InLoox PM Hilfe-Handbuch

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1 InLx PM Hilfe-Handbuch Anleitung zu InLx PM 7.x Versin Veröffentlicht: Juli 2013 Cpyright: 2013 InLx GmbH. Aktuelle Infrmatinen finden Sie unter

2 Inhalt Supprt und Kntakt... 6 Kntakt zum InLx PM Supprt... 6 Ausnahmebehandlung... 6 Fehlermeldungen... 8 InLx PM bewerten InLx PM weiterempfehlen Erste Schritte mit InLx PM Ribbn/Tlbar Arbeiten mit dem InLx PM Ribbn Arbeiten mit der InLx PM Tlbar Prjektliste Anlegen eines Prjekts Allgemeine Funktinen und Drucken der Prjektliste Allgemeine Funktinen und Drucken der Prjektliste in InLx PM für Outlk 2003/ Balkenansicht Anpassen der Balkenansicht Gruppieren vn Prjekten Suchen und Finden vn Prjekten Kpieren und Entfernen vn Prjekten Kpieren und Entfernen vn Prjekten in Outlk 2003/ Anzeigen, Wiederherstellen der Löschen vn Prjekten im Prjekt-Papierkrb Betreuung Festlegen vn Prjektnamen und -nummer Anpassen der Prjektnummer Ändern des Nummern-Frmats Festlegen vn Abteilung, Kunden und Kategrie Anpassen der Abteilungsstruktur Anlegen bzw. Verwalten eines Kunden Anpassen der Kundennummer Verwalten vn Kategrien Hinzufügen vn Prjektverantwrtlichen Bestimmen vn Status und Datum Ändern des Prjektstatus Erstellen und Anpassen vn Kmmentaren Hinzufügen vn weiteren Prjektinfrmatinen Mindmaps Arbeiten mit der Mindmap Erstellen einer Mindmap

3 Erstellen und Bearbeiten eines Kntens Hinzufügen vn Ressurcen zu Knten Hinzufügen vn Dkumenten zu Knten Imprtieren einer Mindmap-Vrlage Speichern einer Mindmap-Vrlage Verwalten vn Mindmap-Vrlagen Übertragen einer Mindmap in die Planung Planung Arbeiten mit der Planung Arbeiten mit dem Gantt-Diagramm Erstellen vn Planungselementen Erstellen und Bearbeiten eines Vrgangs Erstellen und Bearbeiten eines Meilensteins Erstellen und Bearbeiten eines Sammelvrgangs Erstellen vn Anrdnungsbeziehungen Rückwärtsplanung Ressurcen Hinzufügen vn Ressurcen Ressurcen Fertigkeiten zuteilen Aufrufen und Verwalten der Ressurcen Hinzufügen vn Dkumenten Anzeigen des kritischen Pfades Anlegen eines Arbeitszeitkalenders Festlegen vn Feiertagen Planungsvrlagen Imprtieren einer Planungsvrlage Speichern einer Planungsvrlage Verwalten vn Planungsvrlagen Anpassen einer Benachrichtigungsvrlage Anpassen vn Feldern in Benachrichtigungsvrlagen Anpassen vn Typen in Benachrichtigungsvrlagen Drucken einer Planung Zeiterfassung Arbeiten mit der Zeiterfassungsliste Erstellen und Bearbeiten eines Zeiterfassungseintrags Dkumente Arbeiten mit der Dkumentenliste Anlegen und Ändern des Dkumentenrdnerpfades Erstellen eines Unterrdners

4 Ablegen und Bearbeiten eines Dkuments Bereinigung der Dkumentenliste Budgets Arbeiten mit der Budgetliste Arbeiten mit der Budgetpsitinsliste Erstellen und Bearbeiten eines Budgets Erstellen und Bearbeiten einer Psitin Verwalten des Budgetstatus Erstellen einer Rechnung Verwalten vn Budgetdkumenten für Vrlagen Verwalten vn Budgetpsitinen für Vrlagen Laden einer Budgetvrlage Speichern einer Budgetvrlage Budgetübersicht Anzeigen der Budgetübersicht Was bedeuten die Felder und Diagrammtypen in der Budgetübersicht? Neue Funktinen in InLx PM Design und Kmfrt Planung Prjektkmmunikatin Zeiterfassung Dkumentatin Budgets Berichte Erstellen eines Berichts Filtern vn Berichtsdaten Verwalten vn gespeicherten Berichten Verwalten vn Berichtsvrlagen Arbeiten mit dem Berichtsdesigner Berichtsvrlagen-Typen Verlauf Arbeiten mit Verlauf Dashbard-Ansicht Anpassen der Dashbard-Ansicht Widget-Typen Zeiterfassungsansicht Anpassen der Zeiterfassungsansicht Festlegen einer Erinnerung Erfassen vn Arbeitszeiterfassungseinträgen mit der Stppuhr

5 Prjektarchiv Archivieren eines Prjekts Anpassen der Archiv-Ansicht InLx PM Kntakte Aktivieren des Kntaktmanagements Hinzufügen eines Kntakts Berechtigen vn InLx PM Kntakten Hinzufügen, Verwalten der Entfernen eines Adressbuchs Anpassen der Kntaktansicht Arbeitspakete Abrufen und Bearbeiten vn Arbeitspaketen Verwalten der Arbeitspaketübersicht Einstellen des Aktualisierungsintervalls Ressurcen Arbeiten mit Ressurcen Ändern des Farbschemas der Ressurcen Arbeiten mit dem Auslastungs-Diagramm Interaktin zwischen InLx PM und Outlk-Elementen Schnellzugriffsbereiche für Aufgaben und Kalenderelemente Schnellzugriffsbereich für Kntakte Schnellzugriffsbereich für s Anpassen vn vrlagen Hinzufügen vn Outlk-Elementen zu InLx PM Anpassen und Knfigurieren Wechseln der Sprache Erstellen einer Ansicht Anlegen vn benutzerdefinierten Feldern Anpassen einer InLx PM Sprachdatei Erstellen und Bearbeiten vn Gruppen Öffnen der InLx PM Optinen Öffnen der InLx PM Optinen in Outlk 2003/ Offline arbeiten mit InLx PM Installieren Installieren vn InLx PM Anfrdern vn Supprt bei der InLx PM Installatin Sicherheit und Datenschutz Einrichten vn Berechtigungen Liste der Berechtigungen Erstellen eines InLx PM Knts

6 Anmelden als InLx PM Benutzer Auswählen eines passenden Systems zur Datenhaltung Sichern vn Prjektdaten Sperren vn Prjekten / Löschen einer Prjektsperrung Nutzungsbedingungen Cpyright Endbenutzer-Lizenzvertrag der InLx GmbH/End-User License Agreement (EULA) InLx PM Lizenzbedingungen

7 Supprt und Kntakt Kntakt zum InLx PM Supprt Wir bedanken uns, dass Sie sich für InLx PM - die Prjektmanagement-Sftware integriert in Micrsft Outlk und im Web entschieden haben! Micrsft Outlk ist eine technisch sehr anspruchsvlle Anwendung, die sich ständig verändert. Bedingt durch Office- und Sicherheitsupdates, Exchange Server-Einstellungen und Windws-Versinen entsteht eine Vielzahl vn Einsatzszenarien für die InLx PM Sftware. Die Prjektverwaltungs-Sftware InLx PM wird entwickelt vn der InLx GmbH in München. Als Kunde der InLx GmbH haben Sie Anspruch auf technischen Service und Supprt direkt vm Hersteller. Aber auch für Fragen rund um das Prdukt stehen wir Ihnen gerne werktags zu den bürüblichen Zeiten zwischen 9:00 und 17:00 Uhr zur Verfügung. Bitte halten Sie Ihre Kundennummer bereit. InLx GmbH Anschrift: Kantstraße 2, D München Internet: supprt@inlx.cm Telefn: +49 (0) Fax: +49 (0) Ausnahmebehandlung Es kann unter seltenen Knfiguratinen zu einem nicht vrhersehbaren Verhalten der Sftware kmmen. Dazu haben wir einen speziellen Nachrichtendialg entwickelt, der genauere Schlüsse zum Prblem zulässt. Sllte eine slche Ausnahme bei Ihnen auftreten, haben Sie mehrere Möglichkeiten, uns davn in Kenntnis zu setzen. Diese Möglichkeiten werden im Flgenden behandelt. 1. Es erscheint der InLx PM Dialg zur Ausnahmebehandlung: 6

8 2. Dieser Dialg gibt unseren Entwicklern die Möglichkeit, eine nicht vrhergesehene Ausnahme genauer einzukreisen, und zukünftige Versinen dadurch nch stabiler zu machen. Klicken Sie im Dialg auf Details. 3. Sie sehen nun alle zur Ausnahme gesammelten Daten. 4. Durch die Funktin Bericht per versenden können Sie uns diesen Fehler bequem über Ihr Mailprgramm zukmmen lassen. Diese Mail enthält keine persnalisierten Infrmatinen der Datenbankinhalte, bis auf Ihre Absender-Adresse. Diese ermöglicht unseren Technikern, ggf. Kntakt mit Ihnen aufzunehmen und die Ausnahme bei Bedarf direkt mit Ihnen gemeinsam zu lösen. Flgende Infrmatinen werden an unsere Techniker gesendet: 7

9 Natürlich können Sie unseren Supprt auch wie gewhnt direkt kntaktieren. Halten Sie dann bitte die Inhalte des Ausnahme-Dialgs bereit. Die Kntaktdaten finden Sie unter Kntakt zum InLx PM Supprt. Fehlermeldungen Hier finden Sie eine Liste vn InLx PM Fehlermeldungen, die auftauchen können swie entsprechende Lösungsvrschläge. Können Sie das Prblem nicht eigenhändig lösen, wenden Sie sich bitte an den Supprtservice. Sie erreichen diesen nline unter Inhalt Fehler im Zusammenhang mit der Datenbank Fehler im Zusammenhang mit der Lizensierung Fehler beim Erzeugen vn Berichten 8

10 Fehler im Zusammenhang mit der Datenbank Fehlertext Fehler: Die InLx PM Datenbank ist nicht verfügbar. Fehler beim Herstellen einer Verbindung mit dem Server... Sie verwenden die InLx PM Clientversin X.X. Die InLx PM Datenbankversin ist Y.Y. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie die passende Prduktversin verwenden der kntaktieren Sie Ihren Systemadministratr. Lösung Überprüfen Sie, b das Netzwerk verfügbar ist. Überprüfen Sie, b eine eventuelle Offlineknfiguratin krrekt eingerichtet ist. Wenden Sie sich an Ihren Systemadministratr. Die verwendete Versin des InLx PM Clients passt nicht zur Datenbankversin auf dem Server. Bitte aktualisieren Sie den InLx PM Client. Fehler im Zusammenhang mit der Lizensierung Fehlertext Der eingegebene Lizenzschlüssel stimmt nicht mit der verwendeten InLx PM Versin überein. Es ist ein Lizenzfehler aufgetreten. Bitte überprüfen Sie den Lizenzschlüssel der kntaktieren Sie Ihren Systemadministratr. Die maximale Client-Anzahl wurde bereits erreicht. Sie können InLx PM nicht verwenden. Bitte überprüfen Sie den Lizenzschlüssel der kntaktieren Sie Ihren Systemadministratr. Lösung Der vn Ihnen eingegebene Lizenzschlüssel ist entweder für eine Vrgänger- der eine Nachflgeversin vn InLx vrgesehen. Der vn Ihnen eingegebene Lizenzschlüssel ist nicht für die installierte Versin vn InLx gültig. Bitte frdern Sie einen gültigen Lizenzschlüssel an. InLx PM wurde für eine bestimmte Anzahl an Arbeitsplätzen lizensiert. Diese Anzahl wurde überschritten. Bitte lizensieren Sie die gewünschte Anzahl an zusätzlichen Arbeitsplätzen nach. Weitere Infrmatinen zum Thema Lizensierung erfahren Sie unter Lesen der InLx PM Lizenzbedingungen. Fehler beim Erzeugen vn Berichten Fehlertext Die Berichtsvrlage enthält einen Fehler. Einer der in der Vrlage verwendeten Ausdrücke ist fehlerhaft. Bitte krrigieren Sie die Berichtsvrlage. Der Bericht enthält keine Daten. Leere Berichte können nicht erzeugt werden. Bitte bearbeiten Sie die Berichtsvrlage. Lösung Bitte überprüfen Sie die Berichtsvrlage mit Hilfe der Dkumentatin für den InLx PM Berichtsdesigner. Die Berichtsvrlage ist leer. Bitte überarbeiten Sie die entsprechende Vrlage mit Hilfe des Kapitels Verwalten vn Berichtsvrlagen und der Hilfe- Dkumentatin für den InLx PM Berichtsdesigner. 9

11 Es ist kein Drucker installiert. Bitte installieren Sie einen Drucker, um Berichte auszugeben. Um einen Bericht ausgeben zu können, muss ein Drucker eingerichtet sein. Bitte installieren Sie den zu Ihrem Drucker passenden Treiber. Genauere Hilfestellung entnehmen Sie bitte der Anleitung Ihres Druckers. InLx PM bewerten 1. Auf der Registerkarte InLx PM in der Gruppe Extras klicken Sie unter Hilfe auf den Pfeil. In Outlk 2003/2007 klicken Sie auf den Pfeil in der InLx PM Tlbar. 2. In der Drpdwnliste wählen Sie InLx PM bewerten. 3. In dem geöffneten Dialgfenster vergeben Sie durch Klicken die Anzahl der Sterne. 4. Im Feld Kmmentare schreiben Sie bei Bedarf eine kurze Ntiz/Erläuterung. 5. Klicken Sie auf OK. Die Bewertung wird nun autmatisch und direkt an die InLx PM Prduktentwicklung gesandt. InLx PM weiterempfehlen Möchten Sie InLx PM an Ihre Partner, Lieferanten der Freunde weiterempfehlen? Benutzen Sie dafür das Dialgfenster InLx PM weiterempfehlen. 1. Auf der Registerkarte InLx PM in der Gruppe Extras klicken Sie unter Hilfe auf den Pfeil. In Outlk 2003/2007 klicken Sie auf den Pfeil in der InLx PM Tlbar. 2. In der Drpdwnliste wählen Sie InLx PM weiterempfehlen. 3. Im Dialgfenster InLx PM weiterempfehlen klicken Sie auf Hinzufügen. 4. Im Dialgfenster Ressurce auswählen wählen Sie nun die Kntakte aus Ihrem Outlk der InLx PM Adressbuch aus, an die Sie die Empfehlung versenden wllen. 5. Üblicherweise wird Ihnen ein Standardtext angebten, diesen können Sie jedch abändern. 6. Klicken Sie auf OK. Die Empfehlung wird nun per verschickt. Erste Schritte mit InLx PM Herzlich Willkmmen bei InLx PM! Hier erfahren Sie, wie Sie Ihr erstes Prjekt mit InLx PM anlegen können. 1. Öffnen Sie zunächst Micrsft Outlk über Start, Prgramme... 10

12 ... der über Ihre Taskleiste 2. InLx PM arbeitet mitten in Micrsft Outlk und ist drt mit einem Klick ständig erreichbar. Öffnen Sie InLx PM, indem Sie im Outlk Ribbn auf die Registerkarte InLx PM klicken. Klicken sie jetzt im InLx PM Ribbn auf Prjekte in der Gruppe Allgemein. 11

13 3. Mit einem Klick auf Neues Prjekt in der Gruppe Neu können Sie die Basisdaten für Ihr erstes Prjekt mit InLx PM anlegen. 4. Füllen Sie dazu das Betreuungsfrmular mit Ihren Prjektdaten. Ribbn/Tlbar Arbeiten mit dem InLx PM Ribbn 12

14 Klicken Sie in Outlk auf die Registerkarte InLx PM, um das InLx PM Ribbn zu sehen. Mithilfe des InLx PM Ribbn können Sie schnell zwischen verschiedenen Ansichten wechseln der auf die Ressurcenübersicht swie die Arbeitspaketliste zugreifen. Auf dem InLx PM Ribbn finden Sie flgenden Funktinen und Ansichten: Letzte Prjekte Diese Schaltfläche zeigt Ihnen eine Liste der Prjekte nach Nummern an, die zuletzt vn Ihnen geöffnet wurden. Maximal werden hier zehn Prjekte pr Anwender gespeichert. Element hinzufügen Über diese Funktin erflgt das Hinzufügen vn Outlk-Elementen wie z.b. s, Aufgaben der Kalendereinträgen zum Prjekt. Weitere Infrmatinen zu diesem Thema finden Sie unter Hinzufügen vn Outlk- Elementen zu InLx PM. Prjektliste wechselt zur InLx PM Prjektlistenübersicht im InLx PM Ordner. Der InLx PM Ordner ist vergleichbar mit einem -, Kalender-, der Aufgabenrdner. Der InLx PM Ordner kann sich je nach Versin der Sftware entweder auf einem Netzwerk-Server befinden der auf Ihrem Laufwerk. Weitere Infrmatinen finden Sie unter der Kategrie Prjektliste. Dashbard Die Dashbard Ansicht zeigt Ihnen ausgewählte Eckdaten Ihrer Prjekte in der Übersicht. Weitere Infrmatinen finden Sie unter der Kategrie Dashbard-Ansicht. Zeitskala Durch die Zeitskala-Ansicht unterstützt InLx PM Sie bei der Planung mehrerer gleichzeitig ablaufender Prjekte. Sie können auch diese Ansicht Ihren Bedürfnissen flexibel anpassen. Weitere Infrmatinen finden Sie unter der Kategrie Zeitskala-Ansicht. Zeiterfassung Diese Ansicht bietet Ihnen eine Übersicht aller Zeitaufwendungen systemweit, auf die Sie Zugriff haben. Weitere Infrmatinen finden Sie unter der Kategrie Zeiterfassungsansicht. Ressurcen Die Übersicht zeigt Ihnen die grafische Multiprjekt-Ressurcenverwaltung und - Kapazitätsauslastung. In dieser Darstellung sehen Sie auch das Frei-/Gebucht-Knzept des Exchange Server. Weitere Infrmatinen finden Sie unter der Kategrie Ressurcen. 13

15 Kntakte InLx PM Kntakte beinhalten Infrmatinen wie -Adressen, Pstadressen der verschiedene Telefnnummern der Prjektbeteiligten, auch wenn diese nicht als Outlkder Exchange-Kntakte zur Verfügung stehen. Weitere Infrmatinen finden Sie unter der Kategrie InLx PM Kntakte. Archiv In dieser Ansicht finden Sie alle archivierten Prjekte. Weitere Infrmatinen finden Sie unter der Kategrie Prjektarchiv. Weitere Ansichten In dieser Liste finden Sie unterschiedliche Darstellungen der Prjektliste. Sie können auch neue Ansichten speichern der bereits existierende verwalten. Dabei können Sie definieren, b Sie die Ansichten für alle Benutzer zur Verfügung stellen der sie nur für sich selbst sichtbar machen. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Suchen und Finden vn Prjekten. Berichte Auf Knpfdruck erstellt der Berichtsgeneratr Prjektberichte, Budgetlisten, Aufwandsübersichten und Sll-Ist-Vergleiche in vielen Ausgabenfrmaten, darunter Micrsft Excel, Micrsft Wrd, HTML, PDF u.v.m. Sie können beliebig die Daten für den gewünschten Bericht filtern. Anschließend können Sie die Leistungs- und Tätigkeitserfassungen zu einem Prjekt hinzufügen. Weitere Infrmatinen finden Sie unter der Kategrie Berichte. Stppuhr Mit dieser Funktin vereinfacht InLx PM die Arbeits- und Zeitdkumentatin. Starten Sie die Stppuhr, wenn Sie mit der Arbeit an prjektbezgenen Aufgaben beginnen und halten Sie sie an, wenn Sie den Arbeitsvrgang beendet haben. Anschließend können Sie die erfasste Zeit direkt auf das gewünschte Prjekt buchen. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Erfassen vn Arbeitszeiterfassungseinträgen mit der Stppuhr. Arbeitspaketliste anzeigen zeigt Ihnen Ihre persönliche InLx PM Arbeitspaketübersicht an. Alle ffenen Arbeitspakete werden direkt aus dem Prjektplan generiert und in dieser Übersicht angezeigt. Weitere Infrmatinen finden Sie unter der Kategrie Arbeitspakete. Anmelden als Mit dieser Funktin ermöglicht InLx PM auch externen Prjektpartnern, die über kein eigenes Windws-Nutzerknt im Firmennetzwerk verfügen, sich mit Benutzername und Passwrt an InLx PM anzumelden. Als InLx PM Benutzer können Sie zwischen Windwsder InLx PM Anmeldung wählen. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Erstellen eines InLx PM Knts und Anmelden als InLx PM Benutzer. Prjekt-Papierkrb Der Papierkrb stellt eine Übersicht der gelöschten Prjekte dar. Wenn Sie ein Prjekt in der Prjektliste entfernen, wird dieses in den Papierkrb verschben. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Anzeigen, Wiederherstellen und Löschen vn Prjekten im Prjekt-Papierkrb. Hilfe Durch einen Klick auf Hilfe können Sie die Hilfeinfrmatinen zu InLx PM abrufen. Die InLx PM Hilfe verfügt über Themen zur Verwaltung und Optimierung vn InLx PM und 14

16 enthält weitere Infrmatinen und Tipps zum Verwalten und Bearbeiten eines Prjekts. Verwenden Sie auch die Suchfunktin im Navigatinsbereich, um schnell die Infrmatinen zu finden. Arbeiten mit der InLx PM Tlbar In Outlk 2003/2007 finden Sie die InLx PM Tlbar. Die InLx PM Tlbar ist stets erreichbar und bietet flgende Funktinen und Ansichten: InLx PM Ordner Diese Schaltfläche wechselt zur InLx PM Prjektlistenübersicht im InLx PM Ordner. Der InLx PM Ordner ist vergleichbar mit einem -, Kalender-, der Aufgabenrdner. Der InLx PM Ordner kann sich je nach Versin der Sftware entweder auf einem Netzwerk-Server befinden der auf Ihrer Festplatte. Weitere Infrmatinen finden Sie unter der Kategrie Prjektliste. Letzte Prjekte Diese Schaltfläche zeigt Ihnen eine Liste der Prjekte nach Nummern an, die zuletzt vn Ihnen geöffnet wurden. Maximal werden hier zehn Prjekte pr Anwender gespeichert. Aktuelle Ansicht In dieser Liste finden Sie unterschiedliche Darstellungen der Prjektliste. Sie können auch neue Ansichten speichern der bereits existierende verwalten. Dabei können Sie definieren, b Sie die Ansichten für alle Benutzer zur Verfügung stellen der sie nur für sich selbst sichtbar machen. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Erstellen einer Ansicht. Element hinzufügen Über diese Funktin erflgt das Hinzufügen vn Outlk-Elementen wie z.b. s, Aufgaben der Kalendereinträgen. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Hinzufügen vn Outlk-Elementen zu InLx PM. Berichte Auf Knpfdruck erstellt der Berichtsgeneratr Prjektberichte, Budgetlisten, Aufwandsübersichten und Sll-Ist-Vergleiche in vielen Ausgabenfrmaten, darunter Micrsft Excel, Micrsft Wrd, HTML, PDF u.v.m. Sie können beliebig die Daten für einen Bericht filtern. Weitere Infrmatinen finden Sie unter der Kategrie Berichte. Extras In diesem Menü finden Sie flgende weitere Zusatzfunktinen: Ressurcen-Übersicht Diese Übersicht zeigt Ihnen die grafische Multiprjekt- Ressurcenverwaltung und -Kapazitätsauslastung. In dieser Darstellung sehen Sie auch das Frei-/Gebucht-Knzept vn Exchange Server. Weitere Infrmatinen finden Sie unter der Kategrie Ressurcenübersicht. Sprache Die Benutzerberfläche vn InLx PM ist mehrsprachig. Wechseln Sie zwischen verschiedenen Sprachen aus der Liste. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Wechseln der Sprache. Anmelden als Mit dieser Funktin ermöglicht InLx auch externen Prjektpartnern, die über kein eigenes Windws-Nutzerknt im Firmennetzwerk verfügen, sich mit Benutzername und Passwrt an InLx anzumelden. Als InLx Benutzer können Sie zwischen Windws- der InLx Anmeldung wählen. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Erstellen eines InLx PM Knts und Anmelden als InLx PM Benutzer. Prjekt-Papierkrb Der Papierkrb stellt eine Übersicht der gelöschten Prjekte dar. Wenn Sie ein Prjekt aus der Prjektliste entfernen, wird dieses in den Papierkrb verschben. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Anzeigen, Wiederherstellen und Löschen vn Prjekten im Prjekt-Papierkrb. 15

17 Datenbankinhalt sichern Diese Funktin dient der einmaligen Sicherung Ihres Datenbankinhalts. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Sichern der Prjektdaten. InLx PM Optinen werden verwendet, um viele Einstellungen und einige Funktinen für die Ansicht, Anzeige und Bearbeitung festzulegen. Die Liste unter bietet Ihnen die Schaltflächen InLx PM Hilfe, InLx PM Online, Ideen und Vrschläge, InLx PM weiterempfehlen, InLx PM bewerten, Einen Fehler melden und Inf zu InLx PM. 16

18 Prjektliste Anlegen eines Prjekts 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Prjekte im Outlk Ribbn, um die Liste der in InLx PM verfügbaren Prjekte zu sehen. In Outlk 2003/2007 klicken Sie auf die Schaltfläche InLx PM Ordner in der InLx PM Tlbar. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Prjekt der dppelklicken Sie auf eine leere Fläche in der Prjektliste. 3. Tastenkmbinatin Drücken Sie F2 in der Prjektliste, um in InLx PM ein neues Prjekt zu erstellen. 4. Geben Sie den Prjektnamen und weitere Infrmatinen zu dem Prjekt ein. 5. Als Ersteller werden Sie autmatisch als Prjektleiter hinzugefügt. Die Kundenliste enthält eine Vrauswahl aller Firmen, die an InLx PM Prjekten beteiligt sind. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Festlegen vn Abteilung, Kunde und Kategrie. 6. Im Prjekt, auf der Registerkarte Start, klicken Sie auf Speichern und Schließen, nachdem Sie die entsprechenden Infrmatinen eingegeben haben. Allgemeine Funktinen und Drucken der Prjektliste Die InLx PM Prjektliste bietet Ihnen zahlreiche Funktinen, die die Bearbeitung vn Prjekten schneller und leichter für Sie machen, hne dass Sie ein Prjekt öffnen müssen. Standardmäßig sehen Sie in der Prjektliste alle Prjekte, auf die Sie Zugriff haben. Inhalt Wichtige Funktinen im InLx PM Ribbn Funktinen in der Prjektliste Drucken in der Prjektliste 17

19 Wichtige Funktinen im InLx PM Ribbn Klicken Sie im Outlk Ribbn auf Prjekte, um die InLx PM Prjektliste zu sehen. Im InLx PM Ribbn unter der Registerkarte Start sehen Sie flgende Funktinen: Neues Prjekt erstellen Klicken Sie auf Neues Prjekt in der Gruppe Neu. Prjekt löschen Mit einem Klick auf Löschen wird das ausgewählte Prjekt entfernt. Mehr zum Thema Prjekte löschen finden Sie unter Kpieren und Entfernen vn Prjekten. Prjekt kpieren, einfügen und archivieren Diese Befehle befinden sich in der Gruppe Aktinen. Mithilfe des Befehls Archivieren verschieben Sie das ausgewählte Prjekt in das Archiv. Mehr zum Thema Archiv finden Sie in der Kategrie Prjektarchiv. Prjekt kategrisieren Um ein Prjekt einer Kategrie (z.b. Wiederkehrendes Prjekt der Neugeschäft) zuzuweisen, klicken Sie auf Kategrisieren in der Gruppe Kategrien und wählen Sie dann aus der Drpdwnliste eine Kategrie aus. Weitere Infrmatinen zum Thema Prjektkategrien finden Sie unter Festlegen vn Abteilung, Kunden und Kategrie. Sie können auch eine eigene Kategrie für Ihre Prjekte anlegen. Das Vrgehen hierfür finden Sie im Kapitel Verwalten vn Kategrien. 5. Status ändern Sie können auch in der Prjektliste den Status der den Fertigstellungsgrad eines ausgewählten Prjekts ändern, indem Sie auf Status ändern klicken. Aus der Liste können Sie dann den zutreffenden Status auswählen, z.b. Begnnen der Abgeschlssen. Mehr über den Prjektstatus erfahren Sie unter Hinzufügen vn weiteren Prjektinfrmatinen im Bereich Status / Datum. In den InLx PM Optinen können Sie einen neuen Prjektstatustyp hinterlegen der einen bestehenden bearbeiten. Mehr dazu erfahren Sie unter Ändern des Prjektstatus. Ansichtstyp ändern Wählen Sie zwischen Listen- der Balkenansicht in der Gruppe Ansichtstyp aus. Die Listenansicht zeigt Ihnen die aktuellen Prjektinfrmatinen. Mit der Balkenansicht gewinnen Sie den Überblick über die mehrere gleichzeitig ablaufender Prjekte in der Zeitstrahlübersicht. 18

20 Mehr zum Thema Balkenansicht erfahren Sie unter Balkenansicht. Aktualisieren Mithilfe des Befehls Aktualisieren in der Gruppe Aktuelle Ansicht werden die vrgenmmen Änderungen übernmmen und die Ansicht neu geladen. Berichte In der Prjektliste können Sie auch schnell Berichte erstellen der die Gespeicherten Berichte ansehen. Klicken Sie dafür auf Berichte. Wie Sie einen Bericht erstellen der speichern können, erfahren Sie unter Erstellen eines Berichts und Verwalten vn Gespeicherten Berichten. Funktinen in der Prjektliste Die flgenden Funktinen finden Sie in der Prjektliste: Prjekt öffnen Dppelklicken Sie auf einen Eintrag in der Prjektliste der wählen Sie im Kntextmenü Prjekt öffnen..., indem Sie auf dem Eintrag rechtsklicken. Neues Prjekt erstellen Dppelklicken Sie auf eine leere Fläche der wählen Sie im Kntextmenü Neues Prjekt... aus. Wie Sie ein Prjekt erstellen können, erfahren Sie unter Anlegen eines Prjekts. Schnelles Auffinden vn Prjekten mit den gleichen Anfangsbuchstaben Klicken Sie auf den gewünschten Buchstaben auf Ihrer Tastatur und wechseln Sie zu einem Prjekt mit demselben Anfangsbuchstaben im Namen. Funktinen im Kntextmenü Das Kntextmenü bietet fast alle Grundfunktinen, die auch im InLx PM Ribbn enthalten sind, wie Neues Prjekt..., Prjekt öffnen..., Prjekt löschen, Prjekt archivieren, Aktualisieren, Kpieren und Einfügen. Außerdem beinhaltet das Kntextmenü Funktinen wie Alle Gruppen erweitern und reduzieren, Filter ein-/ ausblenden. Sie erreichen das Kntextmenü, indem Sie auf ein Prjekt mit der rechten Maustaste klicken. Felder auswählen Diese Funktin dient dazu, Ihre Prjektliste nach wichtigen Daten zu srtieren bzw. zu rganisieren. 19

21 Klicken Sie auf ein Feld in dem Dialgfenster Felder auswählen, z.b. Kunde, und ziehen Sie dieses Feld mit der Maustaste in die Spaltenüberschriften. Sie können auch die Felder zurücksetzen, indem Sie das Feld zurück mit der Maustaste in das Dialgfenster ziehen. Wie Sie die Prjektlisten-Ansicht weiter anpassen können, erfahren Sie unter Erstellen einer Ansicht. Infrmatinsregeln in der Prjektliste Die Prjekte, die abgeschlssen bzw. abgebrchen sind, sind in der Prjektliste durchgestrichen und grau gekennzeichnet. Die Prjekte, die kritisch sind, sind mit einem rten Punkt gekennzeichnet. Tastenkmbinatinen F4 Erstellen eines Prjekts. F2 Aktualisieren der Prjektliste. STRG+P Drucken der Prjektliste. STRG+C Kpieren eines Prjekts in der Zwischenablage. STRG+V Einfügen eines Prjekts aus der Zwischenablage in die Prjektliste. Drucken in der Prjektliste Sie können die InLx PM Prjektansicht auch drucken. Das Vrgehen zum Drucken ist in den Ansichten für Dashbard, Zeitskala, Zeiterfassung, Kntakte swie für die Prjektseiten das gleiche - alle Druckeinstellungen und Funktinen befinden sich im Dialgfenster Drucken. Sie können alle gewünschten Einstellungen in diesem Fenster vrnehmen. 1. Klicken Sie im InLx PM Ribbn auf die Registerkarte Start, dann auf Drucken in der Gruppe Aktuelle Ansicht, um das Dialgfenster zu öffnen. 2. Führen Sie in diesem Dialgfenster eine der flgenden Aktinen aus: Klicken Sie unter Drucker auswählen auf Einstellungen, um das Papierfrmat, Ausgabefrmat der andere Einstellungen zu ändern. Im Seitenbereich wählen Sie die gewünschten Optinen aus, wenn Sie einzelne Seiten der Seitenflgen für den Druckvrgang angeben möchten. Klicken Sie dann auf Übernehmen. 3. Klicken Sie auf Drucken. Sie sllten sicher sein, dass Sie alle erfrderlichen Änderungen vrgenmmen haben, bevr Sie auf Drucken klicken. Das Dkument wird direkt an den Drucker gesendet, wenn Sie Drucken klicken. Allgemeine Funktinen und Drucken der Prjektliste in InLx PM für Outlk 2003/2007 Die InLx PM Prjektliste bietet Ihnen zahlreiche Funktinen, die die Bearbeitung vn Prjekten schneller und leichter für Sie machen, hne dass Sie ein Prjekt öffnen müssen. Standardmäßig sehen Sie in der Prjektliste alle Prjekte, auf die Sie Zugriff haben. 20

22 Inhalt Wichtige Funktinen in der Menüleiste Funktinen in der Prjektliste Drucken in der Prjektliste Wichtige Funktinen in der Menüleiste Klicken Sie auf die Schaltfläche InLx PM Ordner in der InLx PM Tlbar, um die InLx PM Prjektliste zu sehen. In der Prjektlistenübersicht sehen Sie flgende Funktinen in der Menüleiste: Neues Prjekt erstellen Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Prjekt. Prjekt löschen Mit einem Klick auf die Schaltfläche Löschen wird das ausgewählte Prjekt entfernt. Mehr zum Thema Prjekte löschen finden Sie unter Kpieren und Entfernen vn Prjekten in Outlk 2003/2007. Prjekt öffnen Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die zentralen Prjektinfrmatinen zu sehen und diese ggf. zu bearbeiten. Kpieren und einfügen Sie können ein der mehrere Prjekte gleichzeitig kpieren und einfügen. Prjekt archivieren Mithilfe der Schaltfläche Archivieren verschieben Sie das ausgewählte Prjekt in das Archiv. Mehr zum Thema Archiv finden Sie in der Kategrie Prjektarchiv. Aktualisieren Mithilfe der Schaltfläche Aktualisieren werden die vrgenmmen Änderungen übernmmen und die Ansicht neu geladen. Filter Sie können über diese Schaltfläche den Filter anzeigen der ausblenden. Mehr zu dieser Funktinen finden Sie unter Suchen und Finden vn Prjekten. Funktinen in der Prjektliste Die flgenden Funktinen finden Sie in der Prjektliste: Prjekt öffnen Dppelklicken Sie auf einen Eintrag in der Prjektliste der klicken Sie auf dem Eintrag rechts und wählen Sie im Kntextmenü Prjekt öffnen... Neues Prjekt erstellen Dppelklicken Sie auf eine leere Fläche der wählen Sie im Kntextmenü Neues Prjekt... aus. 21

23 Wie Sie ein Prjekt erstellen können, erfahren Sie unter Anlegen eines Prjekts. Schnelles Auffinden vn Prjekten mit dem gleichen Anfangsbuchstaben Klicken Sie auf den gewünschten Buchstaben auf Ihrer Tastatur und wechseln Sie zu einem Prjekt mit demselben Anfangsbuchstaben im Namen. Funktinen im Kntextmenü Das Kntextmenü bietet fast alle Grundfunktinen, die auch im InLx PM Tlbar enthalten sind, wie Neues Prjekt..., Prjekt öffnen..., Prjekt löschen, Prjekt archivieren, Aktualisieren, Kpieren, Einfügen, Alle Gruppen erweitern und reduzieren der Filter einblenden. Sie erreichen das Kntextmenü, indem Sie auf ein Prjekt mit der rechten Maustaste klicken. Felder auswählen Diese Funktin dient dazu, Ihre Prjektliste nach den gewünschten Daten zu srtieren bzw. zu rganisieren. Klicken Sie auf ein Feld in dem Dialgfenster Felder auswählen, z.b. Kunde, und ziehen Sie dieses Feld mit der Maustaste in die Spaltenüberschriften. Sie können auch die Felder zurücksetzen, indem Sie das Feld zurück mit der Maustaste in das Dialgfenster ziehen. Wie Sie die Prjektliste weiter anpassen können, erfahren Sie unter Erstellen einer Ansicht. Infrmatinsregeln in der Prjektliste Die Prjekte, die abgeschlssen bzw. abgebrchen sind, sind in der Prjektliste durchgestrichen und grau gekennzeichnet. Tastenkmbinatinen F4 Erstellen eines Prjekts. F2 Aktualisieren der Prjektliste. STRG+P Drucken der Prjektliste. STRG+C Kpieren eines Prjekts in der Zwischenablage. STRG+V Einfügen eines Prjekts aus der Zwischenablage in die Prjektliste. 22

24 Drucken in der Prjektliste Sie können die InLx PM Prjektliste auch drucken. Das Vrgehen zum Drucken ist in den Ansichten für Dashbard, Zeitskala, Zeiterfassung, Kntakte swie für die Prjektseiten das gleiche - alle Druckeinstellungen und Funktinen befinden sich im Dialgfenster Drucken. Sie können alle gewünschten Einstellungen in diesem Fenster vrnehmen. 1. Klicken Sie in der Menüleiste auf die Schaltfläche Drucken, um das Dialgfenster zu öffnen. 2. Führen Sie in diesem Dialgfenster eine der flgenden Aktinen aus: Klicken Sie unter Drucker auswählen auf Einstellungen, um das Papierfrmat, Ausgabefrmat der andere Einstellungen zu ändern. Im Seitenbereich wählen Sie die gewünschten Optinen aus, wenn Sie einzelne Seiten der Seitenflgen für den Druckvrgang angeben möchten. Klicken Sie dann auf Übernehmen. 3. Klicken Sie auf Drucken. Sie sllten sicher sein, dass Sie alle erfrderlichen Änderungen vrgenmmen haben, bevr Sie auf Drucken klicken. Das Dkument wird direkt an den Drucker gesendet, wenn Sie Drucken klicken. Balkenansicht Anpassen der Balkenansicht Die Zeitskala bietet Ihnen einen Überblick über die zeitliche Verteilung Ihrer Prjekte. In den beschriebenen Aktinen erfahren Sie, wie Sie die Zeitskala-Ansicht auf Ihre Bedürfnisse anpassen können. Inhalt Arbeiten mit der Balkenansicht Funktinen in der Zeitskala-Übersicht Arbeiten mit der Balkenansicht 1. In der Prjektliste, in der Registerkarte Start klicken Sie auf Balken in der Gruppe Ansichtstyp. In Outlk 2003/2007 klicken Sie auf die Schaltfläche InLx PM Ordner in der InLx PM Tlbar und dann auf Zeitskala in der InLx PM Prjektliste. 23

25 2. Führen Sie eine der mehrere der flgenden Aktinen aus: Neues Prjekt erstellen Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Prjekt in der Gruppe Neu. Prjekt löschen Mit einem Klick auf die Schaltfläche Löschen wird ein Prjekt entfernt. Mehr zum Thema Prjekte löschen finden Sie unter Kpieren und Entfernen vn Prjekten. Prjekt öffnen, kpieren und einfügen Diese Schaltflächen befinden sich in der Gruppe Aktinen. Die Funktinen Kpieren und Einfügen dienen der schnelleren Erstellung vn Prjekten. Sie können diese Prjekte dann beliebig ändern. Prjekte kategrisieren Klicken Sie auf ein Prjekt in der Übersicht und dann auf Kategrisieren, in der Gruppe Kategrisieren. Wählen Sie in der Drpdwnliste zwischen Neugeschäft, Schlüsselprjekt und Wiederkehrendes Prjekt aus. Smit können Sie eine Kategrie dem Prjekt zuweisen, hne es öffnen zu müssen. Mehr zum Thema Prjektkategrien finden Sie unter Festlegen vn Abteilung, Kunden und Kategrie. Sie können auch eine eigene Kategrie für Ihre Prjekte anlegen. Sehen Sie die Beschreibung hierzu im Kapitel Verwalten vn Kategrien. Status der Prjekte ändern Geben Sie an, in welchem rganisatrischen Zustand sich das Prjekt befindet, hne das Prjekt öffnen zu müssen. Klicken Sie auf ein Prjekt in der Übersicht und dann auf Status ändern, in der Gruppe Status. Mehr über den Prjektstatus erfahren Sie unter Hinzufügen vn weiteren Prjektinfrmatinen im Bereich Status / Datum. In den InLx PM Optinen können Sie einen neuen Prjektstatustyp hinterlegen der einen bestehenden bearbeiten. Mehr dazu erfahren Sie unter Ändern des Prjektstatus. Zeitskala-Ansicht drucken Klicken Sie auf Drucken in der Gruppe Aktuelle Ansicht, um die Übersicht der Zeitskala schnell zu drucken. Die ausführliche Infrmatin über Drucken finden Sie unter Allgemeine Funktinen und Drucken der Prjektliste, im Teil Drucken in der Prjektliste. 24

26 Aktualisieren Mithilfe der Schaltfläche Aktualisieren in der Gruppe Aktuelle Ansicht werden die vrgenmmenen Änderungen übernmmen und die Ansicht neu geladen. Zeitskala-Ansicht anpassen In der Gruppe Zeitskala Details stehen Ihnen dazu flgende Funktinen zur Verfügung: Heute Wechselt zum aktuellen Datum. Mnatsansicht Schaltet die Zeitskala in die Mnatsansicht. Wchenansicht Schaltet die Zeitskala in die Wchenansicht. Tagesansicht Schaltet die Zeitskala in die Tagesansicht. Vergrößern der verkleinern Vergrößert bzw. verkleinert den Zeitraum der Zeitskala-Ansicht. Gruppieren der Prjekte Gruppieren Sie die Prjekte nach bestimmten Kriterien wie Kunde, Prirität, usw. Weitere Infrmatinen zum Thema Gruppieren erhalten Sie unter Gruppieren vn Prjekten. Berichte erzeugen Optinal können Sie auch in dieser Ansicht einen Bericht erzeugen, indem Sie auf Berichte in der Gruppe Berichte klicken. Weitere Infrmatinen zum Thema Berichte finden Sie unter der Kategrie Berichte. Funktinen in der Zeitskala-Übersicht Die flgenden Funktinen finden Sie in der Zeitskala-Übersicht: Prjekt öffnen Dppelklicken Sie auf einen Eintrag in der Prjektliste der wählen Sie im Kntextmenü Prjekt öffnen..., indem Sie auf den Eintrag rechtsklicken. Neues Prjekt erstellen Dppelklicken Sie auf eine leere Fläche der wählen Sie im Kntextmenü Neues Prjekt... aus. Wie Sie ein Prjekt erstellen können, erfahren Sie unter Anlegen eines Prjekts. Prjekte durchsuchen Die Suchleiste erlaubt das schnelle Auffinden vn Infrmatinen, auch innerhalb vn Prjekten. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Suchen und Finden vn Prjekten. Funktinen im Kntextmenü Das Kntextmenü bietet fast alle Grundfunktinen, die auch im InLx PM Ribbn enthalten sind, wie Neues Prjekt..., Öffnen, Prjekt löschen, Aktualisieren, Kpieren und Einfügen, Alle Gruppen erweitern und reduzieren, Filter anzeigen und Gruppieren. Außerdem beinhaltet das Kntextmenü slche Funktinen für das Anpassen wie Heute, Tagesansicht, Wchenansicht und Mnatsansicht. Sie erreichen das Kntextmenü, indem Sie in der Zeitskala-Übersicht mit der rechten Maustaste klicken. 25

27 Tastenkmbinatinen F4 Erstellen eines Prjekts. F2 Aktualisieren der Prjektliste. STRG+P Drucken der Prjektliste. STRG+C Kpieren eines Prjekts in die Zwischenablage. STRG+V Einfügen eines Prjekts aus der Zwischenablage in die Prjektliste. Gruppieren vn Prjekten Sie können Ihre Prjekte in InLx nach verschiedenen Kriterien gruppieren. Dies erleichtert die Verwaltung Ihrer Prjekte und das Auffinden vn Prjektinfrmatinen. Um Ihre Prjekte zu gruppieren, gehen Sie flgendermaßen vr: 1. In der Registerkarte Start in der Prjektliste klicken Sie auf Balken in der Gruppe Ansichtstypen. In Outlk 2003/2007 klicken Sie auf die Schaltfläche InLx PM Ordner in der InLx PM Tlbar und dann auf Zeitskala in der InLx PM Prjektliste. 2. In der Gruppe Zeitskala Details, klicken Sie auf Gruppieren. 3. Im Dialgfenster Gruppieren führen Sie eine der mehrere der flgenden Aktinen aus: 26

28 Elemente gruppieren nach Wählen Sie ein Gruppierkriterium aus Startdatum, Kategrien, Frtschritt, Prirität, Enddatum, Prjektnummer, Prjektname, Kunde der Terminarbeit. Die Prjekte werden nun in der Zeitskala nach der ausgewählten Kategrie gruppiert angezeigt. Aufsteigend / absteigend Wählen Sie aus, b die Gruppierung auf- der absteigend erflgt. Anschließend nach Es können bis zu vier Gruppierungen nach den bigen Kriterien gebildet werden. Letzte Gruppe als Zeilenüberschrift anzeigen Diese Optin erzeugt eine Titelspalte anhand des letzten zur Gruppierung verwendeten Feldes. 2. Klicken Sie auf OK der Zurücksetzen, wenn Sie die Änderungen nicht übernehmen möchten. Suchen und Finden vn Prjekten Die Prjektliste bietet verschiedene Möglichkeiten zum Suchen und Finden vn Prjekten. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie anhand der Suchfunktin, der Ansichten der des Filters schnell Ihre Prjekte finden können. Inhalt Verwenden vn Ansichten Verwenden vn Filtern Suchfunktin 27

