Kurzbeschreibung. Personalzeitwirtschaft Java. Ein Produkt der all4time AG

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1 Kurzbeschreibung Personalzeitwirtschaft Java Ein Produkt der all4time AG all4time AG Goldbeckstrasse Hirschberg Telefon: 06201/ Telefax 06201/

2 Inhaltsverzeichnis 1 EINFÜHRUNG ALLGEMEINES FLEXIBILITÄT AUTOMATISIERUNG AKTUALITÄT SCHNITTSTELLEN BEDIENUNGSKOMFORT SICHERHEIT / DATENSCHUTZ STAMMDATEN HIERARCHIEN BEARBEITUNGSGRUPPEN ZEITMODELLE TABELLENSTEUERUNG BEARBEITUNG MANUELLEN KORREKTUREN ZEITAUFTEILUNG KOSTENSTELLEN VORDISPONIERTE ZEITEN DIENSTPLÄNE ÜBERSTUNDENGENEHMIGUNG ABSCHLÜSSE ABFRAGEN PROTOKOLLE AUSWERTUNGEN AUSWERTUNGEN IN EXCEL Aufbereiten der Daten Auswertung der Daten PERSONALEINSATZPLANUNG PEP EINLEITUNG PLANUNGSGRUPPEN ATTRIBUTE SCHICHTEN KAPAZITÄTSVORGABEN KAPAZITÄTSBEDARF QUALIFIKATIONEN GRUPPENZUORDNUNG ARBEITSMUSTER INTEGRATION ZU WEITEREN MODULEN WORKFLOW ANTRAG STELLEN ANTRAG GENEHMIGEN ABFRAGEN URLAUBSKONTO... FEHLER! TEXTMARKE NICHT DEFINIERT. 8 SYSTEMVORAUSSETZUNGEN ERFASSUNGSGERÄTE Seite 2 von 13 all4time AG Kurzbeschreibung-AS-PZW-Java-Adoku009.doc

3 1 Einführung Die betriebliche Wirklichkeit und das Marktumfeld verlangen differenzierte Zeitmodelle, u.a. Vertrauens- und Langzeitarbeitsformen, die durch das Gesetz über die sozialrechtliche Absicherung flexibler Arbeitszeitgestaltungen abgedeckt werden sollen. Insbesondere die Wertguthaben- und Störfallregelungen des Gesetzes zur Flexibilisierung der Arbeitszeit erfordern eine computergestützte Lösung. Auf die Personalabteilungen kommen durch diese Flexibilisierung der Arbeitszeiten grössere und zusätzliche Belastungen hinzu. Der Trend geht von starren und zentral geführten zu flexiblen und mitarbeitergesteuerten Arbeitszeit- Modellen. Unser Modul Personalzeitwirtschaft (AS-PZW) aus der all4time-bde Familie gehört zu den leistungsfähigsten und meist eingesetzten Lösungen für Personalzeit auf der iseries. Durch permanente und gezielte Weiterentwicklung unserer Produkte, werden wir sicherstellen, dass wir auch in Zukunft Marktführer für BDE Lösungen auf der iseries bleiben. Ihr Alltag ist kompliziert genug, darum machen wir Zeitwirtschaft einfach! Kurzbeschreibung-AS-PZW-Java-Adoku009.doc all4time AG Seite 3 von 13

4 2 Allgemeines Bei AS-PZW jware Version wurde der gesamte Anwendung in Java codiert. Dies bedeutet, dass Sie unsere Anwendung auf jedem PC, auf dem ein Browser (MS InternetExplorer oder Netscape) installiert ist, betreiben können. Auf dem PC ist keine weitere Software notwendig. Der Client holt sich von dem Server jeweils die aktuellsten Java Klassen. Dies bedeutet auch, dass Sie sich bei einem Releasewechsel nicht um irgendwelche Softwarestände auf den PC's kümmern müssen. 2.1 Flexibilität Die Datenbank und das Verhalten der Funktionen von AS-PZW werden über eine umfangreiche Parameterverwaltung gesteuert. Hierdurch ist gewährleistet, dass der Anwender in kurzer Zeit und vor allem ohne fremde Hilfe das Systemverhalten beeinflussen kann. 2.2 Automatisierung Durch grösstmögliche Automatisierung wird der Bearbeitungsaufwand für alle Funktionen im Zusammenhang mit Zeitwirtschaft erheblich reduziert. AS-PZW ist hochgradig automatisiert und bildet dadurch die Grundlage für geringe Betriebskosten - testen Sie selbst. 