Facility Management und Energieoptimierung

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1 Energie-Apéro Luzern Facility Management und Energieoptimierung 11. September 2006 Beat Schenker, pomconsulting AG Vorstellung Referent Beat Schenker El. Ing. HTL NDS Energie (Burgdorf) NDS BW Partner bei pomconsulting AG Leiter Niederlassung Bern 2

2 pomconsulting AG Adresse Zürich > pomconsulting AG Technoparkstrasse Zürich 41 (0) / Firmengründung > 1. Februar 1996 Verwaltungsrat > Dr. Peter Staub > Giuseppe Bilotta > Martin Cremosnik Adresse Bern > pomconsulting AG Bubenbergplatz 4 Postfach 3001 Bern 41 (0) Anzahl Mitarbeitende > 37 Partner > Ralf Becht > Dr. Stefan Jäggi > Manuela Langenauer > Daniel Meier > Lukas Schärer > Daniel Schmid > Beat Schenker 3 pom Leistungen Unternehmungsentwicklung Prozess- und Strukturgestaltung Informations- und Kommunikationsmanagement Projektmanagement 4

3 pom Publikationen Publikation Facility Management und Energieoptimierung Eigentlich wüssten wir alle, wie in der Bewirtschaftung von Immobilien die Energie optimiert werden könnte wieso wird es bloss so wenig gemacht?

4 Was ist FM? Was ist Facility Management (FM)? Leistungen am / Kunde Servicemanagement Empfang sdienst Postdienst... Leistungen am Gebäude 7 Was ist FM? Beteiligte Rollen im Facility Management Nutzer / Kunde Eigentümer Planen und Bauen Unterhalt und Instandhaltung Reinigung Liegenschaftenverwaltung... 8

5 Know How Energieoptimierung Energieoptimierung das Know-how ist da IP Bau Ravel energie Schweiz: Grundlagen für die Betriebsoptimierung von komplexen Anlagen Bundesamt für Energie: FM und Energieeffizienz Handbuch für betriebliches Energiemanagement etc. Weiterbildungsmöglichkeiten auf allen Ebenen 9 Zielkonflikte im FM Ziele der beteiligten Rollen angenehme Aufenthalts- Bedingungen (Temperatur, Licht, Infrastruktur) breites Serviceangebot keine negative Beeinträchtigung des Kerngeschäfts durch das FM optimales Kosten / Nutzen- Verhältnis Rendite, Deckungsbeitrag langer Werterhalt von Gebäuden und Anlagen geringe Investitionskosten Minimierung nicht verrechenbare Betriebskosten Eigentümer Nutzer / Kunde hohe Verfügbarkeit der Anlagen und Serviceleistungen Optimierung Ertrag / Einhaltung Budget hohe Kundenzufriedenheit 10

6 Methodische Ansätze im FM Methodischer Ansatz im FM - Lifecycle Management Bedürfnis Planung Abbruch Strategische Planung Erstellung Umnutzen Erhalten Betreiben Nutzung 11 Methodische Ansätze im FM Methodischer Ansatz im FM - Lifecycle Management Beeinflussbarkeit Optimierungspotenzial Kumulierte Kosten Zeit Strat. Planung Planung Erstellung Nutzung Abbruch 12

7 Methodische Ansätze im FM Methodischer Ansatz im FM - Ganzheitliches Konzept Strategie Unternehmensarchitektur Prozesse Organisation Daten Kennzahlen Benchmarking Daten Funktionen Applikationen Hardware Systeme 13 Methodische Ansätze im FM Energiespezifische Aspekte Energierelevante Tätigkeiten in Prozessen festgehalten Daten Erhebung der energierelevanten Daten Transparente und verursachergerechte Kostenverrechnung Klare Strategie Umwelt- / Energieleitbild Strategie Klare Rollenverteilung Energieverantwortlichkeiten zugewiesen Verankerung des FM auf Geschäftsleitungsebene Prozesse Organisation Systematische Erhebung von Kennzahlen Benchmarking Kennzahlen Effizientes Controlling Funktionen Hardware Applikationen Interne und externe Vergleiche Suche nach Best practice Optimale Unterstützung der Prozesse Effiziente Bereitstellung und Auswertung der Daten 14

8 IEA Annex 40 Erkenntnisse aus IEA Annex 40 Betreiberkompetenz Energieoptimierung ist in erster Linie eine organisatorische Aufgabe Energie ist oft ein Indikator mit Hebelwirkung für das FM Energie kann oft auch durch Optimierung anderer FM- Prozesse optimiert werden (z.b. Flächenmanagement) 15 Fazit Fazit Um Energie optimieren zu können reicht das technische und bauliche Know-how nicht aus Energieoptimierung ist eine organisatorische Aufgabe Das Thema Energie muss auf allen Ebenen (Unternehmensarchitektur, Daten, Systeme) systematisch und durchgängig integriert werden Mit einem ganzheitlichen FM-Ansatz haben alle Rollen im FM ein Instrument zur Verfügung um das FM und die Energie zu optimieren Energieoptimierung ist eine Lifecycle-Aufgabe, je früher man sich ihrer annimmt, desto grösser die Hebelwirkung 16

