU IHRER VERSCHLÜSSELTEN E-MAIL SCHRITT FÜR SCHRITT ZU IHRER VERSCHLÜSSELTEN E-MAIL www.klinik-schindlbeck.de info@klinik-schindlbeck.de Bitte beachten Sie, dass wir nicht für die Sicherheit auf Ihrem Endgerät verantwortlich sein können.

Mehr

Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001:2015

Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001:2015 Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001:2015 Quick Tour (Foliensatz für das Management) Karlsruhe, im Juni 2015 Qualitätsmanagement ist einfach. Sehr einfach. Wir zeigen Ihnen wie. ipro Consulting

Mehr

E-Government Initiative BMI: Projekte De-Mail und npa des LRA WM-SOG

E-Government Initiative BMI: Projekte De-Mail und npa des LRA WM-SOG E-Government Initiative BMI: Projekte De-Mail und npa des LRA WM-SOG Agenda 1. Projekt De-Mail 2. Projekt npa Bitte beachten: Auf die Nennung der männlichen und weiblichen Form wird in diesem Dokument

Mehr

Dokumentenmanagement. DMS Middleware für optimale Systemintegration

Dokumentenmanagement. DMS Middleware für optimale Systemintegration Dokumentenmanagement DMS Middleware für optimale Systemintegration Ausgangssituation Systemlandschaft heute - eine Bestandsaufnahme Heterogene Systeme, eine Vielzahl von Applikationen unterschiedlicher

Mehr

Wo ist die Rechnung?

Wo ist die Rechnung? Herzlich willkommen zur Präsentation der codia Software GmbH Wo ist die Rechnung? Automatische Eingangsrechnungsverarbeitung und archivierung mit dem Dokumentenmanagementund Workflowsystem d.3 Laurenz

Mehr

Computeria Kurs vom 27.3.13

Computeria Kurs vom 27.3.13 Computeria Kurs vom 27.3.13 Allgemeines zu Email E- mail = electronic mail = Elektronische Post = eine auf elektronischem Weg in Computernetzwerken übertragene, briefähnliche Nachricht Vorteile von E-

Mehr

Iudex@Internet. Rechtsmarkt 2015: Online-Dienstleistungen für Rechtsanwälte. Jan Simon Raue Alexander Kihm. Eine AdvoAssist-Studie

Iudex@Internet. Rechtsmarkt 2015: Online-Dienstleistungen für Rechtsanwälte. Jan Simon Raue Alexander Kihm. Eine AdvoAssist-Studie Iudex@Internet Jan Simon Raue Alexander Kihm Rechtsmarkt 2015: Online-Dienstleistungen für Rechtsanwälte Eine AdvoAssist-Studie 1 Service für Anwälte Impressum Jan Simon Raue, Alexander Kihm Rechtsmarkt

Mehr

Datenschutzvereinbarung

Datenschutzvereinbarung Datenschutzvereinbarung Vereinbarung zum Datenschutz und zur Datensicherheit in Auftragsverhältnissen nach 11 BDSG zwischen dem Nutzer der Plattform 365FarmNet - nachfolgend Auftraggeber genannt - und

Mehr

De-Mail. So einfach wie E-Mail, so sicher wie Papierpost. Dr. Uwe Schiel. (BearingPoint GmbH, Berater für den IT-Stab, BMI)

De-Mail. So einfach wie E-Mail, so sicher wie Papierpost. Dr. Uwe Schiel. (BearingPoint GmbH, Berater für den IT-Stab, BMI) De-Mail So einfach wie E-Mail, so sicher wie Papierpost Dr. Uwe Schiel (BearingPoint GmbH, Berater für den IT-Stab, BMI) Weitere Informationen unter 14. Ministerialkongress (Berlin, 10.09.2009) 1 Problemlage

Mehr

Beratungsvertrag. Zwischen. und. PRO BONO Mannheim - Studentische Rechtsberatung, vertreten durch

