STICHTAG: 1. Februar 2014

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1 Zusätzliche Übergangsfrist bis 1. August 2014 STICHTAG: 1. Februar 2014 Heute Überweisungen und Lastschriften morgen SEPA! Informationen zur SEPA-Umstellung mit Checklisten und Musterschreiben

2 NATIONAL-BANK Informationen zur SEPA-Umstellung S. 2 von 16 INHALT SEPA Allgemein... 3 SEPA-Überweisung... 8 SEPA-Lastschrift... 9 IBAN-Service SEPA-Datenmodell Ihre Ansprechpartner Anhang mit Checklisten und Musterschreiben... 16

3 NATIONAL-BANK Informationen zur SEPA-Umstellung S. 3 von 16 SEPA ALLGEMEIN SEPA-Verordnung tritt in Kraft SEPA (Single Euro Payments Area) steht für einen einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum. Im SEPA-Raum erfolgt keine Unterscheidung mehr zwischen inländischem und grenzüberschreitendem Zahlungsverkehr. Wichtige Änderungen im nationalen und europäischen Zahlungsverkehr durch SEPA Ab dem 1. Februar 2014 müssen Überweisungen und Lastschriften im nationalen und europäischen Zahlungsraum einheitliche rechtliche und technische Anforderungen erfüllen. Dies wurde am 31. März 2012 durch die europäische SEPA-Verordnung festgelegt. Die hierdurch notwendigen Änderungen betreffen alle Teilnehmer am Zahlungsverkehr, sowohl privat (Verbraucher) als auch geschäftlich (Nicht-Verbraucher). SEPA für Nicht-Verbraucher Mit dieser neuen Vorschrift ist für Nicht-Verbraucher ein erheblicher Aufwand für die Implementierung oder Umstellung von Systemen und Abläufen verbunden. Bis zum 1. Februar 2014 müssen beispielsweise firmeninterne Kundendatenbanken, Finanzbuchhaltung und Zahlungssysteme SEPA-fähig gemacht werden. Was dies im Einzelnen für Sie bedeutet, können Sie der Checkliste SEPA-Migration (s. Anhang) entnehmen. Gerne unterstützt Sie Ihr Berater bei Ihren Vorbereitungsmaßnahmen und dem erforderlichen Umstellungsprozess. Damit Sie sich mit den SEPA-Grundlagen vertraut machen können, bieten wir Ihnen ab sofort regelmäßig stattfindende Webinare an. Bei einem Webinar sind Sie mit einem Referenten der NATIONAL-BANK per Telefonkonferenz verbunden und können die SEPA-Schulungspräsentation live an Ihrem Monitor verfolgen und im Anschluss Fragen stellen. Falls Sie das Webinar-Angebot nutzen möchten, teilen Sie uns dies bitte auf dem Anmeldebogen (s. Anhang) mit. SEPA für Verbraucher Im Rahmen der sukzessiven Umsetzung von SEPA, ändern sich in den nächsten Jahren grundlegende Bausteine im Zahlungsverkehr. Nach der Umsetzung werden die nationalen Zahlungsmittel, Inlandsüberweisung und die bekannten Lastschriftverfahren, entfallen. Diese werden durch die neuen SEPA-Verfahren ersetzt. Kartenzahlungen sind hiervon nicht betroffen. Gerne informieren Sie unsere Kundenberater über die Details.

4 NATIONAL-BANK Informationen zur SEPA-Umstellung S. 4 von 16 SEPA ALLGEMEIN Zeitlicher Ablauf der SEPA-Einführung Der Europäische Rat hat im März 2000 beschlossen, Europa zum wettbewerbsfähigsten und dynamischsten, wissensbasierten Wirtschaftsraum zu entwickeln (Lissabon-Agenda). Die Einführung des Euro als gemeinsame Währung (1999: Buchgeld; 2002: Bargeld) ist eine wichtige Grundlage für einen einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum gewesen. Mit der SEPA wird nun ein weiterer Meilenstein realisiert, damit Europa weiter zusammenwächst. Einführung SEPA-Überweisung Einführung SEPA-Lastschrift Inkrafttreten der neuen Lastschrift-Bedingungen Wegfall der nationalen Überweisungen und Lastschriften und Ablösung durch die SEPA-Verfahren Zeitlicher Ablauf der SEPA-Einführung Teilnehmende Länder Hier finden Sie eine Übersicht der teilnehmenden Länder. An der SEPA nehmen aktuell 33 Länder teil die 14 Euro-Länder, die 17 Länder des übrigen europäischen Wirtschaftsraums (EWR) sowie Monaco und die Schweiz.

