ISIDOR. Zielsetzung Der Name Steuerung der Projekts. Ausgangslagen Lösungsansätze. Projektablauf Aktueller Stand (BDB)

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1 ISIDOR Zielsetzung Der Name Steuerung der Projekts Ausgangslagen Lösungsansätze Projektablauf Aktueller Stand (BDB) Aktueller Zeitplan Ausblick und Aufgaben

2 Das Ziel Wissensmanagement Informationsfluss verbessern Mehr Information Höhere Qualität der Information Arbeit erleichtern Leichterer Zugang zur Information Vereinfachung von Arbeitsabläufen glückliche Anwender Seite 2

3 Der Name St. Isidor von Sevilla - Universalgenie seiner Zeit - Patron des Internet St. Isidor von Sevilla hatte im 6. Jahrhundert ein Wörterbuch in 20 Bänden geschaffen, das aufgrund seiner baumartigen Struktur eine Vielzahl von Informationen systematisch erschloß. Easy door - Kunstwort / Einfacher Zugang Easy door steht für den gramatikalisch wohl nicht ganz korrekten Hinweis auf einen deutlich vereinfachten Zugriff auf die EDV-Landschaft, wie u.a. ein Single Sign-On Mechanismus ihn bieten könnte. Seite 3

4 Projektsteuerung Verantwortung Generalvikar Finanzdirektor Entscheidung Projektteam Online: Walter Sauter EDV: Michael Seufert BDB und DMS: Martin Faatz Koordination: Marcus Hoffmann Web, Grafik: Johannes Schenkel Technik: Klaus Hottinger Fach-Kompetenz Abteilungen: z.b. EDV, ZIS, Schriftgutverwaltung Anwender: Schlüssel-Anwender, Experten,... Beratung, Ansprechpartner Arbeitsgruppe Isidor-AG Unterstützung Test, Rückmeldung Information Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Seite 4

5 Ausgangslage I: viele Logins schwacher Schutz?!??? PC, Netzwerk, Filesystem Benutzername Passwort (Benutzername) Passwort Benutzername Passwort Login Login Terminkalender (Lotus Notes) (Lotus Notes) Adressdaten I (z.b. Lotus Notes) Adressdaten II (z.b. MS Access) MIS (Intranet) CMS Redaktionssystem OnlineSchematismus Fachanwendung I Seite 5

6 Lösungsansatz I: Gemeinsame Benutzeroberfläche (Portal) Personalschematismus Benutzeroberfläche Portal Single Sign-On Realschematismus Adressdaten Terminkalender Dokumentenmanagement CMS Internet Wissensdatenbanken Intranet Bildverwaltung Formulare Seite 6

7 IsiDesk das individualisierte Portal Seite 7

8 Ausgangslage II verteilte, redundante, schwer kontrollierbare Daten Beispiel Personalwesen Relevante Daten liegen verteilt und hochgradig redundant vor: Verwaltungspersonal Eigene DB SchemaBesoldung / Kidicap Besoldung tismus DB Eichstätt DB Pfarramtsangestellte Seelsorgepersonal Listen Gemeindeentwicklung Eigene DB HA III - Schule Listen Verschiedene Anwendungen und Anwender benötigen dieselben Daten!? Seite 8

9 Ausgangslage II verteilte, redundante, schwer kontrollierbare Daten Seite 9

10 Lösungsansatz II Konsolidierung: zentrale Bistumsdatenbank Seite 10

11 Modellansatz - zentrale Datenbank & zentrales Repository - Webauftritt Internet Dienststellen Extra-/Intranet BOW LAN/Intranet Berechtigungssystem / SSO / Portal Schnittstellen Applikationen auf den Daten der Datenbank(en) Bistumsdatenbank Ablage strukturierter Inhalte CMS DMS File ECMKomponente WMS ECMKomponente DMS ECM Repository Ablage unstrukturierter Inhalte Seite 11

12 Ausgangslage III diffuses Verhältnis Internet und Intranet Diözesen-netz Internetauftritt MIS Unter uns OnlineSchematismus www Notes-Anwendungen - Mail, Kalender - Adressen, Ressourcen - Schematismus - Diözesanbüros - CMV Telefonliste... OnlineSchematismus Hausnetz Seite 12