9 17 IEA Annex 40 Präsentation Leitfaden Betreiberkompetenz Betreibermodell Case studies Rollenrmodell Prozessmodell Prozessübersicht Prozesse Relevanzmatrix Kultur- und Kongresszentrum Luzern Hilfsmittel, Checklisten, Benchmarks Betreiberin: KKL Management AG Departement: Gebäude&Infrastruktur Eigent ümerin Trägerstiftung KKL Stadt, Kanton, Private Behörden Arbeitssicherheit, Katastophenschutz, Kunstmuseum Luzern, Kantorei, Lucerv e Serviceleist ungen Berater/Planer/U nternehmer Bauprojekte, Gastronomie Mark eti ng& Sales Finanzen& Human Ressources Veranstaltungen Kontrol li ert und überwacht Kosten Formuliert Bedürfnisse Vermietet Raum und Lei stungen Führt Liegenschaftenrechnung Erteilt Aufträge und kontrolliert Leistungen Definiert und kontrol li ert Serviceleistungen Facility Management Erbringt Nachw eise Geschäftsleitung Nachbarn Post, SBB, HWV, (, Synergien) Erfahrungs- Austausch Anträge/Rechenschaft Aufträge Bedürfnisse formulieren / Erbringung von Dienstleistungen Haustechnik Hausdienst IT Defini ert und ko ntro ll iert Leistungen Departemente: Hauswirtschaft Betreiberin: KKL Management AG Departement: Gebäude&Infrastruktur Eigent ümerin Trägerstiftung KKL Stadt, Kanton, Private Behörden Arbeitssicherheit, Katastophenschutz, Kunstmuseum Luzern, Kantorei, Lucerv e Serviceleist ungen Berater/Planer/U nternehmer Bauprojekte, Gastronomie Mark eti ng& Sales Finanzen& Human Ressources Veranstaltungen Kontrol li ert und überwacht Kosten Formuliert Bedürfnisse Vermietet Raum und Lei stungen Führt Liegenschaftenrechnung Erteilt Aufträge und kontrolliert Leistungen Definiert und kontrol li ert Serviceleistungen Facility Management Erbringt Nachw eise Geschäftsleitung Nachbarn Post, SBB, HWV, (, Synergien) Erfahrungs- Austausch Anträge/Rechenschaft Aufträge Bedürfnisse formulieren / Erbringung von Dienstleistungen Haustechnik Hausdienst IT Defini ert und ko ntro ll iert Leistungen Departemente: Hauswirtschaft Prozess: 06 Geplante Instandhaltung Prozessowner: Hr. Lang Zielsetzung: Klare Auftragsabwicklung mit eindeutig definierter interner und exter ner Leistungszuordnung Prozessschnittstellen: - Veranstaltungsmanagement - Vertragsmanagement - Dokumentation, Datenpflege Prozessablauf Besch reib ung RP Hilfsmittel Verantw. Im Rahmen der Instandhaltungsplanung werden terminierte Aufträge ausgelöst Wartungsvertrag komplett mit allen notwendigen Daten Abstimmung Ter mine mit realistischem Zeithorizont unter Berücksichtigung von Raumbelegung von n und Veranstaltungen sowie Verfügbarkeit interner Personalressourcen Aufträge und er forderliche Unterlagen werden aus dem IPS abgerufen Externes Wartungspersonal wird eingewiesen (Übergabe Unterlagen, Hinweise zu und Veranstaltungen) Stichprobenartige Kontrolle der vor Ort ausgeführten Wartungsarbeiten (Qualitätssicherung) Abzeichnen von Tätigkeitslisten und Aufwendungen Erkenntnisse aus der Wartungsdur chführung werden ausgewer tet (z.b. Ersatzteilbeschaffung, Systemtemper aturen, Anlagenteile die unnötig in Betrieb sind), Massnahmen ableiten, Aufträge auslösen, Anpassung und Optimierung Intervall Gegebenenfalls Verrechnung der Leistungen Investitionsplanung Wartungstätigkeit Wartungsvertrag Koordination Unterlagen Einweisung Wartungspersonal Stichprobe Auschecken Terminplanung Instandhaltung Veranstaltungs management Vertragsmanagement Erfassung Aufträge Erfolgskontrolle Wissensbox Verrechnung Aufwand Auftrag abgeschlossen Dokum entation Datenpflege Wartungsvorgaben, shinweise, Pläne, Schemata Abschlussformular vollständig ausgefüllt Pos Risikobeschreibung Knowledge Ressourcen Risk Change Links Ungeplante Instandhaltung und weiter e ungeplante Aufgaben verdr ängen aus Zeitgr ünden die geplante Instandhaltung, die Zeit f ür Energieoptimierungen fehlt dadurch. Es fehlt eine klare Organisation für Ungeplantes Personelle Ressourcen fehlen. Aufzeigen der GL wie K/N für mehr Personal gegenüber reduzierten Kosten im Betrieb Geplante Instandhaltung wird vernachlässigt. Schadenshäufigkeit und Störmeldungen nehmen zu Laufende Veränderungen im Unternehmen verhindern k lare Organisation weil Prozesse und Abläufe fehl en Nicht energiegerechte Reaktion oder M anipulationen von ungesc hultem Pikett-Personal. Energiewissen f ehlt, daher Schulung notwendig Energieverbrauch steigt aufgrund falscher Reaktionen Kein Erfolg bei Änderung des Unternehmers, weil Anforderungen fehlen Die Pikett-Organisation zwingt der gesamten Serviceorganisation die Einsatzpläne auf Wartungsverträge müssen genau definiert sein in Bezug auf Pikett- Leis-tungen der Fremdfirmen Hohe und rasche