29 Suchfunktin 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Prjektliste im Outlk Ribbn, um auf die InLx PM Prjektliste zu wechseln. In Outlk 2003/2007 klicken Sie auf die Schaltfläche InLx PM Ordner in der InLx PM Tlbar. 2. Geben Sie im Feld Prjekte durchsuchen den Prjektnamen der andere Infrmatinen ein, die in InLx Prjekten gespeichert wurden. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche. Die Prjekte, die den eingegebenen Text enthalten, werden angezeigt. Wenn Sie den Suchvrgang abgeschlssen haben, können Sie die Suche bereinigen, indem Sie neben dem Feld Prjekte durchsuchen auf Suche schließen klicken. Verwenden vn Ansichten 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Prjektliste im Outlk Ribbn, um zur InLx PM Prjektliste zu wechseln. In Outlk 2003/2007 klicken Sie auf die Schaltfläche InLx PM Ordner in der InLx PM Tlbar. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte InLx PM und danach auf Weitere Ansichten in der Gruppe Ansichten. Standardmäßig werden alle gespeicherten Ansichten gezeigt. 3. Wählen Sie eine Ansicht aus der Liste aus, z.b. Prjekte: Prjektleiteransicht. Nun sehen Sie eine Übersicht der Prjekte, bei denen Sie als Prjektleiter eingetragen sind. Wie Sie eine Prjektansicht speichern können, erfahren Sie unter Erstellen einer Ansicht. Verwenden vn Filtern 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Prjektliste im Outlk Ribbn, um zur InLx PM Prjektliste zu wechseln. In Outlk 2003/2007 klicken Sie auf die Schaltfläche InLx PM Ordner im InLx PM Ribbn. 2. Oberhalb der Prjektliste befindet sich die Filterzeile. 28

30 3. Geben Sie nach der Auswahl eines Feldes (z.b. Kategrien der Kntakte) und eines Vergleichsperatrs (z.b. Gleich der Enthält nicht) hinter dem Vergleichsperatr einen Text ein, z.b. Marketing und drücken Sie die Eingabetaste. InLx PM filtert die Prjekte nach dem ausgewählten Kriterium, z.b. Kategrie gleich. Sllten Sie keine Filterzeile sehen, s wurde diese ausgeblendet. Sie können die Filterzeile wieder anzeigen, indem Sie in die Prjektliste rechtsklicken und im erscheinenden Kntextmenü Filter anzeigen auswählen. Kpieren und Entfernen vn Prjekten In der Prjektliste können Sie Prjekte kpieren der löschen. Im Flgenden finden Sie die genaue Beschreibung für beide Aktinen. Inhalt Kpieren eines Prjekts Entfernen eines Prjekts Kpieren eines Prjekts 1. Klicken Sie auf Prjekte im Outlk Ribbn, um die InLx PM Prjektliste zu sehen. 2. Wählen Sie in der Prjektliste ein Prjekt aus, das Sie kpieren möchten. 3. Kpieren Sie das gewünschte Prjekt, indem Sie eine der flgenden Aktinen ausführen: Kpieren mit der Tastenkmbinatin STRG+C. Kpieren mithilfe des Kntextmenüs, indem Sie auf dem Prjekt rechtsklicken. Wählen Sie aus der Liste Kpieren aus. Kpieren über die Schaltfläche Kpieren in der Gruppe Aktinen, auf der Registerkarte Start, im InLx PM Ribbn. 4. Fügen Sie das markierte Prjekt mithilfe der flgenden Aktinen ein: Tastenkmbinatin STRG+V, über das Kntextmenü der über die Schaltfläche Einfügen in der Gruppe Aktinen, auf der Registerkarte Start, im InLx PM Ribbn. Für das Bearbeiten des kpierten Prjektes müssen Sie zunächst eine neue Prjektnummer vergeben. Die detaillierte Beschreibung hierfür finden Sie unter Festlegen vn Prjektnamen und - nummer. Entfernen eines Prjekts 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Prjektliste im InLx PM Ribbn, um zur InLx PM Prjektliste zu wechseln. 2. Wählen Sie in der Prjektliste das Prjekt aus, das entfernt werden sll. 3. Im InLx PM Ribbn, auf der Registerkarte Start, in der Gruppe Löschen klicken Sie auf Löschen im InLx PM Ribbn der klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Prjekt und klicken Sie dann auf Prjekt löschen. 29

31 Kpieren und Entfernen vn Prjekten in Outlk 2003/2007 In der Prjektliste können Sie Prjekte kpieren der löschen. Im Flgenden finden Sie die genaue Beschreibung für beide Aktinen. Inhalt Kpieren eines Prjekts Entfernen eines Prjekts Kpieren eines Prjekts 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche InLx-Ordner in der InLx Tlbar, um die InLx Prjektliste zu sehen. 2. Wählen Sie in der Prjektliste ein Prjekt aus, das Sie kpieren möchten. 3. Kpieren Sie das gewünschte Prjekt, indem Sie eine der flgenden Aktinen ausführen: Kpieren mit der Tastenkmbinatin STRG+C. Kpieren mithilfe des Kntextmenüs, indem Sie auf dem Prjekt rechtsklicken. Wählen Sie aus der Liste Kpieren aus. Kpieren über die Schaltfläche Kpieren in der Menüleiste. 4. Fügen Sie das markierte Prjekt mithilfe einer der flgenden Aktinen ein: Tastenkmbinatin STRG+V, über das Kntextmenü der über die Schaltfläche Einfügen in der Menüleiste. Für das Bearbeiten des kpierten Prjektes müssen Sie zunächst eine neue Prjektnummer vergeben. Die detaillierte Beschreibung hierfür finden Sie unter Festlegen vn Prjektnamen und - nummer. Entfernen eines Prjekts 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche InLx-Ordner in der InLx Tlbar, um zur InLx Prjektliste zu wechseln. 2. Wählen Sie in der Prjektliste ein Prjekt aus, das entfernt werden sll. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen in der Menüleiste der klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Prjekt und klicken Sie dann auf Prjekt Löschen. 30

32 Anzeigen, Wiederherstellen der Löschen vn Prjekten im Prjekt- Papierkrb Der Papierkrb stellt ein Sicherheitsnetz beim Löschen vn Prjekten dar. Wenn Sie ein Prjekt aus der Prjektliste entfernen, dann befindet sich dieses zunächst im Prjekt-Papierkrb. An den Papierkrb gesendete Elemente verbleiben s lange im Papierkrb, bis Sie diese endgültig entfernen. Inhalt Anzeigen vn Prjekten im Prjekt-Papierkrb Wiederherstellen der Löschen vn Prjekten im Prjekt-Papierkrb Anzeigen vn Prjekten im Prjekt-Papierkrb 1. Im InLx PM Ribbn, auf der Registerkarte InLx PM, in der Gruppe Extras klicken Sie auf Prjekt-Papierkrb, um das Dialgfenster Prjekt-Papierkrb aufzurufen. In Outlk 2003/2007 klicken Sie in der InLx PM Tlbar auf Extras und wählen Sie aus der Liste Prjekt-Papierkrb aus. 2. Wenn Sie Prjekte in der Ansicht in einer bestimmten Reihenflge srtieren möchten, gehen Sie flgendermaßen vr: Klicken und ziehen Sie die gewünschte Spaltenüberschrift, nach der gruppiert werden sll, in das Feld berhalb der Spalten. Wiederherstellen der Löschen vn Prjekten im Prjekt-Papierkrb Im InLx PM Ribbn, auf der Registerkarte InLx PM, in der Gruppe Extras, klicken Sie auf die Schalfläche Prjekt-Papierkrb, um das Dialgfenster Prjekt-Papierkrb aufzurufen. Führen Sie eine der flgenden Aktinen aus: In Outlk 2003/2007 klicken Sie in der InLx PM Tlbar auf Extras und wählen Sie aus der Liste Prjekt-Papierkrb aus. Prjekt wiederherstellen Klicken Sie auf das Prjekt, das Sie wiederherstellen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Wiederherstellen. Das Prjekt wird am ursprünglichen Ort wiederhergestellt. Prjekte löschen Klicken Sie auf ein Prjekt, das Sie löschen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Nur Anwender mit Administratr-Berechtigung dürfen Prjekte endgültig löschen. 31

33 Betreuung Festlegen vn Prjektnamen und -nummer 1. Erstellen Sie zunächst ein neues Prjekt. Mehr darüber, wie Sie ein neues Prjekt anlegen können, erfahren Sie unter Anlegen eines Prjekts. 2. Im Bereich Prjekt, im Feld Name geben Sie einen Prjektnamen in InLx PM ein. Der Prjektname ist eine kurze, frei definierbare Beschreibung. Sie können einen Prjektnamen mehrfach verwenden. 3. Im Feld Nummer geben Sie eine Nummer ein, die der Identifikatin des Prjekts in InLx PM dient. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. Einmal vergeben, kann diese Nummer vm Anwender nur in den InLx PM Optinen angepasst werden. Weitere Infrmatinen dazu, wie Sie ein Nummern-Frmat anpassen können, finden Sie unter Ändern des Nummern-Frmats. Anpassen der Prjektnummer Die InLx PM Optinen bieten Ihnen Anpassungs- und Knfiguratinsmöglichkeiten zu verschiedenen InLx PM Funktinen. Ihnen stehen hier verschiedene Möglichkeiten zur Anpassung der Prjektnummer zur Verfügung. In den InLx PM Optinen werden die Frmatregeln für die Prjektnummer definiert. Mehr Infrmatinen hierzu finden Sie unter Ändern des Nummern-Frmats. Inhalt Einstellen der Prjektnummer Beschreibung der Mdi vn Präfix und Suffix Beispiele für gängige Frmate Einstellen der Prjektnummer 1. Öffnen Sie das Dialgfenster InLx PM Optinen. Weitere Infrmatinen dazu, wie Sie die InLx PM Optinen finden können, erhalten Sie unter Öffnen der InLx PM Optinen.Unter Allgemeine Optinen klicken Sie auf Prjektnummer. Auf der rechten Seite sehen Sie den Bereich Prjektnummer. 32

34 2. Wählen Sie die gewünschten Optinen aus, indem Sie das Kntrllkästchen der jeweiligen Optin aktivieren: Für die Prjektnummer können Sie ein Präfix (vrangestellte Zeichenkette), eine Laufnummer swie ein Suffix (nachgestellte Zeichenkette) verwenden. Für die Einstellung der Prjektnummer benötigen Sie mindestens ein Präfix der eine Laufnummer. Sie können ein Präfix und ein Suffix mit der Laufnummer kmbinieren. 3. Klicken Sie auf OK der Übernehmen, um die Änderungen im InLx PM System zu speichern. Beschreibung der Mdi vn Präfix und Suffix: Mdus Beliebiger Text Fester Text Regulärer Ausdruck Datentyp und Bedeutung Beliebige, veränderbare Zeichenkette mit beliebiger Länge. Beliebige, feststehende Zeichenkette mit beliebiger Länge, z.b. Prjekt-. Hier können Sie das Frmat für Prjektnummern definieren. Geben Sie dazu ein Frmat swie ein Beispiel ein. Beachten Sie die Regeln für Frmate, siehe dazu Ändern des Nummern-Frmats. Beim Anlegen eines Prjekts prüft InLx PM, b die verwendete Prjektnummer das richtige Frmat hat. Entspricht die Prjektnummer nicht dem hier angegebenen Frmat, erhält der Anwender eine Auffrderung zur Krrektur der Nummer. Beispiele für gängige Frmate: Beispiel Knfiguratin 33

35 Kennung mit vierstelliger Jahreszahl, kmbiniert mit Laufnummer (z.b. "Prjekt ") mit den Bestandteilen: "Prjekt 2011-" (feste Kennung mit Jahreszahl). "Laufnummer" (maximal dreistellig mit führenden Nullen). Präfix: Regel: ^Prjekt \d{4}-$ Standardwert: Prjekt der Prjekt Laufnummer: Anzahl Stellen: 3 Suffix: nein Präfix: nein Laufnummer mit Länderkennung Laufnummer: Anzahl Stellen: 5 mit den Bestandteilen: "Laufnummer" (maximal fünfstellig mit führenden Nullen). Länderkennungen (-DE, -AT, -FR,...). Suffix: Regel: ^-\w{2}$ Standardwert: -DE Präfix: nein Einfache Laufnummer "Laufnummer" (maximal sechsstellig mit führenden Nullen). Laufnummer: Anzahl Stellen: 6 Suffix: nein Präfix: beliebiger Text Freie Eingabemöglichkeit Laufnummer: nein Suffix: nein Auswirkungen beim Ändern des Nummern-Frmats: 34

36 Neue Prjekte werden autmatisch im neuen Nummern-Frmat angelegt. Bestehende Prjekte werden mit der alten Nummer frtgeführt. Einmal vergebene Laufnummern können nicht wieder verwendet werden. Ändern des Nummern-Frmats In den InLx PM Optinen, im Bereich Prjektnummer werden die Frmatregeln für die Prjektnummer definiert. Achten Sie bei einer Umstellung eines Frmates auf die Auswirkungen, die unter Anpassen der Prjektnummer beschrieben sind. Inhalt Frmatregeln Einige Frmatbeispiele Frmatregeln: Zeichen Datentyp und Bedeutung. Beliebiges einzelnes Zeichen. \d{anzahl} \w{anzahl} \D{ANZAHL} Beliebige Zahl (0-9) mit ANZAHL Stellen. ANZAHL steht für eine beliebige psitive Ganzzahl, z.b. 5. Beliebige Zeichenklnne (A-Z, a-z, 0-9, Unterstriche "_") mit ANZAHL Stellen. ANZAHL steht für eine beliebige psitive Ganzzahl, z.b. 5. Beliebige Zeichenklnne (A-Z, a-z, Snderzeichen, Umlaute, Leerzeichen) mit ANZAHL Stellen. Zahlen sind nicht erlaubt. \W Einzelnes Snderzeichen. Zeichen (A-Z, a-z) der Zahlen (0-9) sind nicht erlaubt. ZEICHEN ^ZEICHEN$ ZEICHEN steht für eine feststehende Zeichenkmbinatin, die Sie vrgeben, z.b. Prjekt, Abteilung_A, PID. Begriffe, die zwischen ^ und $ stehen, dürfen nicht leer sein und müssen die vrgeschriebene Länge haben. Einzige zulässige Eingabe in diesem Beispiel ist ZEICHEN. Ohne ^ und $ ist auch ZEICHEN1234 der ein leerer Text eine gültige Eingabe. Einige Frmatbeispiele: Frmat Beispiele richtig: Ab_1234,?!_0000.._\d{4} falsch: , ab-abcd richtig: BEISPIEL1234, BEISPIELABCD, BEISPIELab12, BEISPIEL BEISPIEL... 35

37 falsch: BESIPEL1234, 1234BEISPIEL richtig: ab-12, AB-12, 01-12, a1-99 \w{2}-\d{2} falsch: 12-ab, öö-12,??-12 richtig:!!trenneröä, üätrenneröö, üätrenner!? \W{2}TRENNER\D{2} falsch:!!trennöä, 12TRENNERöä, üätrenner12 Festlegen vn Abteilung, Kunden und Kategrie Auf der Seite Betreuung, im Bereich Prjekt können Sie eine Abteilung, eine Kategrie swie einen Kunden dem jeweiligen Prjekt zurdnen. Diese Eingaben helfen bei der Prjektverwaltung, vr allem beim Finden, Filtern, Srtieren der Gruppieren. Infrmatinen zum Finden der Filtern eines Prjekts finden Sie unter Suchen und Finden vn Prjekten. Infrmatinen zum Srtieren und Gruppieren finden Sie unter Erstellen einer Ansicht. Inhalt Hinzufügen einer Abteilung Festlegen eines Kunden Auswählen einer Kategrie Hinzufügen einer Abteilung 1. Öffnen Sie ein bestehendes Prjekt der erstellen Sie ein neues. Infrmatinen, wie Sie ein Prjekt erstellen können, finden Sie unter Anlegen eines Prjekts. 2. Auf der Seite Betreuung, im Bereich Prjekt klicken Sie auf Abteilung. 3. Wählen Sie im Dialgfenster Abteilungsstruktur eine interne der externe Abteilung für die Betreuung Ihres InLx PM Prjekts aus. Wie Sie Abteilungen im InLx PM System hinzufügen, ändern der löschen können, erfahren Sie unter Anpassen einer Abteilungsstruktur. 4. Klicken Sie auf OK. Diese Funktin ist nur in der InLx Enterprise Editin verfügbar. Falls Sie bereits neue Abteilungen in den InLx PM Optinen hinzugefügt haben, stehen diese Ihnen in der Schnellauswahl zur Verfügung. Klicken Sie dafür auf den Pfeil im Befehl Abteilung und wählen Sie aus der Drpdwnliste die gewünschte Abteilung aus. Mit Auswahl löschen setzen Sie Ihre Auswahl zurück. 36

38 Festlegen eines Kunden 1. Öffnen Sie ein bestehendes Prjekt der erstellen Sie ein neues. Infrmatinen, wie Sie ein Prjekt erstellen können, finden Sie unter Anlegen eines Prjekts. 2. Auf der Seite Betreuung, im Bereich Prjekt klicken Sie auf die Schaltfläche Kunde, um das Dialgfenster Kunde zu öffnen. 3. Führen Sie in diesem Dialgfenster eine der flgenden Aktinen aus: Fügen Sie hier einen bereits bestehenden Kunden aus der Kundenliste dem Prjekt hinzu. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu..., um neue frei definierbare Kunden für das Prjekt anzulegen. Wie Sie Kunden im InLx PM System hinzufügen, ändern der löschen können, erfahren Sie unter Anlegen bzw. Verwalten eines Kunden. 4. Klicken Sie auf OK. Falls Sie bereits in InLx PM neue Kunden angelegt haben, stehen diese Ihnen in der Schnellauswahl zur Verfügung. Klicken Sie dafür auf den Pfeil im Befehl Kunde und wählen Sie aus der Drpdwnliste den gewünschten Kunden aus. Mit Auswahl löschen setzen Sie Ihre Auswahl zurück. Auswählen einer Kategrie 1. Öffnen Sie ein bestehendes Prjekt der erstellen Sie ein neues. Infrmatinen, wie Sie ein Prjekt erstellen können, finden Sie unter Anlegen eines Prjekts. 2. Auf der Seite Betreuung, im Bereich Prjekt klicken Sie auf die Schaltfläche Kategrien, um das Dialgfenster Kategrien zu öffnen. 3. In diesem Dialgfenster wählen Sie aus der Liste eine der mehrere Kategrien aus. Die Kategrien, wie z.b. "Neugeschäft" der "Wiederkehrendes Prjekt" sind ein frei definierbares Ordnungskriterium für das Prjekt. Wie Sie neue Kategrien in InLx PM hinzufügen, ändern der löschen können, erfahren Sie unter Verwalten vn Kategrien. 4. Klicken Sie auf OK. Benutzen Sie die Schnellauswahl, indem Sie auf den Pfeil klicken. In der Drpdwnliste wählen Sie die gewünschte Kategrie aus. Klicken Sie auf Alle Kategrien löschen, um die Auswahl zurückzusetzen. Anpassen der Abteilungsstruktur InLx PM verwendet für Prjekte eine eigene, vn Outlk unabhängige Abteilungsstruktur. Diese Struktur ist nur im Netzwerkbetrieb mit InLx PM Enterprise Editin verfügbar und in Prjekten auswählbar. Die Abteilungsstruktur kann beliebig tief strukturiert werden und bietet die Möglichkeit, Prjekte einer bestimmten Abteilung zuzurdnen. 37

39 1. Öffnen Sie das Dialgfenster InLx PM Optinen. Für weitere Infrmatinen dazu, w Sie die InLx PM Optinen finden können, siehe Öffnen der InLx PM Optinen. 2. Unter Allgemeine Optinen klicken Sie auf Abteilungen. Auf der rechten Seite sehen Sie den Bereich Abteilungen: 3. Führen Sie eine der flgenden Aktinen aus: Fügen Sie eine neue Abteilung ein, um die Abteilungsstruktur anzupassen. Klicken Sie dafür auf die Schaltfläche Neu. In dem Dialgfenster Neue Abteilung im Feld Name geben Sie einen Namen und, falls nötig, eine Beschreibung im Feld Beschreibung ein. Eine bereits bestehende Abteilungsstruktur können Sie ebenfalls bearbeiten. Wählen Sie aus der Liste der bestehenden Abteilungen eine aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. Entfernen Sie eine Abteilung aus der Struktur, indem Sie auf die Schaltfläche Löschen klicken. 4. Klicken Sie auf OK der Übernehmen, um die Änderungen in InLx PM zu speichern. Auswirkungen beim Bearbeiten bzw. Löschen einer Abteilung: Das Umbenennen einer Abteilung wird sfrt in allen betrffenen Prjekten ausgeführt. Das Löschen einer Abteilung wird in allen betrffenen Prjekten ausgeführt. Anlegen bzw. Verwalten eines Kunden Die InLx PM Optinen unterstützen Sie mit einer zentralen Kundenverwaltung. Sie können swhl in den Optinen als auch direkt im Prjekt einen neuen Kunden anlegen. Führen Sie flgende Schritte zur Kundenverwaltung aus: 1. Öffnen Sie das Dialgfenster InLx PM Optinen. Weitere Infrmatinen dazu, w Sie die InLx PM Optinen finden können, erhalten Sie unter Öffnen der InLx PM Optinen. 2. Unter Allgemeine Optinen klicken Sie auf Kunde und dann auf Kunden. Auf der rechten Seite sehen Sie den Bereich Kunden: 38

40 3. Führen Sie eine der flgenden Aktinen aus: Fügen Sie einen neuen Kunden in InLx PM ein. Klicken Sie dafür auf die Schaltfläche Neu. Im Dialgfenster Neuer Kunde, im Feld Name geben Sie den Kundennamen ein. InLx PM vergibt für den neuen Kunden autmatisch eine Nummer. Wie Sie das Frmat der Kundennummer ändern können, erfahren Sie unter Anpassen der Kundennummer. Ändern Sie den Namen eines bestehenden Kunden, indem Sie einen Kunden aus der Liste auswählen und auf die Schaltfläche Bearbeiten klicken. Entfernen Sie einen Kunden aus InLx PM, indem Sie auf die Schaltfläche Löschen klicken. 4. Klicken Sie auf OK der Übernehmen, um die Änderungen in InLx PM zu speichern. Auswirkungen beim Bearbeiten bzw. Löschen eines Kunden: Das Umbenennen eines Kunden wird sfrt in allen betrffenen Prjekten ausgeführt. Das Löschen eines Kunden wird in allen betrffenen Prjekten ausgeführt. Anpassen der Kundennummer Die InLx PM Optinen bieten Ihnen Anpassungs- und Knfiguratinsmöglichkeiten zu den verschiedenen InLx PM Funktinen. Ihnen stehen viele Möglichkeiten zur Anpassung der Kundennummer zur Verfügung. In den InLx PM Optinen unter Kundennummer werden die Frmatregeln für Kundennummern definiert. Inhalt Einstellen vn Kundennummern Beschreibung der Mdi vn Präfix und Suffix Beispiele für gängige Frmate Einstellen vn Kundennummern 1. Öffnen Sie das Dialgfenster InLx PM Optinen. Weitere Infrmatinen dazu, wie Sie die InLx PM Optinen öffnen können, erhalten Sie unter Öffnen der InLx PM Optinen. 39

41 2. Unter Allgemeine Optinen klicken Sie auf Kunde und dann auf Kundennummer. Auf der rechten Seite sehen Sie den Bereich Kundennummer: 3. Wählen Sie die gewünschten Optinen aus, indem Sie das Kntrllkästchen der jeweiligen Optin aktivieren: Für die Kundennummer können Sie ein Präfix (vrangestellte Zeichenkette), eine Laufnummer swie ein Suffix (nachgestellte Zeichenkette) verwenden. Für die Einstellung der Prjektnummer benötigen Sie mindestens ein Präfix der eine Laufnummer. Sie können ein Präfix und ein Suffix mit einer Laufnummer kmbinieren. 4. Klicken Sie auf OK der Übernehmen, um die Änderungen in InLx PM zu speichern. Beschreibung der Mdi vn Präfix und Suffix Mdus Beliebiger Text Fester Text Datentyp und Bedeutung Beliebige, veränderbare Zeichenkette mit beliebiger Länge. Beliebige, feststehende Zeichenkette mit beliebiger Länge, z.b. Prjekt-. Hier können Sie das Frmat der Kundennummer definieren. Geben Sie dazu ein Frmat swie ein Beispiel ein. Regulärer Ausdruck Beachten Sie die Regeln für Frmate, mehr hierzu erfahren Sie unter Ändern des Nummern-Frmats. Beim Anlegen eines Prjekts prüft InLx PM, b die verwendete Prjektnummer das richtige Frmat hat. Entspricht die Prjektnummer nicht dem hier angegebenen Frmat, erhält der Anwender eine Auffrderung zur Krrektur der Nummer. 40

42 Beispiele für gängige Frmate Beispiel Kennung mit vierstelliger Jahreszahl, kmbiniert mit Laufnummer (z.b. "Prjekt ") mit den Bestandteilen: "Prjekt 2011-" (feste Kennung mit Jahreszahl). "Laufnummer" (maximal dreistellig mit führenden Nullen). Knfiguratin Präfix: Regel: ^Prjekt \d{4}-$ Standardwert: Prjekt der Prjekt Laufnummer: Anzahl Stellen: 3 Suffix: nein Präfix: nein Laufnummer mit Länderkennung Laufnummer: Anzahl Stellen: 5 mit den Bestandteilen: "Laufnummer" (maximal fünfstellig mit führenden Nullen). Länderkennungen (-DE, -AT, -FR,...). Suffix: Regel: ^-\w{2}$ Standardwert: -DE Präfix: nein Einfache Laufnummer "Laufnummer" (maximal sechsstellig mit führenden Nullen). Laufnummer: Anzahl Stellen: 6 Suffix: nein Präfix: beliebiger Text Freie Eingabemöglichkeit Laufnummer: nein Suffix: nein Auswirkungen beim Ändern des Nummern-Frmats: 41

43 Neue Prjekte werden autmatisch im neuen Nummern-Frmat angelegt. Bestehende Prjekte werden mit der alten Nummer frtgeführt. Einmal vergebene Laufnummern können nicht wieder verwendet werden. Verwalten vn Kategrien InLx PM verwendet für Prjekte eine eigene, vn Outlk unabhängige Kategrienliste. Diese Liste bietet im Netzwerkbetrieb mit InLx PM Wrkgrup bzw. Enterprise Editin zwei entscheidende Vrteile gegenüber den herkömmlichen Outlk Kategrien-Listen: Die Kategrien-Liste ist auf allen Arbeitsplätzen einheitlich und zentral. Dies erspart manuelles Abgleichen der Kategrien auf den einzelnen Arbeitsstatinen. Die Liste kann nur durch InLx PM Administratren verwaltet werden, smit stehen ausschließlich "nrmierte" Kategrien zur Auswahl. Führen Sie flgende Schritte zur Kategrie-Verwaltung aus: 1. Öffnen Sie das Dialgfenster InLx PM Optinen. Weitere Infrmatinen dazu, wie Sie die InLx PM Optinen öffnen können, erhalten Sie unter Öffnen der InLx PM Optinen. 2. Unter Allgemeine Optinen klicken Sie auf Kategrien. Auf der rechten Seite sehen Sie den Bereich Kategrien: 3. Führen eine der flgenden Aktinen aus: Fügen Sie eine neue Kategrie in InLx PM ein. Klicken Sie dafür auf Neu und geben Sie im Dialgfenster Neue Kategrie einen neuen Namen ein. Klicken Sie auf OK. Ändern Sie den Namen einer bestehenden Kategrie, indem Sie eine Kategrie aus der Liste auswählen und auf Bearbeiten klicken. Entfernen Sie permanent eine Kategrie aus InLx PM, indem Sie auf Löschen klicken. 4. Klicken Sie auf OK der Übernehmen, um die Änderungen in InLx PM zu speichern. Auswirkungen beim Bearbeiten bzw. Löschen einer Kategrie: Das Umbenennen einer Kategrie wird sfrt in allen betrffenen Prjekten ausgeführt. Das Löschen einer Kategrie wird in allen betrffenen Prjekten ausgeführt. Hinzufügen vn Prjektverantwrtlichen 42

44 Durch Zurdnen vn Prjektverantwrtlichen, wie dem Prjektteam, Prjektpartnern, Kunden, usw., werden die Verantwrtlichkeiten zwischen den Mitarbeitern verteilt und den Beteiligten präzise mitgeteilt, welchen Prjekten sie zugeteilt sind. Ihre Mitarbeiter wissen s, für welche Teile des Geschäftsablaufs sie verantwrtlich sind. Mit dem Zusammenstellen des Prjektteams definieren Sie die Zugriffsberechtigungen auf das Prjekt. Infrmatinen zum Freigeben vn Prjekten und Hinzufügen eines Benutzers zur Liste finden Sie unter Einrichten vn Berechtigungen. 1. Öffnen Sie ein bestehendes Prjekt der erstellen Sie ein neues. Über die Möglichkeiten, wie Sie ein neues Prjekt anlegen können, erfahren Sie mehr unter Anlegen eines Prjekts. 2. Auf der Seite Betreuung, im Bereich Verantwrtlich führen Sie flgende Aktinen aus: Prjektleiter zurdnen Klicken Sie auf Prjektleiter. Wählen Sie aus der Liste im Dialgfenster Ressurce auswählen zuerst ein Adressbuch aus der Drpdwnliste Adressbuch und dann einen der mehrere Prjektleiter für das Prjekt aus. Prjektteam zurdnen Klicken Sie auf Team und wählen Sie dann einen der mehrere Namen interner Mitarbeiter aus und stellen Sie s das Prjektteam in InLx PM zusammen. Partner zurdnen Klicken Sie auf Partner und wählen Sie einen der mehrere Namen aus, die Sie zum Prjekt hinzufügen möchten. Weitere Teammitglieder zurdnen Klicken Sie auf Weitere und geben Sie weitere Kntakte an, z.b. Mitarbeiter der Qualitätssicherung, Vrgesetze, snstige Stakehlder usw. In InLx PM Wrkgrup bzw. Enterprise Server verändern Sie durch die Vergabe vn Verantwrtlichkeiten möglicherweise die Berechtigungen am Prjekt (Lese-, Schreib- und Löschrechte), sfern InLx PM entsprechend knfiguriert wurde. Weitere Infrmatinen finden Sie unter der Kategrie Sicherheit und Datenschutz. InLx PM unterstützt Sie mit mehreren Adressbüchern wie dem InLx PM Adressbuch, Micrsft Outlk und Exchange Server Adressbüchern. Das InLx PM Adressbuch enthält swhl interne als auch externe Kntakte. Verwenden Sie die Funktin Fertigkeiten im Dialgfenster Ressurce auswählen, um die Ressurcen gezielt anhand ihrer Fertigkeiten auszuwählen. Klicken Sie dafür auf die Drpdwnliste Nach Fertigkeit suchen und aktivieren Sie das Kntrllkästchen der gewünschten Fertigkeit(en). Klicken Sie auf OK. Sie erhalten nun eine Auswahl derjenigen Mitarbeiter, die über die gewünschte Fertigkeit verfügen. Nun wählen Sie aus der Liste eine Ressurce aus. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Zuteilen vn Fertigkeiten an Ressurcen. Im Bereich Verantwrtlich stehen Ihnen flgende Möglichkeiten zur Verfügung: Dppelklicken Sie auf einen Namen, um den ausgewählten Kntakt zu sehen. Wählen Sie eine Verteilerliste aus, die z.b. das Prjektteam des Kunden darstellt. Verteilerlisten werden vn InLx PM autmatisch aufgelöst. Ein Rechtsklick auf die Ressurce öffnet ein Kntextmenü, das flgende Optinen zum Bearbeiten vn Kntakte bietet: Löschen, Alle entfernen der Ändern der Reihenflge. Klicken Sie auf Details, um Infrmatinen zur Ressurce zu erhalten. In der Schnellauswahl sehen Sie alle im Prjekt eingefügten Ressurcen. Bei einem neuen Prjekt sehen Sie die Ressurcen, die in anderen InLx PM Prjekten beteiligt sind. Klicken Sie auf den Pfeil in der jeweiligen Schaltfläche und wählen Sie die gewünschte Ressurce aus der Drpdwnliste aus. Klicken Sie auf Alle Kntakte löschen, um die Auswahl zurückzusetzen. Verwenden Sie Drag&Drp, um die Ressurcen in die anderen Felder zu verschieben, z.b. vm Feld Partner in das Feld Kunde(n). Klicken Sie dazu den gewünschten Namen an und ziehen Sie ihn in das gewünschte Feld. Möchten Sie schnell eine Ressurce entfernen, ziehen Sie diese aus dem Feld hinaus. 43

45 Um eine Ressurce schnell zu kpieren, drucken Sie STRG und ziehen Sie diese in ein anderes Feld. Bestimmen vn Status und Datum Zur besseren Verwaltung Ihrer Prjektliste können Sie im Bereich Status / Datum flgende Prjektdaten hinzufügen: Status Geben Sie an, in welchem rganisatrischen Zustand sich das Prjekt befindet. Wählen Sie hier z.b. In Bearbeitung, Fertiggestellt der Abgebrchen aus. Der Status steuert die Darstellung in der Prjektliste. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Erstellen einer Ansicht. Sie können auch einen individuellen Status angeben. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Ändern des Prjektstatus. Start und Ende Wählen Sie aus der Kalenderliste einen Tag für den Prjektbeginn der das Prjektende. Beim Neuanlegen eines Prjekts ist autmatisch das aktuelle Datum vreingestellt. Das Enddatum darf nicht vr dem Startdatum des Prjekts liegen. Prjektstart und Ende steuern die Ansicht in der Prjektplanung. Ändern des Prjektstatus Ein Status definiert die verschiedenen Zustände und Fertigstellungsgrade, in denen sich ein Prjekt befinden kann. Auf der Seite Betreuung, im Bereich Status / Datum steht Ihnen der Prjektstatus zur Verfügung. Sie können beliebig viele Prjektstatus in den InLx PM Optinen einrichten und diese mit przentualen Angaben zum Frtschritt verknüpfen. Gehen Sie dazu flgendermaßen vr: 1. Öffnen Sie das Dialgfenster InLx PM Optinen. Weitere Infrmatinen darüber, w Sie die InLx PM Optinen finden können, erhalten Sie unter Öffnen der InLx PM Optinen. 2. Unter Allgemeine Optinen klicken Sie auf Prjektstatus. Auf der rechten Seite sehen Sie den Bereich Prjektstatus: 1. Führen Sie eine der flgenden Aktinen aus: 44

46 Legen Sie einen neuen Prjektstatus an, indem Sie auf Neu klicken. Im Dialgfenster Neuer Prjektstatus geben Sie im Feld Name einen Namen und im Feld Frtschritt einen Frtschritt in % ein. Der Frtschritt ist eine przentuale Angabe, als eine Ganzzahl zwischen 0 und 100. Einen bestehenden Prjektstatus können Sie auch bearbeiten. Wählen Sie aus der Liste einen Status aus und klicken Sie auf Bearbeiten. Entfernen Sie einen Prjektstatus aus InLx PM, indem Sie auf Löschen klicken. Sie können die Psitin des Prjektstatus in der Liste ändern. Klicken Sie auf Auf, um den ausgewählten Status aufwärts zu verschieben, der klicken Sie auf Ab, um den Status abwärts zu verschieben. 2. Klicken Sie auf OK der Übernehmen, um die Änderungen in InLx PM zu speichern. Prjektstatus-Liste enthält die Beschreibung und den Frtschritt eines jeden Status. Die Reihenflge in dieser Liste entspricht der Reihenflge der Prjektstatus in den InLx PM Prjekten. Auswirkungen beim Bearbeiten bzw. Löschen eines Prjektstatus: Das Hinzufügen eines neuen Status hat keine Auswirkungen auf bestehende Prjekte. Das Ändern der Status-Reihenflge hat keine Auswirkungen auf bestehende Prjekte. Änderungen am Status (Name, Frtschritt in %) werden sfrt in allen betrffenen Prjekten ausgeführt. Das Löschen eines Status bewirkt, dass alle Prjekte, die diesen Status verwenden, slange keinen Status mehr besitzen, bis der Anwender das Prjekt öffnet und den Status manuell neu setzt. Erstellen und Anpassen vn Kmmentaren Mit Kmmentaren können Sie auf bequeme Art und Weise zahlreiche Infrmatinen zum Prjekt vermitteln. Kmmentare enthalten textbasierte Infrmatinen mit dem Namen des Erstellers, Zeit und Datum, aber auch Hyperlinks und Bilder. InLx PM erlaubt beliebig viele Einträge vn verschiedenen Persnen. Inhalt Erstellen eines Kmmentars Anpassen eines Kmmentars Erstellen eines Kmmentars S können Sie in jedem Prjekt einen Kmmentar erstellen: 1. Öffnen Sie ein bestehendes Prjekt der erstellen Sie ein neues. Infrmatinen darüber, wie Sie ein Prjekt erstellen können, finden Sie unter Anlegen eines Prjekts. 2. Auf der Seite Betreuung, im Bereich Kmmentar können Sie den gewünschten Text eingeben. Geben Sie hier z.b. das Prjektziel, die Auftragsart, der interne Bemerkungen an. Sie können 45

47 Ihren Textkmmentar frmatieren swie Hyperlinks, Symble und Bilder hinzufügen. Das genaue Vrgehen können Sie weiter unten im Bereich Anpassen eines Kmmentars nachlesen. 3. Klicken Sie auf Hinzufügen. Wird der Kmmentar mit Hilfe dieses Befehls gespeichert, kann er anschließend nicht mehr weiter bearbeitet werden. Nun sehen Sie Ihren gespeicherten Kmmentar in der Liste unten. Um einen Kmmentar vllständig anzuzeigen, klicken Sie auf den Pfeil rechts. Auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Allgemein klicken Sie auf Alle erweitern der reduzieren, um alle Kmmentare in der Liste zu öffnen bzw. zu schließen. Alternativ können Sie auf Alle erweitern ben der Kmmentar-Liste klicken. Sie haben allerdings die Möglichkeit, den Kmmentar zu löschen. Klicken Sie auf Löschen der Kmmentar-Liste. Sie benötigen dafür die entsprechende Berechtigung. Wie Sie die Berechtigungen zuweisen können, erfahren Sie unter Einrichten vn Berechtigungen. Bei Änderungen speichert InLx PM den Namen der Persn, die die Änderung durchgeführt hat. Es werden der Outlk- bzw. Windws- der InLx PM Kntname verwendet. Anpassen eines Kmmentars Sie können die Darstellung eines Kmmentars einschließlich der Schriftart, Farbe, Größe usw. ändern, um Kmmentarinfrmatinen übersichtlicher anzurdnen und einfacher zu verwalten. Alle Befehle zur Frmatierung befinden sich auf der Registerkarte Frmat. Ändern der Schriftart Auf der Registerkarte Frmatierung in der Gruppe Schrift können Sie die Schriftart und den Schriftgrad auswählen, die Schriftgröße schrittweise vergrößern der verkleinern, die Schriftfrmatierung ändern (fett, kursiv, unterstrichen, dppelt unterstrichen, durchgestrichen, dppelt durchgestrichen, tiefgestellt, hchgestellt), zwischen Grß- und Kleinschreibung wechseln, die Schriftfarbe swie die Texthervrhebung ändern. Hinzufügen einer nummerierten Liste der einer Aufzählung 1. Klicken Sie auf der Registerkarte Frmatierung in der Gruppe Schrift auf das Symbl Aufzählung der Nummerierung. Drücken Sie die EINGABETASTE, um ein weiteres Listenelement hinzuzufügen. 2. Das nächste Aufzählungszeichen der die nächste Nummer wird vn InLx PM autmatisch eingefügt. 46

48 3. Um die Liste abzuschließen, drücken Sie zwei Mal die EINGABETASTE, der drücken Sie die RÜCKTASTE, um das letzte Aufzählungszeichen bzw. die letzte Nummer in der Liste zu löschen. Hinzufügen vn weiteren Elementen Fügen Sie Ihren Prjektkmmentaren Hyperlinks, Symble der Bilder hinzu, um Ihre Infrmatinen visuell aufzubereiten und diese nch einfacher zu vermitteln. 1. Klicken Sie auf der Registerkarte Frmat in der Gruppe Einfügen auf eine der flgenden Optinen: Hyperlink Wenn Sie eine Verknüpfung zu einer Datei, Webseite der einem Bild mithilfe dieses Befehls erstellen möchten, klicken Sie auf Hyperlink. Geben Sie im Feld Text anzeigen als den Text ein, der im Kmmentar angezeigt werden sll. Im Feld Adresse geben Sie den Pfad einer Datei der die URL einer Website ein. Symbl Sie können mithilfe dieses Befehls Flgendes eingeben: Symble, die sich nicht auf der Tastatur befinden, wie ¼ der. Snderzeichen, die sich nicht auf der Tastatur befinden, wie z.b. einen Pfeil ( ) der Geviertstrich ( ). Unicde-Zeichen. Wenn Sie eine Schriftart verwenden, wie z.b. Arial der Times New Rman, wird die Liste der Symble in der ausgewählten Schriftart angezeigt. In dieser Liste können Sie auch Sprachzeichen, wie z.b. arabische der russische Schriftzeichen, auswählen. Bild Wechseln Sie zu dem Ordner, in dem das gewünschte Bild gespeichert ist, wählen Sie das Bild aus und klicken Sie auf Einfügen. Sie können die Größe des Bilds anschließend ändern. Suchen vn Text Jedes Vrkmmen eines bestimmten Wrts der Ausdrucks kann schnell gefunden und ersetzt werden. 1. Klicken Sie auf der Registerkarte Frmat in der Gruppe Bearbeiten auf Suchen. 2. Geben Sie im Feld Suche nach den zu suchenden Text ein. 3. Führen Sie eine der flgenden Aktinen aus: Klicken Sie auf Weitersuchen, um nach jeder Instanz eines Wrts der Ausdrucks zu suchen. Wenn Sie nach allen Instanzen eines bestimmten Wrts der Ausdrucks gleichzeitig suchen möchten, klicken Sie auf Alle suchen, und wählen Sie zwischen Grß- /Kleinschreibung, Nur vllständige Wörter finden und Regulärer Ausdruck aus. Klicken Sie die ESC-TASTE, um den Suchvrgang abzubrechen. Ersetzen vn Text Sie können ein Wrt der einen Ausdruck autmatisch ersetzen. Wenn Sie einen Textteil durch einen anderen ersetzen werden, wird der neue Text die Frmatierung des alten übernehmen. 1. Klicken Sie auf der Registerkarte Frmatierung in der Gruppe Bearbeiten auf Ersetzen. 2. Geben Sie im Feld Suchen nach den zu suchenden Text ein. 47

49 3. Geben Sie im Feld Ersetzen durch den neuen Text ein. 4. Führen Sie flgende Aktinen durch: Klicken Sie auf Weitersuchen, um nach dem nächsten Vrkmmen des Texts zu suchen. Klicken Sie auf Ersetzen, um ein Vrkmmen des Texts zu ersetzen. Klicken Sie auf Alle Ersetzen, um alle Vrkmmen des Texts zu ersetzen. Klicken Sie die ESC-TASTE, um den Ersetzungsvrgang abzubrechen. Hinzufügen vn weiteren Prjektinfrmatinen Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Status können Sie zusätzlich Flgendes zu einem Prjekt hinzufügen: Prirität Sie können die Wichtigkeit/Dringlichkeit des Prjekts festlegen. Wählen Sie auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Status zwischen niedrig, nrmal und hch. Durch das Festlegen der Prirität ermöglichen Sie das Srtieren der Prjekte in der Prjektliste nach ihrer Wichtigkeit. Terminarbeit Mithilfe dieses Befehls können Sie das Prjektende in der Planung anzeigen lassen und smit die Terminprjekte, wie z.b. Messeauftritte der Weihnachtspstkarten, zeigen. In der Planung wird das Prjektende durch eine rte Linie gekennzeichnet. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Arbeiten mit dem Gantt-Diagramm, im Abschnitt Infrmatinsregeln des Gantt-Diagramms. Archiviert Mithilfe dieses Befehls können Sie das Prjekt archivieren. Das archivierte Prjekt wird im Prjektarchiv gespeichert. Weitere Infrmatinen zum Archiv finden Sie unter der Kategrie Prjektarchiv. Prjekt sperren Dieser Befehl erlaubt Ihnen, das kmplette Prjekt vr Veränderungen zu schützen. Der Mdus kann nur verändert werden, wenn Sie dazu berechtigt sind. Weitere Infrmatinen dazu, wie Sie Berechtigungen einrichten können, finden Sie unter Einrichten vn Berechtigungen. Mindmaps Arbeiten mit der Mindmap Klicken Sie im Prjekt auf Mindmaps Sie flgende Funktinen: um die Seite Mindmaps zu öffnen. Auf dieser Seite sehen 48

50 Neuer Knten erstellen Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Knten klicken Sie auf Neuer Knten. Diesen können Sie entweder sfrt beschriften der durch einen Rechtsklick auf den Knten und dem anschließendem Anwählen vn Bearbeiten abändern. Die ausführliche Infrmatin, wie Sie einen Knten anlegen können, finden Sie unter Erstellen eines Kntens. Knten bearbeiten Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Knten klicken Sie auf Knten bearbeiten, um dem ausgewählten Knten weitere Details hinzuzufügen. Knten entfernen Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Knten klicken Sie auf Knten löschen, um den ausgewählten Knten zu entfernen. Kpieren und einfügen Mithilfe vn Kpieren und Einfügen in der Gruppe Knten können Sie schnell neue Unterknten erstellen und diese weiter beliebig bearbeiten. Frtschritt zu einem Knten setzen Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Knten klicken Sie auf Frtschritt und wählen Sie einen przentualen Wert aus der Drpdwnliste. Knten hervrheben Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Knten klicken Sie auf Kennzeichnung und wählen Sie eine Farbe aus. Neue Mindmap erstellen Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Mindmap klicken Sie auf Neue Mindmap. Die ausführliche Infrmatin, wie Sie eine Mindmap anlegen können, finden Sie unter Erstellen einer Mindmap. Mindmap bearbeiten Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Mindmap klicken Sie auf Mindmap bearbeiten, um die ausgewählte Mindmap weitere Details hinzuzufügen. Mindmap entfernen Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Mindmap klicken Sie auf Mindmap löschen, um die ausgewählte Mindmap zu entfernen. Mindmap zur Planung übertragen Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Mindmap klicken Sie auf Zur Planung kpieren, um die Knten und Struktur in die Planung zu übertragen. Die ausführliche Infrmatin wie Sie eine Mindmap in die Planung kpieren können, finden Sie unter Übertragen einer Mindmap in die Planung. Mindmap-Ansicht drucken Auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Allgemein klicken Sie auf Drucken, um die Ansicht schnell zu drucken. Die ausführliche Infrmatin über Drucken finden Sie unter Allgemeine Funktinen und Drucken der Prjektliste, im Teil Drucken in der Prjektliste. Übersicht expandieren der reduzieren Auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Ansicht mithilfe vn Alle expandieren und Alle reduzieren können Sie die Ansicht der Mindmap verändern und diese nach Bedarf übersichtlicher machen. Mindmap-Ansicht zurücksetzen Auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Ansicht klicken Sie auf 1:1, um die ursprüngliche Ansicht wiederherzustellen. Mindmap-Ansicht vergrößern der verkleinern Auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Ansicht klicken Sie auf Vergrößern der Verkleinern, um die Ansicht verkleinert der vergrößert anzuzeigen. 49

