actuell DAS KUNDENMAGAZIN VON AC-SERVICE

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1 actuell DAS KUNDENMAGAZIN VON AC-SERVICE Strategischer Schritt AC-Service und All for One Besondere Expertise Maschinenbau, Serviceprozesse, HR, Netweaver Macht Unternehmen zukunftsfähig Outsourcing und Professional Services Axpo Pepsi-Cola ÖBf BATIGROUP Wintersteiger IT beim IT-Dienstleister Arbeitszeiten flexibilisiert Balanced Scorecard Innovative Geschäftsprozesse Leistungszentrum Maschinenbau

2 Inhalt Praxis» Axpo Informatik wird wettbewerbsfähiger 6» ÖBf steuert mit Balanced Scorecard 10» Softproviding entwickelt im Outsourcing-Service-Center 12» Scherrieble optimiert IT-Infrastuktur mit Risikomanagement 14» Magna Cosma stellt Finanzmanagement auf neue Basis 20» BATIGROUP verlängert Outsourcingvertrag 28» Pepsi-Cola mit neuem Arbeitszeitmanagement 30» Die Mobiliar visualisiert Personalstrukturen 32» Wintersteiger nutzt SAP-Gesamtlösung 34 Strategie» Erfolgreiche Kundenbeziehungen im Mittelstand 22» Change Management vom Wunsch zum sicheren Ergebnis 36 Service» Sarbanes-Oxley-Act betrifft auch europäische Firmen 9» Einsparungspotenziale für den Public Sector 16» Mehr Effizienz bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen 18» Kennzahlen als wichtige Führungsinstrumente 26» CD erläutert effiziente Kapazitätsplanungslösung 38 Aus der AC-Welt» Meilenstein AC-Service und All for One 4» Online-Expertenmeeting IT-Projektmanagement 21» AC-Niederlassungen stellen sich vor Wien 39 TopActuell» News, Termine, Kurzinfos 40 Impressum» Herausgeber: AC-Service AG Postfach D Stuttgart Telefon +49 (0) Fax +49 (0) homepage Redaktion: Dirk Sonntag, Bettina Sejnoha Redaktionelle Mitarbeit: Claudia Vietze, Béatrice Frei, Bruno Wolf, Michael Stump, Franz Müller» Ausgabe März 2006» Auflage: Exemplare 2 actuell

3 Editorial IN GROSSEN SCHRITTEN Liebe Leserinnen, liebe Leser, auf der CeBIT 2005 hatten wir die ersten Gespräche geführt, auf der CeBIT 2006 präsentieren wir Ihnen das Leistungsangebot von AC-Service und All for One bereits auf einem gemeinsamen Messestand. Dazwischen liegen große Schritte. Mit der Integration des ehemaligen Bereichs»Industry«der All for One Systemhaus AG in die AC-Service AG entsteht eines der führenden IT-Services-Unternehmen im deutschsprachigen SAP-Mittelstandsmarkt. Größe alleine jedoch hat weder AC-Service noch All for One groß gemacht.»das kombinierte Unternehmen hat eine stärkere Abdeckung der Wertekette, als die meisten Mitbewerber«,»AC-Service und All for One schneiden bei der Kundenzufriedenheit bei den wichtigsten Kriterien sehr gut ab«, dies haben die Analysten der L.E.K. Consulting GmbH in Interviews mit Kunden, Partnern und dem Mitbewerb herausgefunden. Lesen Sie in dieser ACTUELL, wie Kunden dieses umfassende Leistungsangebot nutzen, um Geschäftsabläufe in allen Unternehmensbereichen effizienter zu gestalten, den Beitrag ihrer IT zum Unternehmenserfolg steigern und welche ganz konkreten Erfahrungen sie mit AC-Service und All for One gemacht haben. Wann dürfen wir darüber mit Ihnen persönlich sprechen? Gute Gelegenheit dazu bietet unsere CeBIT Messe-Lounge. Wir freuen uns auf Ihren Besuch. Herbert Werle, Vorstandsvorsitzender AC-Service AG actuell 3

4 Aus der AC-Welt Kunden von AC-Service und All for One profitieren MEILENSTEIN Mit der Integration der All for One Systemhaus GmbH Midmarket Solutions in die AC-Service AG entsteht eines der führenden IT- Services-Unternehmen im SAP-Mittelstandsmarkt in den deutschsprachigen Ländern. Den Kunden eröffnen sich damit ausgezeichnete Perspektiven. Aus einer Hand erhalten sie ein umfassendes und bereits gut abgestimmtes Leistungsangebot, denn beide Partner arbeiten schon seit einigen Jahren erfolgreich in Kundenprojekten zusammen. Auf der CeBIT im März 2006 werden beide Unternehmen gemeinsam ausstellen.»seit der Einführung von All for Machine läuft unser IT-Getriebe reibungslos. Anstatt wie bisher 3 können wir heute 5 Steinfertigungsanlagen gleichzeitig produzieren!«georg Alef, IT-Leiter und Geschäftsleitungsmitglied der MASA AG»Bei diesen beiden Partnern stimmt einfach die Chemie«, berichtet Karl Leeb, IT-Leiter des Maschinenbauunternehmens Wintersteiger AG. Gemeint sind All for One und AC-Service. Lange Zeit bevor für beide Partner die Frage nach einer Integration anstand, arbeiteten die Unternehmen bereits im Rahmen einzelner Kundenprojekte erfolgreich zusammen. Warum? Weil Mitarbeiter und Teams besonders gut miteinander»können«? Weil man den Kunden gemeinsam einen höheren Mehrwert bieten kann? Wenn sich zwei Marktgrößen optimal ergänzen und vom gemeinsamen Erfolg überzeugt sind, muss wohl beides gleichermaßen zutreffen, denn besonders an diesen Punkten erweist sich, ob eine Integration schlussendlich auch erfolgreich ist. Führender Partner im Rahmen der SAP Mittelstandsstrategie Rund 150 Kunden betreut der SAP- Systemhausbereich der All for One Systemhaus AG und zählt damit im deutschsprachigen Raum im Segment von Herstellerunternehmen mit diskreter Fertigung zu den führenden Partnern der SAP-Mittelstandsstrategie. All for One bietet qualifizierte mysap All-in-One Branchenlösungen für die Segmente Maschinen- und Anlagenbau (All for Machine), Elektronikindustrie (All for Electric), Automobilzulieferer (All for Automotive), für die metallbe- und -verarbeitende (All for Metal) sowie die kunststoffverarbeitende Industrie (All for Plastics). Über das Partnernetzwerk von All for One, es umfasst rund 30 Beratungsunternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz, wird unter anderem auch»industry One«, eine eigene SAP Business One Edition für Fertigungsunternehmen vermarktet. Für ihre vertriebsstarke und kundenorientierte Organisation wurde All for One mehrfach von SAP in Deutschland sowie weltweit mit SAP Reseller Awards ausgezeichnet. Die Gesellschaft repräsentiert einen Um- 4 actuell

