Abacus. FIBU Light. Version 9.0. Ein Produkt der Abacus Research AG, Rorschacherstr. 170, 9006 St. Gallen

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1 Abacus FIBU Version 9.0 Ein Produkt der Abacus Research AG, Rorschacherstr. 170, 9006 St. Gallen

2 FIBU Einleitung Einleitung Mit der ABACUS FIBU erhalten Sie eine einfache und benutzerfreundliche Finanzbuchhaltung, die sich in der Praxis über 10'000 fach bewährt hat. Sei es, dass damit vollumfänglich Finanzbuchhaltungen geführt werden oder dass alternativ dazu die FIBU als Vorerfassungsprogramm eingesetzt wird in Zusammenarbeit mit dem Treuhänder. Renommierte Schweizer Treuhandgesellschaften arbeiten mit ABACUS und empfehlen den Einsatz der ABACUS FIBU. Die FIBU ist integrierter Bestandteil der Aba - Business Lösung für Kleinbetriebe, die zustätzlich zur FIBU auch die Applikationen Fakturierung, Debitorenkontrolle, AbaShop E-Commerce, Electronic Banking und Adressverwaltung umfasst. FIBU ermöglicht Ihnen die Buchhaltung laufend à jour zuhalten und somit auch jederzeit den Zugriff auf aktuelle Daten zu haben. Wichtige und entscheidende Informationen für firmeninterne Zwecke und auch solche für Partner wie z.b. Banken stehen Ihnen mit der FIBU zur Verfügung. Wie müssen Sie das Handbuch der Finanzbuchhaltung verwenden? Der Aufbau des Handbuchs richtet sich nach den Programm-Nummern der FIBU. In den Titelzeilen sind die Programm-Nummern sowie die verschiedenen Untertitel angegeben. So finden Sie einfach und schnell die Beschreibungen der einzelnen Programme sowie deren Unterprogramme (z.b. Reihenfolge, Optionen, Gestaltung). Seite I-1

3 FIBU Einleitung Das Stichwortverzeichnis liefert Ihnen zu den einzelnen Themenkreisen nützlich Hinweise, an welchen Stellen der gesuchte Begriff im Handbuch beschrieben ist. Online-Hilfe Nebst dem Handbuch kann mit der Funktionstaste F1 im Programm direkt die Online-Hilfe gestartet werden. Dadurch erhalten Sie für jedes Feld direkt eine Beschreibung, welche mit dem Handbuch übereinstimmt. Sie können auch bequem in der Online-Hilfe im Stichwortverzeichnis nach ganz bestimmten Begriffen suchen. Somit verfügen Sie mit dem Handbuch und der Online- Hilfe über ein umfassendes Hilfesystem, welches Ihnen die gewünschten Informationen schnell zur Verfügung stellt. Damit wird die Bedienung des Programms zusätzlich erleichtert. Seite I-2

4 FIBU Impressum Impressum Copyright Programmautor Dokumentation/Tool Handbuch/Hilfe ABACUS Research AG Ursula Beutter Markus Keller Eric Uski Philipp Zwahlen Michael Vorburger Thomas Gemperle Ursula Beutter Hinweis Alle Rechte vorbehalten. Diese Dokumentation darf in keiner Form ohne Genehmigung von ABACUS Research AG kopiert werden. Alle Angaben in diesem Handbuch wurden mit grösster Sorgfalt erarbeitet und getestet. Trotzdem sind Fehler nicht ganz auszuschliessen. ABACUS kann weder eine juristische Verantwortung, noch irgendeine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen, übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise sind wir dankbar. ABACUS Research AG Seite II-1

5 FIBU Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis MANDANT ERÖFFNEN <CTRL+N> Übersicht Mandant auswählen <CTRL+M> MANDANTENINFORMATION <S3> Übersicht Mehrwertsteuer <F7> KOPIERPROGRAMME <S7> Übersicht ZUSATZPROGRAMME <S9> Mandant löschen <S92> S94 Vorgaben kopieren <S94> BUCHEN Aufbau der Buchungsmaske Buchungsmaske Buchungsmaske Buchungen korrigieren Buchungen löschen Optionen <Alt-O> GEGENKONTO VERVOLLSTÄNDIGEN Übersicht Geschäftsjahr/Konto wählen JOURNAL Übersicht Seite III-1

6 FIBU Inhaltsverzeichnis 19 VERBUCHEN IN FINANZBUCHHALTUNG Übersicht Daten auslesen KONTEN BEARBEITEN Übersicht Zusatzdefinitionen <F6> Menüzeile - Konto Menüzeile -? (Fragezeichen) KONTOAUSZÜGE Übersicht Selektion - Standard <F5> Selektion - Klassierung Gestaltung - Detail <F6> Gestaltung - Darstellung Kriterien - Standard Kriterien - Erweitert Benutzerdefinierte Reihenfolge KONTENPLAN ABFRAGEN Übersicht Ausgabe Selektion <F5> Gestaltung <F6> KONTENKLASSIERUNG Übersicht Bezeichnungen <F6> Defaultattribute Menü - Element Menü - Detail Menü - Ansicht Menü - Gehe zu Seite III-2

7 FIBU Inhaltsverzeichnis 31 BILANZ / ERFOLGSRECHNUNG Übersicht Optionen <Alt-O> FREMDWÄHRUNGSBILANZ Übersicht KTO-PLAN IMPORTIEREN/EXPORTIEREN Übersicht EXTERNE ERFASSUNGEN VERBUCHEN Übersicht Daten Einlesen STAMMDATEN EINGEBEN Stammdaten - Allgemein SALDOVORTRÄGE Übersicht MEHRWERTSTEUER Mehrwertsteuer-Codes MWST-Abrechnung MWST-Verprobung DATEN LÖSCHEN Übersicht ABSCHLUSS Übersicht Jahresende ändern Monat abschliessen Jahresabschluss Saldo Vorjahr übernehmen Jahr eröffnen zum Buchen Seite III-3

8 FIBU Inhaltsverzeichnis 57 FW - TABELLE Fremdwährungstabelle Kurstabelle REKONSTRUKTIONSPROGRAMME Übersicht ANHANG ASCII-SCHNITTSTELLE... A-1 Bewegungsdaten importieren... A-1 Bewegungsdaten exportieren... A-7 Seite III-4

9 SYSTEM Inhaltsübersicht

10 FIBU Mandant eröffnen CTRL+N Übersicht Mandant eröffnen <CTRL+N> Übersicht Bild 0-1: Mandant eröffnen Möglichkeiten Bevor Sie einen Mandanten eröffnen, müssen Sie unbedingt folgendes beachten: Startmonat der Buchhaltung Der Startmonat der Buchhaltung kann nachträglich nicht mehr verändert werden. Seite 0-1

11 FIBU Mandant eröffnen CTRL+N Übersicht Neue Directories auf der Festplatte Bei der Eröffnung eines Mandanten werden auf der Festplatte automatisch folgende Directories angelegt: \abac\kd\nrxxxx\vore FIBU Datendateien, wobei XXXX = Mandanten- Nummer \abac\kd\nrxxxx\publ Zentrale Datendateien, wobei XXXX = Mandanten-Nummer Mandant löschen Im Programm S92 MANDANT LÖSCHEN können Sie einen Mandant vollständig löschen. Da die Daten durch diesen Vorgang unwiderruflich auf der Festplatte gelöscht werden, sollten Sie vorher eine Kopie der Daten auf eine Diskette im Programm S7 KOPIERPROGRAMME erstellen. Option 'Mandanten' Mit der Option 'Mandanten' können Sie bis zu 9999 Mandanten gleichzeitig bearbeiten. Mit der Grundversion der FIBU können Sie maximal 2 Firmen neu eröffnen. Seite 0-2

12 FIBU Mandant eröffnen CTRL+N Übersicht Weitere Stammdaten Nachdem Sie den Mandanten eröffnet haben, müssen Sie im Programm S3 MANDANTEN INFORMATION die vollständige Adresse des Mandanten (Firma) erfassen. Im Programm 51 STAMMDATEN EINGEBEN können Sie weitere Stammdaten betreffend den 'Optionen' und der Buchungsperiode festlegen. Arbeitsablauf Mandanten- Nummer Die Mandanten-Nummer ist maximal 4 Stellen lang. Falls Sie einen neuen Mandanten definieren, ist es nicht unbedingt nötig, dass Sie ihm die Nummer 1 zuordnen. Empfehlenswert sind folgende Mandantennummern: Gründungsjahr der Firma eingeben. Die Postleitzahl Ihrer Ortschaft oder die ersten Ziffern davon als Mandantennummer erfassen. Eine Phantasie- oder Schlüsselzahl, z.b. Strassennummer. Besteht allerdings für den in der FIBU zu eröffnenden Mandanten in einer anderen Applikation (z.b. Lohnbuchhaltung etc.) dieser Mandant bereits, dann ist es empfehlenswert, dass Sie ihm hier in der FIBU dieselbe Mandanten-Nummer zuweisen. Seite 0-3

13 FIBU Mandant eröffnen CTRL+N Übersicht Mandanten- Name Der Mandanten-Name ist maximal 25 Stellen lang. Als Mandanten-Name kann z.b. der Firmen-Name und die Ortschaft eingegeben werden. Er wird nebst der Lizenz-Nummer oder Lizenz-Name auf allen Listen ausgedruckt. Mandanten-Name korrigieren Im Programm S3 MANDANTEN INFORMATION, <F10=Mandantenname> kann der Mandantenname jederzeit geändert werden. In diesem Programm können auch die Adresse und weitere wichtige Informationen zum Mandant (Tel.-Nr., Bemerkungen usw.) eingegeben werden. Dateien der FIBU eröffnen auf Drive... Die Dateien der FIBU können auf einem beliebigen Drive (Festplatte = C: D: G: H: usw.) eröffnet werden. Falls die Daten des zu eröffnenden Mandanten auf der gleichen Festplatte wie die Programme eröffnet werden, kann das Feld mit <ENTER> übersprungen werden. Falls die Daten auf einem anderen Drive (Festplatte) eröffnen werden, muss der entsprechende Buchstabe der Festplatte eingegeben werden. Beispiel D: Daten auf Festplatte D (bei PC) G: Daten auf Festplatte G (bei Server) Seite 0-4

14 FIBU Mandant eröffnen CTRL+N Übersicht Übrige Dateien... Die Daten der ÜBRIGEN DATEIEN können bei der Eröffnung auf einem beliebigen Drive eröffnet werden. Falls der Mandant bereits in einem anderen Programm eröffnet ist, kann die Festplatte der ÜBRIGEN DATEIEN nicht mehr angewählt werden. Falls die ÜBRIGEN DATEIEN auf der gleichen Festplatte wie die Programme eröffnet werden sollen, kann das Feld mit <ENTER> übersprungen werden. Beginn Buchhaltungsjahr im 'Monat' Kalendermonat für den Beginn des Geschäftsjahres eingeben (1-12). Feld anschliessend mit <ENTER> bestätigen. ACHTUNG Der Beginn des Geschäftsjahres kann nur bei der Eröffnung eines Mandanten definiert werden. Die Periode für ein Geschäftsjahr wird automatisch für 12 Monate ab Beginn des Geschäftsjahres eröffnet. Im Programm 56 ABSCHLUSS kann das Ende des Geschäftsjahr beliebig verlängert werden. Dauer des Geschäftsjahres Die Dauer des Geschäftsjahres muss bei der Eröffnung der FIBU nicht im voraus bestimmt werden. Es ist möglich, beliebig viele Monate oder Kalenderjahre innerhalb eines Geschäftsjahres zu verarbeiten. Seite 0-5

15 FIBU Mandant eröffnen CTRL+N Übersicht Eingabe-Beispiel 1 Beginn Geschäftsjahr im Januar 7 Beginn Geschäftsjahr im Juli Leitwährung des Mandanten ISO-Code für die Leitwährung der Buchhaltung eingeben (z.b. Schweizer Franken = CHF). Dies ist der Normalfall für Buchhaltungen in der Schweiz. Die Saldi sämtlicher Konten werden in der entsprechenden Leitwährung geführt. Zusätzlich kann jedes Konto in einer beliebigen weiteren Währung geführt werden. Seite 0-6

16 FIBU Mandant eröffnen CTRL+N Mandant auswählen CTRL+M Mandant auswählen <CTRL+M> Bild 0-2: Mandant auswählen Möglichkeiten In diesem Programm können Sie einen bestehenden Mandanten auswählen. Sie starten dieses Programm, indem Sie in der Aufgabenauswahl der FIBU mit <CTRL+M> die Mandantenauswahl wählen. Soll ein neuer Mandant eröffnet werden, wählen Sie <Shift+CTRL+M> 'Mandant eröffnen'. Seite 0-7

17 FIBU Mandanteninformation S3 Übersicht Mandanteninformation <S3> Übersicht Bild 3-1: Mandanteninformation Möglichkeiten Mandantenadresse In diesem Programm wird die Mandantenadresse und die Mandanteninformation verwaltet. Diese Angaben werden vom System weiter verwendet, z.b. als Absender auf Auswertungen. Seite 3-1

18 FIBU Mandanteninformation S3 Übersicht Im weiteren werden verschiedene Informationen verwaltet, wie die aktuelle Zeit, Arbeitsdauer, zuletzt bearbeitet von welchem Benutzer, usw. Mehrwertsteuer-Stammdaten & Mehrwertsteuerpflicht, MWST-Methode, Steuernummer, Abrechnungsart und Abrechnungsrhythmus definieren. Menü/Mandantenname Der Mandantenname kann jederzeit in diesem Programm über die Menüposition MANDANTENNAME geändert werden. Bildschirmsprache Die Bildschirmsprache kann über das MENÜ/BILD- SCHIRMSPRACHE geändert werden. Im Moment ist Deutsch verfügbar und für das Hauptmenü französisch. Sollen sämtliche Menüs der FIBU in französisch gezeigt werden, muss die französische Version installiert werden. Seite 3-2

19 FIBU Mandanteninformation S3 Mehrwertsteuer F7 Mehrwertsteuer <F7> Bild 3-2: Mehrwertsteuer Möglichkeiten Neben der Firmenadresse und weiteren Informationen zum Mandanten werden auch zentrale Mehrwertsteuerinformationen bestimmt. Mit <F7 = Mehrwertsteuer> können Sie folgende zentralen Informationen zur MWST definieren: Seite 3-3

20 FIBU Mandanteninformation S3 Mehrwertsteuer F7 Mehrwertsteuerpflicht Aktivieren Sie die Methode, nach der Sie die Mehrwertsteuer abrechnen. Firmensteuernummer Schweiz Steuernummer (6 Stellen). Firmensteuernummer EU Für zukünftige Anwendungen, Steuernummer EU erfassen. Rundung Steuerbetrag Falls Steuerbeträge NICHT gerundet werden, Feld aktivieren [X]. Zentrale Abrechnung Wird die Abrechnung zentral in der FIBU und nicht in der FIBU geführt, Feld aktivieren [X]. Abrechnungsrhythmus Mit <PgUp/PgDn> Abrechnungsrhythmus der MWST wählen; monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich. Seite 3-4

21 FIBU Mandanteninformation S3 Mehrwertsteuer F7 Pauschalabrechnung F7/F7 Pauschalabrechnung <F7/F7> Bild 3-3: Mandanteninformation - Pauschalabrechnung Möglichkeiten Bruttomethode Bei der Pauschalbrutto-Methode werden alle Beträge brutto, d.h. inkl. MWST auf die Konten verbucht. Die MWST muss bei dieser Methode vom Benutzer jeweils quartalsweise oder halbjährlich in Höhe des Pauschalsatzes manuell umgebucht werden. Seite 3-5

22 FIBU Mandanteninformation S3 Mehrwertsteuer F7 Pauschalabrechnung F7/F7 Vorteil dieser Methode: Alle MWST-pflichtigen Buchungen werden immer mit dem normalen MWST-Code erfasst, aber es wird kein MWST-Betrag gerechnet. Dieses Vorgehen erlaubt Ihnen den finanziellen Vorteil der Pauschalmethode zu verifizieren, indem Sie im Programm 532 MWST- ABRECHNUNG unter <F6> das Feld 'nicht Pauschal' aktivieren und die MWST-Abrechnung provisorisch ausgeben. Sämtliche Lieferantenrechnungen, die nur exklusiv MWST gestellt sind, können problemlos erfasst werden. Nettomethode Alle MWST-pflichtigen Buchungen werden immer mit dem normalen MWST-Code erfasst, es wird jedoch nie die Vorsteuer gerechnet. Bei der Pauschalnetto- Methode werden für alle Umsätze die Beträge netto verbucht, dabei wird aber nicht die volle MWST abgezogen, sondern der MWST-Abzug erfolgt in der Höhe des Pauschalsatzes. Vorteil dieser Methode: Da alle Beträge netto verbucht werden, können Sie jederzeit eine aktuelle Bilanz/Erfolgsrechnung erstellen. Indem Sie im Programm 532 MWST-ABRECHNUNG unter <F6> das Feld 'nicht Pauschal' aktivieren und die Abrechnung provisorisch ausgeben, können Sie den Vorteil der Pauschalmethode gegenüber der normalen Abrechnung überprüfen. Seite 3-6

23 FIBU Mandanteninformation S3 Mehrwertsteuer F7 Pauschalabrechnung F7/F7 Sämtliche Lieferantenrechnungen, die nur exklusiv MWST gestellt sind, können problemlos erfasst werden. Nicht Pauschal Wollen Sie nicht oder nicht mehr nach der Pauschal- Methode abrechnen, wählen Sie hier 'nicht Pauschal'. Seite 3-7

24 FIBU Kopierprogramme S7 Übersicht Kopierprogramme <S7> Übersicht Bild 7-1: Kopierprogramme Möglichkeiten Datensicherung eines Mandanten erstellen oder zurückladen. Es kann immer nur der ganze aktuelle Mandant gesichert werden. Ist der Mandant in mehreren ABACUS Programmen (FIBU, LOHN etc) eröffnet, werden alle Daten gesichert. Während der Datensicherung darf im entsprechenden Mandant NICHT gearbeitet werden. Seite 7-1

25 FIBU Kopierprogramme S7 Übersicht Für die Sicherung wird ein mitgeliefertes Programm benutzt, welches Ihr Datenvolumen bis auf einen Zehntel auf Disketten verdichtet. Hinweis Vom System wird ein Dateiname für die Sicherung vorgeschlagen, z.b. ABAC7777 (7777 = Mandanten-Nummer). Wir empfehlen Ihnen, Datensicherungen in mehreren Generationen zu führen, z.b. Tages-, Wochen-, Monats- und Spezialsicherung. Datensicherung unterbrechen Mit <Ctrl-C> Datensicherung unterbrechen. Der Vorgang wird abgebrochen und kann wiederholt werden. Hinweis Eine Datensicherung kann je nach Datenmenge aus mehreren Disketten bestehen. Sofern das Programm eine zweite Diskette verlangt, müssen Sie eine neue, formatierte Diskette einlegen. Dieser Vorgang kann sich mit weiteren Disketten wiederholen, bis die automatische Datensicherung abgeschlossen ist. Verwenden Sie jeden Tag dieselben Disketten, kann sich ein nicht bemerkter Fehler über längere Zeit einschleichen. Wir empfehlen dringend mit der sogenannten Generationensicherung zu arbeiten, da Sie bei mehreren Generationen auf eine ältere Sicherung zurückgreifen können. Seite 7-2

26 FIBU Kopierprogramme S7 Übersicht Die Datensicherung kann aufgrund verschiedener Auswahlmöglichkeiten durchgeführt werden, wie Dateien verdichten oder Diskette journalisieren. Arbeitsablauf Datensicherung Mit <Pfeil Ab/Auf> kann zwischen Datensicherung 'erstellen' bzw. 'zurückladen' ausgewählt werden. Ihre Wahl mit <ENTER> bzw. <TAB> bestätigen. ACHTUNG Überprüfen Sie bei j e d e r Datensicherung, dass Sie die Funktion 'Datensicherung erstellen' angewählt haben. Falls Sie die Funktion 'Datensicherung zurückladen' irrtümlicherweise eingestellt haben, gehen die zwischenzeitlich erfassten Buchungen unwiderruflich verloren. Disketten-Laufwerk angeben und mit <ENTER> bzw. <TAB> bestätigen. Falls Ihr Computer nur ein Laufwerk besitzt, müssen Sie hier 'A' eingeben. Bei zwei Laufwerken muss je nachdem, wo die Diskette eingelegt ist, 'A' oder 'B' eingegeben werden. Disketten-Laufwerk Dateiname- Sicherung Datei-Name der Datensicherung eingeben und mit <ENTER> bestätigen. Seite 7-3

27 FIBU Kopierprogramme S7 Übersicht Beachten Sie dabei, dass nur der Dateiname auf der Diskette ersichtlich ist. Ändern Sie die Systemvorgabe, sollte der Name für Sie einen Zusammenhang mit dem gesicherten Mandant haben. Hinweis ABAC7777: Datensicherung des Mandanten 7777 Datensicherung bei Fehlern unterbrechen Die Datensicherung wird auf Fehler überprüft, d.h. jedes File wird mit einer Check-Summe belegt. Wird ein Fehler gefunden, d.h. eine falsche Check-Summe, wird die Sicherung unterbrochen. Standardmässig sollte eine Datensicherung immer automatisch auf allfällige Fehler überprüft werden. Dateien verdichten Die Dateien werden bei der Sicherung bis auf einen ZEHNTEL der effektiven Grösse auf Disketten verdichtet. Beachten Sie, dass beim Zurückladen der Dateien diese bis zu ZEHNMAL grösser werden können, als der belegte Platz auf den Disketten. Hinweis Aus praktischen Gründen ist eine Verdichtung der Daten bei der Datensicherung empfehlenswert. Dieses Vorgehen ist problemlos und führt auf Grund der Verdichtung nicht zu speziellen Problemen. Seite 7-4

28 FIBU Kopierprogramme S7 Übersicht Disketten vor Datensicherung löschen Die zu beschreibende Diskette wird vor der Sicherung gelöscht. Das Löschen einer Diskette vor der Sicherung ist sinnvoll. Datensicherung journalisieren Soll die Datensicherung journalisiert werden, wird auf der Diskette eine Datei 'BAR00000.LOG' generiert. In dieser Datei werden alle Dateien aufgelistet, die gesichert wurden. Disketten vor Datensicherung formatieren Aus programmtechnischen Gründen können bei der automatischen Formatierung vor der Datensicherung nur HD-Disketten - High Density (1,44 MB bei 3 1/2 Zoll) formatiert werden. Seite 7-5

29 FIBU Zusatzprogramme S9 Mandant löschen S92 Zusatzprogramme <S9> Mandant löschen <S92> Bild 9-1: Mandant löschen Möglichkeiten Um einen Mandanten von der Festplatte oder dem Server zu entfernen, wird diese Funktion benutzt. Es werden sämtliche Daten der FIBU des entsprechenden Mandanten gelöscht. Seite 9-1

30 FIBU Zusatzprogramme S9 Mandant löschen S92 ACHTUNG! Die Daten gehen dabei endgültig verloren und können nur durch eine Datensicherung wieder erstellt werden. Erstellen Sie deshab zuerst eine Datensicherung. Arbeitsablauf Wählen Sie S92 MANDANT LÖSCHEN. Standardmässig ist die Funktion ABRECHEN aktiv. Wollen Sie wirklich löschen, wählen Sie die Funktion LÖSCHEN. ACHTUNG! Der Mandant wird nach einer Warnung, die bestätigt werden muss, gelöscht. Seite 9-2

31 FIBU Zusatzprogramme S9 S94 Vorgaben kopieren S94 S94 Vorgaben kopieren <S94> Bild 9-2: Vorgaben kopieren Möglichkeiten In diesem Programm können Sie die Vorgaben von einem Mandanten auf weitere Mandanten übertragen, damit in allen Mandanten dieselben Vorgaben zur Verfügung stehen. In sämtlichen Auswertungs-Programmen sind flexible und individuelle Gestaltungen möglich. Seite 9-3

32 FIBU Zusatzprogramme S9 S94 Vorgaben kopieren S94 Damit Sie die entsprechenden Parameter nicht bei jeder Auswertung neu erstellen müssen, definieren Sie in den jeweiligen Programmen in der Menüzeile unter 'Vorgaben' einen Report. Beim Neustart des jeweiligen Programms laden Sie nur noch den Report, womit alle vordefinierten Parameter wieder automatisch aktiviert sind. Dies garantiert Ihnen bei wiederkehrenden Auswertungen eine einheitliche Darstellung. Die Vorgaben können pro Applikation auf sämtliche Mandanten übertragen werden. Folgende Möglichkeiten stehen beim Übertragen zur Verfügung: Nie überschreiben Nur falls Bezeichnung übereinstimmt Immer überschreiben Arbeitsablauf Die Vorgaben werden immer vom aktuellen Mandanten auf weitere vom Benutzer zu bestimmende Mandanten übertragen. Applikation Wählen Sie die Applikation, für welche Sie die Vorgaben des aktuellen Mandanten auf weitere Mandanten übertragen wollen. Seite 9-4

33 FIBU Zusatzprogramme S9 S94 Vorgaben kopieren S94 Mandanten Aktivieren [X] Sie sämtliche Mandanten, auf welche Sie die Vorgaben kopieren möchten. Vorgaben mit gleicher Nummer Für eine Vorgabe, die in einem weiteren Mandant bereits besteht, kann nach folgenden Möglichkeiten verfahren werden: Nie überschreiben Eine Vorgabe, die unter der entsprechenden Nummer bereits besteht, wird nie überschrieben. Überschreiben, falls Bezeichnung übereinstimmt Die Vorgabe wird überschrieben, falls sie unter demselben Namen/Bezeichnung abgelegt ist. Immer überschreiben Bestehende Vorgaben mit gleicher Nummer werden immer durch die Vorgaben, die kopiert werden, überschrieben. Seite 9-5

34 BUCHEN/JOURNALE Inhaltsübersicht

35 FIBU Buchen 11 Aufbau der Buchungsmaske 11 Buchen Aufbau der Buchungsmaske Bild 11-1: Aufbau der Buchungsmaske Bemerkungen In der FIBU stehen 2 Buchungsmasken zur Auswahl, eine einfache Buchungsmaske (1) und eine erweiterte Buchungsmaske (2). Seite 11-1

36 FIBU Buchen 11 Aufbau der Buchungsmaske Buchungsmaske 1 (einfach): Diese Buchungsmaske eignet sich zum Führen eines Kassa-, Post-, oder Bankbuches. Die Kontierung erfolgt pro Konto und Buchungsperiode. Pro Buchung wird nur das Gegenkonto d.h. das Aufwand- oder Ertragskonto (z.b. Löhne) erfasst. Buchungsmaske 2 (erweitert): Konto und Gegenkonto müssen für jede Buchung erfasst werden. Die Kontierung erfolgt pro Buchungsperiode. Hinweis Die Wahl der Buchungsmaske treffen Sie im Programm 51 STAMMDATEN. Für die Buchungsmaske 1 wählen Sie Buchen/Buchungsmaske 1', für die Buchungsmaske 2 Buchen/Buchungsmaske 2. Diese Definition können Sie jederzeit wieder ändern. Im folgenden wird der Aufbau der beiden Buchungsmasken erklärt. Die einzelnen Felder in den beiden Buchungsmasken werden im Detail erläutert. Menüzeile Verschiedene Optionen zum Buchen wählbar. Seite 11-2

37 FIBU Buchen 11 Aufbau der Buchungsmaske Journalteil Im Journalteil werden je nach Buchungsmaske alle Buchungen des zur Zeit aktiven Kontos angezeigt. In diesem Teil können sämtliche Buchungen korrigiert oder gelöscht werden, sofern sie noch nicht definitiv verbucht sind oder die definitive MWST-Abrechnung durchgeführt wurde. Noch nicht verbuchte Positionen erhalten unter S den Status P für provisorisch. Erfassungszeile In dieser Zeile werden Buchungen neu erfasst oder bestehende bearbeitet. MWST-Teil In diesem Teil werden für die jeweils aktive Buchung die MWST-Informationen angezeigt. Saldoteil Im Saldoteil wird für das aktive Konto und das Gegenkonto die Bezeichnung, der ISO-Code und der aktuelle Saldo in Leit- und Fremdwährung angezeigt. Möglichkeiten Buchungen für verschiedene Konten pro Buchungsperiode erfassen. Sammelbuchungen erfassen Splittbuchungen erfassen Buchungen korrigieren Buchungen löschen Seite 11-3

38 FIBU Buchen 11 Aufbau der Buchungsmaske Standard-Texte verwenden, ändern und löschen Hinweis Für alle Eingabefelder können Sie sich Vorschlagswerte anzeigen lassen (ausser in Betragsfeldern), was die Arbeit wesentlich beschleunigt. Innerhalb der FIBU sind nachträgliche Änderungen von Buchungen problemlos möglich. Erst nach dem Übertrag in die ABACUS Finanzbuchhaltung oder nach dem Durchführen der definitiven MWST-Abrechnung kann eine Buchung nicht mehr korrigiert werden. Noch nicht verbuchte Positionen erhalten unter S den Status P für provisorisch. Alle wesentlichen Änderung einer Buchung werden protokolliert. Das Protokolljournal kann im Programm 15 JOURNAL ausgedruckt werden. Hinweis Im Programm 15 JOURNAL kann durch die Selektion Verbuchungslauf anzeigen für jede Buchung die Nummer des Verbuchungslaufs angezeigt werden. Das Gegenkonto muss beim Buchen nicht zwingend erfasst werden. Es kann auch nachträglich im Programm 13 GEGENKONTEN VERVOLLSTÄNDIGEN pro Konto erfasst werden. Hinweis Ob das Gegenkonto leer sein kann, bestimmen Sie im Programm 51 STAMMDATEN. Seite 11-4

39 FIBU Buchen 11 Aufbau der Buchungsmaske! Ausführliche Hilfetexte zum Befehle ausführen und speichern Im Korrekturmodus mit Shift+F2 Buchungen löschen # Suche von Buchungen Suchen nach Betrag in Leit- oder Fremdwährung, Buchungstext oder Belegnummer möglich. $ Liste des Kontenplans Diese Funktion ist nur auf dem Feld Konto oder Gegenkonto aktiv. S$ Verzweigt direkt ins Programm 21 KONTEN BEARBEITEN, um Konten zu eröffnen oder Mutationen vorzunehmen. % Erfassungsmodus aktivieren Um eine neue Buchung zu erfassen, muss der Erfassungsmodus aktiv sein. Im Erfassungsmodus kann mit ENTER eine Buchung gespeichert und die nächste aktiviert werden. A% Konten/Periode neu auswählen Seite 11-5

40 FIBU Buchen 11 Aufbau der Buchungsmaske ^ S^ & S& Optionen Die verschiedenen Möglichkeiten unter den Optionen erlauben, die Buchungsmaske den individuellen Bedürfnissen anzupassen. Summe für Kontenbereich berechnen Erfassen von Sammelbuchungen Standardtexte eingeben/mutieren * Erfassen von Splittbuchungen S* Verzweigt direkt ins Programm 22 KONTOAUSZÜGE. ( Korrekturmodus aktivieren S( Verzweigt direkt ins Programm 31 BILANZ/ERFOLGSRECHNUNG. ) Sprung in die Menüzeile E Von der Menüzeile aus können sämtliche Funktionen angewählt werden. Im Erfassungsmodus wird mit ENTER die nächste Buchung aufgerufen und Feld um Feld bestätigt. Im Korrekturmodus wird mit ENTER die zu korrigierende Buchung bearbeitet. Seite 11-6

41 FIBU Buchen 11 Aufbau der Buchungsmaske X Z / ab Mit ESC wird vom Erfassungsmodus in den Korrekturmodus gewechselt. Aus dem Korrekturmodus kann mit F5 der Erfassungsmodus wieder aktiviert werden. Durch nochmaliges Drücken von ESC können Sie das Programm verlassen oder einen beliebigen Menüpunkt auswählen. Mit ENTER kann eine Buchung zum Korrigieren ausgewählt werden. Im Korrekturmodus Buchung anwählen. Hinweis Bereits in die ABACUS Finanzbuchhaltung übertragene Buchungen (Status V) oder Buchungen, die in der definitiven MWST-Abrechnung berücksichtigt sind, können nicht mehr korrigiert werden. Z / ab O / N Während der Erfassung einer Buchung können Sie mit dieser Taste feldweise zurückspringen. Blättern auf den Feldern: Konto- Nummer, Konto-Bezeichnung, Datum, Beleg-Nummer, Gegenkonto und MWST-Code. Seite 11-7

42 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Konto/Geschäftsjahr wählen F5 Buchungsmaske 1 Konto/Geschäftsjahr wählen <F5> Bild 11-2: Konto / Geschäftsjahr wählen8 Möglichkeiten In der Buchungsmaske 1 (einfache Erfassung) können Sie das Geschäftsjahr und das Konto wählen, für das Sie Buchungen erfassen wollen. Seite 11-8

43 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Konto/Geschäftsjahr wählen F5 Hinweis Die Wahl der Buchungsmaske treffen Sie im Programm 51 STAMMDATEN. Für die Buchungsmaske 1 wählen Sie Buchen/Buchungsmaske 1', für die Buchungsmaske 2 Buchen/Buchungsmaske 2. Diese Definition können Sie jederzeit wieder ändern. Buchungen können für das aktuelle Geschäftsjahr und das Vorjahr getätigt werden. Ein neues Geschäftsjahr eröffnen Sie im Programm 56 AB- SCHLUSS. Arbeitsablauf Geschäftsjahr wählen Wählen Sie mit <PfeilAuf/Ab> das gewünschte Geschäftsjahr und bestätigen Sie mit <ENTER>. Kontonummer Kontonummer eingeben und mit <ENTER> übernehmen. Die Kontobezeichnung wird ebenfalls angezeigt. Kennen Sie die Kontonummer nicht auswendig, können Sie mit der Funktionstaste <F4> eine Liste nach Kontonummern aufrufen. $ Liste Kontenplan nach Kontonummern O / N Blättern nach Kontonummern Seite 11-9

44 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Buchungen erfassen Buchungen erfassen Bild 11-3: Buchungen erfassen Möglichkeiten In diesem Programm erfassen Sie die Buchungen pro Konto und Geschäftsjahr. Es stehen verschiedene Buchungsarten zur Verfügung: Normalbuchung Sammelbuchung Splittbuchung Seite 11-10

45 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Buchungen erfassen Korrekturbuchung. Jede Buchung wird sofort journalisiert, die Kontosalden werden direkt aktualisiert. So können Sie nach jeder Buchung die Salden in der Statuszeile unten am Bildschirm z.b. mit dem Kontoauszug der Post oder Bank abstimmen. Hinweis Soll der aktuelle Kontosaldo während dem Buchen nicht angezeigt werden, können Sie diese Möglichkeit im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN für jedes Konto einzeln sperren. Arbeitsablauf Belegdatum Belegdatum eingeben oder mit <ENTER> das angezeigte Datum übernehmen. Mit <PgUp/PgDn> kann im Datum vor- oder zurückgeblättert werden, so dass Sie das Datum nicht selber eingeben müssen. Zulässige Eingabeformen /8/ Beim Überschreiben eines schon angezeigten Datums müssen Sie das angezeigte Format übernehmen (TTMMJJ) oder nach der Eingabe des neuen Datums die <LEERSCHRITTASTE> drücken. Es können auch nur Teile (z.b. der Tag) geändert werden. Seite 11-11