5 NATIONAL-BANK Informationen zur SEPA-Umstellung S. 5 von 16 SEPA ALLGEMEIN Die teilnehmenden Länder (Stand Juli 2013) Land Landeswährung ISO-Code IBAN-Länge Belgien Euro BE 16 Stellen Bulgarien Bulgarischer Lew BG 22 Stellen Dänemark Dänische Krone DK 18 Stellen Deutschland Euro DE 22 Stellen Estland Euro EE 20 Stellen Finnland Euro FI 18 Stellen Frankreich Euro FR 27 Stellen Griechenland Euro GR 27 Stellen Großbritannien Britisches Pfund GB 22 Stellen Irland Euro IE 22 Stellen Island Isländische Krone IS 26 Stellen Italien Euro IT 27 Stellen Kroatien Kroatischer Kuna HR 21 Stellen Lettland Lettischer Lats LV 21 Stellen Liechtenstein Schweizer Franken LI 21 Stellen Litauen Litauischer Litas LT 20 Stellen Luxemburg Euro LU 20 Stellen Malta Euro MT 31 Stellen Monaco Euro MC 27 Stellen Niederlande Euro NL 18 Stellen Norwegen Norwegische Krone NO 15 Stellen Österreich Euro AT 20 Stellen Polen Polnischer Zloty PL 28 Stellen Portugal Euro PT 25 Stellen Rumänien Neuer Rumänischer Leu RO 24 Stellen Schweden Schwedische Krone SE 24 Stellen Schweiz Schweizer Franken CH 21 Stellen Slowakei Euro SK 24 Stellen Slowenien Euro SI 19 Stellen Spanien Euro ES 24 Stellen Tschechische Republik Tschechische Krone CZ 24 Stellen Ungarn Ungarischer Forint HU 28 Stellen Zypern Euro CY 28 Stellen

6 NATIONAL-BANK Informationen zur SEPA-Umstellung S. 6 von 16 SEPA ALLGEMEIN Einheitliche Verfahren und Standards Im unbaren Zahlungsverkehr sind die Zahlungsverkehrsmärkte in Europa stark fragmentiert (z. B. unterschiedliche Kontonummern-Systematik; uneinheitliche Datenformate). Zudem sind die einzelnen Instrumente wie Überweisung oder Lastschrift je nach Land unterschiedlich ausgestaltet. Mit der SEPA werden künftig einheitliche Verfahren und Standards eingeführt: Kunden können einheitliche Überweisungen, Lastschriften und Kartenzahlungen nutzen. Der europaweite Wettbewerb führt zu mehr Effizienz in der Zahlungsverkehrsabwicklung. SEPA wird zu einer vollständigen Integration der nationalen Zahlungsverkehrsmärkte in ein binneneuropäisches System führen. Die EU sieht ein jährliches Einsparpotenzial von Mrd. Euro, das größtenteils durch europäische Unternehmen ausgeschöpft werden kann. Auswirkungen der SEPA auf Ihren Zahlungsverkehr Für Verbraucher Mit fortschreitender Umstellung der nationalen Systeme auf SEPA können Verbraucher auf EU-weite, günstige Zahlungsverkehrsdienstleistungen zählen. Neben der Einführung des IBAN/BIC-Systems, auch im Inland, werden mehr und mehr Unternehmen ihre regelmäßigen Einzüge per SEPA-Lastschrift erledigen. Hierbei kommen Privatpersonen immer öfter in Kontakt mit den neuen Mandatsvereinbarungen (siehe SEPA-Lastschrift). Vor allem die wachsenden Akzeptanzstellen für SEPA-Zahlungen vereinfachen den bargeldlosen Zahlungsverkehr im SEPA-Ausland auf sehr effiziente Weise. Für Unternehmen mit Geschäftsschwerpunkt Inland Unternehmen mit hauptsächlich inländischem Geschäft sollten vor allem ihre IT-Systeme (Software, Stammdaten) und internen Abläufe auf SEPA-Fähigkeit prüfen. Insbesondere durch die europaweite SEPA-Lastschrift können sich neue Absatzmärkte eröffnen. Schließlich werden ab dem die nationalen Systeme zugunsten der SEPA- Verfahren abgeschaltet. Um rechtzeitig gewappnet zu sein, sollte die SEPA-Umstellung frühzeitig geplant werden. Für Unternehmen mit Geschäftsschwerpunkt Europa Unternehmen mit vielen grenzüberschreitenden, europaweiten Geschäften können von der SEPA enorm profitieren. Neben den Umstellungsmaßnahmen der IT-Systeme und organisatorischen Abläufen können die neuen SEPA- Produkte (vor allem die SEPA-Lastschrift) zur Optimierung der Fakturierung und Liquidität genutzt werden. SEPA- Überweisungen sind nicht mehr betraglich begrenzt, zudem können Sie bei der NATIONAL-BANK auch Zahlungen in die Schweiz zu Inlandskonditionen tätigen. Hinweis: Auf die Gebührenregelung der Banken in der Schweiz hat die NATIONAL-BANK keinen Einfluss. Insbesondere ist zu beachten, dass die Schweiz nicht der EU-Preisverordnung unterliegt. Für die Öffentliche Hand Öffentliche Verwaltungen tragen als sehr umfangreiche Zahlungsverkehrsnutzer eine wichtige Rolle bei der SEPA- Umstellung, indem sie SEPA-Zahlungsinstrumente früh einsetzen können.

