mpuls_s verwaltungsunterstützende Software für das Deutschlandstipendium Erstellung von Bewilligungsbescheiden mit Hilfe von Serienbriefen

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1 mpuls_s verwaltungsunterstützende Software für das Deutschlandstipendium Erstellung von Bewilligungsbescheiden mit Hilfe von Serienbriefen Stand:

2 Projektbezeichnung Projektleiter (AG) Projektleiter (AN) Verantwortlich mpuls_s Erstellt am Zuletzt geändert Bearbeitungszustand Dokumentablage BMBF. Referat 122, Hr. Seitz Frank Koormann (Intevation GmbH) Joachim Knuf, Katharina Schütze, Bettina Grünbauer Intevation GmbH, Neuer Graben 17, Osnabrück X in Bearbeitung vorgelegt fertig gestellt mpuls_s-hinweise-serienbrief odt Änderungsverzeichnis Änderung Nr. Datum Version Geänderte Kapitel Beschreibung der Änderung Autor Zustand Alle Initiale Erstellung ks i.b ks freigegeben Ergänzung Tab. u. Umwandlung Ks i.b div update Exporfilter JK freigegeben div Aktualisierung und Typo bg i.b. Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung...3 Exkurs: Datenexport aus mpuls_s...3 In 4 Schritten zum Bewilligungsbescheid: Tabellenwerte umwandeln Schlüsselwerte umwandeln Serienbriefe mit OpenOffice.org Writer Erstellen und Registrieren der Datenquelle Einen Serienbrief erstellen...10 Austauschen der Datenquelle Serienbriefe mit MicrosoftWord...13 Zuletzt geändert: /13

3 1 Einleitung Für die Erstellung der Bewilligungsbescheide werden Sie in Ihrer Arbeit durch mpuls_s unterstützt. Durch die verschiedenen Bundesländer-Vorgaben ist die Bereitstellung eines Musterbescheides nicht möglich, jedoch liefert ihnen mpuls_s die notwendigen Bausteine für die Erstellung von Bewilligungsbescheiden mit Hilfe der Serienbrieffunktion Ihrer Textverarbeitung. Vorab müssen Sie in Ihrem Textverarbeitungsprogramm den Bewilligungsbescheid und den ablehnenden Bescheid formulieren und Platz lassen für die einzufügenden Daten. Exkurs: Datenexport aus mpuls_s mpuls_s bietet in der Aktenübersicht mehrere Exportfunktionen. Hier werden meist alle Daten (!) der Akte exportiert. Dadurch ist eine beliebige Weiterverarbeitung möglich, die exportierten Werte müssen vielfach noch umgeformt werden. Zur weiteren Information finden Sie im Hilfe-Portal 1 das "Schlüssel-Verzeichnis der Akte" und eine "Schemadatei zur Validierung der XML-Export-Dateien". Beide brauchen Sie für den in dieser Anleitung dargestellten Lösungsweg nicht! Der Exportfilter "Bewilligungsbescheid" enthält einen eigens für diesen Zweck "abgespeckten" Datenumfang. In 4 Schritten zum Bewilligungsbescheid: Wählen Sie die Akten aus, wählen Sie "Bewilligunsbescheid" und speichern Sie die Exportdatei in Ihrem Laufwerk oder Ordner. Bearbeiten Sie diese Tabelle. Fügen Sie die Daten der Tabelle in Ihren Serienbrief ein. Drucken und versenden Sie die Serienbriefe (Bescheide). 1 Zuletzt geändert: /13