Verfügbarkeit von Fremdfirmen erhöhen die Kosten Telekurs AG sverantwort - liche CSO GL-TKH Chief Security Officer / MA TKG Gruppengesell. Externe Eigentümer / Investor Eigentümer / Investor TKH-Geschäftsleitung Strategisches Immobilienmanagement TKS-Geschäftsleitung Portfolio-/Baumanagement F&S-Leitung CEO-TKH Eigentümer / Vertreter Portfolio Facility FM- Operatives Immobilienmanagement Bewirtschafter Bauherr GL-TKH Bauherrenvertreter Bau Projekt Facility Management Planer Verwalter Lieferant Lieferant Lieferant Bewachung Zentrale Zugriffsbew. sbeauftragter Dienste Unternehmer Betreiber 1100 N ormatives Managem ent -Rekrutierung von Personal - P erson alfüh rung - P erson alentwicklu ng -Personalmutation - Mitarbe ite ri nfor ma tion - E in sa tzplanun g - B eur teilung - B eför derung - Q/U- Politik de finie ren -Q/U-Planung durchführen - Q/U- Lenku ng w ahrne hme n - QM/UM-Au sbil dung betre iben - Innova tio nsmana gement - Stör- u nd No tfallma nag eme nt - Umwel trechtskonfo rm. pr üfen - Umwel tstrategi e - Ge setzliche Forderun gen - Risiko-Identifikation -Risiko-Quantifizierung - Risi ko -Strategie - Risi kobew ältig ung -Risiko-Überwachung - Risi ko -Ausb ild ung - Finan cial Repor ting - Performance Measure men t - Mana ge ment Accounting - Finan zierun g - I nve st iti on sr ec hn ung - Bilanz - un d Erfo lgsa na ly se - Budgetierung - Bereitste lu ng von Ke nnzah len un d Auswertungen - Con tro l ing-konzept - Ziele und Zie lk riteri en festle ge n - Frühw arnind ikatoren fe stlegen - Rep ortin g - Abwei chun gen a nalysie re n - Massn ahmen um setz en - Ko mmunikationscontr ol lin g - Interne Ko mmun ikation - Externe Kommunikation - Strategisch e IS -Systemplan ung - Te chnolog iemanag eme nt 1410 Perso nal management xxxx Qu alit ät s / Umwelt - m anag ement xxxx Risikomana gement xxxx Finan zmanagement xxxx C ontrol ling xxxx Info rm ation s - und Kom muni kationsmgm t. - Pro je kt vo rber ei tung - Pro je ktorga nisa tio n - Bewilligung sverfahren - Pro je ktterminierung - Pro je ktco ntrolling - Ände rungswe sen -Abnahme - Pro je kt abschluss - Ko ntier ung - Proje ktrechnun gswesen - L eistun gsverr echnu ng -Finanzbuchhaltung - Be trieb sb uchha ltung - L ie genschaften bu chh al tung -Eingangsfakturen - Au sgan gsfaktur en - Offe rtein holung - Beschaffung HW/S W -Test HW/SW - Beschaffung BE -Bewerten -Verbessern - D efin itio n vo n Wis senszi el en - Identifikation von Wissen -Erwerb und Entwicklung von Wissen - Bewa hrung von Wissen -Verte ilung von Wissen -Prozess- Syste mbes chre ibun g -Dokumentenle nk ung -Glos sary - Büroarbe ite n - Mitar beite runterstützu ng - Kasse füh ren - D okumen tengestaltung - Telefondien st - Versich er ungsmgmt. xx xx Auf trags - u. Proj ektmanag em. xxxx Rech nungs wesen Procurem en t Serv allg. Unterstützun gspr oz. Xxxx Wi sse nsm anag emt Prozess- System xxxx A dministra ti on - Strategi e - Mittelfristpla nung - B ene fiz - Vision - Leitb il d - V er hal ten sg ru ndsätze Unterstü tzun gspro zes se xxxx Strategisches Management - Strategi e - Mittelfristpla nung - B ene fiz Managementprozesse 7100 Marketing (BNH) 7100 Vertrieb (BNH) Marke tingkonzept Corporate Identit y F&S Aquis ition Pa rt neri n g Customer Relation Man agement 7520 Be tr ieb techn isch er Anlag en (JON ) 7530 Instandhaltung (JON) 7531 Ge plant e I ns tandhaltung 7550 Entso rg ung (UTA) 7560 Geb äuder ein igung (A BU ) 7570 U m-u nd A usb aute n (SUW) 7571 Abnah me /Über gabe 7610 Entwicklun g Ob je kt strate gie(bgt) L ieg en sch aftenco nt rolling (BEW ) 7630 Strategische Flächenund Belegung splan ung (BEW) St rat eg isc he Investitionsplanu ng (BNH) 7600 Facility - Man ag ement (BEW) 7710 Entwicklung Immobilien Portf oliostrategie(bgt) 7700 Immobilien Portfolio - Management (BGT) Bud g etie ru ng F S ink l. Immobilien-Portfolio (BGT) A rb e itsp la tzp l an ung Umzugsplanung 7450 Umzugsdurchführung 7460 Mobiliarbewirtschaftun g(uta) 7470 Mobiliarverrechnung (HIL) 7400 Beschaffung und Bereitstellung von Arbeitsplätzen Bedü rf ni sa nal yse (OHF ) 7420 Umzugslösung en (OHF ) 7730 Bewertung(BGT ) Hauptprozess: Abnahme /Übernahme Anlage (HIA) Garantiemanagement (HOI ) Kleinaufträge Hau sdienst (UTA) 7510 Li eg en schaf t en verwal tu ng (H OI ) 7511 Anmiete 7512 Mietvertragsbeendigung 7513 Raumverrechnung 7532 Ungepl ante Instandhaltung 7540 Geb äu de in fr astru ktur und - versorgun g (BNH) 7541 Ener giem anagement (TAR) 7480 Arbeit