Im Nachfolgenden erhalten Sie den 2. Teil der strukturierten Anleitung zum optimalen Einsatz einer ToDo-Liste:

Transkript

1 Assistenz und mehr just in time 10. Februar 2015 ToDo-Listen Arbeitshilfen ~ Teil 2 Organisation des Arbeitsablaufes durch Tätigkeits- oder ToDo-Listen Im Nachfolgenden erhalten Sie den 2. Teil der strukturierten Anleitung zum optimalen Einsatz einer ToDo-Liste: Teil 2: Priorisieren der Aufgaben ABC-Analyse Pareto-Prinzip Eisenhower-Methode Delegieren Wie setzt man Prioritäten? Eines der wichtigsten Ziele beim Arbeits- und Zeitmanagement besteht darin, die anstehenden Aufgaben in eine effektive und effiziente Rangfolge zu bringen. Dies wird auch als Setzen von Prioritäten bezeichnet. Dabei helfen soll, das Wesentliche vom Unwesentlichen zu trennen, Rationalisierungsschwerpunkte zu setzen, die Effizienz zu steigern, unnötige Arbeiten zu vermeiden, die richtigen Dinge richtig zu tun. Georg-Ohm-Str. 14, Taunusstein info@office-on-the-spot.de / 6128 / / 176 /

2 - 2 - Das Setzen von Prioritäten hat zentrale Bedeutung für ein erfolgreiches Selbst- und Zeitmanagement. Bei Eignungstests und Einstellungsprüfungen wird von Bewerbern darum oftmals in der sogenannten Postkorb-Übung verlangt, viele Aufgaben unter Zeitdruck sinnvoll zu priorisieren und zu erledigen. Beim Festlegen der Prioritäten werden die verschiedenen Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit beurteilt und klassifiziert: Dringende Aufgaben haben einen zeitnahen Termin, bis zu dem sie zu erledigen sind. Alle Aufgaben, die der sofortigen Aufmerksamkeit bedürfen und nach umgehendem Handeln verlangen, sind dringende Aufgaben. Bei Fristeinhaltung entsteht ein einmaliger Nutzen. Die Dringlichkeit ist somit ein zeitliches Bewertungskriterium. Wichtige Aufgaben bringen Sie einem Ziel näher. Sie sind meistens langfristiger und strategischer und haben weitreichende Auswirkungen. Sobald wichtige Arbeiten erledigt sind, bestehen langfristige Verbesserungen bzw. wenn die Aufgabe nicht erledigt wird, hat es unangenehme Konsequenzen. Die Wichtigkeit ist somit ein sachliches Merkmal zur Bewertung einer Aufgabe. Um zu entscheiden, ob eine Aufgabe wichtig oder dringend ist, betrachten Sie die Aufgabe unter folgender Fragestellung: Würde ich die Aufgabe weglassen, wenn ich nur die Hälfte der Arbeitszeit zur Verfügung hätte? Was geschieht, wenn ich es nicht tue? Eine Eingruppierung der Tätigkeiten nach den Kriterien dringend und wichtig veranschaulicht die nachfolgende Qualitäts-Matrix:

3 - 3 - Aus den beiden Komponenten Wichtigkeit und Dringlichkeit ergibt sich die Priorität einer Aufgabe: Da sich Wichtigkeit und Dringlichkeit der Aufgabe im zeitlichen Verlauf verändern können, kann sich somit auch die Priorität im Lebenszyklus einer Aufgabe verändern. Darum ist es sinnvoll, die Aufgabe regelmäßig neu zu beurteilen und die Prioritäten entsprechend den geänderten Rahmenbedingungen immer wieder anzupassen.

