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1 >> Ein Leitfaden ZahLUnGSverkehr In europa SEPA-Information für Firmenkunden

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3 Der Sepa-Gedanke Im einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum (Sepa) können Verbraucher, Unternehmen und andere Wirtschaftsakteure unabhängig des Landes, in dem sie sich befinden, Euro-Zahlungen tätigen oder empfangen. Dabei gelten für grenzüberschreitende Zahlungen innerhalb eines Landes die gleichen Rahmenbedingungen, Rechte und Verpflichtungen. Konsumenten und Unternehmer können dem zufolge Euro-Transaktionen innerhalb der Sepa-Länder unter einheitlichen Bedingungen, so einfach und sicher wie auf nationaler Ebene, erledigen. Ziel von SEPA ist es, europaweit standardisierte Überweisungen, Lastschriften und Kartenzahlungen bereitzustellen. Konsumenten und Unternehmen können bargeldlose Zahlungen wie in ihrem Heimatland über die Ländergrenzen hinweg einfach und bequem tätigen. Es soll keine Unterschiede im Ablauf mehr geben: Egal, ob man eine Zahlung von Wien nach Klagenfurt oder von Wien nach Rom durchführt, die Zahlungen werden einheitlich und gleich schnell abgewickelt. Folgende Länder nehmen an Sepa teil: Belgien Großbritannien Malta Schweden Bulgarien Irland Monaco Schweiz Dänemark Island Niederlande Slowakei Deutschland Italien Norwegen Slowenien Estland Lettland Österreich Spanien Finnland Liechtenstein Polen Tschechien Frankreich Litauen Portugal Ungarn Griechenland Luxemburg Rumänien Zypern 3

4 1. Sepa-Überweisung Sepa Credit Transfer (SCT) Bei SEPA-Überweisungen unterscheidet man zwischen Belegüberweisung (Zahlungsanweisung in Papierform) elektronische Überweisung Überweisung via Onlinebanking Überweisung aus der Finanzbuchhaltung an die Bank Überweisungsdauer Seit dem 1. Jänner 2012 dürfen Euro-Überweisungen innerhalb der gesamten EU bei elektronischen Überweisungen maximal einen Bankgeschäftstag bei Überweisungen in Papierform maximal zwei Bankgeschäftstage dauern. Bei allen Überweisungsarten wird die Kontonummer durch die IBAN (International Bank Account Number= internationale Kontonummer) und die Bankleitzahl durch die BIC (Business Identifier Code = internationale Bankleitzahl) ersetzt. NEU: IBAN-Only Die IBAN enthält alle für eine Überweisung notwendigen Informationen wie Kreditinstitut, Kontonummer und Staat. Daher entfällt die Pflicht zur Angabe der BIC für nationale Zahlungen ab 01. Februar 2014 grenzüberschreitende Überweisungen ab 01. Februar 2016 Alle Zahlungen in EURO innerhalb der EU werden zu Inlandskonditionen durchgeführt. Die Beauftragung mit IBAN-Only ist für den Kunden nicht verpflichtend. Zahlungen können auch weiterhin mit IBAN und BIC beauftragt werden. 4

5 1.1 SEPA-Belegüberweisung Für die beleghafte Überweisung wurde eine einheitliche Zahlungsanweisung eingeführt. Diese ersetzt alle bisher gebräuchlichen Zahlungsverkehrsformulare (Zahlschein, Erlagschein, Überweisung, EU-Standard-Überweisung).» Unsere Empfehlung: Wir empfehlen Ihnen eine umgehende Umstellung auf die Zahlungsanweisung. Die Annahme von Zahlschein, Erlagschein, Überweisung und EU-Standard- Überweisung endet österreichweit am Praxistipp für Unternehmer: Die SEPA-Zahlungsanweisung sieht die verpflichtende Angabe von IBAN und BIC vor und kann sowohl für inländische, als auch für grenzüberschreitende Zahlungen verwendet werden. Achtung: Wenn das Feld Zahlungsreferenz ausgefüllt ist, wird der Text im Verwendungszweck NICHT an den Empfänger weitergeleitet. Wird keine Zahlungsreferenz und nur der Verwendungszweck angegeben, so wird dieser von der Bank weitergegeben. Die Anzahl der Zeichen im Verwendungszweck ist mit max. 140 begrenzt. Bestellen Sie keine Zahlscheine mehr bei Ihrer Druckerei oder bei der Hypo Tirol Bank AG, sondern steigen Sie jetzt schon auf die Zahlungsanweisung um. Nehmen Sie mit Ihrem Softwareanbieter Kontakt auf. Wenn Sie Selbstdrucker sind, dann stellen Sie Ihren Belegdruck rechtzeitig um. Lassen Sie Testdrucke durch die Hypo Tirol Bank AG vor erstmaliger Ausgabe auf Richtigkeit überprüfen. Technische Spezifikationen auf www. stuzza.at 5

