ABACUS. FinanzbuchhaltungLight Version Ein Produkt der ABACUS Research AG, CH-9302 Kronbühl-St. Gallen

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1 ABACUS Finanzbuchhaltung Version 2003 Ein Produkt der ABACUS Research AG, CH-9302 Kronbühl-St. Gallen

2 FIBU Einleitung Einleitung Mit der ABACUS FIBU erhalten Sie eine einfache und benutzerfreundliche Finanzbuchhaltung, die sich in der Praxis über 10'000 fach bewährt hat. Sei es, dass damit vollumfänglich Finanzbuchhaltungen geführt werden oder dass alternativ dazu die FIBU als Vorerfassungsprogramm eingesetzt wird in Zusammenarbeit mit dem Treuhänder. Renommierte Schweizer Treuhandgesellschaften arbeiten mit ABACUS und empfehlen den Einsatz der ABACUS FIBU. Die FIBU ist integrierter Bestandteil der Aba - Business Lösung für Kleinbetriebe, die zustätzlich zur FIBU auch die Applikationen Fakturierung, Debitorenkontrolle, AbaShop E- Commerce, Electronic Banking, Lohn und Adressverwaltung umfasst. FIBU ermöglicht Ihnen die Buchhaltung laufend à jour zuhalten und somit auch jederzeit den Zugriff auf aktuelle Daten zu haben. Wichtige und entscheidende Informationen für firmeninterne Zwecke und auch solche für Partner wie z.b. Banken stehen Ihnen mit der FIBU zur Verfügung. Wie müssen Sie das Handbuch der Finanzbuchhaltung verwenden? Der Aufbau des Handbuchs richtet sich nach den Programm-Nummern der FIBU. In den Titelzeilen sind die Programm-Nummern sowie die verschiedenen Untertitel angegeben. So finden Sie einfach und schnell die Beschreibungen der einzelnen Programme sowie deren Unterprogramme (z.b. Reihenfolge, Optionen, Gestaltung). Das Stichwortverzeichnis liefert Ihnen zu den einzelnen Themenkreisen nützlich Hinweise, an welchen Stellen der gesuchte Begriff im Handbuch beschrieben ist. Online-Hilfe Nebst dem Handbuch kann mit der Funktionstaste F1 im Programm direkt die Online-Hilfe gestartet werden. Dadurch erhalten Sie für jedes Feld direkt eine Beschreibung, welche mit dem Handbuch übereinstimmt. Sie können auch bequem in der Online-Hilfe im Stichwortverzeichnis nach ganz bestimmten Begriffen suchen. Somit verfügen Sie mit dem Handbuch und der Online-Hilfe über ein umfassendes Hilfesystem, welches Ihnen die gewünschten Informationen schnell zur Verfügung stellt. Damit wird die Bedienung des Programms zusätzlich erleichtert. Seite I-1

3 FIBU Impressum Impressum Copyright Programmautor Dokumentation/Tool Handbuch/Hilfe ABACUS Research AG Markus Keller Eric Uski Philipp Zwahlen Jens Lorenz Ursula Beutter Markus Bischof Hinweis Alle Rechte vorbehalten. Diese Dokumentation darf in keiner Form ohne Genehmigung von ABACUS Research AG kopiert werden. Alle Angaben in diesem Handbuch wurden mit grösster Sorgfalt erarbeitet und getestet. Trotzdem sind Fehler nicht ganz auszuschliessen. ABACUS kann weder eine juristische Verantwortung, noch irgendeine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen, übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise sind wir dankbar. ABACUS Research AG Seite II-1

4 FIBU Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis MANDANT ERÖFFNEN <CTRL+N> Übersicht Optionen Mandant auswählen <CTRL+M> MANDANTENINFORMATION <S3> Übersicht Mehrwertsteuer <F7> Pauschalabrechnung <F7/F7> KOPIERPROGRAMME <S7> Übersicht ZUSATZPROGRAMME <S9> Mandant löschen <S92> S94 Vorgaben kopieren <S94> BUCHEN Aufbau der Buchungsmaske Buchungsmaske Buchungsmaske Buchungen korrigieren Buchungen löschen Optionen <Alt-O> GEGENKONTO VERVOLLSTÄNDIGEN Übersicht Geschäftsjahr/Konto wählen JOURNAL Übersicht VERBUCHEN IN FINANZBUCHHALTUNG Übersicht Daten auslesen KONTEN BEARBEITEN Übersicht Zusatzdefinitionen <F6> Menüzeile - Konto Menüzeile -? (Fragezeichen) KONTOAUSZÜGE Übersicht Selektion - Standard <F5> Selektion - Klassierung Gestaltung - Detail <F6> Gestaltung - Darstellung Kriterien - Standard Kriterien - Erweitert Benutzerdefinierte Reihenfolge Seite III-1

5 FIBU Inhaltsverzeichnis 23 KONTENPLAN ABFRAGEN Übersicht Einstellungen Spalten Format KONTENKLASSIERUNG Übersicht Bezeichnungen <F6> Defaultattribute Menü - Element Menü - Detail Menü - Ansicht Menü - Gehe zu BILANZ / ERFOLGSRECHNUNG Programmübersicht Einstellungen Format KTO-PLAN IMPORTIEREN/EXPORTIEREN Übersicht EXTERNE ERFASSUNGEN VERBUCHEN Übersicht Daten Einlesen STAMMDATEN EINGEBEN Stammdaten - Allgemein SALDOVORTRÄGE Übersicht MEHRWERTSTEUER Mehrwertsteuer-Codes MWST-Abrechnung MWST-Verprobung MWST-Umsatzabstimmung BUCHUNGSSCHNITTSTELLE Daten einlesen Daten auslesen ABSCHLUSS Übersicht Jahresende ändern Monat abschliessen Jahresabschluss Saldo Vorjahr übernehmen Jahr eröffnen zum Buchen FW - TABELLE Fremdwährungstabelle / Kurstabelle Kurse Fremdwährungs- und Kurstabelle drucken Seite III -2

6 FIBU Inhaltsverzeichnis 58 LÖSCHPROGRAMME Übersicht REKONSTRUKTIONSPROGRAMME Übersicht ANHANG ASCII-SCHNITTSTELLE Bewegungsdaten importieren Bewegungsdaten exportieren Seite III-3

7 FIBU Mandant eröffnen CTRL+N Übersicht Mandant eröffnen <CTRL+N> Übersicht Bild 0-1: Mandant eröffnen Möglichkeiten Bevor Sie einen Mandanten eröffnen, müssen Sie unbedingt folgendes beachten: Startmonat der Buchhaltung Der Startmonat der Buchhaltung kann nachträglich nicht mehr verändert werden. Neue Directories auf der Festplatte Bei der Eröffnung eines Mandanten werden auf der Festplatte automatisch folgende Directories angelegt: \abac\kd\nrxxxx\vore FIBU Datendateien, wobei XXXX = MandantenNummer Seite 0-1

8 FIBU Mandant eröffnen CTRL+N Übersicht \abac\kd\nrxxxx\publ Zentrale Datendateien, wobei XXXX = Mandanten-Nummer Mandant löschen Im Programm S92 MANDANT LÖSCHEN können Sie einen Mandant vollständig löschen. Da die Daten durch diesen Vorgang unwiderruflich auf der Festplatte gelöscht werden, sollten Sie vorher eine Kopie der Daten auf eine Diskette im Programm S7 KOPIERPROGRAMME erstellen. Option 'Mandanten' Mit der Option 'Mandanten' können Sie bis zu 9999 Mandanten gleichzeitig bearbeiten. Mit der Grundversion der FIBU können Sie maximal 2 Firmen neu eröffnen. Weitere Stammdaten Nachdem Sie den Mandanten eröffnet haben, müssen Sie im Programm S3 MANDANTEN INFORMATION die vollständige Adresse des Mandanten (Firma) erfassen. Im Programm 51 STAMMDATEN EINGEBEN können Sie weitere Stammdaten betreffend den 'Optionen' und der Buchungsperiode festlegen. Arbeitsablauf Mandanten- Nummer Die Mandanten-Nummer ist maximal 4 Stellen lang. Falls Sie einen neuen Mandanten definieren, ist es nicht unbedingt nötig, dass Sie ihm die Nummer 1 zuordnen. Empfehlenswert sind folgende Mandantennummern: Gründungsjahr der Firma eingeben. Die Postleitzahl Ihrer Ortschaft oder die ersten Ziffern davon als Mandantennummer erfassen. Eine Phantasie- oder Schlüsselzahl, z.b. Strassennummer. Besteht allerdings für den in der FIBU zu eröffnenden Mandanten in einer anderen Applikation (z.b. Lohnbuchhaltung etc.) dieser Mandant bereits, dann ist es empfehlenswert, dass Sie ihm hier in der FIBU dieselbe Mandanten-Nummer zuweisen. Mandanten- Name Der Mandanten-Name ist maximal 25 Stellen lang. Als Mandanten-Name kann z.b. der Firmen-Name und die Ortschaft eingegeben werden. Er wird nebst der Lizenz-Nummer oder Lizenz-Name auf allen Listen ausgedruckt. Seite 0-2

9 FIBU Mandant eröffnen CTRL+N Übersicht Mandanten-Name korrigieren Im Programm S3 MANDANTEN INFORMATION, <F10=Mandantenname> kann der Mandantenname jederzeit geändert werden. In diesem Programm können auch die Adresse und weitere wichtige Informationen zum Mandant (Tel.-Nr., Bemerkungen usw.) eingegeben werden. Dateien der FIBU eröffnen auf Drive... Die Dateien der FIBU können auf einem beliebigen Drive (Festplatte = C: D: G: H: usw.) eröffnet werden. Falls die Daten des zu eröffnenden Mandanten auf der gleichen Festplatte wie die Programme eröffnet werden, kann das Feld mit <ENTER> übersprungen werden. Falls die Daten auf einem anderen Drive (Festplatte) eröffnen werden, muss der entsprechende Buchstabe der Festplatte eingegeben werden. Beispiel D: Daten auf Festplatte D (bei PC) G: Daten auf Festplatte G (bei Server) Übrige Dateien... Die Daten der ÜBRIGEN DATEIEN können bei der Eröffnung auf einem beliebigen Drive eröffnet werden. Falls der Mandant bereits in einem anderen Programm eröffnet ist, kann die Festplatte der ÜBRIGEN DATEIEN nicht mehr angewählt werden. Falls die ÜBRIGEN DATEIEN auf der gleichen Festplatte wie die Programme eröffnet werden sollen, kann das Feld mit <ENTER> übersprungen werden. Beginn Buchhaltungsjahr im 'Monat' Kalendermonat für den Beginn des Geschäftsjahres eingeben (1-12). Feld anschliessend mit <ENTER> bestätigen. ACHTUNG Der Beginn des Geschäftsjahres kann nur bei der Eröffnung eines Mandanten definiert werden. Die Periode für ein Geschäftsjahr wird automatisch für 12 Monate ab Beginn des Geschäftsjahres eröffnet. Im Programm 56 ABSCHLUSS kann das Ende des Geschäftsjahr beliebig verlängert werden. Dauer des Geschäftsjahres Die Dauer des Geschäftsjahres muss bei der Eröffnung der FIBU nicht im voraus bestimmt werden. Es ist möglich, beliebig viele Monate oder Kalenderjahre innerhalb eines Geschäftsjahres zu verarbeiten. Seite 0-3

10 FIBU Mandant eröffnen CTRL+N Übersicht Eingabe-Beispiel 1 Beginn Geschäftsjahr im Januar 7 Beginn Geschäftsjahr im Juli Leitwährung des Mandanten ISO-Code für die Leitwährung der Buchhaltung eingeben (z.b. Schweizer Franken = CHF). Dies ist der Normalfall für Buchhaltungen in der Schweiz. Die Saldi sämtlicher Konten werden in der entsprechenden Leitwährung geführt. Zusätzlich kann jedes Konto in einer beliebigen weiteren Währung geführt werden. Seite 0-4

11 FIBU Mandant eröffnen CTRL+N Optionen Optionen Bild 0-2: Mandant eröffnen Optionen Möglichkeiten Teile eines anderen Mandanten lassen sich in den neuen Mandanten übernehmen. Dadurch wird der Einrichtungsaufwand verkleinert. Arbeitsablauf Alles kopieren Eine Kopie des Vorgabemandanten wird erstellt. Das heisst, Einstellungen wie auch Bewegungen werden kopiert. Selektiv kopieren Via selektives Kopieren kann zwischen der Übernahme von Stammdaten (Kontoplan, Klassierung, ISO-Code (Währungen), MWST-Code), Bewegungsdaten und Vorgaben unterschieden werden. Seite 0-5

12 FIBU Mandant eröffnen CTRL+N Optionen Seite 0-6

13 FIBU Mandant eröffnen CTRL+N Mandant auswählen CTRL+M Mandant auswählen <CTRL+M> Bild 0-3: Mandant auswählen Möglichkeiten In diesem Programm können Sie einen bestehenden Mandanten auswählen. Sie starten dieses Programm, indem Sie in der Aufgabenauswahl der FIBU mit <CTRL+M> die Mandantenauswahl wählen. Soll ein neuer Mandant eröffnet werden, wählen Sie <Shift+CTRL+M> 'Mandant eröffnen'. Seite 0-7

14 FIBU Mandanteninformation S3 Übersicht Mandanteninformation <S3> Übersicht Bild 3-1: Mandanteninformation Möglichkeiten Mandantenadresse In diesem Programm wird die Mandantenadresse und die Mandanteninformation verwaltet. Diese Angaben werden vom System weiter verwendet, z.b. als Absender auf Auswertungen. Im weiteren werden verschiedene Informationen verwaltet, wie die aktuelle Zeit, Arbeitsdauer, zuletzt bearbeitet von welchem Benutzer, usw. Mehrwertsteuer-Stammdaten <F7> Mehrwertsteuerpflicht, MWST-Methode, Steuernummer, Abrechnungsart und Abrechnungsrhythmus definieren. Seite 3-1

15 FIBU Mandanteninformation S3 Übersicht Menü/Mandantenname Der Mandantenname kann jederzeit in diesem Programm über die Menüposition MANDAN- TENNAME geändert werden. Bildschirmsprache Die Bildschirmsprache kann über das MENÜ/BILDSCHIRMSPRACHE geändert werden. Im Moment ist Deutsch verfügbar und für das Hauptmenü französisch. Sollen sämtliche Menüs der FIBU in französisch gezeigt werden, muss die französische Version installiert werden. Seite 3-2

16 FIBU Mandanteninformation S3 Mehrwertsteuer F7 Mehrwertsteuer <F7> Bild 3-2: Mehrwertsteuer Möglichkeiten Neben der Firmenadresse und weiteren Informationen zum Mandanten werden auch zentrale Mehrwertsteuerinformationen bestimmt. Mit <F7 = Mehrwertsteuer> können Sie folgende zentralen Informationen zur MWST definieren: Mehrwertsteuerpflicht Aktivieren Sie die Methode, nach der Sie die Mehrwertsteuer abrechnen. Firmensteuernummer Schweiz Steuernummer (6 Stellen). Seite 3-3

17 FIBU Mandanteninformation S3 Mehrwertsteuer F7 Firmensteuernummer EU Für zukünftige Anwendungen, Steuernummer EU erfassen. Rundung Steuerbetrag Falls Steuerbeträge NICHT gerundet werden, Feld aktivieren [X]. Zentrale Abrechnung Wird die Abrechnung zentral in der FIBU und nicht in der FIBU geführt, Feld aktivieren [X]. Abrechnungsrhythmus Mit <PgUp/PgDn> Abrechnungsrhythmus der MWST wählen; monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich. Seite 3-4

18 FIBU Mandanteninformation S3 Pauschalabrechnung F7/F7 Pauschalabrechnung <F7/F7> Bild 3-3: Mandanteninformation - Pauschalabrechnung Möglichkeiten Bruttomethode Bei der Pauschalbrutto-Methode werden alle Beträge brutto, d.h. inkl. MWST auf die Konten verbucht. Die MWST muss bei dieser Methode vom Benutzer jeweils quartalsweise oder halbjährlich in Höhe des Pauschalsatzes manuell umgebucht werden. Vorteil dieser Methode: Alle MWST-pflichtigen Buchungen werden immer mit dem normalen MWST-Code erfasst, aber es wird kein MWST-Betrag gerechnet. Dieses Vorgehen erlaubt Ihnen den finanziellen Vorteil der Pauschalmethode zu verifizieren, indem Sie im Programm 532 MWST- ABRECHNUNG unter <F6> das Feld 'nicht Pauschal' aktivieren und die MWST-Abrechnung provisorisch ausgeben. Sämtliche Lieferantenrechnungen, die nur exklusiv MWST gestellt sind, können problemlos erfasst werden. Seite 3-5

19 FIBU Mandanteninformation S3 Pauschalabrechnung F7/F7 Nettomethode Alle MWST-pflichtigen Buchungen werden immer mit dem normalen MWST-Code erfasst, es wird jedoch nie die Vorsteuer gerechnet. Bei der Pauschalnetto-Methode werden für alle Umsätze die Beträge netto verbucht, dabei wird aber nicht die volle MWST abgezogen, sondern der MWST-Abzug erfolgt in der Höhe des Pauschalsatzes. Vorteil dieser Methode: Da alle Beträge netto verbucht werden, können Sie jederzeit eine aktuelle Bilanz/Erfolgsrechnung erstellen. Indem Sie im Programm 532 MWST-ABRECHNUNG unter <F6> das Feld 'nicht Pauschal' aktivieren und die Abrechnung provisorisch ausgeben, können Sie den Vorteil der Pauschalmethode gegenüber der normalen Abrechnung überprüfen. Sämtliche Lieferantenrechnungen, die nur exklusiv MWST gestellt sind, können problemlos erfasst werden. Nicht Pauschal Wollen Sie nicht oder nicht mehr nach der Pauschal-Methode abrechnen, wählen Sie hier 'nicht Pauschal'. Seite 3-6

20 FIBU Kopierprogramme S7 Übersicht Kopierprogramme <S7> Übersicht Bild 7-1: Kopierprogramme Möglichkeiten Datensicherung eines Mandanten erstellen oder zurückladen. Es kann immer nur der ganze aktuelle Mandant gesichert werden. Ist der Mandant in mehreren ABACUS Programmen (FIBU, LOHN etc) eröffnet, werden alle Daten gesichert. Während der Datensicherung darf im entsprechenden Mandant NICHT gearbeitet werden. Für die Sicherung wird ein mitgeliefertes Programm benutzt, welches Ihr Datenvolumen bis auf einen Zehntel auf Disketten verdichtet. Hinweis Vom System wird ein Dateiname für die Sicherung vorgeschlagen, z.b. ABAC7777 (7777 = Mandanten-Nummer). Wir empfehlen Ihnen, Datensicherungen in mehreren Generationen zu führen, z.b. Tages-, Wochen-, Monats- und Spezialsicherung. Seite 7-1

21 FIBU Kopierprogramme S7 Übersicht Datensicherung unterbrechen Mit <Ctrl-C> Datensicherung unterbrechen. Der Vorgang wird abgebrochen und kann wiederholt werden. Hinweis Eine Datensicherung kann je nach Datenmenge aus mehreren Disketten bestehen. Sofern das Programm eine zweite Diskette verlangt, müssen Sie eine neue, formatierte Diskette einlegen. Dieser Vorgang kann sich mit weiteren Disketten wiederholen, bis die automatische Datensicherung abgeschlossen ist. Verwenden Sie jeden Tag dieselben Disketten, kann sich ein nicht bemerkter Fehler über längere Zeit einschleichen. Wir empfehlen dringend mit der sogenannten Generationensicherung zu arbeiten, da Sie bei mehreren Generationen auf eine ältere Sicherung zurückgreifen können. Die Datensicherung kann aufgrund verschiedener Auswahlmöglichkeiten durchgeführt werden, wie Dateien verdichten oder Diskette journalisieren. Arbeitsablauf Datensicherung Mit <Pfeil Ab/Auf> kann zwischen Datensicherung 'erstellen' bzw. 'zurückladen' ausgewählt werden. Ihre Wahl mit <ENTER> bzw. <TAB> bestätigen. ACHTUNG Überprüfen Sie bei j e d e r Datensicherung, dass Sie die Funktion 'Datensicherung erstellen' angewählt haben. Falls Sie die Funktion 'Datensicherung zurückladen' irrtümlicherweise eingestellt haben, gehen die zwischenzeitlich erfassten Buchungen unwiderruflich verloren. Disketten-Laufwerk angeben und mit <ENTER> bzw. <TAB> bestätigen. Falls Ihr Computer nur ein Laufwerk besitzt, müssen Sie hier 'A' eingeben. Bei zwei Laufwerken muss je nachdem, wo die Diskette eingelegt ist, 'A' oder 'B' eingegeben werden. Die Datensicherung wird auf Fehler überprüft, d.h. jedes File wird mit einer Check-Summe belegt. Wird ein Fehler gefunden, d.h. eine falsche Check-Summe, wird die Sicherung unterbrochen. Disketten-Laufwerk Dateiname- Sicherung Datei-Name der Datensicherung eingeben und mit <ENTER> bestätigen. Beachten Sie dabei, dass nur der Dateiname auf der Diskette ersichtlich ist. Ändern Sie die Systemvorgabe, sollte der Name für Sie einen Zusammenhang mit dem gesicherten Mandant haben. Hinweis ABAC7777: Datensicherung des Mandanten 7777 Datensicherung bei Fehlern unterbrechen Seite 7-2

22 FIBU Kopierprogramme S7 Übersicht Standardmässig sollte eine Datensicherung immer automatisch auf allfällige Fehler überprüft werden. Dateien verdichten Die Dateien werden bei der Sicherung bis auf einen ZEHNTEL der effektiven Grösse auf Disketten verdichtet. Beachten Sie, dass beim Zurückladen der Dateien diese bis zu ZEHNMAL grösser werden können, als der belegte Platz auf den Disketten. Hinweis Aus praktischen Gründen ist eine Verdichtung der Daten bei der Datensicherung empfehlenswert. Dieses Vorgehen ist problemlos und führt auf Grund der Verdichtung nicht zu speziellen Problemen. Disketten vor Datensicherung löschen Datensicherung journalisieren Die zu beschreibende Diskette wird vor der Sicherung gelöscht. Das Löschen einer Diskette vor der Sicherung ist sinnvoll. Soll die Datensicherung journalisiert werden, wird auf der Diskette eine Datei 'BAR00000.LOG' generiert. In dieser Datei werden alle Dateien aufgelistet, die gesichert wurden. Disketten vor Datensicherung formatieren Aus programmtechnischen Gründen können bei der automatischen Formatierung vor der Datensicherung nur HD-Disketten - High Density (1,44 MB bei 3 1/2 Zoll) formatiert werden. Seite 7-3

23 FIBU Zusatzprogramme S9 Mandant löschen S92 Zusatzprogramme <S9> Mandant löschen <S92> Bild 9-1: Mandant löschen Möglichkeiten Um einen Mandanten von der Festplatte oder dem Server zu entfernen, wird diese Funktion benutzt. Es werden sämtliche Daten der FIBU des entsprechenden Mandanten gelöscht. ACHTUNG! Die Daten gehen dabei endgültig verloren und können nur durch eine Datensicherung wieder erstellt werden. Erstellen Sie deshab zuerst eine Datensicherung. Arbeitsablauf Wählen Sie S92 MANDANT LÖSCHEN. Seite 9-1

24 FIBU Zusatzprogramme S9 Mandant löschen S92 ACHTUNG! Der Mandant wird nach einer Warnung, die bestätigt werden muss, gelöscht. Seite 9-2

25 FIBU Zusatzprogramme S9 S94 Vorgaben kopieren S94 S94 Vorgaben kopieren <S94> Bild 9-2: Vorgaben kopieren Möglichkeiten In diesem Programm können Sie die Vorgaben von einem Mandanten auf weitere Mandanten übertragen, damit in allen Mandanten dieselben Vorgaben zur Verfügung stehen. In sämtlichen Auswertungs-Programmen sind flexible und individuelle Gestaltungen möglich. Damit Sie die entsprechenden Parameter nicht bei jeder Auswertung neu erstellen müssen, definieren Sie in den jeweiligen Programmen in der Menüzeile unter 'Vorgaben' einen Report. Beim Neustart des jeweiligen Programms laden Sie nur noch den Report, womit alle vordefinierten Parameter wieder automatisch aktiviert sind. Dies garantiert Ihnen bei wiederkehrenden Auswertungen eine einheitliche Darstellung. Die Vorgaben können pro Applikation auf sämtliche Mandanten übertragen werden. Folgende Möglichkeiten stehen beim Übertragen zur Verfügung: Nie überschreiben Nur falls Bezeichnung übereinstimmt Seite 9-3

26 FIBU Zusatzprogramme S9 S94 Vorgaben kopieren S94 Immer überschreiben Arbeitsablauf Die Vorgaben werden immer vom aktuellen Mandanten auf weitere vom Benutzer zu bestimmende Mandanten übertragen. Applikation Wählen Sie die Applikation, für welche Sie die Vorgaben des aktuellen Mandanten auf weitere Mandanten übertragen wollen. Mandanten Aktivieren [X] Sie sämtliche Mandanten, auf welche Sie die Vorgaben kopieren möchten. Vorgaben mit gleicher Nummer Für eine Vorgabe, die in einem weiteren Mandant bereits besteht, kann nach folgenden Möglichkeiten verfahren werden: Nie überschreiben Eine Vorgabe, die unter der entsprechenden Nummer bereits besteht, wird nie überschrieben. Überschreiben, falls Bezeichnung übereinstimmt Die Vorgabe wird überschrieben, falls sie unter demselben Namen/Bezeichnung abgelegt ist. Immer überschreiben Bestehende Vorgaben mit gleicher Nummer werden immer durch die Vorgaben, die kopiert werden, überschrieben. Seite 9-4

27 FIBU Buchen 11 Aufbau der Buchungsmaske 11 Buchen Aufbau der Buchungsmaske Bild 11-1: Aufbau der Buchungsmaske Bemerkungen In der FIBU stehen 2 Buchungsmasken zur Auswahl, eine einfache Buchungsmaske (1) und eine erweiterte Buchungsmaske (2). Buchungsmaske 1 (einfach): Diese Buchungsmaske eignet sich zum Führen eines Kassa-, Post-, oder Bankbuches. Die Kontierung erfolgt pro Konto und Buchungsperiode. Pro Buchung wird nur das Gegenkonto d.h. das Aufwand- oder Ertragskonto (z.b. Löhne) erfasst. Buchungsmaske 2 (erweitert): Konto und Gegenkonto müssen für jede Buchung erfasst werden. Die Kontierung erfolgt pro Buchungsperiode. Seite 11-1

28 FIBU Buchen 11 Aufbau der Buchungsmaske Hinweis Die Wahl der Buchungsmaske treffen Sie im Programm 51 STAMMDATEN. Für die Buchungsmaske 1 wählen Sie Buchen/Buchungsmaske 1', für die Buchungsmaske 2 Buchen/Buchungsmaske 2. Diese Definition können Sie jederzeit wieder ändern. Im folgenden wird der Aufbau der beiden Buchungsmasken erklärt. Die einzelnen Felder in den beiden Buchungsmasken werden im Detail erläutert. Menüzeile Verschiedene Optionen zum Buchen wählbar. Journalteil Im Journalteil werden je nach Buchungsmaske alle Buchungen des zur Zeit aktiven Kontos angezeigt. In diesem Teil können sämtliche Buchungen korrigiert oder gelöscht werden, sofern sie noch nicht definitiv verbucht sind oder die definitive MWST-Abrechnung durchgeführt wurde. Noch nicht verbuchte Positionen erhalten unter S den Status P für provisorisch. Erfassungszeile In dieser Zeile werden Buchungen neu erfasst oder bestehende bearbeitet. MWST-Teil In diesem Teil werden für die jeweils aktive Buchung die MWST-Informationen angezeigt. Saldoteil Im Saldoteil wird für das aktive Konto und das Gegenkonto die Bezeichnung, der ISO-Code und der aktuelle Saldo in Leit- und Fremdwährung angezeigt. Möglichkeiten Buchungen für verschiedene Konten pro Buchungsperiode erfassen. Sammelbuchungen erfassen Splittbuchungen erfassen Buchungen korrigieren Buchungen löschen Standard-Texte verwenden, ändern und löschen Hinweis Für alle Eingabefelder können Sie sich Vorschlagswerte anzeigen lassen (ausser in Betragsfeldern), was die Arbeit wesentlich beschleunigt. Innerhalb der FIBU sind nachträgliche Änderungen von Buchungen problemlos möglich. Erst nach dem Übertrag in die ABACUS Finanzbuchhaltung oder nach dem Durchführen der definitiven MWST-Abrechnung kann eine Buchung nicht mehr korrigiert werden. Noch nicht verbuchte Positionen erhalten unter S den Status P für provisorisch. Alle wesentlichen Änderung einer Buchung werden protokolliert. Das Protokolljournal kann im Programm 15 JOURNAL ausgedruckt werden. Seite 11-2

29 FIBU Buchen 11 Aufbau der Buchungsmaske Hinweis Im Programm 15 JOURNAL kann durch die Selektion Verbuchungslauf anzeigen für jede Buchung die Nummer des Verbuchungslaufs angezeigt werden. Das Gegenkonto muss beim Buchen nicht zwingend erfasst werden. Es kann auch nachträglich im Programm 13 GEGENKONTEN VERVOLLSTÄNDIGEN pro Konto erfasst werden. Hinweis Ob das Gegenkonto leer sein kann, bestimmen Sie im Programm 51 STAMMDATEN. <F1> <F2> <SHIFT F2> <F3> Ausführliche Hilfetexte zum Buchen Befehle ausführen und speichern Im Korrekturmodus mit Shift+F2 Buchungen löschen Suche von Buchungen Suchen nach Betrag in Leit- oder Fremdwährung, Buchungstext oder Belegnummer möglich. <F4> Liste des Kontenplans Diese Funktion ist nur auf dem Feld Konto oder Gegenkonto aktiv. <SHIFT F4> <F5> Verzweigt direkt ins Programm 21 KONTEN BEARBEITEN, um Konten zu eröffnen oder Mutationen vorzunehmen. Erfassungsmodus aktivieren Um eine neue Buchung zu erfassen, muss der Erfassungsmodus aktiv sein. Im Erfassungsmodus kann mit ENTER eine Buchung gespeichert und die nächste aktiviert werden. <ALT F5> <F6> Konten/Periode neu auswählen Optionen Die verschiedenen Möglichkeiten unter den Optionen erlauben, die Buchungsmaske den individuellen Bedürfnissen anzupassen. <SHIFT F6> <F7> <SHIFT F7> <F8> <SHIFT F8> <F9> <SHIFT F9> Summe für Kontenbereich berechnen Erfassen von Sammelbuchungen Standardtexte eingeben/mutieren Erfassen von Splittbuchungen Verzweigt direkt ins Programm 22 KONTOAUSZÜGE. Korrekturmodus aktivieren Verzweigt direkt ins Programm 31 BILANZ/ERFOLGSRECHNUNG. ) Sprung in die Menüzeile Von der Menüzeile aus können sämtliche Funktionen angewählt werden. <RETURN> Im Erfassungsmodus wird mit ENTER die nächste Buchung aufgerufen und Feld um Feld bestätigt. Im Korrekturmodus wird mit ENTER die zu korrigierende Buchung bearbeitet. Seite 11-3

30 FIBU Buchen 11 Aufbau der Buchungsmaske <ESC> Im Korrekturmodus Buchung anwäh- <CURSOR UP> / <A B> len. Mit ESC wird vom Erfassungsmodus in den Korrekturmodus gewechselt. Aus dem Korrekturmodus kann mit F5 der Erfassungsmodus wieder aktiviert werden. Durch nochmaliges Drücken von ESC können Sie das Programm verlassen oder einen beliebigen Menüpunkt auswählen. Mit ENTER kann eine Buchung zum Korrigieren ausgewählt werden. Hinweis Bereits in die ABACUS Finanzbuchhaltung übertragene Buchungen (Status V) oder Buchungen, die in der definitiven MWST-Abrechnung berücksichtigt sind, können nicht mehr korrigiert werden. <CURSOR UP> / <A B> Während der Erfassung einer Buchung können Sie mit dieser Taste feldweise zurückspringen. <PgUp/PgDn> Blättern auf den Feldern: Konto-Nummer, Konto-Bezeichnung, Datum, Beleg-Nummer, Gegenkonto und MWST-Code. Seite 11-4

31 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Konto/Geschäftsjahr wählen F5 Buchungsmaske 1 Konto/Geschäftsjahr wählen <F5> Bild 11-2: Konto / Geschäftsjahr wählen 5 Möglichkeiten In der Buchungsmaske 1 (einfache Erfassung) können Sie das Geschäftsjahr und das Konto wählen, für das Sie Buchungen erfassen wollen. Hinweis Die Wahl der Buchungsmaske treffen Sie im Programm 51 STAMMDATEN. Für die Buchungsmaske 1 wählen Sie Buchen/Buchungsmaske 1', für die Buchungsmaske 2 Buchen/Buchungsmaske 2. Diese Definition können Sie jederzeit wieder ändern. Buchungen können für das aktuelle Geschäftsjahr und das Vorjahr getätigt werden. Ein neues Geschäftsjahr eröffnen Sie im Programm 56 ABSCHLUSS. Seite 11-5

32 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Konto/Geschäftsjahr wählen Arbeitsablauf F5 Geschäftsjahr wählen Kontonummer Wählen Sie mit <PfeilAuf/Ab> das gewünschte Geschäftsjahr und bestätigen Sie mit <ENTER>. Kontonummer eingeben und mit <ENTER> übernehmen. Die Kontobezeichnung wird ebenfalls angezeigt. Kennen Sie die Kontonummer nicht auswendig, können Sie mit der Funktionstaste <F4> eine Liste nach Kontonummern aufrufen. <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kontenplan nach Kontonummern Blättern nach Kontonummern Seite 11-6

33 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Buchungen erfassen Buchungen erfassen Bild 11-3: Buchungen erfassen Möglichkeiten In diesem Programm erfassen Sie die Buchungen pro Konto und Geschäftsjahr. Es stehen verschiedene Buchungsarten zur Verfügung: Normalbuchung Sammelbuchung Splittbuchung Korrekturbuchung. Jede Buchung wird sofort journalisiert, die Kontosalden werden direkt aktualisiert. So können Sie nach jeder Buchung die Salden in der Statuszeile unten am Bildschirm z.b. mit dem Kontoauszug der Post oder Bank abstimmen. Seite 11-7

34 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Buchungen erfassen Hinweis Soll der aktuelle Kontosaldo während dem Buchen nicht angezeigt werden, können Sie diese Möglichkeit im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN für jedes Konto einzeln sperren. Arbeitsablauf Belegdatum Belegdatum eingeben oder mit <ENTER> das angezeigte Datum übernehmen. Mit <PgUp/PgDn> kann im Datum vor- oder zurückgeblättert werden, so dass Sie das Datum nicht selber eingeben müssen. Zulässige Eingabeformen /8/ Beim Überschreiben eines schon angezeigten Datums müssen Sie das angezeigte Format übernehmen (TTMMJJ) oder nach der Eingabe des neuen Datums die <LEERSCHRITTASTE> drücken. Es können auch nur Teile (z.b. der Tag) geändert werden. Mit <Pfeil rechts/links> können Sie innerhalb des Feldes "fahren". Feld zurückspringen Mit <Pfeil Auf/Ab> können Sie zurück- oder weiter springen, um allfällige Korrekturen für die aktuelle Buchung einzugeben. Valutadatum Dieses Feld wird angesprungen, falls bei einem der beiden Konten im Programm 21 KONTEN DEFINIEREN unter <F8=Optionen> das Valutadatum aktiviert wurde. Unter <F6=Buchungsoptionen> können Sie die Funktion Belegdatum = Valutadatum aktiv [X] setzen, damit im Feld Valutadatum immer das Belegdatum vorgeschlagen wird. Datumsänderungen können wie beim Buchungsdatum vorgenommen werden. Code Unter <F6=Optionen> können Sie das Codefeld aktivieren, 1 Stelle alphanumerisch. Das Codefeld wird verwendet um Buchungen speziell zu markieren. Hinweis Da in der FIBU keine Auswertungen nach dem Codefeld vorgenommen werden können, ist die Erfassung eines Codes nur sinnvoll, falls die Daten in die Finanzbuchhaltung übertragen werden. Dort können in folgenden Programmen Auswertungen nach Code vorgenommen werden: Seite 11-8