51 Ressurcen anzeigen Klicken Sie auf Ressurcen in der Gruppe Ressurcen, um die Auslastung der Ressurcen zu prüfen. Die ausführliche Infrmatin über die Ressurcenübersicht finden Sie unter Aufrufen und Verwalten der Ressurcenübersicht. Die bestehenden Daten in eine Mindmap laden Auf der Registerkarte Vrlagen in der Gruppe Aktin klicken Sie auf Vrlage imprtieren und wählen Sie MS Prject-Datei, MS Prject Exchange-Datei, XML-Datei der InLx PM Mindmap-Datei aus. Sie können auch aus der Gruppe InLx PM Vrlagen aus der Galerieansicht eine gespeicherte Vrlage laden. Die ausführliche Infrmatin, wie Sie eine Vrlage laden können, erhalten Sie unter Laden einer Mindmap-Vrlage. Eine bestehende Mindmap als Vrlage speichern Auf der Registerkarte Vrlagen in der Gruppe Aktin klicken Sie auf Vrlage speichern, um die erstellte Mindmap als Grafik der in weiteren Frmaten in PwerPint, Wrd der in ein anderes Prjekt einzufügen. Die ausführliche Infrmatin, wie Sie eine Mindmap als Vrlage speichern können, erhalten Sie unter Speichern einer Mindmap-Vrlage. Mindmap per verschicken Auf der Registerkarte Vrlagen in der Gruppe Aktin klicken Sie auf Vrlage per versenden, um eine Mindmap z.b. an Kllegen zu senden. Frmatierung Auf der Registerkarte Frmat in der Gruppe Frmat haben Sie die Möglichkeit, Schrift, Füll- und Rahmenfarbe des ausgewählten Kntens anzupassen. Unterelemente frmatieren Auf der Registerkarte Frmat in der Gruppe Frmt klicken Sie auf Unterelemente frmatieren, um die Frmatierung vn Elternknten auf Unterknten zu übernehmen. Symble den Knten hinzufügen Wählen Sie aus der Mindmap einen Knten aus. Auf der Registerkarte Frmat in der Galerieansicht Symble wählen Sie ein Symbl aus. Erstellen einer Mindmap Auf der Seite Mindmap des Prjekts können Sie Ideen und Vrüberlegungen zu Ihren Prjekten sammeln und strukturieren. Alle Ideen, Knzepte und Entwürfe bleiben s stets im Blick. 1. Öffnen Sie ein bestehendes Prjekt der erstellen Sie ein neues. Weitere Infrmatinen über die Möglichkeiten, wie Sie ein neues Prjekt anlegen können, erhalten Sie unter Anlegen eines Prjekts. 2. Beim Erstellen eines Prjekts sehen Sie auf der Seite Mindmap bereits eine neue Mindmap. Um einen Namen für die Mindmap zu vergeben, klicken Sie in der Registerkarte Bearbeiten, in der Gruppe Mindmap auf Mindmap bearbeiten. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle im Bereich Mindmaps klicken und dann im Kntextmenü auf Mindmap bearbeiten klicken. 3. Im Dialgfenster Mindmap bearbeiten geben Sie im Feld Name einen Namen für die Mindmap ein. 50

52 4. Klicken Sie auf Benutzerdefiniert in diesem Dialgfenster, wenn Sie die benutzerdefinierten Felder, die bereits in InLx PM gespeichert sind, ändern möchten. Wie Sie benutzerdefinierte Felder in InLx PM anlegen können, erfahren Sie unter Anlegen vn benutzerdefinierten Feldern. Erstellen einer weiteren Mindmap 1. Wenn Sie eine weitere Mindmap erstellen möchten, haben Sie flgende Möglichkeiten: Klicken Sie in der Gruppe Mindmap auf Neue Mindmap. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle im Bereich Mindmaps und dann wählen Sie aus dem Kntextmenü Neue Mindmap aus. Klicken Sie auf das Symbl in der unteren Menüleiste. Tastenkmbinatin Drücken Sie zum Erstellen einer neuen Mindmap STRG+M. 2. Wie Sie im erscheinenden Dialgfenster Neue Mindmap Daten eingeben können, erfahren Sie im beren Teil des Artikels. Erstellen und Bearbeiten eines Kntens Eine Mindmap besteht aus verschiedenen Knten, die jeweils mit dem Elternknten in Verbindung stehen. Beim Vergeben eines Namens für die neue Mindmap wird dieser Name immer der zentrale Knten der Mindmap. Wie Sie eine neue Mindmap anlegen können, erfahren Sie unter Erstellen einer Mindmap. Strukturieren Sie Ihre Mindmap, indem Sie neue Knten hinzufügen der die bestehenden bearbeiten. Inhalt Anlegen eines Kntens Bearbeiten eines Kntens 51

53 Anlegen eines Kntens 1. Zum Erstellen eines Kntens wählen Sie eine der flgenden Möglichkeiten aus: Auf der Registerkarte Bearbeiten, in der Gruppe Knten klicken Sie auf Neuer Knten. Zum Erstellen neuer Knten können Sie auch das Kntextmenü verwenden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle im Bereich Mindmaps klicken und Neuer Knten auswählen. Verwenden Sie die Tastenkmbinatin STRG+N. 2. Im Bereich Mindmaps sehen Sie einen neuen Knten, der mit dem aktuell selektierten Knten in Verbindung steht. 3. Den neuen Knten können Sie sfrt beschriften. Sie können Ihre Mindmap schneller erstellen, indem Sie mithilfe der Funktinen Kpieren und Einfügen in der Gruppe Knten neue Knten anlegen. Bearbeiten eines Kntens 1. Zum Bearbeiten eines Kntens wählen Sie eine der flgenden Möglichkeiten aus: Klicken Sie Knten bearbeiten in der Gruppe Knten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle im Bereich Mindmaps und klicken Sie dann im Kntextmenü auf Bearbeiten. 52

54 2. Im Dialgfenster Knten bearbeiten, unter der Registerkarte Standard können Sie flgende Aktinen ausführen: Geben Sie im Feld Name einen Namen ein, um den bereits existierenden Namen des Kntens zu ändern. Geben Sie im Feld Beschreibung weitere wichtige Infrmatinen zu dem Knten ein. Sie können den Text beliebig frmatieren. InLx PM erlaubt mehrzeilige Eingaben. In diesem Bereich stehen viele Funktinen zur Frmatierung bereit. Eine detaillierte Beschreibung der Frmatierungselemente finden Sie unter Erstellen und Anpassen vn Kmmentaren, im Abschnitt Anpassen eines Kmmentars. Im Bereich Status nehmen Sie flgende Änderungen vr: Klicken Sie in der Drpdwnliste Frtschritt und wählen Sie einen Frtschritt aus der aktivieren Sie das Kästchen erledigt, um den Bearbeitungsstatus des Kntens anzuzeigen. Wählen Sie aus der Drpdwnliste Kennzeichnung eine Farbe aus, um den Knten in der Mindmap-Ansicht hervrzuheben. 3. Für die Frmatierung des Kntens klicken Sie auf die Registerkarte Frmat & Symble: Im Bereich Frmat können Sie Schriftartgröße, - farbe, und -art swie die Farbe des Kntens und des Kntenrahmens bestimmen. In der Drpdwnliste Symbl wählen Sie ein Symbl aus den Gruppen Allgemein, Geschäftlich der Weitere aus. Das ausgewählte Symbl wird im Knten in der Mindmap-Ansicht gezeigt. 4. Klicken Sie auf die Registerkarte Benutzerdefiniert: Zum Bearbeiten klicken Sie in ein bereits erstelltes benutzerdefiniertes Feld, z.b. Ort der Tätigkeit, und geben Sie einen neuen Wert ein. Wie Sie benutzerdefinierte Felder in InLx PM anlegen können, erfahren Sie unter Anlegen vn benutzerdefinierten Feldern. 53

55 Siehe auch Hinzufügen vn Ressurcen zu Knten Hinzufügen vn Dkumenten zu Knten Hinzufügen vn Ressurcen zu Knten Einem Mindmap-Knten können bereits Ressurcen zugerdnet werden, um s die ersten Überlegungen zur Arbeitsverteilung aufzunehmen. 1. Um Ressurcen zu einem Knten hinzufügen zu können, öffnen Sie das Dialgfenster Knten bearbeiten. Zum Öffnen des Dialgfensters stehen Ihnen flgende Möglichkeiten zur Verfügung: Klicken Sie Knten bearbeiten in der Gruppe Knten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle im Bereich Mindmaps und klicken Sie dann im Kntextmenü auf Bearbeiten. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Ressurcen. 3. Führen Sie flgende Aktinen aus: Neue Ressurce hinzufügen: 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. 2. Im Dialgfenster Neue Ressurce klicken Sie auf Ressurce auswählen. In der Schnellauswahl sehen Sie alle bislang im Prjekt eingefügten Ressurcen. Klicken Sie auf den Pfeil und wählen Sie die gewünschte Ressurce aus der Drpdwnliste aus. 3. Im Dialgfenster Kntakt auswählen wählen Sie aus der Liste einen Namen aus. InLx PM stellt Ihnen swhl das InLx PM Adressbuch als auch die Kntakte aus Micrsft Outlk und Exchange Server zur Verfügung. Verwenden Sie die Funktin Fertigkeiten, um die Ressurcen gezielt anhand Ihrer Fertigkeiten auszuwählen. Klicken Sie dafür auf die Drpdwnliste Nach Fertigkeit suchen und aktivieren Sie das Kntrllkästchen der gewünschten Fertigkeit und klicken Sie auf OK. Sie sehen nun eine Liste der Ressurcen, die über die gewünschte Fertigkeit verfügen. Nun wählen Sie aus der Liste eine Ressurce aus. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Ressurcen Fertigkeiten zuteilen. 4. Klicken Sie auf OK. Die neue Ressurce wird in der Liste Name gezeigt. Ressurce entfernen: 1. Wählen Sie in der Liste Name den Namen der Ressurce aus, die entfernt werden sll. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Entfernen. 54

56 Hinzufügen vn Dkumenten zu Knten Fügen Sie die gewünschten Prjektdkumente zu den Knten einer Mindmap hinzu. Smit können alle berechtigten Nutzer direkt auf die passenden Dkumente zugreifen. Es handelt sich hier um eine Verknüpfung, das Dkument wird nicht in das Prjekt kpiert. 1. Um Dkumente zu einem Knten hinzufügen zu können, öffnen Sie das Dialgfenster Knten bearbeiten. Zum Öffnen des Dialgfensters stehen Ihnen flgende Möglichkeiten zur Verfügung: Klicken Sie Knten bearbeiten in der Gruppe Knten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle im Bereich Mindmaps und dann klicken Sie im Kntextmenü auf Bearbeiten. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Dkumente. 3. Führen Sie flgende Aktinen aus: Neues Dkument hinzufügen: 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. 2. Im Dialgfenster Neues Dkument führen Sie die gewünschten Aktinen aus. Weitere Infrmatinen, wie Sie ein Dkument via Dialgfenster Neues Dkument hinzufügen können, finden Sie unter Ablegen und Bearbeitem eines Dkuments. Das neu hinzugefügte Dkument wird auf der Seite Dkumente autmatisch gespeichert. Das neue Dkument wird in dem Knten mit einem Klammer angezeigt. Klicken Sie darauf, um das Dkument zu öffnen. Bereits gespeicherte Dkumente vn der Seite Dkumente hinzufügen: 1. Klicken Sie neben dem Befehl Neu auf den Pfeil. 2. Wählen Sie aus der Drpdwnliste Verknüpfung aus. 3. Im Dialgfenster Eintrag wählen wählen Sie ein Dkument aus und klicken Sie auf OK. Dkument öffnen: 1. Wählen Sie in der Liste ein Dkument aus. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen der dppelklicken Sie auf den Eintrag. Dkument entfernen: 1. Wählen Sie in der Liste im Bereich Dkumente das Dkument aus, das entfernt werden sll. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Entfernen. Sie können Dateien auf Ihrem lkalen Cmputer der auf einem Server mit der InLx PM Prjektplanung verknüpfen. Arbeiten Sie in einem Team, geben Sie einen Serverpfad für die Verknüpfung an, auf den alle Prjektbeteiligten Zugriff haben. Wie Sie die Dkumente eines Prjekts ablegen und diese bearbeiten können, erfahren Sie in der Kategrie Dkumente. 55

57 Imprtieren einer Mindmap-Vrlage Mindmap-Vrlagen dienen der schnelleren Erstellung vn Mindmaps. Vrlagen enthalten vrdefinierte Knten und Ressurcendaten. Wie Sie eine Mindmap-Vrlage erstellen können, erfahren Sie unter Speichern einer Mindmap- Vrlage. Sie können bereits bestehende Daten in eine neue Mindmap laden. 1. Öffnen Sie ein bestehendes Prjekt der erstellen Sie ein neues. 3. Über die Möglichkeiten, wie Sie ein neues Prjekt erstellen können, erfahren Sie mehr unter Anlegen eines Prjekts. 4. Im Prjekt, auf der Registerkarte Start, in der Gruppe Bereich klicken Sie auf Mindmaps. 5. Auf der Seite Mindmaps, auf der Registerkarte Vrlagen, in der Gruppe Aktin klicken Sie auf Vrlage imprtieren. 6. In der Drpdwnliste wählen Sie eines der flgenden Frmate aus: MS Prject-Datei MS Prject Exchange-Datei XML-Datei InLx PM Mindmap-Datei Sie können eine Vrlage in diesen Frmaten aus Ihren lkalen Dateien laden. 2. Optinal können Sie auch eine gespeicherte Vrlage in der Gruppe InLx PM Vrlagen aus der Galerienansicht auswählen. 3. Wie Sie eine Vrlage speichern können, erfahren Sie unter Speichern einer Mindmap- Vrlage. Speichern einer Mindmap-Vrlage Um häufig gebrauchte Mindmap-Grundgerüste zu speichern, besteht die Möglichkeit, eine Mindmap als Vrlage zu speichern. Sie können eine ausgewählte Mindmap als Vrlage speichern: 1. Öffnen Sie ein bestehendes Prjekt der erstellen Sie ein neues. Infrmatinen, wie Sie ein Prjekt erstellen können, finden Sie unter Anlegen eines Prjekts. 2. Im Prjekt, auf der Registerkarte Start, in der Gruppe Bereich klicken Sie auf Mindmaps. 3. Auf der Seite Mindmaps, auf der Registerkarte Vrlagen in der Gruppe Aktin klicken Sie auf Vrlage speichern. 4. In der Drpdwnliste wählen Sie eines der flgenden Frmate aus: InLx PM Bild Anderes Frmat, z.b. Extensible Markup (XML). 5. Wenn Sie das Frmat InLx PM auswählen, wird das Dialgfenster Vrlage speichern angezeigt. 56

58 6. Geben Sie im Feld Name der Vrlage einen Namen für Ihre Mindmap-Vrlage ein. 7. Klicken Sie OK. Die gespeicherte Vrlage wird auf der Seite Mindmaps auf der Registerkarte Vrlagen in der Gruppe InLx PM Vrlagen in der Galerieansicht angezeigt. Wie Sie eine Vrlage bearbeiten können, erfahren Sie unter Verwalten vn Mindmap- Vrlagen. Verwalten vn Mindmap-Vrlagen In den InLx PM Optinen können Sie die Mindmap-Vrlagen bearbeiten, die Sie in dem Prjekt gespeichert haben. Wie Sie eine Vrlage erstellen können, erfahren Sie unter Speichern einer Mindmap-Vrlage. Um die Vrlagen zu verwalten, ist eine InLx PM Administratr Berechtigung erfrderlich. 1. Öffnen Sie das Dialgfenster InLx PM Optinen. Weitere Infrmatinen darüber, w Sie die InLx PM Optinen finden können, erhalten Sie unter Öffnen der InLx PM Optinen. 2. Unter Mindmaps klicken Sie auf Vrlagen. Auf der rechten Seite sehen Sie den Bereich Mindmap-Vrlagen. 3. Führen Sie eine der flgenden Aktinen aus: Ändern Sie den Namen einer bestehenden Vrlage, indem Sie eine Vrlage aus der Liste auswählen und auf die Schaltfläche Umbenennen klicken. Geben Sie im Dialgfenster Mindmap-Vrlage umbenennen, im Feld Neuer Name einen neuen Namen ein. 57

59 Entfernen Sie eine Vrlage permanent aus InLx PM, indem Sie die gewünschte Vrlage aus der Liste auswählen und auf die Schaltfläche Löschen klicken. Sie können eine bestehende Vrlage in Ihren lkalen Dateien speichern, die Sie an anderen Nutzer schicken möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Exprtieren, wählen Sie im Dialgfenster Mindmap-Vrlage speichern einen Speicherrt aus, und klicken Sie dann auf Speichern. Laden Sie eine Vrlage aus Ihren lkalen Dateien. Klicken Sie auf die Schaltfläche Imprtieren, wählen Sie im Dialgfenster Mindmap-Vrlage laden eine Vrlage aus, und klicken Sie dann auf Öffnen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dwnlad, um InLx PM Mindmap-Vrlagen vn der InLx PM Website herunterzuladen. 4. Klicken Sie auf OK der Übernehmen, um die Änderungen in InLx PM zu speichern. Übertragen einer Mindmap in die Planung Die Daten einer Mindmap können in die Planung kpiert werden. Jeder Knten wird dann ein Vrgang in der Planung. Wie Sie eine Mindmap erstellen können, erfahren Sie unter Erstellen einer Mindmap. 1. Auf der Seite Mindmap, auf der Registerkarte Bearbeiten, in der Gruppe Mindmap klicken Sie auf Zur Planung kpieren. 2. Im Dialgfenster Mindmap kpieren, im Bereich Mindmap in Planung übertragen, führen Sie flgende Aktinen aus: Definieren Sie das Anfangsdatum Ihrer Prjektplanung. Definieren Sie die Dauer jedes Vrgangs. 3. Im Dialgfenster Mindmap kpieren, im Bereich Arbeitspaket-Details führen Sie flgende Aktinen aus: Diesen Bereich sehen Sie, falls Sie Ressurcen in die Mindmap eingetragen haben. Wie Sie den Ressurcen Arbeitspakete zurdnen können, erfahren Sie unter Hinzufügen vn Ressurcen zu Knten. 4. Wählen Sie eine Benachrichtigungsart in der Drpdwnliste Benachrichtigung aus. 58

60 Weitere Infrmatinen über die Benachrichtigungsarten finden Sie unter Hinzufügen vn Ressurcen. Definieren Sie den Arbeitsaufwand für die Ressurcen. Der entstehende Arbeitsaufwand kann standardmäßig wie flgt verteilt werden: Arbeitsaufwand gilt für jede Ressurce Alle zugewiesenen Ressurcen werden während des Vrgangs zu 100 Przent belegt. Arbeitsaufwand gleichmäßig auf alle Ressurcen verteilen Der entstehende Arbeitsaufwand wird gleichmäßig je nach Anzahl der Ressurcen verteilt. 5. Klicken Sie OK. Planung Arbeiten mit der Planung InLx PM erleichtert es Ihnen, Ihre Planung zeitsparend zu bearbeiten. Erfahren Sie hier, welche Funktinen das InLx PM Ribbn beinhaltet, mit denen Sie Planungselemente erzeugen und verändern können. Inhalt Planungselemente über das InLx PM Ribbn bearbeiten Anpassen der Ansicht Planungselemente über das InLx PM Ribbn bearbeiten Klicken Sie im Prjekt auf der Registerkarte Start auf Planung Diese Seite bietet Ihnen flgende Funktinen: um die Seite Planung zu öffnen. Vrgang neu erstellen bzw. bearbeiten Um einen neuen Vrgang zu erstellen, klicken Sie auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten auf Neuer Vrgang. Um einen bestehenden Vrgang zu bearbeiten, klicken Sie auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten auf Bearbeiten, sbald Sie den gewünschten Vrgang aus der Planungsliste ausgewählt haben. Mehr zum Erstellen eines neuen Vrgangs erfahren Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Vrgangs. Meilenstein neu erstellen bzw. bearbeiten Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten klicken Sie auf Neuer Meilenstein, um einen neuen Meilenstein zu erstellen. Klicken Sie auf Bearbeiten, sbald Sie den gewünschten Meilenstein aus der Planungsliste 59

61 ausgewählt haben. Mehr zum Erstellen eines neuen Meilensteins erfahren Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Meilensteins. Verwenden Sie die Mehrfachauswahl, um mehrere Planungselemente gleichzeitig zu bearbeiten. Klicken Sie dazu auf das erste Planungselement, das Sie bearbeiten möchten, halten Sie die Taste STRG auf Ihrer Tastatur gedrückt und markieren Sie mit der Maus die weiteren Planungselemente, die Sie gleichzeitig bearbeiten möchten. Haben Sie alle zu bearbeitenden Planungselemente markiert, öffnen Sie mit einem Rechtsklick das Kntextmenü. Wählen Sie nun Bearbeiten aus und Sie können die vrab ausgewählten Planungselemente gleichzeitig bearbeiten. Planungselement löschen Wählen Sie aus der Planungsliste ein Element aus, das Sie entfernen möchten, und klicken Sie auf Löschen in der Gruppe Bearbeiten auf der Registerkarte Bearbeiten. Rückgängigmachen, Wiederherstellen und Wiederhlen vn Aktinen Wenn Sie beispielsweise ein Planungselement versehentlich gelöscht haben, können Sie diese Aktin rückgängig machen. Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten klicken Sie auf Rückgängig. Sie können die zuletzt durchgeführten Aktinen wiederhlen. Klicken Sie dazu auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten klicken Sie auf Wiederhlen. Planung schnell erstellen Verwenden Sie die Befehle Kpieren und Einfügen aus der Gruppe Bearbeiten auf der Registerkarte Bearbeiten, um bereits bestehende Planungselemente zu kpieren und in die Planung einzufügen. Die neu eingefügten Planungselemente können Sie weiter beliebig bearbeiten. Planungselement als erledigt markieren Wählen Sie aus der Planungsliste einen Vrgang bzw. Meilenstein aus, um dieses bereits abgeschlssene Planungselement als erledigt zu markieren. Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Hervrheben klicken Sie dazu auf Als erledigt markieren. Planungselement in der Planungsliste hervrheben Wählen Sie aus der Planungsliste ein Element aus und klicken Sie auf Kennzeichnung in der Gruppe Hervrheben auf der Registerkarte Bearbeiten. Wählen Sie aus der Drpdwnliste eine Farbe aus. Nun sehen Sie die Flagge in der entsprechenden Farbe neben dem ausgewählten Element in der Planungsliste. Anders als in den Vrgängerversinen, beeinflusst die gewählte Flaggenfarbe in InLx PM 7 nicht mehr die Farbe des Balkens im Gantt-Diagramm, sndern die Flagge wird lediglich als Symbl gesetzt. Planungselement im Gantt-Diagramm hervrheben Wählen Sie ein Planungselement aus und klicken Sie auf Farbe in der Gruppe Hervrheben auf der Registerkarte Bearbeiten. Klicken Sie auf das Farbkreiselement, um aus dem Farbspektrum eine individuelle, benutzerdefinierte Farbe auszuwählen. Klicken Sie auf den Pfeil, um eine kmpakte Vrauswahl vn Standardfarben zu erhalten. Das Planungselement wird anschließend in der ausgewählten Farbe im Gantt-Diagramm dargestellt. Arbeitspaket mit Outlk-Elementen synchrnisieren Wählen Sie aus der Planungsliste ein Element aus und klicken Sie auf Synchrnisieren mit in der Gruppe Aktinen auf der Registerkarte Bearbeiten. Wählen Sie aus der Drpdwnliste zwischen der Outlk- Aufgabenliste und dem Outlk-Kalender. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Schnellzugriffsbereiche für Aufgaben- und Kalenderelemente, im Teil Synchrnisieren mit der Aufgabenliste / dem Kalender aus dem Prjekt. Die synchrnisierten InLx PM Planungselemente finden Sie dann in den Outlk-Elementen. Arbeitspaket zuweisen Wählen Sie aus dem Prjektplan ein Planungselement aus und klicken Sie auf Arbeitspaket hinzufügen in der Gruppe Aktin auf der Registerkarte Bearbeiten. Im Dialgfenster Arbeitspaket bearbeiten können Sie flgende Aktinen ausführen: 60

62 Wählen Sie die Ressurce aus, der Sie das Arbeitspaket zuweisen möchten. Mehr über die Zuweisung vn Arbeitspaketen erfahren Sie unter Hinzufügen vn Ressurcen. In diesem Dialgfenster können Sie zusätzlich das Kntrllkästchen Dieses Arbeitspaket ist bereits erledigt aktivieren, wenn Sie das Arbeitspaket als abgeschlssen markieren möchten. Eingesetzte Einschränkungen zwischen den Planungselementen entfernen Wählen Sie aus der Planungsliste ein Element mit einer Einschränkung aus und klicken Sie auf Einschränkung entfernen in der Gruppe Aktin auf der Registerkarte Bearbeiten. Weitere Infrmatinen zum Thema Einschränkungen finden Sie unter Erstellen vn Anrdnungsbeziehungen. Einschränkungen für Planungselemente entfernen Klicken Sie auf Einschränkung entfernen in der Gruppe Aktin auf der Registerkarte Bearbeiten. Die zeitliche Einschränkung wird entfernt und Sie können das Planungselement hne Berücksichtigung zeitlicher Vrgaben bearbeiten. Abhängigkeiten zwischen Planungselementen entfernen Klicken Sie auf Abhängigkeit entfernen in der Gruppe Aktin auf der Registerkarte Bearbeiten. Die Abhängigkeit wird entfernt und Sie können diese Planungselemente beliebig verschieben. Planungsrichtung ändern Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Einstellungen klicken Sie auf Richtung. Wählen Sie aus der Drpdwnliste Vrwärts- der Rückwärtsplanung aus, und setzen Sie Start der Ende des Prjekts ein. Weitere Infrmatinen über die Planungsrichtung finden Sie unter Rückwärtsplanung. Benachrichtigungen deaktivieren Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Einstellungen klicken Sie auf Keine Benachrichtigungen. Die Ressurcen erhalten dann keine Benachrichtigungen über das Prjekt bzw. Änderungen am Prjekt. Planung anhand vn Vrlagen erstellen Verwenden Sie bereits gespeicherte Planungen als Vrlagen. Auf der Registerkarte Vrlagen in der Gruppe Aktin klicken Sie auf Vrlage imprtieren der wählen Sie aus den gespeicherten InLx PM Vrlagen in der Gruppe InLx PM Vrlagen aus der Galerieansicht eine Vrlage aus. Sie können auch eine gerade erstellte Planung als Vrlage speichern. Klicken Sie dazu auf Vrlage speichern in der Gruppe Vrlagen. Weitere Infrmatinen zum Thema Vrlagen finden Sie unter der Kategrie Planungsvrlagen. Eine Planung als Vrlage per verschicken Auf der Registerkarte Vrlagen in der Gruppe Vrlagen klicken Sie auf Vrlage per verschicken. In der geöffneten füllen Sie die entsprechenden Infrmatinen aus und klicken Sie auf Senden. Die Vrlage ist bereits an die angefügt. Bericht erstellen Auf der Registerkarte Berichte haben Sie die Möglichkeit, einen Bericht zu erzeugen. In der Gruppe Erstellen klicken Sie auf Bericht erstellen. Im Dialgfenster Neuer Bericht, auf der Registerkarte Bericht wählen Sie eine Vrlage aus. Filtern Sie die Daten für Ihren Bericht auf der Registerkarte Planung. Klicken Sie anschließend auf Bericht erstellen. Weitere Infrmatinen darüber, wie Sie einen Bericht erstellen und die Daten in einem Bericht anpassen können, finden Sie unter Erstellen eines Berichts. In der Gruppe Berichte wählen Sie einen gespeicherten Bericht aus der Galerieansicht aus, z.b. Planungsübersicht. Wie Sie in InLx PM eine neue Berichtsvrlage hinzufügen können, erfahren Sie unter Verwalten vn Berichtsvrlagen. 61

63 Anpassen der Ansicht Sie können das Layut einer bestehenden Planung ändern. Es stehen mehrere Funktinen auf der Seite Planung zur Verfügung, aus denen Sie eine Auswahl treffen können. Sie können auch die Reihenflge vn Planungselementen ändern der eine Gliederung erstellen. Auf / Ab Wenn Sie diese Schaltflächen in der Gruppe Anrdnen auf der Registerkarte Bearbeiten klicken, verschieben Sie ein markiertes Planungselement um eine Stufe tiefer mit der eine Stufe höher mit in der Liste. Gliedern / Erstellen Sie eine Gliederung, indem Sie ein Element aus der Liste markieren und dann auf in der Gruppe Anrdnen auf der Registerkarte Bearbeiten klicken. Das markierte Element wird eine Stufe tiefer eingegliedert. Klicken Sie auf in der Gruppe Gruppieren, um das markierte Element eine Gliederungsebene höher zu stufen. Weitere Infrmatinen zur Gliederung finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Sammelvrgangs. Alle expandieren / Alle reduzieren Klicken Sie auf Alle reduzieren, um eine Gliederung zu schließen, der auf Alle expandieren, um sie detailliert anzuzeigen. S können Sie die Ansicht übersichtlicher machen. Diese Schaltflächen finden Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Allgemein. Felder auswählen Diese Funktin dient dazu, Ihre Planungsliste nach wichtigen Daten zu srtieren bzw. zu rganisieren. Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Allgemein auf Felder auswählen. Klicken Sie auf ein Feld im Dialgfenster Felder auswählen, z.b. Frtschritt, und ziehen Sie dieses Feld mit der Maustaste in die Überschriftenzeile der Planung. Sie können die Felder zurücksetzen, indem Sie das Feld mit der Maustaste zurück in das Dialgfenster ziehen. Kritischen Pfad zeigen Auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Details klicken Sie auf Kritischen Pfad zeigen. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Anzeigen des Kritischen Pfades. Puffer anzeigen Auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Details klicken Sie auf Puffer anzeigen, um zu sehen, um wie viele Tage Planungselemente verschben werden können, ehe sie die geplante Gesamtdauer des Prjektes beeinflussen. Heute Klicken Sie auf Heute in der Gruppe Wechseln zu, um auf den heutigen Tag in der Planung zu wechseln. Die Darstellung des Plans wird s psitiniert, dass sich die rte Tageslinie im Gantt-Diagramm am linken Rand befindet. Anpassen Klicken Sie auf Anpassen in der Gruppe Zm, um den Datumsbereich des Gantt- Diagramms anzupassen und alle Planungselemente sehen zu können. Ausgewähltes Planungselement anzeigen Wählen Sie ein Planungselement aus der Planungsliste aus. Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Zm auf Markierte anzeigen. Zm / Klicken Sie auf Vergrößern der Verkleinern in der Gruppe Zm, um die Ansicht des Gantt-Diagramms zu verändern. Die möglichen Intervalle sind Jahre, Quartale, Mnate, Wchen, Tage, 12 Stunden und Stunden. Srtieren Sie können festlegen, wie Prjekte dargestellt werden - z.b. srtiert nach Name, Gruppe der Ressurcen. Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Anrdnen auf Srtieren nach. In der Drpdwnliste wählen Sie ein Kriterium aus, z.b. Ist kritisch. Gruppieren Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Anrdnen auf Gruppieren nach. Klicken Sie in der Drpdwnliste auf den Namen eines Feldes. Die Prjektliste wird nach dem ausgewählten Kriterium gruppiert. Sie können die Gruppierung löschen, indem Sie auf Ohne in der Drpdwnliste Gruppieren nach klicken. Filtern Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Anrdnen auf Filtern nach. Wählen Sie aus der Drpdwnliste das Filterkriterium aus. In der Prjektliste werden nur die 62

64 Planungselemente eingeblendet, die das ausgewählte Kriterium beinhalten, z.b. nur nicht erledigte Elemente. Gliederungsebene einsetzen Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Anrdnen auf Einrückungsebene. Wählen Sie aus der Drpdwnliste die gewünschte Ebene aus, um die Gruppe in der Planungsliste einzuklappen bzw. auszuklappen. Arbeiten mit dem Gantt-Diagramm Gewinnen Sie mit einem Gantt-Diagramm einen grafischen Überblick über anstehende Tätigkeiten und die Auslastung Ihrer Ressurcen. InLx PM bietet Ihnen verschiedene Funktinen, damit Sie mühels mit dem Gantt-Diagramm arbeiten und Ihre Planung zeitsparend erstellen können. Wenn Sie keine Leseberechtigung besitzen, sehen Sie keine Planungselemente im Gantt- Diagramm. Inhalt Allgemeine Funktinen im Gantt-Diagramm Beschreibung der Symble Allgemeine Funktinen im Gantt-Diagramm Die flgenden Möglichkeiten zum Anpassen und Bearbeiten der Planung finden Sie im Gantt-Diagramm: Planungselemente direkt in der Planungsliste bearbeiten Sie können den Namen des Planungselements swie seinen Zeitrahmen ändern. Klicken Sie dafür auf die Zeile des Planungselements, das Sie ändern möchten, und geben Sie neue Werte ein. Anpassen der Psitin und Dauer vn Planungselementen Halten Sie die Taste STRG gedrückt und ziehen Sie mit der Maus Vrgänger und Nachflger vn Vrgängen und Meilensteinen an die gewünschte Psitin. Verschieben der Verlängern vn Planungselementen Verwenden Sie dazu die SHIFT- Taste, s werden Nachflger und Vrgänger vn der Änderung nicht beeinflusst. Ziehen Sie dann das Planungselement mit gedrückter Maustaste in die gewünschte Psitin. Zentrieren vn Planungselementen Klicken Sie auf das markierte Planungselement im Gantt- Diagramm. Vergrößern der Verkleinern der Ansicht Zmen Sie, indem Sie die Taste STRG gedrückt halten und mit dem Mausrad scrllen. Anrdnungsbeziehungen bearbeiten Dppelklicken Sie auf die Verknüpfungslinie zwischen den beiden Planungselementen, deren Anrdnungsbeziehung Sie bearbeiten möchten. Es erscheint das Dialgfenster Anrdnungsbeziehungen, in dem Sie auch den Typ der Anrdnungsbeziehung und den Zeitabstand zwischen den Planungselementen bearbeiten können. Funktinen im Kntextmenü Das Kntextmenü bietet fast alle Grundfunktinen, die auch auf der Seite Planung enthalten sind, wie Neuer Vrgang, Neuer Meilenstein, Bearbeiten, Löschen, Als erledigt markieren, Arbeitspaket hinzufügen, Kennzeichnung, Farbe und Synchrnisieren mit. Außerdem beinhaltet das Kntextmenü Funktinen wie Alle Gruppen erweitern und reduzieren, Felder auswählen, Kpieren 63

65 und Einfügen. Sie erreichen das Kntextmenü, indem Sie im Gantt-Diagramm mit der rechten Maustaste klicken. Die genaue Beschreibung dieser Funktinen finden Sie unter Arbeiten mit der Planung. Infrmatinsregeln des Gantt-Diagramms Die Tageslinie wird durch eine vertikale gelbe Linie dargestellt. Das Prjektende ist durch eine vertikale rte Linie gekennzeichnet. Um diese Linie sehen zu können, aktivieren Sie den Befehl Terminarbeit auf der Seite Betreuung. Mehr Infrmatinen finden Sie unter Hinzufügen vn weiteren Prjektinfrmatinen. Wenn die Planungselemente über das Prjektende liegen, wird dieser Zeitraum rt dargestellt. Ein blauer Balken zeigt den Status in einem Vrgang in Przent (%). Wie Sie den Status anlegen können, erfahren Sie unter Erstellen der Bearbeiten eines Vrgangs der Erstellen der Bearbeiten eines Meilensteins. Arbeitszeiten werden in der Planung weiß dargestellt (Start- & Endzeitpunkt des Prjektes vrausgesetzt). Nichtarbeitszeiten werden grau dargestellt. InLx PM erlaubt es Ihnen, die Planung früher als den Prjektstart zu beginnen und später als das Prjektende zu beenden. In beiden Fällen wird der Zeitraum, der vr dem Prjektstart bzw. nach dem Prjektende liegt, rt markiert. Tastenkmbinatin STRG+N Erstellen eines neuen Vrgangs. STRG+N Erstellen eines neuen Meilensteins. STRG+A Markieren aller Planungselemente. STRG+C Kpieren eines Planungselements in die Zwischenablage. STRG+V Einfügen eines Planungselements aus der Zwischenablage in das Gantt-Diagramm. STRG+Pfeil nach rechts Verschieben des ausgewählten Elements nach rechts. 64

66 STRG+Pfeil nach links Verschieben des ausgewählten Elements nach links. STRG+Pfeil nach ben Verschieben des ausgewählten Elements nach ben. STRG+Pfeil nach unten Verschieben des ausgewählten Elements nach unten. Das unterste Planungselement in der Planung markieren, dann Pfeil nach unten Erstellen eines neuen Planungselements. Einfg Einfügen eines neuen Planungselements. Beschreibung der Symble Symbl Beschreibung Ein Häkchen zeigt an, dass ein Element als erledigt gekennzeichnet wurde. Ein Warnsymbl zeigt an, dass ein Element in der Vergangenheit liegt, aber nch nicht als erledigt gekennzeichnet wurde. Eine Flagge zeigt die Kennzeichnung des Elements an. Das Symbl Ressurce zeigt an, dass Ressurcen auf das Element gebucht wurden. Das Symbl Ressurcen haben Arbeit abgeschlssen zeigt an, dass alle Ressurcen des Elements ihre Aufgaben erflgreich beendet haben. Eine Bürklammer wird neben Elementen angezeigt, in denen Dkumente verknüpft sind. Das Kalendersymbl zeigt an, b zeitliche Einschränkungen für das Planungselement gesetzt sind. Mehr Infrmatinen finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Vrgangs der Erstellen und Bearbeiten eines Meilensteins. Mit diesem Warnsymbl zeigt InLx PM an, b die Einschränkungen durch die Veränderung eines Vrgängers verletzt werden. Erstellen vn Planungselementen Erstellen und Bearbeiten eines Vrgangs Im Rahmen der Prjektplanung empfiehlt es sich, Ihr Prjekt in einzelne Vrgänge zu untergliedern. Bei einem Vrgang handelt es sich um ein Ablaufelement mit einem definierten Start- und Enddatum bzw. mit einer definierten Dauer, das meist durch die zugrundeliegenden Arbeitspakete inhaltlich eingegrenzt ist. Um Ihr Prjekt in einzelne Vrgänge aufzugliedern, gehen Sie flgendermaßen vr: 1. Öffnen Sie ein bestehendes Prjekt der erstellen Sie ein neues. Über die Möglichkeiten, wie Sie ein neues Prjekt anlegen können, erfahren Sie mehr unter Anlegen eines Prjekts. 2. Im Prjekt, auf der Registerkarte Start, in der Gruppe Bereich klicken Sie auf Planung. 3. Erstellen Sie eine Planung, indem Sie Vrgänge hinzufügen. Auf der Seite Planung, in der Gruppe Bearbeiten klicken Sie auf Neuer Vrgang. Sie können Ihre Planung schneller erstellen, indem Sie mithilfe der Funktinen Kpieren und Einfügen in der Gruppe Bearbeiten, bereits bestehende Vrgänge aus anderen Planungen in Ihre neue Planung integrieren. 65

67 Um Ihre Planung zu verfeinern, können Sie auch Meilensteine hinzufügen. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Meilensteins. 4. Im Dialgfenster Neuer Vrgang / Vrgang bearbeiten führen Sie eine der mehrere der flgenden Aktinen aus: Allgemeine Infrmatinen zu einem Vrgang in der Registerkarte Standard 1. Im Bereich Allgemein geben Sie im Feld Name den Namen des Vrgangs ein. Wählen Sie eine Gruppe aus der Drpdwnliste Gruppe aus. Zu jeder Gruppe ist ein interner Preis pr Stunde vermerkt. Die internen Preise pr Stunde swie die verfügbaren Gruppen können Sie in den InLx PM Optinen anpassen. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten vn Gruppen. 2. Im Bereich Allgemein können Sie auch definieren, b dieses Planungselement als Meilenstein in der Planung dargestellt wird. Aktivieren Sie dafür das Kntrllkästchen Element als ein Meilenstein. 3. Im Bereich Hervrhebung wählen Sie aus der Drpdwnliste Kennzeichnung eine Farbe aus, um den Vrgang in der Planung hervrzuheben. Klicken Sie auf Farbe, um das Planungselement im Gantt-Diagramm farblich zu kennzeichnen. 4. Im Bereich Zeitraum definieren Sie den Zeitrahmen des Vrgangs. Standardmäßig wird das aktuelle Datum bei einem neuen Prjekt gesetzt. 1. Im Feld Kalender wählen Sie einen Kalender aus. Die Arbeitszeiten können Sie selbst definieren bzw. neue Arbeitszeitkalender erstellen. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Anlegen eines Arbeitszeitkalenders. 2. Im Feld Dauer geben Sie die Dauer eines Vrgangs in Tagen an und die Stunden im Feld rechts. 3. Im Feld Element definieren Sie die Einschränkungen für die Anrdnungsbeziehungen zwischen den Planungselementen. Hier können Sie zwischen Start und Ende auswählen. 66

68 4. Standardmäßig bietet InLx PM die Einschränkung S früh wie möglich für den Start und S spät wie möglich für das Ende. InLx PM passt die Zeiten in der Planung autmatisch an. Der errechnete Zeitraum wird ben im Bereich Zeitraum angezeigt. 5. Wählen Sie die Einschränkung zusammen mit dem Datum für den Start der Ende aus. In der Drpdwnliste wählen Sie eine Einschränkung aus, z.b. Am, Nicht früher als, Nicht später als. Weitere Infrmatinen über Anrdnungsbeziehungen, Einschränkungen und andere Bedingungen finden Sie unter Erstellen vn Anrdnungsbeziehungen. 5. Im Bereich Status definieren Sie einen Frtschritt für den Vrgang der aktivieren Sie das Kntrllkästchen erledigt, um den Bearbeitungsstatus des Vrgangs anzuzeigen. Weitere Details zu einem Vrgang in der Registerkarte Details 1. Geben Sie im Feld Beschreibung wichtige Infrmatinen zum Vrgang ein, z. B. die gewünschten Arbeitsergebnisse der interne Bemerkungen. Die Infrmatinen aus dem Feld Beschreibung werden den eingeteilten Ressurcen mithilfe der Benachrichtigungen übermittelt. Weitere Infrmatinen zu den InLx PM-Benachrichtigungen finden Sie in Abrufen und Bearbeiten vn Arbeitspaketen. InLx PM erlaubt mehrzeilige Eingaben. In diesem Bereich stehen verschiedene Funktinen zur Frmatierung Ihres Textes bereit. Die detaillierte Beschreibung hierfür finden unter Erstellen und Anpassen vn Kmmentaren, im Abschnitt Anpassen eines Kmmentars. 2. Im Bereich Erweitert können Sie aus der Drpdwnliste Sammelvrgang ein Planungselement auswählen, unter das Sie den Vrgang einrdnen möchten. 3. Geben Sie Feld Ort einen Ort und im Feld PSP-Cde einen Prjektstrukturplan- Cde, um die Identifikatin des Elements zu erleichtern. Abhängigkeiten zwischen Vrgängen in der Registerkarte Abhängigkeiten erzeugen 1. Wählen Sie aus der Liste Verfügbar ein Planungselement aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche >>. InLx PM stellt eine zeitliche Abhängigkeit zwischen dem Vrgang und dem ausgewählten Nachflger her. 2. Die Liste Ausgewählt enthält alle Nachflger des Vrgangs, der gerade bearbeitet wird. Zum Entfernen eines Nachflgers klicken Sie auf die Schaltfläche <<. InLx PM löscht die Abhängigkeit zu dem entsprechenden Nachflger- Element. 3. Definieren Sie selbst die Anrdnungsbeziehungen zwischen den Planungselementen, indem Sie auf Bearbeiten klicken. Im Dialgfenster Anrdnungsbeziehungen bearbeiten wählen Sie zwischen Start zu Start, Start zu Ende, Ende zu Start, Ende zu Ende. Im Bereich Zeitabstand können Sie auch den Zeitabstand zwischen zwei Planungselementen definieren. Aktivieren das Kntrllkästchen Negativ, um den negative Zeitabstand zu erstellen. Weitere Infrmatinen zum Thema Anrdnungsbeziehungen und Zeitabstände finden Sie unter Erstellen vn Anrdnungsbeziehungen. Um die Liste Verfügbar übersichtlicher zu machen und die Unterelemente zu schließen, klicken Sie auf Einklappen. Ergänzende Infrmatinen zu einem Vrgang in der Registerkarte Benutzerdefiniert Zum Bearbeiten klicken Sie in das bereits erstellte benutzerdefinierte Feld, z.b. Dimensin, und geben Sie einen neuen Wert ein. Wie Sie benutzerdefinierte Felder in InLx PM anlegen können, erfahren Sie unter Anlegen vn benutzerdefinierten Feldern. 67

