Benutzerhandbuch agorum core Version 6.5.1

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1 Benutzerhandbuch agorum core Version Copyright agorum Software GmbH , Dokumentenversion 6.5.1

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einfuhrung in agorum desk4web Allgemein Anmeldung Das Portal Arbeitsbereich (Listenansichten) Symbole der Objekte in der Listenansicht Die Werkzeugleiste Menus Die Notizfunktion Zwischenablagefunktionen Kombinationsmoglichkeiten Favoriten Beispiele Favoriten nachbearbeiten Vorlagen Dateien Einzelupload Download Bearbeiten Mitteilungen Anderungen verfolgen Anderungen nicht verfolgen Mitteilungsliste Optionen Objekt Information HTML-/PDF-Ansicht Benutzeroptionen Zugri auf Dokumente Zugri uber das DMS-Laufwerk / Netzlaufwerk Allgemein Verwendung Zugri uber FTP Allgemein Konguration Besonderheiten

3 Inhaltsverzeichnis 2.3. Zugri uber WebDAV Allgemein Die Suche Allgemein Die Schnellsuche Die erweiterte Suche Die Ergebnisliste Das Search-Highlighting(Fundstellenmarkierung) Die Suchsyntax Grundlagen Erweiterte Suchfunktionen Suche auf bestimme Objekte eingrenzen Such-Funktionen Zugri auf s Zugri uber das Webportal Der Bereich verfassen speichern Empfang von s und Benachrichtigungen uber Empfangsbestatigungen Zugri per IMAP mit einem beliebigen Mailclient Allgemein Besonderheiten Konguration lter Posteingangslter erstellen / bearbeiten Das Wiki-Modul Allgemein Historie Wiki-Syntax Zeilenumbruch Uberschriften Allgemeine Text-Formatierungen Listen Links Spezielle Blocke Tabellen Bilder Das Foren-Modul Allgemein Neuen Foren-Thread erstellen

4 Inhaltsverzeichnis 7. Das Adress-Modul Allgemein Anlegen eines Adressbuches Anlegen eines Adressordners Anlegen von Organisationen/Firmen Anlegen einer Abteilung Anlegen einer Person Vererbung von Daten Verteiler Anlegen eines Verteilers Einfugen von Adressordnern und Organisationen, Abteilungen und Personen Export als CSV-Datei Serienbrieunktion Serien Benutzerfelder Export von Adressdaten Import von Adressdaten Zusatzliche Module Das Workow-Modul Das AdminSync-Modul Das File Adaptor-Modul Das Mail Adaptor-Modul Das OCR-Modul Der Metadaten-Designer Der Metadaten-Editor Allgemein Starten des Editors Bedienung Benutzerberechtigung Metadaten in Listen darstellen Allgemein Darstellung der Metadaten Das Preview/Vorschau-Modul Allgemein Onen der Vorschau Funktionen Notizen hinzufugen Stempel hinzufugen Das PreviewThumbnails-Modul - Vorschau-Bilder in den Listen Allgemein Darstellung der Vorschau Das agorum2go-modul Objekte zu agorum2go hinzufugen

5 Inhaltsverzeichnis Objekte synchronisieren Clientseitiger Zugri auf synchronisierte Objekte Objekte aus agorum2go entfernen Clientseitig hinzugefugte Objekte auf Serverseite verwenden Der Windows-Client Allgemein Windows-Client starten Verbinden mit einem Netzlaufwerk Arbeiten mit dem Windows-Client Arbeiten mit Dokumenten im Windows-Client Arbeiten mit Dokumenten im Windows Explorer Abbildungsverzeichnis 104 A. Anhang 106 A.1. Versions-Historie dieses Dokumentes A.2. Sonstiges

6 Kapitel 1. Einfuhrung in agorum desk4web 1.1. Allgemein agorum desk4web ist das Webportal fur agorum core. Alle verfugbaren Funktionen und Kongurationsmoglichkeiten konnen uber das Webportal agorum desk4web erreicht werden Anmeldung Um zur Web-Oberache zu gelangen, starten Sie einen Internetbrowser (Internet Explorer >= 5.0, Mozilla Firefox >= 1.5) und geben Sie die Adresse des Servers ein, auf dem agorum desk4web installiert ist. Daraufhin erscheint die Anmelde-Maske von agorum desk4web (Siehe Abbildung 1.1). Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein. Abbildung 1.1.: Anmelde-Maske von agorum desk4web 6

7 Kapitel 1. Einfuhrung in agorum desk4web 1.3. Das Portal Das Portal von agorum desk4web gliedert sich in verschiedene Bereiche (Siehe Abbildung 1.2): Abbildung 1.2.: agorum desk4web, das Webportal von agorum core Portalmenu Auf der linken Seite sehen Sie das Portalmenu. Es bietet Zugri auf die einzelnen Bereiche des Systems, wie z.b: den Dateien-Bereich oder den Administrations-Bereich. Sie konnen das Portalmenu auch mit gangigen Menubefehlen erweitern (siehe Favoriten). Arbeitsbereich Der Arbeitsbereich, im zentralen Bereich der Seite, passt sich an den gegebenen Kontext an. Hier werden in einzelnen Reitern (Datei-)Listen oder Masken geonet. Schnellsuche Im rechten unteren Bereich bendet sich die Schnellsuche. Sie dient zur Suche von einzelnen Begrien im gesamten System. Siehe Kapitel Suche. Schnellzugri Im rechten oberen Bereich bendet sich der Schnellzugri. Er bietet Zugri auf haug verwendete Befehle, wie zum Beispiel eine erweiterte Suchmaske, der Einstieg ins Benutzerprol, der Einstieg in die Mitteilungsliste und die Abmelden-Funktion. 7

8 Kapitel 1. Einfuhrung in agorum desk4web 1.4. Arbeitsbereich (Listenansichten) Die einzelnen Bereiche werden meist durch eine Verzeichnis-Struktur dargestellt. Diese besteht meist aus einem Baum und einer aktuellen Ordner-Ansicht (Verzeichnis-Inhalt) (Siehe Abbildung 1.3). Abbildung 1.3.: Der Arbeitsbereich von agorum desk4web Diese Art von Darstellung verhalt sich analog zu den bekannten Dateimanagern der gangigen Betriebssysteme. Ein Klick auf einen Ordnernamen im Baum, bzw. in der Liste wechselt in das gewahlte Verzeichnis. Ein Klick auf eine der Spaltenuberschriften sortiert die jeweilige Spalte wechselseitig auf- und absteigend. Das System merkt sich die gewahlte Sortierung fur den aktuellen Ordner. Um ein Objekt zu bearbeiten oder andere Aktionen darauf durchzufuhren, muss es markiert werden, dies geschieht einfach durch Mausklick auf die entsprechende Zeile des Objektes in der Listenansicht. Ein Klick auf das Icon eines Objektes onet es mit dem unter Windows denierten Programm zum Bearbeiten. Fur diese Funktion muss der Windows- Client installiert sein! 8

9 Kapitel 1. Einfuhrung in agorum desk4web Sind mehr Objekte in dem aktuell gewahlten Ordner vorhanden als beim Benutzer sichtbar eingestellt (im Standard 20), werden die Vor- und Zuruck- Knopfe oberhalb der Spalten aktiv, um so zu weiteren Objekten innerhalb des Verzeichnisses blattern zu konnen. Ein Klick auf das -Icon onet den aktuellen Ordner in ihrem Dateimanager (normalerweise der Windows Explorer). Fur diese Funktion muss der Windows-Client installiert sein! Symbole der Objekte in der Listenansicht Jedes einzelne Objekt in der (Datei)-Listen-Ansicht verfugt uber Symbole, die verschiedene Informationen und Funktionen bereitstellen Dies sind im Einzelnen: oder Dieses Icon zeigt an, dass an diesem Objekt eine oder mehrere Notizen anhangen. Wenn das Icon rot ist, wird damit angezeigt, dass der Benutzer diese Notiz bis jetzt noch nicht gelesen hat. Ein Klick auf das Icon onet die Objektinformation und positioniert den Reiter auf Notizen Dieses Icon zeigt an, dass dieses Objekt an mehreren Stellen verlinkt ist. Dies bedeutet, das Objekt ist in mehrere Ordner verlinkt und wird dort angezeigt. Das Objekt ist dabei immer das selbe Objekt. Dieses Icon zeigt an, dass dieses Objekt mit anderen Objekten verknupft ist Dieses Icon gibt an, dass auf dieses Objekt weitere Objekte verweisen Dieses Objekt gibt an, dass an diesem Objekt Verknupfungen von anderen Objekten vorhanden sind und dass dieses Objekt selbst noch mit anderen Objekten verknupft ist. Dieses Icon gibt an, das an dem Objekt ein Anhang hangt. Ein Beispiel ware eine mit einem Anhang. Dieses Icon zeigt an, dass fur dieses Objekt eine Vorschau angezeigt werden kann, ohne dass Sie das fur den Dateityp entsprechende Bearbeitungsprogramm installiert haben mussen. Bei Klick auf das Icon wird die Vorschau in agorum core angezeigt. Diese Funktion steht nur mit installiertem Preview- Modul zur Verfugung! oder Das Objektsymbol. Es zeigt den Typ eines Objektes an. Bei Klick auf ein Ordner-Symbol wird der entsprechende Ordner in ihrem Dateimanager geonet, bei Klick auf ein Datei-Symbol wird die entsprechende Datei vom 9

10 Kapitel 1. Einfuhrung in agorum desk4web Standardprogramm auf ihrem Rechner geonet. In beiden Fallen muss der Windows-Client installiert sein! Andere Icons Uber diese Icons hinaus gibt es noch andere Objektsymbole, bspw. fur Termine, Projektordner oder Foren, die allerdings keine Funtionalitat aufweisen Die Werkzeugleiste Uber die Werkzeugleiste konnen Menubefehle schnell aufgerufen werden. Die Werkzeugleiste gibt es in den Listen pro angezeigtem Objekt als Kontextmenu und in der Uberschriftzeile der Liste. Wenn Sie mit der Maus einen Rechtsklick auf ein Objekt in der Liste durchfuhren, wird nach einem kurzen Moment ein Kontextmenu mit der Werkzeugleiste geonet. In dieser Werkzeugleiste konnen Sie jetzt den Mauszeiger auf das Symbol mit dem gewunschten Befehl setzen und diesen mit einem Klick ausfuhren. Der Befehl bezieht sich dann auf das Objekt, auf dem die Werkzeuleiste ausgewahlt wurde. Wenn Sie die Werkzeugleiste in der Uberschriftszeile benutzen, bezieht sich der gewahlte Befehl auf alle Objekte, die ausgewahlt (farbig hinterlegt) sind Menus Je nach Kontext, in dem man sich bendet, passt sich das Pulldown-Menu an. Uber dieses lassen sich diverse Befehle im aktuell bendlichen Bereich ausfuhren oder markierte Objekte manipulieren (Siehe Abbildung 1.4). Die einzelnen Funktionen werden in weiteren Kapiteln detailliert beschrieben. 10

11 Kapitel 1. Einfuhrung in agorum desk4web Abbildung 1.4.: Das Pulldown-Menu von agorum desk4web 1.5. Die Notizfunktion An jedes Objekt konnen eine oder mehrere Notizen angehangt werden. Dies kann von jedem Benutzer gemacht werden. Auf das Objekt selbst reicht jedem Benutzer das Lese-Recht. Dies bedeutet, mit der Notizfunktion kann jeder ein Objekt kommentieren. Die Notiz wird uber das Menu aufgerufen : Datei - Notiz hinzufugen. Um die Notizen anzusehen, die an einem Objekt hangen, wird einfach auf das Notiz-Icon in der Liste geklickt oder uber das Menu Ansicht - Objekt Information, und dort auf den Reiter Notizen wechseln 1.6. Zwischenablagefunktionen agorum desk4web besitzt eine eigene Zwischenablage. Diese arbeitet nicht mit der Zwischenablage des Betriebssystems zusammen. Zweck der Zwischenablage ist es Objekte zwischen abzulegen, um sie an einer anderen Stelle weiter zu verwenden. Beispiel Kopieren mehrerer Objekte : Wechseln Sie in einen Ordner und markieren Sie die Objekte, die Sie in einen anderen Ordner kopieren mochten. Wahlen Sie daraufhin den Menubefehl Bearbeiten! Kopieren. Das System hat sich nun die gewahlten Objekte gemerkt. Wechseln Sie nun in ein Verzeichnis, in welches Sie die zuvor markierten Dateien kopieren mochten. Wahlen Sie dort uber das 11

12 Kapitel 1. Einfuhrung in agorum desk4web Menu Bearbeiten! Einfugen. Die in der Zwischenablage bendlichen Dateien werden nun in den aktuellen Ordner kopiert Kombinationsmoglichkeiten Kopieren - Einfugen Kopieren von Objekten Ausschneiden - Einfugen Verschieben von Objekten Kopieren - Verlinken Verlinken von Objekten (an mehreren Ablageorten gleichzeitig sichtbar machen) Loschen Loschen der markierten Objekte Sperren Sperren eines Objektes (andere durfen das Objekt nur noch einsehen, jedoch nicht bearbeiten). Diese Sperre gilt solange, bis sie wieder aufgehoben wird Sitzungs-Sperren Siehe Sperren. Diese Sperre gilt fur die Dauer der Sitzung. Meldet sich ein Benutzer ab, so werden all seine Sitzungssperren aufgehoben Freigeben Gesperrte Objekte wieder freigeben Kopieren - Verknupfen Verknupfen von Objekten untereinander. Damit konnen Sie Beziehungen zwischen den Objekten herstellen. Wenn Sie die Objekt - Informations - Maske aufrufen, konnen Sie diese Verknupfungen unter dem Reiter Ablageorte/Verknupfungen einsehen. Verknupfungen konnen von jedem Benutzer gemacht werden, unabhangig von seiner Berechtigung auf das Objekt. Es reicht das Lese-Recht aus. Somit kann jeder Benutzer Beziehungen zwischen Objekten schaen und erganzen Favoriten Favoriten dienen zur Ablage von gangigen Menubefehlen in der linken Portalmenuleiste. So kann man Einsprunge in tief verzweigte Verzeichnisse mit einem Klick erreichbar machen oder gangige Masken in bestimmten Bereichen hinter solch einem Favoriten verbergen. Abhangig davon, wie Sie diese Funktion aufgerufen haben, verandern sich die 12

13 Kapitel 1. Einfuhrung in agorum desk4web Moglichkeiten, die Ihnen zur Erstellung eines Favoriten zur Verfugung stehen. Siehe Abbildung 1.5 und 1.6. Abbildung 1.5.: Favorit Beispiel 1 Abbildung 1.6.: Favorit Beispiel 2 Grundsatzlich ist es so, dass Sie all die Funktionen uber Favoriten ansprechen konnen, die Ihnen auch als Menupunkte innerhalb des aktuellen Ordners zur Verfugung stehen wurden. Dabei hangen diese Funktionen davon ab, ob Sie kein Objekt, ein Objekt oder mehrere Objekte gewahlt haben Beispiele Beispiel 1: Nehmen wir an, Sie wollen einen Favoriten erstellen, um mit einem Klick, jederzeit in einen bestimmten Ordner zu springen. 13