6 1.2. Sepa-Überweisung aus einer Finanzbuchhaltung Die Überweisungen werden künftig in ganz Europa einheitlich im XML-Format abgewickelt. Das XML-Format ist eine Programmiersprache, auf die sich die teilnehmenden Länder von SEPA geeinigt haben. Somit ist es in ganz Europa möglich, Zahlungen mit dem gleichen Standard» durchzuführen. Unsere Empfehlung: Um die SEPA-Überweisung nützen zu können, müssen seitens der Unternehmer Vorkehrungen getroffen werden. Praxistipp für Unternehmer: Umstellung auf IBAN und BIC: Auch hier gilt das Gebot als Kontoverbindung ausschließlich IBAN und BIC anzugeben. Die Kontonummern und Bankleitzahlen der Geschäftspartner sollten ebenfalls durch IBAN und BIC ersetzt und in den Stammdaten hinterlegt werden. Die Hypo Tirol bietet einen IBANund BIC-Konvertierungs-Service an. Übermitteln Sie uns einen Datenfile nach dem vorgegebenen Muster. Wir ergänzen die Daten um IBAN und BIC und senden Ihnen diese zurück. Achtung: Rechnen Sie keinesfalls IBANs mit div. Rechenprogrammen aus. Durch div. Bankfusionen, bzw. intern umgeleiteten Bankleitzahlen erhalten Sie zwar eine rechnerisch richtige IBAN, welche aber nicht unbedingt existent sein muss. Das Risiko von Rückleitungen und Ablehnung ist sehr groß. Telebankingprogramme: Erkundigen Sie sich, ob Ihre Telebankingprogramme bereits SEPA-Fit sind und planen Sie das ein oder andere Update ein. Das Hypo Office Banking (EBP) ist bereits SEPA-tauglich. 6

7 1.3. Überweisungen via Onlinebanking 1.4. Überweisung via Dauerauftrag Bei der Überweisung via Onlinebanking ist keine Umstellung auf XML notwendig. Sie benötigen lediglich IBAN und BIC des Zahlungsempfängers, um eine SEPA-Überweisung durchzuführen. Wie bei der beleghaften Überweisung (siehe oben) wird auch bei der Überweisung via Onlinebanking der Text im Verwendungszweck NICHT an den Empfänger weitergeleitet, wenn eine Zahlungsreferenz angegeben ist. Außerdem ist zu beachten dass die Anzahl der Zeichen im Verwendungstext mit 140 limitiert ist. Bestehende Daueraufträge werden von der Hypo Tirol Bank AG automatisch in IBAN u. BIC konvertiert. Daueraufträge, welche aus bestimmten Gründen (Konten gelöscht, Kontonummer falsch, geänderte Bankleitzahl bei Bankfusionen, etc.) nicht auf IBAN und BIC konvertiert werden können, werden vorerst noch mit Kontonummer und Bankleitzahl durchgeführt. Sie erhalten in diesem Fall einen Hinweis am Kontoauszug: Bitte nehmen Sie mit dem Zahlungsempfänger hinsichtlich IBAN u. BIC Kontakt auf.» Unsere Empfehlung: Wenn Sie in Ihrem Onlinebanking Vorlagen abgespeichert haben, kann ein Konvertierungsservice (Änderung auf IBAN u. BIC) direkt im Onlinebanking veranlasst werden. Praxistipp für Unternehmer: Kein weiterer Handlungsbedarf 7