69 5. Klicken Sie auf OK, um die vrgenmmene Änderungen zu speichern. Sie können auch die Outlk Aufgaben bzw. Termine via Drag&Drp zur InLx PM Planung hinzufügen. Die Dauer des neuen Vrgangs besteht aus dem Ist-Aufwand einer Outlk Aufgabe der aus der Dauer eines Termins. Verwenden Sie die Tastaturkmbinatin STRG + V, um einen neuen Vrgang zu erstellen. Markieren Sie das unterste Element in Ihrer Planung und drücken Sie auf Ihrer Tastatur, um ein neues Planungselement zu erstellen. Drücken Sie Einfg auf Ihrer Tastatur, um ein neues Planungselement einzufügen. Siehe auch Hinzufügen vn Ressurcen Hinzufügen vn Dkumenten Erstellen und Bearbeiten eines Meilensteins Durch die Definitin vn Meilensteinen bestimmen Sie, wann und wie wichtige Prjektergebnisse erreicht werden sllen. Flgen Sie diesen Schritten, um Meilensteine für Ihr Prjekt in InLx PM zu setzen: 1. Öffnen Sie ein bestehendes Prjekt der erstellen Sie ein neues. Über die Möglichkeiten, wie Sie ein neues Prjekt anlegen können, erfahren Sie mehr unter Anlegen eines Prjekts. 2. Im Prjekt, in der Registerkarte Start, in der Gruppe Bereich klicken Sie auf Planung. 3. Erstellen Sie eine Planung, indem Sie Planungselemente (zum Beispiel Meilensteine) hinzufügen. Auf der Seite Planung, in der Gruppe Bearbeiten klicken Sie auf Neuer Meilenstein. Sie können Ihre Planung schneller erstellen, indem Sie mithilfe der Funktinen Kpieren und Einfügen in der Gruppe Bearbeiten Meilensteine aus bereits bestehenden Planungen einkpieren. Um Ihre Planung zu verfeinern, können Sie auch Vrgänge hinzufügen. Weitere Infrmatinen dazu finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Vrgangs. 68

70 4. Im Dialgfenster Neuer Meilenstein / Meilenstein bearbeiten führen Sie eine der mehrere der flgenden Aktinen aus. Allgemeine Infrmatinen zu einem Meilenstein in der Registerkarte Standard 1. Im Bereich Allgemein geben Sie im Feld Name den Namen des Meilensteins ein. Wählen Sie eine Gruppe aus der Drpdwnliste Gruppe aus. Zu jeder Gruppe ist ein interner Preis pr Stunde vermerkt. Die internen Preise pr Stunde swie die verfügbaren Gruppen können Sie in den InLx PM Optinen anpassen. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten vn Gruppen. 2. Im Bereich Allgemein können Sie auch definieren, b dieses Planungselement als Vrgang in der Planung dargestellt wird. Deaktivieren Sie dafür das Kntrllkästchen Element ist ein Meilenstein. 3. Im Bereich Hervrhebung wählen Sie aus der Drpdwnliste Kennzeichnung eine Farbe aus, um den Vrgang in der Planung hervrzuheben. Klicken Sie auf Farbe, um das Planungselement im Gantt-Diagramm farblich zu kennzeichnen. 4. Im Bereich Zeitpunkt definieren Sie das Datum des Meilensteins. Im Unterschied zum Vrgang ist ein Meilenstein ein Fertigstellungszeitpunkt. Standardmäßig wird aktuelles Datum bei dem neuen Prjekt angebten. 1. Im Feld Kalender wählen Sie einen Arbeitskalender aus. Die Arbeitszeiten können Sie selbst definieren bzw. neue Arbeitszeitkalender erstellen. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Anlegen eines Arbeitszeitkalenders. 2. Im Feld Einschränkung definieren Sie die zeitlichen Einschränkungen für den Meilenstein. Hier können Sie zwischen Start und Ende auswählen. 69

71 3. Aktivieren Sie das Kntrllkästchen S früh wie möglich für den Start der S spät wie möglich für das Ende. InLx PM passt die Zeiten autmatisch an. Der vrgeschlagene Zeitraum wird ben im Bereich Zeitpunkt angezeigt. 4. Wählen Sie die Einschränkung zusammen mit dem Datum für Start der Ende aus. In der Drpdwnliste wählen Sie eine Einschränkung, z.b. Am, Nicht früher als, Nicht später als aus. Weitere Infrmatinen zum Thema Anrdnungsbeziehungen, Einschränkungen und zu weiteren Bedingungen finden Sie unter Erstellen vn Anrdnungsbeziehungen. 5. Im Bereich Status aktivieren Sie das Kästchen erledigt, um den Bearbeitungsstatus des Vrgangs anzuzeigen. Weitere Details zu einem Meilenstein in der Registerkarte Details 1. Geben Sie im Feld Beschreibung wichtige Infrmatinen zum Vrgang ein, z. B. die gewünschten Arbeitsergebnisse der interne Bemerkungen. Die Infrmatinen aus dem Feld Beschreibung werden den eingeteilten Ressurcen mithilfe der Benachrichtigungen übermittelt. Weitere Infrmatinen zu den InLx PM-Benachrichtigungen finden Sie in Abrufen und Bearbeiten vn Arbeitspaketen. InLx PM erlaubt mehrzeilige Eingaben. In diesem Bereich stehen Ihnen verschiedene Funktinen zur Frmatierung zur Verfügung. Die detaillierte Beschreibung hierzu finden Sie unter Erstellen und Anpassen vn Kmmentaren, im Abschnitt Anpassen eines Kmmentars. 2. Im Bereich Zusätzlich wählen Sie ein Planungselement aus der Drpdwnliste Sammelvrgang aus, dem Sie den Meilenstein unterrdnen möchten. 3. Geben Sie im Bereich Zusätzlich im Feld Ort einen Ort und im Feld PSP-Cde einen Prjektstrukturplan-Cde, um die Identifikatin des Elements in umfangreichen Prjektplänen zu erleichtern. Abhängigkeiten zwischen Planungselementen in der Registerkarte Abhängigkeiten erzeugen 1. Wählen Sie aus der Liste Verfügbar ein Planungselement aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche >>. InLx PM stellt eine zeitliche Abhängigkeit zwischen dem Meilenstein und dem ausgewählten Nachflger her. 2. Die Liste Ausgewählt enthält alle Nachflger des Meilensteins, der gerade bearbeitet wird. Zum Entfernen eines Nachflgers klicken Sie auf die Schaltfläche <<. InLx PM löscht die Abhängigkeit zu dem entsprechenden Nachflger-Element. 3. Definieren Sie selbst die Anrdnungsbeziehungen zwischen den Planungselementen, indem Sie auf Bearbeiten klicken. Im Dialgfenster Anrdnungsbeziehungen bearbeiten wählen Sie zwischen Start zu Start, Start zu Ende, Ende zu Start, Ende zu Ende. Im Bereich Zeitabstand können Sie auch den Zeitabstand zwischen zwei Planungselementen definieren. Aktivieren das Kntrllkästchen Negativ, um den negative Zeitabstand zu erstellen. Weitere Infrmatinen zum Thema Anrdnungsbeziehungen und Zeitabstände finden Sie unter Erstellen vn Anrdnungsbeziehungen. Um die Liste Verfügbar übersichtlicher zu machen und die Unterelemente zu schließen, klicken Sie auf Einklappen. Ergänzende Infrmatinen zu einem Meilenstein in der Registerkarte Benutzerdefiniert 70

72 Zum Bearbeiten klicken Sie in das bereits erstellte benutzerdefinierte Feld, z.b. Dimensin, und geben Sie einen neuen Wert ein. Wie Sie benutzerdefinierte Felder in InLx PM anlegen können, erfahren Sie unter Anlegen vn benutzerdefinierten Feldern. 2. Klicken Sie auf OK, um die vrgenmmenen Änderungen zu speichern Siehe auch Hinzufügen vn Ressurcen Hinzufügen vn Dkumenten Erstellen und Bearbeiten eines Sammelvrgangs Eine bestehende Planung können Sie anhand einer Gliederung rdnen und strukturieren. Ein Sammelvrgang fasst dabei mehrere zusammengehörige Einzelvrgänge zu einem übergerdneten Vrgang zusammen. Dies erhöht die Übersichtlichkeit der Prjektplanung. Inhalt Anlegen eines Sammelvrgangs Bearbeiten eines Sammelvrgangs Anlegen eines Sammelvrgangs Gehen Sie zum Erstellen eines Sammelvrgangs wie flgt vr: 1. Öffnen Sie ein bestehendes Prjekt der erstellen Sie ein neues. Über die Möglichkeiten, wie Sie ein neues Prjekt anlegen können, erfahren Sie mehr unter Anlegen eines Prjekts. 2. Im Prjekt, auf der Registerkarte Start, in der Gruppe Bereich klicken Sie auf Planung. 3. Um Vrgänge und Meilensteine einer bestehenden Planung unterzurdnen, markieren Sie diese und klicken Sie Eingliedern in der Gruppe Gruppierung. Weitere Infrmatin, wie Sie eine Planung erstellen können, finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Vrgangs und Erstellen und Bearbeiten eines Meilensteins. InLx PM wandelt den übergerdneten Vrgang zu einem Sammelvrgang um. 71

73 Der Vrgang, den Sie zu einem Sammelvrgang umwandeln möchten, darf keine Verknüpfungen/Abhängigkeiten enthalten. Der Zeitraum des Sammelvrgangs wird autmatisch den untergerdneten Elementen angepasst. Bearbeiten eines Sammelvrgangs Führen Sie zum Bearbeiten eines Sammelvrgangs die flgenden Schritte aus: 1. Klicken mit der rechten Maustaste auf einen markierten Vrgang in der Planung und dann klicken Sie im Kntextmenü auf Bearbeiten. 2. Im Dialgfenster Sammelvrgang bearbeiten führen Sie eine der mehrere der flgenden Aktinen aus: Allgemeine Infrmatinen zu einem Sammelvrgang in der Registerkarte Standard 1. Im Bereich Allgemein geben Sie im Feld Name einen Namen ein. 72

74 2. Im Bereich Hervrhebung wählen Sie aus der Drpdwnliste Kennzeichnung eine Farbe aus, um den Sammelvrgang in der Planung hervrzuheben. 3. In diesem Bereich klicken Sie auch auf Farbe, um den Sammelvrgang im Gantt-Diagramm farblich zu kennzeichnen. 4. Im Bereich Status definieren Sie einen Frtschritt der aktivieren Sie das Kästchen erledigt, um den Bearbeitungsstatus des Sammelvrgangs anzuzeigen. Weitere Details zum Sammelvrgang in der Registerkarte Details 1. Geben Sie im Feld Beschreibung wichtige Infrmatinen ein, z. B. gewünschte Arbeitsergebnisse der interne Bemerkungen. Die Infrmatinen aus dem Feld Beschreibung werden den eingeteilten Ressurcen mithilfe der Benachrichtigungen übermittelt. Weitere Infrmatinen zu den InLx PM Benachrichtigungen finden Sie in Abrufen und Bearbeiten vn Arbeitspaketen. InLx PM erlaubt mehrzeilige Texteingaben. In diesem Bereich stehen viele Funktinen zur Textfrmatierung bereit. Eine detaillierte Beschreibung hierzu finden Sie unter Erstellen und Anpassen vn Kmmentaren, im Abschnitt Anpassen eines Kmmentars. 2. Wählen Sie aus der Drpdwnliste Sammelvrgang einen Sammelvrgang aus, dem dieser Sammelvrgang zugerdnet werden sll. Smit können Sie die Tiefe jeder Hierarchie definieren. 3. Geben Sie zusätzlich im Feld PSP-Cde einen Prjektstrukturplan-Cde an, um die Identifikatin des Elements zu erleichtern. Ergänzende Infrmatinen zu einem Sammelvrgang in der Registerkarte Benutzerdefiniert 1. Zum Bearbeiten klicken Sie in das bereits erstellte benutzerdefinierte Feld und geben neuen Wert ein. Wie Sie benutzerdefinierte Felder in InLx PM anlegen können, erfahren Sie unter Anlegen vn benutzerdefinierten Feldern. 3. Klicken Sie auf OK, um die vrgenmmenen Änderungen zu speichern. Siehe auch Hinzufügen vn Ressurcen Hinzufügen vn Dkumenten Erstellen vn Anrdnungsbeziehungen Eine Anrdnungsbeziehung stellt eine Beziehung zwischen zwei Planungselementen dar, in der ein Element mit seinem Anfang der Ende vm Anfang der Ende eines anderen Elements abhängt. Ein Planungselement ist ein Nachflger, wenn es in der Anrdnungsbeziehung vn einem anderen Planungselement abhängig ist. Das Planungselement, vn dem der Nachflger abhängig ist, ist der Vrgänger. Diese beiden Typen werden in einem Prjektplan (Gantt-Diagramm) abgebildet. Die Anrdnungsbeziehung beschreibt die sachlgische und zeitliche Reihenflge der Bearbeitung vn Planungselementen in diesem Diagramm. 73

75 Inhalt Arten vn Anrdnungsbeziehungen Einschränkungen Zeitabstände Arten vn Anrdnungsbeziehungen In der Planung vn InLx PM können Sie mit der Dauer vn Planungselementen, mit verschiedenen Anrdnungsbeziehungen, Einschränkungen swie psitiven und negativen Zeitabständen arbeiten. Sie können anhand der Funktinen im Ribbn, Gantt-Diagramm der mit Hilfe des Dialgfensters Bearbeiten die Infrmatinen für die Planung mdifizieren. InLx PM passt autmatisch den Terminplan an und infrmiert Sie über die Anrdnungsbeziehungen in der Planung. Die Art einer Anrdnungsbeziehung bestimmt, wie die einzelnen Vrgänge miteinander verbunden sind. Dabei unterscheidet man die flgenden Arten vn Anrdnungsbeziehungen: Anrdnungsbeziehung Beispiel Beschreibung Ende-Anfang Anfang-Anfang Ende-Ende Anfang -Ende Der Vrgang B beginnt erst dann, wenn der Vrgang A beendet ist. Ein Beispiel: Der Vrgang A ist "Präsentatin vrbereiten" und der Vrgang B "Präsentatin durchführen". In diesem Fall kann "Präsentatin durchführen" kann erst dann durchgeführt werden, wenn "Präsentatin vrbereiten" abgeschlssen ist. Diese Art der Anrdnungsbeziehung tritt sehr häufig auf. Der Vrgang B beginnt dann, wenn der Vrgang A beginnt. Beispiel: Der Vrgang A ist "Texte für die Webseite erstellen" und der Vrgang B ist "Screenshts hinzufügen". Die Vrgänge "Texte für die Webseite erstellen" und "Screenshts hinzufügen" können parallel beginnen. Jedch kann "Screenshts hinzufügen" erst dann beginnen, wenn "Texte für die Webseite erstellen" beginnt. Der Vrgang B kann erst dann beendet werden, wenn der Vrgang A abgeschlssen wird. Beispiel: Der Vrgang A ist "Texte erstellen" und der Vrgang B "Texte überprüfen". Wenn beide Vrgänge "Texte erstellen" und "Texte überprüfen" ausgeführt werden müssen, wird "Texte überprüfen" erst dann beendet, wenn "Texte erstellen" abgeschlssen wird. Der Vrgang B kann erst dann beendet werden, wenn der Vrgang A anfängt. Diese Art wird auch als Sprungflge bezeichnet. Über eine Kette vn Sprungflgen ergibt sich s der späteste Prjektbeginn. Beispiel: Der Vrgang A ist "Brschüre drucken" und der Vrgang B ist "Senden zum Drucken". "Senden 74

76 zum Drucken" muss beendet sein, bevr "Brschüre drucken" beginnt. Anrdnungsbeziehungen bearbeiten im Gantt-Diagramm Anrdnungsbeziehungen können Sie flgendermaßen erzeugen bzw. bearbeiten: 1. Markieren Sie in Ihrem Prjektplan das Planungselement, das Sie als Nachflger vrgesehen haben. Dppelklicken Sie das Element der klicken Sie im Ribbn unter der Registerkarten Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten auf Bearbeiten. 2. Im Dialg Vrgang bearbeiten bzw. Meilenstein bearbeiten klicken Sie auf die Registerkarte Abhängigkeiten. 3. Markieren Sie im Bereich Verfügbar das Planungselement, das Sie als Vrgänger vrgesehen haben. Klicken Sie es dann mit Hilfe der Schaltfläche >> in das Feld Ausgewählt. 4. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Bearbeiten um den Typ der Anrdnungsbeziehung zu bestimmen. 5. Bestätigen Sie Ihre Eingabe zweimal mit OK. Um eine bereits bestehende Anrdnungsbeziehung zwischen zwei Planungselementen zu bearbeiten, können Sie auch auf die Verbindungslinie zwischen den beiden Elementen im Gantt- Diagramm dppelklicken. Zeitabstände InLx PM bietet Ihnen die Möglichkeit, feste Zeitabstände zwischen verknüpften Planungselementen zu bestimmen. Mithilfe vn Zeitabständen können Zeitvrgaben für die Abflge vn Planungselementen in InLx PM integrieren. Sie können einen negativen der psitiven Zeitabstand definieren. Psitiver Zeitabstand Der Bezugstermin (Anfang der Ende) des Nachflgers liegt zeitlich nach dem Vrgänger. Ein psitiver Zeitabstand bedeutet "warten". Beispiel: Sie möchten zwischen den Vrgängen "Bild malen" und "Bild einrahmen" eine Verzögerung definieren, damit die Farbe trcknen kann. Erstellen Sie einen psitiven Zeitabstand, indem Sie 2 Tage eingeben. Wird der Vrgänger z.b. drei Tage dauern, führt die Eingabe vn 2 Tage zur einen Verzögerung zwischen dem Abschluss des Vrgängers und dem Beginn des Nachflgers. Negativer Zeitabstand Sll ein Vrgang anfangen, bevr sein Vrgänger beendet ist, dann wird ein negativer Zeitabstand angegeben (Überschneidung beider Vrgänge). Ein negativer Zeitabstand bedeutet "vrziehen". Beispiel: Sie möchten die Prduktin einer Marketing-Brschüre planen. Dabei können Sie mit einer Überlappung der Aufgaben arbeiten, d.h., mit den Illustratinen 3 Tage vr dem Abschluss der "Schreiben"-Aufgabe zu beginnen. Bei dem negativen Zeitabstand überlappen sich beide Vrgänge, d.h. das Illustrieren beginnt, wenn das Schreiben zur Hälfte abgeschlssen ist. Zeitabstand bearbeiten in der Planung Markieren Sie zunächst das Planungselement, das Sie bearbeiten möchten. Klicken Sie anschließend unter der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten auf Bearbeiten. Im 75

77 Dialgfenster Vrgang bearbeiten bzw. Meilenstein bearbeiten unter der Registerkarte Abhängigkeiten können Sie Flgendes tun: Falls nch keine Abhängigkeit definiert wurde, wählen Sie im Bereich Verfügbar den gewünschten Vrgänger aus und klicken Sie ihn mit Hilfe der Schaltfläche >> in den Bereich Ausgewählt. Markieren Sie im Bereich Ausgewählt den gewünschten Vrgang aus und klicken Sie auf Bearbeiten. Im Dialg Anrdnungsbeziehung bearbeiten können Sie den Typ der Anrdnungsbeziehung (siehe ben) angeben. Außerdem können Sie den Zeitabstand in Arbeitstagen, Stunden und Minuten angeben. Aktivieren Sie das Kntrllkästchen Negativ, falls es sich um einen negativen Zeitabstand handelt. Beispiel: Ein Nachflger sll drei Tage vr dem Ende des Vrgängers beginnen. In diesem Fall wird ein Zeitabstand vn drei Arbeitstagen angegeben und das Kntrllkästchen Negativ aktiviert. Alternativ können Sie auf die Verbindungslinie zwischen zwei Planungselementen dppelklicken, um direkt zum Dialgfenster Anrdnungsbeziehung bearbeiten zu gelangen. Einschränkungen Jeder Vrgang kann mit einer Einschränkung versehen werden, um den Anfangs- der den Endtermin zu steuern. InLx PM bietet verschiedene Arten vn Einschränkungen an (siehe Liste unten). Standardmäßig wird die Einschränkung S früh wie möglich bei einem neuen Planungselement in der Vrwärtsplanung gesetzt. Der Standardwert in der Rückwärtsplanung ist S spät wie möglich. Die Einschränkungen können Sie in Kmbinatin mit den Typen vn Anrdnungsbeziehungen s anlegen, dass ein Vrgang z.b. nicht früher als der später als zu einem festgelegten Datum beginnen kann. Einschränkungsart S früh wie möglich S spät wie möglich Ende nicht später als Anfang nicht später als Ende nicht früher als Anfang nicht früher als Anfang am Ende am Beschreibung Ein Vrgang wird s früh wie möglich unter der Berücksichtigung anderer Parameter des Vrgangs geplant. Bei der Berechnung in der Planung wird der Anfangstermin berücksichtigt. Ein Vrgang wird s spät, wie dieser unter der Berücksichtigung anderer Parameter möglich ist, geplant. Dieser Vrgang wird vm Endtermin ausgehend berechnet. Mit dieser Einschränkung wird der Abschlusstermin für den Vrgang vr der an einem angegebenen Termin geplant. Der Vrgang wird vr der am angegebenen Datum beendet. Ein Vrgänger darf nicht einen Nachflger mit dieser Einschränkung hinter den Einschränkungstermin verschieben. Der Vrgang fängt am angegebenen Termin der früher an. Ein Vrgänger darf nicht einen Nachflger hinter dem Einschränkungstermin haben. Der Vrgang wird frühestmöglich abgeschlssen. Er kann nicht vr dem angegebenen Termin beendet werden. Der Vrgang wird s früh wie möglich angefangen und darf nicht vr dem Einschränkungstermin beginnen. Es wird ein genauer Anfangstermin eines Vrgangs angegeben. Weitere Parameter, z.b. Anrdnungsbeziehungen, negativer der psitiver Zeitabstand, werden hier nicht berücksichtigt. Es wird ein genauer Abschlusstermin eines Vrgangs angegeben. Weitere Parameter, z.b. Anrdnungsbeziehungen, negativer der psitiver Zeitabstand, werden hier nicht berücksichtigt. 76

78 Rückwärtsplanung Rückwärtsplanung ist eine Technik, bei der die Planung vn dem Zeitpunkt an rückwärts berechnet wird, an dem das Prjektergebnis vrliegen muss. Die Arbeitspakete kann man s zuweisen, dass das gesamte Prjekt genau zum Prjektendtermin fertig wird. Im Rahmen der Netzplantechnik startet ein neues Planungselement s spät wie möglich und das Element, das als letztes in der Kette steht, bleibt am Ende. Bei der Rückwärtsplanung geht es darum, zu ermitteln, wann ein Planungselement spätestens beendet sein muss, damit das geplante Planungsende eingehalten werden kann. Dabei werden die spätesten Endzeitpunkte und die spätesten Anfangszeitpunkte für die Planungselemente im Prjektplan berechnet. Der Prjektplan wird smit bis zum spätestmöglichen Zeitpunkt des Planungsstartes unter der Berücksichtigung vn eventuell ntwendigen Zeitabständen berechnet. Aus diesen Berechnungen können die sgenannten Pufferzeiten berechnet, kritische Planungselemente ermittelt und der kritische Pfad bestimmt werden. Weitere Infrmatinen über den kritischen Pfad und Pufferzeiten erfahren Sie unter Anzeigen des kritischen Pfades. S erstellen Sie eine Rückwärtsplanung: 1. Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Einstellungen klicken Sie auf Richtung. 2. Wählen Sie aus der Drpdwnliste Rückwärtsplanung aus. 3. Setzen Sie für die Rückwärtsplanung das Ende ein, indem Sie im Feld Planungsende ein Datum eingeben. InLx PM berechnet ausgehend vm Endtermin den theretischen Anfangstermin der Planung. 4. Setzen Sie ein Planungselement ein, das in der Planung zum letzten Planungselement wird (welches keinen Nachflger mehr hat). 5. Setzen Sie dann die spätesten Fertigstellungstermine der jeweils vrgelagerten Planungselemente fest. Wie Sie Planungselemente erstellen können, erfahren Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Vrgangs und Erstellen und Bearbeiten eines Meilensteins. 77

79 Ressurcen Hinzufügen vn Ressurcen Sie können die Arbeitspakete zu Planungselementen Ihres Prjektes bestimmten Persnen zuweisen und smit die Arbeitsverteilung bestimmen. Das Vrgehen zum Hinzufügen vn Ressurcen ist für Vrgänge, Meilensteine und Sammelvrgang das gleiche - alle benötigten Funktinen befinden sich im Dialgfenster Neuer Vrgang bzw. Neuer Meilenstein der Vrgang bearbeiten bzw. Meilenstein bearbeiten. 1. Um Ressurcen zu einem neuen der einem bestehenden Planungselement hinzufügen zu können, öffnen Sie das Dialgfenster Neuer Vrgang bzw. Neuer Meilenstein der Vrgang bearbeiten bzw. Meilenstein bearbeiten. Zum Öffnen des Dialgfensters stehen Ihnen flgende Möglichkeiten zur Verfügung: Klicken Sie auf Neuer Vrgang / Neuer Meilenstein der Bearbeiten in der Gruppe Allgemein. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle in der Planung und klicken Sie dann im Kntextmenü auf Neuer Vrgang / Neuer Meilenstein der Bearbeiten. Dppelklicken Sie auf ein Planungselement im Bereich Planung. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Ressurcen. 3. Führen Sie flgende Aktinen aus: Neue Ressurce hinzufügen: 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. 2. Im Dialgfenster Neues Arbeitspaket klicken Sie im Feld Ressurce auswählen auf die Schaltfläche. In der Schnellauswahl sehen Sie alle im Prjekt eingefügten Ressurcen. Klicken Sie auf den Pfeil und wählen Sie die gewünschte Ressurce aus der Drpdwnliste aus. 3. Im Dialgfenster Kntakt auswählen wählen Sie aus der Liste einen Namen aus. InLx PM stellt Ihnen swhl das InLx PM Adressbuch als auch die Kntakte aus Micrsft Outlk und Exchange Server zur Verfügung. Verwenden Sie die Funktin Fertigkeiten, um die Ressurcen anhand ihrer Fertigkeiten auszuwählen. Klicken Sie dafür auf die Drpdwnliste Nach Fertigkeit suchen und aktivieren Sie das Kntrllkästchen der gewünschten Fertigkeit. Nun wählen Sie aus der Liste eine Ressurce aus. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Zuteilen vn Fertigkeiten an Ressurcen. 4. Klicken Sie auf OK. Die neue Ressurce wird in der Liste Name gezeigt. 78

80 Ressurce benachrichtigen: 1. Im Dialgfenster Neues Arbeitspaket klicken Sie auf die Drpdwnliste Benachrichtigung. 2. Wählen Sie die Art der Benachrichtigung aus. Die Benachrichtigung entscheidet darüber, b und wie eine hinzugefügte Ressurce über die Details eines Arbeitspakets infrmiert wird. Wählen Sie: (keine), InLx PM, , Outlk-Aufgabenanfrage der Outlk- Besprechungsanfrage. Mehr Infrmatinen über die Benachrichtigungsmethden finden Sie unter Abrufen und Bearbeiten vn Arbeitspaketen. 3. Verändern Sie die Auslastung der Ressurce (ptinal). Sie erhalten die Kapazität der Ressurce in Przent (%) im angegebenen Zeitraum. Die Kapazität bestimmt die Planzeit und Ksten auf der Seite Budgetübersicht, im Bereich Budgetübersicht, in der Spalte Planksten Ressurcen. Weitere Infrmatinen finden Sie in der Kategrie Budgetübersicht. 4. Aktivieren Sie das Kntrllkästchen Individuell im Bereich Ksten per Stunde. Wählen Sie den individuellen Stundensatz je Ressurce aus, falls Sie die Gruppenkstensätze ignrieren möchten und füllen Sie die Felder Einkaufspreis und Verkaufspreis mit den entsprechenden Werten. 5. Aktivieren Sie das Kntrllkästchen Psten ist abrechenbar, wenn Sie möchten, dass die Ksten für diese Ressurce im Arbeitspaket mitgerechnet werden. 6. Aktivieren Sie das Kntrllkästchen Diese Aufgabe ist bereits erledigt im Bereich Status. Der Status zeigt an, b die betreffende Ressurce Ihre Aufgaben für dieses Planungselement abgeschlssen hat. 7. Klicken Sie auf OK. Ressurce bearbeiten: 79

81 1. Im Dialgfenster Neuer Vrgang / Neuer Meilenstein der Vrgang bearbeiten bzw. Meilenstein bearbeiten, unter der Registerkarte Ressurcen wählen Sie in der Liste Name einen Namen aus, der bearbeitet werden sll. 2. Klicken Sie auf Bearbeiten und führen Sie die gewünschten Änderungen im Dialgfenster Arbeitspaket bearbeiten aus. 3. Klicken Sie OK. Ressurce entfernen: 1. Im Dialgfenster Neuer Vrgang / Neuer Meilenstein der Vrgang bearbeiten bzw. Meilenstein bearbeiten, unter der Registerkarte Ressurcen wählen Sie in der Liste Name einen Namen aus, der entfernt werden sll. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Entfernen. Auslastung prüfen: 1. Im Dialgfenster Neuer Vrgang / Neuer Meilenstein der Vrgang bearbeiten bzw. Meilenstein bearbeiten, unter der Registerkarte Ressurcen klicken Sie auf die Schaltfläche Auslastung (h), um die Ressurcenübersicht anzuzeigen. Diese Ansicht zeigt Ihnen eine Übersicht über alle Ressurcen, die im Prjekt beteiligt sind, prjektbezgen der über alle Prjekte. Weitere Infrmatinen zur Prjektverwaltung mit Hilfe der Ressurcenübersicht finden Sie unter Aufrufen und Verwalten der Ressurcenübersicht. 2. Klicken Sie auf Schließen. Ressurcen Fertigkeiten zuteilen Mithilfe der Fertigkeiten in InLx PM können Sie beliebige Qualifikatinen und Fertigkeiten (z.b. Sprachkenntnisse, Branchenkenntnisse, Zertifizierungen u.v.m.) anlegen und diese Prjektbeteiligten zuweisen. Anschließend können Sie nach Mitarbeitern mit bestimmten Fertigkeiten im Unternehmen suchen und diese gezielt an der richtigen Stelle im Prjekt einsetzen. Und s können Sie Fertigkeiten in InLx PM anlegen und diese bestimmten Prjektbeteiligten zuweisen: 4. Öffnen Sie das Dialgfenster InLx PM Optinen. Weitere Infrmatinen darüber, wie Sie die InLx PM Optinen öffnen können, erhalten Sie unter Öffnen der InLx PM Optinen. 5. Unter Planung klicken Sie auf Fertigkeiten. Auf der rechten Seite sehen Sie den Bereich Fertigkeiten swie den Bereich Zurdnung. Fertigkeiten Um eine neue Fertigkeit anzulegen, klicken Sie auf Neu im Bereich Fertigkeiten. Im Dialgfenster Neue Fertigkeit können Sie im Feld Name die betreffende Qualifikatin angeben und im Feld Beschreibung eine entsprechende Textbeschreibung hinzufügen. Bestätigen Sie anschließend mit OK und die neu angelegte Fertigkeit erscheint in der Liste. 80

82 Um eine bereits im System hinterlegte Fertigkeit zu bearbeiten, markieren Sie die jeweilige Fertigkeit in der Liste und klicken Sie auf Bearbeiten. Sie haben dann die Möglichkeit, im Feld Name die Bezeichnung der Fertigkeit zu ändern swie im Feld Beschreibung die Textbeschreibung der Fertigkeit zu überarbeiten. Bestätigen Sie anschließend mit OK und die geänderte Fertigkeit erscheint in der Liste. Um eine bereits angelegte Fertigkeit dauerhaft zu löschen, klicken Sie auf die betreffende Fertigkeit in der Liste, klicken Sie dann Löschen und bestätigen Sie diese Eingabe mit Ja. Zurdnung Klicken Sie zunächst im Bereich Fertigkeiten auf die Fertigkeit in der Liste, die Sie einer Ressurce zuweisen möchten. Klicken Sie anschließend im Bereich Zurdnung auf Neu. Im Dialgfenster InLx PM Fertigkeiten Zurdnung klicken Sie auf, um eine Ressurce auszuwählen. Markieren Sie den gewünschten Namen in der Liste und klicken Sie auf Auswählen und dann auf OK. Aktivieren Sie im Bereich Fertigkeiten anschließend die Kntrllkästchen der Fertigkeiten, die Sie der Ressurce zuweisen möchten und bestätigen Sie mit OK. Um die Zurdnung zu verändern, markieren Sie den gewünschten Eintrag im Bereich Zurdnung und klicken Sie auf Bearbeiten. Um eine andere Ressurce auszuwählen, klicken Sie auf und markieren Sie den gewünschten Namen in der Liste und klicken Sie auf Auswählen und dann auf OK. Um die zugeteilten Fertigkeiten zu verändern, aktivieren der deaktivieren Sie die Kntrllkästchen der jeweiligen Fertigkeiten. Um eine Zurdnung vllständig zu entfernen, markieren Sie die Zurdnung in der Liste, klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie mit Ja. Sbald Sie in den InLx PM Optinen eine Fertigkeit angelegt und diese einer der mehreren Ressurcen zugewiesen haben, können Sie überall im Prjekt beim Hinzufügen einer Ressurce gezielt nach dieser Fertigkeit suchen. Aufrufen und Verwalten der Ressurcen Anhand der Ressurcen können Sie die Ressurcenauslastung überprüfen. Ressurcen sind Mitarbeiter der Arbeitsmaterialen wie beispielsweise Räume, Fahrzeuge der Geräte. InLx PM unterscheidet zwischen internen Ressurcen (= Exchange Server-Pstfächer) und externen Ressurcen (= - und Fax-Kntakte). Bei internen Ressurcen liest InLx PM den Frei/Gebucht-Dienst des Exchange Servers aus und integriert die Infrmatinen (Gebucht, Mit Vrbehalt und Abwesend) in die Darstellung der Kapazitätsauslastung. 1. Öffnen Sie die Ressurcen. 2. Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie die Ressurcenübersicht öffnen können: Im Prjekt, auf der Registerkarte Start, in der Gruppe Bereich klicken Sie auf die Seite Mindmaps der Planung. Anschließend klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Ressurcen auf Ressurcen. Tastenkmbinatin Drücken Sie STRG+O. In der Planung klicken Sie entweder auf einen bestehenden Meilenstein / Vrgang der auf ein neues Planungselement. Im Dialgfenster klicken Sie auf die Registerkarte Ressurcen und dann auf Auslastung. In diesem Fall zeigt die Ressurcenübersicht alle Ressurcen des gewählten Vrgangs der Meilensteins an. 81

83 3. Führen Sie eine der mehrere der flgenden Aktinen aus: Ressurce prüfen Klicken Sie auf eine Ressurce in der Ressurcenliste. Sie erhalten eine grafische Übersicht zur Auslastung im angegebenen Zeitraum: Eine gelbe Fläche zeigt an, dass eine Ressurce im angegebenen Zeitraum belegt, jedch nicht überbelegt ist. Eine schraffierte gelbe Fläche zeigt an, dass eine Ressurce im angegebenen Zeitraum überbelegt ist. Auslastung einer Ressurce ändern Klicken Sie auf das betreffende Planungselement in der Planung. Im Dialgfenster Bearbeiten ändern Sie die gewünschten Daten, z.b. den Zeitraum in der Registerkarte Standard. In der Registerkarte Ressurcen ändern Sie die Daten zu dieser Ressurce. Ressurcen prjektbezgen der systemweit anzeigen In der Gruppe Ansicht wählen Sie zwischen Alle Prjekte und Nur dieses Prjekt aus. Details des Arbeitspakets anzeigen Wählen Sie aus der Liste ein Arbeitspaket aus und klicken Sie auf Details anzeigen. Standardansicht anzeigen Zeigt Ihnen die Ressurcen, die in dem Prjekt eingefügt sind. Dieser Befehl befindet sich in der Gruppe Ressurcen. Eine detaillierte Beschreibung der Funktinen im Dialgfenster Ressurcen finden Sie unter Arbeiten mit Ressurcen. Weitere Infrmatinen zum Thema Ressurcen finden Sie unter der Kategrie Ressurcen. 82

84 Hinzufügen vn Dkumenten In InLx PM können Sie zu Planungselementen die entsprechenden Prjektdkumente hinzufügen. S sind sie für alle Nutzer jederzeit erreichbar. Das Vrgehen, wie Sie Dkumente hinzufügen können, ist für Vrgänge, Meilensteine und Sammelvrgänge das gleiche - alle Funktinen befinden sich im Dialgfenster Neu der Bearbeiten des jeweiligen Planungselements. 1. Um die Dkumente zu einem Planungselement hinzufügen zu können, öffnen Sie das Dialgfenster Neu / Bearbeiten des jeweiligen Planungselements. Zum Öffnen des Dialgfensters stehen Ihnen flgende Möglichkeiten zur Verfügung: Klicken Sie auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten auf Neuer Vrgang / Neuer Meilenstein der Bearbeiten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle im Bereich Planung und dann klicken Sie im Kntextmenü auf Neuer Vrgang / Neuer Meilenstein der auf Bearbeiten. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Dkumente. Führen Sie flgende Aktinen aus: 1. Neues Dkument hinzufügen: 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Mehr zum Hinzufügen eines Dkumentes erfahren Sie unter Ablegen und Bearbeiten eines Dkuments. Das neu hinzugefügte Dkument wird auf der Seite Dkumente autmatisch gespeichert. Das neue Dkument wird im Prjektplan durch eine Bürklammer angezeigt. Klicken Sie darauf, um das Dkument zu öffnen. 2. Bereits gespeicherte Dkumente vn der Seite Dkumente hinzufügen: 1. Klicken Sie neben der Schaltfläche Hinzufügen auf den Pfeil. 2. Wählen Sie aus der Drpdwnliste Verknüpfung aus. 3. Im Dialgfenster Eintrag wählen wählen Sie ein Dkument aus und klicken Sie auf OK. 3. Dkument öffnen: 1. Wählen Sie in der Liste im Bereich Dkumente ein Dkument aus. 2. Klicken Sie auf Öffnen der dppelklicken Sie auf das Element. 4. Dkument entfernen: 1. Wählen Sie in der Liste im Bereich Dkumente das Dkument aus, das entfernt werden sll. 2. Klicken Sie auf Entfernen. Sie können Dateien auf Ihrem lkalen Cmputer der auf einem Server mit der InLx PM Prjektplanung verknüpfen. Arbeiten Sie in einem Team, geben Sie einen Serverpfad für die Verknüpfung an, auf den alle Prjektbeteiligten Zugriff haben. Wie Sie die Dkumente in einem Prjekt ablegen und diese bearbeiten können, erfahren Sie unter der Kategrie Dkumente. 83

85 Anzeigen des kritischen Pfades Der kritische Pfad kennzeichnet die Vrgänge und Meilensteine, die bei Verzögerungen sfrt dazu führen, dass das geplante Prjektende überschritten wird. Sie können den kritischen Pfad nur in einer bestehenden Planung anzeigen lassen. Weitere Infrmatinen dazu, wie Sie Ihre Planung erstellen können, finden Sie unter der Kategrie Erstellen vn Planungselementen. 1. Öffnen Sie ein bestehendes Prjekt der erstellen Sie ein neues. Über die Möglichkeiten, wie Sie ein neues Prjekt anlegen können, erfahren Sie mehr unter Anlegen eines Prjekts. 2. Im Prjekt, auf der Seite Betreuung, in der Gruppe Bereich klicken Sie auf Planung. 3. Auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Details klicken Sie auf Kritischen Pfad anzeigen. Der kritische Pfad wird immer rt markiert und die farbigen Kennzeichnungen werden ausgeblendet. Sie können auch mithilfe des Befehls Puffer anzeigen sehen, um wie viele Tage Sie die Planungselemente verschieben können, bis sie kritisch sind. Auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Details klicken Sie dafür auf Puffer anzeigen. Planungselemente, die dem kritischen Pfad angehören, werden im Prjektplan in der Spalte Ist kritisch als "kritisch" angezeigt. Anlegen eines Arbeitszeitkalenders InLx PM passt sich intelligent an die Arbeitszeiten in Ihrem Unternehmen an. In den InLx PM Optinen können Sie individuell Arbeitsmdelle erstellen, um z.b. Teilzeit-, Schicht- der Wchenendarbeit abzubilden. 84

86 1. Öffnen Sie das Dialgfenster InLx PM Optinen. Weitere Infrmatinen darüber, wie Sie die InLx PM Optinen öffnen können, erhalten Sie unter Öffnen der InLx PM Optinen. 2. Unter Planung klicken Sie auf Arbeitszeiten. Auf der rechten Seite sehen Sie den Bereich Arbeitszeiten. 3. In jedem Bereich können Sie eine der flgenden Aktinen ausführen: 1. Kalender Neuen Kalender einfügen Klicken Sie dafür auf Neu im Bereich Kalender. Im Dialgfenster Neuer Kalender im Feld Name geben Sie einen Kalendernamen ein. Klicken Sie auf OK. Nun befindet sich der neue Kalender in der Drpdwnliste im Bereich Kalender. Sie können weitere Arbeitszeiten, Arbeitstage swie Feiertage für den neuen Kalender hinzufügen. Wählen Sie dafür aus der Drpdwnliste den gewünschten Kalender aus. Kalender bearbeiten Wählen Sie aus der Drpdwnliste den zu bearbeitenden Kalender aus und klicken Sie auf Bearbeiten im Bereich Kalender. Im Dialgfenster Kalender bearbeiten im Feld Name ändern Sie den Kalendernamen und klicken Sie auf OK. Kalender löschen Wählen Sie aus der Drpdwnliste den Kalender aus, der gelöscht werden sll und klicken Sie auf Löschen im Bereich Kalender. 2. Arbeitszeiten 1. Wäheln Sie ein Tag aus der Liste aus. 2. Im Dialgfenster Arbeitstag bearbeiten führen Sie flgende Aktinen aus: 1. Legen Sie fest, b der ausgewählte Tag ein Arbeitstag ist der nicht: 3. Wählen Sie die Optin Kein Arbeitstag aus, wenn Sie diesen Tag als arbeitsfreier Tag definieren möchten. Wählen Sie die Optin Arbeitstag aus: 1. Wählen Sie die Optin 24 Stunden für den Dauerbetrieb aus. 2. Wählen Sie die Optin Arbeitszeitenaus, wenn Sie die Arbeitszeiten selber definieren möchten. 1. Klicken Sie auf Hinzufügen, um die neue Arbeitszeiten anzulegen. Im Dialgfenster Neue Arbeitszeit definieren Sie Start und Ende des Arbeitstages ein und klicken Sie auf OK. 2. Um bereits hinterlegte Arbeitszeiten zu ändern, wählen Sie eine Arbeitszeit aus der Liste im Dialgfenster Arbeitstag bearbeiten aus und klicken Sie auf Bearbeiten. Im Dialgfenster Arbeitszeit bearbeiten führen Sie die gewünschten Änderungen aus und klicken Sie auf OK. 85

87 3. Um bereits angelegte Arbeitszeiten dauerhaft zu löschen, wählen Sie die gewünschte Arbeitszeit aus der Liste aus und klicken Sie auf Entfernen. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu übernehmen. Nun sehen Sie die Änderungen in der Liste im Bereich Arbeitszeiten. Starten Sie InLx PM neu, um die Änderungen zu übernehmen. 3. Feiertage In diesem Bereich können Sie neue Feiertage anlegen der imprtieren swie die bestehenden bearbeiten der löschen. Mehr dazu finden Sie unter Festlegen vn Feiertagen. 4. Arbeitstag Definieren Sie die Anzahl der Stunden pr Arbeitstag im Kästchen Ein Arbeitstag besteht aus...stunde(n). Diese Angabe erleichtert dem Anwender die Eingabe vn Zeiträumen für Vrgänge und den Arbeitsaufwand für Arbeitspakete. 4. Klicken Sie auf OK der Übernehmen, um die Änderungen in InLx PM zu speichern. Wenn Sie Arbeitszeiten verändern der Arbeitstage aktivieren/deaktivieren, werden die internen Ksten eines Prjekts erst geändert, wenn das betreffende Element im Prjekt geöffnet und das Prjekt wieder gespeichert wurde. Die Berechnung der internen Ksten auf der Seite Planung berücksichtigt nur die Zahl der Arbeitsstunden der Arbeitspakete in Vrgängen der Planung. Die hier eingestellten Werte definieren den Standard-Beginn und das Standard-Ende für neue Planungselemente. Die Arbeitszeiten erleichtern dem Anwender smit die Eingabe vn Vrgängen und Meilensteinen. Festlegen vn Feiertagen In den InLx PM Optinen können Sie neben den Arbeitszeiten auch Feiertage festlegen und Micrsft Office Outlk Hlidays Dateien (*.hl) imprtieren. Gehen Sie dazu flgendermaßen vr: 1. Öffnen Sie das Dialgfenster InLx PM Optinen. Weitere Infrmatinen darüber, wie Sie die InLx PM Optinen öffnen können, erhalten Sie unter Öffnen der InLx PM Optinen. 2. Unter Planung klicken Sie auf Arbeitszeiten. Auf der rechten Seite sehen Sie den Bereich Feiertage. 3. Führen Sie eine der flgenden Aktinen aus: 86

88 Neuen Feiertag anlegen 1. Im Bereich Kalender wählen Sie aus der Drpdwnliste den gewünschten Kalender aus. 2. Im Bereich Feiertage klicken Sie auf Neu. 3. Geben Sie im Dialgfenster Neuer Feiertag, im Feld Name einen Namen ein. 4. Wählen Sie im Feld Start ein Datum aus 5. Wählen Sie die Optin Ganztägig aus, wenn Sie den ganzen Tag als Feiertag angeben möchten. 6. Sie können auch die Optin Ende auswählen, falls Sie das Ende definieren möchten. S können Sie beispielsweise mehrere Feiertage anlegen. 7. Optinal können Sie das Kntrllkästchen Für alle Kalender übernehmen aktivieren, um den angelegten Tag für alle Kalender verwenden. 8. Klicken Sie auf OK. Feiertage sind pr Kalender definierbar, s können Sie z.b. in verschiedenen Kalendern unterschiedliche Feiertage (etwa länderspezifische Feiertage) anlegen. Einträge bearbeiten Wählen Sie einen Feiertag aus der Liste aus und klicken Sie auf Bearbeiten, um den markierten Feiertag zu verändern. Einträge löschen Wählen Sie einen Feiertag aus der Liste aus und klicken Sie auf Löschen, um den markierten Feiertag aus InLx PM endgültig zu entfernen. Einträge imprtieren Wählen Sie einen Feiertag aus der Liste aus und klicken Sie auf Imprtieren. InLx PM liest eine Micrsft Office Outlk Hlidays Datei (*.hl) ein. 4. Klicken Sie auf OK der Übernehmen, um die Änderungen in InLx PM zu speichern. Planungsvrlagen Imprtieren einer Planungsvrlage Verwenden Sie bereits erstellte Micrsft Prject-Dateien für eine neue Planung. Eine Planungsvrlage kann Meilensteine, Vrgänge swie Sammelvrgänge beinhalten. Wie Sie eine Planungsvrlage erstellen können, erfahren Sie unter Speichern einer Planungsvrlage. 1. Öffnen Sie ein bestehendes Prjekt der erstellen Sie ein neues. Über die Möglichkeiten, wie Sie ein neues Prjekt erstellen können, erfahren Sie mehr unter Anlegen eines Prjekts. 2. Im Prjekt, auf der Registerkarte Start, in der Gruppe Bereich klicken Sie auf Planung. 3. Auf der Seite Planung, auf der Registerkarte Vrlagen, in der Gruppe Aktinen klicken Sie auf Vrlage imprtieren. 4. In der Drpdwnliste wählen Sie eines der flgenden Frmate aus: MS Prject-Datei MS Prject Exchange-Datei XML-Datei InLx PM Planungs-Datei Sie können eine Vrlage aus Ihren lkalen Dateien in diesen Frmaten laden. 87