4 - 4 - Die ABC-Analyse Bei der Aufgabenplanung nach der ABC-Analyse werden die zu erledigenden Aufgaben in die Klassen A, B und C aufgeteilt. Die Zuordnung zu den Klassen ergibt sich hierbei wieder nach Wichtigkeit und Dringlichkeit: A-Aufgaben: dringende und wichtige Tätigkeiten B-Aufgaben: sämtliche Aufgaben, die nicht so dringend, aber durchschnittlich wichtig sind C-Aufgaben: alle Aufgaben, die nicht so wichtig sind Diese ABC-Analyse hat sich in der Praxis vielfach bewährt, ist leicht anwendbar und bei konsequenter Umsetzung auch äußerst effektiv. Wer sich ihrer bedient, hält ein sehr dynamisches Werkzeug zum Selbstmanagement in der Hand, das hilft, Stress abzubauen und schon im Vorfeld zu vermeiden. Wertanalyse der Zeitverwendung Die ABC-Analyse geht von konstanten Anteilen der wichtigen und weniger wichtigen Aufgaben an der Menge aller Aufgaben aus. Die Erfahrung zeigt, dass sich bei einer Gegenüberstellung von Zeitaufwand und Nutzen bzw. Wert im Sinne eines Beitrags zur Zielerreichung folgende Regeln für die Aufgaben aufstellen lassen: Die wichtigsten Aufgaben machen etwa 15 % der Menge aller Aufgaben und Tätigkeiten aus, jedoch beträgt der eigentliche Nutzen fast 65 %. Dies sind die A-Aufgaben. Aufgaben, die nicht so dringend und eher durchschnittlich wichtig sind, machen etwa 20 % an der Menge und auch 20 % am Wert der Aufgabe aus. Dies sind die B-Aufgaben. Weniger wichtige oder unwichtige Aufgaben machen hingegen 65 % an der Gesamtmenge aller Aufgaben aus, haben aber nur den geringen Anteil von 15 % am Wert aller Tätigkeiten. Dies sind dann die C-Aufgaben.

5 - 5 - Arbeitsorganisation mittels ABC-Analyse in der Praxis Das Hauptaugenmerk legen Sie auf die A-Aufgaben. Diese erledigen Sie als erstes, danach erst bearbeiten Sie B-Aufgaben. Bei der Bearbeitung der A-Aufgaben sollten Sie Ihre persönliche Leistungskurve berücksichtigen und diese möglichst dann anpacken, wenn Sie am leistungsfähigsten sind und Ruhe vor Störungen haben. Ihre A-Aufgaben ermitteln Sie mit der Frage: Mit welchen Tätigkeiten erreiche ich meine wichtigsten Ziele? Falls möglich, sollten die B-Aufgaben an kompetente Mitarbeiter delegiert werden. Ist dies nicht möglich, sollten Sie sich überlegen, wie Sie diese schnell und effizient erledigen können. B-Aufgaben sind oftmals Routine- und Alltagsaufgaben, in deren Bearbeitung sehr viel Optimierungspotential verborgen liegt. Genau diese Aufgaben lassen sich sehr gut an einen BüroService wie den von Iris Weinig ~ Office on the Spot delegieren, wo sie kompetent und mit viel Erfahrung abgearbeitet werden, so dass Sie den Rücken für die A-Aufgaben frei haben. Die C-Aufgaben sollten Sie möglichst effizient und schnell bearbeiten, ohne Zeit und Energie zu vergeuden. Dies sind meist Aufgaben, die innerhalb von 2-5 Minuten erledigt werden können, daher sollten sie möglichst sofort bei der Entstehung erledigt werden. Da sich sowohl die Dringlichkeit als auch die Wichtigkeit von Tätigkeiten und Aufgaben im Zeitverlauf verändern kann, unterliegt die ABC-Analyse zeitlichen Schwankungen. Prioritäten sind ein dynamisches und flexibel zu handhabendes Werkzeug, mit dem die Aufgaben und Aktivitäten im Zeitverlauf immer wieder herauf- bzw. herabgestuft werden können. Das bedeutet, dass die Beurteilung von Aufgaben und Tätigkeiten nach Wichtigkeits- und Dringlichkeitsstufen regelmäßig überprüft werden muss. Aufgaben, die heute als B-Aufgabe klassifiziert worden sind, können morgen schon durch Veränderung der zeitlichen Rahmenbedingungen oder einfach im Fortschreiten der Zeit eine Einstufung als A-Aufgabe für ihre termingerechte Erledigung benötigen. Achten Sie deshalb bei dieser wiederholten Betrachtung der Dringlichkeitsstufen immer darauf, ob sich B-Aufgaben nicht doch schon zu A-Aufgaben verändert haben. Falls zu viele Tätigkeiten und Aufgaben als A-Aufgaben eingestuft worden sind, sollten Sie die Liste noch einmal unter dem Blickwinkel der Dringlichkeit und Wichtigkeit durchgehen und einzelne Tätigkeiten herunterstufen. Anschließend sollten Sie die neue Beurteilung der Aufgaben als Grundlage nehmen, die ToDo-Liste nach der Dringlichkeit der Aufgaben neu zu sortieren. Im Prinzip macht es nichts, wenn weniger wichtige B- und C- Aufgaben längere Zeit liegen bleiben. Solange die ihnen zugewiesene Dringlichkeitsstufe sich nicht verändert, sollte dies keine negativen Folgen haben. Wenn sich diese Dringlichkeitsstufe allerdings durch einen zunächst noch in ferner Zukunft liegenden Termin ändert, muss man eben die entsprechende Tätigkeit rechtzeitig heraufstufen.