46 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Buchungen erfassen Mit <Pfeil rechts/links> können Sie innerhalb des Feldes "fahren". Feld zurückspringen Mit <Pfeil Auf/Ab> können Sie zurück- oder weiter springen, um allfällige Korrekturen für die aktuelle Buchung einzugeben. Valutadatum Dieses Feld wird angesprungen, falls bei einem der beiden Konten im Programm 21 KONTEN DEFINIEREN unter <F8=Optionen> das Valutadatum aktiviert wurde. Unter <F6=Buchungsoptionen> können Sie die Funktion Belegdatum = Valutadatum aktiv [X] setzen, damit im Feld Valutadatum immer das Belegdatum vorgeschlagen wird. Datumsänderungen können wie beim Buchungsdatum vorgenommen werden. Code Unter <F6=Optionen> können Sie das Codefeld aktivieren, 1 Stelle alphanumerisch. Das Codefeld wird verwendet um Buchungen speziell zu markieren. Hinweis Da in der FIBU keine Auswertungen nach dem Codefeld vorgenommen werden können, ist die Erfassung eines Codes nur sinnvoll, falls die Daten in die Finanzbuchhaltung übertragen werden. Dort können in folgenden Programmen Auswertungen nach Code vorgenommen werden: Seite 11-12

47 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Buchungen erfassen Programm Auswertung 11 Übertrag von Journalen 15 Alle Journale 22 Kontoauszüge 42 KST/KTR Auszüge Belegnummer Gewünschte Belegnummer eingeben oder vorgeschlagene Nummer mit <ENTER> übernehmen (maximal 6 Stellen numerisch). Hinweis Um eine Belegnummer einzugeben, müssen Sie im Programm 51 STAMMDATEN Belegnummer aktiv aktiv [X] setzen. Belegnummer automatisch um 1 erhöhen Damit die Belegnummer automatisch um 1 erhöht wird, aktivieren [X] Sie unter <F6=Optionen> die entsprechende Option. Belegnummerierungskreis ändern Wollen Sie den Belegnummerierungskreis ändern, z.b. Wechsel von der Erfassung von Bankbelegen zu Kassabelegen mit anderer Belegnummerierung, geben Sie die neue Belegnummer ein und bestätigen die Eingabe mit <F2=Speichern>. Für die folgenden Buchungen wird die Belegnummer ab dieser Nummer erhöht. Seite 11-13

48 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Buchungen erfassen Buchungstext Zeile 1 und 2 Pro Buchung können zwei Buchungstextzeilen mit je 30 Zeichen eingegeben werden. Mit <Pfeil Ab/Auf> kann von der ersten Textzeile auf die 2. Textzeile gewechselt werden. Text löschen Mit der Rückschritttaste kann der vorgeschlagene Buchungstext gelöscht werden. Standardtexte aufrufen Mit <sf7=standardtexte> können Texte vordefiniert werden. Zusätzlich kann pro Buchungstext das Gegenkonto und nach Bedarf auch eine Gegenkostenstelle hinterlegt werden. Durch die Eingabe der Nummer des Standardtextes und <ENTER> wird der entsprechende Buchungstext und das hinterlegte Gegenkonto in der Buchungszeile vorgeschlagen. Buchungstexte überspringen/stehenlassen Mit <F6=Optionen> bestimmen Sie, dass der Buchungstext stehen bleibt und so als Buchungstextvorschlag für die nächste Buchung gilt. Ebenfalls unter <F6=Optionen> können Sie Buchungstext überspringen aktivieren [X] und so keinen Buchungstext eingeben. Seite 11-14

49 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Buchungen erfassen Gegenkonto Konto eingeben und mit <ENTER> übernehmen. Die Kontobezeichnung und der dazugehörige Saldo wird im unteren Teil des Bildschirms angezeigt. $ Liste Kontenplan anzeigen O / N Im Kontenplan blättern Hinweis Eine Buchung mit einem Fremdwährungskonto kann unter folgenden Voraussetzungen eingegeben werden. Im Programm 51 STAMMDATEN muss Fremdwährung aktiviert [X] sein. Im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN muss das Konto in einer Fremdwährung eröffnet sein. Buchungen Fremdwährungskonto an Fremdwährungskonto sind in der FIBU nicht möglich. Unter <F6=Buchungsoptionen> können Sie die Funktion Kto/Gkto stehenlassen aktiv [X] setzen, damit das letzte Gegenkonto automatisch vorgeschlagen wird. Konto eröffnen Wollen Sie ein noch nicht vorhandenes Konto eröffnen, können Sie mit <sf4> direkt ins Programm 21 KONTEN BEARBEITEN verzweigen. Seite 11-15

50 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Buchungen erfassen Das Gegenkonto muss nicht zwingend eingegeben werden, falls im Programm 51 STAMMDATEN Gegenkonto kann leer sein aktiviert [X] ist. In diesem Fall müssen alle Buchungen ohne Gegenkonto im Programm 13 GEGENKONTEN VERVOLLSTÄNDIGEN nachträglich kontiert werden. Gegenkonto kann leer sein kann auch unter <F6=Optionen> aktiv [X] gesetzt werden. Achtung Buchungen ohne Gegenkonto können in den Bilanzauswertungen zu Differenzen führen. Gegen-KST16 Geben Sie die Nummer der Kostenstelle ein oder ändern Sie den Vorschlag. Die Gegenkostenstelle muss nicht zwingend eingegeben werden, falls im Programm 51 STAMMDATEN Kst/GKst kann leer sein aktiviert [X] ist. Kst/GKst kann leer sein kann auch unter <F6=Optionen> aktiv [X] gesetzt werden. Es wird trotzdem empfohlen, eine Kostenstelle mitzugeben. Hinweis Ob für ein Konto eine Kostenstelle erfasst werden kann, definieren Sie im Programm 21 KON- TEN BEARBEITEN unter <F8=Gestaltung>. Dort können Sie wahlweise auch einen KST-Vorschlag hinterlegen, was zu empfehlen ist. Unter <F6=Buchungsoptionen> können Sie die Funktion Kst/GKst stehenlassen aktiv [X] setzen, damit die letzte Gegenkostenstelle automatisch vorgeschlagen wird. Seite 11-16

51 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Buchungen erfassen FW-Kurs Ist das Konto oder das Gegenkonto nicht in Leitwährung definiert, Buchkurs für die entsprechende Fremdwährung eingeben. Der Buchkurs kann auf maximal 4 Nachkommastellen genau eingegeben werden. FW-Betrag Betrag in Fremdwährung als Einnahme oder Ausgabe eingeben und mit <ENTER> bestätigen. Maximal sind 9 Vorkommastellen und 2 Nachkommastellen möglich. Rappen müssen mit einem Punkt abgetrennt werden. Bei runden Beträgen wird die Nachkommastelle automatisch mit.00 ergänzt. Wird der FW-Kurs und der FW-Betrag erfasst, errechnet das Programm den Leitwährungsbetrag automatisch. Ist der FW-Kurs nicht bekannt, kann auch der FW- Betrag und der Leitwährungsbetrag erfasst werden. Das Programm errechnet den FW-Kurs. Hinweis Im Programm 51 STAMMDATEN kann unter Leitwährung runden der Rundungsbetrag der Leitwährung eingegeben werden. Einnahmen/ Ausgaben Betrag als Einnahme oder als Ausgabe eingeben und mit <ENTER> bestätigen. Maximal sind 9 Vorkommastellen und 2 Nachkommastellen möglich. Rappen müssen mit einem Punkt abgetrennt werden. Bei runden Beträgen wird die Nachkommastelle automatisch mit.00 ergänzt. Seite 11-17

52 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Buchungen erfassen Eingabe von Betrag 0 erlaubt Mit <F6=Optionen> kann bestimmt werden, dass die Eingabe des Betrags 0.00 erlaubt ist. Buchung abschliessen Falls die Buchung keine Mehrwertsteuer auslöst, wird sie mit <ENTER> abgeschlossen. Sie erscheint nun im Journalteil. Sobald die Buchung in den Journalteil der Buchungsmaske geschrieben wird, ist sie automatisch gespeichert und die Kontensalden werden nachgeführt. Falls die Buchung mehrwertsteuerpflichtig ist, werden weitere Felder abgefragt. MWST-Code eingeben/ändern MWST-Code eingeben und mit <ENTER> bestätigen. Wurde auf dem mehrwertsteuerpflichtigen Konto im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN ein MWST-Code als Vorschlag hinterlegt, kann dieser mit <ENTER> übernommen oder geändert werden, falls der Vorschlag nicht fixiert wurde. $ Liste MWST-Code O / N Blättern im MWST-Stamm Wann wird MWST gerechnet? Die folgende Tabelle zeigt, in welchen Fällen MWST gerechnet wird. Seite 11-18

53 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Buchungen erfassen NR Soll Haben Methode vereinnahmt 1 Allg.Konto Geldkonto Ja Allg.Konto Debi/Kredi Ja Debi/Kredi Geldkonto Ja Allg.Konto Allg.Konto Nein Geldkonto Geldkonto Nein Debi/Kredi Debi/Kredi Nein Methode vereinbart Ja Ja Nein Nein Nein Nein Konto Steuerpflicht MWST- Kategorie 1010 Post Nein Geldkonto 1020 Bank Nein Geldkonto Debitor Müller Nein Debi/Kredi Debitor Meier Nein Debi/Kredi 1200 Maschinen Ja Allg. Konto 2000 Kreditoren Nein Debi/Kredi 3000 Waren Einkauf Ja Allg. Konto 4200 Abschreibungen Nein Allg. Konto Hinweis Im Programm 531 MEHRWERTSTEUER-CODES können neue MWST-Codes definiert oder mit <F6=Optionen> eingelesen werden. Seite 11-19

54 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Buchungen erfassen I/E Inklusiv/ Exklusiv Falls Sie einen MWST-Code erfasst haben, der als wahlweise definiert ist, geben Sie hier an, ob die MWST inklusiv (I) oder exklusiv (E) berechnet wird. Hinweis Die MWST-Kontierung wird aufgrund der Definition der MWST-Codes im Programm 531 MEHRWERT- STEUER-CODES automatisch vorgenommen. Der MWST-Betrag wird automatisch berechnet und kann NICHT verändert werden. Treten Rundungsdifferenzen auf, müssen diese als weitere Position mit Code 100% MWST erfasst werden. Seite 11-20

55 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Sammelbuchung Sammelbuchung Bild 11-4: Sammelbuchung Buchungsmaske 1 Möglichkeiten Mit <F7=Sammelbuchung> aktivieren Sie aus jedem Feld des Erfassungsmodus oder aus dem Korrekturmodus die Sammelbuchung. Eine Sammelbuchung wird vor allem für die Verbuchung der Geschäftsfälle in Verbindung mit dem Kassa-, Post- und Bankverkehr verwendet. Sie besteht aus beliebig vielen Gegenbuchungen und einer Verdichtungsbuchung. Seite 11-21

56 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Sammelbuchung Bemerkungen Solange eine Sammelbuchung noch nicht abgeschlossen ist, kann sie durch die Eingabe von <ESC> und Verlassen in jedem Feld gelöscht werden. Sammelbuchungen können mit <F9=Korrektur> korrigiert werden. Dies sowohl während des Erfassens wie auch nachträglich. Auf der Verdichtungsbuchung einer Sammelbuchung können nur die Felder Buchungstext und Belegnummer korrigiert werden. Gegenbuchungen von Sammelbuchungen können beliebig korrigiert werden wie Normalbuchungen. Alle Änderungen, die wesentlich sind, werden in einem Journal protokolliert. Im Programm 15 JOURNAL kann das Protokolljournal ausgedruckt werden. Die einzelnen Teile einer Sammelbuchung erhalten im Journalteil unter <T=Buchungsart> einen bestimmten Code: Buchungsart Sammelbuchung - Verdichtungsbuchung (nur Saldo) - Gegenbuchungen Code C S Unten in der Mitte der Statuszeile wird Ihnen laufend angezeigt, wie viele Gegenbuchungen für diese Sammelbuchung schon erfasst worden sind. Steht der Markierungsbalken auf einer Verdichtungsbuchung (Code 'C'), wird in der Mitte der Statuszeile angezeigt, aus wie vielen Gegenbuchungen diese Sammelbuchung besteht. Seite 11-22

57 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Sammelbuchung Steht der Markierungsbalken auf einer Gegenbuchung (Code 'S'), wird in der Mitte der Statuszeile angezeigt, welche Buchungsnummer die dazugehörige Verdichtungsbuchung trägt. Eine Sammelbuchung wird erst beim Abschluss ins Hauptjournal und auf die Konten verbucht. Die Option 'Belegnummer automatisch erhöhen' ist in einer Sammelbuchung inaktiv. Beispiel: Sammelbuchung anhand des Kontos 'Bank' Erfassen Sie z.b. 20 Buchungen, die das Konto 'Bank' betreffen, können die Buchungen für dieses Konto gesamthaft (verdichtet) gebucht werden. Auf dem Konto "Bank" erscheint somit nur ein Totalbetrag. Auf den Gegenkonten erscheinen die Buchungen einzeln. Bei jeder der 20 Einzelbuchungen können Sie festlegen, ob der Betrag für das Konto 'Bank' ein Eingang oder ein Ausgang bedeutet. Eine Sammelbuchung vollzieht sich in drei Schritten 1. Schritt Mit <F7=Sammelbuchung> den Sammelbuchungsmodus aktivieren. Seite 11-23

58 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Sammelbuchung 2. Schritt Die einzelnen Gegenbuchungen werden durchgeführt. Auf der Verdichtungsbuchung (Code C ) werden dabei die momentanen Saldi angezeigt, die sich laufend aufkumulieren. 3. Schritt Mit <ESC> kann die Sammelbuchung entweder gespeichert, gelöscht oder durch Erfassen weiterer Gegenbuchungen vervollständigt werden. Arbeitsablauf 1. Schritt: Sammelbuchung aktivieren Mit <F7=Sammelbuchung> aus einem beliebigen Feld oder aus dem Korrekturmodus den Sammelbuchungsmodus aktivieren. Das Verdichtungskonto entspricht dem Konto, das beim Einstieg ins Programm 11 BU- CHEN gewählt wird. Hinweis Soll das Verdichtungskonto mit <Alt-F5> geändert werden, muss dies VOR dem Aktivieren des Sammelbuchungsmodus geschehen. Das Verdichtungskonto darf NICHT mehrwertsteuerpflichtig sein. Es kann während einer Sammelbuchung nicht geändert werden. Seite 11-24

59 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Sammelbuchung 2. Schritt: Gegenbuchung erfassen Buchung mit sämtlichen Feldern erfassen. Es sind - mit einigen Ausnahmen - dieselben Möglichkeiten vorhanden, wie bei der Erfassung einer Normalbuchung. Datum Ausnahmen Bei Sammelbuchungen muss das Belegdatum der einzelnen Gegenbuchungen im gleichen Monat liegen, damit die Perioden- und Bewegungsbilanzen korrekt sind. Belegnummer Die Belegnummer kann in Sammelbuchungen nicht automatisch um 1 erhöht werden, auch wenn Sie unter <F6=Optionen> die entsprechende Option aktiv [X] setzen. Somit kann auch der Belegnummernkreis nicht geändert werden, was bei Normalbuchungen möglich ist. Gegenkonto Das Gegenkonto kann in einer Sammelbuchung nicht leer sein, auch wenn im Programm 51 STAMMDATEN Gegenkonto kann leer sein aktiviert [X] ist. Einnahmen/ Ausgaben In einer Sammelbuchung können Beträge sowohl als Ausgaben als auch als Einnahmen gebucht werden. Seite 11-25

60 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Sammelbuchung Gegenbuchung abschliessen Wenn die Gegenbuchung keine Mehrwertsteuer auslöst, wird sie durch <ENTER> abgeschlossen. Sie erscheint nun im Journalteil. Der Saldo der Verdichtungsbuchung wird automatisch angepasst. Falls die Buchung mehrwertsteuerpflichtig ist, werden wie bei der normalen Buchung weitere Felder abgefragt. Buchung korrigieren/löschen Vor dem Abschluss einer Sammelbuchung können die Gegenbuchungen und Verdichtungsbuchung jederzeit mit <F9> korrigiert und mit <F9> und <sf2> gelöscht werden. 3. Schritt: Verdichtungsbuchung erfassen Sammelbuchung abschliessen Die Sammelbuchung kann mit <ESC> abgeschlossen werden. Es erscheint ein Menü. Durch Speichern wird die Sammelbuchung gespeichert und die Salden auf den Konten nachgeführt. Durch Verlassen, wird die erfasste Sammelbuchung gelöscht. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Mit Weiterarbeiten können weitere Gegenbuchungen erfasst oder bereits erfasste Positionen korrigiert und gelöscht werden. Seite 11-26

61 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Sammelbuchung Buchungsdatum Das Buchungsdatum kann nur erfasst werden, falls die Gegenbuchungen mit unterschiedlichem Datum erfasst wurden. Sämtliche Bewegungen (Verdichtungsbuchung und Gegenbuchungen) müssen innerhalb desselben Monats erfasst sein. Belegnummer Gewünschte Belegnummer eingeben. Hinweis 1 Sammelbuchung abschliessen: Sobald Sie den Buchungstext erfasst und mit <ENTER> bestätigt haben, wird die Sammelbuchung abgeschlossen. Bei diesem Vorgang werden alle Kontosalden aktualisiert. Hinweis 2 Werden Gegenbuchungen mit MWST Berechnungsart exklusiv erfasst, wird auf der Verdichtungsbuchung automatisch die MWST mitgeführt. Inklusiv berechnete MWST wird auf der Gegenbuchung mitgeführt. Seite 11-27

62 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Splittbuchung Splittbuchung Bild 11-5: Splittbuchung Möglichkeiten Mit <F8=Splittbuchung> aktivieren Sie aus jedem Feld des Erfassungsmodus oder aus dem Korrekturmodus die Splittbuchung. Eine Splittbuchung wird vor allem für die Verbuchung der Geschäftsfälle in Verbindung mit dem Kassa-, Postund Bankverkehr verwendet. Sie besteht aus beliebig vielen Gegenbuchungen und einer Verdichtungsbuchung. Seite 11-28

63 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Splittbuchung Im Gegensatz zu Sammelbuchungen wird zuerst die Verdichtungsbuchung mit dem zu erfassenden Totalbetrag gebucht. Wenn der eingegebene Sollbetrag erfasst ist, wird die Splittbuchung automatisch abgeschlossen. Bemerkungen Solange eine Splittbuchung noch nicht abgeschlossen ist, kann sie durch die Eingabe von <ESC> und Verlassen in jedem Feld gelöscht werden. Splittbuchungen können mit <F9=Korrektur> korrigiert werden. Dies sowohl während des Erfassens wie auch nachträglich. Auf der Verdichtungsbuchung einer Splittbuchung können nur die Felder Buchungstext und Belegnummer korrigiert werden. Gegenbuchungen von Splittbuchungen können beliebig korrigiert werden wie Normalbuchungen. Korrekturen, die wesentlich sind, werden in einem Journal protokolliert. Im Programm 15 JOURNAL kann das Protokolljournal ausgedruckt werden. Die einzelnen Teile einer Splittbuchung erhalten im Journalteil unter <T=Buchungsart> einen bestimmten Code: Buchungsart Splittbuchung - Verdichtungsbuchung (nur Saldo) - Gegenbuchungen Code C S Seite 11-29

64 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Splittbuchung Unten in der Mitte der Statuszeile wird Ihnen laufend angezeigt, wie viele Gegenbuchungen für diese Splittbuchung schon erfasst worden sind und den noch zu erfassenden Restbetrag, bis der Sollbetrag erreicht ist. Steht der Markierungsbalken auf einer Verdichtungsbuchung (Code 'C'), wird in der Mitte der Statuszeile angezeigt, aus wie vielen Gegenbuchungen diese Splittbuchung besteht. Steht der Markierungsbalken auf einer Gegenbuchung (Code 'S'), wird in der Mitte der Statuszeile angezeigt, welche Buchungsnummer die dazugehörige Verdichtungsbuchung trägt. Eine Splittbuchung wird erst dann ins Hauptjournal und auf den Konten verbucht, wenn sie korrekt abgeschlossen worden ist. Die Option 'Belegnummer automatisch erhöhen' ist in einer Splittbuchung inaktiv. Beispiel: Splittbuchung anhand des Kontos 'Bank' Erfassen Sie z.b. 20 Buchungen, die das Konto 'Bank' betreffen, können die Buchungen für dieses Konto gesamthaft (verdichtet) gebucht werden. Auf dem Konto 'Bank' wird der Totalbetrag erfasst. Auf den Gegenkonten werden danach die Buchungen einzeln erfasst. Bei jeder der 20 Einzelbuchungen können Sie festlegen, ob der Betrag für das Konto 'Bank' ein Eingang oder ein Ausgang bedeutet. Seite 11-30

65 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Splittbuchung Eine Splittbuchung vollzieht sich in vier Schritten 1. Schritt Mit <F8=Splittbuchung> den Splittbuchungsmodus aktivieren. 2. Schritt Felder der Verdichtungsbuchung erfassen inkl. Total des zu erfassenden Betrages. 3. Schritt Die einzelnen Gegenbuchungen werden erfasst. Auf der Verdichtungsbuchung (Code C ) wird dabei immer der zu erfassende Totalbetrag angezeigt. Die Differenz zwischen dem Totalbetrag und dem bereits erfassten Betrag wird in der Statuszeile gezeigt. 4. Schritt Wenn der Totalbetrag erreicht ist, wird die Splittbuchung automatisch abgeschlossen. Mit <ESC> kann die Splittbuchung gelöscht werden. Seite 11-31

66 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Splittbuchung Arbeitsablauf 1. Schritt: Splittbuchung aktivieren Mit <F8=Splittbuchung> aus einem beliebigen Feld oder aus dem Korrekturmodus den Splittbuchungsmodus aktivieren. Das Verdichtungskonto entspricht dem Konto, das beim Einstieg ins Programm 11 BUCHEN gewählt wird. Hinweis Soll das Verdichtungskonto mit <Alt-F5> geändert werden, muss dies VOR dem Aktivieren des Splittbuchungsmodus geschehen. Es kann während einer Splittbuchung nicht geändert werden. Das Verdichtungskonto darf NICHT mehrwertsteuerpflichtig sein. 2. Schritt: Verdichtungsbuchung erfassen Es sind - mit einigen Ausnahmen - dieselben Möglichkeiten vorhanden, wie bei der Erfassung einer Normalbuchung. Datum Ausnahmen Bei Splittbuchungen muss das Belegdatum der einzelnen Gegenbuchungen im gleichen Monat sein, damit die Perioden- und Bewegungsbilanzen korrekt sind. Seite 11-32

67 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Splittbuchung Belegnummer Die Belegnummer kann in Splittbuchungen nicht automatisch um 1 erhöht werden, auch wenn Sie unter <F6=Optionen> die entsprechende Option aktiv [X] setzen. Somit kann auch der Belegnummernkreis nicht geändert werden, was bei Normalbuchungen möglich ist. Gegenkonto Auf der Verdichtungsbuchung von Splittbuchungen kann kein Gegenkonto eingegeben werden. Dieses Feld wird erst bei den Gegenbuchungen abgefragt. Gegen-KST Auf der Verdichtungsbuchung von Splittbuchungen kann keine Gegen-KST eingegeben werden. Dieses Feld wird erst bei den Gegenbuchungen abgefragt. Einnahmen/ Ausgaben In einer Splittbuchung kann der Totalbetrag sowohl als Ausgabe als auch als Einnahme gebucht werden. 3. Schritt: Gegenbuchung erfassen In der Folge erfassen Sie die Gegenbuchungen. Auf einigen Feldern müssen andere Angaben berücksichtigt werden. Datum Bei Splittbuchungen muss das Belegdatum der einzelnen Gegenbuchungen im gleichen Monat liegen, damit die Perioden- und Bewegungsbilanzen stimmen. Seite 11-33

68 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Splittbuchung Belegnummer Um eine Belegnummer einzugeben, müssen Sie im Programm 51 STAMMDATEN Belegnummer aktiv aktiv [X] setzen. Belegnummern können in Splittbuchungen allerdings nicht automatisch erhöht werden. Gegenkonto Das Gegenkonto kann in einer Splittbuchung nicht leer sein, auch wenn im Programm 51 STAMMDATEN Gegenkonto kann leer sein aktiviert [X] ist. Gegenbuchung abschliessen Wenn die Gegenbuchung keine Mehrwertsteuer auslöst, wird sie durch <ENTER> abgeschlossen. Sie erscheint nun im Journalteil. Die Differenz zwischen Totalbetrag und bereits erfasstem Betrag, wird in der Statuszeile angezeigt. Hinweis Wenn der Totalbetrag mit der erfassten Gegenbuchung erreicht ist, wird die Splittbuchung automatisch abgeschlossen. Falls die Buchung mehrwertsteuerpflichtig ist, werden weitere Felder abgefragt. Buchung korrigieren/löschen Vor dem Abschluss einer Splittbuchung können die Gegenbuchungen und Verdichtungsbuchung jederzeit mit <F9> korrigiert und mit <F9> und <sf2> gelöscht werden. Seite 11-34

69 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Splittbuchung 4. Schritt: Splittbuchung abschliessen Eine Splittbuchung wird automatisch abgeschlossen, sobald der Sollbetrag, der auf der Verdichtungsbuchung eingegeben wurde, erreicht ist. Die Salden auf den Konten werden nachgeführt. Wenn die Splittbuchung noch nicht vollständig erfasst ist, können Sie mit <ESC> und Verlassen die Splittbuchung löschen. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Durch Weiterarbeiten können weitere Gegenbuchungen erfasst oder bereits erfasste Positionen korrigiert und gelöscht werden. Seite 11-35

70 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Geschäftsjahr wählen F5 Buchungsmaske 2 Geschäftsjahr wählen <F5> Bild 11-6: Geschäftsjahr wählen Möglichkeiten In der Buchungsmaske 2 (erweiterte Erfassung) können Sie das Geschäftsjahr wählen, für welches Sie Buchungen erfassen wollen. Seite 11-36

71 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Geschäftsjahr wählen F5 Hinweis Die Wahl der Buchungsmaske treffen Sie im Programm 51 STAMMDATEN. Für die Buchungsmaske 1 wählen Sie Prg 11/13 Konto/Periode, für die Buchungsmaske 2 Prg 11/13 Periode. Diese Definition können Sie jederzeit wieder ändern. Buchungen können für das aktuelle Geschäftsjahr und das Vorjahr getätigt werden. Ein neues Geschäftsjahr eröffnen Sie im Programm 56 AB- SCHLUSS. Arbeitsablauf Geschäftsjahr wählen Wählen Sie mit <Pfeil Auf/Ab> das gewünschte Geschäftsjahr und bestätigen Sie mit <ENTER>. Seite 11-37

72 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Buchungen erfassen Buchungen erfassen Bild 11-7: Buchungen erfassen Möglichkeiten In diesem Programm erfassen Sie die Buchungen pro Geschäftsjahr. Es stehen verschiedene Buchungsarten zur Verfügung: Normalbuchung Sammelbuchung Splittbuchung Seite 11-38

73 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Buchungen erfassen Korrekturbuchung Jede Buchung wird sofort journalisiert, die Kontosalden werden direkt aktualisiert. So können Sie nach jeder Buchung die Salden in der Statuszeile unten am Bildschirm z.b. mit dem Kontoauszug der Post oder Bank abstimmen. Hinweis Soll der aktuelle Kontosaldo während dem Buchen nicht angezeigt werden, können Sie diese Möglichkeit im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN für jedes Konto separat sperren. Arbeitsablauf S/H Soll/Haben Geben Sie S für Soll ein, steht das Konto im Soll und das Gegenkonto im Haben. Falls das Konto im Haben stehen soll und das Gegenkonto im Soll, geben Sie H ein. Feld zurückspringen Mit <Pfeil Auf/Ab> können Sie zurück- oder weiterspringen, um allfällige Korrekturen für die aktuelle Buchung einzugeben. Konto Konto eingeben und mit <ENTER> übernehmen. Die Kontobezeichnung und der dazugehörige Saldo wird im unteren Teil des Bildschirms angezeigt. $ Liste Kontenplan anzeigen Seite 11-39

74 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Buchungen erfassen O / N Im Kontenplan blättern Hinweis Eine Buchung mit einem Fremdwährungskonto kann unter folgenden Voraussetzungen eingegeben werden: Im Programm 51 STAMMDATEN muss Fremdwährung aktiviert [X] sein. Im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN muss das Konto in einer Fremdwährung eröffnet sein. Buchungen mit Fremdwährungskonto an Fremdwährungskonto sind in der FIBU nicht möglich. Unter <F6=Buchungsoptionen> können Sie die Funktion Konto/Gegenkonto stehenlassen aktiv [X] setzen, damit das letzte Konto/Gegenkonto automatisch vorgeschlagen wird. Konto eröffnen Wollen Sie ein noch nicht vorhandenes Konto eröffnen, können Sie mit <sf4> direkt ins Programm 21 KONTEN BEARBEITEN verzweigen. Seite 11-40

75 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Buchungen erfassen KST Geben Sie die Nummer der Kostenstelle ein oder ändern Sie den Vorschlag. Die Gegenkostenstelle muss nicht zwingend eingegeben werden, falls im Programm 51 STAMMDATEN Kst/GKst kann leer sein aktiviert [X] ist. Kst/GKst kann leer sein kann auch unter <F6=Optionen> aktiv [X] gesetzt werden. Es wird trotzdem empfohlen, eine Kostenstelle mitzugeben. Hinweis Ob für ein Konto eine Kostenstelle erfasst werden kann, definieren Sie im Programm 21 KONTEN BE- ARBEITEN unter <F8=Gestaltung>. Dort können Sie wahlweise auch einen KST-Vorschlag definieren, was zu empfehlen ist. Unter <F6=Buchungsoptionen> können Sie die Funktion Kst/GKst stehenlassen aktiv [X] setzen, damit die letzte Gegenkostenstelle automatisch vorgeschlagen wird. Gegenkonto Konto eingeben und mit <ENTER> übernehmen. Die Kontobezeichnung und der dazugehörige Saldo wird im unteren Teil des Bildschirms angezeigt. $ Liste Kontenplan anzeigen O / N Im Kontenplan blättern Seite 11-41

76 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Buchungen erfassen Das Gegenkonto muss nicht zwingend eingegeben werden, falls im Programm 51 STAMMDATEN Gegenkonto kann leer sein aktiviert [X] ist. In diesem Fall müssen alle Buchungen ohne Gegenkonto im Programm 13 GEGENKONTEN VERVOLLSTÄNDIGEN nachträglich kontiert werden. Gegenkonto kann leer sein kann auch unter <F6=Optionen> aktiv [X] gesetzt werden. Achtung Buchungen ohne Gegenkonto können in den Bilanzauswertungen zu Differenzen führen. Gegen-KST Geben Sie die Nummer der Kostenstelle ein oder ändern Sie den Vorschlag. Die Gegenkostenstelle muss nicht zwingend eingegeben werden, falls im Programm 51 STAMMDATEN Kst/GKst kann leer sein aktiviert [X] ist. Kst/GKst kann leer sein kann auch unter <F6=Optionen> aktiv [X] gesetzt werden. Es wird trotzdem empfohlen, eine Kostenstelle mitzugeben. Belegdatum Belegdatum eingeben oder mit <ENTER> das angezeigte Datum übernehmen. Mit <PgUp/PgDn> kann im Datum vorwärts oder zurückgeblättert werden, so dass Sie das Datum nicht selber eingeben müssen. Zulässige Eingabeformen /8/ Seite 11-42

77 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Buchungen erfassen Beim Überschreiben eines schon angezeigten Datums müssen Sie das angezeigte Format übernehmen (TTMMJJ) oder nach der Eingabe des neuen Datums die <LEERSCHRITTASTE> drücken. Es können auch nur Teile (z.b. der Tag) geändert werden. Mit <Pfeil rechts/links> können Sie innerhalb des Feldes "fahren". Valutadatum Dieses Feld wird angesprungen, falls bei einem der beiden Konten im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN unter <F8 Optionen> das Valutadatum aktiviert wurde. Unter <F6=Buchungsoptionen> können Sie die Funktion Belegdatum = Valutadatum aktiv [X] setzen, damit im Feld Valutadatum immer das Belegdatum vorgeschlagen wird. Datumsänderungen können wie beim Buchungsdatum vorgenommen werden. Code Unter <F6=Optionen> können Sie das Codefeld aktivieren, 1 Stelle alphanumerisch. Das Codefeld wird verwendet, um Buchungen speziell zu markieren. Hinweis Da in der FIBU keine Auswertungen nach dem Codefeld vorgenommen werden können, ist die Erfassung eines Codes nur sinnvoll, falls die Daten in die Finanzbuchhaltung übertragen werden. Dort können in folgenden Programmen Auswertungen nach Code vorgenommen werden: Seite 11-43

78 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Buchungen erfassen Programm Auswertung 11 Übertrag von Journalen 15 Alle Journale 22 Kontoauszüge 42 KST/KTR Auszüge Belegnummer Gewünschte Belegnummer eingeben oder vorgeschlagene Nummer mit <ENTER> übernehmen (maximal 6 Stellen numerisch). Hinweis Um eine Belegnummer einzugeben, müssen Sie im Programm 51 STAMMDATEN Belegnummer aktiv aktiv [X] setzen. Belegnummer automatisch um 1 erhöhen Damit die Belegnummer automatisch um 1 erhöht wird, aktivieren [X] Sie unter <F6=Optionen> die entsprechende Option. Belegnummerierungskreis ändern Wollen Sie den Belegnummerierungskreis ändern, z.b. Wechsel von der Erfassung von Bankbelegen zu Kassabelegen mit anderer Belegnummerierung, geben Sie die neue Belegnummer ein und bestätigen die Eingabe mit <F2=Speichern>. Für die folgenden Buchungen wird ab dieser Nummer erhöht. Seite 11-44

79 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Buchungen erfassen Buchungstext Zeile 1 und 2 Pro Buchung können zwei Buchungstextzeilen mit je 30 Zeichen eingegeben werden. Mit <Pfeil Ab/Auf> kann von der ersten Textzeile auf die 2. Textzeile gewechselt werden. Text löschen Mit der <Rückschritttaste> kann der vorgeschlagene Buchungstext gelöscht werden. Standardtexte aufrufen Mit <sf7=standardtexte> können Texte vordefiniert werden. Zusätzlich kann pro Buchungstext das Gegenkonto hinterlegt werden. Durch die Eingabe der Nummer des Standardtextes und Drücken der <ENTER>- Taste wird der entsprechende Buchungstext und das hinterlegte Gegenkonto in der Buchungszeile vorgeschlagen. Buchungstexte überspringen/stehenlassen Mit <F6=Optionen> bestimmen Sie, dass der Buchungstext stehen bleibt und so als Buchungstextvorschlag für die nächste Buchung gilt. Ebenfalls unter <F6=Optionen> können Sie Buchungstext überspringen aktivieren [X]. FW-Kurs Ist das Konto oder das Gegenkonto nicht in Leitwährung definiert, Buchkurs für die entsprechende Fremdwährung eingeben. Der Buchkurs kann auf maximal 4 Nachkommastellen genau erfasst werden. Seite 11-45

80 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Buchungen erfassen FW-Betrag Betrag in Fremdwährung erfassen und mit <ENTER> bestätigen. Maximal sind 9 Vorkommastellen und 2 Nachkommastellen möglich. Rappen müssen mit einem Punkt abgetrennt werden. Bei runden Beträgen wird die Nachkommastelle automatisch mit.00 ergänzt. Wird der FW-Kurs und der FW-Betrag erfasst, errechnet das Programm den Leitwährungsbetrag automatisch. Ist der FW-Kurs nicht bekannt, kann auch der FW- Betrag und der Leitwährungsbetrag erfasst werden. Das Programm errechnet den FW-Kurs automatisch. Hinweis Im Programm 51 STAMMDATEN kann unter Leitwährung runden der Rundungsbetrag der Leitwährung definiert werden. Betrag Betrag eingeben und mit <ENTER> bestätigen. Maximal sind 9 Vorkommastellen und 2 Nachkommastellen möglich. Rappen müssen mit einem Punkt abgetrennt werden. Bei runden Beträgen wird die Nachkommastelle automatisch mit.00 ergänzt. Eingabe von Betrag 0 erlaubt Mit <F6=Optionen> kann bestimmt werden, dass die Eingabe des Betrags 0.00 erlaubt ist. Seite 11-46