5 Aus der AC-Welt»AC-Service und All for One schneiden bei der Kundenzufriedenheit bei den wichtigsten Kriterien sehr gut ab.das kombinierte Unternehmen hat eine stärkere Abdeckung der SAP-Wertekette als die meisten Wettbewerber.«Sebastian Schomburg L.E.K. Consulting Broder Abrahamsen L.E.K. Consulting satz von rund 23 Mio. EUR und beschäftigt rund 120 Mitarbeiter. Der Hauptsitz ist in Oberessendorf, Niederlassungen bestehen zudem in Stuttgart und Dortmund. Hohe Kundenzufriedenheit, umfassendes Leistungsangebot»Das kombinierte Unternehmen hat eine stärkere Abdeckung der SAP-Wertekette als die meisten Wettbewerber, AC-Service und All für One schneiden bei der Kundenzufriedenheit bei den wichtigsten Kriterien sehr gut ab«, resümieren Broder Abrahamsen und Sebastian Schomburg von der L.E.K. Consulting GmbH, München, die zur Begleitung der Transaktion im Rahmen einer Commercial Due Diligence eine umfassende Analyse der Kundenmärkte beider Unternehmen vorgelegt haben. Zuvor entschloss sich die All for One Systemhaus AG, ihre Struktur umzubauen und einen ihrer Geschäftsbereiche in eine eigens gegründete Gesellschaft, die All for One Systemhaus GmbH Midmarket Solutions zu überführen. Hier liegt nun die Marktbearbeitung des gesamten Industriebereichs mit dem Fokus auf mittelständische SAP-Branchenlösungen, SAP-Beratung und Services. Als Wegweiser für den strukturellen Umbau diente die Erkenntnis, dass immer mehr mittelständische Unternehmen ihre IT besser bei einem Outsourcingdienstleister als im eigenen Hause betreiben lassen. Daher wurde für den eigenen Systemhausbereich eine enge Partnerschaft mit einem führenden Outsourcingdienstleister angestrebt, der das Leistungsportfolio entsprechend komplettieren kann. Gemeinsamer Auftritt bei der CeBIT Die Integration der All for One Systemhaus GmbH Midmarket Solutions in die in Deutschland börsennotierte und in der Schweiz sowie in Österreich stark vertretene AC-Service AG bedeutet die optimale Ergänzung zweier Marktgrößen mit unterschiedlichen Schwerpunkten. Ziel ist es, diesen gemeinsamen Schritt rasch umzusetzen. Bereits auf der Computermesse CeBIT, die vom 9. bis 15. März 2006 in Hannover stattfindet, werden AC-Service und All for One die Schwerpunkte ihres Leistungsangebotes auf einem gemeinsamen Messestand (F 38) in Halle 4 als Teil der SAP-Ausstellergemeinschaft vorstellen.»im Wartungsbereich konnten wir seit dem Einsatz von All for Automotive nicht nur die Serviceleistung verbessern. Wir konnten gleichzeitig sogar unsere Kosten reduzieren!«manfred Lemmer, Geschäftsführer der Dionys Hofmann GmbH actuell 5

6 Praxis SAP Consulting Axpo Informatik AG entscheidet sich noch während der Präsentation WIR SIND WETTBEWERBSFÄHIGER GEW Der IT-Dienstleister des Schweizer Energiekonzerns Axpo nutzt die Branchenlösung für Dienstleister ProServ und das SAP-Add-on ProTime zur Leistungserfassung, um mit einem kundengerechten Service-Portfolio seine Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Seit dem Zusammenschluss von 17 Schweizer Energieunternehmen zur Axpo im Jahr 2000 versorgt das führende Schweizer Energieunternehmen in der Nordost- und Zentralschweiz rund 2,8 Millionen Menschen und Tausende von Industrie- und Gewerbebetrieben mit Energie und energienahen Dienstleistungen. Stromproduktion, Transportnetze, Handel, Verkauf und Dienstleistungen sind unter dem Dach der Axpo Holding AG mit Sitz in Baden zusammengefasst. Um die IT-Systeme und Applikationen der Konzerngesellschaften und Kantonswerke im Axpo-Verbund kümmert sich größtenteils die Axpo Informatik AG. Der konzerneigene IT-Dienstleister betreut aktuell rund Anwender, Clients und 400 Server an 110 Kundenstandorten. Synergien nutzen Die Axpo Informatik AG war 2001, ein Jahr nach dem Zusammenschluss, aus den Informatikbereichen der verschiedenen Konzernbereiche entstanden. Durch diese Bündelung der Kräfte profitieren die Kunden der Axpo Informatik AG von Synergien bei Know-how, Geschäftsprozessen und Anwendungen, höherer Effizienz und geringeren IT-Kosten. Um den gestiegenen Anforderungen der Kunden an das Serviceportfolio auch in Zukunft gerecht werden zu können, beschloss die Geschäftsführung der Axpo Informatik AG in 2004 weitreichende Anpassungen der eigenen Prozesse und IT-Systeme.»Als moderner, kundenorientierter IT- Dienstleister wollen wir die individuellen Bedürfnisse unserer Kunden in unserem Serviceangebot abbilden und unsere erbrachten Leistungen mit möglichst geringem Aufwand kundengerecht verrechnen. Das historisch gewachsene Serviceportfolio und unsere Systeme erfüllten dafür noch nicht alle unsere Anforderungen«, sagt Tobias Stutz, Projektleiter bei der Axpo Informatik AG. Ein Hauptproblem bestand darin, dass die verschiedenen IT-Services der Axpo Informatik AG noch nicht flexibel genug auf die sich ständig ändernden Kundenwünsche zugeschnitten werden konnten. Außerdem verursachte die Verrechnung der Services und Dienstleistungen (Service Level Agreements, Projekte oder Aufträge) noch einen hohen manuellen Aufwand und war für die Kunden nicht ausreichend transparent.»der alte Verrechnungsprozess war sehr Kommandozentrale bei Axpo 6 actuell Fotos: Axpo

7 Praxis SAP Consulting ORDEN Tobias Stutz, Projektleiter, Axpo Informatik AG»Wir können jetzt wesentlich schneller auf die Bedürfnisse der Kunden reagieren und neue Services implementieren, umsetzen und verrechnen.«träge«, erinnert sich Tobias Stutz.»Für regelmäßig erbrachte Leistungen wurde nur einmal im Quartal eine Rechnung erstellt, und allein die Fakturierung dauerte jedes Mal rund 15 Tage.«Fehlende Integration Projektmanagement und Leistungserfassung erfolgte damals im Planta Projektmanagement System (PPMS), die Fakturierung wurde mit SAP Sales & Distribution (SD) abgewickelt. Der hohe Aufwand für die Rechnungsstellung beruhte vor allem auf mangelnder Integration: Für die Fakturierung von Services oder Projektleistungen wurden Daten aus verschiedenen Systemen benötigt, die meist nur manuell oder halbautomatisch übernommen werden konnten. Zudem wurden die Daten aus PPMS nur einmal im Monat mit den Daten in SAP abgeglichen, so dass keine Online-Analyse der Rentabilität von Services für das Controlling möglich war. Um die Basis für notwendige Anpassungen zu schaffen, wurde in einem ersten Projekt ein flexibles Portfolio von Kunden-Services und Leistungspaketen definiert, das sich aus 170 internen Basis- Services zusammensetzt. In einem zweiten Schritt sollten diese Basis-Services gemäß den IT-Standards des Axpo-Konzerns so implementiert werden, dass Service-Leistungen flexibel an individuelle Kundenanforderungen angepasst und transparent verrechnet werden können. Ziel war es unter anderem, die Dauer der Fakturierung um die Hälfte zu reduzieren. Mit ProServ und ProTime zum einheitlichen System Zunächst war geplant, diese Anforderungen vollständig mit den bereits vorhandenen Systemen umzusetzen. In einem Vorprojekt wurde dafür die Ist-Situation des Leistungsverrechnungsprozesses dokumentiert und auf Optimierungsmöglichkeiten analysiert. Zudem wurde Anfang März 2005 die Schweizer AC- Service-Tochter Process Partner AG, auf die man bei einer Roadshow aufmerksam geworden war, beauftragt, in einer Studie die Einsatzmöglichkeiten ihrer verschiedenen Lösungen aufzuzeigen. Wie sich herausstellte, waren die mysap All-in- One Lösung ProServ in Verbindung mit dem ProServ Cockpit sowie die Add-ons ProTime und ProFfice nicht nur in der Lage, den Verrechnungsprozess der Axpo Informatik AG erheblich zu vereinfachen. Auch für Leistungserfassung, Projektmanagement und Controlling boten diese Lösungen den geforderten Funktionsumfang.»Mit der SAP-Leistungserfassung ProTime und der Branchenlösung ProServ konnten die verschiedenen Anforderungen, die wir eigentlich an das zukünftige PPMS gestellt hatten, elegant und einfach gelöst werden, weil die wesentlichen Funktionen in der neuen Software bereits integriert waren«, berichtet Projektleiter Tobias Stutz. Damit konnte die Optimierung von PPMS entfallen und das alte Projektmanagementsystem abgelöst werden, um die SAP-Lösung zum führenden System bei der Erfassung, Pflege und Verrechnung der Services zu machen. Ehrgeiziger Zeitplan Deshalb fällte die Axpo Informatik AG am 14. März 2005 noch während der Präsentation von Process Partner die Entscheidung, ProTime und ProServ zunächst provisorisch zu beschaffen und zusammen mit Process Partner einen Prototyp für ausgewählte Prozesse der Axpo Informatik AG zu entwickeln. Die Vorführung dieses Prototyps am 29. April war ein voller Erfolg, und sofort ging man mit Hochdruck an die Abbildung der Hauptprozesse, also der Verrechnung von Service Level Agreements, Aufträgen bzw. Projekten, Zubehör und Schulungen. Für das komplette Projekt stand nur wenig Zeit zur Verfügung schon am 1. Oktober 2005 sollte der neue Leistungsverrechnungsprozess einsatzbereit sein. Eine besonders anspruchsvolle Aufgabe war die komplexe Prozessautomatisierung, von der alle Bereiche des Unternehmens betroffen waren. Auch die Definition des Werteflusses und die Implementierung von Controlling-Mechanismen zur Ana- actuell 7