89 5. Optinal können Sie auch eine gespeicherte Vrlage in der Gruppe InLx PM Vrlagen aus der Galerieansicht auswählen. Wie Sie eine Vrlage speichern können, erfahren Sie unter Speichern einer Planungsvrlage. 6. Wenn Sie eine gespeicherte Vrlage aus der Gruppe InLx PM Vrlagen auswählen, wird das Dialgfenster Vrlage imprtieren gezeigt: Sie können zwischen Autmatische und Manuelle Berechnung auswählen. Autmatische Berechnung bei der autmatischen Berechnung für Vrwärtsplanung werden alle Einschränkungen entfernt und durch Start - S früh wie möglich ersetzt. Die Vrgänge und Meilensteine der Vrlage richten sich nach dem Startdatum der Planungseinstellungen (unabhängig des Prjektstartdatums der Betreuung). Wird die Rückwärtsplanung genutzt, s werden die Einschränkungen aller Vrgänge und Meilensteine durch Ende S spät wie möglich ersetzt. Die Vrgänge und Meilensteine richten sich nach dem Enddatum der Planungseinstellungen (unabhängig des Prjektenddatums der Betreuung). Manuelle Berechnung bei der manuellen Berechnung wird das Startdatum für das erste Element der Planungsvrlage angegeben. Alle darauf flgenden Elemente werden nun entsprechend der Vrlage abgebildet. Um dies zu erreichen werden die Einschränkungen aller Vrgänge und Meilensteine entfernt und durch "Startet am" ersetzt. Die Funktinen der autmatischen Planung werden nicht genutzt. Wenn Sie die manuelle Berechnung ausgewählt haben, geben Sie ein Startdatum swie die Arbeitszeiten für die Planungselemente ein. Aktivieren Sie das Kntrllkästchen Arbeitspaketdaten laden, falls Sie die Ressurcendaten auch laden möchten. Deaktivieren Sie das Kntrllkästchen Fertigstellungsdaten entfernen, wenn die Frtschrittsinfrmatinen der Planungselemente und die Ressurcen in Ihrer Planung nicht angezeigt werden sllen. Klicken Sie auf OK. Das Startdatum bestimmt, auf welchen Zeitpunkt der erste (früheste) Vrgang bzw. der erste (früheste) Meilenstein der gewählten Vrlage gesetzt wird. Alle weiteren Elemente platziert InLx PM in Abhängigkeit vn diesem Zeitpunkt. Sie können mehrere Vrlagen in ein und dasselbe Prjekt laden. Auch das mehrfache Laden einer einzelnen Vrlage (Duplikatin) ist möglich. Flgende Vrlagen anderer Frmate können Sie laden: Micrsft Prject (MPP) Micrsft Prject XML (XML) Micrsft Prject Exchange (MPX) 88

90 Speichern einer Planungsvrlage Prjektpläne lassen sich einfach zwischen InLx PM und Micrsft Prject austauschen. InLx PM Anwender benötigen keine weitere Sftware Micrsft Prject wird ebenfalls nicht benötigt. Gehen Sie dazu flgendermaßen vr: 1. Öffnen Sie ein bestehendes Prjekt der erstellen Sie ein neues. Infrmatinen darüber, wie Sie ein Prjekt erstellen können, finden Sie unter Anlegen eines Prjekts. 2. Im Prjekt, in der Registerkarte Start, in der Gruppe Bereich klicken Sie auf Planung. 3. Auf der Seite Planung, auf der Registerkarte Vrlagen, in der Gruppe Aktin klicken Sie auf Vrlage speichern. 4. In der Drpdwnliste können Sie unter flgenden Frmaten auswählen: InLx PM Bild Anderes Frmat, z.b. Extensible Markup (XML). 5. Wenn Sie das Frmat InLx PM auswählen, wird das Dialgfenster Vrlage speichern gezeigt. 6. Geben Sie im Feld Name der Vrlage einen Namen für die zu erstellende Vrlage ein. 7. Klicken Sie auf OK. Die Vrlage wird in InLx PM gespeichert. Planungselemente werden 1:1 übernmmen. Zusätzlich speichert InLx PM alle Ressurcen und deren Benachrichtigungsptinen. Wie Sie eine Vrlage bearbeiten können, erfahren Sie unter Verwalten vn Planungsvrlagen. Verwalten vn Planungsvrlagen In den InLx PM Optinen können Sie die Planungsvrlagen bearbeiten, die Sie gespeichert haben. Wie Sie eine Vrlage erstellen können, erfahren Sie unter Speichern einer Planungsvrlage. Um die Vrlagen zu verwalten, ist eine InLx PM Administratr Berechtigung erfrderlich. 1. Öffnen Sie das Dialgfenster InLx PM Optinen. Weitere Infrmatinen darüber, wie Sie die InLx PM Optinen öffnen können, erhalten Sie unter Öffnen der InLx PM Optinen. 2. Unter Planung klicken Sie auf Vrlagen. Auf der rechten Seite sehen Sie den Bereich Planungsvrlagen. 89

91 3. Führen Sie eine der flgenden Aktinen aus: Ändern Sie den Namen einer bestehenden Vrlage, indem Sie die gewünschte Vrlage aus der Liste auswählen und auf die Schaltfläche Umbenennen klicken. Geben Sie im Dialgfenster Planungsvrlage umbennen, im Feld Neuer Name einen neuen Namen ein. Entfernen Sie permanent eine Vrlage aus InLx PM, indem Sie eine Vrlage aus der Liste auswählen und auf Löschen klicken. Speichern Sie eine Vrlage in Ihren lkalen Dkumenten. Wählen Sie dazu eine Vrlage aus der Liste aus und klicken Sie auf Exprtieren. Laden Sie eine Vrlage aus Ihren lkalen Dateien. Klicken Sie auf Imprtieren, wählen Sie im Dialgfenster Planungsvrlage laden eine Vrlage aus, und klicken Sie dann auf Öffnen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dwnlad, um die InLx PM Planungsvrlagen vn der InLx-Website herunterzuladen. 4. Klicken Sie auf OK der Übernehmen, um die Änderungen in InLx PM zu speichern. Anpassen einer Benachrichtigungsvrlage Benachrichtigungen dienen der Kmmunikatin vn Prjektinfrmatinen. Sie werden an diejenigen Ressurcen eines Prjekts verschickt, die der Prjektplaner autmatisch infrmieren möchte. Auf der Seite Planung können Sie für jeden Meilenstein, jeden Vrgang und jeden Sammelvrgang im Prjekt Benachrichtigungen verschiedener Art definieren. Ressurcen können via , Aufgabenanfrage der InLx PM Erinnerung benachrichtigt werden. Die Vrlagen für Nachrichten enthalten vrdefinierte Texte, die Sie verändern der löschen können. Wie Sie einem Planungselement Ressurcen hinzufügen und die gewünschte Benachrichtigungsart auswählen können, erfahren Sie unter Hinzufügen vn Ressurcen. 1. Öffnen Sie das Dialgfenster InLx PM Optinen. Weitere Infrmatinen darüber, wie Sie die InLx PM Optinen öffnen können, erhalten Sie unter Öffnen der InLx PM Optinen. 2. Unter Planung klicken Sie auf Nachrichten und danach auf Vrlagen. Auf der rechten Seite sehen Sie den Bereich Benachrichtigungsvrlagen: 90

92 1. Führen Sie eine der flgenden Aktinen aus: Bearbeiten Sie die Texte der InLx PM Benachrichtigungen, indem Sie auf Entwerfen klicken. Im InLx PM Ntificatin Designer können Sie die gewünschten Änderungen vrnehmen. Wie Sie mit dem InLx PM Ntificatin Designer arbeiten können, erfahren Sie in der Designer Hilfe. Speichern Sie eine Vrlage in Ihren lkalen Dkumenten. Wählen Sie dazu eine Vrlage aus der Liste aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Exprtieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dwnlad, um InLx PM Planungsvrlagen vn der InLx PM Website herunterzuladen. 2. Klicken Sie auf OK der Übernehmen, um die Änderungen im InLx PM System zu speichern. Detaillierte Erklärungen zu den Benachrichtigungstypen finden Sie unter Anpassen vn Typen in Benachrichtigungsvrlagen. Anpassen vn Feldern in Benachrichtigungsvrlagen Für die unterschiedlichen Nachrichtentypen existieren eigene Vrlagen, die Sie individuell mit Feldern ausstatten können. Ein Feld ist ein Platzhalter für die Infrmatinen aus einem Prjekt. Sie können Felder aus einer Vrlage löschen der hinzufügen. Um ein Feld hinzuzufügen, gehen Sie flgendermaßen vr: 1. Öffnen Sie die InLx PM Optinen. Weitere Infrmatinen darüber, wie Sie die InLx PM Optinen öffnen können, erfahren Sie unter Öffnen der InLx PM Optinen. 2. Klicken Sie unter Planung, Nachrichten auf Vrlagen. 3. Rechts sehen Sie den Bereich Benachrichtigungsvrlagen. 4. Wählen Sie den gewünschten Vrlagentyp aus der Liste und klicken Sie auf die Schaltfläche Entwerfen, um zum InLx PM Ntificatin Designer zu gelangen. 5. Im Bereich rechts sehen Sie die Variablenliste. Klicken Sie auf Variablen. Nun sehen Sie die Liste verfügbarer Felder. Weitere Infrmatinen erhalten Sie in der Hilfe des Ntificatin Designers. Die flgenden Felder stehen Ihnen in den verschiedenen Benachrichtigungsvrlagen zur Verfügung: Feldname Beschreibung Inhalt Descriptin Beschreibung Langtext mit der Beschreibung des Planungselements mit Umbrüchen. 91

93 EndDate Flag Ende Planungselement Ende des Planungselements. Flagge/Kennzeichnung Markierung für das Planungselement (keine, grün, gelb, rt). Gruppe, zu der das Planungselement gehört. Die Gruppe ist ein Srtierkriterium bzw. eine Prjekt- Kstenstelle. GrupName Gruppe IsPrjectEndDateFixed Prjektende fixiert Zu jeder Gruppe ist ein interner Preis pr Stunde vermerkt. Die internen Preise pr Stunde swie die verfügbaren Gruppen können Sie unter Erstellen und Bearbeiten vn Gruppen anpassen. Gibt an, b der Endtermin des Prjektes fixiert ist. Link Dateiverknüpfungen Dateiverknüpfungen (Nur-Text) des Planungselements. Lcatin PlannerName Prgress Ort Name Planer % erledigt Freitextfeld. Gibt an, w das Planungselement durchgeführt wird. Name des Prjektplaners wie in Outlk hinterlegt, z.b. Rita Meyer. Fertigstellungsgrad des Planungselements in Przent; Zahl zwischen 0 und 100. PrjectCategry Prjekt Kategrie Kategrie des zugrundeliegenden Prjektes. PrjectCmpany Prjekt Firma Freitextfeld des Kundennamens im zugrundeliegenden Prjekt. PrjectEnd Prjekt Ende Enddatum des zugrundeliegenden Prjektes. PrjectName PrjectNte Prjekt Name Prjekt Ntiz Kurze, frei definierbare Beschreibung des Prjekts. Der Prjektname kann mehrfach verwendet werden. Mehrzeiliges Freitextfeld zur Weitergabe / Dkumentatin der wichtigsten Infrmatinen zum Prjekt in kmprimierter Frm. Die Prjektntiz wird auf der Seite Betreuung im Bereich Kmmentare eingegeben. PrjectNumber Prjektnummer Mehr Infrmatinen über Prjektntizen finden Sie unter Erstellen und Anpassen vn Kmmentaren. Eindeutige Prjektnummer. Das Frmat dieser Nummer können Sie unter Anpassen der Prjektnummer anpassen. PrjectPririty Prjekt Prirität Prirität des zugrundeliegenden Prjektes. PrjectStart Prjekt Start Beginn des zugrundeliegenden Prjektes. PSPCde ResurceName ResurceList PSP-Cde Name Ressurce Ressurcen PSP-Cde = Prjektstrukturplan-Cde. Freitextfeld zur Identifikatin vn Phasen und Meilensteinen in größeren Prjekten. Name der Ressurce bzw. des Empfängers der Nachricht, wie in Outlk hinterlegt, z.b. Max Schiller. Liste aller am Planungselement beteiligten Ressurcen inkl. -Adresse, z.b. Max Schiller (max.schiller@firma.de) Grdn Newman (gn@mailaddress.cm). 92

94 StartDate WrkAmunt Beginn Planungselement Aufwand Beginn des Planungselementes. Aufwand der Empfänger-Ressurce für das Planungselement. Prjectstate Prjektstatus Beschreibt den Prjektzustand. Anpassen vn Typen in Benachrichtigungsvrlagen Sie können die Ressurcen via , Aufgabenanfrage der Besprechungsanfrage benachrichtigen. Für die unterschiedlichen Planungselement-Typen und Ereignisse existieren Vrlagen, die Sie individuell verändern können. Gehen Sie flgendermaßen vr, um Benachrichtigungsvrlagen individuell anzupassen: 1. Öffnen Sie die InLx PM Optinen. Weitere Infrmatinen darüber, wie Sie die InLx PM Optinen öffnen können, erfahren Sie unter Öffnen der InLx PM Optinen. 2. Klicken Sie unter Planung, Nachrichten auf Vrlagen. 3. Rechts sehen Sie den Bereich Benachrichtigungsvrlagen. 4. Wählen Sie den gewünschten Vrlagentyp aus der Liste und klicken Sie auf die Schaltfläche Entwerfen, um zum InLx PM Ntificatin Designer zu gelangen. 5. Hier können Sie nun die gewünschten Anpassungen vrnehmen. Diese Arten vn Benachrichtigungen stehen Ihnen zur Verfügung: Nachrichtenname Vrgang - Verändert Vrgang - Ressurce hinzugefügt Vrgang - Ressurce entfernt Vrgang - Gelöscht Verwendung Erflgt eine Veränderung eines Vrgangs im Dialgfenster Neuer Vrgang / Vrgang bearbeiten der direkt / indirekt im Prjektplan auf der Seite Planung, s erzeugt InLx PM diese Nachricht. Wie Sie einen Vrgang bearbeiten können, erfahren Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Vrgangs. Erflgt ein Hinzufügen einer Ressurce zu einem Vrgang im Dialgfenster Neuer Vrgang / Vrgang bearbeiten, s erzeugt InLx PM diese Nachricht. Wie Sie eine Ressurce hinzufügen können, erfahren Sie unter Hinzufügen vn Ressurcen. Wird eine Ressurce in einem Vrgang im Dialgfenster Neuer Vrgang / Vrgang bearbeiten entfernt, s erzeugt InLx PM diese Nachricht. Wie Sie eine Ressurce entfernen können, erfahren Sie unter Hinzufügen vn Ressurcen. Erflgt das Löschen eines Vrgangs im Prjektplan auf der Seite Planung, s erzeugt InLx PM diese Nachricht. Wie Sie einen Vrgang löschen können, erfahren Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Vrgangs. 93

95 Meilenstein - Verändert Meilenstein - Ressurce hinzugefügt Meilenstein - Ressurce entfernt Meilenstein - Gelöscht Sammelvrgang - Verändert Sammelvrgang - Ressurce hinzugefügt Sammelvrgang - Ressurce entfernt Sammelvrgang - Gelöscht Erflgt eine Veränderung eines Meilensteins im Dialgfenster Neuer Meilenstein / Meilenstein bearbeiten der direkt / indirekt im Prjektplan auf der Seite Planung, s erzeugt InLx PM diese Nachricht. Wie Sie einen Meilenstein bearbeiten können, erfahren Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Meilensteins. Erflgt ein Hinzufügen einer Ressurce zu einem Meilenstein im Dialgfenster Neuer Meilenstein / Meilenstein bearbeiten, s erzeugt InLx PM diese Nachricht. Wie Sie eine Ressurce hinzufügen können, erfahren Sie unter Hinzufügen vn Ressurcen. Wird eine Ressurce in einem Meilenstein im Dialgfenster Neuer Meilenstein / Meilenstein bearbeiten entfernt, s erzeugt InLx PM diese Nachricht. Wie Sie eine Ressurce entfernen können, erfahren Sie unter Hinzufügen vn Ressurcen. Erflgt das Löschen eines Meilensteins im Prjektplan auf der Seite Planung, s erzeugt InLx PM diese Nachricht. Wie Sie einen Meilenstein löschen können, erfahren Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Meilensteins. Erflgt eine Veränderung eines Sammelvrgangs im Dialgfenster Neuer Sammelvrgang / Sammelvrgang bearbeiten der direkt / indirekt im Prjektplan auf der Seite Planung, s erzeugt InLx PM diese Nachricht. Wie Sie einen Sammelvrgang bearbeiten können, erfahren Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Sammelvrgangs. Erflgt ein Hinzufügen einer Ressurce zu einem Sammelvrgang im Dialgfenster Neuer Sammelvrgang / Sammelvrgang bearbeiten, s erzeugt InLx PM diese Nachricht. Wie Sie eine Ressurce hinzufügen können, erfahren Sie unter Hinzufügen vn Ressurcen. Wird eine Ressurce in einem Sammelvrgang im Dialgfenster Neuer Sammelvrgang / Sammelvrgang bearbeiten entfernt, s erzeugt InLx PM diese Nachricht. Wie Sie eine Ressurce entfernen können, erfahren Sie unter Hinzufügen vn Ressurcen. Erflgt das Löschen eines Sammelvrgangs im Prjektplan auf der Seite Planung, s erzeugt InLx PM diese Nachricht. Wie Sie einen Sammelvrgang löschen können, erfahren Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Sammelvrgangs. 94

96 Drucken einer Planung Sie können eine bestehende Planung drucken, z.b. als Adbe PDF-Datei. Alle Druckeinstellungen und Funktinen befinden sich im Dialgfenster Drucken. Sie können alle gewünschten Einstellungen in diesem Fenster vrnehmen. 1. Öffnen Sie ein bestehendes Prjekt. 2. Im Prjekt, auf der Registerkarte Start, in der Gruppe Bereich klicken Sie auf Planung. 3. Auf der Registerkarte Ansicht, in der Gruppe Allgemein klicken Sie auf Drucken. 4. Führen Sie im Dialgfenster Drucken eine der flgenden Aktinen aus: Klicken Sie unter Drucker auswählen auf Einstellungen, um das Papierfrmat, Ausgabefrmat der andere Einstellungen zu ändern. Im Seitenbereich wählen Sie die gewünschten Optinen aus, wenn Sie einzelne Seiten der Seitenflgen für den Druckvrgang angeben möchten. Klicken Sie dann auf Übernehmen. 5. Klicken Sie auf Drucken. Sie sllten sicher sein, dass Sie alle erfrderlichen Änderungen vrgenmmen haben, bevr Sie auf Drucken klicken. Das Dkument wird direkt an den Drucker gesendet, wenn Sie Drucken klicken. Zeiterfassung Arbeiten mit der Zeiterfassungsliste Die Zeiterfassungsliste bietet Ihnen einen kmpletten Überblick über die Zeiterfassungseinträge eines Prjektes und ermöglicht daneben das Bearbeiten einzelner Zeiterfassungseinträge. Um die Seite Zeiterfassung zu öffnen, klicken Sie im Prjekt in der Registerkarte Start, in der Gruppe Bereich, auf Zeiterfassung flgende Funktinen:. Auf dieser Seite sehen Sie unter der Registerkarte Bearbeiten 95

97 Neuer Eintrag erstellen Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten klicken Sie auf Neu. Ausführliche Infrmatinen, wie Sie einen Eintrag anlegen können, finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Zeiterfassungseintrags. Zeiterfassungseintrag bearbeiten Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten klicken Sie auf Bearbeiten, um dem ausgewählten Eintrag weitere Details hinzuzufügen. Zeiterfassungseintrag entfernen Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten klicken Sie auf Löschen, um den ausgewählten Eintrag zu entfernen. Verwenden Sie Multiselektin, um mehrere Zeiterfassungseinträge gleichzeitig zu bearbeiten. Klicken Sie dazu auf den ersten zu bearbeitenden Eintrag. Halten Sie anschließend die STRG Taste auf Ihrer Tastatur gedrückt und klicken Sie auf die weiteren Einträge, die Sie bearbeiten möchten. Öffnen Sie anschließend mit der rechten Maustaste das Kntextmenü und klicken Sie auf den gewünschten Befehl. Kpieren und Entfernen Mithilfe vn Kpieren und Einfügen, in der Gruppe Bearbeiten auf der Registerkarte Bearbeiten, können Sie schnell neue Zeiterfassungseinträge erstellen und diese weiter beliebig bearbeiten. Zeiterfassungseintrag hervrheben Wählen Sie aus der Liste einen Eintrag aus und klicken Sie auf Kennzeichnung in der Gruppe Bearbeiten auf der Registerkarte Bearbeiten. Wählen Sie aus der Drpdwnliste eine Farbe aus. Nun sehen Sie die entsprechende Flagge neben dem ausgewählten Eintrag in der Liste. Erinnerung anlegen Klicken Sie auf Erinnerung anlegen, in der Gruppe Zeiterfassung auf der Registerkarte Bearbeiten, um eine Erinnerung in Ihrem Outlk-Kalender zu erstellen. Mehr Infrmatinen finden Sie unter Festlegen einer Erinnerung. Zeiterfassungsübersicht drucken Auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Allgemein klicken Sie auf Drucken, um die Liste der Zeiterfassungseinträge zu drucken. Ausführliche Infrmatinen zum Thema Drucken finden Sie unter Allgemeine Funktinen und Drucken der Prjektliste, im Teil Drucken in der Prjektliste. Übersicht expandieren der reduzieren Mithilfe vn Alle expandieren und Alle reduzieren können Sie die Zeiterfassungsübersicht verändern und diese nach Bedarf übersichtlicher machen. Diese Funktinen befinden sich auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Allgemein. 96

98 Felder auswählen Diese Funktin dient dazu, Ihre Zeiterfassungsliste nach wichtigen Daten für Sie zu srtieren bzw. zu rganisieren. Diese Funktin befindet sich auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Allgemein. Klicken Sie auf ein Feld im Dialgfenster Felder auswählen, z.b. Frtschritt, und ziehen Sie dieses Feld mit der Maustaste in die Spaltenüberschrift. Sie können auch die Felder zurücksetzen, indem Sie das Feld zurück mit der Maustaste in das Dialgfenster ziehen. Bericht erstellen Auf der Registerkarte Berichte haben Sie die Möglichkeit, einen Bericht zu erzeugen. In der Gruppe Erstellen klicken Sie auf Bericht erstellen. Im Dialgfenster Neuer Bericht, in der Registerkarte Bericht wählen Sie eine Vrlage aus. Filtern Sie die Daten für Ihren Bericht in der Registerkarte Zeiterfassung. Klicken Sie auf Bericht erstellen. Weitere Infrmatinen darüber, wie Sie einen Bericht erstellen und die Daten in einem Bericht anpassen können, finden Sie unter Erstellen eines Berichts. In der Gruppe Berichte wählen Sie einen gespeicherten Bericht aus der Galerieansicht aus, z.b. Zeiterfassung. Wie Sie in InLx PM eine neue Berichtsvrlage hinzufügen können, erfahren Sie unter Verwalten vn Berichtsvrlagen. Infrmatinsregeln in der Zeiterfassungsliste Ein Eintrag in der Liste kann hervrgehben werden mithilfe vn. Wird eine Bürklammer angezeigt, wurde eines der mehrere Dkumente mit dem Eintrag verknüpft. Klicken Sie auf die Bürklammer und anschließend auf die Schaltfläche, um eine Liste der verknüpften Dkumenten des Eintrags zu öffnen. Wie Sie ein Dkument mit einem Zeiterfassungseintrag verknüpfen können, erfahren Sie unter Ablegen und Bearbeiten eines Dkuments. Die Gesamtdauer (Summe) aller Einträge pr Persn wird ben auf der Liste angezeigt. Die Liste ist nach Datum absteigend srtiert. Sie können sie genau wie eine Outlk-Liste gruppieren der srtieren. Funktinen im Kntextmenü Das Kntextmenü bietet fast alle Grundfunktinen, die auch auf der Seite Zeiterfassung enthalten sind, wie Neu, Bearbeiten, Löschen, Kpieren und Einfügen, Erinnerung anlegen. Außerdem beinhaltet das Kntextmenü die Funktinen Alle Gruppen erweitern und reduzieren und Felder auswählen. Sie erreichen das Kntextmenü, indem Sie in der Zeiterfassungsliste mit der rechten Maustaste klicken. 97

99 Tastenkmbinatin STRG+C Kpieren eines Zeiterfassungseintrags in die Zwischenablage. STRG+V Einfügen eines Zeiterfassungseintrags aus der Zwischenablage in die Zeiterfassungsliste. Wird ein Schlsssymbl in der Liste angezeigt, besitzen Sie keine Leseberechtigung. In diesem Fall sind keine Einträge sichtbar. Erstellen und Bearbeiten eines Zeiterfassungseintrags Hier erfahren Sie, wie Sie Aufwendungen und Arbeitszeiten in InLx PM buchen können. Das System rdnet den Aufwand autmatisch der Prjektplanung zu und hinterlegt einen individuellen Kstensatz. Wenn Sie eigene Ist-Zeiten anlegen möchten, führen Sie flgende Schritte aus: 1. Öffnen Sie ein bestehendes Prjekt mit einer bestehenden Planung. Weitere Infrmatinen, wie Sie eine Planung erstellen können, finden Sie unter Erstellen vn Planungselementen. 2. Im Prjekt, auf der Registerkarte Start, in der Gruppe Bereich klicken Sie auf Zeiterfassung. 3. Auf der Seite Zeiterfassung, in der Gruppe Allgemein, klicken Sie auf Neu. 4. Im Dialgfenster Neuer Eintrag führen Sie eine der mehrere der flgenden Aktinen aus: 98

100 Allgemeine Infrmatinen zu einem Zeiterfassungseintrag in der Registerkarte Standard Im Bereich Datum und Dauer wählen Sie Start- und Enddatum des Eintrags. Sie können auch statt des Endes eine Dauer auswählen, um die Länge des Eintrags anzuzeigen. Klicken Sie dafür auf Ende und wählen Sie Dauer in der Drpdwnliste. Im Bereich Zurdnung wählen Sie eine Gruppe der einen Vrgang (der Meilenstein) aus der Planung, zu welcher bzw. welchem dieser Eintrag gehört. Im Feld Beschreibung geben Sie einen Text ein, z. B. den Ort der Leistung, den Namen eines Angerufenen, das Besprechungsergebnis der interne Bemerkungen. InLx PM erlaubt mehrzeilige Eingaben. In diesem Bereich stehen verschiedene Funktinen zur Frmatierung bereit. Eine detaillierte Beschreibung der Frmatierungselemente finden Sie unter Erstellen und Anpassen vn Kmmentaren, im Abschnitt Anpassen eines Kmmentars. Weitere Details zu einem Zeiterfassungseintrag in der Registerkarte Details Im Bereich Details wählen Sie aus der Drpdwnliste Kennzeichnung eine Farbe aus, um den Eintrag in der Zeiterfassungsübersicht hervrzuheben. Aktivieren Sie das Kntrllkästchen abrechenbar. Einträge mit diesem Status werden in einer Ist-Ausgabe im Budget mit verrechnet. Im Feld Ausgeführt vn wählen Sie den Namen der Persn, die den Eintrag erbracht/ausgeführt hat aus. Klicken Sie dafür auf neben Ausgeführt vn und wählen Sie im Dialgfenster Kntakt auswählen einen Namen aus. 99

101 InLx PM speichert autmatisch den Namen der Persn, die den Eintrag erstellt bzw. zuletzt bearbeitet hat. In der Schnellauswahl sehen Sie alle im Prjekt eingefügten Ressurcen. Klicken Sie auf den Pfeil und wählen Sie die gewünschte Ressurce aus der Drpdwnliste aus. Hinzufügen vn Dkumenten in der Registerkarte Dkumente Im Bereich Dkumente klicken Sie auf Hinzufügen. Wie Sie ein Dkument hinzufügen können, erfahren Sie unter Ablegen und Bearbeiten eines Dkuments. Das neu hinzugefügte Dkument wird auf der Seite Dkumente autmatisch gespeichert. Das neue Dkument wird in der Zeiterfassungsliste mit einer Bürklammer angezeigt. Klicken Sie darauf, um das Dkument zu öffnen. Ergänzende Infrmatinen zu dem Vrgang in der Registerkarte Benutzerdefiniert Zum Bearbeiten klicken Sie in das bereits erstellte benutzerdefinierten Feld, z.b. Dimensin, und geben Sie einen neuen Wert ein. 2. Klicken Sie auf OK. Wie Sie benutzerdefinierte Felder in InLx PM anlegen können, erfahren Sie unter Anlegen vn benutzerdefinierten Feldern. Zu jeder Gruppe ist ein interner Preis pr Stunde vermerkt. Mehr zum Anpassen der internen Preise pr Stunde swie der verfügbaren Gruppen erfahren Sie unter Erstellen und Bearbeiten vn Gruppen. Dkumente Arbeiten mit der Dkumentenliste Im Prjekt, auf der Registerkarte Start, in der Gruppe Bereich, klicken Sie Dkumente Seite Dkumente zu öffnen. Auf dieser Seite finden Sie flgende Funktinen:, um die 100

102 Neues Dkument anlegen Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten klicken sie auf Neu. Ausführliche Infrmatinen dazu, wie Sie ein Dkument anlegen können, erhalten Sie unter Ablegen und Bearbeiten eines Dkuments. Dkument bearbeiten Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten klicken Sie auf Bearbeiten, um das ausgewählte Dkument zu verändern. Dkument entfernen Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten klicken Sie auf Löschen, um das ausgewählte Dkument zu entfernen. Kpieren und Einfügen Mithilfe vn Kpieren und Einfügen in der Gruppe Bearbeiten können Sie schnell neue Dkumente erstellen und diese weiter beliebig bearbeiten. Diese Funktinen befinden sich auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten. Dkument öffnen Wählen Sie aus der Dkumentenliste rechts ein Dkument aus. Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Dkumente klicken Sie auf Datei öffnen. Um ein Dkument öffnen zu können, werden Administratr-Berechtigungen benötigt. Dateieigenschaften anschauen Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Dkumente klicken Sie auf Datei Eigenschaften. Im Dialgfenster Dkumenteneigenschaften klicken Sie auf die Registerkarten, um die Eigenschaften auszuwählen, die Sie anzeigen der aktualisieren möchten. Dkument per verschicken Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Dkumente klicken Sie auf Als versenden. In der Drpdwnliste wählen Sie Verknüpfung(en), falls Sie nur den Dkumentenpfad der die Internetadresse verschicken möchten, der auf Dkument(e), um das Dkument an die anfügen. Neuen Unterrdner anlegen Wählen Sie einen Ordner aus der Dkumentenrdneransicht links aus. Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Dkumente klicken Sie Neuer Ordner. Im Dialgfenster Neuen Ordner anlegen geben Sie einen Namen ein und klicken Sie OK. 101

103 Weitere Möglichkeiten, wie Sie einen Unterrdner anlegen können, finden Sie unter Erstellen eines Unterrdners. InLx PM erstellt autmatisch den neuen Unterrdner in der Dkumentenrdneransicht links. Dkumentenrdner öffnen Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Dkumente klicken Sie auf Ordner öffnen, um den Dkumentenrdner im Windws-Explrer bzw. Webbrwser aufzurufen (falls es sich um eine SharePint-Dkumentenbiblithek handelt). Ordnerinhalt einlesen Über diesen Befehl werden neue Dateien im Prjektrdner und seine Unterrdner eingelesen. Dieser Befehl befindet sich auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Dkumente. Weitere Infrmatinen dazu finden Sie unter Anlegen und Ändern des Dkumentenrdnerpfades im Bereich Anlegen des Dkumentenrdnerpfades. Dkumentenrdner bereinigen Über diesen Befehl können verwaiste Dateieinträge in der Liste der Dkumente bereinigt werden. Weitere Infrmatinen dazu finden Sie unter Bereinigung der Dkumentenliste. Dkumentenrdner auswählen Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Dkumentenpfad klicken Sie auf Ordner. Weitere Infrmatinen dazu finden Sie unter Anlegen und Ändern des Dkumentenrdnerpfades. Dkumentenrdner zurücksetzen Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Dkumentenpfad klicken Sie auf. InLx PM wählt den Dkumentenrdner unter Verwendung der Dkumentenrdnerregel neu, sbald ein neues Dkument zum Prjekt hinzugefügt wird. Dkumentenliste drucken Auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Allgemein klicken Sie auf Drucken, um die Liste der Dkumente zu drucken. Die ausführliche Infrmatin zum Thema Drucken finden Sie unter Allgemeine Funktinen und Drucken der Prjektliste, im Teil Drucken in der Prjektliste. Dkumentenrdneransicht erweitern der reduzieren Mithilfe vn Alle erweitern und Alle reduzieren können Sie die Dkumentenrdneransicht links verändern und diese nach Bedarf übersichtlicher machen. Diese Befehle befinden sich auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Allgemein. Felder auswählen Diese Funktin dient dazu, Ihre Dkumentenliste nach wichtigen Daten zu srtieren bzw. zu rganisieren. Klicken Sie auf ein Feld im Dialgfenster Felder auswählen, z.b. Pfad, und ziehen Sie dieses Feld mit der Maustaste in die Spaltenüberschriften. Sie können auch die Felder zurücksetzen, indem Sie das Feld zurück mit der Maustaste in das Dialgfenster ziehen. Ändern des Vrschaubereichs InLx PM bietet Ihnen den Vrschaubereich für alle Arten der Dkumente, der Ihnen helfen kann, Ihre Effizienz zu steigern, da Sie die gewünschten Infrmatinen anzeigen können, hne einen Datensatz zu öffnen. 1. Auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Allgemein klicken Sie auf Vrschaubereich. 2. In der Drpdwnliste wählen Sie zwischen Rechts der Unten, um den Vrschaubereich auf der Seite Dkumente zu platzieren. Klicken Sie auf Aus, falls Sie den Vrschaubereich deaktivieren möchten. 102

104 Bericht erstellen Auf der Registerkarte Berichte haben Sie die Möglichkeit den Bericht zu erzeugen. In der Gruppe Erstellen klicken Sie auf Bericht erstellen. Im Dialgfenster Neuer Bericht, in der Registerkarte Bericht wählen Sie eine Vrlage aus. Weitere Infrmatin, wie Sie einen Bericht erstellen und die Daten in einem Bericht anpassen können, finden Sie unter Erstellen eines Berichts. In der Gruppe Berichte wählen Sie einen gespeicherten Bericht aus der Gallerieansicht aus, z.b. Besprechung, in der Gruppe Berichte. Wie Sie in InLx PM eine neue Berichtsvrlage hinzufügen können, erfahren Sie unter Verwalten vn Berichtsvrlagen. Infrmatinsregeln in der Dkumentenrdneransicht Der Eintrag Alle Dkumente zeigt bei Auswahl alle Dkumente des Prjektrdners und aller Unterrdner in der Liste der Dkumente. Der Eintrag Prjektrdner zeigt bei Auswahl alle Dkumente des Prjektrdners hne Berücksichtigung der Unterrdner in der Liste der Dkumente. Der Eintrag Prjektrdner kann in baumstrukturierter Frm Untereinträge enthalten, die den Unterrdnern des Dateisystems der des SharePint-Ordners entsprechen. Bei Auswahl eines slchen Untereintrags wird sein Inhalt in der Liste der Dkumente angezeigt. Infrmatinsregeln in der Dkumentenliste Ein Eintrag besteht aus den flgenden Angaben: Dateiname, Größe, Typ, Status, Ntiz, Erstellt am, Geändert am, Ordner, Pfad. Falls Sie das Element über den Befehl Element hinzufügen zum Prjekt hinzugefügt haben, zusätzlich: Outlk Absender, Outlk Betreff, Outlk empfangen am. Weitere Infrmatinen dazu, wie Sie Outlk-Elemente prjektbezgen rdnen und ablegen, erhalten Sie unter Hinzufügen vn Outlk-Elementen zu InLx PM. Falls es sich beim Dkumentenrdner des Prjekts um eine SharePint-Dkumentenbiblithek handelt, zusätzlich: SharePint-Autr, SharePint-Bearbeiter, SharePint-Dkumentenbiblithek, SharePint-Site, SharePint-Unterrdner. Infrmatinsregeln im Vrschaubereich Wählen Sie ein Dkument aus der Dkumentenliste aus, um dieses im Vrschaubereich zu sehen. Der Vrschaubereich erlaubt die Ansicht des ganzen Dkuments mit mehreren Seiten. Im Vrschaubereich können Sie direkt im Dkument die Funktinen Kpieren und Einfügen verwenden. 103

105 Funktinen im Kntextmenü Das Kntextmenü der Dkumentenliste bietet fast alle Grundfunktinen, die auch auf der Seite Dkumente im Ribbn enthalten sind, wie Datei öffnen, Neu, Bearbeiten, Löschen, Ordnerinhalt einlesen, Dkumentenrdner bereinigen, Datei Eigenschaften, Kpieren und Einfügen. Außerdem beinhaltet das Kntextmenü slche Funktinen wie Alle Gruppen erweitern und reduzieren, Felder auswählen. Sie erreichen das Kntextmenü, indem Sie in der Dkumentenliste mit der rechten Maustaste klicken. Tastenkmbinatin STRG+C Kpieren eines Dkuments in die Zwischenablage. STRG+V Einfügen eines Dkuments aus der Zwischenablage in die Dkumentenliste. Wird ein Schlsssymbl in der Dkumentenliste angezeigt, besitzen Sie keine Leseberechtigung. In diesem Fall sind keine Einträge sichtbar. Anlegen und Ändern des Dkumentenrdnerpfades InLx PM srgt für Ordnung auf Ihrem Datei- der Sharepint-Server. Aus jedem Prjekt heraus haben Sie Zugriff auf die zugehörigen Unterlagen. Fügen Sie einen Dkumentenrdnerpfad hinzu, damit Sie mit einem Klick die Dkumente in den gespeicherten Ordnern einlesen und aktualisieren können. Inhalt Ändern des Dkumentenrdnerpfades Anlegen des Dkumentenrdnerpfades 104

106 Anlegen des Dkumentenrdnerpfades InLx PM srgt für Ordnung auf Ihrem Datei- der Sharepint-Server. Aus jedem Prjekt heraus haben Sie Zugriff auf zugehörige Unterlagen. Fügen Sie einen Dkumentenrdnerpfad hinzu, damit Sie mit einem Klick die Dkumente in den gespeicherten Ordnern einlesen und aktualisieren können. 1. Öffnen Sie ein bestehendes Prjekt der erstellen Sie ein neues. Über die Möglichkeiten, wie Sie ein neues Prjekt anlegen können, erfahren Sie mehr unter Anlegen eines Prjekts. 2. Im Prjekt, auf der Registerkarte Start, in der Gruppe Bereich klicken Sie auf Dkumente. 3. Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Dkumentenpfad klicken Sie auf Ordner. Der Dkumentenpfad ist nun im Feld Dkumentenpfad angezeigt. Um einen Dkumentenrdner zurückzusetzen, klicken Sie auf in der Gruppe Dkumentenpfad. 4. Im Dialgfenster Dkumentenrdner auswählen führen Sie flgende Aktinen aus. 1. Im Bereich Art der Dkumentenablage wählen Sie zwischen Dateiserver / Lkaler Cmputer und SharePint Prtal Server aus. 2. Im Bereich Speicherrt klicken Sie auf. Suchen Sie nun den einzulesenden Ordner. 2. Auf der Register Bearbeiten in der Gruppe Dkumente klicken Sie auf Ordnerinhalt einlesen. Der Ordnerinhalt wird nun in die Dkumentensektin des Prjektes eingelesen und ist direkt anwählbar. Im Bereich Dkumente, auf der linken Seite, wird autmatisch die Ordneransicht eingeblendet. Weitere Infrmatinen dazu erhalten Sie unter Erstellen eines Unterrdners. Ändern des Dkumentenrdnerpfades In den InLx PM Optinen können Sie die Regeln für die InLx Dateiablagefunktin setzen. Ihnen steht eine Vielzahl vn Möglichkeiten für die Anpassung zur Verfügung. Das Frmat für die Prjektnummern wirkt sich auf die Prjektseite Dkumente aus. Sie können autmatisch den Inhalt der Prjektrdner aktualisieren. 105

107 1. Öffnen Sie das Dialgfenster InLx PM Optinen. Weitere Infrmatinen darüber, wie Sie die InLx PM Optinen öffnen können, erhalten Sie unter Öffnen der InLx PM Optinen. 2. Unter Dkumente klicken Sie auf Ordnerpfad. Auf der rechten Seite sehen Sie den Bereich Dkumente. 3. Führen Sie eine der flgenden Aktinen aus: Aktivieren Sie das Kntrllkästchen Dkumentenliste beim Öffnen vn Prjekten autmatisch aktualisieren. Dkumente werden beim Laden eines Prjekts standardmäßig neu eingelesen. Diese Optin verlangsamt das Öffnen vn Prjekten, stellt aber autmatisch sicher, dass die Prjektseite Dkumente stets aktuelle Infrmatinen anzeigt. Wählen Sie den gewünschten Dateiserver aus und klicken Sie auf, um den gewünschten Ordner hinzuzufügen. Definieren Sie ein Regel im Feld Regel, indem Sie flgende Felder in der Drpdwnliste Felder auswählen: <PROJECT_NAME> (Prjektname) <PROJECT_NUMBER> (Prjektnummer) <COMPANY_NAME> (Kundenname vm Prjekt) <CURRENT_YEAR> (aktuelles Jahr, vierstellig) <DIVISION> (Abteilungsname) Die Standardeinstellung <COMPANY_NAME>\<PROJECT_NUMBER> <PROJECT_NAME> führt autmatisch zu flgender Ordner-Struktur: 106

108 <BASISPFAD>\Kunde1\ Prjekt 1 <BASISPFAD>\Kunde1\ Prjekt 2 <BASISPFAD>\Kunde2\ Prjekt 1 Wählen Sie die entsprechende SharePint Server-Site aus: Basispfad: Pfad zu einer SharePint Server-Site, z.b. der Regel für Dkumentenbiblithek: Struktur für das Anlegen vn SharePint- Dkumentenbiblitheken. Sie können einen festen Text eingeben (und smit für alle Prjekte dieselbe Biblithek verwenden) der aber eine Regel (siehe Regel für Dateiserver in diesem Kapitel). Eine eigene SharePint- Dkumentenbiblithek für jedes Prjekt zu erstellen hat den Vrteil, dass Sie die Rechte für den Dateizugriff individuell regeln können. Regel für Unterrdner (ptinal): Pfadangabe innerhalb einer SharePint- Dkumentenbiblithek. Wenn Sie keinen Text eingeben, wird der Stammrdner der Dkumentenbiblithek verwendet. Wenn Sie nur eine SharePint- Dkumentenbiblithek verwenden möchten, macht der Einsatz einer Regel (siehe Abschnitt "Dateiserver") Sinn, da andernfalls alle Dkumente aller Prjekte in denselben Ordner kpiert werden. Auswirkungen beim Ändern vn Speicherart, Basispfad der Regeln: Wurden nch keine Prjekte angelegt, hat das Ändern der Einstellungen keinerlei Auswirkungen. Neue Prjekte bzw. Prjekte, für die bislang kein Dkumenten-Ordner existiert, werden autmatisch gemäß den veränderten Einstellungen geführt. Bestehende Prjekte werden slange mit dem bereits bestehenden Dkumenten-Ordner frtgeführt, bis der Anwender eine manuelle Anpassung vrnimmt. Erstellen eines Unterrdners In den InLx PM Optinen können Sie für die Seite Dkumente festlegen, welche Unterrdner InLx PM autmatisch anlegt, wenn die InLx PM Dateiablagefunktin genutzt wird. InLx PM ermöglicht es Ihnen, in jedem Dkumentenrdner eines Prjekts autmatisch Unterrdner zu erstellen. Diese Unterrdner werden neu angelegt, sbald ein Anwender einen neuen Prjektrdner auf der Seite Dkumente auswählt. Sie können beliebig viele, beliebig tief verschachtelte Ordner autmatisch anlegen lassen. Weitere Infrmatinen dazu erhalten Sie unter Anlegen und Ändern des Dkumentenrdnerpfades. 1. Öffnen Sie das Dialgfenster InLx PM Optinen. Weitere Infrmatinen, wie Sie die InLx PM Optinen öffnen, erhalten Sie unter Öffnen der InLx PM Optinen. 2. Unter Dkumente klicken Sie auf Ordnerstruktur. Auf der rechten Seite sehen Sie den Bereich Ordnerstruktur. 107

109 3. Führen Sie eine der flgenden Aktinen aus: Fügen Sie einen neuen Ordner ein, indem Sie auf Neu klicken. Im Dialgfenster Neuer Unterrdner geben Sie einen Namen des Unterrdners ein, z.b. Marketing. Klicken Sie auf OK. InLx PM erstellt dann in jedem Prjekt-Dkumentenrdner einen Unterrdner Marketing. Einen bereits bestehenden Unterrdner können Sie ebenfalls bearbeiten. Wählen Sie aus der Liste der bestehenden Unterrdner den gewünschten aus und klicken Sie auf Bearbeiten. Führen Sie die gewünschten Änderungen im Dialgfenster Unterrdner bearbeiten aus. Entfernen Sie einen Unterrdner aus InLx PM, indem Sie auf Löschen klicken. 4. Klicken Sie auf OK der Übernehmen, um die Änderungen in InLx PM zu speichern. Alternativ können Sie auch einen neuen Unterrdner direkt im Prjekt anlegen. Weitere Infrmatinen dazu erhalten Sie unter Arbeiten mit der Dkumentenliste. Auswirkungen beim Ändern des Basispfades und der Regel: Bestehende Unterrdner werden beim Ändern der Unterrdner-Knfiguratin nicht gelöscht der umbenannt. In bestehenden Prjekten werden die neuen Änderungen beim erstmaligen Hinzufügen vn neuen Dkumenten gültig. Ablegen und Bearbeiten eines Dkuments InLx PM spart Speicherplatz und vermeidet gleichzeitig Dubletten. Da es mit intelligenten Datei- und Objektverknüpfungen arbeitet, belegen Dkumenteninhalte keinen Speicherplatz in Micrsft Outlk bzw. Exchange Server. Die Technlgie der InLx PM Dkumentenablage bzw. -verwaltung basiert auf intelligenten Verknüpfungen innerhalb vn Micrsft Outlk und Micrsft Windws bzw. Micrsft SharePint Server. Die Vrteile dieser Methde: Nahezu kein zusätzlicher Speicherplatzverbrauch, die InLx PM Prjekte bleiben schlank. Rechte der Dateien werden vererbt. Fügen Sie beispielsweise eine Datei aus einem geschützten Netzwerk-Ordner der SharePint-Stre zur InLx PM Ablage hinzu, s kann diese wie gewhnt nur vn den autrisierten Nutzern gelesen und bearbeitet werden - hne Mehraufwand. Backup und vrhandene Versinsverwaltungs- und Dkumentenmanagement-Anwendungen können weiterhin verwendet werden. 108