81 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Buchungen erfassen Buchung abschliessen Falls die Buchung keine Mehrwertsteuer auslöst, wird sie durch <ENTER> abgeschlossen. Sie erscheint nun im Journalteil. Sobald die Buchung in den Journalteil der Buchungsmaske geschrieben wird, ist sie automatisch gespeichert und die Kontensalden werden nachgeführt. Falls die Buchung mehrwertsteuerpflichtig ist, werden weitere Felder abgefragt. MWST-Code eingeben/ändern MWST-Code eingeben und mit <ENTER> bestätigen. Wurde auf dem mehrwertsteuerpflichtigen Konto im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN ein MWST-Code als Vorschlag hinterlegt, kann dieser mit <ENTER> übernommen oder geändert werden, falls der Vorschlag nicht fixiert wurde. $ Liste MWST-Code O / N Blättern im MWST-Stamm Wann wird MWST gerechnet? Die folgende Tabelle zeigt, in welchen Fällen MWST gerechnet wird. Seite 11-47

82 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Buchungen erfassen 6 Debi/Kredi Debi/Kredi Nein Methode vereinbart Ja Ja Nein Nein Nein Nein NR Soll Haben Methode vereinnahmt 1 Allg.Konto Geldkonto Ja Allg.Konto Debi/Kredi Ja Debi/Kredi Geldkonto Ja Allg.Konto Allg.Konto Nein Geldkonto Geldkonto Nein Konto Steuerpflicht MWST- Kategorie 1010 Post Nein Geldkonto 1020 Bank Nein Geldkonto Debitor Müller Nein Debi/Kredi Debitor Meier Nein Debi/Kredi 1200 Maschinen Ja Allg. Konto 2000 Kreditoren Nein Debi/Kredi 3000 Waren Einkauf Ja Allg. Konto 4200 Abschreibungen Nein Allg. Konto Hinweis Im Programm 531 MEHRWERTSTEUER-CODES können neue MWST-Codes definiert oder mit <F6=Optionen> eingelesen werden. Seite 11-48

83 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Buchungen erfassen I/E Inklusiv/ Exklusiv Falls Sie einen MWST-Code erfasst haben, der als 'wahlweise' definiert ist, geben Sie hier an, ob die MWST inklusiv (I) oder exklusiv (E) berechnet wird. Hinweis Die MWST-Kontierung wird aufgrund der MWST- Code-Tabelle automatisch vorgenommen. Der MWST-Betrag wird automatisch berechnet und kann NICHT verändert werden. Treten Rundungsdifferenzen auf, müssen diese als weitere Position mit Code 100% MWST erfasst werden. Buchung abschliessen Durch <ENTER> wird die Buchung abgeschlossen. Sie erscheint nun im Journalteil. Sobald die Buchung in den Journalteil der Buchungsmaske geschrieben wird, ist sie automatisch gespeichert und die Kontensalden werden nachgeführt. Seite 11-49

84 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Sammelbuchung Sammelbuchung Bild 11-8: Sammelbuchung Buchungsmaske 2 Möglichkeiten Mit <F7=Sammelbuchung> aktivieren Sie aus jedem Feld des Erfassungsmodus oder aus dem Korrekturmodus die Sammelbuchung. Eine Sammelbuchung wird vor allem für die Verbuchung der Geschäftsfälle in Verbindung mit dem Kassa-, Post- und Bankverkehr verwendet. Sie besteht aus beliebig vielen Gegenbuchungen und einer Verdichtungsbuchung. Seite 11-50

85 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Sammelbuchung Bemerkungen Solange eine Sammelbuchung noch nicht abgeschlossen ist, kann sie mit <ESC> und Verlassen gelöscht werden. Sammelbuchungen können mit <F9=Korrektur> korrigiert werden. Dies sowohl während des Erfassens wie auch nachträglich. Für die Verdichtungsbuchung einer Sammelbuchung können nur die Felder Buchungstext und Belegnummer korrigiert werden. Gegenbuchungen von Sammelbuchungen können wie Normalbuchungen korrigiert werden. Die einzelnen Teile einer Sammelbuchung erhalten im Journalteil unter <T=Buchungsart> einen bestimmten Code: Buchungsart Sammelbuchung - Verdichtungsbuchung (nur Saldo) - Gegenbuchungen Code C S Unten in der Mitte der Statuszeile wird Ihnen laufend angezeigt, wie viele Gegenbuchungen für diese Sammelbuchung schon erfasst worden sind. Seite 11-51

86 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Sammelbuchung Steht der Markierungsbalken auf einer Verdichtungsbuchung (Code 'C'), wird in der Mitte der Statuszeile angezeigt, aus wie vielen Gegenbuchungen diese Sammelbuchung besteht. Steht der Markierungsbalken auf einer Gegenbuchung (Code 'S'), wird in der Mitte der Statuszeile angezeigt, welche Buchungsnummer die dazugehörige Verdichtungsbuchung trägt. Eine Sammelbuchung wird erst dann ins Hauptjournal und auf den Konten verbucht, wenn sie korrekt abgeschlossen worden ist. Die Option 'Belegnummer automatisch erhöhen' ist in einer Sammelbuchung inaktiv. Beispiel: Sammelbuchung anhand des Kontos 'Bank' Erfassen Sie z.b. 20 Buchungen, die das Konto 'Bank' betreffen, können die Buchungen für dieses Konto gesamthaft (verdichtet) gebucht werden. Auf dem Konto 'Bank' erscheint somit nur ein Totalbetrag. Auf den Gegenkonten erscheinen die Buchungen einzeln. Bei jeder der 20 Einzelbuchungen können Sie festlegen, ob der Betrag für das Konto 'Bank' ein Eingang oder ein Ausgang bedeutet. Seite 11-52

87 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Sammelbuchung Eine Sammelbuchung vollzieht sich in drei Schritten 1. Schritt Mit <F7=Sammelbuchung> den Sammelbuchungs- Modus aktivieren. 2. Schritt Die einzelnen Gegenbuchungen werden erfasst. Auf der Verdichtungsbuchung (Code C ) wird dabei laufend der aktuelle Saldo angezeigt. 3. Schritt Mit <ESC> kann die Sammelbuchung entweder gespeichert, gelöscht oder durch Erfassen weiterer Gegenbuchungen vervollständigt werden. Arbeitsablauf 1. Schritt: Sammelbuchungsmodus aktivieren Mit <F7=Sammelbuchung> aus einem beliebigen Feld oder aus dem Korrekturmodus den Sammelbuchungs- Modus aktivieren. 2. Schritt: Gegenbuchung erfassen Seite 11-53

88 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Sammelbuchung S/H 'S' eingeben, falls für das anschliessend einzugebende Konto (=Verdichtungskonto) auf der Sollseite und die Gegenbuchung entsprechend auf der Habenseite gebucht werden soll. 'H' eingeben, falls für das anschliessend einzugebende Konto (=Verdichtungskonto) auf der Habenseite und die Gegenbuchung entsprechend auf der Sollseite gebucht werden soll. Bei der 2. Gegenbuchung kann S durch H oder umgekehrt ersetzt werden. Es ist also möglich in einer Sammelbuchung sowohl Soll- als auch Habenbuchungen auf demselben Konto zu verbuchen. Konto Geben Sie das Verdichtungskonto ein, z.b: Post oder Bank. Ab der zweiten Gegenbuchung wird dieses Feld übersprungen, da das System von nun an weiss, mit welchem Verdichtungskonto gearbeitet wird. Es kann während einer Sammelbuchung nicht geändert werden. Konto eingeben und mit <ENTER> übernehmen. Die Kontobezeichnung und der dazugehörige Saldo wird im unteren Teil des Bildschirms angezeigt. $ Liste Kontenplan anzeigen O / N Im Kontenplan blättern Seite 11-54

89 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Sammelbuchung Gegenkonto Das Gegenkonto kann in einer Sammelbuchung nicht leer sein, auch wenn im Programm 51 STAMMDATEN Gegenkonto kann leer sein aktiviert [X] ist. Gegenbuchung abschliessen Löst die Gegenbuchung keine Mehrwertsteuer aus, wird sie mit <ENTER> abgeschlossen. Sie erscheint nun im Journalteil. Der Saldo der Verdichtungsbuchung wird automatisch angepasst. Falls die Buchung mehrwertsteuerpflichtig ist, werden weitere Felder abgefragt. 3. Schritt: Verdichtungsbuchung erfassen Sammelbuchung abschliessen In der Buchungsmaske 2 bestehen zwei Abschlussmöglichkeiten: 1. Die Sammelbuchung kann mit <ESC> abgeschlossen werden. Es erscheint ein Menü. Mit Speichern wird die Sammelbuchung gespeichert und die Salden auf den Konten nachgeführt. Mit Verlassen, wird die erfasste Sammelbuchung gelöscht. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Mit Weiterarbeiten können weitere Gegenbuchungen erfasst oder bereits erfasste Positionen korrigiert und gelöscht werden. 2. Dasselbe Menü erscheint auch, wenn man auf dem S/H den Buchstaben T eingibt und mit <ENTER> bestätigt. Seite 11-55

90 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Sammelbuchung Buchungsdatum Das Buchungsdatum kann nur erfasst werden, falls die Gegenbuchungen mit unterschiedlichem Datum erfasst wurden. Sämtliche Bewegungen (Verdichtungsbuchung und Gegenbuchungen) müssen innerhalb desselben Monats erfasst sein. Belegnummer Die Belegnummer kann bei Sammelbuchungen nicht automatisch erhöht werden. Sammelbuchung abschliessen Sobald Sie den Buchungstext erfasst und mit <ENTER> bestätigt haben, wird die Sammelbuchung abgeschlossen. Bei diesem Vorgang werden alle Kontosalden aktualisiert. Werden Gegenbuchungen mit MWST-Berechnungsart exklusiv erfasst, wird auf der Verdichtungsbuchung automatisch die MWST mitgeführt. Inklusiv berechnete MWST wird auf der Gegenbuchung mitgeführt. Seite 11-56

91 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Splittbuchung Splittbuchung Bild 11-9: Splittbuchung Buchungsmaske 2 Möglichkeiten Mit <F8=Splittbuchung> aktivieren Sie aus jedem Feld des Erfassungsmodus oder aus dem Korrekturmodus die Splittbuchung. Eine Splittbuchung wird vor allem für die Verbuchung der Geschäftsfälle in Verbindung mit dem Kassa-, Postund Bankverkehr verwendet. Sie besteht aus beliebig vielen Gegenbuchungen und einer Verdichtungsbuchung. Seite 11-57

92 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Splittbuchung Im Gegensatz zu Sammelbuchungen wird zuerst die Verdichtungsbuchung mit dem zu erfassenden Totalbetrag gebucht. Wenn der eingegebene Sollbetrag erfasst ist, wird die Splittbuchung automatisch abgeschlossen. Bemerkungen Solange eine Splittbuchung noch nicht abgeschlossen ist, kann sie durch die Eingabe von <ESC> in jedem Feld gelöscht werden. Splittbuchungen können mit <F9=Korrektur> korrigiert werden. Dies sowohl während des Erfassens wie auch nachträglich. Auf der Verdichtungsbuchung einer Splittbuchung können nur die Felder Buchungstext und Belegnummer korrigiert werden. Gegenbuchungen von Splittbuchungen können - wie Normalbuchungen - beliebig korrigiert werden. Die einzelnen Teile einer Splittbuchung erhalten im Journalteil unter <T=Buchungsart> einen bestimmten Code: Buchungsart Splittbuchung - Verdichtungsbuchung (nur Saldo) - Gegenbuchungen Code C S Unten in der Mitte der Statuszeile wird Ihnen laufend angezeigt, wie viele Gegenbuchungen für diese Splittbuchung schon erfasst worden sind. Seite 11-58

93 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Splittbuchung Steht der Markierungsbalken auf einer Verdichtungsbuchung (Code 'C'), wird in der Mitte der Statuszeile die Anzahl Gegenbuchungen angezeigt. Steht der Markierungsbalken auf einer Gegenbuchung (Code 'S'), wird in der Mitte der Statuszeile die Buchungsnummer der dazugehörigen Verdichtungsbuchung gezeigt. Eine Splittbuchung wird erst dann ins Hauptjournal und auf den Konten verbucht, wenn sie korrekt abgeschlossen worden ist. Die Option 'Belegnummer automatisch erhöhen' ist in einer Splittbuchung inaktiv. Beispiel: Splittbuchung anhand des Kontos 'Bank' Erfassen Sie z.b. 20 Buchungen, die das Konto 'Bank' betreffen, können die Buchungen für dieses Konto gesamthaft (verdichtet) gebucht werden. Auf dem Konto 'Bank' wird nur der Totalbetrag erfasst. Auf den Gegenkonten werden die Gegenbuchungen einzeln erfasst. Bei jeder der 20 Einzelbuchungen können Sie festlegen, ob der Betrag für das Konto 'Bank' ein Eingang oder ein Ausgang bedeutet. Seite 11-59

94 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Splittbuchung Eine Splittbuchung vollzieht sich in vier Schritten 1. Schritt Mit <F8=Splittbuchung> den Splittbuchungsmodus aktivieren. 2. Schritt Verdichtungsbuchung mit Totalbetrag der Splittbuchung erfassen. 3. Schritt Die einzelnen Gegenbuchungen werden erfasst. Auf der Verdichtungsbuchung (Code C ) wird dabei immer der zu erfassende Totalbetrag angezeigt. Die Differenz zwischen Totalbetrag und bereits erfasstem Betrag, ist in der Statuszeile ersichtlich. 4. Schritt Entspricht das Total der Buchungsbeträge der Gegenbuchungen dem Totalbetrag der Verdichtungsbuchung, wird die Splittbuchung automatisch abgeschlossen. Mit <ESC> kann die Splittbuchung gelöscht werden. Seite 11-60

95 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Splittbuchung Arbeitsablauf 1. Schritt: Splittbuchung aktivieren Mit <F8=Splittbuchung> aus einem beliebigen Feld oder aus dem Korrekturmodus den Splittbuchungsmodus aktivieren. 2. Schritt: Verdichtungsbuchung erfassen S/H 'S' eingeben, falls für das anschliessend einzugebende Konto (=Verdichtungskonto) auf der Sollseite gebucht werden soll. 'H' eingeben, falls für das anschliessend einzugebende Konto (=Verdichtungskonto) auf der Habenseite gebucht werden soll. Für die Gegenbuchungen kann S auf H und umgekehrt gewechselt werden. Es ist also möglich in einer Splittbuchung sowohl Soll- als auch Habenbuchungen auf demselben Konto zu verbuchen. Konto Erfassen Sie das Verdichtungskonto. Es ist in der Regel das Post-, Bank- oder Kassakonto. Ab der zweiten Gegenbuchung wird dieses Feld übersprungen, da das System von nun an weiss, mit welchem Verdichtungskonto gearbeitet wird. Es kann während einer Splittbuchung nicht geändert werden. Seite 11-61

96 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Splittbuchung Gegenkonto Für die Verdichtungsbuchung von Splittbuchungen kann kein Gegenkonto erfasst werden, da die Erfassung auf mehrere Gegenkonten in einem nächsten Schritt erfolgt. Datum Buchungsdatum der Verdichtungsbuchung eingeben. Sämtliche Bewegungen (Verdichtungsbuchung und Gegenbuchungen) müssen innerhalb desselben Monats erfasst sein. Belegnummer Die Belegnummer kann bei Splittbuchungen nicht automatisch erhöht werden. Betrag Geben Sie den zu erfassenden Totalbetrag in Leitwährung ein und bestätigen Sie mit <ENTER>. Bei Splittbuchungen wird die Buchung automatisch abgeschlossen, sobald der definierte Sollbetrag erreicht ist. 3. Schritt: Gegenbuchung erfassen Bei der Erfassung der Gegenbuchungen müssen folgende Ausnahmen berücksichtigt werden. Gegenkonto Das Gegenkonto kann in einer Splittbuchung nicht leer sein, auch wenn im Programm 51 STAMMDATEN Gegenkonto kann leer sein aktiviert [X] ist. Seite 11-62

97 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Splittbuchung Datum Die Gegenbuchungen einer Splittbuchung müssen im selben Monat erfasst werden, wie die entsprechende Verdichtungsbuchung. Belegnummer Belegnummern können in Splittbuchungen nicht automatisch erhöht werden. Buchung korrigieren/löschen Vor dem Abschluss einer Splittbuchung können die Gegenbuchungen und Verdichtungsbuchung jederzeit mit <F9> korrigiert und mit <F9> und <Shift+F2> gelöscht werden. Gegenbuchung abschliessen Mit <ENTER> wird eine Gegenbuchung abgeschlossen. Sie erscheint nun im Journalteil. Die Differenz zwischen dem Totalbetrag und dem Betrag der Gegenbuchungen, zeigt die Statuszeile unten an. 4. Schritt: Verdichtungsbuchung der erfassten Splittbuchung abschliessen Eine Splittbuchung wird automatisch abgeschlossen, sobald der Totalbetrag der Verdichtungsbuchung dem Betrag aller zugeordneten Gegenbuchungen entspricht. Die Salden auf den Konten werden automatisch nachgeführt. Seite 11-63

98 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Splittbuchung Solange Sie die Splittbuchung noch nicht vollständig erfasst haben, können Sie mit <ESC> und Verlassen die Splittbuchung löschen. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Durch Weiterarbeiten können weitere Gegenbuchungen erfasst oder bereits erfasste Positionen korrigiert und gelöscht werden. Seite 11-64

99 FIBU Buchen 11 Buchungen korrigieren Buchungen korrigieren Bild 11-10: Buchungen korrigieren Möglichkeiten Alle bereits erfassten Buchungen mit Status P (provisorisch) können jederzeit korrigiert werden, sofern die MWST nicht bereits definitiv abgerechnet ist. Wesentliche Korrekturen werden in einem Protokolljournal protokolliert. Dieses Journal kann im Programm 15 JOURNAL ausgedruckt werden. Seite 11-65

100 FIBU Buchen 11 Buchungen korrigieren Sobald die Buchungen mittels Programm 19 VERBU- CHEN IN FINANZBUCHHALTUNG in die ABACUS Finanzbuchhaltung übertragen worden sind, erhalten alle Buchungen den Status V (verbucht) und können demzufolge nicht mehr korrigiert werden. Buchungen mit Status D (definitiv) können ebenfalls nicht mehr korrigiert werden. Hinweis Im Programm 15 JOURNAL kann durch die Selektion Verbuchungslauf anzeigen für jede Buchung die Nummer des Verbuchungslaufs angezeigt werden. Buchungen suchen Damit Sie möglichst schnell die zu korrigierenden Buchungen finden, können Sie mit <F3=Suche> nach folgenden Kriterien suchen: Betrag in Leitwährung Betrag in Fremdwährung Text Belegnummer Die Suche kann mit $ fortgesetzt werden, falls die gefundene Buchung nicht der zu korrigierenden Buchung entspricht. Seite 11-66

101 FIBU Buchen 11 Buchungen korrigieren Arbeitsablauf 1. Schritt Mit <F9> oder mit <ESC> vom Erfassungsmodus in den Korrekturmodus wechseln. Im Korrekturmodus steht der Cursor nicht in einem Feld, sondern es erscheint ein Markierungsbalken. 2. Schritt Die zu korrigierende Buchung im Journal mit <Pfeil Ab/Auf> oder <PgUp/PgDn> anwählen oder mit <F3=Suche> suchen. Der Markierungsbalken kennzeichnet die entsprechende Buchung und gibt die Position der selektierten Buchung an. 3. Schritt Mit <ENTER> wird in der markierten Buchung das erste Feld zur Korrektur aktiviert. Jedes Feld einer Buchung kann nachträglich korrigiert werden. Eine allfällige MWST-Buchung wird automatisch angepasst. Positionen, die nicht geändert werden müssen, können mit <ENTER> stehengelassen werden. Seite 11-67

102 FIBU Buchen 11 Buchungen korrigieren Sammel-/Splittbuchungen korrigieren Auf der Verdichtungsbuchung einer Sammel- bzw. Splittbuchung können nur die Felder Buchungstext und Belegnummer korrigiert werden. Gegenbuchungen von Sammel- und Splittbuchungen können wie Normalbuchungen beliebig korrigiert werden. Die Verdichtungsbuchung ist in der Spalte T=Buchungsart mit C, die einzelnen sind Positionen mit S gekennzeichnet. Hinweis Ist die korrigierte Buchung abgeschlossen, befinden Sie sich automatisch wieder im Korrekturmodus. Während einer Korrekturbuchung können Sie diese mit <ESC> verlassen. Bereits geänderte Positionen werden somit nicht gespeichert. Mit <F5> kehren Sie in den Erfassungsmodus zurück. Seite 11-68

103 FIBU Buchen 11 Buchungen löschen Buchungen löschen Bild 11-11: Buchungen löschen Möglichkeiten Alle bereits erfassten Buchungen mit Status P (provisorisch) können jederzeit gelöscht werden, sofern die MWST nicht bereits definitiv abgerechnet ist. Sobald die Buchungen mittels Programm 19 VERBU- CHEN IN FINANZBUCHHALTUNG in die ABACUS Finanzbuchhaltung übertragen worden sind, erhalten alle Buchungen den Status V (verbucht) und können demzufolge nicht mehr gelöscht werden. Seite 11-69

104 FIBU Buchen 11 Buchungen löschen Buchungen mit Status D (definitiv) können ebenfalls nicht mehr gelöscht werden. Hinweis Im Programm 15 JOURNAL kann durch die Selektion Verbuchungslauf anzeigen für jede Buchung die Nummer des Verbuchungslaufs angezeigt werden. Arbeitsablauf 1. Schritt Mit <F9> oder <ESC> vom Erfassungsmodus in den Korrekturmodus wechseln. Im Korrekturmodus steht der Cursor nicht in einem einzelnen Feld, sondern es erscheint ein Markierungsbalken. 2. Schritt Die zu löschende Buchung mit <Pfeil auf/ab> oder <PgUp/PgDn> im Journal anwählen oder mit <F3> suchen. Der Markierungsbalken kennzeichnet die selektierte Buchung. 3. Schritt Mit <sf2=löschen> wird die markierte Buchung gelöscht. Seite 11-70

105 FIBU Buchen 11 Buchungen löschen Sammel-/Splittbuchungen löschen Sie können jede Position einer Sammel- bzw. Splittbuchung einzeln löschen. Die Verdichtungsbuchung und allfällige MWST-Buchungen werden automatisch angepasst. Wird die Verdichtungsbuchung gelöscht, werden automatisch alle Positionen sowie allfällige MWST- Buchungen gelöscht. Die Verdichtungsbuchung ist in der Spalte T=Buchungsart mit C, die einzelnen Gegenbuchungen sind mit S gekennzeichnet. Hinweis Einmal gelöschte Buchungen müssen neu erfasst werden. Dies gilt auch für Sammelbuchungen und Splittbuchungen. Mit <F5> kehren Sie in den Erfassungsmodus zurück. Seite 11-71

106 FIBU Buchen 11 Optionen Alt-O Optionen F6 Optionen <Alt-O> Optionen <F6> Bild 11-12: Buchen - Optionen Möglichkeiten Unter den Optionen können Sie die verschiedenen Eingabefelder der Buchungszeile Ihren speziellen Bedürfnissen anpassen. Seite 11-72

107 FIBU Buchen 11 Optionen Alt-O Optionen F6 Die Optionen lassen sich jederzeit ändern, so dass die Buchungszeile an wechselnde Bedürfnisse angepasst werden kann. Mit der <LEERSCHRITTTASTE> oder der MAUS können Sie die verschiedenen Optionen aktiv [X] oder inaktiv [ ] setzen. Arbeitsablauf Buchungstext überspringen Das Feld 1./2. Textzeile wird bei der Eingabe eines Buchungstextes übersprungen. Buchungstext stehenlassen Der Buchungstext der letzten Buchung bleibt als Vorschlag stehen. Betrag 0.00 akzeptieren Standardmässig wird der Betrag 0.00 in einer Buchung nicht akzeptiert. Soll die Eingabe von Betrag 0.00 trotzdem möglich sein, müssen Sie dieses Feld aktivieren. Beispiel Provisorische Buchungen beim Abschluss, die wieder auf Null gesetzt werden. Belegnummer automatisch erhöhen Die Belegnummer wird bei jeder Buchung automatisch um Eins (1) erhöht. Seite 11-73

108 FIBU Buchen 11 Optionen Alt-O Optionen F6 Gegenkonto stehenlassen Konto der letzten Buchung als Vorschlag für die nächste Buchung stehenlassen. Kostenstelle stehenlassen Kostenstelle der letzten Buchung als Vorschlag für die nächste Buchung stehenlassen. Valutadatum = Belegdatum Bei jeder Buchung wird das Belegdatum als Vorschlag ins Feld Valutadatum übertragen. Diese Funktion kann bei Konten angewendet werden, für die gemäss Definition im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN das Valutadatum eingegeben werden muss. Codefeld akzeptieren Wird diese Funktion aktiviert, kann ein Code erfasst werden. FRW Kurs stehenlassen Der Fremdwährungskurs bleibt stehen und dient als Vorschlag für die nächste Buchung. Seite 11-74

109 FIBU Buchen 11 Optionen Alt-O Standardtexte sf7 Standardtexte <sf7> Bild 11-13: Standardtexte Möglichkeiten Mit <Shift+F7> können Standardtexte vordefiniert werden. Jedem Standardtext kann im weiteren ein Konto als Vorschlag zugeordnet werden. Dieses Konto wird beim Aufruf des Standardtextes automatisch als Gegenkonto vorgeschlagen. Seite 11-75

110 FIBU Buchen 11 Optionen Alt-O Standardtexte sf7 Arbeitsablauf Standardtexte mit <Shift+F7> oder über das Menü mit <F10>, Optionen, Standardtexte aufrufen. Standardtext eingeben Erfassen Sie den Standardtext mit maximal 30 E Z / Y O / N Speichern / Zurückkehren ins Buchen Auf Feld Gegenkonto springen Nächsten Standardtext eingeben In der Standardtextdatei blättern Gegenkonto erfassen Geben Sie das Gegenkonto ein. Dieses wird automatisch aufgerufen, wenn Sie die Nummer des Standardtextes eingeben. Die Eingabe eines Kontos ist Speichern und zurück ins Buchen $ Liste der Konten aufrufen & /* E Z / Y O / N Auf dem Gegenkonto blättern Nächsten Standardtext erfassen Nächstes Konto eingeben Seitenweise blättern Seite 11-76

111 FIBU Gegenkonto vervollständigen 13 Übersicht 13 Gegenkonto vervollständigen Übersicht Bild 13-1: Gegenkonto vervollständigen Möglichkeiten In diesem Programm werden sämtliche einseitigen Buchungen gezeigt. Bevor Sie die Daten in die Finanzbuchhaltung übertragen, vervollständigen Sie in diesem Programm die Gegenkonten. Seite 13-1

112 FIBU Gegenkonto vervollständigen 13 Übersicht Es werden nur diejenigen Buchungen pro Konto und Geschäftsjahr/Periode angezeigt, welche ohne Gegenkonto erfasst wurden. Hinweis Zur Prüfung sämtlicher Buchungen kann im Programm 15 JOURNAL das Buchungsjournal ausgedruckt werden. Seite 13-2

113 FIBU Gegenkonto vervollständigen 13 Geschäftsjahr/Konto wählen Geschäftsjahr/Konto wählen Bild 13-2: Gegenkonto vervollständigen Bemerkungen In diesem Programm können Sie das Konto und das Geschäftsjahres auswählen, für welche Sie das Gegenkonto erfassen wollen. Hinweis Das Gegenkonto kann für das aktuelle Jahr und das Vorjahr erfasst werden. Ein neues Geschäftsjahr eröffnen Sie im Programm 56 ABSCHLUSS. Seite 13-3

114 FIBU Gegenkonto vervollständigen 13 Geschäftsjahr/Konto wählen Arbeitsablauf Geschäftsjahr wählen Wählen Sie mit <Pfeil Ab/Auf> das gewünschte Geschäftsjahr. Kontonummer Kontonummer eingeben und mit <ENTER> übernehmen. Die Kontobezeichnung wird ebenfalls angezeigt. Falls Sie die Kontonummer nicht auswendig kennen, können Sie mit der Funktionstaste <F4> eine Liste nach Kontonummern aufrufen oder im Feld 'Kontobezeichnung' auch mit <F4> eine Liste nach Kontobezeichnung anzeigen lassen. $ Liste Kontenplan nach Kontonummern O / N Blättern nach Kontonummern Kontobezeichnung Kontobezeichnung eingeben und mit <ENTER> bestätigen. $ Liste Kontenplan nach Kontobezeichnung O / N Blättern nach Kontobezeichnung Gegenkonto eingeben Kontonummer eingeben und mit <F2=Speichern> übernehmen oder mit <F4> eine Liste nach Kontonummern aufrufen, bzw. innerhalb der Kontenliste die Sortierung nach Kontobezeichnung anzeigen lassen. Seite 13-4

115 FIBU Gegenkonto vervollständigen 13 Geschäftsjahr/Konto wählen Sobald das Gegenkonto mit <F2=Speichern> bestätigt wird, erscheint die kontierte Buchung nicht mehr am Bildschirm. $ Liste Kontenplan nach Kontonummern O / N Z / Y ACHTUNG Blättern nach Kontonummern Buchungen auswählen Nicht kontierte Buchungen führen in den Bilanzauswertungen zu unvollständigen Auswertungen. Eine entsprechende Warnung erscheint vor jeder Bilanzauswertung, falls Buchungen im Journal ohne Gegenkonto vorhanden sind. Sofern eine Buchung ohne Gegenkonto vorhanden ist, können die Buchungen für dieses Konto nicht in die Finanzbuchhaltung übertragen werden. Gegenkostenstelle eingeben Gegenkostenstelle eingeben und mit <F2=Speichern> übernehmen. Die Gegenkostenstelle muss nicht zwingend erfasst werden, falls im Programm 51 STAMM- DATEN bestimmt ist, dass die Gegenkostenstelle leer sein kann. Hinweis Die Gegenkostenstelle kann nur unter folgenden Bedingungen eingegeben werden: Seite 13-5

116 FIBU Gegenkonto vervollständigen 13 Geschäftsjahr/Konto wählen Im Programm 51 STAMMDATEN muss der Kostenstellen-Switch aktiviert sein. Im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN muss der Switch 'KST/KTR buchen' für das entsprechende Gegenkonto aktiviert sein. Seite 13-6

117 FIBU Journal 15 Übersicht 15 Journal Übersicht Bild 15-1: Journale - Übersicht Möglichkeiten Das Journal nach Buchuhgsnummer gibt den chronologischen Ablauf der Buchungen wieder. Es ist die Grundlage für die Überprüfung der Buchhaltung durch die Revisions- oder Kontrollstelle. Die weiteren Journalarten (nach Belegnummer, Datum oder freie Reihenfolgen) sind nur zu Ihrem internen Gebrauch bestimmt. Seite 15-1

118 FIBU Journal 15 Übersicht Benutzerdefinierte Reihenfolge Sie können die Ausgabe der Reihenfolge selber beeinflussen, dabei haben Sie Möglichkeiten wie: 1. und 2. Textzeile Benutzernummer Erfassungsdatum ISO-Code Konto und ISO-Code Gegenkonto MWST-Code, MWST-Leitwährungsbetrag, MWST- Satz Menge Valutadatum Hinweis Die verschiedenen Sortierreihenfolgen innerhalb desselben Programms erlauben insbesondere zu Prüfzwecken die Ausgabe übersichtlicher Listen, aufgrund derer Mängel, wie z.b. falsche Kontierungen, sofort festgestellt werden können. Gestaltung ^ Das Journal kann wahlweise mit einer oder mehreren der folgenden Möglichkeiten gestaltet werden: Alle Buchungen, nur provisorische Buchungen oder nur definitive Buchungen Seite 15-2

119 FIBU Journal 15 Übersicht Referenzcode zeigen (bei Sammelbuchungen) Anzahl der Korrekturen pro Buchung zeigen Valutadatum zusätzlich zum Belegdatum ausgeben Total zeigen Seitenübertrag einfügen Programminformation zeigen Kriterien & Sie können Buchungen nach folgenden Kriterien suchen: nach Text auf der 1. oder 2. Buchungszeile nach Betrag in Leit- oder Fremdwährung nach Code nach Konto oder nach einem Bereich von Konten Bemerkungen Vorgaben Dieses Programm erlaubt eine flexible und individuelle Gestaltung der Auswertungen. Seite 15-3

120 FIBU Journal 15 Übersicht Damit Sie die entsprechenden Parameter nicht bei jeder Auswertung neu erstellen müssen, definieren Sie in der Menüzeile unter Vorgaben einen Report. Beim Neustart des Programms laden Sie nur noch den Report, damit alle vordefinierten Parameter wieder aktiviert sind. Ausgabe Die Ausgabe kann wahlweise auf den Bildschirm, den Drucker, als Mail oder als Datei und gleichzeitig in ein Dossier und/oder Archiv erfolgen. Abbrechen der Ausgabe ist mit 'ESC' möglich. Bearbeiten am Bildschirm In den Auswertungen am Bildschirm stehen Ihnen unter anderem folgende Möglichkeiten offen: O / N Z / Y Cp Cc Cf Blättern Zeilenweise springen Drucken Kopieren Suchkriterium eingeben # / S# Vorwärts/Rückwärts suchen Cm Aktuelle Seite markieren Seite 15-4

121 FIBU Journal 15 Übersicht Ca Alles markieren Seite 15-5

122 FIBU Journal 15 Übersicht Selektion F5 Selektion <F5> Bild 15-2: Journale - Selektion Bemerkungen Wahlweise kann das Journal nach folgenden Reihenfolgen aufbereitet werden: nach Buchungsnummer nach Belegnummer nach Datum Seite 15-6

123 FIBU Journal 15 Übersicht Selektion F5 benutzerdefinierte Reihenfolge Die Reihenfolge wird in der ersten Combo-Box definiert. Arbeitsablauf Selektion Die Anzeige in der Detailselektion ist abhängig von der gewählten Sortierung der Buchungen. Je nach Definition der Sortierung werden verschiedene und auch mehrere Selektionsdetails dargestellt. Der Benutzer kann eigene Sortierungen definieren. Siehe dazu 'Benutzerdefinierte Reihenfolge'. Beispiel Wird das Journal nach Datum sortiert, kann in der Detailselektion nach Datum selektiert werden. In diesem Fall erfassen Sie Start- und Enddatum der Auswertung. Mögliche Eingabeformen: Tag/Monat/Jahr /1/ Index aktualisieren Wird ein Journal nach einem Feld aufbereitet, das nicht indexiert ist, muss das Programm zuerst den Index aufgebauen. Dies kann je nach Datenmenge einige Sekunden oder Minuten dauern. Beispiel: Wenn Sie das Journal nach Buchungscode aufbereiten. Seite 15-7

124 FIBU Journal 15 Übersicht Selektion F5 Jahr In dieser Box können die verschiedenen Journale ausgewählt werden. Geschäftsjahre (Offene Geschäftsjahre sind grün markiert. Abgeschlossene Jahre sind rot markiert). Protokolljournal (P) mit allen korrigierten Buchungen im Originalzustand. Seite 15-8

125 FIBU Journal 15 Übersicht Gestaltung - Standard F6 Gestaltung - Standard <F6> Bild 15-3: Journale - Gestaltung - Standard Arbeitsablauf Anzeige Wahlweise können alle Buchungen, nur die definitiven Buchungen oder nur die provisorischen Buchungen ausgewertet werden. Seite 15-9

