SAP Records Management

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1 LEISTUNGEN LÖSUNGEN SERVICES Kassel Walldorf Hamburg Atlanta SAP Records Management Dokumente und Prozesse - jetzt wächst zusammen, was zusammen gehört Der Kunde erhält die Möglichkeit, die Steuerung, Überwachung und Dokumentation von Geschäftsprozessen zentral durchzuführen und zu optimieren. Dabei werden alle notwendigen Informationen zu einem Geschäftsprozess, unabhängig in welcher Form sie vorliegen an einem zentralen Ort (der Akte ) verfügbar gemacht. Prof. Dr. Oliver Koch Guido W. Stass Vorstand der CTI CONSULTING AG LEISTUNGEN

2 RECORDS MANAGEMENT Die Ausgangslage Obwohl Informationstechnologien den Geschäftsalltag in vielen Bereichen revolutioniert haben, erreichen Prozesse häufig dort ihre Grenzen, wo Daten in Form von Papierakten und -dokumenten vorgehalten werden. Die Idee vom papierarmen Büro sieht sich insbesondere an dieser Stelle mit einer Reihe von Herausforderungen konfrontiert: Gemäß einer Studie der Gartner Group werden täglich 200 Mio. neue Papierdokumente erzeugt. Der Mitarbeiter verbringt durchschnittlich 50% seiner kostspieligen Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen. Die steigende Zahl zu erfüllender rechtlicher und regulativer Vorgaben, Compliances (Basel II, EU-Richtlinien, SOA/SOX) forciert zudem den Bedarf an Dokumentation, insbesondere bei essentiellen Geschäftsprozessen. Ein Manager verschwendet im Durchschnitt vier Wochen im Jahr mit dem Warten auf Dokumente. Die Vorteile von SAP Records Management Alle relevanten Geschäftsinformationen (SAP Belege sowie Office- und Archiv-Dokumente) können flexibel zu beliebigen Ordnungsbegriffen in einer Akte zusammengefasst werden. Durch die zentrale Bereitstellung über Systemgrenzen hinweg ist ein schneller und simultaner Zugriff auf aktuelle und transparente Daten möglich. Der Such-, Kopierund Ablageaufwand wird minimiert. Geschäftsvorgänge werden über Workflows, Umläufe und Wiedervorlagen in der Akte verwaltet. Die Überwachung von Fristen und Terminen sowie eine automatisierte Benachrichtigung der verantwortlichen Personen werden sichergestellt. Alle Dokumente und Vorgänge sind nach einem geregelten Muster auffindbar. Über die leistungsfähige Suchmaschine SAP TREX ist sogar eine Volltextsuche à la Google möglich. Herkömmliche Dokumentenmanagementlösungen bieten ein Potenzial zur Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung, setzen jedoch den Fokus auf die Ablage von Dokumenten. Der eigentlich im Mittelpunkt stehende Prozesscharakter als auch der Bezug zu den zugehörigen Anwendungsinformationen bleibt meistens unberücksichtigt. Notizen Die Lösung Mit einem intelligenten, prozessorientierten Dokumentenmanagementsystem wie SAP Records Management werden Dokumente, Prozessabläufe und Anwendungsdaten miteinander in Verbindung gebracht. Der Kunde erhält die Möglichkeit, die Steuerung, Überwachung und Dokumentation von Geschäftsprozessen zentral durchzuführen und zu optimieren. Dabei werden alle notwendigen Informationen zu einem Geschäftsprozess, unabhängig in welcher Form sie vorliegen an einem zentralen Ort (der Akte ) verfügbar gemacht. Gleichzeitig kann diese Akte ebenso direkt aus einer zugehörigen Anwendung heraus erreicht werden. SAP Records Management integriert alle Informationsobjekte eines Geschäftsvorgangs strukturiert in einer Sicht. gescannte Dokumente Business Objekte Material, Kunde, Rechnungen FAX Transaktionen Inhalte einer Akte Berichte Abbildung: Typischer Inhalt einer Akte Prozessinformationen Office- Dokumente Web Content *.pdf Interaktive Formulare 2