7 NATIONAL-BANK Informationen zur SEPA-Umstellung S. 7 von 16 SEPA ALLGEMEIN Vorteile Profitieren auch Sie von der SEPA! Abwicklung des gesamten Euro-Zahlungsverkehrs über ein Konto bei einer beliebigen Bank in Europa (z. B. innerspanischer Zahlungsverkehr über ein Konto bei der NATIONAL-BANK). Kunden können ein hochwertiges Leistungsangebot erwarten (Banken können auf SEPA-Basis zusätzliche Services kundengruppengerecht anbieten). SEPA-Lastschriftverfahren sind auch grenzüberschreitend möglich. Einsatzmöglichkeit von Debitkarten europaweit für Barabhebungen und POS-Zahlungen (z. B. Einkäufe oder Tankstellen). Unternehmen: Kostensenkungspotenziale durch einheitliche Zahlungsverkehrsabwicklung, Vereinfachung des Liquiditätsmanagements, verbesserte Stammdatenverwaltung, engere Verzahnung von Zahlungen und Rechnungswesen. Kleinere und mittelständische Unternehmen: Erschließung neuer Beschaffungs- und Absatzmärkte im europäischen Ausland, vereinfachter innereuropäischer Zahlungsverkehr. Technischer Standard Das europäische Kreditgewerbe hat sich für die Zahlungsverkehrskommunikation auf ein einheitliches SEPA-Datenformat auf XML-Basis (ISO 20022) geeinigt. Dieser neue Standard wird die SEPA-Infrastrukturen vereinheitlichen und damit eine vollautomatisierte Abwicklung von Zahlungen über die Ländergrenzen hinweg ermöglichen.

8 NATIONAL-BANK Informationen zur SEPA-Umstellung S. 8 von 16 SEPA-ÜBERWEISUNG Die SEPA-Überweisung (SCT: SEPA Credit Transfer) steht seit Anfang 2008 zur Verfügung und startete als erweiterte Form der bereits seit 2002 existierenden Europäischen Standard-Überweisung (STP-EU). Mittlerweile hat sie die Europäische Standard-Überweisung abgelöst. Für SEPA-Überweisungen gelten keine Betragsgrenzen mehr. Zudem werden SEPA-Überweisungen bei Abschaltung der nationalen Systeme ( bzw ) auch die inländischen Überweisungen ersetzen. Die Meldepflicht an die Deutsche Bundesbank bei grenzüberschreitenden Zahlungen ab ,00 Euro steht aktuell in Diskussion (Aufhebung der Meldepflicht oder Anhebung der Betragsgrenze), bisher haben sich hier aber keine Änderungen ergeben. Weitere Elemente der SEPA-Überweisung: Eindeutige Identifizierung des Zahlungsempfängers durch IBAN und BIC (Auf den BIC kann bei Inlandsüberweisungen voraussichtlich schon ab Februar 2014 verzichtet werden, hingegen bei grenzüberschreitenden SEPA-Überweisungen erst ab Februar 2016.) Ausführungsfristen: Ab 2012 darf die Laufzeit maximal 1 Bankarbeitstag betragen Art der Gebührenaufteilung: Share = Geteilte Kosten Regelwerk des EPC (European Payments Council) als Verfahrensgrundlage (In den zugehörigen Implementationsrichtlinien werden Details zum neuen XML-Datenformat veröffentlicht.) Das Formular für die SEPA-Überweisung:

9 NATIONAL-BANK Informationen zur SEPA-Umstellung S. 9 von 16 SEPA-LASTSCHRIFT Ein echtes Novum stellt die Einführung der SEPA-Lastschrift (SDD: SEPA Direct Debit) als Konsens unterschiedlicher Zahlungsverkehrskulturen zum dar. Der EPC (European Payments Council) hat sich für die Entwicklung eines neuen Lastschriftverfahrens auf europäischer Ebene entschieden. Neben bereits bekannten Elementen sind etliche neue Merkmale im Vergleich zur nationalen Version bei der SEPA-Lastschrift hinzugekommen. Wichtige Unterschiede zur heutigen nationalen Lastschrift: Orientierung am Fälligkeitsdatum (Due Date) Vereinbarung eines Mandats Beantragung einer Gläubiger-Identifikationsnummer Keine SEPA-Lastschrift-Belege, nur elektronische Aufträge Neue Fristen: Avisierung, Vorlage- und Widerspruchsfristen Neues Datenformat XML Das Fälligkeitsdatum (Due Date) Eine wesentliche Neuerung gegenüber den nationalen Lastschriftverfahren ist die Orientierung des gesamten Prozesses an einen festgelegten Fälligkeitstag. Während heutige Lastschriften bei Sicht (bei Vorlage) fällig sind, muss der SEPA-Lastschrifteinreicher ein festgelegtes Datum der Kontobelastung (Due Date) nennen und weitere Fristen an diesem Datum ausrichten. Das 4-Ecken-Modell der SEPA-Lastschrift (SDD Core) Zahlungsempfänger Bank des Empfängers Zahler Bank des Zahlers 1 Vereinbarung eines Mandats 2 Avisierung bei Erstausführung 3 Einreichung der SEPA-Lastschrift; 2 (bzw. 5) Tage vor Fälligkeit 4 Weiterleitung der SEPA-Lastschrift; 2 (bzw. 5) Tage vor Fälligkeit 5 Belastung am Fälligkeitsdatum