14 Kapitel 1. Einfuhrung in agorum desk4web Dazu begeben Sie sich zu diesem gewunschten Ordner. Dort rufen Sie den Menupunkt Datei! Neu! Favorit auf. In der darauf folgenden Maske geben Sie als Namen einen sprechenden Namen ein, z.b: Sprung. Als Befehl wahlen Sie In den aktuell gewahlten Ordner springen. Unter ablegen in wahlen Sie Neuen Menupunkt erstellen. Daraufhin wird das Menuname-Feld aktiv. Geben Sie dort einen Namen fur den Portalmenupunkt der linken Seite an, z.b: Meine Favoriten. Nach dem Anlegen (Klick auf Speichern), aktualisieren Sie das Hauptmenu durch einen Klick auf Team Bereich. Daraufhin erscheint ein weiterer Hauptmenupunkt Meine Favoriten. Durch einen Klick auf diesen erscheint der Untermenupunkt Sprung. Wenn Sie auf diesen Favoriten klicken, springen Sie direkt in den zuvor gewahlten Ordnerzweig. Beispiel 2: Nehmen wir an, Sie wollen in einem bestimmten Bereich immer wieder ein neues Forum anlegen. Dazu wechseln Sie in den gewunschten Bereich und wahlen dort Datei! Neu! Favorit. Geben Sie einen sprechenden Namen an, z.b: Forum anlegen. Wahlen Sie als Befehl Forum erstellen. Unter ablegen in wahlen Sie den unter Beispiel 1 angelegten Portalmenupunkt Meine Favoriten. Nach dem Speichern aktualisieren Sie das linke Portalmenu und es erscheint unterhalb des Menupunktes Meine Favoriten der Untermenupunkt Forum anlegen. Bei einem Klick auf diesen wird die Maske um ein Forum anzulegen im gewunschten Ordner aufgerufen Favoriten nachbearbeiten Um einen zuvor angelegten Favoriten nachtraglich zu bearbeiten, wechseln Sie im Portalmenu in den Bereich Systemsteuerung! Favoriten Optionen. Im Arbeitsbereich erscheinen daraufhin Ihre angelegten Hauptmenupunkte (z.b: Meine Favoriten). Bei einem Wechsel in diesen Bereich erscheinen die darunter bendlichen Untermenupunkte. Diese lassen sich bearbeiten, die Reihenfolge andern, loschen, etc... Siehe Abbildung

15 Kapitel 1. Einfuhrung in agorum desk4web Abbildung 1.7.: Favoriten nachbearbeiten 1.8. Vorlagen Mit Hilfe dieses Befehls konnen Dokumente anhand von zentral verwalteten Vorlagen erstellt werden. Unter Vorlage kann ein Suchbegri fur die Vorlage eingegeben werden. Wird dieses Feld leer gelassen, so zeigt der Knopf Suchen alle vorhandenen Vorlagen an. Durch einen Klick wird die gewunschte Vorlage markiert. Unter Name und Beschreibung werden der Name und die Beschreibung der neu zu erstellenden Datei angegeben. Ein Klick auf Speichern erstellt das neue Dokument anhand dieser Vorlage. Zudem konnen mit dieser Funktion auch gesamte Strukturen anhand einer (XML- )Vorlage erstellt werden. Siehe XML-Parser in der Entwickler-Dokumentation. Vorlagen konnen von einem Administrator unterhalb von /agorum/roi/exeman- Templates gespeichert werden. Sie konnen in einer Verzeichnisstruktur abgelegt werden, die dann auch bei der Auswahl sichtbar wird (Siehe Abbildung 1.8). 15

16 Kapitel 1. Einfuhrung in agorum desk4web Abbildung 1.8.: Erstellen einer Datei / einer Struktur nach einer Vorlage 1.9. Dateien Es gibt neben den Moglichkeiten von agorum desk4web die jetzt vorgestellt werden, naturlich auch die von agorum core unterstutzten Protokolle (wie zum Beispiel DMS-Laufwerk (Netzlaufwerk), FTP oder WebDav (siehe Kapitel??2. Zugri auf Dokumente) um auf Dateien zuzugreifen Einzelupload Der Menubefehl Datei! Neu! Einzelupload erlaubt es, Dateien einzeln in das aktuell gewahlte Verzeichnis zu speichern. Geben Sie unter Name den Namen der zu speichernden Datei ein und wahlen sie mit Durchsuchen die Datei von Ihrer Festplatte, die Sie speichern mochten. Optional konnen Sie der Datei eine Beschreibung mitgeben. Ein Klick auf Speichern speichert die Datei ab. Dies kann je nach Groe der Datei und Netzwerk-Anbindung an das System eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen Download In der Verzeichnisliste selbst ist es nicht moglich, mittels der rechten Maustaste die gewahlte Datei auf der Festplatte zu speichern (herunterladen). Stattdessen 16

17 Kapitel 1. Einfuhrung in agorum desk4web gib es fur diese Funktion einen Menubefehl. Markieren Sie die gewunschten Dateien/Verzeichnisse, die Sie herunterladen mochten und wahlen Sie dann den Menupunkt Datei! Download. In der folgenden Maske konnen Sie mittels der rechten Maustaste die gewahlten Dateien herunterladen. Haben Sie zuvor Verzeichnisse gewahlt, so werden die darin enthaltenen Dateien als Download angeboten Bearbeiten Dieser Befehl erlaubt es, markierte Objekte nachzubearbeiten. Um ein Objekt zu bearbeiten, markieren Sie es in der Verzeichnis-Liste mit einem Mausklick in die betreende Zeile, und rufen den Menubefehl Bearbeiten! Bearbeiten auf. Daraufhin erscheint die dem Objekt zugehorige Bearbeiten-Maske. Sind mehrere Objekte markiert, wird lediglich das erste beachtet Mitteilungen Die Mitteilungsfunktion ist eine sehr hilfreiche Funktion in agorum core, mit der sie sich uber Anderungen in von Ihnen uberwachten Bereichen informieren lassen konnen. Diese Mitteilungen konnen sie uber agorum desk4web, uber den Windows-Client oder aber auch uber RSS Feeds empfangen Anderungen verfolgen Der Menubefehl Bearbeiten! Anderungen verfolgen erlaubt es, markierte Objekte zu uberwachen. Fuhren andere Benutzer Anderungen durch oder erstellen etwas Neues innerhalb der uberwachten Bereiche, so erhalten Sie uber den Mitteilungsassistenten eine Mitteilung uber diese Anderungen. Werden Ordner zur Uberwachung hinzugefugt, so werden samtliche Anderungen auch unterhalb dieser Ordner uberwacht. 17

18 Kapitel 1. Einfuhrung in agorum desk4web Anderungen nicht verfolgen Der Menubefehl Bearbeiten! And. nicht verfolgen erlaubt es, markierte Objekte von der Uberwachung auszuschlieen. Werden Ordner von der Uberwachung ausgeschlossen, so werden samtliche Anderungen auch unterhalb dieser Ordner ignoriert Mitteilungsliste Die Mitteilungsliste (Siehe Abbildung 1.9) konnen Sie uber den Schnellzugri durch Klick auf Mitteilungen abrufen. Sobald seit dem letzten Abrufen neue Mitteilungen vorhanden sind, fangt die Glocke neben dem Befehl Mitteilungen an zu blinken. Dadurch erfahren Sie sofort, wenn es etwas Neues gibt. Abbildung 1.9.: Mitteilungsliste In der Mitteilungsliste sehen Sie, wer was wann geandert oder erstellt hat. Somit sind Sie immer auf dem aktuellsten Stand. Die Mitteilungen, die Sie seit dem letzten Abruf schon gesehen haben, werden unterhalb einer Trennlinie angezeigt. Uber den Menubefehl Bearbeiten! Gelesen konnen Sie markierte Objekte aus der Mitteilungsliste entfernen. Mit dem Befehl Bearbeiten! Alle gelesen werden alle Mitteilungseintrage entfernt. Verwenden sie nicht den Menubefehl Bearbeiten! Loschen um gelesene Objekte zu entfernen! Mit diesem Befehl werden die Objekte geloscht! 18

19 Kapitel 1. Einfuhrung in agorum desk4web Um ein Objekt zu bearbeiten oder andere Aktionen darauf durchzufuhren, muss es markiert werden. Dies geschieht durch das Setzen einer Markierung in der betreenden Zeile, in der das Objekt steht. Sind mehr Objekte in der Mitteilungsliste, als beim Benutzer sichtbar eingestellt (im Standard 20), werden die Vor- und Zuruck-Knopfe oberhalb der Spalten aktiv, um so zu weiteren Objekten innerhalb des Verzeichnisses blattern zu konnen. Ein Klick auf ein -Icon onet diesen Ordner in ihrem Dateimanager (normalerweise der Windows Explorer). Fur diese Funktion muss der Windows- Client installiert sein! Ein Klick auf das -Icon abonniert die Mitteilungsliste als RSS Feed Optionen Uber den Portalmenupunkt Systemsteuerung! Mitteilungsoptionen erreichen sie die Einstellungsmaske (Siehe Abbildung 1.10)fur die Mitteilungsoptionen. Abbildung 1.10.: Mitteilungsoptionen Reiter Mitteilungs Optionen : Mit Ton benachrichtigten Wenn angehakt, wird bei neuen Mitteilungen zusatzlich mit einem Ton benachrichtigt. Achtung: Es wird nicht empfohlen diese Funktion einzusetzen, da es vorkommen kann, dass Sie den Eingabefokus in einem externen Programm verlieren (z.b. bei Textbearbeitung). 19

20 Kapitel 1. Einfuhrung in agorum desk4web Mitteilungsliste in einem neuen Tab anzeigen Wenn angehakt, wird die Mitteilungsliste in einem neuen Reiter geonet. Automatische Uberwachung von neuen Foren und deren Antworten Wenn angehakt, werden von ihnen erstellte Foren oder Foren, auf die Sie geantwortet haben, automatisch uberwacht. Uberwachte Bereiche Hier konnen Sie uberwachte Bereiche entfernen. Von der Uberwachung ausgeschlossene Bereiche Hier konnen Sie von der Uberwachung ausgeschlossene Bereiche entfernen Objekt Information Uber diesen Befehl konnen Sie sich von einem markierten Objekt detaillierte Informationen anzeigen lassen. Die Knopfe PDF-Ansicht und HTML-Ansicht beherbergen die selben Funktionen wie die Menubefehle (Ansicht! PDF-Ansicht, bzw. HTML-Ansicht). Der zweite Reiter Ablageorte zeigt zum einen alle Verzeichnisse, in denen dieses Objekt sichtbar ist, sowie alle Objekte, an denen dieses Objekt angehangt ist. Diese Funktion ist interessant, um von der einen Information zu der anderen zu gelangen. Je nach Kontext und Berechtigung konnen in dieser Maske weitere Reiter angezeigt werden (Historie, etc.) HTML-/PDF-Ansicht Diese Funktionen ermoglichen es, gewisse Formate dynamisch in PDF oder HTML konvertieren zu lassen. Das ist gerade dann sinnvoll, wenn das jeweilige Betrachter- Programm nicht zur Verfugung steht, aber man dennoch den Inhalt des Dokumentes einsehen mochte. Hier ein kleiner Auszug der moglichen konvertierbaren Formate: MS Oce doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, rtf OpenOce sxw, odt, sxc, ods, sxd, odg, sxi, odp 20

21 Kapitel 1. Einfuhrung in agorum desk4web Bildformate psd, bmp, tif, jpeg, gif Text txt, java, p, i, c, cpp und viele weitere... ANMERKUNG: Wenn es keinen HTML-Konverter fur ein Format gibt, wird, wenn vorhanden, der TXT-Konverter verwendet Benutzeroptionen Uber den Portalmenupunkt Systemsteuerung! Benutzeroptionen konnen Sie Einstellungen fur Ihren Benutzer vornehmen. Reiter Benutzereinstellungen Items pro Liste: Gibt die Menge der Elemente einer Verzeichnisliste an, die gleichzeitig dargestellt werden. Wird diese Anzahl uberschritten, so erscheinen Blatter-Knopfe, um zu den weiteren Elementen zu gelangen. Mitteilungsliste in einem neuen Tab anzeigen: Wenn angehakt, wird die Mitteilungsliste in einem neuen Reiter geonet. Suchergebnisliste in einem neuen Tab anzeigen: Wenn angehakt, wird eine neue Suche in einem neuen Reiter geonet. Sprache: Spracheinstellung der Oberache. Reiter Passwort Hier konnen Sie Ihr Passwort andern. Reiter Entwurfe nach dem Senden loschen: Wenn angehakt, wird eine unter Entwurfe gespeicherte nach dem Versenden aus dem Entwurfsordner geloscht. Fussnote: Hier konnen Sie fur jede Ihrer Adressen individuell Ihre Signatur einstellen. Diese Signatur kann dann beim Versenden einer angehangt werden. 21

22 Kapitel 2. Zugri auf Dokumente Neben dem Zugri auf Dokumente uber das Webportal agorum desk4web, gibt es noch weitere Moglichkeiten, die hier dargestellt werden sollen Zugri uber das DMS-Laufwerk / Netzlaufwerk Eine genauere Beschreibung der Installation von Netzlaufwerken unter Windows nden Sie im Administrationshandbuch Allgemein Das DMS-Laufwerk von agorum core bietet fur den Benutzer einen sehr einfachen und vor allem einen gewohnten Zugang in das Dokumentenmanagement-System Verwendung Um ein Netzlaufwerk unter Windows zu verbinden, wahlen sie im Menu des Explorers Extras! Netzlaufwerk verbinden und geben die Verbindungsdaten, die sie auf dem Datenblatt zu agorum core nden, in die Maske ein (Siehe Abbildung 2.1) 22

23 Kapitel 2. Zugri auf Dokumente Abbildung 2.1.: Netzlaufwerk verbinden Unter Windows konnen Sie das DMS-Laufwerk auch mit folgendem DOS-Befehl verbinden: 1 NET USE G: \\ agorumcore \ dms Unter Linux konnen Sie das DMS-Laufwerk mit dem mount-befehl mounten: 1 mount -t cifs -o username = USER, password = PASSWORD, iocharset = iso , codepage = iso , uid =1000, file_mode =0774, dir_mode =0775 // agorum - core - SERVER / dms / mnt / d4w Wobei: USER Ein User aus agorum core PASSWORD Das Passwort des Users (USER) aus agorum core uid Dieser User wird benutzt, um die Rechte zu prufen (von Linux aus) le mode Die Berechtigungen der Dateien auf diesem Mount dir mode Die Berechtigungen der Verzeichnisse auf diesem Mount /mnt/d4w Beliebiger Zielpfad 23