2.3 Aktualität Für ein zeitgemässes Personalmanagement ist Aktualität der Daten unerlässlich. Die Informationen aus der AS-PZW Anwendungsdatenbank dienen in Unternehmen nicht nur zur Lohn- und Gehaltsabrechnung, sondern können auch anderen Bereichen wie z.b. dem Controlling zur Verfügung gestellt werden. Durch den immer aktuellen Datenbestand wird eine Mehrfachbearbeitung in der Ablauforganisation vermieden. 2.4 Schnittstellen Für alle gängigen Lohn- und Gehaltsabrechnungspakete (Veda, P&I, SAP etc.) werden Schnittstellen zur Verfügung gestellt, die auf 'Knopfdruck' aktiv werden. 2.5 Bedienungskomfort Durch einfache Bedienung wird AS-PZW zu einem effizienten Werkzeug für den Anwender. Die feldbezogene ONLINE-Bedienerhilfe, sowie umfangreiche Suchfunktionen für alle Schlüsselbegriffe sind für AS-PZW selbstverständlich. Die komplette Anwendung wurde streng nach einheitlichen Richtlinien konzipiert. In allen Programmen sind Kopierfunktionen abrufbar. Der Funktions-/Programmwechsel muss nicht über komplizierte Menübäume erfolgen. Aus den einzelnen Programmbereichen kann ohne Menüwechsel in weitere Funktionen verzweigt werden. Häufig genutzte Funktionen können als Favoriten auf den Desktop gezogen werden. Das System bietet im Standard einen Menügenerator, mit dem der Anwender ohne fremde Hilfe eigene Menüs aufbauen kann. Die Zugriffe auf die einzelnen Funktionen erfolgen durch freie Auswahl aus dem Menübaum (Treeview). Der Menübaum steht permanent zur Verfügung und ermöglicht schnelles Verzweigen unabhängig von der momentan geöffneten Anwendung. Bei Bedarf kann der Menübaum natürlich ein- und ausgeblendet werden. Die Eingabe von Datumswerten wird durch eine Kalenderfunktion unterstützt. Ohne manuelle Eingabe kann das gewünschte Datum sekundenschnell ausgewählt werden. Der Bildschirmaufbau kann für die Farbgestaltung, Spaltenbreite, etc. individuell für jeden Benutzer gestaltet werden. 2.6 Sicherheit / Datenschutz AS-PZW verfügt über alle technischen Funktionen, die nötig sind, um die Anforderungen des Bundes Datenschutz Gesetzes an die Sicherheit von Personendaten zu erfüllen. Seite 4 von 13 all4time AG Kurzbeschreibung-AS-PZW-Java-Adoku009.doc

5 Durch eine umfangreiche Berechtigungsverwaltung nach Funktionsbereichen, Datenbeständen, Zeitarten, Abfragefunktionen und Tabellen kann die Anwendung vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden. Berechtigungen können dabei für einzelne Benutzer oder für Benutzergruppen vergeben werden. Folgende Programmfunktionen können einzeln geschützt werden: Erstellen Verwalten Kopieren Löschen Anzeigen Drucken 3 Stammdaten Stammdaten bilden eine wichtige Grundlage für eine effiziente Zeitverrechnung. Selbstverständlich stehen auch umfangreiche Kopierfunktionen und Programme für die Pflege von Massendaten zur Verfügung. Für bestimmte Stammdatenbereiche können die Eingabemasken so gesteuert werden, dass der Aufwand für die Datenpflege erheblich reduziert wird. Durch die hierarchische Aufbereitung der Stammdaten können beispielsweise auf Firmenebene allgemeine Angaben hinterlegt werden, die für alle Mitarbeiter gelten. Auf den untergeordneten Ebenen, wie Abteilung, Kostenstelle und Mitarbeiter können diese Angaben ebenfalls eingegeben werden, wobei jeweils der in der tiefsten Hierarchie-Ebene eingegebene Wert Gültigkeit hat. Die Stammdaten in AS-PZW sind in folgende Bereiche aufgeteilt: Firmen Abteilungen Kostenstellen Mitarbeiter Zeitmodelle Saldenregeln Kalender Schnittstelle zu Lohn- und Gehalt Tabellen 3.1 Hierarchien Die Angaben in