splatzb e- stellun g (TABS) (OHF ) Pro zessgru ppe: Zu gr iffsb ewir tsch af tu n g (SHP) (vor mals 7 220) Sa n itä ts diens t (MTK) Umw elts chu tz (SPH) 7800 (SPH) Saf ety & Secur ity (S P H ) Bewa chu n g (BUG ) 7200 Dien ste (HIL) Empf an g/zu trit t (ZO R) Spe zialz utritt ( temp.) Zutr itt Mita rbeite nde (SHP) 7213 Ersatzbadge 7230 Telefonservice (Z OR) Servicenummer F&S 7240 Postservice (WER) Alarm-u.S törungseing. (BUG) T ran sp or t (UTA) Par kp latzbewirtscha ftung (H OI) Spezialpa rkplätze 7280 Personalverpflegung (HIL) M eet in gs & E ven ts (UTA ) 7500 Gebäude - management (BNH) - Mitarbeiter Gewin nung - Mitarbeiter Einfüh rung - Mitarbeiter-Betre uu ng - Mitarbeiter-Austritt -Personalvorsorge - Le hrlin gs ausbildu ng - Sa lä rb etreuung - Unfa lv er sicherun g -Personal/OE-Entw Human R es ources Mo ve Produkt: Eigentüm er In fo Loc ate Le ad Ca sh GL T KH Sa ve PF M (Eigentümer) Eigen tüm er Me et Wo rk Prozess: Flächenmanagement strategisch Prozessowner: U. Betz-Moser Zielsetzung: Strategieentscheid und Vorgehen 1-3 Jahre betreffend Flächen- und Belegungsplanung ist genehmigt Prozessschnittstellen: - Strategische Investitionsplanung - Controlling - Arbeitsplatzplanung Prozessablauf Beschreibung RP Hilfsmittel Verantw. Flächenveränderungen im laufenden Jahr überprüfen und im Flächenbaum aktualisieren 01 Kennzahlen aus den Controlling im Zusammenhang mit MA und Büroflächen zusammentragen Flächenbedarf zusammenstellen und festhalten 02 Umzugsvolumen der vergangenen Jahre analysieren und ergänzen Umzugsentwicklung der letzten Jahre inkl. Folgejahr erstellen 03 Bekannte grössere Projekte des Folgejahres zusammenstellen Übersicht geplante Umzugsaktivitäten erstellen Alle im laufenden Jahr umgesetzten Umzüge und Belegungsanpassungen mit bekannten Anforder ungen/veränderungen ergänzen 04 Raum- und Belegungsplanungskonzept für das Folgejahr erstellen und genehmigen Strat. Investionsplanung Fl ächen-/ Belegungsplanung Flächenbaum prüfen / aktual isieren Gesamtbericht er - stellen/genehmi gen Planung abgeschlossen MA-/Büro-KZ zusammenstellen/ auswerten Umzugsentwicklung festhal ten Erei gni sse und Proj ekte erfassen Belegungspläne -IST darstellen Arbeitsplatzplanung Controlling Relevanzmatrix: Flächenmanagement strategisch Pos Risikobeschreibung Knowledge Ressourcen Risk Change Links 01 Flächenbaum entspricht nicht dem Ist- Zust and Know How über Aktualisierung des Flächenbaums nicht für die laufende Aktualisierung Falsche Planungsgrundlagen Kennzahlen, Benchmarks sind nicht vergleichbar - Energiebezugs- fläche - Flächenbaum TK 02 Ungenügende Kennzahlen aus dem Controlling Hohes Know How für Datenpflege erforderlich für die Dat enpflege Fehlentscheide wegen ungenügenden Planungsgrundlagen gegens eitiger Nutzen (auch nicht finanzieller Art) aufzeigen - FM Monitor 03 Projekte / Umzüge sind nicht bekannt Organisation gibt geplante Projekte / Umzüge bekannt Budgetungenauigkeiten Synergiepotenzial ist nicht erkennbar Von Zufallsprinzip zur Planung von Abhängigkeiten - Umzugsbudget - Standard Arbeitsplatz 04 Belegungspläne entsprechen nicht dem Ist-Zustand Know How über Aktualisierung der Belegungspläne nicht für die laufende Aktualisierung Verluste wegen schlechter Belegung Kosten-Nutz en- Effizienzst eigerung dank Disziplin - Layoutplan Managementprozess e 091a.1 Notfallman agement 091a.2 Koord. Sicherhe it 091a.3 Siche rheitsü bungen 091a.4 Nachweise Be hörden 091a smanagement 010b.1 Budgetierung 010b.2 Invest itionsplanu ng 010b.3 Benchmarkin g 010b.4 Fi na nzc ontro lli ng 010b Finanzmanagement 010c.1 Rekrutierung 010c.2 Führung/Entwicklung 010c.3 Beu rteilung 010c.4 Information 010a Personalwesen 091b.1 Q/U-Strategie 091b.2 Q/U- Aus bi ldung 091b.3 Gesetz. Anforderung 091b Qualitäts-/Umweltmanagement 091 c.1 Strategien 091 c.2 Entwicklung 091 c.3 Gewährleistung 091c Bauprojekte 030a Fl äc henma nagement 030b Kennza hl en 030c Reporting 030d Massnahmen 030 Zentrale Datenhaltung Unterstützungsprozesse Support Veranstaltung Auditorium 229a B egl ei tung ex te rner Fi rmen 229c A uf-/abbauar bei ten 229d Mediensteuerung 229e Pikettdienst Veranstaltung S upport Museum 229a Begl ei tung ex terner Fi rmen 229b Auf-/A bbauarbei ten Aus stell ung 229f A npas sun g Samml ung 214 B etreu ung GEB A 215 B etreu ung SMS 216 Op erative Instandhaltungsp la nung 218 Ge währ l ei stungs ver fol gung 428a Tagesdienst Reinigung Support Sitz ungen und Seminare 540a A udi ov is