8 Praxis SAP Consulting lyse der Service-Rentabilität forderten von den Projektbeteiligten vollen Einsatz.»Alle Mitarbeiter von Process Partner waren sehr kompetent auf ihrem Gebiet. Sie haben mitgedacht und nicht nur ausgeführt«, lobt Tobias Stutz.»Aufgrund der sehr guten Zusammenarbeit im Team konnten wir das Projekt trotz des hohen Zeitdrucks fristgemäß und erfolgreich abschließen.«im September 2005 fanden Datenübernahmen, Stammdatenerfassung und die Schulungen der Anwender statt, und pünktlich am 1. Oktober konnte das System an den Produktivstart gehen. Fakturierungsdauer halbiert Die komplette Leistungserfassung aller 140 Mitarbeiter der Axpo Informatik AG erfolgt jetzt mit ProTime direkt in SAP. Auch das Management der ca. 100 laufenden Projekte und Aufträge sowie das Controlling werden mit der neuen Software abgewickelt. Damit einher geht eine deutliche Steigerung von Effizienz und Transparenz. Zahlreiche Automatismen erleichtern die Arbeit. IT-Services können jetzt über das Axpo-Intranet bestellt werden; die Verbuchung ins SAP erfolgt automatisch. Das Vertragsmanagement greift direkt auf Mengendaten aus der Inventardatenbank zu und fakturiert mit diesen Informationen die erbrachten Leistungen. Rechnungen werden jetzt nicht mehr quartalsweise, sondern monatlich ausgestellt, und das mit einer Zeitersparnis von mehr als 50 Prozent. Das ProServ Cockpit stellt sämtliche Funktionen zur Kontrolle und Steuerung von Projekten auf einer intuitiv zu bedienenden Oberfläche zur Verfügung und bietet so einen umfassenden Überblick über laufende Projekte. Aufgrund der automatischen Datenübernahmen und der eingebauten Kontrollmechanismen ist auch die Datenqualität deutlich gestiegen. Und nicht zuletzt verfügt man nach der Ablösung von PPMS über ein zentrales Projektmanagement auf SAP-Basis, mit dem das bestehende SAP-System optimal und effizient genutzt werden kann. Damit ist man jetzt auch nicht mehr auf externe Leistungen angewiesen, sondern kann mit dem eigenen SAP-Know-how die Lösung selbst betreiben und entwickeln. Mehr Wettbewerbsfähigkeit»Schon jetzt, wenige Wochen nach dem Produktivstart, spüren wir die Vorteile der neuen Lösung«, freut sich Tobias Stutz.»Wir sind wettbewerbsfähiger geworden: Wir können jetzt wesentlich schneller auf die Bedürfnisse der Kunden reagieren und neue Services implementieren, umsetzen und verrechnen. Der Aufwand für die Fakturierung ist gesunken, und unsere Kunden bekommen aussagekräftige Rechnungen.«Die nächste Aufgabe ist die Realisierung eines konsistenten Reportings für das Management. Das Fundament dafür ist gelegt: Im System sind bereits alle Daten für ein informatives Reporting enthalten, und der implementierte neue Wertefluss erlaubt für jeden einzelnen Service und jedes Projekt klare Aussagen darüber, ob sie profitabel sind oder Verluste bringen.»auf diese detaillierte Nachvollziehbarkeit der Services für das Controlling kann unser gemeinsames Projektteam wirklich stolz sein. Es hat viel Einsatz und Herzblut gekostet aber es hat sich gelohnt«, resümiert Tobias Stutz. Die mit Spannung erwarteten ersten Analysen mit dem neuen System im Januar 2006 zeigten, dass die geplante Halbierung der Fakturaaufwände schon jetzt, kurz nach der Einführung, problemlos erreicht werden kann. Denn am Verrechnungsprozess sind nun deutlich weniger Personen beteiligt, der Kontrollaufwand ist gesunken und die manuelle Erfassung der einzelnen Services im SAP-System entfällt. Die Kunden erhalten nun eine detaillierte und strukturierte Rechnung, die den aktuellen Stand des Inventars ausweist. Sogar Plattenkapazität kann jetzt kundenindividuell in Rechnung gestellt werden. Der monatliche Periodenabschluss mit dem SAP Schedule Manager dauert zwar aufgrund des sehr komplexen Werteflusses momentan noch etwas länger, aber dafür sind die Resultate wesentlich detaillierter und aussagekräftiger als vorher. Auch hier ist Tobias Stutz zuversichtlich, dass man die Periodenabschlüsse mit ein wenig mehr Routine schon bald ohne Mehraufwand abwickeln kann. 8 actuell

9 Human Resource Services ACCURAT Kunden auf Sarbanes-Oxley-Act gut vorbereitet VIELE NEUE BESTIMMUNGEN Die Wirkung des amerikanischen Sarbanes-Oxley-Act reicht bis nach Europa. Auch in den Tochtergesellschaften börsennotierter amerikanischer Unternehmen müssen die Unternehmensprozesse künftig verstärkt beschrieben, definiert und kontrolliert werden. Die neuen Richtlinien betreffen auch das Personalwesen. Ohne integriertes Personalmanagementsystem sind die vielen neuen Bestimmungen nicht zu bewältigen. Kunden der AC-Service Tochter ACCURAT sind auf die Auswirkungen des Sarbanes-Oxley-Act gut vorbereitet. Das Outsourcing-Service-Center bietet maximalen Schutz gegen Manipulationen. Die Einführung des Sarbanes-Oxley-Act (SOX) für börsennotierte Unternehmen in den USA betrifft auch deren europäische Tochtergesellschaften. Zudem werden auch innerhalb der EU Gesetzespläne diskutiert, die das Vertrauen in veröffentlichte Finanzzahlen weiter stärken sollen. Um falsche Bilanzen zu vermeiden, müssen im Rahmen der Bestimmungen des Sarbanes- Oxley-Act Unternehmensprozesse künftig verstärkt beschrieben, definiert und kontrolliert werden. Service-Center bietet maximalen Schutz Die Richtlinien betreffen auch das Personalwesen. Ohne ein integriertes Personalmanagementsystem sind die vielen neuen Bestimmungen nicht zu bewältigen. Selbst mittelständische Unternehmen sind gezwungen, ihre Geschäftsprozesse durch HR-Systeme zu optimieren. ACCURAT Kunden sind gut auf die Herausforderungen des neuen Gesetzes vorbereitet. Wer die ACCURAT Branchentemplates und ACCURAT Office Module im ASP-Service nutzt, arbeitet in einer hoch standardisierten Umgebung, die maximal gegen Manipulationen abgesichert ist. Eine spezielle SOX-Projektgruppe widmet sich der Absicherung aller Kommunikationsprozesse mit dem Kunden. Gesonderte Maßnahmen sichern beispielsweise die Autorisierung bei Lohnartenänderungen und beziehen die Kunden in der geforderten Weise in die Kontrolle von Testabrechnungen mit ein. Für die Erstellung des SAS-70-Reports arbeitet ACCURAT mit der Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft KPMG zusammen. Strenges Vier-Augen-Prinzip Entscheidungskompetenzen sowie Kontrollmaßnahmen müssen dokumentiert werden. Es gilt das strenge Vier-Augen-Prinzip. Die Kontrollverfahren sind als Teil des Berichts über das interne Kontrollsystem von börsennotierten Unternehmen jährlich zu veröffentlichen. Hat ein Unternehmen SOX-relevante Prozesse und IT-Unterstützung an externe Partner ausgelagert, werden auch diese Dienstleister in die Prüfung mit einbezogen. Der Bericht gemäß Statement on Auditing Standards (SAS) Nr. 70 beschreibt die Prüfung einer Systemumgebung oder Applikation und umfasst die Systementwicklung und -pflege, das Problemund Change Management sowie die Sicherheit des IT-Betriebs beim Outsourcingpartner. actuell 9

