Statusbericht des Projektes Moderne Bürgerämter Bürgerdienste und Wohnen für die 1. Projektphase

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1 Anlage 1 zum Beschluss des Bezirksamtes Nr. 522/II (Statusbericht Blatt 1) Statusbericht des Projektes Moderne Bürgerämter Bürgerdienste und Wohnen für die 1. Projektphase Mit dem Beschluss 225/I wurden Ziele und Aufgaben zur Planung, Organisation und Realisierung des Beschlusses Nr. 75/I vom zum Projekt Optimierung der Dienstleistungs- und Geschäftsprozesse zu den Leistungen (externe Produkte), die im Bezirk am meisten nachgefragt werden beschlossen. Dieser Beschluss ist im Ergebnis des im II. Quartal 2001 vorangegangenen Kundenmonitors der gesetzlich geforderte Maßnahmeplan und wurde der BVV zur Kenntnis gegeben (vgl. 3 Abs. 2 i. Zh. mit 1 VGG). Bestandteil dieses Beschlusses ist die Projektbildung (vgl. 2 Abs. 6 VGG) und eine diesbezüglich verbindliche Rahmenvereinbarung zwischen Bezirksamt, den Personalvertretungen im Bezirksamt und den Dienstkräften des Projektes Moderne Bürgerämter Bürgerdienste und Wohnen. Die in diesem Beschluss vorgesehene 1. Realisierungsphase war bis zum vorgesehen. Schwerpunkte der aus dem Beschluss resultierenden Aufgaben waren zum Ersten die Schaffung einer gemeinsamen Front-Back-Office-Struktur der nach 37 Abs. 2 des Bezirksverwaltungsgesetzes bestimmten Kern-Ämter Amt für Bürgerdienste (5 Bürgerämter, Standesamt, Bezirkseinwohner- / Wahlamt) und Wohnungsamt. Zum Zweiten galt es im Projektbereich mittels verschiedener Themen der Geschäftsprozessoptimierung solche Voraussetzungen zu schaffen, die eine deutliche Reduzierung der Personalkosten bei gleichzeitiger bedarfsorientierter Verbesserung der Leistungen und Öffnungszeiten und somit eine entsprechende strategische Ausrichtung ermöglichen. Besondere Anforderungen an das Projekt ergaben sich aus den Prozessen der Fusionierung, der Abschichtung der Meldestellen in die Bezirke sowie aus den vorgezogenen Wahlen zum Abgeordnetenhaus und den Bezirksverordnetenversammlungen. Die erfolgreiche Arbeit kann daran gemessen werden, dass das Erreichen der Hauptziele der 1. Entwicklungsphase des Projektes Bürgerdienste und Wohnen im Bezirksamt Marzahn Hellersdorf im Wesentlichen statt Ende 2003 bereits zu Ende 2002 gelungen ist: Als inhaltlich wichtigstes Ergebnis ist zu bewerten, dass es gelungen ist, die Entwicklung der Bürgerämter als Dienstleister des Bezirksamtes in Wohnortnähe in der öffentlichen Wahrnehmung mit der Beurteilung als Bestandteil der Wohnqualität und somit für einen Imagegewinn der Großsiedlungen zu verbinden. (Status: durch Ergebnisse der ersten sich direkt an die Haushalte wendende Befragung zu Bürgerämter nachweisbar) Alle 5 Bürgerämter wurden in die jeweiligen Stadtteilzentren integriert und sind somit örtlich und von ihren Räumlichkeiten her strategisch richtig für die qualitative Entwicklung als Anlaufstelle für alle Anliegen der Bürgerinnen und Bürger in Wohnortnähe ausgerichtet. (Status: durch Ergebnisse der ersten sich direkt an die Haushalte wendende Befragung zu Bürgerämter nachweisbar)

2 Anlage 1 zum Beschluss des Bezirksamtes Nr. 522/II (Statusbericht Blatt 2) Die vertragliche Verpflichtung des Bezirksamtes mit dem Senat zur Einrichtung von 5 Bürgerämtern bis Ende 2003 wurde bereits 2001 erreicht. Damit konnten die vom LEA abgeschichteten Meldestellen vollständig in die Bürgerämter integriert werden. (Status: Im Vergleich der Berliner Bezirke wurde dies bisher nur noch durch den Bezirk Lichtenberg erreicht) Erstmals für Berlin wurde für zwei Kern-Ämter (Bürgerdienste und Wohnungsamt) das Front-Back-Office-Prinzip mittels der Standorte der Bürgerämter als Front- Office und einem gemeinsamen Back-Office organisiert und somit Personalressourcen aus einem Fachamt