6 - 6 - Das Pareto-Prinzip Der italienische Ökonom und Soziologe Vilfredo Pareto ( ) erkannte bereits Anfang des 20. Jahrhunderts, dass in Italien 20 % der Familien über 80 % des Volksvermögens verfügten. Die hieraus hergeleitete Pareto- Verteilung besagt, dass in einer Menge eine kleine Anzahl sehr viel zum Gesamtwert der Menge beitragen kann, während der überwiegende Teil nur sehr wenig zum Gesamtwert beiträgt. Diese Gesetzmäßigkeit lässt sich auch auf andere Bereiche des Lebens übertragen und wird im Allgemeinen als Pareto- Prinzip oder 80/20-Regel bezeichnet. So lässt sich das Pareto-Prinzip auch im Alltagsleben beobachten: Bei Besprechungen kommt es meistens in 20 % der Zeit zu 80 % der Beschlüsse. Nur 20 % der Kleidung, die wir besitzen, werden gewöhnlich auch getragen. Bei der Schreibtisch-Arbeit werden mit 20 % der Zeit ungefähr 80 % der Aufgaben bewältigt. In der Wohnung weisen meist 20 % des Teppichs 80 % der gesamten Abnutzung auf. In der Wirtschaft hat die Pareto-Regel eine große Bedeutung, da man mit ihrer Anwendung eine höhere Effizienz von Kosten und Ertrag erreichen kann. So lässt sich beobachten, dass bei der Produktion von Gütern 20 % der Produktionsfehler für 80 % des Ausschusses verantwortlich sind, im Verkauf zwei von 10 Verkäufern 80 % des Umsatzes machen, 20 % der Kunden 80 % des Umsatzes erwirtschaften, im Versandhandel 80 % der Kunden mit einem Arbeitsaufwand von 20 % bedient werden (Die weitaus meiste Arbeit verursachen die wenigen Kunden, die sich beschweren und Lieferungen beanstanden.). Obwohl das 80:20-Zahlenverhältnis des Pareto-Prinzips nicht immer und überall exakt so zutrifft, muss die darin ausgedrückte Gesetzmäßigkeit beachtet werden. Insbesondere lässt sich das Pareto-Prinzip auf das Arbeits- und Zeitmanagement anwenden. Wer seine Zeit optimal nutzen will, muss wissen, dass üblicherweise 20 % der Tätigkeiten und Aufgaben so entscheidend sind, dass sich damit bereits 80 % des gesamten Erfolges der Arbeit erzielen lassen. Die übrigen 80 % der Zeit erbringen dagegen lediglich noch 20 % des Ergebnisses. Das Verhältnis von Ertrag und Aufwand beträgt unter diesem Blickwinkel 80 zu 20. Dabei gilt diese 80:20-Regel nicht nur bei der Verteilung der Zeit. Besonders beachtenswert hierbei: Die Effektivität einer Tätigkeit ist danach nicht unbedingt am Zeitverbrauch festzumachen, die man zur Erledigung der Tätigkeiten bzw. Durchführung der Aktivität benötigt.