24 Kapitel 2. Zugri auf Dokumente Achtung: Unter den neueren Versionen der am meisten benutzten Linux- Versionen und Mac OSX sehen die mount-befehle etwas anders aus: Ubuntu/Debian (kann auch bei neueren Suse-Systemen funktionieren): 1 sudo mount -t cifs // IP / dms / mnt / dms - ousername = user, iocharset = utf8, uid = linux -uid, gid = linux - groupid Open Suse 11: 1 mount -t cifs // IP / dms / mnt / dms - ousername = user, iocharset = utf8 Mac OSX (in Konsole): 1 mount -t smbfs // username@ip / dms / mnt / dms Auf Mac OSX muss noch in der MetaDB von agorum core im Schlussel /MetaDb/MAIN_MODULE_MANAGEMENT/roi/control/ NotAllowedNameChars der Doppelpunkt entfernt (also als Buchstabe fur Dateinamen/-verzeichnisse erlaubt) werden. Eine Besonderheit des DMS-Laufwerks ist es, dass alle Dateien mit der Endung.ac.xml geparst werden (wie auch bei FTP, siehe nachfolgendes Kapitel), womit z.b. Metadaten in agorum core gesetzt werden konnen. Auerdem werden auch alle s geparst (.msg bzw..eml) Zugri uber FTP Allgemein Das FTP Modul bietet die Moglichkeit uber einen FTP-Client auf agorum core zuzugreifen. Der Client muss auf Passiv-Mode geschaltet werden Konguration siehe Administrationshandbuch 24

25 Kapitel 2. Zugri auf Dokumente Besonderheiten 1. Alle Dateien, die die Dateiendung.xml besitzen, werden geparst. Damit konnen XML-Scripte (Siehe Entwickler-Dokumentation) uber FTP in agorum core eingepegt werden. 2. Bei normalen Benutzern (nicht admin) wird immer das Home-Verzeichnis als Root genommen. Wie dies geandert wird, siehe Administrationshandbuch Zugri uber WebDAV Allgemein Sie konnen sich per WebDAV unter Verwendung folgender URL mit agorum core verbinden: http(s)://<agorum-core-server>/ngfswebdav/files oder http(s):// <agorum-core-server>/ngfswebdav/private Zu empfehlen sind WebDAV-Clients von Drittherstellern, die dem Benutzer wieder ein normales Netzlaufwerk, uber das WebDAV-Protokoll, zur Verfugung stellen, da die Benutzung sonst nicht in jedem Programm funktioniert. 25

26 Kapitel 3. Die Suche 3.1. Allgemein Die Suche ist ein sehr machtiges Werkzeug in agorum core. Sie bietet die gleichzeitige Suche im Volltext und in Metadaten! 3.2. Die Schnellsuche Uber die Schnellsuche (siehe Abbildung 3.1) lassen sich bequem und schnell einfache Suchanfragen absetzen, mit der Moglichkeit, die Suche auf einzelne Objekte einzuschranken (Auswahlliste links neben dem Eingabefeld). Es sind aber auch (mit Kenntnis der Suchsyntax) sehr komplexe und ausgefeilte Suchen moglich, z.b. das gezielte Suchen nach Objekten oder Attributen oder eine Unscharfe-Suche. Weitere Informationen zur Suchsyntax nden Sie im Kapitel Suchsyntax. Abbildung 3.1.: Schnellsuche 26

27 Kapitel 3. Die Suche 3.3. Die erweiterte Suche Die erweiterte Suche (Siehe Abbildung 3.2) kann uber mehrere Wege erreicht werden. Zum einen gibt es den Schnellzugri Erweiterte Suche in der oberen Leiste des agorum desk4web Portals oder aber den Einstieg uber (fast) alle Menus Bearbeiten! Suchen. Die erweiterte Suche bietet die Moglichkeit ohne Kenntnisse der Suchsyntax die Suche auf bestimmte Objekte oder Attribute einzuschranken. Die Maske kann je nach installierten Modulen von der hier gezeigten Maske abweichen. Das hier abgebildete Beispiel zeigt den Reiter fur die Mailsuche. Es gibt fur jedes mogliche Attribut ein Eingabefeld. Diese Maske der erweiterten Suche merkt sich die Eingaben der letzten Suche. Fur eine neue Suche konnen mit der Schaltache Neue Suche alle Eingaben auf der Maske zuruckgesetzt werden. Wichtig: Die erweiterte Suche beschrankt sich immer nur auf Objekte des aktuell ausgewahlten Reiters. Also z.b. beim Reiter Alles wird nach allen Objekten gesucht, im Reiter wird nur nach Mail-Objekten gesucht. Abbildung 3.2.: Erweiterte Suche 3.4. Die Ergebnisliste Die Suchergebnisliste zeigt Ihnen, sortiert nach letztem Anderungsdatum, das Ergebnis Ihrer Suche. Auf einen Blick sehen Sie, was gefunden wurde, wo es gefunden 27

28 Kapitel 3. Die Suche wurde, wann es zuletzt geandert wurde, und um was fur ein Objekt es sich handelt. Sie konnen aus dieser Liste viele der Menu-Funktionen direkt auf die gewahlten Objekte durchfuhren oder mit einem Klick direkt zu deren Ablageort gelangen. In der Navigation wird Ihnen angezeigt, wie viele Treer es ungefahr gab. Zudem wird Ihnen nochmals Ihre Sucheingabe angezeigt. Sind mehr Objekte in der Ergebnisliste vorhanden, als beim Benutzer sichtbar eingestellt (im Standard 20), werden die Vor- und Zuruck-Knopfe oberhalb der Spalten aktiv, um so zu weiteren Objekten innerhalb des Verzeichnisses blattern zu konnen. Ein Klick auf ein -Icon onet den jeweiligen Ordner in ihrem Dateimanager (normalerweise der Windows Explorer). Fur diese Funktion muss der Windows-Client installiert sein! (Siehe Kapitel Der Windows-Client). Ein Klick auf das Icon links neben dem Dateiname onet das jeweilige Clientprogramm, das mit der Dateiendung verknupft ist. Fur diese Funktion muss der Windows-Client installiert sein! (Siehe Kapitel Der Windows-Client) Das Search-Highlighting(Fundstellenmarkierung) Das Search-Highlighting (Fundstellenmarkierung) dient zur Markierung von Fundstellen in der Ergebnisliste einer Suche. Auerdem besteht die Moglichkeit sich eine komplette Textansicht der gefundenen Dokumente, inklusive Markierung der Fundstellen, anzeigen zu lassen. Das Search-Highlighting-Modul steht nur in agorum core Pro zur Verfugung. Searchhighlighting/Fundstellenmarkierung an- und abschalten Die Fundstellenmarkierung kann mittels des Menupunktes in der Werkzeugleiste an- und abgeschaltet werden. agorum core merkt sich die von Ihnen gewahlte Einstellung fur die nachsten Sitzungen. 28

29 Kapitel 3. Die Suche Abbildung 3.3.: Suchergebnis mit angeschalteter Fundstellenmarkierung Abbildung 3.4.: Suchergebnis mit abgeschalteter Fundstellenmarkierung 3.5. Die Suchsyntax Grundlagen Diese Anfrage sucht alle Dokumente die alle 4 Worte beinhalten (UND- Verknupfung): 1 rolf lang de sk4 web agorum 29

30 Kapitel 3. Die Suche Boolsche Verknupfungen Mit boolschen Verknupfungen ist die Suche mit AND (und) und OR (oder) gemeint sowie NOT (nicht). Damit bietet sich die Moglichkeit das Ergebnis zu verfeinern. Diese drei Schlusselworter mussen GROSS geschrieben werden! AND Verknupfung Dieses Beispiel ist mit dem aus der Einfuhrung gleichwertig: 1 rolf AND lang AND de sk4w eb AND agorum Das Schlusselwort AND kann auch weggelassen werden: 1 rolf lang de sk4 web agorum Das Ergebnis dieser beiden Suchen ist exakt gleich, da sie dasselbe bedeuten! OR Verknupfung Mit OR verknupfte Begrie mussen geklammert werden: 1 ( rolf OR oliver OR agorum ) Das Ergebnis liefert alle Dokumente, in denen die Worter rolf oder oliver oder agorum vorkommen. Kombination von AND und OR Weiter konnen Begrie verknupft und geklammert werden: 1 (( rolf lang ) OR ( oliver schulze )) Hier werden alle Dokumente gesucht, in denen entweder rolf und lang oder oliver und schulze vorkommt. 30

31 Kapitel 3. Die Suche NOT Alle Dokumente in denen rolf und lang vorkommt und nicht oliver und schulze: 1 (( rolf lang ) AND NOT ( oliver schulze )) Pfadsuche Uber das spezielle Tag inpath kann gezieht unterhalb von Pfaden gesucht werden. Dabei wird der Pfad, unter dem gesucht werden soll, als ID angegeben. Beispiel: 1 name : doc inpath : Sucht alle Objekte, die im Namen doc beinhalten und unterhalb des Pfades mit der ID gespeichert sind. Suche nach Bereichen Weiter konnen Bereiche durchsucht werden: 1 [ 2000 TO 8000] Sucht alle Dokumente wo die Zahlen zwischen 2000 und 8000 vorkommen. Bereiche konnen auch fur alphanumerische Werte durchgefuhrt werden: 1 { anton TO berta } Sonderzeichen Sondereichen mussen mit einem n maskiert werden. Folgende Sonderzeichen gibt es: &&! ( ) { } [ ] ^ ~ *? : \ " Beispielsweise soll nach (1+1):2 gesucht werden: 1 \(1\+1\) \:2 31

32 Kapitel 3. Die Suche Erweiterte Suchfunktionen Suchen nach Wortteilen Die Suche nach Teilen eines Wortes kann uber die Wildcards? fur ein einzelnes Zeichen und * fur mehrere Zeichen gesteuert werden. Beispiel: Folgende Suche ndet alle Worter, die mit Kunden beginnen, z.b. Kundenname, Kundennummer, etc.: 1 Kunden * Folgende Suche ndet u.a. die Worter test und text: 1 te?t Suchen nach ahnlich geschriebenen/gesprochenen Worten Hinter jedes Suchwort kann eine ~ angehangt werden, dann wird nicht nur nach dem Wort gesucht, sondern auch nach ahnlich geschriebenen, bzw. ahnlich gesprochenen Worten. Beispiel: Suche alle , in dem der Name Maier vorkommt. Die Suche ndet u.a. folgende Schreibweisen des Namens Maier: Meier, Mayer, Meyer, usw. 1 Maier ~ ancestors : mailobject Suchen nach Phrasen Sucht alle Dokumente, in denen agorum desk4web in dieser Reihenfolge steht: 1 " agorum desk4web " Suchen nach Worten, die maximal n Worte auseinander stehen: 1 " desk4web agorum "~5 32

33 Kapitel 3. Die Suche Sucht alle Dokumente in denen desk4web und agorum innerhalb von 6 Worten steht. 0 bedeutet, die Worte stehen nebeneinander Ausblenden von Wortern Ausblenden von Worten durch ein vorangestelltes Minus (-): 1 muster - muster1 Findet alle Dokumente, in denen muster vorkommt und nicht muster1 enthalten ist. Relevanz eines Suchwortes erhohen Die Relevanz eines Suchwortes zu einem anderen Suchwort erhohen wird mit dem Dachchen (^ ) gemacht: 1 agorum ^4 So ftw are agorum hat eine hohere Relevanz wie Software. Der Faktor muss groer 0 sein. Alles Suchen auer Mails 1 ( NOT ancestors :( mailobject OR maildocumentobject ) ( SUCHTEXT ) ) Beispiel (Finde alles wo im Namen doc steht ): 1 ( NOT ancestors :( mailobject OR maildocumentobject ) ( name : doc ) ) Suche auf bestimme Objekte eingrenzen Diese Suchfunktionen lassen sich nur anwenden, wenn sie mit den Interna von agorum core vertraut sind. Informationen zur Objektstruktur nden sie in der Entwicklerdokumentation. 33

34 Kapitel 3. Die Suche Nur von GLOBALOBJECT abgeleitete Objekte sind durchsuchbar! Suchen innerhalb von Mails: 1 rolf ancestors : mailobject Suchen von Mails eines bestimmten Absenders: 1 fromaddress :( gmx. de ) Objekte werden immer durch das Schlusselwort ancestors: gekennzeichnet. Wenn Attribute gesucht werden, so werden diese mit dem Attributnamen eingegeben. z.b.: name: Die Attribute werden immer klein geschrieben, ebenso die Schlusselworter Wenn nur Foren-Objekte durchsucht werden sollen, kann dies folgendermaen aussehen (SUCHTEXT wird dann durch Ihre Suchworte ersetzt): 1 ancestors :( d4wforum OR d4wforumfile OR d4wforummedia OR d4wforumlink ) ( SUCHTEXT ) Diese Suche wird alles zuruckliefern, was in einem Forum abgelegt wird. Da ein Forum aus mehreren Objekten besteht, mussen diese mit OR verknupft werden. Wie sind die Datentypen zu suchen Datum Bei Daten gibt es zwei Anhange pro Datums-Attribut. So kann datedate oder datetime angehangt werden, um so die Suche besser einschranken zu konnen: 34

35 Kapitel 3. Die Suche Name Beschreibung Format createdate Vollstandiges Datum/Uhrzeit yyyymmddhhmmss des Erstellungsdatums createdatedatedate Nur Datum des Erstellungsdatums yyyymmdd createdatedatetime Nur Uhrzeit des Erstellungsdatums HHmmss lastmodifydate Vollstandiges Datum/Uhrzeit yyyymmddhhmmss der letzten Anderung lastmodifydatedatedate Nur Datum der letzten yyyymmdd Anderung lastmodifydatedatetime Nur Uhrzeit der letzten HHmmss Anderung Beispiel (Gibt alle Objekte zuruck, die zwischen dem Uhr und Uhr angelegt wurden): 1 createdate :[ TO ] Beispiel (Gibt alle Objekte zuruck, die am angelegt wurden): 1 createdatedatedate :( ) Beispiel (Gibt alle Objekte zuruck, die zwischen Uhr und Uhr angelegt wurden): 1 createdatedatetime :[ TO ] String / Longtext / Content (eines Dokumentes) Zeichenketten konnen ohne spezielle Kennzeichnung eingegeben werden. Alles suchen wo agorum core vorkommt, kann unterschiedlich aussehen (Es werden nur diese beiden Worte gesucht, unabhangig wo diese in dem Objekt/Dokument stehen): 1 agorum core Oder (Nur die Objekte/Dokumente nden, wo diese beiden Worte zusammen stehen): 1 " agorum core "~2 35