auf Dauer in die Bürgerämter integriert. (Status: Ergebnis entspricht dem Beschluss 225/I zur 1. Projektphase und kann mit einem personalwirtschaftliche Nutzen nachgewiesen werden) Gegenüber dem (Abschichtung der Meldestellen) wurde die Anzahl der Dienstkräfte im Projektbereich von 184 auf 163 (ausschließlich planmäßige) Dienstkräfte per reduziert. Es wurden 1 Jahr früher als in der Rahmenvereinbarung vorgesehen alle Dienstkräfte der PÜL und nichtplanmäßige Dienstkräfte aus dem Projektbereich herausgelöst. (Status: Ergebnis entspricht dem Beschluss 225/I zur 1. Projektphase Die Ist-Personalkosten auf der Basis des Stellenplanes im Projektbereich reduzieren sich 2003 gegenüber 2002 um Euro ohne Berücksichtigung des Beschlusses des RdB vom , Feststellung zur Stellenbewertung bei Allzuständigkeit nach dem Standard-Aufgaben- Katalog. Aus der Gegenüberstellung der Personalkostensätze 2003 zu 2002 in der Kosten- und Leistungsrechnung ergibt sich eine Reduzierung um Euro.) Mit der Qualifizierung von 87 Dienstkräften aus dem gesamten Projektbereich zu einem 2. Aufgabengebiet (Aufgabenverzahnung) wurde erreicht, dass erstmals die qualitative und quantitative Entwicklung der Bürgerämter ohne Personalressourcen anderer Abteilungen realisiert werden konnte. (Status: Ergebnis entspricht dem Beschluss 225/I zur 1. Projektphase) Die fachliche, organisatorische und IT - mäßige Schaffung einer Front-Back-Office-Struktur wurde im Wesentlichen bereits im IV. Quartal 2002 erreicht. Damit können alle Bürgerämter das gleiche Leistungsangebot zu einheitlichen Öffnungszeiten realisieren. (Status: Ergebnis entspricht dem Beschluss 225/I zur 1. Projektphase) Mit der Front-Back-Office-Struktur wurden eine Reihe von Geschäftsprozessoptimierungen verbunden. Das betrifft insbesondere die Integration von Personal und Fachverfahren des Wohnungsamtes in die Bürgerämter sowie Personal und Fachverfahren Meldeangelegenheiten in das Standesamt. Die Verzahnung solcher Aufgaben wurde erstmalig in Berlin realisiert. (Status: Ergebnis entspricht dem Beschluss 225/I zur 1. Projektphase)

3 Anlage 1 zum Beschluss des Bezirksamtes Nr. 522/II (Statusbericht Blatt 3) Die Realisierung von Aufgaben zur Geschäftsprozessoptimierung wurde durch Beschaffung der kompletten Neuausstattung von 154 IT-Arbeitsplätzen im Projektbereich wesentlich beschleunigt. Der Projektbereich verfügt somit über das diesbezügliche IT-mäßige Potential der Verfügbarmachung verschiedenster Fachverfahren an jedem vernetzten Arbeitsplatz des Projektbereiches. Entsprechend den Vereinbarungen mit Senatsverwaltungen wurden diese Mittel zweckgebunden bereitgestellt. Die strategische Zielstellung, dass mittels der jetzt vorhandenen IT-Ausstattung des Projektbereiches, unter der Voraussetzung der entsprechenden Qualität der Datenleitungen, alle existierenden und zu erwartenden Fachverfahren an jeden Arbeitsplatz realisiert werden können, wurde ebenfalls erreicht. (Status: Ergebnis entspricht dem Beschluss 225/I zur 1. Projektphase Die Beschaffung wurde ausschließlich ohne Mittel aus dem Bezirkshaushalt realisiert. Die damit freigewordene Hard- und Systemsoftware aus dem Projektbereich hat eine Realisierung von zwingend notwendigen Ersatzbeschaffungen im Bezirksamt wesentlich unterstützt. Die vollständige Installation wird voraussichtlich Mitte Februar 2003 abgeschlossen sein.) Die Aufhebung von 2 qualifizierten Haushaltsperren zu angemieteten Objekten und somit die ordnungsgemäße Einstellung der finanziellen Ressourcen in den Haushalt durch Zustimmung des Hauptausschusses für die jetzt 4 angemieteten Objekte. Bestandteil hierbei sind 2 als zwingend notwendig gewordene Ersatzflächen für bestehende Bürgerämter. (Status: zusätzliches Ergebnis zum Beschluss 225/I in der 1. Projektphase) Mit