Ziel- und wirkungsorientierte Steuerung in der öffentlichen Verwaltung: Grundlagen und Lösungsbeispiele

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1 Ziel- und wirkungsorientierte Steuerung in der öffentlichen Verwaltung: Grundlagen und Lösungsbeispiele Agenda Herausforderungen in der öffentlichen Verwaltung Der Regelkreis Wirksamkeitsmessung (Was messen?) Balanced Scorecard Methodik Beispiele Monitoring Duchführung Ihr Nutzen Unser Leistungsversprechen Ansprechpartner bei der IBM 2

2 Herausforderungen in der öffentlichen Verwaltung Finanzen Sinkende Einnahmen Steigende Ausgaben Hohe Verschuldung Steigende Zinskosten Produkte Kosten für Pflicht-aufgaben steigen stetig Geringer werdener Spielraum für freiwillige Leistungen Demographischer Wandel ändert den Bedarf Kunden Steigende Anforderungen Sehen öffentliche Verwaltung als Dienstleister Daraus folgt Noch effizienterer Umgang mit den knappen Haushaltsmitteln Investition in Leistungen, die auch eine spürbare Wirkung erzeugen Maßnahmen zur Kostenreduzierung von Pflichtaufgaben 3 Was behindert heute oft noch eine effiziente Steuerung? Die Steuerung erfolgt oft noch ausschließlich über Haushaltstitel anstatt Ziele und Wirkungen in den Vordergrund zu stellen. Fehlende Definition der relevanten Ziele und Kennzahlen Es fehlen aktuelle Informationen für gute strategische und operative Entscheidungen oder diese werden nicht genutzt. 4

3 Agenda Herausforderungen in der öffentlichen Verwaltung Der Regelkreis Wirksamkeitsmessung (Was messen?) Balanced Scorecard Methodik Beispiele Monitoring Duchführung Ihr Nutzen Unser Leistungsversprechen Ansprechpartner bei der IBM 5 Ergebnis- und wirkungsorientierte Steuerung

4 Weg von den Informationen zu steuerungsrelevanten Indikatoren Einwohnerdaten Erfassen Verwalten Fachindikatoren Personaldaten Haushaltspläne Schülerdaten Ist-Finanzdaten Hochschulstatistik Integrieren Analysieren Haushaltsindikatoren Die optimale Steuerung findet ein Gleichgewicht zwischen finanziellen Einsatz (Haushaltsindikatoren) und deren Wirkungen (Fachindikatoren). 7 Fachliche und technische Herausforderungen bei der Umsetzung einer ziel- und wirkunsorientierten Steuerung Fachindikatoren Fachliche Herausforderungen 1. Daten aufbereiten und sinnbringend darstellen. 2. Effektivität von politischen Maßnahmen messen. 3. Messung des Erfolgs anhand von Ergebnissen Beispiel: Senkung des Anteils der Schulabgänger ohne Abschluss auf unter fünf Prozent Technische Herausforderungen 1. Datenintegrationmuss durch Zusammenführung verschiedener Quellen gelingen. 2. Vertrauenswürdigkeit der Daten muss gewährleistet sein. 3. Hohe Datenqualität muss sichergestellt sein. Einwohnerdaten Erfassen Verwalten Personaldaten Haushaltspläne Schülerdaten Ist-Finanzdaten Hochschulstatistik Integrieren Analysieren 8

5 Fachliche und technische Herausforderungen bei der Umsetzung einer ziel- und wirkungsorientierten Steuerung Haushaltsindikatoren Fachliche Herausforderungen Politik aktiv gestalten bei restriktiver Haushaltslage Die Schuldenbremse fordert geringere Ausgaben. Datenanalyse muss einen Blick auf den Haushalt aus verschiedenen Blickwinkeln erlauben. Haushaltsplanung muss die Darstellung von verschiedenen Szenarien ermöglichen. Technische Herausforderungen Vertrauenswürdigkeit der Daten muss gewährleistet sein. Software muss Planung (Szenarien) und Analyse unterstützen Hohe Datenqualität muss sichergestellt sein. Datenintegration muss durch Zusammenführung verschiedener Quellen gelingen. Einwohnerdaten Es kommt einzig auf den Informationsgehalt, nicht auf den Rechnungsstil (Kameralistik/Doppik) an. Personaldaten Schülerdaten Haushaltspläne Ist-Finanzdaten Hochschulstatistik Erfassen Integrieren Verwalten Analysieren 9 Vier Perspektiven auf die Indikatoren Gesellschaft Steuerzahler öffentliche Organisation Leistungsempfänger Aufgabenerfüllung/Throughput Ziele Input Output Outcome Effizienz Effektivität Effizienz das Verhältnis von Input zu Output. Effizienz = Wirtschaftlichkeit Effektivität ein Zielerreichungsgrad, d.h. das Verhältnis von erreichtem Ziel zu definiertem Ziel. Das hierfür relevante Kriterium ist das Ausmaß, in dem die Leistungen der Verwaltung (die Produkte -Output) die beabsichtigten Wirkungen (Outcome) erreichen. Bürgerorientierung-Die Bürgerorientierung zieht den Bürger als "Kunde" oder Empfänger einer Leistung direkt mit ein. Nachhaltigkeit Nachhaltigkeit bezeichnet die Wirkung über einen langfristigen Zeitraum oder bis zu einem Zeitpunkt in der Zukunft. Daher wird für diese Perspektive häufig eine Prognose verwendet.