36 Kapitel 3. Die Suche Boolean Ein Boolean wird entweder mit true oder mit false gesucht. Beispiel (Sucht alle Objekte die einen Ordner darstellen): 1 isfolder : true GLOBALOBJECT Die ID wird dort so abgelegt, wie diese in der ID des GlobalObject steht. Beispiel (Sucht alle Objekte, die von dem Benutzer mit der ID zuletzt geandert wurden): 1 lastmodifier : Long Eine Long-Zahl wird so gesucht, wie sie gespeichert ist. Beispiel (Sucht alle Dateien und s, die 1852 Bytes gro sind): 1 content : 1852 Integer Eine Integer-Zahl wird auf 10 Stellen erweitert. So muss beispielsweise eine 1 als gesucht werden. Beispiel (Selektiert alle Objekte die einen Session- Lock haben, wobei 0=NoLock, 4=SessionLock und 1=HardLock bedeutet): 1 lockstate : Sonderattribute pro Objekt leftwardrelations Mit diesem kann abgefragt werden, an was ein Objekt verknupft ist. Hier konnen alle Objekte angegeben werden, die von RELATIONOBJECT abgeleitet sind. 36

37 Kapitel 3. Die Suche Beispiel (Bringt alle Objekte, die mit einem Ordner verknupft sind. ACHTUNG: Dauer sehr lange): 1 leftwardrelations : FOLDERPATHRELATIONOBJECT ancestors Dieses gibt die Objektableitung vor. Dasselbe wurde man auch uber die ClassID erreichen, diese ist aber auf jedem System anders. Beispiel (Sucht alle Foren): 1 ancestors :( d4wforum ) allelds Alle Attributenamen selbst werden im Schlusselwort allelds: zusammengefasst. Uber dieses Schlusselwort kann nach vorhandenen Attributen gesucht werden. In dem Schlusselwort selbst ist neben den Attributenamen auch das Schlusselwort selbst immer enthalten (Wichtig fur die NOT - Suche, siehe Beispiel unten) Beispiel fur eine Suche nach allen Objekten, die das Meta-Attribute eadhead enthalten: 1 allfields :( eadhead ) Hier ein Beispiel, das alle Objekte ndet, die das Meta-Attribute eadhead nicht enthalten: 1 allfields :( allfields NOT eadhead ) Oft kann es auch vorkommen, das noch explizit der Classname des Objektes abgefragt werden muss, um die entsprechenden Treer zu bekommen. Hier eine Suche nach allen Mails bei denen keine Wichtigkeit gesetzt ist. Ohne die ClassId wurden alle Objekte als Treer zuruckgeliefert werden, auch die, die dieses Attribut naturlich nicht haben, da es keine Mails sind. 1 allfields :( allfields NOT priority ) classid :${ CLASSID : mailobject } 37

38 Kapitel 3. Die Suche Such-Funktionen CLASSID Um nach einer speziellen ClassID zu suchen, gibt es hierfur eine spezielle Syntax. Dies ist notwendig, da die ClassID der einzelnen Objekte in jedem System eine andere ID hat. Syntax: 1 ${ CLASSID : Classname } Diese Funktion gibt die ClassID des Objektes zuruck. Welche Classnamen es gibt siehe Entwicklerdokumentation. Beispiele hierfur sind Fileobject, Folderobject, Mailobject... Beispiel bei dem alle Fileobjekte gesucht werden: 1 classid :${ CLASSID : fileobject } Vorteil dieser Suche gegenuber der Suche mit dem Schlusselwort ancestors: ist der, dass nach exakt diesem Object-Type gesucht werden kann. Bei ancestors: werden auch alle Ableitungen von diesem Objekt gefunden. USERID Mit dieser Funktion kann nach einem speziellen Benutzer gesucht werden. Syntax: 1 ${ USERID :} oder ${ USERID : Benutzer } Ohne die Angabe eines Benutzers wird der aktuell angemeldetet Benutzer verwendet. Wenn ein Benutzer angegeben wird, wird dieser Benutzer genommen. Als Ergebnis liefert die Funktion die ID des Benutzers zuruck. Suchbeispiel: 1 creator :${ USERID :} Diese Suchanfrage gibt alle Objekte zuruck, bei denen der aktuell angemeldete Benutzer der creator ist. 38

39 Kapitel 3. Die Suche Suchbeispiel: 1 creator :${ USERID : demo } Diese Suchanfrage gibt alle Objekte zuruck, bei denen der Benutzer demo der creator ist. ACTDATE und ACTDATETIME Mit diesen Funktionen kann ein relatives Datum, bezogen auf das aktuelle Datum gesetzt werden. Syntax: 1 ${ ACTDATE : Tage } oder ${ ACTDATETIME : Sekunden } Wobei Tage und Sekunden Ganzzahlwerte sind und auch negativ sein konnen. (24h = Sekunden) Beispiel fur die Suche: 1 lastmodifydatedatedate :[ ${ ACTDATE : -1} TO ] 2 3 oder 4 5 lastmodifydate :[ ${ ACTDATETIME : } TO ] Beispiel einer Suche, die anzeigt was der aktuell angemeldete Benutzer als letztes bearbeitet hat, ausgeschlossen werden Versionen vom Wiki. Angezeigt werden alle Treer bis 30 Tage zuruck: 1 (( lastmodifier :${ USERID :} - wikiversion : true AND ( ancestors : globalobject AND ( lastmodifydatedatedate :[ ${ ACTDATE : -30} TO ${ ACTDATE :0}]) ))) 39

40 Kapitel 4. Zugri auf s 4.1. Zugri uber das Webportal Der Bereich Uber den Portalmenupunkt Privat Bereich! gelangen Sie in den Bereich. Dort gibt es die Postfacher Posteingang, Postausgang, Gesendete Post und Entwurfe sowie einen lter Bereich. Die -Listendarstellung lehnt sich an die normale Verzeichnisdarstellung an. Ihnen stehen Sortier- und Navigationsfunktionen zur Verfugung. Eine Buroklammer links von der Mail zeigt an, dass diese Mail Anhange besitzt. Das Stern-Symbol zeigt, ob eine markiert ist, oder nicht. Ein Klick auf das Symbol andert die Markierung der Mail. Diese Markierung wird auch bei vielen Mailclients via IMAP dargestellt und veranderbar. s konnen auch in die normale Verzeichnis-Ansicht ubernommen werden (z.b uber die Zwischenablagefunktionen Ausschneiden und Einfugen), so konnen sie zusammen mit Dateien und anderen Objekten an einem Ablageort zusammengefasst werden verfassen Es gibt mehrere Moglichkeiten, um diesen Dialog zu onen. Uber den Schnellzugri, in jedem Menu unter Datei! Neu! oder wenn Sie ein Objekt ausgewahlt haben und es per uber Datei! Senden an! versenden wollen. 40

41 Kapitel 4. Zugri auf s Reiter Von: Wahlen Sie hier die Adresse aus, mit der Sie die absenden mochten. Das ist die Adresse, die beim Empfanger als Absender erscheint. An: Geben Sie hier den/die Empfanger an. Cc: Geben Sie hier den/die Empfanger an, die eine Kopie erhalten sollen. Bcc: Geben Sie hier den/die Empfanger an, die eine Blindkopie erhalten sollen. Betre: Geben Sie den Betre der ein. Text: Geben Sie den Text der ein. Fussnote anhangen: Mit diese Schaltache wird die Signatur der gewahlten Absender-Adresse (Von) an das Ende der angefugt. Die Signatur kann uber die Benutzeroptionen eingestellt werden. Empfanger soll eine Lesebestatigung senden: Ist dieser Haken gesetzt, wird der Empfanger aufgefordert, bei Erhalt der Mail eine Lesebestatigung zu senden. Wichtigkeit: Hier konnen Sie einstellen, wie hoch die Wichtigkeit Ihrer ist. Vertraulichkeit: Mit dieser Auswahlliste konnen Sie die Vertraulichkeitsstufe der festlegen. Reiter Anhange Einzel Upload: Mit dieser Schaltache konnen Anhange mit dem Einzel Upload vom lokalen Dateisystem angehangt werden. Das Funktionsprinzip des Einzel Uploads ist weiter vorne beschrieben. Einfugen: Mit dieser Schaltache konnen Dateien, die bereits im agorum core liegen, uber die Zwischenablage angehangt werden. Dazu mussen diese Dateien zuvor in die Zwischenablage kopiert werden (uber Bearbeiten! Kopieren). Entfernen: Mit dieser Schaltache konnen Anhange wieder entfernt werden. 41

42 Kapitel 4. Zugri auf s speichern Haben Sie eine verfasst, konnen Sie diese auch speichern anstatt sie zu versenden. Dazu klicken Sie auf die Speichern-Schaltache im linken unteren Teil der Eingabemaske. Die wird in Ihrem Mailbereich unter Entwrfe abgespeichert Empfang von s und Benachrichtigungen uber Empfangsbestatigungen Beim normalen Empfang einer blinkt wie auch beim Erhalt von Mitteilungen die Glocke neben dem Mitteilungsbefehl in der rechten oberen Ecke. Sie konnen die dann entweder direkt in der Mitteilungsliste onen oder Sie gehen uber den Portalmenupunkt Eigener Bereich! . Ihre eingegangenen s sind im Ordner inbox bzw. Posteingang abgelegt. Haben Sie beim Erstellen der die Option Empfanger soll eine Lesebestatigung senden angehakt, werden Sie von der Empfangsbestatigung uber ein aufgehendes Fenster benachrichtigt Zugri per IMAP mit einem beliebigen Mailclient Allgemein Uber IMAP konnen beliebige Mailclients mit den Mailkonten von agorum core verbunden werden. Es kann eine sichere Verbindung uber SSL oder uber TLS genutzt werden. Zur verschlusselten Passwortubertragung (SASL) wird CRAM- MD5 und NTLM unterstutzt Besonderheiten Loschen Bitte beachten Sie, dass wenn Sie s uber einen IMAP-Client loschen, diese nicht wirklich geloscht werden, sondern nur als geloscht markiert sind! Im Webpor- 42

43 Kapitel 4. Zugri auf s tal wird diese Markierung dargestellt, dass der Betre der als geloscht markierten durchgestrichen ist. Wenn die als geloscht markierten s von ihrem IMAP-Client endgultig geloscht werden, sind sie naturlich immer noch uber den Papierkorb von agorum core wieder herstellbar. Verschieben und Kopieren Wenn Sie eine uber einen Mail-Client verschieben lauft das folgendermaen ab: 1. Die Mail wird in den Zielordner kopiert. 2. Die Mail im Quellordner wird als geloscht markiert. Damit verschobene Mails in agorum core alle Verknupfungen, Notizen, etc. behalten, werden Mails beim Kopieren uber IMAP in agorum core verlinkt! Weiter ist beim Verschieben, bzw. Kopieren zu beachten, dass die das ACL des Zielordners bekommt, wenn die selber das ACL private hat und der Zielordner ein anderes ACL wie private besitzt Konguration Allgemein Hier wird anhand der beiden weit verbreiteten Mailclients Outlook und Thunderbird die Konguration gezeigt. Die Konguration kann auf andere Mailclients ubertragen werden. Es werden TLS und SSL fur IMAP unterstutzt, sowie SSL fur SMTP. Falls die Ports von IMAP und SMTP von den Standardwerten abweichen sollten, informieren Sie sich bitte bei Ihrem Systembetreuer. Auf dem Dialog fur Benutzereinstellungen (Im Portalmenu von desk4web: Systemsteuerung! Benutzeroptionen) gibt es fur die IMAP-Einstellungen einen eigenen Reiter IMAP. Hier kann ein Benutzer die globale Einstellung fur die Anzahl der Tage der bereitgestellten s per IMAP uberschreiben. Die Eingabe von 0 setzt die Anzahl der Tage auf unendlich. 43

44 Kapitel 4. Zugri auf s Microsoft Outlook Bei der Konguration von Outlook (Version 2007) durfen die gesendeten Mails nicht in einem Ordner des IMAP-Postfaches abgelegt werden, sondern im Ordner Gesendete Post von Outlook (siehe Abbildung 4.1). Hintergrund ist, dass Mails von agorum core automatisch beim Senden in den Ordner Gesendete Post bzw. sentbox abgelegt werden, so dass Outlook gesendete Mails nicht zusatzlich im IMAP-Postfach speichern muss. Abbildung 4.1.: IMAP-Konguration bei Outlook 1 Weiter ist zu beachten, dass der Postausgangsserver (SMTP) von agorum core eine Authentizierung verlangt. Es werden die gleichen Einstellungen wie fur den Posteingangsserver (IMAP) verwendet (Siehe Abbildung 4.2). 44

45 Kapitel 4. Zugri auf s Abbildung 4.2.: IMAP-Konguration bei Outlook 2 Mozilla Thunderbird Bei der Konguration von Thunderbird (Version 3.0 oder groer) durfen die gesendeten Mails nicht in einem Ordner des IMAP-Postfaches abgelegt werden (siehe Abbildung 4.3). Hintergrund ist, dass Mails von agorum core automatisch beim Senden im Ordner Gesendete Post bzw. sentbox abgelegt werden, so dass Thunderbird gesendete Mails nicht zusatzlich im IMAP-Postfach speichern muss. 45

46 Kapitel 4. Zugri auf s Abbildung 4.3.: IMAP-Konguration bei Thunderbird lter Uber den Portalmenupunkt Eigener Bereich! und dort unter lter gelangen Sie in die Einstellungen fur den lter. Mit Hilfe des lters konnen Sie anhand diverser Regeln bestimmen, was mit eingehenden s passieren soll. Die Filter werden wiederum analog zu einer Verzeichnisliste dargestellt. Sie konnen auf einen Blick den Namen des jeweiligen Filters, seine Aktion, sowie diverse Status einsehen. Mit Hilfe der Pfeile konnen Sie die Abarbeitungsreihenfolge der Filter andern Posteingangslter erstellen / bearbeiten Uber den Menupunkt Datei! Neu! lter erscheint die dargestellte Maske (Siehe Abbildung 4.4). 46

47 Kapitel 4. Zugri auf s Abbildung 4.4.: Erstellen eines lters Reiter Filter Name: Geben Sie einen Namen fur den Filter ein. Aktion ausfuhren: Wahlen Sie eine Aktion aus, die durchgefuhrt werden soll, wenn die Bedingung greift. Folgende Aktionen sind moglich: verschieben, loschen, Antwort zurucksenden, weiterleiten. Wenn das Feld: Wahlen Sie ein Feld aus, das uberpruft werden soll (z.b. Betre). Wird Anderes Feld ausgewahlt, so wird das Eingabefeld rechts davon aktiviert. Dies ermoglicht es Ihnen, einen Headertag der anzugeben. Dieses Headertag muss exakt mit der Schreibweise in der ubereinstimmen. So haben Sie die Moglichkeit, gezielt auf Felder innerhalb der zuzugreifen. Regularer Ausdruck: Wenn angehakt, konnen Sie als Wert einen Regularen Ausdruck eintragen. Regulare Ausdrucke sind regelbasierende Zeichenketten, die auf Zeichenfolgen angewandt werden konnen. den Wert enthalt: Geben Sie hier das Teilwort ein, das im vorher ausgewahlten Feld enthalten sein muss, damit dieser Filter greift. Wichtig: Drucken Sie daraufhin auf den Knopf hinzufugen. Auf diese Art und Weise konnen Sie mehrere Bedingungen in der Form: Wenn das oder das zutrit, dann mache das... aneinanderreihen. Test: Um Ihre Eingabe zu testen, konnen Sie hier einen Wert eintragen. Dieser wird dann mit Ihrer Eingabe im Feld den Wert enthalt verglichen. 47