8 2. SEPA-Lastschrift Mit November 2009 wurde das europäische Lastschriftverfahren eingeführt. Dieses bietet die Möglichkeit, Zahlungsbeträge im Ausland einzuziehen. Somit muss der Zahlungsempfänger bei Vorliegen eines Einzugsmandats nicht mehr auf die Überweisung des Rechnungsbetrages warten. Bei Auslands-Lastschriften müssen keine Auslandskonten mehr geführt werden, nationale und europäische Einzüge können von einem Konto mit einem einheitlichen Format in ganz Europa durchgeführt werden. Das europäische Lastschriftverfahren wird die nationalen Produkte Lastschrift und Einzug am 1. Februar 2014 ablösen. 8

9 SEPA-Lastschriftsverfahren (SEPA Direct Debit) Bei der SEPA-Lastschrift unterscheidet man zwischen der SEPA-Basislastschrift und der SEPA-Firmenlastschrift. SEPA-Basislastschrift: für Vertragsbeziehung zwischen Händlern und Konsumenten SEPA-Firmenlastschrift: für Vertragsbeziehung zwischen Firmen Praxistipp für Unternehmer: Wollen Firmen untereinander Lastschriften einziehen, müssen sie nicht zwingend die SEPA-Firmenlastschrift wählen, sie können auch zur SEPA- Lastschrift greifen, die für Konsumenten zur Anwendung kommt. Eine Firmenlastschrift für Konsumenten ist allerdings nicht möglich. IBAN und BIC Die Kontonummern und BLZ der Kunden/ Zahlungspflichtigen muss auf das internationale Format BIC und IBAN umgestellt werden. Die SEPA-Lastschrift unterliegt einem strikten Fristenlauf und es sind die Formvorschriften einzuhalten. Formvorschriften Der Zahlungsempfänger muss mit seiner Bank eine Vereinbarung über den Einzug von Forderungen mittels SEPA Direct Debit Verfahren abschließen. In dieser Vereinbarung werden Rechte und Pflichten des Zahlungsdienstleisters und Zahlungsempfängers geregelt. Creditor ID Die Creditor ID ist die Nummer, die den Einreicher von SEPA-Lastschriften eindeutig identifiziert. Die Creditor ID wird bei der OeNB über die Hypo Tirol Bank AG beantragt. Kosten der OeNB: EUR 13,20 Die Angabe der 16-stelligen alphanumerischen Nummer ist zwingend! Ohne Angabe dieser Nummer erfolgt keine Bearbeitung der eingereichten Transaktionen. Praxistipp für Unternehmer: Beantragen Sie die Creditor-ID bei Ihrem Kundenberater der Hypo Tirol Bank. 9