110 1. Öffnen Sie ein bestehendes Prjekt der erstellen Sie ein neues. Über die Möglichkeiten, wie Sie ein neues Prjekt anlegen können, erfahren Sie mehr unter Anlegen eines Prjekts. 2. Im Prjekt, auf der Registerkarte Start, in der Gruppe Bereich klicken Sie auf Dkumente. Im neuen Prjekt wählen Sie bitte zuerst einen Dkumentenrdner, um die Dkumente ablegen zu können. Weitere Infrmatinen hierzu erhalten Sie unter Anlegen und Ändern des Dkumentenrdnerpfades. 3. Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten klicken Sie auf Neu. Klicken Sie auf Bearbeiten in der Gruppe Allgemein, wenn Sie ein Dkument ändern möchten. 4. Im Dialgfenster Neues Dkument / Dkument bearbeiten führen Sie flgende Aktinen aus: Allgemeine Infrmatinen zu einem Dkument auf der Registerkarte Standard 1. Im Bereich Typ wählen Sie zwischen Datei der Internet-Link aus. 2. Geben Sie einen Pfad für das Dkument der für den Internetlink direkt der über die Schaltfläche im Feld Pfad ein. Falls Sie einen Pfad eingeben, wählen Sie ein Dkument im Dialgfenster Öffnen aus. Das neu hinzugefügte Dkument wird dann in der Liste im Bereich Dkumente gezeigt. 109

111 3. Aktivieren Sie das Kntrllkästchen In den Prjektrdner kpieren. In der Drpdwnliste wählen Sie einen Unterrdner aus, in den Sie das Dkument kpieren möchten. Weitere Infrmatinen darüber, wie Sie einen Unterrdner für das Prjekt anlegen können, erhalten Sie unter Erstellen eines Unterrdners. 4. Im Bereich Zusatzinfrmatinen, im Feld Status, geben Sie Bearbeitungsanweisungen ein, z.b. freigeben der fertig. 5. Im Feld Ntiz geben Sie Kmmentare der Anmerkungen für das Dkument ein. InLx PM erlaubt mehrzeilige Eingaben. In diesem Bereich stehen viele Funktinen zur Frmatierung bereit. Die detaillierte Beschreibung dafür finden unter Erstellen und Anpassen vn Kmmentaren, im Abschnitt Anpassen eines Kmmentars. Verknüpfungen zwischen anderen Prjektelementen auf der Registerkarte Verknüpfungen 1. Verknüpfungen erstellen: 1. Klicken Sie auf Hinzufügen. 2. Wählen Sie im Dialgfenster Dkument/Objekt Verknüpfung hinzufügen zwischen Planungselementen, Zeiterfassungseinträgen und Mindmap-Knten einen Eintrag aus. 3. Klicken Sie auf Hinzufügen und danach auf OK. Das Dkument wird auf der Seite des ausgewählten Prjektelements mit einer Bürklammer dargestellt und ist vn drt ebenfalls aufrufbar. 2. Sie können die Seite des ausgewählten Prjektelements, zu dem Sie das Dkument verknüpft haben, öffnen. Auf der Registerkarte Verknüpfungen wählen Sie aus der Liste ein Prjektelement aus und klicken Sie auf Öffnen. 3. Die ausgewählten Prjektelemente können Sie aus dem Bereich Dkumente löschen. Wählen Sie aus der Liste ein Element aus und klicken Sie auf Entfernen. Ergänzende Infrmatinen zu dem Dkument auf der Registerkarte Benutzerdefiniert Klicken Sie in das bereits erstellten benutzerdefinierten Feld, z.b. Dimensin, und geben Sie einen neuen Wert ein. Wie Sie benutzerdefinierte Felder in InLx PM anlegen können, erfahren Sie unter Anlegen vn benutzerdefinierten Feldern. 2. Klicken Sie OK, um die vrgenmmenen Änderungen zu speichern. Fügen Sie Dkumente via Drag&Drp zur Liste hinzu. Auch die Dkumente aus Outlk Elementen werden mithilfe dieser Funktin in InLx PM übernmmen. Mehr dazu finden Sie unter Hinzufügen vn Outlk-Elementen zu InLx PM. 110

112 Bereinigung der Dkumentenliste Sllten Daten aus dem Dkumentenrdner entfernt wrden seien und smit auch vn InLx PM nicht mehr aufrufbar, gehen Sie vr wie flgt: 1. Öffnen Sie ein Prjekt mit den abgelegten Dkumenten auf der Seite Dkumente. Wie Sie Dkumente ablegen können, erfahren Sie unter Ablegen und Bearbeiten eines Dkuments. 2. Im Prjekt, auf der Registerkarte Start, in der Gruppe Bereich klicken Sie auf Dkumente. 3. Wählen Sie aus der Ordnerstruktur auf der linken Seite einen Unterrdner der Alle Dkumente aus. Wie Sie einen Unterrdner anlegen können, erfahren Sie unter Erstellen eines Unterrdners. 4. Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Dkumente klicken Sie auf Dkumentenrdner bereinigen. Alternativ können Sie im Kntextmenü Dkumentenrdner bereinigen auswählen. Sie erreichen das Kntextmenü, indem Sie auf ein Prjekt mit der rechten Maustaste klicken. 5. Im Dialgfenster InLx PM, im Bereich Dkumentenrdner bereinigen klicken Sie auf JA, um die Dkumente aus der Datenbank zu entfernen. Bei der Bereinigung können die Infrmatinen verlren gehen. Budgets Arbeiten mit der Budgetliste Die Budgetliste ermöglicht Ihnen einen schnellen Überblick über den finanziellen Rahmen eines Prjektes. Um die Seite Budgets zu öffnen, klicken Sie im Prjekt auf der Registerkarte Start in der Gruppe Bereich auf Budgets. Auf dieser Seite sehen Sie links unter der Registerkarte Bearbeiten flgende Funktinen der Budgetliste: 111

113 Ausgabe (Ist, Zeiterfassung) Im Prjekt mit der bestehenden Zeiterfassung erstellt InLx PM autmatisch eine Ausgabe (Ist, Zeiterfassung). Hier greift die Zurdnung des Zeiterfassungseintrags zu einer Gruppe bzw. eines Vrgangs. Die Ausgabe (Ist, Zeiterfassung) kann im Budget nur beschränkt bearbeitet werden. Ausgabe (Plan, Ressurcen) Im Prjekt mit der bestehenden Planung erstellt InLx PM autmatisch eine Ausgabe (Plan, Ressurcen). Für jeden Vrgang wird der Gesamtaufwand aller Ressurcen multipliziert mit den Gruppen-Einkaufsksten. Alle Vrgangsksten werden nach Gruppe kumuliert. Zu jeder Gruppe ist ein interner Preis pr Stunde vermerkt. Die internen Preise pr Stunde swie die verfügbaren Gruppen können Sie in den InLx PM Optinen anpassen. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten vn Gruppen. Die Ausgabe (Plan, Ressurcen) kann im Budget nur beschränkt bearbeitet werden. Eine Plan-Ausgabe erstellen Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Budget klicken Sie auf Neue Plan-Ausgabe, um die geplante Ausgaben einzutragen. Weitere Infrmatinen über das Hinzufügen eines Budgets erfahren Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Budgets. Eine Plan-Einnahme erstellen Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Budget klicken Sie auf Neue Plan-Einnahme. Eine Plan-Einnahme dient zur Planung bzw. Angebtserstellung. Weitere Infrmatinen über das Hinzufügen eines Budgets erfahren Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Budgets. Eine Ist-Ausgabe erstellen Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Budget klicken Sie auf Neue Ist-Ausgabe, um die reelle Ausgaben einzutragen. Weitere Infrmatinen über das Hinzufügen eines Budgets erfahren Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Budgets. Eine Ist-Einnahme erstellen Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Budget klicken Sie auf Neue Ist-Einnahme. Eine Einnahme (Ist) kann auch z.b. mit Psitinen der Ksten aus Zeiterfassungseinträgen generiert werden. Im Regelfall entspricht eine Einnahme (Ist) einer Rechnung. Weitere Infrmatinen über das Erstellen vn Ist-Einnahmen erfahren Sie unter Erstellen einer Rechnung. Budget bearbeiten Wählen Sie aus der Liste einen Budget aus, den Sie bearbeiten möchten. Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Budget klicken auf Bearbeiten. Weitere Infrmatinen über das Bearbeiten eines Budgets erfahren Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Budgets. 112

114 Budget löschen Wählen sie aus der Liste ein Budget aus, das Sie verwerfen möchten. Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Budget klicken Sie auf Löschen. Kpieren und Entfernen Mithilfe vn Kpieren und Einfügen in der Gruppe Budget können Sie schnell neue Budgets erstellen und diese weiter beliebig bearbeiten. Budget Status ändern Wählen sie aus der Liste einen Budget aus. Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Budget klicken auf Budget Status. Wählen Sie aus der Drpdwnliste einen gewünschten Status aus. Budgetliste drucken Auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Allgemein klicken Sie auf Drucken, um die Budgetliste schnell zu drucken. Im Drpdwnmenü wählen Sie Budgets. Die ausführliche Infrmatin zum Drucken finden Sie unter Allgemeine Funktinen und Drucken der Prjektliste, im Teil Drucken in der Prjektliste. Übersicht expandieren der reduzieren Mithilfe vn Alle expandieren und reduzieren können Sie die Ansicht der Budgetliste verändern und diese nach Bedarf übersichtlicher machen. Diese Funktinen befinden Sich auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Allgemein. Felder auswählen Diese Funktin dient dazu, Ihre Prjektliste nach wichtigen Daten zu srtieren bzw. zu rganisieren. Auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Allgemein klicken auf ein Feld in dem Dialgfenster Felder auswählen, z.b. Typ, und ziehen Sie dieses Feld mit der Maustaste in die Spaltenüberschriften. Sie können auch die Felder zurücksetzen, indem Sie das Feld zurück mit der Maustaste in das Dialgfenster ziehen. Infrmatinsregeln in der Budgetliste Ein Eintrag besteht aus den flgenden Angaben: Typ (Plan-Ausgabe, Plan-Einnahme, Ist- Ausgabe, Ist-Einnahme), Laufnummer, Datum, Status, Name, Summe, Budgetneutral, Erstellt vn, Erstellt am, Geändert vn Geändert am. Jeder Eintrag besitzt eine eindeutige Nummer. Jeder Eintrag besitzt einen Status, den Sie frei definieren können. Mehr Infrmatinen über den Budgetstatus finden Sie unter Verwalten des Budgetstatus. Der Gesamtbetrag (Summe) aller im Budget enthaltenen Psitinen wird angezeigt. Mehr Infrmatinen über die Budgetpsitinen finden Sie unter Arbeiten mit der Budgetpsitinsliste und Erstellen und Bearbeiten einer Psitin. Die Liste ist nach Datum absteigend srtiert. Sie können sie genau wie eine Outlk-Liste gruppieren der srtieren. Funktinen im Kntextmenü Das Kntextmenü bietet fast alle Grundfunktinen, die auch in der Budgetliste enthalten sind, wie Neue Plan-Ausgabe, Neue Plan-Einnahme, Neue Ist-Ausgabe, Neue Ist-Einnahme, Budget bearbeiten, Budget löschen, Ist-Einnahme erstellen, Kpieren und Einfügen, Alle Gruppen erweitern und reduzieren, Felder auswählen. Außerdem beinhaltet das Kntextmenü die Funktinen Status, w Sie in der Drpdwn Menü zwischen Genehmigt, Abgelehnt und Offen auswählen können. Sie erreichen das Kntextmenü, indem Sie in der Budgetliste mit der rechten Maustaste klicken. 113

115 Tastenkmbinatinen STRG+C Kpieren eines Budgets in die Zwischenablage. STRG+V Einfügen eines Budgets aus der Zwischenablage in die Budgetliste. Wird ein Schlsssymbl in der Liste angezeigt, besitzen Sie keine Leseberechtigung. In diesem Fall sind keine Einträge sichtbar. Arbeiten mit der Budgetpsitinsliste Mithilfe der Budgetpsitinsliste können Sie Budgetpsitinen erstellen, bearbeiten und verwalten. Um die Seite Budgets zu öffnen, klicken Sie im Prjekt, auf der Registerkarte Start, in der Gruppe Bereich, Budgets. Auf dieser Seite sehen Sie links unter der Registerkarte Bearbeiten flgende Funktinen der Budgetpsitinsliste: 114

116 Budgetpsitin erstellen Wählen sie ein Budget aus der Budgetliste aus. Auf der Registerkarte Budgetpsitinen in der Gruppe Budgetpsitinen klicken Sie auf Neue Budgetpsitin. Alternativ können Sie auf eine leere Fläche in der Budgetpsitinsliste dppelklicken, nachdem Sie ein Budget ausgewählt haben. Weitere Infrmatinen, wie Sie eine Budgetpsitin anlegen können, erfahren Sie unter Erstellen und Bearbeiten einer Budgetpsitin. Budgetpsitin bearbeiten Wählen Sie eine Psitin aus der Budgetpsitinsliste aus. Auf der Registerkarte Budgetpsitinen in der Gruppe Budgetpsitinen klicken Sie auf Budgetpsitin bearbeiten. Alternativ können Sie auf einen Eintrag in der Budgetpsitinsliste dppelklicken. Weitere Infrmatinen, wie Sie eine Budgetpsitin bearbeiten können, erfahren Sie unter Erstellen und Bearbeiten einer Budgetpsitin. Budgetpsitin löschen Wählen Sie eine Psitin aus der Budgetpsitinsliste. Auf der Registerkarte Budgetpsitinen in der Gruppe Budgetpsitinen klicken Sie auf Budgetpsitin löschen. Alternativ können Sie ENTF drücken. Kpieren und Einfügen Mithilfe vn Kpieren und Einfügen in der Gruppe Budgetpsitinen können Sie schnell neue Budgetpsitinen erstellen und diese weiter beliebig bearbeiten. Budgetpsitinsstatus ändern Wählen Sie eine Psitin aus der Budgetpsitinsliste. Auf der Registerkarte Budgetpsitinen in der Gruppe Budgetpsitinen klicken Sie auf Budgetpsitins-Status. In der Drpdwnliste klicken Sie auf einen Status, den Sie hinzufügen möchten. Eine Psitin nach ben verschieben Wählen Sie eine Psitin aus und klicken Sie auf Nach ben verschieben. Eine Psitin nach unten verschieben Wählen Sie eine Psitin aus und klicken Sie auf Nach unten verschieben. Budgetpsitinsliste drucken Auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Allgemein klicken Sie auf Drucken, um die Budgetpsitinsliste schnell zu drucken. Im Drpdwnmenü wählen Sie Budgetpsitinen. Die ausführliche Infrmatin zum Thema Drucken finden Sie unter Allgemeine Funktinen und Drucken der Prjektliste, im Teil Drucken in der Prjektliste. Budgetpsitinen als Vrlage laden Auf der Registerkarte Vrlagen in der Gruppe Aktin klicken Sie auf Vrlage laden. Weitere Infrmatinen, wie Sie Budgetpsitinen als Vrlage laden können, erfahren Sie unter Laden einer Budgetvrlage. Budgetpsitinen als Vrlage speichern Auf der Registerkarte Vrlagen in der Gruppe Aktin klicken Sie auf Vrlage speichern. Weitere Infrmatinen, wie Sie Budgetpsitinen als Vrlage speichern können, erfahren Sie unter Speichern einer Budgetvrlage. Infrmatinsregeln in der Budgetpsitinsliste Ein Eintrag besteht aus den flgenden Angaben: Laufnummer, Bezeichnung, Beschreibung, Gruppe, Summe, Anzahl, Einheit, Preis pr Einheit, Verkaufspreis pr Einheit (ptinal bei den Budgettypen Plan-Ausgaben und Ist-Ausgaben), Abgerechnet (ptinal bei den Budgettypen Plan-Ausgaben und Ist-Ausgaben), Abrechenbar, Psitin in der Liste, Erstellt vn, Erstellt am, Geändert vn, Geändert am, Erbracht am (bei Ist-Ausgaben (Zeiterfassung) ist dies das Startdatum des Zeiterfassungseintrags). Jeder Eintrag besitzt eine eindeutige Nummer. Der Gesamtbetrag (Summe) aller Einträge wird angezeigt, wenn die Liste nach einer Spalte gruppiert ist. Ziehen Sie dafür die Spaltenüberschrift im Bereich ben. 115

117 Funktinen im Kntextmenü Das Kntextmenü bietet fast alle Grundfunktinen, die auch in der Budgetpsitinsliste enthalten sind, wie Neu Budgetpsitin, Budgetpsitin bearbeiten, Budgetpsitin löschen, Kpieren und Einfügen, Alle Gruppen erweitern und reduzieren, Nach ben der unten verschieben, Felder auswählen. Außerdem beinhaltet das Kntextmenü die Funktin Status, w Sie in der Drpdwn-Liste zwischen Nicht abgerechnet, Abgerechnet und Nichtabrechenbar auswählen können. Sie erreichen das Kntextmenü, indem Sie in der Budgetpsitinsliste mit der rechten Maustaste klicken. Felder auswählen Diese Funktin dient dazu, Ihre Prjektliste nach wichtigen Daten zu srtieren bzw. zu rganisieren. Klicken Sie auf ein Feld im Dialgfenster Felder auswählen, z.b. Gruppe, und ziehen Sie dieses Feld mit der Maustaste in die Spaltenüberschriften. Sie können auch die Felder zurücksetzen, indem Sie das Feld zurück mit der Maustaste in das Dialgfenster ziehen. Tastenkmbinatinen STRG+C Kpieren einer Budgetpsitin in die Zwischenablage. STRG+V Einfügen einer Budgetpsitin aus der Zwischenablage in die Budgetpsitinsliste. Wird ein Schlsssymbl in der Liste angezeigt, besitzen Sie keine Leseberechtigung. In diesem Fall sind keine Einträge sichtbar. Erstellen und Bearbeiten eines Budgets Der finanzielle Rahmen eines Prjektes lässt sich mit InLx PM schnell und klar definieren durch geplante und tatsächliche Ausgaben und Einnahmen. Je nach Typ handelt es sich um Ist-Ausgabe, eine Ist-Einnahme eine Plan-Ausgabe der eine Plan-Einnahme. Ein Budget besitzt einen Status und enthält meist Psitinen. Eine kurze Beschreibung der Budgettypen finden Sie unter Arbeiten mit der Budgetliste. Weitere Infrmatinen darüber, wie Sie eine Psitin dem Budget hinzufügen, finden unter Erstellen und Bearbeiten einer Psitin. Wenn Sie ein Budget-Dkument anlegen bzw. bearbeiten möchten, führen Sie flgende Schritte aus: 1. Öffnen Sie ein bestehendes Prjekt der erstellen Sie ein neues. 116

118 Über die Möglichkeiten, wie Sie ein neues Prjekt anlegen können, erfahren Sie mehr unter Anlegen eines Prjekts. 2. Im Prjekt, auf der Registerkarte Start, in der Gruppe Bereich klicken Sie auf Budgets. 3. Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Budgets klicken Sie auf Neue Plan- Ausgabe, Neue Plan-Einnahme, Neue Ist-Ausgabe der Neue Ist-Einnahme je nachdem, welchen Budgettyp Sie erstellen möchten. 4. Im Dialgfenster Neues Budget / Budget bearbeiten führen Sie eine der mehrere der flgenden Aktinen aus. Allgemeine Infrmatinen zu einem Budget in der Registerkarte Standard Geben Sie einen Namen im Feld Name ein. InLx PM bietet standardmäßig flgende Budgettypen wie Ist-Ausgabe, Ist-Einnahme, Plan-Ausgabe und Plan- Einnahme. Verwenden Sie eindeutige Namen, die es Ihren Kunden und Ihnen selbst einfach machen, ein Budget auch außerhalb vn InLx PM klar zuzurdnen. In diesem Bereich können Sie auch einen Budgetstatus definieren. Wählen Sie bitte in der Drpdwnliste Status zwischen Genehmigt, Abgelehnt und Offen aus. Verwenden Sie den Status "Offen" z.b. für nch nicht bestellte Angebte, unbezahlte Rechnungen.ä. Sie können den Status frei definieren. Mehr Infrmatinen finden Sie unter Verwalten des Budgetstatus. Im Bereich Budget wählen Sie ein Datum im Feld Datum aus. Beim Erstellen eines neuen Budgets ist autmatisch das aktuelle Datum vreingestellt. Im Bereich Erstellt vn klicken Sie auf, um die Ressurce auszuwählen. In der Schnellauswahl sehen Sie alle im Prjekt eingefügten Ressurcen. Klicken Sie auf Pfeil und wählen Sie die gewünschte Ressurce aus der Drpdwnliste aus. Ergänzende Infrmatinen zu dem Budget in der Registerkarte Benutzerdefiniert Zum Bearbeiten klicken Sie auf den entsprechenden Wert in der Liste Name. 117

119 Wie Sie benutzerdefinierte Felder in InLx PM anlegen können, erfahren Sie unter Anlegen vn benutzerdefinierten Feldern. Sie können auch die Psitinen in bereits erstellten Budgets in den neue erstellten kpieren. Verwenden Sie dafür die Befehle Kpieren und Einfügen auf der Registerkarte Budgetpsitinen in der Gruppe Budgetpsitinen, der die STRG+C und STRG+V Tasten. Erstellen und Bearbeiten einer Psitin Jedes Budget enthält eine der mehrere Psitinen. Sie können dabei selbst bestimmen, wie detailliert die Budgetdkumente beschrieben werden. Inhalt Budgetpsitin in der Budgetpsitinsliste erstellen Psitinen aus den bestehenden Budgetdkumenten kpieren Budgetpsitin in der Budgetpsitinsliste erstellen 1. Öffnen Sie ein Prjekt mit einem bestehenden Budget. Wie Sie ein Budget erstellen können, erfahren Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Budgets. 2. Im Prjekt, auf der Registerkarte Start, in der Gruppe Bereich klicken Sie auf Budgets. 3. Wählen Sie ein Budget aus, zu dem Sie eine Psitin hinzufügen möchten, und klicken Sie auf der Registerkarte Budgetpsitinen in der Gruppe Budgetpsitinen auf Neue Budgetpsitin. Die bereits existierte Psitinen können Sie über den Befehl Budgetpsitin bearbeiten ändern. 4. Im Dialgfenster Neue Budgetpsitin / Budgetpsitin bearbeiten führen Sie flgende Aktinen aus. 118

120 Allgemeine Infrmatinen zu einer Budgetpsitin in der Registerkarte Standard 1. Im Bereich Budgetpsitin wählen Sie aus der Liste Gruppe eine Gruppe aus, zu welcher die Psitin gehört. Die Gruppe dient der Strukturierung der Psitinen im System. Die verschiedenen Gruppen können Sie in den InLx PM Optinen anpassen, unter Erstellen und Bearbeiten vn Gruppen. 2. Wählen Sie aus der Liste Vrlage die gewünschte Psitin aus. Wie Sie neue Budgetpsitinen für eine Vrlage erstellen können, erfahren Sie unter Verwalten vn Budgetpsitinen für Vrlagen. 3. Im Bereich Zusatzinfrmatinen im Feld Name geben Sie einen Namen ein. 4. Im Bereich Beschreibung geben Sie Kmmentare der Anmerkungen für die Budgetpsitin ein. InLx PM erlaubt mehrzeilige Eingaben. In diesem Bereich stehen viele Funktinen zur Frmatierung bereit. Die detaillierte Beschreibung dafür finden unter Erstellen und Anpassen vn Kmmentaren, 5. Im Bereich Preiskalkulatin führen Sie flgende Aktinen aus: Falls die ausgewählte Budgetpsitin schn ein angelegtes Preismdell beinhaltet, werden flgende Felder schn autmatisch ausgefüllt. Wie Sie ein 119

121 Preismdell anlegen können, erfahren Sie unter Verwalten vn Budgetpsitinen für Vrlagen. 1. Im Feld Anzahl geben Sie die Menge der gewählten Einheit ein, z.b. 95 der 2,34. Sie können auch Gutschriften ausstellen, indem Sie negative Beträge eingeben. 2. Im Feld Einheit geben Sie einen Wert ein. Die gewählte Einheit ist verknüpft mit dem Einzelpreis für die entsprechende Einheit. Wählen Sie eine Einheit aus, falls mehrere vrhanden sind, der verändern Sie den Einzelpreis manuell. Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer, da in InLx PM grundsätzlich Nettbeträge hinterlegt sind. 3. Geben Sie Einkaufs- und Verkaufspreise an. 4. Im Feld Summe sehen Sie den Betrag der Psitin ("Preis pr Einheit x Anzahl"). Weitere Details einer Budgetpsitin in der Registerkarte Details 1. Im Feld Ausgeführt vn klicken Sie auf, um die Ressurce auszuwählen. In der Schnellauswahl sehen Sie alle im Prjekt eingefügten Ressurcen. Klicken Sie auf Pfeil und wählen Sie die gewünschte Ressurce aus der Drpdwnliste aus. 2. Im Feld Ausgeführt am wählen Sie das Datum der Leistungserbringung / Lieferung aus. Bei Ist-Ksten (Zeiterfassung) ist dies autmatisch das Startdatum des Zeiterfassungseintrags. 3. Aktivieren Sie das Kntrllkästchen Abrechenbar. Nur für Psitinen, die sich in Budgets vm Typ Ist-Ausgaben der Plan-Ausgaben befinden. Wird autmatisch gesetzt, sbald die Psitin (bzw. das kmplette Dkument) abgerechnet wurde. 4. Aktivieren Sie das Kntrllkästchen Abgerechnet. Nur für Psitinen, die sich in Budgets vm Typ Ist-Ausgaben der Plan-Ausgaben befinden. Psitinen mit diesem Status werden in einer Ist-Ausgabe nicht mit verrechnet. Ergänzende Infrmatinen zu einer Budgetpsitin in der Registerkarte Benutzerdefiniert Zum Bearbeiten klicken Sie auf den entsprechenden Wert in der Liste Name. 2. Klicken Sie auf OK. Wie sie die benutzerdefinierte Felder in InLx PM anlegen können, erfahren Sie unter Anlegen vn benutzerdefinierten Feldern. 120

122 Sie können auch die Einkaufs- und Verkaufspreise swie Gruppen für Budgets definieren. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten vn Gruppen. Psitinen aus den bestehenden Budgetdkumenten kpieren Sie können zeitsparend Psitinen kpieren, anstatt diese neu anlegen, wenn sich bereits Budgetinfrmatinen in einem InLx PM Prjekt befinden. Kpieren Sie einzelne Psitinen über die Befehle Kpieren und Einfügen auf der Registerkarte Budgetpsitinen in der Gruppe Budgetpsitinen innerhalb eines Prjekts. Die Psitinen werden vn einem Budget eines Prjekt in ein anderes Budget (ggf. eines anderen Prjekts) kpiert. Prjektübergreifendes Kpieren erlaubt einfache Wiederverwendung vn Psitinen, die bereits an anderer Stelle eingegeben wurden. Kpieren Sie alle Psitinen eines Budgets. Mithilfe der Befehlen Kpieren und Einfügen auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Budget werden sämtliche Psitinen eines Budgets (z.b. Plan- Einnahme) in ein anderes Budget (z.b. Ist-Einnahme) kpiert. Diese Möglichkeit gibt's nur innerhalb eines Prjekts verfügbar und bietet einfache Funktin zum Kpieren eines Budgets, z.b. für eine neue Versin einer bestehenden Plan-Einnahme der vn Ksten. Kpieren Sie die Psitinen vn einem Prjekt in ein anderes Prjekt (prjektübergreifend) über die Windws-Zwischenablage. Verwalten des Budgetstatus Zu jedem Budgetstatus können Sie direkt im Prjekt einen Status hinzufügen. Standardmäßig sind flgende Status verfügbar: ffen, abgelehnt und genehmigt. Die ausführliche Infrmatin darüber, wie Sie einen Status hinzufügen können, finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Budgets. In den InLx PM Optinen können Sie den Budgetstatus ändern und individuelle Budgetstatus anlegen. 5. Öffnen Sie das Dialgfenster InLx PM Optinen. Weitere Infrmatinen dazu, wie Sie die InLx PM Optinen öffnen können, erhalten Sie unter Öffnen der InLx PM Optinen. 6. Unter Budgets klicken Sie auf Budgetstatus. Auf der rechten Seite sehen Sie den Bereich Budgetstatus: 7. Führen Sie eine der flgenden Aktinen aus: 121

123 Fügen Sie einen neuen Budgetstatus ein, indem Sie auf Neu klicken. Im Dialgfenster Budgetstatus, im Feld Neuer Name geben Sie einen neuen Namen ein. Aktivieren Sie das Kntrllkästchen Budgetneutral, wenn Sie möchten, dass das Budget nicht in den Summierungen in der Büdgetübersicht berücksichtigt wird. Klicken Sie auf OK. Einen bereits bestehenden Status können Sie ebenfalls bearbeiten. Wählen Sie aus der Liste der bestehenden Status den gewünschten aus und klicken Sie auf Bearbeiten. Führen Sie die gewünschten Änderungen im Dialgfenster Budgetstatus (siehe vrangegangenen Punkt). Entfernen Sie einen Status aus InLx PM, indem Sie auf Löschen klicken. 2. Klicken Sie auf OK der Übernehmen, um die Änderungen in InLx PM zu speichern. Auswirkungen beim Bearbeiten bzw. Löschen eines Budgetstatus: Das Umbenennen eines Status wird sfrt in allen betrffenen Prjekten ausgeführt. Das Löschen eines Status führt dazu, dass die betrffenen Budgets slange keinen Status tragen, bis der Anwender manuell einen neuen Status auswählt und das Budget speichert. Erstellen einer Rechnung Prjektbezgene Angebte und Rechnungen lassen sich mit InLx PM erstellen, versenden und nachfassen. Auch eine frtlaufende Abrechnung vn Prjekten auf Basis der Zeiterfassung ist möglich. Die autmatische Abrechnungskennzeichnung verhindert, dass Aufwendungen vergessen der dppelt abgerechnet werden. Inhalt Generieren einer Rechnung Erzeugen eines Berichts für das Budget Generieren einer Rechnung 1. Öffnen Sie ein bestehendes Prjekt mit einem bestehenden Budget. Wie Sie ein Budget erstellen können, erfahren Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Budgets. 2. Im Prjekt, auf der Registerkarte Start, in der Gruppe Bereich klicken Sie auf Budgets. 3. Wählen Sie eine Ist-Ausgabe aus der Budgetliste aus, zu dem Sie eine Rechnung (Ist-Einnahme) generieren möchten. 4. Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Aktin klicken Sie auf Ist-Einnahme erstellen. Alternativ klicken Sie im Kntextmenü auf Ist-Einnahme erstellen. Sie erreichen das Kntextmenü, indem Sie in der Budgetliste mit der rechten Maustaste klicken. 5. Wählen Sie aus der Drpdwnliste Alle Psitinen der Ausgewählte Psitinen aus. 122

124 6. Die Ist-Einnahme wird zusammen mit den Psitinen des ausgewählten Budgets generiert und ist in der Budgetliste zu sehen. Erzeugen eines Berichts für das Budget Sie können zu jedem Budgetdkument einen Bericht erzeugen und dieses als Dkument z.b. per versenden. 1. Auf der Seite Budgets, in der Budgetliste wählen Sie ein Budget aus, z.b. eine generierte Ist- Einnahme. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Berichte. 3. Führen Sie eine der flgenden Aktinen aus: In der Gruppe Erstellen klicken Sie auf Bericht erstellen. Im Dialgfenster Neuer Bericht, in der Registerkarte Bericht wählen Sie eine Vrlage aus. Filtern Sie die Daten für Ihren Bericht in der Registerkarte Budgets. Klicken Sie auf Bericht erstellen. Weitere Infrmatin, wie Sie einen Bericht erstellen und die Daten in einem Bericht anpassen können, finden Sie unter Erstellen eines Berichts. In der Gruppe Berichte wählen Sie einen gespeicherten Bericht aus der Galerieansicht aus, z.b. Angebt. Im Dialgfenster Ausgabe-Einstellungen wählen Sie eine Ausgabe, z.b. Excel, als PDF der Wrd-Dkument, in der Drpdwnliste Ausgabe auf.. aus. Klicken Sie Starten. Im Standardlieferumfang sind flgende Vrlagen wie Ausgaben / Einnahmen, Budgetübersicht der Umsatzliste zum Auswahl angebten. Wie Sie in InLx PM eine neue Berichtsvrlage hinzufügen können, erfahren Sie unter Verwalten vn Berichtsvrlagen. Verwalten vn Budgetdkumenten für Vrlagen Budgetdkumente können Sie in den InLx PM Optinen nach Belieben ergänzen, verändern der löschen. Mithilfe vn Budgetdkumenten lassen sich häufig wiederkehrende Budgetpsitinen zu einer Vrlage zusammenfassen. 123

125 Hierfür wird eine InLx PM Administratr Berechtigung benötigt. 1. Öffnen Sie das Dialgfenster InLx PM Optinen. Weitere Infrmatinen dazu, wie Sie die InLx PM Optinen öffnen können, erhalten Sie unter Öffnen der InLx PM Optinen. 2. Unter Budgets klicken Sie auf Budgetvrlagen. Auf der rechten Seite sehen Sie den Bereich Budgetdkumente: 3. Führen Sie eine der flgenden Aktinen aus: Fügen Sie eine neue Budgetvrlage ein, indem Sie auf Neu klicken. Im Dialgfenster Neue Budgetvrlage wählen Sie einen Vrlagetyp aus der Drpdwnliste Typ aus. Aktivieren Sie das Kntrllkästchen Sichtbar für alle Benutzer falls Sie wllen. Geben Sie einen Namen im Feld Name ein. Sie können mit dem Befehl Neu auch die Budgetpsitinen hinzufügen. Verändern Sie die Budgetpsitinsliste mit Bearbeiten, Löschen, Auf und Ab. Klicken Sie auf OK, nachdem Sie alle gewünschten Änderungen vrgenmmen haben. Die ausführliche Beschreibung der Funktinen im Dialgfenster Neue Budgetpsitin / Budgetpsitinen bearbeiten, finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten einer Psitin. Eine bereits bestehende Budgetvrlage können Sie ebenfalls bearbeiten. Wählen Sie aus der Liste der bestehenden Vrlagen eine aus und klicken Sie auf Bearbeiten. Führen Sie die gewünschten Änderungen im Dialgfenster Budgetvrlage bearbeiten aus (siehe vrangegangenen Punkt). Entfernen Sie eine Vrlage aus InLx PM aus, indem Sie auf Löschen klicken. 2. Klicken Sie auf OK der Übernehmen, um die Änderungen in InLx PM zu speichern. Der Name eines jeden Budgetdkuments sllte kurz und klar verständlich sein. Die Beschreibung im Feld Name kann Platzhalter beinhalten, z.b....es werden x Ausdrucke angefertigt

126 Verwalten vn Budgetpsitinen für Vrlagen Das Leistungsverzeichnis beinhaltet die Psitinsvrlagen, die den Anwendern in allen InLx PM Prjekten auf der Seite Budgets bei der Erstellung neuer Budgets zur Verfügung stehen. Die Liste der Budgetpsitinen können Sie nach Belieben ergänzen, verändern der löschen. Hierfür wird eine InLx PM Administratr Berechtigung benötigt. 4. Öffnen Sie das Dialgfenster InLx PM Optinen. Für weitere Infrmatinen dazu, w Sie die InLx PM Optinen finden können, siehe Öffnen der InLx PM Optinen. 5. Unter Budgets klicken Sie auf Vrlagen und anschließend auf Budgetpsitinen. Auf der rechten Seite sehen Sie den Bereich Budgetpsitinen: 6. Führen Sie eine der flgenden Aktinen aus: Fügen Sie eine neue Budgetpsitin ein, indem Sie auf Neu klicken. Im Dialgfenster Neue Psitin geben Sie einen Namen im Feld Name und im Feld Beschreibung zusätzliche Infrmatinen ein. Geben Sie im Feld Anzahl die gewünschte Zahl an. In der Liste Preismdell klicken Sie auf Neu, um eine neue Budgetpsitin zu erstellen. Im Dialgfenster Neue Einheit geben Sie Name, Einkaufs- und Verkaufspreis an und klicken Sie auf OK. Wählen Sie aus der Liste Gruppe(n) eine Gruppe aus, zu der diese Psitin gehört. Das eingegebene Preismdell wird autmatisch beim Auswählen der Budgetpsitin im Dialgfenster Neue Budgetpsitinen / Budgetpsitin bearbeiten im Prjekt übernmmen. Eine ausführliche Beschreibung über das Erstellen einer Budgetpsitin im Prjekt finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten einer Psitin. Sie können auch die Preismdelliste mithilfe vn Bearbeiten und Löschen verändern. Klicken Sie auf OK. Eine bereits bestehende Budgetpsitin können Sie ebenfalls bearbeiten. Wählen Sie aus der Liste der bestehenden Psitinen die gewünschte aus und klicken Sie auf 125

127 Bearbeiten. Führen Sie die gewünschten Änderungen im Dialgfenster Budgetpsitin bearbeiten (siehe vrangegangenen Punkt). Entfernen Sie eine Vrlage aus InLx PM, indem Sie auf Löschen klicken. 2. Klicken Sie auf OK der Übernehmen, um die Änderungen in InLx PM zu speichern. Der Name einer jeden Psitin sllte kurz und klar verständlich sein. Die Beschreibung im Feld Beschreibung kann Platzhalter beinhalten, z.b....es werden x Ausdrucke angefertigt... Laden einer Budgetvrlage Beschleunigen Sie das Erstellen wiederkehrender Budgets. Die Vrlagenfunktin ermöglicht das Laden kmpletter Angebte, Rechnungen der Prjektkalkulatinen incl. Psten in einem Schritt. 1. Öffnen Sie ein Prjekt mit einem bestehenden Budget. Wie Sie ein Budget erstellen können, erfahren Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Budgets. 2. Im Prjekt, auf der Registerkarte Start, in der Gruppe Bereich klicken Sie auf Budgets. 3. Auf der Seite Budgets, in der Budgetliste wählen Sie ein Budget aus. 4. Auf der Registerkarte Vrlagen in der Gruppe Aktin klicken Sie auf Vrlage laden. Im Dialgfenster Vrlage laden, werden die enthaltenen Psitinen der jeweiligen Vrlagen angezeigt. 5. Wählen Sie aus der Drpdwnliste Vrlage eine Vrlage aus. 6. Klicken Sie auf Laden. 126

128 Speichern einer Budgetvrlage 1. Öffnen Sie ein Prjekt mit einem bestehenden Budget. Wie Sie ein Budget erstellen können, erfahren Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Budgets. 2. Im Prjekt, in der Registerkarte Start, in der Gruppe Bereich klicken Sie auf Budgets. 3. Auf der Seite Budgets wählen Sie ein Budget aus, vn welchem Sie eine Vrlage erstellen möchten. 4. Auf der Registerkarte Vrlagen in der Gruppe Aktin klicken Sie dann auf Vrlage speichern. 5. Geben Sie einen neuen Namen im Feld Name ein. 6. Wählen Sie einen Budgettyp aus der Drpdwnliste Typ aus. 7. Aktivieren Sie nach Wunsch das Kntrllkästchen Sichtbar für alle Anwender. 8. Als Budgetvrlagen können entweder alle bestehenden Budgetpsitinen der nur die selektierte Psitin ausgewählt werden. Wählen Sie die entsprechende Optin aus. 9. Klicken Sie OK. Ab sfrt steht unter Vrlage laden eine neue Budgetvrlage bereit. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Laden einer Budgetvrlage. Budgetübersicht Anzeigen der Budgetübersicht Vergleichen Sie geplante und tatsächliche Aufwände in Echtzeit. Egal b auf der Ebene der Vrgänge, Ressurcen und sgar prjektübergreifend - Ihnen entgeht keine Abweichung mehr. 127

129 Inhalt Tabellarische Übersicht Grafische Übersicht Tabellarische Übersicht 1. Öffnen Sie ein Prjekt mit einem bestehenden Budget. Wie Sie ein Budget erstellen können, erfahren Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Budgets. 2. Im Prjekt, auf der Registerkarte Start, in der Gruppe Bereich klicken Sie auf Budgetübersicht. 3. Auf der Registerkarte Ansicht, in der Gruppe Budgetübersicht klicken Sie auf Tabelle. In der Tabelle finden Sie die Beträge nach Gruppe kumuliert. Die detaillierte Beschreibung der Gruppen finden Sie unter Was bedeuten die Felder und Diagrammtypen in der Budgetübersicht? Kntrllieren eines Budgets Prüfen Sie die Summen der Spalten Ausgabe (Ist, Zeiterfassung), Ausgabe (Ist, weitere), Einnahmen (Ist) und Marge (Ist). Budgetüberschreitungen werden farblich hervrgehben, ungeplante Mehrksten lassen sich s leicht identifizieren. Wird eine Zeile rt gekennzeichnet, ist ein negatives Ergebnis zu erwarten. Verwenden Sie Ansichten, wenn Sie gleichzeitig mehrere Prjekte in der InLx PM Prjektliste kntrllieren möchten. 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Prjekte im Outlk Ribbn, um die InLx PM Prjektliste zu sehen. 128

130 In Outlk 2003/2007 klicken Sie auf die Schaltfläche InLx PM Ordner in der InLx PM Tlbar. 2. Auf der Registerkarte InLx PM, in der Gruppe Ansichten klicken Sie auf Weitere Ansichten. 3. Wählen Sie aus der Drpdwnliste eine gespeicherte Ansicht, z.b. Prjektcntrlling. Alternativ können Sie auch in der Prjektliste Felder auswählen benutzen, um die Prjekte besser kntrllieren zu können. Mehr Infrmatinen finden Sie unter Erstellen einer Ansicht. Exprtieren der Auswertungen nach Excel 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Berichte. 2. In der Gruppe Berichte in der Galerieansicht klicken Sie Budgetübersicht. 3. Im Dialgfenster Ausgabe-Einstellungen wählen Sie die gewünschten Einstellungen aus, z.b. als Ausgabe Excel. Die detaillierte Beschreibung, wie Sie einen Bericht erzeugen können, erfahren Sie unter Erstellen eines Berichts. 4. Klicken Sie auf Starten. 5. Sie können das Dkument drucken, speichern der per versenden. Grafische Übersicht 1. Öffnen Sie ein Prjekt mit einem bestehenden Budget. Wie Sie ein Budget erstellen können, erfahren Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Budgets. 2. Im Prjekt, auf der Registerkarte Start, in der Gruppe Bereich klicken Sie auf Budgetübersicht. 3. Auf der Registerkarte Ansicht, in der Gruppe Budgetübersicht klicken Sie auf Diagramm. 129

131 4. Sie haben nun die Möglichkeit verschiedene grafische Darstellungen des Budgets darzustellen. In der Gruppe Diagrammtyp wählen Sie zwischen Nach Typ, Nach Gruppe, Nach Datum der Ausgabe zu Einnahme aus. 5. In der Gruppe Daten können Sie bestimmte Datensätze ein- und ausblenden, um die Übersicht individuell zu gestalten. Die Bedeutung der Diagrammtypen finden Sie unter Was bedeuten die Felder und Diagrammtypen in der Budgetübersicht? Kntrllieren des Budgets Sie können auch über mehrere Prjekte eine grafische Budgetübersicht zu erstellen. Führen Sie flgende Schritte aus: 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Prjekte im Outlk Ribbn, um die InLx PM Prjektliste zu sehen. 2. In Outlk 2003/2007 klicken Sie auf die Schaltfläche InLx PM Ordner in der InLx PM Tlbar. 3. Auf der Registerkarte InLx PM, in der Gruppe Ansichten klicken Sie auf Dashbard. 4. In der Dashbard-Ansicht können Sie die Übersicht individuell anpassen. Eine detaillierte Beschreibung über die Dashbard-Ansicht finden Sie unter Dashbard- Ansicht. Was bedeuten die Felder und Diagrammtypen in der Budgetübersicht? Anhand der Budgetübersicht können Sie geplante und tatsächliche Ausgaben und Einnahmen visuell vergleichen. Die graphische Darstellung macht Ihre Budgetsituatin auf einen Blick ersichtlich. Unten finden Sie die detaillierte Beschreibungen vn Feldern und Diagrammtypen, um besser mit der Seite Budgetübersicht arbeiten zu können. Durch das Deaktivieren bzw. Aktivieren der Diagrammdaten-Schaltflächen werden einzelne Serien des entsprechenden Diagramms ausgeblendet bzw. eingeblendet. 130

132 In der Gruppe Budgetübersicht klicken Sie auf Beschriftungen, um Serienbezeichnungen und - werte einzublenden. Inhalt Beschreibung der tabellarischen Übersicht Diagrammtyp Nach Typ Diagrammtyp Nach Gruppe Diagrammtyp Nach Datum Diagrammtyp Ausgabe zu Einnahme Beschreibung der tabellarischen Übersicht Der Bereich Budgetübersicht stellt frtlaufend die Beträge der Seiten Betreuung, Planung und Budgets in einer Tabelle gegenüber. Eine Liste zeigt alle Beträge kumuliert nach Gruppe an: Spalte Beschreibung Für jede Gruppe wird eine Zeile angelegt. Beträge in den Spalten 2-10 werden nach Gruppe kumuliert. Die Zeile Gesamt addiert die Teilbeträge innerhalb einer Spalte. Zu jeder Gruppe ist ein interner Preis pr Stunde vermerkt. Gruppe Die internen Preise pr Stunde swie die verfügbaren Gruppen können Sie in den Erstellen und Bearbeiten vn Gruppen anpassen. Wenn Sie die individuellen Ressurcenksten eintragen, dann werden die Gruppenksten ignriert. Ausgabe (Plan, Ressurcen) Ausgaben (Plan, weitere) Mehr Infrmatinen über die individuellen Ressurcenksten erhalten Sie unter Hinzufügen vn Ressurcen. Ausgaben aller Vrgänge auf der Seite Planung, bei denen Ressurcen mit einem Aufwand eingegeben wurden. Verfahren: Für jeden Vrgang wird der Gesamtaufwand aller Ressurcen multipliziert mit den Gruppen-Einkaufsksten. Alle Vrgangsksten werden nach Gruppe kumuliert. Mehr Infrmatinen über die Gruppen-Einkaufsksten finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten vn Gruppen. Alle Plan-Ausgaben der Seite Budgets. Dies sind z.b. Maschinen-, Material- der snstige Ksten wie Spesen. Verfahren: Budgetdkumente des Typs Plan-Ausgaben werden addiert / nach Gruppe kumuliert. 131