48 Kapitel 4. Zugri auf s Dieser Filter ist aktiv: Wenn angehakt, wird dieser Filter bei eingehenden E- Mails angewandt, wenn nicht, wird er ignoriert. Aktion durchfuhren auf alle eingehenden Mails: Ist dieser Punkt aktiv, werden die in der Filter-Liste eingetragenen Bedingungen ignoriert und die gewahlte Aktion auf alle eingehenden Mails angewandt. Globaler Filter: Ist nur bei Administratoren sichtbar. Diese konnen diesen Filter fur alle Benutzer einstellen. Keine weiteren Filter ausfuhren,...: Wird die Aktion dieses Filters ausgefuhrt, so wird die Filter-Ausfuhrungskette danach gestoppt. Ansonsten werden noch weitere Filter angewandt. Reiter Verschieben Zielpfad: Geben Sie hier den Ordner an, in welchen die s verschoben werden sollen. Um einen Ordner anzugeben, kopieren Sie den gewunschten Ordner uber den Menubefehl Bearbeiten! Kopieren in die Zwischenablage und fugen ihn hier ein. Diese Angaben sind nur dann notwendig, wenn Sie im Reiter Filter die Aktion verschieben gewahlt haben. Reiter Ruckantwort Geben Sie hier eine Standard-Antwort an, die an den -Absender zuruckgesendet wird, die zum zuvor angegebenen Muster passen. Diese Angaben sind nur dann notwendig, wenn Sie im Reiter Filter die Aktion Antwort zurucksenden gewahlt haben. Reiter Weiterleiten Geben Sie hier die adressen an, an welche die s weitergeleitet werden, auf die das zuvor angegebene Muster passt. Mehrere adressen werden mit einem ; voneinander getrennt. Diese Angaben sind nur dann notwendig, wenn Sie im Reiter Filter die Aktion weiterleiten gewahlt haben. Wenn das Workow-Modul installiert ist, gibt es auerdem noch den Reiter Workow Geben Sie hier den Namen und die Beschreibung des Workows an, mit der die gestartet werden soll auf die das zuvor angegebene Muster passt. 48

49 Kapitel 5. Das Wiki-Modul 5.1. Allgemein Das Wiki-Modul in agorum desk4web bietet ein Wiki (Hawaiianisch fur schnell) mit allen Zusatzfunktionen, wie zum Beispiel das Verweisen auf beliebige Objekte, etc Historie Das Wiki-Modul besitzt die Moglichkeit alte Versionen der Wikis als Historien abzulegen und untereinander zu vergleichen. Anderungen werden optisch hervorgehoben Wiki-Syntax Folgend eine Demonstration aller Wiki-Syntax Befehle, unterteilt in zusammengehorige Bereiche Zeilenumbruch Um einen Zeilenumbruch zu erzwingen, muss am Ende der Zeile ein nn eingegeben werden. Kommt nach dem nn noch ein Leerzeichen, so wird zusatzlich noch eine Leerzeile mit ausgegeben. Hier ein Beispiel: 49

50 Kapitel 5. Das Wiki-Modul Bei diesem Beispiel ist hinter dem nn in Zeile 2 ein Leerzeichen eingegeben, bei den anderen nicht. 1 Zeile 1 \\ 2 Zeile 2 \\ 3 Zeile 3 \\ 4 Zeile 4 Dies wird wie folgt dargestellt: 1 Zeile 1 2 Zeile Zeile 3 5 Zeile Uberschriften Es gibt Uberschriften in 5 Stufen. Diese sind auch uber die Buttons im Wiki-Editor erreichbar (H1-H5). Uberschriften dienen zur Gruppierung-/Untergruppierung von Sachverhalten. Ab der zweiten Uberschrift wird automatisch rechts oben ein Inhaltsverzeichnis mitgefuhrt, um einen Uberblick uber die einzelnen Bereiche zu erhalten. Uberschriften werden wie folgt im Wiki-Text eingegeben: 1 ====== Uberschrift Stufe 1 ====== 2 ===== Uberschrift Stufe 2 ===== 3 ==== Uberschrift Stufe 3 ==== 4 === Uberschrift Stufe 4 === 5 == Uberschrift Stufe 5 == Je weniger = - Zeichen, desto weiter untergeordnet ist die Uberschrift Allgemeine Text-Formatierungen Texte konnen diverse einfache Formatierungen besitzen, wie: fett: **fett** kursiv: //kursiv// 50

51 Kapitel 5. Das Wiki-Modul untersrichen: unterstrichen mit am Zeilenanfang kann eine Horizontale Trennlinie erzeugt werden, Beispiel: Listen Es gibt die Moglichkeit, sortierte, sowie unsortierte Listen zu erzeugen: Unsortierte Liste: Unsortierter Listeineintrag Unsortierter Listeineintrag { Unter-Unsortierter Listeineintrag { Unter-Unsortierter Listeineintrag Unter-Unter-Unsortierter Listeineintrag Unsortierter Listeineintrag Sortierte Liste: 1. Sortierter Listeineintrag 2. Sortierter Listeineintrag a) Sortierter Listeineintrag b) Sortierter Listeineintrag i. Sortierter Listeineintrag 3. Sortierter Listeineintrag Folgend die Syntax fur das oben dargestellte Beispiel: 1 2 * Unsortierter Listeineintrag 3 * Unsortierter Listeineintrag 51

52 Kapitel 5. Das Wiki-Modul 4 * Unter - Unsortierter Listeineintrag 5 * Unter - Unsortierter Listeineintrag 6 * Unter - Unter - Unsortierter Listeineintrag 7 * Unsortierter Listeineintrag 8 9 bzw : Sortierter Listeineintrag 12 - Sortierter Listeineintrag 13 - Sortierter Listeineintrag 14 - Sortierter Listeineintrag 15 - Sortierter Listeineintrag 16 - Sortierter Listeineintrag Links Internet Links Internet-Links werden automatisch erkannt, wird beispielsweise eingegeben, so wird automatisch daraus ein Link erzeugt: Auch Links in der Kurzform werden erkannt: Aus wird Interne Links (innerhalb eines Wiki-Dokumentes) Ein Wiki-Dokument kann aus mehreren Seiten / Unterseiten bestehen. Das Dokument kann auch in verschiedene Kategorien einsortiert werden. Werden Links zu noch nicht vorhandenen Dokumenten erzeugt, so werden diese rot dargestellt. Ist das verwiesene Dokument vorhanden, so werden diese Links grun dargestellt. Wird ein nicht vorhandenes Dokument aufgerufen, so wird mitgeteilt, dass es noch nicht vorhanden ist. Wenn die Rechte dies zulassen, kann es uber den Knopf Erstellen angelegt werden. Ein einfacher Link auf ein anderes Dokument in derselben Kategorie wird mit [[Dokumentenname]] angegeben. Das bedeutet das Dokument besitzt den Namen Dokumentenname und bendet sich in derselben Kategorie, wie das Dokument, in welchem der Link eingetragen wurde. 52

53 Kapitel 5. Das Wiki-Modul Der Dokumentenname darf lediglich die Zeichen [A-Z], [a-z] oder [0-9] enthalten. Alle anderen Zeichen werden in Unterstriche abgeandert. Mochte man einem Link eine sprechende Beschreibung mitgeben, so wird dies mit [[DokumentennamejBeschreibung des Links]]. Um ein Dokument in eine Kategorie einzuordnen / aus einer Kategorie aufzurufen wird folgende Syntax verwendet: 1 [[ Kategorie : Unterkategorie : Dokumentenname Beschreibung ]] Sind das Dokument sowie die Kategorien noch nicht vorhanden, so werden diese beim Anlegen des Dokumentes automatisch mitangelegt. Wird ein Doppelpunkt : den Kategorien vorangestellt, so bezieht sich der Verweis absolut auf den Wiki- Dokumenten-Start. Wird kein Doppelpunkt angegeben, so ist der Verweis relativ zum aktuellen Dokument. Externe Links (zu anderen Wiki-Dokumenten) Es ist moglich, Verweise auf andere im System bendliche Dokumente zu erstellen. 1 [[ Anderes Dokument! Kategorie : Unterkategorie : Dokumentenname Beschreibung ]] Das bedeutet, dass das Dokument Anderes Dokument sich im selben Ordner wie das aktuelle Dokument bendet. Die Kategorien beziehen sich dann relativ zum Start von Anderes Dokument. Mit dem Aufruf 1 [[: agorum : roi : files : Anderes Dokument! Kategorie : Unterkategorie : Dokumentenname Beschreibung ]] kann ein absoluter Verweis auf ein Dokument im System durchgefuhrt werden. Wird ein externer Link aufgerufen, so onet sich das Dokument in einem neuen Fenster. Ansonsten gilt dasselbe wie fur die internen Links. Externe Links (zu anderen Objekten) 53

54 Kapitel 5. Das Wiki-Modul 1 [[ ngfs ://[ SERVERNAME@ ][ pdf :][ Id oder Pfad ] Beschreibung ]] SERVERNAME: (optional) es kann ein Servername angegeben werden (muss in MAIN SERVER MANAGEMENT deniert sein). Damit werden Dokument vom entfernten Server geladen. Der Benutzer, der diesen Link im Wiki anklickt, muss auf dem entfernten Server dieselben Zugangsdaten besitzen. pdf: (optional) wird pdf: angegeben, so werden die angeforderten Dokumente in PDF-Dateien umgewandelt (Funktioniert bei allen Dokumenten, die konvertierbar sind) Id oder Pfad: Es kann eine ID eines Objektes oder der Vollpfad zu einem Objekt angegeben werden. Ist kein SERVERNAME angegeben, so bezieht sich das auf den lokalen Server (auf dem auch das Wiki sich bendet), ansonsten auf den entfernten Server. Wird eine ID angegeben, so muss der Name der Datei/des Objektes mit / angegeben werden: 12345/dateiname.ext Beschreibung: Eine textliche Beschreibung des Links (wird ausgegeben) Anmerkungen: Nur Dokumente konnen in PDF gewandelt werden. Ansonsten konnen beliebig andere Objekte auf diese Art verknupft werden Beispiele: 1 // Eine JPG Datei via ID auf dem lokalen Server offnen : 2 [[ ngfs :// / test. jpg Ein Bild ]] 3 4 // eine Datei via Vo llpf ad auf dem lokalen Server offnen 5 [[ ngfs :/// agorum / roi / Files / d4wdemo / bilder / bild. jpg Bild mit Pfad ]] 6 7 // eine Datei via Vo llpf ad auf dem lokalen Server als PDF Datei offnen 8 [[ ngfs :// pdf :/ agorum / roi / Files / d4wdemo / bilder / bild. jpg Bild mit Pfad ]] 9 10 // Eine JPG Datei via ID auf einem entfernten Server offnen : 11 [[ ngfs :// SERVERNAME@ / test. jpg Ein Bild ]] // eine Datei via Vollpfad auf einem entfernten Server offnen 14 [[ ngfs :// SERVERNAME@ / agorum / roi / Files / d4wdemo / bilder / bild. jpg Bild mit Pfad ]] 15 54

55 Kapitel 5. Das Wiki-Modul 16 // eine Datei via Vollpfad auf einem entfernten Server als PDF Datei offnen 17 [[ ngfs :// :/ agorum / roi / Files / d4wdemo / bilder / bild. jpg Bild mit Pfad ]] Spezielle Blocke nowiki Blocke Um etwas ausgeben zu konnen, ohne dass dies vom Wiki-Parser interpretiert wird, kann der gewunschte Bereich mit <nowiki></nowiki> eingeschlossen werden, also zum Beispiel: ** dies wird nicht dick ** Mit dem Code: 1 < nowiki >** dies wird nicht dick ** </ nowiki > Anmerkung: Um ein Prozentzeichen ausdrucken zu konnen, muss der Entity- Wert 37 genommen werden: also % ergibt ein % Code Blocke Es konnen code-blocke eingefugt werden, um beispielsweise Programmcode oder XML-Dateien, etc. unverfalscht darstellen zu konnen. Dazu wird der gewunschte Block in <code></code> Tags eingebettet. Zudem wird die Schriftart so gewahlt, dass einzelne Zeichen immer denselben Abstand besitzen. 1 <Sample > 2 < SubSample > 3 Test XML - Code 4 </ SubSample > 5 </ Sample > Die Syntax sieht wie folgt aus: 1 <code > 2 <Sample > 3 < SubSample > 4 Test XML - Code 5 </ SubSample > 6 </ Sample > 7 </ code > 55

56 Kapitel 5. Das Wiki-Modul le Blocke Analog zu den code-blocken gibt es le-blocke um den Inhalt von Dateien darzustellen: 1 Dies ist der Inhalt einer Datei! 2 3 Mit ganz viel Text drin. Mit ganz viel Text drin. 4 Mit ganz viel Text drin. Mit ganz viel Text drin. 5 Mit ganz viel Text drin. Mit ganz viel Text drin. Die Syntax sieht wie folgt aus: 1 <file > 2 Dies ist der Inhalt einer Datei! 3 4 Mit ganz viel Text drin. Mit ganz viel Text drin. 5 Mit ganz viel Text drin. Mit ganz viel Text drin. 6 Mit ganz viel Text drin. Mit ganz viel Text drin. 7 </ file > del Blocke Mit den del-blocken kann ein durchgestrichener Text dargestellt werden: Dies ist ein durchgestrichener Text Die Syntax sieht wie folgt aus: 1 <del > Dies ist ein durchgestrichener Text </ del > sup Blocke Mit den sup-blocken kann ein hochgestellter Text dargestellt werden: Normaler Text und ein hochgestellter Die Syntax sieht wie folgt aus: 1 No rma ler Text < sup > und ein Hochgestellter </ sup > 56

57 Kapitel 5. Das Wiki-Modul sub Blocke Mit den sub-blocken kann ein Index -Text dargestellt werden: Normaler Text mit einem Index Die Syntax sieht wie folgt aus: 1 Normaler Text <sub > mit einem Index </ sub > Tabellen Tabellen konnen folgendermaen erzeugt werden: 1 ^ Kopf 1 ^ Kopf 2 ^ 2 Inhalt 1 Inhalt 2 3 ColSpan Ergebnis: Kopf 1 kopf 2 Inhalt 1 Inhalt 2 ColSpan Alles, was ein ^ vorangestellt hat, wird als Kopfzeile betrachtet. Die einzelnen Spalten werden durch j getrennt. Wenn mehrere j hintereinander kommen, so wird die vorhergehende Spalte uber die anderen erstreckt Bilder Bilder werden wie folgt deniert: ffordner:unterordner:bildname.jpggg. Das Bild Bildname.jpg muss im Ordner.media unterhalb des Wiki-Dokumentes abgelegt sein. Und der in den Ordnern: Ordner/Unterordner. Alternativ lassen sich auch externe Bild-Quellen benutzen, z.b. von einer Website, etc. Zudem funktionieren samtliche Links, wie sie bei Externe Links beschrieben werden. D.h. es lassen sich uber das Tag ngfs:// Bilder via ID, Vollpfad oder auch von anderen Servern verwenden. 57