10 Das Mandat Der Zahlungspflichtige erteilt dem Gläubiger ein Mandat, das zum Einzug berechtigt. Das Mandat ist also der Titel, der einem Einzug zugrunde liegt. Das SEPA- Lastschriftmandat wird entweder für den einmaligen oder für den wiederkehrenden Einzug (z.b. Abo, Miete) verwendet. Das Mandat muss folgende Punkte enthalten: Bezeichnung SEPA Lastschrift Mandat Name, Adresse IBAN und BIC des Zahlungspflichtigen Unterschriftsfeld des Zahlungspflichtigen Name, Adresse und Creditor ID des Zahlungsempfängers Mandatsnummer Art der Zahlung (einmalig oder wiederkehrend) Fälligkeitstag Ort und Datum Das Lastschriftmandat muss dem Gläubiger in schriftlicher Form vorliegen und vom Schuldner unterschrieben sein. Der Gläubiger muss das Mandat aufbewahren und die Angaben bei jedem Lastschrifteinzug elektronisch übermitteln. Wird ein erteiltes Mandat 36 Monate nicht genutzt, so ist das Mandat verfallen und muss erneut beim Zahlungspflichtigen angefordert werden. Die Mandatsnummer Jedes Lastschriftmandat erhält eine Mandatsnummer. Diese muss bei der Einreichung von elektronischen Lastschriften angegeben werden. Die Nummer ist vom Unternehmen frei zu vergeben und darf max. 35 Zeichen umfassen. Sonderzeichen und Leerzeichen sind nicht möglich. Widerspruchsfrist SEPA-Basislastschrift Es besteht eine Widerspruchsfrist von 8 Wochen. In dieser Zeit kann der Zahlungspflichtige ohne Angabe von Gründen die Zahlung rückbuchen lassen. Die Frist von 8 Wochen entspricht den 56 Kalendertagen (exkl. Buchungstag) bei der bekannten nationalen Einzugsermächtigung. Widerspruchsfrist SEPA-Firmenlastschrift Im Vergleich zur Basislastschrift gibt es hier keine Widerspruchsfrist. Ausnahme: Bei nicht autorisierten Lastschriften. Fristen SEPA-Einzüge sind nicht bei Sicht (der Einzug wird vorgenommen, sobald er bei der Bank vorgelegt wird) fällig, sondern sind in einem vorgeschriebenen Fälligkeitstag auszuführen. Die Belastung am Konto des Zahlungspflichtigen und die Gutschrift am Konto des Zahlungsempfängers erfolgt am Fälligkeitstag. Der Fälligkeitstag wird vom Zahlungsempfänger festgelegt. Folgende Vorlauffristen sind einzuhalten: 10

11 14 Tage vor dem Fälligkeitstag (Tag des Einzugs): spätestens 14 Tage vor dem Fälligkeitstag muss das Mandat vom Zahlungspflichtigen unterfertigt worden sein Achtung: diese Frist gilt nur, wenn mit dem Zahlungspflichtigen nichts anderes vereinbart ist; es kann eine kürzere Frist vereinbart werden spätestens 14 Tage vor dem Fälligkeitstag muss der Zahlungspflichtige eine Benachrichtigung über den Einzug erhalten (Pre-Notification) Achtung: diese Frist gilt nur, wenn mit dem Zahlungspflichtigen nichts anderes vereinbart ist; es kann eine kürzere Frist vereinbart werden. 14 Tage vor dem Fälligkeitstag ist der früheste Zeitpunkt, an dem die Lastschrift an die Bank des Zahlungspflichtigen übermittelt werden darf. Praxistipp für Unternehmer: Wie bei der SEPA-Überweisung ist auch bei der SEPA-Lastschrift die Information über IBAN und BIC unerlässlich. Die Implementierung des XML- Formats ist für die Übermittlung der Lastschrift zwingend nötig. Creditor ID: Bei SEPA-Lastschriften hat der Gläubiger/Einreicher eine Creditor ID anzugeben. Diese kann bei der Hausbank beantragt werden. Die zentrale Vergabe und Verwaltung der Creditor IDs wird durch die Österreichische Nationalbank vorgenommen. Mandatsverwaltung: Der Gläubiger muss das Mandat erstellen und aufbewahren. Alle relevanten Inhalte müssen bei jedem Einzug mitgeschickt werden. Mandatsnummer: Ist vom Unternehmer zu vergeben. Die Mandatsnummer darf 35 Zeichen haben (Achtung: keine Leer- und Sonderzeichen) 11