126 FIBU Journal 15 Übersicht Gestaltung - Standard F6 Hinweis Alle Buchungen, die in die ABACUS Enterprise Finanzbuchhaltung übertragen wurden, erhalten den Status definitiv und können nicht mehr mutiert werden. Alle Buchungen Provisorische Buchungen (Typ P) und definitive Buchungen (Typ V und D) journalisieren. Nur provisorische Buchungen Es werden nur diejenigen Buchungen gezeigt, die noch nicht in die Finanzbuchhaltung übertragen worden sind, also noch provisorisch sind. Nur definitive Buchungen Es werden nur diejenigen Buchungen gezeigt, die bereits in die Finanzbuchhaltung übertragen worden sind. Seite 15-10

127 FIBU Journal 15 Übersicht Gestaltung - Detail Gestaltung - Detail Bild 15-4: Journale - Gestaltung - Detail Arbeitsablauf Referenzcode zeigen Bei allen Buchungen, welche einen Bezug (Referenz) zu einer anderen Buchungen aufweisen, wird die entsprechende Referenzbuchungsnummer gedruckt. Dies erleichtert Ihnen zum Beispiel das Auffinden von zusammengehörigen Buchungen. Seite 15-11

128 FIBU Journal 15 Übersicht Gestaltung - Detail Beispiel Bei Sammelbuchungen die einzelnen Gegenbuchungen und die dazugehörigen Verdichtungsbuchungen. Anzahl Korrekturen zeigen Für jede korrigierte Buchung wird angegeben, wie oft sie korrigiert worden ist. Hinweis Im Journal der Korrekturen P können Sie die korrigierten Buchungen im ursprünglichen Zustand ausdrucken. Das Journal 'P' finden Sie in der Gruppe 'Jahr' in der 'Selektion'. Valutadatum zeigen Zusätzlich zum Buchungsdatum wird Ihnen pro Buchung auch das Valutadatum angezeigt. Total zeigen Die Leit- und Fremdwährungsbeträge werden aufkumuliert und als Totalbetrag ausgedruckt. Ebenfalls sehen Sie die Summe der Soll- und Haben- Kontonummern sowie das Total aller Kontonummern. Ohne Detail Nur die Totalzeilen werden ausgegeben. Sämtliche Detailzeilen werden unterdrückt. Seite 15-12

129 FIBU Journal 15 Übersicht Gestaltung - Detail Seitenübertrag Wird das Journal ausgedruckt oder in eine Druckdatei geschrieben, kann der Seitenübertrag (Soll/Haben getrennt) aktiviert werden. Seite 15-13

130 FIBU Journal 15 Übersicht Gestaltung - Darstellung Gestaltung - Darstellung Bild 15-5: Journale - Gestaltung - Darstellung Bemerkungen Wahlweise kann im Titel der Auswertung auch die Programmnummer gedruckt werden. So sehen Sie auf einen Blick, aus welchem Programm diese Auswertung stammt. Seite 15-14

131 FIBU Journal 15 Übersicht Kriterien F7 Kriterien <F7> Bild 15-6: Journale - Kriterien Möglichkeiten Die Ausgabe lässt sich nach folgenden Möglichkeiten gezielt einschränken: nach Textzeilen 1 und 2 nach Betrag nach Buchungscode Seite 15-15

132 FIBU Journal 15 Übersicht Kriterien F7 nach Konto Sie können die zur Verfügung stehenden Kriterien für eine Auswertung auch miteinander kombinieren. Beispiel einer Selektion Alle Buchungen mit dem Betrag Fr , welche das Konto 6001 betroffen haben. Die Checkboxen werden entweder mit der Maus oder mit der Leerschritttaste aktiviert [X], durch nochmaliges Drücken wieder inaktiviert [ ]. ACHTUNG Falls ein Journal nicht vollständig ausgegeben wird, müssen Sie die unter <F7 = Kriterien> definierten Angaben überprüfen. Arbeitsablauf Nach Text Aktivieren Sie dieses Feld, falls Sie die Ausgabe auf Buchungen mit bestimmten Texten einschränken möchten. 1./2. Textzeile Erfassen Sie für die erste und/oder zweite Textzeile den Text der Buchungen, die Sie suchen. Seite 15-16

133 FIBU Journal 15 Übersicht Kriterien F7 Nach Betrag Aktivieren Sie dieses Feld, falls Sie die Ausgabe auf Buchungen mit bestimmten Beträgen einschränken möchten. Von/Bis Betrag Erfassen Sie den ersten und den letzten Betrag des Bereichs, den Sie ausgeben wollen. Nach Buchungscode Aktivieren Sie diese Funktion, falls Sie die Ausgabe nach Buchungscode einschränken möchten. Code Erfassen Sie den Code, nach welchem Sie die Buchungen selektieren wollen. Nach Konto Aktivieren Sie dieses Feld, falls Sie die Ausgabe auf bestimmte Konten einschränken möchten. Von/Bis Konto Erfassen Sie das erste und das letzte Konto des Bereichs, den Sie ausgeben wollen. Seite 15-17

134 FIBU Journal 15 Übersicht Benutzerdefinierte Reihenfolge Benutzerdefinierte Reihenfolge Bild 15-7: Journale - Benutzerdefinierte Reihenfolge Möglichkeiten Die Reihenfolge innerhalb des Journals kann vom Benutzer selber durch die Bildung eigener Definitionen gebildet werden. Beispiel Sie möchten das Buchungsjournal sortiert nach Belegnummer darstellen. Seite 15-18

135 FIBU Journal 15 Übersicht Benutzerdefinierte Reihenfolge Für die Definition einer eigenen Reihenfolge starten Sie im Menü unter 'Optionen' die 'Benutzerdefinierte Reihenfolge'. Sie können neue Definitionen erstellen oder bestehende ändern oder löschen. Arbeitsablauf Neu Um eine neue Reihenfolge zu definieren, wählen Sie 'Neu'. Auswahl Auf der linken Seite finden Sie die Auswahl sämtlicher Selektionskriterien. Die gewünschten Kriterien können mittels "Drag & Drop" auf die rechte Seite "Selektion" gezogen werden. Pro Selektionskriterium gibt es die Möglichkeit einen Form-Feed (FF) und/oder einen Break einzuschalten. Das heisst, bei einem FF wird beim Abschluss jeweils ein Seitenumbruch ausgelöst. Ein Break erstellt ein Zwischentotal. Selektion Die Kriterien, nach welchen die Reihenfolge aufbereitet wird, werden in diesem Fenster dargestellt. Mit "Drag & Drop" können die Kriterien bei Bedarf wieder entfernt werden. Bezeichnung Erfassen Sie für die neu definierte Reihenfolge einen Namen. Für eine Reihenfolge nach Belegnummer beispielsweise 'Belegnummer'. Seite 15-19

136 FIBU Journal 15 Übersicht Benutzerdefinierte Reihenfolge Hinweis: Die benutzerdefinierte Reihenfolge wird in der mittleren Combo-Box auf der Hauptmaske ausgewählt. Seite 15-20

137 FIBU Verbuchen in Finanzbuchhaltung 19 Übersicht 19 Verbuchen in Finanzbuchhaltung Übersicht Bild 19-1: Verbuchen in Finanzbuchhaltung Möglichkeiten Dieses Programm schreibt eine für die ABACUS Enterprise Finanzbuchhaltung lesbare Datei mit allen notwendigen Informationen zu den selektionierten Buchungen. Es ist Ihnen freigestellt, zu welchem Zeitpunkt Sie diese Übertragung vornehmen wollen. Seite 19-1

138 FIBU Verbuchen in Finanzbuchhaltung 19 Übersicht Alle Buchungen werden als Normalbuchung in die Datei geschrieben und können dementsprechend wieder einzeln in die ABACUS Enterprise Finanzbuchhaltung importiert werden. Es sind zwei verschiedene Übertragungsarten wählbar: DAT-Datei: Zweiseitiger Datenaustausch Buchungen, die mittels DAT-Datei in die ABACUS Finanzbuchhaltung übertragen wurden, können in der Finanzbuchhaltung korrigiert und ergänzt werden und anschliessend wieder in die FIBU zurückgelesen werden. DAT-Dateien werden kodiert, d.h. sie können nicht mit einem Editor oder sonstigen Programmen verändert werden. ASCII-Datei: Einseitiger Datenaustausch Mit dieser Übertragungsart können Daten aus der FIBU in die ABACUS Finanzbuchhaltung übertragen werden. Es wird eine Datei im Format CSV (Kommadelimited) erstellt, die über einen Editor bearbeitet werden kann. Buchungen, die mittels ASCII-Datei in die ABACUS Finanzbuchhaltung übertragen wurden, können NICHT mehr in die FIBU zurück übertragen werden. Seite 19-2

139 FIBU Verbuchen in Finanzbuchhaltung 19 Übersicht Hinweis Ob eine ASCII oder DAT-Datei erstellt wird, können Sie im Programm 51 STAMMDATEN definieren. Soll eine DAT-Datei erstellt werden, aktivieren Sie die Funktion 2-seitiger Datenaustausch. Werden die Daten mit dem Treuhänder ausgetauscht, ist das DAT-Format geeigneter als das ASCII-Format. Buchungen zurück übertragen Im weiteren ermöglicht dieses Programm die Übernahme von Daten aus der ABACUS Finanzbuchhaltung. Auf diese Weise können Buchungen von der Finanzbuchhaltung in die FIBU zurückgegeben werden. Während der Bearbeitung der Buchungen in der Finanzbuchhaltung kann in der FIBU normal weiter gearbeitet werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Buchungen via DAT- Datei in die Finanzbuchhaltung übertragen wurden, d.h. im Programm 51 STAMMDATEN die Funktion 2- seitiger Datenaustausch aktiviert ist. Hinweis Buchungen, die zurückgelesen wurden, erhalten an Stelle des Status V (verbucht) den Status D (definitiv). Storno Stornieren von Überträgen ist nur möglich, solange die Buchungen noch nicht zurückgelesen wurden. Seite 19-3

140 FIBU Verbuchen in Finanzbuchhaltung 19 Übersicht Bemerkungen Vor dem Übertrag in die ABACUS Enterprise Finanzbuchhaltung sind die Buchungen im Journal der FIBU mit dem Status P (provisorisch) versehen und können bei Bedarf noch korrigiert werden. Es werden jeweils nur provisorische Buchungen ausgelesen. Diese erhalten danach den Status V (verbucht). Hinweis Buchungen mit Status V können nicht mehr korrigiert werden. Werden Buchungen aus der ABACUS Finanzbuchhaltung in die FIBU zurückgelesen, erhalten die Bewegungen in der FIBU den Status D (definitiv). Buchungen, die mittels DAT-Datei übertragen werden, erhalten in die ABACUS Finanzbuchhaltung den Code G. Im Unterschied dazu erhalten Buchungen, die mittels ASCII-Format in die ABACUS Finanzbuchhaltung übertragen wurden den Code E. ACHTUNG Sobald die Verbuchung in die ABACUS Enterprise Finanzbuchhaltung abgeschlossen ist, werden alle selektierten Buchungen mit dem Status V (verbucht) versehen und können nur noch durch einen Stornolauf zurückgesetzt werden. Es ist deshalb empfehlenswert, vor jedem Verbuchungslauf eine Datensicherung zu erstellen. Seite 19-4

141 FIBU Verbuchen in Finanzbuchhaltung 19 Übersicht Fehlerprotokoll Sowohl beim Einlesen wie beim Auslesen werden die Buchungen überprüft. Fehler, wie fehlende Konten, werden in einem Fehlerprotokoll gezeigt. Arbeitsablauf Geschäftsjahr wählen Wählen Sie mit <PfeilAb/Auf> das gewünschte Geschäftsjahr. Von Datum Erfassen Sie das Datum mit dem die Verbuchung in die Finanzbuchhaltung beginnen soll. Damit auch rückwirkend erfasste Buchungen übertragen werden, sollte hier der Geschäftsjahresbeginn eingegeben werden. Bis Datum Datum eingeben, mit welchem die Verbuchung in die Finanzbuchhaltung enden soll. Auslesen Mit dieser Funktion werden Buchungen in die ABACUS Finanzbuchhaltung übertragen. Zurücklesen Mit dieser Funktion können Buchungen aus der ABACUS Finanzbuchhaltung in die FIBU zurückgelesen werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Buchungen via DAT-Datei in die Finanzbuchhaltung übertragen wurden, d.h. im Programm 51 STAMMDATEN die Funktion 2-seitiger Datenaustausch aktiv ist. Seite 19-5

142 FIBU Verbuchen in Finanzbuchhaltung 19 Übersicht Ohne/Mit Datenkomprimierung Komprimierter Datenübertrag mittels BAR-File. Durch die Funktion mit Datenkomprimierung ist es möglich, grosse Datenmengen in einem Verbuchungslauf in die Finanzbuchhaltung zu übertragen. Es werden automatisch 2 Disketten erstellt. Probelauf Der Verbuchungslauf kann provisorisch durchgeführt werden. Unvollständige Buchungen oder Lesefehler werden angezeigt und können vor dem definitiven Übertrag behoben werden. Der Probelauf ist für beliebige Perioden innerhalb eines Geschäftsjahres möglich. Definitiver Lauf Die Verbuchung wird definitiv durchgeführt und auf dem ausgewählten Datenträger wird das Übertragungsfile erstellt. Der definitive Lauf wird protokolliert. Alle Buchungen, die im definitiven Lauf berücksichtigt werden, erhalten den Status V (verbucht). Storno früherer Lauf Verbuchungsläufe aus der FIBU in die Finanzbuchhaltung lassen sich mit dieser Funktion stornieren und allenfalls wiederholen. Der Stornolauf wird protokolliert. Hinweis Ein Stornolauf ist nur möglich, solange die Daten nicht bereits aus der Finanzbuchhaltung wieder in die FIBU zurückgelesen wurden. Seite 19-6

143 FIBU Verbuchen in Finanzbuchhaltung 19 Übersicht Duplikat früherer Lauf Ein Verbuchungslauf kann einmal dupliziert werden, z.b. falls der Treuhänder die Daten nicht einlesen kann. Seite 19-7

144 FIBU Verbuchen in Finanzbuchhaltung 19 Daten auslesen Daten auslesen Bild 19-2: Verbuchen in Finanzbuchhaltung - Daten auslesen Möglichkeiten In diesem Programm erstellen Sie die definitive Übertragungsdatei. Dazu bestimmen Sie: Datei-Namen (File) Directory und den Drive Datenträger um die ASCII-Datei zu speichern, z.b. Diskette (Laufwerk A: oder B:) Seite 19-8

145 FIBU Verbuchen in Finanzbuchhaltung 19 Daten auslesen Hinweis Der Pfad für die Übertragungsdatei kann im Programm 51 STAMMDATEN hinterlegt werden. Dieser wird dann beim Auslesen vorgeschiagen. Arbeitablauf Sie starten dieses Programm indem Sie im Programm 19 VERBUCHEN IN FINANZBUCHHALTUNG mit <Pfeil Ab-/ Auf> zuerst Auslesen in FIBU und anschliessend Definitiver Lauf anwählen und jeweils mit <ENTER> bestätigen. Datei Alle auf dem Datenträger bestehenden Dateien werden hier aufgelistet. Wollen Sie eine bestehende Datei überschreiben, springen Sie mit <TAB> in das Fenster Datei und wählen mit <Pfeil Ab/Auf> die entsprechende Datei aus. Verzeichnis In diesem Fenster ändern Sie das Verzeichnis. Wählen Sie mit <Pfeil Ab/Auf> das entsprechende Verzeichnis und bestätigen Sie mit <ENTER>. Laufwerk Bestimmen Sie das Laufwerk, in welches Sie die Übertragungsdatei kopieren möchten. Wählen Sie mit <Pfeil Ab/Auf> das entsprechende Laufwerk und bestätigen Sie mit <ENTER>. Hinweis Im Programm 51 Stammdaten können Sie das Ziellaufwerk und den Pfad für den Datenübertrag hinterlegen. Seite 19-9

146 FIBU Verbuchen in Finanzbuchhaltung 19 Daten auslesen Beispiel Sie möchten die Bewegungen des aktuellen Geschäftsjahres via Diskette in die Finanzbuchhaltung übertragen. Seite 19-10

147 KONTEN/KOSTENARTEN Inhaltsübersicht

148 FIBU Konten bearbeiten 21 Übersicht 21 Konten bearbeiten Übersicht Bild 21-1: Konten bearbeiten Möglichkeiten In diesem Programm definieren Sie neue Konten oder bearbeiten den bestehenden Kontenplan. Seite 21-1

149 FIBU Konten bearbeiten 21 Übersicht Hinweis: Kontenplan einlesen Um einen bestehenden Kontenplan mit MWST- Informationen aus der Finanzbuchhaltung zu übernehmen, exportieren Sie den Kontenplan über Programm 554 KONTENPLAN IMPORTIEREN/EXPOR- TIEREN der ABACUS Finanzbuchhaltung. Anschliessend importieren Sie den Kontenplan im Programm 41 KONTOPLAN IMPORTIEREN/EXPORTIEREN der FI- BU. Globalmutationen Mit dieser Funktion besteht die Möglichkeit, einen Kontenbereich zu bearbeiten und Globalmutationen vorzunehmen, beispielsweise können Sie die Kontenklassierung global mutieren. Zusatzdefinitionen ^ Unter Optionen können Sie weitere Informationen pro Konto eingeben, die beim Buchen, bei der Ausgabe des Kontenplans oder der Bilanzen bei Bedarf zusätzlich ausgewertet werden können. Konto löschen Nummer des zu löschenden Kontos eingeben. Mit <sf2> kann das Konto gelöscht werden, sofern keine Buchungen in der aktiven Periode vorhanden sind. Seite 21-2

150 FIBU Konten bearbeiten 21 Übersicht Bemerkungen Bevor Sie den Kontenplan erfassen oder überarbeiten, müssen Sie folgende Programme überprüfen: Programm 51 STAMMDATEN EINGEBEN Kostenstellen aktiv? Fremdwährung aktiv? Programm S31 Mandanteninformation Mandantenadresse erfassen. MWST-Informationen unter <F7> definieren. Programm 25 KONTENKLASSIERUNG Kontenklassierung definieren: Alle Klassierungsebenen dem eigenen Kontenplan anpassen. Konten/Kostenarten sollten erst eröffnet werden, wenn die entsprechende Kontenklassierung bestimmt ist, damit eine logische Eingliederung der Konten/Kostenarten im Kontenplan gewährleistet ist. Programm 23 KONTENPLAN ABFRAGEN Kontenplan ausdrucken und nochmals überprüfen. Seite 21-3

151 FIBU Konten bearbeiten 21 Übersicht Arbeitsablauf Kontonummer Wählen Sie die Nummer des Kontos, das Sie ändern möchten, oder geben Sie die Nummer des neu zu eröffnenden Kontos ein. Die Kontonummer kann max. 11 Stellen lang sein. # Suchen im Kontenplan $ Kontenplan anzeigen O / N E Im Kontenplan blättern Bestehende Kontonummer übernehmen Kontobezeichnung Die Kontobezeichnung ist maximal 40 Stellen lang. $ Kontenplan nach Alphabet anzeigen O / N Im Kontenplan alphabetisch blättern Hinweis Mit <F6=Zusatzdefinitionen> können Sie in den Feldern '2. Bezeichnung' und Bemerkungszeilen 1/2 weitere Bezeichnungen für das entsprechende Konto eingeben, z.b. Fremdsprachen-Bezeichnung. Seite 21-4

152 FIBU Konten bearbeiten 21 Übersicht Währung Bei Buchhaltungen mit Leitwährung CHF wird die Währung CHF = Schweizer Franken vorgeschlagen. Für Konten, die in einer Fremdwährung geführt werden, muss der entsprechende ISO-Code der Fremdwährung erfasst werden. Hinweis Fremdwährungen können nur erfasst werden, falls im Programm 51 STAMMDATEN ERFASSEN die Funktion Fremdwährung = [X] aktiviert ist. Die Währung des Kontos kann nur geändert werden, falls noch keine Bewegung auf diesem Konto erfasst ist. Für Konten, die nicht in der Leitwährung definiert wurden, kann beim Buchen der Betrag in Leit- und Fremdwährung sowie der Kurs erfasst werden. Konto MWST pflichtig Für jedes Konto wird definiert, ob es mehrwertsteuerpflichtig ist. Diese Funktion kann auch nachträglich aktiviert werden. Vorschlag Wahlweise kann für mehrwertsteurpflichtige Konten ein MWST-Code als Vorschlag beim Buchen definiert werden. Hinweis Ein neuer MWST-Code eröffnen Sie im Programm 531 MEHRWERTSTEUER-CODES. Seite 21-5

153 FIBU Konten bearbeiten 21 Übersicht Fix Wird diese Funktion aktiviert [X], ist der erfasste MWST- Code-Vorschlag fixiert; d.h. beim Buchen mit dem entsprechenden Konto kann der MWST-Code vom Benutzer nicht geändert werden. Dies empfiehlt sich für sämtliche Konten, die immer nur mit einem einzigen MWST-Code bebucht werden. Hinweis Falls auf dem gleichen Konto zwei verschiedene Steuersätze verwendet werden, kann in der MWST- Verprobungsliste die verbuchte MWST pro Satz und Konto aufgeschlüsselt werden. Somit ist pro Konto ersichtlich, welche Buchungen mit welchen MWST- Sätzen auf demselben Konto gebucht worden sind. Pflichtig % Erfassen Sie den Faktor in Prozent für den reduzierten Vorsteuerabzug. Beispiel: Verpflegungsspesen Auf Verpflegungsspesen kann nur 50% des Vorsteuerabzugs geltend gemacht werden. Werden Verpflegungsspesen auf ein separates Konto verbucht, kann als Faktor eingegeben werden. In diesem Fall wird nur 50% der Vorsteuer in der MWST-Abrechnung berücksichtigt. Auch auf dem MWST-Code können Sie einen Faktor für den reduzierten Vorsteuerabzug definieren. Ist sowohl auf dem Konto wie auch auf dem Code ein reduzierter Vorsteuerabzug definiert, wird nur der Reduktionsfaktor des Kontos berücksichtigt. Seite 21-6

154 FIBU Konten bearbeiten 21 Übersicht Kategorie Die MWST-Kategorie bestimmt grundsätzlich, in welchen Fällen MWST gerechnet werden muss. Zusätzlich steuert sie die Verbuchung der MWST in der Bilanz, falls die MWST nach vereinnahmter Methode abgerechnet wird. Die folgende Tabelle zeigt, in welchen Fällen die MWST gerechnet wird. NR Soll Haben Methode vereinnahmt 1 Allg.Konto Geldkonto Ja Allg.Konto Debi/Kredi Ja Debi/Kredi Geldkonto Ja Allg.Konto Allg.Konto Nein Geldkonto Geldkonto Nein Debi/Kredi Debi/Kredi Nein Methode vereinbart Ja Ja Nein Nein Nein Nein Seite 21-7

155 FIBU Konten bearbeiten 21 Übersicht Konto Steuerpflicht MWST- Kategorie 1010 Post Nein Geldkonto 1020 Bank Nein Geldkonto Debitor Müller Nein Debi/Kredi Debitor Meier Nein Debi/Kredi 1200 Maschinen Ja Allg. Konto 2000 Kreditoren Nein Debi/Kredi 3000 Waren Einkauf Ja Allg. Konto 4200 Abschreibungen Nein Allg. Konto Ordnen Sie die entsprechende Kategorie zu. Hinweis Ist ein Konto steuerpflichtig, wird die MWST- Kategorie automatisch auf Allg. Konto gesetzt. Geldkonto und Debi/Kredi - Konten sind nie steuerpflichtig. Klassierung Jedes Konto muss im Kontenplan zwingend zugeordnet werden. Das Konto wird auf der untersten Ebene der Klassierung zugeordnet. Das Programm bringt einen Vorschlag für die Zuordnung aufgrund der ersten drei Ziffern der E Vorschlag übernehmen Klassierung ändern $ Klassierung aufrufen Seite 21-8

156 FIBU Konten bearbeiten 21 Übersicht O / N Blättern Hinweis Die Klassierungszuordung eines Kontos kann jederzeit geändert werden. So ist es möglich, beim Jahresende ein Bankkonto mit einem Negativ-Saldo von den Aktiven in die Passiven umzuklassieren. Hinweis Um die Klassierung zu bearbeiten, kann im Klassierungsteil <F4> via KLASSIERUNG in das Programm 25 KONTENKLASSIERUNG gewechselt werden. Bereich Bereich - Aktiven, Passiven, Aufwand, Ertrag, Neutral - für das aktuelle Konto zuordnen. Hinweis: Diese Zuordnung ist für Ermittlung von Gewinn/ Verlust in der Bilanz/Erfolgsrechnung wesentlich. Ein Vorschlag kann in den EINSTELLUNGEN unter MENÜ -? (Fragezeichen) hinterlegt werden. Seite 21-9

157 FIBU Konten bearbeiten 21 Zusatzdefinitionen F6 Zusatzangaben Zusatzdefinitionen <F6> Zusatzangaben Bild 21-2: Zusatzdefinitionen Möglichkeiten Unter Zusatzangaben können Sie weitere Informationen pro Konto eingeben, die beim Buchen, bei der Ausgabe des Kontenplans oder der Bilanzen bei Bedarf zusätzlich ausgewertet werden können. Seite 21-10

158 FIBU Konten bearbeiten 21 Zusatzdefinitionen F6 Zusatzangaben Arbeitsablauf 2. Nummer Zweite Kontonummer eingeben. Maximal 18 Stellen alphanumerisch. Die Konten/Kostenarten können in folgenden Programmen nach der 2. Nummer ausgewertet werden: Programm 22 Programm 23 Kontobewegungen abfragen Kontoplan abfragen Beispiele Konzern-Konto-Nr. Alphanumerische Konto-Nr. Alte Kontonummern bei der Umstellung auf einen neuen Kontenplan 2. Bezeichnung Die zweite Kontobezeichnung kann 40 Zeichen lang sein. Die Konten/Kostenarten können in folgenden Programmen mit der 2. Bezeichnung ausgewertet werden: Programm 22 Programm 23 Kontobewegungen abfragen Kontoplan abfragen Beispiele Konzern-Kontobezeichnung Bezeichnung in einer Fremdsprache Seite 21-11

159 FIBU Konten bearbeiten 21 Zusatzdefinitionen F6 Zusatzangaben Bemerkungszeilen 1 und 2 In diesem Feld können weitere Kontoinformationen definiert werden. Maximal können 30 Zeichen erfasst werden. Beispiel Kontobezeichnung in einer Fremdsprache Alphanumerische Kontonummer Saldo beim Buchen zeigen Um für den selektierten Kontenbereich beim Buchen in der Statuszeile den aktuellen Saldo zu zeigen, aktivieren [X] Sie dieses Feld. Kein Minus-Saldo erlaubt Um einen negativen Saldo auf bestimmten Konten (Kasse, Post, etc.) zu verhindern, kann dieses Feld aktiviert [X] werden. Beim Buchen kann eine Bewegung nicht gespeichert werden, falls daraus ein negativer Saldo resultiert. Valutadatum verlangen Wird diese Funktion aktiviert [X], muss bei der Erfassung der Buchungen das Valutadatum zwingend eingegeben werden. Beispiel Konten, die verzinst werden nach dem Übertrag in die ABACUS Finanzbuchhaltung. Seite 21-12

160 FIBU Konten bearbeiten 21 Zusatzdefinitionen F6 Zusatzangaben KST/KTR buchen Damit diese Option aktiviert [X] werden kann, muss im Programm 51 STAMMDATEN EINGEBEN das Feld Kostenstellen aktiviert werden. Für Konten, die in Verbindung mit KST/KTR erfasst werden, sollte dieses Feld aktiviert [X] werden. In diesem Fall ist beim Buchen die Eingabe einer KST/KTR zwingend. Hinweis Ist für ein Konto das Feld KST/KTR buchen aktiviert [X], kann eine Kostenstelle als Buchungsvorschlag erfasst werden. KST/KTR Vorschlag Erfassen Sie die Nummer der KST/KTR, die beim Buchen vorgeschlagen werden soll. Dieser Vorschlag kann jederzeit geändert werden. KST/KTR können nicht eröffnet werden und werden deshalb auch nicht überprüft. Interne Angaben Dieses Fenster zeigt den Status des aktuellen Kontos. Zum Status des Kontos gehören: Seite 21-13

161 FIBU Konten bearbeiten 21 Zusatzdefinitionen F6 Zusatzangaben Konto/Kostenart bebucht Sobald ein Konto den Status 'bebucht' erhält, können folgende Definitionen nicht mehr verändert werden. Kontonummer Währung Bebuchte Konten können auch nicht gelöscht werden. Konto/Kostenart aktiv / inaktiv Mit diesem Code kann jedes Konto zum Buchen inaktiv gesetzt werden. Somit kann im Programm 11 BUCHEN das Konto nicht mehr eingegeben werden. Sobald diese Funktion wieder deaktiviert wird, ist das Konto wieder aktiv [ ] und kann wieder bebucht werden. Beispiel Darlehenskonto, das abgelaufen ist. Der Status 'bebucht' und der Status 'inaktiv' wird in der Statuszeile angezeigt. Erstellt am Dieses Datum zeigt das Eröffnungsdatum des Kontos. Mutieren des Datums ist nicht möglich. Letzte Mut. am Zeigt, wann das aktive Konto zuletzt mutiert wurde. Änderungen des Datums sind manuell nicht möglich. Seite 21-14

162 FIBU Konten bearbeiten 21 Zusatzdefinitionen F6 Dossier Shift F6 Dossier <Shift F6> Bild 21-3: Konten - Dokumente Bemerkungen In Dossiers, auch Arbeitsmappen genannt, können verschiedenste Dokumente jeglicher Herkunft abgelegt werden. Ein Dossier eines Kontos kann zum Beispiel folgenden Inhalt aufweisen: Kontoauszug Kontoverzinsung Seite 21-15

163 FIBU Konten bearbeiten 21 Zusatzdefinitionen F6 Dossier Shift F6 In der ABACUS Dossierverwaltung können die Dokumente in den Dossiers von unterschiedlichen Formattypen sein, z.b. Excel, Word, Powerpoint Grafiken, ABACUS Ausdrucke usw. (zur Zeit werden über 250 verschiedene Dateiformate unterstützt). Durch die Integration des Programmes KEY-VIEW können diese Dokumente im ABACUS jederzeit und sofort aufgerufen und gesichtet werden, ohne dass die entsprechende Applikation, mit der das gesuchte Dokument (z.b. Word-Dokument) ursprünglich erstellt wurde, gestartet oder überhaupt installiert sein muss. Arbeitsablauf Dossier Mit der rechten Maustaste rufen Sie das Menü auf, welches Ihnen im Fenster "Dossiers" zur Verfügung steht. Jedes Dokument muss zwingend einem Dossier zugeordnet werden. Die Dossiers sind für sämtliche Konten und Kostenarten ersichtlich. Dokument zuordnen Aktivieren Sie das entsprechende Dossier und ordnen Sie danach das entsprechende Dokument dem Dossier zu. Dokumente können mittels Drag&Drop oder der rechten Maustaste zugeordnet werden. Die Dokumente werden dem aktiven Konto/Kostenart zugeordnet und sind auch nur für dieses ersichtlich. Seite 21-16

164 FIBU Konten bearbeiten 21 Menüzeile - Konto Kopieren Shift F5 Menüzeile - Konto Kopieren <Shift F5> Bild 21-4: Konten kopieren Bemerkungen Müssen mehrere Konten eröffnet werden, die dieselben Definitionen aufweisen, können sie kopiert werden. Es werden alle Angaben, die im Programm 21 sonst manuell erfasst werden, kopiert. Seite 21-17

165 FIBU Konten bearbeiten 21 Menüzeile - Konto Kopieren Shift F5 Der Shortcut übernimmt automatisch die Kontennummer. Arbeitsablauf Neue Nummer Erfassen Sie die Nummer des Kontos, welches Sie neu eröffnen möchten. Diese Nummer muss eindeutig sein. Neue Bezeichnung Erfassen Sie die neue Bezeichnung oder ändern Sie die bestehende Bezeichnung entsprechend ab. Dokumente kopieren Sollen die Dokumente mit kopiert werden, so muss dieser Switch aktiv sein. Kopieren/ Abbrechen Indem Sie die Eingaben mit 'Kopieren' bestätigen, speichern Sie das neue Konto. Soll es nicht gespeichert werden, müssen Sie das Fenster mit 'Abbrechen' schliessen. Seite 21-18

166 FIBU Konten bearbeiten 21 Menüzeile - Konto Globalmutation Globalmutation Bild 21-5: Globalmutationen Möglichkeiten Die Globalmutationen ermöglichen Ihnen, auf mehreren Konten die selben Mutationen sehr schnell vorzunehmen. Arbeitsablauf Selektieren Vor der eigentlichen Mutation müssen die gewünschten Konten selektiert werden in einem "von/bis Bereich". Seite 21-19

167 FIBU Konten bearbeiten 21 Menüzeile - Konto Globalmutation Stammdefinitionen Bereich Die selektierten Konten können einem anderen Bereich zugeordnet werden. Klassierungen Die selektierten Konto können in der Standardklassierung global umklassiert werden. Mit <F4> wird die Klassierung angezeigt, die gewünschte Stelle kann ausgesucht und bestätigt werden. Zusatzdefinitionen Zusatzangaben Folgende Zusatzangaben können via Globalmutation ebenfalls mutiert werden: Saldo beim Buchen anzeigen kein Minussaldo erlaubt Valutadatum beim Buchen verlangen Kostenstellen buchen Seite 21-20

168 FIBU Konten bearbeiten 21 Menüzeile -? (Fragezeichen) Einstellungen Menüzeile -? (Fragezeichen) Einstellungen Bild 21-6: Menüzeile - Einstellungen Seite 21-21

169 FIBU Konten bearbeiten 21 Menüzeile -? (Fragezeichen) Einstellungen Arbeitsablauf Klassierung vorschlagen Vorschlagen Falls der Switch "Klassierung vorschlagen" aktiv ist, wird vom System beim Eröffnen eines Kontos ein Vorschlag für die Klassierung des Kontos gemacht. Bereich vorschlagen Falls der Switch "Bereich vorschlagen" aktiv ist, wird vom System beim Konto eröffnen ein Vorschlag für die Bereichszuordnung gemacht. Anzeige in Statuszeile Wurden in den ZUSATZDEFINITIONEN eine 2. Bezeichnung oder Bemerkungszeilen erfasst, kann wahlweise die 2. Bezeichnung oder eine Bemerkungszeile in der Statuszeile des Hauptfensters KONTEN / KOSTENARTEN gezeigt werden. Bereichsvorschlag - Einstellungen Um für den Bereich einen Vorschlag vom System zu erhalten, muss im Teil 'Bereichsvorschlag - Einstellungen' eine Vorgabe hinterlegt werden. Normalform Darstellung des Gewerbekontorahmens nach Käfer. Staffelform Darstellung des Kontorahmens KMU. Da hier in der Kontenklasse (Bereich) 3 Aufwand und Ertrag ausgewiesen werden, wird mit Schlüsselwörtern gearbeitet. Seite 21-22

170 FIBU Konten bearbeiten 21 Menüzeile -? (Fragezeichen) Einstellungen Das Schlüsselwort wird in der Bezeichnung der Klassierungszuordnung gesucht. Sollte kein Schlüsselwort gefunden werden, kann ein Vorschlag hinterlegt werden. In diesem Fall kann zwischen Aufwand, Ertrag oder Neutral gewählt werden. Beispiel Eröffnung des Konto 3000 'Produktionsertrag'. Dieses Konto wird der Klassierungsgruppe 300 'Produktionsertrag' zugeordnet. Ist nun das Schlüsselwort "ertrag" hinterlegt, so sucht das System in der untersten zugeordneten Klassierungsstufe das Wort "ertrag". Es wird in diesem Fall die Gruppe 300 'Produktionsertrag' finden und den Bereichsvorschlag auf Ertrag setzen. Dieser Vorschlag kann falls notwendig korrigiert werden. Seite 21-23

