Norbert Zucht KGSt-Referent in den Programmbereichen Lösungen & Informationsmanagement

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1 Wirkungsorientierte Steuerung Empfehlungen und Handlungsansätze der KGSt Norbert Zucht KGSt-Referent in den Programmbereichen Lösungen & Informationsmanagement Reform-Manufaktur Bremen Freie und Hansestadt Bremen, 30. April 2015

2 Norbert Zucht Seit 2012 Referent in Programmbereichen Lösungen & Informationsmanagement Themenschwerpunkte in der KGSt Strategisches Management Verwaltungsinnovationen Prozess- und Qualitätsmanagement Strategische Haushaltskonsolidierung Bürgerservices Ausbildung, Studium und Fortbildungen Verwaltungsbetriebswirtschaftslehre, Master of Public Administration, Moderation, Prozessmodellierung und Qualitätsmanagement Berufserfahrung 6 ½ Jahre Stadt Ratingen, E-Government, IT-Koordination, Prozessmanagement, Organisationsberatung &-entwicklung 2 Jahre nebenberuflicher Lehrauftrag an der FHöV NRW, Abteilung DU

3 Was ist überhaupt wirkungsorientierte Steuerung? Zitat Oberkreisdirektor a.d. Raimund Pingel, Kreis Borken: Die Menschen interessiert nicht, welches Waschmittel wir verwenden, sondern ob die Wäsche sauber wird. Zielfelder und Leitfragen des strategischen Managements

4 Wozu das Ganze? Was für ein Unternehmen der Profit ist, ist für eine Kommune die Wirkung. Wirkungsorientierte Steuerung, um mehr für die Bürgerinnen und Bürger zu erreichen. Es geht um die Abkehr vom alten Verwaltungsgrundsatz: Wir sind auch ohne Bürger schwer beschäftigt!

5 Wie kommen Kommunen zu einer wirkungsorientierten Steuerung? Demografie Bildung Inklusion Wirkungsorientiert steuern bedeutet einen Kulturwandel in Politik und Verwaltung. Es gilt, die klassische Verwaltungsgliederung zu überbrücken.

6 Ausrichtung an einer kommunalen Gesamtstrategie

7 Wer und was wird dazu benötigt? - Ein Lernprozess, der in den Managementkreislauf führt Eggheads und Führungskräfte: interessierte Modernisiererszene Drahtzieher und Kofferträger : Humor, Teamgeist und Spaß! Die Bürgerschaft: Politische Gremien und Stadtgesellschaft Bereitschaft zu Dialog und Diskurs aller Akteure Transparenz des Verfahrens Einfache Methoden und Instrumente Geld? Vielleicht, aber auf jeden Fall Kreativität und Mut! Erfolgsdruck? Externe Moderation/ Verlässliche Partner? Strategiekompetenz und Strategiefähigkeit!

8 Das ist nicht einfach, denn die kommunale Welt ist komplex!

9 und damit auch ihre Steuerung

10 Sieben Anforderungen an das Kommunale Steuerungsmodell (KSM) der KGSt: 1. Stärkung einer strategischen und wirkungsorientierten Steuerung. Sie hat sich bewährt. Sie muss weiterentwickelt werden. 2. Stärkung der Führungskompetenz und Verantwortung der kommunalen Manager mit dem Ziel, Mitarbeiter zu fördern und zu fordern und Ergebnisverantwortung zu übernehmen. 3. Verbindung der Aufgaben- und Ressourcensteuerung in dem Sinne, dass Ressourcenentscheidungen der strategischen Produktpolitik zu folgen haben. Strategische Planung und Haushaltsentscheidungen müssen eng miteinander verknüpft sein. 4. Prozessorientierte Steuerung in dem Sinne, dass das Steuerungssystem und die Steuerungslogik an den relevanten Steuerungsprozessen festzumachen sind. 5. Verbesserung des Zusammenspiels von politischen Entscheidungen und Verwaltungshandeln in dem Sinne, dass auf der Basis von strategischen Planungen -temporär oder thematisch begrenzt - gemeinsame Zielorientierung möglich wird. 6. Offenheit für Mitwirkung in dem Sinne, dass eine neue Qualität der Transparenz und Öffnung des Verwaltungshandelns in die Gesellschaft hinein erwartet werden kann. 7. Qualifizierung des Steuerungssystems für die Steuerung von Leistungserstellungsprozessen in differenzierten IT-unterstützten Produktionsnetzwerken (E:Government, Shared Services, Cloud-Dienste).

11 Sieben Schritte zur kommunalen Gesamtstrategie Dieser Steuerungsprozess konkretisiert den im KSM dargestellten Steuerungsprozess Gesamtstrategie planen und umsetzen, der dort als örtliches Beispiel des Landkreises Potsdam-Mittelmark dargestellt wird, vgl. KGSt- Bericht 5/2013, S 47 ff. Die Prozessdarstellung kann in der KGSt-Prozessbibliothek heruntergeladen werden.