10 NATIONAL-BANK Informationen zur SEPA-Umstellung S. 10 von 16 SEPA-LASTSCHRIFT Das Mandat Für jede einzelne SEPA-Lastschrift ist die Vereinbarung eines Mandats notwendig. Das Mandat ist mit der heutigen Einzugsermächtigung vergleichbar, geht jedoch in Form und Inhalt über die Einzugsermächtigung hinaus. Durch die AGB-Änderungen* zum 9. Juli 2012 kann eine vorhandene, schriftliche Einzugsermächtigung als SEPA-Lastschriftmandat ohne erneute Unterschrift des Kunden genutzt werden. Hierzu ist es erforderlich, dass der Zahlungsempfänger den Zahler über den Wechsel unter Angabe von Gläubiger-ID und Mandatsreferenz in Textform informiert. Im Anhang finden Sie ein Musterschreiben. Das Mandat ist prinzipiell eine schriftliche Vereinbarung zwischen Zahler und Zahlungsempfänger und gilt als rechtliche Grundlage für das SEPA-Lastschriftverfahren. Es beinhaltet zwei Willenserklärungen, einerseits die Genehmigung an den Zahlungsempfänger, fällige Zahlungen per Lastschrift einzuziehen, andererseits die Zustimmung an die Bank des Zahlers, eingereichte SEPA-Lastschriften (das jeweilige Mandat betreffend) dem Zahlerkonto zu belasten. Die Gestaltung des Mandats ist nicht festgelegt, sondern nur der Inhalt. Zudem erhält jedes Mandat eine vom Zahlungsempfänger individuell vergebene Mandatsreferenz (bis zu 35 alphanumerische Zeichen lang) als eindeutige Kennzeichnung des jeweiligen Mandats in Verbindung mit der Gläubiger-ID. Die wichtigsten Daten eines Mandats werden 1:1 elektronisch erfasst (dematerialisiert) und mit jedem SEPA-Lastschrift-Datensatz mitgesendet. Diese Maßnahmen entsprechen den hohen Sicherheitsanforderungen anderer SEPA- Teilnehmer bei der Konzeptionierung des SEPA-Lastschriftverfahrens. Beispieltexte für SEPA-Mandate, die Sie ab sofort nutzen können, finden Sie im Anhang. * Die neuen Fristen (Avisierung, Vorlage, Widerspruch) Das neue SEPA-Lastschriftverfahren orientiert sich am vereinbarten Fälligkeitsdatum (Due Date). Hiervon leiten sich weitere Termine und Fristen ab. Avisierung (Pre-Notification) Der Zahlungsempfänger muss den Zahler mindestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit der SEPA-Lastschrift über den Termin und die Höhe der SEPA-Lastschrift informieren. Vorlagefristen Bei der Vorlage von SEPA-Lastschriften müssen bestimmte Mindestfristen eingehalten werden, je nach Art der Last- schrift. Unterschieden wird hierbei zwischen Erst-, Folge- oder Einmal-Lastschriften. Bei Erst- und Einmal-Last- schriften muss die SEPA-Lastschrift mindestens 5 Target-Tage** vor Fälligkeit beim Zahler vorgelegt werden, bei Folge-Lastschriften reduziert sich diese Frist auf 2 Target-Tage** vor Fälligkeit. Widerspruchsfristen Auch die Widerspruchfristen wurden vereinheitlicht. Bei autorisierten SEPA-Lastschriften (Bestehen eines gültigen Mandats) kann bis zu 8 Wochen nach Fälligkeit widersprochen werden. Bei unautorisierten SEPA-Lastschriften (ohne gültiges Mandat) beträgt die Widerspruchsfrist bis zu 13 Monate nach Fälligkeit. Bedingungen für Zahlungen mittels Lastschrift im Einzugsermächtigungsverfahren, die Bedingungen für Zahlungen mittels Lastschrift im SEPA-Basislastschriftverfahren und die Bedingungen für den Lastschrifteinzug ** Als Target-Tage eines Jahres gelten alle Kalendertage, außer Samstage, Sonntage, Neujahr, Karfreitag, Ostermontag, 1. Mai, und