Beratungsvertrag. Zwischen. und. PRO BONO Mannheim - Studentische Rechtsberatung, vertreten durch Beratungsvertrag Zwischen..... im Folgenden zu Beratende/r und PRO BONO Mannheim - Studentische Rechtsberatung, vertreten durch.... Namen der Berater einfügen; im Folgenden Beratende wird folgender Beratungsvertrag

Mehr

Anleitung E-Mail Konfiguration sowie Übersicht Mailprogramm roundcube Inhaltsverzeichnis

Anleitung E-Mail Konfiguration sowie Übersicht Mailprogramm roundcube Inhaltsverzeichnis Anleitung E-Mail Konfiguration sowie Übersicht Mailprogramm roundcube Inhaltsverzeichnis Einführung... 2-3 Servereinstellungen für die Einrichtung auf dem E-Mail Client... 4 E-Mail Adresse / Postfach einrichten...

Mehr

Scanprodukte vor Gericht Ergebnisse der Simulationsstudie Ersetzendes Scannen

Scanprodukte vor Gericht Ergebnisse der Simulationsstudie Ersetzendes Scannen Scanprodukte vor Gericht Ergebnisse der Simulationsstudie Ersetzendes Scannen 15. Magglinger Rechtsinformatikseminar Ass. iur. Maxi Nebel Projektgruppe verfassungsverträgliche Technikgestaltung (provet),

Mehr

Elektronische Rechnung

Elektronische Rechnung Elektronische Rechnung Rechtliche Grundlagen Dr. Stefan Melhardt, BMF Hintergrund Richtlinie 2010/45/EU des Rates vom 13.7.2010 zur Änderung der MWSt-RL 2006/112/EG: - Vereinfachung, Modernisierung und

Mehr

4. Hilfreicher Bestandteil des Vertriebsprozesses

4. Hilfreicher Bestandteil des Vertriebsprozesses Kapitel 1 Die Grundlagen guter Webinare 4. Hilfreicher Bestandteil des Vertriebsprozesses Up-Selling und Cross-Selling. Webinare eignen sich hervorragend, um nächste Schritte einzuleiten und beispielsweise

Mehr

Das neue egovernment-gesetz

Das neue egovernment-gesetz Das neue egovernment-gesetz Wie die öffentliche Verwaltung die Umsetzung praktikabel meistern kann. Uwe Seiler Procilon GROUP Agenda Kurze Vorstellung der procilon GROUP Geltungsbereich und Fristen des

Mehr

GORG. Mandatsvereinbarung. mit Haftungsbeschränkung

GORG. Mandatsvereinbarung. mit Haftungsbeschränkung GORG Mandatsvereinbarung mit Haftungsbeschränkung zwischen Freie und Hansestadt Hamburg, Behörde für Schule und Berufsbildung, Hamburger Straße 37, 22083 Hamburg und - nachfolgend als Mandant' bezeichnet

Mehr

Spezielles Angebot für Städte, Gemeinden und Kreise

Spezielles Angebot für Städte, Gemeinden und Kreise Spezielles Angebot für Städte, Gemeinden und Kreise Brandaktuelle Themen in einem frischen Seminarkatalog für 2013 zusammengestellt - das sollte Sie interessieren - Inhalt 1. Städte- und Gemeinden in sozialen

Mehr

E-Mail Archivierung. IHK-Vortrag 11. Mai 2010. IT Consulting & Service Sebastian Richter IHK-Vortrag 11.05.2010. Foliennummer: 1

E-Mail Archivierung. IHK-Vortrag 11. Mai 2010. IT Consulting & Service Sebastian Richter IHK-Vortrag 11.05.2010. Foliennummer: 1 E-Mail Archivierung IHK-Vortrag 11. Mai 2010 Foliennummer: 1 Teil 1 - Praxis Referent: Henning Hüfken Foliennummer: 2 Einleitung Was ist E-Mail-Archivierung? Als E-Mail-Archivierung bezeichnet man die

Mehr

greenitblue CRM-Mailsystem

greenitblue CRM-Mailsystem greenitblue CRM-Mailsystem Das teamfähige Mailsystem zur Abwicklung und Dokumentation Ihrer Kommunikationsprozesse Steffen Pöllot. Hans-Günter Stein Dieses Dokument dient ausschließlich zur Information