35 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Buchungen erfassen Programm Auswertung 11 Übertrag von Journalen 15 Alle Journale 22 Kontoauszüge Belegnummer Gewünschte Belegnummer eingeben oder vorgeschlagene Nummer mit <ENTER> übernehmen (maximal 6 Stellen numerisch). Hinweis Um eine Belegnummer einzugeben, müssen Sie im Programm 51 STAMMDATEN Belegnummer aktiv aktiv [X] setzen. Belegnummer automatisch um 1 erhöhen Damit die Belegnummer automatisch um 1 erhöht wird, aktivieren [X] Sie unter <F6=Optionen> die entsprechende Option. Belegnummerierungskreis ändern Wollen Sie den Belegnummerierungskreis ändern, z.b. Wechsel von der Erfassung von Bankbelegen zu Kassabelegen mit anderer Belegnummerierung, geben Sie die neue Belegnummer ein und bestätigen die Eingabe mit <F2=Speichern>. Für die folgenden Buchungen wird die Belegnummer ab dieser Nummer erhöht. Buchungstext Zeile 1 und 2 Pro Buchung können zwei Buchungstextzeilen mit je 30 Zeichen eingegeben werden. Mit <Pfeil Ab/Auf> kann von der ersten Textzeile auf die 2. Textzeile gewechselt werden. Text löschen Mit der Rückschritttaste kann der vorgeschlagene Buchungstext gelöscht werden. Standardtexte aufrufen Mit <sf7=standardtexte> können Texte vordefiniert werden. Zusätzlich kann pro Buchungstext das Gegenkonto und nach Bedarf auch eine Gegenkostenstelle hinterlegt werden. Durch die Eingabe der Nummer des Standardtextes und <ENTER> wird der entsprechende Buchungstext und das hinterlegte Gegenkonto in der Buchungszeile vorgeschlagen. Buchungstexte überspringen/stehenlassen Mit <F6=Optionen> bestimmen Sie, dass der Buchungstext stehen bleibt und so als Buchungstextvorschlag für die nächste Buchung gilt. Ebenfalls unter <F6=Optionen> können Sie Buchungstext überspringen aktivieren [X] und so keinen Buchungstext eingeben. Seite 11-9

36 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Buchungen erfassen Gegenkonto Konto eingeben und mit <ENTER> übernehmen. Die Kontobezeichnung und der dazugehörige Saldo wird im unteren Teil des Bildschirms angezeigt. <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kontenplan anzeigen Im Kontenplan blättern Hinweis Eine Buchung mit einem Fremdwährungskonto kann unter folgenden Voraussetzungen eingegeben werden. Im Programm 51 STAMMDATEN muss Fremd-währung aktiviert [X] sein. Im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN muss das Konto in einer Fremdwährung eröffnet sein. Buchungen Fremdwährungskonto an Fremdwährungskonto sind in der FIBU nicht möglich. Unter <F6=Buchungsoptionen> können Sie die Funktion Kto/Gkto stehenlassen aktiv [X] setzen, damit das letzte Gegenkonto automatisch vorgeschlagen wird. Konto eröffnen Wollen Sie ein noch nicht vorhandenes Konto eröffnen, können Sie mit <sf4> direkt ins Programm 21 KONTEN BEARBEITEN verzweigen. Das Gegenkonto muss nicht zwingend eingegeben werden, falls im Programm 51 STAMM- DATEN Gegenkonto kann leer sein aktiviert [X] ist. In diesem Fall müssen alle Buchungen ohne Gegenkonto im Programm 13 GEGENKONTEN VERVOLLSTÄNDIGEN nachträglich kontiert werden. Gegenkonto kann leer sein kann auch unter <F6=Optionen> aktiv [X] gesetzt werden. Achtung Buchungen ohne Gegenkonto können in den Bilanzauswertungen zu Differenzen führen. Gegen-KST Geben Sie die Nummer der Kostenstelle ein oder ändern Sie den Vorschlag. Die Gegenkostenstelle muss nicht zwingend eingegeben werden, falls im Programm 51 STAMMDATEN Kst/GKst kann leer sein aktiviert [X] ist. Kst/GKst kann leer sein kann auch unter <F6=Optionen> aktiv [X] gesetzt werden. Es wird trotzdem empfohlen, eine Kostenstelle mitzugeben. Hinweis Ob für ein Konto eine Kostenstelle erfasst werden kann, definieren Sie im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN unter <F8=Gestaltung>. Dort können Sie wahlweise auch einen KST-Vorschlag hinterlegen, was zu empfehlen ist. Unter <F6=Buchungsoptionen> können Sie die Funktion Kst/GKst stehenlassen aktiv [X] setzen, damit die letzte Gegenkostenstelle automatisch vorgeschlagen wird. Seite 11-10

37 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Buchungen erfassen FW-Kurs Ist das Konto oder das Gegenkonto nicht in Leitwährung definiert, Buchkurs für die entsprechende Fremdwährung eingeben. Der Buchkurs kann auf maximal 8 Nachkommastellen genau eingegeben werden. FW-Betrag Betrag in Fremdwährung als Einnahme oder Ausgabe eingeben und mit <ENTER> bestätigen. Maximal sind 11 Vorkommastellen und 2 Nachkommastellen möglich. Rappen müssen mit einem Punkt abgetrennt werden. Bei runden Beträgen wird die Nachkommastelle automatisch mit.00 ergänzt. Wird der FW-Kurs und der FW-Betrag erfasst, errechnet das Programm den Leitwährungsbetrag automatisch. Ist der FW-Kurs nicht bekannt, kann auch der FW-Betrag und der Leitwährungsbetrag erfasst werden. Das Programm errechnet den FW-Kurs. Hinweis Im Programm 51 STAMMDATEN kann unter Leitwährung runden der Rundungsbetrag der Leitwährung eingegeben werden. Einnahmen/ Ausgaben Betrag als Einnahme oder als Ausgabe eingeben und mit <ENTER> bestätigen. Maximal sind 9 Vorkommastellen und 2 Nachkommastellen möglich. Rappen müssen mit einem Punkt abgetrennt werden. Bei runden Beträgen wird die Nachkommastelle automatisch mit.00 ergänzt. Eingabe von Betrag 0 erlaubt Mit <F6=Optionen> kann bestimmt werden, dass die Eingabe des Betrags 0.00 erlaubt ist. Buchung abschliessen Falls die Buchung keine Mehrwertsteuer auslöst, wird sie mit <ENTER> abgeschlossen. Sie erscheint nun im Journalteil. Sobald die Buchung in den Journalteil der Buchungsmaske geschrieben wird, ist sie automatisch gespeichert und die Kontensalden werden nachgeführt. Falls die Buchung mehrwertsteuerpflichtig ist, werden weitere Felder abgefragt. MWST-Code eingeben/ändern MWST-Code eingeben und mit <ENTER> bestätigen. Wurde auf dem mehrwertsteuerpflichtigen Konto im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN ein MWST-Code als Vorschlag hinterlegt, kann dieser mit <ENTER> übernommen oder geändert werden, falls der Vorschlag nicht fixiert wurde. <F4> <PgUp/PgDn> Liste MWST-Code Blättern im MWST-Stamm Wann wird MWST gerechnet? Die folgende Tabelle zeigt, in welchen Fällen MWST gerechnet wird. Seite 11-11

38 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Buchungen erfassen NR Soll Haben Methode vereinnahmt 1 Allg.Konto Geldkonto Ja Allg.Konto Debi/Kredi Ja Debi/Kredi Geldkonto Ja Allg.Konto Allg.Konto Nein Geldkonto Geldkonto Nein Debi/Kredi Debi/Kredi Nein Methode vereinbart Ja Ja Nein Nein Nein Nein Konto Steuerpflicht MWST-Kategorie 1010 Post Nein Geldkonto 1020 Bank Nein Geldkonto Debitor Müller Nein Debi/Kredi Debitor Meier Nein Debi/Kredi 1200 Maschinen Ja Allg. Konto 2000 Kreditoren Nein Debi/Kredi 3000 Waren Einkauf Ja Allg. Konto 4200 Abschreibungen Nein Allg. Konto Hinweis Im Programm 531 MEHRWERTSTEUER-CODES können neue MWST-Codes definiert oder mit <F6=Optionen> eingelesen werden. I/E Inklusiv/ Exklusiv Falls Sie einen MWST-Code erfasst haben, der als wahlweise definiert ist, geben Sie hier an, ob die MWST inklusiv (I) oder exklusiv (E) berechnet wird. Hinweis Die MWST-Kontierung wird aufgrund der Definition der MWST-Codes im Programm 531 MEHRWERTSTEUER-CODES automatisch vorgenommen. Der MWST-Betrag wird automatisch berechnet und kann NICHT verändert werden. Treten Rundungsdifferenzen auf, müssen diese als weitere Position mit Code 100% MWST erfasst werden. Seite 11-12

39 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Sammelbuchung Sammelbuchung Bild 11-4: Sammelbuchung Buchungsmaske 1 Möglichkeiten Mit <F7=Sammelbuchung> aktivieren Sie aus jedem Feld des Erfassungsmodus oder aus dem Korrekturmodus die Sammelbuchung. Eine Sammelbuchung wird vor allem für die Verbuchung der Geschäftsfälle in Verbindung mit dem Kassa-, Post- und Bankverkehr verwendet. Sie besteht aus beliebig vielen Gegenbuchungen und einer Verdichtungsbuchung. Bemerkungen Solange eine Sammelbuchung noch nicht abgeschlossen ist, kann sie durch die Eingabe von <ESC> und Verlassen in jedem Feld gelöscht werden. Sammelbuchungen können mit <F9=Korrektur> korrigiert werden. Dies sowohl während des Erfassens wie auch nachträglich. Auf der Verdichtungsbuchung einer Sammelbuchung können nur die Felder Buchungstext und Belegnummer korrigiert werden. Gegenbuchungen von Sammelbuchungen können beliebig korrigiert werden wie Normalbuchungen. Seite 11-13

40 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Sammelbuchung Alle Änderungen, die wesentlich sind, werden in einem Journal protokolliert. Im Programm 15 JOURNAL kann das Protokolljournal ausgedruckt werden. Die einzelnen Teile einer Sammelbuchung erhalten im Journalteil unter <T=Buchungsart> einen bestimmten Code: Buchungsart Sammelbuchung - Verdichtungsbuchung (nur Saldo) - Gegenbuchungen Code C S Unten in der Mitte der Statuszeile wird Ihnen laufend angezeigt, wie viele Gegenbuchungen für diese Sammelbuchung schon erfasst worden sind. Steht der Markierungsbalken auf einer Verdichtungsbuchung (Code 'C'), wird in der Mitte der Statuszeile angezeigt, aus wie vielen Gegenbuchungen diese Sammelbuchung besteht. Steht der Markierungsbalken auf einer Gegenbuchung (Code 'S'), wird in der Mitte der Statuszeile angezeigt, welche Buchungsnummer die dazugehörige Verdichtungsbuchung trägt. Eine Sammelbuchung wird erst beim Abschluss ins Hauptjournal und auf die Konten verbucht. Die Option 'Belegnummer automatisch erhöhen' ist in einer Sammelbuchung inaktiv. Beispiel: Sammelbuchung anhand des Kontos 'Bank' Erfassen Sie z.b. 20 Buchungen, die das Konto 'Bank' betreffen, können die Buchungen für dieses Konto gesamthaft (verdichtet) gebucht werden. Auf dem Konto "Bank" erscheint somit nur ein Totalbetrag. Auf den Gegenkonten erscheinen die Buchungen einzeln. Bei jeder der 20 Einzelbuchungen können Sie festlegen, ob der Betrag für das Konto 'Bank' ein Eingang oder ein Ausgang bedeutet. Eine Sammelbuchung vollzieht sich in drei Schritten 1. Schritt Mit <F7=Sammelbuchung> den Sammelbuchungsmodus aktivieren. 2. Schritt Die einzelnen Gegenbuchungen werden durchgeführt. Auf der Verdichtungsbuchung (Code C ) werden dabei die momentanen Saldi angezeigt, die sich laufend aufkumulieren. 3. Schritt Mit <ESC> kann die Sammelbuchung entweder gespeichert, gelöscht oder durch Erfassen weiterer Gegenbuchungen vervollständigt werden. Seite 11-14

41 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Sammelbuchung Arbeitsablauf 1. Schritt: Sammelbuchung aktivieren Mit <F7=Sammelbuchung> aus einem beliebigen Feld oder aus dem Korrekturmodus den Sammelbuchungsmodus aktivieren. Das Verdichtungskonto entspricht dem Konto, das beim Einstieg ins Programm 11 BUCHEN gewählt wird. Hinweis Soll das Verdichtungskonto mit <Alt-F5> geändert werden, muss dies VOR dem Aktivieren des Sammelbuchungsmodus geschehen. Das Verdichtungskonto darf NICHT mehrwertsteuerpflichtig sein. Es kann während einer Sammelbuchung nicht geändert werden. 2. Schritt: Gegenbuchung erfassen Buchung mit sämtlichen Feldern erfassen. Es sind - mit einigen Ausnahmen - dieselben Möglichkeiten vorhanden, wie bei der Erfassung einer Normalbuchung. Ausnahmen Datum Bei Sammelbuchungen muss das Belegdatum der einzelnen Gegenbuchungen im gleichen Monat liegen, damit die Perioden- und Bewegungsbilanzen korrekt sind. Belegnummer Die Belegnummer kann in Sammelbuchungen nicht automatisch um 1 erhöht werden, auch wenn Sie unter <F6=Optionen> die entsprechende Option aktiv [X] setzen. Somit kann auch der Belegnummernkreis nicht geändert werden, was bei Normalbuchungen möglich ist. Gegenkonto Das Gegenkonto kann in einer Sammelbuchung nicht leer sein, auch wenn im Programm 51 STAMMDATEN Gegenkonto kann leer sein aktiviert [X] ist. Einnahmen/ Ausgaben In einer Sammelbuchung können Beträge sowohl als Ausgaben als auch als Einnahmen gebucht werden. Gegenbuchung abschliessen Wenn die Gegenbuchung keine Mehrwertsteuer auslöst, wird sie durch <ENTER> abgeschlossen. Sie erscheint nun im Journalteil. Der Saldo der Verdichtungsbuchung wird automatisch angepasst. Falls die Buchung mehrwertsteuerpflichtig ist, werden wie bei der normalen Buchung weitere Felder abgefragt. Buchung korrigieren/löschen Vor dem Abschluss einer Sammelbuchung können die Gegenbuchungen und Verdichtungsbuchung jederzeit mit <F9> korrigiert und mit <F9> und <sf2> gelöscht werden. Seite 11-15

42 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Sammelbuchung 3. Schritt: Verdichtungsbuchung erfassen Sammelbuchung abschliessen Die Sammelbuchung kann mit <ESC> abgeschlossen werden. Es erscheint ein Menü. Durch Speichern wird die Sammelbuchung gespeichert und die Salden auf den Konten nachgeführt. Durch Verlassen, wird die erfasste Sammelbuchung gelöscht. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Mit Weiterarbeiten können weitere Gegenbuchungen erfasst oder bereits erfasste Positionen korrigiert und gelöscht werden. Buchungsdatum Das Buchungsdatum kann nur erfasst werden, falls die Gegenbuchungen mit unterschiedlichem Datum erfasst wurden. Sämtliche Bewegungen (Verdichtungsbuchung und Gegenbuchungen) müssen innerhalb desselben Monats erfasst sein. Belegnummer Gewünschte Belegnummer eingeben. Hinweis 1 Sammelbuchung abschliessen: Sobald Sie den Buchungstext erfasst und mit <ENTER> bestätigt haben, wird die Sammelbuchung abgeschlossen. Bei diesem Vorgang werden alle Kontosalden aktualisiert. Hinweis 2 Werden Gegenbuchungen mit MWST Berechnungsart exklusiv erfasst, wird auf der Verdichtungsbuchung automatisch die MWST mitgeführt. Inklusiv berechnete MWST wird auf der Gegenbuchung mitgeführt. Seite 11-16

43 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Splittbuchung Splittbuchung Bild 11-5: Splittbuchung Möglichkeiten Mit <F8=Splittbuchung> aktivieren Sie aus jedem Feld des Erfassungsmodus oder aus dem Korrekturmodus die Splittbuchung. Eine Splittbuchung wird vor allem für die Verbuchung der Geschäftsfälle in Verbindung mit dem Kassa-, Post- und Bankverkehr verwendet. Sie besteht aus beliebig vielen Gegenbuchungen und einer Verdichtungsbuchung. Im Gegensatz zu Sammelbuchungen wird zuerst die Verdichtungsbuchung mit dem zu erfassenden Totalbetrag gebucht. Wenn der eingegebene Sollbetrag erfasst ist, wird die Splittbuchung automatisch abgeschlossen. Bemerkungen Solange eine Splittbuchung noch nicht abgeschlossen ist, kann sie durch die Eingabe von <ESC> und Verlassen in jedem Feld gelöscht werden. Seite 11-17

44 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Splittbuchung Splittbuchungen können mit <F9=Korrektur> korrigiert werden. Dies sowohl während des Erfassens wie auch nachträglich. Auf der Verdichtungsbuchung einer Splittbuchung können nur die Felder Buchungstext und Belegnummer korrigiert werden. Gegenbuchungen von Splittbuchungen können beliebig korrigiert werden wie Normalbuchungen. Korrekturen, die wesentlich sind, werden in einem Journal protokolliert. Im Programm 15 JOURNAL kann das Protokolljournal ausgedruckt werden. Die einzelnen Teile einer Splittbuchung erhalten im Journalteil unter <T=Buchungsart> einen bestimmten Code: Buchungsart Splittbuchung - Verdichtungsbuchung (nur Saldo) - Gegenbuchungen Code C S Unten in der Mitte der Statuszeile wird Ihnen laufend angezeigt, wie viele Gegenbuchungen für diese Splittbuchung schon erfasst worden sind und den noch zu erfassenden Restbetrag, bis der Sollbetrag erreicht ist. Steht der Markierungsbalken auf einer Verdichtungsbuchung (Code 'C'), wird in der Mitte der Statuszeile angezeigt, aus wie vielen Gegenbuchungen diese Splittbuchung besteht. Steht der Markierungsbalken auf einer Gegenbuchung (Code 'S'), wird in der Mitte der Statuszeile angezeigt, welche Buchungsnummer die dazugehörige Verdichtungsbuchung trägt. Eine Splittbuchung wird erst dann ins Hauptjournal und auf den Konten verbucht, wenn sie korrekt abgeschlossen worden ist. Die Option 'Belegnummer automatisch erhöhen' ist in einer Splittbuchung inaktiv. Beispiel: Splittbuchung anhand des Kontos 'Bank' Erfassen Sie z.b. 20 Buchungen, die das Konto 'Bank' betreffen, können die Buchungen für dieses Konto gesamthaft (verdichtet) gebucht werden. Auf dem Konto 'Bank' wird der Totalbetrag erfasst. Auf den Gegenkonten werden danach die Buchungen einzeln erfasst. Bei jeder der 20 Einzelbuchungen können Sie festlegen, ob der Betrag für das Konto 'Bank' ein Eingang oder ein Ausgang bedeutet. Eine Splittbuchung vollzieht sich in vier Schritten 1. Schritt Mit <F8=Splittbuchung> den Splittbuchungsmodus aktivieren. 2. Schritt Felder der Verdichtungsbuchung erfassen inkl. Total des zu erfassenden Betrages. Seite 11-18

45 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Splittbuchung 3. Schritt Die einzelnen Gegenbuchungen werden erfasst. Auf der Verdichtungsbuchung (Code C ) wird dabei immer der zu erfassende Totalbetrag angezeigt. Die Differenz zwischen dem Totalbetrag und dem bereits erfassten Betrag wird in der Statuszeile gezeigt. 4. Schritt Wenn der Totalbetrag erreicht ist, wird die Splittbuchung automatisch abgeschlossen. Mit <ESC> kann die Splittbuchung gelöscht werden. Arbeitsablauf 1. Schritt: Splittbuchung aktivieren Mit <F8=Splittbuchung> aus einem beliebigen Feld oder aus dem Korrekturmodus den Splittbuchungsmodus aktivieren. Das Verdichtungskonto entspricht dem Konto, das beim Einstieg ins Programm 11 BUCHEN gewählt wird. Hinweis Soll das Verdichtungskonto mit <Alt-F5> geändert werden, muss dies VOR dem Aktivieren des Splittbuchungsmodus geschehen. Es kann während einer Splittbuchung nicht geändert werden. Das Verdichtungskonto darf NICHT mehrwertsteuerpflichtig sein. 2. Schritt: Verdichtungsbuchung erfassen Es sind - mit einigen Ausnahmen - dieselben Möglichkeiten vorhanden, wie bei der Erfassung einer Normalbuchung. Ausnahmen Datum Bei Splittbuchungen muss das Belegdatum der einzelnen Gegenbuchungen im gleichen Monat sein, damit die Perioden- und Bewegungsbilanzen korrekt sind. Belegnummer Die Belegnummer kann in Splittbuchungen nicht automatisch um 1 erhöht werden, auch wenn Sie unter <F6=Optionen> die entsprechende Option aktiv [X] setzen. Somit kann auch der Belegnummernkreis nicht geändert werden, was bei Normalbuchungen möglich ist. Gegenkonto Auf der Verdichtungsbuchung von Splittbuchungen kann kein Gegenkonto eingegeben werden. Dieses Feld wird erst bei den Gegenbuchungen abgefragt. Gegen-KST Auf der Verdichtungsbuchung von Splittbuchungen kann keine Gegen-KST eingegeben werden. Dieses Feld wird erst bei den Gegenbuchungen abgefragt. Einnahmen/ Ausgaben In einer Splittbuchung kann der Totalbetrag sowohl als Ausgabe als auch als Einnahme gebucht werden. 3. Schritt: Gegenbuchung erfassen Seite 11-19

46 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 1 Splittbuchung In der Folge erfassen Sie die Gegenbuchungen. Auf einigen Feldern müssen andere Angaben berücksichtigt werden. Datum Bei Splittbuchungen muss das Belegdatum der einzelnen Gegenbuchungen im gleichen Monat liegen, damit die Perioden- und Bewegungsbilanzen stimmen. Belegnummer Um eine Belegnummer einzugeben, müssen Sie im Programm 51 STAMMDATEN Belegnummer aktiv aktiv [X] setzen. Belegnummern können in Splittbuchungen allerdings nicht automatisch erhöht werden. Gegenkonto Das Gegenkonto kann in einer Splittbuchung nicht leer sein, auch wenn im Programm 51 STAMMDATEN Gegenkonto kann leer sein aktiviert [X] ist. Gegenbuchung abschliessen Wenn die Gegenbuchung keine Mehrwertsteuer auslöst, wird sie durch <ENTER> abgeschlossen. Sie erscheint nun im Journalteil. Die Differenz zwischen Totalbetrag und bereits erfasstem Betrag, wird in der Statuszeile angezeigt. Hinweis Wenn der Totalbetrag mit der erfassten Gegenbuchung erreicht ist, wird die Splittbuchung automatisch abgeschlossen. Falls die Buchung mehrwertsteuerpflichtig ist, werden weitere Felder abgefragt. Buchung korrigieren/löschen Vor dem Abschluss einer Splittbuchung können die Gegenbuchungen und Verdichtungsbuchung jederzeit mit <F9> korrigiert und mit <F9> und <sf2> gelöscht werden. 4. Schritt: Splittbuchung abschliessen Eine Splittbuchung wird automatisch abgeschlossen, sobald der Sollbetrag, der auf der Verdichtungsbuchung eingegeben wurde, erreicht ist. Die Salden auf den Konten werden nachgeführt. Wenn die Splittbuchung noch nicht vollständig erfasst ist, können Sie mit <ESC> und Verlassen die Splittbuchung löschen. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Durch Weiterarbeiten können weitere Gegenbuchungen erfasst oder bereits erfasste Positionen korrigiert und gelöscht werden. Seite 11-20

47 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Geschäftsjahr wählen Buchungsmaske 2 Geschäftsjahr wählen Bild 11-6: Geschäftsjahr wählen Möglichkeiten In der Buchungsmaske 2 (erweiterte Erfassung) können Sie das Geschäftsjahr wählen, für welches Sie Buchungen erfassen wollen. Hinweis Die Wahl der Buchungsmaske treffen Sie im Programm 51 STAMMDATEN. Für die Buchungsmaske 1 wählen Sie Prg 11/13 Konto/Periode, für die Buchungsmaske 2 Prg 11/13 Periode. Diese Definition können Sie jederzeit wieder ändern. Buchungen können für das aktuelle Geschäftsjahr und das Vorjahr getätigt werden. Ein neues Geschäftsjahr eröffnen Sie im Programm 56 ABSCHLUSS. Seite 11-21

48 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Geschäftsjahr wählen Arbeitsablauf Geschäftsjahr wählen Wählen Sie mit <Pfeil Auf/Ab> das gewünschte Geschäftsjahr und bestätigen Sie mit <EN- TER>. Seite 11-22

49 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Buchungen erfassen Buchungen erfassen Bild 11-7: Buchungen erfassen Möglichkeiten In diesem Programm erfassen Sie die Buchungen pro Geschäftsjahr. Es stehen verschiedene Buchungsarten zur Verfügung: Normalbuchung Sammelbuchung Splittbuchung Korrekturbuchung Jede Buchung wird sofort journalisiert, die Kontosalden werden direkt aktualisiert. So können Sie nach jeder Buchung die Salden in der Statuszeile unten am Bildschirm z.b. mit dem Kontoauszug der Post oder Bank abstimmen. Seite 11-23

50 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Buchungen erfassen Hinweis Soll der aktuelle Kontosaldo während dem Buchen nicht angezeigt werden, können Sie diese Möglichkeit im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN für jedes Konto separat sperren. Arbeitsablauf S/H Soll/Haben Geben Sie S für Soll ein, steht das Konto im Soll und das Gegenkonto im Haben. Falls das Konto im Haben stehen soll und das Gegenkonto im Soll, geben Sie H ein. Feld zurückspringen Mit <Pfeil Auf/Ab> können Sie zurück- oder weiterspringen, um allfällige Korrekturen für die aktuelle Buchung einzugeben. Konto Konto eingeben und mit <ENTER> übernehmen. Die Kontobezeichnung und der dazugehörige Saldo wird im unteren Teil des Bildschirms angezeigt. <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kontenplan anzeigen Im Kontenplan blättern Hinweis Eine Buchung mit einem Fremdwährungskonto kann unter folgenden Voraussetzungen eingegeben werden: Im Programm 51 STAMMDATEN muss Fremd-währung aktiviert [X] sein. Im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN muss das Konto in einer Fremdwährung eröffnet sein. Buchungen mit Fremdwährungskonto an Fremdwährungskonto sind in der FIBU nicht möglich. Unter <F6=Buchungsoptionen> können Sie die Funktion Konto/Gegenkonto stehenlassen aktiv [X] setzen, damit das letzte Konto/Gegenkonto automatisch vorgeschlagen wird. Konto eröffnen Wollen Sie ein noch nicht vorhandenes Konto eröffnen, können Sie mit <sf4> direkt ins Programm 21 KONTEN BEARBEITEN verzweigen. KST Geben Sie die Nummer der Kostenstelle ein oder ändern Sie den Vorschlag. Die Gegenkostenstelle muss nicht zwingend eingegeben werden, falls im Programm 51 STAMMDATEN Kst/GKst kann leer sein aktiviert [X] ist. Kst/GKst kann leer sein kann auch unter <F6=Optionen> aktiv [X] gesetzt werden. Es wird trotzdem empfohlen, eine Kostenstelle mitzugeben. Seite 11-24

51 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Buchungen erfassen Hinweis Ob für ein Konto eine Kostenstelle erfasst werden kann, definieren Sie im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN unter <F8=Gestaltung>. Dort können Sie wahlweise auch einen KST-Vorschlag definieren, was zu empfehlen ist. Unter <F6=Buchungsoptionen> können Sie die Funktion Kst/GKst stehenlassen aktiv [X] setzen, damit die letzte Gegenkostenstelle automatisch vorgeschlagen wird. Gegenkonto Konto eingeben und mit <ENTER> übernehmen. Die Kontobezeichnung und der dazugehörige Saldo wird im unteren Teil des Bildschirms angezeigt. <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kontenplan anzeigen Im Kontenplan blättern Das Gegenkonto muss nicht zwingend eingegeben werden, falls im Programm 51 STAMM- DATEN Gegenkonto kann leer sein aktiviert [X] ist. In diesem Fall müssen alle Buchungen ohne Gegenkonto im Programm 13 GEGENKONTEN VERVOLLSTÄNDIGEN nachträglich kontiert werden. Gegenkonto kann leer sein kann auch unter <F6=Optionen> aktiv [X] gesetzt werden. Achtung Buchungen ohne Gegenkonto können in den Bilanzauswertungen zu Differenzen führen. Gegen-KST Geben Sie die Nummer der Kostenstelle ein oder ändern Sie den Vorschlag. Die Gegenkostenstelle muss nicht zwingend eingegeben werden, falls im Programm 51 STAMMDATEN Kst/GKst kann leer sein aktiviert [X] ist. Kst/GKst kann leer sein kann auch unter <F6=Optionen> aktiv [X] gesetzt werden. Es wird trotzdem empfohlen, eine Kostenstelle mitzugeben. Belegdatum Belegdatum eingeben oder mit <ENTER> das angezeigte Datum übernehmen. Mit <PgUp/PgDn> kann im Datum vorwärts oder zurückgeblättert werden, so dass Sie das Datum nicht selber eingeben müssen. Zulässige Eingabeformen /8/ Beim Überschreiben eines schon angezeigten Datums müssen Sie das angezeigte Format übernehmen (TTMMJJ) oder nach der Eingabe des neuen Datums die <LEERSCHRITTASTE> drücken. Es können auch nur Teile (z.b. der Tag) geändert werden. Mit <Pfeil rechts/links> können Sie innerhalb des Feldes "fahren". Valutadatum Dieses Feld wird angesprungen, falls bei einem der beiden Konten im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN unter <F8 Optionen> das Valutadatum aktiviert wurde. Seite 11-25

52 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Buchungen erfassen Unter <F6=Buchungsoptionen> können Sie die Funktion Belegdatum = Valutadatum aktiv [X] setzen, damit im Feld Valutadatum immer das Belegdatum vorgeschlagen wird. Datumsänderungen können wie beim Buchungsdatum vorgenommen werden. Code Unter <F6=Optionen> können Sie das Codefeld aktivieren, 1 Stelle alphanumerisch. Das Codefeld wird verwendet, um Buchungen speziell zu markieren. Hinweis Da in der FIBU keine Auswertungen nach dem Codefeld vorgenommen werden können, ist die Erfassung eines Codes nur sinnvoll, falls die Daten in die Finanzbuchhaltung übertragen werden. Dort können in folgenden Programmen Auswertungen nach Code vorgenommen werden: Programm Auswertung 11 Übertrag von Journalen 15 Alle Journale 22 Kontoauszüge 42 KST/KTR Auszüge Belegnummer Gewünschte Belegnummer eingeben oder vorgeschlagene Nummer mit <ENTER> übernehmen (maximal 6 Stellen numerisch). Hinweis Um eine Belegnummer einzugeben, müssen Sie im Programm 51 STAMMDATEN Belegnummer aktiv aktiv [X] setzen. Belegnummer automatisch um 1 erhöhen Damit die Belegnummer automatisch um 1 erhöht wird, aktivieren [X] Sie unter <F6=Optionen> die entsprechende Option. Belegnummerierungskreis ändern Wollen Sie den Belegnummerierungskreis ändern, z.b. Wechsel von der Erfassung von Bankbelegen zu Kassabelegen mit anderer Belegnummerierung, geben Sie die neue Belegnummer ein und bestätigen die Eingabe mit <F2=Speichern>. Für die folgenden Buchungen wird ab dieser Nummer erhöht. Buchungstext Zeile 1 und 2 Pro Buchung können zwei Buchungstextzeilen mit je 30 Zeichen eingegeben werden. Mit <Pfeil Ab/Auf> kann von der ersten Textzeile auf die 2. Textzeile gewechselt werden. Text löschen Mit der <Rückschritttaste> kann der vorgeschlagene Buchungstext gelöscht werden. Seite 11-26

53 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Buchungen erfassen Standardtexte aufrufen Mit <sf7=standardtexte> können Texte vordefiniert werden. Zusätzlich kann pro Buchungstext das Gegenkonto hinterlegt werden. Durch die Eingabe der Nummer des Standardtextes und Drücken der <ENTER>-Taste wird der entsprechende Buchungstext und das hinterlegte Gegenkonto in der Buchungszeile vorgeschlagen. Buchungstexte überspringen/stehenlassen Mit <F6=Optionen> bestimmen Sie, dass der Buchungstext stehen bleibt und so als Buchungstextvorschlag für die nächste Buchung gilt. Ebenfalls unter <F6=Optionen> können Sie Buchungstext überspringen aktivieren [X]. FW-Kurs Ist das Konto oder das Gegenkonto nicht in Leitwährung definiert, Buchkurs für die entsprechende Fremdwährung eingeben. Der Buchkurs kann auf maximal 8 Nachkommastellen genau erfasst werden. FW-Betrag Betrag in Fremdwährung erfassen und mit <ENTER> bestätigen. Maximal sind 11 Vorkommastellen und 2 Nachkommastellen möglich. Rappen müssen mit einem Punkt abgetrennt werden. Bei runden Beträgen wird die Nachkommastelle automatisch mit.00 ergänzt. Wird der FW-Kurs und der FW-Betrag erfasst, errechnet das Programm den Leitwährungsbetrag automatisch. Ist der FW-Kurs nicht bekannt, kann auch der FW-Betrag und der Leitwährungsbetrag erfasst werden. Das Programm errechnet den FW-Kurs automatisch. Hinweis Im Programm 51 STAMMDATEN kann unter Leitwährung runden der Rundungsbetrag der Leitwährung definiert werden. Betrag Betrag eingeben und mit <ENTER> bestätigen. Maximal sind 9 Vorkommastellen und 2 Nachkommastellen möglich. Rappen müssen mit einem Punkt abgetrennt werden. Bei runden Beträgen wird die Nachkommastelle automatisch mit.00 ergänzt. Eingabe von Betrag 0 erlaubt Mit <F6=Optionen> kann bestimmt werden, dass die ist. Eingabe des Betrags 0.00 erlaubt Buchung abschliessen Falls die Buchung keine Mehrwertsteuer auslöst, wird sie durch <ENTER> abgeschlossen. Sie erscheint nun im Journalteil. Sobald die Buchung in den Journalteil der Buchungsmaske geschrieben wird, ist sie automatisch gespeichert und die Kontensalden werden nachgeführt. Falls die Buchung mehrwertsteuerpflichtig ist, werden weitere Felder abgefragt. Seite 11-27

54 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Buchungen erfassen MWST-Code eingeben/ändern MWST-Code eingeben und mit <ENTER> bestätigen. Wurde auf dem mehrwertsteuerpflichtigen Konto im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN ein MWST-Code als Vorschlag hinterlegt, kann dieser mit <ENTER> übernommen oder geändert werden, falls der Vorschlag nicht fixiert wurde. <F4> <PgUp/PgDn> Liste MWST-Code Blättern im MWST-Stamm Wann wird MWST gerechnet? Die folgende Tabelle zeigt, in welchen Fällen MWST gerechnet wird. 6 Debi/Kredi Debi/Kredi Nein Methode vereinbart Ja Ja Nein Nein Nein Nein NR Soll Haben Methode vereinnahmt 1 Allg.Konto Geldkonto Ja Allg.Konto Debi/Kredi Ja Debi/Kredi Geldkonto Ja Allg.Konto Allg.Konto Nein Geldkonto Geldkonto Nein Konto Steuerpflicht MWST-Kategorie 1010 Post Nein Geldkonto 1020 Bank Nein Geldkonto Debitor Müller Nein Debi/Kredi Debitor Meier Nein Debi/Kredi 1200 Maschinen Ja Allg. Konto 2000 Kreditoren Nein Debi/Kredi 3000 Waren Einkauf Ja Allg. Konto 4200 Abschreibungen Nein Allg. Konto Hinweis Im Programm 531 MEHRWERTSTEUER-CODES können neue MWST-Codes definiert oder mit <F6=Optionen> eingelesen werden. I/E Inklusiv/ Exklusiv Falls Sie einen MWST-Code erfasst haben, der als 'wahlweise' definiert ist, geben Sie hier an, ob die MWST inklusiv (I) oder exklusiv (E) berechnet wird. Seite 11-28

55 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Buchungen erfassen Hinweis Die MWST-Kontierung wird aufgrund der MWST-Code-Tabelle automatisch vorgenommen. Der MWST-Betrag wird automatisch berechnet und kann NICHT verändert werden. Treten Rundungsdifferenzen auf, müssen diese als weitere Position mit Code 100% MWST erfasst werden. Buchung abschliessen Durch <ENTER> wird die Buchung abgeschlossen. Sie erscheint nun im Journalteil. Sobald die Buchung in den Journalteil der Buchungsmaske geschrieben wird, ist sie automatisch gespeichert und die Kontensalden werden nachgeführt. Seite 11-29

56 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Sammelbuchung Sammelbuchung Bild 11-8: Sammelbuchung Buchungsmaske 2 Möglichkeiten Mit <F7=Sammelbuchung> aktivieren Sie aus jedem Feld des Erfassungsmodus oder aus dem Korrekturmodus die Sammelbuchung. Eine Sammelbuchung wird vor allem für die Verbuchung der Geschäftsfälle in Verbindung mit dem Kassa-, Post- und Bankverkehr verwendet. Sie besteht aus beliebig vielen Gegenbuchungen und einer Verdichtungsbuchung. Bemerkungen Solange eine Sammelbuchung noch nicht abgeschlossen ist, kann sie mit <ESC> und Verlassen gelöscht werden. Sammelbuchungen können mit <F9=Korrektur> korrigiert werden. Dies sowohl während des Erfassens wie auch nachträglich. Für die Verdichtungsbuchung einer Sammelbuchung können nur die Felder Buchungstext und Belegnummer korrigiert werden. Gegenbuchungen von Sammelbuchungen können wie Normalbuchungen korrigiert werden. Seite 11-30