11 NATIONAL-BANK Informationen zur SEPA-Umstellung S. 11 von 16 SEPA-LASTSCHRIFT Die Gläubiger-Identifikationsnummer Um in Deutschland am SEPA-Lastschriftverfahren teilnehmen zu können, benötigen Sie als Einreicher eine einmalig zu beantragende Gläubiger-Identifikationsnummer bzw. Gläubiger-ID oder GIN. Auf den Internetseiten der Deutschen Bundesbank ( können Sie sich online registrieren und erhalten nach kurzer Zeit die entsprechende Gläubiger-ID an Ihre registrierte -Adresse zugesandt. Die Gläubiger-ID dient der eindeutigen Identifizierung des Einreichers und wird im Datensatz jeder SEPA-Lastschrift mitgeliefert. Der Aufbau der Gläubiger-ID: DE 85 ZZZ ISO-Ländercode Prüfziffer Geschäftsbereichkennung Nationales Identifikationsmerkmal Die SEPA-Lastschrift aus Sicht des Einreichers Folgende Fragestellungen sollten Sie bedenken, wenn Sie auf das SEPA-Lastschriftverfahren umstellen möchten: Liegen mir IBAN und BIC aller Zahler vor? Nimmt meine Bank am SEPA-Lastschriftverfahren (Core und B2B) teil? Die NATIONAL-BANK ist von Beginn an (ab dem ) bei allen SEPA-Lastschriftverfahren dabei. Ist meine Banking-Software fit für SEPA-Lastschriften? Das von uns angebotene NB Business-Banking [MC] der Firma Omikron unterstützt alle neuen Zahlungsverkehrsinstrumente. Habe ich bei der Deutschen Bundesbank die Gläubiger-ID beantragt und erhalten? Liegen mir für alle SEPA-Lastschriften gültige Mandate vor und habe ich diese 1:1 in meiner Banking-Software erfasst? Habe ich die SEPA-Lastschrift dem Zahler ordnungsgemäß avisiert? Halte ich die Vorlagefristen (2 bzw. 5 Tage) in Abhängigkeit der Lastschriftart ein? Die SEPA-Lastschrift aus Sicht des Zahlers Als Zahler sollten Sie bei SEPA-Lastschriften folgende Aspekte beachten: Habe ich ein ordnungsgemäßes Mandat erteilt? Stimmen der Fälligkeitstag und andere Fristen? Ist für ausreichend Liquidität gesorgt? Bei Widerspruch: Befinde ich mich innerhalb der 8-Wochen- bzw. 13-Monate-Frist ab Belastungsdatum?

12 NATIONAL-BANK Informationen zur SEPA-Umstellung S. 12 von 16 SEPA-LASTSCHRIFT Die Business-to-Business Lösung Die Vorlauffrist von 2 bzw. 5 Tagen vor Belastungsbuchung erweist sich nicht in allen Fällen als optimal, insbesondere im Firmenbereich gelten analog zum heutigen Abbuchungsverfahren andere Anforderungen. Die SEPA-Firmenlastschrift Der EPC hat hierzu eine weitere Variante der SEPA-Lastschrift entwickelt, die so genannte SEPA-Firmenlastschrift (B2B-Lastschrift), bei der der Zahler zwingend ein Nicht-Verbraucher sein muss. Die wichtigsten Merkmale der SEPA-Firmenlastschrift: Einreichungsfrist immer D-1 (Fälligkeitstag - 1) Keine Widerspruchsfrist durch Zahler nach Belastung Rückgabefrist für die Bank des Zahlers beträgt 2 Tage Separate Verfahrensbeschreibung durch EPC Das Kombi-Mandat Was Sie heute schon als Lastschrifteinreicher nutzen sollten: Einzugsermächtigung und SEPA-Mandat in einem. Das Kombi-Mandat setzt sich aus einer Einzugsermächtigung bzw. einem Abbuchungsauftrag und einem zugehörigen SEPA- Mandat zusammen. Es ermöglicht zunächst Lastschrifteinzüge per Einzugsermächtigung bzw. per Abbuchungsauftrag auf Basis des nationalen Lastschriftabkommens und zukünftig per SEPA-Lastschriftmandat gemäß den entsprechenden Regeln des EPC (European Payments Council) einzuziehen. Solange die Einzugsermächtigung bzw. der Abbuchungsauftrag für nationale Lastschriften genutzt wird, bleibt das SEPA-Mandat inaktiv im Hintergrund, nach Aktivierung des SEPA-Mandats erlischt die Einzugsermächtigung (bzw. der Abbuchungsauftrag). Über den Wechsel auf die SEPA-Lastschrift muss der Zahler rechtzeitig unterrichtet werden, da sich die Widerspruchsfristen unterscheiden. Im Anhang finden Sie zwei Beispiele für Kombi-Mandate.