10 Business Intelligence Netweaver ÖBf AG strategische und operative Führung mit Balanced Scorecard HAND IN HAND Unternehmen unterscheiden sich heute vor allem in der Geschwindigkeit und der Qualität, mit der sie ihre Strategien umsetzen. Anwender von Balanced Scorecard-Systemen profitieren vor allem von einem verbesserten Strategieverständnis und von höherer Verbindlichkeit der einzelnen Ziele. Unternehmen wie die Österreichische Bundesforste AG setzen bei der IT-mäßigen Umsetzung der Unternehmenssteuerungssysteme auf die Business Intelligence-Expertise der AC-Service-Tochter AC Solutions. An welcher finanziellen Performance wollen wir unseren Unternehmenserfolg messen? Wie wollen wir aus Marktund Kundensicht dastehen? Wie müssen wir unsere internen Prozesse ausrichten, um erfolgreich zu sein? Welche Qualifikationen brauchen unsere Mitarbeiter, um die Unternehmensziele zu erreichen? Mit beachtlichem Erfolg setzen immer mehr Unternehmen bei der Entwicklung und Umsetzung ihrer Geschäftsstrategien auf das Managementinstrument Balanced Scorecard. Effiziente IT-Unterstützung ist dabei unabdingbar. So hat die Österreichische Bundesforste AG (ÖBf AG) in Purkersdorf AC Solutions in Wien mit einem Projekt zur Schaffung einer benutzerfreundlichen Datawarehouse-Lösung beauftragt. Ausgangspunkt des Projekts war die Entscheidung, die Informations- und Planungssysteme zur Unterstützung der Analyse- und Managementprozesse umfassend zu optimieren. Business Information Warehouse von SAP dient als Basis»Ziel der neuen Datawarehouse-Lösung ist es, die verschiedenen Entscheidungsebenen unseres Unternehmens adressaten- und zielgerichtet sowie effizient bei allen Steuerungs-, Analyse- und Planungsaufgaben zu unterstützen. Ein Schwerpunkt liegt auf der Abbildung der»öbf Sustainability Balanced Scorecard«.»Ein Schwerpunkt unserer Datawarehouse-Lösung liegt auf der Abbildung der ÖBf Sustainability Balanced Scorecard.«Dr. Ehrenfried Werderits, Leiter Finanzen, Controlling, Rechnungswesen, Österreichische Bundesforste AG 10 actuell Foto: ÖBf AG

11 Business Intelligence Netweaver Dieses Instrument haben wir speziell zur Steuerung unseres Unternehmens entlang der drei Dimensionen der Nachhaltigkeit Wirtschaft, Natur sowie Mensch/Gesellschaft entwickelt«, umreißt Dr. Ehrenfried Werderits, Leiter Finanzen, Controlling, Rechnungswesen der ÖBf AG die Hauptstoßrichtungen des Projekts. So hat die ehemalige staatliche Forstverwaltung, die 1997 als Österreichische Bundesforste AG neu gegründet wurde, bereits umfassende Nachhaltigkeitsmanagement-Prozesse implementiert. Strategische Analysen und Organisationsentwicklung nehmen bei dem mit zwölf Forst-, zwei Forsttechnikund zwei Nationalpark-Betrieben tätigen Unternehmen, das insgesamt rund Mitarbeiter beschäftigt und zuletzt einen Jahresumsatz von rund 165 Mio. EUR erzielte, einen hohen Stellenwert ein. Datenmodellierung und Performance als Herausforderungen»Die Herausforderungen von Business Intelligence-Implementierungen, die das Managementsystem Balanced Scorecard effizient unterstützen, liegen vor allem in der automatischen Datenextraktion aus den unterschiedlichen operativen Systemen sowie in der Datenmodellierung und der performanten Datenbereitstellung zur Generierung aussagekräftiger Steuerungsinformationen«, berichtet Leo Fuchs, Geschäftsführer und Business Intelligence-Experte von AC Solutions in Wien. Die Lösung für die ÖBf AG wird auf Basis der Netweaver-Technologie (SAP Business Information Warehouse) realisiert. Sie enthält unter anderem ein webbasiertes Reporting-, Planungs- und Simulations-Cockpit, spezielle Sicherungskonzepte zur erhöhten Verfügbarkeit der Planungsumgebung, ein regelbasiertes Validierungssystem zur Vermeidung von Fehlern sowie ein -basiertes Massenreportingsystem zur Verteilung von Reports. Zudem ist vorgesehen, in der gleichen Systemumgebung auch eine integrierte Unternehmensplanung mit der SAP-Komponente BPS (Business Planning Die Herausforderungen einer Datawarehouse-Lösung liegen vor allem in der Datenextraktion. Wie bei der ÖBf AG müssen meist viele unterschiedliche Vorsysteme berücksichtigt werden. and Simulation) zu realisieren. Neben der vorgestellten Lösungskonzeption brachte die in namhaften Referenzprojekten nachgewiesene besondere Expertise des Business Intelligence-Teams der AC-Service- Tochter schlussendlich den Zuschlag für AC Solutions. F O C U S Die»Balanced Scorecard«(BSC) ist ein Steuerungssystem zur strategiekonformen Führung von Unternehmen. Die klassische Balanced Scorecard visualisiert die wichtigsten Kennzahlen in einer»anzeigetafel«und geht von einer Balance der vier Perspektiven Finanzen, Kunden, Innovation und interne Prozesse aus. Alle Bereiche tragen zum Unternehmenserfolg bei und sind zum Zwecke der Strategieumsetzung aufeinander abgestimmt. Im Falle der ÖBf AG wurde die klassische BSC um die Dimensionen»Natur«und»Mensch/Gesellschaft«erweitert und zur»öbf Sustainability Balanced Scorecard«weiter entwickelt. Zur Unterstützung von Balanced Scorecard-Prozessen realisieren AC Solutions und AC-Service durchgängige Business Intelligence-Lösungen inklusive Dashboard-Lösungen auf der Basis von SAP Netweaver. Für diese Integrationsund Kommunikationsplattform ist AC Solutions als Special Expertise Partner qualifiziert. Das Business Intelligence- Leistungsangebot von AC umfasst Konzeption, Design, Realisierung und Einführung sowie darüber hinaus auch den Betrieb der Systeme im Outsourcing-Service-Center. Derart fundiert unterlegt, sorgt die Balanced Scorecard für eine ganz andere Qualität der Kommunikation. So lässt sich regelmäßig checken, ob die Umsetzung der Geschäftsstrategie planmäßig verläuft. actuell 11