57 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Sammelbuchung Die einzelnen Teile einer Sammelbuchung erhalten im Journalteil unter <T=Buchungsart> einen bestimmten Code: Buchungsart Sammelbuchung - Verdichtungsbuchung (nur Saldo) - Gegenbuchungen Code C S Unten in der Mitte der Statuszeile wird Ihnen laufend angezeigt, wie viele Gegenbuchungen für diese Sammelbuchung schon erfasst worden sind. Steht der Markierungsbalken auf einer Verdichtungsbuchung (Code 'C'), wird in der Mitte der Statuszeile angezeigt, aus wie vielen Gegenbuchungen diese Sammelbuchung besteht. Steht der Markierungsbalken auf einer Gegenbuchung (Code 'S'), wird in der Mitte der Statuszeile angezeigt, welche Buchungsnummer die dazugehörige Verdichtungsbuchung trägt. Eine Sammelbuchung wird erst dann ins Hauptjournal und auf den Konten verbucht, wenn sie korrekt abgeschlossen worden ist. Die Option 'Belegnummer automatisch erhöhen' ist in einer Sammelbuchung inaktiv. Beispiel: Sammelbuchung anhand des Kontos 'Bank' Erfassen Sie z.b. 20 Buchungen, die das Konto 'Bank' betreffen, können die Buchungen für dieses Konto gesamthaft (verdichtet) gebucht werden. Auf dem Konto 'Bank' erscheint somit nur ein Totalbetrag. Auf den Gegenkonten erscheinen die Buchungen einzeln. Bei jeder der 20 Einzelbuchungen können Sie festlegen, ob der Betrag für das Konto 'Bank' ein Eingang oder ein Ausgang bedeutet. Eine Sammelbuchung vollzieht sich in drei Schritten 1. Schritt Mit <F7=Sammelbuchung> den Sammelbuchungs-Modus aktivieren. 2. Schritt Die einzelnen Gegenbuchungen werden erfasst. Auf der Verdichtungsbuchung (Code C ) wird dabei laufend der aktuelle Saldo angezeigt. 3. Schritt Mit <ESC> kann die Sammelbuchung entweder gespeichert, gelöscht oder durch Erfassen weiterer Gegenbuchungen vervollständigt werden. Seite 11-31

58 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Sammelbuchung Arbeitsablauf 1. Schritt: Sammelbuchungsmodus aktivieren Mit <F7=Sammelbuchung> aus einem beliebigen Feld oder aus dem Korrekturmodus den Sammelbuchungs-Modus aktivieren. 2. Schritt: Gegenbuchung erfassen S/H 'S' eingeben, falls für das anschliessend einzugebende Konto (=Verdichtungskonto) auf der Sollseite und die Gegenbuchung entsprechend auf der Habenseite gebucht werden soll. 'H' eingeben, falls für das anschliessend einzugebende Konto (=Verdichtungskonto) auf der Habenseite und die Gegenbuchung entsprechend auf der Sollseite gebucht werden soll. Bei der 2. Gegenbuchung kann S durch H oder umgekehrt ersetzt werden. Es ist also möglich in einer Sammelbuchung sowohl Soll- als auch Habenbuchungen auf demselben Konto zu verbuchen. Konto Geben Sie das Verdichtungskonto ein, z.b: Post oder Bank. Ab der zweiten Gegenbuchung wird dieses Feld übersprungen, da das System von nun an weiss, mit welchem Verdichtungskonto gearbeitet wird. Es kann während einer Sammelbuchung nicht geändert werden. Konto eingeben und mit <ENTER> übernehmen. Die Kontobezeichnung und der dazugehörige Saldo wird im unteren Teil des Bildschirms angezeigt. <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kontenplan anzeigen Im Kontenplan blättern Gegenkonto Das Gegenkonto kann in einer Sammelbuchung nicht leer sein, auch wenn im Programm 51 STAMMDATEN Gegenkonto kann leer sein aktiviert [X] ist. Gegenbuchung abschliessen Löst die Gegenbuchung keine Mehrwertsteuer aus, wird sie mit <ENTER> abgeschlossen. Sie erscheint nun im Journalteil. Der Saldo der Verdichtungsbuchung wird automatisch angepasst. Falls die Buchung mehrwertsteuerpflichtig ist, werden weitere Felder abgefragt. 3. Schritt: Verdichtungsbuchung erfassen Sammelbuchung abschliessen In der Buchungsmaske 2 bestehen zwei Abschlussmöglichkeiten: Die Sammelbuchung kann mit <ESC> abgeschlossen werden. Es erscheint ein Menü. Mit Speichern wird die Sammelbuchung gespeichert und die Salden auf den Konten nachgeführt. Seite 11-32

59 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Sammelbuchung Mit Verlassen, wird die erfasste Sammelbuchung gelöscht. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Mit Weiterarbeiten können weitere Gegenbuchungen erfasst oder bereits erfasste Positionen korrigiert und gelöscht werden. Dasselbe Menü erscheint auch, wenn man auf dem S/H den Buchstaben T eingibt und mit <ENTER> bestätigt. Buchungsdatum Das Buchungsdatum kann nur erfasst werden, falls die Gegenbuchungen mit unterschiedlichem Datum erfasst wurden. Sämtliche Bewegungen (Verdichtungsbuchung und Gegenbuchungen) müssen innerhalb desselben Monats erfasst sein. Belegnummer Die Belegnummer kann bei Sammelbuchungen nicht automatisch erhöht werden. Sammelbuchung abschliessen Sobald Sie den Buchungstext erfasst und mit <ENTER> bestätigt haben, wird die Sammelbuchung abgeschlossen. Bei diesem Vorgang werden alle Kontosalden aktualisiert. Werden Gegenbuchungen mit MWST-Berechnungsart exklusiv erfasst, wird auf der Verdichtungsbuchung automatisch die MWST mitgeführt. Inklusiv berechnete MWST wird auf der Gegenbuchung mitgeführt. Seite 11-33

60 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Splittbuchung Splittbuchung Bild 11-9: Splittbuchung Buchungsmaske 2 Möglichkeiten Mit <F8=Splittbuchung> aktivieren Sie aus jedem Feld des Erfassungsmodus oder aus dem Korrekturmodus die Splittbuchung. Eine Splittbuchung wird vor allem für die Verbuchung der Geschäftsfälle in Verbindung mit dem Kassa-, Post- und Bankverkehr verwendet. Sie besteht aus beliebig vielen Gegenbuchungen und einer Verdichtungsbuchung. Im Gegensatz zu Sammelbuchungen wird zuerst die Verdichtungsbuchung mit dem zu erfassenden Totalbetrag gebucht. Wenn der eingegebene Sollbetrag erfasst ist, wird die Splittbuchung automatisch abgeschlossen. Bemerkungen Solange eine Splittbuchung noch nicht abgeschlossen ist, kann sie durch die Eingabe von <ESC> in jedem Feld gelöscht werden. Splittbuchungen können mit <F9=Korrektur> korrigiert werden. Dies sowohl während des Erfassens wie auch nachträglich. Auf der Verdichtungsbuchung einer Splittbuchung können Seite 11-34

61 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Splittbuchung nur die Felder Buchungstext und Belegnummer korrigiert werden. Gegenbuchungen von Splittbuchungen können - wie Normalbuchungen - beliebig korrigiert werden. Die einzelnen Teile einer Splittbuchung erhalten im Journalteil unter <T=Buchungsart> einen bestimmten Code: Buchungsart Splittbuchung - Verdichtungsbuchung (nur Saldo) - Gegenbuchungen Code C S Unten in der Mitte der Statuszeile wird Ihnen laufend angezeigt, wie viele Gegenbuchungen für diese Splittbuchung schon erfasst worden sind. Steht der Markierungsbalken auf einer Verdichtungsbuchung (Code 'C'), wird in der Mitte der Statuszeile die Anzahl Gegenbuchungen angezeigt. Steht der Markierungsbalken auf einer Gegenbuchung (Code 'S'), wird in der Mitte der Statuszeile die Buchungsnummer der dazugehörigen Verdichtungsbuchung gezeigt. Eine Splittbuchung wird erst dann ins Hauptjournal und auf den Konten verbucht, wenn sie korrekt abgeschlossen worden ist. Die Option 'Belegnummer automatisch erhöhen' ist in einer Splittbuchung inaktiv. Beispiel: Splittbuchung anhand des Kontos 'Bank' Erfassen Sie z.b. 20 Buchungen, die das Konto 'Bank' betreffen, können die Buchungen für dieses Konto gesamthaft (verdichtet) gebucht werden. Auf dem Konto 'Bank' wird nur der Totalbetrag erfasst. Auf den Gegenkonten werden die Gegenbuchungen einzeln erfasst. Bei jeder der 20 Einzelbuchungen können Sie festlegen, ob der Betrag für das Konto 'Bank' ein Eingang oder ein Ausgang bedeutet. Eine Splittbuchung vollzieht sich in vier Schritten 1. Schritt Mit <F8=Splittbuchung> den Splittbuchungsmodus aktivieren. 2. Schritt Verdichtungsbuchung mit Totalbetrag der Splittbuchung erfassen. 3. Schritt Die einzelnen Gegenbuchungen werden erfasst. Auf der Verdichtungsbuchung (Code C ) wird dabei immer der zu erfassende Totalbetrag angezeigt. Die Differenz zwischen Totalbetrag und bereits erfasstem Betrag, ist in der Statuszeile ersichtlich. Seite 11-35

62 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Splittbuchung 4. Schritt Entspricht das Total der Buchungsbeträge der Gegenbuchungen dem Totalbetrag der Verdichtungsbuchung, wird die Splittbuchung automatisch abgeschlossen. Mit <ESC> kann die Splittbuchung gelöscht werden. Arbeitsablauf 1. Schritt: Splittbuchung aktivieren Mit <F8=Splittbuchung> aus einem beliebigen Feld oder aus dem Korrekturmodus den Splittbuchungsmodus aktivieren. 2. Schritt: Verdichtungsbuchung erfassen S/H 'S' eingeben, falls für das anschliessend einzugebende Konto (=Verdichtungskonto) auf der Sollseite gebucht werden soll. 'H' eingeben, falls für das anschliessend einzugebende Konto (=Verdichtungskonto) auf der Habenseite gebucht werden soll. Für die Gegenbuchungen kann S auf H und umgekehrt gewechselt werden. Es ist also möglich in einer Splittbuchung sowohl Soll- als auch Habenbuchungen auf demselben Konto zu verbuchen. Konto Erfassen Sie das Verdichtungskonto. Es ist in der Regel das Post-, Bank- oder Kassakonto. Ab der zweiten Gegenbuchung wird dieses Feld übersprungen, da das System von nun an weiss, mit welchem Verdichtungskonto gearbeitet wird. Es kann während einer Splittbuchung nicht geändert werden. Gegenkonto Für die Verdichtungsbuchung von Splittbuchungen kann kein Gegenkonto erfasst werden, da die Erfassung auf mehrere Gegenkonten in einem nächsten Schritt erfolgt. Datum Buchungsdatum der Verdichtungsbuchung eingeben. Sämtliche Bewegungen (Verdichtungsbuchung und Gegenbuchungen) müssen innerhalb desselben Monats erfasst sein. Belegnummer Die Belegnummer kann bei Splittbuchungen nicht automatisch erhöht werden. Betrag Geben Sie den zu erfassenden Totalbetrag in Leitwährung ein und bestätigen Sie mit <EN- TER>. Bei Splittbuchungen wird die Buchung automatisch abgeschlossen, sobald der definierte Sollbetrag erreicht ist. 3. Schritt: Gegenbuchung erfassen Seite 11-36

63 FIBU Buchen 11 Buchungsmaske 2 Splittbuchung Bei der Erfassung der Gegenbuchungen müssen folgende Ausnahmen berücksichtigt werden. Gegenkonto Das Gegenkonto kann in einer Splittbuchung nicht leer sein, auch wenn im Programm 51 STAMMDATEN Gegenkonto kann leer sein aktiviert [X] ist. Datum Die Gegenbuchungen einer Splittbuchung müssen im selben Monat erfasst werden, wie die entsprechende Verdichtungsbuchung. Belegnummer Belegnummern können in Splittbuchungen nicht automatisch erhöht werden. Buchung korrigieren/löschen Vor dem Abschluss einer Splittbuchung können die Gegenbuchungen und Verdichtungsbuchung jederzeit mit <F9> korrigiert und mit <F9> und <Shift+F2> gelöscht werden. Gegenbuchung abschliessen Mit <ENTER> wird eine Gegenbuchung abgeschlossen. Sie erscheint nun im Journalteil. Die Differenz zwischen dem Totalbetrag und dem Betrag der Gegenbuchungen, zeigt die Statuszeile unten an. 4. Schritt: Verdichtungsbuchung der erfassten Splittbuchung abschliessen Eine Splittbuchung wird automatisch abgeschlossen, sobald der Totalbetrag der Verdichtungsbuchung dem Betrag aller zugeordneten Gegenbuchungen entspricht. Die Salden auf den Konten werden automatisch nachgeführt. Solange Sie die Splittbuchung noch nicht vollständig erfasst haben, können Sie mit <ESC> und Verlassen die Splittbuchung löschen. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Durch Weiterarbeiten können weitere Gegenbuchungen erfasst oder bereits erfasste Positionen korrigiert und gelöscht werden. Seite 11-37

64 FIBU Buchen 11 Buchungen korrigieren Buchungen korrigieren Bild 11-10: Buchungen korrigieren Möglichkeiten Alle bereits erfassten Buchungen mit Status P (provisorisch) können jederzeit korrigiert werden, sofern die MWST nicht bereits definitiv abgerechnet ist. Wesentliche Korrekturen werden in einem Protokolljournal protokolliert. Dieses Journal kann im Programm 15 JOURNAL ausgedruckt werden. Sobald die Buchungen mittels Programm 19 VERBUCHEN IN FINANZBUCHHALTUNG in die ABACUS Finanzbuchhaltung übertragen worden sind, erhalten alle Buchungen den Status V (verbucht) und können demzufolge nicht mehr korrigiert werden. Buchungen mit Status D (definitiv) können ebenfalls nicht mehr korrigiert werden. Hinweis Im Programm 15 JOURNAL kann durch die Selektion Verbuchungslauf anzeigen für jede Buchung die Nummer des Verbuchungslaufs angezeigt werden. Seite 11-38

65 FIBU Buchen 11 Buchungen korrigieren Buchungen suchen Damit Sie möglichst schnell die zu korrigierenden Buchungen finden, können Sie mit <F3=Suche> nach folgenden Kriterien suchen: Betrag in Leitwährung Betrag in Fremdwährung Text Belegnummer Die Suche kann mit <F4> fortgesetzt werden, falls die gefundene Buchung nicht der zu korrigierenden Buchung entspricht. Arbeitsablauf 1. Schritt Mit <F9> oder mit <ESC> vom Erfassungsmodus in den Korrekturmodus wechseln. Im Korrekturmodus steht der Cursor nicht in einem Feld, sondern es erscheint ein Markierungsbalken. 2. Schritt Die zu korrigierende Buchung im Journal mit <Pfeil Ab/Auf> oder <PgUp/PgDn> anwählen oder mit <F3=Suche> suchen. Der Markierungsbalken kennzeichnet die entsprechende Buchung und gibt die Position der selektierten Buchung an. 3. Schritt Mit <ENTER> wird in der markierten Buchung das erste Feld zur Korrektur aktiviert. Jedes Feld einer Buchung kann nachträglich korrigiert werden. Eine allfällige MWST-Buchung wird automatisch angepasst. Positionen, die nicht geändert werden müssen, können mit <ENTER> stehengelassen werden. Sammel-/Splittbuchungen korrigieren Auf der Verdichtungsbuchung einer Sammel- bzw. Splittbuchung können nur die Felder Buchungstext und Belegnummer korrigiert werden. Gegenbuchungen von Sammel- und Splittbuchungen können wie Normalbuchungen beliebig korrigiert werden. Die Verdichtungsbuchung ist in der Spalte T=Buchungsart mit C, die einzelnen sind Positionen mit S gekennzeichnet. Hinweis Ist die korrigierte Buchung abgeschlossen, befinden Sie sich automatisch wieder im Korrekturmodus. Während einer Korrekturbuchung können Sie diese mit <ESC> verlassen. Bereits geänderte Positionen werden somit nicht gespeichert. Seite 11-39

66 FIBU Buchen 11 Buchungen korrigieren Mit <F5> kehren Sie in den Erfassungsmodus zurück. Seite 11-40

67 FIBU Buchen 11 Buchungen löschen Buchungen löschen Bild 11-11: Buchungen löschen Möglichkeiten Alle bereits erfassten Buchungen mit Status P (provisorisch) können jederzeit gelöscht werden, sofern die MWST nicht bereits definitiv abgerechnet ist. Sobald die Buchungen mittels Programm 19 VERBUCHEN IN FINANZBUCHHALTUNG in die ABACUS Finanzbuchhaltung übertragen worden sind, erhalten alle Buchungen den Status V (verbucht) und können demzufolge nicht mehr gelöscht werden. Buchungen mit Status D (definitiv) können ebenfalls nicht mehr gelöscht werden. Hinweis Im Programm 15 JOURNAL kann durch die Selektion Verbuchungslauf anzeigen für jede Buchung die Nummer des Verbuchungslaufs angezeigt werden. Seite 11-41

68 FIBU Buchen 11 Buchungen löschen Arbeitsablauf 1. Schritt Mit <F9> oder <ESC> vom Erfassungsmodus in den Korrekturmodus wechseln. Im Korrekturmodus steht der Cursor nicht in einem einzelnen Feld, sondern es erscheint ein Markierungsbalken. 2. Schritt Die zu löschende Buchung mit <Pfeil auf/ab> oder <PgUp/PgDn> im Journal anwählen oder mit <F3> suchen. Der Markierungsbalken kennzeichnet die selektierte Buchung. 3. Schritt Mit <sf2=löschen> wird die markierte Buchung gelöscht. Sammel-/Splittbuchungen löschen Sie können jede Position einer Sammel- bzw. Splittbuchung einzeln löschen. Die Verdichtungsbuchung und allfällige MWST-Buchungen werden automatisch angepasst. Wird die Verdichtungsbuchung gelöscht, werden automatisch alle Positionen sowie allfällige MWST-Buchungen gelöscht. Die Verdichtungsbuchung ist in der Spalte T=Buchungsart mit C, die einzelnen Gegenbuchungen sind mit S gekennzeichnet. Hinweis Einmal gelöschte Buchungen müssen neu erfasst werden. Dies gilt auch für Sammelbuchungen und Splittbuchungen. Mit <F5> kehren Sie in den Erfassungsmodus zurück. Seite 11-42

69 FIBU Buchen 11 Optionen Alt-O Optionen F6 Optionen <Alt-O> Optionen <F6> Bild 11-12: Buchen - Optionen Möglichkeiten Unter den Optionen können Sie die verschiedenen Eingabefelder der Buchungszeile Ihren speziellen Bedürfnissen anpassen. Die Optionen lassen sich jederzeit ändern, so dass die Buchungszeile an wechselnde Bedürfnisse angepasst werden kann. Mit der <LEERSCHRITTTASTE> oder der MAUS können Sie die verschiedenen Optionen aktiv [X] oder inaktiv [ ] setzen. Arbeitsablauf Buchungstext überspringen Das Feld 1./2. Textzeile wird bei der Eingabe eines Buchungstextes übersprungen. Seite 11-43

70 FIBU Buchen 11 Optionen Alt-O Optionen F6 Buchungstext stehenlassen Betrag 0.00 akzeptieren Der Buchungstext der letzten Buchung bleibt als Vorschlag stehen. Standardmässig wird der Betrag 0.00 in einer Buchung nicht akzeptiert. Soll die Eingabe von Betrag 0.00 trotzdem möglich sein, müssen Sie dieses Feld aktivieren. Beispiel Provisorische Buchungen beim Abschluss, die wieder auf Null gesetzt werden. Belegnummer automatisch erhöhen Gegenkonto stehenlassen Kostenstelle stehenlassen Valutadatum = Belegdatum Die Belegnummer wird bei jeder Buchung automatisch um Eins (1) erhöht. Konto der letzten Buchung als Vorschlag für die nächste Buchung stehenlassen. Kostenstelle der letzten Buchung als Vorschlag für die nächste Buchung stehenlassen. Bei jeder Buchung wird das Belegdatum als Vorschlag ins Feld Valutadatum übertragen. Diese Funktion kann bei Konten angewendet werden, für die gemäss Definition im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN das Valutadatum eingegeben werden muss. Codefeld akzeptieren FRW Kurs stehenlassen Wird diese Funktion aktiviert, kann ein Code erfasst werden. Der Fremdwährungskurs bleibt stehen und dient als Vorschlag für die nächste Buchung. Seite 11-44

71 FIBU Buchen 11 Optionen Alt-O Standardtexte sf7 Standardtexte <sf7> Bild 11-13: Standardtexte Möglichkeiten Mit <Shift+F7> können Standardtexte vordefiniert werden. Jedem Standardtext kann im weiteren ein Konto als Vorschlag zugeordnet werden. Dieses Konto wird beim Aufruf des Standardtextes automatisch als Gegenkonto vorgeschlagen. Arbeitsablauf Standardtexte mit <Shift+F7> oder über das Menü mit <F10>, Optionen, Standardtexte aufrufen. Standardtext eingeben Erfassen Sie den Standardtext mit maximal 30 Zeichen. <F2> Speichern / Zurückkehren ins Buchen <RETURN> Auf Feld Gegenkonto springen <CURSOR UP> / <CURSOR DOWN> Nächsten Standardtext eingeben Seite 11-45

72 FIBU Buchen 11 Optionen Alt-O Standardtexte sf7 <PgUp/PgDn> In der Standardtextdatei blättern Gegenkonto erfassen Geben Sie das Gegenkonto ein. Dieses wird automatisch aufgerufen, wenn Sie die Nummer des Standardtextes eingeben. Die Eingabe eines Kontos ist fakultativ. <F2> <F4> <F7> / <F8> <RETURN> Speichern und zurück ins Buchen Liste der Konten aufrufen Auf dem Gegenkonto blättern Nächsten Standardtext erfassen <CURSOR UP> / <CURSOR DOWN> Nächstes Konto eingeben <PgUp/PgDn> Seitenweise blättern Seite 11-46

73 FIBU Gegenkonto vervollständigen 13 Übersicht 13 Gegenkonto vervollständigen Übersicht Bild 13-1: Gegenkonto vervollständigen Möglichkeiten In diesem Programm werden sämtliche einseitigen Buchungen gezeigt. Bevor Sie die Daten in die Finanzbuchhaltung übertragen, vervollständigen Sie in diesem Programm die Gegenkonten. Es werden nur diejenigen Buchungen pro Konto und Geschäftsjahr/Periode angezeigt, welche ohne Gegenkonto erfasst wurden. Hinweis Zur Prüfung sämtlicher Buchungen kann im Programm 15 JOURNAL das Buchungsjournal ausgedruckt werden. Seite 13-1

74 FIBU Gegenkonto vervollständigen 13 Geschäftsjahr/Konto wählen Geschäftsjahr/Konto wählen Bild 13-2: Gegenkonto vervollständigen Bemerkungen In diesem Programm können Sie das Konto und das Geschäftsjahres auswählen, für welche Sie das Gegenkonto erfassen wollen. Hinweis Das Gegenkonto kann für das aktuelle Jahr und das Vorjahr erfasst werden. Ein neues Geschäftsjahr eröffnen Sie im Programm 56 ABSCHLUSS. Arbeitsablauf Geschäftsjahr wählen Kontonummer Wählen Sie mit <Pfeil Ab/Auf> das gewünschte Geschäftsjahr. Kontonummer eingeben und mit <ENTER> übernehmen. Die Kontobezeichnung wird ebenfalls angezeigt. Falls Sie die Kontonummer nicht auswendig kennen, können Sie mit der Funktionstaste <F4> eine Liste nach Kontonummern aufrufen oder im Feld 'Kontobezeichnung' auch mit <F4> eine Liste nach Kontobezeichnung anzeigen lassen. Seite 13-2

75 FIBU Gegenkonto vervollständigen 13 Geschäftsjahr/Konto wählen <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kontenplan nach Kontonummern Blättern nach Kontonummern Kontobezeichnung eingeben und mit <ENTER> bestätigen. <F4> Liste Kontenplan nach Kontobezeichnung <PgUp/PgDn> Blättern nach Kontobezeichnung Gegenkonto eingeben Kontonummer eingeben und mit <F2=Speichern> übernehmen oder mit <F4> eine Liste nach Kontonummern aufrufen, bzw. innerhalb der Kontenliste die Sortierung nach Kontobezeichnung anzeigen lassen. Sobald das Gegenkonto mit <F2=Speichern> bestätigt wird, erscheint die kontierte Buchung nicht mehr am Bildschirm. <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kontenplan nach Kontonummern Blättern nach Kontonummern <CURSOR UP> / <CURSOR DOWN> Buchungen auswählen ACHTUNG Nicht kontierte Buchungen führen in den Bilanzauswertungen zu unvollständigen Auswertungen. Eine entsprechende Warnung erscheint vor jeder Bilanzauswertung, falls Buchungen im Journal ohne Gegenkonto vorhanden sind. Sofern eine Buchung ohne Gegenkonto vorhanden ist, können die Buchungen für dieses Konto nicht in die Finanzbuchhaltung übertragen werden. Kontobezeichnung Gegenkostenstelle eingeben Gegenkostenstelle eingeben und mit <F2=Speichern> übernehmen. Die Gegenkostenstelle muss nicht zwingend erfasst werden, falls im Programm 51 STAMMDATEN bestimmt ist, dass die Gegenkostenstelle leer sein kann. Hinweis Die Gegenkostenstelle kann nur unter folgenden Bedingungen eingegeben werden: Im Programm 51 STAMMDATEN muss der Kostenstellen-Switch aktiviert sein. Im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN muss der Switch 'KST/KTR buchen' für das entsprechende G egenkonto aktiviert sein. Seite 13-3

76 FIBU Journal 15 Übersicht 15 Journal Übersicht Bild 15-1: Journale - Übersicht Möglichkeiten Das Journal nach Buchuchgsnummer gibt den chronologischen Ablauf der Buchungen wieder. Es ist die Grundlage für die Überprüfung der Buchhaltung durch die Revisions- oder Kontrollstelle. Die weiteren Journalarten (nach Belegnummer, Datum oder freie Reihenfolgen) sind nur zu Ihrem internen Gebrauch bestimmt. Benutzerdefinierte Reihenfolge Sie können die Ausgabe der Reihenfolge selber beeinflussen, dabei haben Sie Möglichkeiten wie: 1. und 2. Textzeile Benutzernummer Seite 15-1

77 FIBU Journal 15 Übersicht Erfassungsdatum ISO-Code Konto und ISO-Code Gegenkonto MWST-Code, MWST-Leitwährungsbetrag, MWST-Satz Menge Valutadatum Hinweis Die verschiedenen Sortierreihenfolgen innerhalb desselben Programms erlauben insbesondere zu Prüfzwecken die Ausgabe übersichtlicher Listen, aufgrund derer Mängel, wie z.b. falsche Kontierungen, sofort festgestellt werden können. Gestaltung <F6> Das Journal kann wahlweise mit einer oder mehreren der folgenden Möglichkeiten gestaltet werden: Alle Buchungen, nur provisorische Buchungen oder nur definitive Buchungen Referenzcode zeigen (bei Sammelbuchungen) Anzahl der Korrekturen pro Buchung zeigen Valutadatum zusätzlich zum Belegdatum ausgeben Total zeigen Seitenübertrag einfügen Programminformation zeigen Kriterien <F7> Sie können Buchungen nach folgenden Kriterien suchen: nach Text auf der 1. oder 2. Buchungszeile nach Betrag in Leit- oder Fremdwährung nach Code nach Konto oder nach einem Bereich von Konten Seite 15-2

78 FIBU Journal 15 Übersicht Bemerkungen Vorgaben Dieses Programm erlaubt eine flexible und individuelle Gestaltung der Auswertungen. Damit Sie die entsprechenden Parameter nicht bei jeder Auswertung neu erstellen müssen, definieren Sie in der Menüzeile unter Vorgaben einen Report. Beim Neustart des Programms laden Sie nur noch den Report, damit alle vordefinierten Parameter wieder aktiviert sind. Ausgabe Die Ausgabe kann wahlweise auf den Bildschirm, den Drucker, als Mail oder als Datei und gleichzeitig in ein Dossier und/oder Archiv erfolgen. Abbrechen der Ausgabe ist mit 'ESC' möglich. Bearbeiten am Bildschirm In den Auswertungen am Bildschirm stehen Ihnen unter anderem folgende Möglichkeiten offen: <PgUp/PgDn> Blättern <CURSOR UP> / <CURSOR DOWN> Zeilenweise springen <CTRL P> <CTRL C> <CTRL F> Drucken Kopieren Suchkriterium eingeben <F3> / <SHIFT F3> Vorwärts/Rückwärts suchen <CTRL M> <CTRL A> Aktuelle Seite markieren Alles markieren Seite 15-3

79 FIBU Journal 15 Übersicht Selektion F5 Selektion <F5> Bild 15-2: Journale - Selektion Bemerkungen Wahlweise kann das Journal nach folgenden Reihenfolgen aufbereitet werden: nach Buchungsnummer nach Belegnummer nach Datum benutzerdefinierte Reihenfolge Die Reihenfolge wird in der ersten Combo-Box definiert. Arbeitsablauf Selektion Die Anzeige in der Detailselektion ist abhängig von der gewählten Sortierung der Buchungen. Je nach Definition der Sortierung werden verschiedene und auch mehrere Selektionsdetails Seite 15-4

80 FIBU Journal 15 Übersicht Selektion F5 dargestellt. Der Benutzer kann eigene Sortierungen definieren. Siehe dazu 'Benutzerdefinierte Reihenfolge'. Beispiel Wird das Journal nach Datum sortiert, kann in der Detailselektion nach Datum selektiert werden. In diesem Fall erfassen Sie Start- und Enddatum der Auswertung. Mögliche Eingabeformen: Tag/Monat/Jahr /1/ Index aktualisieren Wird ein Journal nach einem Feld aufbereitet, das nicht indexiert ist, muss das Programm zuerst den Index aufgebauen. Dies kann je nach Datenmenge einige Sekunden oder Minuten dauern. Beispiel: Wenn Sie das Journal nach Buchungscode aufbereiten. Jahr In dieser Box können die verschiedenen Journale ausgewählt werden. Geschäftsjahre (Offene Geschäftsjahre sind grün markiert. Abgeschlossene Jahre sind rot markiert). Protokolljournal (P) mit allen korrigierten Buchungen im Originalzustand. Seite 15-5

81 FIBU Journal 15 Übersicht Gestaltung - Standard F6 Gestaltung - Standard <F6> Bild 15-3: Journale - Gestaltung - Standard Arbeitsablauf Anzeige Wahlweise können alle Buchungen, nur die definitiven Buchungen oder nur die provisorischen Buchungen ausgewertet werden. Hinweis Alle Buchungen, die in die ABACUS Enterprise Finanzbuchhaltung übertragen wurden, erhalten den Status definitiv und können nicht mehr mutiert werden. Alle Buchungen Provisorische Buchungen (Typ P) und definitive Buchungen (Typ V und D) journalisieren. Nur provisorische Buchungen Es werden nur diejenigen Buchungen gezeigt, die noch nicht in die Finanzbuchhaltung übertragen worden sind, also noch provisorisch sind. Seite 15-6

82 FIBU Journal 15 Übersicht Gestaltung - Standard F6 Nur definitive Buchungen Es werden nur diejenigen Buchungen gezeigt, die bereits in die Finanzbuchhaltung übertragen worden sind. Seite 15-7

83 FIBU Journal 15 Übersicht Gestaltung - Detail Gestaltung - Detail Bild 15-4: Journale - Gestaltung - Detail Arbeitsablauf Referenzcode zeigen Bei allen Buchungen, welche einen Bezug (Referenz) zu einer anderen Buchungen aufweisen, wird die entsprechende Referenzbuchungsnummer gedruckt. Dies erleichtert Ihnen zum Beispiel das Auffinden von zusammengehörigen Buchungen. Beispiel Bei Sammelbuchungen die einzelnen Gegenbuchungen und die dazugehörigen Verdichtungsbuchungen. Korrekturen zeigen Für jede korrigierte Buchung wird angegeben, wie oft sie korrigiert worden ist. Seite 15-8

84 FIBU Journal 15 Übersicht Gestaltung - Detail Hinweis Korrekturen welche Sie vornehmen werden im Journal P aufgezeichnet. Zu Kontrollzwecken können Sie auf dem Hauptjournal die Korrekturen mit anzeigen. Damit wird aufgezeigt wer wann was geändert hat. Die Ausgabe erfolgt mit User-Name und Datum der Änderung. Falls Sie die Rechnungslegung in Deutschland erfolgt, so muss Korrekturen zeigen immer aktiv sein. Valutadatum zeigen Total zeigen Zusätzlich zum Buchungsdatum wird Ihnen pro Buchung auch das Valutadatum angezeigt. Die Leit- und Fremdwährungsbeträge werden aufkumuliert und als Totalbetrag ausgedruckt. Ebenfalls sehen Sie die Summe der Soll- und Haben-Kontonummern sowie das Total aller Kontonummern. Ohne Detail Nur die Totalzeilen werden ausgegeben. Sämtliche Detailzeilen werden unterdrückt. Seitenübertrag Wird das Journal ausgedruckt oder in eine Druckdatei geschrieben, kann der Seitenübertrag (Soll/Haben getrennt) aktiviert werden. Seite 15-9

85 FIBU Journal 15 Übersicht Kriterien F7 Kriterien <F7> Bild 15-5: Journale - Kriterien Möglichkeiten Die Ausgabe lässt sich nach folgenden Möglichkeiten gezielt einschränken: nach Textzeilen 1 und 2 nach Betrag nach Buchungscode nach Konto Sie können die zur Verfügung stehenden Kriterien für eine Auswertung auch miteinander kombinieren. Beispiel einer Selektion Alle Buchungen mit dem Betrag Fr , welche das Konto 6001 betroffen haben. Seite 15-10

86 FIBU Journal 15 Übersicht Kriterien F7 Die Checkboxen werden entweder mit der Maus oder mit der Leerschritttaste aktiviert [X], durch nochmaliges Drücken wieder inaktiviert [ ]. ACHTUNG Falls ein Journal nicht vollständig ausgegeben wird, müssen Sie die unter <F7 = Kriterien> definierten Angaben überprüfen. Arbeitsablauf 1./2. Textzeile Erfassen Sie für die erste und/oder zweite Textzeile den Text der Buchungen, die Sie suchen. Betrag Aktivieren Sie dieses Feld, falls Sie die Ausgabe auf Buchungen mit bestimmten Beträgen einschränken möchten. In Fremdwährung Diese Feld wird nur aktiv, wenn Betrag zuvor aktiv gesetzt wurde. Damit können Sie nach dem Fremdwährungsbetrag einschränken. Buchungscode Aktivieren Sie diese Funktion, falls Sie die Ausgabe nach Buchungscode einschränken möchten. Konto, Kart Aktivieren Sie dieses Feld, falls Sie die Ausgabe auf bestimmte Konten einschränken möchten. Seite 15-11

87 FIBU Journal 15 Übersicht Benutzerdefinierte Reihenfolge Benutzerdefinierte Reihenfolge Bild 15-6: Journale - Benutzerdefinierte Reihenfolge Möglichkeiten Die Reihenfolge innerhalb des Journals kann vom Benutzer selber durch die Bildung eigener Definitionen gebildet werden. Beispiel Sie möchten das Buchungsjournal sortiert nach Belegnummer darstellen. Für die Definition einer eigenen Reihenfolge starten Sie im Menü unter 'Optionen' die 'Benutzerdefinierte Reihenfolge'. Sie können neue Definitionen erstellen oder bestehende ändern oder löschen. Seite 15-12

88 FIBU Journal 15 Übersicht Benutzerdefinierte Reihenfolge Arbeitsablauf Neu Um eine neue Reihenfolge zu definieren, wählen Sie 'Neu'. Auswahl Auf der linken Seite finden Sie die Auswahl sämtlicher Selektionskriterien. Die gewünschten Kriterien können mittels "Drag & Drop" auf die rechte Seite "Selektion" gezogen werden. Pro Selektionskriterium gibt es die Möglichkeit einen Form-Feed (FF) und/oder einen Break einzuschalten. Das heisst, bei einem FF wird beim Abschluss jeweils ein Seitenumbruch ausgelöst. Ein Break erstellt ein Zwischentotal. Selektion Die Kriterien, nach welchen die Reihenfolge aufbereitet wird, werden in diesem Fenster dargestellt. Mit "Drag & Drop" können die Kriterien bei Bedarf wieder entfernt werden. Bezeichnung Erfassen Sie für die neu definierte Reihenfolge einen Namen. Für eine Reihenfolge nach Belegnummer beispielsweise 'Belegnummer'. Hinweis: Die benutzerdefinierte Reihenfolge wird in der mittleren Combo-Box auf der Hauptmaske ausgewählt. Seite 15-13