171 FIBU Konten bearbeiten 21 Menüzeile -? (Fragezeichen) Ablauf festlegen Ablauf festlegen Bild 21-7: Menüzeile - Ablauf festlegen Möglichkeiten Festlegen des Ablaufs beim Eröffnen oder Bearbeiten eines Kontos. Bestimmen des Zeitpunkts des automatischen Speicherns eines neuen Kontos. Definition der Bestandteile, die beim Eröffnen eines Kontos automatisch abgefragt werden. Seite 21-24

172 FIBU Konten bearbeiten 21 Menüzeile -? (Fragezeichen) Ablauf festlegen Arbeitsablauf Navigation Wahlweise kann die Navigation durch das Programm kontrolliert werden. Wird diese Funktion aktiviert, kann ein neu eröffnetes Konto am Ende der Navigation automatisch gespeichert werden. Soll im Anschluss an das Speichern eines Kontos, automatisch ein neues Konto eröffnet werden, können Sie die entsprechende Funktion aktivieren. Wollen Sie die Navigation nicht durch das Programm kontrollieren lassen, jedoch automatisch speichern, aktivieren Sie die Funktion 'Nach dem Ende einer Seite automatisch speichern'. Bestandteile der Navigation Mit Drag&Drop können Sie die Bestandteile der Navigation definieren. Die aufgeführten Bestandteile werden beim Eröffnen eines Kontos automatisch abgefragt. Seite 21-25

173 FIBU Kontoauszüge 22 Übersicht 22 Kontoauszüge Übersicht Bild 22-1: Kontoauszüge Möglichkeiten In diesem Programm können alle Einzelbuchungen eines Kontos oder Kontenbereichs innerhalb einer bestimmten Periode des jeweiligen Geschäftsjahres ausgegeben werden. Die Reihenfolge der Buchungen im Kontoauszug kann flexibel angepasst werden. Seite 22-1

174 FIBU Kontoauszüge 22 Übersicht Dabei kann der Kontoauszug nach folgenden Kriterien gestaltet werden. Selektionen % Wahl des Geschäftsjahres und des Datumsbereichs für welchen der Kontoauszug erstellt wird. Reihenfolge der Konten nach Name, Nummer oder Klassierung. Reihenfolge der Bewegungen innerhalb eines Kontos nach Belegdatum, Valutadatum, Belegnummer oder frei definierbar. Gestaltung ^ Ausgabe der Belegnummer oder der Buchungsnummer Nach Leitwährung/Fremdwährung oder Fremdwährung/Leitwährung Valutadatum zeigen Budget zeigen Saldo seit Anfang Jahr zeigen Nur Konten mit Bewegungen Betrag Null nicht zeigen Seite 22-2

175 FIBU Kontoauszüge 22 Übersicht MWST - Nettoanzeige Seitenvorschub pro Konto Nur aktive Konten Erste Kontonummer und/oder zweite Kontonummer zeigen Bemerkungszeile 1 und / oder 2 zeigen Programminformation zeigen Kriterien & Mit Hilfe der Kriterien kann der Kontoauszug nach Belegnummer, Buchungstext, Code, Valutadatum, Betrag oder Gegenkonto selektiv ausgegeben werden. Bemerkungen Vorgaben Dieses Programm erlaubt eine flexible und individuelle Gestaltung der Auswertungen. Damit Sie die entsprechenden Einstellungen nicht bei jeder Auswertung neu definieren müssen, können Sie in der Menüzeile unter 'Vorgaben' einen Report abspeichern. Beim Neustart des Programms laden Sie nur noch den Report, womit alle vordefinierten Einstellungen wieder aktiviert sind. Seite 22-3

176 FIBU Kontoauszüge 22 Übersicht Ausgabe Die Ausgabe kann wahlweise auf den Bildschirm, den Drucker, als Mail oder als Datei erfolgen und gleichzeitig in ein Dossier und/oder Archiv gespeichert werden. Abrechen der Ausgabe ist mit 'ESC' möglich. Bearbeiten am Bildschirm In den Auswertungen am Bildschirm stehen Ihnen unter anderem folgende Möglichkeiten offen: O / N Z / Y Cp Cc Cf Blättern Zeilenweise springen Drucken Kopieren Suchkriterium eingeben # / S# Vorwärts/Rückwärts suchen Cm Ca Aktuelle Seite markieren Alles markieren Seite 22-4

177 FIBU Kontoauszüge 22 Übersicht Reihenfolge der Konten Reihenfolge der Konten Bild 22-2: Kontozüge - Selektion Arbeitsablauf Die Ausgabenreihenfolge wird in der ersten Combo-Box (Konto nach Nummer) beinflusst. Es bestehen folgende Möglichkeiten: Konto nach Nummer Ausgabe aufsteigend nach Kontonummern. Seite 22-5

178 FIBU Kontoauszüge 22 Übersicht Reihenfolge der Konten Konto nach Namen Ausgabe nach Alphabet resp. nach Kontenbezeichnung. Konto nach Klassierung Die Auswertung erfolgt nach der Klassierung. In der Selektion wird die Lasche "Klassierung" aktiv, damit die Ausgabe auf der Stufe Klassierung selektiert werden kann. Beispiel Sie möchten sämtliche Konten der Bilanz ausdrucken. Wählen Sie die oberste Klassierungsstufe und selektieren Sie von '1 Aktiven' bis '2 Passiven'. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie unter SELEKTI- ON/KLASSIERUNG. Seite 22-6

179 FIBU Kontoauszüge 22 Übersicht Reihenfolge der Bewegungen Reihenfolge der Bewegungen Bild 22-3: Kontoauszug - Reihenfolge der Bewegungen Arbeitsablauf Die Ausgabe innerhalb des Kontos wird mit der zweiten Combo-Box (Detail nach Belegdatum) beeinflusst. Folgende Reihenfolgen sind möglich: Detail nach Belegdatum Die Buchungsdetails werden in der Reihenfolge des Belegdatums ausgegeben. Seite 22-7

180 FIBU Kontoauszüge 22 Übersicht Reihenfolge der Bewegungen Detail nach Valutadatum Die Buchungsdetails werden in der Reihenfolge des Valutadatums ausgegeben. Bei der Sortierung nach Valutadatum muss dieses Datum im Programm 11 BUCHEN bei jeder Buchung erfasst werden. Hinweis Pro Konto kann im Programm 21 KONTEN BEAR- BEITEN 'Zusatzdefinitionen' definiert werden, dass das Valutadatum beim Buchen abgefragt wird. Im weiteren kann das Valutadatum im Programm 11 BUCHEN F6=Optionen' automatisch gleich dem Belegdatum gesetzt werden. Benutzerdefinierte Reihen folge Benutzerdefinierte Reihenfolgen können in der 2. Combobox (Detail nach Belegdatum) ausgewählt werden. Diese Reihenfolgen werden unter 'Optionen - Benutzerdefinierte Reihenfolge' erstellt. Seite 22-8

181 FIBU Kontoauszüge 22 Selektion - Standard F5 Selektion - Standard <F5> Bild 22-4: Kontoauszug - Selektion - Standard Arbeitsablauf Selektion von.../bis... Erfassen Sie die erste und die letzte Kontonummer des Bereichs, den Sie ausdrucken wollen. Möchten Sie das Konto nicht nach der Nummer sondern nach dem Namen selektieren, muss die Reihenfolge nach Namen definiert werden. Siehe auch 'Reihenfolge - Kontoauszug'. Seite 22-9

182 FIBU Kontoauszüge 22 Selektion - Standard F5 $ Liste Kontenplan O / N Blättern im Kontenplan Jahr Wählen Sie mit <Pfeil Ab/Auf> das gewünschte Geschäftsjahr. Geschäftsjahre, welche rot markiert sind, wurden bereits abgeschlossen (Status 1 im Programm 56). Detailselektion Die Anzeige in der Detailselektion ist abhängig von der gewählten Sortierung der Buchungen. Je nach Definition der Sortierung werden verschiedene und auch mehrere Selektionsdetails dargestellt. Der Benutzer kann eigene Sortierungen definieren. Siehe dazu 'Benutzerdefinierte Reihenfolge'. Beispiel Werden die Kontobewegungen nach Datum sortiert, kann in der Detailselektion nach Datum selektiert werden. In diesem Fall erfassen Sie Start- und End-Datum der Auswertung. Mögliche Eingabeformen: Tag/Monat/Jahr /1/ Seite 22-10

183 FIBU Kontoauszüge 22 Selektion - Klassierung Selektion - Klassierung Bild 22-5: Kontoauszüge - Selektion nach Klassierung Arbeitsablauf Variante Die Ausgabenreihenfolge der Kontoauszüge kann von der Standardklassierungen abhängig sein, d.h. dass die Konten in der Reihenfolge ihrer Kontenklassierung ausgegeben werden. Wahlweise kann die Ausgabe nach Klassierungselementen eingeschränkt werden. Seite 22-11

184 FIBU Kontoauszüge 22 Selektion - Klassierung Dazu definieren Sie zuerst die Klassierungsebene und danach für die gewählte Ebene den Bereich der Klassierungselemente dieser Ebene. Ebene Selektieren Sie die Ebene. Sämtliche Klassierungsebenen, die in der Kontenklassierung definiert wurden, werden angezeigt. <F4> Liste der Klassierungsebenen Selektion Definieren Sie den Selektionsbereich. Zur Auswahl stehen sämtliche Elemente der selektierten Ebene. Seite 22-12

185 FIBU Kontoauszüge 22 Gestaltung - Detail F6 Gestaltung - Detail <F6> Bild 22-6: Kontoauszüge - Gestaltung Detail Möglichkeiten Mit den Gestaltungsangaben kann der Kontoauszug den individuellen Bedürfnissen angepasst werden. Die Felder mit einer eckigen Klammer [ ] werden mit der Maus oder <Leerschritttaste> aktiviert [X], oder inaktiviert [ ]. Bei Feldern mit runden Klammern kann die entsprechende Funktion mit <Pfeil Ab/Auf> gewählt werden. Seite 22-13

186 FIBU Kontoauszüge 22 Gestaltung - Detail F6 Hinweis Falls Sie den Kontoauszug immer mit den gleichen Gestaltungselementen ausgeben wollen, können Sie Ihre Definitionen unter VORGABEN als Report speichern und bei Bedarf wieder aktivieren. Arbeitsablauf Nummer Der Kontoauszug kann entweder mit der Belegnummer oder Buchungsnummer ausgegeben werden. Falls nicht mit der Belegnummer gearbeitet wird, sollte der Kontoauszug mit der Buchungsnummer ausgedruckt werden. Aus revisionstechnischen Überlegungen ist die Ausgabe mit Buchungsnummer empfehlenswert. Fremdwährung/ Landeswährung Diese Variante ist nur bei den Buchhaltungen mit der Option Fremdwährung aktiv. Bei der Ausgabe nach Landeswährung wird zuerst die Leitwährung und anschliessend die Fremdwährung im Kontoauszug ausgegeben, bei der Ausgabe nach Fremdwährung zuerst die Fremdwährung und anschliessend der Saldo in Leitwährung. Anzeige Valutadatum zeigen Unter dem Belegdatum wird zusätzlich das Valutadatum ausgegeben. Seite 22-14

187 FIBU Kontoauszüge 22 Gestaltung - Detail F6 Stornobuchungen zeigen Die stornierten Buchungen werden im Kontoauszug ausgegeben. Sie werden mit dem Zeichen '#' markiert. Budget zeigen Das Jahresbudget des Kontos wird am Schluss des Kontoauszugs mit dem Saldo Buchungsjahr verglichen. Zusätzlich wird die Abweichung zum Jahresbudget in Prozent und Betrag ausgewiesen. Der Budgetvergleich ist nur auf Jahresebene möglich. Hinweis Budgets werden im Programm 52 SALDOVOR- TRÄGE/BUDGET erfasst. Saldo seit Anfang Jahr Der Kontosaldo wird seit Beginn Geschäftsjahr bis zum Beginn der Kontoauswertung aufgerechnet. Diese Möglichkeit ist wichtig bei Kontoauszügen von bestimmten Perioden, die nicht mit dem Beginn des Geschäftsjahres beginnen. Achtung Die Berechnung des Saldos seit Beginn Geschäftsjahr kann je nach Anzahl der Buchungen zu längeren Berechnungszeiten des Programms führen. Nur Konto mit Bewegungen Nur Konten mit Bewegungen oder Saldovortrag im aktuellen Jahr werden ausgedruckt. Weist ein Konto mit Bewegungen einen Saldo von 0 auf, z.b. Durchlaufskonto, wird das Konto auch ausgegeben. Seite 22-15

188 FIBU Kontoauszüge 22 Gestaltung - Detail F6 Betrag 0 nicht zeigen Buchungen mit Betrag 0 werden nicht angezeigt. Seite 22-16

189 FIBU Kontoauszüge 22 Gestaltung - Darstellung Gestaltung - Darstellung Bild 22-7: Kontoauszug - Gestaltung - Darstellung Arbeitsablauf MWST- Nettoanzeige Layout Ausgabe Wird diese Funktion aktiv gesetzt, so werden alle MWST-Buchungen ausgeblendet und es werden nur noch die Nettobeträge ausgewiesen. Seite 22-17

190 FIBU Kontoauszüge 22 Gestaltung - Darstellung Seitenvorschub nach Konto Soll bei der Ausgabe auf den Drucker nach jedem Konto ein Seitenvorschub erfolgen, so muss dieses Feld aktiviert werden. Nur aktive Konten Es werden nur die aktiven Konten ausgegeben. Die Konten werden im Programm 21 KONTEN/ KOSTENAR- TEN aktiv oder inaktiv gesetzt. Darstellung Titel Normale Kontonummer Im Normalfall werden die Konten mit der Kontonummer ausgegeben, die Sie im Programm 21 KON- TEN/KOSTENARTEN eingegeben haben. Zweite Kontonummer Die zweite Kontonummer wird im Programm 21 KON- TEN/KOSTENARTEN unter ZUSATZDEFINITIONEN eingegeben. Die zweite Kontonummer kann 18 Stellen alphanumerisch sein. 1. Kontobezeichnung Es wird die normale, erste Kontobezeichnung im Titel angezeigt. 2. Kontobezeichnung Es wird die zweite Kontobezeichnung, welche im Programm 21 KONTEN/KOSTENARTEN unter ZUSATZDEFI- NITIONEN eingegeben wurde, im Titel ausgegeben. Seite 22-18

191 FIBU Kontoauszüge 22 Gestaltung - Darstellung Bemerkungszeile 1 zeigen Im Titel wird zusätzlich zur Kontobezeichnung die Bemerkungszeile 1 ausgegeben. Die Titelzeile wird im Programm 21 unter ZUSATZDEFINITIONEN erfasst. Bemerkungszeile 2 zeigen Im Titel wird zusätzlich zur Kontobezeichnung die Bemerkungszeile 2 ausgegeben. Die Titelzeile wird im Programm 21 unter ZUSATZDEFINITIONEN erfasst. Programminformation zeigen Die Programmnummer und die Programmbezeichnung werden auf der ersten Zeile des Reports ausgegeben. Seite 22-19

192 FIBU Kontoauszüge 22 Kriterien - Standard Kriterien - Standard Bild 22-8: Kontoauszug - Kriterien - Standard Möglichkeiten Mit Hilfe der Kriterien kann der Kontoauszug selektiert nach Betrag, Text, Code, Datum, Belegnummer und Gegenkonten ausgegeben werden. Somit können Sie gezielt ganz bestimmte Buchungen für ausgewählte Konten suchen. Seite 22-20

193 FIBU Kontoauszüge 22 Kriterien - Standard Arbeitsablauf Belegnummer Einschränkung nach einer bestimmten Belegnummer. Textzeile Der Kontoauszug wird selektiert nach einem bestimmten Buchungstext ausgegeben. Der Suchbegriff kann beliebig variiert werden: Beispiel Buchungstext 1. Zeile: Mögliche Suchbegriffe: F. Fischer, Bern... Fischer ASGA, 4. Quartal... ASGA Verkehr 4. Quartal... 4 Je ausführlicher der Suchbegriff ausgegeben wird, desto weniger Buchungen erscheinen im Kontoauszug. Beim letzten Beispiel erscheinen alle Buchungen mit einer Zahl '4' im Buchungstext. Die gleichen Möglichkeiten gelten auch für die 2. Zeile des Buchungstextes. Buchungscode Im Programm 11 BUCHEN, kann pro Buchung ein beliebiger alphanumerischer Code erfasst werden. Der Buchungscode ist ein zusätzliches Selektionselement zur Belegnummer und kann je nach Betrieb individuell vergeben werden. Seite 22-21

194 FIBU Kontoauszüge 22 Kriterien - Standard Valutadatum Einschränkung nach dem Valutadatum. Betrag Einschränkung eines von... /bis... Betrages. In Fremdwährung Soll die Einschränkung des Betrages für den Fremdwährungs- und nicht für den Leitwährungsbetrag gelten, so muss der Switch "in Fremdwährung" aktiv sein. In Kontosaldi suchen Wahlweise kann auch nach einem Betrag im Kontosaldo "grösser oder gleich" gesucht werden. Seite 22-22

195 FIBU Kontoauszüge 22 Kriterien - Erweitert Kriterien - Erweitert Bild 22-9: Kontoauszüge - Kriterien - Erweitert Arbeitsablauf Gegenkonten Falls Sie nur den Verkehr mit einem bestimmten Gegenkonto oder Gruppe von Gegenkonten wünschen, müssen Sie die entsprechenden Konten eingeben. Mit PgUp/PgDn im Kontostamm blättern. Seite 22-23

196 FIBU Kontoauszüge 22 Kriterien - Erweitert Beispiel Kontoauszug der Kasse mit dem Gegenkonto 4860 'Geschäftsspesen'. So erhalten Sie einen Auszug aller Spesen, die bar ausbezahlt wurden. Seite 22-24

197 FIBU Kontoauszüge 22 Benutzerdefinierte Reihenfolge Benutzerdefinierte Reihenfolge Bild 22-10: Kontoauszüge - Benutzerdefinierte Reihenfolge Möglichkeiten Die Reihenfolge innerhalb des Kontoauszuges kann vom Benutzer selber durch die Bildung eigener Definitionen bestimmt werden. Seite 22-25

198 FIBU Kontoauszüge 22 Benutzerdefinierte Reihenfolge Beispiel Sie möchten die Buchungen innerhalb eines Kontos sortiert nach Belegnummer darstellen. Für die Definition einer eigenen Reihenfolge starten Sie im Menü unter 'Optionen' die 'Benutzerdefinierte Reihenfolge'. Sie können neue Definitionen erstellen oder bestehende ändern oder löschen. Arbeitsablauf Neu Um eine neue Reihenfolge zu definieren, wählen Sie 'Neu'. Auswahl Auf der linken Seite finden Sie die Auswahl sämtlicher Selektionskriterien. Die gewünschten Kriterien können mittels "Drag & Drop" auf die rechte Seite "Selektion" gezogen werden. Pro Selektionskriterium gibt es die Möglichkeit einen Form-Feed (FF) und/oder einen Break einzuschalten. Das heisst, bei einem FF wird beim Abschluss jeweils ein Seitenumbruch ausgelöst. Ein Break erstellt ein Zwischentotal. Selektion Die Kriterien, nach welcher die Reihenfolge aufbereitet wird, werden in diesem Fenster dargestellt. Mit "Drag Seite 22-26

199 FIBU Kontoauszüge 22 Benutzerdefinierte Reihenfolge & Drop" können die Kriterien bei Bedarf wieder entfernt werden. Bezeichnung Erfassen Sie für die neu definierte Reihenfolge einen Namen. Für eine Reihenfolge nach Belegnummer beispielsweise 'Belegnummer'. Hinweis: Die benutzerdefinierte Reihenfolge wird in der mittleren Combo-Box auf der Hauptmaske geladen. Seite 22-27

200 FIBU Kontenplan abfragen 23 Übersicht 23 Kontenplan abfragen Übersicht Bild 23-1: Kontenplan ausgeben Möglichkeiten Mit diesem Programm kann der Kontenplan ausgedruckt werden, wie er in den Programmen 21 KONTEN BEARBEITEN und 25 KONTENKLASSIERUNG definiert wurde. Seite 23-1

201 FIBU Kontenplan abfragen 23 Übersicht ACHTUNG Die Auswahl nach den verschiedenen Gliederungselementen ist nur dann aktiv, wenn der Kontenplan nach Klassierung dargestellt wird. Reihenfolge % Unter dieser Menüposition kann die Reihenfolge der Ausgabe folgendermassen festgelegt werden: Nach Klassierung Nach Nummern Nach Bezeichnung Bereiche von... /bis... Aktive Konten zeigen Inaktive Konten zeigen Gestaltung ^ Ausgabe des Kontenplans mit folgenden Zusatzangaben: Numerische Zusatzfelder MWST-Informationen Darstellung analog Bilanzen Seite 23-2

202 FIBU Kontenplan abfragen 23 Übersicht Alternative Klassierungstitel Alternative Klassierungsnummer Totalzeilen unterdrücken Normale Kontonummer Zweite Nummer Normale Kontobezeichnung Zweite Kontobezeichnung Bemerkungszeile 1 Bemerkungszeile 2 Defaultattribute Ausgabe Die Ausgabe kann wahlweise auf den Bildschirm, den Drucker oder als Datei erfolgen. Abbruch von Auswertungen Den Ausdruck der Auswertungen können Sie mit <ESC> unterbrechen. Bei den Auswertungen am Bildschirm bestehen folgende Möglichkeiten: O / N Blättern Seite 23-3

203 FIBU Kontenplan abfragen 23 Übersicht Z / ab Cs Cm Ca Zeilenweise springen Suchen nach beliebigen Kriterien Aktuelle Seite markieren Alles markieren Bemerkungen Gliederungselemente ausgeben Für die Ausgabe des Kontenplans können die verschiedenen Gliederungselemente frei kombinierbar ausgedruckt werden. Beispiele der Gliederungselemente: Bereiche: AKTIVEN, PASSIVEN, AUFWAND, ERTRAG Klassen: Aktiven, Passiven, Materialaufwand Hauptgruppe: Anlagevermögen, Umlaufvermögen Gruppen: Flüssige Mittel, Kurzfristiges Fremdkapital Seite 23-4

204 FIBU Kontenplan abfragen 23 Übersicht Untergruppen: Bank Konten: Bank CHF, Bank ITL Arbeitsablauf Variante Klassierung wählen, für welche die Gliederungsebenen ausgewiesen werden sollen. In der FIBU steht ausschliesslich die Standardklassierung zur Verfügung. Klassierungselemente Wahl der Gliederungsebenen, die ausgegeben werden sollen. Diese sind von der oben definierten Klassierung abhängig. Seite 23-5

205 FIBU Kontenplan abfragen 23 Ausgabe Selektion F5 Ausgabe Selektion <F5> Bild 23-2: Kontenplan abfragen - Ausgabe Selektion Arbeitsablauf Nach Klassierung Gibt die Konten und - falls definiert - die Klassierungselemente in der Reihenfolge der Klassierung aus. Nach Nummern Gibt die Konten in der Reihenfolge der Kontonummern aus. Klassierungselemente werden hier nicht ausgegeben. Seite 23-6

206 FIBU Kontenplan abfragen 23 Ausgabe Selektion F5 Nach Bezeichnung Gibt die Konten alphabetisch aus. Klassierungselemente werden hier nicht ausgegeben. Bereiche Geben Sie hier den ersten und den letzten Bereich an, den Sie ausgegeben wollen. Je nach Klassierungsvariante sind bis zu 10 Bereiche möglich. Gültige Werte sind A - Z Beispiel Bereich A bis B gibt Klassierungselemente der Bilanz aus. Aktive/inaktive Konten Aktivieren Sie dieses Feld, falls Sie aktive/inaktive Konten nicht ausgeben möchten. Seite 23-7

207 FIBU Kontenplan abfragen 23 Gestaltung F6 Gestaltung <F6> Bild 23-3: Kontenplan abfragen - Gestaltung Bemerkungen Ausgabe des Kontenplans mit folgenden Zusatzangaben: Seite 23-8

208 FIBU Kontenplan abfragen 23 Gestaltung F6 Felder Prog. Definition Normale Kontobezeichnung 21 Bemerkungszeile Zusatzangaben F6 Übrige Angaben 21 Diverse F6 2. Kontonummer 21 Zusatzangaben F6 Alternative Klassierungstitel/- nummer 25 Eintrag bearbeiten F5 Darstellung analog Bilanzen 25 Attribute Arbeitsablauf MWST-Angaben Sollen die MWST-Angaben, die pro Konto im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN definiert wurden, ausgegeben werden, aktivieren Sie diese Funktion. Darstellung analog Bilanzen Zeigt die Klassierung mit sämtlichen Formatierungen gemäss Definition im Programm 25 KONTENKLASSIE- RUNG. Alternative Klassierungstitel Im Programm 25 KONTENKLASSIERUNG können Sie für sämtliche Gliederungselemente alternative Klassierungstitel eingeben, die Sie hier für die Ausgabe aktivieren können. Alternative Klassierungsnummer Im Programm 25 KONTENKLASSIERUNG können Sie für sämtliche Gliederungselemente alternative Klassierungsnummern erfassen, die Sie hier für die Ausgabe aktivieren können. Seite 23-9

209 FIBU Kontenplan abfragen 23 Gestaltung F6 Totalzeilen unterdrücken Jedes Klassierungselement umfasst eine Titel- und eine Totalzeile. Für die Kontrolle des Kontenplans kann die Totalzeile wahlweise unterdrückt werden. Normale oder zweite Kontonummer Normale oder alternative Kontonummer im Kontenplan ausgeben. In Programm 21 KONTEN BEARBEITEN können Sie mit <F8> eine zweite Nummer eingeben. Normale / zweite KontobBezeichnung Bemerkungszeilen 1 / 2 Normale oder zweite Kontobezeichnung für die Ausgabe aktivieren. Bemerkungszeilen 1 und 2 für die Ausgabe aktivieren. Im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN können Sie mit F8=Zusatzangaben' die Bemerkungszeilen 1 und 2 eingeben. Defaultattribute ausgeben Zeigt für jedes Gliederungselement die definierten Druckattribute. Seite 23-10

210 FIBU Kontenplan abfragen 23 Gestaltung F6 Druckattribute Druckattribute Bild 23-4: Kontenplan abfragen - Druckattribute Möglichkeiten Die bei der Definition des Kontenplans im Programm 25 KONTENKLASSIERUNG unter OPTIONEN angegebenen Druckattribute können hier für die nachfolgenden Auswertungen vorübergehend überschrieben werden. Seite 23-11

211 FIBU Kontenplan abfragen 23 Gestaltung F6 Druckattribute Hinweis Beachten Sie, dass die Änderungen nur so lange gültig sind, bis Sie zum Hauptmenu zurückkehren. Nachher gelten wieder die im Kontenplan (Programm 25) definierten Druckattribute. Seite 23-12

212 FIBU Kontenklassierung 25 Übersicht 25 Kontenklassierung Übersicht Bild 25-1: Kontenklassierung Möglichkeiten In diesem Programm können Sie die Klassierung des Kontenplans eingeben und bearbeiten. Unter Kontenklassierung ist die Art, wie die Konten in den Kontenplan eingegliedert werden, zu verstehen. Die Konten können in einer mehrstufigen Klassierung dargestellt werden. Seite 25-1

213 FIBU Kontenklassierung 25 Übersicht Die Klassierungen sind maximal 9-stufig und können in praktisch unbegrenzten Formen z.b. für eine Kontenklassierung nach KMU, Kontenklassierung nach Käfer oder eine Deckungsbeitragsrechnung dargestellt werden. Auch Klassierungen nach Gemeindekontoplan (Laufende Rechnung, Investitionsrechnungen usw.) können abgebildet werden. Der Demomandant 7777 wird mit einem Kontenplan nach KMU geführt. Die vollständige Klassierung nach KMU ist als ASCII-File im Pfad abac\out abgelegt und kann im Programm 41 KONTENPLAN importiert werden. Hinweis Die Konten werden in den Programmen 21 KONTEN BEARBEITEN definiert und der Klassierung zugeordnet. Eröffnung/Anpasung Bei der Eröffnung resp. Anpassung des Kontenplans müssen Sie unbedingt darauf achten, dass Sie zuerst die Klassierung mit sämtlichen Stufen definieren. Die Konten werden im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN erst eröffnet, wenn diese Elemente richtig definiert sind. Höchste Hierarchiestufe EBENE 1 Die oberste Klassierungsebene Ebene 1 ist massgebend für die Auswertungen. Die Bereiche 1 (A) und 2 (B) sind für die Bilanz reserviert. Damit in der Bilanz automatisch der Gewinn/Verlust ausgewiesen wird, müssen in der Ebene 1 (A) die Aktiven und der Ebene 2 Seite 25-2

214 FIBU Kontenklassierung 25 Übersicht (B) die Passiven klassiert sein. Wird eine Klassierung nach Normalform definiert, sind die Ebenen 3-5 (C-E) für die Erfolgsrechnung wie folgt vorgesehen: 3 (C) = Aufwand 4 (D) = Ertrag 5 (E) = Ertrag (ausserbetriebliche Konten/Hilfskonten) Hinweis Bei einer Klassierung nach KMU (Staffelform) wird der Bereich 3 (C) für die Erfolgsrechnung verwendet. Hierarchiestufe 2 / KLASSEN Z.B. Aktiven, Passiven, Materialaufwand, Übriger Aufwand, Ertrag. Hierarchiestufe 3 / HAUPTGRUPPEN Z.B. Umlauf- und Anlagevermögen, Fremd- und Eigenkapital. Hierarchiestufe 4 und mehr / GRUPPEN/UNTER- GRUPPEN/SAMMELKONTEN Z.B. liquide Mittel, Mobilien, Immobilien, kurzfr. Fremdkapital. Seite 25-3

215 FIBU Kontenklassierung 25 Übersicht Bemerkungen Hierarchie-Regeln Klassierungselemente sind frei definierbar, solange die Hierarchie-Regeln eingehalten werden. Eine Klassierungsebene der Hierarchiestufe 4 muss immer einer Klassierungsebene der Hierarchiestufe 3 zugeordnet sein; eine Klassierungsebene der Hierarchiestufe 3 immer einer Klassierungsebene der Hierarchiestufe 2; eine Klassierungsebene der Hierarchiestufe 2 immer einer Klassierungsebene der Hierarchiestufe 1. Die Klassierung muss nicht für jeden Klassierungszweig identisch detailliert definiert werden. Wir empfehlen es aber, da nur dadurch die Auswertungen auf allen Verdichtungsstufen vollständig sind. Arbeitsablauf Klassierung bearbeiten Die aktuelle Klassierung wird am Bildschirm angezeigt. Diese kann bearbeitet werden. Bezeichnung Bezeichnung der neuen Klassierung eingeben, z.b. KMU-Kontenplan, Kontenplan nach Käfer. Ebenen Maximal können pro Klassierung 9 Ebenen bestimmt werden. Seite 25-4

216 FIBU Kontenklassierung 25 Übersicht Bezeichnungen der vordefinierten Ebenen eingeben. Auf der Ebene 90 werden die einzelnen Konten definiert. Die Bezeichungen der Klassierungsebenen können nachträglich mit F6=Bezeichnungen korrigiert werden. Anzahl Ebenen Maximal können pro Klassierung 9 Ebenen bestimmt werden. Soll bei einer bestehenden Klassierung die Anzahl Ebenen verändert werden, muss diese unter der Funktion Speichern unter neu abgespeichert werden. Sprache Im Programm 51 STAMMDATEN kann die Drucksprache so angepasst werden, dass die Klassierungselemente in den Ausgabeprogrammen in der gewünschten Sprache ausgegeben werden. Seite 25-5

217 FIBU Kontenklassierung 25 Bezeichnungen F6 Bezeichnungen <F6> Bild 25-2: Bezeichnung der Klassierungsebenen Arbeitsablauf Bezeichnungen <F6> Die Bezeichnung der Klassierung sowie der verschiedenen Ebenen kann hier korrigiert oder verändert werden. Seite 25-6

218 FIBU Kontenklassierung 25 Defaultattribute Defaultattribute Bild 25-3: Defaultattribute für Klassierungen Arbeitsablauf Defaultattribute Mit Hilfe der Defaultattribute werden für alle Gliederungsebenen Druckerzeichen und Darstellungsformen vorgegeben. Schriftart Die Schriftart nimmt Referenz auf die verschiedenen Schriftarten der ABACUS Windows-Druckersteuerung, wie sie unter SEITE EINRICHTEN, SCHRIFTARTEN definiert werden können. Seite 25-7

219 FIBU Kontenklassierung 25 Defaultattribute $ Liste der Schriftarten Schriftart Schriftarten 0 Standard 1 Haupttitel 2 Titel 3 1. Untertitel/-total 4 2. Untertitel/-total 5 3. Untertitel/-total 6 4. Untertitel/-total 7 Total 8 OCR-B 9 Benutzer Ebene +/- Defaultattribute für die verschiedenen Ebenen der Klassierung anzeigen. Seite 25-8

220 FIBU Kontenklassierung 25 Defaultattribute Erfolgsrechnung Erfolgsrechnung Bild 25-4: Erfolgsrechnung Bemerkungen Normal/Kontenform Bei dieser Form wird jeder Bereich für sich totalisiert. Es erfolgt automatisch die Berechnung des Gewinns. Seite 25-9

221 FIBU Kontenklassierung 25 Defaultattribute Erfolgsrechnung Staffelform Bei dieser Art der Klassierung sind beliebige Totale als Zwischentotale definierbar, ohne Nullstellung, z.b. für eine Bruttogewinnrechnung. Es erfolgt keine Gewinnberechnung. Seite 25-10

222 FIBU Kontenklassierung 25 Menü - Element Menü - Element Bild 25-5: Klassierungselemente bearbeiten Bemerkungen Um die einzelnen Klassierungselemente aufzubauen kann wie folgt vorgegangen werden: Auf dem höher liegenden Element (z.b. Titel der Klassierung) <F5= Neu> drücken oder auf auf dem höheren Element rechte Maustaste und 'Neu' anwählen. Seite 25-11

223 FIBU Kontenklassierung 25 Menü - Element Falls mit der rechten Maustaste gearbeitet wird, so muss noch unterschieden werden zwischen: 'Titel und Total', 'Totalisator', 'Staffeltotal', 'nur Titel' oder 'nur Total'. Danach können die Definitionen für das Klassierungselement erfasst werden. Arbeitsablauf Definitionen Im Feld 'Nummer' wird die Klassierungsnummer erfasst. Das Feld 'Bezeichnung' ist für die Beschriftung des Klassierungselementes bestimmt. Die Nummerierung der verschiedenen Elemente der Klassierung sollte logisch aufgebaut sein. Beispiel für die Nummerierung von Klassierungsebenen Ebene 1: Nummer 1, 2, 3, 4, 5 (1 = Aktive) Ebene 2: Nummer 1-9 Ebene 3: Nummer Ebene 4: Nummer usw. Zusatzdefinitionen Alternative Nummer und Bezeichnung eingeben. Die Eingabe der 2. Nummer und 2. Bezeichnung ist fakultativ. Sie kann bei der Ausgabe der Klassierung im Programm 23 KONTENPLAN AUSGEBEN oder auch in den Seite 25-12