7 - 7 - Beim Zeitmanagement ist das Pareto-Prinzip eine gute Methode, um Aufgaben zu priorisieren bzw. Prioritäten zu setzen, Probleme bei der Zeitplanung frühzeitig zu erkennen, Konkrete Arbeitsplanungen vorzunehmen. Nicht nach Perfektion streben Wer demnach bei allem nach Perfektion strebt und dabei immer 100 % erreichen will, wird sich nicht nur Stress bereiten, sondern letztendlich nur viel Energie und Zeit verlieren. Nach der Pareto- Regel ist Perfektion unwirtschaftlich und verbraucht viel Zeit. Anstatt sich mit Arbeit aufzuhalten, die keinen angemessenen Mehrwert schafft, sollte vielmehr der eigene Perfektionismus eingeschränkt werden, um Zeit für das Wesentliche zu haben. Erfolgreicher ist es daher oftmals, sich für weitere 80 %-Ergebnisse anzustrengen, als seine Energie in die jeweils noch zur Perfektion fehlenden 20 % zu stecken. 20 % der Aktivitäten sind demnach so wichtig, dass sie mit ihrer Erledigung 80 % des Arbeitserfolgs ausmachen. Doch Vorsicht, das heißt nicht, dass es keine Aufgaben gibt, die nicht absolut hundertprozentig erfüllt werden müssen. Den Bau eines Hauses kann man schließlich auch nicht beenden, wenn erst 80 % des Mauerwerks steht. Ebenso verlangt man von einem Arzt im Operationssaal auch ein hundertprozentiges Ergebnis. Aufgabenplanung nach dem Pareto-Prinzip Für das Bewältigen von Aufgaben kann das Priorisieren nach der Pareto-Regel eine hilfreiche und nützliche Methode sein. Zum Beispiel im Studium oder in der Schule stehen oft gleichzeitig eine Vielzahl von Aufgaben an, die in einem festen Zeitraum und zu einem bestimmten Termin gelöst werden sollen. Hier ist eine Präsentation vorzubereiten, da muss für eine Englisch-Prüfung gelernt werden, dort steht eine komplexe Mathe-Aufgabe an und zusätzlich muss ein Gedicht auswendig rezitiert werden. Wenn dann alles gleichzeitig erledigt werden soll, lohnt es kaum, bei der Lösung der Aufgaben nach Perfektion zu streben. Voraussetzungen für die Anwendung der 80:20-Regel sind die Fähigkeiten: Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden, das eigene Leistungsvermögen und den eigenen Leistungsstand angemessen einzuschätzen, die Ziele klar zu formulieren. Nur, wer sich selbst und seine Schwächen und Stärken kennt, ist in der Lage, die Erfolgsfaktoren zu identifizieren, mit denen sich bei 20 %igem Einsatz 80 % des Erfolges ergeben. Und nur, wer die konkreten Ziele einer Aufgabe kennt und überprüft, die Methoden und Techniken für einen etwa 80- prozentigen Arbeitserfolg in Frage kommen, kann eine vernünftige Priorisierung vornehmen. Wer bei zehn zu erledigenden Aufgaben gerade die acht Aufgaben bearbeitet, unter denen sich nicht die beiden wichtigsten befinden, hat nur 20 % von dem geschafft, was eigentlich notwendig gewesen wäre. Ein klassischer Fall für das, was man im Allgemeinen auch Verzetteln oder Verrennen in Nebensächlichkeiten nennt.