der grundsätzlichen Entscheidung, zwei Kern-Ämter in einem Projekt zusammenzufassen und mittels einer Führungskraft mit Ergebnisverantwortung einheitlich zu leiten und mittels flacher Leitungshierarchien zu organisieren, wurde eine wesentliche Voraussetzung für die bisherige und weitere Ergebnisorientiertheit des Projektes geschaffen. (Status: Ergebnis entspricht dem Beschluss 225/I) Nach wie vor einmalig in Berlin ist, dass dieses Projekt durch eine mehrjährige verbindliche gemeinsame Rahmenvereinbarung zwischen Bezirksamt, Personalvertretungen im Bezirksamt und den Dienstkräften des Projektbereiches geplant und realisiert wird. Die für die 1. Projektphase vereinbarten Grundsätze haben sich durch die Möglichkeit der Erarbeitung, Erprobung und zeitlich kurzfristigen Realisierung von Geschäftsprozessoptimierungen zur Reduzierung von Personalressourcen und Vertiefung einer nachhaltigen Wirtschaftlichkeit bewährt. Alle erforderlichen Pflichten zur möglichst frühzeitigen Einbeziehung und Beteiligung der Personalvertretungen wurde gewährleistet. (Status: Ergebnis entspricht dem Beschluss 225/I)

4 (Begründung zu Inhalt und Zeitraum Blatt 1) Begründung zu Inhalt und Zeitraum der 2. und 3. Projektphase Moderne Bürgerämter Bürgerdienste und Wohnen Das Abgeordnetenhaus von Berlin hat in seiner Sitzung am die (weiteren) Eckwerte für die Entwicklung der Bürgerämter in Berlin beschlossen. Mit diesem Beschluss wurde eine qualitative Ausgestaltung der Definition im Verwaltungsreform Grundsätze - Gesetz zu Bürgerämtern vorgenommen. Galt es bisher, die Realisierung der am meisten nachgefragten Leistungen im Bezirk mittels Bürgerämter zu erreichen (vgl. 8 VGG zur Neufassung 37 Abs. 4 Satz 2 ff des Bezirksverwaltungsgesetzes), wurde jetzt neu definiert: Das Bürgeramt wird die Anlaufstelle für alle Anliegen der Bürgerinnen und Bürger, unabhängig von der internen Zuständigkeit der Landes- und Bezirksverwaltung zur Erbringung der Leistung. Dieser Beschluss des Abgeordnetenhauses ist als qualitative Ausgestaltung eines Gesetzes zu bewerten. Im Zusammenhang mit der Formulierung im genannten Beschluss... nachstehende Eckwerte zu entwickeln, um im Rahmen der vorhandenen Haushaltsmittel ein Höchstmaß an Bürgerfreundlichkeit zu erreichen wird sowohl die strategische Priorität der Entwicklung der Bürgerämter, als auch die notwendige Sicherstellung der Ressourcen für diese Kern-(Pflicht)Aufgabe festgestellt. Für den Bezirk Marzahn Hellersdorf ergibt sich aus dem genannten Beschluss des Abgeordnetenhauses die gesetzliche Verpflichtung, Maßnahmen im Ergebnis eines Kundenmonitors zu beschließen (vgl. 3 Abs. 2 i. Zh. mit 1 VGG) und in Würdigung der Haushaltssituation des Landes Berlin, einschließlich der diesbezüglichen Auflagen des Hauptausschusses des Abgeordnetenhauses für den Bezirk, die materielle und personelle Ressourcenplanung als Bestandteil des Haushaltskonsolidierungskonzeptes vorzunehmen. Das Abgeordnetenhaus von Berlin hat folgende Schwerpunkte (Eckwerte) benannt: (Kurzfassung aus dem Beschluss des Abgeordnetenhauses) 1. Das Bürgeramt als zentrale Anlaufstelle für alle Anliegen der Bürgerinnen und Bürger Weiterentwicklung des Standardaufgabenkataloges, außer i. S. 37 Abs. 4 Bezirksverwaltungsgesetzes oder der zur Sozial- und Jugendhilfe gehörenden besonderen Front-Office-Bereiche Bereitstellung der Leistungen entsprechend des Standardaufgabenkataloges als Mindestangebot in allen Bürgerämtern bis Ende 2003 Verlagerung qualifizierter Bearbeitung von weiteren Leistungen, vorrangig aus dem bezirklichen Aufgabenspektrum, in die Bürgerämter