13 NATIONAL-BANK Informationen zur SEPA-Umstellung S. 13 von 16 IBAN-SERVICE International Bank Account Number Im SEPA-Raum findet die IBAN bislang in 33 Ländern Verwendung und ermöglicht dort die eindeutige Identifizierung und Zuordnung eines Kontos zum Kontoinhaber seiner kontoführenden Bank. DE (beispielhafte IBAN) DE ist die Länderkennung des Kontos, danach folgt zweistellig die Prüfziffer (im Beispiel 03), die Bankleitzahl ( ) und die auf 10 Stellen aufgefüllte Kontonummer. IBAN-Rechner Auf unserer Homepage finden Sie unter dem Suchbegriff IBAN-Berechnung eine Anwendung, die aus Kontonummer und Bankleitzahl der NATIONAL-BANK die IBAN prüft oder ermittelt. Im Zusammenhang mit der IBAN ist auch der BIC zu nennen. BIC steht für Business Identifier Code und stellt eine Art internationale Bankleitzahl dar. Der BIC entspricht dem SWIFT-Code der Bank und lautet somit für die NATIONAL-BANK: NBAG DE 3E Dieser BIC gilt bankeinheitlich für alle Niederlassungen und Zweigstellen. Anders als die IBAN hat der BIC auch außerhalb Europas eine große Bedeutung. Sämtliche Interbankeninformationen, sei es über Zahlungen oder Nachrichten im dokumentären Geschäft, werden mittels des BIC zugeordnet. Wir empfehlen Ihnen dringend, Ihre IBAN und den BIC der NATIONAL-BANK auf Ihrer Geschäftskorrespondenz zu ergänzen, um eine schnelle und direkte Zuleitung aller Zahlungen zu ermöglichen. Das IBAN-Service-Portal Das IBAN-Service-Portal ist eine internet-basierte Anwendung, mit dessen Hilfe Sie im Rahmen der SEPA-Umstellung die bisherige Identifikation von inländischen Kontoverbindungen mittels Kontonummern und Bankleitzahlen automatisiert in IBAN (International Bank Account Number) und BIC (Business Identifier Code) umwandeln lassen können. Das Portal wird von der Bank-Verlag GmbH auf der Seite angeboten. Um sich auf der Portalseite registrieren zu können, benötigen Sie ein von uns vergebenes Initialpasswort, das Sie auf unserer Homepage beantragen können. Geben Sie einfach IBAN-Service als Suchbegriff ein. Die Anforderung des Initialpasswortes ist kostenlos. Das einmalige Entgelt für die Freischaltung einer Benutzerkennung zur Registrierung im IBAN-Service-Portal beträgt 45,00 Euro zzgl. 19% USt. und für jede hochgeladene Datei (bis max Datensätze) im IBAN-Service- Portal werden 27,50 Euro zzgl. 19% USt. durch die Bank-Verlag GmbH in Rechnung gestellt. Auf den Seiten des IBAN- Service-Portals haben Sie Zugriff auf ausführliche Beschreibungen zu den Datenspezifikationen und einem Handbuch. Auch Beispieldateien können Sie dort herunterladen. Die Umwandlung der entsprechenden Kontonummer-/BLZ-Datenbanken erfolgt in 5 Schritten: Registrierung auf der IBAN-Service-Portal-Seite mit dem von uns vergebenen Initialpasswort Anmeldung auf der IBAN-Service-Portal-Seite mit Benutzernamen und Kennwort Upload einer sog. IBAN-Hin-Datei (Datendatei mit Kontonummern und BLZ) Maschinelle Umrechnung der Daten durch das Portal Download einer IBAN-Rück-Datei (obige Datendatei, ergänzt um IBAN und BIC)

14 NATIONAL-BANK Informationen zur SEPA-Umstellung S. 14 von 16 SEPA-DATENMODELL Technische Grundlage für die neuen SEPA-Produkte (SEPA-Überweisung und SEPA-Lastschrift) ist der ISO20022-Standard. Die SEPA-Datenmodelle bilden hiervon eine Untermenge. Ziel von ISO20022, auch als UNIFI-Standard (UNIversal Financial Industry message scheme) bezeichnet, ist eine weltweite Vereinheitlichung von existierenden und neuen Nachrichtenstandards aus verschiedenen Bereichen des Finanzwesens. Alle zukünftigen SEPA-Nachrichten werden auf diesem Standard (XML: extensible Markup Language) basieren. Die Beschreibung der neuen Formate ist mit Verabschiedung der Rulebooks (Regelwerke) erfolgt. Die bisherigen deutschen Formate DTAUS (inländische Zahlungen) und DTAZV (europäische und internationale Zahlungen) werden durch die neuen SEPA-Formate abgelöst. Ablösetermin der deutschen Formate ist der bzw Stand: 2008 Euroüberweisung Eurolastschrift/Inland SEPA-Überweisung/ SEPA-Lastschrift (EU/EWR mit Inland) DTAUS SEPA DF Bank Bank des Auftrag- gebers DTAUS SEPA DF Bank Bank des Empfän- gers Überweisung Welt SWIFT-XML SWIFT-XML Stand: 2014 bzw SEPA-Überweisung/ SEPA-Lastschrift (EU/EWR mit Inland) Überweisung Welt SEPA DF SWIFT-XML Bank Bank des Auftrag- gebers SEPA DF SWIFT-XML Bank Bank des Empfän- gers