8 - 8 - Die Eisenhower-Methode Der US-Amerikanische Präsident Dwight D. Eisenhower ( ) hat ein Verfahren zur Arbeitsorganisation und des Zeitmanagements praktiziert und gelehrt, das nach ihm benannt wurde. Die Eisenhower-Methode stellt gewissermaßen eine verkürzte Form der ABC-Analyse dar. Mit Hilfe dieses Prinzips kann man die zu erledigenden Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit gruppieren und sinnvolle Prioritäten setzen. Mit der Methode erhält man damit zugleich für jede Aufgabe eine eindeutige Handlungsanweisung, ob sie sofort von einem selbst, erst später von jemand anderem oder evtl. gar nicht zu bearbeiten ist. Sie ist ein praktisches Hilfsmittel, insbesondere, wenn schnell entschieden werden muss, welchen Tätigkeiten der Vorzug einzuräumen ist. Anhand der Faktoren Dringlichkeit und Wichtigkeit ergeben sich nach der Eisenhower- Methode vier Fälle zur Prioritätensetzung: Wichtig und dringend Diesen Aufgaben gebührt die höchste Aufmerksamkeit. Sie sind sofort und ohne Verzögerung von Ihnen selbst zu bearbeiten. Wichtig, aber nicht dringend Diese Tätigkeiten zwingen zwar nicht dazu, sie sofort zu bearbeiten, sie sind aber wiederum in unserem Leben, bei unserer Arbeit oder im Projekt so wichtig, dass wir sie selbst erledigen und in unsere Planung fest aufnehmen müssen. Diese Aufgaben darf man nicht aus den Augen lassen. Nicht wichtig, aber dringend Wenn möglich, sollten Sie solche Aufgaben an kompetente Mitarbeiter delegieren oder nach Erledigung der wichtigeren Aufgaben selbst bearbeiten. Oder geben Sie diese Arbeiten an einen externen Dienstleister weiter. Hierfür steht Ihnen Iris Weinig ~ Office on the Spot gerne zur Verfügung. Weder wichtig noch dringend Mit diesen Aufgaben sollten Sie nicht Ihre Zeit verschwenden. Sie können ohne weitere Bedenken die Finger davon lassen und diese Aufgaben dem Papierkorb übergeben, um Zeit für die wichtigeren Aufgaben zu haben.

9 - 9 - Bei der Priorisierung nach der Eisenhower-Methode werden wichtige Aufgaben den dringenden Aufgaben vorgezogen. Der ehemalige US-Präsident Eisenhower soll dazu gesagt haben: Dringende Angelegenheiten sind selten wichtig, wichtige Angelegenheiten selten dringend! Delegieren mehr bewältigen, ohne durchzudrehen Die Zeit, die uns zur Verfügung steht, können wir nicht ausweiten. Sie ist uns unveränderlich von der Natur vorgegeben. Um dennoch mehr Zeit für das Wesentliche zu haben, müssen wir unsere Arbeit bestmöglich und effizient organisieren. Doch wenn die Vielzahl der zu erledigenden Aufgaben selbst bei bester Arbeitsorganisation nicht zu bewältigen ist, spätestens dann ist der Moment gekommen, an dem wir die anstehenden Aufgaben verringern müssen, indem wir Tätigkeiten an andere übertragen. Sprich die Aufgaben delegieren! Hier steht Ihnen Iris Weinig ~ Office on the Spot jederzeit gerne zur Verfügung. Anruf oder Mail genügt! Bedenken über Bord werfen Dies kostet anfangs vielleicht Überwindung, denn es gibt viele Bedenken, die das Delegieren schwierig erscheinen lassen, z. B. Ich kann die Arbeit selbst am besten erledigen. Ich weiß gar nicht, ob jemand anderes die Aufgabe überhaupt bewältigen kann. Wenn ich es nicht selber mache, verliere ich die Kontrolle. Es kostet mich mehr Zeit, die Aufgabe zu erklären, als sie gleich selber zu machen. Wenn das schief geht, kann ich den Scherbenhaufen mit noch mehr Aufwand selber wieder aufkehren. Ich kenne denjenigen und seine Arbeitsweise zu wenig, um zu wissen, ob er/sie der Aufgabe auch gewachsen ist. Was passiert, wenn jemand anderes die Aufgabe viel besser erledigt, als ich es kann? Hier gilt es vor allen Dingen, ehrlich zu sich selbst zu sein. Oftmals bildet man sich nur ein, dass nur man selbst die Arbeit erledigen kann. Das alles selber machen wollen ist eines der Hauptgründe für Stress und Überarbeitung! Sie müssen Ihren eigenen Perfektionismus in die Schranken weisen und auch akzeptieren, dass vielleicht nicht das gleiche Ergebnis herauskommt, als wenn Sie es selbst gemacht hätten. Auch sollten Sie Fehler tolerieren und als Möglichkeit zum Lernen betrachten. Wenn die Aufgabe allerdings besser als erwartet erledigt wird was durchaus auch vorkommen kann, sollten Sie sich darüber freuen. Die Zeit zur Erklärung der Aufgabe und die Einarbeitung des Bearbeiters sollten Sie dabei als Investition ansehen. Für den Moment müssen Sie evtl. mehr Zeit aufwenden, als die Aufgabe benötigt, doch in Zukunft werden Sie von dieser Aufgabe komplett entlastet sein!