12 2.1. SEPA-BasisLastschrift (Unternehmer und Konsument) Die SEPA-Lastschrift kommt bei einer Lastschrift zwischen Unternehmen und Konsumenten zur Anwendung. Mit der SEPA-Lastschrift kann ein Unternehmen die Rechnungen seiner Kunden in ganz Europa mit einem Konto einziehen. Die SEPA-Lastschrift ist für Firmen interessant, die aufgrund der standardisierten SEPA- Produkte ein innerbetriebliches Einsparungspotential anstreben. Die SEPA-Lastschrift ähnelt dem Einzugsermächtigungsverfahren. Vorlagefristen Ersteinzug: Spätestens 6 Tage vor Fälligkeit Folgeeinzug: Spätestens 3 Tage vor Fälligkeit Bei der Migration vom Einzugsermächtigungsverfahren und Lastschriftverfahren auf die SEPA-Basislastschrift ist kein Neuabschluss mit den Kunden erforderlich. Eine schriftliche Information des Kunden über die Umwandlung (Information über die Mandatsnummer und Creditor ID) ist jedoch unerlässlich. Diese Information kann im Rahmen einer Rechnung oder in einem separatem Schreiben mitgeteilt werden. Widerspricht der Kunde der Umwandlung nicht, so ist der nationale Einzug/die nationale Lastschrift in eine SEPA-Lastschrift umgewandelt SEPA-Firmenlastschrift (Lastschriftverfahren zwischen Unternehmen) Im Unterschied zum Lastschriftverfahren hat der Zahlungspflichtige hier nach Durchführung der Lastschrift keinen Anspruch auf Rückbuchung des Betrags. Vorlagefristen Ersteinzug: Spätestens 3 Tage vor Fälligkeit Folgeeinzug: Spätestens 2 Tage vor Fälligkeit Kundenvereinbarungen (zwischen Schuldner und Gläubiger): hier sind alle Mandate neu auszustellen. 12

13 3. Glossar und weiterführende Informationen SEPA Steht für Single European Payments Area. Ziel von SEPA ist, die Standardisierung der bargeldlosen Zahlungen innerhalb aller Teilnehmerländer. Somit soll es für Bankkunden keine Unterschiede zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungen mehr geben. Zahlungen werden somit schneller, einfacher und sicherer. SEPA-Produkte Sepa Credit Transfer (Sepa Überweisung) Sepa Direct Debit Core (Sepa Basislastschrift Verbraucher) Sepa Direct Debit B2B (Sepa Firmenlastschrift Unternehmer) Card Frameworks (Sepa Kartenzahlungen) Sepa Kontoauszug (camt53) - II Quartal 2013 IBAN Steht für International Bank Account Number Zusammensetzung des IBAN Beispiel Österreich: 2 stelliges Länderkennzeichen (ISO- Ländercode) z.b AT für Österreich 2 stellige Prüfziffer 5 stellige Bankleitzahl 11 stellige Kontonummer BIC Steht für Bank Identifier Code Der BIC hat 8 bis max 11 Stellen und ist wie folgt aufgebaut 4 stellige Bankbezeichnung der Bank 2 stelliger Ländercode 2 stelliger Orts/Regionscode 3 stelliges Code für die Kennung einer Geschäftsstelle IBAN-Only Voraussichtlich sollte es ab 2014 möglich sein, Zahlung innerhalb Österreichs auch ohne BIC durchzuführen. Gleiche Richtlinie soll es für grenzüberschreitende Zahlungen ab frühestens 2016 geben. XML Steht für Extensible Markup Language Ist das neue einheitliche europäische Datenträgerformat für den Austausch von Zahlungsinformationen. Dieses Format ersetzt ab das österreichische EDIFACT Format in Österreich. 13