3 Kassel Walldorf Hamburg Atlanta Sensible Daten werden revisionssicher archiviert. Über das SAP -Berechtigungskonzept sind der Schutz des Datenzugriffs und die Sicherheit sowie Protokollierung bei Veränderungen gewährleistet. Ohne Redundanzen werden nicht nur klassische Dokumente, sondern auch Business Objekte, HR Infotypen, Reports, Dokumenteninfosätze und Transaktionen aus dem ERP-System sowie elektronische Formate, wie Web-Content, Office-Dokumente, s und Daten aus optischen Archiven integriert. Durch die Entlastung der Mitarbeiter von Routinetätigkeiten bleibt mehr Zeit für die eigentlich wichtigen und wertschöpfenden Aufgaben. Die Aktenstruktur kann einheitlich, systematisch und unabhängig von der zugehörigen Fachapplikation abgebildet werden. Die zentrale Ablage und Bereitstellung führt zu reduzierten Papier- und Portokosten. Die offene Integrationsplattform ermöglicht eine Systemlandschaft mit heterogenen Softwarekomponenten, seien es SAP -Komponenten oder Dienste eines Drittanbieters. Bestimmte Funktionen (z. B. Kalkulation, Terminplanung, Management Information u. ä.) können von darauf spezialisierten und ggf. bereits vorhandenen Fremdsystemen durchgeführt werden. SAP Records Management integriert diese Systeme vor dem Hintergrund des jeweiligen Geschäftsprozesses. Beispiel Digitale Personalakte Im modernen Umfeld des Human Capital Management mit der klaren Fokussierung auf die Mitarbeiter ist es notwendig, Informationen standortunabhängig, gleichzeitig, schnell und transparent verfügbar zu machen. Durch den Einsatz elektronischer Personalakten können diese Anforderungen nur dann vollständig gelöst werden, wenn diese in die Prozessen der Personalwirtschaft integriert sind. Mit dem Leistungsumfang der Lösung von CTI werden die Prozesse des Personalwesens auf direktem Weg mit den Mitarbeiterakten verzahnt. Der Mitarbeiter in der Personalabteilung findet alle wichtigen personenbezogenen Daten und Dokumente auf einer einzigen Benutzeroberfläche vereint. Aus der Akte können direkte Absprünge in wichtige HR-Infotypen und -Transaktionen erfolgen. Umgekehrt kann aus den zentralen HR-Anwendungen die jeweilige Akte direkt erreicht werden. Ein Verlassen der Anwendung sowie die Suche nach Informationen entfallen somit. Durch die Einbindung von Office-Anwendungen können zum Beispiel Word-Dokumente wie Beurteilungen oder Protokolle zu Mitarbeitergesprächen in der Akte an- und abgelegt werden. Dabei werden spezielle Office-Dokumentvorlagen automatisch mit den relevanten SAP - Stammdaten vorbefüllt. Mitarbeiterbezogene Unterlagen, wie z. B. Zeugnisse, Bewerbungsunterlagen, Verträge usw. werden digitalisiert, ausgelesen, archiviert und automatisch an die richtige Personalakte gesendet Alle innerhalb von HR erzeugten Dokumente (z. B. Bescheinigungen), werden automatisch in die Personalakte eingefügt. Abbildung: SAP GUI Ansicht einer Akte mit einem geöffneten Dokument Durch die Integration von SAP Business Workflow sowie der Adhoc-Workflow-Funktionalität des Laufwegs ist jederzeit eine effiziente Prozesssteuerung aus der Personalakte heraus möglich. So kann zum Beispiel ein Antragsprozess zur temporären Ausleihe der Personalakte initiiert werden oder das Umhängen von Dokumenten zwischen Personalakten über einen Genehmigungsprozess entschieden werden. Das Löschen von Dokumenten wird workflow-gesteuert über ein Vier-Augen-Prinzip kontrolliert. 3