58 Kapitel 5. Das Wiki-Modul Bilder im Textuss Wird ein Bild im Quelltext ohne einen Absatz (Leerzeile im Wiki-Quelltext) notiert, so wird es in den Textuss eingebettet: 1 Text vor dem Bild. Text vor dem Bild. 2 {{ BildName. jpg }} 3 Text nach dem Bild. Text nach dem Bild. Anzeigebeispiele (Siehe Abbildung 5.1). Abbildung 5.1.: Bild im Textuss Zentrierte Bilder Durch die Angabe von einem "Blank" vorne und hinten, kann das Bild zentriert werden: 1 {{ BildName. jpg }} Anzeigebeispiele (Siehe Abbildung 5.2): Abbildung 5.2.: Bild zentriert Links-/rechts ausgerichtete Bilder Durch die Angabe von einem "Blank" vorne, bzw. hinten, kann das Bild linksbzw. rechts-ausgerichtet werden: 1 {{ BildNameLinks. jpg }} 2 {{ BildNameRechts. jpg }} 58

59 Kapitel 5. Das Wiki-Modul Links, bzw. rechts ausgerichtet Bilder werden auch nach einem Absatz (Leerzeile im Wiki-Quelltext) von Text umossen. Das gilt auch fur andere Elemente, wie z.b. Tabellen und andere Bilder. Dieses Verhalten kann mit dem ====== Tag aufgehoben werden und ist im folgenden Beispiel zu sehen. Anzeigebeispiele (Siehe Abbildung 5.3): Abbildung 5.3.: Bilder links und rechts vom Text 59

60 Kapitel 6. Das Foren-Modul 6.1. Allgemein Das agorum desk4web Foren-Modul bietet die Funktionalitat eines Diskussionsforums mit allen Vorteilen von agorum core. Das bedeutet Foren konnen an andere Objekte angehangt werden, aber es konnen auch beliebige Objekte an ein Forum angehangt werden. Durch einen Klick auf ein Forum innerhalb einer Verzeichnis-Liste, wird das gesamte Forum inklusive seiner Antworten angezeigt. Uber die Schaltache Antworten kann eine Antwort zu dem jeweiligen Foren- Eintrag verfasst werden. Uber die Schaltache Bearbeiten wird das jeweilige Forum nachbearbeitet. Die Schaltache Detailansicht onet eine noch detailliertere Ansicht des jeweils gewahlten Foren-Eintrages. Dort werden angehangte Dateien/Objekte und Links sichtbar Neuen Foren-Thread erstellen Einzelne Diskussionen werden in Threads gefuhrt. Um einen neuen Thread zu starten, wechselt man in den gewunschten Ordner und wahlt im Menu Datei! Neu! Foren-Eintrag (Siehe Abbildung 6.1). 60

61 Kapitel 6. Das Foren-Modul Abbildung 6.1.: Menu um ein neues Forum anzulegen Die Eingabemaske enthalt folgende Felder, bzw. Reiter: Reiter Eintrag Betre: Geben sie hier einen Betre fur den Thread, bzw. fur die Antwort ein. Kurz-Beschreibung: Die Kurz-Beschreibung sollte den Text kurz zusammenfassen. Sie wird mit dem Betre zusammen in den Listen angezeigt. Text: Hier kann ein beliebig langer Text eingegeben werden. Reiter Dateien Dateien: Hier konnen Dateien hochgeladen werden. D.h. Anhangen von Dateien/Objekten, die nicht im agorum core vorhanden sind. Reiter Links Beschreibung: Beschreibung des Links. Link: Die URL des Links. Reiter Anhange Anhange: Anhangen von Objekten uber die Zwischenblage, die in agorum core gespeichert sind. Foren konnen in jedem beliebigen Ordner erstellt werden, sind aber nur uber die Weboberache sichtbar. 61

62 Kapitel 7. Das Adress-Modul 7.1. Allgemein Mit dem Adress-Modul ist es moglich, Adressbucher anzulegen und in die Adressbucher Firmen/Organisationen, Abteilungen und Personen einzufugen. Dabei kann die ganze Hierarchie von Organisationen abgebildet werden Anlegen eines Adressbuches Ein Adressbuch kann in jedem beliebigen Bereich des Dateisystems angelegt werden. Hierzu gehen Sie in einen beliebigen Ordner, in dem Sie das Adressbuch anlegen mochten und wahlen im Menu Datei! Neu! Adressen! Adressbuch aus. Es onet sich die Eingabemaske zur Erstellung eines neuen Adressbuches. In der Eingabemaske ist es erforderlich, dass Sie einen Namen fur das Adressbuch vergeben. Die Eingabe einer Beschreibung ist hingegen optional. Nach dem Speichern nden Sie das neu angelegte Adressbuch in dem Ordner, in dem Sie sich gerade benden, in der Listenansicht unter dem Symbol und dem von Ihnen angegebenen Namen. Ein Klick auf den Namenslink onet das Verzeichnis des Adressbuches. Das Symbol ist ohne Funktionalitat. 62

63 Kapitel 7. Das Adress-Modul Abbildung 7.1.: Eingabemaske zur Anlage eines neuen Adressbuches 7.3. Anlegen eines Adressordners Ein Adressordner kann unterhalb eines Adressbuches, einer Organisation/Firma oder einer Abteilung angelegt werden, so dass die Hierarchie noch einmal verfeinert werden kann. Hierzu navigieren Sie in ein Adressbuch, eine Organisation/- Firma oder eine Abteilung und wahlen im Menu Datei! Neu! Ordner. In der Eingabemaske mussen Sie einen Namen fur den Adressordner angeben. Nach dem Speichern sehen Sie den Adressordner mit dem Adressbuch-Symbol in der Listenansicht Anlegen von Organisationen/Firmen Organisationen/Firmen konnen nur direkt unterhalb eines Adressbuches oder eines Addressordners, der sich nicht unterhalb einer anderen Organisation/Firma bendet, angelegt werden. Hierzu gehen Sie in ein Adressbuch oder einen Adressordner Ihrer Wahl der die o.g. Voraussetzungen erfullt und wahlen im Menu Datei! Neu! Organisation aus. Es erscheint die Eingabemaske zum Erstellen einer neuen Organisation,l die mehrere Reiter hat: Reiter Organisation: In diesem Reiter konnen Sie die zentralen Daten der Organisation wie den Namen, zwei Namenszusatze, die Kundennummer, die Steuernummer, die Umsatzsteuer-ID und eine optionale Beschreibung erfassen. 63

64 Kapitel 7. Das Adress-Modul Reiter Adresse: In diesem Reiter konnen Sie eine neue Adresse eintragen, wenn sie den ganz oben bendlichen Haken setzen, andernfalls wird die Adresse der ubergeordneten Organisation/Firma verwendet. Reiter Telefon: In diesem Reiter konnen Sie Telefonnummern der Organisation/- Firma erfassen, bearbeiten und entfernen. Reiter In diesem Reiter konnen Sie -Adressen der Organisation/- Firma erfassen, bearbeiten und entfernen. Reiter Links: In diesem Reiter konnen Sie Internetlinks der Organisation/Firma, wie z.b die Internetadresse der Firma erfassen, bearbeiten und entfernen. Reiter Verteiler: In diesem Reiter konnen Sie Verteiler der Organisation/Firma erfassen, bearbeiten und entfernen. Reiter Verknupfungen: In diesem Reiter konnen Sie Verknupfungen mit anderen Dokumenten, s etc. einfugen. Auch hier muss der Name der Organisation/Firma zwingend angegeben werden. Nach dem Speichern nden Sie die neu angelegte Organisation/Firma in dem Adressbuch bzw. Adressordner, in dem Sie sich gerade benden, in der Listenansicht mit dem Symbol und dem von Ihnen angegebenen Namen. Bei Klick auf dieses Symbol werden die Objektinformationen zu der Organisationen/Firma angezeigt. 64

65 Kapitel 7. Das Adress-Modul Abbildung 7.2.: Eingabemaske zur Anlage einer neuen Organisation/Firma 7.5. Anlegen einer Abteilung Abteilungen konnen unterhalb einer Organisation/Firma, einer anderen Abteilung bzw. unterhalb von Unterordnern dieser Objekte angelegt werden. Hierzu navigieren Sie in einen Ordner, der die o.g. Voraussetzungen erfullt und wahlen im Menu Datei! Neu! Abteilung aus. Es erscheint die Eingabemaske fur das Erstellen einer neuen Abteilung. Die Reiter sind analog der Erstellung einer neuen Organisation angeordnet. Die Angabe eines Namens ist erforderlich, alle anderen Angaben sind optional. Nach dem Speichern nden Sie die neu angelegte Abteilung in der Listenansicht des Ordners, in dem Sie sich gerade benden unter dem Symbol und dem von Ihnen angegebenen Namen. Bei Klick auf dieses Symbol werden Ihnen die Objektinformationen zu dieser Abteilung angezeigt, klicken Sie den Namenslink an, navigieren Sie in das entsprechende Verzeichnis. 65

66 Kapitel 7. Das Adress-Modul Abbildung 7.3.: Eingabemaske zur Anlage einer neuen Abteilung 7.6. Anlegen einer Person Personen konnen unterhalb eines Adressbuches an jeder beliebigen Stelle angelegt werden, d.h. direkt unterhalb eines Adressbuches, unterhalb einer Organisation/- Firma, unterhalb einer Abteilung oder unterhalb von Unterordnern (Adressordnern) der genannten Objekte. Hierzu navigieren Sie in einen Ordner, der die o.g. Voraussetzungen erfullt und wahlen im Menu Datei! Neu! Person aus. Es erscheint die Eingabemaske fur das Anlegen einer neuen Person mit mehreren Reitern: Reiter Person: In diesem Reiter konnen Sie die Stammdaten der Person, wie Anrede, Vorname, Nachname, Geschlecht, Familienstand, etc. erfassen. Reiter Unternehmen: In diesem Reiter konnen Sie die Tatigkeit der Person in einem evtl. ubergeordneten Unternehmen und deren Beschaftigungsgrad in Prozent angeben. Alle anderen Reiter sind mit denen aus der Eingabemaske der Anlage einer neuen Organisation/Firma identisch. Die Angabe eines Nachnamens ist hierbei erforderlich, alle anderen Angaben sind optional. Nach dem Speichern nden Sie die neu angelegte Person in der Listenansicht des Ordners, in dem Sie sich gerade benden, unter dem Symbol und dem von 66

67 Kapitel 7. Das Adress-Modul Ihnen angegebenen Namen. Bei Klick auf dieses Symbol werden Ihnen die Objektinformationen zu dieser Person angezeigt. Abbildung 7.4.: Eingabemaske zur Anlage einer neuen Person 7.7. Vererbung von Daten Bei einem Adressbuch werden Daten (Anschrift, Telefonnummer, Faxnummer, Mobilnummer, adresse und Webseiten) vererbt, die den einzelnen Objekten nicht direkt zugeordnet sind. Legt man Beispielsweise eine Person unter einer Organisation an, so werden die Adressdaten von der Organisation vererbt, wenn die Person selbst uber keine Adresse verfugt. 67

68 Kapitel 7. Das Adress-Modul 7.8. Verteiler Verteiler dienen zur logischen Gruppierung von Firmen, Abteilungen, Personen und Adressordnern. Ein Verteiler kann zum Beispiel als CSV-Datei exportiert werden, ndet im - und Faxadressbuch Verwendung oder ist fur die Serienbrieunktion notwendig Anlegen eines Verteilers Zur Anlage eines Verteilers gehen Sie in einen beliebigen Ordner, allerdings nicht in ein Adressbuch oder einen Adressordner und wahlen im Menu Datei! Neu! Adressen! Verteiler aus. Es onet sich die Eingabemaske zur Anlage eines neuen Verteilers. Die Angabe eines Namens ist hierbei erforderlich, die Beschreibung ist optional. Nach dem Speichern sehen Sie den neu angelegten Verteiler in der Listenansicht mit dem -Symbol und dem von Ihnen vergegebenen Namen. Abbildung 7.5.: Eingabemaske zur Anlage eines neuen Verteilers Einfugen von Adressordnern und Organisationen, Abteilungen und Personen Sie konnen in den Verteiler Objekte der Typen Adressordner, Organisationen, Abteilungen und Personen einfugen. Dazu gibt es zwei Moglichkeiten: 1. Uber die Bearbeiten-Masken der Objekte (im Reiter Verteiler). 2. Mit den Clipboardfunktionen (Kopieren, Einfugen). 68

69 Kapitel 7. Das Adress-Modul Bei den Adressordnern, Organisationen und Abteilungen besteht die Moglichkeit, zum entsprechenden Verteiler nur die Personen, die in diesen Strukturen vorhanden sind, fur den Verteiler zu verwenden. Hierzu mussen Sie das entsprechende Objekt in der Listenansicht markieren und den Menubefehl Bearbeiten! Mitglieder verwenden wahlen. Um die Mitgliederverwendung wieder aufzuheben markieren Sie das Objekt und wahlen im Menu Bearbeiten! Mitglieder nicht verwenden Export als CSV-Datei Um den Verteiler als CSV-Datei zu exportieren, navigieren Sie in den Verteiler- Ordner und wahlen im Menu Datei! CSV-Export. Sie werden nun aufgefordert, durch Klicken auf Kopieren die Datei in die Zwischenablage zu kopieren (Abbildung 7.6). Haben Sie dies getan, konnen Sie die Datei in einem beliebigen Ordner uber das Bearbeiten-Menu einfugen und herunterladen. Abbildung 7.6.: Kopieren der erzeugten CSV-Datei in die Zwischenablage Attribute der exportierten CSV-Datei: Attributname FAMILYNAME DEPARTMENTNAME ORGANISATIONNAME ADDITIONALNAME1 ADDITIONALNAME2 GIVENNAME MAIDENNAME SALUTATION TITLE WELCOMEMESSAGE DATEOFBIRTH STREET Beschreibung Nachname Abteilungsname Name der Firma/Organisation Namenszusatz 1 der Firma/Organisation Namenszusatz 2 der Firma/Organisation Vorname Geburtsname Anrede, mogliche Werte siehe hier Titel Anrede im Brief Geburtsdatum Strae 69