Mehr

Organisation und technische Voraussetzungen des elektronischen Rechtsverkehrs

Organisation und technische Voraussetzungen des elektronischen Rechtsverkehrs Organisation und technische Voraussetzungen des elektronischen Rechtsverkehrs Rechtspflegeamtsrat Alfred Menze Oberlandesgericht München Der Datenaustausch im ERV erfolgt gem. der ERVV über das OSCI-Protokoll

Mehr

Amadeus Fax and Email Plus Verkaufsbelege

Amadeus Fax and Email Plus Verkaufsbelege Amadeus Fax and Email Plus Verkaufsbelege Bestellformular Allgemeiner Hinweis zur Verwendung dieses Dokuments Bitte verwenden Sie dieses Dokument ausschließlich für die aufgeführten Möglichkeiten zur Bestellung

Mehr

Kaufmännische Zeitarbeit und Vermittlung für kluge Köpfe

Kaufmännische Zeitarbeit und Vermittlung für kluge Köpfe Ihre vorgemerkten Stellenangebote vom 02.12.2013 ARBEIT UND MEHR ist ein Dienstleistungsunternehmen rund um die Themen Zeitarbeit und Arbeitsvermittlung für den gesamten kaufmännischen Bürobereich im Großraum

Mehr

FAQs Elektronisches Postfach in der Sparkassen-Internet-Filiale Hier erhalten Sie Antworten auf die häufigsten Fragen!

FAQs Elektronisches Postfach in der Sparkassen-Internet-Filiale Hier erhalten Sie Antworten auf die häufigsten Fragen! FAQs Elektronisches Postfach in der Sparkassen-Internet-Filiale Hier erhalten Sie Antworten auf die häufigsten Fragen! ALLGEMEIN Welche technischen Voraussetzungen muss ich zur Nutzung erfüllen? Funktioniert

Mehr

Vereinbarkeit von Beruf und Pflege

Vereinbarkeit von Beruf und Pflege Vereinbarkeit von Beruf und Pflege Repräsentative Befragung deutscher Unternehmen durchgeführt von der berufundfamilie ggmbh in Kooperation mit der GfK Frankfurt am Main, November 2011 Inhalt 1. Hintergrund

Mehr

zudem vom Start weg auch an die unternehmerischen Aspekte des Anwaltsberufs heran. Dr. Jörg Kirchner, Latham & Watkins, München

zudem vom Start weg auch an die unternehmerischen Aspekte des Anwaltsberufs heran. Dr. Jörg Kirchner, Latham & Watkins, München Es gibt kaum eine Kanzlei, in der Associates so durchdacht gefördert werden. Frühzeitiger Mandantenkontakt sorgt dafür, dass die jungen Kollegen im Team Verantwortung tragen. Die Einbindung in die Managementaufgaben

Mehr

An das Bundesministerium der Justiz und Verbraucherschutz Mohrenstraße 37 10117 Berlin. Düsseldorf, 15. Mai 2015

An das Bundesministerium der Justiz und Verbraucherschutz Mohrenstraße 37 10117 Berlin. Düsseldorf, 15. Mai 2015 An das Bundesministerium der Justiz und Verbraucherschutz Mohrenstraße 37 10117 Düsseldorf, 15. Mai 2015 564/515 Entwurf eines Gesetzes zur Neuordnung des Rechts der Syndikusanwälte Sehr geehrte Damen

Mehr

Auch in kleineren Unternehmen ist der Datenschutzbeauftragte Pflicht

Auch in kleineren Unternehmen ist der Datenschutzbeauftragte Pflicht . Auch in kleineren Unternehmen ist der Datenschutzbeauftragte Pflicht Themenschwerpunkt 1. Wer braucht einen Datenschutzbeauftragter? Unternehmen, die personenbezogene Daten automatisiert erheben, verarbeiten

Mehr

Sage HR Competence & Training Entwickeln Sie die Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter. Nachhaltig, übersichtlich, erfolgreich.