224 FIBU Kontenklassierung 25 Menü - Element Programmen 31 BILANZEN zusätzlich ausgegeben werden. Im Programm 22 'Kontoauszug', kann die 2. Nummer und 2. Bezeichnung auf Wunsch ausgegeben werden. Beispiel Für lange Bezeichnungen den 2. Teil erfassen. Titel und Total Die Funktion Titel und Total einfügen wird verwendet, wenn die Klassierung mit Angabe von Werten verbunden wird und diese auf dieser Stufe totalisiert werden müssen. Bei Klassierungen ohne Werte muss die Funktion Nur Titel aktiviert werden. Die Funktion Nur Total kann auch nachträglich eingeführt werden. Totalisator Totalisatoren dienen der Definition von Totalen, die aus einer beliebigen Anzahl Elemente der Gliederung errechnet werden. Sie können für alle Ebenen verwendet werden und sind mit +/- markiert. Maximal sind pro Plan 40 Totalisatoren möglich. Die Klassierungselemente können mittels Addition (+) oder Subtraktion (-) miteinander verrechnet werden. Mit den Operanden + und - können aus der Liste links, die sämtliche in diesem Plan erfassten Klassierungselemente zeigt, diejenigen ausgewählt werden, und auf der rechten Seite der Hilfsmaske addiert oder subtrahiert werden. Seite 25-13

225 FIBU Kontenklassierung 25 Menü - Element Die Totalisatoren werden in der Bilanz ab Version 2001 unterstützt. Staffeltotal Ein Staffeltotal rechnet fortlaufend alle Positionen zusammen, die innerhalb des gleichen Bereichs und vor dem Total sind. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn die Klassierung in Staffelform (KMU-Klassierung) aktiv ist. Nur Titel Falls nur ein Titel ohne Totalisierung gewünscht wird, muss diese Funktion gewählt werden. Nur Total 'Nur Total' wird verwendet, wenn nachträglich für einen Titel noch eine Totalzeile gebildet werden soll. Diese Funktion ist nur aktiv bei Klassierungsdetails ohne Totalzeile. Hinweis: Beim Aufbau einer Klassierung werden die neuen Klassierungselemente stets unterhalb eingeordnet. Z.B.: 10 Umlaufvermögen 100 Flüssige Mittel 120 Vorräte 14 Anlagevermögen Seite 25-14

226 FIBU Kontenklassierung 25 Menü - Element Wird nun eine Gruppe 100 eröffnet, so müssen Sie auf der Hauptgruppe 10 Umlaufvermögen stehen. Für die Bildung der Hauptgruppe 14 Anlagevermögen, müssen Sie auf der Klasse 1 Aktiven stehen, da die Hauptgruppe 14 Anlagevermögen hierarchisch direkt den Aktiven untersteht. Arbeitsablauf 'Elemente bearbeiten' Hinweis Klassierungselemente können gelöscht, bearbeitet oder verschoben werden. Für die Ausgabe können Gestaltungsattribute für jedes Element einzeln definiert werden. Löschen Wählen Sie die zu löschende Zeile an und drücken Sie gleichzeitig SF2 oder rechte Maustaste und löschen. Sie können auch über das Menü 'Element' - 'Löschen' das aktive Klassierungselement löschen. Klassierungselemente können Sie nur löschen, wenn für diese keine untergeordneten Klassierungselemente mehr existieren. Bearbeiten Zu bearbeitendes Element anwählen und mit Enter in den Bearbeitungsmodus wechseln. Nun kann das Element überarbeitet werden. Es ist auch möglich, auf dem ausgewählten Klassierungselement mit rechter Maustaste 'Bearbeiten' in den Überarbeitungsmodus zu gelangen. Seite 25-15

227 FIBU Kontenklassierung 25 Menü - Element Attribute Für die Druckerausgabe können Sie verschiedene Attribute definieren wie Fett, Unterstrichen, Kursiv, Seitenwechsel, usw. Verschieben Markieren Sie das zu verschiebende Klassierungselement und ziehen Sie es mittels "Drag & Drop" oder via Menü 'Element' - 'Verschieben' an den gewünschten Zielort. Sämtliche Elemente, welche an dem zu verschiebenden Klassierungselement hängen, werden mit verschoben. Um Fehler zu vermeiden, wird ein neuer Bildschirm eingeblendet, indem Sie das Ziel nochmals ändern können und bestätigen müssen. Totalisator bearbeiten Diese Funktion kann nur aktiviert werden, wenn Sie mit dem Cursor auf einem Totalisator stehen. So können Sie den Inhalt einer Totalisierung überarbeiten. Mit den Operanden + und - können aus der Liste links, die sämtliche in diesem Plan erfassten Klassierungselemente zeigt, die ausgewählt werden, die auf der rechten Seite der Hilfsmaske addiert oder subtrahiert werden. Sammelkonto Die letzte Ebene einer Klassierung kann als Sammelkonto definiert werden, indem Sie die entsprechende Gruppe markieren und mittels der rechten Maustaste oder Menü - 'Element' - 'Sammelkonto' aktivieren. Das als Sammelkonto definierte Klassierungselement ist mit einem speziellen Arbeitsbuch markiert. Seite 25-16

228 FIBU Kontenklassierung 25 Menü - Element Beispiel: Sie können alle Debitorenkonten in einer als Sammelkonto definierten Gruppe zusammenfassen und diese in Auswertungen detailliert oder als Total ausgeben lassen. Zwischentotal Möchten Sie, dass der Saldo einer vorangegangenen Gruppe ebenfalls ins nächste Gruppentotal fliessen soll, markieren Sie diese als Zwischentotal. Diese Funktion ist nur für Klassierungen in Staffelform aktiv und kann nur auf dem Totalelement gebildet werden und nicht auf dem Titelelement! Prozentbasis Prozentbasis für Klassierung in Staffelform festlegen. Für Auswertungen mit Prozentzahlen ist die markierte Zeile die 100%-Basis. Pro Bereich kann eine 100% Basis gesetzt werden. Die Prozentbasis gilt immer nur für den selben Bereich, Klasse, Gruppe. Ausnahme: Für die Bereiche A und B kann keine 100% Basis definiert werden, da die Bereiche A und B für die Bilanz vorgesehen sind. Für die Bilanz wird die Bilanzsumme als 100% Basis verwendet. Beispiel: In einer Bruttogewinnrechnung soll der Nettoumsatz als 100 % definiert werden. Seite 25-17

229 FIBU Kontenklassierung 25 Menü - Detail Menü - Detail Bild 25-6: Klassierung - Menü - Detail Bemerkung Im rechten Teil der Klassierungsmaske kann auf Stufe Konto eine direkte Verbindung zum Programm 21 KONTEN/KOSTENARTEN aufgebaut werden. Seite 25-18

230 FIBU Kontenklassierung 25 Menü - Detail Arbeitsablauf Neu Das Programm 21 KONTEN/KOSTENARTEN wird gestartet und ein neues Konto kann eröffnet werden. Kopieren Die Funktion "kopieren" ist aktiv, wenn Sie mit dem Cursor auf einem Konto stehen und die rechte Maustaste drücken. Für den Kopiervorgang muss eine noch freie Nummer und eine Bezeichnung eingegeben werden. Zudem besteht die Möglichkeit allfällige Dokumente der Dossierverwaltung mit zu kopieren. Löschen Löschen eines Kontos ist nur möglich, wenn dieses noch nicht bebucht wurde. Sobald ein Konto im Programm 11 BUCHEN verwendet wurde, ist es nicht mehr möglich dieses zu löschen. Eigenschaften Eigenschaften auf dem Konto startet das Programm 21 KONTEN und zeigt die Definitionen des Kontos. Nun ist es möglich Korrekturen an dem aufgerufenen Konto durchzuführen. Seite 25-19

231 FIBU Kontenklassierung 25 Menü - Ansicht Menü - Ansicht Bild 25-7: Menü - Ansicht Möglichkeiten Die Kontenklassierung kann nach verschiedenen Klassierungsebenen angezeigt werden. Wahlweise kann die Detailebene eingeblendet werden. Seite 25-20

232 FIBU Kontenklassierung 25 Menü - Ansicht Arbeitsablauf Total anzeigen Totale der Klassierung anzeigen. Das Total einer Klassierung kann auch nachträglich unter 'Element' - 'Neu' - 'Nur Total' eingefügt werden. Totalisator anzeigen Totalisatoren der Klassierung werden angezeigt. Um einen Totalisator einzufügen, kann über 'Element' - 'Neu' - 'Totalisator' ein Totalisator gebildet werden. Staffeltotal anzeigen Staffeltotale der Klassierung werden angezeigt. Um ein Staffeltotal zu bilden wird im Menü 'Element' - 'Neu' - 'Staffeltotal' gewählt. Ebene +/- Die verschiedenen Ebenen der Klassierung werden mit dieser Funktion zusammengefasst. So können z.b. bei einer 6-stufigen Klassierung nur die ersten zwei Stufen angezeigt werden. Bei Klassierungen mit vielen Stufen und mehreren hundert Konten ist diese Zoom-Funktion wichtig, damit man schnell an die gewünschte Stelle der Klassierung gelangt. In diesem Fall kann die erste oder zweite Ebene angezeigt werden. Cp Cm Ebene plus Ebene minus Seite 25-21

233 FIBU Kontenklassierung 25 Menü - Ansicht Bezeichnung Die 1. Bezeichnung wird angezeigt. 2. Nummer anzeigen 2. Nummer wird angezeigt. Die 2. Nummer kann im Menü unter 'Element' - 'Bearbeiten' eingegeben werden. 2. Bezeichnung anzeigen 2. Bezeichnung wird angezeigt. Die 2. Bezeichnung kann im Menü unter 'Element' - 'Bearbeiten' eingegeben werden. Seite 25-22

234 FIBU Kontenklassierung 25 Menü - Gehe zu Menü - Gehe zu Bild 25-8: Klassierung - Gehe zu Möglichkeiten Ebenen können wahlweise ausgeblendet werden. Elemente und Details (Konto) können gesucht werden. Dies wurde speziell für grosse und wenig übersichtliche Klassierungen eingebaut. Seite 25-23

235 FIBU Kontenklassierung 25 Menü - Gehe zu Element suchen Element suchen Bild 25-9: Klassierung - Element suchen Arbeitsablauf Suchen Es kann nach einer Nummer oder einem Text gesucht werden. Es kann auch nur ein Teil eines Begriffes eingegeben werden. Seite 25-24

236 FIBU Kontenklassierung 25 Menü - Gehe zu Element suchen Elemente Aktivieren Sie die Klassierungselemente, nach denen Sie suchen möchten. Die Suche kann auf alle, in der Klassierung aktiven Klassierungselemente ausgedehnt werden. Beispiel: Unter 'Ansicht' können Sie die Klassierungselemente wie - Titel- und Totalzeilen - aktivieren, damit Sie auch in den Titel- und Totalzeilen suchen können. Optionen Falls die Gross-/Kleinschreibung im Suchbegriff berücksichtigt werden soll, muss der Switch 'Gross-/Kleinschreibung beachten' aktiv gesetzt werden. Falls nur nach ganzen Wörtern gesucht werden soll, so muss der Switch 'Nur ganze Wörter suchen' aktiv sein. Handelt es sich beim Suchbegriff nur um einen Teil eines Wortes, so darf dieser Switch nicht aktiv sein. Beginn Wahlweise können Sie in der gesamten Klassierung suchen oder Sie können die Suche ab dem aktiven Klassierungselement starten.. Weitersuchen F3 Nach dem ersten Sucherfolg kann mit <F3> weitergesucht werden. Seite 25-25

237 FIBU Kontenklassierung 25 Menü - Gehe zu Detail suchen Detail suchen Bild 25-10: Detail suchen Möglichkeiten Über mehrere Kriterien werden die möglichen Konten gefiltert und können ausgewählt und direkt angesteuert werden. Seite 25-26

238 FIBU Kontenklassierung 25 Menü - Gehe zu Detail suchen Arbeitsablauf Bebucht Selektion zwischen 'Nur bebuchte Konten und 'Nur nicht bebuchte Konten'. Inaktiv Selektion zwischen 'Nur inaktive Konten' und 'Nur aktive Konten' wählbar. Konten Nun kann mit <F4> die Liste aller möglichen Konten angezeigt werden, welche die zuvor erfassten Kriterien erfüllen. Beim Aufruf eines Kontos, welches die Kriterien erfüllt, kann direkt an die Stelle in der Klassierung gewechselt werden. Seite 25-27

239 BILANZEN Inhaltsübersicht

240 FIBU Bilanz / Erfolgsrechnung 31 Übersicht 31 Bilanz / Erfolgsrechnung Übersicht Bild 31-1: Bilanz / Erfolgsrechnung Möglichkeiten In diesem Programm werden diverse Perioden- und Jahresauswertungen (Bilanz und ER) definiert. Die Darstellungsweise der Auswertungen ist zweispaltig, d.h. sie werden nach Soll- und Habensaldi getrennt ausgegeben. Seite 31-1

241 FIBU Bilanz / Erfolgsrechnung 31 Übersicht Sie können wahlweise eine normale Bilanz oder eine Eröffnungsbilanz ausdrucken. Wählen Sie mit <PfeilAuf/Ab> die gewünschte Bilanzform. Möglichkeiten Normale Bilanz/ER Eröffnungsbilanz Nur Bilanz oder nur Erfolgsrechnung oder Bilanzund Erfolgsrechnung drucken Hilfskonto (E) in ER Gewinn in ER vor Total Sammelkonten ausführlich Saldo 0 ausgeben Inklusive Saldovortrag Mit Vorjahresvergleich Mit Jahresbudgetvergleich Mit absoluten Abweichungen Mit relativen Abweichungen Seite 31-2

242 FIBU Bilanz / Erfolgsrechnung 31 Übersicht OPTIONEN Gestaltung ^ Verschiedene Definitionselemente zur Gestaltung der Zeilengliederung. Klassierung & Wahl der Klassierungsebenen, die in der Zeilengliederung gedruckt werden sollen. Titel Vier frei definierbare Titelzeilen für die Bilanz- und Erfolgsrechnung. Die Titelzeilen werden nur über den Drucker ausgegeben. Spaltenbreite Die Saldo- und Prozentspalten können für die 'komprimierte Darstellung' und 'normale Darstellung' in der Breite frei definiert werden. Druckattribute Die Druckattribute sind für sämtliche Gliederungsebenen für die Titel- und Totalzeilen frei wählbar. Achten Sie darauf, dass die entsprechenden Druckattribute auch in der Druckersteuerung aktiviert sind. Seite 31-3

243 FIBU Bilanz / Erfolgsrechnung 31 Übersicht Bemerkungen Ausgabe Die Ausgabe kann wahlweise auf den Bildschirm, den Drucker oder als Datei erfolgen. Gleichzeitig kann die Auswertung in einem Archiv oder in einem Dossier gespeichert werden. Den Ausdruck der Auswertungen können Sie jederzeit mit <ESC> unterbrechen. Bei den Auswertungen am Bildschirm bestehen folgende Möglichkeiten: O / N Z / Y Cs Cm Ca Blättern Zeilenweise springen Suchen nach beliebigen Kriterien Aktuelle Seite markieren Alles markieren Vorgaben Unter Vorgaben können Sie vorgenommene Definitionen unter einer Nummer abspeichern. Diese Vorgaben können jederzeit wieder aufgerufen werden. So müssen Sie Ihre häufig verwendeten Einstellungen nicht immer wieder vornehmen. Die Nummern der Vorgaben können Sie selbst vergeben. Sie können beliebig viele Vorgaben speichern; diese können bei Bedarf auch wieder gelöscht werden. Seite 31-4

244 FIBU Bilanz / Erfolgsrechnung 31 Übersicht Arbeitsablauf Geschäftsjahr wählen Wählen Sie mit <Pfeil Auf/Ab> das gewünschte Geschäftsjahr. Die Jahresauswertungen werden aufgrund aller Buchungen im Jahresjournal erstellt. Es werden Bilanz und Erfolgsrechnung der gewählten Periode nach Soll- und Habensaldi getrennt ausgegegeben. Jahresauswertungen Monatsauswertungen Die Periode kann innerhalb des Geschäftsjahres beliebig gewählt werden. Die Saldi der ausgewählten Monate werden berücksichtigt. Von Periode... Geben Sie den Anfangsmonat der gewünschten Periode ein. Erfassen Sie diesen als Zahl (1-12) oder blättern Sie mit <PgUp/PgDn>. Bis Periode... Geben Sie den Endmonat der gewünschten Periode ein. Erfassen Sie diesen als Zahl (1-12) oder blättern Sie mit <PgUp/PgDn>. Normale Bilanz / Eröffnungsbilanz Wählen Sie mit <Pfeil Ab/Auf> zwischen 'Normale Bilanz' oder 'Eröffnungsbilanz'. Normale Bilanz Seite 31-5

245 FIBU Bilanz / Erfolgsrechnung 31 Übersicht Eröffnungsbilanz Bei der Eröffnungsbilanz werden nur die Saldovorträge des selektierten Geschäftsjahres ausgegeben. Bilanz Es wird die Bilanz, d.h. die Konten der Bereiche A und B, ausgegeben. Erfolgsrechnung Es wird die Erfolgsrechnung, d.h. Konten der Bereiche C, D und E ausgegeben. Hilfskonto (E) in ER Die Konten des Bereichs E werden in die Erfolgsrechnung einbezogen, falls dieses Feld aktiviert [X] wird. Wird das Feld nicht aktiviert, werden die Konten des Bereichs E im Anschluss an die Erfolgsrechnung ausgegeben. Saldo 0 ausgeben Konten mit Saldo 0 werden nur ausgegeben, falls dieses Feld aktiviert wird. Hinweis Die Auswertung wird übersichtlicher, falls Konten mit Saldo 0 nicht ausgegeben werden. Inklusive Saldovortrag Aktivieren Sie dieses Feld, falls Sie die Saldovorträge ausgeben möchten. Dies entspricht dem Standard. Seite 31-6

246 FIBU Bilanz / Erfolgsrechnung 31 Übersicht Komprimierte Darstellung In der komprimierten Darstellung wird die Breite auf 80 Zeichen beschränkt, indem die Bezeichnungsspalte um ca. 10 Zeichen gekürzt wird. Mit Vorjahresvergleich Aktivieren Sie diese Funktion, falls Sie die entsprechenden Zahlen des Vorjahres zusätzlich ausgeben wollen. Um Veränderungen zwischen Vorjahr und Jahr auszugeben, wählen Sie die beiden Möglichkeiten am Ende der Auswahlliste: MIT ABSOLUTEN ABWEICHUNGEN (in ganzen Zahlen) und/oder MIT RELATIVEN ABWEICHUN- GEN (in %). Eine Kombination mit Budgetvergleich ist in diesem Programm nicht möglich. Mit Budgetvergleich Aktivieren Sie diese Funktion, falls Sie zusätzlich zu den effektiven Saldi auch die Jahresbudgetzahlen ausgeben möchten. Hinweis Jahresbudgets werden im Programm 52 SALDO- VORTRÄGE/BUDGET erfasst. Um Veränderungen zwischen Budgetsaldi und Jahressaldi auszugeben, wählen Sie die beiden Möglichkeiten am Ende der Auswahlliste: MIT ABSOLUTEN AB- WEICHUNGEN (in ganzen Zahlen) und/oder MIT RELATI- VEN ABWEICHUNGEN (in %). Seite 31-7

247 FIBU Bilanz / Erfolgsrechnung 31 Übersicht Mit absoluten Abweichungen Falls Sie einen Vorjahres- oder Budgetvergleich aktiviert haben, können Sie hier angeben, ob Sie eine Spalte mit den Abweichungen in ganzen Zahlen ausgeben wollen. Mit relativen Abweichungen Falls Sie einen Vorjahres- oder Budgetvergleich aktiviert haben, können Sie hier angeben, ob Sie eine Spalte mit den entsprechenden prozentualen Unterschieden wünschen. Seite 31-8

248 FIBU Bilanz / Erfolgsrechnung 31 Optionen Alt-O Gestaltung F6 Optionen <Alt-O> Gestaltung <F6> Bild 31-2: Bilanz - Gestaltung Möglichkeiten In der 'Gestaltung' bestimmen Sie wesentliche Teile der Zeilengliederung. Dies ermöglicht Ihnen eine individuelle und komprimierte Darstellung der Auswertungen. Seite 31-9

249 FIBU Bilanz / Erfolgsrechnung 31 Optionen Alt-O Gestaltung F6 Hinweis Falls Sie gleichlautende Auswertungen immer wieder ausdrucken müssen, können Sie die entsprechenden Parameter der 'OPTIONEN' als Report unter den 'Vorgaben' abspeichern. Arbeitsablauf Seitenwechsel gemäss Klassierung Falls diese Option aktiv ist, werden für die Ausgabe die Seitenwechsel verwendet, wie sie im Programm 25 KONTENKLASSIERUNG definiert wurden. Andernfalls wird lediglich für die Erfolgsrechnung eine neue Seite verwendet. Alternative Klassierungstitel Verwendet anstelle der 'normalen' Bezeichnung die zweite Bezeichnung, die im Programm 25 KONTEN- KLASSIERUNG erfasst wurde. Komprimierte Darstellung In der komprimierten Darstellung wird die Zeilenlänge möglichst reduziert. Nach Möglichkeit werden weniger Spalten und weniger breite Spalten ausgegeben als in der normalen Darstellung. Auf die vertikale Gestaltung hat diese Option keinen Einfluss. Hinweis Die Spaltenbreiten können unter OPTIONEN 'Spaltenbreiten...' definiert werden. Seite 31-10

250 FIBU Bilanz / Erfolgsrechnung 31 Optionen Alt-O Gestaltung F6 Alternative Klassierungsnummer Verwendet anstelle der 'normalen' Nummer die zweite Nummer, die im Programm 25 KONTENKLASSIERUNG definiert wurde. Automatische Bereichszuordnung Wird diese Option gewählt, werden positive Saldi immer der Sollspalte, negative Saldi immer der Habenspalte zugeordnet. Andernfalls erfolgt diese Zuordnung aufgrund des Bereiches (Aktiven und Aufwand ins SOLL, Passiven und Ertrag ins HABEN). Kontonummern ausgeben Gibt an, welche Kontonummer in Ergänzung zur Kontobezeichnung ausgegeben werden soll. Die Eingabe einer zweiten Kontonummer ist in Programm 21 KONTEN BEARBEITEN möglich. Bezeichnungen ausgeben Mit dieser Eingabe bestimmen Sie, welche Kontobezeichnung(en) ausgegeben wird. In Programm 21 KONTEN BEARBEITEN ist, in Ergänzung zur Kontobezeichnung, die Eingabe von Bemerkungszeilen 1 und 2 möglich. Die Option bezieht sich nur auf Konten aber nicht auf Klassierungselemente. Für diese siehe Option 'alternative Klassierungstitel'. Seite 31-11

251 FIBU Bilanz / Erfolgsrechnung 31 Optionen Alt-O Klassierung F7 Klassierung <F7> Bild 31-3: Einfache Bilanz - Klassierung Möglichkeiten Für die Ausgabe der Bilanz/ER kann definiert werden, welche Klassierungsebenen ausgedruckt werden sollen. Hinweis Bereiche werden immer ausgegeben. Auch wenn 'Klassen ausgeben' aktiv ist, werden Klassen nur dann ausgegeben, wenn im entsprechenden Bereich mehr als eine Klasse definiert ist. Seite 31-12

252 FIBU Bilanz / Erfolgsrechnung 31 Optionen Alt-O Klassierung F7 Konten, die beispielsweise keiner Gruppe zugeordnet sind, werden im Gruppentotal nicht berücksichtigt; erst im Total der übergeordneten Hauptgruppe. Bemerkungen Gliederungselemente ausgeben Für die Ausgabe der Bilanz können die verschiedenen Gliederungselemente frei kombiniert ausgedruckt werden. Beispiele der Gliederungselemente: Bereiche: AKTIVEN, PASSIVEN Klassen: Personal-, Materialaufwand Hauptgruppe: Gruppen: Untergruppen: Konten: Kostenarten: Anlage-, Umlaufvermögen Flüssige Mittel Bank Bank CHF, Bank ITL Materialeinkauf, Löhne Seite 31-13

253 FIBU Bilanz / Erfolgsrechnung 31 Optionen Alt-O Titel Titel Bild 31-4: Einfache Bilanzen - Titel Möglichkeiten Für Bilanz und Erfolgsrechnung können je vier Titelzeilen definiert werden. Innerhalb des Textes sind folgende Platzhalter erlaubt: %BA für das Datum 'Anfang des Bilanzperiode' %BE für das Datum 'Ende der Bilanzperiode' Seite 31-14

254 FIBU Bilanz / Erfolgsrechnung 31 Optionen Alt-O Titel Für jede Zeile können Druckattribute eingeschaltet werden. Der jeweilige Zustand wird in den drei Spalten rechts angezeigt, die mit 'F U B' überschrieben sind: F steht für fett; anwählen mit Alt-F U steht für unterstrichen; anwählen mit Alt-U B steht für b r e i t; anwählen mit Alt-B Hinweis Individuelle Titelzeilen werden nur über den Drucker ausgegeben. Der Bildschirm verwendet Standard-Titelzeilen. Seite 31-15

255 FIBU Bilanz / Erfolgsrechnung 31 Optionen Alt-O Spaltenbreiten Spaltenbreiten Bild 31-5: Einfache Bilanzen - Spaltenbreiten Möglichkeiten Hier geben Sie die Breite der verschiedenen Spalten an. Komprimierte Darstellung Die 'komprimierte Darstellung' wird in der Menüzeile unter den OPTIONEN 'Gestaltung' aktiviert. Falls eine Saldospalte zu klein definiert ist, werden nur Sterne (****) in der entsprechenden Zeile ausgegeben. Seite 31-16

256 FIBU Bilanz / Erfolgsrechnung 31 Optionen Alt-O Spaltenbreiten Normale Darstellung Die Werte der 'normalen Darstellung' werden berücksichtigt, wenn unter den OPTIONEN 'Gestaltung' die 'komprimierte Darstellung' nicht aktiv ist. Arbeitsablauf Die Bezeichnungsspalte umfasst Nummer und Bezeichnung der jeweiligen Konten. Stellt man die Breite zu klein ein, wird die Bezeichnung rechts abgeschnitten. Saldospalten Als Saldospalten gelten alle Betragsspalten ausser Prozentzahlen. Die Breite der Saldospalte umfasst neben der eigentlichen Zahl mit Dezimalpunkt zwei zusätzliche Spalten für das Soll/Haben-Suffix. Tausender 'J' eingeben, falls die Ausgabe der Beträge in Tausendern erfolgen soll. Bezeichnungsspalte Nachkommastellen Gibt die Anzahl Stellen hinter dem Dezimalpunkt an. Minimum ist 0 (keine Nachkommastellen), Maximum ist 4. Prozentspalten Die Breite der Prozentspalten umfasst neben der eigentlichen Prozentzahl mit Dezimalpunkt und Nachkommastellen eine zusätzliche Stelle für das Vorzeichen. Seite 31-17

257 FIBU Bilanz / Erfolgsrechnung 31 Optionen Alt-O Spaltenbreiten Nachkommastellen Gibt die Anzahl Stellen hinter dem Dezimalpunkt an. Minimum ist 0 (keine Nachkommastellen), Maximum ist 4 Nachkommastellen. Seite 31-18

258 FIBU Bilanz / Erfolgsrechnung 31 Optionen Alt-O Druckattribute Druckattribute Bild 31-6: Einfache Bilanzen - Druckattribute Möglichkeiten Die bei der Definition des Kontenplans - im Programm 25 KONTEN-KLASSIERUNG unter OPTIONEN - angegebenen Druckattribute können hier für die nachfolgenden Auswertungen vorübergehend für jede Klassierungsebene überschrieben werden. Seite 31-19

259 FIBU Bilanz / Erfolgsrechnung 31 Optionen Alt-O Druckattribute Hinweis Bitte beachten Sie, dass die Änderungen nur so lange gültig sind, bis Sie zum Hauptmenü zurückkehren. Nachher gelten wieder die im Kontenplan definierten Druckattribute. Seite 31-20

260 FIBU Fremdwährungsbilanz 34 Übersicht 34 Fremdwährungsbilanz Übersicht Bild 34-1: Fremdwährungsbilanzen Möglichkeiten In diesem Programm werden Perioden- und auch Jahresauswertungen für Fremdwährungskonten definiert. Es handelt sich nicht um eine eigentliche Bilanz. Die Fremdwährungskonten gleicher Währung werden gruppiert dargestellt und das Total pro Fremdwährung wird angezeigt. Seite 34-1

261 FIBU Fremdwährungsbilanz 34 Übersicht Pro Fremdwährung können Sie eine entsprechende Bilanz/ER ausgeben. Für jedes Fremdwährungskonto wird der jeweils entsprechende interne Durchschnittskurs berechnet und dargestellt (Fremdwährungsbetrag/Leitwährungsbetrag). Ausgabe Die Ausgabe kann wahlweise auf den Bildschirm, den Drucker oder als Datei erfolgen. Gleichzeitig kann die Auswertung in einem Archiv oder in einem Dossier gespeichert werden. Den Ausdruck der Auswertungen können Sie jederzeit mit <ESC> unterbrechen. Bei den Auswertungen am Bildschirm bestehen folgende Möglichkeiten: O / N Z / Y Cs Cm Ca Blättern Zeilenweise springen Suchen nach beliebigen Kriterien Aktuelle Seite markieren Alles markieren Bemerkungen Zur Gestaltung der Fremdwährungsbilanz stehen folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl. Seite 34-2

262 FIBU Fremdwährungsbilanz 34 Übersicht Periode Bestimmen der Auswertungsperiode von Startmonat bis Endmonat innerhalb eines Geschäftsjahres. Ausgabesortierung nach: Kontonummer Kontobezeichnung Auswahl Nur Bilanz Nur Erfolgsrechnung Bilanz und Erfolgsrechnung Hilfskonti (E) in oder nach der ER ausgeben Wahlweise Konti mit Saldo 0 ausgeben Inklusive Saldovortrag ausgeben Die Felder mit einer eckigen Klammer [ ] werden mit der Maus oder der <Leerschritttaste> aktiviert [X], bzw. wieder inaktiviert [ ]. Seite 34-3

263 FIBU Fremdwährungsbilanz 34 Übersicht Arbeitsablauf Geschäftsjahr wählen Wählen Sie mit <Pfeil Ab/Auf> das gewünschte Geschäftsjahr. Von Periode... Geben Sie hier den Anfangsmonat der gewünschten Periode als Zahl (1-12) ein oder blättern Sie mit <PgUp/- PgDn> um den gewünschten Monat zu wählen. Bis Periode... Geben Sie hier den Endmonat der gewünschten Periode als Zahl (1-12) ein oder blättern Sie mit <PgUp/PgDn> um den gewünschten Monat zu wählen. Ausgabesortierung nach Über diese Funktion bestimmen Sie die Reihenfolge der Ausgabe. Um die Reihenfolge neu zu definieren oder zu ändern wird jenes Kriterium zuerst aktiviert, nach dem die Ausgabe in erster Linie sortiert werden soll. Zur Auswahl stehen die Kontonummer oder die Kontobezeichnung. Beispiel Sie möchten die Bilanz nach Kontonummer sortiert ausgeben. Vorgehen Mit <PgUp/PgDn> Kontonummer wählen und aktivieren [X]. Reihenfolge der Ausgabe: Kontonummer Seite 34-4

264 FIBU Fremdwährungsbilanz 34 Übersicht Auswahl Bilanz Es wird die Bilanz, d.h. die Konten der Bereiche A und B, ausgegeben. Erfolgsrechnung Es wird die Erfolgsrechnung, d.h. Konten der Bereiche C, D und E ausgegeben. Hilfskonto (E) in ER Die Konten des Bereichs E werden in die Erfolgsrechnung einbezogen, falls dieses Feld aktiviert [X] wird. Wird das Feld nicht aktiviert, werden die Konten des Bereichs E im Anschluss an die Erfolgsrechnung ausgegeben. Saldo '0' ausgeben Konten mit Saldo '0' werden nur ausgegeben, falls dieses Feld aktiviert wird. Hinweis Die Auswertung wird übersichtlicher, falls Konten mit Saldo '0' nicht ausgegeben werden. Inklusive Saldovortrag Aktivieren Sie dieses Feld, falls Sie die Saldovorträge ausgeben möchten. Dies entspricht der Standard- Einstellung. Seite 34-5

265 KOSTENRECHNUNG Inhaltsübersicht

266 FIBU Kto-Plan importieren/exportieren 41 Übersicht 41 Kto-Plan importieren/exportieren Übersicht Bild 41-1: Kontenplan importieren/exportieren Möglichkeiten Dieses Programm erlaubt den Import und Export des Kontenplans im ASCII-Format. Eingelesen bzw. ausgegeben werden wahlweise die Klassierungsebenen, beispielsweise BEREICHE, KLASSEN, HAUPTGRUPPEN, GRUPPEN, UNTERGRUPPEN und SAMMELKONTEN sowie KONTEN. Durch den Import kann der Kontenplan neu definiert oder ergänzt werden. Seite 41-1

267 FIBU Kto-Plan importieren/exportieren 41 Übersicht Der bestehende Plan kann zudem in beschränktem Umfang geändert werden, wobei umfassende Kontrollen die Konsistenz des Kontenplans garantieren. Umfang Die ausgegebenen resp. eingelesenen Daten umfassen alle im Programm 21 definierten Stammdaten für Konten, sowie alle im Programm 25 erfassten Klassierungsmerkmale, zum Beispiel alternative Bezeichnungen. Optionen/Import Bestehende Klassierung vollständig ersetzen Bestehende Kontobezeichnungen NICHT überschreiben Bestehende Konto-Zusatzangaben NICHT überschreiben Importieren ohne Speichern (Testlauf) Optionen/Export Nur Konten mit Mutationsdatum ab 00/00/00 Druckattribute ausgeben Nur obligatorische Felder ausgeben Seite 41-2

268 FIBU Kto-Plan importieren/exportieren 41 Übersicht Sprache der Klassierung Wahl der Sprache, in welcher die Klassierung exportiert oder importiert werden soll. Optionen/Protokolle Meldungen am Bildschirm anzeigen Meldungen drucken Arbeitsablauf Exportieren/ Importieren Wählen Sie die entsprechende Funktion aus und bestätigen Sie Ihre Wahl mit ENTER. Wahlweise können Sie für den Datenimport oder Datenexport unter OPTIONEN zusätzliche Angaben definieren. Für den Datenimport finden Sie auf dem Internet unter (http://www.abanet.ch/abacus/support/fibu ) den aktuellen ASCII-Schnittstellenbeschrieb. Klassierungselemente Wahl der Gliederungsebenen, die ausgegeben werden sollen. Diese sind von der Klassierung abhängig. Seite 41-3

269 FIBU Externe Erfassungen verbuchen 43 Übersicht 43 Externe Erfassungen verbuchen Übersicht Bild 43-1: Externe Erfassungen verbuchen Möglichkeiten Mit diesem Programm können Sie extern erfasste Daten in die ABACUS FIBU verbuchen. Einerseits ist hier die Schnittstelle zum ABACUS Electronic Banking, (Zahlungsprogramm) integriert, andererseits ist es möglich, Buchungen aus Fremdprogrammen einzulesen. Seite 43-1

270 FIBU Externe Erfassungen verbuchen 43 Übersicht Ob es sich nun um Daten aus dem ABACUS Electronic Banking, dem CC-WinPay oder anderen Fremdprogrammen handelt, wird automatisch festgestellt. Um Daten aus Fremdprogrammen einzulesen, muss eine Datei gemäss dem ASCII-Schnittstellenbeschrieb der FIBU erstellt werden. Dabei ist es möglich, MWST-Informationen in dieser Datei mitzugeben. Wird einem MWST-pflichtigen Konto kein MWST-Code mitgegeben, kann beim Einlesen die MWST automatisch ergänzt werden. In diesem Fall generiert das Programm mit dem auf dem entsprechenden Konto fixierten MWST-Code automatisch eine MWST-Buchung. Arbeitsablauf Geschäftsjahr wählen Wählen Sie mit <PfeilAb/Auf> das gewünschte Geschäftsjahr. Von Datum Erfassen Sie das Datum, mit welchem die Verbuchung der externen Datei in die FIBU beginnen soll. Damit auch rückwirkend erfasste Buchungen übertragen werden, sollte hier der Geschäftsjahresbeginn eingegeben werden. Bis Datum Datum eingeben, mit welchem die Verbuchung in die FIBU enden soll. Art der Schnittstelle wählen Bestimmen Sie die einzulesende Schnittstelle. Werden Bewegungen aus dem ABACUS Electronic Banking übernommen oder aktualisiert, muss die Funktion 'ABACUS Electronic Banking aktualisieren' aktiv sein. Seite 43-2