89 FIBU Verbuchen in Finanzbuchhaltung 19 Übersicht 19 Verbuchen in Finanzbuchhaltung Übersicht Bild 19-1: Verbuchen in Finanzbuchhaltung Möglichkeiten Dieses Programm schreibt eine für die ABACUS Enterprise Finanzbuchhaltung lesbare Datei mit allen notwendigen Informationen zu den selektionierten Buchungen. Es ist Ihnen freigestellt, zu welchem Zeitpunkt Sie diese Übertragung vornehmen wollen. Alle Buchungen werden als Normalbuchung in die Datei geschrieben und können dementsprechend wieder einzeln in die ABACUS Enterprise Finanzbuchhaltung importiert werden. Es sind zwei verschiedene Übertragungsarten wählbar: DAT-Datei: Zweiseitiger Datenaustausch Buchungen, die mittels DAT-Datei in die ABACUS Finanzbuchhaltung übertragen wurden, können in der Finanzbuchhaltung korrigiert und ergänzt werden und anschliessend wieder in die FIBU zurückgelesen werden. DAT-Dateien werden kodiert, d.h. sie können nicht mit einem Editor oder sonstigen Programmen verändert werden. Seite 19-1

90 FIBU Verbuchen in Finanzbuchhaltung 19 Übersicht ASCII-Datei: Einseitiger Datenaustausch Mit dieser Übertragungsart können Daten aus der FIBU in die ABACUS Finanzbuchhaltung übertragen werden. Es wird eine Datei im Format CSV (Kommadelimited) erstellt, die über einen Editor bearbeitet werden kann. Buchungen, die mittels ASCII-Datei in die ABACUS Finanzbuchhaltung übertragen wurden, können NICHT mehr in die FIBU zurück übertragen werden. Hinweis Ob eine ASCII oder DAT-Datei erstellt wird, können Sie im Programm 51 STAMMDATEN definieren. Soll eine DAT-Datei erstellt werden, aktivieren Sie die Funktion 2-seitiger Datenaustausch. Werden die Daten mit dem Treuhänder ausgetauscht, ist das DAT-Format geeigneter als das ASCII-Format. Buchungen zurück übertragen Im weiteren ermöglicht dieses Programm die Übernahme von Daten aus der ABACUS Finanzbuchhaltung. Auf diese Weise können Buchungen von der Finanzbuchhaltung in die FIBU zurückgegeben werden. Während der Bearbeitung der Buchungen in der Finanzbuchhaltung kann in der FIBU normal weiter gearbeitet werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Buchungen via DAT-Datei in die Finanzbuchhaltung übertragen wurden, d.h. im Programm 51 STAMMDATEN die Funktion 2-seitiger Datenaustausch aktiviert ist. Hinweis Buchungen, die zurückgelesen wurden, erhalten an Stelle des Status V (verbucht) den Status D (definitiv). Storno Stornieren von Überträgen ist nur möglich, solange die Buchungen noch nicht zurückgelesen wurden. Bemerkungen Vor dem Übertrag in die ABACUS Enterprise Finanzbuchhaltung sind die Buchungen im Journal der FIBU mit dem Status P (provisorisch) versehen und können bei Bedarf noch korrigiert werden. Es werden jeweils nur provisorische Buchungen ausgelesen. Diese erhalten danach den Status V (verbucht). Hinweis Buchungen mit Status V können nicht mehr korrigiert werden. Werden Buchungen aus der ABACUS Finanzbuchhaltung in die FIBU zurückgelesen, erhalten die Bewegungen in der FIBU den Status D (definitiv). Buchungen, die mittels DAT-Datei übertragen werden, erhalten in die ABACUS Finanzbuchhaltung den Code G. Im Unterschied dazu erhalten Buchungen, die mittels ASCII-Format in die ABACUS Finanzbuchhaltung übertragen wurden den Code E. Seite 19-2

91 FIBU Verbuchen in Finanzbuchhaltung 19 Übersicht ACHTUNG Sobald die Verbuchung in die ABACUS Enterprise Finanzbuchhaltung abgeschlossen ist, werden alle selektierten Buchungen mit dem Status V (verbucht) versehen und können nur noch durch einen Stornolauf zurückgesetzt werden. Es ist deshalb empfehlenswert, vor jedem Verbuchungslauf eine Datensicherung zu erstellen. Fehlerprotokoll Sowohl beim Einlesen wie beim Auslesen werden die Buchungen überprüft. Fehler, wie fehlende Konten, werden in einem Fehlerprotokoll gezeigt. Arbeitsablauf Geschäftsjahr wählen Wählen Sie mit <PfeilAb/Auf> das gewünschte Geschäftsjahr. Von Datum Erfassen Sie das Datum mit dem die Verbuchung in die Finanzbuchhaltung beginnen soll. Damit auch rückwirkend erfasste Buchungen übertragen werden, sollte hier der Geschäftsjahresbeginn eingegeben werden. Bis Datum Datum eingeben, mit welchem die Verbuchung in die Finanzbuchhaltung enden soll. Auslesen Mit dieser Funktion werden Buchungen in die ABACUS Finanzbuchhaltung übertragen. Zurücklesen Mit dieser Funktion können Buchungen aus der ABACUS Finanzbuchhaltung in die FIBU zurückgelesen werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Buchungen via DAT-Datei in die Finanzbuchhaltung übertragen wurden, d.h. im Programm 51 STAMMDATEN die Funktion 2- seitiger Datenaustausch aktiv ist. Ohne/Mit Datenkomprimierung Komprimierter Datenübertrag mittels BAR-File. Durch die Funktion mit Datenkomprimierung ist es möglich, grosse Datenmengen in einem Verbuchungslauf in die Finanzbuchhaltung zu übertragen. Es werden automatisch 2 Disketten erstellt. Probelauf Der Verbuchungslauf kann provisorisch durchgeführt werden. Unvollständige Buchungen oder Lesefehler werden angezeigt und können vor dem definitiven Übertrag behoben werden. Der Probelauf ist für beliebige Perioden innerhalb eines Geschäftsjahres möglich. Definitiver Lauf Die Verbuchung wird definitiv durchgeführt und auf dem ausgewählten Datenträger wird das Übertragungsfile erstellt. Der definitive Lauf wird protokolliert. Alle Buchungen, die im definitiven Lauf berücksichtigt werden, erhalten den Status V (verbucht). Seite 19-3

92 FIBU Verbuchen in Finanzbuchhaltung 19 Übersicht Storno früherer Lauf Verbuchungsläufe aus der FIBU in die Finanzbuchhaltung lassen sich mit dieser Funktion stornieren und allenfalls wiederholen. Der Stornolauf wird protokolliert. Hinweis Ein Stornolauf ist nur möglich, solange die Daten nicht bereits aus der Finanzbuchhaltung wieder in die FIBU zurückgelesen wurden. Duplikat früherer Lauf Ein Verbuchungslauf kann einmal dupliziert werden, z.b. falls der Treuhänder die Daten nicht einlesen kann. Seite 19-4

93 FIBU Verbuchen in Finanzbuchhaltung 19 Daten auslesen Daten auslesen Bild 19-2: Verbuchen in Finanzbuchhaltung - Daten auslesen Möglichkeiten In diesem Programm erstellen Sie die definitive Übertragungsdatei. Dazu bestimmen Sie: Datei-Namen (File) Directory und den Drive Datenträger um die ASCII-Datei zu speichern, z.b. Diskette (Laufwerk A: oder B:) Hinweis Der Pfad für die Übertragungsdatei kann im Programm 51 STAMMDATEN hinterlegt werden. Dieser wird dann beim Auslesen vorgeschiagen. Arbeitablauf Sie starten dieses Programm indem Sie im Programm 19 VERBUCHEN IN FINANZBUCHHAL- TUNG mit <Pfeil Ab-/ Auf> zuerst Auslesen in FIBU und anschliessend Definitiver Lauf anwählen und jeweils mit <ENTER> bestätigen. Seite 19-5

94 FIBU Verbuchen in Finanzbuchhaltung 19 Daten auslesen Datei Alle auf dem Datenträger bestehenden Dateien werden hier aufgelistet. Wollen Sie eine bestehende Datei überschreiben, springen Sie mit <TAB> in das Fenster Datei und wählen mit <Pfeil Ab/Auf> die entsprechende Datei aus. Verzeichnis In diesem Fenster ändern Sie das Verzeichnis. Wählen Sie mit <Pfeil Ab/Auf> das entsprechende Verzeichnis und bestätigen Sie mit <ENTER>. Laufwerk Bestimmen Sie das Laufwerk, in welches Sie die Übertragungsdatei kopieren möchten. Wählen Sie mit <Pfeil Ab/Auf> das entsprechende Laufwerk und bestätigen Sie mit <ENTER>. Hinweis Im Programm 51 Stammdaten können Sie das Ziellaufwerk und den Pfad für den Datenübertrag hinterlegen. Beispiel Sie möchten die Bewegungen des aktuellen Geschäftsjahres via Diskette in die Finanzbuchhaltung übertragen. Seite 19-6

95 FIBU Konten bearbeiten 21 Übersicht 21 Konten bearbeiten Übersicht Bild 21-1: Konten bearbeiten Möglichkeiten In diesem Programm definieren Sie neue Konten oder bearbeiten den bestehenden Kontenplan. Hinweis: Kontenplan einlesen Um einen bestehenden Kontenplan mit MWST-Informationen aus der Finanzbuchhaltung zu übernehmen, exportieren Sie den Kontenplan über Programm 554 KONTENPLAN IM- PORTIEREN/EXPORTIEREN der ABACUS Finanzbuchhaltung. Anschliessend importieren Sie den Kontenplan im Programm 41 KONTOPLAN IMPORTIEREN/EXPORTIEREN der FIBU. Globalmutationen Mit dieser Funktion besteht die Möglichkeit, einen Kontenbereich zu bearbeiten und Globalmutationen vorzunehmen, beispielsweise können Sie die Kontenklassierung global mutieren. Seite 21-1

96 FIBU Konten bearbeiten 21 Übersicht Zusatzdefinitionen <F6> Unter Optionen können Sie weitere Informationen pro Konto eingeben, die beim Buchen, bei der Ausgabe des Kontenplans oder der Bilanzen bei Bedarf zusätzlich ausgewertet werden können. Konto löschen <SHIFT F2> Nummer des zu löschenden Kontos eingeben. Mit <sf2> kann das Konto gelöscht werden, sofern keine Buchungen in der aktiven Periode vorhanden sind. Bemerkungen Bevor Sie den Kontenplan erfassen oder überarbeiten, müssen Sie folgende Programme überprüfen: Programm 51 STAMMDATEN EINGEBEN Kostenstellen aktiv? Fremdwährung aktiv? Programm S31 Mandanteninformation Mandantenadresse erfassen. MWST-Informationen unter <F7> definieren. Programm 25 KONTENKLASSIERUNG Kontenklassierung definieren: Alle Klassierungsebenen dem eigenen Kontenplan anpassen. Konten/Kostenarten sollten erst eröffnet werden, wenn die entsprechende Kontenklassierung bestimmt ist, damit eine logische Eingliederung der Konten/Kostenarten im Kontenplan gewährleistet ist. Programm 23 KONTENPLAN ABFRAGEN Kontenplan ausdrucken und nochmals überprüfen. Arbeitsablauf Kontonummer Wählen Sie die Nummer des Kontos, das Sie ändern möchten, oder geben Sie die Nummer des neu zu eröffnenden Kontos ein. Die Kontonummer kann max. 11 Stellen lang sein. <F3> <F4> <PgUp/PgDn> Suchen im Kontenplan Kontenplan anzeigen Im Kontenplan blättern Seite 21-2

97 FIBU Konten bearbeiten 21 Übersicht <RETURN> Bestehende Kontonummer übernehmen Kontobezeichnung Die Kontobezeichnung ist maximal 40 Stellen lang. <F4> Kontenplan nach Alphabet anzeigen <PgUp/PgDn> Im Kontenplan alphabetisch blättern Hinweis Mit <F6=Zusatzdefinitionen> können Sie in den Feldern '2. Bezeichnung' und Bemerkungszeilen 1/2 weitere Bezeichnungen für das entsprechende Konto eingeben, z.b. Fremdsprachen-Bezeichnung. Währung Bei Buchhaltungen mit Leitwährung CHF wird die Währung CHF = Schweizer Franken vorgeschlagen. Für Konten, die in einer Fremdwährung geführt werden, muss der entsprechende ISO-Code der Fremdwährung erfasst werden. Hinweis Fremdwährungen können nur erfasst werden, falls im Programm 51 STAMMDATEN ER- FASSEN die Funktion Fremdwährung = [X] aktiviert ist. Die Währung des Kontos kann nur geändert werden, falls noch keine Bewegung auf diesem Konto erfasst ist. Für Konten, die nicht in der Leitwährung definiert wurden, kann beim Buchen der Betrag in Leit- und Fremdwährung sowie der Kurs erfasst werden. Konto MWST pflichtig Für jedes Konto wird definiert, ob es mehrwertsteuerpflichtig ist. Diese Funktion kann auch nachträglich aktiviert werden. Vorschlag Wahlweise kann für mehrwertsteurpflichtige Konten ein MWST-Code als Vorschlag beim Buchen definiert werden. Hinweis Ein neuer MWST-Code eröffnen Sie im Programm 531 MEHRWERTSTEUER-CODES. Fix Wird diese Funktion aktiviert [X], ist der erfasste MWST-Code-Vorschlag fixiert; d.h. beim Buchen mit dem entsprechenden Konto kann der MWST-Code vom Benutzer nicht geändert werden. Dies empfiehlt sich für sämtliche Konten, die immer nur mit einem einzigen MWST-Code bebucht werden. Seite 21-3

98 FIBU Konten bearbeiten 21 Übersicht Hinweis Falls auf dem gleichen Konto zwei verschiedene Steuersätze verwendet werden, kann in der MWST-Verprobungsliste die verbuchte MWST pro Satz und Konto aufgeschlüsselt werden. Somit ist pro Konto ersichtlich, welche Buchungen mit welchen MWST-Sätzen auf demselben Konto gebucht worden sind. Pflichtig % Erfassen Sie den Faktor in Prozent für den reduzierten Vorsteuerabzug. Beispiel: Verpflegungsspesen Auf Verpflegungsspesen kann nur 50% des Vorsteuerabzugs geltend gemacht werden. Werden Verpflegungsspesen auf ein separates Konto verbucht, kann als Faktor eingegeben werden. In diesem Fall wird nur 50% der Vorsteuer in der MWST- Abrechnung berücksichtigt. Auch auf dem MWST-Code können Sie einen Faktor für den reduzierten Vorsteuerabzug definieren. Ist sowohl auf dem Konto wie auch auf dem Code ein reduzierter Vorsteuerabzug definiert, wird nur der Reduktionsfaktor des Kontos berücksichtigt. Kategorie Die MWST-Kategorie bestimmt grundsätzlich, in welchen Fällen MWST gerechnet werden muss. Zusätzlich steuert sie die Verbuchung der MWST in der Bilanz, falls die MWST nach vereinnahmter Methode abgerechnet wird. Die folgende Tabelle zeigt, in welchen Fällen die MWST gerechnet wird. NR Soll Haben Methode vereinnahmt 1 Allg.Konto Geldkonto Ja Allg.Konto Debi/Kredi Ja Debi/Kredi Geldkonto Ja Allg.Konto Allg.Konto Nein Geldkonto Geldkonto Nein Debi/Kredi Debi/Kredi Nein Methode vereinbart Ja Ja Nein Nein Nein Nein Seite 21-4

99 FIBU Konten bearbeiten 21 Übersicht Konto Steuerpflicht MWST-Kategorie 1010 Post Nein Geldkonto 1020 Bank Nein Geldkonto Debitor Müller Nein Debi/Kredi Debitor Meier Nein Debi/Kredi 1200 Maschinen Ja Allg. Konto 2000 Kreditoren Nein Debi/Kredi 3000 Waren Einkauf Ja Allg. Konto 4200 Abschreibungen Nein Allg. Konto Ordnen Sie die entsprechende Kategorie zu. Hinweis Ist ein Konto steuerpflichtig, wird die MWST-Kategorie automatisch auf Allg. Konto gesetzt. Geldkonto und Debi/Kredi - Konten sind nie steuerpflichtig. Klassierung Jedes Konto muss im Kontenplan zwingend zugeordnet werden. Das Konto wird auf der untersten Ebene der Klassierung zugeordnet. Das Programm bringt einen Vorschlag für die Zuordnung aufgrund der ersten drei Ziffern der Kontonummer. <F2> <RETURN> <F4> <PgUp/PgDn> Vorschlag übernehmen Klassierung ändern Klassierung aufrufen Blättern Hinweis Die Klassierungszuordung eines Kontos kann jederzeit geändert werden. So ist es möglich, beim Jahresende ein Bankkonto mit einem Negativ-Saldo von den Aktiven in die Passiven umzuklassieren. Hinweis Um die Klassierung zu bearbeiten, kann im Klassierungsteil <F4> via KLASSIERUNG in das Programm 25 KONTENKLASSIERUNG gewechselt werden. Bereich Bereich - Aktiven, Passiven, Aufwand, Ertrag, Neutral - für das aktuelle Konto zuordnen. Hinweis: Diese Zuordnung ist für Ermittlung von Gewinn/ Verlust in der Bilanz/Erfolgsrechnung wesentlich. Ein Vorschlag kann in den EINSTELLUNGEN unter MENÜ -? (Fragezeichen) hinterlegt werden. Seite 21-5

100 FIBU Konten bearbeiten 21 Zusatzdefinitionen F6 Zusatzangaben Zusatzdefinitionen <F6> Zusatzangaben Bild 21-2: Zusatzdefinitionen Möglichkeiten Unter Zusatzangaben können Sie weitere Informationen pro Konto eingeben, die beim Buchen, bei der Ausgabe des Kontenplans oder der Bilanzen bei Bedarf zusätzlich ausgewertet werden können. Arbeitsablauf 2. Nummer Zweite Kontonummer eingeben. Maximal 18 Stellen alphanumerisch. Die Konten/Kostenarten können in folgenden Programmen nach der 2. Nummer ausgewertet werden: Programm 22 Programm 23 Programm 31 Kontobewegungen abfragen Kontoplan abfragen Bilanz/Erfolgsrechnung Seite 21-6

101 FIBU Konten bearbeiten 21 Zusatzdefinitionen F6 Zusatzangaben Beispiele Konzern-Konto-Nr. Alphanumerische Konto-Nr. Alte Kontonummern bei der Umstellung auf einen neuen Kontenplan 2. Bezeichnung Die zweite Kontobezeichnung kann 40 Zeichen lang sein. Die Konten/Kostenarten können in folgenden Programmen mit der 2. Bezeichnung ausgewertet werden: Programm 22 Programm 23 Programm 31 Kontobewegungen abfragen Kontoplan abfragen Bilanz/Erfolgsrechnung Beispiele Konzern-Kontobezeichnung Bezeichnung in einer Fremdsprache Bemerkungszeilen 1 und 2 In diesem Feld können weitere Kontoinformationen definiert werden. Maximal können 30 Zeichen erfasst werden. Beispiel Kontobezeichnung in einer Fremdsprache Alphanumerische Kontonummer Saldo beim Buchen zeigen Um für den selektierten Kontenbereich beim Buchen in der Statuszeile den aktuellen Saldo zu zeigen, aktivieren [X] Sie dieses Feld. Kein Minus-Saldo erlaubt Um einen negativen Saldo auf bestimmten Konten (Kasse, Post, etc.) zu verhindern, kann dieses Feld aktiviert [X] werden. Beim Buchen kann eine Bewegung nicht gespeichert werden, falls daraus ein negativer Saldo resultiert. Valutadatum verlangen Wird diese Funktion aktiviert [X], muss bei der Erfassung der Buchungen das Valutadatum zwingend eingegeben werden. Beispiel Konten, die verzinst werden nach dem Übertrag in die ABACUS Finanzbuchhaltung. Seite 21-7

102 FIBU Konten bearbeiten 21 Zusatzdefinitionen F6 Zusatzangaben KST/KTR buchen Damit diese Option aktiviert [X] werden kann, muss im Programm 51 STAMMDATEN EINGE- BEN das Feld Kostenstellen aktiviert werden. Für Konten, die in Verbindung mit KST/KTR erfasst werden, sollte dieses Feld aktiviert [X] werden. In diesem Fall ist beim Buchen die Eingabe einer KST/KTR zwingend. Hinweis Ist für ein Konto das Feld KST/KTR buchen aktiviert [X], kann eine Kostenstelle als Buchungsvorschlag erfasst werden. KST/KTR Vorschlag Erfassen Sie die Nummer der KST/KTR, die beim Buchen vorgeschlagen werden soll. Dieser Vorschlag kann jederzeit geändert werden. KST/KTR können nicht eröffnet werden und werden deshalb auch nicht überprüft. Interne Angaben Dieses Fenster zeigt den Status des aktuellen Kontos. Zum Status des Kontos gehören: Konto/Kostenart bebucht Sobald ein Konto den Status 'bebucht' erhält, können folgende Definitionen nicht mehr verändert werden. Kontonummer Währung Bebuchte Konten können auch nicht gelöscht werden. Konto/Kostenart aktiv / inaktiv Mit diesem Code kann jedes Konto zum Buchen inaktiv gesetzt werden. Somit kann im Programm 11 BUCHEN das Konto nicht mehr eingegeben werden. Sobald diese Funktion wieder deaktiviert wird, ist das Konto wieder aktiv [ ] und kann wieder bebucht werden. Beispiel Darlehenskonto, das abgelaufen ist. Der Status 'bebucht' und der Status 'inaktiv' wird in der Statuszeile angezeigt. Erstellt am Dieses Datum zeigt das Eröffnungsdatum des Kontos. Mutieren des Datums ist nicht möglich. Seite 21-8

103 FIBU Konten bearbeiten 21 Zusatzdefinitionen F6 Zusatzangaben Letzte Mut. am Zeigt, wann das aktive Konto zuletzt mutiert wurde. Änderungen des Datums sind manuell nicht möglich. Seite 21-9

104 FIBU Konten bearbeiten 21 Zusatzdefinitionen F6 Dossier Shift F6 Dossier <Shift F6> Bild 21-3: Konten - Dokumente Bemerkungen In Dossiers, auch Arbeitsmappen genannt, können verschiedenste Dokumente jeglicher Herkunft abgelegt werden. Ein Dossier eines Kontos kann zum Beispiel folgenden Inhalt aufweisen: Kontoauszug Kontoverzinsung In der ABACUS Dossierverwaltung können die Dokumente in den Dossiers von unterschiedlichen Formattypen sein, z.b. Excel, Word, Powerpoint Grafiken, ABACUS Ausdrucke usw. (zur Zeit werden über 250 verschiedene Dateiformate unterstützt). Durch die Integration des Programmes KEY-VIEW können diese Dokumente im ABACUS jederzeit und sofort aufgerufen und gesichtet werden, ohne dass die entsprechende Applikation, mit der das gesuchte Dokument (z.b. Word-Dokument) ursprünglich erstellt wurde, gestartet oder überhaupt installiert sein muss. Seite 21-10

105 FIBU Konten bearbeiten 21 Zusatzdefinitionen F6 Dossier Shift F6 Arbeitsablauf Dossier Mit der rechten Maustaste rufen Sie das Menü auf, welches Ihnen im Fenster "Dossiers" zur Verfügung steht. Jedes Dokument muss zwingend einem Dossier zugeordnet werden. Die Dossiers sind für sämtliche Konten und Kostenarten ersichtlich. Dokument zuordnen Aktivieren Sie das entsprechende Dossier und ordnen Sie danach das entsprechende Dokument dem Dossier zu. Dokumente können mittels Drag&Drop oder der rechten Maustaste zugeordnet werden. Die Dokumente werden dem aktiven Konto/Kostenart zugeordnet und sind auch nur für dieses ersichtlich. Seite 21-11

106 FIBU Konten bearbeiten 21 Menüzeile - Konto Kopieren Shift F5 Menüzeile - Konto Kopieren <Shift F5> Bild 21-4: Konten kopieren Bemerkungen Müssen mehrere Konten eröffnet werden, die dieselben Definitionen aufweisen, können sie kopiert werden. Es werden alle Angaben, die im Programm 21 sonst manuell erfasst werden, kopiert. Der Shortcut übernimmt automatisch die Kontennummer. Arbeitsablauf Neue Nummer Erfassen Sie die Nummer des Kontos, welches Sie neu eröffnen möchten. Diese Nummer muss eindeutig sein. Seite 21-12

107 FIBU Konten bearbeiten 21 Menüzeile - Konto Kopieren Shift F5 Neue Bezeichnung Erfassen Sie die neue Bezeichnung oder ändern Sie die bestehende Bezeichnung entsprechend ab. Dokumente kopieren Kopieren/ Abbrechen Sollen die Dokumente mit kopiert werden, so muss dieser Switch aktiv sein. Indem Sie die Eingaben mit 'Kopieren' bestätigen, speichern Sie das neue Konto. Soll es nicht gespeichert werden, müssen Sie das Fenster mit 'Abbrechen' schliessen. Seite 21-13

108 FIBU Konten bearbeiten 21 Menüzeile - Konto Globalmutation Globalmutation Bild 21-5: Globalmutationen Möglichkeiten Die Globalmutationen ermöglichen Ihnen, auf mehreren Konten die selben Mutationen sehr schnell vorzunehmen. Arbeitsablauf Selektieren Vor der eigentlichen Mutation müssen die gewünschten Konten selektiert werden in einem "von/bis Bereich". Stammdefinitionen Bereich Die selektierten Konten können einem anderen Bereich zugeordnet werden. Seite 21-14

109 FIBU Konten bearbeiten 21 Menüzeile - Konto Globalmutation Klassierungen Die selektierten Konto können in der Standardklassierung global umklassiert werden. Mit <F4> wird die Klassierung angezeigt, die gewünschte Stelle kann ausgesucht und bestätigt werden. Zusatzdefinitionen Zusatzangaben Folgende Zusatzangaben können via Globalmutation ebenfalls mutiert werden: Saldo beim Buchen anzeigen kein Minussaldo erlaubt Valutadatum beim Buchen verlangen Kostenstellen buchen Seite 21-15

110 FIBU Konten bearbeiten 21 Menüzeile -? (Fragezeichen) Einstellungen Menüzeile -? (Fragezeichen) Einstellungen Bild 21-6: Menüzeile - Einstellungen Arbeitsablauf Vorschlagen Klassierung vorschlagen Falls der Switch "Klassierung vorschlagen" aktiv ist, wird vom System beim Eröffnen eines Kontos ein Vorschlag für die Klassierung des Kontos gemacht. Bereich vorschlagen Falls der Switch "Bereich vorschlagen" aktiv ist, wird vom System beim Konto eröffnen ein Vorschlag für die Bereichszuordnung gemacht. Anzeige in Statuszeile Wurden in den ZUSATZDEFINITIONEN eine 2. Bezeichnung oder Bemerkungszeilen erfasst, kann wahlweise die 2. Bezeichnung oder eine Bemerkungszeile in der Statuszeile des Hauptfensters KONTEN / KOSTENARTEN gezeigt werden. Seite 21-16

111 FIBU Konten bearbeiten 21 Menüzeile -? (Fragezeichen) Einstellungen Bereichsvorschlag - Einstellungen Um für den Bereich einen Vorschlag vom System zu erhalten, muss im Teil 'Bereichsvorschlag - Einstellungen' eine Vorgabe hinterlegt werden. Normalform Darstellung des Gewerbekontorahmens nach Käfer. Staffelform Darstellung des Kontorahmens KMU. Da hier in der Kontenklasse (Bereich) 3 Aufwand und Ertrag ausgewiesen werden, wird mit Schlüsselwörtern gearbeitet. Das Schlüsselwort wird in der Bezeichnung der Klassierungszuordnung gesucht. Sollte kein Schlüsselwort gefunden werden, kann ein Vorschlag hinterlegt werden. In diesem Fall kann zwischen Aufwand, Ertrag oder Neutral gewählt werden. Beispiel Eröffnung des Konto 3000 'Produktionsertrag'. Dieses Konto wird der Klassierungsgruppe 300 'Produktionsertrag' zugeordnet. Ist nun das Schlüsselwort "ertrag" hinterlegt, so sucht das System in der untersten zugeordneten Klassierungsstufe das Wort "ertrag". Es wird in diesem Fall die Gruppe 300 'Produktionsertrag' finden und den Bereichsvorschlag auf Ertrag setzen. Dieser Vorschlag kann falls notwendig korrigiert werden. Seite 21-17

112 FIBU Konten bearbeiten 21 Menüzeile -? (Fragezeichen) Ablauf festlegen Ablauf festlegen Bild 21-7: Menüzeile - Ablauf festlegen Möglichkeiten Festlegen des Ablaufs beim Eröffnen oder Bearbeiten eines Kontos. Bestimmen des Zeitpunkts des automatischen Speicherns eines neuen Kontos. Definition der Bestandteile, die beim Eröffnen eines Kontos automatisch abgefragt werden. Arbeitsablauf Navigation Wahlweise kann die Navigation durch das Programm kontrolliert werden. Wird diese Funktion aktiviert, kann ein neu eröffnetes Konto am Ende der Navigation automatisch gespeichert werden. Soll im Anschluss an das Speichern eines Kontos, automatisch ein neues Konto eröffnet werden, können Sie die entsprechende Funktion aktivieren. Wollen Sie die Navigation nicht durch das Programm kontrollieren lassen, jedoch automatisch speichern, aktivieren Sie die Funktion 'Nach dem Ende einer Seite automatisch speichern'. Seite 21-18

113 FIBU Konten bearbeiten 21 Menüzeile -? (Fragezeichen) Ablauf festlegen Bestandteile der Navigation Mit Drag&Drop können Sie die Bestandteile der Navigation definieren. Die aufgeführten Bestandteile werden beim Eröffnen eines Kontos automatisch abgefragt. Seite 21-19

114 FIBU Kontoauszüge 22 Übersicht 22 Kontoauszüge Übersicht Bild 22-1: Kontoauszüge Möglichkeiten In diesem Programm können alle Einzelbuchungen eines Kontos oder Kontenbereichs innerhalb einer bestimmten Periode des jeweiligen Geschäftsjahres ausgegeben werden. Die Reihenfolge der Buchungen im Kontoauszug kann flexibel angepasst werden. Dabei kann der Kontoauszug nach folgenden Kriterien gestaltet werden. Selektionen <F5> Wahl des Geschäftsjahres und des Datumsbereichs für welchen der Kontoauszug erstellt wird. Seite 22-1

115 FIBU Kontoauszüge 22 Übersicht Reihenfolge der Konten nach Name, Nummer oder Klassierung. Reihenfolge der Bewegungen innerhalb eines Kontos nach Belegdatum, Valutadatum, Belegnummer oder frei definierbar. Gestaltung <F6> Ausgabe der Belegnummer oder der Buchungsnummer Nach Leitwährung/Fremdwährung oder Fremdwährung/Leitwährung Valutadatum zeigen Budget zeigen Saldo seit Anfang Jahr zeigen Nur Konten mit Bewegungen Betrag Null nicht zeigen MWST - Nettoanzeige Seitenvorschub pro Konto Nur aktive Konten Erste Kontonummer und/oder zweite Kontonummer zeigen Bemerkungszeile 1 und / oder 2 zeigen Programminformation zeigen Kriterien <F7> Mit Hilfe der Kriterien kann der Kontoauszug nach Belegnummer, Buchungstext, Code, Valutadatum, Betrag oder Gegenkonto selektiv ausgegeben werden. Bemerkungen Vorgaben Dieses Programm erlaubt eine flexible und individuelle Gestaltung der Auswertungen. Damit Sie die entsprechenden Einstellungen nicht bei jeder Auswertung neu definieren müssen, können Sie in der Menüzeile unter 'Vorgaben' einen Report abspeichern. Beim Neustart des Programms laden Sie nur noch den Report, womit alle vordefinierten Einstellungen wieder aktiviert sind. Seite 22-2

116 FIBU Kontoauszüge 22 Übersicht Ausgabe Die Ausgabe kann wahlweise auf den Bildschirm, den Drucker, als Mail oder als Datei erfolgen und gleichzeitig in ein Dossier und/oder Archiv gespeichert werden. Zudem kann der Report auch direkt in Excel übergeben werden. Abrechen der Ausgabe ist mit 'ESC' möglich. Bearbeiten am Bildschirm In den Auswertungen am Bildschirm stehen Ihnen unter anderem folgende Möglichkeiten offen: <PgUp/PgDn> Blättern <CURSOR UP> / <CURSOR DOWN> Zeilenweise springen <CTRL P> <CTRL C> <CTRL F> Drucken Kopieren Suchkriterium eingeben <F3> / <SHIFT F3> Vorwärts/Rückwärts suchen <CTRL M> <CTRL A> Aktuelle Seite markieren Alles markieren Seite 22-3

117 FIBU Kontoauszüge 22 Übersicht Reihenfolge der Konten Reihenfolge der Konten Bild 22-2: Kontozüge - Selektion Arbeitsablauf Die Ausgabenreihenfolge wird in der ersten Combo-Box (Konto nach Nummer) beinflusst. Es bestehen folgende Möglichkeiten: Konto nach Nummer Konto nach Namen Konto nach Klassierung Ausgabe aufsteigend nach Kontonummern. Ausgabe nach Alphabet resp. nach Kontenbezeichnung. Die Auswertung erfolgt nach der Klassierung. In der Selektion wird die Lasche "Klassierung" aktiv, damit die Ausgabe auf der Stufe Klassierung selektiert werden kann. Seite 22-4

118 FIBU Kontoauszüge 22 Übersicht Reihenfolge der Konten Beispiel Sie möchten sämtliche Konten der Bilanz ausdrucken. Wählen Sie die oberste Klassierungsstufe und selektieren Sie von '1 Aktiven' bis '2 Passiven'. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie unter SELEKTION/KLASSIERUNG. Seite 22-5

119 FIBU Kontoauszüge 22 Übersicht Reihenfolge der Bewegungen Reihenfolge der Bewegungen Bild 22-3: Kontoauszug - Reihenfolge der Bewegungen Arbeitsablauf Die Ausgabe innerhalb des Kontos wird mit der zweiten Combo-Box (Detail nach Belegdatum) beeinflusst. Folgende Reihenfolgen sind möglich: Detail nach Belegdatum Detail nach Valutadatum Die Buchungsdetails werden in der Reihenfolge des Belegdatums ausgegeben. Die Buchungsdetails werden in der Reihenfolge des Valutadatums ausgegeben. Bei der Sortierung nach Valutadatum muss dieses Datum im Programm 11 BUCHEN bei jeder Buchung erfasst werden. Seite 22-6

120 FIBU Kontoauszüge 22 Übersicht Reihenfolge der Bewegungen Hinweis Pro Konto kann im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN 'Zusatzdefinitionen' definiert werden, dass das Valutadatum beim Buchen abgefragt wird. Im weiteren kann das Valutadatum im Programm 11 BUCHEN F6=Optionen' automatisch gleich dem Belegdatum gesetzt werden. Benutzerdefinierte Reihen folge Benutzerdefinierte Reihenfolgen können in der 2. Combobox (Detail nach Belegdatum) ausgewählt werden. Diese Reihenfolgen werden unter 'Optionen - Benutzerdefinierte Reihenfolge' erstellt. Seite 22-7

121 FIBU Kontoauszüge 22 Selektion - Standard F5 Selektion - Standard <F5> Bild 22-4: Kontoauszug - Selektion - Standard Arbeitsablauf Selektion von.../bis... Erfassen Sie die erste und die letzte Kontonummer des Bereichs, den Sie ausdrucken wollen. Möchten Sie das Konto nicht nach der Nummer sondern nach dem Namen selektieren, muss die Reihenfolge nach Namen definiert werden. Siehe auch 'Reihenfolge - Kontoauszug'. <F4> <PgUp/PgDn> Liste Kontenplan Blättern im Kontenplan Jahr Wählen Sie mit <Pfeil Ab/Auf> das gewünschte Geschäftsjahr. Geschäftsjahre, welche rot markiert sind, wurden bereits abgeschlossen (Status 1 im Programm 56). Detailselektion Die Anzeige in der Detailselektion ist abhängig von der gewählten Sortierung der Buchungen. Je nach Definition der Sortierung werden verschiedene und auch mehrere Selektionsdetails Seite 22-8

122 FIBU Kontoauszüge 22 Selektion - Standard F5 dargestellt. Der Benutzer kann eigene Sortierungen definieren. Siehe dazu 'Benutzerdefinierte Reihenfolge'. Beispiel Werden die Kontobewegungen nach Datum sortiert, kann in der Detailselektion nach Datum selektiert werden. In diesem Fall erfassen Sie Start- und End-Datum der Auswertung. Mögliche Eingabeformen: Tag/Monat/Jahr /1/ Seite 22-9