133 Alle Plan-Einnahme der Seite Budgets. Einnahme (Plan) Marge (Plan) Ausgabe (Ist, Zeiterfassung) Verfahren: Budgetdkumente des Typs Plan-Einnahme werden addiert / nach Gruppe kumuliert. Differenz vn Plan-Einnahmen und Plan-Ausgaben (Plan-Ausgaben (Ressurcen) und Plan-Ausgaben (weitere). Verfahren: Spalte Einnahme (Plan) minus (Spalte Ausgabe (Plan, Ressurcen) plus Spalte Ausgaben (Plan, weitere)). Ist-Ausgabe (Zeiterfassung) der Seite Budgets. Verfahren: Ist-Ausgaben (Zeiterfassung) werden autmatisch errechnet: Zeiterfassungseinträge der Seite Zeiterfassung multipliziert mit den Gruppen- Einkaufsksten werden nach Gruppe kumuliert. Ausgabe (Ist) Einnahmen (Ist) Marge (Ist) Plan-Ist-Vergleich Status Mehr Infrmatinen über die Gruppen-Einkaufsksten erfahren Sie unter Erstellen und Bearbeiten vn Gruppen. Alle Ist-Ausgaben der Seite Budgets (außer Ist-Ausgabe (Zeiterfassung)). Verfahren: Budgetdkumente des Typs Ist-Ausgaben werden addiert / nach Gruppe kumuliert. Ist-Einnahme der Seite Budgets. Verfahren: Budget-Dkumente des Typs Ist-Einnahme werden addiert / nach Gruppe kumuliert. Differenz vn Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben (Ist-Ausgabe (Zeiterfassung) und Ist- Ausgaben). Verfahren: Spalte Einnahmen (Ist) minus (Spalte Ausgabe (Ist, Zeiterfassung) plus Spalte Ausgabe (Ist)). Differenz vn Marge (Ist) und Marge (Plan). Verfahren: Spalte Marge (Ist) minus Spalte Marge (Plan). Bei einem negativen Betrag als Ergebnis des Plan-Ist-Vergleiches wird die betreffende Zeile rt gekennzeichnet. In diesem Fall ist die tatsächliche Marge kleiner als die geplante Marge. Dies kann je nach Prjektziel bedeuten, dass: die Ausgaben die Einnahmen übersteigen die Einnahmen geringer ausfallen als erwartet die Ausgaben höher ausfallen als erwartet. Sie können sich die Summen der Ausgaben, Einnahmen, Margen und auch Ausgabenüberschreitungen in der InLx PM Prjektliste anzeigen lassen. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie unter Erstellen einer Ansicht. 132

134 Diagrammtyp Nach Typ Der Diagrammtyp Nach Typ stellt frtlaufend die Beträge der Seiten Betreuung, Planung und Budgets gegenüber. Eine Grafik zeigt alle Beträge kumuliert nach Typ an. Element Ausgaben (Plan, Ressurcen) Beschreibung Ausgaben aller Vrgänge auf der Seite Planung, bei denen Ressurcen mit einem Aufwand eingegeben wurden. Verfahren: Für jeden Vrgang wird der Gesamtaufwand aller Ressurcen multipliziert mit den Gruppen-Einkaufsksten. Alle Vrgangsausgaben werden nach Gruppe kumuliert. Ausgaben (Plan, weitere) Einnahmen (Plan) Ausgaben (Ist, Zeiterfassung) Mehr Infrmatinen über die Gruppen-Einkaufsksten erfahren Sie unter Erstellen und Bearbeiten vn Gruppen. Alle Plan-Ausgaben der Seite Budget. Dies sind z.b. Maschinen-, Material- der snstige Ksten wie Spesen. Verfahren: Budgetdkumente des Typs Plan-Ausgaben werden addiert / nach Gruppe kumuliert. Alle Plan-Einnahme der Seite Budgets. Verfahren: Budgetdkumente des Typs Plan-Einnahme werden addiert / nach Gruppe kumuliert. Ist-Ausgabe (Zeiterfassung) der Seite Budget. Verfahren: Ist-Ausgaben (Zeiterfassung) werden autmatisch errechnet: Zeiterfassungseinträge der Seite Zeiterfassung multipliziert mit den Gruppen- Einkaufsksten werden nach Gruppe kumuliert. Ausgaben (Ist) Einnahmen (Ist) Mehr Infrmatinen über die Gruppen-Einkaufsksten erfahren Sie unter Erstellen und Bearbeiten vn Gruppen. Ausgaben (Ist) der Seite Budget (mit Ausnahme der Ausgaben (Ist, Zeiterfassung) Verfahren: Budgetdkumente des Typs Ausgabe (Ist) werden addiert / nach Gruppe kumuliert. Ist-Einnahme der Seite Budgets. Verfahren: Budgetdkumente des Typs Ist-Einnahme werden addiert / nach Gruppe kumuliert. Diagrammtyp Nach Gruppe Der Diagrammtyp Nach Gruppe stellt frtlaufend die Beträge der Seiten Betreuung, Planung und Budgets gegenüber. Eine Grafik zeigt alle Beträge kumuliert nach Gruppe an. Element Alle Spalten Beschreibung Kumulierte Einnahmen (Plan-Einnahme, Ist-Einnahme) und Ausgaben (Plan-Ausgabe, Ist- Ausgabe (Zeiterfassung), Ist-Ausgabe) je in InLx PM verwendeter Gruppe. 133

135 Verfahren: Ausgaben (Plan, Ressurcen) je Gruppe Ausgaben (Plan, weitere) je Gruppe Ausgaben (Ist, Zeiterfassung) je Gruppe Ausgaben (Ist, weitere) je Gruppe Einnahme (Plan) je Gruppe Einnahme(Ist) je Gruppe. Diagrammtyp Nach Datum Beim Diagrammtyp Nach Datum repräsentiert jede Linie die Einnahmen (Plan-Einnahme, Ist-Einnahme) und Ausgaben (Plan-Ausgabe, Ist-Ausgabe (Zeiterfassung), Ist-Ausgabe) eines Prjekts über einen definierten Zeitraum. Mithilfe der Schaltflächen Jahre, Mnate und Tage lässt sich der sichtbare Zeitraum eingrenzen. Für eine feinere Einteilung der Zeitachse benutzen Sie bitte das Mausrad. Element Ausgaben (Plan, Ressurcen) Beschreibung Ausgaben aller Vrgänge auf der Seite Planung, bei denen Ressurcen mit einem Aufwand eingegeben wurden. Verfahren: Für jeden Vrgang wird der Gesamtaufwand aller Ressurcen multipliziert mit den Gruppen-Einkaufsksten. Alle Vrgangsausgaben werden nach Gruppe kumuliert. Ausgaben (Plan, weitere) Einnahmen (Plan) Ausgaben (Ist, Zeiterfassung) Mehr Infrmatinen über die Gruppen-Einkaufsksten erfahren Sie unter Erstellen und Bearbeiten vn Gruppen. Alle Plan-Ausgaben der Seite Budgets. Dies sind z.b. Maschinen-, Material- der snstige Ksten wie Spesen. Verfahren: Budgetdkumente des Typs Plan-Ausgaben werden nach dem Zeitpunkt der Erfassung kumuliert. Alle Plan-Einnahme der Seite Budgets. Verfahren: Budgetdkumente des Typs Plan-Einnahme werden nach dem Zeitpunkt der Erfassung kumuliert. Ist-Ausgabe (Zeiterfassung) der Seite Budget. Verfahren: Ist-Ausgaben (Zeiterfassung) werden autmatisch errechnet: Zeiterfassungseinträge der Seite Zeiterfassung multipliziert mit den Gruppen- Einkaufsksten werden nach dem Zeitpunkt der Erfassung kumuliert. Ausgaben (Ist) Mehr Infrmatinen über die Gruppen-Einkaufsksten erfahren Sie unter Erstellen und Bearbeiten vn Gruppen. Alle Ist-Ausgaben der Seite Budgets (außer Ist-Ausgabe (Zeiterfassung)). Verfahren: Budgetdkumente des Typs Ist-Ausgaben werden nach dem Zeitpunkt der Erfassung kumuliert. 134

136 Ist-Einnahme der Seite Budgets. Einnahmen (Ist) Verfahren: Budgetdkumente des Typs Ist-Einnahme werden nach dem Zeitpunkt der Erfassung kumuliert. Diagrammtyp Ausgabe zu Einnahme Der Diagrammtyp Ausgabe zu Einnahme stellt frtlaufend die Beträge der Seiten Betreuung, Planung und Budgets gegenüber. Eine Grafik zeigt alle Beträge kumuliert nach Einnahmen (Plan-Einnahme, Ist- Einnahme) und Ausgaben (Plan-Ausgabe, Ist-Ausgabe (Zeiterfassung), Ist-Ausgabe) an. Element Ausgaben (Plan, Ressurcen) Beschreibung Ausgaben aller Vrgänge auf der Seite Planung, bei denen Ressurcen mit einem Aufwand eingegeben wurden. Verfahren: Für jeden Vrgang wird der Gesamtaufwand aller Ressurcen multipliziert mit den Gruppen-Einkaufsksten Ausgaben (Plan, weitere) Einnahmen (Plan) Ausgaben (Ist, Zeiterfassung). Mehr Infrmatinen über die Gruppen-Einkaufsksten erfahren Sie unter Erstellen und Bearbeiten vn Gruppen. Alle Plan-Ausgaben der Seite Budgets Dies sind z.b. Maschinen-, Material- der snstige Ksten wie Spesen. Verfahren: Budgetdkumente des Typs Plan-Ausgaben werden addiert. Alle Plan-Einnahme der Seite Budgets. Verfahren: Budgetdkumente des Typs Plan-Einnahme werden addiert. Ist-Ausgabe (Zeiterfassung) der Seite Budget. Verfahren: Ist-Ausgaben (Zeiterfassung) werden autmatisch errechnet: Zeiterfassungseinträge der Seite Zeiterfassung multipliziert mit den Gruppen- Einkaufsksten. Ausgaben (Ist) Einnahmen (Ist) Mehr Infrmatinen über die Gruppen-Einkaufsksten erfahren Sie unter Erstellen und Bearbeiten vn Gruppen. Alle Ist-Ausgaben der Seite Budgets (außer Ist-Ausgabe (Zeiterfassung)). Verfahren: Budgetdkumente des Typs Ist-Ausgaben werden addiert. Ist-Einnahme der Seite Budgets. Verfahren: Budgetdkumente des Typs Ist-Einnahme werden addiert. 135

137 Neue Funktinen in InLx PM 7 Design und Kmfrt Inhalt Benutzerberfläche Mehrfachauswahl und gleichzeitiges Bearbeiten Verbesserte benutzerdefinierte Felder Benutzerberfläche Die neue Benutzerberfläche der Prjektmanagementsftware InLx PM 7 ist an das Design vn Micrsft Outlk 2010 angepasst und bietet im InLx PM 7 Ribbn aufgabenbezgene Funktinen und Befehle. Einen Überblick über das neue InLx PM 7 Ribbn erhalten Sie in der Kategrie Arbeiten mit dem InLx PM Ribbn. Detaillierte Erklärungen zu den einzelnen Registerkarten erhalten Sie jeweils in den entsprechenden Hilfekategrien. Darüber hinaus wurden die Dialge in InLx PM 7 vereinfacht und sind ab sfrt skalierbar. Um die Größe eines Dialges zu verändern, berühren Sie den Dialgrand mit dem Mauszeiger, bis ein Dppelpfeil erscheint. Nun können Sie den Dialg in die gewünschte Größe ziehen. Mehrfachauswahl und gleichzeitiges Bearbeiten Ab sfrt können Sie in InLx PM mehrere Elemente, zum Beispiel Meilensteine, Vrgänge, Dkumente der Zeiterfassungseinträge auswählen und diese gleichzeitig bearbeiten. Klicken Sie dazu auf das erste Element, das Sie bearbeiten möchten. Halten Sie dann die Taste STRG auf Ihrer Tastatur gedrückt und klicken Sie auf die weiteren Elemente, die Sie gleichzeitig bearbeiten möchten. Öffnen Sie dann mit einem Rechtsklick das Kntextmenü und klicken Sie auf Bearbeiten. Nun können Sie die ausgewählten Elemente gleichzeitig bearbeiten. 136

138 Verbesserte benutzerdefinierte Felder Die benutzerdefinierten Felder verhalten sich ab sfrt wie Standard-Prgrammfelder. Angepasste Felder werden nicht länger als Liste dargestellt und erlauben direkte Eingaben. Mehr zum Thema erfahren Sie unter Anlegen vn benutzerdefinierten Feldern. Planung Inhalt Einschränkungen Anrdnungsbeziehungen Zeitpuffer Zeitabstände Rückwärtsplanung Skill Management Rückgängig und Wiederhlen Individuelle Arbeitszeitkalender Individuelle farbliche Gestaltung 137

139 Imprt vn Micrsft Prject 2010-Dateien Filter, Srtierung und Gruppierung Bearbeiten in der Zeile Ressurcen-Schnellauswahl Einschränkungen In InLx PM 7 können Sie zeitliche Einschränkungen für Vrgänge und Meilensteine in Ihrem Prjektplan setzen, nämlich: Start am / Ende am Ende nicht früher als / Ende nicht später als Anfang nicht früher als / Anfang nicht später als S früh wie möglich / S spät wie möglich InLx PM 7 integriert das jeweilige Planungselement dann entsprechend dieser Vrgabe in die Prjektplanung. Mehr zum Thema Einschränkungen erfahren Sie unter Erstellen vn Anrdnungsbeziehungen. Anrdnungsbeziehungen Mit Hilfe vn Anrdnungsbeziehungen können Sie lgische Abhängigkeiten zwischen Planungselementen definieren und dabei Methden aus der Netzplantechnik nutzen. InLx PM 7 bietet flgende Anrdnungsbeziehungen: Anrdnungsbeziehung Beispiel Ende-Anfang Anfang-Anfang Ende-Ende Anfang -Ende Mehr zum Thema erfahren Sie unter Erstellen vn Anrdnungsbeziehungen. 138

140 Zeitpuffer InLx PM 7 zeigt Ihnen, wie weit Sie ein Planungselement verschieben können, ehe sich dies auf die geplante Dauer des Prjektes auswirkt. Klicken Sie dazu in der Planung auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Details auf Puffer anzeigen dann direkt in der Planung angezeigt.. Die Zeitpuffer der einzelnen Planungselemente werden Zeitabstände Ab sfrt können Sie in Ihrer Prjektplanung auch psitive und negative Zeitabstände zwischen Planungselementen nutzen. S können Sie Überschneidungen vn Planungselementen swie Vrlaufund Wartezeiten abbilden. Mehr zum Thema erfahren Sie unter Erstellen vn Anrdnungsbeziehungen. Rückwärtsplanung InLx PM 7 bietet beide Planungsrichtungen, Vrwärtsplanung und, jetzt neu, auch Rückwärtsplanung. Nun können Sie entscheiden, b Sie Ihren Prjektplan vm gegenwärtigen Ausgangspunkt der vm gewünschten Prjektergebnis her entwickeln. Weitere Infrmatinen über die Rückwärtsplanung erhalten Sie unter Rückwärtsplanung. Skill Management Hinterlegen Sie in den InLx PM Optinen die Fertigkeiten Ihrer Teammitglieder. Sbald Sie die entsprechenden Fertigkeiten in den InLx PM Optinen angelegt und diese einer der mehreren Ressurcen zugewiesen haben, können Sie überall im Prjekt beim Hinzufügen einer Ressurce gezielt nach dieser Fertigkeit suchen. 139

141 Wie Sie Ressurcen Fertigkeiten zuteilen können, erfahren Sie unter Ressurcen Fertigkeiten zuteilen. Wie Sie die InLx PM Optinen öffnen können, erfahren Sie unter Öffnen der InLx PM Optinen. Rückgängig und Wiederhlen InLx PM 7 bietet Ihnen die Möglichkeit, Eingaben rückgängig zu machen und rückgängig gemachte Eingaben wiederherzustellen. Klicken Sie dazu in der Planung auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten auf Rückgängig, um die letzte Eingabe rückgängig zu machen bzw. auf Wiederhlen, um rückgängig gemachte Eingaben wiederherzustellen. Individuelle Arbeitszeitkalender In den InLx PM Optinen können Sie ab sfrt individuelle Arbeitszeitkalender erstellen, mit deren Hilfe Sie zum Beispiel Teilzeit-, Schicht- der Wchenendarbeit abbilden können. Durch verschiedene individuelle Arbeitszeitkalender können Sie auch unterschiedliche Arbeitszeiten der Feiertage an verschiedenen Unternehmensstandrten berücksichtigen. Anschließend können Sie den verschiedenen Elementen in der Planung unterschiedliche Arbeitszeitkalender zuweisen. 140

142 Mehr zum Thema erfahren Sie unter Anlegen eines Arbeitszeitkalenders. Individuelle farbliche Gestaltung Sie können ab sfrt Planungselemente in der Planung individuell farblich kennzeichnen, zum Beispiel um Abteilungszuständigkeiten der Priritäten zu hervrzuheben. Wählen Sie dazu ein Planungselement aus der Planung aus und klicken Sie auf Farbe in der Gruppe Hervrheben auf der Registerkarte Bearbeiten. Das Planungselement wird nun in der ausgewählten Farbe im Gantt-Diagramm dargestellt. 141

143 Wie Sie die Ansicht Ihrer Planung anpassen können, erfahren Sie unter Arbeiten mit der Planung im Bereich Anpassen der Ansicht. Imprt vn Micrsft Prject 2010-Dateien Mit InLx PM 7 können Sie Prjektpläne zwischen InLx PM und Micrsft Prject 2010 austauschen. S können Sie direkt in InLx PM Micrsft Prject 2010-Dateien erzeugen der lesen. Mehr zum Imprt vn Micrsft Prject-Dateien erfahren Sie unter Imprtieren einer Planungsvrlage. Wie Sie in InLx PM Micrsft Prject-Dateien erzeugen können, können Sie unter Verwalten vn Planungsvrlagen nachlesen. 142

144 Filter, Srtierung und Gruppierung Filtern, srtieren und gruppieren Sie Ihre Prjektplanung ganz nach Ihrem Infrmatinsbedürfnis.Diese Funktinen machen insbesndere umfangreiche Prjektpläne übersichtlicher. Sie finden sie in der Planung auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Anrdnen. Wie Sie Ihre Planung nach bestimmten Kriterien gefiltert, srtiert der gruppiert darstellen können, erfahren Sie unter Arbeiten mit der Planung im Bereich Anpassen der Ansicht. Bearbeiten in der Zeile In InLx PM 7 müssen Sie Planungselemente nicht mehr öffnen und über ein Dialgfeld bearbeiten - Sie können dies direkt in der Zeile tun. Klicken Sie dazu in der Planung in die Zeile des Planungselementes, das Sie anpassen möchte und ändern Sie den Namen, das Start- der Enddatum. Mehr zum Thema erfahren Sie unter Arbeiten mit der Planung. Ressurcen-Schnellauswahl Ab sfrt können Sie Prjektressurcen in InLx PM nicht nur mit Hilfe des Ressurcenauswahldialges zuweisen, sndern auch mit der Ressurcenschnellauswahl, zum Beispiel in Mindmaps, der Zeiterfassung der der Planung. Klicken Sie auf den Pfeil und erhalten Sie eine kmpakte Vrauswahl häufig eingesetzter Prjektressurcen. 143

145 Detaillierte Infrmatinen zur Ressurcenauswahl erhalten Sie in den jeweiligen Hilfekategrien. Prjektkmmunikatin Inhalt Prjekt-Kmmentare Frmatierbarer Text Prjekt-Kmmentare Auf der Seite Betreuung können Sie ab sfrt Kmmentare zum Prjekt als frmatierbaren Text, Link der Bild mit anderen Teammitgliedern austauschen. Über den gespeicherten Verlauf kann der Infrmatinsaustausch jederzeit nachvllzgen werden. Detaillierte Infrmatinen zur Nutzung der Kmmentarfunktin erhalten Sie unter Erstellen und Anpassen vn Kmmentaren. Frmatierbarer Text Nutzen Sie in InLx PM 7 Textfrmatierungen, Bilder, Hyperlinks, Farben und Symble, um Zusatzinfrmatinen zu Vrgängen, Zeiterfassungseinträgen, Budgets und Dkumenten prägnant zu 144

146 vermitteln. Dppelklicken Sie auf das jeweilige Element in InLx PM und wählen Sie im Dialg die Registerkarte Details. Drt können Sie Anmerkungen eingeben und diese nach Wunsch frmatieren. Detailliertere Infrmatinen zum Thema finden Sie in den entsprechenden Hilfekategrien. Zeiterfassung Zeiterfassung mit Stppuhr Erfassen Sie Ihre persönlichen Zeitaufwendungen in InLx PM 7 mit Hilfe der integrierten Stppuhr minutengenau. Anschließend kann die Arbeitszeit direkt auf das gewünschte Prjekt gebucht werden. Sie finden die Stppuhr im InLx PM Ribbn auf der Registerkarte InLx PM in der Gruppe Extras. 145

147 Weitere Infrmatinen zur Zeiterfassung mit der Stppuhr erfahren Sie unter Erfassen vn Zeiterfassungseinträgen mit der Stppuhr. Dkumentatin Inhalt Dkumentenvrschau Direktversand Knslidierte Dkumentenansicht Dkumentenvrschau InLx PM 7 bietet eine Vrschau auf Dkumente und Bilder, für die ein Preview Handler installiert ist. Klicken Sie dazu auf der Seite Dkumente auf die Zeile mit dem jeweiligen Dkument. Im Fenster rechts sehen Sie dann das Dkument in der Vrschau. Wie Sie auf die Seite Dkumente gelangen swie detailliertere Infrmatinen zum Thema erhalten Sie unter Arbeiten mit der Dkumentenliste. Direktversand Ab sfrt können Sie Ihre Prjektdkumente direkt aus dem InLx PM Dkumentenrdner als versenden. Markieren Sie dazu auf der Seite Dkumente das gewünschte Dkument in der Liste. Klicken Sie dann auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Dkumente auf Als versenden. Entscheiden Sie, b Sie das Dkument der die Dkumente als Verknüpfung(en) der als Dkument(e) versenden möchten. Im Anschluss geben Sie nch den Adressaten der und ggf. weiteren Text an und schn können Sie das Dkument per verteilen. 146

148 Wie Sie zur Seite Dkumente gelangen und weitere Infrmatinen zum Thema erhalten Sie unter Arbeiten mit der Dkumentenliste. Knslidierte Dkumentenansicht Die InLx PM Dkumentenliste bietet ab sfrt einen aktuellen Überblick über alle verwendeten Prjektdkumente und Dkumentenverknüpfungen. S können Sie aus der Dkumentenliste direkt zum verknüpften Mindmap-, Planungs- der Zeiterfassungselement navigieren der direkt aus dem Element das passende Prjektdkument öffnen. Detailliertere Infrmatinen zum Thema erhalten Sie unter Ablegen und Bearbeiten eines Dkuments swie in den entsprechenden Hilfekategrien. Budgets Verbesserte Budgetierung Ab sfrt sehen Sie in den InLx PM Budgets detailliert aufgeschlüsselt, welche autmatischen Planksten für eingeplante Ressurcen in Ihrem Prjektetat enthalten sind. Außerdem können Sie nun 147

149 bei der Abrechnung Ihrer Prjekte entscheiden, b Sie alle Budgetpsitinen der nur ausgewählte berücksichtigen möchten. Weitere Infrmatinen zum Thema erhalten Sie unter der Kategrie Budgets. Berichte Erstellen eines Berichts Der hchgradig flexible Berichtsgeneratr erstellt auf Knpfdruck Prjektberichte, Budgetlisten, Aufwandsübersichten und Plan-Ist-Vergleiche in vielen Ausgabenfrmaten, darunter Micrsft Excel, Micrsft Wrd, HTML, PDF u.v.m. Gehen Sie flgendermaßen vr, um in InLx PM einen Prjektbericht zu erstellen: 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Prjektlistliste im Outlk Ribbn, um die InLx PM Prjektlistenübersicht zu sehen. In Outlk 2003/2007 klicken Sie auf die Schaltfläche InLx PM Ordner in der InLx PM Tlbar. 2. Wählen Sie aus der Prjektliste ein der mehrere Prjekte aus. 3. Auf der Registerkarte InLx PM in der Gruppe Berichte klicken Sie auf Berichte und wählen Sie aus der Drpdwnliste Bericht erstellen. In Outlk 2003/2007 klicken Sie auf die Schaltfläche Berichte in der InLx PM Tlbar. 4. Im Dialgfenster Neuer Bericht, im Bereich wählen Sie zwischen den flgenden Optinen aus: Alle Prjekte, Ausgewählte Prjekte, Nur flgende Prjekte. 148

150 5. Sie können ptinal in diesem Dialgfenster Berichtsdaten filtern. Mehr dazu finden Sie unter Filtern vn Berichtsdaten. 6. Sie können auch ptinal den Bericht zum schnelleren Zugriff abspeichern. Mehr dazu finden Sie unter Verwalten vn gespeicherten Berichten. 7. Nachdem Sie alle gewünschten Änderungen vrgenmmen haben, klicken Sie auf Bericht erstellen. 1. Im Dialgfenster Ausgabe-Einstellungen wählen Sie die gewünschten Einstellungen aus: Im Bereich Ausgabemedium, im Feld Ausgabe auf wählen Sie das Frmat aus, z.b. PDF, Excel der Wrd. Im Bereich Optinen wählen Sie die gewünschten Optinen aus, wenn Sie einzelne Seiten der Seitenflgen für den Bericht angeben möchten. Klicken Sie auf Starten. Filtern vn Berichtsdaten Erzeugen Sie Berichte in beliebigen Verdichtungsgraden, z.b. auf Basis einzelner Vrgänge, ganzer Prjekte der für das gesamte Unternehmen. Knslidieren, aggregieren und filtern Sie Infrmatinen zu aussagekräftigen Reprts, die den autrisierten Anwendern jederzeit zur Verfügung stehen. Das Verfahren zum Filtern der gespeicherten Berichte ist dasselbe wie für neue Berichte. 149

151 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Prjekte im Outlk Ribbn, um die InLx PM Prjektübersicht zu sehen. In Outlk 2003/2007 klicken Sie auf die Schaltfläche InLx PM Ordner in der InLx PM Tlbar. 2. Wählen Sie aus der Prjektliste ein der mehrere Prjekte aus. 3. Auf der Registerkarte InLx PM, in der Gruppe Berichte, klicken Sie auf Berichte und wählen Sie aus der Drpdwnliste Berichte erstellen. In Outlk 2003/2007 klicken Sie auf die Schaltfläche Berichte in der InLx PM Tlbar. 4. Im Dialgfenster Neuer Bericht können Sie flgende Aktinen ausführen: Filtern der Berichtsdaten auf der Registerkarte Bericht Im Bereich Bericht wählen Sie zwischen Alle Prjekte, Ausgewählte Prjekte und Nur Flgende Prjekte aus. Bei Nur Flgende Prjekte können Sie die gewünschten Prjekte nach Nummer, Name der Kunde filtern. Im Bereich Vrlage wählen Sie aus der Drpdwnliste Flgende Vrlage verwenden eine Vrlage aus. Weitere Infrmatinen darüber, wie Sie eine Berichtsvrlage erstellen können, erhalten Sie unter Verwalten vn Berichtsvrlagen. Filtern der Berichtsdaten auf der Registerkarte Planung Wählen Sie Alle Planungselemente aus, um die vllständige Liste der Planungselemente zu verwenden. Wählen Sie Nur flgende Planungselemente aus, um zu definieren, b im Bericht Sammelvrgänge, Vrgänge der Meilensteine gezeigt werden. Sie können die Kmbinatin vn Planungselementen beliebig bestimmen, indem Sie das Kntrllkästchen des jeweiligen Planungselements aktivieren. Optinal können Sie auch einen Datumsbereich für den Bericht bestimmen. Aktivieren Sie dafür das Kntrllkästchen Datum zwischen und wählen Sie das Datum aus. Filtern der Berichtsdaten auf der Registerkarte Zeiterfassung Wählen Sie Alle Einträge aus, um die vllständige Liste der Zeiterfassungseinträge zu verwenden. Wählen Sie Nur flgende Einträge aus, um die Daten nach Datumsbereich, Ausgeführt vn, der nach Gruppe zu filtern. Sie können die Kmbinatin vn Zeiterfassungselementen beliebig bestimmen, indem Sie das Kntrllkästchen des jeweiligen Zeiterfassungselementes aktivieren. Filtern der Berichtsdaten auf der Registerkarte Budgets Wählen Sie Alle Budgets aus, um die vllständige Liste der Budgets und Budgetpsitinen zu verwenden. Wählen Sie Nur flgende Budgets, um die Daten nach Budgettyp (Ist- Ausgaben (Zeiterfassung), Ist-Ausgaben (weitere), Plan-Einnahmen, Plan- Ausgaben, Ist-Einnahmen), Datumsbereich, Budget-Status der nach Abrechnungsstatus der Psitinen zu filtern. Im Bereich Budgetpsitinsfilter wählen Sie die gewünschten Optinen (Abgerechnet, Nicht abgerechnet, Abrechenbar, Nicht abrechenbar) aus. 5. Nachdem Sie alle gewünschten Änderungen vrgenmmen haben, klicken Sie auf Bericht erstellen. 150

152 Wie Sie anschließend einen Bericht erstellen können, erfahren Sie unter Erstellen eines Berichts. Verwalten vn gespeicherten Berichten Speichern Sie Berichte mit vrdefinierten Filterungen, um einen entsprechenden Bericht schnell erneut erzeugen zu können. Führen Sie flgende Schritte aus, um einen Bericht zu speichern und zu verwalten: 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Prjekte im Outlk Ribbn, um die InLx PM Prjektliste zu sehen. In Outlk 2003/2007 klicken Sie auf die Schaltfläche InLx PM Ordner in der InLx PM Tlbar. 2. Wählen Sie aus der Prjektliste ein der mehrere Prjekte aus. 3. Auf der Registerkarte InLx PM, in der Gruppe Berichte, klicken Sie auf Berichte und wählen Sie aus der Drpdwnliste Gespeicherte Berichte. In Outlk 2003/2007 klicken Sie auf die Schaltfläche Berichte in der InLx PM Tlbar. 4. Im Dialgfenster Gespeicherte Berichte führen Sie eine der mehreren Aktinen aus: Speichern Sie einen neuen Bericht ab, indem Sie auf Neu klicken. Im Dialgfenster Berichtsfilter geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf OK. 151

153 Klicken Sie auf Bearbeiten im Dialgfenster Gespeicherte Berichte um die Berichtsdaten filtern zu können. Im Dialgfenster Bericht filtern Sie die Berichtsdaten und klicken auf Bericht speichern. Nun erscheint der gespeicherte Bericht im Dialgfenster Gespeicherte Berichte, in der Liste Berichtsvrlagen. Wie Sie die Berichtsdaten filtern können, erfahren Sie unter Filtern vn Berichtsdaten. Verändern Sie einen bestehenden gespeicherten Bericht. Wählen Sie dafür einen Bericht aus der Liste Berichtsvrlagen aus und klicken Sie auf Bearbeiten. Im Dialgfenster Bericht filtern Sie die Berichtsdaten und klicken Sie auf Bericht speichern. Wie Sie die Berichtsdaten filtern können, erfahren Sie unter Filtern vn Berichtsdaten. Benennen Sie einen bestehenden gespeicherten Bericht um. Wählen Sie dafür einen Bericht aus der Liste Berichtsvrlagen und klicken Sie auf Umbenennen. Im Dialgfenster Berichtsfilter geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf OK. Entfernen Sie einen bestehenden gespeicherten Bericht, indem Sie auf die Schaltfläche Löschen klicken. 2. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern. Verwalten vn Berichtsvrlagen Eine Reihe vn Berichtsvrlagen gehören zum Standardlieferumfang vn InLx PM. Darunter Terminpläne, Budgetübersichten, Plan-Ist-Vergleiche, prjektübergreifende Stundenlisten, Mems, Statusreprts, Anschreiben, Abrechnungs- und Angebtsvrlagen, etc. S sind Sie vm ersten Mment an gut gerüstet für den Prjektalltag. In den InLx PM Optinen können Sie individuelle Vrlagen anlegen der die bestehenden ändern. Weitere Infrmatinen über die Berichtsvrlagen-Typen erhalten Sie unter Berichtsvrlagen-Typen. Anwender benötigen einen Lesezugriff auf die zu exprtierenden Prjektdaten swie das Recht, Berichtsvrlagen zu verwenden. Wie Sie die Berechtigungen vergeben können und welche Berechtigungen eingestellt werden können, erfahren Sie unter Einrichten vn Berechtigungen und Liste der Berechtigungen. 1. Öffnen Sie das Dialgfenster InLx PM Optinen. Weitere Infrmatinen darüber, wie Sie die InLx PM Optinen öffnen können, erhalten Sie unter Öffnen der InLx PM Optinen. 2. Unter Berichte klicken Sie auf Vrlagen. Auf der rechten Seite sehen Sie den Bereich Berichtsvrlagen: 152

154 3. Führen Sie eine der mehreren Aktinen aus: Erstellen Sie eine neue Vrlage, indem Sie auf Neu klicken. Im Dialgfenster Bericht, im Feld Name des Berichts geben Sie einen Namen ein. Sie können auch bestimmen, für welche Seite des Prjekts die Vrlage erstellt wird. Aktivieren Sie dafür das entsprechende Kntrllkästchen im Bereich Im Berichtsmenü anzeigen und klicken Sie auf OK. Verändern Sie eine bestehende Vrlage. Wählen Sie dafür eine Vrlage aus der Liste und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. Im Dialgfenster Bericht führen Sie die gewünschten Änderungen aus, wie es im ersten Punkt beschrieben ist. Wenn Sie die bestehenden Vrlagen inhaltlich verändern möchten, klicken Sie auf Entwerfen. Im Dialgfenster InLx PM Berichts-Designer führen Sie die gewünschten Änderungen aus. Wie Sie mit dem Berichtsdesigner arbeiten können, erfahren Sie zum Teil unter Arbeiten mit dem Berichtsdesigner. Die ausführliche Infrmatin bekmmen Sie direkt in der Hilfe des Berichtsdesigners. Entfernen Sie eine bestehende Vrlage. Wählen Sie dafür eine Vrlage aus der Liste und klicken Sie auf Löschen. Speichern Sie eine Vrlage in Ihren lkalen Dkumenten. Wählen Sie eine Vrlage aus der Liste aus und klicken Sie auf Exprtieren. Laden Sie eine Vrlage aus Ihren lkalen Dateien, die Sie vn anderen Nutzern erhalten haben. Klicken Sie auf die Schaltfläche Imprtieren, wählen Sie im Dialgfenster Berichtsvrlage laden eine Vrlage aus, und klicken Sie dann auf Öffnen. Klicken Sie auf Dwnlad, um die InLx PM Berichtsvrlagen vn der InLx PM Website herunterzuladen. 4. Klicken Sie auf OK der Übernehmen, um die Änderungen in InLx PM zu speichern. Arbeiten mit dem Berichtsdesigner Mit dem InLx PM Berichts-Designer können Sie individuell Ihre Vrlagen in den InLx PM Optinen inhaltlich ändern. Bitte beachten Sie, dass in diesem Kapitel nur die erste Schritte im Berichts-Designer beschrieben sind. Die restlichen Infrmatinen erhalten Sie direkt in der Hilfe des Berichts-Designers. 153

155 1. Öffnen Sie das Dialgfenster InLx PM Optinen. Weitere Infrmatinen dazu, wie Sie die InLx PM Optinen öffnen, erhalten Sie unter Öffnen der InLx PM Optinen. 2. Unter Berichte klicken Sie auf Vrlagen. 3. Im Bereich Berichtsvrlagen wählen Sie eine Vrlage aus, z.b. Zeiterfassung, und klicken Sie auf Entwerfen. 4. Im Flgenden wird beispielhaft gezeigt, wie Sie im Bericht Zeiterfassung eine weitere Datenspalte im Dialgfenster InLx PM Berichts-Designer hinzufügen: 1. Im Dialgfenster InLx PM Berichts-Designer klicken Sie links auf die Registerkarte Berichtsstruktur. 2. In der Registerkarte Berichtsstruktur dppelklicken Sie ben im Bereich Berichtsstruktur auf Tabelle: Prjekte Zeiterfassung. 3. Im Dialgfenster Tabelleninhalt, in der Registerkarte Datenzeile wählen Sie eine Zeile aus und klicken Sie auf Eine Spalte anhängen. 4. Im Dialgfenster Tabelle bearbeiten, in der Registerkarte Daten und Funktinen, in der Baumstruktur links klicken Sie auf Felder, dann auf Prjekte und anschließend auf Zeiterfassung. 5. Unter Zeiterfassung wählen Sie das Feld ZuletztVerändertVn und klicken Sie auf Einfügen und anschließend auf OK. Das hinzugefügte Feld sehen Sie auf der rechten Seite des Dialgfensters Tabelleninhalt, im Feld Daten (Inhalt). 6. Im Dialgfenster Tabelleninhalt, in der Registerkarte Kpfzeile klicken Sie auf Pfeil neben dem Symbl Eine Spalte anhängen und wählen Sie aus der Drpdwnliste Text aus. 154

156 7. Im Dialgfenster Tabelle bearbeiten, in der Registerkarte Daten und Funktinen, geben Sie in das untere Freitextfeld flgenden Text ein (inklusiver der Anführungszeichen): "Verändert vn". 8. Klicken Sie auf OK. 9. Klicken Sie erneut auf OK. 10. Im Dialgfenster InLx PM Berichts-Designer klicken Sie auf Datei und dann auf Speichern. 11. Klicken Sie wieder auf Datei und dann auf Beenden. 2. Klicken Sie auf OK der Übernehmen, um die Änderungen zu speichern. Berichtsvrlagen-Typen InLx PM bietet eine Reihe vn Berichtsvrlagen-Typen, die zum Standardlieferumfang gehören. In dieser Tabelle erfahren Sie die Bedeutung jedes vrdefinierten Vrlagentyps. Berichtsvrlage Prjektbeginn Anschreiben Prjektstatus Besprechung Mem Planungsübersicht Dkumentenliste Zeiterfassung Budgetübersicht Ausgaben / Einnahmen Umsatzliste Prjektabschluss Verwendung in InLx PM Anschreiben zum Beginn eines Prjekts. Anschreiben zum Prjekt. Outlk- mit dem aktuellen Prjektstand. Dkument zur Besprechungsrganisatin. Kmmunikatinspapier. Zum Exprt vn Planungselementen auf der Seite Planung der über alle Prjekte in der InLx PM Prjektliste. Zum Exprt vn Dkumenten auf der Seite Dkumente. Zum Exprt vn Zeiterfassungseinträgen auf der Seite Zeiterfassung der über alle Prjekte in der InLx PM Prjektliste. Zum Exprt vn Daten auf der Seite Budgets der über alle Prjekte in der InLx PM Prjektliste. Zum Exprt vn Budgets der Typen Ausgaben/Einnahmen auf der Seite Budgets der über alle Prjekte in der InLx PM Prjektliste. Zum Exprt vn Umsatzlisten ausgewählter Prjekte in der InLx PM Prjektliste. Anschreiben zum Ende eines Prjekts. Verlauf Arbeiten mit Verlauf Sie sind hier: InLx > Supprt > Dkumentatin > Hilfe > InLx PM > 7.0 > Alle Kategrien > Verlauf > Arbeiten mit Verlauf Mithilfe dieser Funktin können Sie die an einem Prjekt vrgenmmenen Änderungen nachverflgen. Jeder Änderung, die vn Prjektbeteiligten gemacht ist, wird bei jedem Speichern im Verlauf prtklliert. Anhand dessen sehen Sie die Infrmatinen mit den allen vrgenmmenen Änderung, Prjektnamen, 155

157 Zeit, Beschreibung mit Links zu den hinzugefügten Dkumenten usw. Diese Funktin hilft immer auf dem Laufenden zu bleiben, besnders wenn mehrere Persnen in einem Prjekt beteiligt sind. Klicken Sie auf die Registerkarte InLx PM im Outlk Ribbn und dann auf Verlauf in der Gruppe Ansicht. In Outlk 2003/2007 klicken Sie auf die Schaltfläche InLx PM Ordner in der InLx PM Tlbar und dann auf Verlauf in der InLx PM Prjektliste. Hier sehen Sie die aufgezeichneten Veränderungen des einzelnen Inhaltes zu den verschiedenen Prjekten. Klicken Sie auf dem Namen des Prjekts, um das Prjekt zu öffnen. Blau markierte Inhalte bezeichnen die Kntakte. Klicken Sie darauf für die Kntaktdaten. Rsa markierte Inhalte sind die hinzugefügten Dkumente. Sie können die Datei öffnen der speichern, indem Sie auf dem Hyperlink klicken. Grün markierte Inhalte zeigen flgende geänderte Infrmatinen aus der Prjektseite Betreuung wie Prjektname und -nummer, Abteilung, Kunde, Kategrie, Status, Zeit (Start bzw. Ende). Die hinzugefügten Ntizen sind rt gekennzeichnet. Um diese anzeigen zu lassen, klicken Sie mit der Maus auf dem Inhalt. Sie haben auch die Möglichkeit die Inhalte zu löschen, indem Sie auf das Kreuz-Symbl klicken. Klicken Sie auf Aktualisieren im Ribbn, um die aktuellen Änderungen zu übernehmen. Dashbard-Ansicht Anpassen der Dashbard-Ansicht Mit dem Dashbard können Sie viele Bereiche Ihrer Prjekte auf einen Blick einsehen. Die Ansicht lässt sich individuell für jeden Benutzer knfigurieren. 156

158 Das Dashbard bietet einen schnellen Überblick über die aktuellen Prjektinfrmatinen, hne dass ein Öffnen der einzelnen Prjekte nötig ist. 1. Klicken Sie auf die Registerkarte InLx PM im Outlk Ribbn und dann auf Dashbard in der Gruppe Ansicht. In Outlk 2003/2007 klicken Sie auf die Schaltfläche InLx PM Ordner in der InLx PM Tlbar und dann auf Dashbard in der InLx PM Prjektliste. 2. In der Dashbard-Ansicht führen Sie eine der mehrere der flgenden Aktinen aus: Persönliche Dashbard-Ansicht erstellen Im InLx PM Ribbn, in der Registerkarte Start, in der Gruppe Aktuelle Ansicht klicken Sie auf Widgets. Wählen Sie aus der Drpdwnliste die Widgets aus, die Sie brauchen, z.b. Prfitabelste Prjekte (Ist-Marge) der Prjekt- Übersicht. Details zu den verschiedenen Widgets finden Sie unter Widget- Typen. Aktualisieren Mithilfe des Befehls Aktualisieren in der Gruppe Aktuelle Ansicht werden die vrgenmmen Änderungen übernmmen und die Ansicht neu geladen. 3. Berichte erzeugen Optinal können Sie auch in dieser Ansicht einen Bericht erzeugen, indem Sie auf Berichte in der Gruppe Berichte klicken. Weitere Infrmatinen zum Thema Berichte finden Sie unter der Kategrie Berichte. In den Widgets, die Listen beinhalten, dppelklicken Sie auf einen Eintrag, um das entsprechende Prjekt zu öffnen. 157

159 Infrmatinsregeln in der Dashbard-Ansicht Die Prjekte, die kritisch sind, sind mit einem rten Punkt gekennzeichnet. Widget-Typen Das Dashbard beinhaltet alle relevanten prjektbezgenen Infrmatinen zur Analyse, Steuerung und zum Vergleich Ihrer Prjekte. Gestalten Sie Ihre persönliche Dashbard-Ansicht anhand vn verschiedenen Widgets. Das Dashbard unterstützt Sie swhl mit einer graphischen Übersicht als auch mit Listen. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Anpassen der Dashbard-Ansicht. In dieser Tabelle finden Sie eine Beschreibung der Widgets, mit denen Sie Ihr Dashbard ausstatten können. Widgets Meine ffenen Arbeitspakete Prjektleitersicht Letzte Prjekte Kürzlich erstellte Prjekte Kunden aller Prjekte Status aller Prjekte Plan-Ist-Vergleich Ist-Marge (Mnat) Ist-Marge (Quartal) Ist-Marge (Jahr) Ist-Ausgaben/Ist-Einnahmen (Mnat) Ist-Ausgaben/Ist-Einnahmen (Quartal) Ist-Ausgaben/Ist-Einnahmen (Jahr) Prfitabelste Prjekte (Ist- Marge) Prjektstatusübersicht Beschreibung Sie sehen auf einen Blick Ihre nch nicht beendeten Arbeitspakete in InLx PM. Sie sehen alle ffenen Arbeitspakete der Prjekte, in denen Sie Prjektleiter sind. Sie sehen die 7 zuletzt geöffneten Prjekte. Sie sehen die 7 zuletzt erstellten Prjekte. Sie sehen die Tp 5 Kunden Ihrer Prjekte. Sie sehen die Statusverteilung Ihrer Prjekte. Sie sehen die geplanten Stunden (Seite Planung) und die aktuell gebuchten Stunden (Zeiterfassung) aller Prjekte. Sie sehen die Marge des laufenden Mnats und der letzten 11 Mnate über alle Prjekte. Sie sehen die Marge des laufenden Quartals und der letzten 3 Quartale über alle Prjekte. Sie sehen die Marge des laufenden Jahres und des Vrjahres über alle Prjekte. Sie sehen die Ist-Ausgaben und Ist-Einnahmen des laufenden Mnats und der letzten 11 Mnate über alle Prjekte. Sie sehen die Ist-Ausgaben und Ist-Einnahmen des laufenden Quartals und der letzten 3 Quartale über alle Prjekte. Sie sehen die Ist-Ausgaben und Ist-Einnahmen des laufenden Jahres und des Vrjahres. Sie sehen ein Tp 5 Ranking der aktuell prfitabelsten Prjekte. Sie sehen eine Übersicht über den Frtschritt und die Rentabilität Ihrer Prjekte. 158