Sage HR Competence & Training Entwickeln Sie die Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter. Nachhaltig, übersichtlich, erfolgreich. Sage HR Competence & Training Entwickeln Sie die Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter. Nachhaltig, übersichtlich, erfolgreich. Das Thema Personalentwicklung spielt in unserem Unternehmen eine große Rolle. Sage

Mehr

Merkblatt des Fachausschusses

Merkblatt des Fachausschusses Merkblatt des Fachausschusses Zu den Anforderungen an den Antrag auf Verleihung der Bezeichnung FACHANWALT FÜR GEWERBLICHEN RECHTSSCHUTZ (Stand: Mai 2007 in Anlehnung an das Merkblatt des Fachausschusses

Mehr

CAFM als SaaS - Lösung

CAFM als SaaS - Lösung CAFM als SaaS - Lösung cafm (24) - Deutschlands erste Plattform für herstellerneutrales CAFM-Hosting Inhaltsübersicht Inhaltsübersicht... 1 Die eigene CAFM-Software in der Cloud... 2 Vorteile... 3 Wirtschaftliche

Mehr

Aufsichtsrechtliche Anzeige von Martin Dreifuss gegen das RG..., betreffend Handhabung von elektronischen Akten

Aufsichtsrechtliche Anzeige von Martin Dreifuss gegen das RG..., betreffend Handhabung von elektronischen Akten Obergericht des Kantons Bern Generalsekretariat Cour supreme du canton de Berne Secretariat general Hochschulstrasse 17 Postfach 7475 3001 Bem Telefon 031 635 48 01 Fax 031 635 48 17 obergericht.bem@jusfice.be.ch

Mehr

Magistrat Steyr Version 2.7

Magistrat Steyr Version 2.7 Version 2.7 24.06.2014 Wolfgang Patscheider E-Mail-Policy 24.06.2014 Seite 1 Inhaltsverzeichnis: 1. Geltungsbereich... 3 2. Allgemeine Grundsätze... 3 3. Einsatzgebiete von E-Mail... 3 4. Organisatorische

Mehr

Weitere Adressaten: Präsidien der Rechtsanwaltskammern, Präsidium des Deutschen Anwaltsvereins

Weitere Adressaten: Präsidien der Rechtsanwaltskammern, Präsidium des Deutschen Anwaltsvereins SIV-ERV e.v. Torstraße 43a 66663 Merzig An den Präsidenten die Präsidiumsmitglieder die Geschäftsführung der Bundesrechtsanwaltskammer Littenstraße 9 10179 Berlin Weitere Adressaten: Präsidien der Rechtsanwaltskammern,

Mehr

SCHLESWIG-HOLSTEINISCHER LANDTAG Drucksache 18/2522 18. Wahlperiode 11.12.2014

SCHLESWIG-HOLSTEINISCHER LANDTAG Drucksache 18/2522 18. Wahlperiode 11.12.2014 SCHLESWIG-HOLSTEINISCHER LANDTAG Drucksache 18/2522 18. Wahlperiode 11.12.2014 Kleine Anfrage des Abgeordneten Uli König (PIRATEN) und Antwort der Landesregierung - Ministerpräsident Verschlüsselt mit

Mehr

CHECKLISTE E-MAIL-MARKETING

CHECKLISTE E-MAIL-MARKETING CHECKLISTE E-MAIL-MARKETING E-Mail-Marketing ist das am häufigsten verwendete Marketing- Instrument im Online-Marketing. Die Stärken dieser Werbeform liegen in der direkten Ansprache des Kunden, im Aufbau

Mehr

Rechtssicherheit in der Benutzung von Archiven

Rechtssicherheit in der Benutzung von Archiven Rechtssicherheit in der Benutzung von Archiven Datenschutzrechtliche Aspekte im Zusammenhang mit der Archivierung von personenbezogenen Daten Jakob Geyer, willheim l müller Rechtsanwälte Linz, 11. Juni

Mehr

Abrechnungsrelevante Informationen werden entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufgehoben.