den Firmendaten dienen der allgemeinen Beschreibung von AS-PZW. In der Regel werden hier Daten erfasst, die für die gesamten Mitarbeiter einer Firma Gültigkeit haben. Über die Stammdatenpflege von Abteilungen werden die Ausnahmebedingungen einer Abteilung festgehalten. Für alle Mitarbeiter, die über die Kostenstelle der Abteilung zugeordnet sind, werden die Ausnahmebedingungen berücksichtigt. Auf Kostenstellenebene können die Ausnahmebedingungen einer Kostenstelle festgehalten werden, wenn diese zu den Abteilungsbzw. Firmenbedingungen differieren. Wenn einzelne Mitarbeiter individuell abgerechnet werden sollen, so kann auf Mitarbeiterebene nochmals eine Überschreibung der übergeordneten Rahmenbedingungen erfolgen. Die Stammdaten der Mitarbeiter dienen ausserdem zur Festlegung von vielfältigen Kriterien, auf die im Abfragesystem zugegriffen werden kann. Die abrechnungsrelevanten Parameter können jeder Hirachiebene datumsbezogen hinterlegt werden. Hierdurch wird eine hohe Flexibilität erreicht und der Wechsel von z.b. Abrechungsmodellen, Schichtzuordnungen, etc. jederzeit, auch innerhalb einer Periode, ermöglicht. Kurzbeschreibung-AS-PZW-Java-Adoku009.doc all4time AG Seite 5 von 13

6 3.2 Bearbeitungsgruppen Die Bearbeitungsgruppen dienen zur effizienten Bearbeitung. Beispielsweise kann durch eine einzelne Vordisposition auf eine Bearbeitungsgruppe eine grössere Anzahl von Mitarbeitern automatisch angesprochen werden. Der Pflegeaufwand der Zeiterfassungsdaten wird hierdurch erheblich reduziert. 3.3 Zeitmodelle In den Zeitmodellen werden die Rahmenbedingungen für die Arbeitszeiten festgehalten. Durch eine Vielfalt von Parametern kann darin der gesamte Umfang an Arbeitszeitregeln abgebildet werden. Die Zuordnung der Zeitmodelle erfolgt über die verschiedenen Stammdatenhierarchien. Für den Schichtbetrieb kann die Zuordnung der Zeitmodelle über ein Schichtfenster zugeordnet werden. Hierbei wird durch die Kommt- und Geht-Zeiten des Mitarbeiters entschieden, welcher Schicht (Zeitmodell) er zugeordnet wird. Es besteht weiterhin die Möglichkeit, die Zuordnung der Zeitmodelle über Dienstpläne zu verwalten. Mit den Saldenregeln kann die Dauer, der Umfang und die Ansparleistung von Arbeitszeitkonten gesteuert werden. Hierzu werden in einem Regelwerk die Ober- und Untergrenzen, der jeweilige Zeitraum, sowie die daraus resultierenden Aktionen bei Unter- bzw. Überschreitung der Grenzwerte hinterlegt. Über die Kalender werden die einzelnen Tage eines Kalenderjahres hinterlegt. Über eine grosse Anzahl von Tagesarten, wie beispielsweise Feiertag, kann jeder Tag individuell gekennzeichnet werden. Die Kalender können automatisch aus Kalenderschablonen erstellt werden, dabei wird eine Schablone mit allen Feiertagen im Standard mitausgeliefert. Durch die Schnittstellen zu Lohn- und Gehalt können die wesentlichen Mitarbeiterstammdaten, die bereits in einem externen System erfasst sind, übernommen werden. Diese Übernahme kann manuell aufgerufen oder aber auch kontinuierlich ausgeführt werden. 3.4 Tabellensteuerung Über die Tabellensteuerung wird AS-PZW zu einem flexiblen System, das vom Anwender mit Hilfe der Parametrierung von Tabellen gesteuert wird. So können beispielsweise komplette Tarifverträge abgebildet werden. Wenn ein neues BDE-Terminal installiert wird, so wird dies durch einen Tabelleneintrag in der jeweiligen Tabelle von AS-PZW hinterlegt. Das neue Terminal ist damit dem System bekannt und wird automatisch verwaltet. 