123 FIBU Kontoauszüge 22 Selektion - Klassierung Selektion - Klassierung Bild 22-5: Kontoauszüge - Selektion nach Klassierung Arbeitsablauf Variante Die Ausgabenreihenfolge der Kontoauszüge kann von der Standardklassierungen abhängig sein, d.h. dass die Konten in der Reihenfolge ihrer Kontenklassierung ausgegeben werden. Wahlweise kann die Ausgabe nach Klassierungselementen eingeschränkt werden. Dazu definieren Sie zuerst die Klassierungsebene und danach für die gewählte Ebene den Bereich der Klassierungselemente dieser Ebene. Ebene Selektieren Sie die Ebene. Sämtliche Klassierungsebenen, die in der Kontenklassierung definiert wurden, werden angezeigt. <F4> Liste der Klassierungsebenen Seite 22-10

124 FIBU Kontoauszüge 22 Selektion - Klassierung Selektion Definieren Sie den Selektionsbereich. Zur Auswahl stehen sämtliche Elemente der selektierten Ebene. Seite 22-11

125 FIBU Kontoauszüge 22 Gestaltung - Darstellung Gestaltung - Detail <F6> Bild 22-6: Kontoauszüge - Gestaltung Detail Möglichkeiten Mit den Gestaltungsangaben kann der Kontoauszug den individuellen Bedürfnissen angepasst werden. Die Felder mit einer eckigen Klammer [ ] werden mit der Maus oder <Leerschritttaste> aktiviert [X], oder inaktiviert [ ]. Bei Feldern mit runden Klammern kann die entsprechende Funktion mit <Pfeil Ab/Auf> gewählt werden. Hinweis Falls Sie den Kontoauszug immer mit den gleichen Gestaltungselementen ausgeben wollen, können Sie Ihre Definitionen unter VORGABEN als Report speichern und bei Bedarf wieder aktivieren. Seite 22-12

126 FIBU Kontoauszüge 22 Gestaltung - Darstellung Arbeitsablauf Belegnummer/Buchungsnu mmer Der Kontoauszug kann entweder mit der Belegnummer oder Buchungsnummer ausgegeben werden. Falls nicht mit der Belegnummer gearbeitet wird, sollte der Kontoauszug mit der Buchungsnummer ausgedruckt werden. Aus revisionstechnischen Überlegungen ist die Ausgabe mit Buchungsnummer empfehlenswert. Fremdwährung/ Landeswährung Diese Variante ist nur bei den Buchhaltungen mit der Option Fremdwährung aktiv. Bei der Ausgabe nach Landeswährung wird zuerst die Leitwährung und anschliessend die Fremdwährung im Kontoauszug ausgegeben, bei der Ausgabe nach Fremdwährung zuerst die Fremdwährung und anschliessend der Saldo in Leitwährung. Anzeige Valutadatum zeigen Budget zeigen (nur Querformat) Unter dem Belegdatum wird zusätzlich das Valutadatum ausgegeben. Das Jahresbudget des Kontos wird am Schluss des Kontoauszugs mit dem Saldo Buchungsjahr verglichen. Zusätzlich wird die Abweichung zum Jahresbudget in Prozent und Betrag ausgewiesen. Der Budgetvergleich ist nur auf Jahresebene möglich. Hinweis Budgets werden im Programm 52 SALDOVORTRÄGE/BUDGET erfasst. Saldo seit Anfang Jahr Der Kontosaldo wird seit Beginn Geschäftsjahr bis zum Beginn der Kontoauswertung aufgerechnet. Diese Möglichkeit ist wichtig bei Kontoauszügen von bestimmten Perioden, die nicht mit dem Beginn des Geschäftsjahres beginnen. Achtung Die Berechnung des Saldos seit Beginn Geschäftsjahr kann je nach Anzahl der Buchungen zu längeren Berechnungszeiten des Programms führen. Nur Konto mit Bewegungen Nur Konten mit Bewegungen oder Saldovortrag im aktuellen Jahr werden ausgedruckt. Weist ein Konto mit Bewegungen einen Saldo von 0 auf, z.b. Durchlaufskonto, wird das Konto auch ausgegeben. Konto mit NUR Saldovortrag zeigen Betrag 0 nicht zeigen Da der Saldovortrag keine explizite Bewegung ist, muss für den Saldovortrag noch extra selektiert werden ob dieser trotzdem angezeigt werden soll. Buchungen mit Betrag 0 werden nicht angezeigt. Seite 22-13

127 FIBU Kontoauszüge 22 Gestaltung - Darstellung Buchungsstatus zeigen Der Status der Buchung kann angezeigt werden. Folgender Status ist möglich: P = Provisorisch (in Fibu erfasste Buchung) V = Verbucht (Buchung wurde an Fibu übergeben) D = Definitiv (Buchung wurde von Fibu übernommen) Gestaltung - Darstellung Bild 22-7: Kontoauszug - Gestaltung - Darstellung Seite 22-14

128 FIBU Kontoauszüge 22 Gestaltung - Darstellung Arbeitsablauf Layout Ausgabe MWST- Nettoanzeige Wird diese Funktion aktiv gesetzt, so werden alle MWST-Buchungen ausgeblendet und es werden nur noch die Nettobeträge ausgewiesen. Seitenvorschub nach Konto Soll bei der Ausgabe auf den Drucker nach jedem Konto ein Seitenvorschub erfolgen, so muss dieses Feld aktiviert werden. Nur aktive Konten Es werden nur die aktiven Konten ausgegeben. Die Konten werden im Programm 21 KONTEN/ KOSTENARTEN aktiv oder inaktiv gesetzt. Shortcut statt Kontonummer ausgeben Matrix Drucker Diese Funktion wird zur Zeit in der Fibu nicht unterstützt. Der Switch Matrix Drucker erlaubt das quer Drucken mit der Druckereinstellung A4-hoch. Dies ist jedoch nur für Matrix-Drucker und nicht für Laser-Drucker. Darstellung Titel Normale Kontonummer Im Normalfall werden die Konten mit der Kontonummer ausgegeben, die Sie im Programm 21 KONTEN/KOSTENARTEN eingegeben haben. Zweite Kontonummer Die zweite Kontonummer wird im Programm 21 KONTEN/KOSTENARTEN unter ZUSATZDEFINI- TIONEN eingegeben. Die zweite Kontonummer kann 18 Stellen alphanumerisch sein. 1. Kontobezeichnung 2. Kontobezeichnung Es wird die normale, erste Kontobezeichnung im Titel angezeigt. Es wird die zweite Kontobezeichnung, welche im Programm 21 KONTEN/KOSTENARTEN unter ZUSATZDEFINITIONEN eingegeben wurde, im Titel ausgegeben. Bemerkungszeile 1 zeigen Im Titel wird zusätzlich zur Kontobezeichnung die Bemerkungszeile 1 ausgegeben. Die Titelzeile wird im Programm 21 unter ZUSATZDEFINITIONEN erfasst. Bemerkungszeile 2 zeigen Im Titel wird zusätzlich zur Kontobezeichnung die Bemerkungszeile 2 ausgegeben. Die Titelzeile wird im Programm 21 unter ZUSATZDEFINITIONEN erfasst. Seite 22-15

129 FIBU Kontoauszüge 22 Gestaltung - Darstellung Ausgabe Alle Konten Sämtliche selektierten Konten werden ausgegeben. Nur Konten mit Leitwährung Es werden nur Konten mit der auf dem Mandanten hinterlegten Leitwährung ausgegeben. Nur Konten mit Fremdwährung Nur Konten mit einer Währung <> Leitwährung werden ausgegeben. Seite 22-16

130 FIBU Kontoauszüge 22 Kriterien - Standard Kriterien - Standard Bild 22-8: Kontoauszug - Kriterien - Standard Möglichkeiten Mit Hilfe der Kriterien kann der Kontoauszug selektiert nach Betrag, Text, Code, Datum, Belegnummer und Gegenkonten ausgegeben werden. Somit können Sie gezielt ganz bestimmte Buchungen für ausgewählte Konten suchen. Arbeitsablauf Belegnummer Einschränkung nach einer bestimmten Belegnummer. Seite 22-17

131 FIBU Kontoauszüge 22 Kriterien - Standard Textzeile Der Kontoauszug wird selektiert nach einem bestimmten Buchungstext ausgegeben. Der Suchbegriff kann beliebig variiert werden: Beispiel Buchungstext 1. Zeile: Mögliche Suchbegriffe: F. Fischer, Bern...Fischer ASGA, 4. Quartal... ASGA Verkehr 4. Quartal... 4 Je ausführlicher der Suchbegriff ausgegeben wird, desto weniger Buchungen erscheinen im Kontoauszug. Beim letzten Beispiel erscheinen alle Buchungen mit einer Zahl '4' im Buchungstext. Die gleichen Möglichkeiten gelten auch für die 2. Zeile des Buchungstextes. Buchungscode Im Programm 11 BUCHEN, kann pro Buchung ein beliebiger alphanumerischer Code erfasst werden. Der Buchungscode ist ein zusätzliches Selektionselement zur Belegnummer und kann je nach Betrieb individuell vergeben werden. Valutadatum Einschränkung nach dem Valutadatum. Betrag Einschränkung eines von... /bis... Betrages. In Fremdwährung Soll die Einschränkung des Betrages für den Fremdwährungs- und nicht für den Leitwährungsbetrag gelten, so muss der Switch "in Fremdwährung" aktiv sein. In Kontosaldi suchen Wahlweise kann auch nach einem Betrag im Kontosaldo "grösser oder gleich" gesucht werden. Seite 22-18

132 FIBU Kontoauszüge 22 Kriterien - Erweitert Kriterien - Erweitert Bild 22-9: Kontoauszüge - Kriterien - Erweitert Arbeitsablauf Gegenkonto Falls Sie nur den Verkehr mit einem bestimmten Gegenkonto oder Gruppe von Gegenkonten wünschen, müssen Sie die entsprechenden Konten eingeben. Mit PgUp/PgDn im Kontostamm blättern. Beispiel Kontoauszug der Kasse mit dem Gegenkonto 4860 'Geschäftsspesen'. So erhalten Sie einen Auszug aller Spesen, die bar ausbezahlt wurden. Seite 22-19

133 FIBU Kontoauszüge 22 Benutzerdefinierte Reihenfolge Benutzerdefinierte Reihenfolge Bild 22-10: Kontoauszüge - Benutzerdefinierte Reihenfolge Möglichkeiten Die Reihenfolge innerhalb des Kontoauszuges kann vom Benutzer selber durch die Bildung eigener Definitionen bestimmt werden. Beispiel Sie möchten die Buchungen innerhalb eines Kontos sortiert nach Belegnummer darstellen. Für die Definition einer eigenen Reihenfolge starten Sie im Menü unter 'Optionen' die 'Benutzerdefinierte Reihenfolge'. Seite 22-20

134 FIBU Kontoauszüge 22 Benutzerdefinierte Reihenfolge Sie können neue Definitionen erstellen oder bestehende ändern oder löschen. Arbeitsablauf Neu Um eine neue Reihenfolge zu definieren, wählen Sie 'Neu'. Auswahl Auf der linken Seite finden Sie die Auswahl sämtlicher Selektionskriterien. Die gewünschten Kriterien können mittels "Drag & Drop" auf die rechte Seite "Selektion" gezogen werden. Pro Selektionskriterium gibt es die Möglichkeit einen Form-Feed (FF) und/oder einen Break einzuschalten. Das heisst, bei einem FF wird beim Abschluss jeweils ein Seitenumbruch ausgelöst. Ein Break erstellt ein Zwischentotal. Selektion Die Kriterien, nach welcher die Reihenfolge aufbereitet wird, werden in diesem Fenster dargestellt. Mit "Drag & Drop" können die Kriterien bei Bedarf wieder entfernt werden. Bezeichnung Erfassen Sie für die neu definierte Reihenfolge einen Namen. Für eine Reihenfolge nach Belegnummer beispielsweise 'Belegnummer'. Hinweis: Die benutzerdefinierte Reihenfolge wird in der mittleren Combo-Box auf der Hauptmaske geladen. Seite 22-21

135 FIBU Kontenplan abfragen 23 Übersicht 23 Kontenplan abfragen Übersicht Bild 23-1: Kontenplan ausgeben Möglichkeiten Mit diesem Programm kann der Kontenplan ausgedruckt werden, wie er in den Programmen 21 KONTEN BEARBEITEN und 25 KONTENKLASSIERUNG definiert wurde. Reporte In diesem Fenster treffen Sie aus den vordefinierten Reporten ihre Wahl. Diese Auswahl von Standardreports ergänzen Sie mit ihren eigenen Reports. Neue Reports erstellen Sie am besten, indem Sie einen bestehenden Report unter einem neuen Namen speichern und diesen bearbeiten. Reports, die Sie nicht mehr verwenden, löschen Sie. Die Funktionen Report löschen, Report speichern unter, finden Sie unter der rechten Maustaste. Seite 23-1

136 FIBU Kontenplan abfragen 23 Übersicht Weitere Möglichkeiten, die Ihnen zur Verfügung stehen: Neuer Ordner anlegen Order umbenennen Referenz löschen Verschieben Erlaubt Reports neu zu gruppieren Bestehende Ordner anders bezeichnen Löschen Sie eine Referenz, wird der Report oder Ordner in die Kategorie nicht klassiert verschoben. Mit Drag & Drop verschieben Sie ganze Ordner oder auch einzelne Reports Einstellungen Zusätzlich kann die Reihenfolge der Ausgabe folgendermassen festgelegt werden: nach Klassierung nach Nummern (nur Standard-Kontenplan) nach Bezeichnung (nur Standard-Kontenplan) aktive Konten zeigen inaktive Konten zeigen Selektion nach Klassierungselementen Spalten Ausgabe des Kontenplans mit folgenden Zusatzangaben: MWST-Informationen Alternative Klassierungstitel Alternative Klassierungsnummer Normale Kontonummer Zweite Kontonummer Normale Kontobezeichnung Zweite Kontobezeichnung Bemerkungszeile 1 Bemerkungszeile 2 Totalisatoren Seite 23-2

137 FIBU Kontenplan abfragen 23 Übersicht Ausgabe Die Ausgabe kann wahlweise auf den Bildschirm, den Drucker, als Mail oder als Datei und gleichzeitig in ein Dossier und/oder Archiv erfolgen. Zudem kann der Report direkt in Excel übergeben werden. Abbrechen der Ausgabe ist mit 'ESC' möglich. Bearbeiten am Bildschirm In den Auswertungen am Bildschirm stehen Ihnen unter anderem folgende Möglichkeiten offen: <PgUp/PgDn>...Blättern <CURSOR UP> / <CURSOR DOWN> Zeilenweise springen <CTRL P>... Drucken <CTRL C>...Kopieren <CTRL F>...Suchkriterium eingeben <F3> / <SHIFT F3>. Vorwärts/Rückwärts suchen <CTRL M>...Aktuelle Seite markieren <CTRL A>...Alles markieren Seite 23-3

138 FIBU Kontenplan abfragen 23 Einstellungen Einstellungen Seite 23-4

139 FIBU Kontenplan abfragen 23 Einstellungen Global Global Bild 23-2: Kontenplan - Global Arbeitsablauf Zeitachse Eine allfällige Periode kann selektiert werden. Seite 23-5

140 FIBU Kontenplan abfragen 23 Einstellungen Selektion Selektion Bild 23-3: Kontenplan Selektion Arbeitsablauf Selektion der Ebenen Für die Ausgabe des Kontenplans können die verschiedenen Gliederungebenen frei kombinierbar ausgedruckt werden. Beispiele der Gliederungsebenen: Bereiche: AKTIVEN, PASSIVEN, AUFWAND, ERTRAG Klassen: Aktiven, Passiven, Materialaufwand Hauptgruppe: Anlagevermögen, Umlaufvermögen Gruppen: Flüssige Mittel, Kurzfristiges Fremdkapital Seite 23-6

141 FIBU Kontenplan abfragen 23 Einstellungen Selektion Untergruppen: Bank Konten: ACHTUNG Bank CHF, Bank ITL Kostenarten: Materialeinkauf, Hilfsmaterial Die Auswahl nach den verschiedenen Gliederungsebenen ist nur dann aktiv, wenn der Kontenplan nach Klassierung ausgegeben wird. Selektion Bereiche Geben Sie hier für die selektierte Klassierungsebene das erste und das letzte Klassierungselement des Bereichs an, den Sie ausgegeben wollen. Beispiel Bereiche A bis B gibt die Klassierungselemente der Bilanz aus. Elemente Aktivieren Sie dieses Feld, wenn Sie aktive/inaktive Konten nicht ausgeben möchten. Sammelkonto ausführlich Falls im Programm 25 KONTENKLASSIERUNG auf einem Klassierungselement Sammelkonto definiert wurde, so kann mit Sammelkonto ausführlich das Klassierungselement detailliert oder verdichtet angezeigt werden. Seite 23-7

142 FIBU Kontenplan abfragen 23 Einstellungen Grundformat Grundformat Bild 23-4: Kontenplan - Grundformat Bemerkungen In diesem Fenster gestalten Sie die Ausgabe des Kontenplans, d.h. die Formatierung aber auch die Gestaltung der Spalten. Arbeitsablauf Einzüge ausschalten Haben Sie im Programm 25 Klassierung für jede Gliederung einen Einzug definiert? Der Kontenplan unterstützt diese Einzüge automatisch. Aktivieren Sie die Funktion, falls Sie die Einzüge ausschalten wollen. Titel als Total drucken Kein Zeilenumbruch in den Spalten Diese Funktion aktivieren Sie, falls Sie die Totalzeilen anstelle des Titels zeigen wollen. Ein allfälliger Zeilenumbruch (z.b. Bezeichnungstext länger als Spaltenbreite) in der Spalte wird ausgeschaltet, so dass kein Umbruch stattfindet und der Text abgeschnitten wird. Seite 23-8

143 FIBU Kontenplan abfragen 23 Einstellungen Grundformat Anzahl Zeilen pro Linie Definieren Sie, wieviele Zeilen pro Konto resp. Kostenart gezeigt sollen, beispielsweise um die 2 Bezeichnung unterhalb der 1. Bezeichnung auszuweisen. Anzahl Zeilen im Spaltentitel Definieren Sie, wieviele Zeilen die Spaltentitel umfassen sollen. Anschliessend können Sie unter Spalten/Titel Spaltentitel erfassen. Formatierung gemäss Ebene Wählen Sie die Gliederungsebene für die Formatierung des Spaltentitels. Die Formatierung der Gliederungsebenen können Sie unter FORMAT verändern. Standard Spaltenbreite in mm Definieren Sie die Standardspaltenbreite. Diese Spaltenbreite wird für neue Spalten und Standardspalten vorgegeben. Spaltenbreite gemäss Seite anpassen Hintergrundfarbe Damit die Spalten automatisch auf die Breite des Reporttitels ausgerichtet werden, aktivieren Sie diese Funktion. Wahlweise können Sie die Hintergrundfarbe der Spalten verändern. Seite 23-9

144 FIBU Kontenplan abfragen 23 Einstellungen Reportinfo Reportinfo Bild 23-5: Kontenplan Reportinfo Bemerkungen Wollen Sie einen bestehenden Report ändern? Dann speichern Sie ihn in diesem Fenster unter einem neuen Namen. Im weiteren können Sie auch die Reporttitel ändern und eigene Reportnotizen erfassen. Arbeitsablauf Reportname Der Reportname identifiziert einen Report eindeutig. Dieser Name ist nicht mehrsprachig. Displayname Diese Bezeichnung ist mehrsprachig. Sie richtet sich nach der Sprache des Benutzers. Mit einem kurzen Text beschreiben Sie die Auswertung oder verwenden diesen Text als Reporttitel. Reportbeschreibung Seite 23-10

145 FIBU Kontenplan abfragen 23 Einstellungen Reportinfo Untertitel Um mehr Informationen im Titelbereich der Auswertung zu zeigen, steht Ihnen die Untertitelzeile zur Verfügung. Reportbeschreibung als Report- Titel verwenden Standardauswertung dieser Kategorie Wollen Sie ihre Reportbeschreibung als Titel verwenden? Dann aktivieren Sie diese Funktion. Pro Kategorie, d.h. pro Programmnummer (Kontenplan, Kostenstellenplan, Bilanz, gestaltbare Bilanz und Bilanzsteuerung) können Sie einen Report als Standardauswertung definieren. Beim Start des Programms wird der Standardreport automatisch geladen. ABACUS Auswertung Einige Reports, die ABACUS mitliefert werden, sind als ABACUS-Auswertung gekennzeichnet. Solche Auswertungen können Sie nicht ändern und diese Änderungen in diesem Report speichern. Wollen Sie solche Reports ändern, speichern Sie diese unter einem neuen Namen. Vorgabe Die Nummer der Vorgabe wird automatisch vergeben. Diese Nummer verwenden Sie, falls Sie den Report via AbaSmart starten. Seite 23-11

146 FIBU Kontenplan abfragen 23 Einstellungen Berechtigungen Berechtigungen Bild 23-6: Kontenplan Berechtigung Bemerkungen Alle Benutzer, die die Programme Kontenplan, Kostenstellenplan und die drei Bilanzprogramme starten können, haben grundsätzlich Zugriff auf sämtliche Auswertungen. Über die Lese- und Schreibrechte lassen sich die Zugriffsrechte zusätzlich einschränken. Arbeitsablauf Erforderliche Leserechtstufe Die Leserechte erlauben den Benutzern einen Report auszuwerten, jedoch kann er einen Report nicht verändern oder speichern. Hat der Benutzer die erforderlichen Leserechte für einen bestimmten Report nicht, kann er diesen Report nicht auswählen. Die Leserechtstufen können zwischen 1 und 9 liegen. Neun ist die höchste Stufe; solche Rechte besitzt nur der Administrator. Erforderliche Schreibrechtstufe Die Schreibrechte erlauben den Benutzern einen Report zu ändern und zu speichern. Hat der Benutzer die erforderlichen Schreibrechte für einen bestimmten Report nicht, kann er diesen Report nicht speichern. Seite 23-12

147 FIBU Kontenplan abfragen 23 Einstellungen Berechtigungen Die Schreibrechtstufen können zwischen 1 und 9 liegen. Neun ist die höchste Stufe; solche Rechte besitzt nur der Administrator. Sichtbar in Definieren Sie, in welchen Programmen die Auswertungen sichtbar sind. Für die Fibu muss Kontoplan aktiv sein! Seite 23-13

148 FIBU Kontenplan abfragen 23 Spalten Spalten Seite 23-14

149 FIBU Kontenplan abfragen 23 Spalten Einteilung Spalten - Stammdaten Einteilung Spalten - Stammdaten Bild 23-7: Spalten Einteilung Spalten - Stammdaten Möglichkeiten Die nicht auszugebenden Spalten werden einzeln selektiert. Ein Report kann frei aufgebaut oder umgebaut werden. Arbeitsablauf Spaltenbezeichnung Die Spaltenbezeichnung kann selbst erstellt oder geändert werden. Dazu wird das Feld angeklickt und mit Enter bestätigt. Nicht drucken Spalten welche nicht gedruckt werden sollen, können mit der Maus oder mit Enter so markiert werden, dass diese Spalte nicht ausgegeben wird. Seite 23-15

150 FIBU Kontenplan abfragen 23 Spalten Einteilung Spalten - Stammdaten Stammdaten Zu jeder Spaltenbezeichnung wird ein Stammdatenfeld zugeordnet. Für die Fibu sind nicht alle zur Auswahl stehenden Felder möglich, da diese im Kontostamm auch nicht abgefüllt werden können. Seite 23-16

151 FIBU Kontenplan abfragen 23 Spalten Format Format Bild 23-8: Spalten - Format Möglichkeiten Pro Spalte kann ein eigenes Spaltenformat hinterlegt werden. Arbeitsablauf Ausrichtung Soll die Spalte anders ausgerichtet werden, so kann der Switch Ausrichtung aktiviert werden. Je nach gewünschter Ausrichtung kann zwischen den folgenden Ausrichtungen gewählt werden: links, zentriert oder rechts. Spaltenbreite Die Spaltenbreite kann pro Spalte fix mitgegeben werden. Die gewünschte Breite wird in Millimeter angegeben. Spaltenhintergrundfarbe Eine allenfalls andere Hintergrundfarbe kann pro Spalte hinterlegt werden. Seite 23-17

152 FIBU Kontenplan abfragen 23 Spalten Format Seite 23-18

153 FIBU Kontenplan abfragen 23 Spalten Titel Titel Bild 23-9: Spalten Titel Möglichkeiten Die Spaltenüberschriften können über mehrer Zeilen erfasst werden. Arbeitsablauf Spaltentitel nicht gemäss Spaltenname TitelName Nur wenn der Switch Spaltentitel nicht gemäss Spaltenname aktiv ist, kann einer der nachfolgenden Punkte angewendet werden. Ein abweichender Titelname kann im Feld erfasst werden. Dabei kann auch die Position mitgegeben werden. Seite 23-19

154 FIBU Kontenplan abfragen 23 Spalten Titel Beispiel: Auf der ersten Zeile wird keine Bezeichnung erfasst, dafür auf der 2. Zeile der Spaltenüberschrift. Anzahl Spalten Die Anzahl der gewünschten Spalten wird erfasst. Ausrichtung Falls eine spezielle Ausrichtung erwünscht wird, dann kann zwischen links, zentriert und rechts ausgewählt werden. Formel Die Spaltenüberschrift kann auch direkt aus der Datenbank via Kennzahl gelesen werden. Seite 23-20

155 FIBU Kontenplan abfragen 23 Spalten Selektion Selektion Bild 23-10: Spalten Selektion Möglichkeiten Der Ausgabebereich für die Zeilen kann mit der Selektion eingeschränkt werden. Arbeitsablauf Druck-Selektion Ebenen Wollen Sie Informationen dieser Spalte nur für bestimmte Klassierungsebenen drucken? Definieren Sie den von... bis... Bereich, für welchen Sie die Spalte drucken möchten. Druck-Selektion Bereiche Mit dieser Definition können Sie den Druck der Spalte auf bestimmte Bereich einschränken. Format Seite 23-21

156 FIBU Kontenplan abfragen 23 Spalten Formatierung Ebenen Formatierung Ebenen Bild 23-11: Kontenplan Format Formatierung Ebenen Möglichkeiten Standardmässig werden die Klassierungsebenen so formatiert, wie Sie es im Programm 25 Klassierung definiert haben. Wollen Sie für den aktuellen Report diese Formatierung ändern, definieren Sie für jede Klassierungsebene die Formatierung der Titel und der Totalzeilen. Seite 23-22

157 FIBU Kontenklassierung 25 Übersicht 25 Kontenklassierung Übersicht Bild 25-1: Kontenklassierung Möglichkeiten In diesem Programm können Sie die Klassierung des Kontenplans eingeben und bearbeiten. Unter Kontenklassierung ist die Art, wie die Konten in den Kontenplan eingegliedert werden, zu verstehen. Die Konten können in einer mehrstufigen Klassierung dargestellt werden. Die Klassierungen sind maximal 9-stufig und können in praktisch unbegrenzten Formen z.b. für eine Kontenklassierung nach KMU, Kontenklassierung nach Käfer oder eine Deckungsbeitragsrechnung dargestellt werden. Auch Klassierungen nach Gemeindekontoplan (Laufende Rechnung, Investitionsrechnungen usw.) können abgebildet werden. Der Demomandant 7777 wird mit einem Kontenplan nach KMU geführt. Die vollständige Klassierung nach KMU ist als ASCII-File im Pfad abac\out abgelegt und kann im Programm 41 KONTENPLAN importiert werden. Seite 25-1

158 FIBU Kontenklassierung 25 Übersicht Hinweis Die Konten werden in den Programmen 21 KONTEN BEARBEITEN definiert und der Klassierung zugeordnet. Eröffnung/Anpasung Bei der Eröffnung resp. Anpassung des Kontenplans müssen Sie unbedingt darauf achten, dass Sie zuerst die Klassierung mit sämtlichen Stufen definieren. Die Konten werden im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN erst eröffnet, wenn diese Elemente richtig definiert sind. Höchste Hierarchiestufe EBENE 1 Die oberste Klassierungsebene Ebene 1 ist massgebend für die Auswertungen. Die Bereiche 1 (A) und 2 (B) sind für die Bilanz reserviert. Damit in der Bilanz automatisch der Gewinn/Verlust ausgewiesen wird, müssen in der Ebene 1 (A) die Aktiven und der Ebene 2 (B) die Passiven klassiert sein. Wird eine Klassierung nach Normalform definiert, sind die Ebenen 3-5 (C-E) für die Erfolgsrechnung wie folgt vorgesehen: 3 (C) = Aufwand 4 (D) = Ertrag 5 (E) = Ertrag (ausserbetriebliche Konten/Hilfskonten) Hinweis Bei einer Klassierung nach KMU (Staffelform) wird der Bereich 3 (C) für die Erfolgsrechnung verwendet. Hierarchiestufe 2 / KLASSEN Z.B. Aktiven, Passiven, Materialaufwand, Übriger Aufwand, Ertrag. Hierarchiestufe 3 / HAUPTGRUPPEN Z.B. Umlauf- und Anlagevermögen, Fremd- und Eigenkapital. Hierarchiestufe 4 und mehr / GRUPPEN/UNTERGRUPPEN/SAMMELKONTEN Z.B. liquide Mittel, Mobilien, Immobilien, kurzfr. Fremdkapital. Seite 25-2

159 FIBU Kontenklassierung 25 Übersicht Bemerkungen Hierarchie-Regeln Klassierungselemente sind frei definierbar, solange die Hierarchie-Regeln eingehalten werden. Eine Klassierungsebene der Hierarchiestufe 4 muss immer einer Klassierungsebene der Hierarchiestufe 3 zugeordnet sein; eine Klassierungsebene der Hierarchiestufe 3 immer einer Klassierungsebene der Hierarchiestufe 2; eine Klassierungsebene der Hierarchiestufe 2 immer einer Klassierungsebene der Hierarchiestufe 1. Die Klassierung muss nicht für jeden Klassierungszweig identisch detailliert definiert werden. Wir empfehlen es aber, da nur dadurch die Auswertungen auf allen Verdichtungsstufen vollständig sind. Arbeitsablauf Klassierung bearbeiten Die aktuelle Klassierung wird am Bildschirm angezeigt. Diese kann bearbeitet werden. Bezeichnung Bezeichnung der neuen Klassierung eingeben, z.b. KMU-Kontenplan, Kontenplan nach Käfer. Ebenen Maximal können pro Klassierung 9 Ebenen bestimmt werden. Bezeichnungen der vordefinierten Ebenen eingeben. Auf der Ebene 90 werden die einzelnen Konten definiert. Die Bezeichungen der Klassierungsebenen können nachträglich mit F6=Bezeichnungen korrigiert werden. Anzahl Ebenen Maximal können pro Klassierung 9 Ebenen bestimmt werden. Soll bei einer bestehenden Klassierung die Anzahl Ebenen verändert werden, muss diese unter der Funktion Speichern unter neu abgespeichert werden. Sprache Im Programm 51 STAMMDATEN kann die Drucksprache so angepasst werden, dass die Klassierungselemente in den Ausgabeprogrammen in der gewünschten Sprache ausgegeben werden. Seite 25-3

160 FIBU Kontenklassierung 25 Bezeichnungen F6 Bezeichnungen <F6> Bild 25-2: Bezeichnung der Klassierungsebenen Arbeitsablauf Bezeichnungen <F6> Die Bezeichnung der Klassierung sowie der verschiedenen Ebenen kann hier korrigiert oder verändert werden. Seite 25-4

161 FIBU Kontenklassierung 25 Defaultattribute Defaultattribute Bild 25-3: Defaultattribute für Klassierungen Arbeitsablauf Defaultattribute Mit Hilfe der Defaultattribute werden für alle Gliederungsebenen Druckerzeichen und Darstellungsformen vorgegeben. Schriftart Die Schriftart nimmt Referenz auf die verschiedenen Schriftarten der ABACUS Windows- Druckersteuerung, wie sie unter SEITE EINRICHTEN, SCHRIFTARTEN definiert werden können. <F4> Liste der Schriftarten Seite 25-5

162 FIBU Kontenklassierung 25 Defaultattribute Schriftart Schriftarten 0 Standard 1 Haupttitel 2 Titel 3 1. Untertitel/-total 4 2. Untertitel/-total 5 3. Untertitel/-total 6 4. Untertitel/-total 7 Total 8 OCR-B 9 Benutzer Ebene +/- Defaultattribute für die verschiedenen Ebenen der Klassierung anzeigen. Seite 25-6

163 FIBU Kontenklassierung 25 Defaultattribute Erfolgsrechnung Erfolgsrechnung Bild 25-4: Erfolgsrechnung Bemerkungen Normal/Kontenform Bei dieser Form wird jeder Bereich für sich totalisiert. Es erfolgt automatisch die Berechnung des Gewinns. Staffelform Bei dieser Art der Klassierung sind beliebige Totale als Zwischentotale definierbar, ohne Nullstellung, z.b. für eine Bruttogewinnrechnung. Es erfolgt keine Gewinnberechnung. Seite 25-7

164 FIBU Kontenklassierung 25 Menü - Element Menü - Element Bild 25-5: Klassierungselemente bearbeiten Bemerkungen Um die einzelnen Klassierungselemente aufzubauen kann wie folgt vorgegangen werden: Auf dem höher liegenden Element (z.b. Titel der Klassierung) <F5= Neu> drücken oder auf auf dem höheren Element rechte Maustaste und 'Neu' anwählen. Falls mit der rechten Maustaste gearbeitet wird, so muss noch unterschieden werden zwischen: 'Titel und Total', 'Totalisator', 'Staffeltotal', 'nur Titel' oder 'nur Total'. Danach können die Definitionen für das Klassierungselement erfasst werden. Arbeitsablauf Definitionen Im Feld 'Nummer' wird die Klassierungsnummer erfasst. Das Feld 'Bezeichnung' ist für die Beschriftung des Klassierungselementes bestimmt. Die Nummerierung der verschiedenen Elemente der Klassierung sollte logisch aufgebaut sein. Seite 25-8

165 FIBU Kontenklassierung 25 Menü - Element Beispiel für die Nummerierung von Klassierungsebenen Ebene 1: Nummer 1, 2, 3, 4, 5 (1 = Aktive) Ebene 2: Nummer 1-9 Ebene 3: Nummer Ebene 4: Nummer usw. Zusatzdefinitionen Alternative Nummer und Bezeichnung eingeben. Die Eingabe der 2. Nummer und 2. Bezeichnung ist fakultativ. Sie kann bei der Ausgabe der Klassierung im Programm 23 KONTENPLAN AUSGEBEN oder auch in den Programmen 31 BILANZEN zusätzlich ausgegeben werden. Im Programm 22 'Kontoauszug', kann die 2. Nummer und 2. Bezeichnung auf Wunsch ausgegeben werden. Beispiel Für lange Bezeichnungen den 2. Teil erfassen. Titel und Total Die Funktion Titel und Total einfügen wird verwendet, wenn die Klassierung mit Angabe von Werten verbunden wird und diese auf dieser Stufe totalisiert werden müssen. Bei Klassierungen ohne Werte muss die Funktion Nur Titel aktiviert werden. Die Funktion Nur Total kann auch nachträglich eingeführt werden. Totalisator Totalisatoren dienen der Definition von Totalen, die aus einer beliebigen Anzahl Elemente der Gliederung errechnet werden. Sie können für alle Ebenen verwendet werden und sind mit +/- markiert. Maximal sind pro Plan 40 Totalisatoren möglich. Die Klassierungselemente können mittels Addition (+) oder Subtraktion (-) miteinander verrechnet werden. Mit den Operanden + und - können aus der Liste links, die sämtliche in diesem Plan erfassten Klassierungselemente zeigt, diejenigen ausgewählt werden, und auf der rechten Seite der Hilfsmaske addiert oder subtrahiert werden. Die Totalisatoren werden in der Bilanz ab Version 2001 unterstützt. Staffeltotal Ein Staffeltotal rechnet fortlaufend alle Positionen zusammen, die innerhalb des gleichen Bereichs und vor dem Total sind. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn die Klassierung in Staffelform (KMU-Klassierung) aktiv ist. Seite 25-9