5 (Begründung zu Inhalt und Zeitraum Blatt 2) 2. Erweiterung der Öffnungszeiten Deutliche und bedarfsgerechte Erweiterung über 30 Wochenstunden hinaus Einführung der 2. Spätsprechstunde (im Bezirk: seit realisiert) Beteiligung der Personalvertretungen (im Bezirk: gesichert durch Beschluss 225/I Rahmenvereinbarung Bezirksamt, Personalvertretungen und Dienstkräfte des Projektbereiches) 3. Freie Wahl des Bürgeramtes Landesweite Zuständigkeit Leistung des Bürgeramtes, unabhängig vom Wohnsitz der Bürgerinnen und Bürger Bis 2006 muss daher in den Bürgerämtern die landesweite Zuständigkeit bei allen nach dem zu erweiternden Standardaufgabenkatalog angebotenen Dienstleistungen hergestellt sein 4. Mobile Bürgerämter (als Möglichkeit) ergänzendes Angebot durch mobile Anlaufstellen 5. Interne Organisation optimieren Ziel der Organisationsstruktur ist es, dass die Bürgerinnen und Bürger ihre Anliegen in der Regel mit einmaligem Vorsprechen im Bürgeramt und ohne lange Wartezeiten abschließend erledigen können Sicherstellung, dass durch Einbindung der Fachverwaltungen in den Bürgerämtern landeseinheitlich angebotene Dienstleistungen jederzeit den neuesten Rechts-, Organisations- und Ablaufstand erreichen Informationsmaterialien mehrsprachig entwickeln Geschaffene Infrastruktur (Start Info - System ist weiterzuentwickeln und für weitere Vertriebswege (z. B. Internet, Call - Center) verfügbar zu machen. Bis Ende 2003 ist generell durchzusetzen, dass in den Bürgerämtern jede bzw. jeder Beschäftigte alle dort angebotenen Leistungen (einschließlich der Melde-, Pass- und Ausweisangelegenheiten) bearbeiten kann Allzuständigkeitsprinzip Ermöglichung einer standort- und bezirksbezogenen teilautonomen Arbeitszeitgestaltung Zur Ermittlung der regionalen Leistungsnachfrage ist mit dem Instrument des Kundenmonitorrings zu arbeiten, um möglichst objektive Entscheidungsgrundlagen für die organisatorische Umsetzung zu haben.

6 (Begründung zu Inhalt und Zeitraum Blatt 3) Der Abgleich der Ergebnisse der 1. Projektphase in Verwirklichung des Beschlusses 225/I Rahmenvereinbarung zur Planung, Organisation und Realisierung des Beschlusses Nr. 75/I vom zum Projekt Optimierung der Dienstleistungsund Geschäftsprozesse zu den Leistungen (externe Produkte), die im Bezirk am meisten nachgefragt werden und die o. a. Eckwerte für die weitere Entwicklung der Bürgerämter in Berlin, lassen die Schlussfolgerung zu, dass der Beschluss 225/I, wie dort auch vorgesehen...in der 2. Phase des Projektes weitere Verzahnungen, entweder aus den o. g. inzwischen qualifizierten Aufgabengebieten oder mit vorhandenen Aufgabengebieten gemeinsam mit anderen Fachämtern auf ihre Realisierungsmöglichkeiten zu prüfen (sind)... entsprechend inhaltlich ergänzt und zeitlich erweitert wird sowie weiterhin mit seinen verbindlich vereinbarten Grundsätzen zwischen Bezirksamt, Personalvertretungen und Dienstkräften des Projektbereiches für die weiteren Projektphasen Bestand haben kann. Die inhaltliche Ergänzung ergibt sich aus den Eckwerten.... Hinsichtlich der zeitlichen Erweiterung bis 2008 sind insbesondere folgende Kriterien maßgebend: Die Eckwerte... gehen in ihrer grundsätzlichen Aufgabenstellung selber zeitlich über das Jahr 2005 hinaus (landesweite Zuständigkeit der Bürgerämter, Anlaufstelle für alle Anliegen) Kern der weiteren Projektentwicklung ist die Personalqualifizierung (laufende Fortschreibung der Allzuständigkeit) und die damit auch gesetzlich bestimmte Personalplanung (Beurteilungswesen, Entwicklungs-, Arbeitszeitund Qualifizierungsvereinbarungen mit allen Dienstkräften, einschließlich Entwicklung eines Gesundheitsmanagements). Dies bedarf sowohl eines verbindlichen Rahmens, der mit der Rahmenvereinbarung gegeben ist, als auch eines verbindlichen Planungs- und Realisierungszeitraumes von mindestens 5 Jahren. Diese zielgerichtete Qualifizierung und Planung der Dienstkräfte in den Bürgerämtern als Front-Office und der Dienstkräfte im Back-Office wird besonders