4 Bearbeitung Über das Bearbeitungsmodul können die erfassten Zeitdaten durch den Anwender ergänzt bzw. geändert werden. Es stehen eine Reihe von Erfassungs- und Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung: Manuelle Korrekturen Bildschirmbuchungen Stapelerfassung Zeitaufteilung Kostenstellen Vordisponierte Zeiten Dienstpläne Überstundengenehmigung Tagesabschluss Periodenabschluss Lohndatenübergabe Seite 6 von 13 all4time AG Kurzbeschreibung-AS-PZW-Java-Adoku009.doc

7 Jahresabschluss 4.1 Manuellen Korrekturen Über die Manuellen Korrekturen können die Zeitdaten in effizienter Weise ergänzt und geändert werden. Alle Ergänzungen und Änderungen werden vollständig dokumentiert. Eine versteckte Manipulation der Daten ist somit nicht möglich. Wenn in abgeschlossenen Perioden Korrekturen vorgenommen werden, so werden diese von AS-PZW in der jeweiligen Periode korrigiert. Dadurch entstandene Folgeänderungen werden komplett weitergerechnet bis zum aktuellen Tag. Korrekturen für Vorperioden werden an die Lohnund Gehaltssysteme übergeben. Eine weitere Form der Datenerfassung besteht darin, dass ein Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz mit der Funktion Bildschirmbuchungen seine Zeitdaten selbst buchen und auch abfragen kann. Über die Stapelerfassung können grössere Datenmengen in effizienter Form erfasst werden. Es stehen umfangreiche Parameter und Duplizierfunktionen zur Verfügung, die eine rationelle Erfassung von grösseren Datenmengen ermöglichen. 4.2 Zeitaufteilung Kostenstellen Die erfassten Zeiten können zur innerbetrieblichen Leistungsverrechnung auf Kostenstellen oder andere frei definierbare Rückmeldebegriffe aufgeteilt werden. Dies kann entweder durch Zeitbuchungen an den BDE-Terminals oder durch nachträgliche Stundeneingaben am Bildschirm erfolgen. Die Zuordnung der Kostenstellen auf die einzelnen Zeitbereiche wird bis zur Lohndatenübergabe berücksichtigt. 4.3 Vordisponierte Zeiten Über die Vordisponierten Zeiten können im Voraus bestimmte Buchungsvorgänge in AS- PZW vorgemerkt werden. Dies kann wiederum auf den verschiedenen Ebenen (Firma, Abteilung, Kostenstelle, Bearbeitungsgruppe und Mitarbeiter) erfolgen. Zum gewünschten Zeitpunkt werden die vorgemerkten Daten von AS-PZW automatisch gebucht und zur Verfügung gestellt. 4.4 Dienstpläne Durch die Dienstpläne kann die in den Stammdaten hinterlegte Zuordnung von Zeitmodellen überschrieben werden. Die Zuordnung der Dienstpläne kann ebenfalls auf den verschiedenen Ebenen erfolgen. Der Zeitraum, für den die Dienstpläne festgelegt werden, ist durch AS-PZW nicht begrenzt. 4.5 Überstundengenehmigung Mit der Überstundengenehmigung können genehmigungspflichtige Mehrarbeiten, die als unbezahlte Mehrarbeiten dargestellt sind, in bezahlte Überstunden umgewandelt werden. Die Genehmigung kann im voraus oder aber auch im nachhinein erfolgen. Es ist ebenfalls möglich, auf den verschiedenen Hierarchieebenen eine Genehmigung durchzuführen. Dabei kann auf die Verrechnung der Überzeiten (Bezahlung, Überleitung auf ein separates Konto) Einfluss genommen werden. 4.6 Abschlüsse In den verschiedenen Abschlüssen (Tag, Periode, Jahr) werden durch AS-PZW die Zeitdaten reorganisiert und automatische Buchungen vorgenommen. Der Abruf der einzelnen Abschlüsse kann vom Anwender selbst vorgenommen oder auch automatisiert werden. Mit der Lohndatenübergabe werden die ermittelten Zeitarten an das Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem weitergeleitet. Zur Steuerung der Übergabemodalitäten besteht eine Fülle an Parametern, über die der Anwender seine Lohndaten aufbereiten kann. Wenn in bereits abgerechnete Perioden Korrekturen vorgenommen wurden, so erkennt dies AS- PZW automatisch und leitet die Korrekturen an das Abrechnungssystem weiter. Kurzbeschreibung-AS-PZW-Java-Adoku009.doc all4time AG Seite 7 von 13