uel l e E in ri ch tungen 229b Auss tattung /Möbli er un g 229c Kundenbetreuu ng Medien technik 229d P ik ettdienst Kasse Information 428 a Tage sdi en st Rein ig ung 432 h Aufsichtskoordination 432 i Aufsicht 221 Inbetrieb neh men 222 Bedienen 223 Inspizieren 224 Warten 2 26 Störungsbehebung 2 28 Um-/Ausbauten 2 41 Laufend e Ener gi ekont roll e 2 43 Betriebsoptimierung 410 I nfra. Mana gement 420 Geb äuderein ig ung 431 Loge/Zugangskontrolle 432d Stre ifengänge 44 0 Haus di ens t 45 0 Ar eal di ens t 49 0 Entsorgung 503 Reception 504 Tel efondi ens te 505 Postdienste 510 Kopierdienste 500 Adm inistration 310 EDV-Mana gement 320 Kommunikationsmg t. 330 Telekommun ikation 300 IT-Managem ent XXX Wissensmanagement 612 Nebenk ostenrec hnu ng 613 Nutzungskosten 624 St euern 625 Gebühren/Abgaben 626 Ve rsic her ungen 600 Kaufm. GM 550 Beschaffung MitarbeiterInnen ZPK Kuratoren Bereich SF Bereich MU Produkte: Managementprozess e 091a.1 Notfallman agement 091a.2 Koord. Sicherhe it 091a.3 Siche rheitsü bungen 091a.4 Nachweise Be hörden 091a smanagement 010b.1 Budgetierung 010b.2 Invest itionsplanu ng 010b.3 Benchmarkin g 010b.4 Fi na nzc ontro lli ng 010b Finanzmanagement 010c.1 Rekrutierung 010c.2 Führung/Entwicklung 010c.3 Beu rteilung 010c.4 Information 010a Personalwesen 091b.1 Q/U-Strategie 091b.2 Q/U- Aus bi ldung 091b.3 Gesetz. Anforderung 091b Qualitäts-/Umweltmanagement 091 c.1 Strategien 091 c.2 Entwicklung 091 c.3 Gewährleistung 091c Bauprojekte 030a Fl äc henma nagement 030b Kennza hl en 030c Reporting 030d Massnahmen 030 Zentrale Datenhaltung Unterstützungsprozesse Support Veranstaltung Auditorium 229a B egl ei tung ex te rner Fi rmen 229c A uf-/abbauar bei ten 229d Mediensteuerung 229e Pikettdienst Veranstaltung S upport Museum 229a Begl ei tung ex terner Fi rmen 229b Auf-/A bbauarbei ten Aus stell ung 229f A npas sun g Samml ung 214 B etreu ung GEB A 215 B etreu ung SMS 216 Op erative Instandhaltungsp la nung 218 Ge währ l ei stungs ver fol gung 428a Tagesdienst Reinigung Support Sitz ungen und Seminare 540a A udi ov is uel l e E in ri ch tungen 229b Auss tattung /Möbli er un g 229c Kundenbetreuu ng Medien technik 229d P ik ettdienst Kasse Information 428 a Tage sdi en st Rein ig ung 432 h Aufsichtskoordination 432 i Aufsicht 221 Inbetrieb neh men 222 Bedienen 223 Inspizieren 224 Warten 2 26 Störungsbehebung 2 28 Um-/Ausbauten 2 41 Laufend e Ener gi ekont roll e 2 43 Betriebsoptimierung 410 I nfra. Mana gement 420 Geb äuderein ig ung 431 Loge/Zugangskontrolle 432d Stre ifengänge 44 0 Haus di ens t 45 0 Ar eal di ens t 49 0 Entsorgung 503 Reception 504 Tel efondi ens te 505 Postdienste 510 Kopierdienste 500 Adm inistration 310 EDV-Mana gement 320 Kommunikationsmg t. 330 Telekommun ikation 300 IT-Managem ent XXX Wissensmanagement 612 Nebenk ostenrec hnu ng 613 Nutzungskosten 624 St euern 625 Gebühren/Abgaben 626 Ve rsic her ungen 600 Kaufm. GM 550 Beschaffung MitarbeiterInnen ZPK Kuratoren Bereich SF Bereich MU Produkte: Betreibermodell Case studies Rollenrmodell Prozessmodell Prozessübersicht Prozesse Relevanzmatrix Kultur- und Kongresszentrum Luzern Hilfsmittel, Checklisten, Benchmarks Betreiberin: KKL Management AG Departement: Gebäude&Inf rastruktur Eigent ümerin Trägerstiftung KKL Stadt, Kanton, Private Behörden Arbeitssicherheit, Katastophenschutz, Kunstmuseum Luzern, Kantorei, Lucerve Serviceleist ungen Berater/Planer/U nternehmer Bauprojekte, Gastronomie Mark eti ng& Sales Finanzen& Human Ressources Veranstaltungen Kontrolliert und überwacht Kosten Formuliert Bedürfnisse Vermietet Raum und Leistungen Führt Liegenschaftenrechnung Erteilt Aufträge und kontrolliert Leistungen Definiert und kontrolliert Serviceleistungen Facility Management Erbringt Nachweise Geschäftsleitung Nachbarn Post, SBB, HWV, (, Synergien) Erfahrungs- Austausch Anträge/Rechenschaft Aufträge Bedürfnisse formulieren / Erbringung von Dienstleistungen Haustechnik Hausdienst IT Definiert und kontroll iert Leistungen Departemente: Hauswirtschaft Betreiberin: KKL Management AG Departement: Gebäude&Inf rastruktur Eigent ümerin Trägerstiftung KKL Stadt, Kanton, Private Behörden Arbeitssicherheit, Katastophenschutz, Kunstmuseum Luzern, Kantorei, Lucerve Serviceleist ungen Berater/Planer/U nternehmer Bauprojekte, Gastronomie Mark eti ng& Sales Finanzen& Human Ressources Veranstaltungen Kontrolliert und überwacht Kosten Formuliert Bedürfnisse Vermietet Raum und Leistungen Führt Liegenschaftenrechnung