4 RECORDS MANAGEMENT Unterschiedlichste HR-Prozesse und Maßnahmen werden über SAP Records Management und die integrierte Workflow-Engine unterstützt. Bewerbungsmanagement und Einstellung Antragsverfahren Beförderungen Organisatorische Veränderungen und Reorganisationen (Personal Change Management) Mit dem Add-On CTI RM Office Integration für SAP Records Management ist für die Dokumentablage keine Navigation innerhalb von SAP mehr notwendig. Von jeder beliebigen Microsoft Office -Anwendung, inkl. Outlook oder dem Windows Explorer aus können Dokumente auf einfachste Weise in einem Ordner der Personalakte abgelegt werden. Abbildung: Ablegen eines Dokuments direkt aus einer Office-Anwendung in einer Akte Abbildung: Web-Oberfläche einer Akte Bereits mit Eingang eines Bewerbungsschreibens werden im HR ein Bewerber und eine digitale Bewerberakte angelegt. Von jedem verantwortlichen Abteilungsleiter kann der aktuelle Bewerbungsvorgang per Mausklick eingesehen und bewertet werden. Mit Einstellung eines Bewerbers wird die Bewerberakte automatisch in eine Personalakte umgewandelt, die künftig den gesamten Lebenszyklus des Mitarbeiters beschreibt. Der Internet-Zugriff auf alle Daten der Personalakte wird über Web-Dynpros mit entsprechenden Sicherheitstechniken realisiert. Insbesondere bei Unternehmen mit verteilten Standorten ergeben sich hierdurch erhebliche Optimierungspotenziale. Über Adobe Interactive Forms kann die Reichweite der Personalprozesse auf eine wesentlich breitere Anwendergruppe sowohl intern als auch extern ausgeweitet werden. Es können Anwender beteiligt werden, die offline sind bzw. über keinen SAP -Zugang verfügen. Ausgefüllte PDF-Formulare werden bei der nächsten Online-Verbindung z. B. per an das jeweilige HR-System gesendet. Die extrahierten Daten werden an die Personalakte übergeben oder stehen für unterschiedlichste Prozesssteuerungsmöglichkeiten zur Verfügung. Derzeit gibt es im SAP Standard 60 interaktive Formulare im Bereich Self Services und HR. Weitere Anwendungsbeispiele für digitale Akten Der generische Ansatz von SAP Records Management erlaubt Lösungen im Zusammenspiel mit beliebigen Anwendungen aus unterschiedlichen Branchen. Beispielhaft werden die folgenden elektronischen Akten von der CTI CONSULTING AG angeboten: Logistik, Produktion, Verkauf Die elektronische Einkaufsakte verzahnt vier Aktentypen miteinander: Bestellanforderungs-, Bestell-, Lieferanten- und Beschaffungsprojektakte. Die ganzheitliche Sicht umfasst alle Dokumente und SAP -Objekte, die an den logistischen Geschäftsprozessen beteiligt sind. Die Kundenakte beinhaltet alle unternehmensrelevanten Daten, Vertragsunterlagen und den Schriftverkehr mit dem Kunden. Der vollständige Überblick über alle Geschäfte mit dem Kunden ist gewährleistet und immer auf dem aktuellsten Stand. Die Produktakte als zentrales Instrument zur Steuerung des Produktentstehungsprozesses mit durchgehender Sicht zu allen relevanten Materialstämmen, Änderungsmappen, DVS-Dokumenten und zugehörigen Freigabeprozessen. 4

5 Kassel Walldorf Hamburg Atlanta Rechtswesen Die Vertragsakte verschafft einen schnellen Zugriff auf alle Vertragsunterlagen und Informationen über Vertragspartner. Es lassen sich Verknüpfungen zu anderen elektronischen Akten herstellen, die in direkter Verbindung mit dem Geschäftsvorgang stehen. Durch die Funktion der Wiedervorlage wird beispielsweise die Einhaltung von Fristen automatisch überwacht. Auswertung über den Vertragsbestand ergeben Aussagen über Vertragsrisiken. Finanzwesen Die Inkassoakte ergänzt das in der SAP - Debitorenbuchhaltung berücksichtigte vorgerichtliche Mahnverfahren um den Geschäftsprozess des Inkasso- Verfahrens. Die Akte enthält