8 5 Abfragen Sämtliche Abfragen stehen als Anzeige am Bildschirm und als Ausdruck auf einer Liste zur Verfügung. Die Abfrageprogramme können durch Parametrierung so beeinflusst werden, dass der Anwender eine auf ihn zugeschnittene Abfragemöglichkeit zur Verfügung hat. Es existieren folgende Abfragemöglichkeiten: Fehlerprotokoll Änderungsprotokoll An- / Abwesende Mitarbeiter Zeitkonto Urlaubskonto Jahreskonto Zeitplaner Individuelle Berichte Tagesbelegschaftstand Auswertungen mit PC- Standardprogrammen 5.1 Protokolle Im Fehlerprotokoll werden alle Unregelmässigkeiten (Kommt-/Geht-Fehler, Mitarbeiter ist nicht anwesend usw.) dokumentiert. Einzelne Fehlermeldungen bzw. auch Warnungen können durch den Anwender über die Parametersteuerung beeinflusst werden. Die Fehler können direkt im Dialog korrigiert werden. Das Änderungsprotokoll zeigt alle durch manuelle Eingriffe verursachten Änderungen im System auf. Es wird dokumentiert, wer, wann, welche Daten im System modifiziert hat. 5.2 Auswertungen Durch die Funktion An-/Abwesende Mitarbeiter erhält der Anwender einen aktuellen Stand der anwesenden Mitarbeiter. Der Status kann für eine bestimmte Uhrzeit oder aber auch für den ganzen Tag abgefragt werden. Für die abwesenden Mitarbeiter wird der Grund der Abwesenheit, sofern bekannt, angezeigt und wie lange die Abwesenheit voraussichtlich dauern wird. Das Zeitkonto gibt dem Anwender oder dem Mitarbeiter einen kompletten Überblick über die Zeiten, die in einer Periode angefallen sind. Der Aufbau des Zeitkontos kann durch den Anwender über die Parametersteuerung beeinflusst werden. Es werden sämtliche Buchungen und die daraus entstandenen Zeitarten ausgewiesen. Der Aufbau des Zeitkontos (Kollonennamen, Inhalt etc.) kann der Benutzer durch einfache Definitionen selbst festlegen. Über die rechte Maustaste kann von einem Eintrag im Zeitkonto direkt verzweigt werden. Drucken erzeugt in einem separatem Browser Fenster ein HTML File, welches dann lokal gedruckt oder über versandt werden. Das Urlaubskonto gibt einen Überblick über sämtliche Urlaubsdaten eines Mitarbeiters und kann auch als Gesamtübersicht über alle Mitarbeiter aufgerufen werden. Der Urlaub kann sowohl in Stunden, als auch in Tagen geführt werden. Im Urlaubskonto werden die bereits genommenen und die geplanten Urlaubstage oder Stunden ausgewiesen. Das Jahreskonto gib einen Überblick über alle Zeitarten eines Mitarbeiters innerhalb eines Jahres. Es stehen dem Anwender eine unbegrenzte Anzahl an Jahreskonten zur Verfügung. Dabei kann der Informationsgehalt und auch die Form der Darstellung je Jahreskonto frei bestimmt werden. Seite 8 von 13 all4time AG Kurzbeschreibung-AS-PZW-Java-Adoku009.doc