Erteilt Aufträge und kontrolliert Leistungen Definiert und kontrolliert Serviceleistungen Facility Management Erbringt Nachweise Geschäftsleitung Nachbarn Post, SBB, HWV, (, Synergien) Erfahrungs- Austausch Anträge/Rechenschaft Aufträge Bedürfnisse formulieren / Erbringung von Dienstleistungen Haustechnik Hausdienst IT Definiert und kontroll iert Leistungen Departemente: Hauswirtschaft Prozess: 06 Geplante Instandhaltung Prozessowner: Hr. Lang Zielsetzung: Klare Auftragsabwicklung mit eindeutig definierter interner und exter ner Leistungszuordnung Prozessschnittstellen: - Veranstaltungsmanagement - Vertragsmanagement - Dokumentation, Datenpflege Prozessablauf Besch reib ung RP Hilfsmittel Verantw. Im Rahmen der Instandhaltungsplanung werden terminierte Aufträge ausgelöst Wartungsvertrag komplett mit allen notwendigen Daten Abstimmung Ter mine mit realistischem Zeithorizont unter Berücksichtigung von Raumbelegung von n und Veranstaltungen sowie Verfügbarkeit interner Personalressourcen Aufträge und er forderliche Unterlagen werden aus dem IPS abgerufen Externes Wartungspersonal wird eingewiesen (Übergabe Unterlagen, Hinweise zu und Veranstaltungen) Stichprobenartige Kontrolle der vor Ort ausgeführten Wartungsarbeiten (Qualitätssicherung) Abzeichnen von Tätigkeitslisten und Aufwendungen Erkenntnisse aus der Wartungsdur chführung werden ausgewer tet (z.b. Ersatzteilbeschaffung, Systemtemper aturen, Anlagenteile die unnötig in Betrieb sind), Massnahmen ableiten, Aufträge auslösen, Anpassung und Optimierung Intervall Gegebenenfalls Verrechnung der Leistungen Investitionsplanung Wartungstätigkeit Wartungsvertrag Koordination Unterlagen Einweisung Wartungspersonal Stichprobe Auschecken Terminplanung Instandhaltung Veranstaltungs management Vertragsmanagement Erfassung Aufträge Erfolgskontrolle Wissensbox Verrechnung Aufwand Auftrag abgeschlossen Dokum entation Datenpflege Wartungsvorgaben, shinweise, Pläne, Schemata Abschlussformular vollständig ausgefüllt Pos Risikobeschreibung Knowledge Ressourcen Risk Change Links Ungeplante Instandhaltung und weiter e ungeplante Aufgaben verdr ängen aus Zeitgr ünden die geplante Instandhaltung, die Zeit f ür Energieoptimierungen fehlt dadurch. Es fehlt eine klare Organisation für Ungeplantes Personelle Ressourcen fehlen. Aufzeigen der GL wie K/N für mehr Personal gegenüber reduzierten Kosten im Betrieb Geplante Instandhaltung wird vernachlässigt. Schadenshäufigkeit und Störmeldungen nehmen zu Laufende Veränderungen im Unternehmen verhindern k lare Organisation weil Prozesse und Abläufe fehl en Nicht energiegerechte Reaktion oder M anipulationen von ungesc hultem Pikett-Personal. Energiewissen f ehlt, daher Schulung notwendig Energieverbrauch steigt aufgrund falscher Reaktionen Kein Erfolg bei Änderung des Unternehmers, weil Anforderungen fehlen Die Pikett-Organisation zwingt der gesamten Serviceorganisation die Einsatzpläne auf Wartungsverträge müssen genau definiert sein in Bezug auf Pikett- Leis-tungen der Fremdfirmen Hohe und rasche Verfügbarkeit von Fremdfirmen erhöhen die Kosten Telekurs AG sverantwort - liche CSO GL-TKH Chief Security Officer / MA TKG Gruppengesell. Externe Eigentümer / Investor Eigentümer / Investor TKH-Geschäftsleitung Strategisches Immobilienmanagement TKS-Geschäftsleitung Portfolio-/Baumanagement F&S-Leitung CEO-TKH Eigentümer / Vertreter Portfolio Facility FM- Operatives Immobilienmanagement Bewirtschafter Bauherr GL-TKH Bauherrenvertreter Bau Projekt Facility Management Planer Verwalter Lieferant Lieferant Lieferant Bewachung Zentrale Zugriffsbew. sbeauftragter Dienste Unternehmer Betreiber 1100 N ormatives Managem ent - R ekr utierun g vo n Persona l -Personalführung -Personalentwicklung -Personalmutation - M it arbe ite ri nf or ma tion - E in sa tzplanun g - B eur teilung - B eför derung - Q/U- Politik de finie ren -Q/U-Planung durchführen - Q/U- Lenku ng w ahrne hme n -QM/UM-Ausbildung betreiben - Innova tio nsmana gement -Stör-und Notfallmanagement - Umwel trechtskonfo rm. pr üfen - Umwel tstrategi e - Ge setzliche F orderun gen - Risiko-Identifikation - Risi ko -Quan tifizier un g -Risiko-Strategie - Risi kobew ältig ung - Risiko-Überwachung -Risiko-Ausbildung - F inan cial Repor ting - Performance Measure men t -Management Accounting -Finanzierung - I nve st iti on sr ec hn ung - B ilanz - un d E rfo lgsa na ly se - Budgetierung - Bereitste lu ng von Ke nnzah len un d Auswertungen - Con tro l