12 Praxis Outsourcing Services Konzentration auf das Kerngeschäft ALLERLEI SPEZIALITÄTEN Mit dem Entwicklungsunternehmen für SAP-Branchenlösungen softproviding.ag und AC-Service in Wettingen als IT-Dienstleister in Sachen Outsourcing treffen zwei Spezialisten aufeinander, die in ihren jeweiligen Tätigkeitsfeldern besonderes können und leisten und sich damit optimal ergänzen. Diese Zusammenarbeit kommt wiederum anderen Spezialisten in diesem Falle namhaften Fleischverarbeitungsbetrieben, die die von Softproviding entwickelten SAP-Branchenlösungen mymeat, DGS, DPS und ADE nutzen zugute. Foto: Reinert Softproviding ist ein junges, international tätiges Software- und IT- Beratungsunternehmen, das Dienstleistungen wie die Entwicklung und Implementierung von Softwarelösungen, Projektmanagement usw., angepasst an die Bedürfnisse spezifischer Branchen und Kunden anbietet. Das in Allschwil in der Nordwestschweiz ansässige Hightech-Unternehmen entwickelt unter anderem SAP-Branchenlösungen für die Fleischindustrie darunter so namhafte Unternehmen wie die schweizerische Micarna SA oder die Privatfleischerei Reinert in Deutschland. Die Mitarbeiter sind hochqualifizierte Softwareentwickler, die aus der Praxis kommen und wissensmäßig auf dem neuesten Stand sind. So wird Softproviding als eines der ersten Unternehmen auch auf Basis von mysap ERP 2005 entwickeln. Spezialist in der Entwicklung von SAP- Branchenlösungen Als Entwicklungsspezialist erweitert Softproviding mit den sogenannten mymeat-produkten die bestehende und erprobte Softwarelösung mysap ERP um branchenspezifische Module. Von der Tieranlieferung bis hin zur Beigabe der Gewürzmengen läuft der gesamte Fleischproduktionsprozess über SAP. So profitieren Kunden nicht nur vom weltweit führenden System für die elektronische Abwicklung von Geschäftsprozessen, sondern verfügen gleichzeitig über eine Lösung, die auf ihre Branche und ihren Betrieb zugeschnitten ist. Klar, dass für solch spezielle Branchen ein umfassendes Know-how zum einen der Branchengegebenheiten und natürlich auch in der Entwicklung von SAP notwendig ist. Sicherer IT-Betrieb im Outsourcing- Service-Center Im Bereich Application Hosting hingegen greift Softproviding lieber auf einen anderen Spezialisten zurück: die AC-Service (Schweiz) AG in Wettingen. Betreuung und Betrieb aller SAP-Systeme von Softproviding erfolgen im Outsourcing-Service- Center von AC-Service. Hier befinden sich zehn Server (Hardware Dell) auf denen auf Basis unterschiedlicher Releasestände von SAP 4.6 C über 4.7 bis mysap ERP 2004 Entwicklungs-, Test- und Auslieferungssysteme (kundennahe Produktivsysteme ohne Stammdaten etc.) laufen. Zwei weitere Server beheimaten das Softproviding-eigene Produktivsystem für das Finanzwesen (FI/CO) und den Vertrieb sowie ein unabhängiges Präsentationssystem. Jan Grütter, Geschäftsführer von Softproviding:»Wir sind sehr froh, dass 12 actuell

13 Praxis Outsourcing Services»Durch die Unterstützung von AC-Service können wir uns voll auf unsere Kernkompetenzen Jan Grütter, Geschäftsführer, softproviding.ag konzentrieren.«wir in AC-Service einen Partner gefunden haben, der uns Betreuung und Betrieb unserer Systeme abnimmt, so dass wir uns voll auf unsere Kernkompetenz, die Entwicklung und den Vertrieb hochwertiger SAP-Branchenlösungen, konzentrieren können.«früher betrieb Softproviding die Server einschließlich Backup selbst. Dies erfolgt heute nur noch in sehr geringem Umfang in der Officeumgebung. Besondere Betreuungsleistungen für Entwickler Für Entwicklungsspezialisten wie Softproviding ist es verständlicherweise besonders wichtig, stets mit den neuesten Software-Releaseständen und -Updates zu arbeiten. Daher stellt AC-Service neue Patches zeitnah und in der Häufigkeit um ein Vielfaches höher als bei herkömmlichen IT-Anwenderunternehmen zur Verfügung. Quartalsweise erstellte Servicenachweise sind Teil einer umfassenden Qualitätskontrolle, nicht nur für Softproviding, sondern für alle Kunden von AC-Service in Wettingen. Die nach den in den Service Level Agreements (SLAs) festgelegten im Outsourcing-Service-Center erbrachten Leistungen werden dort ebenso nachgewiesen, wie eventuell aufgetretene Störungen. Kennzahlen informieren beispielsweise über den aktuellen Stand der Hard- und Software-Konfigurationen, Helpdesk-Aktivitäten, die Auslastung der Systeme oder die tatsächliche im Verhältnis zur vereinbarten Systemverfügbarkeit. Jan Grütter ist mit dem Service von AC sehr zufrieden und signalisiert, dass es wahrscheinlich nicht bei den heute vorhandenen zwölf Servern bleiben wird. Quartalsweise F O Cerstellte U Servicenachweise sind Teil einer umfassenden Quali- S tätskontrolle, Spezialisten nicht unter nur sichfür Softproviding, sondern Softwareentwickler für alle Kunden Softproviding, von AC-Service Spezialist Wettingen. der Die Entwicklung nach den in den von Service SAP- in Level Branchenlösungen, Agreements (SLAs) insbesondere festgelegten für die im Outsourcing-Service-Center Fleischverarbeitungsindustrie, erbrachten zählt auf Leistungen AC-Service, werden wenn dort es um ebenso Betreuung nachgewie- und Betrieb der SAP-Systeme geht. SAP Application Hosting aus dem Outsourcing-Service-Center Entwicklungs-, Test- und Auslieferungssysteme auf Basis der Releasestände SAP 4.6 C, 4.7 und mysap ERP 2004 Softproviding-eigenes Produktivsystem für Finanzwesen (FI, CO) Zwölf Server, Hardware von Dell Besondere Betreuungsleistungen für Entwickler Qualitätskontrollen durch quartalsweise erstellte Servicenachweise actuell 13

14 Outsourcing und Professional Services Entsorgungsspezialist Scherrieble optimiert seine IT-Infrastruktur WEGWEISER RISIKOMANAGEMENT Um Optimierungspotenziale besser auszuloten, startete der Entsorgungsspezialist Scherrieble zunächst ein Projekt zur Rezentralisierung seiner IT-Infrastruktur. Als Wegweiser zur Entwicklung und Realisierung des umfassenden Konzepts dienten später die IT-Risikomanagement-Workshops von AC-Service. Für optimierten Betrieb zur Verbesserung von Wirtschaftlichkeit, Sicherheit und Performance sorgen abgestimmte Outsourcing und Professional Services. Die Hans Scherrieble GmbH & Co. Dienstleistungs KG stellt ihre gesamte IT schrittweise auf eine neue Basis und hat AC-Service mit der Planung und Realisierung eines umfassenden Konzepts zur Verbesserung von Wirtschaftlichkeit, Sicherheit und Performance beauftragt. Ausgangspunkt für die Neuausrichtung bildete ein Projekt zur Rezentralisierung der IT-Infrastruktur. Dabei hatte die auf Entsorgung, Recycling, Spedition, Logistik und Baustoffhandel spezialisierte Unternehmensgruppe bereits damit begonnen, ihre umfangreiche und anspruchsvolle IT stärker zentral zusammenzufassen. Der Recycling-Spezialist beschäftigt in acht Gesellschaften an Standorten in Esslingen, Weingarten (Karlsruhe), Mannheim und Schongau insgesamt rund 250 Mitarbeiter. Überführung ins Outsourcing-Service- Center zur Optimierung Die Umsetzung des mehrstufigen Konzepts umfasst in einem ersten Schritt die Überführung der bestehenden Systemlandschaft. Der Betrieb der unternehmenskritischen Anwendungen Entire (Financials) unter Natural und Adabas, Open Exchange (Groupware) unter Linux sowie Candix (Entsorgungswirtschaft) und Easysped (Logistik) unter Sinix und Informix erfolgt dabei aus dem Outsourcing-Service-Center von AC-Service. Damit auch in Notfällen eine hohe Verfügbarkeit des IT-Betriebs gewährleistet ist, wird in die weiteren Optimierungsschritte der Scherrieble Applikations- und Serverlandschaft auch das Backup-Service- Center einbezogen. An diesem räumlich und geographisch völlig autarken zweiten Rechenzentrumsstandort von AC-Service sind permanent redundante IT-Infrastrukturen im Betrieb, die im Notfall zeitnah die Aufgaben des primären Out- 1) Ausfall der Hauseinspeisung und Weiterleitung in Serverraum (Internet, WAN, Strom) 2) Ausfall des primären Serverstandorts (Feuer, Wasser, Chemieunfall, etc.) 3) Längere Unterbrechung der Stromversorgung 4) Ausfall eines oder mehrerer Hardwaresysteme 5) Unterbrechung nur Weitverkehrs-Netzwerk (WAN) 6) Dokumentation für Verfahrensanweisungen bei Notfällen Risikomanagement-Workshops dienen nicht nur der Bestandsaufnahme, sondern auch als Wegweiser zur Entwicklung und Realisierung nachhaltig wirksamer Konzepte zur Optimierung der gesamten IT-Infrastruktur. 14 actuell