9 Im Zeitplaner werden alle verbuchten oder auch geplanten Zeitarten und Zeitmodelle (Schichten) für alle Mitarbeiter in grafischer Form dargestellt. Vom Anwender selbst können eine unbegrenzte Anzahl von Zeitplanern erzeugt werden. Hierbei werden auch Informationen über die Anzahl der verplanten und unverplanten Mitarbeiter bereitgestellt. Die Informationen können auf Firmenebene, Abteilungsebene, Kostenstellenebene und auf bis zu 4 Mitarbeitergruppen abgefragt werden. Durch die individuellen Berichte besteht für den Anwender die Möglichkeit, Statistiken mit dem individuell benötigten Informationsgehalt abzurufen. Die Anzahl der Berichte, die ein Anwender definieren kann, ist nicht begrenzt. Drucken erzeugt in einem separatem Browser Fenster ein HTML File, welches dann lokal gedruckt oder über versandt werden. 5.3 Auswertungen in Excel Sie können Bewegungsschlüssel aus ALL4TIME- BDE exportieren und diese direkt in eine Excel Datei importieren. All4time AG bietet dazu aus der Anwendung eine integrierte Lösung. Die im Excel zur Verfügung gestellten Daten können nach belieben geändert werden. Wir möchten aber darauf hinweisen, dass Änderungen in Excel oder Unterstützung im Arbeiten mit Excel nicht im Rahmen eines Wartungsvertrages unterstützt werden Aufbereiten der Daten Im Zeitplaner können Bewegungsschlüssel für eine Zeitspanne selektiert werden. Diese BWSL können Sie sich durch Drücken des OK Button anzeigen lassen, oder mit dem Excel Button direkt ins Excel schreiben lassen Auswertung der Daten Die Daten können in verschieden Tabellen welche als Vorlage ausgeliefert werden, angeziegt werden. Als Beispiel unten sehen Sie die Auswertung nach Kostenstellen inkl. dazugehörender Grafik. Selbstverständlich können auch Daten aus individuellen Berichten oder z.b. dem Perso- Kurzbeschreibung-AS-PZW-Java-Adoku009.doc all4time AG Seite 9 von 13

10 nalstamm direkt nach Excel übertragen werden. 6 Personaleinsatzplanung PEP 6.1 Einleitung AS-PEP Personaleinsatzplanung ist ein Zusatzmodul zu AS-PZW Personalzeitwirtschaft. Das Modul baut auf den Datenbeständen der Personalzeitwirtschaft wie Mitarbeiter, Zeitmodelle, Dienstpläne usw. auf. Das Modul unterstützt den Personaleinsatzplaner bei der mittelfristigen Planung und bei Umbesetzungen. Umbesetzungen entstehen häufig durch Krankheit, Urlaub und Kapazitätsverschiebungen innerhalb einer Planungsgruppe. Bei der Planung werden der Kapazitätsbedarf der Planungsgruppe sowie die persönlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigt. Für AS-PEP existiert eine eigene Kurzbeschreibung. Die nachfolgende Erläuterung von Begriffen gibt einen ersten Überblick über den Umfang von AS-PEP. 6.2 Planungsgruppen Planungsgruppen stellen eine Einheit innerhalb des Unternehmens dar und bilden zusammen mit den Schichtnummern innerhalb der Gruppe die kleinste zu planende Einheit. Die Planungsgruppen können unabhängig von Abteilungen und Kostenstellen hinterlegt werden. 6.3 Attribute Attribute enthalten eine Beschreibung von Tätigkeiten und/oder Fähigkeiten. 6.4 Schichten Schichten enthalten eine Kurzbeschreibung für jede Schicht und bilden zusammen mit der Planungsgruppe die kleinstmögliche Planungseinheit. In den Schichten erfolgt die Zuweisung von Zeitmodellen, die in dem Modul Personalzeitwirtschaft gepflegt werden. 6.5 Kapazitätsvorgaben Kapazitätsvorgaben werden je Planungsgruppe, Schicht, Kalendertag und Attribut hinterlegt. Es wird dort die erforderliche Mindestanzahl, Maximalanzahl und Sollanzahl der Mitarbeiter vorgegeben. 6.6 Kapazitätsbedarf Der Kapazitätsbedarf kann für einen vorgegebenen Zeitraum hinterlegt werden. Dies ist nur dann erforderlich wenn sich die hinterlegten Kapazitätsvorgaben eines Wochentages für einen bestimmten Zeitraum ändern. 