166 FIBU Kontenklassierung 25 Menü - Element Nur Titel Falls nur ein Titel ohne Totalisierung gewünscht wird, muss diese Funktion gewählt werden. Nur Total 'Nur Total' wird verwendet, wenn nachträglich für einen Titel noch eine Totalzeile gebildet werden soll. Diese Funktion ist nur aktiv bei Klassierungsdetails ohne Totalzeile. Hinweis: Beim Aufbau einer Klassierung werden die neuen Klassierungselemente stets unterhalb eingeordnet. Z.B.: 10 Umlaufvermögen 100 Flüssige Mittel 120 Vorräte 14 Anlagevermögen Wird nun eine Gruppe 100 eröffnet, so müssen Sie auf der Hauptgruppe 10 Umlaufvermögen stehen. Für die Bildung der Hauptgruppe 14 Anlagevermögen, müssen Sie auf der Klasse 1 Aktiven stehen, da die Hauptgruppe 14 Anlagevermögen hierarchisch direkt den Aktiven untersteht. Arbeitsablauf 'Elemente bearbeiten' Hinweis Klassierungselemente können gelöscht, bearbeitet oder verschoben werden. Für die Ausgabe können Gestaltungsattribute für jedes Element einzeln definiert werden. Löschen Wählen Sie die zu löschende Zeile an und drücken Sie gleichzeitig SF2 oder rechte Maustaste und löschen. Sie können auch über das Menü 'Element' - 'Löschen' das aktive Klassierungselement löschen. Klassierungselemente können Sie nur löschen, wenn für diese keine untergeordneten Klassierungselemente mehr existieren. Bearbeiten Zu bearbeitendes Element anwählen und mit Enter in den Bearbeitungsmodus wechseln. Nun kann das Element überarbeitet werden. Es ist auch möglich, auf dem ausgewählten Klassierungselement mit rechter Maustaste 'Bearbeiten' in den Überarbeitungsmodus zu gelangen. Attribute Für die Druckerausgabe können Sie verschiedene Attribute definieren wie Fett, Unterstrichen, Kursiv, Seitenwechsel, usw. Verschieben Markieren Sie das zu verschiebende Klassierungselement und ziehen Sie es mittels "Drag & Drop" oder via Menü 'Element' - 'Verschieben' an den gewünschten Zielort. Sämtliche Elemente, welche an dem zu verschiebenden Klassierungselement hängen, werden mit verschoben. Um Fehler zu vermeiden, wird ein neuer Bildschirm eingeblendet, indem Sie das Ziel nochmals ändern können und bestätigen müssen. Seite 25-10

167 FIBU Kontenklassierung 25 Menü - Element Totalisator bearbeiten Diese Funktion kann nur aktiviert werden, wenn Sie mit dem Cursor auf einem Totalisator stehen. So können Sie den Inhalt einer Totalisierung überarbeiten. Mit den Operanden + und - können aus der Liste links, die sämtliche in diesem Plan erfassten Klassierungselemente zeigt, die ausgewählt werden, die auf der rechten Seite der Hilfsmaske addiert oder subtrahiert werden. Sammelkonto Die letzte Ebene einer Klassierung kann als Sammelkonto definiert werden, indem Sie die entsprechende Gruppe markieren und mittels der rechten Maustaste oder Menü - 'Element' - 'Sammelkonto' aktivieren. Das als Sammelkonto definierte Klassierungselement ist mit einem speziellen Arbeitsbuch markiert. Beispiel: Sie können alle Debitorenkonten in einer als Sammelkonto definierten Gruppe zusammenfassen und diese in Auswertungen detailliert oder als Total ausgeben lassen. Zwischentotal Möchten Sie, dass der Saldo einer vorangegangenen Gruppe ebenfalls ins nächste Gruppentotal fliessen soll, markieren Sie diese als Zwischentotal. Diese Funktion ist nur für Klassierungen in Staffelform aktiv und kann nur auf dem Totalelement gebildet werden und nicht auf dem Titelelement! Prozentbasis Prozentbasis für Klassierung in Staffelform festlegen. Für Auswertungen mit Prozentzahlen ist die markierte Zeile die 100%-Basis. Pro Bereich kann eine 100% Basis gesetzt werden. Die Prozentbasis gilt immer nur für den selben Bereich, Klasse, Gruppe. Ausnahme: Für die Bereiche A und B kann keine 100% Basis definiert werden, da die Bereiche A und B für die Bilanz vorgesehen sind. Für die Bilanz wird die Bilanzsumme als 100% Basis verwendet. Beispiel: In einer Bruttogewinnrechnung soll der Nettoumsatz als 100 % definiert werden. Seite 25-11

168 FIBU Kontenklassierung 25 Menü - Detail Menü - Detail Bild 25-6: Klassierung - Menü - Detail Bemerkung Im rechten Teil der Klassierungsmaske kann auf Stufe Konto eine direkte Verbindung zum Programm 21 KONTEN/KOSTENARTEN aufgebaut werden. Arbeitsablauf Neu Das Programm 21 KONTEN/KOSTENARTEN wird gestartet und ein neues Konto kann eröffnet werden. Kopieren Die Funktion "kopieren" ist aktiv, wenn Sie mit dem Cursor auf einem Konto stehen und die rechte Maustaste drücken. Für den Kopiervorgang muss eine noch freie Nummer und eine Bezeichnung eingegeben werden. Zudem besteht die Möglichkeit allfällige Dokumente der Dossierverwaltung mit zu kopieren. Seite 25-12

169 FIBU Kontenklassierung 25 Menü - Detail Löschen Löschen eines Kontos ist nur möglich, wenn dieses noch nicht bebucht wurde. Sobald ein Konto im Programm 11 BUCHEN verwendet wurde, ist es nicht mehr möglich dieses zu löschen. Eigenschaften Eigenschaften auf dem Konto startet das Programm 21 KONTEN und zeigt die Definitionen des Kontos. Nun ist es möglich Korrekturen an dem aufgerufenen Konto durchzuführen. Seite 25-13

170 FIBU Kontenklassierung 25 Menü - Ansicht Menü - Ansicht Bild 25-7: Menü - Ansicht Möglichkeiten Die Kontenklassierung kann nach verschiedenen Klassierungsebenen angezeigt werden. Wahlweise kann die Detailebene eingeblendet werden. Arbeitsablauf Total anzeigen Totale der Klassierung anzeigen. Das Total einer Klassierung kann auch nachträglich unter 'Element' - 'Neu' - 'Nur Total' eingefügt werden. Totalisator anzeigen Totalisatoren der Klassierung werden angezeigt. Um einen Totalisator einzufügen, kann über 'Element' - 'Neu' - 'Totalisator' ein Totalisator gebildet werden. Seite 25-14

171 FIBU Kontenklassierung 25 Menü - Ansicht Staffeltotal anzeigen Staffeltotale der Klassierung werden angezeigt. Um ein Staffeltotal zu bilden wird im Menü 'Element' - 'Neu' - 'Staffeltotal' gewählt. Ebene +/- Die verschiedenen Ebenen der Klassierung werden mit dieser Funktion zusammengefasst. So können z.b. bei einer 6-stufigen Klassierung nur die ersten zwei Stufen angezeigt werden. Bei Klassierungen mit vielen Stufen und mehreren hundert Konten ist diese Zoom-Funktion wichtig, damit man schnell an die gewünschte Stelle der Klassierung gelangt. In diesem Fall kann die erste oder zweite Ebene angezeigt werden. <CTRL P> <CTRL M> Ebene plus Ebene minus Bezeichnung Die 1. Bezeichnung wird angezeigt. 2. Nummer anzeigen 2. Nummer wird angezeigt. Die 2. Nummer kann im Menü unter 'Element' - 'Bearbeiten' eingegeben werden. 2. Bezeichnung anzeigen 2. Bezeichnung wird angezeigt. Die 2. Bezeichnung kann im Menü unter 'Element' - 'Bearbeiten' eingegeben werden. Seite 25-15

172 FIBU Kontenklassierung 25 Menü - Gehe zu Menü - Gehe zu Bild 25-8: Klassierung - Gehe zu Möglichkeiten Ebenen können wahlweise ausgeblendet werden. Elemente und Details (Konto) können gesucht werden. Dies wurde speziell für grosse und wenig übersichtliche Klassierungen eingebaut. Seite 25-16

173 FIBU Kontenklassierung 25 Menü - Gehe zu Element suchen Element suchen Bild 25-9: Klassierung - Element suchen Arbeitsablauf Suchen Es kann nach einer Nummer oder einem Text gesucht werden. Es kann auch nur ein Teil eines Begriffes eingegeben werden. Elemente Aktivieren Sie die Klassierungselemente, nach denen Sie suchen möchten. Die Suche kann auf alle, in der Klassierung aktiven Klassierungselemente ausgedehnt werden. Beispiel: Unter 'Ansicht' können Sie die Klassierungselemente wie - Titel- und Totalzeilen - aktivieren, damit Sie auch in den Titel- und Totalzeilen suchen können. Optionen Falls die Gross-/Kleinschreibung im Suchbegriff berücksichtigt werden soll, muss der Switch 'Gross-/Kleinschreibung beachten' aktiv gesetzt werden. Seite 25-17

174 FIBU Kontenklassierung 25 Menü - Gehe zu Element suchen Falls nur nach ganzen Wörtern gesucht werden soll, so muss der Switch 'Nur ganze Wörter suchen' aktiv sein. Handelt es sich beim Suchbegriff nur um einen Teil eines Wortes, so darf dieser Switch nicht aktiv sein. Beginn Wahlweise können Sie in der gesamten Klassierung suchen oder Sie können die Suche ab dem aktiven Klassierungselement starten.. Weitersuchen F3 Nach dem ersten Sucherfolg kann mit <F3> weitergesucht werden. Seite 25-18

175 FIBU Kontenklassierung 25 Menü - Gehe zu Detail suchen Detail suchen Bild 25-10: Detail suchen Möglichkeiten Über mehrere Kriterien werden die möglichen Konten gefiltert und können ausgewählt und direkt angesteuert werden. Arbeitsablauf Bebucht Selektion zwischen 'Nur bebuchte Konten und 'Nur nicht bebuchte Konten'. Inaktiv Selektion zwischen 'Nur inaktive Konten' und 'Nur aktive Konten' wählbar. Konten Nun kann mit <F4> die Liste aller möglichen Konten angezeigt werden, welche die zuvor erfassten Kriterien erfüllen. Beim Aufruf eines Kontos, welches die Kriterien erfüllt, kann direkt an die Stelle in der Klassierung gewechselt werden. Seite 25-19

176 FIBU Kontenklassierung 25 Menü - Gehe zu Detail suchen Seite 25-20

177 FIBU Bilanz / Erfolgsrechnung 31 Programmübersicht 31 Bilanz / Erfolgsrechnung Programmübersicht Bild 31-1: Bilanz / Erfolgsrechnung Möglichkeiten Im Programm 'Bilanz / Erfolgsrechnung' können Sie diverse Perioden- und auch Jahresauswertungen auf Kontoebene erstellen. Die Darstellungsweise der Auswertungen ist je nach Wahl der Bilanz oder Erfolgsrechnung unterschiedlich. Vordefinierte Bilanzen und Erfolgsrechnungen können Sie selber anpassen, indem Sie beispielsweise Budgetspalten ausblenden oder Spalten mit Vorjahreszahlen einblenden. Reporte In diesem Fenster treffen Sie aus den vordefinierten Reporten ihre Wahl. Seite 31-1

178 FIBU Bilanz / Erfolgsrechnung 31 Programmübersicht Vorgaben Wenn Sie auf einem Report individuelle Einstellungen vorgenommen haben und diese wiederverwenden möchten, so können Sie die Einstellungen in der Vorgabe speichern und bei einem erneuten Programmstart aufrufen. Einstellungen Die Grundfunktionen der 'Bilanzen' umfassen folgende Möglichkeiten: Global: Geschäftsjahr auswählen Jahres- oder Monatsauswertungen 2. Nummer / 2. Bezeichnung anzeigen Vergleiche wie Vorjahr, Budget, Fremdwährung aber auch vertikale Prozent und Abweichungen absolut und relativ Selektion Selektion nach Klassierungsebenen und Bereichen Definition der Gewinnberechnung Behandlung von Total/Detail mit Wert 0 (null) Sammelkonto Grundformat Formatierung der Saldi Definition des Grundformats der Spalten und Spaltentitel Format Die Formatierung ist für sämtliche Gliederungsebenen für die Titel- und Totalzeilen frei wählbar. Achten Sie darauf, dass die entsprechenden Druckattribute auch in der Druckersteuerung aktiv sind. Ausgabe Sie können zwischen Ansicht am Bildschirm, Druck, Export in eine Datei und/oder Archiv (z.b. Excel-Format) oder Datenaustausch (direkt ins Excel) wählen. Gleichzeitig kann die Auswertung auch in ein Dossier/Archiv gespeichert werden, Den Ausdruck können Sie mit ESC unterbrechen. Bei den Auswertungen am Bildschirm lässt sich mit der Maus oder mit PgUp/PgDn blättern oder mit der Suchfunktion gezielt suchen. Seite 31-2

179 FIBU Bilanz / Erfolgsrechnung 31 Programmübersicht Ändern Sie bei Bedarf die Darstellung unter AUSGABE/SEITE EINRICHTEN und AUSGA- BE/DRUCKER EINRICHTEN. Bearbeiten am Bildschirm In den Auswertungen am Bildschirm stehen Ihnen unter anderem folgende Möglichkeiten offen: <PgUp/PgDn>...Blättern <Pfeil Ab/Auf>... Zeilenweise springen <Ctrl+P>... Drucken <Ctrl+C>...Kopieren <Ctrl+F>...Suchkriterium eingeben <F3/ShiftF3>... Vorwärts/Rückwärts suchen <Ctrl+M>...Aktuelle Seite markieren <Ctrl+A>...Alles markieren <Ctrl+ Mausclick>...Saldo auflösen Seite 31-3

180 FIBU Bilanz / Erfolgsrechnung 31 Einstellungen Einstellungen Bild 31-2: Bilanz Bemerkungen Unter Bezeichnung können Sie einen Report auswählen und unter Global den dazugehörigen Vergleich selektieren. Im Teil Vergleich definieren Sie die Spalten welche im Report angezeigt werden sollen. Hinweis: Sie können keine eigenen Reporte in diesem Programm definieren. Seite 31-4

181 FIBU Bilanz / Erfolgsrechnung 31 Einstellungen Global Global Bild 31-3: Einstellungen - Global Möglichkeiten Zeitachse Als Auswertungsperiode kann ein Geschäftsjahr oder Teile eines Geschäftsjahres definiert werden. Sämtliche Spalten, für die der Switch Zeitachse (Einstellungen ändern) nicht aktiv gesetzt ist, werden für die selektierte Auswertungsperiode berechnet. Stammdaten Die Auswertungen können mit der 2. Nummer wie auch 2. Bezeichnung erfolgen. Eine 2. Nummer resp. 2. Bezeichnung wird in Programm 21 KONTEN/KOSTENARTEN und im Programm 25 KONTENKLASSIERUNG erfasst. Vergleiche ABACUS-Standardreports sind so aufgebaut, dass individuell Spalten zugeschaltet werden können. Einzelne Spalten weisen Abhängigkeiten zu anderen Spalten auf und werden daher erst deutlich angezeigt wenn die Auswahl möglich ist. Reporte welche keine Vergleichspalten zur Auswahl stellen werden als starre Reports ausgewertet. Deren Anzahl Spalten kann nicht im Programm 31 reguliert werden. Seite 31-5

182 FIBU Bilanz / Erfolgsrechnung 31 Einstellungen Global Arbeitsablauf Geschäftsjahr Wählen Sie das Geschäftsjahr aus, für das eine Auswertung erstellt werden soll. Positionieren Sie dazu den Balken auf die gewünschte Zeile und drücken Sie ENTER. Periode von... Geben Sie hier den Startmonat der gewünschten Periode als Zahl (1-12) ein. Der gewählte Monat muss Teil des vorgängig gewählten Geschäftsjahres sein. Periode bis... Monat Abschlussmonat der gewünschten Periode als Zahl (1-12) eingeben. Dieser Monat muss Teil des gewählten Geschäftsjahres sein. 2. Nummer anzeigen Die in Programm 21 KONTEN/KOSTENARTEN erfasste 2. Kontonummer wird im Report ausgegeben. 2. Bezeichnung anzeigen Die in Programm 21 KONTEN/KOSTENARTEN und in Programm 25 KONTENKLASSIERUNG erfasste 2. Bezeichnung wird ausgegeben. Vergleiche Je nach Definition des ABACUS-Standardreports stehen folgende Spalten zur Auswahl: Vorjahresvergleich Budgetvergleich Mit Fremdwährungszahlen (FW) Vertikale % Absolute Abweichung Relative Abweichung Zwischen den verschiedenen Vergleichsmöglichkeiten bestehen Abhängigkeiten. Dadurch sind nicht sämtliche Kombinationen möglich. Nur die möglichen Kombinationen werden aktiv angezeigt. Seite 31-6

183 FIBU Bilanz / Erfolgsrechnung 31 Einstellungen Selektion Selektion Bild 31-4: Einstellungen - Selektion Möglichkeiten: In Selektion der Ebenen werden die Klassierungsebenen aktiviert, welche in der Auswertung gezeigt werden sollen. Diese Einstellung gilt global pro Ebene. Unter Selektion Bereiche können einzelne Bereiche (Aktiven, Passiven, usw.) selektiert werden und somit für die Auswertung aktiviert werden beispielsweise nur Bilanz oder nur Erfolgsrechnung drucken. Zeilen welche den Wert 0 enthalten können unterdrückt werden. Gewinnberechnung drucken ermittelt den Gewinn für die Bilanz und für die Erfolgsrechnung nach Käfer. Soll/Haben-Saldi gegenüberstellen wird verwendet um in einer Saldobilanz Soll und Haben separat zu totalisieren. Die Umsatzberechnung wird für die Totalisierung des Umsatzes beispielsweise in einer Umsatzbilanz verwendet. Seite 31-7

184 FIBU Bilanz / Erfolgsrechnung 31 Einstellungen Selektion Arbeitsablauf Selektion der Ebenen Für die Ausgabe der Bilanz oder des Kontenplans können die verschiedenen Gliederungebenen frei kombinierbar ausgedruckt werden. Beispiele der Gliederungsebenen: Bereiche: AKTIVEN, PASSIVEN, AUFWAND, ERTRAG Klassen: Aktiven, Passiven, Materialaufwand Hauptgruppe: Anlagevermögen, Umlaufvermögen Gruppen: Flüssige Mittel, Kurzfristiges Fremdkapital Untergruppen: Bank Konten: Bank CHF, Bank ITL Kostenarten: Materialeinkauf, Hilfsmaterial ACHTUNG Sind in der Auswahl nicht alle Ebenen selektiert, werden alle Titel- und Totalzeilen, der Ebene, die nicht aktiv ist, in der Auswertung unterdrückt. Selektion Bereiche Geben Sie hier für die selektierte Klassierungsebene das erste und das letzte Klassierungselement des Bereichs an, den Sie ausgegeben wollen. Beispiel Bereiche A bis B gibt die Klassierungselemente der Bilanz aus. Nullzeilen Totale ohne Wert nicht drucken Totalzeilen die keine Werte enthalten werden nicht ausgegeben. Falls Sie den Wert 0.00 angezeigt haben möchten, dann muss dieser Switch deaktiviert sein. Seite 31-8

185 FIBU Bilanz / Erfolgsrechnung 31 Einstellungen Selektion Detailzeilen die keinen Wert enthalten werden nicht ausgegeben. Falls Sie den Wert 0.00 angezeigt haben möchten, dann muss dieser Switch deaktiviert sein. Gewinnberechnung Details ohne Werte nicht drucken Gewinnberechnung drucken Ermittelt den Gewinn für die Bilanz und für die Erfolgsrechnung nach Käfer (Kontenform). Gewinnberechnung vor Total (ER) Vor dem Total der Erfolgsrechnung wird die Gewinnberechnung ausgewiesen. Hilfskonten (E) in ER Damit die Hilfskonti in die Gewinnberechnung eingerechnet werden, muss Hilfskonten (E) in ER aktiv sein. Sammelkonto Sammelkonto ausführlich Aktivieren Sie dieses Feld, falls Sie die in Programm 25 KONTENKLASSIERUNG oder Programm 45 KST/KTR-KLASSIERUNG als Sammelkonto definierte Klassierungsebenen ausführlich ausgeben möchten. Andernfalls wird nur das Sammelkonto als Total ausgegeben. Seite 31-9

186 FIBU Bilanz / Erfolgsrechnung 31 Einstellungen Grundformat Grundformat Bild 31-5: Einstellungen - Grundformat Bemerkungen In diesem Fenster gestalten Sie die Ausgabe der Bilanzen, d.h. die Formatierung der Zahlen aber auch die Gestaltung der Spalten. Möglichkeiten: Diverse Möglichkeiten der Formatierung wie Tausenderunterteilung, Nullen unterdrücken, Ausgabe in 1000 und Einzüge ausschalten. Designmöglichkeiten bei negativen Zahlen. Spaltenformatierung: Die Spaltenbreite und die Spaltenfarbe können global definiert werden. Das heisst, Einstellungen die hier gemacht werden, haben Gültigkeit für den gesamten Report, d.h. über alle Spalten. Wahlweise können einzelne Definitionen pro Spalte separat definiert werden. Seite 31-10

187 FIBU Bilanz / Erfolgsrechnung 31 Einstellungen Grundformat Spaltentitel Formatierung gemäss Ebene übernimmt die gewünschte Formatierung von der Klassierungsebene für den Titel (nur Formatierung und nicht die Bezeichnung.) Siehe dazu auch Kapitel Format. Die Anzahl Zeilen die für die Definition der Spaltentitel zur Verfügung stehen soll, kann frei bestimmt werden. Die Spaltentitel werden im Menu Spalten definiert. Die global gültige Anzahl der Nachkommastellen wird ebenfalls festgelegt und wahlweise pro Spalte übersteuert. Arbeitsablauf Tausender abtrennen Nullen unterdrücken Ausgabe in 1000 Tausender Unterteilung. Z.B. 5'500. Werte mit 0 (Null) werden nicht ausgegeben. Statt 0 wird nichts angezeigt. Die Werte werden um Faktor 1000 gekürzt. Z.B. 10'000. wird zu Haben Sie im Programm 25 Klassierung für jede Gliederung einen Einzug definiert? Die Bilanz/ER und der Kontenplan unterstützen diese Einzüge. Aktivieren Sie die Funktion, falls Sie die Einzüge einschalten/ausschalten wollen. Titel als Total drucken Einzüge ausschalten Spezialformatierung aus Klassierung ignorieren Diese Funktion aktivieren Sie, falls Sie die Totalzeilen anstelle des Titels zeigen wollen. Falls in der Klassierung (Programm 25 und 45) auf einzelnen Elementen eine andere Gestaltung als der Defaultwert pro Ebene hinterlegt wurde, so kann diese Einstellung mit diesem Switch ausgeschaltet werden. Beachten Sie bei deaktiviertem Switch auch den Punkt FOR- MAT Kein Zeilenumbruch in den Spalten Anzahl Nachkommastellen Kein Zeilenumbruch in den Spalten wird benötigt, falls mit farbig markierten Spalten gearbeitet wird. Damit lassen sich Unterbrechungsstriche vermeiden. Standardmässig werden zwei Nachkommastellen ausgegeben. Es können aber auch weniger oder mehr Nachkommastellen ausgewählt werden. Negative Zahlendarstellung Negative Zahlenwerte werden standardmässig mit vorangestelltem (Minus) dargestellt. Dies kann aber auf H (Haben) resp. ein beliebiges Zeichen gewechselt werden. Seite 31-11

188 FIBU Bilanz / Erfolgsrechnung 31 Format Formatierung Ebenen Format Formatierung Ebenen Bild 31-6: Bilanz Format Formatierung Ebenen Möglichkeiten Standardmässig werden die Klassierungsebenen so formatiert, wie Sie sie im Programm 25 Klassierung definiert haben. Wollen Sie für den aktuellen Report diese Formatierung ändern, definieren Sie für jede Klassierungsebene die Formatierung der Titel und der Totalzeilen. Formatierung LC Das Layout des Reports wird automatisch formatiert. Seite 31-12

189 FIBU Kto-Plan importieren/exportieren 41 Übersicht 41 Kto-Plan importieren/exportieren Übersicht Bild 41-1: Kontenplan importieren/exportieren Möglichkeiten Dieses Programm erlaubt den Import und Export des Kontenplans im ASCII-Format. Eingelesen bzw. ausgegeben werden wahlweise die Klassierungsebenen, beispielsweise BEREICHE, KLAS- SEN, HAUPTGRUPPEN, GRUPPEN, UNTERGRUPPEN und SAMMELKONTEN sowie KONTEN. Durch den Import kann der Kontenplan neu definiert oder ergänzt werden. Der bestehende Plan kann zudem in beschränktem Umfang geändert werden, wobei umfassende Kontrollen die Konsistenz des Kontenplans garantieren. Umfang Die ausgegebenen resp. eingelesenen Daten umfassen alle im Programm 21 definierten Stammdaten für Konten, sowie alle im Programm 25 erfassten Klassierungsmerkmale, zum Beispiel alternative Bezeichnungen. Seite 41-1

190 FIBU Kto-Plan importieren/exportieren 41 Übersicht Optionen/Import Bestehende Klassierung vollständig ersetzen Bestehende Kontobezeichnungen NICHT überschreiben Bestehende Konto-Zusatzangaben NICHT überschreiben Importieren ohne Speichern (Testlauf) Optionen/Export Nur Konten mit Mutationsdatum ab 00/00/00 Druckattribute ausgeben Nur obligatorische Felder ausgeben Sprache der Klassierung Wahl der Sprache, in welcher die Klassierung exportiert oder importiert werden soll. Optionen/Protokolle Meldungen am Bildschirm anzeigen Meldungen drucken Arbeitsablauf Wählen Sie die entsprechende Funktion aus und bestätigen Sie Ihre Wahl mit ENTER. Wahlweise können Sie für den Datenimport oder Datenexport unter OPTIONEN zusätzliche Angaben definieren. Für den Datenimport finden Sie auf dem Internet unter (http://www.abanet.ch/abacus/support/fibu ) den aktuellen ASCII- Schnittstellenbeschrieb. Exportieren/Importieren Klassierungselemente Wahl der Gliederungsebenen, die ausgegeben werden sollen. Diese sind von der Klassierung abhängig. Seite 41-2

191 FIBU Externe Erfassungen verbuchen 43 Übersicht 43 Externe Erfassungen verbuchen Übersicht Bild 43-1: Externe Erfassungen verbuchen Möglichkeiten Mit diesem Programm können Sie extern erfasste Daten in die ABACUS FIBU verbuchen. Einerseits ist hier die Schnittstelle zum ABACUS Electronic Banking, (Zahlungsprogramm) integriert, andererseits ist es möglich, Buchungen aus Fremdprogrammen einzulesen. Ob es sich nun um Daten aus dem ABACUS Electronic Banking, dem CC-WinPay oder anderen Fremdprogrammen handelt, wird automatisch festgestellt. Um Daten aus Fremdprogrammen einzulesen, muss eine Datei gemäss dem ASCII- Schnittstellenbeschrieb der FIBU erstellt werden. Dabei ist es möglich, MWST- Informationen in dieser Datei mitzugeben. Wird einem MWST-pflichtigen Konto kein MWST- Code mitgegeben, kann beim Einlesen die MWST automatisch ergänzt werden. In diesem Fall generiert das Programm mit dem auf dem entsprechenden Konto fixierten MWST-Code automatisch eine MWST-Buchung. Seite 43-1

192 FIBU Externe Erfassungen verbuchen 43 Übersicht Arbeitsablauf Geschäftsjahr wählen Von Datum Wählen Sie mit <PfeilAb/Auf> das gewünschte Geschäftsjahr. Erfassen Sie das Datum, mit welchem die Verbuchung der externen Datei in die FIBU beginnen soll. Damit auch rückwirkend erfasste Buchungen übertragen werden, sollte hier der Geschäftsjahresbeginn eingegeben werden. Bis Datum Datum eingeben, mit welchem die Verbuchung in die FIBU enden soll. Art der Schnittstelle wählen Bestimmen Sie die einzulesende Schnittstelle. Werden Bewegungen aus dem ABACUS Electronic Banking übernommen oder aktualisiert, muss die Funktion 'ABACUS Electronic Banking aktualisieren' aktiv sein. Werden Bewegungen aus der Fakturierung AbaWorX oder CC-WinPay übernommen, muss die Funktion AbaWorX/CCWinPay einlesen aktiviert sein. Werden Buchungen aus anderen Programmen eingelesen, muss die ASCII-Schnittstelle aktiviert sein. Der Aufbau der einzulesenden Schnittstelle muss dem Schnittstellenbeschrieb zur FIBU entsprechen. Für den Datenimport finden Sie auf dem Internet unter (http://www.abanet.ch/abacus/support/fibu ) den aktuellen ASCII- Schnittstellenbeschrieb. Aktivieren Sie diese Funktion, falls Sie die Buchungen unmittelbar nach dem Einlesen ergänzen oder korrigieren möchten. Buchungen korrigieren Aba- WorX/WinPay Infotext MWST automatisch anpassen Wird diese Funktion aktiviert, ist auf der zweiten Textzeile der Buchungen ersichtlich, dass sie aus dem AbaWorX/CCWinPay stammen. Werden Bewegungen aus einer anderen Applikation eingelesen, kann die MWST automatisch angepasst werden. ABACUS Schnittstellen Infotext Wird diese Funktion aktiviert, ist auf der zweiten Textzeile der Bewegungen ersichtlich, dass sie aus dem ABACUS Electronic Banking stammen. Seite 43-2

193 FIBU Externe Erfassungen verbuchen 43 Daten Einlesen Daten Einlesen Bild 43-2: Externe Erfassungen verbuchen - Daten einlesen Möglichkeiten In diesem Programm wählen Sie die Übertragungsdatei aus. Dazu bestimmen Sie: Datei-Namen (File) Directory und den Drive Laufwerk, z.b. Diskette (Laufwerk A: oder B:) Arbeitablauf Laufwerk Bestimmen Sie das Laufwerk, in welchem die Übertragungsdatei steht. Wählen Sie mit <Pfeil Ab/Auf> das entsprechende Laufwerk und bestätigen Sie mit <ENTER>. Verzeichnis In diesem Fenster ändern Sie das Verzeichnis. Wählen Sie mit <Pfeil Ab/Auf> das entsprechende Verzeichnis und bestätigen Sie mit <ENTER>. Seite 43-3

194 FIBU Externe Erfassungen verbuchen 43 Daten Einlesen Datei Alle auf dem Datenträger bestehenden Dateien werden hier aufgelistet. Wählen Sie die entsprechende Datei aus oder geben Sie den Namen der Übertragungsdatei ein, die Sie einlesen möchten. Seite 43-4

195 FIBU Stammdaten eingeben 51 Stammdaten - Allgemein 51 Stammdaten eingeben Stammdaten - Allgemein Bild 51-1: Stammdaten - Allgemein Möglichkeiten Stammdaten dienen der Konfiguration des Programms. Mit Hilfe der Stammdaten bestimmen Sie, welche Möglichkeiten oder Einschränkungen gültig sind. Die Stammdaten können - bis auf wenige Ausnahmen - jederzeit geändert werden. Die Funktionen können mit der Maus oder der Leerschritttaste aktiviert [x] oder inaktiviert [ ] werden. Arbeitsablauf Kostenstellen aktiv Um bei der Erfassung von Buchungen die KST/KTR eingeben zu können, muss dieses Feld aktiviert [x] sein. Für welche Konten Sie KST/KTR erfassen können, definieren Sie im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN. Seite 51-1

196 FIBU Stammdaten eingeben 51 Stammdaten - Allgemein Fremdwährung aktiv Falls die Fremdwährung nicht aktiv ist [ ], können im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN Konten nur in Leitwährung, z.b. CHF = Schweizer Franken eröffnet werden. Die MWST-Abrechnung wird in der FIBU nur provisorisch erstellt. In der FIBU kann keine definitive Abrechnung erstellt werden. Die definitive Abrechnung erfolgt in der Finanzbuchhaltung. Benutzerdefinierte Reihenfolge allg. gültig Die benutzerdefinierte Reihenfolge, die in den Programmen 15 und 22 definiert und auch benutz werden kann, ist standardmässig pro User hinterlegt. Wir der Switch Allgemein gültig aktiviert, so werden die danach vom Benutzer definierten Reihenfolgen sämtlichen Usern zugänglich. 2-seitiger Datenaustausch Werden die Buchungen via Schnittstelle dem Treuhänder zur Korrektur und Kontrolle gegeben, können die korrigierten Buchungen wieder in die FIBU zurückgelesen werden, sofern diese Funktion beim Verbuchen aktiviert [x] ist. Ist sie inaktiviert [ ], ist nur die einseitige Verbuchung möglich. Obwohl die Buchungen beim Treuhänder in Bearbeitung sind, kann der Anwender der FIBU weiterarbeiten. Wahlweise kann der Übertrag der Daten als ASCII-File und auch als DAT- File erfolgen. Pfadvorschlag Für den Datenexport und -import kann der Pfad definiert werden. Dieser wird beim Erstellen der Datei automatisch vorgeschlagen. Mehrwertsteuer Daten Import/Export MWST-Abrechnung intern Die MWST-Abrechnung wird sowohl provisorisch als auch definitiv in der FIBU erstellt. In diesem Fall können für die abgerechneten Perioden keine definitiv abgerechneten Belege aus der Finanzbuchhaltung in die FIBU mehr übertragen werden. MWST-Abrechnung extern Seite 51-2

197 FIBU Stammdaten eingeben 51 Stammdaten - Allgemein Buchen Buchen Bild 51-2: Stammdaten - Buchen Arbeitsablauf Buchungen korrigieren Falls dieses Feld aktiviert wird, kann das Datum erfasst werden, ab welchem im Programm 11 BUCHEN gebucht werden darf. Vor diesem Datum ist das Buchen gesperrt. Hinweis Dieses Datum kann jederzeit mutiert werden, falls der entsprechende Benutzer die Zugriffsberechtigung für dieses Programm besitzt. Um bestimmte Monate definitiv abzuschliessen, kann im Programm 56 ABSCHLUSS die Funktion Monate abschliessen gewählt werden. Abgeschlossene Monate sind dann unwiderruflich abgeschlossen und können nicht wieder zum Buchen geöffnet werden. Gegenkonto kann leer sein Wird dieses Feld aktiviert [X], kann im Programm 11 BUCHEN das Gegenkonto leer sein. Dies ist dann der Fall, wenn die FIBU im Sinne einer Vorerfassung verwendet wird und die Buchungen via Datensicherung einem Treuhänder zur Bearbeitung weitergegeben werden. Seite 51-3

198 FIBU Stammdaten eingeben 51 Stammdaten - Allgemein Buchen Hinweis Solche Buchungen können im Programm 19 VERBUCHEN IN FINANZBUCHHALTUNG nicht verbucht werden. Im Programm 13 GEGENKONTI VERVOLLSTÄNDIGEN können die Buchungen nachträglich kontiert werden. ACHTUNG Falls diese Funktion aktiviert ist, führt dies zu einseitigen Buchungen und als Folge davon, stimmen die Bilanz und ER nicht mehr überein. Kontrollkonto Ist die Funktion Gegenkonto kann leer sein aktiviert, kann als Gegenkonto ein Kontrollkonto definiert werden. Wird kein Gegenkonto erfasst, wird automatisch das Kontrollkonto als Gegenkonto verwendet. Dies hat den Vorteil, dass keine einseitigen Buchungen vorhanden sind und somit die Bilanz/ER immer ausgeglichen ist. Buchen Belegnummer aktiv Falls Sie im Programm 11 BUCHEN die Geschäftsfälle mit einer Belegnummer verbuchen wollen, müssen Sie das Feld aktivieren [x]. In diesem Fall wird im Programm 11 BUCHEN das Feld Belegnummer bei jeder Buchung angewählt. Nur Geldkonto bebuchen Wird nur Geldkonto bebuchen aktiviert, können im Programm 11 BUCHEN nur Geschäftsfälle mit mindestens einem Geldkonto erfasst werden. KST/GKST kann leer sein Wird dieses Feld aktiviert, kann im Programm 11 BUCHEN die Gegenkostenstelle leer sein. Diese Funktion ist nur relevant, wenn Kostenstellen aktiv aktiviert wurde. Buchungsmaske Buchungsmaske 1 Soll im Programm 11 BUCHEN mit der Buchungsmaske 1 gearbeitet werden, wählen Sie diese Buchungsmaske. Beim Erfassen von Buchungen muss in diesem Fall nur noch das Gegenkonto erfasst werden. Buchungsmaske 2 Wird die Buchungsmaske 2 gewählt, können im Programm 11 Konto und Gegenkonto erfasst werden. Seite 51-4

199 FIBU Stammdaten eingeben 51 Stammdaten - Allgemein Diverses Diverses Bild 51-3: Stammdaten - Druckausgabe Arbeitsablauf Drucksprache Sprache Gewünschte Sprache eingeben, die bei den Ausdrücken (Journale, Kontoauszüge, Bilanzen) verwendet werden soll. Die Benutzersprache übernimmt automatisch die Sprache des Benutzers wie sie auf seinem Profil hinterlegt ist. Seite 51-5

200 FIBU Stammdaten eingeben 51 Stammdaten - Allgemein Statistik Statistik Bild 51-4: Stammdaten - Statistik Bemerkungen In diesem Fenster finden Sie Angaben über jedes einzelne Geschäftsjahr. Die Angaben pro Geschäftsjahr umfassen: Status, Anzahl Datensätze, Gesperrt bis, Datum Saldoübertrag und Buchungsnummer. Zudem werden die Anzahl der Konten aufgeführt. Seite 51-6

201 FIBU Saldovorträge 52 Übersicht 52 Saldovorträge Übersicht Bild 52-1: Saldovorträge Möglichkeiten Dieses Programm erlaubt Ihnen, Saldovorträge und/oder Budgets pro Geschäftsjahr für sämtliche Konten manuell zu erfassen. Weil das Programm bei Geschäftsjahreswechsel die Saldi automatisch als Vorträge ins neue Jahr übernimmt, ist es in der Regel nur bei der Eröffnung der FIBU für die Eingabe der Eröffnungsbilanz des ersten Geschäftsjahres oder für die Erfassung der Budgets von Bedeutung. Nach dem Jahresabschluss im Programm 56 ABSCHLUSS können die Vorträge - bis auf eine Ausnahme - im neuen Geschäftsjahr nicht mehr manuell eingegeben oder korrigiert werden. Ausnahme Wird die FIBU als Kassabuch geführt, können die Vorträge in jedem Jahr korrigiert werden, falls 'Nur Geldkonto bebuchen' und Gegenkonto kann leer sein' aktiv ist. Seite 52-1