Abrechnungsrelevante Informationen werden entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufgehoben. Ihr Datenschutz ist unser Anliegen Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen und unseren Produkten bzw. Dienstleistungen und möchten, dass Sie sich beim Besuch unserer Internetseiten auch

Mehr

ALPHA COM auf der CeBIT 2015, 16. - 20. März, Halle 3, Stand G20 bei DocuWare

ALPHA COM auf der CeBIT 2015, 16. - 20. März, Halle 3, Stand G20 bei DocuWare ALPHA COM auf der CeBIT 2015, 16. - 20. März, Halle 3, Stand G20 bei DocuWare Themenschwerpunkt: Innovative SaaS-Lösungen im Dokumenten-Management Nutzer können durchgängig elektronisch arbeiten, ohne

Mehr

für den Helpdesk TOPIX Informationssysteme AG

für den Helpdesk TOPIX Informationssysteme AG Ticket-System für den Helpdesk TOPIX Informationssysteme AG Inhalt Tickets...2 Eigenschaften...2 Einstellungen...3 Das erste Ticket...4 Verknüpfungen mit den Tickets...5 Kategorienamen...6 Funktionen in

Mehr

Datenkonvertierung & EDI

Datenkonvertierung & EDI Cloud Services Datenkonvertierung & EDI Geschäftsprozesse optimieren Ressourcen entlasten Kosten reduzieren www.signamus.de Geschäftsprozesse optimieren Mit der wachsenden Komplexität moderner Infrastrukturen

Mehr

Ein integriertes ERP-System der GSD Software mbh ermöglicht dem Jettinger Treppenbauer Bucher GmbH effizientere und transparentere Verwaltungsabläufe

Ein integriertes ERP-System der GSD Software mbh ermöglicht dem Jettinger Treppenbauer Bucher GmbH effizientere und transparentere Verwaltungsabläufe Land: Deutschland Branche: Treppenbau Produkt / Modul: DOCUframe, WWS V Das Unternehmen: Die Bucher GmbH ist mit mehr als 100 Mitarbeitern eines der größten Treppenbau-Unternehmen in Süddeutschland. Als

Mehr

Daten, die Sie uns geben (Geschäftsbeziehung, Anfragen, Nutzung eine unsere Dienstleistungen)

Daten, die Sie uns geben (Geschäftsbeziehung, Anfragen, Nutzung eine unsere Dienstleistungen) Datenschutzerklärung der Etacs GmbH Die Etacs GmbH wird den Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) gerecht.personenbezogene Daten, d.h Angaben, mittels derer eine natürliche Person unmittelbar

Mehr

PKS NETPlan. Das Internetbasierte Projektkommunikationssystem. Planmanagement

PKS NETPlan. Das Internetbasierte Projektkommunikationssystem. Planmanagement Das Internetbasierte Projektkommunikationssystem. Planmanagement Ihre Lösung für professionelles Planmanagement PKS NETPlan Planmanagement Sämtliche Planunterlagen werden im System erfasst und innerhalb

Mehr

Von Lotus Notes 8.5 auf Office 365 for Business

Von Lotus Notes 8.5 auf Office 365 for Business Von Lotus Notes 8.5 auf Office 365 for Business Der Umstieg Microsoft Outlook 2013 hat ein anderes Erscheinungsbild als Lotus Notes 8.5, aber Sie werden schnell feststellen, dass Sie mit Outlook alles

Mehr

Allgemeine Ordnung zum Geschäftsverkehr

Allgemeine Ordnung zum Geschäftsverkehr Allgemeine Ordnung zum Geschäftsverkehr 1. Geltungsbereich Diese Ordnung gilt für den gesamten Geschäftsverkehr des Thüringer Feuerwehr-Verbandes. Sie ist Bestandteil der Arbeitsverträge aller hauptamtlichen

Mehr

Lidl muss zahlen Millionen-Strafe für die Schnüffler Teure Bespitzelung: Der Discounter

Lidl muss zahlen Millionen-Strafe für die Schnüffler Teure Bespitzelung: Der Discounter Einleitung Handel mit Millionen Melderegisterdaten aufgedeckt Der Skandal um den illegalen Adresshandel ist offenbar um ein dunkles Kapitel reicher. Laut einem Zeitungsbericht haben mindestens acht Unternehmen