10 Delegieren ist als Chance zu verstehen, Dinge zu erledigen und trotzdem mehr Zeit zu haben. Grundvoraussetzung zum Delegieren ist aber Vertrauen zu demjenigen und zu seiner Arbeitsleistung, der die Aufgabe erledigen soll. Diesem müssen Sie zunächst mit einem Vorschuss an Vertrauen begegnen. Aufgaben-Analyse Nach der erfolgten Prioritätensetzung müssen die Aufgaben nun analysiert werden, welche Tätigkeiten sich zum Delegieren eignen. Denn nicht jede Aufgabe dürfen Sie delegieren, z. B. wirklich wichtige Aufgaben, vertrauliche Angelegenheiten, Aufgaben, bei denen es zu Konflikten kommen kann. Hier müssen Sie weiterhin selbst ran. Delegieren können/sollten Sie dagegen, wann immer möglich, einfache, immer wiederkehrende Routine-Tätigkeiten, komplexere Tätigkeiten, die von einem Spezialisten zu erledigen sind, Aufgaben, die ohne Abstimmungsbedarf erledigt werden können, kleinere Aufgaben, die keine größere Erfahrung zu einem Thema erfordern, Aufgaben, die als nicht wichtig erkannt worden sind. Mitarbeiter- oder Dienstleister-Auswahl Für die Wahl des richtigen Mitarbeiters oder Dienstleisters gilt es, die bestmögliche Kombination von Talent und Aufgabe herzustellen. Neben Vertrauen in die Arbeitskraft des Mitarbeiters benötigen Sie auch Menschenkenntnis, um dessen Leistungsfähigkeit ein- und abschätzen zu können, ob derjenige für diese Aufgabe geeignet ist. Auch benötigen Sie unter Umständen eine gewisse Überzeugungskraft, um den Sinn, die Notwendigkeit sowie die Funktion einer Aufgabe darzustellen. Aufgaben-Übergabe Formulieren Sie eine klare und eindeutige Aufgabenstellung mit allen notwendigen Hintergrund- Informationen für den Bearbeiter und stellen Sie alle Mittel, die er zur Erledigung der Aufgabe benötigt, zur Verfügung. Machen Sie auch deutlich, was Sie sich als Ergebnis vorstellen und bis wann Sie das Ergebnis benötigen und die Arbeit erledigt sein soll. Halten Sie die Aufgabe mit dem Namen des Bearbeiters und Termin in Ihrer ToDo-Liste fest. Bearbeitungsphase Während der Bearbeitungsphase sollten Sie als Ansprechpartner zur Verfügung stehen und begleitend Zwischenziele und Zwischenergebnisse überwachen, um bei Problemen sofort eingreifen und handeln zu können. Allerdings sollten Sie sich so weit wie möglich zurückhalten und dem Bearbeiter ausreichend Freiraum lassen, um ihm/ihr nicht das Gefühl zu geben, er/sie sei unter Kontrolle oder ständiger Beobachtung. Rückmeldung Nach erfolgter Bearbeitung der Aufgabe sollten Sie sich beim Bearbeiter bedanken und ihm ein ehrliches Feed back das sowohl konstruktive Kritik als auch Lob beinhalten sollte über die Wertschätzung der erledigten Arbeit geben.