15 Outsourcing und Professional Services»Mit den IT-Risikomanagement-Workshops von AC-Service haben wir nicht nur eine schlüssige Bewertung unserer aktuellen IT erhalten, sondern Gunter Scherrieble, Geschäftsführer, Hans Scherrieble GmbH & Co. Dienstleistungs KG auch vielfältige Vorstellungen entwickelt, wie wir zukünftig unsere Marktleistungen noch wirkungsvoller und wirtschaftlicher unterstützen können.«sourcing-service-centers übernehmen. Die zunächst weiterhin vor Ort in den Scherrieble-Gesellschaften verbleibenden fünf Systeme werden unter anderem für File- und Print-Services eingesetzt und per Fernbetreuung, so genanntem Remote Support Management, überwacht, ehe die Systeme in einem weiteren Schritt ebenfalls ins Outsourcing-Service-Center von AC-Service überführt werden. MPLS-Technologie garantierte Bandbreiten auch im Internet Das Weitverkehrsnetzwerk (WAN) für die Kommunikation zwischen den einzelnen Scherrieble-Standorten und AC-Service wird zusammen mit dem Telekommunikationsunternehmen Arcor über VPN- (Virtual Private Network) Verbindungen realisiert. Dabei kommt die MPLS-Technologie (Multi Protocol Layer Switching) zum Einsatz, die auch über kostengünstige, Internet-Protokoll-basierte Verbindungen garantierte Bandbreiten sowie hohe Sicherheitsstandards ermöglicht. Wie der IT-Betrieb ist auch das Weitverkehrsnetzwerk redundant ausgelegt, so dass auch in Notfällen die Verfügbarkeit gewährleistet ist. Die weiteren Stufen des umfangreichen Gesamtkonzepts sehen vor, die heterogene Applikations- und Systemlandschaft schrittweise zu harmonisieren und zu konsolidieren. Risikomanagement-Workshops erleichtern die Grundlagenarbeit»Mit den Risikomanagement-Workshops haben wir nicht nur eine schlüssige Be- wertung unserer aktuellen IT erhalten, sondern auch vielfältige Vorstellungen entwickelt, wie wir zukünftig unser gut ausgebautes Marktleistungsangebot noch wirkungsvoller und wirtschaftlicher unterstützen können«, resümiert Geschäftsführer Gunter Scherrieble die Ergebnisse.»Ausgehend von solchen Workshops bauen wir unser Outsourcing- Leistungsangebot über den Betrieb von Unternehmenslösungen hinaus zunehmend in Richtung Professional Services aus«, umreißt Herbert Werle, Vorstandsvorsitzender der AC-Service AG, die Leistungsentwicklung des Geschäftsbereichs. Solche Professional Services beinhalten umfassende Planungs-, Projektierungsund Betriebsleistungen zur Optimierung von IT-Infrastrukturen. F O C U S Je verzweigter ein Unternehmen ist, je mehr externe Schnittstellen existieren, desto verwundbarer werden auch die IT-Systeme. Diese Erfahrung setzt sich zunehmend auch bei den IT-Leitern mittelständischer Unternehmen durch. Ob Großunternehmen oder Mittelstand, IT- Sicherheit steht ganz oben auf der Prioritätenliste. Wichtige Grundlagenarbeit für den Aufbau optimierter Infrastrukturen mit prozessorientierten Sicherheitsprogrammen liefern die IT-Risikomanagement-Workshops von AC-Service, die um spezifische Themen des IT-Betriebs erweitert werden. Diese Workshops sind Teil eines IT Risk Assessment Programms, mit denen AC-Service systematisch die IT-Sicherheit in zentralen Bereichen wie Serverraum- und Data-Center-Infrastruktur, Netzwerk, Business Continuity/Disaster Recovery oder Dokumentation (zum Beispiel Notfallhandbücher) analysiert. An die Bestandsaufnahme vor Ort beim IT-Anwenderunternehmen schließt sich eine Bewertung der finanziellen Auswirkungen von Notfällen, sowie Empfehlung, Planung und Realisierung von entsprechenden Verbesserungsmaßnahmen als Vorstufe kontinuierlicher Risikomanagement-Prozesse an. Mit individuell abgestimmten Outsourcing und Professional Services unterstützt AC-Service bei der Realisierung der Konzepte. actuell 15

16 Human Resource Services Public Sector sichert Einsparungspotenziale mit ACCURAT DYNAMIK FÜRS PERSONALWESEN Die Reform des Tarifrechts im öffentlichen Dienst in Deutschland soll für Transparenz und bessere Wirtschaftlichkeit sorgen. Ein besonders hohes Einsparpotenzial bietet das kommunale Personalwesen. Doch die wenigsten Kommunalverwaltungen verfügen über eine ausreichende Softwareausstattung, mit der sie dieses Potenzial ausschöpfen könnten. Deshalb drohen wesentliche Spareffekte zu verpuffen. Ideale Voraussetzungen für die kosteneffiziente Reorganisation des Personalwesens im»public Sector«bietet das ACCURAT Branchentemplate PBS zusammen mit dem Personalmanagementsystem ACCURAT Office. 16 actuell

17 Human Resource Services»Mit unserem Analysetool Level1Check decken wir die Verbesserungsmöglichkeiten im Personalwesen der Kommunalverwaltung auf. Bis zu 50 Prozent Kostensenkung sind erzielbar.«hans Joachim Sauber, Geschäftsführer, ACCURAT Informatik GmbH Seit Anfang der 90er Jahre befinden sich die deutschen Kommunalverwaltungen in einem umfassenden Modernisierungsprozess mit dem Ziel einer Annäherung an die Vorteile und Methoden der Privatwirtschaft. Das Haushalts- und Rechnungswesen der Kommunen wird von der zahlungsorientierten Kameralistik auf die Doppik umgestellt, die sich an der kaufmännischen Buchführung für die Privatwirtschaft orientiert. Wesentliche Elemente der neuen Verwaltungssteuerung, die jetzt laut Beschluss der IMK (Ständige Konferenz der Innenminister und -senatoren der Länder) vom November 2003 umgesetzt werden, sind die Darstellung der Verwaltungsleistungen als Produkte, die Dezentralisierung beim Einsatz von Personal- und Sachmitteln und die Zusammenfassung von Aufgaben- und Ressourcenverantwortung in einer Hand. Aufgrund beschränkter Finanzmittel konzentrieren sich viele Kommunalverwaltungen auf die Modernisierung der Finanzbuchhaltung sowie der Kosten- und Leistungsrechnung durch die Einführung einer Software für diese Geschäftsbereiche. Die Dringlichkeit, auch das Personalwesen mit einer modernen Software für das Personalmanagement effizient zu verwalten, wird oft übersehen.»public Sector Value«Wie die ersten veröffentlichten Produktrechnungen einiger deutscher Gemeinden jetzt schwarz auf weiß belegen, stellen die Personalkosten innerhalb der Produktergebnisse eine hohe Belastung dar. Damit liegt die Bedeutung eines effizienten Personalmanagements für die Sanierung der kommunalen Haushalte auf der Hand. Personalleiter stehen künftig vor der Herausforderung, die exakte Zuordnung der Personalkosten zu Kostenstellen und Aufgabenbereichen (Produkten) sicherzustellen. Fachamtsleiter wiederum haben die zusätzliche Aufgabe, ihren Ressourceneinsatz wirtschaftlich zu planen. Ein dynamisches Personalkostenmanagement wird damit zur Kernherausforderung für die Steigerung des»public Sector Value«und ist nur mit einem integrierten Personalmanagementsystem zu bewältigen. Nach Einschätzung von Hans- Joachim Sauber, Geschäftsführer der ACCURAT Informatik GmbH, einem auf die Optimierung der Geschäftsprozesse im Personalwesen spezialisierten Dienstleister, verfügen die meisten Kommunalverwaltungen nicht über die ausreichende Softwareausstattung im Personalwesen. Ohne den Einsatz eines integrierten Personalmanagementsystems läuft die öffentliche Verwaltung jedoch Gefahr, die Potenziale der aufwändigen Reformen nicht genügend zu nutzen. Das ACCURAT Branchentemplate PBS bietet zusammen mit dem Personalmanagementsystem ACCURAT Office die ideale Voraussetzung für die Reorganisation des Personalwesens im Rahmen der Umstellungen im öffentlichen Dienst: Es enthält sowohl den alten als auch den neuen ab Oktober 2005 gültigen Tarifvertrag und ermöglicht so die Rückrechnung. Darüber hinaus bietet das Branchentemplate bereits jetzt Musterlohnarten für die Einführung der variablen Vergütung über Zielvereinbarungen ab dem 1. Januar Außerdem ist auch die Vordefinition des Produktrahmens entsprechend den Empfehlungen der IMK enthalten. Spezielle Migrationstools unterstützen die Umstellung von jedem Altsystem. Beitrag mit freundlicher Genehmigung von Behörden Spiegel. F O C U S Das ACCURAT Branchentemplate Public Sector (PBS) enthält den TVöD (Tarifvertrag öffentlicher Dienst, Deutschland) und bietet zusammen mit dem Personalmanagementsystem ACCURAT Office ideale Voraussetzungen für die Reorganisation des Personalwesens. Tariftabellen für Angestellte, Arbeiter, Beamte und diverse Zulagen Automatische Stufensteigerungen Überwachung Kinderanteile und Kindergeld Durchschnittsberechnung für Urlaubsaufschlag, Entgeltfortzahlung Zeitzuschläge und Zulagen aller Art Automatische Urlaubsgeld- und Zuwendungszahlung mit umfangreicher Anspruchsprüfung Automatische Zuschussberechnung zum Krankengeld ZVK-, KZVK- und VBL-Umlagenberechnung (Zusatzversorgung) Komplette maschinelle Umsetzung des ATZ-Gesetzes sowie der Tarifverträge zur ATZ (Altersteilzeit) Buchungsbelege für Haushalt und Finanzbuchhaltung mit optimaler Datenschnittstelle Umfangreiche Sonderauswertungen (Kommunalstatistik) actuell 17