70 Kapitel 7. Das Adress-Modul HOUSENUMBER POSTBOX ZIP CITY STATE COUNTRY JOBTITLE ACTIVITYRATE TELEPHONE MOBILE FAX Hausnummer Postfach Postleitzahl Ort Bundesland / Bundesstaat Land Stelle Anstellungsgrad -Adresse Telefon Mobiltelefon Faxnummer Diese Werte sind jeweils durch ein Semikolon (;) getrennt Serienbrieunktion Mit der Serienbrieunktion eines Verteilers ist es moglich, sich automatisch einen Serienbrief erzeugen zu lassen und diesen via Mail und Fax zu verschicken und den Serienbrief auszudrucken, bzw. zu speichern. Die Vorlage fur den Serienbrief wird als OpenOce-Writer Datei mit Benutzerfeldern erstellt. Diese Vorlage wird dann in dem jeweiligen Verteiler im Unterordner Vorlagen (nur uber den Baum zu erreichen) abgelegt. Hierzu gehen Sie in einen Verteiler-Ordner und wahlen im Menu Datei! Serienbrief. Es erscheint die Eingabemaske fur das Erstellen eines Serienbriefs. Nach Auswahl des Templates in der Auswahlliste und der Eingabe der entsprechenden Optionen klicken Sie auf die Senden-Schaltache. Es wird eine OpenOce-Writer Datei im Unterordner Vorlagen des Verteilers, in dem Sie sich gerade benden, erzeugt. 70

71 Kapitel 7. Das Adress-Modul Abbildung 7.7.: Eingabemaske fur das Erstellen eines Serienbriefes Serien- Mit der Serien- -Funktion eines Verteilers ist es moglich, ein Serien- zu versenden. Zuvor muss als Vorlage eine eine erstellt werden, die dann gespeichert wird. Im Text der konnen Sie unten denierten Benutzerfelder verwenden. Diese mussen von der Zeichenkette ${ eingeleitet und von dem Zeichen } abgeschlossen werden (Beispiel: ${FAMILYNAME}). Die gespeicherte kann nun aus den Entwrfe-Ordner im personlichen Mailbereich heraus in den Verteiler unter den Ordner Vorlagen verlinkt werden. Bei der Vorlage muss folgendes beachtet werden: 71

72 Kapitel 7. Das Adress-Modul Als Empfanger-Adresse muss eine beliebige Adresse eingegeben werden. Diese Adresse wird beim erzeugen der Serien- ignoriert! Beispiel: Adressen in CC und BCC werden in der Serien- so ubernommen wie diese in der Vorlage eingegeben werden. Die Absenderadresse wird in der Serien- so ubernommen, wie diese in der Vorlage ausgewahlt wurde. Hier ein Beispiel wie ein solches Mail aussehen konnte: Abbildung 7.8.: Mailvorlage fur eine Serienmail Um die Serien- zu versenden, gehen Sie in den Verteiler-Ordner und wahlen im Menu Datei! Serien- aus. Es erscheint die Eingabemaske fur das Erstellen einer Serien- . Wahlen Sie in der Auswahlliste die -Vorlage aus und klicken Sie auf die Senden-Schaltache (Abbildung

73 Kapitel 7. Das Adress-Modul Abbildung 7.9.: Erstellen einer Serien Benutzerfelder Folgende Benutzerfelder konnen in einem Serienbrief oder einer Serien- verwendet werden: Attributname ORGANISATIONNAME ADDITIONALNAME1 ADDITIONALNAME2 DEPARTMENTNAME FAMILYNAME GIVENNAME MAIDENNAME SALUTATION TITLE WELCOMEMESSAGE STREET HOUSENUMBER POSTBOX ZIP CITY STATE Beschreibung Name der Firma. Leer, wenn die Adresse nicht vom Typ Firma ist. Namenszusatz 1 der Firma. Namenszusatz 2 der Firma. Name der Abteilung. Leer, wenn die Adresse nicht vom Typ Abteilung ist. Nachname der Person. Leer, wenn die Adresse nicht vom Typ Person ist. Vorname der Person. Leer, wenn die Adresse nicht vom Typ Person ist. Madchenname der Person. Leer, wenn die Adresse nicht vom Typ Person ist. Anrede der Person. Leer, wenn die Adresse nicht vom Typ Person ist. Titel der Person. Leer, wenn die Adresse nicht vom Typ Person ist. Briefanrede der Adresse. Strassenname der Adresse. Hausnummer der Adresse. Postfach der Adresse. Postleitzahl der Adresse. Stadt der Adresse. Bundesland der Adresse. 73

74 Kapitel 7. Das Adress-Modul COUNTRY Land der Adresse. DATEOFBIRTH Geburtsdatum der Person. Leer, wenn die Adresse nicht vom Typ Person ist. JOBTITLE Tatigkeit der Person. Leer, wenn die Adresse nicht vom Typ Person ist. ACTIVITYRATE Beschaftigungsgrad der Person. Leer, wenn die Adresse nicht vom Typ Person ist. MAILADDRESS adresse der Adresse. Hier wird die Standard- adresse, bzw. die vererbte E- Mailadresse verwendet. TELEPHONE Telefonnummer der Adresse. Hier wird die Standardtelefonnummer, bzw. die vererbte Telefonnummer verwendet. MOBILE Handynummer der Adresse. Hier wird nur die Standardhandynummer, bzw. die vererbte Handynummer verwendet. FAX Faxnummer der Adresse. Hier wird nur die Standardfaxnummer, bzw. die vererbte Faxnummer verwendet Export von Adressdaten Mit agorum core ist es moglich, mehrere Adressen als CSV-Datei oder als Verteiler zu exportieren. Hierzu navigieren Sie in ein beliebiges Adressbuch. Im Menu unter Datei! Export gelangen Sie zu der unten abgebildeten Maske

75 Kapitel 7. Das Adress-Modul Abbildung 7.10.: Maske zum Exportieren von Adressen Im oberen Teil ist es moglich, Adressen nach bestimmten Suchkriterien zu nden. Die Suchergebnisse werden in der ersten Liste angezeigt und es konnen uber die Schaltache Alle Hinzufugen bzw. Hinzufugen entweder alle in der Ergebnisliste vorhandenen Eintrage oder nur die ausgewahlten Eintrage in die Liste der zu exportierenden Adressen ubernommen werden. Unterhalb der Liste der zu exportierenden Adressen bendet sich eine Auswahlbox mit der Sie festlegen konnen, ob Sie die Adressen als Verteiler oder als CSV-Datei exportieren mochten. Bestatigen Sie Ihre Einstellungen mit Speichern erscheint ein Dialog-Fenster. Haben Sie die Option Verteiler ausgewahlt, konnen Sie in diesem Fenster das Verteiler- Objekt uber die Schaltache Kopieren in die agorum core - Zwischenablage kopieren (nicht in das Clipboard des Betriebssystems!). Bei Auswahl der Option CSV-Datei konnen Sie diese Datei ebenfalls ins agorum core Clipboard kopieren, aber auch die Datei herunterladen. Hierzu gehen Sie mit der Maus einfach auf den 75

76 Kapitel 7. Das Adress-Modul Namen der Datei und klicken diesen Link mit der linken Maustaste an, so dass ein Download-Dialog erscheint und Sie die Datei in einem beliebigen Verzeichnis speichern konnen. Desweiteren ist es moglich, erweiterte Attribute, die fur die jeweiligen Objekte gespeichert wurden, in der CSV-Datei anzeigen zu lassen. Siehe hierzu das Administrationshandbuch. In dieser Maske konnen auerdem zusatzliche Attribute angezeigt werden, was uber die MetaDB eingestellt werden muss. Siehe hierzu das Administrationshandbuch. Die Abbildung unten zeigt beispielhaft die Anzeige der Beispiel-Attribute aus der Konguration EADesignerSample. Hierbei werden auch Uberschriften angezeigt, um die Ubersicht zu behalten, zu welcher Kategorie diese Attribute gehoren. Abbildung 7.11.: Maske mit zusatzlichen Suchattributen zum Exportieren von Adressen Import von Adressdaten Es besteht die Moglichkeit uber eine CSV-Datei Personen, Organisationen und Abteilungen in ein Adressbuch in agorum core zu importieren. Der Import-Befehl kann innerhalb eines Adressbuches uber das Menu Datei! Import aufgerufen werden. Die zu importierenden Adressen werden an der Position erstellt, an der man sich innerhalb des Adressbuches bendet, wenn der Importbefehl aufgerufen wird. 76

77 Kapitel 7. Das Adress-Modul Die Adressdaten konnen in einer Baumstruktur angelegt werden. Dabei ist zu beachten, dass Organisationen und Abteilungen wie Ordner behandelt werden. Abteilungen konnen nur innerhalb von Organisationen angelegt werden und Organisationen konnen nicht innerhalb von Organisationen angelegt werden! Um Personen, Organisationen und Abteilungen zu unterscheiden, darf nur eins der Attribute FAMILYNAME, ORGANISATIONNAME oder DEPARTMENTNAME gesetzt sein! Der Feldtrenner in der CSV-Datei muss ein Semikolon (;) sein, der Texttrenner ein doppeltes Anfuhrungszeichen ("). Zu Beachten ist, das es innerhalb einer Zeile keine Zeilenumbruche geben darf! Attribute speziell fur Personen Attributname Beschreibung Besonderheit FAMILYNAME Nachname GIVENNAME Vorname SALUTATION Anrede Mogliche Werte: mr (Herr), mrs (Frau), mrmrs (Herr und Frau) und family (Familie). Achtung: Dieses Attribut muss bei einer Person vorhanden und ausgefullt sein! MAIDENNAME Geburtsname TITLE Titel WELCOMEMESSAGE Anrede im Brief FAMILYSTATUS Familienstatus Mogliche Werte: married (verheiratet), unmarried (ledig) und unknown (Nicht bekannt, Standardwert). DATEOFBIRTH Geburtsdatum Format: tt.mm.jjjj oder mm/dd/yyyy (z.b.: , bzw. 01/31/2001). PLACEOFBIRTH Geburtsort DESCRIPTION Beschreibung der Person JOBTITLE Stelle Wird nur ausgewertet, wenn die Person unterhalb einer Organisation oder einer Abteilung angelegt wird. ACTIVITYRATE Anstellungsgrad Wird nur ausgewertet, wenn die Person unterhalb einer Organisation oder einer Abteilung angelegt wird. 77

78 Kapitel 7. Das Adress-Modul Allgemeine Attribute Attributname Beschreibung Besonderheit STREETWITHNUMBER Strasse mit Hausnummer Wenn dieses Attribut nicht existiert oder leer ist, werden die Felder STREET und HOUSENUMBER benutzt. STREET Strassenname Wird nur verwendet, wenn STREETWITHNUMBER nicht existiert oder leer ist. HOUSENUMBER Hausnummer Wird nur verwendet, wenn STREETWITHNUMBER nicht existiert oder leer ist. ZIP Postleitzahl CITY Stadt STATE Bundesland/Staat COUNTRY Zweistelliges ISO Landerkurzel POSTBOX Postfach ZIPPOSTBOX Postleitzahl des Postfaches CITYPOSTBOX Stadt des Postfaches PHONE Festnetznummer Die Telefonnummern mussen folgendes Format haben: Landervorwahl-Ortsvorwahl- Nummer-Durchwahl. Das Trennzeichen ist ein "-". Landervorwahl (z.b.: 0049 oder +49) und Durchwahl sind optional. Wird keine Landervorwahl angegeben, wird 0049 (Deutschland) als Standard genommen. Wenn eine Adresse mehrere Telefonnummern hat, werden einfach mehrere PHONE-, MOBILE- oder FAX-Spalten erstellt. Die erste Nummer ist die Standardnummer. Beispiele: oder oder MOBILE Handynummer Format siehe PHONE. FAX Faxnummer Format siehe PHONE. 78

79 Kapitel 7. Das Adress-Modul adresse Wenn eine Adresse mehrere adressen hat werden einfach mehrere -Spalten erstellt. Die erste adresse ist die Standard- dresse. LINK Link Wenn eine Adresse mehrere Links hat werden einfach mehrere LINK-/LINKSUBJECT-Spalten im Wechsel erstellt. Der erste Link ist der Standardlink. LINKSUBJECT Beschreibung des Links. Dieses Attribute muss direkt hinter LINK stehen! Attribute speziell fur Organisationen Attributname Beschreibung Besonderheit ORGANISATIONNAME Name der Organisation ADDITIONALNAME1 Namenszusatz 1 der Organisation ADDITIONALNAME2 Namenszusatz 2 der Organisation CUSTOMERNUMBER Kundennummer TAXNUMBER Steuernummer SALESTAXIDENTIFICATIONNUMBER Umsatzsteuer- Identikationsnummer DESCRIPTION Beschreibung der Organisation Attribute speziell fur Abteilungen Attributname Beschreibung Besonderheit DEPARTMENTNAME Name der Abteilung DESCRIPTION Beschreibung der Abteilung Attribute speziell fur den Import einer Baumstruktur Attributname Beschreibung Besonderheit 79

80 Kapitel 7. Das Adress-Modul ID STOREINTO Id fur den aktuellen Datensatz Gibt an, wo der aktuelle Datensatz gespeichert wird Die ID wird nur fur Organisationen und Abteilungen ausgewertet und kann frei gewahlt werden, muss aber in der CSV-Datei eindeutig sein. Das Attribut STOREINTO muss eine bereits vergebene ID enthalten, oder das Schlusselwort ROOT. ROOT steht fur den Ordner, in dem der Import gestartet wurde. Beispiel fur eine Baumstruktur: 1 ID ; ORGANISATIONNAME ; DEPARTMENTNAME ; FAMILYNAME ; SALUTATION ; STOREINTO 2 1;;; Person 1; mr ; 3 2;;; Person 2; mr ; 4 3; Organisation 1;;;; 5 4;; Department 1;;; 6 5;;; Person 3; mr ; 7 6;; Department 2;;; 8 7;;; Person 4; mr ; 9 8;; Department 3;;;4 10 9;;; Person 5; mr ; 11 10;;; Person 6; mr ; ROOT 12 11;;; Person 7; mr ; 13 12;; Department 4;;; ;; Department 5;;; 15 14;; Department 6;;; 16 15; Organisation 2;;;; 17 16;;; Person 8; mr ; Ergebnis: 1 Adressbuch 2 +- Organisation Department Department Person Department Person Person Department 4 80

81 Kapitel 7. Das Adress-Modul Department Department Organisation Person Person Person Person Person 7 81

82 Kapitel 8. Zusatzliche Module 8.1. Das Workow-Modul Das Workow-Modul fuhrt denierte Arbeitsablaufe wie z.b. die Freigabe von Dokumenten oder fur den Vertrieb durch. Des Weiteren bietet das Workow-Modul die Moglichkeit, Posteingange zu organisieren. So werden z.b. gescannte Dokumente anhand verschiedener Schlagworte automatisch zu Akten zugeordnet und Rechnungen automatisch beim zugehorigen Kunden/Lieferanten gespeichert. Das Workow-Modul steht nur agorum core Pro zur Verfugung. Abbildung 8.1.: Ubersicht uber die vorhandenen Workows Zu einer ausfuhrlichen Beschreibung des Workow-Moduls sowie zum Erstellen eigener Workows siehe auch Workow-Entwicklerdokumentation und Workow- Benutzerdokumentation. 82