15 NATIONAL-BANK Informationen zur SEPA-Umstellung S. 15 von 16 IHRE ANSPRECHPARTNER Die NATIONAL-BANK unterstützt Sie gerne bei Ihrem Umstellungsprozess. Hierzu haben wir folgende Informationen und Instrumente für Sie bereitgestellt: SEPA-Newsletter Regelmäßig veröffentlichter Newsletter, Anmeldung unter Electronic Banking Mit unseren Electronic Banking-Produkten können Sie bereits heute SEPA nutzen. Beratung durch Spezialisten Individuelles Beratungsgespräch mit unserem Spezialisten-Team Aktuelle Informationen Aktuelle Informationen und weiterführende Links rund um das Thema SEPA unter Ihre Ansprechpartner Zahlungsverkehrsmanagement / Electronic Banking Theaterplatz Essen Tel.: * electronic.banking@national-bank.de *0,06 EUR/ Anruf inkl. MwSt. aus dem deutschen Festnetz, Mobilfunkhöchstpreis 0,42 EUR/ Minute inkl. MwSt.

16 NATIONAL-BANK Informationen zur SEPA-Umstellung S. 16 von 16 ANHANG Checklisten und Musterschreiben Checkliste SEPA-Migration Checkliste Mandatsreferenz Checkliste Umstellung Einzugsermächtigung auf SEPA-Mandat Musterschreiben Umstellung Einzugsermächtigung auf SEPA-Mandat Kombimandat Einzugsermächtigung und SEPA-Basislastschrift Kombimandat Abbuchungsauftrag und SEPA-Firmenlastschrift Webinar-Anmeldebogen

17 Checkliste SEPA-Migration Allgemein 1. SEPA - Der neue Zahlungsverkehr Haben Sie sich über die SEPA-Verfahren informiert? Hinweis: Informationen erhalten Sie unter 2. Kontaktaufnahme mit der NATIONAL-BANK SEPA erfordert erhebliche Anpassungen in Ihren Zahlungssystemen. Sind Sie bereits mit der NATIONAL-BANK in Kontakt getreten, um die SEPA-Umstellung entsprechend vorzubereiten? 3. Projektteam einrichten und Verantwortlichen bestimmen Haben Sie bereits ein Projektteam mit Vertretern aus den relevanten Bereichen Ihres Unternehmens eingerichtet (bspw. Rechnungswesen, IT, Vertrieb, Treasury, Personal)? 4. Analyse der Systeme, Schnittstellen und Geschäftsprozesse Haben Sie den Umstellungsbedarf für Ihre internen Systeme, den dazugehörigen Schnittstellen sowie für die relevanten Geschäftsprozesse ermittelt? 5. Anpassung der EDV-Anwendungen Sind Ihre internen Anwendungen und Ihre Electronic Banking-Software bereits SEPA-fähig? Hinweis: Sprechen Sie frühzeitig mit Systemanbietern über eventuelle Anpassungen oder planen Sie bei Eigenentwicklungen genügend Vorlauf für Programmänderungen ein. 6. Sukzessive Umstellung des Zahlungsverkehrs auf SEPA Haben Sie Meilensteine zur Umstellung der Zahlungsverkehrssysteme definiert? Bitte prüfen Sie, ob es für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, Überweisungen und Lastschriften getrennt umzustellen. Hinweis: Planen Sie genügend Vorlauf für Tests mit uns ein

18 Checkliste SEPA-Migration 7. IBAN und BIC in Ihrer Unternehmenskommunikation Wurden Rechnungen, Formulare, Verträge und Erfassungsmasken um IBAN und BIC der von Ihnen geführten Konten ergänzt? Hinweis: Zur besseren Lesbarkeit sollte die IBAN als Vierer-Blockung dargestellt werden. 8. Umstellung der Stammdaten auf IBAN und BIC Haben Sie die Stammdaten Ihrer Kunden um IBAN und BIC ergänzt? Hinweis: Für umfangreiche Datenbestände können Sie zur automatisierten Umwandlung den Service der Bank-Verlag GmbH nutzen: SEPA-Überweisung 9. Nutzung neuer Zahlungsverkehrsvordrucke Nutzen Sie bereits neue SEPA-Vordrucke? Hinweis: Die Vorgaben sind in den Richtlinien für einheitliche Zahlungsverkehrsvordrucke definiert: SEPA-Lastschrift 10. Beantragung der Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID / GIN) Haben Sie Ihre Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank beantragt? Hinweis: Besuchen Sie hierzu die Internetseite Einrichtung einer Mandatsverwaltung Haben Sie eine Systematik zur Vergabe der Mandatsreferenz festgelegt? Können Sie alle Angaben zur Einholung, Änderung und Nutzung von SEPA-Mandaten in einer Mandatsverwaltung erfassen? - 2 -