ing-konzept - Z iele und Zie lk rit eri en f estle ge n - F rühw arnind ikatoren fe stlegen - Rep ortin g - Abwei chun gen a nalysie re n - Massn ahmen um setz en - Ko mmunikationscontr ollin g - Interne Ko mmun ikation - Exte rn e Ko mmunikation - Strategisch e IS -Systemplan ung - Te chnolog iemanag eme nt 1410 Perso nal management xxxx Qu alit ät s / Umwelt - m anag ement xxxx Risikomana gement xxxx Finan zmanagement xxxx C ontrol ling xxxx Info rm ation s - und Kom muni kationsmgm t. - P ro je kt vo rber ei tung - Pro je ktorga nisa tio n - B ewilligung sverf ahren - P ro je kt t erm inierung - P ro je kt co nt rolling - Ände rungswe sen -Abnahme - Pro je ktab schluss - Ko ntier ung - Proje ktrechnun gswesen - L eistun gsverr echnu ng -Finanzbuchhaltung - Be trieb sb uchha ltung - L ie genschaften bu chhaltung -Eingangsfakturen - Au sgan gsfaktur en - Offe rtein holung - Beschaffung HW/S W -Test HW/SW - Beschaffung BE -Bewerten -Verbessern - D ef in itio n vo n Wissenszielen - I dent ifikat ion von W issen -Erwerb und Entwicklung von Wissen - Bewa hrung von W issen -Verte ilung von W issen -Prozess- Systembeschreibung -Dokumentenle nk ung -Glos sary - Büroarbe ite n - M it ar beite runt erst üt zu ng -Kasse führen - D okumen tengestaltung - T elefondien st - Versich er ungsmgmt. xx xx Auf trags - u. Proj ektmanag em. xxxx Rech nungs wesen Procurem en t Serv allg. Unterstützun gspr oz. Xxxx Wi sse nsm anag emt Prozess- System xxxx A dministra ti on - Strategi e - Mittelfristpla nung - B ene fiz - V ision - Leitb il d - V er hal t en sg ru ndsät ze Unterstü tzun gspro zes se xxxx Strategisches Management - Strategi e - Mittelfristpla nung - B ene fiz Managementprozesse 7100 Marketing (BNH) 7100 Vertrieb (BNH) 7100 Marketingkonzept Co rp o rate Id en tit y F&S 7130 Aquisition Pa rt ne ri n g Cu sto mer Relation Man ag emen t 7520 Be tr ieb techn isch er Anlag en (JON ) 7530 Instandhaltung (JON) 7531 Ge plante Instandhaltung 7550 Entso rg ung (UTA) 7560 Geb äuder ein igung (A BU ) 7570 U m-u nd A usb aute n (SUW) 7571 Abnah me /Übergabe 7610 Entwicklun g Ob je kt strate gie(bgt) L ieg en sch aftenco nt rolling (B EW ) 7630 Strategische Flächenund Belegung splan ung (BEW) St rat eg isc he Investitionsplanu ng (BNH) 7600 Facility - Man ag ement (BEW) 7710 Entwicklung Immobilien Portf oliostrategie(bgt) 7700 Immobilien Portfolio - Management (BGT) Bud g etie ru ng F S ink l. Immobilien-Portfolio (BG T) A rb e itsp la tzp l an ung Umzugsplanung 7450 Umzugsdurchführung 7460 Mobiliarbewirtschaftun g(uta) 7470 Mobiliarverrechnung (HIL) 7400 Beschaffung und Bereitstellung von Arbeitsplätzen Bedü rf ni sa nal yse (OH F ) 7420 Umzugslösung en (OH F ) 7730 Bewertung(BGT ) Hauptprozess: Abnahme /Übernahme Anlage (HIA) Garantiemanagement (HOI ) Kleinaufträge Hau sdienst (UTA) 7510 Li eg en schaf t en verwal tu ng (H OI ) 7511 Anmiete 7512 Mietvertragsbeendigung 7513 Raumverrechnung 7532 Ungepl ante Instandhaltung 7540 Geb äu de in fr astru ktur und - versorgun g (BNH) 7541 Energiemanagement (TAR) 7480 Arbeit splatzb e- stellun g (TABS) (OHF ) Pro zessgru ppe: Zu gr iffsb ewir tsch af tu n g (SHP) (vor mals 7 220) Sa n itä ts diens t (MTK) Umw elts chu tz (SPH) 7800 (SPH) Saf ety & Secur ity (S P H ) Bewa chu n g (BUG ) 7200 Dien ste (HIL) Empf an g/zu trit t (ZO R) Spe zialz utritt ( temp.) Zutr itt Mita rbeite nde (SHP) 7213 Ersatzbadge 7230 Telefonservice (Z OR) Servicenummer F&S 7240 Postservice (WER) Alarm-u.S törungseing. (BUG) T ran sp or t (UTA) Par kp latzbewirtscha ftung (H OI) Spezialpa rkplätze 7280 Personalverpflegung (HIL) M eet in gs & E ven ts (UTA ) 7500 Gebäude - management (BNH) - Mitarbeiter Gewin nung - Mitarbeiter Einfüh rung - Mitarbeiter-Betre uu ng - Mitarbeiter-Austritt -Personalvorsorge - Le hrlin gs ausbildu ng - Sa lä rb etreuung - Unfa lv er sicherun g -Personal/OE-Entw Human R es ources Mo ve Produkt: Eigentüm er In fo Loc ate Le ad Ca sh GL T KH Sa ve PF M (Eigentümer) Eigen tüm er Me et Wo rk Prozess: Flächenmanagement strategisch Prozessowner: U. Betz-Moser Zielsetzung: Strategieentscheid und Vorgehen 1-3 Jahre betreffend Flächen- und Belegungsplanung ist genehmigt Prozessschnittstellen: - Strategische Investitionsplanung - Controlling - Arbeitsplatzplanung Prozessablauf Beschreibung RP Hilfsmittel Verantw. Flächenveränderungen im laufenden Jahr überprüfen und im Flächenbaum aktualisieren 01 Kennzahlen aus den Controlling im Zusammenhang mit MA und