6 Definition Wirkung und Steuerung 11 Idee der Balanced Scorecard (BSC) Balanced Zielsysteme werden untereinander abgestimmt Wechselseitige Beziehungen werden herausgearbeitet Scorecard Übersichtliche Darstellung von Zielen und Kennzahlen auf einer Seite Auswahl der steuerungsrelevanten Kennzahlen 12

7 Charakteristika der BSC 13 Steuern der BSC 14

8 Beispiel: Umweltscorecard Die selektierte Kennzahl im Zeitverlauf. Detailinformationen zu den Kennzahlen der selektierten Perspektive/Erfolgsfaktor. 15 Übersichtliche High-Level Ampel-Darstellung aggregierter Kennzahlen in einer StrategyMap. Abhängigkeiten zwischen Kennzahlen. Beispiel: Zielsetzung der Strategie Perspektive für Sachsen Anhalt Zentrales Ziel: Entwicklung eines attraktiven und lebenswerten Sachsen-Anhalts 1 Fünf Zielstellungen: 2 1. Wirtschaftsziel: Optimierung der Rahmenbedingungen für die mittelständische Wirtschaft und die wichtigsten Branchen, um Sachsen-Anhalt zum Wachstumsmotor Ostdeutschlands zu machen 2. Sozialziel: Senkung der Arbeitslosenquote in Sachsen-Anhalt auf dauerhaft unter zehn Prozent 3. Bildungsziel: Senkung des Anteils der Schulabgänger ohne Abschluss auf unter fünf Prozent 4. Innovationsziel: Entwicklung des Landes zu einem wichtigen Innovationsstandort in Europa und deutliche Verbesserung im europäischen Innovations-Ranking 5. Umweltziel: Entwicklung des Wirtschafts- und Industriestandorts Ein umfassendes strategisches Steuerungssystem wird sicherstellen, dass die Leitinitiativen transparent und effektiv umgesetzt werden. 2 1 Bullerjahn S. 3, Strategiepapier Perspektive 2020+, Link 2 Bullerjahn S. 5, Strategiepapier Perspektive 2020+, Link 16

9 Struktur aus Koalitionsvertrag Strategiepapier HTR-LSA Landesweite Politikfeldsteuerung Attraktives und lebenswertes Sachsen-Anhalt Haushalt und Finanzen Innen und Kommunales Justiz Sport, Kultur, Medien Soziales Gesundheit & Verbraucherschutz Landwirtschaft und Umwelt Bildung Wirtschaft Landesent., Städtebau, Verkehr Arbeit Europa, Integr, Bürgergesell. Natur-, Umwelt-, und Klimaschutz, Ressourcens Schule Wirtschaftliches Wachstum Innovationsund Technologiepolitik Arbeitsmarkt Vorreiter einer emissonsarmen Wirtschaft Schulabgänger ohne Abschluss unter 5% Wachstumsmotor Ostdeutschlands durch Änderung der Rahmenb. Innovationsstandort: Verbesserung im EU-Ranking Arbeitslosigkeit dauerhaft unter 10% Indikatoren für Effektivität Fördermittel pro Ausstoß-reduktion Schüler- Lehrkräfte- Verhältnis Industrieinvestitions intensität Ergiebigkeit von Patentanmeldungen Arbeitsplatzförderungs-Kosten Effizienz Erneuerbare Energiequote Bildungsausg. (% vom BIP) Wirtschaftsförderungsquote Öff. F&E-Ausg. pro Patent-umsatz Verwaltungskosten pro Unternehmen Bürgerorientierung Emissionen aus privaten Haushalten Zufriedenheitsquote Lebensqualität Akademiker-quote Nutzerfreundlichkeit Nachhaltigkeit Grüne Industriedichte Unternehmens- Deckung des neugründungs- rate Lehrkraftbedarfs Fachkräftebedarfsdeckung Realer Arbeitsplatzzuwachs Beispiel: IT-Regelkreis / CIO-Cockpit Regulatorische / Gesetzliche Anforderungen Globalisierungsfaktoren Markt- und Technologietrends Skills & Fähigkeiten Organisatorische Veränderungen Neue Geschäftsanforderungen Ökonomische & umweltbedingte Faktoren Securityfaktoren