alle Informationen, die im Rahmen des gerichtlichen Mahnverfahrens benötigt werden (Daten zum Debitor, Mahnschreiben, Mahnhistorie, gerichtliche Anträge u. ä.). Über flexible Laufwege werden die jeweils nächsten Verfahrensschritte (Teilzahlungen, gütliche Einigungen, Einsprüche etc.) angestoßen. CTI CONSULTING AG Die CTI CONSULTING AG berät seit 1991 branchenübergreifend Großunternehmen sowie Mittelständler auf nationaler und internationaler Ebene in den Bereichen IT Management Consulting, SAP Consulting sowie Data Center Services. Renommierte Kunden werden durch die gesamte IT-Wertschöpfungskette begleitet. Neben der Architekturberatung gehören Organisation und Management von IT-Projekten, Prozessdigitalisierung und Dokumentenmanagement auf Basis von SAP NetWeaver sowie die Automatisierung und Optimierung von Rechenzentrumsprozessen zum Beratungsportfolio. CTI verbindet ausgewiesene IT-Expertise mit spezialisiertem Branchen- und Methoden-Know-how sowie einer wissenschaftlichen Fundierung und gibt dieses Wissen als Beratungspartner an Kunden weiter. CTI LEISTUNGEN Branchenspezifische Lösungen IT Management Consulting IT Strategy Consulting SAP Consulting SAP Business Workflow Data Center Services SAP Solution Manager Die Messfeldmappe innerhalb der Branchenlösung der Versorgungsindustrie (SAP IS-U) enthält sowohl Informationen zum Kunden (wie z. B. Angebote, Ansprechpartnerdaten, Schriftverkehr) als auch zu den Anschlussobjekten, Anlagen, Geräteplätzen und Zählpunkten (wie z. B. Formulare, Prüfprotokolle, Fotos). Enterprise Architecture Management Business Process Management IT Project Management SAP Records Management SAP Interactive Forms by Adobe SAP NetWeaver BPM SAP Basis DC Application & System Monitoring DC Automation In der IS-U Geschäftspartnerakte werden die Objekte und Dokumente aus Geschäftspartnersicht mit der Akte für Anschlussobjekte und der Akte für Geräte in Beziehung gebracht. SAP NetWeaver PI SAP SOA & Development DC Architecture Die Kreditakte steuert den komplexen Prozess der Kreditsachbearbeitung vom Eingang des unterschriebenen Darlehensantrags über die Vertragsabwicklung und Auszahlung bis hin zur langjährigen Bestandsbetreuung. Der zweistufige Aktenaufbau (Kontoakte, Kundenakte) führt zu transparenten Prozessen sowie Zeit- und Kostenersparnis bei der Bearbeitung der Finanzierungsanträge. Durch die universelle Einsetzbarkeit von SAP Records Management ist (fast) jegliches weitere Szenario möglich und kombinierbar. CTI stellt Ihnen vorgefertigte Lösungen zur Verfügung, die Ihnen einen effizienten und kostengünstigen Einstieg in SAP Records Management ermöglichen. Profitieren Sie von unserem Know-how, das wir in vielen erfolgreichen Records Management-Projekten erworben haben. Abbildung: CTI Leistungsportfolio Das CTI-Vorgehensmodell bei der RM-Implementierung Analyse der Prozesse und Dokumente Zusammen mit den Mitarbeitern aus den beteiligten Fachabteilungen werden die zu optimierenden Ist-Prozesse mit ihren korrespondierenden Anwendungsdaten und Akteninhalten (Dokumente, Business Objekte, HR-Infotypen, Transaktionen und Reports) analysiert und die Projektziele und -anforderungen definiert. 5