4 Hinweis: In mpuls_s kann jeder MitarbeiterIn (Rolle "Verwaltung") nur die Akten sehen und auswählen, die er/sie in Bearbeitung hat (entweder hat er/sie die Akten angelegt oder ist als Vertretung zugeordnet). Bei mehreren MitarbeiterInnen kann der Administrator (Rolle "Administration") alle vorhandenen Datensätze auswählen und in eine Datei exportieren. Exportieren Sie die ausgewählten Datensätze in eine Datei und geben Sie dieser einen Namen, z. B. "110421_export_bescheide_mpuls_S.xls". Öffnen Sie die Datei mit einem Tabellenkalkulations-Programm (wir verwenden in dieser Anleitung OpenOffice.org mit Calc (andere Programme funktionieren entsprechend). Die für den Bewilligungsbescheid entnommenen Daten sind in Tabelle 1 dargestellt: Feldbezeichnung Bedeutung Herkunft aus mpuls_s nachname; vorname Name und Vorname des Studierenden/der Studierenden Aus 1. Einstieg immatrikulationsnummer Immatrikulationsnummer Aus 1. Einstieg geschlecht kontoinhaber; kontonummer; bankleitzahl Geschlecht des Studierenden/der Studierenden Kontodaten des Studierenden/der Studierenden Aus 1. Einstieg: -3 = Unbekannt -1 = Keine Angabe 1 = Männlich, 2 = Weiblich Aus 2. Angaben zur Person datum_ea_start Datum der Antragstellung Aus 1. Einstieg datum_ea_ende Datum der Entscheidung Aus 1. Einstieg entscheidung_foerderung Es findet eine Förderung statt Aus 1. Einstieg: -3 = Unbekannt, -1 = Keine Angabe, 0 = Nein, 1 = Ja entscheidung_begruendung datum_fz_start; datum_fz_ende kontaktdaten_strasse_hausnum mer; kontaktdaten_plz; kontaktdaten_ort, kontaktdaten_land bewilligung_start; bewilligung_ende Begründung für die Ablehnung Aus 1. Einstieg, Freitextfeld Beginn und Ende der (Gesamt) Förderung (nicht Bewilligung!) Adressdaten des Studierenden/der Studierenden Beginn und Ende des Bewilligungszeitraumes Aus 1. Einstieg Aus 2. Angaben zur Person (wenn Korrespondenzadresse = Ja) Aus 6. Stipendium bewilligung_betrag Monatlicher Förderbetrag Aus 6. Stipendium bewilligung_begruendung bewilligung_zuerbringende_leist ung Begründung für die Bewilligung Zeitpunkt und Art der Nachweise Tabelle 1: Feldbezeichnung und Bedeutung beim Export Aus 6. Stipendium, Freitextfeld Aus 6. Stipendium, Freitextfeld Zuletzt geändert: /13

5 1.1 Tabellenwerte umwandeln In der Tabelle stehen aus dem Export noch einige Schlüsselwerte, die Sie ggf. so nicht verwenden möchten. Wir zeigen Ihnen hier einen möglichen Lösungsweg auf: Schlüsselwerte umwandeln In Spalte "geschlecht" stehen z. B: die Werte "1" und "2", diese wollen Sie in einer neuen Spalte als "Herr" oder "Frau" ausgeben: "Einfügen -> Spalten" erzeugt eine neue Spalte, in dieser berechnen Sie mit der "Wenn-Funktion" aus dem Wert den auszuwählenden Text: WENN(Prüfung;dann;sonst) - also (für Zelle C3, vgl. Bildschirmfoto:) =WENN(C3="1";"Herr";"Frau") Die WENN-Funktion lässt sich auch verschachteln und dadurch eine zweite Prüfung einbauen, sodass als dritte Möglichkeit "Fehler" ausgegeben werden kann: =WENN(C3="1";"Herr";WENN(C3="2";"Frau";"Fehler")) Erzeugen Sie eine zusätzliche Spalte und bauen die WENN-Funktion um, damit Sie "geehrter" und "geehrte" ausgeben können: =WENN(C3="1";"geehrter";WENN(C3="2";"geehrte";"Fehler")) Zum Schluss geben wir den beiden Spalten noch Überschriften - "anrede2" und "anrede1", diese Bezeichnungen brauchen wir später beim Serienbrief. Zuletzt geändert: /13

6 Damit sollten alle Vorbereitungen erledigt sein, drücken Sie "Speichern". Weiter zur Textverarbeitung, nachfolgend in Kapitel 2 auf Basis OpenOffice.org Writer und in Kapitel 3 auf Basis Microsoft Word: Zuletzt geändert: /13

7 2 Serienbriefe mit OpenOffice.org Writer Die nachfolgene Anleitung stammt zum größten Teil aus der OpenOffice Hilfe 2. Sie wurde für den speziellen Anwendungsfall zum Druck der Bewilligungsbescheide geringfügig angepasst. Wir verzichten hier auf die Nutzung des Serienbrief- Assistenten und zeigen die einfache Verknüpfung von Text- und Datendatei: 1. Erstellen und Registrieren der Datenquelle 2. Erstellen eines Serienbriefes 2.1 Erstellen und Registrieren der Datenquelle Wir nutzen als Quelle die in Kapitel 1 erstellte Tabellendatei. Damit Sie diese für einen Serienbrief als Datenquelle verwenden können, müssen Sie diese in OpenOffice.org registrieren. Um eine Datenquelle zu registrieren: 1. Klicken Sie auf Datei > Assistenten > Adress-Datenquelle. 2. Wählen Sie den Typ Ihres Adressbuchs (in unserem Fall andere externe Datenquelle), klicken Sie auf Weiter. Abbildung 1: Abbildung 2: Den Typ des Adressbuchs wählen 2 Handbuch/Erstellen_von_Formbriefen,_Adressetiketten_und_Briefumschl%C3%A4gen_ohne_Serienbrief- Assistenten Zuletzt geändert: /13