19 Checkliste SEPA-Migration 12. Umstellung auf das SEPA-Mandat Verwenden Sie bereits das SEPA-Mandat, wenn Sie sich von Ihrem Geschäftspartner eine Einzugserlaubnis einholen? Wurden Ihre Vertriebsmitarbeiter diesbezüglich geschult? Hinweis: Bestehende Einzugsermächtigungen können in SEPA-Mandate gewandelt werden, sofern der Zahler hierüber informiert wird (s. Punkt 13). Informationen zu Mustermandaten beziehungsweise zur Gültigkeit bestehender Einzugsermächtigungen finden Sie unter Informieren Sie Ihre Geschäftspartner und Kunden über die Umstellung auf die SEPA- Basislastschrift Haben Sie Ihre Geschäftspartner und Kunden über die SEPA-Umstellung, Ihre Gläubiger-ID und die SEPA-Mandatsreferenz informiert? Hinweis: Dies ist eine Voraussetzung zur Nutzung bestehender Einzugsermächtigungen im SEPA- Basislastschriftverfahren. 14. Wegfall des Abbuchungsauftragsverfahrens Wurde mit Ihren Geschäftspartnern und Kunden das Abbuchungsauftragsverfahren auf eines der SEPA-Verfahren (Basis- oder Firmenlastschrift) umgestellt? Hinweis: Bestehende Abbuchungsaufträge können nicht in SEPA-Mandate gewandelt werden. Beachten Sie, dass das SEPA-Firmenlastschriftverfahren nur angewendet werden darf, wenn der Zahler ein Nicht-Verbraucher ist. 15. Fristen bei dem SEPA-Lastschriftverfahren beachten Haben Sie einen Prozess zur Festlegung des Fälligkeitsdatums definiert? Hinweis: Beachten Sie dabei auch unsere Einreichungsfristen sowie die Informationspflichten (Pre-Notification) gegenüber dem Zahler. Diese finden Sie auf unserer Homepage Diese Checkliste dient einer ersten Orientierung und beinhaltet nicht alle notwendigen Maßnahmen. Bitte sprechen Sie Ihren Berater an, der Sie gerne bei Ihrem Umstellungsprozess unterstützt

20 Checkliste Mandatsreferenz Für jede SEPA-Lastschrift ist die Vereinbarung eines Mandats notwendig. Jedem Mandat wiederum wird eine vom Zahlungsempfänger individuell zu vergebene Mandatsreferenz zugewiesen. Folgendes ist hierbei zu beachten: Mandatsreferenz dient als eineindeutige Kennzeichnung des Mandats und kann bis zu 35 alphanumerische Zeichen lang sein. Folgende Fälle führen zur Neuerstellung eines Mandats und zur Vergabe einer neuen Mandatsreferenz: Mandat wurde 36 Monate nach letztem Einzug nicht mehr genutzt Mandat wurde durch den Zahler gekündigt und soll nun wieder gelten Einzugskonto wird auf einen anderen Zahler geändert (u.a. wegen Adresse und Unterschrift des neuen Kontoinhabers) Vom Grundsatz her soll eine Mandatsreferenz eine korrekte Zuordnung zum zu Grunde liegenden Vertrag ermöglichen. Es stehen somit folgende mögliche Varianten zur Verfügung: Mandatsreferenz wird pro Zahler festgelegt und referenziert auf alle mit dem Zahler abgeschlossenen Verträge Vorteil: Einfache Handhabung und Administration Nachteil: Sperrt der Zahler sein Mandat, werden alle Lastschriften aus allen Vertragbeziehungen retourniert Mandatsreferenz wird pro Vertrag festgelegt Vorteil: Eineindeutige Zuordnung der Mandatsreferenz zum Vertrag Nachteil: Aufwändigere Handhabung und Administration Unsere Empfehlung - Die Mandatsverwaltung: Übersicht aller vorliegenden Mandate und elektronische Verwaltung der relevanten Daten (IBAN und BIC, Zahler, Betrag, Verwendungszweck, Gläubiger- Identifikationsnummer, Mandatsreferenz, etc.) Festlegung, ob es sich um eine Erst-, Einmal-, Folge- oder letzte Lastschrift handelt, Errechnung der Fälligkeitstermine, Zusteuern der Mandatsdaten zum eigentlichen Zahlungslauf Zuordnung der gescannten Mandatsvereinbarung, um bei Rückfragen direkt hierauf zurückgreifen zu können Eine Mandatsverwaltung ist nicht zwingend notwendig, bietet jedoch eine erhebliche Unterstützung und übersichtliche Handhabung gegenüber der manuellen Mandatspflege - insbesondere bei einer Vielzahl an Mandaten.