6 RECORDS MANAGEMENT Implementierung der Prozesse unter Nutzung des Coachingansatzes Dieses Vorgehen stellt die Akzeptanz der optimierten Arbeitsabläufe mit der im Zentrum stehenden digitalen Akte sicher und führt bereits in dieser Phase zu einem Know-how-Transfer zu Ihren Mitarbeitern. Unter Einbeziehung der beteiligten Fachabteilungen werden die Geschäftsprozesse und Aktenfunktionalitäten implementiert. Optimierung der Prozesse und Change Management Bestehende Anwendungsszenarien werden vor dem Hintergrund sich ändernder Rahmenbedingungen (neue Technologien, neue Geschäftsstrukturen etc.) kontinuierlich überprüft und optimiert. CTI VORGEHENSMODELL Kontinuierlicher Verbesserungsprozess BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM) Unsere Beratungsleistung basiert auf einem ganzheitlichen Ansatz, der durch den Einsatz erprobter Standards und Methoden eine effiziente Projektabwicklung und hohe Qualität gewährleistet. Der Kunde erhält eine umfassende Betreuung in jeder Phase des Projektes, von der Analyse und Konzeption, über die Realisierung bis hin zum langfristigen Support. Ein hochqualifizierten Team ist ein weiterer Garant für eine professionelle Projektabwicklung unter dem Aspekt einer konsequenten Zielerreichung bei einem höchsten Maß an Flexibilität. Geschäftsprozessstrategie Geschäftsprozesscontrolling Geschäftsprozessimplementierung Geschäftsprozessanalyse & -design Schulung Nicht nur während, sondern auch nach der Implementierung der Records Management Applikation stehen die Projektmitarbeiter der CTI CONSULTING AG für einen Know-how-Transfer zu Ihren Mitarbeitern im Rahmen von Anwenderschulungen zur Verfügung. CTI Beratungsansatz Strategieorientierung Unser Vorgehen ist geprägt von der Ausrichtung an den wettbewerbsrelevanten Faktoren, die jedes Beratungsprojekt determinieren. Alleinstellungsmerkmale sichern und weiterentwickeln stellt eines der wesentlichen Ziele jedes Organisations- und IT-Projektes dar und bildet somit die Basis aller Teilentscheidungen innerhalb des Projektmanagements. Im Gegensatz zu rein situationspragmatischen Ansätzen, die beispielsweise lediglich auf eine Verbesserung der TCO [Total Cost of Ownership] im Rahmen der IT abzielen, differenziert CTI die Optimierungspotenziale nach wettbewerbsrelevanten Faktoren, die zunächst EDV-losgelöst zu verbessern und danach optimal zu implementieren sind, und solchen, die reinen Unterstützungsprozessen dienen. Kooperation Die Erkenntnis, dass lediglich die frühzeitige Integration der Mitarbeiter des Auftraggebers in Form von kooperativen Lösungsteams ein optimales Beratungsergebnis erzielen kann, steht im Mittelpunkt des CTI Beratungsansatzes. Diese Integration - im Rahmen eines methodisch präzise strukturierten Prozesses - führt zu Interaktivität, welche einen breiten Konsens begünstigt und zu einer raschen Umsetzung der Konzepte führt. Dadurch unterscheidet sich CTI sowohl im Vorgehen als auch bei den Ergebnissen deutlich von anderen Legende: Kontinuierlicher Verbesserungsprozess RM- Controlling RECORDS MANAGEMENT (RM) Kritische Erfolgsfaktoren (KEF) Prozesslandkarte Prioritäten Quick Wins Beratungsunternehmen. Klassisch systemanalytische Vorgehensweisen, die nach umfangreichen Analysetätigkeiten in eine Beratungsdirektivität münden, führen immer zu suboptimalen Ergebnissen. CTI Beratungsleistung Soll-Prozess Geschäftsprozessanalyse & RM-Design RM- Implementierung 6

7 Kassel Walldorf Hamburg Atlanta Zusätzlich führt CTI für die SAP AG internationale Schulungen zu den Themen Records Management, Workflow Management sowie ArchiveLink durch. Seit dem Ramp-up von SAP Records Management im Jahr 2004 ist die CTI CONSUL- TING AG in diesem Bereich nachhaltig aktiv. Zudem ist CTI Mitglied in der SAP Fokusgruppe zum Thema Records Management, wodurch ein direkter Zugriff auf alle SAP internen Unterlagen möglich ist. CTI Workshops Die CTI CONSULTING AG bietet Unternehmen eine Reihe von Workshops an. Eine Auswahl finden