8 3. Im nächsten Schritt des Assistenten klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Einstellungen. Abbildung 2: Mit den Einstellungen im Assistenten beginnen 4. Im Datenquellen-Eigenschafen-Dialog (Abbildung 3) wählen Sie den Datenbanktyp (in unserem Beispiel Tabellendokument). Klicken Sie dann auf Weiter. Abbildung 3: Mit den Einstellungen im Assistenten beginnen 5. Im nächsten Schritt des Dialogs (Abbildung 4) klicken Sie auf Durchsuchen und navigieren bis zu dem Speicherort, an dem sich die Zuletzt geändert: /13

9 Tabellendatei befindet (Beispiel aus Kapitel 1: _export_bescheide_mpuls_S.xls). Markieren Sie die Datei und klicken Sie auf Öffnen. Sie kehren zu diesem Schritt des Dialogs zurück: Abbildung 4: Das Tabellendokument wählen 6. Klicken Sie auf Fertigstellen. 7. Im nächsten Dialogschritt (Abbildung 5) klicken Sie auf Weiter und nicht auf Feldzuordnung, da diese Funktion in diesem Fall nicht benötigt wird. Abbildung 5: Klicken Sie NICHT auf "Feldzuordnung", sondern auf "Weiter" 8. Geben Sie der Datenquelle einen Namen. Standardmäßig ist dort...adressen.odb angegeben. Sie können den Namen aber ohne Weiteres Zuletzt geändert: /13

10 ändern. Genauso können Sie auch den Namen im Namen des Adressbuch- Feldes ändern. Für unser Beispiel haben wir hier beide Male Adressen2 eingegeben. 9. Klicken Sie auf Fertigstellen (siehe Abbildung 6). Die Datenquelle ist nun registriert. Abbildung 6: Name der Datenquelle und des Adressbuchs 2.2 Einen Serienbrief erstellen Dieser Abschnitt beschreibt die manuelle Erstellung eines Serienbriefes: 1. Erstellen Sie ein neues Textdokument Datei > Neu > Textdokument. oder öffnen Sie eine eigene Datei - z. B. Ihren vorgefertigten Bescheid. 2. Zeigen Sie die registrierte Datenquellen an: Ansicht > Datenquellen (oder drücken Sie F4). Zuletzt geändert: /13

11 3. Wählen Sie die Datenquelle, die Sie für Ihren Serienbrief verwenden möchten. Klicken Sie auf das +-Zeichen vor dem Ordnersymbol, dasselbe machen Sie bitte vor dem Tabellen-Symbol, wählen Sie dann Ihre Tabelle aus. Die Daten werden angezeigt (siehe Abbildung 7). Erstellen Sie nun den Serienbrief, indem Sie ggf. noch Text einschl. Satzzeichen, Zeilenumbrüche usw. eingeben und die Datenfelder einfügen, indem Sie die Spaltenköpfen der Tabelle als Platzhalter für die Daten in das Textdokument ziehen. Hierzu klicken Sie auf einen Spaltenkopf und ziehen diesen mit gedrückter Maustaste an die entsprechende Stelle im Brief (Siehe Abbildung 7). Abbildung 7: Felder mit der Maus in den Text ziehen 4. Erstellen Sie so das komplette Dokument Abbildung 8: Der Anfang des kompletten Serienbriefes Zuletzt geändert: /13

12 5. Das Dokument kann nun gedruckt werden. Klicken Sie dazu auf Datei > Drucken. Austauschen der Datenquelle Bei einem erneutem Export der Daten für den Bewilligungsbescheid können Sie die gleiche Briefvorlage benutzen, es muss lediglich die Datenquelle ausgetauscht werden: 1. Briefvorlage öffnen 2. Menü: Bearbeiten > Datenbank austauschen 3. > Durchsuchen klicken und die mpuls_s-exportdatei auswählen 4. mit + den Ordner öffnen und die Datei auswählen und Festlegen klicken Die Datenbankauswahl aktualisiert sich sofort und Sie können die neue Datenbank für die Erstellung der Serienbriefe benutzen. Zuletzt geändert: /13

13 3 Serienbriefe mit MicrosoftWord Das Vorgehen mit den anderen Office-Anwendungen ähnelt sich in den meisten Schritten. Getestet wurde mit der Microsoft Word Version Das Vorgehen wird als komprimierte Anleitung dargestellt, weitere Unterstützung und einen guten Einstieg bietet das Microsoft Word Hilfeportal Unter Extras Briefe und Sendungen einfügen anklicken. Seriendruck-Symbolleiste Abbildung 9: Seriendruck-Symbolleiste 2. Auf Datenquelle öffnen Symbol (1) klicken und die exportierte Excel- Datei mit den Datensätzen öffnen. 3. Seriendruckfelder einfügen Symbol (2) anklicken und Felder an gewünschter Stelle im Serienbrief einfügen. 4. Auf das ABC Symbol klicken, um anzeigen zu lassen, welche Daten für die Seriendruckfelder eingefügt worden sind. 5. Um den nächsten Datensatz anzeigen zu lassen, auf das Pfeil Symbol rechts klicken. 3 Zuletzt geändert: /13