202 FIBU Saldovorträge 52 Übersicht ACHTUNG Saldovorträge überprüfen! Das Total aller Saldi der Eröffnungsbilanz muss 0.00 ergeben. Überprüfen Sie in der Statuszeile unten am Bildschirm das angezeigte Total aller Saldovorträge! Combo-Boxen Die Combo-Boxen zeigen von links nach rechts: Standardvorlagen und individuelle Vorlagen Saldovortrag/Budget Geschäftsjahr Anzeigen Sie können die Bilanz- und/oder Erfolgsrechnungskonten mit Saldovorträgen eingeben. Periode Unter Periode kann das gewünschte Geschäftsjahr aufgerufen werden. Bemerkungen Der Bildschirm zeigt Ihnen die Saldovorträge der verschiedenen Geschäftsjahre, welche Sie in der Combo-Box "Geschäftsjahr" auswählen können. In der zweiten Combo-Box kann die Art des angezeigten Saldos selektiert werden. Zur Auswahl stehen: Saldovortrag oder Budget. <F3>Suchen eines Kontos Im unteren Teil der Menü-Maske können Sie die einzelnen Klassierungsbereiche anwählen. Arbeitsablauf Saldovortrag Saldi gemäss Eröffnungsbilanz eingeben und mit ENTER bestätigen. Eröffnungsbilanz ausgleichen In der Statuszeile wird das Total der angezeigten Saldovorträge ausgegeben; dieses beträgt 0.00, wenn die Bilanz- bzw. Erfolgsrechnung ausgeglichen ist. Falls das Total nicht 0.00 ergibt, verursacht dies eine unausgeglichene Eröffnungsbilanz. Sie können weiter buchen, müssen aber vor dem Jahresabschluss die Saldi ausgleichen. Das System erlaubt keinen Jahresabschluss mit dem Programm 56 JAHRESENDPROGRAMM bei unausgeglichener Eröffnungsbilanz. Seite 52-2

203 FIBU Saldovorträge 52 Übersicht Falls für die Bereiche A=Aktiven oder für die Bereiche B=Passiven ein negativer Saldovortrag erfasst werden muss, wird dieser mit einem Minuszeichen (-) vor dem Betrag eingegeben. Beispiel: Konto Bereich Saldovortrag Vorgehen 1000 Aktiven Ohne Vorzeichen eingeben 1020 Aktiven Mit Minus eingeben 2000 Passiven Mit Vorzeichen eingeben 2020 Passiven ohne Vorzeichen eingeben Hinweis 1 Unter 'Menü-Bearbeiten' können Sie definieren, dass Sie Passiven und Erträge als positive Werte erfassen wollen. In diesem Fall werden die Beträge automatisch mit (-1) multipliziert. Hinweis 2 Die Saldovorträge werden in einem separaten Feld gespeichert, um eine Verfälschung der Monatssaldi zu vermeiden. Mit <PgUp/PgDn> können Sie in den Konten seitenweise weiter- bzw. zurückblättern. Budgets Um Budgets zu erfassen, wählen Sie in der ersten Combo-Box die Budgetierung. Sämtliche Konten werden mit den aktuellen Budgetsaldi angezeigt. Zu budgetierendes Konto anklicken (wird blau markiert) und die Jahreszahl erfassen und mit 'Enter' abschliessen. Seite 52-3

204 FIBU Mehrwertsteuer 53 Mehrwertsteuer-Codes Mehrwertsteuer 531 Mehrwertsteuer-Codes Bild 53-1: MWST-Codes Möglichkeiten Die MWST-Codes können beliebig definiert werden. Die MWST-Tabelle kann aus einem bestehenden Mandanten importiert oder in einen neuen Mandanten exportiert werden. Für jeden MWST-Code können folgende Elemente erfasst werden: MWST-Code, MWST-Bezeichnung, Abrechnungsland, Steuertyp, Steuersatz, Berechnungsart, Steuerkonto und Steuerhilfskonto, Gültigkeit und das Formularfeld für die MWST- Abrechnung. Zur Überprüfung kann die Tabelle ausgedruckt werden. Seite 53-1

205 FIBU Mehrwertsteuer 53 Mehrwertsteuer-Codes 531 Bemerkungen Programm S3 MANDANTENINFORMATION / F7 Mehrwertsteuer: Neben der MWST-Methode wird auch die Steuernummer, die Art der Abrechnung und der Abrechnungs-Rhythmus definiert. Programm 531 MWST-CODES: MWST-Codes eröffnen, die Tabelle kann jederzeit ergänzt werden. Programm 21 Kontenplan: Steuerkonto eröffnen, Steuerpflicht bestimmen und Kategorie zuweisen. Arbeitsablauf MWST-Code 3 Stellen alphanumerisch. Für bereits erfasste Codes mit <F4> Liste aufrufen. Mit <PgUp/PgDn> blättern. Neben der MWST-Tabelle müssen folgende weiteren Stammdefinitionen vorgenommen werden: MWST- Bezeichnung Steuerland Bezeichnung des MWST-Code. 30 Stellen alphanumerisch. Geben Sie das Land ein, in dem die Steuer abgerechnet wird. Steuertyp Definieren Sie mit <Pfeil Auf/Ab> die entsprechende MWST-Art. Umsatzsteuer Vorsteuer Dienstleistungen Ausland Vorsteuer aus Urproduktion Import UST/VST Beispiel Urproduktion: Rechnung über Fr ohne Steuer eines Bauern. Trotzdem kann 2% Vorsteuer abgezogen werden - also Fr Die Verbuchung erfolgt inklusiv, die Berechnung des MWST-Betrags exklusiv. Eigenverbrauch/ Entgelte Für sämtliche Umsatzsteuercodes wird definiert, ob es sich um Entgelte (Normalfall) oder um Eigenverbrauch handelt. Seite 53-2

206 FIBU Mehrwertsteuer 53 Mehrwertsteuer-Codes 531 Diese Information wird für die Erstellung des Abrechnungsformulars verwendet. Berechnungsart Wird beim Buchen der Betrag inklusive MWST erfasst, MWST-Code inklusive definieren. Wird 'wahlweise' aktiviert, kann bei der Erfassung der Bewegung definiert werden, ob inklusive oder exklusive berechnet werden muss. I oder E als Vorschlag definieren. Steuer-Folge- Code Für MWST-Codes mit beschränkter Gültigkeit wird ein Folgecode erfasst. Der Code muss vorgängig erfasst werden. Beispiel: Vom bis gilt für die Umsatzsteuer ein Satz von 7.5%. Ab wird dieser Satz auf 7.6% erhöht. Formularfeld Erfassen Sie für alle MWST-Codes, die für die Schweiz gültig sind und abgerechnet werden sollen, die Nummer des entsprechnenden Feldes des ESTV-Abrechnungsformulars. Pro MWST-Code können verschiedene Steuersätze auf einer Zeitachse hinterlegt werden. Somit müssen auch bei zukünftigen MWST-Satzänderungen keine neuen MWST-Codes erfasst werden. Steuersatz Erfassen Sie den MWST-Satz; z.b. 0%, 2.3%, 7.5% oder 100 %. Pflichtig in % Für Vorsteuercodes können Sie einen Prozentsatz für den Vorsteuerabzug eingeben (Geschäftsspesen). Falls Sie wegen des reduzierten Vorsteuerabzugs keinen speziellen Code neu eröffnen wollen, kann ebenfalls pro Konto der Prozentsatz für die Berechnung der MWST bestimmt werden. %-Pauschal Für den Pauschalcode wird in diesem Feld der Saldosteuersatz in Prozent erfasst. Steuerkonto Konto für die automatische Verbuchung der MWST eingeben. Mit F4 Liste des Kontenplans abfragen oder mit PgUp/PgDn blättern. Steuerhilfskonto Erfassen Sie pro MWST-Code ein MWST-Hilfskonto. Beim Buchen der Rechnung nach der vereinnahmten Methode wird der MWST-Betrag schon bei der Rechnungserfassung auf dieses Konto abgegrenzt. Beim Zahlungseingang wird der fällige MWST-Betrag dann vom Steuerhilfskonto auf das Steuerkonto automatisch umgebucht. Mit F4 Liste des Kontenplans abfragen oder mit PgUp/PgDn blättern. Hinweis Ob ein MWST-Hilfskonto erfasst werden muss, hängt von der MWST-Methode ab. Ein Hilfskonto ist immer nur für dann notwendig, wenn nach vereinnahmter MWST-Methode abgerechnet wird. Seite 53-3

207 FIBU Mehrwertsteuer 53 Mehrwertsteuer-Codes 531 Tastaturbelegung <F5> <F7> <F8> Neuen Code erfassen Land auswählen, für welches die Codes erfasst oder angezeigt werden sollen. Mit <F5> neues Land erfassen. Alle Länder anzeigen Seite 53-4

208 FIBU Mehrwertsteuer 53 Mehrwertsteuer-Codes 531 MWST Codes ein-/auslesen F6/sF6 MWST Codes ein-/auslesen <F6/sF6> Bild 53-2: MWST-Codes ein-/auslesen Möglichkeiten MWST-Code auslesen Mit <Shift+F6> kann die MWST-Code-Tabelle ausgelesen werden. File benennen, wobei der Zusatz.ASC stehen gelassen werden muss. Die Datei kann wahlweise auf ein beliebiges Laufwerk ausgegeben werden. MWST-Code einlesen Name des einzulesenden ASCII-Files eingeben oder mit <F4> die gewünschte Datei auswählen. Mit <F6> Schnittstelle starten. Falls die Simulation erfolgreich verlaufen ist, kann 'Keine Simulation' aktiviert werden. Die Codes werden somit definitiv eingelesen. Falls bei der Simulation Fehler auftreten, kann mit <F2> ein Fehlerprotokoll am Bildschirm angezeigt werden. Seite 53-5

209 FIBU Mehrwertsteuer 53 Mehrwertsteuer-Codes 531 MWST Codes ein-/auslesen F6/sF6 Wird das Fehlerprotokoll nicht mehr benötigt, kann mit <F8> die Fehlerdatei gelöscht werden. Seite 53-6

210 FIBU Mehrwertsteuer 53 MWST-Abrechnung MWST-Abrechnung Bild 53-3: MWST-Abrechnung Möglichkeiten Selektion <F5> Die Abrechnung kann wahlweise provisorisch oder definitiv erstellt werden Reihenfolge nach Datum oder nach MWST-Typ Das Erstellen der definitiven MWST-Abrechnung erfordert ein ganz bestimmtes Vorgehen, damit alle Abrechnungen und Verprobungen in der richtigen Reihenfolge erfolgen. Seite 53-7

211 FIBU Mehrwertsteuer 53 MWST-Abrechnung 532 Folgende weitere Möglichkeiten stehen zur Verfügung: Dateien löschen <F9> Abrechnungen, die nicht mehr gespeichert werden sollen, können gelöscht werden. Gestaltung <F6> Buchungsnummer/Belegnummer Mit oder ohne Detail Simulation der Abrechnung für Pauschalmethode Die Ausgabe kann wahlweise auf den Bildschirm, Drucker oder direkt in Excel erfolgen. Bemerkungen 1. Kontrolle der Abrechnung Bevor die MWST-Abrechnung definitiv erstellt wird, sollte die MWST kontrolliert werden. Dazu kann jederzeit eine provisorische Abrechnung erstellt werden. Daneben dient vor allem auch die Verprobung (Programm 533 MWST VERPROBUNG) der Überprüfung und Abstimmung der MWST. Hinweis MWST-Buchungen der FIBU können korrigiert werden, solange die die MWST- Abrechnung noch nicht definitiv erstellt ist. 2. Abrechnung Grundsatz: Im Programm S3 MANDANTEN INFORMATION/F7 MEHRWERTSTEUER wird folgendes bestimmt: Abrechnungsmethode: vereinnahmt oder vereinbart Abrechnungsvariante: zentral oder dezentral Abrechnungsrhythmus: quartalsweise, jährlich, monatlich oder halbjährlich Bei der vereinnahmten Methode werden nur Buchungen mit Geldkonten und MWST abgerechnet. Bei der vereinbarten Methode fliessen alle Buchungen mit MWST in die Abrechnung. Die MWST-Abrechnung erfolgt ausschliesslich in der Leitwährung. Eine MWST-Abrechnung in fremder Währung ist in der Finanzbuchhaltung nicht möglich. In der Finanzbuchhaltung kann jedoch die Verprobung in fremder Währung erstellt werden. Seite 53-8

212 FIBU Mehrwertsteuer 53 MWST-Abrechnung 532 Zentrale Abrechnung Für die zentrale Abrechnung werden sämtliche Buchungen (F=FIBU, G=FIBU, L=LOHN, E=Externe Buchungen, D/d=DEBI und K/k=KREDI) berücksichtigt, die in die Finanzbuchhaltung verbucht wurden. Die zentrale Abrechnung wird aus der FIBU gestartet. Es wird je ein Subtotal für Buchungen aus der Debitoren- (D/d), Kreditoren- (K/k) und der Lohnbuchhaltung (L) ausgewiesen. Ein weiteres Subtotal bilden die restlichen MWST- Buchungen der Finanzbuchhaltung. Die MWST-Abrechnung wird für alle Programme gleichzeitig in einem einzigen Arbeitsgang erstellt und es werden alle Buchungen, die in der entsprechenden Periode abgerechnet sind, in den einzelnen Programmen markiert. Diese Variante wird gewählt, wenn neben der Finanzbuchhaltung auch die Debitorenund/oder Kreditorenbuchhaltung eingesetzt wird. Dezentrale Abrechnung Bei der dezentralen Abrechnung werden in der FIBU nur Buchungen mit F=FIBU, G=FIBU, L=LOHN und E=Externe Buchungen abgerechnet. Alle Buchungen aus DEBI/KREDI, die via ASCII-Schnittstelle oder direkt verbucht wurden, fliessen nicht in die MWST-Abrechnung der Finanzbuchhaltung. Es wird ein Subtotal für Buchungen aus der Lohnbuchhaltung (L) ausgewiesen. Ein weiteres Subtotal bilden die Buchungen der Finanzbuchhaltung. Für die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung muss die Abrechnung ebenfalls dezentral durchgeführt werden, die Abrechnung wird pro Applikation erstellt. Diese Variante empfiehlt sich, wenn die Hilfsbücher losgelöst von der Finanzbuchhaltung geführt werden. Soll das MWST-Formular unterstützt werden, muss zentral abgerechnet werden. Differenzausweis In Ergänzung zur bestehenden MWST-Rekapitulation wird eine 2. Rekapitulation erstellt, die die Differenz zwischen gebuchter und gerechneter MWST ausweist, damit bei MWST- Satzänderungen das Berichtigungsformular ausgefüllt werden kann. Es werden zwei unterschiedliche MWST-Abrechnungsformulare ausgewiesen. Ein MWST- Abrechnungsformular weist die Umsätze nach der Variante gebucht aus. In diesem Abrechnungsformular sind alle Umsätze ausgewiesen, wie sie in der Buchhaltung gebucht sind. Das zweite MWST-Abrechnungsformular weist alle Umsätze nach der Variante gerechnet aus. Hier werden die Umsätze im 2002 nach den erlaubten Sätzen 2.4% oder 7.6 % ausgewiesen. Arbeitsablauf Provisorische Abrechnung In die provisorische Abrechnung fliessen alle Belege der entsprechenden Abrechnungsperiode. Ist die Vorperiode definitiv abgerechnet, werden auch sämtliche provisorischen Belege der Seite 53-9

213 FIBU Mehrwertsteuer 53 MWST-Abrechnung 532 Vorperioden in die provisorische Abrechnung einbezogen. Ist die Vorperiode nicht definitiv abgerechnet, werden nur die Belege der entsprechenden Abrechnungsperiode ausgewiesen. Die provisorische Abrechnung kann jederzeit erstellt und beliebig oft wiederholt werden. Definitive Abrechnung Bei der definitiven Abrechnung werden alle in der Periode abgerechneten Belege markiert, d.h. diese Belege haben den Status definitiv für die MWST abgerechnet und können nicht mehr korrigiert oder storniert werden. Im Anschluss an die definitive Abrechnung wird eine Rekapitulation nach den Vorgaben des MWST-Formulars erstellt. Die Werte müssen manuell in das Formular der ESTV übertragen werden. Storno Definitiv abgerechnete Perioden können storniert werden. Wurde zentral abgerechnet, wird der Stornolauf auch zentral erstellt. Es kann immer nur die letzte definitive Periode storniert werden. Beispiel Die Quartale 1-3 sind bereits abgerechnet und das Quartal 2 soll storniert werden. In diesem Fall muss zuerst das Quartal 3 storniert werden, damit anschliessend das Quartal 2 ebenfalls storniert werden kann. Hinweis Sobald unter F9 die Datei mit allen Informationen zur MWST-Abrechnung gelöscht wird, kann für die gelöschte MWST-Abrechnung kein Storno mehr erstellt werden. Kopie Für definitiv abgerechnete Perioden kann eine Kopie erstellt werden. Hinweis Sobald unter F9 die Datei mit allen Informationen zur MWST-Abrechnung gelöscht wird, kann für die gelöschte MWST-Abrechnung kein Duplikat mehr erstellt werden. Pro Geschäftsbereich Grundsätzlich wird die MWST-Abrechnung für die gesamte Buchhaltung erstellt und es wird eine Rekapitulation erstellt. Soll pro Geschäftsbereich eine MWST-Abrechnung inkl. Rekapitulation gezeigt werden, wird dieser Switch aktiviert. Detail nach Datum Detail nach MWST-Typ Die Buchungen werden nach Buchungsdatum ausgegeben. Die Ausgabe der Buchungen erfolgt in erster Linie nach MWST-Typ (Vorsteuer, Umsatzsteuer, Dienstleistung Ausland, Urproduktion). Innerhalb des MWST-Typs sind die Buchungen nach Datum geordnet. Seite 53-10

214 FIBU Mehrwertsteuer 53 MWST-Abrechnung 532 Periode Selektieren Sie die Periode, für die Sie die MWST Abrechnung erstellen wollen. Eine definitive Abrechnung können Sie nur für jene Periode erstellen, die unmittelbar auf definitiv abgerechnete Perioden folgt. Seite 53-11

215 FIBU Mehrwertsteuer 53 MWST-Abrechnung 532 Gestaltung F6 Gestaltung <F6> Bild 53-4: MWST-Abrechnung - Gestaltung Arbeitsablauf Mit Belegnummer/Buchungsnummer Wird die MWST-Abrechnung detailliert ausgedruckt, können die Bewegungen wahlweise mit Belegnummer oder Buchungsnummer ausgedruckt werden. Wählen Sie Buchungsnummer, wenn nur Bewegungen der Finanzbuchhaltung abgerechnet werden. Werden auch Buchungen aus der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung abgerechnet, sollte die Abrechnung immer mit der Belegnummer erfolgen. Simulation der Abrechnung für Pauschalmethode Um den Vorteil der Pauschalmethode zu verifizieren, ermöglicht diese Option einen Vergleich zwischen normaler und pauschaler Abrechnung. Seite 53-12

216 FIBU Mehrwertsteuer 53 MWST-Abrechnung 532 Gestaltung F6 In diesem Fall werden in der Rekapitulation die Vor- und Umsatzsteuer aufgrund der mit MWST-Codes erfassten Buchungen berechnet, und es wird eine Differenz zwischen gebuchter und gerechneter MWST ausgewiesen. Hinweis Die Pauschalmethode definieren Sie im Programm S3 MANDANTENINFORMATION unter F7/F7. ACHTUNG Die Simulation ist nur für den provisorischen Abrechnungslauf möglich. Im weiteren wird davon ausgegangen, dass sämtliche, abrechnungsrelevanten Bewegungen mit einem MWST-Code erfasst werden. Wird mit der Pauschal-Bruttomethode gearbeitet, entspricht die ausgewiesene Differenz dem errechneten MWST-Betrag. Die so erstellte Abrechnung weist die MWST-Beträge aus, die nach normaler Abrechnung geschuldet würden. Wird die MWST nach der Pauschal-Nettomethode gebucht, zeigt die Differenz zwischen gebuchter und errechneter MWST den finanziellen Vor-/oder Nachteil der Pauschalmethode. Layout Ausgabe Nur Rekap zeigen Ist dieses Feld aktiv, werden keine Bewegungen ausgegeben, sondern es wird eine Rekapitulation pro Applikation - FIBU, DEBI, KREDI, LOHN - und eine Gesamtrekapitulation, sowie die Rekapitulation nach Formularfeld ausgedruckt.. Nur Detail Mit dieser Definition erhalten Sie keine Rekapitulation nach Formular, sondern nur nach MWST-Code. Mit Detail und Formular Mit dieser Definition werden zuerst die Buchungen mit der Rekapitulation nach MWST-Code gezeigt und anschliessend erhalten Sie die Rekapitulation nach Formular. Wahlweise können Sie das Formular der ESTV bedrucken. Nur Formular Wird diese Funktion aktiviert, wird eine Rekapitulation nach dem Formular der ESTV ausgegeben. Wahlweise können Sie das Formular der ESTV bedrucken. Wir empfehlen Ihnen, zuerst einen Probedruck auf ein leeres Blatt zu erstellen, bevor Sie das Formular bedrucken. Werden die Werte nicht korrekt auf das Formular gedruckt, stellen Sie einen entsprechenden Rand ein. Hinweis Damit diese Rekapitulation erstellt werden kann, muss im Programm 531 MWST-CODE DEFINIEREN den abzurechnenden MWST-Codes das entsprechende Formularfeld zugewiesen werden. Kontrollspalte Die Kontrollspalte rechnet den Vorsteuerbetrag durch den Umsatz was dem Steuersatz entsprechen muss. Falls Abweichungen zwischen Kontrollspalte und Steuersatz auftreten, so ist die Wahrscheinlichkeit eines Fehlers in der MWST-Abrechnung gross. Seite 53-13

217 FIBU Mehrwertsteuer 53 MWST-Abrechnung 532 Gestaltung F6 Formular mit/ohne grafischen Hintergrund Sie können die Rekapitulation nach Formular der ESTV wahlweise mit oder ohne grafischen Hintergrund drucken. Als grafischen Hintergrund verwenden wir das Formular der ESTV. Achtung Für die Abgabe der MWST Abrechnung müssen Sie das Formular, dass Sie von der ESTV erhalten haben, bedrucken oder manuell ausfüllen. Die ESTV akzeptiert keine anderen Formulare. Sie müssen deshalb beim Bedrucken des Formulars der ESTV den grafischen Hintergrund ausblenden. Subtitel/totalund Rekapitulation Subtitel/total Sie definieren mit diesen Einstellungen die Subtitel/total, die Sie ausdrucken wollen. Folgende Subtitel/totale stehen zur Verfügung: MWST-Land Steuernummer Applikation Methode Rekapitulation Sie definieren mit diesen Einstellungen die Rekapitulationen, die Sie ausdrucken wollen. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung: MWST-Land Steuernummer Applikation Seite 53-14

218 FIBU Mehrwertsteuer 53 MWST-Abrechnung 532 Dateien löschen F9 Dateien löschen <F9> Bild 53-5: MWST-Abrechnung - Dateien löschen Arbeitsablauf Löschen ACHTUNG Werden Abrechnungsperioden gelöscht, gehen diese Informationen unwiderruflich verloren. Es können weder Duplikate noch Stornoläufe dieser Perioden erstellt werden. Aktivieren Sie die zu löschenden Abrechnungsperioden und bestätigen Sie mit ENTER. Hinweis Löschen von Abrechnungsperioden ist nie zwingend. Falls Sie trotzdem löschen möchten, müssen Sie vorher eine Datensicherung erstellen. Seite 53-15

219 FIBU Mehrwertsteuer 53 MWST-Verprobung MWST-Verprobung Bild 53-6: MWST-Verprobung Möglichkeiten Die Verprobungsliste liefert den Nachweis der gebuchten Mehrwertsteuer auf sämtlichen Konten. Die Verprobung kann wahlweise - wie der Kontoauszug - nach Datum erfolgen. Wahlweise können sämtlichen Buchungen - mit und ohne MWST - ausgewiesen werden, was eine optimale Abstimmung mit den Kontensaldi erlaubt. Auswahl Wird die MWST-Verprobung mit der Abrechnung abgestimmt, kann die Verprobung auch nach provisorischer oder definitiver Abrechnungsperiode erstellt werden. Auszug nach MWST-Code/Konto oder Konto/MWST-Code Nach Geschäftsbereich Eingrenzen auf einen bestimmten Kontenbereich Eingrenzen auf einen bestimmten MWST-Code Seite 53-16

220 FIBU Mehrwertsteuer 53 MWST-Verprobung 533 Gestaltung <F6> Buchungs- oder Belegnummer zeigen Alle Buchungen mit MWST Nur MWST Konten Alle Buchungen zeigen Stornobuchungen zeigen Nur Total zeigen Nur Buchungen der FIBU oder FIBU Bemerkungen Vorgehen Grundsätzlich sollte für eine Überprüfung der MWST die Rekapitulation nach Code und Konto ohne Detail aber inklusive Total aller Buchungen ausgewiesen werden. Anhand dieser Liste kann die korrekte Verwendung der MWST-Codes überprüft werden. Wird nun ein Fehler festgestellt, kann für das entsprechende Konto und den MWST-Code eine detaillierte Liste aufbereitet werden. Beispiel Auf dem Konto 3000 Materialaufwand wurde mit einem MWST-Code 121 für Investitionen und Betriebsaufwand gebucht. Um die fehlerhaften Buchungen zu finden, wird für das Konto 3000 in Verbindung mit dem MWST-Code 121 eine detaillierte Verprobung erstellt. Im weiteren wird das Total pro Code mit der Abrechnung verglichen. Und schliesslich kann der Saldo der MWST-Konten mit dem Saldo laut Verprobungsliste abgestimmt werden. Die Verprobung zeigt - falls erfasst - auch die Fremdwährungsbeträge. Arbeitsablauf Selektion Provisorisch, Definitiv, Geschäftsjahr Ausgabe MWST- Code /Konto Sie können die Verprobung wahlweise für provisorische MWST-Perioden, für definitive MWST Perioden oder auch für frei definierbare Perioden erstellen. Sie können die Buchungen in der Reihenfolge nach MWST-Code und innerhalb des MWST- Codes nach Konto ausdrucken. Seite 53-17

221 FIBU Mehrwertsteuer 53 MWST-Verprobung 533 Ausgabe Konto/MWST-Code Sie können die Buchungen in der Reihenfolge nach Konto und innerhalb des Kontos nach MWST-Codes ausdrucken. Periode Selektieren Sie die Periode, für die Sie die MWST Verprobung erstellen wollen. Je nach Selektion, die Sie definiert haben, verändert sich die Auswahl der Perioden, die Sie selektieren können. Konto von bis: Geben Sie den Kontenbereich ein, für welchen Sie die Verprobung erstellen wollen. MWST-Code von bis: Selektieren Sie den Bereich der MWST-Codes, die Sie in der Auswertung ausdrucken wollen. Seite 53-18

222 FIBU Mehrwertsteuer 53 MWST-Verprobung 533 Gestaltung F6 Gestaltung <F6> Bild 53-7: MWST-Verprobung - Gestaltung Arbeitsablauf Beleg- /Buchungsnumm er Wird die MWST-Abrechnung detailliert ausgedruckt, können die Bewegungen wahlweise mit Belegnummer oder Buchungsnummer ausgedruckt werden. Wählen Sie Buchungsnummer, wenn nur Bewegungen der Fibu/Finanzbuchhaltung abgerechnet werden. Alle Buchungen mit MWST Es werden in dieser Verprobungsliste nur Buchungen mit MWST berücksichtigt. Sämtliche Buchungen ohne MWST werden unterdrückt. Nur MWST- Konten Sollen nur die MWST-Konten überprüft werden, wählen Sie diese Selektion. Es werden alle Buchungen der Steuerkonten ausgewiesen, die in der MWST-Buchung automatisch gebucht wurden. Seite 53-19

223 FIBU Mehrwertsteuer 53 MWST-Verprobung 533 Gestaltung F6 Alle Buchungen zeigen Es werden alle Buchungen - mit und ohne MWST - für die selektierte Periode gezeigt. So lassen sich auf einfache Weise Differenzen suchen. Vor allem Buchungen, die direkt auf die MWST-Konten ohne MWST-Code erfasst wurden und Differenzen zwischen der MWST- Abrechnung und dem Saldo der MWST-Konten verursachen, werden so sofort eruiert. Alle, nur definitive, nur provisorische Buchungen zeigen Falls Sie die Verprobung nach Geschäftsjahr erstellen, können Sie wahlweise alle Buchungen zeigen, d.h. alle Buchungen mit MWST, oder nur die provisorischen oder nur die definitiven Buchungen. Layout Ausgabe Storno zeigen Die stornierten Buchungen werden ebenfalls ausgewiesen. Nur Total zeigen Ist dieses Feld aktiviert, werden keine einzelnen Buchungen ausgegeben, sondern nur die Rekapitulation nach MWST-Code und die Rekapitulation nach Konto/MWST-Code. Diese Darstellung eignet sich insbesondere für eine erste Überprüfung. Werden Abweichungen zum Kontoauszug oder zur MWST-Abrechnung oder Fehlbuchungen festgestellt, kann für die entsprechende Code/Kontokombination die Auswertung mit den detaillierten Buchungen aufbereitet werden. Subtitel/total Sie definieren mit diesen Einstellungen die Subtitel/total, die Sie ausdrucken wollen. Folgende Subtitel/totale stehen zur Verfügung: MWST-Code Konto Nur Buchung der... Falls diese Funktion aktiv ist, werden wahlweise nur Buchungen der Finanzbuchhaltung oder Fibu ausgedruckt. Seite 53-20

224 FIBU Mehrwertsteuer 53 MWST-Umsatzabstimmung MWST-Umsatzabstimmung Bild 53-8: MWST-Verprobung Möglichkeiten Die deklarierten Umsätze und die geltend gemachten Vorsteuer sind periodisch (mindestens einmal jährlich) mit der Buchhaltung abzustimmen. Dieser Wortlaut ist in der Wegleitung Ziffer 968 zum MWST-Gesetz von 2001 zu finden. Das Programm 534 MWST UMSATZABSTIMMUNG soll den Abgleich zwischen tatsächlichem Ertrag (Umsatz) und dem mit der ESTV abgerechneten MWST-Umsatz abgleichen. Dabei ermittelt das Programm immer den Umsatz der selektierten Periode, einer allfälligen Vorperiode und des Vorjahres. Nur so kann sichergestellt werden, dass auch Umsätze des Vorjahres, die im aktuellen Geschäftsjahr abgerechnet wurden, richtig ausgewiesen werden. Seite 53-21

225 FIBU Mehrwertsteuer 53 MWST-Umsatzabstimmung 534 Selektion Selektion Bild 53-9: Umsatzabstimmung - Selektion Geschäftsjahr Die Auswertung kann über ein ganzes Geschäftsjahr oder einzelne Perioden erfolgen. Geschäftsjahre, die rot markiert sind, wurden bereits geschlossen (Status 1 im Programm 56). Hinweis: Achten Sie darauf, dass der Auswertungszeitraum mit der MWST-Periode übereinstimmt. Seite 53-22

226 FIBU Mehrwertsteuer 53 MWST-Umsatzabstimmung 534 Gestaltung Gestaltung Bild 53-10: Umsatzabstimmung - Gestaltung Belegnummer/Buchungsnu mmer Ausgabe nach Belegnummer oder die intern geführte Buchungsnummer. Ausgabe Sektion A, B, C, D, DIV detailliert Im Kumulativ der Umsatzabstimmung wird auf einzelne Sektionen verwiesen. Deren Details sind unter dieser Rubrik aufgeführt. Dabei erfolgt die Differenzaufteilung in verschiedene Sektionen : Buchungen aus Vorjahr abgerechnet im aktuellen Abrechnungsjahr (A1) Alle pflichtigen Ertragskonten ohne MWST im aktuellen Jahr abgerechnet (B1) Alle Konten der Bereiche Aufwand/Neutral, Aktiven/Passiven die mit UST gebucht wurden (B2) Alle Ertragskonten mit Vorsteuer im aktuellen Jahr abgerechnet (B3) Alle Konten aus Bereich Ertrag mit Umsatzsteuer die im aktuellen Jahr nicht abgerechnet sind (C1) Seite 53-23

227 FIBU Mehrwertsteuer 53 MWST-Umsatzabstimmung 534 Gestaltung Alle Konten aus Bereich Ertrag mit Vorsteuer die im aktuellen Jahr nicht abgerechnet sind (C2) Alle Konten aus Bereich Ertrag ohne MWST (D1) Sektion N detailliert Im Kumulativ der Umsatzabstimmung wird auf einzelne Sektionen verwiesen. Deren Details sind unter dieser Rubrik aufgeführt. Dabei erfolgt die Differenzaufteilung in verschiedene Sektionen. Die Sektion N steht für Buchungen welche nicht den vorhergehenden Sektionen zugeordnet werden konnte. Ertrag der Erfolgsrechnung detailliert Der Ertrag der Erfolgsrechnung wird auf Stufe Konto ausgewiesen womit ein Nachvollziehen der Gesamtsumme möglich wird. Hinweis Im Programm der Bilanzen gibt es unter der Kategorie Ausführliche Bilanzen den Report Bereichszuordnung. Die Auswertung eignet sich für die Kontrolle der Bereichszuordnung wie diese im Programm 21 KONTEN/KOSTENARTEN vorgenommen wurde. Umsatzsteuer- Code detailliert Der MWST-Umsatz wird bis auf Stufe Kontosaldo detailliert aufgezeigt. Für eine detailliertere Sicht muss auf das Programm 533 MWST-VERPROBUNG ausgewichen werden. Seite 53-24

228 FIBU Buchungsschnittstelle Buchungsschnittstelle Bild 53-11: Buchungsschnittstelle Import Bemerkungen In diesem Programm importieren oder exportieren Sie Buchungen. Daten einlesen Über diese Funktion können Sie Buchungen aus externen ASCII oder XML-Dateien direkt einlesen. Die Verbuchung über ASCII/XML-Dateien ist vor allem notwendig, wenn sich die Programme, welche Daten in die Fibu übertragen, nicht auf demselben Computer befinden oder wenn Sie Daten aus fremden Applikationen einlesen. ACHTUNG Falls fehlerhafte Buchungen in der ASCII-Datei sind, erfolgt ein Eintrag in das Logbuch, das Sie nach der Überprüfung der Daten sichten können. Die Buchungen werden in diesem Fall nicht in das Hauptjournal übertragen. Es müssen alle Fehler in der ASCII-Datei bereinigt werden, damit die Buchungen übertragen werden. Seite 53-25

229 FIBU Buchungsschnittstelle 5531 Schnittstellenbeschreibung Eine aktuelle Schnittstellenbeschreibung finden Sie auf Seite 53-26

230 FIBU Buchungsschnittstelle 5531 Daten einlesen Selektion Daten einlesen Selektion Bild 53-12: Selektion Möglichkeiten Mit diesem Programm können Sie die Daten (Buchungen) der ASCII/XML-Datei einlesen. Arbeitsablauf Zeitachse Wählen Sie das Journal und das Geschäftsjahr, in welches Sie die Daten einlesen wollen. Einzulesendes Format Die einzulesenden Daten müssen entweder als CSB- oder als XML-Datei vorhanden sein. Die Datei muss gemäss Schnittstellenbeschreibung aufgebaut sein. Eine Beispieldatei erstellen Sie, indem Sie Daten auslesen. Seite 53-27

231 FIBU Buchungsschnittstelle 5531 Daten einlesen Selektion Dateiauswahl Im Feld 'Datei' können Sie die ASCII-Dateien mit den Endungen '.CSB' aus dem entsprechenden Verzeichnis selektieren. Für XML-Dateien solche mit der Endung.XML. Seite 53-28

232 FIBU Buchungsschnittstelle 5531 Daten einlesen Gestaltung Gestaltung Bild 53-13: Daten einlesen Gestaltung Bemerkungen Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung: Soll/Haben tauschen, d.h. Buchungen beim Import kehren. Daten bei erfolgreicher Übernahme löschen MWST berechnen Nur Buchungen mit der gleichen Mandantennummer einlesen. Arbeitsablauf Soll/Haben tauschen Bei der Übernahme können Sie den Soll/Haben-Tausch für automatische Rückbuchungen vornehmen. Seite 53-29

233 FIBU Buchungsschnittstelle 5531 Daten einlesen Gestaltung Datei löschen Wird nach erfolgreicher Übernahme die ASCII-Datei gelöscht, laufen Sie nicht Gefahr, eine Datei mehrfach einzulesen. MWST berechnen Lesen Sie Buchungen ein, deren MWST-Informationen unvollständig sind, können Sie die fehlenden MWST-Informationen aufgrund der Stammdaten berechnen lassen. Fehlende MWST- Kontierungen oder MWST-Beträge werden so automatisch ergänzt. Nur Buchungen mit gleicher Mandantennummer Importieren Sie Buchungen in mehrere verschiedene Mandanten aus vorgelagerten Systemen, wie beispielsweise der FIBU, empfehlen wir, die Mandantennummer überprüfen zu lassen. Seite 53-30