271 FIBU Externe Erfassungen verbuchen 43 Übersicht Werden Bewegungen aus der Fakturierung AbaWorX oder CC-WinPay übernommen, muss die Funktion AbaWorX/CCWinPay einlesen aktiviert sein. Werden Buchungen aus anderen Programmen eingelesen, muss die ASCII-Schnittstelle aktiviert sein. Der Aufbau der einzulesenden Schnittstelle muss dem Schnittstellenbeschrieb zur FIBU entsprechen. Für den Datenimport finden Sie auf dem Internet unter (http://www.abanet.ch/abacus/support/fibu ) den aktuellen ASCII-Schnittstellenbeschrieb. Aktivieren Sie diese Funktion, falls Sie die Buchungen unmittelbar nach dem Einlesen ergänzen oder korrigieren möchten. Buchungen korrigieren Aba- WorX/WinPay Wird diese Funktion aktiviert, ist auf der zweiten Textzeile der Buchungen ersichtlich, dass sie aus dem Aba- WorX/CCWinPay stammen. MWST automatisch anpassen Werden Bewegungen aus einer anderen Applikation eingelesen, kann die MWST automatisch angepasst werden. ABACUS Schnittstellen Infotext Wird diese Funktion aktiviert, ist auf der zweiten Textzeile der Bewegungen ersichtlich, dass sie aus dem ABACUS Electronic Banking stammen. Seite 43-3

272 FIBU Externe Erfassungen verbuchen 43 Daten Einlesen Daten Einlesen Bild 43-2: Externe Erfassungen verbuchen - Daten einlesen Möglichkeiten In diesem Programm wählen Sie die Übertragungsdatei aus. Dazu bestimmen Sie: Datei-Namen (File) Directory und den Drive Laufwerk, z.b. Diskette (Laufwerk A: oder B:) Seite 43-4

273 FIBU Externe Erfassungen verbuchen 43 Daten Einlesen Arbeitablauf Laufwerk Bestimmen Sie das Laufwerk, in welchem die Übertragungsdatei steht. Wählen Sie mit <Pfeil Ab/Auf> das entsprechende Laufwerk und bestätigen Sie mit <ENTER>. Verzeichnis In diesem Fenster ändern Sie das Verzeichnis. Wählen Sie mit <Pfeil Ab/Auf> das entsprechende Verzeichnis und bestätigen Sie mit <ENTER>. Datei Alle auf dem Datenträger bestehenden Dateien werden hier aufgelistet. Wählen Sie die entsprechende Datei aus oder geben Sie den Namen der Übertragungsdatei ein, die Sie einlesen möchten. Seite 43-5

274 HILFSPROGRAMME Inhaltsübersicht

275 FIBU Stammdaten eingeben 51 Stammdaten - Allgemein 51 Stammdaten eingeben Stammdaten - Allgemein Bild 51-1: Stammdaten - Allgemein Möglichkeiten Stammdaten dienen der Konfiguration des Programmes. Mit Hilfe der Stammdaten bestimmen Sie, welche Möglichkeiten oder Einschränkungen gültig sind. Die Stammdaten können - bis auf wenige Ausnahmen - jederzeit geändert werden. Seite 51-1

276 FIBU Stammdaten eingeben 51 Stammdaten - Allgemein Die Funktionen können mit der Maus oder der Leerschritttaste aktiviert [x] oder inaktiviert [ ] werden. Arbeitsablauf Kostenstellen aktiv Um bei der Erfassung von Buchungen die KST/KTR eingeben zu können, muss dieses Feld aktiviert [x] sein. Für welche Konten Sie KST/KTR erfassen können, definieren Sie im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN. Fremdwährung Falls die Fremdwährung nicht aktiv ist [ ], können im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN Konten nur in Leitwährung, z.b. CHF = Schweizer Franken eröffnet werden. 2-seitiger Datenaustausch Werden die Buchungen via Schnittstelle dem Treuhänder zur Korrektur und Kontrolle gegeben, können die korrigierten Buchungen wieder in die FIBU zurückgelesen werden, sofern diese Funktion beim Verbuchen aktiviert [x] ist. Ist sie inaktiviert [ ], ist nur die einseitige Verbuchung möglich. Obwohl die Buchungen beim Treuhänder in Bearbeitung sind, kann der Anwender der FIBU weiterarbeiten. Wahlweise kann der Übertrag der Daten als ASCII-File und auch als DAT-File erfolgen. Seite 51-2

277 FIBU Stammdaten eingeben 51 Stammdaten - Allgemein MWST-Abrechnung intern Mehrwertsteuer Die MWST-Abrechnung wird sowohl provisorisch als auch definitiv in der FIBU erstellt. In diesem Fall können für die abgerechneten Perioden keine definitiv abgerechneten Belege aus der Finanzbuchhaltung in die FIBU mehr übertragen werden. MWST-Abrechnung extern Die MWST-Abrechnung wird in der FIBU nur provisorisch erstellt. In der FIBU kann keine definitive Abrechnung erstellt werden. Die definitive Abrechnung erfolgt in der Finanzbuchhaltung. Daten Import/Export Pfadvorschlag Für den Datenexport und -import kann der Pfad definiert werden. Dieser wird beim Erstellen der Datei automatisch vorgeschlagen. Seite 51-3

278 FIBU Stammdaten eingeben 51 Stammdaten - Allgemein Buchen Buchen Bild 51-2: Stammdaten - Buchen Arbeitsablauf Buchungen korrigieren Falls dieses Feld aktiviert wird, kann das Datum erfasst werden, ab welchem im Programm 11 BUCHEN gebucht werden darf. Vor diesem Datum ist das Buchen gesperrt. Hinweis Dieses Datum kann jederzeit mutiert werden, falls der entsprechende Benutzer die Zugriffsberechtigung für dieses Programm besitzt. Seite 51-4

279 FIBU Stammdaten eingeben 51 Stammdaten - Allgemein Buchen Um bestimmte Monate definitiv abzuschliessen, kann im Programm 56 ABSCHLUSS die Funktion Monate abschliessen gewählt werden. Abgeschlossene Monate sind dann unwiderruflich abgeschlossen und können nicht wieder zum Buchen geöffnet werden. Gegenkonto kann leer sein5 Wird dieses Feld aktiviert [X], kann im Programm 11 BUCHEN das Gegenkonto leer sein. Dies ist dann der Fall, wenn die FIBU im Sinne einer Vorerfassung verwendet wird und die Buchungen via Datensicherung einem Treuhänder zur Bearbeitung weitergegeben werden. Hinweis Solche Buchungen können im Programm 19 VER- BUCHEN IN FINANZBUCHHALTUNG nicht verbucht werden. Im Programm 13 GEGENKONTI VERVOLL- STÄNDIGEN können die Buchungen nachträglich kontiert werden. ACHTUNG Falls diese Funktion aktiviert ist, führt dies zu einseitigen Buchungen und als Folge davon, stimmen die Bilanz und ER nicht mehr überein. Kontrollkonto Ist die Funktion Gegenkonto kann leer sein aktiviert, kann als Gegenkonto ein Kontrollkonto definiert werden. Wird kein Gegenkonto erfasst, wird automatisch das Kontrollkonto als Gegenkonto verwendet. Dies hat den Vorteil, dass keine einseitigen Buchungen vorhan- Seite 51-5

280 FIBU Stammdaten eingeben 51 Stammdaten - Allgemein Buchen den sind und somit die Bilanz/ER immer ausgeglichen ist. Buchen Belegnummer Falls Sie im Programm 11 BUCHEN die Geschäftsfälle mit einer Belegnummer verbuchen wollen, müssen Sie das Feld aktivieren [x]. In diesem Fall wird im Programm 11 BUCHEN das Feld Belegnummer bei jeder Buchung angewählt. Nur Geldkonto bebuchen Wird nur Geldkonto bebuchen aktiviert, können im Programm 11 BUCHEN nur Geschäftsfälle mit mindestens einem Geldkonto erfasst werden. KST/GKST kann leer sein Wird dieses Feld aktiviert, kann im Programm 11 BU- CHEN die Gegenkostenstelle leer sein. Diese Funktion ist nur relevant, wenn Kostenstellen aktiv aktiviert wurde. Buchungsmaske Buchungsmaske 1 Soll im Programm 11 BUCHEN mit der Buchungsmaske 1 gearbeitet werden, wählen Sie diese Buchungsmaske. Beim Erfassen von Buchungen muss in diesem Fall nur noch das Gegenkonto erfasst werden. Seite 51-6

281 FIBU Stammdaten eingeben 51 Stammdaten - Allgemein Buchen Buchungsmaske 2 Wird die Buchungsmaske 2 gewählt, können im Programm 11 Konto und Gegenkonto erfasst werden. Seite 51-7

282 FIBU Stammdaten eingeben 51 Stammdaten - Allgemein Druckausgabe Druckausgabe Bild 51-3: Stammdaten - Druckausgabe Arbeitsablauf Lizenznummer/ Lizenzname ausdrucken Ausdruck Bei den Ausdrucken auf Papier kann der 'Lizenzname' oder die 'Lizenznummer' ausgedruckt werden. Die installierte Lizenznummer oder -name wird in der Statuszeile unten am Bildschirm angezeigt. Seite 51-8

283 FIBU Stammdaten eingeben 51 Stammdaten - Allgemein Druckausgabe Hinweis Falls der Mandantenname, der ebenfalls in der Statuszeile unten am Bildschirm angezeigt wird, gleichlautend wie der Lizenzname ist, müssen Sie die Lizenznummer ausdrucken. Sonst wird der Firmenname in den Listen immer doppelt ausgedruckt. Sprache Drucksprache Gewünschte Sprache eingeben, die bei den Ausdrücken (Journale, Kontoauszüge, Bilanzen) verwendet werden soll. Mit <Pfeil Auf/Ab> die gewünschte Sprache auswählen. Zum Zeitpunkt der Drucklegung ist Deutsch und Französisch verfügbar. Seite 51-9

284 FIBU Stammdaten eingeben 51 Stammdaten - Allgemein Statistik Statistik Bild 51-4: Stammdaten - Statistik Bemerkungen In diesem Fenster finden Sie Angaben über jedes einzelne Geschäftsjahr. Die Angaben pro Geschäftsjahr umfassen: Status, Anzahl Datensätze, Gesperrt bis, Datum Saldoübertrag und Buchungsnummer. Zudem werden die Anzahl der Konten aufgeführt. Seite 51-10

285 FIBU Saldovorträge 52 Übersicht 52 Saldovorträge Übersicht Bild 52-1: Saldovorträge Möglichkeiten Dieses Programm erlaubt Ihnen, Saldovorträge und/oder Budgets pro Geschäftsjahr für sämtliche Konten manuell zu erfassen. Seite 52-1

286 FIBU Saldovorträge 52 Übersicht Weil das Programm bei Geschäftsjahreswechsel die Saldi automatisch als Vorträge ins neue Jahr übernimmt, ist es in der Regel nur bei der Eröffnung der FIBU für die Eingabe der Eröffnungsbilanz des ersten Geschäftsjahres oder für die Erfassung der Budgets von Bedeutung. Nach dem Jahresabschluss im Programm 56 AB- SCHLUSS können die Vorträge - bis auf eine Ausnahme - im neuen Geschäftsjahr nicht mehr manuell eingegeben oder korrigiert werden. Ausnahme Wird die FIBU als Kassabuch geführt, können die Vorträge in jedem Jahr korrigiert werden, falls 'Nur Geldkonto bebuchen' und Gegenkonto kann leer sein' aktiv ist. ACHTUNG Saldovorträge überprüfen! Das Total aller Saldi der Eröffnungsbilanz muss 0.00 ergeben. Überprüfen Sie in der Statuszeile unten am Bildschirm das angezeigte Total aller Saldovorträge! Combo-Boxen Die Combo-Boxen zeigen von links nach rechts: Standardvorlagen und individuelle Vorlagen Saldovortrag/Budget Geschäftsjahr Seite 52-2

287 FIBU Saldovorträge 52 Übersicht Anzeigen Sie können die Bilanz- und/oder Erfolgsrechnungskonten mit Saldovorträgen eingeben. Periode Unter Periode kann das gewünschte Geschäftsjahr aufgerufen werden. Bemerkungen Der Bildschirm zeigt Ihnen die Saldovorträge der verschiedenen Geschäftsjahre, welche Sie in der Combo- Box "Geschäftsjahr" auswählen können. In der zweiten Combo-Box kann die Art des angezeigten Saldos selektiert werden. Zur Auswahl stehen: Saldovortrag oder Budget. <F3> Suchen eines Kontos Im unteren Teil der Menü-Maske können Sie die einzelnen Klassierungsbereiche anwählen. Arbeitsablauf Saldovortrag Saldi gemäss Eröffnungsbilanz eingeben und mit ENTER bestätigen. Seite 52-3

288 FIBU Saldovorträge 52 Übersicht Eröffnungsbilanz ausgleichen In der Statuszeile wird das Total der angezeigten Saldovorträge ausgegeben; dieses beträgt 0.00, wenn die Bilanz- bzw. Erfolgsrechnung ausgeglichen ist. Falls das Total nicht 0.00 ergibt, verursacht dies eine unausgeglichene Eröffnungsbilanz. Sie können weiter buchen, müssen aber vor dem Jahresabschluss die Saldi ausgleichen. Das System erlaubt keinen Jahresabschluss mit dem Programm 56 JAHRESENDPROGRAMM bei unausgeglichener Eröffnungsbilanz. Falls für die Bereiche A=Aktiven oder für die Bereiche B=Passiven ein negativer Saldovortrag erfasst werden muss, wird dieser mit einem Minuszeichen (-) vor dem Betrag eingegeben. Beispiel: Konto Bereich Saldovortrag Vorgehen 1000 Aktiven Ohne Vorzeichen eingeben 1020 Aktiven Mit Minus eingeben 2000 Passiven Mit Vorzeichen eingeben 2020 Passiven ohne Vorzeichen eingeben Seite 52-4

289 FIBU Saldovorträge 52 Übersicht Hinweis 1 Unter 'Menü-Bearbeiten' können Sie definieren, dass Sie Passiven und Erträge als positive Werte erfassen wollen. In diesem Fall werden die Beträge automatisch mit (-1) multipliziert. Hinweis 2 Die Saldovorträge werden in einem separaten Feld gespeichert, um eine Verfälschung der Monatssaldi zu vermeiden. Mit <PgUp/PgDn> können Sie in den Konten seitenweise weiter- bzw. zurückblättern. Budgets Um Budgets zu erfassen, wählen Sie in der ersten Combo-Box die Budgetierung. Sämtliche Konten werden mit den aktuellen Budgetsaldi angezeigt. Zu budgetierendes Konto anklicken (wird blau markiert) und die Jahreszahl erfassen und mit 'Enter' abschliessen. Seite 52-5

290 FIBU Mehrwertsteuer 53 Mehrwertsteuer-Codes Mehrwertsteuer 531 Mehrwertsteuer-Codes Bild 53-1: MWST-Codes Möglichkeiten Die MWST-Codes können beliebig definiert werden. Die MWST-Tabelle kann aus einem bestehenden Mandanten importiert oder in einen neuen Mandanten exportiert werden. Seite 53-1

291 FIBU Mehrwertsteuer 53 Mehrwertsteuer-Codes 531 Für jeden MWST-Code können folgende Elemente erfasst werden: MWST-Code, MWST-Bezeichnung, Abrechnungsland, Steuertyp, Steuersatz, Berechnungsart, Steuerkonto und Steuerhilfskonto, Gültigkeit und das Formularfeld für die MWST-Abrechnung. Zur Überprüfung kann die Tabelle ausgedruckt werden. Bemerkungen Neben der MWST-Tabelle müssen folgende weiteren Stammdefinitionen vorgenommen werden: Programm S3 MANDANTENINFORMATION / F7 Mehrwertsteuer: Neben der MWST-Methode wird auch die Steuernummer, die Art der Abrechnung und der Abrechnungs-Rhythmus definiert. Programm 531 MWST-CODES: MWST-Codes eröffnen, die Tabelle kann jederzeit ergänzt werden. Programm 21 Kontenplan: Steuerkonto eröffnen, Steuerpflicht bestimmen und Kategorie zuweisen. Seite 53-2

292 FIBU Mehrwertsteuer 53 Mehrwertsteuer-Codes 531 Arbeitsablauf MWST-Code 3 Stellen alphanumerisch. Für bereits erfasste Codes mit <F4> Liste aufrufen. Mit <PgUp/PgDn> blättern. MWST- Bezeichnung Bezeichnung des MWST-Code. 30 Stellen alphanumerisch. Steuerland Geben Sie das Land ein, in dem die Steuer abgerechnet wird. Steuertyp Definieren Sie mit <Pfeil Auf/Ab> die entsprechende MWST-Art. Umsatzsteuer Vorsteuer Dienstleistungen Ausland Vorsteuer aus Urproduktion Beispiel Urproduktion: Rechnung über Fr ohne Steuer eines Bauern. Trotzdem kann 2% Vorsteuer abgezogen werden - also Fr Die Verbuchung erfolgt inklusiv, die Berechnung des MWST- Betrags exklusiv. Seite 53-3

293 FIBU Mehrwertsteuer 53 Mehrwertsteuer-Codes 531 Eigenverbrauch/ Entgelte Für sämtliche Umsatzsteuercodes wird definiert, ob es sich um Entgelte (Normalfall) oder um Eigenverbrauch handelt. Diese Information wird für die Erstellung des Abrechnungsformulars verwendet. Berechnungsart Wird beim Buchen der Betrag inklusive MWST erfasst, MWST-Code inklusive definieren. Wird 'wahlweise' aktiviert, kann bei der Erfassung der Bewegung definiert werden, ob inklusive oder exklusive berechnet werden muss. I oder E als Vorschlag definieren. Steuer-Folge- Code Für MWST-Codes mit beschränkter Gültigkeit wird ein Folgecode erfasst. Der Code muss vorgängig erfasst werden. Beispiel: Vom bis gilt für die Umsatzsteuer ein Satz von 7.5%. Ab wird dieser Satz auf 7.6% erhöht. Formularfeld Erfassen Sie für alle MWST-Codes, die für die Schweiz gültig sind und abgerechnet werden sollen, die Nummer des entsprechnenden Feldes des ESTV- Abrechnungsformulars. Pro MWST-Code können verschiedene Steuersätze auf einer Zeitachse hinterlegt werden. Somit müssen auch Seite 53-4

294 FIBU Mehrwertsteuer 53 Mehrwertsteuer-Codes 531 bei zukünftigen MWST-Satzänderungen keine neuen MWST-Codes erfasst werden. Steuersatz Erfassen Sie den MWST-Satz; z.b. 0%, 2.3%, 7.5% oder 100 %. Pflichtig in % Für Vorsteuercodes können Sie einen Prozentsatz für den Vorsteuerabzug eingeben (Geschäftsspesen). Falls Sie wegen des reduzierten Vorsteuerabzugs keinen speziellen Code neu eröffnen wollen, kann ebenfalls pro Konto der Prozentsatz für die Berechnung der MWST bestimmt werden. %-Pauschal Für den Pauschalcode wird in diesem Feld der Saldosteuersatz in Prozent erfasst. Steuerkonto Konto für die automatische Verbuchung der MWST eingeben. Mit F4 Liste des Kontenplans abfragen oder mit PgUp/PgDn blättern. Steuerhilfskonto Erfassen Sie pro MWST-Code ein MWST-Hilfskonto. Beim Buchen der Rechnung nach der vereinnahmten Methode wird der MWST-Betrag schon bei der Rechnungserfassung auf dieses Konto abgegrenzt. Beim Zahlungseingang wird der fällige MWST-Betrag dann vom Steuerhilfskonto auf das Steuerkonto automatisch umgebucht. Mit F4 Liste des Kontenplans abfragen oder mit PgUp/PgDn blättern. Seite 53-5

295 FIBU Mehrwertsteuer 53 Mehrwertsteuer-Codes 531 Hinweis Ob ein MWST-Hilfskonto erfasst werden muss, hängt von der MWST-Methode ab. Ein Hilfskonto ist immer nur für dann notwendig, wenn nach vereinnahmter MWST-Methode abgerechnet wird. Tastaturbelegung % Neuen Code erfassen & Land auswählen, für welches die Codes erfasst oder angezeigt werden sollen. Mit % neues Land erfassen. * Alle Länder anzeigen Seite 53-6

296 FIBU Mehrwertsteuer 53 Mehrwertsteuer-Codes 531 MWST Codes ein-/auslesen F6/sF6 MWST Codes ein-/auslesen <F6/sF6> Bild 53-2: MWST-Codes ein-/auslesen Möglichkeiten MWST-Code auslesen Mit <Shift+F6> kann die MWST-Code-Tabelle ausgelesen werden. File benennen, wobei der Zusatz.ASC stehen gelassen werden muss. Die Datei kann wahlweise auf ein beliebiges Laufwerk ausgegeben werden. Seite 53-7

297 FIBU Mehrwertsteuer 53 Mehrwertsteuer-Codes 531 MWST Codes ein-/auslesen F6/sF6 MWST-Code einlesen Name des einzulesenden ASCII-Files eingeben oder mit <F4> die gewünschte Datei auswählen. Mit <F6> Schnittstelle starten. Falls die Simulation erfolgreich verlaufen ist, kann 'Keine Simulation' aktiviert werden. Die Codes werden somit definitiv eingelesen. Falls bei der Simulation Fehler auftreten, kann mit <F2> ein Fehlerprotokoll am Bildschirm angezeigt werden. Wird das Fehlerprotokoll nicht mehr benötigt, kann mit <F8> die Fehlerdatei gelöscht werden. Seite 53-8

298 FIBU Mehrwertsteuer 53 MWST-Abrechnung MWST-Abrechnung Bild 53-3: MWST-Abrechnung Möglichkeiten Die Abrechnung kann wahlweise provisorisch oder definitiv erstellt werden. Das Erstellen der definitiven MWST-Abrechnungen erfordert ein ganz bestimmtes Vorgehen, damit alle Abrechnungen und Verprobungen in der richtigen Reihenfolge erfolgen. Seite 53-9

299 FIBU Mehrwertsteuer 53 MWST-Abrechnung 532 Folgende weiteren Möglichkeiten stehen zur Verfügung: Dateien löschen % Abrechnungen, die nicht mehr gespeichert werden sollen, können gelöscht werden. Gestaltung ^ Buchungsnummer/Belegnummer zeigen Mit oder ohne Buchungen Simulation der Abrechnung für die Pauschalmethode Die Ausgabe kann wahlweise auf den Bildschirm oder der Drucker erfolgen. Bemerkungen 1. Kontrolle der Abrechnung Bevor die MWST-Abrechnung definitiv erstellt wird, sollte die MWST kontrolliert werden. Dazu kann jederzeit eine provisorische Abrechnung erstellt werden. Daneben dient vor allem auch die Verprobung (Programm 533 MWST VERPROBUNG) der Überprüfung und Abstimmung der MWST. Seite 53-10

300 FIBU Mehrwertsteuer 53 MWST-Abrechnung 532 Hinweis MWST-Buchungen der FIBU können korrigiert werden, solange die MWST-Abrechnung noch nicht definitiv erstellt ist. 2. Abrechnung Grundsatz: Im Programm S3/MANDANTEN INFORMATION/<F7> MEHRWERTSTEUER wird folgendes bestimmt: Abrechnungsmethode: vereinnahmt oder vereinbart Abrechnungsvariante: zentral oder dezentral Abrechnungsrhythmus: quartalsweise, jährlich, halbjährlich oder monatlich Bei der vereinnahmten Methode werden nur Buchungen mit Geldkonten und MWST abgerechnet und bei der vereinbarten Methode fliessen alle Buchungen mit MWST in die Abrechnung. Arbeitsablauf Provisorische Abrechnung In die provisorische Abrechnung fliessen alle Belege der entsprechenden Abrechnungsperiode. Ist die Vorperiode definitiv abgerechnet, werden auch sämtliche provisorischen Belege der Vorperioden in die provisorische Abrechnung einbezogen. Ist die Vorperiode nicht definitiv abgerechnet, werden nur die Belege der entsprechenden Abrechnungsperiode ausgewiesen. Seite 53-11

301 FIBU Mehrwertsteuer 53 MWST-Abrechnung 532 Die provisorische Abrechnung kann jederzeit erstellt und beliebig oft wiederholt werden. Definitive Abrechnung Bei der definitiven Abrechnung werden alle in der Periode abgerechneten Belege markiert, d.h. diese Belege haben den Status definitiv für die MWST abgerechnet und können nicht mehr korrigiert oder storniert werden. Vor der definitiven Abrechnung werden die MWST-Buchungen überprüft und allfällige Inkonsistenzen angezeigt. Hinweis Ist im Programm 51 STAMMDATEN die Funktion Externe MWST-Abrechnung aktiv, kann keine definitive MWST-Abrechnung erstellt werden. Im Anschluss an die definitive Abrechnung wird eine Rekapitulation nach den Vorgaben des MWST- Formulars erstellt. Die Werte müssen manuell in das Formular der ESTV übertragen werden. Hinweis Erstellen Sie eine Datensicherung, bevor Sie die definitive Abrechnung ausgeben. Storno Definitiv abgerechnete Perioden können storniert werden. Es kann immer nur die letzte definitive Periode storniert werden. Seite 53-12

302 FIBU Mehrwertsteuer 53 MWST-Abrechnung 532 Beispiel Die Quartale 1-3 sind bereits abgerechnet und das Quartal 2 soll storniert werden. In diesem Fall muss zuerst das Quartal 3 storniert werden, damit das Quartal 2 anschliessend ebenfalls storniert werden kann. Hinweis Sobald unter <F5> die Datei mit allen Informationen zur MWST-Abrechnung gelöscht wird, kann für die gelöschte MWST-Abrechnung kein Storno mehr erstellt werden. Duplikat Für definitiv abgerechnete Perioden kann jederzeit ein Duplikat erstellt werden. Hinweis Sobald unter <F5> die Datei mit allen Informationen zur MWST-Abrechnung gelöscht wird, kann für die gelöschte MWST-Abrechnung kein Duplikat mehr erstellt werden. MWST-Formular ausgeben Ist diese Funktion aktiviert, wird im Anschluss an die Abrechnung die Rekapitulation nach Formular der ESTV ausgegeben. Seite 53-13

303 FIBU Mehrwertsteuer 53 MWST-Abrechnung 532 Dateien löschen F5 Dateien löschen <F5> Bild 53-4: MWST-Abrechnung - Dateien löschen Arbeitsablauf ACHTUNG Werden Abrechnungsperioden gelöscht, gehen diese Informationen unwiderruflich verloren. Es können weder Duplikate noch Stornoläufe dieser Perioden erstellt werden. Seite 53-14

304 FIBU Mehrwertsteuer 53 MWST-Abrechnung 532 Dateien löschen F5 Löschen Aktivieren Sie die zu löschenden Abrechnungsperioden mit der <Leerschritttaste> und bestätigen Sie mit <ENTER>. Hinweis Das Löschen von Abrechnungsperioden ist nie zwingend. Falls Sie trotzdem löschen möchten, sollten Sie vorher eine Datensicherung erstellen. Seite 53-15

305 FIBU Mehrwertsteuer 53 MWST-Abrechnung 532 Gestaltung F6 Gestaltung <F6> Bild 53-5: MWST-Abrechnung - Gestaltung Arbeitsablauf Mit Belegnummer/Buchungsnummer Wird die MWST-Abrechnung detailliert ausgegeben, können die Bewegungen wahlweise mit Belegnummer oder Buchungsnummer ausgegeben werden. Wählen Sie Buchungsnummer, falls Sie ohne Belegnummer arbeiten. Seite 53-16

306 FIBU Mehrwertsteuer 53 MWST-Abrechnung 532 Gestaltung F6 Nur Rekapitulation zeigen Ist dieses Feld aktiv, werden keine Bewegungen ausgegeben, sondern es wird eine Rekapitulation pro MWST- CODE, sowie die Rekapitulation nach Formularfeld ausgegeben. Simulation der Abrechnung für Pauschalmethod e Um den Vorteil der Pauschalmethode zu verifizieren, ermöglicht diese Option einen Vergleich zwischen normaler und pauschaler Abrechnung. In diesem Fall wird in der Rekapitulation die Vor- und Umsatzsteuer aufgrund der mit MWST-Codes erfassten Buchungen berechnet, und es wird eine Differenz zwischen gebuchter und gerechneter MWST ausgewiesen. Hinweis Die Pauschalmethode definieren Sie im Programm S3 MANDANTENINFORMATION unter Mehrwertsteuer <F7>. ACHTUNG Die Simulation ist nur für den provisorischen Abrechnungslauf möglich. Im weiteren wird davon ausgegangen, dass sämtliche abrechnungsrelevanten Bewegungen mit einem MWST-Code erfasst werden. Wird mit der Pauschal-Bruttomethode gearbeitet, ist die ausgewiesene Differenz = berechneter MWST-Betrag. Die so erstellte Abrechnung weist die MWST-Beträge aus, die nach normaler Abrechnung geschuldet würden. Seite 53-17

307 FIBU Mehrwertsteuer 53 MWST-Abrechnung 532 Gestaltung F6 Wird die MWST nach der Pauschal-Nettomethode gebucht, zeigt die Differenz zwischen gebuchter und errechneter MWST den finanziellen Vor- oder Nachteil der Pauschalmethode. Seite 53-18

308 FIBU Mehrwertsteuer 53 MWST-Verprobung MWST-Verprobung Bild 53-6: MWST-Verprobung Möglichkeiten Die Verprobungsliste liefert den Nachweis der gebuchten Mehrwertsteuer auf sämtlichen Konten. Die Verprobung kann wahlweise - wie der Kontoauszug - nach Datum erfolgen oder nach MWST-Abrechnungsperiode. Wahlweise können sämtliche Buchungen - mit und ohne MWST - ausgewiesen werden, was eine optimale Abstimmung mit den Kontensaldi erlaubt. Seite 53-19

309 FIBU Mehrwertsteuer 53 MWST-Verprobung 533 Wird die MWST-Verprobung mit der Abrechnung abgestimmt, kann die Verprobung auch für provisorische oder definitive Abrechnungsperioden erstellt werden. Weitere Selektionen am Bildschirm Auszug nach MWST-Code/Konto oder Konto/ MWST-Code Eingrenzung auf einen bestimmten Kontenbereich Eingrenzung auf einen bestimmten MWST-Code Gestaltung Buchungs- oder Belegnummer zeigen Nur Total zeigen Alle Buchungen mit MWST Nur MWST-Konten Alle Buchungen zeigen Bemerkungen Vorgehen Grundsätzlich sollte für eine Überprüfung der MWST nur eine Rekapitulation nach Code und Konto ohne Detail aber inklusive Total aller Buchungen ausgewiesen werden. Seite 53-20

310 FIBU Mehrwertsteuer 53 MWST-Verprobung 533 Anhand dieser Liste kann die korrekte Verwendung der MWST-Codes überprüft werden. Wird nun ein Fehler festgestellt, wird für das entsprechende Konto und den MWST-Code eine detaillierte Liste aufbereitet. Beispiel Auf dem Konto 3000 'Materialaufwand' wurde mit einem MWST-Code 121 für Investitionen und Betriebsaufwand gebucht. Um die fehlerhaften Buchungen zu finden, wird für das Konto 3000 in Verbindung mit dem MWST-Code 121 eine detaillierte Verprobung erstellt. Im weiteren wird das Total pro Code mit der Abrechnung verglichen. Und schliesslich kann der Saldo der MWST-Konten mit dem Saldo laut Verprobungsliste abgestimmt werden. Seite 53-21

311 FIBU Mehrwertsteuer 53 MWST-Verprobung 533 Gestaltung F6 Gestaltung <F6> Bild 53-7: MWST-Verprobung Gestaltung Arbeitsablauf Mit Belegnummer/Buchungsnummer Wird die MWST-Verprobung detailliert ausgegeben, können die Bewegungen wahlweise mit Belegnummer oder Buchungsnummer ausgegeben werden. Wählen Sie Buchungsnummer, falls Sie ohne Belegnummer arbeiten. Seite 53-22

312 FIBU Mehrwertsteuer 53 MWST-Verprobung 533 Gestaltung F6 Nur Total zeigen Ist dieses Feld aktiv, werden nicht einzelne Buchungen ausgegeben, sondern nur die Rekapitulation nach MWST-Code und die Rekapitulation nach Konto/MWST-Code. Diese Darstellung eignet sich insbesondere für eine erste Überprüfung. Werden Differenzen zum Kontoauszug oder zur Abrechnung oder Fehlbuchungen festgestellt, kann für die entsprechende Code-Konto Kombination die Auswertung mit den detaillierten Buchungen aufbereitet werden. Alle Buchungen mit MWST Es werden in dieser Verprobungsliste nur Buchungen mit MWST berücksichtigt. Sämtliche Bewegungen ohne MWST werden unterdrückt. Nur MWST Konten Sollen nur die MWST-Konten überprüft werden, wählen Sie diese Selektion. Es werden alle Buchungen der Steuerkonten ausgewiesen, die in der MWST-Buchung automatisch bebucht wurden. Alle Buchungen zeigen Es werden alle Buchungen - mit und ohne MWST - für die selektierte Periode gezeigt. So lassen sich auf einfache Weise Differenzen suchen. Vor allem Buchungen werden so sofort gefunden, die direkt auf die MWST- Konten ohne MWST-Code erfasst wurden und somit Differenzen zwischen der MWST-Abrechnung und dem Saldo der MWST-Konten verursachen. Seite 53-23

313 FIBU Daten löschen 55 Übersicht 55 Daten löschen Übersicht Bild 55-1: Daten löschen Möglichkeiten In diesem Programm können Sie selektiv pro Geschäftsjahr nach Konto und Periode Daten löschen. Mit <F2=Ausführen> starten Sie das Löschprogramm. Beachten Sie die Warnung am Bildschirm. Seite 55-1

314 FIBU Daten löschen 55 Übersicht ACHTUNG Gelöschte Daten gehen unwiderruflich verloren. Vor dem Programmstart muss unbedingt im Programm S7 KOPIERPORGRAMME eine Datensicherung erstellt werden! Hinweis Bevor die Daten gelöscht werden können, müssen sie vollständig gedruckt worden sein. Arbeitsablauf Geschäftsjahr wählen Wählen Sie mit <Pfeil Ab/Auf> das gewünschte Geschäftsjahr. Von Periode... Geben Sie den ersten Monat ein, für den Sie die Daten löschen wollen. Erfassen Sie diesen als Zahl (1-12) oder blättern Sie mit <PgUp/PgDn>. Bis Periode... Geben Sie den letzten Monat ein, für den Sie die Daten löschen wollen. Erfassen Sie diesen als Zahl (1-12) oder blättern Sie mit <PgUp/PgDn>. Von Konto... Geben Sie das erste Konto ein, für das Sie die Daten löschen wollen. Mit <F4> Liste des Kontenplans abfragen oder mit <PgUp/PgDn> blättern. Seite 55-2

315 FIBU Daten löschen 55 Übersicht Bis Konto... Geben Sie das letzte Konto ein, für das Sie die Daten löschen wollen. Mit <F4> Liste des Kontenplans abfragen oder mit <PgUp/PgDn> blättern. Hinweis Pro Konto werden sämtliche Saldi und Bewegungen im gewählten Geschäftsjahr gelöscht und können nur durch eine vorgängig erstellte Datensicherung wieder rekonstruiert werden. Seite 55-3