Sie hier: Training SAP Records Management für Anwender Ziel dieses Workshops ist es einen Überblick über die Anwendung von SAP Records und Case Management und deren Einordnung in die SAP Dokumenteninfrastruktur zu geben. Training SAP Records Management für Berater und Entwickler Ziel dieses Workshops ist es die Systemarchitektur und das Service Provider Framework sowie Content- Modelle und Property Unification kennenzulernen. Des Weiteren werden die Konzepte für Sichten, Rollen und Berechtigungen vorgestellt. Ein weiterer Bestandteil des Workshops sind die Konfiguration und das Customizing von SAP Records Management und Case Management sowie die Einführung in die Erweiterung von Records Management und Case Management im Projektumfeld. Workshop zur Prüfung der Einsatzmöglichkeiten von Records Management und Case Management Ziel dieses Workshops ist es einen Überblick über SAP Records Management und Case Management und dessen Einsatzmöglichkeiten vor dem Hintergrund konkreter Kundenszenarien zu geben sowie ggf. die Erarbeitung weiterer Vorgehensweisen in diesem Kontext. Auf unserer Internetseite finden Sie weitere aktuelle Informationen zu unseren Workshopangeboten. CTI Qualitätsstandards Qualitätsstandards im Unternehmen Zertifiziert nach DIN EN ISO 9001:2000 Mitglied im Bundesverband Deutscher Unternehmensberater BDU e.v. Partner des Project Management Institute (PMI ) Chapter Frankfurt SAP Services Partner Internationaler Schulungspartner der SAP AG Kooperationspartnerschaft mit dem Institute of Applied Science - IOAS Weitere Partnerschaften u. a. mit IDS Scheer AG, TDS AG, CONVOTIS AG, UC4 Software GmbH Qualität der Berater 80% der Berater besitzen einen Hochschulabschluss in Wirtschaftsinformatik 60% aller Berater haben mehr als 3 Jahre Beratungserfahrung Lehrtätigkeit der Berater an verschiedenen deutschen Hochschulen Unser Angebot - Ihr Nutzen Unsere Mitarbeiter kommen aus der Praxis zu Ihnen in die Praxis. Neben umfangreichem Know-how im Bereich SAP Records Management haben diese mehrere Jahre Erfahrung in der Anwendung der Tools und beherrschen das Werkzeug eines Trainers: Methodik & Didaktik, sowie Evaluation & Konzeption. In einem unverbindlichen Workshop erläutern Ihnen unsere Experten die Einsatzmöglichkeiten der SAP Records Management-Technologie. Anhand exemplarischer Geschäftsprozesse aus Ihrem Haus ermitteln wir gemeinsam mit Ihnen eine Vision für Ihre Geschäftsprozesse von morgen. Gestalten Sie mit der CTI CONSULTING AG zusammen die Zukunft Ihrer Arbeitswelt. Fragen zu SAP Records Management oder Terminanfragen für die Workshops richten Sie bitte an: 7

8 Kassel Walldorf Hamburg Atlanta Wissen, Erfahrung und Einsatzbereitschaft für pragmatische Lösungen CTI - CONSULTING TEAM FOR INNOVATION Hauptsitz Kassel CTI CONSULTING AG Wilhelmsstraße 2a D Kassel Tel.: Fax: Niederlassung Walldorf CTI CONSULTING AG Altrottstraße 31 D Walldorf Tel.: Fax: Niederlassung Hamburg CTI CONSULTING AG Beim Strohhause 31 D Hamburg Tel.: Fax: Hauptsitz Atlanta (USA) CTI CONSULTING Corp. 100 Milton Park, Suite ,000 Mill Creek Avenue Alpharetta GA Tel.: SAP Services Partner Zertifiziert nach DIN EN ISO 9001:2000 Mitglied im Bundesverband Deutscher Unternehmensberater e.v. CTI CONSULTING AG. Alle Rechte vorbehalten. SAP, R/3, my SAP.com, xapps, xapp, SAP NetWeaver und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern weltweit. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Die Angaben im Text sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken.

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