für den Zeitraum 2005 bis 2007 entscheidend sein. In diesem Zeitraum werden bundeseinheitliche IT Standards realisiert, insbesondere XMeld, OSCI-Standard, DIGANT, EWW-Neu. Sie werden grundlegende Auswirkungen auf die Verfahrensabläufe der Fachverfahren im (sich bundesweit) entwickelnden Intranet und ihre Verfügbarkeit im Internet, einschließlich der Signaturentwicklung, haben. Ebenso ist die Qualifizierung und Planung der Dienstkräfte im Projektbereich für die Vorbereitung und Durchführung der Europa-Wahl 2004, der Wahl zum Abgeordnetenhaus und den Bezirksverordnetenversammlungen 2006 und die Bundestagswahl 2006 entscheidend. Hierbei wird davon ausgegangen, dass die bisherige Verfahrensweise zeitweilige Zuordnung von Dienstkräften aus anderen Abteilungen zum Wahlamt oder Einsatz von Personalüberhangskräften bzw. sogenannte Außeneinstellungen durch die

7 (Begründung zu Inhalt und Zeitraum Blatt 4) personelle und haushaltsseitige Situation des Landes und des Bezirkes nicht mehr entsprechend der gesetzlichen Verpflichtung verlässlich realisierbar sein wird. Die Lösung muss mittels der Personalressourcen des Projektbereiches gefunden und zu einem kontinuierlichen, verlässlichen Geschäftsprozess gestaltet werden. Mit der durchgängigen Integration der Bürgerämter in die Stadtteile des Bezirkes und der begonnenen Planung eines 6. Bürgeramtes im entstehenden Stadtteilzentrum an der B 1 (Siedlungsgebiet Biesdorf) sind die Bürgerämter in ihrer strategischen Bedeutung als wesentliche dezentrale Kompetenz- und Kommunikationszentren für die jeweiligen Stadteile zu qualifizieren. Diese Entwicklungskonsequenz ist auch eindeutig aus der ersten sich direkt an die Haushalte wendende Befragung zu Bürgerämter abzuleiten. Mit der Allzuständigkeit der Dienstkräfte in den Bürgerämtern, der Arbeitsorganisation in einem Front-Back-Office-System, der wesentlich stärkeren Einbindung in die IT-Infrastruktur und Fachverfahren, die begründet anzunehmende Entwicklung als dezentrale Kompetenz- und Kommunikationszentren mit einem komplexen Dienstleistungsangebot für die jeweiligen Stadteile, die Haushaltsnotlage und die Einführung der vollständigen Budgetierung werden auch weiterhin die Erprobung sowie Verzahnung vorhandener und neuer Aufgaben mit sich bringen. Diese Ausgestaltung hat Prozesscharakter über mehrere Jahre. Dadurch wird es aber erst möglich, die notwendige nachhaltige Wirtschaftlichkeit des Verwaltungshandelns zu organisieren. Hierfür ist es notwendig den Planungs- und Realisierungszeitraum, also die Gesamtprojektzeit bis 2008, zeitlich zu erweitern. Mit den Erfahrungen der 1. Projektphase wurde die konkrete Aufgabendefinition für die 2. Phase ( ) vorgenommen. Die weiterführenden Aufgaben sind entsprechend den Ergebnisse und Entwicklungen zeitnah für die 3. Phase (2005 bis 2008) vorzubereiten. Der Beschluss 225/I regelt im Punkt 5 zur Rahmenvereinbarung, dass diese nicht einseitig und/ bzw. ohne einvernehmliche Vereinbarung zwischen Bezirksamt, der Projektleitung und den Personalvertretungen abgeändert werden (darf). Mit der vorzeitigen Erreichung wesentlicher Zielstellungen des Beschlusses 225/I wurden wichtige Voraussetzungen zu Realisierung der Aufgaben aus dem Beschluss des Abgeordnetenhauses von Berlin vom zu den Eckwerten für die weitere Entwicklung der Bürgerämter in Berlin und für die Ausprägung einer nachhaltigen Wirtschaftlichkeit des Verwaltungshandelns geschaffen. Sowohl die qualitativ neu definierte Funktionsentwicklung der Bürgerämter als auch die dargestellten notwendigen Planungs- und Realisierungszeiträume machen die vereinbarte einvernehmliche Entscheidung notwendig. Auf dieser Basis ist die verbindliche und ergebnisorientierte Projektentwicklung mittels der Rahmenvereinbarung entsprechend fortzuführen.