Büroflächen zusammentragen Flächenbedarf zusammenstellen und festhalten 02 Umzugsvolumen der vergangenen Jahre analysieren und ergänzen Umzugsentwicklung der letzten Jahre inkl. Folgejahr erstellen 03 Bekannte grössere Projekte des Folgejahres zusammenstellen Übersicht geplante Umzugsaktivitäten erstellen Alle im laufenden Jahr umgesetzten Umzüge und Belegungsanpassungen mit bekannten Anforder ungen/veränderungen ergänzen 04 Raum- und Belegungsplanungskonzept für das Folgejahr erstellen und genehmigen Strat. Investionsplanung Fl ächen-/ Belegungsplanung Flächenbaum prüfen / aktual isieren Gesamtbericht er - stellen/genehmi gen Planung abgeschlossen MA-/Büro-KZ zusammenstellen/ auswerten Umzugsentwicklung festhal ten Erei gni sse und Proj ekte erfassen Belegungspläne -IST darstellen Arbeitsplatzplanung Controlling Relevanzmatrix: Flächenmanagement strategisch Pos Risikobeschreibung Knowledge Ressourcen Risk Change Links 01 Flächenbaum entspricht nicht dem Ist- Zust and Know How über Aktualisierung des Flächenbaums nicht für die laufende Aktualisierung Falsche Planungsgrundlagen Kennzahlen, Benchmarks sind nicht vergleichbar - Energiebezugs- fläche - Flächenbaum TK 02 Ungenügende Kennzahlen aus dem Controlling Hohes Know How für Datenpflege erforderlich für die Dat enpflege Fehlentscheide wegen ungenügenden Planungsgrundlagen gegens eitiger Nutzen (auch nicht finanzieller Art) aufzeigen - FM Monitor 03 Projekte / Umzüge sind nicht bekannt Organisation gibt geplante Projekte / Umzüge bekannt Budgetungenauigkeiten Synergiepotenzial ist nicht erkennbar Von Zufallsprinzip zur Planung von Abhängigkeiten - Umzugsbudget - Standard Arbeitsplatz 04 Belegungspläne entsprechen nicht dem Ist-Zustand Know How über Aktualisierung der Belegungspläne nicht für die laufende Aktualisierung Verluste wegen schlechter Belegung Kosten-Nutz en- Effizienzst eigerung dank Disziplin - Layoutplan Managementprozess e 091a.1 Notfallman agement 091a.2 Koord. Sicherhe it 091a.3 Siche rheitsü bungen 091a.4 Nachweise Be hörden 091a smanagement 010b.1 Budgetierung 010b.2 Invest itionsplanu ng 010b.3 Benchmarkin g 010b.4 Fi na nzc ontro lli ng 010b Finanzmanagement 010c.1 Rekrutierung 010c.2 Führung/Entwicklung 010c.3 Beu rteilung 010c.4 Information 010a Personalwesen 091b.1 Q/U-Strategie 091b.2 Q/U- Aus bi ldung 091b.3 Gesetz. Anforderung 091b Qualitäts-/Umweltmanagement 091 c.1 Strategien 091 c.2 Entwicklung 091 c.3 Gewährleistung 091c Bauprojekte 030a Fl äc henma nagement 030b Kennza hl en 030c Reporting 030d Massnahmen 030 Zentrale Datenhaltung Unterstützungsprozesse Support Veranstaltung Auditorium 229a B egl ei tung ex te rner Fi rmen 229c A uf-/abbauar bei ten 229d Mediensteuerung 229e Pikettdienst Veranstaltung S upport Museum 229a Begl ei tung ex terner Fi rmen 229b Auf-/A bbauarbei ten Aus stell ung 229f A npas sun g Samml ung 214 B etreu ung GEB A 215 B etreu ung SMS 216 Op erative Instandhaltungsp la nung 218 Ge währ l ei stungs ver fol gung 428a Tagesdienst Reinigung Support Sitz ungen und Seminare 540a A udi ov is uel l e E in ri ch tungen 229b Auss tattung /Möbli er un g 229c Kundenbetreuu ng Medien technik 229d P ik ettdienst Kasse Information 428 a Tage sdi en st Rein ig ung 432 h Aufsichtskoordination 432 i Aufsicht 221 Inbetrieb neh men 222 Bedienen 223 Inspizieren 224 Warten 2 26 Störungsbehebung 2 28 Um-/Ausbauten 2 41 Laufend e Ener gi ekont roll e 2 43 Betriebsoptimierung 410 I nfra. Mana gement 420 Geb äuderein ig ung 431 Loge/Zugangskontrolle 432d Stre ifengänge 44 0 Haus di ens t 45 0 Ar eal di ens t 49 0 Entsorgung 503 Reception 504 Tel efondi ens te 505 Postdienste 510 Kopierdienste 500 Adm inistration 310 EDV-Mana gement 320 Kommunikationsmg t. 330 Telekommun ikation 300 IT-Managem ent XXX Wissensmanagement 612 Nebenk ostenrec hnu ng 613 Nutzungskosten 624 St euern 625 Gebühren/Abgaben 626 Ve rsic her ungen 600 Kaufm. GM 550 Beschaffung MitarbeiterInnen ZPK Kuratoren Bereich SF Bereich MU Produkte: Managementprozess e 091a.1 Notfallman agement 091a.2 Koord. Sicherhe it 091a.3 Siche rheitsü bungen 091a.4 Nachweise Be hörden 091a smanagement 010b.1 Budgetierung 010b.2 Invest itionsplanu ng 010b.3 Benchmarkin g 010b.4 Fi na nzc ontro lli ng 010b Finanzmanagement 010c.1 Rekrutierung 010c.2 Führung/Entwicklung 010c.3 Beu rteilung 010c.4 Information 010a Personalwesen 091b.1 Q/U-Strategie 091b.2 Q/U- Aus bi ldung 091b.3 Gesetz. 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