316 FIBU Abschluss 56 Übersicht 56 Abschluss Übersicht Bild 56-1: Abschluss Möglichkeiten Die Abschlussprogramme erlauben Ihnen eine flexible Bearbeitung der verschiedenen Geschäftsperioden in Ihrem Betrieb. Mit <Pfeil Auf/Ab> können Sie die Abschlussprogramme auswählen. Anschliessend kann für gewisse Programme mit <Tabulator> in die Liste der Perioden gewechselt werden. Mit <F2=Ausführen> werden die Programme gestartet. Seite 56-1

317 FIBU Abschluss 56 Übersicht Achtung Vor jedem Programmstart unbedingt im Programm S7 KOPIERPROGRAMME eine Datensicherung erstellen!!! Durchgeführte Monats- und Jahresabschlüsse oder Verlängerungen des Geschäftsjahres können nicht mehr rückgängig gemacht werden. Hinweis Sie können maximal in zwei Geschäftsjahren gleichzeitig buchen. Geschäftsjahre mit Status -9 sind zum Buchen offen, Status -8 bedeutet abgeschlossen. Arbeitsablauf Ende des Jahres ändern Mit dieser Funktion können Sie das Ende des Geschäftsjahres verlängern. Ein Geschäftsjahr kann nur verlängert werden, wenn das Folgejahr noch nicht eröffnet ist. Falls Sie ein neues Geschäftsjahr eröffnen, wird der Anfang des neuen Geschäftsjahres automatisch auf den nächsten Monat übertragen. Mit <F2=Ausführen> Programm starten. Monatsabschluss Mit diesem Programm können Sie Monatsabschlüsse erstellen. Wechseln Sie mit <TAB> in die Liste der Geschäftsjahre und wählen Sie das gewünschte Jahr aus. Mit <F2=Ausführen> das Programm starten. Seite 56-2

318 FIBU Abschluss 56 Übersicht Beispiel: 'Monatsabschluss 3/2000' Dieser Vermerk bedeutet, dass im ersten Quartal 2000 nicht mehr gebucht oder Mutationen durchgeführt werden können. Für diesen Vorgang müssen nicht alle Monate einzeln abgeschlossen werden. Wenn Sie direkt den Monatsabschluss 3/2000 durchführen, werden die Monate Januar, Februar und März definitiv abgeschlossen. Der Monatsabschluss verhindert ein weiteres Buchen in der abgeschlossenen Periode. ACHTUNG Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Jahresabschluss Mit dieser Funktion können Sie ein Geschäftsjahr abschliessen. Ein Geschäftsjahr kann nur abgeschlossen werden, falls bereits ein neues Jahr eröffnet wurde. Haben Sie noch kein zweites Geschäftsjahr eröffnet, können Sie dies unter dem Menüpunkt Jahr eröffnen zum Buchen vornehmen. Mit <TAB> das Geschäftsjahr auswählen und <F2=Ausführen> drücken. ACHTUNG Vor jedem Programmstart unbedingt Sicherheitskopie im Programm S7 = KOPIERPROGRAMME erstellen! Seite 56-3

319 FIBU Abschluss 56 Übersicht Hinweis Der Jahresabschluss verhindert ein weiteres Buchen im abgeschlossenen Jahr. Saldi aus abgeschlossenen Jahren können nicht mehr ins Folgejahr vorgetragen werden. Saldo Vorjahr übernehmen Mit dieser Funktion können Sie die Saldi aus dem Vorjahr ins aktuelle Geschäftsjahr übernehmen. Die Übernahme ist nur möglich, wenn zwei Geschäftsjahre zum Buchen offen sind. Mit <TAB> das Geschäftsjahr auswählen, in das Sie die Saldi übertragen wollen und <F2=Ausführen> drücken. Jahr eröffnen zum Buchen Dieses Programm ermöglicht Ihnen das Öffnen eines neuen Geschäftsjahres. Es können maximal 2 Jahre gleichzeitig zum Buchen offen sein. Status -9 bedeutet Geschäftsjahr offen zum Buchen, Jahre mit Status -8 sind abgeschlossen. <F2=Ausführen> drücken, um das Programm zu starten. Geschäftsjahr wählen Wählen Sie mit <Pfeil Auf/Ab> das gewünschte Geschäftsjahr aus. Seite 56-4

320 FIBU Abschluss 56 Jahresende ändern Jahresende ändern Bild 56-2: Jahresende ändern Möglichkeiten Es wird Ihnen angezeigt, wann das aktuelle Geschäftsjahr endet. Geben Sie mit einer Zahl oder mit <PgUp/PgDn> das neue Ende des Geschäftjahres ein. Bitte beachten Sie die Warnung am Bildschirm. Seite 56-5

321 FIBU Abschluss 56 Jahresende ändern Achtung Das Ende des Geschäftsjahres kann nur verlängert, nicht aber verkürzt werden. Verlängerungen der Geschäftsjahre sind definitiv und können nicht mehr rückgängig gemacht werden. Hinweis Der Anfang des Geschäftsjahres kann nicht geändert werden. Dieser wird durch die Eröffnung des Mandanten bestimmt. Seite 56-6

322 FIBU Abschluss 56 Monat abschliessen Monat abschliessen Bild 56-3: Monat abschliessen Möglichkeiten Wählen Sie mit <Pfeil Auf/Ab> den gewünschten Monat, den Sie abschliessen wollen. Monate mit Status 0 können Sie abschliessen, Status 1 bedeutet bereits abgeschlossen. Seite 56-7

323 FIBU Abschluss 56 Monat abschliessen Achtung In einem abgeschlossenen Monat können Sie keine weiteren Buchungen mehr erfassen und auch keine Mutationen mehr vornehmen. Ein Monatsabschluss ist definitiv und kann nicht mehr rückgängig gemacht werden. Hinweis Anstelle eines Monatsabschlusses können Sie im Programm 51 STAMMDATEN 'Buchungen sind gesperrt bis aktivieren. Geben Sie dort das Datum ein, bis wann die Buchungen gesperrt sind. Bis zum gewählten Datum können Sie keine Buchungen mehr erfassen oder korrigieren. Das Datum kann aber jederzeit zurückgesetzt werden, somit ist ein Weiterbuchen auch zu einem späteren Zeitpunkt wieder möglich. Seite 56-8

324 FIBU Abschluss 56 Jahresabschluss Jahresabschluss Bild 56-4: Abschluss Möglichkeiten Führen Sie den Jahresabschluss mit der gewünschten Saldoübernahme durch. Achtung Jahresabschlüsse sind definitiv und können nicht mehr rückgängig gemacht werden. Auch die Saldi können später nicht noch einmal übernommen werden. Seite 56-9

325 FIBU Abschluss 56 Jahresabschluss Arbeitsablauf Bei der Saldoübernahme können Sie mit <Pfeil Auf/Ab> wahlweise unter verschiedenen Varianten wählen: Alle Kontensaldi übernehmen Wenn Sie Ihre Buchhaltung vollständig führen, können Sie sämtliche Saldi der Bilanzkonten ins neue Geschäftsjahr übernehmen. Vorteil: Sämtliche Bilanzkonten werden mit Vorjahressalden weitergeführt. Es können jederzeit alle Konten abgestimmt werden. Keine Saldi übernehmen In diesem Fall werden keine Saldi ins neue Geschäftsjahr übernommen. Falls Sie Ihre Buchhaltung nicht oder nur teilweise vollständig führen (ohne Gegenkonto), können Sie diese Variante wählen. Nachteil: Kassenbestand und Bankauszüge können Sie im neuen Jahr nicht mit der Buchhaltung abstimmen. Diese Vorträge können allerdings im Programm 52 SALDOVORTRÄGE nacherfasst werden. Nur Saldi der Geldkonten übernehmen In diesem Fall werden nur die Saldi der Geldkonten ins neue Geschäftsjahr übernommen. Falls Sie Ihre Buchhaltung nicht oder nur teilweise vollständig führen (mit Gegenkonto), können Sie keine Saldi übernehmen. Seite 56-10

326 FIBU Abschluss 56 Jahresabschluss Vorteil: Kassenbestand und Bankauszüge können Sie im neuen Jahr jederzeit mit der Buchhaltung abstimmen. Falls das Geschäftsjahr abgeschlossen wird, können später im Programm 52 SALDOVOR- TRÄGE die Saldi noch angepasst werden. Hinweis Geldkonten werden im Programm 21 KONTEN BE- ARBEITEN definiert. Das Programm überprüft, ob die Summe der Aktiv- und Passivsaldi ausgeglichen ist. Falls Bilanz- und Erfolgsrechnung nicht ausgeglichen sind, erscheint eine Meldung, die Ihnen den Gewinn oder Verlust anzeigt. Der Gewinn bzw. Verlust muss zuerst manuell im Programm 11 BUCHEN verbucht werden. Hinweis Nach der Saldoübernahme können Sie im Programm 11 BUCHEN weitere Buchungen erfassen und korrigieren. Diese Funktion kann beliebig oft wiederholt werden, solange das Vorjahr nicht definitiv abgeschlossen ist. Gewinnverbuchung Ein Gewinn oder Verlust muss über ein Hilfskonto z.b Reingewinn verbucht werden. Das Gegenkonto richtet sich nach der Rechtsform der Gesellschaft. Beispiel einer Gewinn- bzw. Verlustverbuchung: Seite 56-11

327 FIBU Abschluss 56 Jahresabschluss Verbuchung Soll Haben Betrag Gewinn Verlust Die Kontobezeichnungen heissen: 2218 Gewinn- und Verlustvortrag 8010 Unternehmenserfolg Hinweis Diese Hilfskonten werden nur für die Verbuchung des Gewinns/Verlusts verwendet. Es werden keine weiteren Buchungen auf diesen Konten geführt. Seite 56-12

328 FIBU Abschluss 56 Saldo Vorjahr übernehmen Saldo Vorjahr übernehmen Bild 56-5: Saldo Vorjahr übernehmen Möglichkeiten Übernehmen Sie die Saldi vom Vorjahr ins neue Geschäftsjahr. Diese Funktion kann immer wieder gestartet werden, bis das Vorjahr definitiv abgeschlossen wird. Arbeitsablauf Bei der Saldoübernahme können Sie mit <Pfeil Ab/Auf> wahlweise unter verschiedenen Varianten wählen: Seite 56-13

329 FIBU Abschluss 56 Saldo Vorjahr übernehmen Alle Kontensaldi übernehmen Falls Sie Ihre Buchhaltung vollständig führen, können Sie sämtliche Saldi der Bilanzkonten ins neue Geschäftsjahr übernehmen. Vorteil: Sämtliche Bilanzkonten werden mit Vorjahressalden weitergeführt. Es können jederzeit alle Konten abgestimmt werden. Keine Kontensaldi übernehmen In diesem Fall werden keine Saldi ins neue Geschäftsjahr übernommen. Falls Sie Ihre Buchhaltung nicht oder nur teilwiese vollständig führen (ohne Gegenkonto), können Sie diese Variante wählen. Nachteil: Kassenbestand und Bankauszüge können Sie im neuen Jahr nicht mit der Buchhaltung abstimmen. Diese Vorträge können allerdings im Programm 52 SALDOVORTRÄGE nacherfasst werden. Nur Saldi der Geldkonten übernehmen In diesem Fall werden nur die Saldi der Geldkonten ins neue Geschäftsjahr übernommen. Falls Sie Ihre Buchhaltung nicht oder nur teilweise vollständig führen (mit Gegenkonto), können Sie keine Saldi übernehmen. Vorteil: Kassenbestand und Bankauszüge können Sie im neuen Jahr jederzeit mit der Buchhaltung abstimmen. Falls das Geschäftsjahr abgeschlossen wird, können später im Programm 52 SALDOVOR- TRÄGE die Saldi noch angepasst werden. Hinweis Geldkonten werden im Programm 21 KONTEN BE- ARBEITEN definiert. Seite 56-14

330 FIBU Abschluss 56 Saldo Vorjahr übernehmen Das Programm überprüft, ob die Summe der Aktiv- und Passivsaldi ausgeglichen ist. Falls Bilanz- und Erfolgsrechnung nicht ausgeglichen sind, erscheint eine Meldung, die Ihnen den Gewinn oder Verlust anzeigt. Der Gewinn bzw. Verlust muss zuerst manuell im Programm 11 BUCHEN verbucht werden. Hinweis Nach der Saldoübernahme können Sie im Programm 11 BUCHEN weitere Buchungen erfassen und korrigieren. Diese Funktion kann beliebig oft wiederholt werden, solange das Vorjahr nicht definitiv abgeschlossen ist. Gewinnverbuchung Ein Gewinn oder Verlust muss über ein Hilfskonto z.b Reingewinn verbucht werden. Das Gegenkonto richtet sich nach der Rechtsform der Gesellschaft. Beispiel einer Gewinn- bzw. Verlustverbuchung: Verbuchung Soll Haben Betrag Gewinn Verlust Die Kontobezeichnungen heissen: 2218 Gewinn- und Verlustvortrag 8010 Unternehmenserfolg Seite 56-15

331 FIBU Abschluss 56 Saldo Vorjahr übernehmen Hinweis Diese Hilfskonten werden nur für die Verbuchung des Gewinns/Verlusts verwendet. Es werden keine weiteren Buchungen auf diesen Konten geführt. Seite 56-16

332 FIBU Abschluss 56 Jahr eröffnen zum Buchen Jahr eröffnen zum Buchen Bild 56-6: Jahr eröffnen zum Buchen Möglichkeiten Das neue Geschäftsjahr wird als Vorschlag am Bildschirm angezeigt. Der Anfang des neuen Geschäftsjahres wird automatisch generiert, das Ende können Sie manuell mit <Pfeil Auf/Ab> anpassen oder mit <ENTER> übernehmen. Seite 56-17

333 FIBU Abschluss 56 Jahr eröffnen zum Buchen Achtung Das Ende des neuen Geschäftsjahres kann später nicht mehr verkürzt werden. Sie haben aber die Möglichkeit unter Menüpunkt Ende des Jahres ändern das neue Geschäftsjahr zu verlängern. Ist ein Jahr zum Buchen eröffnet, kann es nachträglich nicht wieder geschlossen werden. Arbeitsablauf Bei der Saldoübernahme können Sie mit <Pfeil Auf/Ab> wahlweise unter verschiedenen Varianten wählen: Alle Kontensaldi übernehmen Falls Sie Ihre Buchhaltung vollständig führen, können Sie sämtliche Saldi der Bilanzkonten ins neue Geschäftsjahr übernehmen. Vorteil: Sämtliche Bilanzkonten werden mit Vorjahressalden weitergeführt. Es können jederzeit alle Konten abgestimmt werden. Keine Kontensaldi übernehmen In diesem Fall werden keine Saldi ins neue Geschäftsjahr übernommen. Falls Sie Ihre Buchhaltung nicht oder nur teilweise vollständig führen (ohne Gegenkonto), können Sie diese Variante wählen. Nachteil: Kassenbestand und Bankauszüge können Sie im neuen Jahr nicht mit der Buchhaltung abstimmen. Diese Vorträge können allerdings im Programm 52 SALDOVORTRÄGE nacherfasst werden. Seite 56-18

334 FIBU Abschluss 56 Jahr eröffnen zum Buchen Nur Saldi der Geldkonten übernehmen In diesem Fall werden nur die Saldi der Geldkonten ins neue Geschäftsjahr übernommen. Falls Sie Ihre Buchhaltung nicht oder nur teilweise vollständig führen (mit Gegenkonto), können Sie keine Saldi übernehmen. Vorteil: Kassenbestand und Bankauszüge können Sie im neuen Jahr jederzeit mit der Buchhaltung abstimmen. Falls das Geschäftsjahr abgeschlossen wird, können später im Programm 52 SALDOVOR- TRÄGE die Saldi noch angepasst werden. Hinweis Geldkonten werden im Programm 21 KONTEN BE- ARBEITEN definiert. Das Programm überprüft, ob die Summe der Aktiv- und Passivsaldi ausgeglichen ist. Falls Bilanz- und Erfolgsrechnung nicht ausgeglichen sind, erscheint eine Meldung, die Ihnen den Gewinn oder Verlust anzeigt. Der Gewinn bzw. Verlust muss zuerst manuell im Programm 11 BUCHEN verbucht werden. Hinweis Nach der Saldoübernahme können Sie im Programm 11 BUCHEN weitere Buchungen erfassen und korrigieren. Diese Funktion kann beliebig oft wiederholt werden, solange das Vorjahr nicht definitiv abgeschlossen ist. Seite 56-19

335 FIBU Abschluss 56 Jahr eröffnen zum Buchen Gewinnverbuchung Ein Gewinn oder Verlust muss über ein Hilfskonto z.b Reingewinn verbucht werden. Das Gegenkonto richtet sich nach der Rechtsform der Gesellschaft. Beispiel einer Gewinn- bzw. Verlustverbuchung: Verbuchung Soll Haben Betrag Gewinn Verlust Die Kontobezeichnungen heissen: 2218 Gewinn- und Verlustvortrag 8010 Unternehmenserfolg Hinweis Diese Hilfskonten werden nur für die Verbuchung des Gewinns/Verlusts verwendet. Es werden keine weiteren Buchungen auf diesen Konten geführt. Seite 56-20

336 FIBU FW - Tabelle 57 Fremdwährungstabelle FW - Tabelle 571 Fremdwährungstabelle Bild 57-1: Fremdwährungstabelle Möglichkeiten In der zentralen Fremdwährungstabelle sind ca. 175 Fremdwährungen enthalten, die fix vorgegeben sind. Seite 57-1

337 FIBU FW - Tabelle 57 Fremdwährungstabelle 571 Hinweis Die Fremdwährungstabelle wird pro Mandant geführt und ist für alle Programme (Debitoren, Kreditoren, ABEA, etc.) gültig. Die Kurstabelle mit den Buch- und Bewertungskursen wird im Normalfall zentral für alle Mandanten verwaltet. Im Programm 51 STAMMDATEN bestimmen Sie, ob die Kurstabelle zentral oder mandantenspezifisch geführt werden soll. Fremdwährungen: aktivieren / inaktivieren Standardmässig werden nur die aktiven Fremdwährungen angezeigt. Wenn Sie weitere Währungen aktivieren/inaktivieren wollen, müssen Sie über die Menüzeile 'Anzeigen' alle oder die inaktiven Währungen anzeigen. In diesen Tabellen können Sie weitere Währungen aktivieren/inaktivieren. Zentrale Fremdwährungstabelle Hinweis Die zentrale Fremdwährungstabelle mit den globalen Kursgewinn- und Kursverlustkonten gilt für alle Programme. Seite 57-2

338 FIBU FW - Tabelle 57 Fremdwährungstabelle 571 Bemerkungen Anzeigen Hier wählen Sie ob: 1. nur aktive ISO-Codes 2. nur inaktive ISO-Codes 3. alle ISO-Codes angezeigt werden sollen. Kurstabelle Nebst der Definition der Kursgewinn- und Kursverlustkonten pro Währung in der FREMDWAEHRUNGSTA- BELLE müssen Sie als weiteren Schritt im Programm mit der KURSTABELLE pro Währung einen globalen oder programmspezifischen Buch- und Bewertungskurs definieren. Dieser wird beim Buchen der einzelnen Belege vorgeschlagen und kann während der Erfassung abgeändert werden. ACHTUNG In der Kurstabelle werden nur die aktiven Fremdwährungen angezeigt. Seite 57-3

339 FIBU FW - Tabelle 57 Fremdwährungstabelle 571 Arbeitsablauf ISO Elemente der Fremdwährungstabelle: ISO-Code der Fremdwährung. Feld kann nicht mutiert werden. Bezeichnung Internationale Bezeichnung der Währung. Feld kann nicht mutiert werden. Inaktiv Fremdwährung mit der LEERSCHRITTTASTE aktiv [ ] oder inaktiv [X] setzen. KBez Kurzbezeichnung der Währung bestimmen. Diese wird im Programm 11 BUCHEN angezeigt. Im Normalfall 3 Buchstaben und ein Punkt. Einh Die Kurseinheit kann 1 oder 100 sein. Im Normalfall wird der Vorschlag übernommen. Korrekturen nur bei Währungsreformen notwendig. Rundung Die vorgeschlagene Rundung entspricht der kleinsten Währungseinheit. Kto. Gewinn/ Kto. Verlust Diese Konten werden in der FIBU nicht verwendet, da kein automatischer Kursausgleich möglich ist. Das Kursgewinn- und Kursverlustkonto muss in der Leitwährung geführt sein. Seite 57-4

340 FIBU FW - Tabelle 57 Fremdwährungstabelle 571 $ Liste des Kontenplans Seite 57-5

341 FIBU FW - Tabelle 57 Kurstabelle Kurstabelle Bild 57-2: FW - Kurstabelle Möglichkeiten In diesem Programm werden Ihnen alle aktiven Währungen, für welche Sie die Buch- und Bewertungskurse eingeben müssen, angezeigt. Die Fremdwährungen werden im Programm 571 FREMDWAEH- RUNGSTABELLE aktiv oder inaktiv gesetzt. Seite 57-6

342 FIBU FW - Tabelle 57 Kurstabelle 572 Globale Kurse ^ Pro Währung globalen Buch- und Bewertungskurs bestimmen. Programmspezifische Kurse ^ Diese Kurse gelten für die ENTERPRISE Versionen der ABACUS Programme. Sie können beispielsweise einen speziellen Kurs für die Debitoren- oder Kreditorenbuchhaltung definieren. Die FIBU arbeitet mit den globalen Kursen. Arbeitsablauf Basiswährung Standardmässig ist CHF=Schweizer Franken die Basiswährung. Die Basiswährung (Leitwährung) wird bei der Eröffnung des Mandanten bestimmt. Sie kann nachträglich nicht mehr korrigiert werden. Ist der Mandant in einer Fremdwährung definiert, muss die Basiswährung angepasst werden. Gültigkeit <F9> Die Kurstabelle kann auf einer Zeitachse geführt werden. Maximal kann pro Tag ein neuer Buch- und Bewertungskurs definiert werden. Mit F3 nach Gültigkeitsdatum suchen. Seite 57-7

343 FIBU FW - Tabelle 57 Kurstabelle 572 Kurse Jede Währung kann nach einem programmspezifischen Buch- und Bewertungskurs geführt werden. Mit den Tasten PFEIL AB/AUF die gewünschte Währung aktivieren und anschliessend F6=Kurse wählen. Die Buchund Bewertungskurse gelten für alle Mandanten. KBez/Einh/ Rundung Die Kurzbezeichnung, Einheit und Rundung kann im Programm 571 FREMDWAEHRUNGSTABELLE pro Währung angepasst werden. Buchungskurs Der Buchungskurs wird bei der Erfassung der Belege vorgeschlagen und kann bei Bedarf entsprechend korrigiert werden. Der Buchungskurs kann global für alle Mandanten und Programme geführt werden. Mit F6=Kurse ist die Definition eines programmspezifischen Buchungskurses möglich. Bewertungskurs Der Bewertungskurs wird für die automatischen Kursausgleichsbuchungen verwendet. Die Differenz zwischen dem Buch- und Bewertungskurs wird automatisch als Kursdifferenz verbucht. Der Bewertungskurs kann global für alle Mandanten und Programme geführt werden. Mit F6=Kurse ist die Definition eines programmspezifischen Bewertungskurses möglich. Kurstabelle ändern Wählen Sie das Datum, für welches Sie die Kurstabelle bearbeiten wollen, bestätigen Sie Ihre Wahl mit ENTER. Seite 57-8

344 FIBU FW - Tabelle 57 Kurstabelle 572 Die gewünschte Kurstabelle wird angezeigt. Seite 57-9

345 FIBU FW - Tabelle 57 Kurstabelle 572 Gültigkeit F9 Gültigkeit <F9> Bild 57-3: FW - Tabelle - Gültigkeit Möglichkeiten Sie können für jede Kurstabelle ein Gültigkeitsdatum definieren und so beliebig viele Kurstabellen hinterlegen. Maximal ist eine Kurstabelle pro Tag möglich. Seite 57-10

346 FIBU FW - Tabelle 57 Kurstabelle 572 Gültigkeit F9 Gültig ab In der Statuszeile unten am Bildschirm wird die Gültigkeit, Kursart und Basiswährung für die aktuelle Kurstabelle angezeigt. Neue Kurstabelle % Mit F5=Neu kann das neue Gültigkeitsdatum erfasst werden. Die neue Kurstabelle wird angezeigt. Suchen nach Gültigkeitsdatum # Mit 'F3=Suche' nach Gültigkeitsdatum suchen. Die entsprechende Kurstabelle wird angezeigt. Seite 57-11

347 FIBU Rekonstruktionsprogramme 59 Übersicht 59 Rekonstruktionsprogramme Übersicht Bild 59-1: Rekonstruktionsprogramme Möglichkeiten Die Rekonstruktionsprogramme ermöglichen Ihnen, Fehler in der Datenbank der FIBU zu eliminieren. Die Fehler können durch Stromausfälle, unsachgemässe Programmunterbrechungen oder Störungen der Hardware (Festplattenfehler) hervorgerufen werden. Seite 59-1

348 FIBU Rekonstruktionsprogramme 59 Übersicht Hinweis Mit der Client/Server-Version der ABACUS Finanzbuchhaltung wird eine erhöhte Transaktionssicherheit durch integrierte Roll-Back Prozeduren erreicht. Dies ist insbesondere bei grossen Datenmengen nützlich, da bei Stromunterbrüchen keine zeitaufwendigen Rekonstruktionen der Daten vorgenommen werden müssen. ACHTUNG Bevor Sie diese Programme starten, müssen Sie im Programm S7 KOPIERPROGRAMME unbedingt eine Datensicherung erstellen! Falls Sie die Programme auf einem Netzwerk installiert haben, dürfen sich keine weiteren Anwender während der Rekonstruktion der Daten in der FIBU oder weiteren Programmen (FIBU, LOHN, DEBI, KREDI, ADRE oder ABEA) befinden. Rekonstruktionsprogramme dürfen auf keinen Fall unterbrochen werden. Bevor Sie die Total- oder Teilrekonstruktion starten, müssen Sie das gewünschte Geschäftsjahr im Feld 'Rekonstruktion Geschäftsjahr' einstellen. Die Möglichkeit alle Geschäftsjahre zu rekonstruieren sollte nur in Absprache mit der Abacus Research AG oder Ihrem Händler erfolgen. Seite 59-2

349 FIBU Rekonstruktionsprogramme 59 Übersicht Arbeitsablauf Daten Neusortierung Daten Neusortierungen (Teilrekonstruktionen) führen Sie durch, wenn Sie Einträge in den entsprechenden Bereichen nicht mehr auffinden. Die gewünschte Bereiche sind einzeln zu aktivieren. Das Programm durchsucht die entsprechenden Daten nach deren Einträgen und baut die Schlüssel (Indexe) neu auf. ACHTUNG Die Teilrekonstruktion kann je nach Datenmenge mehrere Minuten dauern. Insgesamt sind 8 verschiedene Teilrekonstruktionen möglich, die Sie einzeln oder auch miteinander aufstarten können. 1. Erfassungsjournal 2. Hauptjournal 3. Kontentabelle 4. Klassierungstabelle 5. Saldentabelle 6. Systemtabellen 7. Fremdwährungstabelle Seite 59-3

350 FIBU Rekonstruktionsprogramme 59 Übersicht 8. Kurstabelle Seite 59-4

351 FIBU Rekonstruktionsprogramme 59 Übersicht Klassierung Neuaufbau Klassierung Neuaufbau Bild 59-2: Rekonstruktionsprogramme - Klassierung überprüfen Möglichkeiten Dieses Programm überprüft die Zuordnung der Konten zu den Klassierungselementen, wie sie in den Programmen 25 KONTENKLASSIERUNG definiert sind. Seite 59-5

352 FIBU Rekonstruktionsprogramme 59 Übersicht Klassierung Neuaufbau Wenn Sie im Kontoplan oder in den Bilanzauswertungen ein Konto nicht mehr auffinden, müssen Sie dieses Programm starten. Es nimmt, falls möglich, auch eine automatische Korrektur von fehlerhaften Konten- Klassierungen vor. Zusätzlich wird eine Liste der Fehler ausgegeben. Optionen Ao Jede bestehende Klassierung kann als Standard- Klassierung gespeichert werden. Voraussetzung dafür ist, dass sämtliche vorhandenen Konten der Klassierung, die als Standard gespeichert werden soll, zugeordnet sind. Express Daten Neuaufbau (Saldi) Mit dieser Funktion starten Sie die Rekonstruktion der Kontensaldi. ACHTUNG Die Rekonstruktion kann je nach Anzahl der Konten mehrere Minuten dauern. Dieses Programm dient zur automatischen Kontrolle der Kontensaldi. Dabei werden die Monatssaldi mit den Jahressaldi verglichen und abgestimmt. Sämtliche Saldi werden neu aufgebaut. Express Daten Neuaufbau (Budget) Mit dieser Funktion starten Sie die Rekonstruktion des Budgets. Seite 59-6

353 FIBU Rekonstruktionsprogramme 59 Übersicht Klassierung Neuaufbau ACHTUNG Die Rekonstruktion kann je nach Anzahl der Budgets mehrere Minuten dauern. Dieses Programm dient zur automatischen Kontrolle der Budgets, wie sie im Programm 52 Vortrag/Budget definiert sind. Ausführlicher Daten Neuaufbau Bei einem ausführlichen Daten Neuaufbau werden sämtliche Saldi und Bewegungen neu aufgebaut. Die Totalrekonstruktion vollzieht sich in vier Schritten: Schritt I II III IV Rekonstruktion Neuaufbau des Hauptjournals und Kontostamms Suche von Konten im Journal, die aber im Kontostamm nicht enthalten sind. Saldi sämtlicher Konten wieder auf 0 stellen. Die gesamte Buchhaltung wird aufgrund des Erfassungsjournals neu verbucht. ACHTUNG Erstellen Sie vor einem ausführlichen Daten Neuaufbau eine Datensicherung. Die Rekonstruktion der Jahressaldi und Bewegungen kann je nach Datenmenge mehrere Minuten oder auch Stunden dauern. Wenn sich die Programme auf einem Netzwerk befinden, dürfen sich während der Rekonstruktion keine weiteren Anwender in der Finanzbuchhaltung dieses Mandanten arbeiten resp. Eingeloggt sein. Seite 59-7

354 FIBU Anhang ASCII-Schnittstelle Bewegungsdaten importieren Anhang ASCII-Schnittstelle Bewegungsdaten importieren Bild A-1: Schnittstellen einlesen Möglichkeiten 1. Allgemeine Hinweise Buchungstexte müssen in Hochkommas " " gesetzt sein. Seite A-1

355 FIBU Anhang ASCII-Schnittstelle Bewegungsdaten importieren Beispiel: "Interne Verrechnung" Jedes Feld muss mit Kommas getrennt werden (ohne Hochkommas) auch falls kein Feldinhalt vorhanden ist. Beispiel: Betrag FW,Valutadatum,Konto1 Kommas (,,) berücksichtigen. Beispiel: Betrag,,Valutadatum,Konto1 Seite A-2

356 FIBU Anhang ASCII-Schnittstelle Bewegungsdaten importieren 2. Aufbau eines Records für die Übernahme in die ABACUS FIBU Pos Typ Grösse Int. Bez. Bemerkung 1. N 8.0 Zähler Fortlaufende Nummer 2. A 1 Version 'D'= Vers. 500 'E'= Vers. 600 'F' = Vers D 8 Datum Journaldatum: TT/MM/JJ 4. N 11 Konto Konto 5. N 11 Gegenkonto Gegenkonto 6. A 30 Buch, Text 1 Buchungstext -> in Hochkommas setzen 7. N 12.2 Betrag Buchungsbetrag 8. A 30 Buch, Text 2 2. Textzeile -> in Hochkommas setzen 9. A 1 Soll / Haben Muss Buchstabe 'S,D,H,C,+,-' beinhalten 10. N 8 Kostenstelle 11. N 8 GegenKstelle 12. (N) 6 Belegnummer Belegnummer, numerisch 13. N 4.4 Kurs Umrechnungskurs für Buchungen mit Fremdwährung 14. A Reserve 15. N 14.2 Betrag FW Betrag in Fremdwährung 16. A Reserve 17. A Reserve Seite A-3

357 FIBU Anhang ASCII-Schnittstelle Bewegungsdaten importieren 18. A Reserve 19. A Reserve 20. D 8 Valutadatum Valutadatum: TT/MM/JJ 21. N Reserve 22. A Reserve 23. N Reserve 24. A 3 ISO-Code CHF für sfr Konto 25. A 3 ISO-Code CHF für sfr GKonto 26. N Reserve 27. N Reserve 28. N Reserve 29. N Reserve 30. N Reserve 31. N Reserve 32. N Reserve 33. N Reserve 34. A Reserve 35. A 1 Codefeld alphanumerisches 1-stelliges Feld 36. A 3 MWSTCODE Code gemäss MWST-Tabelle des Kunden 37. N 3.2 MWSTSATZ MWST-Satz 38. A 1 MWSTINCL I = Inklusiv E = Exklusiv 39. N 2 MWSTMETH 0 = keine Mehrwertsteuer 1 = Vereinbart 2 = Vereinnahmt 40. A 3 MWSTLAND CH für Schweiz (oder analog MWST-Tabelle) Seite A-4

358 FIBU Anhang ASCII-Schnittstelle Bewegungsdaten importieren 41. N 3.2 MWSTKOEFF Normalerweise Bei MWST Exklusiv- Buchungen mit Teilpflichtigkeit entsprechenden Satz eingeben. 42. N 12 MWSTKTO Konto links für MWST-Buchung 43. N 12 MWSTKTO2 Konto rechts für MWST-Buchung 44. N 1 MWSTSH 1 = Konto links ist MWST-Konto 2 = Konto rechts ist MWST-Kto 3 = Kein Konto ist MWST-Konto 45. N 12.2 MWSTBETR MWST-Betrag in Landeswährung 46. N 12.2 MWSTFWBETR MWST-Betrag in Fremdwährung 47. N 12.2 RESTBETR MWST-Restbetrag in Landeswährung 48. N 12.2 RESTFWBETR MWST-Restbetrag in Fremdwährung 49. N Reserve 50. N Reserve 51. N Reserve 52. N Reserve 53. N Reserve 54. N Reserve 55. N 12.2 Mahnbetrag Mahnbetrag für Sammelbuchungstotal 56. A 1 Konstante 'E' Seite A-5

359 FIBU Anhang ASCII-Schnittstelle Bewegungsdaten importieren 3. Übernahme der Schnittstellen-Datei in die FIBU 1. Wählen Sie im Programm 43 EXTERNE ERFASSUN- GEN VERBUCHEN die Funktion ASCII-Schnittstellen für das entsprechende Jahr an. 2. Mit <F2=Ausführen> das Programm starten. 3. Geben Sie den Namen der gewünschten Datei ein und (oder) wählen Sie das entsprechende Verzeichnis. 4. In der neuen Maske selektieren Sie die zu übernehmenden Buchungen. Mit <F2> starten Sie die Verbuchungen. Alle fehlerhaften Buchungen werden im Protokoll ausgewiesen. Diese müssen in der Schnittstellendatei korrigiert werden. 5. Der Übertragungsvorgang ist abgeschlossen. Seite A-6

360 FIBU Anhang ASCII-Schnittstelle Bewegungsdaten exportieren Bewegungsdaten exportieren Bild A-2: Bewegungsdaten exportieren Bemerkungen Bewegungsdaten können über das Programm 19 VER- BUCHEN IN FINANZBUCHHALTUNG nach Buchungsnummer ausgelesen werden. Hinweis Im Programm 51 STAMMDATEN darf die Funktion 2- seitiger Datenaustausch nicht aktiviert sein, falls eine Schnittstellendatei im ASCII - Format erstellt werden soll. Seite A-7

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