Mehr

- Antrag auf Teilnahme am Verfahren profi-online

- Antrag auf Teilnahme am Verfahren profi-online - Antrag auf Teilnahme am Verfahren profi-online - Nebenbestimmungen bzw. allgemeine Geschäftsbedingungen für das elektronische Verfahren "profi-online" profi-ausdruck 3310/07.07 Antrag auf Teilnahme am

Mehr

De-Mail Versandoptionen

De-Mail Versandoptionen Mentana- Claimsoft GmbH Seite 1 De-Mail Versandoptionen Version 1.0 Mentana-Claimsoft GmbH Trebuser Str. 47 Haus 1 15517 Fürstenwalde/Spree E-Mail: support@mentana.de De-Mail: support@mentana.de-mail.de

Mehr

Mandanten- Informationsbrief zu den neuen GoBD

Mandanten- Informationsbrief zu den neuen GoBD Steuerberatung Bulek Feuerhausstr. 11 A 82256 Fürstenfeldbruck Mandanten- Informationsbrief zu den neuen GoBD zum 15. Juni 2015 Inhalt 1) Anwendungsbereich 2) Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der

Mehr

Aufgaben Hinweise und Informationen Umsetzungsstand Das können Sie schon heute erledigen! Ändern Sie ggf. Ihre Formulare:

Aufgaben Hinweise und Informationen Umsetzungsstand Das können Sie schon heute erledigen! Ändern Sie ggf. Ihre Formulare: 1 SEPA-Checkliste Vereine Das können Sie schon heute erledigen! Beantragung einer Gläubiger- Identifikations-nummer (CI = Creditor Identifier) bei der Deutschen Bundesbank und Weitergabe der erhaltenen

Mehr

Ihr individuelles Dokumentenmanagement mit DATEV DMS classic pro für Unternehmen. Einfach. Schnell. Sicher.

Ihr individuelles Dokumentenmanagement mit DATEV DMS classic pro für Unternehmen. Einfach. Schnell. Sicher. Ihr individuelles Dokumentenmanagement mit DATEV DMS classic pro für Unternehmen Einfach. Schnell. Sicher. Warum elektronische Dokumentenverarbeitung? Effizienzsteigerung bei dokumentenbasierten Geschäftsprozessen

Mehr

Fragen und Antworten

Fragen und Antworten Fragen und Antworten im Umgang mit dem elektronischen Abfallnachweisverfahren eanv in Bezug auf die ZKS-Abfall -Registrierung- www.zks-abfall.de Stand: 19.05.2010 Einleitung Auf den folgenden Seiten finden

Mehr

Sichere E-Mail-Kommunikation mit fat

Sichere E-Mail-Kommunikation mit fat Sichere E-Mail-Kommunikation mit fat Inhalt Über das Verfahren... 1 Eine sichere E-Mail lesen... 2 Eine sichere E-Mail auf Ihrem PC abspeichern... 8 Eine sichere Antwort-E-Mail verschicken... 8 Einem fat-mitarbeiter

Mehr

Herzlich Willkommen. DMS-Einsatz in Steuerkanzleien Herausforderungen und Chancen. zum bfd-online-seminar. Beate Schulz

Herzlich Willkommen. DMS-Einsatz in Steuerkanzleien Herausforderungen und Chancen. zum bfd-online-seminar. Beate Schulz Herzlich Willkommen zum bfd-online-seminar DMS-Einsatz in Steuerkanzleien Herausforderungen und Chancen Beate Schulz Online-Seminarreihe Dieses Onlineseminar ist die Auftaktveranstaltung zu weiteren Seminaren

Mehr

e-mails versenden aber sicher! Kundeninformation zu Secure e-mail

e-mails versenden aber sicher! Kundeninformation zu Secure e-mail e-mails versenden aber sicher! Kundeninformation zu Secure e-mail Secure e-mail Warum? Die Kreissparkasse Bitburg-Prüm bietet Ihnen ab sofort die Möglichkeit, die Kommunikation über e- Mail mit der Sparkasse

Mehr