10 Balanced Scorecard für den CIO und sein Team Finanzen & Geschäft Implentierung strategischer Ziele Reduzierung der IT-Kosten Risiko & Complience Anforderungen Kunde / Anwender Transformation Mitarbeiter & Wachstum Effiziente und verfügbare IT- Services Integration Fachbereich & IT Stärkung der Kundenausrichtung Kundenzufriedenheit Führungsverhalten Standardisierung Innovationsleistung Mitarbeiter Kompetenz / Motivation IT Leistungserbringung / Prozesse Performance der Geschäftsprozesse Auslastung der IT- Systeme Lieferantenbewertung Prozessreifegrad in der IT Projektportfolio - Management Beispiel: JVA Scorecard

11 Ergebnis- und wirkungsorientierte Steuerung Ergebnis- und wirkungsorientierte Steuerung

12 Ergebnis- und wirkungsorientierte Steuerung Die Informationspyramide Klassifizierung von Informationssystemen 24

13 IBM Business Analytics - Alle Funktionalitäten in einer Plattform Reports Dashboards / Cockpits Scorecards Ad-hoc- Abfragen Planung Voraussagende Analyse Unified Workplace Analyse& Auswertung Einheitlicher Arbeitsplatz Was wärewenn- Analyse Trend-& Statistik- Analyse Erprobte Plattform 25 Cockpit 26

14 Dashboard AdHoc Berichte / Analysen

15 Standard Berichte Projektbeispiele unserer Kunden 30

16 Ergebnis- und wirkungsorientierte Steuerung Ergebnis- und wirkungsorientierte Steuerung

17 Ergebnis- und wirkungsorientierte Steuerung Integrierte soziale Vernetzung für Kontakt und Abstimmung Probleme nicht nur analysieren sondern die Entscheidungsfindung aktiv gestalten; Ideen und Erfahrungen austauschen IBM Collaboration Highlights der Lösung Verknüpfung direkt aus Business Insight mit einem Lotus Connections-Vorgang Erstellung neuer Vorgänge direkt aus Business Insight Versand von -Benachrichtigungen direkt aus dem Lotus Connections-Vorgang Einfacher Rückgriff auf frühere Entscheidungen durch integrierte Suche Definieren von Aufgaben und Verantwortlichkeiten Aktionen direkt aus dem Bericht oder der Analyse heraus initiieren Berichte und Analysen verteilen und zusammen mit Kollegen bearbeiten Status der Aktivitäten nachverfolgen Kommentare und Beschreibungen an die Berichte und ihre Elemente anhängen

18 Agenda Herausforderungen in der öffentlichen Verwaltung Der Regelkreis Wirksamkeitsmessung (Was messen?) Balanced Scorecard Methodik Beispiele Monitoring Duchführung Ihr Nutzen Unser Leistungsversprechen Ansprechpartner bei der IBM 35 Unsere Lösung, Ihre Vorteile End-to-End Durchgängige Lösungskompetenz von der fachlichen Konzeption bis zur Toolumsetzung auf Basis der führenden Business Intelligence Anwendungen Cognos Flexibilität Anpassung der Steuerung an Ihre Politischen Ziele, Ihre Organisation und Ihre Berichtsprozesse Stufenweiser Auf- und Ausbau zur Abdeckung heutiger und zukünftiger Bedürfnisse Integration Hohe technische Integration der Software- Komponenten Integration in Ihre bestehenden Datenstrukturen Best Practices Zahlreiche Best Practices durch umfangreiche Projekterfahrung 36

19 Unser Angebot Guardian Services Wir unterstützen das Projekt mit unserer Expertise gemeinsam mit dem Kunden oder Partner. Zielgerichtete Services und Coaching helfen das Projekterfolgreichzumachen: Advisory Services Services zur Planung, Analyse und Design der Lösung; Ausarbeitung von Empfehlungen und Proven Practices; Haben wir an alles gedacht? Assessment Services Ist die Architektur, Konfiguration und das Design der Lösung optimal, um den Projekterfolg zu erreichen? IBM untersucht die Applikation und gibt klare Empfehlungen. Assist Services Hand On Unterstützung bei Installationen, Performance Tuning, Proven Practices zu Modellierung, etc. Unser Angebot Implementation Services VollumfänglicheUnterstützung: -Zeit& Material -Festpreis untereinsatzunserersolution Implementation Method und der fachlichen, technischenund methodischenkompetenzen. WelcheRollenbietenwiran?: Projektkoordinator/-leiter Solution Architect / Principal Berater Senior Berater Berater

20 Agenda Herausforderungen in der öffentlichen Verwaltung Der Regelkreis Wirksamkeitsmessung (Was messen?) Balanced Scorecard Methodik Beispiele Monitoring Duchführung Ihr Nutzen Unser Leistungsversprechen Ansprechpartner bei der IBM 39 Ihre Ansprechpartner: Ralf Notz Solution Representative Business Analytics - Public Sector Telefon: ralf.notz@de.ibm.com Harald Schötz Solution Representative Financial Performance Management - Public Sector Telefon: harald.schoetz@de.ibm.com Martin Kramer Client Technical Professional Business Analytics Michael Ridder Client Technical Professional Predictive Analytics Telefon: martin.kramer@de.ibm.com Telefon: michael.ridder@de.ibm.com 40

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