6.7 Qualifikationen Qualifikationen können einem Mitarbeiter zugeordnet werden. Die Grundlagen für die Zuordnung bilden die Personalstammdaten aus der Personalzeitwirtschaft und die Attribute. Durch die Qualifikationen kann dem Mitarbeiter je Attribut eine Bewertung zugeordnet werden. 6.8 Gruppenzuordnung Eine Gruppenzuordnung kann für jeden Mitarbeiter durchgeführt werden. Durch die Zuordnung wird der Mitarbeiter einer bestimmten Planungsgruppe zugeordnet. Die Zuordnung ist datumsabhängig und kann somit sehr flexibel gehandhabt werden. 6.9 Arbeitsmuster Arbeitsmuster können für jeden Mitarbeiter hinterlegt werden. Die Definition des Arbeitsmusters ist datumsabhängig. Das Arbeitsmuster beschreibt den turnusmässigen Wechsel zwischen den verschiedenen Schichtarten wie beispielsweise Früh-, Spät- und Nachtschicht Integration zu weiteren Modulen AS-PZW kann in Verbindung mit weiteren Modulen der all4time AG eingesetzt werden. Seite 10 von 13 all4time AG Kurzbeschreibung-AS-PZW-Java-Adoku009.doc

11 7 Workflow / Employee Self Service Zur täglichen Praxis von Arbeitsgruppen gehören Abläufe (Workflow), an denen mehrere Mitarbeiter beteiligt sind und die nach festgelegten Regeln statt finden und auch die Bearbeitung eigener Daten durch den mitarbeiter (ESS). Ab Releasestand können diese Abläufe, in AS-PZW Vorgänge genannt, mit Hilfe der Personalzeitwirtschaft schnell und effektiv abgewickelt werden. Ein typischer Vorgang ist z.b. die Beantragung und die Genehmigung des Tarifurlaubs oder die Bearbeitung des eigenen Fehlerprotokolls durch den Mitarbeiter. Ein Mitarbeiter beantragt Urlaub, der Urlaubsantrag wird an den Vorgesetzten (Genehmiger) zur Bearbeitung weitergeleitet. Anschließend kann der Mitarbeiter den Status seines Antrages (genehmigt oder abgelehnt) abfragen oder er erhält eine elektronische Mitteilung. Selbstverständlich können neben dem Urlaub auch alle anderen Abwesenheiten wie z.b. Dienstreisen, Weiterbildungen, Gleittage, usw. über das System verarbeitet werden. Für Dienstreisen steht dabei eine Maske mit den für eine Dienstreise typischen Merkmalen (Reisemittel, Reisegrund, Mitreisende, usw.) zur Verfügung. Beim Systemdesign sind wir davon ausgegangen, dass der Mitarbeiter, welcher Vorgänge auslöst, in AS-PZW nicht als Benutzer definiert sein muss, und ein solcher Mitarbeiter auf dem Server auch nicht als User angelegt sein muss. Dies bedeutet, dass die gesamte Workflow/ESS Funktionalität sowohl innerhalb AS- PZW als auch als native HTML Lösung zur Verfügung steht. Workflow/ESS Funktionen können also von jedem PC der über einen Browser verfügt, ausgelöst und beantwortet werden. Informationen über den Eingang eines Antrages, dessen Genehmigung, Ablehnung oder Stornierung können per an den oder die Genehmiger oder auch an andere Mitarbeiter versendet werden. 7.1 Antrag stellen Der Antragsteller kann über unterschiedliche Funktionen direkt einen Workflow auslösen. So muss er nach dem er die Funktion Urlaub beantragen gewählt hat, nur noch den entsprechneden Zeitraum auswählen. Das System übernimmt dann automatisch die Verteilung dieses Antrags an die entsprechenden Genehmiger. Optional können natürlich Zusatzinformationen als Text mitgegeben werden. 