234 FIBU Buchungsschnittstelle 5531 Daten einlesen Kriterien Kriterien Bild 53-14: Daten einlesen Kriterien Bemerkungen Mit den Kriterien stehen Ihnen verschiedene Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Die folgenden Möglichkeiten stehen sowohl im Import als auch Export zur Verfügung. Arbeitsablauf Textzeile Buchungen nach Text der 1. oder 2. Buchungszeile selektieren. Betrag Aktivieren Sie das Feld, falls Sie Buchungen nach Betrag selektieren wollen. In Fremdwährung Falls der nachstehend einzugebende Betrag in den Fremdwährungsbeträgen selektiert werden soll, aktivieren [X] Sie dieses Feld. Seite 53-31

235 FIBU Buchungsschnittstelle 5531 Daten einlesen Kriterien Hinweis Beachten Sie, dass nicht zwischen den einzelnen Fremdwährungen unterschieden wird. Es werden in der Journalauswertung alle Fremdwährungsbuchungen ausgewiesen, welche diesen bestimmten Betrag aufweisen. In Fremdwährung suchen ist nur aktiv, wenn Betrag selektieren aktiv gesetzt worden ist. Buchungscode Bei der Erfassung der Buchungen haben Sie die Möglichkeit, jeder Buchung einen beliebigen Buchstaben oder eine beliebige Zahl mitzugeben. Mit diesem Programm können Sie nun die erfassten Buchungen nach diesen Codes selektieren. Belegnummer Bei der Erfassung der Buchungen haben Sie die Möglichkeit, jeder Buchung eine beliebige Belegnummer mitzugeben. Mit diesem Programm können Sie nun die erfassten Buchungen nach dieser Belegnummer selektieren. Belegdatum Beim Erfassen der Buchungen geben Sie jeder Buchung ein bestimmtes Belegdatum mit. Mit dieser Funktion können Sie nun die erfassten Buchungen nach diesem Belegdatum selektieren. Konto/Kart Selektion der Schnittstelle nach bestimmten Konten/Kostenarten. Definieren Sie den Bereich der Konten/Kostenarten, nach welchen die Buchungen selektiert werden. Seite 53-32

236 FIBU Buchungsschnittstelle 5531 Daten einlesen Logbuch Logbuch Bild 53-15: Externe Erfassungen verbuchen - Logbuch Bemerkungen In der Log Utility können Sie sämtliche Meldungen sichten, die beim Übertrag von ASCII- Dateien entstanden sind. Seite 53-33

237 FIBU Buchungsschnittstelle 5531 Daten auslesen Selektion Daten auslesen Selektion Bild 53-16: Daten auslesen Selektion Bemerkungen Um Buchungen zu exportieren, wählen Sie dieses Programm. Neben der Buchungsperiode und dem Buchungsjournal, bestimmen Sie auch die Reihenfolge, nach welcher die Buchungen ausgelesen werden sollen. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung: Nach Buchungsnummer Nach Belegnummer Nach Datum Nach Belegnummer und Datum Seite 53-34

238 FIBU Buchungsschnittstelle 5531 Daten auslesen Selektion Arbeitsablauf Reihenfolge Bestimmen Sie die Reihenfolge, nach der Sie die Buchungen auslesen wollen. Aufgrund des Kriteriums, das Sie für die Reihenfolge wählen, können Sie auch selektieren. Zeitachse Wählen Sie das Journal, für welches Sie Buchungen auslesen wollen. Von...Bis: Je nach Reihenfolge, die Sie gewählt haben, können Sie die auszulesenden Buchungen nach Buchungsnummer, nach Belegnummer oder nach Belegdatum selektieren. Auszulesendes Format Dateiauswahl Die auszulesenden Daten können entweder als CSB- oder als XML-Datei gespeichert werden. Im Feld 'Datei' können Sie den Pfad und den Namen für die auszulesende Datei definieren. Seite 53-35

239 FIBU Buchungsschnittstelle 5531 Daten auslesen Kriterien Kriterien Bild 53-17: Daten auslesen Kriterien Bemerkungen In Ergänzung zu den Kriterien, die Ihnen auch beim Import von Buchungen zur Verfügung stehen, haben Sie beim Export von Buchungen noch eine Möglichkeit mehr zu Verfügung. Arbeitsablauf Textzeile Buchungen nach Text der 1. oder 2. Buchungszeile selektieren. Betrag Aktivieren Sie das Feld, falls Sie Buchungen nach Betrag selektieren wollen. In Fremdwährung Falls der nachstehend einzugebende Betrag in den Fremdwährungsbeträgen selektiert werden soll, aktivieren [X] Sie dieses Feld. Seite 53-36

240 FIBU Buchungsschnittstelle 5531 Daten auslesen Kriterien Hinweis Beachten Sie, dass nicht zwischen den einzelnen Fremdwährungen unterschieden wird. Es werden in der Journalauswertung alle Fremdwährungsbuchungen ausgewiesen, welche diesen bestimmten Betrag aufweisen. In Fremdwährung suchen ist nur aktiv, wenn Betrag selektieren aktiv gesetzt worden ist. Buchungscode Bei der Erfassung der Buchungen haben Sie die Möglichkeit, jeder Buchung einen beliebigen Buchstaben oder eine beliebige Zahl mitzugeben. Belegnummer Bei der Erfassung der Buchungen haben Sie die Möglichkeit, jeder Buchung eine beliebige Belegnummer mitzugeben. Mit diesem Programm können Sie nun die erfassten Buchungen nach dieser Belegnummer selektieren. Mit diesem Programm können Sie nun die erfassten Buchungen nach diesen Codes selektieren. Konten/Kostenarten Selektion der Schnittstelle nach bestimmten Konten/Kostenarten. Definieren Sie den Bereich der Konten/Kostenarten, nach welchen die Buchungen selektiert werden. Seite 53-37

241 FIBU Abschluss 56 Übersicht 56 Abschluss Übersicht Bild 56-1: Abschluss Möglichkeiten Die Abschlussprogramme erlauben Ihnen eine flexible Bearbeitung der verschiedenen Geschäftsperioden in Ihrem Betrieb. Mit <Pfeil Auf/Ab> können Sie die Abschlussprogramme auswählen. Anschliessend kann für gewisse Programme mit <Tabulator> in die Liste der Perioden gewechselt werden. Mit <F2=Ausführen> werden die Programme gestartet. Achtung Vor jedem Programmstart unbedingt im Programm S7 KOPIERPROGRAMME eine Datensicherung erstellen!!! Durchgeführte Monats- und Jahresabschlüsse oder Verlängerungen des Geschäftsjahres können nicht mehr rückgängig gemacht werden. Hinweis Sie können maximal in zwei Geschäftsjahren gleichzeitig buchen. Geschäftsjahre mit Status -9 sind zum Buchen offen, Status -8 bedeutet abgeschlossen. Seite 56-1

242 FIBU Abschluss 56 Übersicht Arbeitsablauf Ende des Jahres ändern Mit dieser Funktion können Sie das Ende des Geschäftsjahres verlängern. Ein Geschäftsjahr kann nur verlängert werden, wenn das Folgejahr noch nicht eröffnet ist. Falls Sie ein neues Geschäftsjahr eröffnen, wird der Anfang des neuen Geschäftsjahres automatisch auf den nächsten Monat übertragen. Mit <F2=Ausführen> Programm starten. Monatsabschluss Mit diesem Programm können Sie Monatsabschlüsse erstellen. Wechseln Sie mit <TAB> in die Liste der Geschäftsjahre und wählen Sie das gewünschte Jahr aus. Mit <F2=Ausführen> das Programm starten. Beispiel: 'Monatsabschluss 3/2004' Dieser Vermerk bedeutet, dass im ersten Quartal 2004 nicht mehr gebucht oder Mutationen durchgeführt werden können. Für diesen Vorgang müssen nicht alle Monate einzeln abgeschlossen werden. Wenn Sie direkt den Monatsabschluss 3/2004 durchführen, werden die Monate Januar, Februar und März definitiv abgeschlossen. Der Monatsabschluss verhindert ein weiteres Buchen in der abgeschlossenen Periode. ACHTUNG Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Jahresabschluss Mit dieser Funktion können Sie ein Geschäftsjahr abschliessen. Ein Geschäftsjahr kann nur abgeschlossen werden, falls bereits ein neues Jahr eröffnet wurde. Haben Sie noch kein zweites Geschäftsjahr eröffnet, können Sie dies unter dem Menüpunkt Jahr eröffnen zum Buchen vornehmen. Mit <TAB> das Geschäftsjahr auswählen und <F2=Ausführen> drücken. ACHTUNG Vor jedem Programmstart unbedingt Sicherheitskopie im Programm S7 = KOPIERPRO- GRAMME erstellen! Hinweis Der Jahresabschluss verhindert ein weiteres Buchen im abgeschlossenen Jahr. Saldi aus abgeschlossenen Jahren können nicht mehr ins Folgejahr vorgetragen werden. Saldo Vorjahr übernehmen Mit dieser Funktion können Sie die Saldi aus dem Vorjahr ins aktuelle Geschäftsjahr übernehmen. Die Übernahme ist nur möglich, wenn zwei Geschäftsjahre zum Buchen offen sind. Mit <TAB> das Geschäftsjahr auswählen, in das Sie die Saldi übertragen wollen und <F2=Ausführen> drücken. Seite 56-2

243 FIBU Abschluss 56 Übersicht Jahr eröffnen zum Buchen Dieses Programm ermöglicht Ihnen das Öffnen eines neuen Geschäftsjahres. Es können maximal 2 Jahre gleichzeitig zum Buchen offen sein. Status -9 bedeutet Geschäftsjahr offen zum Buchen, Jahre mit Status -8 sind abgeschlossen. <F2=Ausführen> drücken, um das Programm zu starten. Geschäftsjahr wählen Wählen Sie mit <Pfeil Auf/Ab> das gewünschte Geschäftsjahr aus. Seite 56-3

244 FIBU Abschluss 56 Jahresende ändern Jahresende ändern Bild 56-2: Jahresende ändern Möglichkeiten Es wird Ihnen angezeigt, wann das aktuelle Geschäftsjahr endet. Geben Sie mit einer Zahl oder mit <PgUp/PgDn> das neue Ende des Geschäftjahres ein. Bitte beachten Sie die Warnung am Bildschirm. Achtung Das Ende des Geschäftsjahres kann nur verlängert, nicht aber verkürzt werden. Verlängerungen der Geschäftsjahre sind definitiv und können nicht mehr rückgängig gemacht werden. Hinweis Der Anfang des Geschäftsjahres kann nicht geändert werden. Dieser wird durch die Eröffnung des Mandanten bestimmt. Seite 56-4

245 FIBU Abschluss 56 Monat abschliessen Monat abschliessen Bild 56-3: Monat abschliessen Möglichkeiten Wählen Sie mit <Pfeil Auf/Ab> den gewünschten Monat, den Sie abschliessen wollen. Monate mit Status 0 können Sie abschliessen, Status 1 bedeutet bereits abgeschlossen. Achtung In einem abgeschlossenen Monat können Sie keine weiteren Buchungen mehr erfassen und auch keine Mutationen mehr vornehmen. Ein Monatsabschluss ist definitiv und kann nicht mehr rückgängig gemacht werden. Hinweis Anstelle eines Monatsabschlusses können Sie im Programm 51 STAMMDATEN 'Buchungen sind gesperrt bis aktivieren. Geben Sie dort das Datum ein, bis wann die Buchungen gesperrt sind. Bis zum gewählten Datum können Sie keine Buchungen mehr erfassen oder korrigieren. Das Datum kann aber jederzeit zurückgesetzt werden, somit ist ein Weiterbuchen auch zu einem späteren Zeitpunkt wieder möglich. Seite 56-5

246 FIBU Abschluss 56 Jahresabschluss Jahresabschluss Bild 56-4: Abschluss Möglichkeiten Führen Sie den Jahresabschluss mit der gewünschten Saldoübernahme durch. Achtung Jahresabschlüsse sind definitiv und können nicht mehr rückgängig gemacht werden. Auch die Saldi können später nicht noch einmal übernommen werden. Arbeitsablauf Bei der Saldoübernahme können Sie mit <Pfeil Auf/Ab> wahlweise unter verschiedenen Varianten wählen: Alle Kontensaldi übernehmen Wenn Sie Ihre Buchhaltung vollständig führen, können Sie sämtliche Saldi der Bilanzkonten ins neue Geschäftsjahr übernehmen. Vorteil: Sämtliche Bilanzkonten werden mit Vorjahressalden weitergeführt. Es können jederzeit alle Konten abgestimmt werden. Seite 56-6

247 FIBU Abschluss 56 Jahresabschluss Keine Saldi übernehmen In diesem Fall werden keine Saldi ins neue Geschäftsjahr übernommen. Falls Sie Ihre Buchhaltung nicht oder nur teilweise vollständig führen (ohne Gegenkonto), können Sie diese Variante wählen. Nachteil: Kassenbestand und Bankauszüge können Sie im neuen Jahr nicht mit der Buchhaltung abstimmen. Diese Vorträge können allerdings im Programm 52 SALDOVORTRÄGE nacherfasst werden. Nur Saldi der Geldkonten übernehmen In diesem Fall werden nur die Saldi der Geldkonten ins neue Geschäftsjahr übernommen. Falls Sie Ihre Buchhaltung nicht oder nur teilweise vollständig führen (mit Gegenkonto), können Sie keine Saldi übernehmen. Vorteil: Kassenbestand und Bankauszüge können Sie im neuen Jahr jederzeit mit der Buchhaltung abstimmen. Falls das Geschäftsjahr abgeschlossen wird, können später im Programm 52 SALDOVORTRÄGE die Saldi noch angepasst werden. Hinweis Geldkonten werden im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN definiert. Das Programm überprüft, ob die Summe der Aktiv- und Passivsaldi ausgeglichen ist. Falls Bilanz- und Erfolgsrechnung nicht ausgeglichen sind, erscheint eine Meldung, die Ihnen den Gewinn oder Verlust anzeigt. Der Gewinn bzw. Verlust muss zuerst manuell im Programm 11 BUCHEN verbucht werden. Hinweis Nach der Saldoübernahme können Sie im Programm 11 BUCHEN weitere Buchungen erfassen und korrigieren. Diese Funktion kann beliebig oft wiederholt werden, solange das Vorjahr nicht definitiv abgeschlossen ist. Gewinnverbuchung Ein Gewinn oder Verlust muss über ein Hilfskonto z.b Reingewinn verbucht werden. Das Gegenkonto richtet sich nach der Rechtsform der Gesellschaft. Beispiel einer Gewinn- bzw. Verlustverbuchung: Verbuchung Soll Haben Betrag Gewinn Verlust Die Kontobezeichnungen heissen: 2218 Gewinn- und Verlustvortrag 8010 Unternehmenserfolg Hinweis Diese Hilfskonten werden nur für die Verbuchung des Gewinns/Verlusts verwendet. Es werden keine weiteren Buchungen auf diesen Konten geführt. Seite 56-7

248 FIBU Abschluss 56 Saldo Vorjahr übernehmen Saldo Vorjahr übernehmen Bild 56-5: Saldo Vorjahr übernehmen Möglichkeiten Übernehmen Sie die Saldi vom Vorjahr ins neue Geschäftsjahr. Diese Funktion kann immer wieder gestartet werden, bis das Vorjahr definitiv abgeschlossen wird. Arbeitsablauf Bei der Saldoübernahme können Sie mit <Pfeil Ab/Auf> wahlweise unter verschiedenen Varianten wählen: Alle Kontensaldi übernehmen Falls Sie Ihre Buchhaltung vollständig führen, können Sie sämtliche Saldi der Bilanzkonten ins neue Geschäftsjahr übernehmen. Vorteil: Sämtliche Bilanzkonten werden mit Vorjahressalden weitergeführt. Es können jederzeit alle Konten abgestimmt werden. Keine Kontensaldi übernehmen In diesem Fall werden keine Saldi ins neue Geschäftsjahr übernommen. Falls Sie Ihre Buchhaltung nicht oder nur teilwiese vollständig führen (ohne Gegenkonto), können Sie diese Variante wählen. Seite 56-8

249 FIBU Abschluss 56 Saldo Vorjahr übernehmen Nachteil: Kassenbestand und Bankauszüge können Sie im neuen Jahr nicht mit der Buchhaltung abstimmen. Diese Vorträge können allerdings im Programm 52 SALDOVORTRÄGE nacherfasst werden. Nur Saldi der Geldkonten übernehmen In diesem Fall werden nur die Saldi der Geldkonten ins neue Geschäftsjahr übernommen. Falls Sie Ihre Buchhaltung nicht oder nur teilweise vollständig führen (mit Gegenkonto), können Sie keine Saldi übernehmen. Vorteil: Kassenbestand und Bankauszüge können Sie im neuen Jahr jederzeit mit der Buchhaltung abstimmen. Falls das Geschäftsjahr abgeschlossen wird, können später im Programm 52 SALDOVORTRÄGE die Saldi noch angepasst werden. Hinweis Geldkonten werden im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN definiert. Das Programm überprüft, ob die Summe der Aktiv- und Passivsaldi ausgeglichen ist. Falls Bilanz- und Erfolgsrechnung nicht ausgeglichen sind, erscheint eine Meldung, die Ihnen den Gewinn oder Verlust anzeigt. Der Gewinn bzw. Verlust muss zuerst manuell im Programm 11 BUCHEN verbucht werden. Hinweis Nach der Saldoübernahme können Sie im Programm 11 BUCHEN weitere Buchungen erfassen und korrigieren. Diese Funktion kann beliebig oft wiederholt werden, solange das Vorjahr nicht definitiv abgeschlossen ist. Gewinnverbuchung Ein Gewinn oder Verlust muss über ein Hilfskonto z.b Reingewinn verbucht werden. Das Gegenkonto richtet sich nach der Rechtsform der Gesellschaft. Beispiel einer Gewinn- bzw. Verlustverbuchung: Verbuchung Soll Haben Betrag Gewinn Verlust Die Kontobezeichnungen heissen: 2218 Gewinn- und Verlustvortrag 8010 Unternehmenserfolg Hinweis Diese Hilfskonten werden nur für die Verbuchung des Gewinns/Verlusts verwendet. Es werden keine weiteren Buchungen auf diesen Konten geführt. Seite 56-9

250 FIBU Abschluss 56 Jahr eröffnen zum Buchen Jahr eröffnen zum Buchen Bild 56-6: Jahr eröffnen zum Buchen Möglichkeiten Das neue Geschäftsjahr wird als Vorschlag am Bildschirm angezeigt. Der Anfang des neuen Geschäftsjahres wird automatisch generiert, das Ende können Sie manuell mit <Pfeil Auf/Ab> anpassen oder mit <ENTER> übernehmen. Achtung Das Ende des neuen Geschäftsjahres kann später nicht mehr verkürzt werden. Sie haben aber die Möglichkeit unter Menüpunkt Ende des Jahres ändern das neue Geschäftsjahr zu verlängern. Ist ein Jahr zum Buchen eröffnet, kann es nachträglich nicht wieder geschlossen werden. Arbeitsablauf Bei der Saldoübernahme können Sie mit <Pfeil Auf/Ab> wahlweise unter verschiedenen Varianten wählen: Alle Kontensaldi übernehmen Falls Sie Ihre Buchhaltung vollständig führen, können Sie sämtliche Saldi der Bilanzkonten ins neue Geschäftsjahr übernehmen. Seite 56-10

251 FIBU Abschluss 56 Jahr eröffnen zum Buchen Vorteil: Sämtliche Bilanzkonten werden mit Vorjahressalden weitergeführt. Es können jederzeit alle Konten abgestimmt werden. Keine Kontensaldi übernehmen In diesem Fall werden keine Saldi ins neue Geschäftsjahr übernommen. Falls Sie Ihre Buchhaltung nicht oder nur teilweise vollständig führen (ohne Gegenkonto), können Sie diese Variante wählen. Nachteil: Kassenbestand und Bankauszüge können Sie im neuen Jahr nicht mit der Buchhaltung abstimmen. Diese Vorträge können allerdings im Programm 52 SALDOVORTRÄGE nacherfasst werden. Nur Saldi der Geldkonten übernehmen In diesem Fall werden nur die Saldi der Geldkonten ins neue Geschäftsjahr übernommen. Falls Sie Ihre Buchhaltung nicht oder nur teilweise vollständig führen (mit Gegenkonto), können Sie keine Saldi übernehmen. Vorteil: Kassenbestand und Bankauszüge können Sie im neuen Jahr jederzeit mit der Buchhaltung abstimmen. Falls das Geschäftsjahr abgeschlossen wird, können später im Programm 52 SALDOVORTRÄGE die Saldi noch angepasst werden. Hinweis Geldkonten werden im Programm 21 KONTEN BEARBEITEN definiert. Das Programm überprüft, ob die Summe der Aktiv- und Passivsaldi ausgeglichen ist. Falls Bilanz- und Erfolgsrechnung nicht ausgeglichen sind, erscheint eine Meldung, die Ihnen den Gewinn oder Verlust anzeigt. Der Gewinn bzw. Verlust muss zuerst manuell im Programm 11 BUCHEN verbucht werden. Hinweis Nach der Saldoübernahme können Sie im Programm 11 BUCHEN weitere Buchungen erfassen und korrigieren. Diese Funktion kann beliebig oft wiederholt werden, solange das Vorjahr nicht definitiv abgeschlossen ist. Gewinnverbuchung Ein Gewinn oder Verlust muss über ein Hilfskonto z.b Reingewinn verbucht werden. Das Gegenkonto richtet sich nach der Rechtsform der Gesellschaft. Beispiel einer Gewinn- bzw. Verlustverbuchung: Verbuchung Soll Haben Betrag Gewinn Verlust Die Kontobezeichnungen heissen: 2218 Gewinn- und Verlustvortrag 8010 Unternehmenserfolg Seite 56-11

252 FIBU Abschluss 56 Jahr eröffnen zum Buchen Hinweis Diese Hilfskonten werden nur für die Verbuchung des Gewinns/Verlusts verwendet. Es werden keine weiteren Buchungen auf diesen Konten geführt. Seite 56-12

253 FIBU FW - Tabelle 57 Fremdwährungstabelle / Kurstabelle FW - Tabelle 571 Fremdwährungstabelle / Kurstabelle Bild 57-1: Fremdwährungstabelle Möglichkeiten In der zentralen Fremdwährungstabelle werden ca. 175 Fremdwährungen angezeigt, die fix vorgegeben sind. Hinweis Die Fremdwährungstabelle wird pro Mandant geführt und ist für alle Programme (Debitoren, Kreditoren, ABEA, etc.) gültig. Die Kurstabelle mit den Buch- und Bewertungskursen wird im Normalfall zentral für alle Mandanten verwaltet. Im Programm S31 MANDANTENINFORMATIONEN bestimmen Sie, ob die Kurstabelle zentral oder mandantenspezifisch geführt werden soll. Seite 57-1

254 FIBU FW - Tabelle 57 Kurse Kurse Bild 57-2: Kurstabelle Möglichkeiten In diesem Fenster werden Ihnen alle aktiven Währungen, für welche Sie die Buch- und Bewertungskurse eingeben müssen, angezeigt. Folgende Ansichten sind möglich: Fremdwährung mit Sicht Leitwährung erfassen und anzeigen Fremdwährung aus Sicht von dieser Leitwährung erfassen und anzeigen Gespiegelte Kurstabelle zeigt den Wert der FW für eine Einheit der LW. Beispiel: Leitwährung = CHF Normale Kurstabelle: Kurs USD 1.65 (1 USD = 1.65 CHF) Gespiegelte Kurstabelle: Kurs USD (1 CHF = USD) Achtung: In der gespiegelten Kurstabellenansicht wird kein Kurs gespeichert. Es erfolgt die Umrechnung in die normal Kurstabellenansicht. Dadurch kann es zu Rundungsdifferenzen kommen. Um diese Differenzen möglichst klein halten zu können wird im Journalteil (Grid) von Programm 571 auf 6 Stellen hinter dem Komma gerundet. Seite 57-2

255 FIBU FW - Tabelle 57 Kurse Pro Währung globalen Buch- und Bewertungskurs bestimmen. Verwalten eines dritten Kurses Gebührenkurs noch nicht offen. Diese Kurse werden beim Buchen in allen Programmen (FIBU, DEBI, KREDI etc.) vorgeschlagen und können bei der Eingabe der Belege mutiert werden. Hintanzeige auf dem Journalteil (Grid) Programmspezifische Kurse <F6> In der Finanzbuchhaltung kann für die Bereiche 'FIBU-Aktiven, FIBU-Passiven, FIBU- Erfolgsrechnung' sowie für die Programme Debitoren, Kreditoren und Auftragsbearbeitung ein individueller Buch- und Bewertungskurs bestimmt werden. Hinweis Die KURSTABELLE wird im Normalfall zentral verwaltet und ist für alle Mandanten gültig. Im Programm S31 MANDANT-INFORMATIONEN bestimmen Sie, ob die Kurstabelle zentral oder mandantenspezifisch geführt werden soll. Arbeitsablauf Gültigkeit <F9> Die Kurstabelle kann auf einer Zeitachse geführt werden. Maximal kann pro Tag ein neuer Buch- und Bewertungskurs definiert werden. Mit F3 nach Gültigkeitsdatum suchen. Basiswährung Standardmässig ist CHF=Schweizer Franken die Basiswährung. Die Basiswährung (Leitwährung) wird bei der Eröffnung des Mandanten bestimmt. Sie kann nachträglich nicht mehr korrigiert werden. Ist der Mandant in einer Fremdwährung definiert, muss die Basiswährung angepasst werden. Kurse Jede Währung kann nach einem programmspezifischen Buch- und Bewertungskurs geführt werden. Grundsätzlich gilt der globale Kurs pro Währung. Sie können jedoch auch Kurse pro Applikation erfassen. KBez/Einh/Rundung Die Kurzbezeichnung, Einheit und Rundung kann in der FREMDWAEHRUNGSTABELLE pro Währung angepasst werden. Buchungskurs Der Buchungskurs wird bei der Erfassung der Belege vorgeschlagen und kann bei Bedarf entsprechend korrigiert werden. Der Buchungskurs kann global für alle Mandanten und Programme geführt werden. Unter Detail ist die Definition eines programmspezifischen Buchungskurses möglich. Seite 57-3

256 FIBU FW - Tabelle 57 Kurse Bewertungskurs Der Bewertungskurs wird für die automatischen Kursausgleichsbuchungen verwendet. Die Differenz zwischen dem Buch- und Bewertungskurs wird automatisch als Kursdifferenz verbucht. Der Bewertungskurs kann global für alle Mandanten und Programme geführt werden. Unter Detail ist die Definition eines programmspezifischen Bewertungskurses möglich. Gebührenkurs Der Gebührenkurs bietet die Möglichkeit, einen dritten Fremdwährungskurs zu hinterlegen. Kurstabelle ändern Wählen Sie das Datum, für welches Sie die Kurstabelle bearbeiten wollen, bestätigen Sie Ihre Wahl mit ENTER. Die gewünschte Kurstabelle wird angezeigt. Detail Als Detail können Sie die spezifischen Kurse pro Applikation einblenden. Seite 57-4

257 FIBU FW - Tabelle 57 Kurse Gültigkeit F3 Gültigkeit <F3> Bild 57-3: Kurstabelle - Gültigkeit Möglichkeiten Sie können für jede Kurstabelle ein Gültigkeitsdatum definieren und so beliebig viele Kurstabellen hinterlegen. Maximal ist eine Kurstabelle pro Tag möglich. Gültig ab In der Statuszeile unten am Bildschirm wird die Gültigkeit, Kursart und Basiswährung für die aktuelle Kurstabelle angezeigt. Neue Kurstabelle <F5> Mit F5=Neu kann das neue Gültigkeitsdatum erfasst werden. Die neue Kurstabelle wird angezeigt. Suchen nach Gültigkeitsdatum <F3> Mit F3 nach Gültigkeitsdatum suchen. Die entsprechende Kurstabelle wird angezeigt. Seite 57-5

258 FIBU FW - Tabelle 57 Kurse Fremdwährung Fremdwährung Bild 57-4: Fremdwährung ISO-Code-Liste Möglichkeiten Fremdwährungen: aktivieren / inaktivieren Standardmässig werden nur die aktiven Fremdwährungen angezeigt. Wollen Sie weitere Währungen aktivieren/inaktivieren? Dann Wählen Sie via Combo-Box aktive Iso-Codes, alle Iso- Codes oder die inaktiven Iso-Codes. In diesen Tabellen können Sie weitere Währungen aktivieren/inaktivieren. Zentrale Fremdwährungstabelle Hinweis Die zentrale Fremdwährungstabelle mit den globalen Kursgewinn- und Kursverlustkonten gilt für alle Programme (Finanzbuchhaltung, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung und Auftragsbearbeitung etc.). In der Finanzbuchhaltung kann pro Fremdwährungskonto ein separates Kursgewinn- und Kursverlustkonto definiert werden. Seite 57-6

259 FIBU FW - Tabelle 57 Kurse Fremdwährung Bemerkungen Combo-Box Hier wählen Sie ob: 1. nur aktive ISO-Codes 2. nur inaktive ISO-Codes 3. alle ISO-Codes angezeigt werden sollen. Kurstabelle Nebst der Definition der Kursgewinn- und Kursverlustkonten pro Währung in der FREMD- WAEHRUNGSTABELLE müssen Sie als weiteren Schritt im Programm mit der KURSTABELLE pro Währung einen globalen oder programmspezifischen Buch- und Bewertungskurs definieren. Dieser wird beim Buchen der einzelnen Belege vorgeschlagen und kann während der Erfassung abgeändert werden. ACHTUNG In der Kurstabelle werden nur die aktiven Fremdwährungen angezeigt. Details Zeigt je nach dem ob die Kurs- oder die Fremdwährungstabelle aktiv ist, mehr Informationen. Diese können Sie beliebig ein- und ausblenden. Arbeitsablauf ACHTUNG Alle aktiven Fremdwährungen müssen mit einem Kursgewinn- und Kursverlustkonto definiert sein. Ansonsten wird der automatische Kursausgleich nicht durchgeführt. Elemente der Fremdwährungstabelle: ISO ISO-Code der Fremdwährung. Feld kann nicht mutiert werden. Name Internationale Bezeichnung der Währung. Feld kann nicht mutiert werden. Land Land welches die Währung als Landeswährung einsetzt (Angaben gem. ISO). Feld kann nicht mutiert werden Seite 57-7

260 FIBU FW - Tabelle 57 Kurse Fremdwährung Inaktiv Fremdwährung aktiv [ ] oder inaktiv [X] setzen. KBez Kurzbezeichnung der Währung bestimmen. Diese wird im Programm 11 BUCHEN angezeigt. Im Normalfall 3 Buchstaben und ein Punkt. Einh Die Kurseinheit kann 1 oder 100 sein. Im Normalfall wird der Vorschlag übernommen. Korrekturen nur bei Währungsreformen notwendig. Rundung Die vorgeschlagene Rundung entspricht der kleinsten Währungseinheit. Kto. Gewinn/ Kto. Verlust Globale Kursgewinn- und Kursverlustkonten sind für alle aktiven Währungen zwingend, da sie für die Verbuchung des automatischen Kursausgleichs verwendet werden. Das Kursgewinnund Kursverlustkonto muss in der Leitwährung geführt sein. <F4> Liste des Kontenplans <D E T A I L> zeigt die Kontierung mit Kontobezeichnung Seite 57-8

261 FIBU FW - Tabelle 57 Fremdwährungs- und Kurstabelle drucken Fremdwährungs- und Kurstabelle drucken Bild 57-5: Kurstabelle drucken Möglichkeiten Fremdwährungstabelle auswerten Selektionen nach ISO-Code Nach Status (Aktiv, Inaktiv) Kurstabelle auswerten (normale und gespiegelte Ansicht) Durchschnittskursberechnung über die selektierte Periode Selektion nach ISO-Code,Gültigkeit und Kursart Nur aktive/alle ISO-Code auswerten Hinweis: Durchschnittsberechnung erfolgt nur, wenn auf jeder Zeitachse ein Wert <> 0 ist. Seite 57-9

262 FIBU Löschprogramme 58 Übersicht 58 Löschprogramme Übersicht Bild 58-1: Löschprogramme Möglichkeiten In diesem Programm können Sie selektiv pro Geschäftsjahr Daten löschen. Mit <F2=Ausführen> starten Sie das Löschprogramm. Beachten Sie die Warnung am Bildschirm. ACHTUNG Gelöschte Daten gehen unwiderruflich verloren. Vor dem Programmstart muss unbedingt im Programm S7 KOPIERPORGRAMME eine Datensicherung erstellt werden! Hinweis Bevor die Daten gelöscht werden können, müssen sie vollständig in Programm 15 JOUR- NALAUSWERTUNGEN gedruckt worden sein. Seite 58-1

263 FIBU Löschprogramme 58 Übersicht Arbeitsablauf Geschäftsjahr wählen Wählen Sie mit <Pfeil Ab/Auf> das gewünschte Geschäftsjahr. Seite 58-2

264 FIBU Rekonstruktionsprogramme 59 Übersicht 59 Rekonstruktionsprogramme Übersicht Bild 59-1: Rekonstruktionsprogramme Möglichkeiten Die Rekonstruktionsprogramme ermöglichen Ihnen, Fehler in der Datenbank der FIBU zu eliminieren. Die Fehler können durch Stromausfälle, unsachgemässe Programmunterbrechungen oder Störungen der Hardware (Festplattenfehler) hervorgerufen werden. Hinweis Mit der Client/Server-Version der ABACUS Finanzbuchhaltung wird eine erhöhte Transaktionssicherheit durch integrierte Roll-Back Prozeduren erreicht. Dies ist insbesondere bei grossen Datenmengen nützlich, da bei Stromunterbrüchen keine zeitaufwendigen Rekonstruktionen der Daten vorgenommen werden müssen. Seite 59-1

265 FIBU Rekonstruktionsprogramme 59 Übersicht ACHTUNG Bevor Sie diese Programme starten, müssen Sie im Programm S7 KOPIERPROGRAMME unbedingt eine Datensicherung erstellen! Falls Sie die Programme auf einem Netzwerk installiert haben, dürfen sich keine weiteren Anwender während der Rekonstruktion der Daten in der FIBU oder weiteren Programmen (FIBU, LOHN, DEBI, KREDI, ADRE oder ABEA) befinden. Rekonstruktionsprogramme dürfen auf keinen Fall unterbrochen werden. Bevor Sie die Total- oder Teilrekonstruktion starten, müssen Sie das gewünschte Geschäftsjahr im Feld 'Rekonstruktion Geschäftsjahr' einstellen. Die Möglichkeit alle Geschäftsjahre zu rekonstruieren sollte nur in Absprache mit der Abacus Research AG oder Ihrem Händler erfolgen. Arbeitsablauf Daten Neusortierung Daten Neusortierungen (Teilrekonstruktionen) führen Sie durch, wenn Sie Einträge in den entsprechenden Bereichen nicht mehr auffinden. Die gewünschte Bereiche sind einzeln zu aktivi e- ren. Das Programm durchsucht die entsprechenden Daten nach deren Einträgen und baut die Schlüssel (Indexe) neu auf. ACHTUNG Die Teilrekonstruktion kann je nach Datenmenge mehrere Minuten dauern. Insgesamt sind 8 verschiedene Teilrekonstruktionen möglich, die Sie einzeln oder auch miteinander aufstarten können. 1. Erfassungsjournal 2. Hauptjournal 3. Kontentabelle 4. Klassierungstabelle 5. Saldentabelle 6. Systemtabellen 7. Fremdwährungstabelle 8. Kurstabelle Seite 59-2

266 FIBU Rekonstruktionsprogramme 59 Übersicht Klassierung Neuaufbau Klassierung Neuaufbau Bild 59-2: Rekonstruktionsprogramme - Klassierung überprüfen Möglichkeiten Dieses Programm überprüft die Zuordnung der Konten zu den Klassierungselementen, wie sie in den Programmen 25 KONTENKLASSIERUNG definiert sind. Wenn Sie im Kontoplan oder in den Bilanzauswertungen ein Konto nicht mehr auffinden, müssen Sie dieses Programm starten. Es nimmt, falls möglich, auch eine automatische Korrektur von fehlerhaften Konten-Klassierungen vor. Zusätzlich wird eine Liste der Fehler ausgegeben. Optionen <ALT O> Jede bestehende Klassierung kann als Standard-Klassierung gespeichert werden. Voraussetzung dafür ist, dass sämtliche vorhandenen Konten der Klassierung, die als Standard gespeichert werden soll, zugeordnet sind. Express Daten Neuaufbau (Saldi) Mit dieser Funktion starten Sie die Rekonstruktion der Kontensaldi. ACHTUNG Die Rekonstruktion kann je nach Anzahl der Konten mehrere Minuten dauern. Seite 59-3

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