13 Lösungsansatz III: klare Aufteilung Internet und Intranet Internetauftritt Extra-/ Intranet: Portal, zentrale Anwendungen Workflow www gesicherter Bereich Hausnetz Bistumsdatenbank Seite 13

14 Ausgangslage IV Grenzen der Datenhaltung und Ablage Dokumente: Papier und Document Ablage: Ordner, Hängeregistratur und Filesystem Seite 14

15 Lösungsansatz IV: Dokumentenmanagement Dokumentenmanagamentsysteme (DMS) Enterprise Content Management Systeme (ECM) Zusammenführung von Papierdokumenten und elektronischen Dokumenten Elektronische Ablage mit Suchfunktionen Papierlose Vorgangsbearbeitung... Seite 15

16 Step 1: Verwaltung papiergebundener Dokumente Seite 16

17 Ausgangslage V: unzureichende Zugriffssteuerung z.b. Online-Schematismus Alle können denselben Datenstand sehen Weil auch Ehrenamtliche Zugriff auf den Schematismus haben, kann er derzeit nur Informationen enthalten, die datenschutzrechtlich unbedenklich sind. Bischofshaus, Generalvikariat, Gemeindeentwicklung, Besoldung und weitere Stellen brauchen aber für ihre tägliche Arbeit spezielle weiter gehende Informationen Erhöhter Schutzbedarf auf Grund zentralisierter Datenhaltung! Seite 17

18 Ausgangslage V: Beispiel: Personendaten Besoldungsdaten, Qualifikation D Sensible Personaldaten Behinderung, Seelsorge E Sensible persönliche Daten Sensible interne Daten Weihedaten, familiäre Daten Name Dienstanschrift Dienstl. Kontaktdaten Mitarbeiter (B) Öffentliche Daten Vorgesetzte (C) Geburtstag, Privatadresse Website (A) Mitarbeiter XY Interne Daten Seite 18

19 Lösungsansatz V: übergreifendes Berechtigungssystem Bistumsdatenbank Daten im Hausnetz / Intranet Dokumentenmanagement Workflow Internet Intranet Dateisystem, Hausnetz Redaktionssystem Kalender Ausgabefilter Benutzeroberfläche Portal Berechtigungen / Rolle Single Sign-On Zusatzdaten Daten werden veröffentlicht z.b. Internet Telefonie Seite 19

20 Analysephase 2007 / 08 Fa. IT-Choice, Karlsruhe Bestandsaufnahme Erhebung der Anforderungen Konzepterstellungen Ergebnisse: Pflichtenheft BDB Lastenheft CMS Trendstudie DMS / ECM -Markt Ausschreibung, Anbieterauswahl Feinkonzept durch Westernacher Orientierung, Strategie Ausblick auf andere Bistümer Erzdiözese München ( Zentris, anderer Ansatz) Erzdiözese Köln (Intranet-Portallösung, informeller Austausch) Erzbistum Hamburg (Projekt-Vorbereitungen, Interesse an Isidor) Bistum Regensburg (Projekt-Vorbereitungen, ähnlicher Ansatz) Seite 20

21 Umsetzung BDB Phasen I & II Umsetzung Beratung Erfahrungen CMS-Projekt Qualitäts-Sicherung Alles aus einer Hand BOW / Isidor - KnowHow Kompetenz Projektleitung Kompetenz Systemanalyse Seite 21

22 Zeitplan Phase I & II 1. Oktober November Dezember April Juli August 2009 Startschuss Umsetzungsphase Fertigstellung Feinkonzept Präsentation Modell Schematismus Fertigstellung Schematismus Territorium Präsentation Schematismus komplett Fertigstellung Phase I (Isi-Desk, SingleSignOn, Berechtigungen) Beginn Konzeption Phase II Quartal 4 / 2009 Fertigstellung Phase II (mehr Schnittstellen; Anwendungen ; Berichte) Seite 22

23 Anhang Anhang Ergänzende Informationen Seite 23

24 Organisationsstruktur Verwaltung Seite 24

25 Organisationsstruktur Territorium Seite 25

26 Stellenanbindung Gremien / Orden / Vereinigungen /... Seite 26

27 Rechenzentrum Datenquellen / Datengüte Ergänzungen Kontrolle / Verbesserung Regio Regio Meldewesen Besoldung Bistumsdatenbank Liegenschaften RZ Eichstätt BDB Würzburg Seite 27

28 Diözesennetz Seite 28