18 SAP Consulting Workflow zur Bearbeitung von Eingangsrechnungen PAPIERFLUT EINGEDÄMMT Mit der Einführung einer optischen Archivierung von Eingangsrechnungen mit einem SAP-integrierten Rechnungseingangsbuch ist ein bedeutender Schritt in Richtung papierloses Büro zurückgelegt. Administrative Abläufe lassen sich so deutlich vereinfachen. Die Archivierungs- und Business Workflow-Spezialisten von AC Solutions haben bereits einige solcher Projekte erfolgreich begleitet und leiten auch die Einführung innerhalb der AC-Service-Gruppe. Wenn es um die Verarbeitung eingehender Rechnungen geht, hängen viele Unternehmen nach wie vor am Papier. Oftmals laufen die Prozesse immer noch so ab: Die Mitarbeiter der Poststelle sortieren die Dokumente per Hand, der Bürobote bringt sie zu den Kollegen in der Fachabteilung. Dort suchen die Mitarbeiter die Bestellaufträge heraus, um sie mit den Lieferscheinen und Rechnungen abzugleichen. Ist die Rechnung inhaltlich geprüft und stimmig, muss ein Verantwortlicher die Zahlung genehmigen, die Buchhaltung veranlasst diese schließlich. Dann bleibt noch das korrekte Archivieren, damit die Rechnung, wie vom Gesetzgeber verlangt, revisionssicher aufbewahrt werden kann. Etwa 70 Prozent aller großen und mittelständischen Unternehmen in Deutschland, so schätzen Beratungsfirmen, verfahren heute noch so oder ähnlich. Auch in Konzernen mit mehreren Standorten: Hier müssen die eingehenden Rechnungen vorab sogar noch per Post an die zentrale Bearbeitungsstelle geschickt werden, was zusätzlich Zeit und Porto kostet. Selbst wenn Unternehmen Einkauf und Buchhaltung komplett über ERP-Systeme abwickeln, verarbeiten sie die Rechnungen in den meisten Fällen immer noch auf Papier. Wie sich die Abläufe dabei verzögern, haben die Marktforscher des Beratungshauses Gartner herausgefunden: Der Käufer, so eine aktuelle Studie, benötigt im Schnitt 41 Tage, um eine eingehende Rechnung zu bearbeiten und zu bezahlen, sofern er keine entsprechende Software einsetzt. Das manuelle Verarbeiten der Rechnungen bremst den gesamten Vorgang aus - wie ein veralterter Arbeitsspeicher einen Hochleistungscomputer (Quelle: Computerwoche). Elektronischer Workflow Besonders in vielen mittelständischen Konzernen laufen die Prozesse bislang ähnlich den oben beschriebenen ab. Durch die relativ verschachtelten Strukturen mit vielen einzelnen Standorten kommt es oft vor, dass die Rechnungseingangsadresse nicht dem Sitz des Rechnungsprüfers und dessen Standort nicht dem des Freigabezeichners entsprechen. Viel Papier macht die Runde bis die Rechnungen schließlich von den Finanzabteilungen bezahlt werden können. Skontofristen verstreichen teils ungenutzt. Ein elektronischer Workflow zur Rechnungseingangsprüfung in Verbindung mit einer optischen Archivierung der Belege schafft Abhilfe. Federführend für solche Implementierungen sind oft die Archivierungs- und Business Workflow-Spezialisten von AC Solutions, die neben profundem Know-how auch das Template eines SAP-integrierten Rechnungseingangsbuch einbringen. Das Rechnungseingangsbuch verbunden mit dem SAP-gestützten Rechnungsprüfungsund Freigabeprozess ist bei vergleichbaren Unternehmen erfolgreich im Einsatz und stiftet durch seine Features beträchtlichen Nutzen. Stichwort frühe Archivierung Der Clou an der Sache ist, dass die Eingangsrechnungen bereits sehr früh, nämlich am Posteingang oder am PC- Faxeingang aus dem normalen Arbeitsablauf herausgenommen werden. Durch das frühe Entfernen der Papierdokumente aus dem Arbeitsablauf können Kosteneinsparungs- und Optimierungspotenziale erreicht werden. Die im Posteingang eingehenden Rechnungen werden in Eingangskörbe je Buchungskreis sortiert, in Stapel oder einzeln zeitnah gescannt und im System abgelegt. Das so genannte»frühe Archivieren«trennt das Ablegen von eingehenden Dokumenten zeitlich und organisatorisch von der eigentlichen Sachbearbeitung. Scannstation als Dreh- und Angelpunkt Für das Business Workflow-Projekt der AC-Service-Gruppe wurden an jedem Standort ein oder mehrere Scanarbeitsplätze mit einem Scanclient eingerichtet. Der Bearbeitungsprozess der Eingangsrechnungen in der zentralen Stelle beginnt mit der Trennung von Eingangsrechnungen von sonstiger Eingangspost. Eine weitere Sortierung der Eingangsrechnungen in die spezifizierten Eingangskörbe ermöglicht eine Zuordnung zum richtigen Buchungskreis und somit an die zuständigen Rechnungsprüfer. Die Eingangsrechnungen werden mit einem 18 actuell