160 Zeiterfassungsansicht Anpassen der Zeiterfassungsansicht Die Zeiterfassung ermöglicht das Erfassen vn Zeiteinträgen, hne das jeweilige Prjekt öffnen zu müssen und bietet einen Überblick über die Zeiteinträge aller laufenden Prjekte. Inhalt Arbeiten mit der Zeiterfassungsansicht Funktinen in der Zeiterfassungsliste Arbeiten mit der Zeiterfassungsansicht 1. Klicken Sie auf die Registerkarte InLx PM im Outlk Ribbn und dann auf Zeiterfassung. In Outlk 2003/2007 klicken Sie auf die Schaltfläche InLx PM Ordner in der InLx PM Tlbar und dann auf Zeiterfassung in der InLx PM Prjektliste. 2. Führen Sie eine der mehrere der flgenden Aktinen aus: Neuen Eintrag erstellen Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Eintrag in der Gruppe Neu. Im Dialgfenster Element hinzufügen wählen Sie aus der Liste ein Prjekt aus und klicken Sie auf OK. Im Dialgfenster Neuer Eintrag füllen Sie die entsprechenden Infrmatinen aus. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Zeiterfassungseintrags. Prjekt öffnen Wählen Sie aus der Zeiterfassungsliste einen Eintrag aus und klicken Sie auf Prjekt öffnen in der Gruppe Aktinen. 159

161 Eintrag bearbeiten Wählen Sie aus der Zeiterfassungsliste einen Eintrag aus und klicken Sie auf Bearbeiten in der Gruppe Aktinen. Führen Sie die gewünschten Änderungen im Dialgfenster Eintrag bearbeiten aus. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Zeiterfassungseintrags. Erinnerung anlegen Wählen Sie aus der Zeiterfassungsliste einen Eintrag aus und klicken Sie auf Erinnerung anlegen in der Gruppe Aktinen. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Festlegen einer Erinnerung. Zeiterfassungsansicht drucken Klicken Sie auf Drucken in der Gruppe Aktuelle Ansicht, um die Übersicht der Zeiterfassung zu drucken. Ausführliche Infrmatinen zum Thema Drucken finden Sie unter Allgemeine Funktinen und Drucken der Prjektliste, im Teil Drucken in der Prjektliste. Filter bearbeiten In der Gruppe Aktuelle Ansicht klicken Sie auf Filter anzeigen. Im Dialgfenster Filter bearbeiten wählen Sie zwischen Alle Einträge und Nur flgende Einträge aus. Bei Nur flgende Einträge definieren Sie Datum, Ausgeführt vn und Gruppe. Klicken Sie auf OK. In der Zeiterfassungsliste werden nun diejenigen Einträge gezeigt, die den ausgewählten Kriterien entsprechen. Aktualisieren Mithilfe der Schaltfläche Aktualisieren in der Gruppe Aktuelle Ansicht werden die vrgenmmenen Änderungen übernmmen und die Ansicht neu geladen. Berichte erzeugen Optinal können Sie auch in dieser Ansicht einen Bericht erzeugen, indem Sie auf Berichte in der Gruppe Berichte klicken. Weitere Infrmatinen zum Thema Berichte finden Sie unter der Kategrie Berichte. Funktinen in der Zeiterfassungsliste Die flgenden Funktinen finden Sie in der Zeiterfassungsliste: Eintrag öffnen Öffnen Sie einen bestimmten Zeiterfassungseintrag, indem Sie auf den Eintrag in der Zeiterfassungsliste dppelklicken. Alternativ können Sie das Kntextmenü durch einen Rechtsklick auf den Eintrag öffnen und dann im Kntextmenü Eintrag öffnen wählen. Zeiterfassungsliste gruppieren Sie können die Zeiterfassungsliste zu einer Verbesserung der Übersichtlichkeit nach Ihren persönlichen Bedürfnissen gruppieren. Ziehen Sie dazu eine Spaltenbezeichnung in die entsprechende Fläche unterhalb des Zeiterfassungsmenüs. Funktinen im Kntextmenü Das Kntextmenü bietet fast alle Grundfunktinen, die auch im InLx PM Ribbn enthalten sind, wie Neuer Eintrag..., Bearbeiten, Erinnerung anlegen, Zugehöriges Prjekt öffnen... und Aktualisieren. Außerdem beinhaltet das Kntextmenü Funktinen wie Alle Gruppen erweitern und reduzieren, Zur Prjektliste wechseln, Filter aus-/einblenden. Sie erreichen das Kntextmenü, indem Sie in der Zeiterfassungsliste mit der rechten Maustaste klicken. 160

162 Felder auswählen Diese Funktin dient dazu, Ihre Zeiterfassungsliste nach wichtigen Daten zu srtieren bzw. zu rganisieren. Klicken Sie auf ein Feld in dem Dialgfenster Felder auswählen, z.b. Kunde, und ziehen Sie dieses Feld mit der Maustaste in die Spaltenüberschriften. Sie können auch die Felder zurücksetzen, indem Sie das Feld zurück mit der Maustaste in das Dialgfenster ziehen. Festlegen einer Erinnerung Zu jedem Zeiteintrag können Sie eine Erinnerung anlegen, z.b. Nchmals anrufen. 1. Klicken Sie auf die Registerkarte InLx PM im Outlk Ribbn und dann auf Zeiterfassung. In Outlk 2003/2007 klicken Sie auf die Schaltfläche InLx PM Ordner in der InLx PM Tlbar und dann auf Zeiterfassung in der InLx PM Prjektliste. 2. Wählen Sie aus der Zeiterfassungsliste einen Eintrag aus. 3. Auf der Registerkarte Start, in der Gruppe Aktinen klicken Sie auf Erinnerung anlegen. 4. In Outlk 2003/2007 klicken Sie auf Erinnerung anlegen in der InLx PM Prjektliste. 5. Im Dialgfenster Neue Erinnerung führen Sie flgende Aktinen aus: 1. Im Bereich Datum und Dauer wählen Sie aus der Drpdwnliste Mich selbst erinnern die gewünschte Optin aus. 2. Im Feld Datum/Zeit wählen Datum und Uhrzeit für die Erinnerung aus. 3. Optinal können Sie auch anderen Persnen eine Erinnerung zusenden: 1. Aktivieren Sie das Kntrllkästchen Zusätzlich erinnern. 161

163 2. Klicken Sie auf und wählen Sie aus dem Dialgfenster Kntakt auswählen einen Namen aus. 3. Klicken Sie auf OK. 4. Im Feld Details können Sie Anmerkungen einfügen. 5. Klicken Sie auf OK. Nun erscheint die Erinnerung in Ihrem Outlk-Kalender zum eingegeben Zeitpunkt. Erfassen vn Arbeitszeiterfassungseinträgen mit der Stppuhr Erfassen Sie Ihre persönlichen Zeitaufwendungen mit Hilfe der integrierten Stppuhr minutengenau. Anschließend kann die Arbeitszeit direkt auf das gewünschte Prjekt gebucht werden. Dies erleichtert eine knsequente und lückenlse Dkumentatin der Tätigkeiten, beispielsweise zu Zwecken der Weiterberechnung. 1. Klicken Sie auf die Registerkarte InLx PM im Outlk Ribbn und dann auf Stppuhr in der Gruppe Extras. 2. Im unteren Bereich sehen Sie nun ein Dialgfenster mit der Stppuhr. 3. Führen Sie in diesem Dialgfenster flgende Aktinen aus: Klicken Sie auf Start, um die Zeiterfassung zu starten.sie können die Zeiterfassung pausieren, wenn Sie möchten. Klicken Sie dafür auf Pause. Sie können die Zeit auf der Stppuhr wieder auf null zurücksetzen. Klicken Sie dafür auf Zurücksetzen. 4. Wenn Sie mit der Zeitraum, den Sie erfassen möchten, beendet ist, klicken Sie auf Auf Prjekt buchen Im Dialgfenster Element hinzufügen führen Sie flgende Aktinen aus: 1. In der Prjektliste wählen Sie ein Prjekt aus, zu dem Sie den Zeiterfassungseintrag hinzufügen möchten. Um das gesuchte Prjekt schnell zu finden, verwenden Sie die Filter-Funktin. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Suchen und Finden vn Prjekten. Verwenden Sie auch ptinal den Befehl Letzte Prjekte. In der Drpdwnliste finden Sie die Prjekte, die zuletzt vn Ihnen geöffnet wurden. Wenn Sie die Auswahl ändern möchten, klicken Sie auf Selektin entfernen. 2. Klicken Sie auf OK. 3. Füllen Sie das Dialgfenster Neuer Eintrag mit den gewünschten Infrmatinen aus. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten eines Zeiterfassungseintrags. Im Kntextmenü finden Sie Optinen, um die Prjektlisten-Ansicht anzupassen. Sie erreichen das Kntextmenü, indem Sie in der Liste mit der rechten Maustaste klicken. 162

164 Übersicht expandieren der reduzieren Mithilfe vn Alle expandieren und Alle reduzieren können Sie die Prjektübersicht verändern und diese nach Bedarf übersichtlicher machen. Felder auswählen Diese Funktin dient dazu, Ihre Zeiterfassungsliste nach definierten Daten zu srtieren bzw. zu rganisieren. Klicken Sie auf ein Feld im Dialgfenster Felder auswählen, z.b. Budgetkritisch, und ziehen Sie dieses Feld mit der Maustaste in die Spaltenüberschriften. Sie können auch die Felder zurücksetzen, indem Sie das Feld zurück mit der Maustaste in das Dialgfenster ziehen. Prjektarchiv Archivieren eines Prjekts Legen Sie abgeschlssene Prjekte bequem im Archiv ab, um diese bei Bedarf jederzeit wieder aufzurufen. Das Archiv verbessert die Übersicht und Ordnung in Ihrer Prjektlandschaft. 1. Klicken Sie auf Prjekte im Outlk Ribbn, um die InLx PM Prjektliste zu sehen. 2. Wählen Sie aus der Prjektliste ein Prjekt aus, das abgeschlssen der abgebrchen ist. 3. Auf der Registerkarte InLx PM in der Gruppe Ansichten, klicken Sie auf Archiv. Alternativ können Sie auch auf Prjekt archivieren im Kntextmenü klicken. Sie erreichen das Kntextmenü, indem Sie auf ein Prjekt mit der rechten Maustaste klicken. In der InLx PM Archiv-Ansicht sehen Sie nun das archivierte Prjekt. Ein Prjekt über das Prjektfrmular archivieren 1. Öffnen Sie ein bestehendes Prjekt der erstellen Sie ein neues. Über die Möglichkeiten, wie Sie ein neues Prjekt anlegen können, erfahren Sie mehr unter Anlegen eines Prjekts. 2. Auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Status klicken Sie auf Archiviert. 3. Klicken Sie auf Speichern und schließen. Anpassen der Archiv-Ansicht Im Prjektarchiv sehen Sie alle archivierten Prjekte, auf die Sie Zugriff haben. Jeder Eintrag in dieser Übersicht zeigt die Infrmatinen zu einem Prjekt an. Inhalt Arbeiten mit der Archiv-Ansicht 163

165 Funktinen in der Archiv-Übersicht Arbeiten mit der Archiv-Ansicht 1. Klicken Sie auf die Registerkarte InLx PM im Outlk Ribbn und dann auf Archiv. In Outlk 2003/2007 klicken Sie auf die Schaltfläche InLx PM Ordner in der InLx PM Tlbar und dann auf Archiv in der InLx PM Prjektliste. 2. Führen Sie eine der mehrere der flgenden Aktinen aus: Neues Prjekt erstellen Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Prjekt in der Gruppe Neu. Das neu erstellte Prjekt erscheint in der InLx PM Prjektliste. Klicken Sie auf die Registerkarte InLx PM und dann auf Prjekte in der Gruppe Ansichten. Prjekt löschen Mit einem Klick auf die Schaltfläche Löschen wird ein Prjekt entfernt. Mehr zum Thema Prjekte löschen finden Sie unter Kpieren und Entfernen vn Prjekten. Prjekt öffnen, kpieren und einfügen Diese Schaltflächen befinden sich in der Gruppe Aktinen. Die Funktinen Kpieren und Einfügen dienen der schnelleren Erstellung der Prjekte. Sie können diese Prjekte dann beliebig ändern. Prjekte wiederherstellen Wählen Sie ein Prjekt aus der Liste aus und klicken Sie auf Prjekt(e) wiederherstellen in der Gruppe Aktinen. Das wiederhergestellte Prjekt erscheint in der InLx PM Prjektliste. Klicken Sie auf die Registerkarte InLx PM und dann auf Prjekte in der Gruppe Ansichten. Prjekte kategrisieren Wählen Sie ein Prjekt aus der Liste aus und klicken Sie dann auf Kategrisieren, in der Gruppe Kategrien. Smit können Sie eine Kategrie dem Prjekt zuweisen, hne es öffnen zu müssen. Status der Prjekte ändern Geben Sie an, in welchem rganisatrischen Zustand sich das Prjekt befindet, hne das Prjekt öffnen zu müssen. Klicken Sie auf ein Prjekt in der Übersicht und dann auf Status ändern, in der Gruppe Status. 164

166 Mehr über den Prjektstatus erfahren Sie unter Hinzufügen vn weiteren Prjektinfrmatinen im Bereich Status / Datum. In den InLx PM Optinen können Sie einen neuen Prjektstatustyp hinterlegen der einen bestehenden bearbeiten. Mehr dazu erfahren Sie unter Ändern des Prjektstatus. Prjektarchiv-Ansicht drucken Klicken Sie auf Drucken in der Gruppe Aktuelle Ansicht, um die Übersicht des Archivs zu drucken. Ausführliche Infrmatinen zum Thema Drucken finden Sie unter Allgemeine Funktinen und Drucken der Prjektliste, im Teil Drucken in der Prjektliste. Aktualisieren Mithilfe der Schaltfläche Aktualisieren in der Gruppe Aktuelle Ansicht werden die vrgenmmenen Änderungen übernmmen und die Ansicht neu geladen. Berichte erzeugen Optinal können Sie auch in dieser Ansicht einen Bericht erzeugen, indem Sie auf Berichte in der Gruppe Berichte klicken. Weitere Infrmatinen zum Thema Berichte finden Sie unter der Kategrie Berichte. Funktinen in der Archiv-Übersicht Die flgenden Funktinen finden Sie im Prjektarchiv: Prjekt öffnen Dppelklicken Sie auf einen Eintrag in der Liste der wählen Sie im Kntextmenü Prjekt öffnen..., indem Sie auf den Eintrag rechtsklicken. Prjekte durchsuchen Die Suchleiste erlaubt das schnelle Auffinden vn Infrmatinen, auch innerhalb vn Prjekten. Außerdem können Sie einen Filter anwenden. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Suchen und Finden vn Prjekten. Funktinen im Kntextmenü Das Kntextmenü bietet fast alle Grundfunktinen, die auch im InLx PM Ribbn enthalten sind, wie Prjekt(e) wiederherstellen, Prjekt öffnen..., Prjekt löschen, Aktualisieren, Kpieren und Einfügen. Außerdem beinhaltet das Kntextmenü Funktinen zum Anpassen der Archiv-Ansicht wie Alle Gruppen erweitern und reduzieren, Filter anzeigen/ausblenden. Sie erreichen das Kntextmenü, indem Sie in der Liste mit der rechten Maustaste klicken. 165

167 Felder auswählen Diese Funktin dient dazu, Ihre Archiv-Liste nach wichtigen Daten zu srtieren bzw. zu rganisieren. Klicken Sie auf ein Feld in dem Dialgfenster Felder auswählen, z.b. Kunde, und ziehen Sie dieses Feld mit der Maustaste in die Spaltenüberschriften. Sie können auch die Felder zurücksetzen, indem Sie das Feld zurück mit der Maustaste in das Dialgfenster ziehen. Infrmatinsregeln in der Prjektliste Die Prjekte, die abgeschlssen bzw. abgebrchen sind, sind in der Prjektliste durchgestrichen und grau gekennzeichnet. Tastenkmbinatinen F4 Erstellen eines Prjekts. F2 Aktualisieren der Prjektliste. STRG+P Drucken der Prjektliste. STRG+C Kpieren eines Prjekts in der Zwischenablage. STRG+V Einfügen eines Prjekts aus der Zwischenablage in die Prjektliste. InLx PM Kntakte Aktivieren des Kntaktmanagements InLx PM kann durch das InLx PM Kntaktmanagement mit dem vllen Funktinsumfang auch hne Micrsft Exchange Server genutzt werden. Auch das Zusammenspiel mit alternativen Grupware- Servern ist möglich. Die InLx PM Kntaktverwaltung kann je nach Bedarf in den InLx PM Optinen aktiviert der deaktiviert werden. Um das Kntaktmanagement in den InLx PM Optinen aktivieren zu können, benötigen Sie Administratr-Berechtigungen. Das Kntaktmanagement steht außerdem nur in den Netzwerkversinen vn InLx PM zur Verfügung (InLx PM Wrkgrup Server swie InLx PM Enterprise Server). 1. Öffnen Sie das Dialgfenster InLx PM Optinen. Weitere Infrmatinen dazu, wie Sie die InLx PM Optinen öffnen, erhalten Sie unter Öffnen der InLx PM Optinen. 2. Im Dialgfenster Optinen klicken Sie auf Kntaktmanagement. Auf der rechten Seite sehen Sie den Bereich Kntaktmanagement: 166

168 3. Aktivieren Sie das Kntrllkästchen InLx PM Kntaktmanagement aktivieren. 4. Klicken Sie auf OK der Übernehmen. 5. Starten Sie Outlk neu. Nun sehen Sie Kntakte im InLx PM Ribbn, in der Registerkarte InLx PM, in der Gruppe Ansichten. Weitere Infrmatinen, wie Sie InLx PM Kntakte anlegen bzw. verwalten können, finden Sie unter Hinzufügen eines Kntakts. Hinzufügen eines Kntakts Alle Prjektbeteiligten können als InLx PM Kntakte angelegt werden, auch wenn sie nicht als Outlkder Exchange-Kntakte zur Verfügung stehen. Im InLx Kntaktmanagement können Sie Infrmatinen zu Persnen, Organisatinen und Unternehmen speichern und verwalten. Das Vrgehen zum Erstellen und Bearbeiten ist jeweils gleich. 1. Im Outlk Ribbn klicken Sie auf die Registerkarte InLx PM. 2. Im InLx PM Ribbn, in der Gruppe Ansichten klicken Sie auf Kntakte. In Outlk 2003/2007 klicken Sie auf die Schaltfläche InLx PM Ordner in der InLx PM Tlbar und dann auf Kntakte in der InLx PM Prjektliste. 3. Auf der Registerkarte Start in der Gruppe Neu klicken Sie auf Neuer Kntakt, um einen neuen Kntakt zu erstellen. In Outlk 2003/2007 klicken Sie auf Neuer Kntakt in der InLx PM Prjektliste. 4. Wenn Sie Kntakte einem Adressbuch zurdnen möchten, wählen Sie aus der Drpdwnliste Adressbuch das gewünschte Adressbuch aus und klicken Sie dann auf Neuer Kntakt. Wie Sie ein Adressbuch hinzufügen können, erfahren Sie unter Hinzufügen, Verwalten der Entfernen eines Adressbuchs. 5. Im Dialgfenster Neuer Kntakt führen Sie flgende Aktinen aus: 167

169 1. Im Bereich Allgemein geben Sie einen Namen und weitere allgemeine Infrmatinen für den Kntakt ein. 2. In den Bereichen Internet und Telefnnummern fügen Sie Angaben über wie - Adresse, Webseite, Telefn-, Fax- und Pagernummer des Kntaktes ein. Falls Sie mehrere Einträge zu Telefnnummern vrnehmen möchten, können Sie die Felder Telefn 2 und Mbiltelefn benutzen. 3. Im Bereich Adresse werden die geschäftliche Adressen des Kntakts gespeichert. 4. Optinal können Sie auch den Geburtstag als Erinnerung im Bereich Weitere anlegen. 5. Geben Sie im Bereich Ntiz nach Bedarf Anmerkungen ein. 6. Sbald Sie alle benötigen Infrmatinen im Dialgfenster eingegeben haben, führen Sie eine der flgenden Aktinen aus: Weiteren Kntakt erstellen Klicken Sie auf der Registerkarte Kntakt in der Gruppe Aktinen auf Neuer Kntakt. Kntakteingabe beenden Klicken Sie auf Speichern und Schließen in der Gruppe Aktinen. -Nachricht an den Kntakt senden Klicken Sie auf -Nachricht in der Gruppe Aktinen. 168

170 Datei. Diese Befehle wie auch den Befehl Speichern finden Sie auf der Registerkarte Um einen Kntakt erstellen zu können, muss das Kntaktmanagement in InLx PM Optinen aktiviert werden. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Aktivieren des Kntaktmanagements. Bei den gespeicherten Kntakten sehen Sie im Dialgfenster Kntakt zusätzlich nch den Bereich Prjekt(e), denen dieser Kntakt zugerdnet ist. Hier werden alle Prjekte aufgelistet, an denen dieser Kntakt beteiligt ist. Die Standardgruppierung erflgt nach der Rlle des Kntakts im Prjekt. Berechtigen vn InLx PM Kntakten Prjektleiter haben die Möglichkeit, InLx PM Kntakte mit den gewünschten Berechtigungen auszustatten. InLx PM Kntakte können beispielsweise als Ressurce in einem Prjekt eingesetzt der mit Hilfe vn Benachrichtigungen über anstehende Prjektaufgaben infrmiert werden. 1. Aktivieren Sie in den InLx PM Optinen das Kntaktmanagement. Weitere Infrmatinen hierzu finden Sie unter Aktivieren des Kntaktmanagements. 2. Nun haben Sie die Möglichkeit, neue Kntakte in InLx PM zu erstellen. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Hinzufügen eines Kntakts. 3. Erstellen Sie ein InLx PM Knt in den InLx PM Optinen. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Erstellen eines InLx PM Knts. 4. Für das erstellte Knt können Sie kntenbasierte Berechtigungen einstellen. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Einrichten vn Berechtigungen. Optinal können Sie auch die Berechtigungen im Prjektfrmular an die InLx PM Kntakte auf der Seite Betreuung zuweisen. Gehen Sie dazu flgendermaßen vr: 1. Öffnen Sie ein bestehendes Prjekt der erstellen Sie ein neues. Über die Möglichkeiten, wie Sie ein neues Prjekt anlegen können, erfahren Sie mehr unter Anlegen eines Prjekts. 2. Auf der Seite Betreuung, im Bereich Verantwrtlich fügen Sie die Teammitglieder ein. Wählen Sie dazu die entsprechenden Kntakte aus dem InLx PM Adressbuch aus. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Hinzufügen vn Prjektverantwrtlichen. Klicken Sie auf Speichern und Schließen. Anhand vn rllenbasierten Berechtigungen haben die InLx PM Kntakte Zugriff auf die Prjekte, an denen sie beteiligt sind. 169

171 Weitere Infrmatinen über rllenbasierte Berechtigungen finden Sie unter Liste der Berechtigungen. Hinzufügen, Verwalten der Entfernen eines Adressbuchs In den InLx PM Kntakten haben Sie die Möglichkeit, neue InLx Adressbücher hinzuzufügen der die bestehenden zu verwalten. Das InLx Adressbuch ist eine Sammlung vn Adressbüchern der Adresslisten, die aus Ihren InLx PM Kntakten erstellt wurde. 1. Im Outlk Ribbn klicken Sie auf die Registerkarte InLx PM. 2. Im InLx PM Ribbn, in der Gruppe Ansichten klicken Sie auf Kntakte. In Outlk 2003/2007 klicken Sie auf die Schaltfläche InLx PM Ordner in der InLx PM Tlbar und dann auf Kntakte in der InLx PM Prjektliste. 3. Unter der Registerkarte Start, in der Gruppe Kntakt klicken Sie auf Adressbuch. In Outlk 2003/2007 klicken Sie auf Neuer Kntakt in der InLx PM Prjektliste. 4. Wählen Sie aus der Drpdwnliste Adressbücher verwalten Im Dialgfenster Adressbücher führen Sie eine der flgenden Aktinen aus: Neues Adressbuch erstellen Klicken Sie auf Neu. Im Dialgfenster Adressbuch erstellen geben Sie im Feld Adressbuchname einen Namen ein. Aktivieren Sie das Kntrllkästchen Sichtbar für alle Anwender, falls Sie Ihr Adressbuch für die anderen Anwender freigeben möchten. Klicken Sie auf OK. 170

172 Ein bestehendes Adressbuch bearbeiten Wählen Sie aus der Liste der Adressbücher das gewünschte aus und klicken Sie auf Bearbeiten. Die weitere Vrgehensweise ist wie im ersten Punkt beschrieben. Ein bestehendes Adressbuch entfernen Wählen Sie aus der Liste der Adressbücher das gewünschte aus und klicken Sie auf Löschen. 6. Klicken Sie auf Speichern. 7. Starten Sie Outlk neu. Nun sind alle Änderungen in der Drpdwnliste Adressbuch zu sehen. Anpassen der Kntaktansicht Mithilfe der Kntaktansicht haben Sie einen Überblick über die bestehenden Kntakte und Adressbücher. Die Ansicht bietet auch viele Funktinen zur bequemen Verwaltung. Inhalt Arbeiten mit der Kntaktliste Funktinen in der Kntaktliste Arbeiten mit der Kntaktliste 1. Im Outlk Ribbn klicken Sie auf die Registerkarte InLx PM. 2. Im InLx PM Ribbn, in der Gruppe Ansichten klicken Sie auf Kntakte. In Outlk 2003/2007 klicken Sie auf die Schaltfläche InLx PM Ordner in der InLx PM Tlbar und dann auf Kntakte in der InLx PM Prjektliste. 3. Führen Sie eine der mehrere der flgenden Aktinen aus: Neuer Kntakt erstellen Klicken Sie auf Neuer Kntakt in der Gruppe Neu. Weitere Infrmatinen zum Erstellen eines Kntaktes finden Sie unter Hinzufügen eines Kntakts. 171

173 Kntakt löschen Mit einem Klick auf Löschen in der Gruppe Löschen wird der Kntakt entfernt. Kntakt bearbeiten Wählen Sie aus der Kntaktliste einen Kntakt aus und klicken Sie auf Bearbeiten in der Gruppe Bearbeiten. Kntaktliste drucken Klicken Sie auf Drucken in der Gruppe Aktuelle Ansicht, um die Kntaktübersicht zu drucken. Ausführliche Infrmatinen zum Thema Drucken finden Sie unter Allgemeine Funktinen und Drucken der Prjektliste, im Teil Drucken in der Prjektliste. Aktualisieren Mithilfe der Schaltfläche Aktualisieren in der Gruppe Aktuelle Ansicht werden die vrgenmmen Änderungen übernmmen und die Ansicht neu geladen. Adressbuch neu erstellen der verwalten Klicken Sie auf Adressbuch und wählen Sie aus der Drpdwnliste Adressbuch verwalten. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Hinzufügen, Verwalten der Entfernen eines Adressbuchs. Funktinen in der Kntaktliste Die flgenden Funktinen finden Sie in der Kntaktliste: Kntakt öffnen Dppelklicken Sie auf einen Kntakt in der Kntaktliste, z.b. zum nachträglichen Bearbeiten. Kntakte durchsuchen Die Suchleiste erlaubt das schnelle Auffinden vn Infrmatinen zu Kntakten. Weitere Infrmatinen, wie Sie diese Funktin benutzen können, erhalten Sie unter Suchen und Finden vn Prjekten. Funktinen im Kntextmenü Das Kntextmenü bietet fast alle Grundfunktinen, die auch im InLx PM Ribbn enthalten sind, wie Neuer Kntakt, Bearbeiten..., Löschen, Aktualisieren. Außerdem beinhaltet das Kntextmenü Funktinen zum Anpassen der Kntaktliste wie Zur Prjektliste wechseln und Filter anzeigen. Sie erreichen das Kntextmenü, indem Sie in der Liste mit der rechten Maustaste klicken. Weitere Infrmatinen, wie Sie die Filter-Funktin anwenden können, erfahren Sie unter Suchen und Finden vn Prjekten. Tastenkmbinatinen F2 Bearbeiten des Kntakts. STRG+P Drucken der Kntaktliste. 172

174 Arbeitspakete Abrufen und Bearbeiten vn Arbeitspaketen Als Prjektplaner haben Sie die Möglichkeit, die zum Prjekt hinzugefügten Ressurcen über die Details eines Arbeitspakets und über die Änderungen im Prjekt zu infrmieren. Weitere Infrmatinen, wie Sie Ressurcen Arbeitspakete zuweisen und sie darüber infrmieren können, erfahren Sie unter Hinzufügen vn Ressurcen. InLx PM bietet flgende Benachrichtigungs-Methden: InLx PM Outlk-Aufgabenanfrage Outlk-Besprechungsanfrage Im Flgenden finden Sie eine detaillierte Beschreibung zu jeder Methde. Inhalt Benachrichtigen via InLx PM Benachrichtigen via Benachrichtigen via Outlk Aufgabe Benachrichtigen via Outlk Besprechungsanfrage Benachrichtigen via InLx PM Nachdem Sie InLx PM als Benachrichtigungs-Methde ausgewählt haben, erscheint in Outlk das Dialgfenster InLx PM Arbeitspaket. 173

175 InLx PM-Arbeitspaket In diesem Dialgfenster sind flgende Planungsdaten angezeigt: Prjektname und -nummer Zeitraum/Zeitpunkt Arbeitspaket-Name Bestehende Synchrnisierung Ihr persönlicher Arbeitsaufwand (in h) Ereignis, z.b. Element verändert Arbeitspaket mit einem Outlk-Element synchrnisieren Wählen Sie aus der Liste ein Arbeitspaket aus, indem Sie auf eines der beiden Outlk-Elemente im Dialgfenster klicken: Aufgabenliste Kalender Arbeitspaket-Details anzeigen Wählen Sie aus der Liste ein Arbeitspaket aus und klicken Sie auf Details öffnen der dppelklicken Sie auf den Eintrag. Flgende Details sind im Dialgfenster Arbeitspaket-Details angezeigt: Prjektname und -nummer Details zu dem Planungselement: Name; Start und Ende; Beschreibung Details zu dem Arbeitspaket: Ressurce, Arbeitszeit und Status Alle diese Infrmatinen werden aus dem Planungselement übermittelt. Ändern Sie den Status des Arbeitspakets, falls Sie diese Aufgabe abgeschlssen haben. InLx PM wird sfrt die Änderung in die Planung aktualisieren und zeigt das abgeschlssen Arbeitspaket mit einem grünen Häkchen. Das zugehörige Prjekt öffnen Wählen Sie aus der Liste ein Arbeitspaket aus, klicken Sie dann auf Prjekt öffnen. Der Benachrichtigungstyp wird durch den Prjektplaner ausgewählt. Anwender, die InLx PM nicht installiert haben, können ausschließlich per Aufgabenanfrage, Besprechungsanfrage der infrmiert werden. Der Prjektplaner kann auch entscheiden, eine Ressurce nicht zu infrmieren. Benachrichtigen via Nachdem Sie als Benachrichtigungs-Methde ausgewählt haben, erhalten Sie in Ihrem Psteingang eine , z.b. mit dem Titel "Neues Element (Strategie-Prjekt # ) : Frauke Herrmanns (fh@test.de)". 174

176 Absender ist der Prjektplaner. Die beinhaltet flgende Planungsdaten: Prjektname und -nummer Beschreibung Dauer Ihren persönlichen Aufwand Ort beteiligte Ressurcen Flgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung: der Sie können zustimmen und ptinal einen Eintrag in Kalender/Aufgabenliste manuell anlegen. Sie können ablehnen, antwrten Sie dazu frmls per . Benachrichtigen via Outlk Aufgabe Nachdem Sie Outlk-Aufgabe als Benachrichtigungs-Methde ausgewählt haben, erhalten Sie in Ihrer Outlk-Aufgabenliste eine Aufgabe, z.b. mit dem Titel "Neues Element (Strategie-Prjekt # ) : Frauke Herrmanns". Absender ist der Prjektplaner. Die Aufgabe beinhaltet flgende Planungsdaten: Prjektname und -nummer Beschreibung Dauer Ihren persönlichen Aufwand Ort beteiligte Ressurcen Flgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung: der Sie können in den Feldern Status, Prirität und % erledigt die gewünschten Werte eingeben. Sie können auch eine Erinnerung für diese Aufgabe hinzufügen. Sie können die Aufgabe als erledigt markieren der sie aus der Liste löschen. Benachrichtigen via Outlk Besprechungsanfrage Nachdem Sie Outlk Besprechungsanfrage als Benachrichtigungs-Methde ausgewählt haben, erhalten Sie in Ihrem Outlk Kalender einen Termin, z.b. mit dem Titel "Neues Element (Strategie-Prjekt # ): Frauke Herrmanns". Absender ist der Prjektplaner. Die Besprechungsanfrage beinhaltet flgende Planungsdaten: Prjektname und -nummer 175

177 Beschreibung Dauer Ihren persönlichen Aufwand Ort beteiligte Ressurcen Flgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung: der Sie können eine Erinnerung hinzufügen der die weiteren Optinen ändern. Sie können die Besprechung ablehnen der sie aus dem Outlk Kalender löschen. Verwalten der Arbeitspaketübersicht Mit Hilfe vn Arbeitspaketen stellen Sie Zugehörigkeiten und Kmpetenzbereiche klar. Durch das Zuteilen der Pakete wissen Teams und Einzelpersnen genau Bescheid, was wann vn wem zu tun ist. Arbeitspakete sind mit dem Prjektzeitplan verbunden und lassen sich auch mit Outlk-Terminen und - Aufgaben verknüpfen. Die Rückmeldung des Frtschrittes in die Zeitplanung des Prjekts geht s denkbar einfach vn der Hand. Inhalt Arbeiten mit der Arbeitspaketübersicht Funktinen in der Arbeitspaketansicht Arbeiten mit der Arbeitspaketübersicht 1. Klicken Sie auf die Registerkarte InLx PM im Outlk Ribbn und dann auf Arbeitspaketliste anzeigen in der Gruppe Extras. In Outlk 2003/2007 sehen Sie Ihre Arbeitspakete autmatisch im Outlk Kalender und der Aufgabenliste, sbald Sie als Ressurce zu einem Arbeitspaket hinzugefügt wurden. 176

178 2. Führen Sie eine der mehrere der flgenden Aktinen aus: Arbeitspaketansicht ändern Wählen Sie aus der Drpdwnliste: Meine ffenen Arbeitspakete Zeigt persönliche Arbeitspakete, mit dem Status "ffen" (= "zu erledigen"). Meine abgeschlssenen/inaktiven Arbeitspakete Zeigt persönliche Arbeitspakete, mit dem Status "abgeschlssen". Prjektleitersicht (ffene Arbeitspakete) Zeigt Arbeitspakete aller Mitarbeiter aller Prjekte, bei denen Sie Prjektleiter sind (*), mit dem Status "ffen" (= "zu erledigen"). Prjektleitersicht (abgeschlssene/inaktive Arbeitspakete) Zeigt die Arbeitspakete aller Mitarbeiter aller Prjekte, bei denen Sie Prjektleiter sind (*), mit dem Status "abgeschlssen". Falls Sie Leserechte auf alle Prjekte haben (in InLx PM Persnal Editin ist dies immer der Fall, in InLx PM Wrkgrup bzw. Enterprise Editin benötigen Sie hierfür eine kntenbasierte Berechtigung), werden in der Prjektleitersicht alle Arbeitspakete angezeigt. Aktualisieren Mithilfe der Schaltfläche Aktualisieren werden die vrgenmmen Änderungen übernmmen und die Ansicht neu geladen. Details vn Arbeitspaket anzeigen Wählen Sie aus der Liste ein Arbeitspaket aus und klicken Sie auf Details anzeigen. Zugehöriges Prjekt öffnen Wählen Sie aus der Liste ein Arbeitspaket aus und klicken Sie auf Prjekt öffnen. Arbeitspaket als abgeschlssen markieren Wählen Sie aus der Liste ein Arbeitspaket aus und klicken Sie auf Arbeitspaket abgeschlssen. Zeiterfassungseintrag buchen Wählen Sie aus der Liste ein Arbeitspaket aus und klicken Sie auf Zeiterfassungseintrag buchen. Synchrnisieren mit Outlk-Elementen Wählen Sie aus der Liste ein Arbeitspaket aus und klicken Sie auf Synchrnisieren. Wählen Sie aus der Drpdwnliste mit Outlk-Aufgaben der mit Outlk-Kalender. Arbeitspaketübersicht drucken Klicken Sie auf Drucken, um die Übersicht schnell zu drucken. InLx PM Hilfe aufrufen Klicken Sie dafür auf Hilfe. Arbeitspakete durchsuchen Verwenden Sie dazu eine Filter-Funktin. Weitere Infrmatinen, wie Sie die Filter-Funktin verwenden können, finden Sie unter Suchen und Finden vn Prjekten. 177

179 Arbeitspakete gruppieren Wenn Sie Prjekte in der Ansicht in einer bestimmten Reihenflge srtieren möchten, gehen Sie flgendermaßen vr: Klicken und ziehen Sie die gewünschte Spaltenüberschrift, nach der gruppiert werden sll, in das Feld der Gruppierung berhalb der Spalten. Setzen Sie die Gruppierung zurück, indem Sie die Spaltenüberschrift, nach der gruppiert ist, zurück in die Tabelle-Ansicht ziehen. 3. Im Bereich InLx PM Zeiterfassung steht Ihnen die InLx PM Stppuhr zur Verfügung. Mehr Infrmatinen, wie Sie die Stppuhr verwenden können, erfahren Sie unter Erfassen vn Arbeitszeiterfassungseinträgen mit der Stppuhr. Funktinen in der Arbeitspaketansicht Die flgenden Funktinen finden Sie in der Arbeitspaketansicht: Arbeitspaket öffnen Dppelklicken Sie auf einen Eintrag in der Arbeitspaketliste. Im Arbeitspaket-Details Dialgfenster können Sie das Prjekt öffnen der flgende Detaildaten einsehen: Prjektname und -nummer Bezeichnung, Start und Ende des Arbeitspakets Detailbeschreibung Arbeitsaufwand in Stunden (h) Status(abgeschlssen/ffen) Funktinen im Kntextmenü Wenn Sie das Kntrllkästchen abgeschlssen aktivieren, wird dieses Planungselement sfrt mit einem Häkchen in der Planung markiert. Das Kntextmenü bietet fast alle Grundfunktinen, die auch in der Arbeitspaketübersicht berhalb der Liste enthalten sind, wie Details anzeigen, Zugehöriges Prjekt öffnen..., Arbeitspaket abgeschlssen, Zeiterfassungseintrag buchen.., Synchrnisieren. Außerdem beinhaltet das Kntextmenü Funktinen zum Anpassen der Arbeitspaketansicht wie Aktualisieren und Filter anzeigen. Sie erreichen das Kntextmenü, indem Sie in der Liste mit der rechten Maustaste klicken. Felder auswählen Diese Funktin dient dazu, Ihre Prjektliste nach wichtigen Daten zu srtieren bzw. zu rganisieren. Klicken Sie auf ein Feld im Dialgfenster Felder auswählen, z.b. Kunde, und ziehen Sie dieses Feld mit der Maustaste in die Spaltenüberschriften. Sie können auch die Felder zurücksetzen, indem Sie das Feld zurück mit der Maustaste in das Dialgfenster ziehen. 178

180 Infrmatinsregeln in der Arbeitspaketansicht Die Arbeitspakete, die rt markiert sind, sind überfällig. Die Arbeitspakete, die schwarz markiert sind, sind im Zeitplan bzw. erledigt (je nach gewählter Ansicht). Einstellen des Aktualisierungsintervalls Sie können in InLx PM das Intervall manuell einstellen, in dem die Arbeitspakete in der Arbeitspaketliste aktualisiert werden. Für die Wertänderung sind Administratrrechte nötig. 1. Öffnen Sie das Dialgfenster InLx PM Optinen. Weitere Infrmatinen dazu, wie Sie die InLx PM Optinen öffnen, erhalten Sie unter Öffnen der InLx PM Optinen. 2. Klicken Sie auf Weitere Optinen. Auf der rechten Seite sehen Sie den Bereich Weitere Optinen. 3. Stellen Sie einen gewünschten Wert für das Intervall ein. Das Intervall ist in Minuten angezeigt. 4. Klicken Sie auf OK der Übernehmen. Der Wert wird in der Datenbank gespeichert und ist für alle InLx PM User gültig. 179

181 Ressurcen Arbeiten mit Ressurcen Die grafische Multiprjekt-Ressurcenverwaltung und -Kapazitätsauslastung in InLx PM integriert das Frei-/Gebucht-Knzept vn Exchange Server. Dies bedeutet, dass Termine im Kalender bei der Belegung vn Ressurcen und der Prjektplanung angezeigt und berücksichtigt werden egal, b es sich dabei um Persnen, Räume der Maschinen handelt: Sie verfügen über eine zentrale, stets aktuelle Übersicht aller relevanten Ressurcen. 1. Klicken Sie unter der Registerkarte InLx PM in der Gruppe Ansichten auf Ressurcen. In diesem Fall lädt die Ansicht der Ressurcen alle Ressurcen systemweit. In Outlk 2003/2007 klicken Sie auf Extras in der InLx PM Tlbar und wählen aus der Liste Ressurcen aus. Sie können auch die Ressurcen für ein bestimmtes Prjekt der für ein Planungselement laden. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Aufrufen und Verwalten der Ressurcen. 2. Führen Sie eine der mehrere der flgenden Aktinen aus: Ressurce hinzufügen Wenn Sie eine weitere Ressurce in die Betrachtung einbeziehen möchten, s müssen Sie diese hinzufügen. Auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ressurcen klicken Sie auf Ressurce hinzufügen. Im Dialgfenster Ressurce hinzufügen wählen Sie aus der Liste die gewünschten Namen aus und 180

182 klicken Sie auf OK. Um Ressurcen anhand Ihrer Fertigkeiten auswählen zu können, verwenden Sie die Funktin Nach Fertigkeit suchen. Weitere Infrmatinen finden Sie unter Hinzufügen vn Prjektverantwrtlichen. Ressurce entfernen Auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ressurcen klicken Sie auf Ressurce entfernen, um die ausgewählte Ressurce aus der Ansicht zu löschen. Verwenden Sie diese Funktin, um Ressurcen unabhängig vn den gewählten Filtereinstellungen dauerhaft auszublenden. Die Einstellung wird je Benutzer gespeichert, verändert als nicht die Ressurcen-Übersicht der anderen InLx PM Anwender. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Ressurcenliste im linken beren Bereich. Wählen Sie Zeige gelöschte Ressurce(n) aus der Liste, um sämtliche aus der Ansicht gelöschten Ressurcen wieder einzublenden. Zeitraum definieren Verwenden Sie diese Schaltfläche, um den Betrachtungszeitraum einzustellen. Auf der Registerkarte Start in der Gruppe Aktuelle Ansicht klicken Sie auf Zeitspanne wählen. In der Drpdwnliste wählen Sie zwischen Heute, Wche, Mnat und Jahr aus. Alle Ressurcen, die im angegebenen Zeitraum nicht belegt sind, werden ausgeblendet. Verwenden Sie die Funktin Ressurce hinzufügen, um Ressurcen, mit denen Sie öfter arbeiten, unabhängig vn der gewählten Datumseinstellung dauerhaft anzuzeigen. Ressurcen drucken Auf der Registerkarte Start in der Gruppe Aktuelle Ansicht klicken Sie auf Übersicht der Auslastung drucken. Ausführliche Infrmatinen zum Thema Drucken finden Sie unter Allgemeine Funktinen und Drucken der Prjektliste, im Abschnitt Drucken in der Prjektliste. Aktualisieren Mithilfe des Befehls Aktualisieren werden die vrgenmmen Änderungen übernmmen und die Ansicht neu geladen. Der Befehl befindet sich auf der Registerkarte Start in der Gruppe Aktuelle Ansicht. Ansicht der Ressurcen vergrößern der verkleinern Auf der Registerkarte Start in der Gruppe Aktuelle Ansicht klicken Sie auf Vergrößern der Verkleinern, um die Ansicht zu verändern. Mögliche Werte sind: Jahre Quartale Mnate Wchen Tage Stunden Exchange Kalender anzeigen Auf der Registerkarte Start in der Gruppe Anzeige klicken Sie auf Exchange Kalender. Diese Optin blendet die Infrmatinen des Frei/Gebucht-Dienstes eines Exchange Servers ein der aus. Bei aktivierter Optin berechnet InLx PM die Auslastung unter Berücksichtigung der Exchange Server-Kalenderinfrmatinen. Beschriftungen anzeigen Auf der Registerkarte Start in der Gruppe Anzeige klicken Sie auf Beschriftungen. Mit dieser Optin werden die Beschriftungen der Arbeitspakete im rechten beren Bereich angezeigt. Abgeschlssene Vrgänge anzeigen Auf der Registerkarte Start in der Gruppe Anzeige klicken Sie auf Abgeschlssene Vrgänge. Ist diese Optin aktiv, s werden auch die Vrgänge, die den Status "erledigt" besitzen angezeigt. 181

183 Für externe Ressurcen sind Belegungsinfrmatinen aus dem Frei/Gebucht-Dienst des Exchange Servers zu keinem Zeitpunkt abrufbar. Im Offlinemdus sind Belegungsinfrmatinen interner Ressurcen aus dem Frei/Gebucht-Dienst des Exchange Servers nicht abrufbar. Kntextmenü der Ressurcen Das Kntextmenü bietet fast alle Grundfunktinen, die auch im Ribbn enthalten sind, nämlich Übersicht aktualisieren, Ressurce hinzufügen, Ressurce entfernen, Exchange-Kalender anzeigen, Beschriftungen anzeigen und Abgeschlssene Vrgänge anzeigen. Außerdem beinhaltet das Kntextmenü Funktinen für das Auslastungs-Diagramm wie Details anzeigen (zeigt Details eines ausgewählten Arbeitspakets aus der Übersicht), Alle Gruppen erweitern und reduzieren. Sie erreichen das Kntextmenü, indem Sie im Auslastungs-Diagramm mit der rechten Maustaste klicken. Ändern des Farbschemas der Ressurcen Anwender können die Farbgestaltung der Ressurcenauslastung individuell anpassen. 1. Öffnen Sie das Dialgfenster InLx PM Optinen. Weitere Infrmatinen darüber, wie Sie die InLx PM Optinen öffnen, erhalten Sie unter Öffnen der InLx PM Optinen. 2. Unter Planung klicken Sie auf Weitere Optinen. Auf der rechten Seite sehen Sie den Bereich Farbverwaltung. 182