7.2 Antrag genehmigen Es ist vorgesehen, dass mehrere Genehmiger (Benutzer) mit und/oder Beziehung verknüpft werden können. Ein Antrag kann auch mit zusätzlichem Text bei der Erstellung und der Genehmigung/Ablehnung versehen werden. Dabei kann definiert werden, ob der Mitarbeiter den Text auch einsehen dürfen. Für die Genehmiger können Stellvertreter definiert werden. Erfolgt durch den Genehmiger innerhalb einer vordefinierten Zeitspanne keine Aktion (Ablehnen oder Genehmigen), wird sein Stellvertreter per informiert. Reagiert der Stellvertreter innerhalb der definierten Zeitspanne auch nicht, geht der Antrag an einen als Supervisor definierten Benutzer. Als Unterstützung für die Entscheidung über einen Antrag stehen dem Genehmiger inner- Kurzbeschreibung-AS-PZW-Java-Adoku009.doc all4time AG Seite 11 von 13

12 halb des Workflow Unterstützungsfunktionen zur Verfügung. So kann er für einen Mitarbeiter das Zeit- und Urlaubskonto, oder auch eine Abwesenheitsübersicht über alle Mitarbeiter aufrufen. Für Vorgänge die ohne Genehmigung ablaufen sollen kann im Profil eine entsprechende Kennzeichnung vorgenommen werden. Die dem einzelnen Antragsteller zur Verfügung gestellten Funktionen können über individuelle Menüs und Menürubriken dem jeweiligen Antragsteller zugeordnet werden. Der Menüaufbau für den Genehmiger richtet sich nach den Programmberechtigungen. 7.3 Employeee Self Service (ESS) Im ESS stehen dem Mitarbeiter Funktionen wie die Abfrage des Urlaubs- oder Zeitkontos zur Verfügung. So erhält er jederzeit detailliert Informationen zu genommenen und geplanten Urlaubstagen oder auch über seine Arbeits- und Abwesenheitszeiten, Saldenstände und Zulagen bzw. Zuschläge. Der anzuzeigende Zeitraum ist dabei frei wählbar, somit können auch alle vorhandenen Vergangenheitswerte jederzeit abgerufen werden. Ebenso kann der Mitarbeiter sein eigenes Fehlerprotokoll abrufen und bei Bedarf Korrekturmeldungen direkt als Antrag oder Buchung erfassen. Die Personalabtelung wird dadurch weitgehend von der Bearbeitung de Fehlerprotokolls entlastet. 8 Systemvoraussetzungen AS-PZW Java ist für alle Unternehmensgrössen geeignet. Ob nun 20 oder auch Mitarbeiter über das System abgerechnet werden sollen, spielt im wesentlichen keine Rolle. Durch die offene Architektur der Software und auch der iseries stehen die notwendigen Wachstumsreserven zur Verfügung. AS-PZW jware benötigt folgende Grundkonfiguration: IBM iseries ab OS/400 Rel. 5.1 oder MS-Vista oder XP Professional oder WIN2000 oder Linux. Festplatte 500MB (Abhängig von Anzahl MA und Aufbewahrungsfristen der Datenbestände) auf der iseriest mit einem Browser. Alle der bereits auf iseries installierten Peripheriegeräte wie Bildschirme, Drucker, und Bandeinheiten können ohne zusätzliche Kosten genutzt werden. Seite 12 von 13 all4time AG Kurzbeschreibung-AS-PZW-Java-Adoku009.doc

13 9 Erfassungsgeräte Die Geräte zur Betriebsdatenerfassung aller gängigen Hersteller werden von AS-PZW unterstützt. Auch in der Nutzung neuester Techniken wie biometrische Identifikation ist all4time AG Software führend. Wir identifizieren sekundenschnell und fehlerfrei einen Fingerabdruck. Dies ermöglicht unseren Kunden auf einfache Art und Weise AS- PZW und AS-ZKT ohne Ausweise zu nutzen. Zusätzlich zu einer 100% Identifikationssicherheit haben Sie bei der Anschaffung (keine Ausweise) und beim späteren Betrieb Kosteneinsparungen. Kurzbeschreibung-AS-PZW-Java-Adoku009.doc all4time AG Seite 13 von 13

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