14 XML-Nachrichten Kunde-Bank Nachrichten pain.xxx pain.001 = Sepa Credit Transfer (Überweisung) pain.008 = Sepa Direct Debit (Lastschrift) camt.054 = Retourdatenträger (ab IV Quart. 2012) camt.053 = Kontoauszug (ab IV Quart. 2012) Zahlungsverkehrs-Statusnachrichten camt.xxx Interbankennachrichten pacs.xxx Datenaufbau auf verfügbar Zahlungsreferenz Verwendungszweck Die Zahlungsreferenz (ehemalige Kundendaten) wird nicht mehr gemeinsam mit dem Verwendungszweck an den Empfänger weitergeleitet. Ist keine Zahlungsreferenz angegeben wird der vorhandene Verwendungszweck weitergeleitet SEPA-Mandat Verpflichtende Bestandteile: Bezeichnung des Mandates Direct Debit Mandat (SEPA-Lastschrift oder SEPA Firmenlastschrift) Name und Adresse des Debtors (Zahler) IBAN und BIC des Debtors Name und Adresse des Creditors (Zahlungsempfänger) Creditor I Mandatsreferenz Ort u. Datum der Unterschrift Due Date Fälligkeitstag der Lastschrift Vorlauffristen bei der Einreichung von SEPA Lastschriften Mitte des Jahres 2013 gibt es auf nationaler Ebene das CORE1 Verfahren mit verkürzten Vorlagefristen: Ersteinzug und Folgeeinzug für SEPA- Basislastschriften: Spätestens 2 Tage vor Fälligkeit bei der Hypo Tirol Bank AG Creditor Identifier (CID) Die CID ist ausschließlich als Mittel zum Zweck der eindeutigen Identifizierung des Mandats in Verbindung mit der Mandatsreferenznummer anzusehen. 1-2 Iso Ländercode, 3-4 Prüfziffer,5-7 Business Aera Code, 8-18 Fortlaufende Nummerierung. Z.b. AT81HYT = Hypo Tirol Bank AG 14

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16 Wir sind in Ihrer Nähe hypo tirol Bank ag Zentrale 6020 Innsbruck, Meraner Straße 8, Tel Firmenkunden Innsbruck 6020 Innsbruck, Meraner Straße 8, Tel Unterland 6300 Wörgl, Speckbacherstraße 10, Tel Oberland 6460 Imst, Rathausstraße 1, Tel wien 1010 Wien, Tegetthoffstraße 4, Tel Geschäftsstellen tirol Zentrale 6020 Innsbruck, Meraner Straße 8, Tel Innsbruck pradl 6020 Innsbruck, Amraser Straße 25, Tel Saggen 6020 Innsbruck, E.-Eugen-Straße 19, Tel technik 6020 Innsbruck, V.-Franz-Hess-Str. 1, Tel Universitätsklinik 6020 Innsbruck, Innrain 47a, Tel wilten 6020 Innsbruck, Hypo-Passage 1, Tel Bezirke hall 6060 Hall i.t., Unterer Stadtplatz 3, Tel kitzbühel 6370 Kitzbühel, Bichlstraße 9, Tel kufstein 6330 Kufstein, Oberer Stadtplatz 6, Tel mayrhofen 6290 Mayrhofen, Hauptstraße 418, Tel Schwaz 6130 Schwaz, Andreas-Hofer-Straße 6, Tel St. Johann 6380 St. Johann i. T., Speckbacherstraße 29, Tel wörgl 6300 Wörgl, Speckbacherstraße 10, Tel Lienz 9900 Lienz, Hauptplatz 4, Tel Fulpmes 6166 Fulpmes, Waldraster Straße 2, Tel Imst 6460 Imst, Rathausstraße 1, Tel Landeck 6500 Landeck, Malser Straße 11, Tel reutte 6600 Reutte, Mühler Straße 12, Tel Seefeld 6100 Seefeld, Innsbrucker Straße 8, Tel telfs 6410 Telfs, Obermarktstraße 2, Tel wien niederlassung 1010 Wien, Tegetthoffstraße 4, Tel Italien Bozen Bozen, Schlachthofstraße 30/A, Tel Beratungszentren Brixen Brixen, Stadelgasse 12/b, Tel meran Meran, Freiheitsstraße 18/2, Tel hypo tirol Leasing Gmbh Innsbruck 6020 Innsbruck, Meraner Straße 8, Tel hypo tirol versicherungsmakler Gmbh 6020 Innsbruck, Meraner Straße 8, Tel Anlage Center WohnVision Center Bei Anrufen aus dem Ausland wählen Sie bitte und die gewünschte Durchwahl. Mehr Infos: Schreiben Sie uns: Herausgeber und für den Inhalt verantwortlich: HYPO TIROL BANK AG, 6020 Innsbruck, Meraner Straße 8, Tel Grafik: HYPO TIROL BANK Werbung & Kommunikation, Hypo-Passage 2, 6020 Innsbruck, Tel +43(0) Titelbild: istock Änderungen und Irrtümer vorbehalten

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