83 Kapitel 8. Zusatzliche Module 8.2. Das AdminSync-Modul Das AdminSync-Modul ermoglicht es, Benutzer und Gruppen aus vorhandenen Berechtigungssystemen (Active Directory oder LDAP) zu verwenden. Das AdminSync-Modul steht nur in agorum core Pro als Zusatzmodul zur Verfugung. Fur weitere Details siehe Administrationshandbuch Das File Adaptor-Modul Mit dem File Adaptor-Modul konnen vorhandene "Fremd"-Dateisysteme in agorum core eingebunden werden. Dabei verbleiben die Daten auf dem Dateiserver, konnen aber mit den meisten DMS-Funktionen von agorum core benutzt werden. Die Dokumente und Ordner eines angebundenen Systems sehen fur den Benutzer genau gleich aus wie die internen Dokumente und Ordner, der einzige Unterschied besteht in den blauen Pfeilen, die zusatzlich angezeigt werden, da man auf ein externes Dateisystem zugreift (siehe Abbildung 8.2). Abbildung 8.2.: Die Objekt-Symbole in einem File Adaptor - Verzeichnis Das File Adaptor-Modul steht nur in agorum core Pro als Zusatzmodul zur Verfugung. Fur weitere Details zum File Adaptor-Modul siehe Administrationshandbuch. 83

84 Kapitel 8. Zusatzliche Module 8.4. Das Mail Adaptor-Modul Das Mail Adaptor-Modul bietet die Integration von vorhandenen Mailboxen und - servern in agorum core. Dabei werden Mails, je nach Einstellung, in regelmaigen Abstanden mit dem Server abgeglichen. Auf diese Weise erhalt man vollautomatisch ein Mail-Archiv (siehe auch Abbildung 8.3). Abbildung 8.3.: Die s Liste in einem Mail Adaptor - Verzeichnis Das Mail Adaptor-Modul steht nur in agorum core Pro als Zusatzmodul zur Verfugung. Fur weitere Details zum Mail Adaptor-Modul siehe Administrationshandbuch Das OCR-Modul Mit dem OCR-Modul ist eine weitestgehend automatisierte Belegerfassung von in Papierform vorliegenden Dokumenten wie Lieferscheine, Rechnungen, usw. moglich. Dabei werden alle eingescannten Dokumente zentral auf dem agorum core Server verarbeitet und indiziert, Texte und Bilddateien werden extrahiert und so die Dokumente sofort durchsuchbar gemacht. Das OCR-Modul steht nur in agorum core Pro als Zusatzmodul zur Verfugung. 84

85 Kapitel 8. Zusatzliche Module 8.6. Der Metadaten-Designer Mit dem Metadaten-Designer ist es moglich, eigene Eingabemasken zu erstellen oder bestehende Eingabemasken mit neuen Feldern zu erweitern, um zusatzliche Metadaten zu Dokumenten zu erfassen. Der Metadaten-Designer ist sehr hilfreich bei der einfachen Erstellung von Erfassungsmasken fur Workows. Der Metadaten-Designer steht nur in agorum core Pro zur Verfugung. Fur zusatzliche Details zum Metadaten-Designer siehe Administrationshandbuch Der Metadaten-Editor Allgemein Mit dem Metadaten-Editor konnen die Metadaten sowohl von einzelnen als auch mehreren Objekten gleichzeitig bearbeitet werden. Der Editor ist als Workow implementiert. Der Metadaten-Editor benotigt das agorum core Pro Workow- Modul und steht zunachst nur Administratoren zur Verfugung Starten des Editors Um die Metadaten von Objekten zu bearbeiten, selektieren Sie sie in der Webober- ache und onen Sie das Kontextmenu mit einem Rechtsklick. Wahlen Sie darin das -Icon aus. Alternativ konnen Sie den Workow auch manuell starten, entweder uber Datei! Senden an! Workow oder uber die Workow-Liste im Portal-Menu. Im letzteren Fall mussen Sie die gewunschten Objekte im Reiter Verknupfungen an den Workow anhangen. 85

86 Kapitel 8. Zusatzliche Module Bedienung Der Metadaten-Editor zeigt automatisch alle Masken an, die fur alle selektierten Objekte zutreen. Stimmt ein Attribut bei allen Objekten uberein, so wird das zugehorige Feld vorausgefullt, ansonsten bleibt es leer. Sie konnen nun die gewunschten Felder ausfullen und Ihre Anderungen mit einem Klick auf OK (Schliet den Metadaten-Editor) oder Ubernehmen (Lasst den Metadaten-Editor geonet) speichern. Dabei werden nur die Attribute gespeichert, die angehakt sind, alle anderen behalten ihren ursprunglichen Wert Benutzerberechtigung In der aktuellen Version des Metadaten-Editors ndet keine Uberprufung auf Schreibberechtigung statt, daher ist in der Voreinstellung nur der Administrator berechtigt, den Workow auszufuhren. Informationen zur Freigabe des Editors an weitere Benutzer nden Sie im Administrationshandbuch Metadaten in Listen darstellen Allgemein Mit der Metadaten-Darstellung in Listen konnen die Metadaten von Dokumenten oder anderen Objekten direkt in der Liste, Suche oder Mitteilungen dargestellt werden. Diese Funktion steht nur in agorum core Pro zur Verfugung Darstellung der Metadaten Die Metadaten werden unterhalb des jeweiligen Objektes in einer grauen Box dargestellt. (siehe Abbildung 8.4 ). Je nach Einstellung ist diese Darstellung fur samtliche Listen im Standard aktiviert oder deaktiviert. Sie konnen die Metadaten- Ansicht mit dem Metadaten-Symbol rechts oben uber der Liste aktivieren bzw. 86

87 Kapitel 8. Zusatzliche Module deaktivieren. Diese Einstellung ist fur jede Liste und jeden Benutzer individuell. Diese Einstellung wird gespeichert und ist auch nach einem Logout wieder verfugbar. Die einzelnen Metadaten-Werte lassen sich, je nach Einstellung, anklicken. Es wird dann eine Suche durchgefuhrt. Wenn zum Beispiel auf die Kundennummer KD geklickt wird, so werden alle Objekte dieses Kunden gesucht. Abbildung 8.4.: Die Metadaten in den Listen 8.9. Das Preview/Vorschau-Modul Allgemein Mit dem Preview/Vorschau-Modul konnen Dokumente schnell betrachtet werden, auch wenn die dazu notwendige Software nicht installiert ist. Das Modul bietet dabei alle Standardfunktionen zum optimalen Betrachten eines Dokuments, wie z.b: Zoom, Navigation innerhalb der Seiten sowie Rotieren. Daruber hinaus konnen im Dokument an beliebiger Stelle Notizen und Stempel platziert werden. Das Preview/Vorschau-Modul steht nur in agorum core Pro zur Verfugung. 87

88 Kapitel 8. Zusatzliche Module Onen der Vorschau Um die Vorschau anzuzeigen, klicken Sie auf das -Icon eines Dokuments in der Listenansicht. Es onet sich rechts die Ansichtsmaske wie in Abbildung 8.5 dargestellt. Abbildung 8.5.: Die Dokumentenansicht des Preview/Vorschau-Moduls Funktionen In der Werkzeugleiste der Dokumentenvorschau benden sich verschiedene Bedienelemente (siehe Abbildung 8.6): Navigationsleiste, mit der Sie zwischen den Seiten des Dokuments navigieren konnen. Auswahlliste, mit der Sie die Hohe und Breite des Dokuments in Prozent festlegen konnen (Zoom). Schaltachen, mit denen das Dokument gegen oder im Uhrzeigersinn in 90 - Schritten gedreht werden kann. Auswahlliste fur Stempel. Schaltache zum Hinzufugen einer Notiz. Schaltache zum Loschen einer Notiz/Objektes. 88

89 Kapitel 8. Zusatzliche Module Schaltache um Notizen/Objekte in den Vordergrund zu bringen. Abbildung 8.6.: Die Werkzeugleiste der Vorschau Notizen hinzufugen Wenn Sie in der Vorschau des Dokuments eine Notiz hinzufugen mochten, klicken Sie auf das - Symbol in der Werkzeugleiste. Es erscheint eine Notiz mit dem Ersteller (aktueller Benutzer) sowie dem Erstelldatum im oberen linken Bereich der Dokumentenvorschau (siehe Abbildung 8.7). Um die Notiz bearbeiten oder positionieren zu konnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Notiz, so dass sie mit einer gestrichelten Linie markiert wird. Nun konnen Sie die Notiz bei gedruckter linker Maustaste beliebig auf dem Dokument verschieben und positionieren. Zur Bearbeitung der Notiz klicken Sie kurz mit der linken Maustaste auf die markierte Notiz. Es onet sich ein Eingabefeld unterhalb der Notiz, in das Sie beliebige Texte eingeben konnen (siehe Abbildung 8.8). Gespeichert wird die Notiz, indem Sie einfach mit der linken Maustaste neben die Notiz in das Dokument klicken. Das Eingabefeld verschwindet und der eingegebene Text erscheint innerhalb der Notiz (siehe Abbildung 8.9). Abbildung 8.7.: Hinzufugen einer Notiz 89

90 Kapitel 8. Zusatzliche Module Abbildung 8.8.: Bearbeiten einer Notiz 90

91 Kapitel 8. Zusatzliche Module Abbildung 8.9.: Notiz nach der Bearbeitung Stempel hinzufugen Fur das Einrichten der Stempel-Funktionalitat siehe Administrationshandbuch unter Preview/Vorschau-Modul. Stempel werden unter anderem dafur benotigt, um Freigaben fur Dokumente in Workows durchzufuhren. Wenn Sie in der Vorschau des Dokuments einen Stempel hinzufugen mochten, wahlen Sie diesen in der Auswahlliste vor der Notiz-Hinzufugen Schaltache aus (siehe Abbildung 8.10). Unten sehen Sie den eingefugten Freigegeben-Stempel (Abbildung 8.11), sowie den eingefugten Abgelehnt-Stempel (Abbildung 8.12). 91

92 Kapitel 8. Zusatzliche Module Abbildung 8.10.: Auswahlliste fur Stempel 92

93 Kapitel 8. Zusatzliche Module Abbildung 8.11.: Dokument mit Freigegeben-Stempel 93

94 Kapitel 8. Zusatzliche Module Abbildung 8.12.: Dokument mit Abgelehnt-Stempel Das PreviewThumbnails-Modul - Vorschau-Bilder in den Listen Allgemein Mit dem PreviewThumbnails-Modul (Vorschau-Bilder in den Listen) werden kleine Ansichten von Dokumenten in den Listen (Suche, Mitteilungen, Dateilisten,...) dargestellt. So konnen Sie beispielsweise bei einer Suche mit einem Blick den Dokumenteninhalt erfassen, ohne die jeweiligen Dokumente onen zu mussen. Das PreviewThumbnails-Modul steht nur in agorum core Pro zur Verfugung und benotigt das agorum core Pro Preview-Modul. 94

95 Kapitel 8. Zusatzliche Module Darstellung der Vorschau Die Vorschau der Dokumente wird unten links unter dem jeweiligen Dokumentennamen dargestellt (siehe Abbildung 8.13 ). Je nach Einstellung ist die Vorschau fur samtliche Listen im Standard aktiviert oder deaktiviert. Sie konnen die Vorschauansicht mit dem Dokumentensymbol rechts oben uber der Liste aktivieren bzw. deaktivieren. Diese Einstellung ist fur jede Liste und jeden Benutzer individuell. Diese Einstellung wird gespeichert und ist auch nach einem Logout wieder verfugbar. Abbildung 8.13.: Die Vorschau-Ansicht in den Listen Das agorum2go-modul Das Zusatzmodul agorum2go vereinfacht die Konguration und Verwendung von agorum core Sync fur den Fall, dass ein Benutzer eines Systems einzelne Objekte mit einem anderen System, wie zum Beispiel einem Laptop oder einem Heimarbeitsplatz synchronisieren mochte. Das agorum2go-modul steht nur in agorum core Pro zur Verfugung. Fur Details zur Konguration siehe Administrationshandbuch Objekte zu agorum2go hinzufugen Um Objekte serverseitig zur Synchronisierung durch agorum2go hinzuzufugen, markieren Sie sie in der Ordneransicht und wahlen Sie den Menupunkt Datei! Senden an! agorum2go. 95

96 Kapitel 8. Zusatzliche Module Sie konnen die gewunschten Objekte auch direkt vom DMS-Laufwerk aus zur Synchronisierung hinzufugen. Markieren Sie diese dafur und onen Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenu. Wahlen Sie darin den Menupunkt agorum core! Senden an...! agorum2go Objekte synchronisieren Die Synchronisierung von agorum2go wird clientseitig angesteuert. Nach der Konguration des Clients durch den Administrator wahlen Sie im Portal- Menu (desk4web oder Rechtsklick auf das Icon des Windows-Clients) unter agorum2go den Punkt Synchronisieren. Die Synchronisierung startet dann automatisch Clientseitiger Zugri auf synchronisierte Objekte Auf dem Client werden die synchronisierten Objekte im Team-Bereich unterhalb des Ordners agorum2go abgelegt. Einen Schnellzugri fur diesen Ordner nden Sie im Portal-Menu unter agorum2go! Sync-Ordner Objekte aus agorum2go entfernen Wenn Objekte nicht mehr synchronisiert werden sollen, so konnen Sie sie sowohl clientseitig als auch serverseitig aus agorum2go entfernen. Auf dem Client reicht es aus, die Objekte aus dem Sync-Ordner durch Verschieben oder Loschen zu entfernen. Serverseitig wird zu diesem Zweck eine Webmaske bereitgestellt, die im Portal-Menu unter agorum2go! Synchronisierte Objekte erreicht werden kann. 96

97 Kapitel 8. Zusatzliche Module Abbildung 8.14.: agorum2go Webmaske fur Synchronisierte Objekte Darin konnen Sie die Objekte, die Sie nicht mehr synchronisieren mochten, anhaken und durch einen Klick auf Nicht mehr synchronisieren entfernen Clientseitig hinzugefugte Objekte auf Serverseite verwenden Clientseitig im Sync-Ordner auf oberster Ebene neu erstellte Objekte sind fur Sie zunachst serverseitig nicht verfugbar. Solche Objekte konnen Sie zuganglich machen, indem Sie in der Webmaske agorum2go! Synchronisierte Objekte den Button neue Objekte verlinken anklicken. Dadurch wird in Ihrem eigenen Bereich ein neuer Ordner mit dem Namen agorum2go angelegt, in dem alle Objekte sichtbar sind, die Sie clientseitig hinzugefugt haben. Wenn Sie auf dem Client hauger neue Objekte anlegen, empehlt sich, dies in einem Unterordner zu tun, auf den Sie Schreibzugri besitzen. Dadurch tauchen diese Objekte nach dem Synchronisieren auf dem Server automatisch in dem entsprechenden Ordner auf und Sie mussen sie nicht erst manuell verlinken. 97