19 SAP Consulting definierten Barcode versehen. Dieser dient im folgenden Prozess der automatischen Trennung der einzelnen Eingangsrechnungen beim Masseneinzug des Scannvorgangs. Die Scannsoftware erkennt so den Beginn einer Rechnung mit beliebig vielen Seiten bis beim nächsten Barcode die erste Seite der nächsten Rechnung erkannt wird usw. Passieren beim Scannen oder Zuordnen Fehler, können die betreffenden Rechnungen in einen anderen Buchungskreis umgehängt werden bzw. wenn es sich um keine Rechnung handelt, mit einem Löschkennzeichen versehen werden. Die Qualitätskontrolle der gescannten Rechnungen erfolgt am Scannarbeitsplatz noch vor der Archivierung. Rechnungseingangsbuch sorgt für Überblick Nach der optischen Qualitätsprüfung der gescannten Rechnungen wird die Archivierung mit der Auswahl des gewünschten Eingangskorbes getriggert. Durch den Archivierungsvorgang werden im SAP R/3 Rechnungseingangsbuch je Eingangsrechnung neue Einträge mit Ablagedatum, Buchungskreis etc. erzeugt. Ab diesem Zeitpunkt ist das gescannte Dokument mit einem»workitem«im Business Workplace der zugeordneten Bearbeiter verknüpft. Diese können problemlos an unterschiedlichen Standorten sitzen, denn die gesamte Weiterleitung der Belege erfolgt rein elektronisch. Alle dem gewählten Eingangskorb (=Buchungskreis) zugeordneten Mitarbeiter können über die Rechnungseingangsbuchtransaktion ihren gesamten Rechnungsbestand mit jeweiligem Status im Prozess überblicken bzw. gezielt recherchieren und bearbeiten. Workflow mailunterstützt Die eingescannten Rechnungen werden für die Evaluierung der Kontierung (zum Beispiel Kostenstelle, Auftrag), zur Bestätigung des Wareneingangs, der Leistungserbringung, etc. an einen oder mehrere Empfänger zur Klärung versendet. Dabei können verschiedene Workflows vordefiniert werden, so dass pro Rechnung nur noch der passende Prozessablauf ausgewählt werden muss. Die Empfänger erhalten eine mit einer Aufgabenbeschreibung. Die Bearbeitung der Klärung erfolgt über den Web-GUI durch den Aufruf der jeweiligen Zeile im Rechnungseingangsbuch via Link im . Der zugehörige gescannte Beleg kann mittels Archiv-Viewer angesehen werden. Gescannte Rechnungen werden zunächst mit einer Zahlsperre versehen, um einem 4-Augen-Prinzip zu entsprechen. Die zur Freigabe kann wahlweise auch an weitere Freigabeverantwortliche automatisch oder manuell gesendet werden. Die Bearbeitung erfolgt wiederum über den Web- GUI unter Aufruf der jeweiligen Zeile im Rechnungseingangsbuch mit einem Link aus dem erhaltenen . Die erfassten Daten werden nach Rückmeldung bzw. Freigabe in die entsprechende Buchungstransaktion übergeben und müssen somit nicht nochmals eingegeben werden. Die Buchung der Rechnungen kann nun von den Mitarbeitern der Buchhaltung direkt aus dem Rechnungseingangsbuch vorgenommen werden. Revisionssichere Archivierung Durch die bereits im Produktivbetrieb befindlichen Archivsystem-Anbindungen sind in der AC-Service-Gruppe, wie in vielen anderen Unternehmen, sämtliche Systemvoraussetzungen für SAP-Systeme, Archivserver und Recherchearbeitsplätze bereits geschaffen. Grundsätzlich kann jedes SAP-zertifizierte Archivsystem genutzt werden, da das belegführende System stets SAP ist. Die Recherche der archivierten Belege erfolgt über SAP (Standard-GUI) oder aber über vorhandene Recherche-Clients, bei AC-Service beispielsweise EasyArchiv. Dies ermög licht einen einfachen und schnellen Zugriff für Jedermann. Es ist kein SAP-Expertenwissen notwendig, da über Schlagwörter recherchiert werden kann. Dass digital archivierten Dokumenten Feuer und Wasser nichts anhaben können und sie wesentlich weniger Platz zur Aufbewahrung beanspruchen, liegt auf der Hand. Und die revisionssichere Archivierung, wie sie vom Gesetzgeber verlangt wird, ist neben all diesen Vorteilen ebenfalls gewährleistet. F O C U S Vorteile optischer Archivierung Erst mit einem Business Workflow kommen die Vorteile der optischen Archivierung richtig zum Tragen. Das frühe Entfernen der Papierdokumente aus dem Arbeitsablauf trennt das Ablegen von eingehenden Dokumenten zeitlich und organisatorisch von der eigentlichen Sachbearbeitung. Durch das so genannte»frühe Archivieren«wird die Buchhaltung spürbar entlastet. Das zeitkritische Erfassen und Buchen zu Abschlussterminen zum Beispiel am Monatsende wird deutlich entzerrt, da die Rechnungen im Workflow bereits vorerfasst werden. Kapazitätsgewinne und/oder Kostenersparnisse sind das Resultat. Daneben gibt das SAP-integrierte Rechnungseingangsbuch verbunden mit dem SAP-gestützten Rechnungsprüfungs- und Freigabeprozess den Rechnungsprüfungsverantwortlichen einen einheitlichen Überblick über den Status aller Eingangsrechnungen. Teilfunktionen des Rechnungseingangsbuchs: Anzeige des gebuchten Belegs Anzeige des archivierten Dokuments (Image) Anzeige aller bisher durchlaufenen Aktionen (Versendungen und Rückmeldungen, alle beteiligten Benutzer mit Datum und Zeit der jeweiligen Aktivität) Buchungskreiswechsel (gescannte Rechnung an anderen Buchungskreis übertragen) Versendung zur Klärung (Leistungsfreigabe, Wareneingangskontrolle, Kontierung, Zahlungsfreigabe) mit Mailintegration (auch an mehrere Empfänger gleichzeitig) actuell 19

20 Praxis Outsourcing und Consulting Services Cosma Engineering Europe AG stellt Finanzmanagement auf neue Basis VIEL DURCHGÄNGIGER ALS BISHER Die SAP-Projekte für den weltweit in der Automobilbranche tätigen Hightech-Dienstleister Magna Cosma in Österreich und Tschechien dienen vor allem der Verbesserung des Finanzmanagements. Für mehr Transparenz und verbesserte Planungsabläufe sorgen neben SAP FI und CO aus dem Outsourcing-Service-Center auch eine Netweaver-basierte Business Intelligence-Lösung.»Das SAP-Projekt mit AC dient vor allem der Verbesserung unseres Finanzmanagements, das deutlich durchgängiger als bisher sowohl den lokalen wie den konzernweiten Anforderungen entsprechen muss und zudem unseren gesamten Planungsprozess erleichtern soll«, berichtet Ralf Macharzenski, Head of Finance & Controlling Department bei der Cosma Engineering Europe AG. Dazu führt der weltweit für die Automobilbranche tätige Hightech-Dienstleister Cosma Engineering Europe AG an zwei seiner Österreich-Standorte die Unternehmenssoftware von SAP ein. Planung, Entwicklung und Realisierung des Betriebskonzepts für die IT-Infrastruktur liegen bei AC-Service. Bereitstellung, Betrieb und die technische Betreuung der Systeme für die rund 50 User unter den insgesamt rund 150 Mitarbeitern an zwei Cosma-Standorten in Weikersdorf und in Oberwaltersdorf erfolgen auf der Basis einer zweistufigen Systemlandschaft. Sie wurde exklusiv für den Entwicklungsund Test- sowie den Produktivbetrieb von Cosma auf Computern von Dell im Outsourcing-Service-Center von AC-Service aufgesetzt. Nahezu zeitgleich mit dem Aufsetzen der IT-Infrastruktur implementieren die Berater von AC Solutions auf der Basis von R/3 in einer ersten Stufe die Funktionsbereiche FI (Finanzen), CO (Controlling) und überführen die Daten aus den bisherigen Systemen in die neue Anwendungslandschaft. Durchgängige Planung trotz heterogener Vorsysteme In einem gesonderten Projekt für den Cosma-Standort im tschechischen Ceske Velenice wurde AC Solutions mit dem Aufbau einer Lösung zur Unternehmensplanung und Simulation mysap BPS (Business Planning and Simulation) beauftragt. Dabei kommt die Netweaver- Technologie zum Einsatz. Als Basis der Simulations- und Planungslösung dient das SAP Business Information Warehouse (BW), das zur Datenextraktion direkt auf ein MFG Pro System von QAD zugreift. Diese spezielle Fertigungssoftware ist bei Cosma im tschechischen Ceske Velenice installiert. Neben der vorgestellten Lösungskonzeption gab die in namhaften Referenzprojekten nachgewiesene besondere Expertise schlussendlich den Ausschlag für den Zuschlag an AC Solutions. Die AC-Service-Tochter ist mit ihrem hochqualifizierten Business Intelligence- Team Special Expertise Partner for SAP Netweaver. Serviceprozesse auch in Industrieunternehmen immer bedeutender Zusammen mit weiteren Gesellschaften bildet der Engineering- und Designspezialist Cosma eine von sieben»global Automotive Systems Groups«der Magna- Gruppe, die zu den weltweit führenden Anbietern von Hightech-Komponenten und -Systemen für die Automobilindustrie gezählt wird. Magna beschäftigt insgesamt rund Mitarbeiter, die verteilt über 220 Herstellerwerke sowie 56 Produktentwicklungs- und Engineeringzentren in 22 Ländern tätig sind. 20 actuell