12 Kennzeichen einer kommunalen Gesamtstrategie < Sie wird gemeinsam mit der Stadtgesellschaft erarbeitet und umgesetzt. Damit fördert sie Transparenz, Bürgerengagement, Bürgerbeteiligung und Zusammenarbeit in Netzwerken (Gemeinwesenorientierung). < Sie passt sich der schneller verändernden Umwelt an. Der Handlungsbedarf ergibt sich nicht aus Bekanntem unter der Annahme gleichbleibenden Verlaufs, sondern aus zukünftigen Entwicklungspfaden und Trends. Die Faktoren für einen langfristigen Erfolg werden aus Zukunftsszenarien hergeleitet (Zukunftsorientierung). < Die mittel- und langfristig angestrebten Wirkungen werden genannt und messbar gemacht (Wirkungsorientierung). < Sie ist über die mittelfristige Finanzplanung und den Produkthaushalt mit der Ressourcensteuerung verknüpft (Ressourcenorientierung). < Sie wird von den Beschäftigten umgesetzt, indem übergeordnete Ziele mit Maßnahmen der täglichen Arbeit verbunden werden. Die Führungskräfte befähigen die Beschäftigten dazu. (Handlungsorientierung). < Erreichte und nicht erreichte Wirkungen und erfolgter Ressourceneinsatz werden reflektiert (Controllingorientierung). Gründe hinterfragen, Beteiligte einbeziehen, Veränderungen entscheiden.

13 Weitere Unterstützungsangebote für wirkungsorientierte Steuerung Wege zur kommunalen Gesamtstrategie (Bericht 2015, in Bearbeitung) Strategische Haushaltskonsolidierung (Handbuch 21/2014) Kommunalpolitisch steuern mit dem Haushalt. Ziele und Kennzahlen im Haushalt ausweisen (KGSt-Bericht 15/2014) Der demografische Wandel in Kommunalverwaltungen. Strategische Ausrichtung und Handlungsansätze des Finanzmanagements (KGSt-Bericht 6/2014). Leitbild Bürgerkommune (Bericht 3/2014) Das Kommunale Steuerungsmodell (KSM) (Bericht 5/2013) Wirkungsziele (Materialien 1/2007) Produktkritik (Bericht 3/2005) Kommunales CAF-Zentrum: CAF setzt an den richtigen Stellschrauben an! Praxiserprobte Anwendungsbereiche wirkungsorientierter Steuerung, z.b. Sozialmonitoring, Integrationsmonitoring, Demografiemonitoring. Entwickelte Materialien und Tools, z.b.: Value Mapping (Mannheim) und SROI (Münster/ Enschede). Von der Theorie zur Praxis in vielen Workshops und Inhouse-Seminaren! Keine Kommune setzt alle Elemente gleichzeitig ein. Jedes für sich leistet aber schon einen Beitrag zum Erfolg!

14 Der KGSt-Wirkungsmonitor Der Grundgedanke ist, dass die Beteiligten gemeinsame strategische Ziele verfolgen. Alle steuerungsrelevanten Informationen auf einen Blick - reduziert die Komplexität. Unterstützt bei der wirkungsorientierten Steuerung. Auswertungen über eine Filterfunktion nach Zielen, Zielgruppen und Wirkungsindikatoren. Ermöglicht Multiprojektsteuerung für beteiligungsorientierte Projekte. Beobachtung der Zielerreichung und Monitoring.

15 Gute kommunale Anwendungsbeispiele Die Stadt Mannheim ist bundesweit bekannt für ihre Strategische Steuerung und den Veränderungsprozess Change². CAF ist Teil des Masterplans und ermöglichte in kurzer Zeit eine analytische Organisationsdiagnose im Rahmen eines konstruktiven Diskussionsprozesses zwischen Führung und Beschäftigten. Der Landkreis Ebersberg bekommt durch die Selbstbewertung eine systematische Übersicht über ihre Verbesserungspotenziale per Management by Hausverstand. Seit 1995 andauernde Reformprozesse wurden auf den Prüfstand gestellt. Neben der Optimierung der strategischen, politischen Steuerung wurden u.a. durch CAF Qualitätsstandards und Servicegarantien eingeführt. Die Gratis-Autowäsche bei zu langer Wartezeit der Kfz-Zulassung und die Gratis-Bepflanzung bei zu langer Wartezeit beim Bauantrag sind die prominentesten Beispiele. In Solingen wird die Ziel-Prozess-Ressourcen-Modellierung (ZPRM) konzernweit erfolgreich eingesetzt, um den schwierigen Weg von der Haushaltskonsolidierung zur wirkungsorientierten Steuerung zu gehen. Sparen und Modernisieren schließen sich hierbei nicht gegenseitig aus, sondern werden über die Betrachtung der Prozesse zielgerichtet verknüpft. Das Besondere ist, dass in Steuerung und Service sogar investiert wird.

16 Gute kommunale Anwendungsbeispiele Die Landkreise Potsdam-Mittelmark und Lörrach sowie die Stadt Laatzen haben Steuerungssysteme entwickelt, für eine ganzheitliche Kreis- bzw. Stadtentwicklung im Sinne wirkungsorientierter Steuerung. Der Haushalt als zentrales kommunales Planungsinstrument ist darin elementar eingebunden.

17 Fazit: Wirkungsbeziehungen beachten! Quelle:

18 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Haben Sie etwa noch Fragen? Norbert Zucht Referent Lösungen & Informationsmanagement Telefon

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